Quebrantahuesos - Captacion y Gestion Del VoluntariadoB

I JORNADAS SOBRE
ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS DEPORTIVOS
“Captación y Gestion del
voluntariado
QUEBRANTAHUESOS”
GETXO 24 Abril 2009
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EL CLUB / LA QH
• CLUB DEPORTIVO BÁSICO
• ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO
• 350 SOCIOS
• TODOS VOLUNTARIOS. Nadie cobra nada
• Conocer la teoría ( gráficos Pert, diagramas

flujo. Etc.)
• Después ponerle ALMA Y CORAZÓN
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EL CLUB . HISTORIA 1
EL Club fue creado en el año 1984
Inicialmente 40 socios
Participación en pruebas cicloturistas
de Aragón y de toda España ( Bilbao,
Lagos de Covandonga, etc)
Organización de Marchas cicloturistas
de 250 participantes. (Al Balneario de
Panticosa, San Juan de la Peña, etc. )
Organización Fiestas del Pedal
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EL CLUB . HISTORIA 2
Actual 350 socios
Equipos de escuelas, Cadetes, Juniors
Organizar más de 15 carreras al año para estas

categorías.
Presencia en todos los estamentos de ciclismo.

Consejo Aragonés del Deporte DGA
Vicepresidente FAC
Presidente Comisión Cicloturismo RFEC
Comisión Delegada y Junta Directiva RFEC
AEC Junta Directiva
UCI Comisión Cicloturismo
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LA QH . HISTORIA
Primera edición en el año 1991. Con
362 participantes y 12.000 euros de
presupuesto. (33 euros/part. )
Año anterior QH de prueba. Ninguna
presencia de clubes de Aragón.
Actual 9.650 participantes. 440.000

euros presupuesto (45 euros/ part.)
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QH Características generales
Circuito UCI GOLDEN BIKE
Prueba CICLODEPORTIVA. Velocidad libre
Ranking por nº de participantes (9.656)
1ª española y 3ª mundial
Cada participante paga una inscripción
Participantes agrupados por edades y sexo
en 10 categorías
Control de tiempos con CHIP
Trofeos al primero de cada categoría
Diploma personalizado y medalla
correspondiente a todos los participantes
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Son 205 km de prueba con 4 puertos de
montaña, lo que son 3.500 metros de desnivel
acumulado
Por número de participantes y calidad es la 1ª

cicloturista española y la 3ª mundial
Los ciclistas entrenan durante más de 6 meses para este día

Referencia Nacional e Internacional
Prueba de resistencia. El primero 6 horas el último 12 horas
Hace cinco años nació la

“Treparriscos”, una prueba de 90
kilómetros para los ciclistas menos
preparados
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En
En la
la Quebrantahuesos…
Quebrantahuesos…
9.656 cicloturistas participan en la prueba
Más de 1.000 personas colaboran en la
organización y señalización
180 personas forman el equipo médico

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SALIDA
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1.797.600 Km en bici entre todos los participantes equivale a
44 vueltas a la Tierra o 4,6 veces

la distancia entre la Tierra y la
Luna 29,5 millones de euros es el valor de las
bicicletas presentes en la prueba
35.600.000 metros de desnivel de subida

superados por los participantes equivale a
4.000 veces la altura del Everest
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Ideas fundamentales I
☺ NUNCA se planteo con FINES CREMATISTICOS o
como medio para obtener ingresos para el club
☺ Organizada por las inquietudes y GANAS DE HACER
LAS COSAS. Creerse la idea.
☺ Un GRUPO BASE DE PERSONAS compacto, unido e
ilusionado como motor de la prueba
☺ Apostar claramente por la CALIDAD
☺ INNOVAR constantemente apoyados en las NUEVAS
TECNOLOGÍAS
☺ Repercutir los posibles beneficios en AUMENTAR LA
CALIDAD
☺ Intentar CONTAGIAR LA ILUSIÓN
☺ OBJETIVOS
Para
CLAROS
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Ideas fundamentales II
☺ SABER LA TEORIA de organización pero luego
PONERLE ILUSIÓN, ALMA Y CORAZÓN.
☺ CONOCER A FONDO SOBRE LO QUE SE
ORGANIZA.
☺ PONER CANALES PARA ESCUCHAR, ENTENDER
Y ATENDER a participantes, patrocinadores y
colaboradores voluntarios.
☺ CREER EN LO QUE SE HACE.
☺ NO MORIR DE ÉXITO
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Temas básicos. 1
• Antes de plantear la prueba
– Prospección del mercado ( a quién va
dirigida, hay demanda, posibilidades)
– Aprender visitando/participando en
pruebas similares
– Tener experiencia en organizaciones
similares (menos ambiciosas). Consejeros
– La zona tiene solera en esa actividad
– Pensar como participante y no como
organizador
– ¿Podemos hacerlo?
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Temas básicos. 2
• Antes de salir al mercado

– Fecha a elegir (coincidencias)
– Recorrido (paisaje, dureza)
– Nombre ( fácil recordar, identificativo,
alusivo)
– Logotipo (único, sencillo, repetitivo)
EN NUESTRO CASO TODO ACIERTOS

PLENOS Y BÁSICOS
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Temas básicos. 3
Aspectos económicos. Equilbrar presupuesto
INGRESOS GASTOS
•Precio de la inscripción •Plantear y

cuantificar todos los
•Patrocinadores posibles gastos.
Difícil encontrar único • Evitar sorpresas
importante
Instituciones ofrecen apoyo •Dejar margen importante
Colaboradores para temas para varios
concretos
•Clasificar por su necesidad
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Equipo humano
• Comité organizador
-8 personas
-Decisiones por votación
-Reparto de responsabilidades
• Voluntarios. FUNDAMENTALES
- Colectivos de la localidad
-Miembros del propio club
-Personales, TODO SABIÑÁNIGO
-Colectivos de la región
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FISIOTERAPEUTAS
• Son 18 años de colaboración, sin ellos los

ciclistas no podrían recuperarse tan rápido
• Más de 5.000 ciclistas pasan por sus manos
y sus caras cambian de cansancio a felicidad
• Su trabajo es el más reconocido, son el
centro de atención ya que son lo únicos que
consiguen relajar a los participantes
• Un gran trabajo que finalmente suma 29.400
minutos de masaje
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VOLUNTARIOS
• LIMPIEZA DEL RECORRIDO

• OS ANDARINES D’ARAGÓN
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Servicios médico sanitarios
® Duchas. Tren turístico.

® W.C. en salida y en el recorrido
® Fisioterapeutas
® Personal médico
® Hospitales. Convenios
® Complejo plan evacuación y emergencias
®PSICÓLOGOS DEPORTIVOS
® 1 palet de Suero Glucosado
®CCOM CENTRO DE CONTROL
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70 Fisioterapeutas en meta
10 Fisioterapeutas en puntos de avituallamiento
10 Ambulancias convencionales
2 S.V.B.
6 Motos medicalizadas
3 Hospitales de Campaña
9 U.V.I. móviles(S.V.A.)
9 Coches de apoyo y enlace
120 perspnal Médico en carretera
50 Socorristas
HELICÓPTERO 112
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¿ COMO HACER
LAS NECESIDADES
FISIOLÓGICAS ?
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W.C. PORTÁTILES
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Asistencia mecánica
• Fijos en 5 puntos
• Móviles 14 vehículos
• Total 50 mecánicos en ruta
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Seguros
Tema fundamental
• Obligatoriedad para todos los participantes

• Seguro de responsabilidad civil y de Daños
a terceros (R.C.)
• Seguro de la organización (UCI Mil Mptas)
• Coberturas de acuerdo con la ley
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Permisos / Autorizaciones
UCI
Guardia civil de Tráfico
Federación Española de Ciclismo
Prefectura francesa. Gendarmería
Gobierno Civil de Huesca
Dirección General de Tráfico
Policía local
Ayuntamientos por donde circula
Ubicación avituallamientos
Policía nacional fronteras
Parque Nacional francés
** Solicitados con mucha antelación **
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Para
La seguridad durante la prueba volverá a estar controlada por patrullas mixtas
de motoristas
Estas patrullas están formadas por

un miembro de la Gendarmería
francesa y otro de la Guardia Civil
Española
HELICÓPTERO GUARDIA CIVIL
Se cuenta con la presencia de

“ciclistas de rojo” encargados de velar
por la seguridad vial. “TODOS
JUNTOS POR LA SEGURIDAD VIAL”
Y continuamos con el premio al Club Ciclista Más Seguro
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Desde la Quebrantahuesos siempre se han
apoyado nuevas medidas a favor de respeto
al medio ambiente. DECÁLOGO
Por eso se incluye la campaña de “Puntos

limpios” encesta tu basura
Se crean grupos de limpieza del recorrido.

30 PERSONAS. Recorrido a pie.
Os Andarines de Aragón
Entregar maillots blancos, encargados de velar

por el respeto al MEDIO AMBIENTE
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SIN FRONTERAS
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RESPETO AL MEDIO
AMBIENTE
• PROGRAMAS EUROPEOS
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Publicidad / Promoción
Fundamental el “boca a boca”
• Prensa escrita
• Radio y televisión
• Trípticos (13.000)
• Carteles (1.000)
• Presentaciones oficiales
• Internet. WEBB premiada
• Boletín mensual de noticias
• Publicidad móvil en camiones
• Filmación en vídeo
• Fotos de cada participante (Africa del Sur, Fotógrafos
del DAKAR )
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Medios técnicos /
Informática
Tema básico y fundamental
Aplicaciones última generación

Escuela profesional Salesianos de Zaragoza
Inscripciones
Clasificaciones
Localización G.P.S
Control tiempos con chip
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Inscripción
participantes
• Facilitar los papeleos
• Enviamos E-MAIL pre-inscripción.
• Base de datos 29.000 e.mails
• Inscripción por Internet
• Pago ON LINE con pasarela de pago.
• Inscritos 5.000 en 4 MINUTOS, cuando faltan 130
días para la QH
• Carta, e.mail y SMS de confirmación de inscripción
con la asignación del dorsal
• Salida en función del tiempo de años anteriores
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Salida y llegada
• Colocación de infraestructuras
• Control de salida. CHIP
• Control de llegada y tiempo
• Ausencia de vehículos aparcados
• Animación durante 9 horas
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Señalizaciones
• Fijas ( 250 carteles)(colocación y

retirada)
• Móviles (total 80 personas)
• Coches apertura marcha
• Aviso a automovilistas
• Iluminación túneles Escarrilla y Hoz
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Avituallamientos en ruta
• 5 avituallamientos completos. TRAILERS
• 4 avituallamientos sólo líquidos. CISTERNAS
• Todos de modo autoservicio
• QUE NO FALTE NADA EN NINGÚN
AVITUALLAMIENTO
• Ubicación de los puntos
• Preparación previa
• Montaje de cada punto
• Limpieza y recogida de basuras
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Avituallamientos
Avituallamiento voluntarios
• En ruta
• Cena PREVIA (250 personas)
• Cena POSTERIOR (700 personas)
Avituallamiento en llegada
Macarrones (900 Kgr. Macarrones 490l. aceite
oliva, 650Kgr aceitunas)
-7.000 bocadillos.
36.000 botes de Kaiku
Cerveza FRESCA
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6,7 TONELADAS de fruta
Se pelan 13.000 plátanos
8,5 TONELADAS de hielo
154.000 litros de bebida
6.400 litros de cerveza

FRESCA
Si contáramos una a una habría 20.600ruedas
7horas es el retardo de tiempo entre el primero y el

último
Se utilizan 41.000 imperdibles

(20,3 Kgr)
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ALOJAMIENTOS
• Estimación 30.500 ciclista y acompañantes
• Alojamientos reservados con un año de antelación
• Alojamientos completos en 60 Km. alrededor de
Sabiñánigo.
• Ingresos DIRECTOS estimados en la zona
2.000.000 € (330 Mptas)
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Comunicaciones
• Situar repetidores especiales para ampliar cobertura
propia.
• Apoyo radioaficionados de la zona
• Utilizar emisoras portátiles para organización.
• Teléfonos móviles. Fallos
• Enlace permanente
• C.C.O.M Centro de Control
• Gran Camión de Comunicaciones
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Clasificaciones / Trofeos
• Estimar número de medallas de cada clase

• Listados de clasificación general y por categorías
• Diplomas completos (RAPIDEZ Y PRECISIÓN)
• Trofeos especiales (20)
• Publicación completa de
resultados en prensa e Internet
• Envío de e-mail y SMS personal con tiempo
• Comunicación a cada club
de la clasificación de sus participantes
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Otros servicios
• Autobuses escoba (6)

• Trailer escoba para bicicletas
• PARKING DE BICICLETAS (1.500 bicis )
• 3 Camiones trailers para avituallamientos
• Nave para preparación de material
avituallamientos
• Nave para guardar materiales hasta próxima
edición
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PARKING DE BICIS
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Actividades auxiliares 1
• Feria de ciclismo.
• Feria gastronómica
• Exposición filatélica tema ciclismo con
matasellos especial
• Obra de teatro tema ciclismo
• Verbenas
• Visitas gratuitas a museos
• Charlas de profesionales
• Actuaciones folclóricas
• Actuaciones musicales
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Actividades auxiliares 2
• Rallye Fotográfico
• Maratón de spinning
• Exposición bicicletas especiales
• Bici record Guinnes 60 personas
• Acceso gratuito a piscinas
• Homenaje a ex ciclistas
• Exposiciones fotográficas
• Edición Libro
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Agradecimientos del
club
– A patrocinadores
• Propaganda en webb, trípticos, carteles, prensa,
radio, TV, zona inscripciones
• Posibilidad de sampling
• Entrega de recuerdos
• Felicitación de NAVIDAD
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A participantes
• Bolsa conteniendo
– Maillot
– Folletos turísticos / Revistas
– Información completa
– Bote ciclista
– Dorsal, Chip, Placa Bici, Placa fotógrafo
• Felicitación cumpleaños
• Felicitación Navidad
• Sorteos material deportivo
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A voluntarios
• Camiseta
• Detalle Quebrantahuesos
• (Sudadera...)
• Felicitación de Navidad
• Cena final
• Sorteos de material deportivo
• Reparto de bocadillos y
bebida durante la prueba
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Beneficios de la
actividad
• Zona / Localidad
– Gran promoción
– Llenar hostelería en época baja
– Participantes que vuelven en familia de
vacaciones
• Club
– Aumento espectacular de socios
– Aumento de actividades
– Economía saneada
– Escuela de ciclismo
– Equipo de cadetes y de Juniors
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RESUMEN FINAL. MUY
IMPORTANTE. RECUERDA
• SEGUROS (Departamento Jurídico )
• CONVENIOS Y CONTRATOS FIRMADOS.
AVALES
• SEGURIDAD (participantes, público,
voluntarios )
• MEDIO AMBIENTE
• VOLUNTARIOS
• MEDIOS DE COMUNICACIÓN
• INTERNET
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-HAZTE CICLOTURISTA.
HARÁS BIEN
- SI TIENES DOS RUEDAS SABIÑÁNIGO TE
ESPERA
-LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA,
SABIÑÁNIGO SEDUCE
-LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y
MAGIA
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Quebrantahuesos - Captacion y Gestion Del VoluntariadoB

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I JORNADAS SOBRE

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Equipos de escuelas, Cadetes, Juniors

Organizar más de 15 carreras al año para estas

Presencia en todos los estamentos de ciclismo.

Actual 9.650 participantes. 440.000

Por número de participantes y calidad es la 1ª

Los ciclistas entrenan durante más de 6 meses para este día

Prueba de resistencia. El primero 6 horas el último 12 horas

Hace cinco años nació la

180 personas forman el equipo médico

44 vueltas a la Tierra o 4,6 veces

35.600.000 metros de desnivel de subida

4.000 veces la altura del Everest

• Antes de salir al mercado

EN NUESTRO CASO TODO ACIERTOS

•Precio de la inscripción •Plantear y

• Son 18 años de colaboración, sin ellos los

• LIMPIEZA DEL RECORRIDO

® Duchas. Tren turístico.

• Obligatoriedad para todos los participantes

Estas patrullas están formadas por

HELICÓPTERO GUARDIA CIVIL

Se cuenta con la presencia de

Y continuamos con el premio al Club Ciclista Más Seguro

Por eso se incluye la campaña de “Puntos

Se crean grupos de limpieza del recorrido.

Entregar maillots blancos, encargados de velar

Aplicaciones última generación

• Fijas ( 250 carteles)(colocación y

8,5 TONELADAS de hielo

154.000 litros de bebida

6.400 litros de cerveza

Si contáramos una a una habría 20.600ruedas

7horas es el retardo de tiempo entre el primero y el

Se utilizan 41.000 imperdibles

• Estimar número de medallas de cada clase

• Autobuses escoba (6)

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