TUGAS PAPER INDIVIDU

Lecture :

Wahyu Sardjono, MM, Dr.

MEMBANGUN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM SEBAGAI TOOLS UNTUK MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS SALES DI PT. ASTRAGRAPHIA, TBK
NICOLAS SUKMA KRISMASTONO

PARUH WAKTU ANGKATAN 32 B PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS GADJAH MADA JAKARTA 2013

BAB I PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
PT. Astragraphia, tbk (AG) adalah anak salah satu anak perusahaan Astra Internasional di bidang infrastruktur IT. Salah satu bisnis dari perusahaan adalah di bidang layanan solusi perdokumenan. Dalam menjalankan bisnisnya, perusahaan ini selalu berusaha memberikan layanan dan komitmen yang terbaik kepada pelanggan. Dalam bisnis layanan solusi perdokumenan, perusahaan menjadi Exclusive Distributor dari produk FUJI XEROX. Produk yang dipasarkan adalah mesin multifungsi dengan kemampuan Copy-print-scan-fax , printer laser Fuji Xerox, mesin cetak produksi Fuji Xerox hingga seluruh software-software untuk memperkuat solusi perdokumenan sebagai portfolio yang dimiliki oleh perusahaan. Seluruh produk yang dimiliki, selalu ditawarkan kepada pelanggan dalam skala korporasi, pemerintahan, maupun perorangan dengan berbasis IT (information technology). Dengan solusi-solusi yang dikemas dengan dengan memanfaatkan perkembangan IT, perusahaan dapat menawarkan efisiensi, efektivitas dan perbaikan serta perkembangan dari segi bisnis proses di pelanggan. Seiring dengan kemajuan teknologi serta pertumbuhan ekonomi yang cukup pesat di Indonesia, banyak sekali ditemukan perusahaan-perusahaan baru baik asing maupun lokal maupun perusahaan-perusahaan dengan kinerja baik yang tumbuh dan berkembang menjadi lebih besar dan mendirikan banyak anak perusahaan lainnya. Oleh karena itu, sesungguhnya begitu besar peluang yang bisa didapatkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis ini, dimana bisa dilihat dari meningkatnya jumlah permintaan akan solusi layanan perdokumenan serta semakin banyaknya pesaing yang mengikuti portfolio dari PT. AG. Ukuran prestasi dari perusahaan bagaimanapun juga akan terlihat dari berapa besar revenue dan profit yang didapatkan selama 1 tahun. Oleh karena itu, untuk menjawab dan menghadapi tantangan yang ada, setiap

karyawan diharapkan bisa bekerja dengan efektif, efisien, responsif dan cepat. Hal ini tentunya ditekankan terutama kepada para karyawan pemasaran ( salesman ) yang tentunya menjadi front line dan berfungsi sebagai pen-generate revenue untuk perusahaan. Kemajuan teknologi serta pertumbuhan ekonomi membuat pangsar pasar serta peluang dari perusahaan menjadi semakin besar, namun besarnya tingkat pertumbuhan ekonomi tidak sebanding dengan pertumbuhan perusahaan secara signifikan. Hal ini mengakibatkan pencapaian target perusahaan tidak tercapai. Pencapaian perusahaan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan didasari oleh pencapaian target dari beberapa cabang yang juga tidak tercapai, secara sehingga otomatis Tidak mempengaruhi rendah. Pemanfaatan Sistem Informasi dan teknologi secara tepat diharapkan bisa menjadi suatu tools yang dapat membantu perusahaan agar bisa mencapai sasaran dan target yang telah ditetapkan. Suatu sistem yang dirancang dan dihasilkan diharapkan bisa menjadi alat bantu bagi seluruh karyawan terutama di divisi Sales untuk bisa menjawab kebutuhan dan tantangan pasar dengan cepat sehingga pemanfaatannya bisa membantu tercapainya target dari perusahaan. Analisa proses serta penerapan strategy yang dilakukan oleh cabang yang berkinerja baik perlu dilakukan dan diharapkan bisa dibuat suatu sistem yang mampu memudahkan proses sharing knowledge dilakukan oleh perusahaan maupun pada level cabang, agar bisa secara cepat diterima oleh seluruh karyawan pada cabang-cabang lainnya sehingga mampu diaplikasikan dan menampilkan kinerja yang baik yang berujung pada pemerataan prestasi yang baik di seluruh cabang dan membuat tercapainya target perusahaan. 1.2 PERMASALAHAN Suatu sistem perlu dibangun untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada di perusahaan, terkait dengan tidak tercapainya target perusahaan. Permasalahan yang muncul telah mempengaruhi kinerja pencapaian perusahaan keseluruhan.

terpenuhinya target cabang disebabkan oleh produktifitas salesman yang

perusahaan yang berdampak pada tidak tercapainya target dan tujuan perusahaan. Permasalahan-permasalaha itu antara lain : 1. Produktifitas salesman yang rendah. 2. Banyak nya waktu yang terbuang yang diakibatkan oleh : kondisi lalu lintas, paperwork yang banyak, Salesman kurang dilengkapi dengan tools dan strategy yang mengakibatkan salesman bekerja dengan tidak cepat, efektif dan efisien. 3. Penyampaian informasi akan Value yang ditawarkan kurang tepat dan tidak akurat sehingga ada kecenderungan memilih kompetitor dengan harga yang lebih murah. 1.3 TUJUAN Terkait dengan penelitian ini, beberapa hal penting yang menjadi tujuan utama adalah : 1. Mencari faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan salesman di lapangan dan mengakibatkan rendahnya produktifitas. 2. Mengidentifikasi faktor-faktor yang dapat digunakan untuk meningkatkan produktifitas salesman 3. Mengembangkan alat bantu yang bisa mempercepat proses selling cycle. 4. Mengembangkan suatu tools untuk memenangkan persaingan dengan

competitor.
5. Membuat suatu sistem yang dapat digunakan sebagai media sharing

knowledge untuk membantu proses penjualan.

1.4 MANFAAT Manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya penelitian ini antara lain : 1. Menemukan faktor-faktor utama yang mengakibatkan kegagalan dan rendahnya produktifitas salesman. 2. Menemukan solusi atau cara-cara untuk meningkatkan produktifitas

salesman
3. Perusahaan maupun karyawan mampu membuat dan berbagi tools yang dapat digunakan untuk mempercepat proses selling cycle.

4. Adanya pengetahuan dan strategy untuk mengalahkan kompetitor dalam persaiangan di lapangan. 5. Bisa dibangun suatu knowledge management system yang dapat digunakan sebagi media sharing bagi perusahaan ke karyawan maupun dari karyawan ke karyawan sehingga dapat memberikan informasi yang berguna dalam proses penjualan.

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Kerangkta Teoritis
Istilah kowledge management pertama kali diperkenalkan kira-kira pada awal tahun 1990-an. Namun studi awal tentang knowledge

management telah dilakukan pada pertengahan tahun 1980-an antara

lain oleh Karl Erik Sveiby dan Tom lloyd (1987) dengan bukunya yang berjudul managing

Knowhow:

Add

Valueby

Valuing

Creativity.

Sedangkan istilah intellectual capital yang merupakan unsur dari

knowledge management pertama kali diperkenalkan secara populer oleh

Thomas A. Dalam hal ini terlebih dahulu perlu dibedakan pengertian antara data, informasi dan knowledge. Data adalah angka yang tidak memiliki konteks, misal 25%, Rp30 juta, dan sebagainya. Informasi adalah suatu data yang memiliki konteks dan arti tertentu, misalnya tingkat bunga bank 25%/tahun, jumlah tabungan Rp30 juta dan sebagainya. Knowledge adalah sekumpulan informasi yang memiliki pola dan implikasi tertentu serta memiliki kemampuan untuk memprediksi dan bertindak (capacity to act) (Bellinger, Gene :1998, hal 37). Jika informasi dihasilkan oleh sistem komputer yang tidak memiliki potensi untuk melakukan tindakan, maka knowledge terkandung dalam tindakan subyektif dari user berdasarkan informasi yang adalah diperolehnya. Jadi

knowledge

management

sebenarnya

bagaimana memanfaatkan input berupa data, informasi, sumber daya manusia yang kreatif (yang terkandung knowledge di dalamnya) untuk menghasilkan output berupa barang dan jasa yang tidak terbatas hanya pada voices of the customer tetapi juga beyond voices of the customer. Hal ini dimungkinkan karena produk dan jasa yang dihasilkan dapat berupa sesuatu yang belum pernah terpikirkan dan terbayangkan oleh customer karena sifatnya yang reinventing the product, service, and

market. Dalam hal ini customer mulai berfungsi sebagai learner dan
perusahaan sebagai educator.

Knowledge management pada dasarnya tidak menggantikan

berbagai operation strategy yang ada tetapi justru melengkapi dan mengembangkan perusahaan. konsep-konsep sistem manajemen sangat seperti TQM, bagi benchmarking, dan re-engineering untuk meningkatkan core competence

Knowledge

management

bermanfaat

perusahaan antara lain dalam mengurangi cycle times processing, meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dengan informasi yang lebih baik, meningkatkan inovasi dan produktivitas SDM, mengurangi terulangnya kesalahan-kesalahan yang sama, meningkatkan respon kepada nasabah, meningkatkan fleksibilitas dan kemampuan adaptasi, dan kemampuan perusahaan untuk share dan learn. (Dykeman, John B : 1998 : hal 3). Oleh karena itu, jika knowledge management diterapkan maka perusahaan akan menjadi apa yang disebut sebagai learning organization, yaitu salah satu kompetensi yang sangat dibutuhkan dalam lingkungan pasar yang serba tidak pasti (uncertainty) seperti sekarang ini. Strategi penerapan knowledge management mencakup 3 aspek: 1. People aspects, yaitu terdiri dari pendidikan, pengembangan, rekrutmen, motivasi, retensi, organisasi, uraian pekerjaan, perubahan budaya perusahaan, dan mendorong adanya pengembangan pemikiran, 2. 3. Process kerjasama dan partisipasi seluruh pegawai (share yaitu terdiri dari proses inovasi, continues

knowledge to creating value through social interaction). aspects, improvement, dan perubahan radikal seperti reengineering. Technology aspects, yaitu terdiri dari informasi dan decision support system, knowledge-based system, dan data mining system.

2.2

Kerangka Berpikir

Gambar 2.1 : Kerangka Berpikir

Kerangka berpikir diatas menggambarkan bagaimana penelitian ini dibangun dan dilakukan. Kerangka diatas menggambarkan keterkaitan proses penelitian satu sama lain. Komponen-komponen itu adalah : 1. Analisa kondisi Perusahaan Dalam melakukan analisa kondisi perusahaan, akan digunakan konsep fish bone dan 5W-1H untuk mengetahui akar permasalahan yang mengakibatkan pencapaian perusahaan tidak tercapai dalam beberapa tahun terakhir. 2. Analisis Kebutuhan Untuk mengetahui kebutuhan dari karyawan dan perusahaan maka digunakan metode kuosioner agar bisa diketahui apakah KMS diperlukan dan seperti apa bentuk nya. 3. Analisis Proses Internal Analisa Proses internal dilakukan dengan melakukan interview dan kuesioner terhadap sampel obyek. Dalam hal ini interview dan kuesioner diberikan kepada 25% dari total cabang yang memiliki pencapaian terbaik dan 25% dari total cabang yang memiliki pencapaian terburuk.

4.

Perancangan KMS Dengan hasil analisa yang dilakukan untuk mengetahui kebutuhan

serta proses internal di perusahaan, maka dapat ditentukan apakah KMS merupakan solusi yang diperlukan oleh perusahaan dan karyawan (salesman) atau tidak. Jika memang ternyata solusi ini diperlukan, maka akan segera dibuat rancangan KMS yang mudah diakses dan sesuai dengan yang diinginkan.

2.3

Kerangka Konsep Mohon masukannya pak Wahyu, terkait kerangka Konsep. Kira-kira point-point yang harus dijelaskan seperti apa ya pak ? takut berbenturan dengan kerangka berpikir. Terima kasih.

BAB III METODOLOGI

3.1 Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dikarenakan dalam pelaksanaannya meliputi data, analisis dan interpretasi tentang arti dan data yang diperoleh. Penelitian ini disusun sebagai penelitian induktif yakni mencari dan mengumpulkan data yang ada di lapangan dengan tujuan untuk mengetahui faktor-faktor, unsur-unsur bentuk dan suatu sifat fenomena di pasar/masyarakat. (Nazir, 1998 :51 ) Pendekatan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui pendekatan kualitatif. Artinya data yang dikumpulkan bukan berupa angka-angka, melainkan data tersebut berasal dari wawancara, catatan lapangan, dokumen pribadi dan dokumen resmi lainnya.

3.2

Metode Pengumpulan data

Metode pengumpulan data merupakan salah satu aspek yang berperan dalam kelancaran dan keberhasilan suatu penelitian. Dalam penelitian ini, metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Angket atau Kuesioner Angket atau kuesioner adalah teknik data melalui formulir-formulir yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang diajukan secara tertulis pada seseorang atau sekelompok orang untuk mendapatkan jawaban atau tanggapan dan informasi yang diperlukan oleh peneliti (Mardalis : 2008:6). Penelitian ini menggunakna angket atau kuesioner, daftar pertanyaan dibuat secara berstruktur dengan pertanyaan terbuka (open question). 2. Metode Dokumentasi

Metode dokumentasi yaitu pengumpulan data dimana peneliti menyelidiki benda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan dan sebagainya (Arikunto, 2002 : 158). Metode ini digunakan untuk memperoleh data tentang kompetitor serta informasi-informasi lainnya yang bisa di bungkus dan dirapihkan menjadi suatu sales tools untuk para salesman di lapangan. 3. Metode Pengamatan / obeservasi Sebagai metode ilmiah, observasi dapat diartikan sebagai pengamatan yang meliputi pemusatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh alat indra. Jadi observasi merupakan suatu penyelidikan yang dilakukan secara sistematik dan sengaja dengan menggunakan alat indra terutama mata terhadap kejadian yang berlangsung dan dapat dianalisa pada waktu kejadian itu terjadi.

3.3

Populasi dan Sampel

1. Populasi Menurut Warsito ( 1992 :49), populasi adalah keseluruhan objek penelitan yang dapat terdiri dari manusia, hewan, tumbuhan, gejala, nilai tes atau peristiwa sebagai sumber data yang memiliki karakteristik tertenut dalam suatu penelitain. Populasi yang diambi sebagai objek penelitian adalah salesman di PT. Astragraphia Tbk pada tahun 2012 yang menurut data perusahaan berjumlah +/- 200 orang. 2. Sampel Sampel adalah sebagian atau wakil populasi yang diteliti ( Arikunto, 2002: 109). Penetapan sampel yang digunakan dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan

Sampling

Purposive

dimana

merupakan teknik penetuan sampel dengan pertimbangan tertentu ( Sugiyono, 2011 : 68). Teknik ini paling cocok digunakan untuk penelitian kuantitatif yang tidak melakukan generalisasi. Dalam hal ini

sampel yang digunakan adalah salesman tanpa memperhatikan level tingkat, jenis kelamin, dan letak cabang/daerah.

3.4

Teknik Pengolahan Data

Data yang telah terkumpul selanjutnya diolah. Semua data yang terkumpul kemudian disajikan dalam susunan yang baik dah rapih. Yang termasuk dalam kegiatan pengolahan data adalah menghitung prosentase keberhasilan pencapaian salesman dan cabang dengan pemanfaatan

selling tools. Tahapan pengolahan data tersebut adalah :

1. Penyuntingan Semua data hasil wawancara, kuesioner yang berhasil dikumpulkan selanjutnya diperiksa terlebih dahulu dan dikelompokkan. 2. Penyusunan dan Perhitungan Data Penyusunan dan perhitungan data dilakukan secara manual dengan menggunakan alat bantu Microsoft Excel. 3. Tabulasi Data yang telah disusun dan dihitung selanjutnya disajikan dalam bentuk tabel. Pembuatan tabel tersebut dilakukan dengan cara tabulasi langsung karena data langsung dipindahkan dara data ke kerangka tabel yang telah disiapkan tanpa proses perantara lainnya. ( Singarimbun, 1994 : 248 )

3.5

Analisis Data
Tahapan-tahapan pengolahan data hasil penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Pemeriksaan akan kelengkapan jawaban Kuesioner Pada tahap ini, seluruh data yang diperoleh dari hasil kuesioner dan wawancara diperiksa kembali untuk memastikan kelengkapan jawaban atas pertanyaan yang disampaikan. 2. Menghitung Frekuensi dari jawaban serta prosentase jawaban dari responden

3. Melakukan analisa sebab-akibat dengan menggunakan 5W1H ( why, who, where, what, When dan How ) dan Fish Bone ( Man, material, mehode, machine, Environment )