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UNIVERSIDAD POLITECNICA DE TULANCINGO Gabino Palma Lozada 1220014 ING.

En Electrnica y Telecomunicaciones Gregorio montilla Gestin Administrativa 7

CONTROL
Conceptos

Gestin Administrativa

Control - Conceptos

Si el control se estudia como la ltima etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la prctica suceda de la misma manera La planeacin y el control estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difcilmente puede delimitar si est planeando o controlando Incluso se llega a pensar que el control forma parte de la planeacin misma La informacin obtenida a travs del control es bsica para poder reiniciar el proceso de planeacin El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecucin de los planes, una vez que han sucedido Comentarios: El proceso del control est arraigado a la planeacin y ambos procesos son esenciales para verificar que todo vaya bien.

Visto de esta forma, el control, se percibe como un mtodo que reprime y presiona a los individuos de la organizacin, que establece lmites arbitrarios para la actuacin, y que comprende solamente hechos pasados o histricos Lo anterior es por dems equivocado, ya que, el control bien aplicado es dinmico, promueve las potencialidades de los individuos y, ms que histrico, su carcter es pronstico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuacin de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propsito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos A fin de poder emitir una definicin formal de este concepto, se revisarn algunas definiciones Burt K. Scanlan el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos Robert Eckles, Ronald Carmichael & Bernard Sarchet es la regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos George R. Terry el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo, valorizndolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado Comentarios: Se analiza la etapa de control como un proceso que pronostica y no solo toma registro de lo realizado, si no que acta inmediatamente para optimizar el trabajo.

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Henry Fayol consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente Harold Koontz & Cyrill ODonell implica la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan Robert B. Buchele es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias Robert C. Appleby la medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener los siguientes elementos coincidentes en ellas RELACIN CON LO PLANEADO. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeacin. Como se vio, muchas de las tcnicas de planeacin, lo son tambin de control Comentarios: Se muestran las diferentes opiniones de algunos autores que comentan que es el control, llegando a la conclusin que todos dicen lo mismo pero con diferentes palabras. Su relacin con lo planeado. MEDICIN. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados DETECTAR DESVIACIONES. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la planeacin ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS. El objeto del control es prever y corregir errores Con base en estos elementos, se puede definir al control como

LA EVALUACIN Y MEDICIN DE LA EJECUCIN DE LOS PLANES, CON EL FIN DE DETECTAR Y PREVER DESVIACIONES, PARA ESTABLECER LAS MEDIDAS CORRECTIVAS NECESARIAS

Comentarios: Muestra los elementos del control y los define, termina con definir al control de forma general.

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Importancia
El control es de vital importancia dado que: Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos Determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas Proporciona informacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa Comentarios: Enlista algunos puntos en los que es de suma importancia aplicar control a los procesos.

Principios
La aplicacin racional del control debe fundamentarse en los siguiente principios: EQUILIBRIO DE LOS OBJETIVOS DE LA OPORTUNIDAD DE LAS DESVIACIONES COSTEABILIDAD DE EXCEPCIN DE LA FUNCIN CONTROLADA

Comentarios: Principios del control.

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EQUILIBRIO
A caga grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.

Comentarios: El primer principio del control es el equilibrio, todas las funciones deben de estar debidamente ejercidas.

DE LOS OBJETIVOS
Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas especficas de actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo establecido, mismas que se determinan con base en los objetivos. La efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares. Los estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y dinero.

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Comentarios: El control enfatizado en los objetivos, establece que el control no es un fin sino un medio.

DE LA OPORTUNIDAD
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.

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Comentarios: Se refiere principalmente a que el control debe de ser predictivo y as poder decidir las acciones antes de que se cometan los errores, para as evitar los mismos.

DE LAS DESVIACIONES
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas

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Comentarios: Nos dice que a todo control se le generaran errores que deben de ser corregidos pero tambin deben de ser analizados para que a futuro no se vuelvan a cometer.

COSTEABILIDAD
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales de ste reporte. Un control slo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin. Comentarios: Se debe de buscar que el control optimice y sobre todo genere ganancias.

DE EXCEPCIN
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

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Comentarios: Analizar en qu reas es necesario aplicar un control.

DE LA FUNCIN CONTROLADA
La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que, se pierde efectividad en el control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control elabora los estados financieros de una empresa no ser la persona ms idnea para auditarlos o determinar si son verdicos o no, ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal. Comentarios: Ambas partes tanto la controladora como la controlada deben de estar en comunicacin pero aisladas de cierta forma que no se afecten intereses personales en el proceso.

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Etapas

Estndares
UN ESTNDAR PUEDE SER DEFINIDO COMO UNA UNIDAD DE MEDIDA QUE SIRVE COMO MODELO, GUA O PATRN BASE EN LA CUAL SE EFECTA EL CONTROL

Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no son ms que los objetivos definidos de la organizacin Ralph C. Davis dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados: Rendimiento de beneficios es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven, tambin, para seleccionar alternativas de operacin financiera futuras Posicin en el mercado estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de las tcnicas mercadolgicas Productividad este tipo de modelo debe establecerse no slo para el rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas m tales como horas-mquina, horas-hombre, etc. Calidad del producto este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con la competencia

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Desarrollo del personal su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad Evaluacin de la actuacin establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la empresa Comentarios: Se muestra los puntos clave para optimizar los estndares.

Mtodos
Existen tres mtodos para establecer estndares , cuya aplicacin vara de acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen: Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el pasado; por tanto al establecerse, la informacin estadstica debe ser complementada con el criterio.

Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios de valor, resultado


de las experiencias pasadas del administrador, en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. Se refieren a ciertas actividades cuyo carcter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa, actitud del personal y otras, pero cuya importancia es vital; su fijacin, como ya se dijo, es subjetiva o a juicio de los ejecutivos.

Estndares tcnicamente elaborados. Son aqullos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especfica. Se desarrollan en relacin con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y movimientos.

Comentarios: define los tipos de estndares, segn sea la necesidad ser como se elaborara el estndar.

Modelos
Por otra parte, los modelos, de acuerdo con sus caractersticas, pueden ser: Cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numricas Cualitativos cuando se establecen subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades Una clasificacin de los estndares ms usuales, se presenta en el cuadro siguiente

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Medicin de resultados
LA MEDICIN DE RESULTADOS CONSISTE EN MEDIR LA EJECUCIN Y LOS RESULTADOS, MEDIANTE LA APLICACIN DE UNIDADES DE MEDIDA QUE DEBEN SER DEFINIDAS DE ACUERDO CON LOS ESTNDARES

El establecer dichas unidades es uno de los problemas ms difciles, sobre todo en reas con aspectos eminentemente cualitativos Para llevar a cabo su funcin, esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de informacin; por tanto, la efectividad del proceso de control depender directamente de la informacin recibida, misma que debe ser: Oportuna a tiempo Confiable - exacta Vlida que mida realmente el fenmeno Con unidades de medida apropiadas Fluida que se canalice a travs de los canales adecuados

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Una vez efectuada la medicin y obtenida esta informacin, ser necesario comparar los resultados medidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose as las vacaciones as las desviaciones, mismas que debern reportarse inmediatamente Es virtualmente imposible mencionar todas las unidades de medida susceptibles de aplicarse; a manera de ejemplo pueden mencionarse algunas Tiempo por pieza producida Porcentaje de material rechazado Horas Mquina utilizadas

Comentarios: las mediciones se realizaran de acuerdo a los estndares y podran surgir muchas formas de medirlas pero en los estndares se indicara como se deber hacer.

Accin correctiva
LA UTILIDAD CONCRETA Y TANGIBLE DEL CONTROL EST EN LA ACCIN CORRECTIVA PARA INTEGRAR LAS DESVIACIONES EN RELACIN CON LOS ESTNDARES

El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo Sin embargo antes de iniciar la accin correctiva es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa Un ejemplo claro de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo a lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o servicio o de una publicidad muy pobre El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin Es aqu donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control

Retroalimentacin
LA RETROALIMENTACIN ES BSICA EN EL PROCESO DE CONTROL, YA QUE A TRAVS DE ELLA, LA INFORMACIN SE AJUSTA AL SISTEMA ADMINISTRATIVO AL CORRER DEL TIEMPO

De la calidad de la informacin, depender el grado y rapidez con que se retroalimente el sistema Es necesario mencionar que antes de establecer un sistema de control se requiere: Contar con objetivos y estndares que sean estables Que el personal clave comprenda y est de acuerdo con los controles

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Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relacin con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por s solo no contribuye a la eficiencia Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando aquellos que no sirven Simplificndolos Combinndolos para perfeccionarlos

Comentarios: la retroalimentacin as como la accin correctiva van de la mano ya que una decide que es lo que va a hacer la otra.

Caractersticas del control


Puesto que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos, ste debe reunir ciertas caractersticas para ser efectivo: REFLEJAR LA NATURALEZA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL un sistema de control deber ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. As, una pequea empresa necesita un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas sern diferentes a los controles del departamento de produccin. Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo, la funcin del control no puede suplir una organizacin precaria inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan. El control ser til en tanto proporcione informacin en el momento adecuado ACCESIBILIDAD todo el control debe establecer medidas sencillas y fciles de interpretar para facilitar su aplicacin. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las tcnicas muy complicadas, en lugar de ser tiles, crean confusiones UBICACIN ESTRATGICA resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas reas de acuerdo con criterios de valor estratgico. Esta caracterstica se relaciona con el principio de excepcin; enfatiza el hecho de que es necesario establecer puntos de verificacin clave, antes de que la correccin implique un alto costo Comentarios: las caractersticas del control deben de ser ptimas para el proceso y tambin en algunos casos se limitara a los recursos disponibles.

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Factores para aplicar el proceso de control


Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control: Cantidad Costo Tiempo Calidad

Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo El factor cantidad se aplica en cantidades en las que el volumen es importante A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas El costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa

Comentarios: los principales factores a tomar en cuenta seran los anteriores, dejando al final la calidad ya que dependiendo del proceso ser el control que se deba de aplicar y eso incluye que aumente o disminuya el presupuesto.

Clasificacin
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo as clasificarse en:

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Control preliminar es aquel que se efecta antes de realizar las actividades Control recurrente se ejerce de manera simultnea a la realizacin de actividades, como un proceso continuo. Un control espordico de nada sirve para la consecucin de las metas de la organizacin Control posterior se aplica despus de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es suministrar informacin para comparar los resultados obtenidos, en relacin con lo preestablecido

Accin correctiva
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y reas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genrico como especfico, a fin de determinar la accin correctiva necesaria

Aplicacin
El control se aplica a las cinco reas principales de la empresa que son: Produccin Mercadotecnia Ventas Finanzas Recursos Humanos Control de produccin La funcin del control en esta rea busca el incremento de la eficiencia, la reduccin de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto Para lograr esto, se aplica tcnicas tales como estudios de tiempo y movimientos, inspecciones, programacin lineal y dinmica, anlisis estadsticos y grficas El control en esta rea comprende cuatro funciones: Control de calidad se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especfica, tanto en las materias primas como en los productos terminados. Establece lmites aceptables de variacin en cuanto a color, acabado, composicin, volumen, dimensin, resistencia y otros aspectos tcnicos Control de calidad los puntos anteriormente mencionados se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo. Se puede decir que cualquiera

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que sea el proceso de fabricacin, es imposible lograr una uniformidad absoluta en la calidad debido a que tanto los materiales naturales como los elaborados por el hombre son de calidad variable y, por lo mismo, las normas y estndares deben admitir tolerancias; stas, a su vez, deben ser especficas, razonables, comprensibles y accesibles. Existen diversas tcnicas de control de calidad que pueden variar desde una simple observacin hasta tcnicas ms complicadas como: control estadstico y por muestreo, mismas que se utilizarn en la empresa dependiendo de su tamao y caractersticas Control de inventarios su objetivo primordial es determinar el nivel ms econmico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados. Un buen sistema de control de inventarios permite: Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa Evitar prdidas considerables en las ventas Evitar prdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado Reducir al mnimo las interrupciones de la produccin Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la produccin, derechos de almacenaje, depreciacin, etc. Control de inventarios el control de inventarios se encarga de regular en forma ptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulacin o falta de existencias en el almacn. La organizacin debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades. La escasez o retraso de un producto por falta de material, puede ser causa de la prdida de un cliente, lo que se traduce en prdidas financieras. Para el control de inventarios se usan: desde mtodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedido y de reposicin, krdex de entradas y salidas; hasta tcnicas ms complejas como la investigacin de operaciones, las computadoras y mtodos matemticos Control de la produccin el objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas la medidas tendientes a lograr un ptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar ms idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as con todas las necesidades del departamento de ventas. Existen diversos sistemas de control y planeacin de la produccin, las que varan de acuerdo con el tamao y naturaleza del proceso de fabricacin. Un sistema adecuado de control de produccin reporta los siguientes beneficios: Disminucin de tiempo ociosos

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Gestin Administrativa Reduccin de costos Evita demoras en la produccin

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Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes Incrementa la productividad Control de compras relacionado fuertemente con el control de inventarios, esta funcin verifica el cumplimiento de actividades tales como: Seleccin adecuada de los proveedores Evaluacin de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante Control de los pedidos desde el momento de su requisicin hasta la llegada del material Determinacin del punto de pedido y de reorden Comprobacin de precios

Comentarios: se enlistan algunas reas en las que se podra aplicar control y tambin especifica la funcin que tendra dicho control.

Evitar
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar: compras innecesarias, excesivas y caras adquirir materiales de baja calidad retrasos en los programas de produccin y otras reas

Control de mercadotecnia Se refiere a la evaluacin de la eficacia de las funciones a travs de las cuales se hace llegar el producto al consumidor Es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboracin de estrategias y planes de mercadotecnia Comprende reas tales como: promocin desarrollo de productos, distribucin, publicidad y

Se efecta mediante el estudio de informes y estadsticas en donde se analiza si las metas mercadolgicas se han cumplido o no Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campaas publicitarias, por medio de la realizacin de encuestas

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Comentarios: al aplicar un sistema de control se espera mejorar los procesos y evitar dependiendo de la calidad del control, los errores totales.

Control de mercadotecnia
La evaluacin de toda esta rea, proporciona fundamentos para: Toma de decisiones de la organizacin en general, al ofrecer informacin acerca del desenvolvimiento de la empresa en el mercado Desarrollo de planes a corto y mediano plazo Evaluacin de la efectividad de los vendedores Sirve tambin para controlar otras funciones que estn relacionadas con el rea de mercadotecnia como: Planeacin de produccin Inventarios Investigacin y desarrollo Innovaciones en planta y equipo Finanzas: expansiones, fusiones, etc. Determinacin de las necesidades de efectivo Necesidades de planta y de recursos humanos Control de ventas los pronsticos de y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realizacin sin las cuales sera imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir. La funcin de este sistema sirve para medir la actuacin de la fuerza de ventas en relacin con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto, mejorar las facilidades de crdito, aumentar el nmero de visitas, reforzar al vendedor a travs de campaas publicitarias, revisar peridicamente las visitas de los vendedores, revisar las cuotas de los mismos, aumentar sus rea de accin y ampliar su perspectiva Compras Trfico

Control de finanzas
Proporciona informacin acerca de la situacin financiera de la empresa y del rendimiento de trminos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran Establece lineamientos para evitar prdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organizacin, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros

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Comentarios: explica cmo se podra aplicar control a las diferentes reas de alguna empresa y su funcin en dicho proceso.

reas
Bsicamente comprende cuatro reas: Control presupuestal Control contable Costos Auditoria Control presupuestal los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeacin, sin embargo son, tambin, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relacin con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas. Un sistema de control presupuestario debe: Incluir las principales reas de la empresa: ventas, produccin, inventarios, compras, etc. Coordinar las partes como un todo y armonizar entre s los distintos presupuestos Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evitar que se repitan Servir de gua en la planeacin de las operaciones financieras futuras Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las reas de dificultad Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente Estar acorde al tiempo establecido en el plan, as como adaptarse al mismo Contribuir a lograr las metas de la organizacin

Control contable ninguna empresa, por pequea que sea, puede operar con xito si no cuenta con informacin verdica, oportuna y fidedigna acerca de la situacin del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilacin eficiente de los datos financieros provenientes de la operacin de una empresa. El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones ms atinadas para futuras actuaciones. La contabilidad, que es parte primordial del control, proporciona esta informacin a travs, no slo de registros, sino de los estados financieros, y de su anlisis e interpretacin mediante el estudio de
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tendencias y la aplicacin de las razones financieras que son estndares, medidas o indicadores de la situacin financiera de la organizacin Control contable el control contable debe: Proporcionar informacin veraz y oportuna Ser un instrumento que ayude a detectar las reas de dificultad Orientar a la gerencia para determinar guas de accin, tomar decisiones y controlar las operaciones Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones Evitar malo manejos y desfalcos Detectar las causas y orgenes, y no limitarse al registro de operaciones

Control de costos su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el clculo y anlisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricacin. A travs de esta informacin es posible no slo establecer el precio ms adecuado del producto, sino contar con datos acerca de reas que requieren atencin en cuanto a prdidas, mermas, productos incosteables, etc., lo que permite a la gerencia tomar decisiones ms racionales Control de auditoria tiene como funcin primordial dictaminar si la informacin financiera presenta fidedignamente la situacin de la empresa y si sus resultados son autnticos. Esta evaluacin se realiza con base en la revisin y examen detallado de todos los registros contables de la empresa con el fin de verificar: La autenticidad de los hechos y fenmenos que presentan los estados financieros Que los mtodos utilizados ests de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que su aplicacin sea consistente La auditora es el control aplicado al control financiero y su utilizacin es trascendental en cualquier empresa

Control de recursos humanos


Su funcin es la evaluacin de la efectividad en la implantacin y ejecucin de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento Se lleva bsicamente a travs de la auditoria de recursos humanos Aunque cabe mencionar que existen evaluaciones de otro tipo que ayudan a dicho control, como lo son:

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Gestin Administrativa Evaluacin de la actuacin Evaluacin de reclutamiento y de seleccin Evaluacin de capacitacin y desarrollo Evaluacin de la motivacin Evaluacin de sueldos y salarios

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Evaluacin sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones Auditoria de recursos humanos es la evaluacin sistemtica y analtica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recoleccin de estos datos se efecta con base en el anlisis e interpretacin de la informacin estadstica de cada una, todas o algunas de las reas. Igualmente mediante la utilizacin de cuestionarios, entrevistas y grficas. Incluye adems la realizacin del inventario de recursos humanos a travs del cual se cuantifican y registran las habilidades, experiencias, caractersticas y conocimientos de todos y cada uno de los integrantes de la empresa Control de la actuacin como su nombre los ndica mide la efectividad de los miembros de la organizacin, con base en estndares de actuacin que evalan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotacin, ausentismo, prdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de manos de obra, quejas de los subordinados, compaeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros ms. Estos factores se determinan con base en registros estadsticos y se comentan con los supervisores; sirven, a su vez, como base objetiva para establecer acciones correctivas y recompensas, eliminndose, as, conflictos y apreciaciones subjetivas Evaluacin de reclutamiento y de seleccin evala la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta rea mediante el anlisis de aspectos como: Efectividad en el procedimiento de seleccin, eficiencia del personal y su integracin a los objetivos de la empresa Retiros y despidos (las causas que los provocaron) Evaluacin de la capacitacin y desarrollo es una de las reas cuya evaluacin en ms difcil, pero, tambin, ms necesaria. Dicha evaluacin puede efectuarse mediante el estudio de ciertos ndices: Productividad. entrenamiento Estudios de productividad antes y despus de

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Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribucin del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relacin con los cursos de capacitacin Evaluacin de la motivacin es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a travs de: Encuestas de actitud Estudios de ausentismo, retardos y rotacin Frecuencia de conflictos Buzn de quejas y sugerencias Productividad Evaluacin de sueldos y salarios responde a la pregunta son los salarios de la empresa equitativos y justos?. Algunas de las medidas ms usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control son: Estudios de salarios de la empresa en relacin con encuestas regionales de salarios en empresas similares Estudios de incentivos promedio en relacin con la productividad Conflictos salariales Presupuestos de salarios Evaluacin de puestos Evaluacin sobre higiene, seguridad, servicios y prestaciones la medida de la efectividad de estos programas se obtiene a travs del anlisis de registros y estadsticas relativos a: ndices de accidentes Participacin del personal en los programas de servicios y prestaciones Anlisis de ausentismo Sugerencias y quejas Estudios de fatiga Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organizacin, sin importar a cul departamento pertenezcan, y que los controles y tcnicas variarn de acuerdo con el tamao y las necesidades de cada empresa

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Tcnicas de control son las herramientas necesarias de las que auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control Muchas de las tcnicas de control y, en esencia, los controles no son ms que sistemas de informacin En el siguiente cuadro sinptico se muestran las tcnicas de control ms usuales

Comentarios: En conclusin el control es esencial en todas las reas ya que con este se optimiza el trabajo y el trabajador, obteniendo as un mximo rendimiento y la mejor calidad en el trabajo.

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