MBDUL 3

Keterkaitan Teknologi lnformasi

dengan Pengetotaan Arsip
M. lmam Mutyantono

lffi

PENDAHULUAN
rsip sebagai dokumen yang merekam suatu aktivitas merupakan barang

bukti dari terjadinya peristiwa tersebut. Kef,adirannya sebagai i sekaligus bukti tentulah menuntut adanya pengelolaan aa9---' playanan arsip yang efektif dan efisien. Perkembangan teknologi ,WFyu
nnrendengat'' akan kebutuhan organiSasi yang berkaitan dengan pyag{totaan

Srip tersebut. Dengan kecanggihan teknologi informasi dihartrpkan tujuan .Sri pengelolaan arsip dapat tercapai secara lebih cepat dan tepat. Modul 3 ini
ilongandung 2 kegiatan belajar. Yang pertama adalah otomasi kearsipan dan kedua adalah arsip elekfionik. Dalam Kegiatati Belajm kita akan iari tentang. seperti apa otomasi kearsipan itu, apa saja yang dapat kannya, bagaimana menggunakannya, dan apa saja yang perlu dalam penerapannya. Lalu pada Kegiatan Belajar 2 kita ak,an tentang. sekilas apakah arsip elektronik itu, apa saja yang

ke

dalam arsip elektronih bagaimana menyusun

dan

dan apa saja yang perlu diperhatikan dari arsip elektronik Dengan mempelajari otomasi karsipan dan arsip elekronik mahasiswa memahami apaitu otormsi kearsipm dari @airrana keterkaitan arsip

Ielcrelogi infonnasi sehinga mahasiswa dapat mengetahui bagaimemosisilae dan memperBukan arsip eliknonik dalam lingkup

{elain ihr mahasiswa dapat rrcnggunalon pemahaman ini sebagaipanduan dalam rnqnbangtm domasi kearsipan. Agar dapat rnemahamiaya dsngrla baik.mah.siswa dihar$an anem-' i modul ini tidak hnya berdasarkan rts pada msdul nrrun juga contoh, mengikr.lti latihan yang afu dan mensoba res fsmtif
kearsipan
modul

diberikan sehingga dapat meng{ahui seberapa jauh telah memahaihi-

3,2

ETTEIMAAI .E,ALAM KEA'TEIFAN

'_i f

nya*ldaftasism juga diharapkan tidak hanya l"'p*l11rrr pP T'd"-: juga dapat rrerpelajarinya 4pri sua$er-surnber ymglberhubungan tehdmdt dalts ${ar. prqrylf; seiii t*dsru'trydq}.ihlq

;*r"

t:: *t

r-i

1-,ll

t:1

ll i,:li.r.;

-1.

iitu,i:r'

iU,;.'''
rii

:t,u.i,.',,, lll:,. r.-i:"tl,i:.'::1ll :ir'l,.:"r

.pU'l;j;ir;.' ,;,;.',;lf1;;il i'i:ii'i

r't;'r'
.r

r.,rtr. ,,i.

,:\jj,,..,t..

.;.:rj::i.i:lr;i t'j';i1,iii,r.,t afffi:#i:a' "sr: ni"i):i,", :j.;rr;l:*1,!, *,rcgl;t:,11 .1..;p; :1;;riit;!;": ffulil'l
,i-..r,-.r,,:,i.,r ,, .:rr". r-t li:,;.: .i ",; I ,1i.";* ,:1.: ;:

t:ri

{,
t

t:..1

ii]..;

::;::

.. :,f

.;r:,1.1i:1

l;iii$l! ."ijitrj:oj::1',r ::ic,1l:. I'i"i:*i:"i,r *l tinb lrlt *1tr' *cv;;i:t$:*;ntr1 ;iisr::msis '1iam i"r*i-: tn;iririri'*qib'lrh:ri '*'+1"1
jr, i. ;

-, r:iti:ri:,':l.l 1.1:{r'1r.: rr ",

r r}*1 ti;i:

, i.]:i..lr : ,5r' ;

{I tri*;a$ri,;isl :{inrt*dolt rr;srr nsh ruiqirtn*d iasr&o}t ixicleqnilxn {u'{rr nmrt$r*l*i sn&{fiis*${.I neb ctlgiar*ti ii:sflr$ttj rdi *rin irssrl"rl***t
ryr-r;;

-ixAnr} iilrlr$rgfirfn tsqsb ffffeiasfisrfl rgg*iir;;e iarinnalni ignlonde$

qu:il}*;l rfififcb riffifihletl qtate nt{url*traqrn}ll} fisS *Jiaiu*raaffl i.: i:6r{rfiti*rftr{.i fi6i{'$rr8$rsfii ls*ln'b tselasdsrn tlti nisl*} 'ni;qin*:*'i .fisg*r'u:v* ii"*rxrto n$Sfisdrn'ilfi *T!s.leb su,bfitq is;4*rlue ini fuhos:.

-}$q*tl ffi &6 -.rlsrfi r*i rryt*tiib *vr*iarrln{n )&isd s*ffot a qair:*d*mam lsi;r'rn i-"rni' lni n'{*ui i*lih :rdai Etls$r"flb]nd rbsq lrtberll ilrlttir{r err[ irlssrrsi ?$ edocrltIr fi{b EbS &frs? n&Ji1$} itlr;figiir*r: .it*lni:L: :t['tt'jtt'ttt

.it:.i;li; r:l*r riafu: *ul1 *r;*:rrhr. iurl*t*gn*n

]ti{;,t,E;

ss&$ijls;r ,$i;li'ltrilji

*alP443z,twEtDuL 3

3.3

KggteraN, BEua.r^en I

Otomasi KearsiPan
obelum melangkah lebih lanjut ke materi pokok, pembahasan barr*u terdapat dua hal yang perlu

perlu diperjelas di awal

menfqal!1ry^rhatil

informasi membahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi

komunikasi. komunikasi sebagai Pertama, penggunaan teknologi informasi drr (nonU-tu p"rrg"lolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional untuk seterusnya disebut dengan "otomasi kearsipan"' nrt), dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk

informasi dan administrasi umum, kontrol fisik atas 'arsip, pengolahan serta iian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip' lainnya yang berkaitan dengan pencipaa6 pemeliharaan dan
serta penyusutan

i*g

icnggrnu*,

aisip' "

komputer, illah menjadikan teknologi infoimasi, dalam hal ini terutama sebagai komputer digunakannya llbagai sarana kerja utamanya. Dengan

Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat

inidi

mana manajemen

yang tlibuat' didisribusikan' iurn-u t"r3u, dokumen keda perkantoran banyak hanya dengan menggunakan llgunakan, disimpan, serta ditemukari kembali yang berupa file komputer kerja [irpo,". Apabila dokumen-dokumen dijadikan referensi dan bukti untuk Frsetut kemudian disimpan serta dikelola pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau lembaga' maka terciptalah

brgi

lpo yang disebut sebagai arsip elektonik' proses kegiatan Dua hal tersebut pada dasamya termasuk dalam lingkup

'pongelolaanarsipberbasisteknologiinformasidankomunikasi.Namun dari sisi aspek legal' perlu lom-ikian pada beberapa aspek teknis. maupun
zusip elektronik adalah dua dlcermati bahwa antara otomasi kearsipan dari

lubjekyangberbeda,meskipunsekalilagikeduanya.Perbedaarrakansangat teknologi informasi dan komunikasi tlrasa paoa situasi di mana pemanfaatan serta belum adanya untuk administrasi perkantoran masih sangat terbatas elektronik. Sebaliknya pada drsar hukum yang kuat bagi keberadaan arsip di mana sebagian besar proses kerja telah berlangsung secara

lltuasi secara hukum lloktronik dan arsip elektrpnik telah diakui keberadaannya
sebagai satu kesatuan sistem' naka keduanya akan tampak secara lebih nyata

3.4

O-TOMAEI DALAM KEAREIFAN

Gambar 3.1 mempedihatkan'fiett' pemanfaatan teknologi inforrnasi

komunikasi dalam pengelolaan arsip.

PENGELOLAAN ARSIP
MANUAL/
TRADISIONAL
BERBASIS TEKNOLOGI
INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Gambar 3.1. Peta Penerapan Otomasi KearsiPan

Dengan pemahaman di atas diharapkan tidak muncul generalisasi salah terhadap keterkaitan antara kearsipan dengan teknologi informasi konnrnikasi; bahwa tidak selalu hubungan antara kearsipan dengan te

informasi dan komunikasi adalah arsip elekffonik saja, atau

otomasi kearsipan saja.

sebal

A.

PERI(EMBANGANPEMANFAATANKOMPUTER
Sejak pertama kali diperkenalkannya korryuter secara komersial

tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengala perkembangan yang sangat luar biasa' Pesatnya perkembangan ternyata berpengaruh pada peradaban manusia secara luas' Hampir semua jenis kegiatan rnanusia modern, teknologi informasi dan berperan di dalamnya. Dengan segala kelebihan dan kekurangann
teknologi informasi dan korrnrnikasi telah dianggap mampu meni
produktivitas kerj a manusia. Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi dan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secara sebagai sarruur bantu untuk pengolahan data dan pembuatan

3.5

I ArlP443zlMtrDuL

bahwa berikutnya menunjukkan namun perkembangan (pengetikan)' lchrlual iebih variatif' Termasuk di didayagunakan secara' semakin pengelolaan krtrnputer sebagai sarana bantu $ttrranva adalah

n"d;;;;'io-p"'"'

rtlp. "'"'''r,

tahun l99lD-an penggunaan lndonesia, hingga akhir arsip' baik vang dinamrs

teknologi

lntirrrnasi masih frrsupun statis, pcltciptaan, pemelitraraan

;;"lolaan a* to*uo#ii ;tJr ni' umumnya 'kegiatan t"lun** io* o*o Pada penyusutan arsip masih
tetapi
u"ip elektronik'

*unout' dllnkukan secara

d* n*Sgrr*'-,'"* -et* seiring dengan semakin

Bongemukanyu nt"ou'il"iugaflduk mau akhirnya Patla beberapa negara

para pengelola arsip mau

dan komlnikasi'

pengclola

-,ip

Irrlirrmasi dan

herup kali dal;.i*-irurqg", hunrunikasi berada teknologi informasi dan bisa itu rdnrucam objek garapan yang sama' arsip p""g*foU* maup\rn -memiliki adanva keturangtepatan hornunikasi

keorganlsaslan' .or.up baik. Bahkan secara dan pengelola teknologi informasi rmit pengelota- arsip dan hal konseptual unil kerja secara

puau'l"io*nyu mem-iliki

o"r;rd;l.ng*,"k ,orogi'inrorruri para dalam pengelolaan arsip' ,;;;";t tJu*r maiu a"t* teknologi p*gtohuan

komunft;;'ffi

t'fi;*'

**{til-iaik

ynkni informa'i'

;l;;:;*1-::t"u yakni arsip lebih tentang ryin i* sendiri' arsip pengelola para wnwasan *"1i"''va" maka hakikat arsip vang ;;;; menyebabkan dlpuhami dari segi 't" rn*"juai kab;' Hal tersebut rehcnarnva adalah #;;J uffi
ndnnyapenilaiano*.t,,""-i"r,"a-antarakearsipandanteknologiinformast jau:t:..^radman
dnn lnn

vcrt6'1**"' memiliki'l*uk-' yang komunikasi memllrKt--lrlrilts

Dengan semakin

mulai bergeser dari pengetotaan *'ip pendekatan Irrlbrmasi, memanfaatkan kemampuan '"'n"a"' bentuk kegiatan yang te produktivitas Lrunual sepenuhnya ontot mencapai tingkat
tcknologi informasi aurr

u.rt.*u*gwi

^.dalah u hahwa arsip adalat pemahaman bahwa

p*

'"'

koria

honrunikasi yang torciptanya arsip

t"^-iftuil dan dukungan teknologi informasi ***tti'" yakni setinggr dapat tercapai' "n** diharapkan tuju*-p"ng-tlolaan-arsrp '"ii'i"r'
*tpail'*-vo

oturtisitas dan kelengkapan

arsip secara akurat kepada serta tersajikannya dengan cara nrsip sesuai ketentuan, ai manapun diperlukan i"p"'

orang

v,,u berhak, puau tuu'iuig

y,,,r[

u*

t.bit efektif

dan efisien'

3.6

CITOMABI E,ALAM KEAESIFAN

B.

KETERKAITAN OTOMASI KEARSIPAN DENGAN SISTEM INFORMASI I.AINNYA

Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan sistem informasi lain yang diirrplementasikan di suatu organisasi. demikian? Suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun clan dila untuk melaksanalon suatu proses bisnis tertentu yang pastilah menghasilkan dokumen yang berpotensi untuk rnenjadi arsip. sudah tentu dokumen-dokumen yang termasuk kategori arsip tersebut harus I secara baik sehingga tetap reliabel, otentik, lengkap dan clapat digunakan' Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasi

juga akan berformat digital atau elekhonik dan dengan sen-dirinya menu j adanya sistern pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan inforrrasi
Dengan

U#fuL p.tf"

dilaksanakan otomasi kearsipan'

'

'ArsipNasionalAushaliatelahdenganbaikmpngidentifikasi
kearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem manajemen. arsip eleltr (Electronic Records Management Systems = ERM$ sebagai jantung
sistem inforrnasi dan sistem-sistem elekfionik yang berkaitan dengan

otomasi kealsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi si tansaksional {Transactional Business Information Systems = !7$) dan Management Document (Electronic ma$ajemen dokume[ elektronik : EDMS) yang urn111n di perkantoran. menggunakan istilah sistem Australia Arsip Nasional infonnasi dan arsip (Records and Infonnation Management Systems untuk "merna5nrngi" sistem apapm yang menghasilkan, mengkaptur mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya' RMS dapat sistem sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk selnua

menghasilkan, mengkaptu, mengatul dan menjaga inforrnasi dt dokumen digital dan data. sistem-sistem ini tialak harus meuer fungsionalitas penyirpanan arsip dalam mengatur informasi digital
berkenaan

RIMS meliputi semua sistem manajemen inforrnasi bisnis,

ERMS, sebagairnana diilustasikan di Gambar 3'2'

3.7

a Aatq44sz/MoouL

ffi;ta ,""*r-; managemer[ sv5te" (Rm1

Busincss in{omation sysioms iBlS}

'n."t'"ifi
iJfi'$eHfit1n

"*
Transacrional

itil'lJ,,, ,l"Jiil''ae
IYlrllm6.

iii'irrin ,etaaata and links bstwsen [tordc to supPod their Tt.tl:,-T lo them
acc6s
Xry lncorporato do ccumgnt

;", ";fi;;, .llroocal ol diqital

manage the Eoecifically designed to

itaintenanceand

records'

BlSwith
recordkeePing Functiona&ty

ii3*lr;,*illHl, ?li,i;lxll?' 'tr.l:i':'#:::;ff iii rco rporare

recordkeePing tlncti'onanY'

Meyinclude: Transacrioml BIS documsnt and records

management

tunctionallty Ehc,ronic docur$ent

and rscordr managemgttsyobm

Transacrional BIS

sith docunont 'iunagement

funofonatitY

{EDRltls)

syscrns (EDMS) Ebctronic document management

aM managemontol Support creatio& rev'Eion

''gHlLTl["*hove
htormation'

worr and sharing or

ill i"ii'**p"t
tuncnonalty

tt

recordkeellng

Gambar 3'2'

srtem-riiormasi
Business

Bi snis(3)

t[Fnyimpan,

u'stttrisasi. Informasi

d;;;;iT.o"tbut1 bentuk dan termasuk mendukung o:-"::^r^oo*t aIS ,;;;k"ri didesain untuk rrukumen dan arsip. unit organisasional transaksi antara suahl ynng spesifik, seperti *"-i"'ifn*i
ini

,n"*n'o'"t' aui

(Bf-S) afafan sistem yang information systems bisnis akses ke suatu informasi *"*"it*
mencipta'

data'

0n,,'r"i*tg*a'

Contoh dari BIS adalah:

n
3.8
ElToMAtt oaLAM

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

sistem manajemen kasus;

sistem e-commerce (sistem yang mendulotng e-business dan online): sistem manajemen relasi klien;
sistem data geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan

pangkalan data yang dibuat 'berdasarkan tujuan tertentu

dikostumisasi.

{-.'

Meskipun BIS dapat mencipta, menerima, mengatur dan informasi bisnis yang berkaitan dengan proses Qisnis, mengatur informasi biasanya bukan fungsi utamanya. Sering kali BIS tidak mempunyai untuk mengatur informasi bisnis, termasuk arsip, secara efekti.f. Banyak didesain untuk mendukung kebutuhan bisnis saat ini'untuk inforrnasi .hanya mempunyai kemampuan yang terbatas dalam, jika ada, menyin arsip dari hnsaksi bisnis yang mereka lakukan. Arsip dari aktivitas bi yang dihasilkan oleh BIS yang tidak mampu dalam mengaplikapikan penyimpanan arsip, mungkin perlu dikaptur ke dalam sistem manaje arsip yang ditujukan untuk kebutuhan seperti itu, seperti ERMS. Bagaimanapun, tidak semua BIS bersifat transaksional. Beberapa dirancang secara khusus untuk manajemen arsip dan informasi. Ini sistem manajemen arsip elektronik dan manajemen dokumen ele
keduanya dianggap sebagai bagian dari BIS.

Electronic r'ecords management systems (ERMS) adalah suatu

dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur digital. ERMS adalah sistem yang flirancang secara khusus untuk me penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis. ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: 1. menjaga kontekshral informasi dan elemen data arsip dinamis tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifi mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses

2.
3.

sepanjang waktu;

memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, seperti

registrasi, pencarian dan penarikan,-preservasi dan pembuangan; dan

mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses dan

untuk mempreseryasi konten dan mengamankan integritasnya.

I A)se+qgzrMoouL

3.9

untuk meniaga aisip digital ERMS memberikan metode terbaik arsip digital O"Y:: niane waktu, sebagaimana mereka menyediakan untuk membantu preservasl dan pengamanan yang dibutuhkan .
ra panjang mereka.

11i'11"::'j manajemen dokumen' Sistem sepertl , aupu L.rnus,rkkun fungsionalitas sistem manajemen dokumen dan arsip biasanya direferensikan lebagai
ronik(EDRMS) dan sebagai bagian

dengan manajemen Biasanya ERMS berkenaan T:11

:H

ERMI'

telah dibuat secara. Kebutuhan dalam Spesiiit'si iRtr'ts penyimpanan arup lembaga untuk menetapkan fungsionalitas

*:::- tY

ERMS ftng cukuP dalam

(EDMS) adalah .bagian lilectronic document management E)stems dari utama rujuan rErEu^e' dari BIS. Itlnlrya -'gital. EDMS bertujuan untuk hlnnvu u6r revisi dan manajemen dokumen dil finrpruur, dokumen yang dan alur ["tjL fisugembangkan rnunu;r*"n T]*^i' dengan

'i'*',lll-1q*,T51:::Hfl
buktinya'

iirrii"t*

kontror lltltal tapi tiaar. mensaph;;sikan

untuk informasional daripada nilai menyediakan akses untuk dokumen EDMS mengatur, mengontrol dan

tiffi;;ffi;-il;il
l,
penyimpanan

EDMS sistem penyimpanan arsip yang formal.

nenri111i:"1^#i

Tffil
dan

sePerti: ilolukukan fungsi-fungsi penarikan Yang mudah;

pesan;

pencarian dan pengindeksan dokumen' untuk

t, i, I

perkantoran dan sistem pengrlman integrasi dengan paket software :.

memungkinkan kerjakolabor*i; dT .. dari dokumen' menyediakan kontrol akses dan versi

berkenaan dalagr Spesifika:i EDMS, sebagaimana didefurisikan PRM:' fungsior-ralitas dokumen dan tidak menyediakan Cgngan manajemen tiog* 6nnajemen arsip dapat dianggap dokumen' fo mampuan manaj emen

yang mampu menyediakan fungs-ionalitas 6nnajemen arsip. EDMS dengan seUugai EDRMS' contohnya ERMS
Tabelberikutmenyorotiperbedaandalamfungsionalitasantarasoftware EIIMS dan ERMS'

3.10

CITOMASI E,ALAM KEARS

Tabet 3.1. Perbandingan fungsionatitas software

EDIJTS

dan

ERMS(3)

terdiri dari versi tunqoal. versi final. Dokumen dapat dihapus oleh pemiliknya. Arsip hanya dapat dihapus dalam dikontrol secara ketat. Biasanya diimplementasikan dengan fokus Biasanya diimplementasikan dengan

Diimplementasikan untuk memenuhi

Diimplementasikan untuk memenuhi

Fasilitas retensi adalah opsional dan

Fasilitas retensi adalah keharusan dan dilaksanakan denqan teliti. Skema klasifikasi adalah hal yang teliti Sistem ini dapat mendukung penggunaan dokumen sehari-hari untuk tujuan bisnis, tapi terutama untuk tempat menyimpan aman untuk arsio bisnis

dokumen adalah

3,

Sistem ini mendukung penggunaan dokumen seharitrari untuk tujuan bisnis.

Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara

dokumen dan manajemen arsip. Manajemen dokumen berkaitan dengan kemampuan untuk kasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemerr pada tingkat Manajemen dokumen menempatkan kontol yang terbatas atas dokumen

terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas

biasanya disediakan melalui sofiwnre EDMS. Manajemen arsip berkaitan dengau kemampuan untuk mengaplikas

kontrol pada penciptaan, penerirnaan, perawataq

pengguninn pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga dan informasi tentang altivitas dan transaksi bisnis dalambentuk arsip ( dapat terrnasuk dokumen atau agregasi dokumen). Frmgsionalitas biasanya disediakan melalui sofiware ERMS yang dikhususkan, bentuk BIS lain dapat juga memasul&an kemampuan manajemen arsip.

3
^rrtP44az/MBDUL

3'11

pengembangan ERlr4S yang mampu Spesifikasi ERMS difokuskan pada ini kebutuhan fungsionalitasnya ,oryi'.pun arsip digital, dan sampai saat manajemen arsip' dapot m.r*gani fungsionalitas antara membuat asumsi tentang tingkat integrasi

Spesifitisi menihindari

llngkunganmanajemendokumendanarsip,ataurancanganteknologiyang ini' ERMS dan EDMS adalah dlgunakan untuk mendukung fungsionalitas
toknologi yang konvergen aul diperkirakan bahwa fungsionalitas-

'"Uuit'yu
ERMS yang diajukan' adalah-penting

perbedaan fundamental antara bnhwa staf lembaga waspada terhadap Staf lembaga manajemen arsip dan manajemen dokumen'

Ketika mengevaluasi

,o\io"

lbngsionalitas yang diajukan menyediakan fungsionalitas hnrus memastikan bahwa sistem delgan Spesifkasi ERMS-nya' munajemen arsip yang cukup, sejalan juga memasukkan manajemen Mcskipun sistem yanf diajukan ini dapat tentang kepentingan sekunder dukumen, sebaiknya selalu-dipertimbangkan arsip' '" utrtuk fungsionalitas manajemen

LATI HAN
materi di Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai
kedakanlah latihan berikut!
atas'

berjalan secaxa sempurna seperti lndonesia. Namun segala sesuai'nyu masih tertinggal dibandingkan negara yrrng diharapkan. Cara mengelola kita

Saat

pengelolaan arsip di ini pengaruh teknologi sangat terasa dalam

iia*

luin.BerikanpendapatAndatentangmasalah-masalahapasajayang dalam pengelolaan informasi kita! rrrcnghambat p"rrggrnuun telnologi

Andadapatmelihatmasalah-masalahtersebutdarisisiSepertiregulasi
dan ekonomi' ntlu dari bidang-bidang seperti politik

3.12

clTErMAEI DALAM KEAI.SIPAN

FTANGKUMAN
Terdapat dua

membahas toUorrgao ant"'a komunikasi. komunikasi sebagai Pertama, penggunaan teknologi informasi dan jenis arsip konvtnsional unhrk sarana bantu pengeiolaan arsip, terutarra

perlu mendapatkan perhatiln hal yang -tearsipun

apabila

denga-n teknologi informasi dan

disebut ir""*f"m"ritl, yarrg untuk seterusnya tlalam hal ini bisa aan triooffiinformasi i;;;rp;;;. fimunlkasi fisik atas arsip, kontol &-ffi" u"trk 6;11*" a.dministrasi umurn,

dengan "otomasi

pengolahana""p."jv"li*-i"ro*tiarsrp'pen:mutkemba!-irfymasi dengan penclptaaq arsip, serta p"rrgg;uuo lainnya yang berkaitan

p"ri"rilrrruuodariienggutta'n,

'----iur k"4uu d6;"n

serta penyrsutan arsip'

dengan-keienderungan

tuT -ry.di

rnana

{.

manajernentelahmeqiadikanteknologiinformasi'dalamhaliniterutama Dgngan digunakannya ;ffi;;;,- t"uugui tu'*n ke{a utarnarrya' keija perkantoran banyak yang komputer sebagai ,*u* t"'3u, dolarmen dibuat, aiAismUu"ifoq-aig"n*uu

aiti"ean' serta ditemukan -kembali dokumen-dokumen hanya dengu" *tttgi*atan konputer Apabila disimpan serta kerja yang U"*pu ii" komputer to-tt9* kemudian dan
arsiP elektronilc

bagi pelaksanaan tugas dikelola untuk du;di;; r"i"*i dan bukti apa ya'g disebut sebagai tungsi individ,r rta; i;Ga, rraka terciptalah
diperkenalkannya komputer secara komersial komunikasi telah pada tahun 196;-;; [r[""i"gi informasi dut' luar biasa' Harnpir pada semua mengalami p.rt ,oUuigu" Vge ianSat te6'otogi informasi dan komunikasi jenis kegiatan perkantoran' pada awalnya berperan di datamnla' Oi Lia"ne 'Oq'"istasi komputer' lebih sering teknologi mrot*tl aun komuiikasi' terutama bantu untuk pengolahan data digunakan secara lerbatas sebagai sarana tekstiral (peugetikan)' *P."o perkembangan semakin didayagunakan ""f" bahwa

Sejak pertama

kali

*r;;;;aeir,

p"J*"" d;k;;" berikubrya *tfi*il

io"fott'

secara lebih variatif. sangat Pelaksanaan otomasi kearsipan akan |erkaitan di suatu orgamsasr. diirnplementasikan informasi lain yang ,istem-sisiem "ni""g"p" dibangun dan Ja*toor S"uto tittei informasi pada dasarnya tertentu yang proses bisnis iifuf[u*to" untuk melaksanakan suahr menjadi untrrk yang berpotensi ;k;" *.ngturi'ooJlL

$qT

;;;,il"h

berbasis teknologi arsip. Karena sistem-sistem informasi tersebut maka vans -arsiq #;;rt dan komunikasi dalam pengoperasiannya, dengan dan ele}:tronik ilirriftA," j"gu nt* Uerformai d{it"t atau

aor**"

3,13

. ABIP443Z/MEIDUL

yang berbasis sistem pengelolaan arsip rcndirinya menuntut ld.anya ,'n,"iff mensidentinkasi sistemtlJ:TITI'-.,Jf;; terah dengan baik van-g berkaitan dengan arsrp ristem informasi dan ;lJ;lil'#,i.tt:*""1T bahwa sjstem manajemen otomasi kearsipan("'
clcktronik (Etectronic

;id;tk* ;':;;;;;;"g'*'"it

Er J/lS sebagai

inn,ungdar!9topa1ik'*,iffi *X;q*.t::il"#;:I,"",:;;;:;'::# iJ;*il-Lisnistransaksionat(Tron'":t-'o"::^""Ti,ii""rii'tzt'rtlio, elektonik (Electronic

Systems

^S:lttems

tjocument tto'og"*"nisiii*?:-bng

B/,9)

A*'iiil*"tinuj"t*-aoftutnen

vung

",n*

digunakan di

n*ot::,lr

istilah sistem manajemen ruasional Australia *tlg-sy1t;1^ = )*i7ft"*otion Manasement svstems informasi dan arsip sistem RIMS) unnrk "*t'uv'tgi" ^

d;;;;

s ?:ff 'JI l?ffi ila"1 -y.a dan m"lffi"'#hil":f,tH f:#i: mengatur *enghasilkarr, m"nEaptur,
tcrmasuk semua aurar"

^1HT"JS?*[tt:'Hh]:'

lir":"il'r"i#asi
Business

sistem vang nto'^ii";;; tBIi)'adalah ke suatu informast akses effi;;l';Ji'akan mcnyimpan, ,n",no'o""J' berbagai bentuk dan aururn bisnis organi'^i' rnllhffi';il;;;

dan data' aigital' aikumen aigital

,"r*

mencipt'

i.ttn*"f

aota dokumen dan arstP'

Contoh dari

BIi" Jufuf"

sistem

kasus; sistem
'manaiemen

e-

ilh [*"*tffi,"LT,l pangkalan gutu vulng"'iiulut

dikostumtsast'

L'ommerce(sistemr:i'*Iiol'q;i::!::;;'i^r!"i.T$'"Hi':i:ff}. dan ffi;ccir,' $;:]i "t"taut*tuo tujuan tertentu atau

*;

suatu systems (ERMS) adalah Electronic records mqnqgement mengkaptur dan *ffi;i"*"1t"'"9"r"n untuk dirancans secara basian dari BIS sistem vang aijt?r'

,ni',gutu, a"ip

,J; *iiiiil;lah

*";;;* ;"*]oPi:lffi,,,'t*arsiP *i,:,H1ffi;,'iii?Jt"'lLt,,,1* digital untuk

;;b"d"'
bisnis.

tuiuan

rnenjaga *.*T memungkinkan identifikasinya' padanya lepat, dan huuung# dan ;eny-ediakan akses tnendukung oiluinyu ?"'itgtr proses manajemen arsrp' scpanjang preservasi dan pencarian dan penaritan' seperti klasifikasi, uttip' seperti kontrol akses "gi't'uii' pcmbuangan;

larryya oleh kemampuannyl ERMS dibedakan dari BIS elimen data arsip dinamis

untuk:
secara

to"trc'#'in;;;i-d;#-*t'p [*ti waktu;'*"'*"t'*"" gy:.t

o-

""?*louii"li["i*r"'"oi

3.14

!:ITEMA.5I OALAM KEAFTIFAN

dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan

integdtasnya.

mengamankan

-Electronic

document managemertt systems (EDMS) adalah bagian

lainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital. EOUS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan pengindeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket sofiware perkantoran dan sistem pengiriman p".u-n; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses
dan versi dari dokumen. Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen arsiP.

mengapli[asikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atas dokurnen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi' Fun$ionalitas ini biasanya disediakan melalui sofiware EDMS' -Manajemen arsip: berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan-arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi ientang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau aglegasi dokumen)' Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikh-ususkan, meskipun bentuk kemampuan manajemen arsiP.

Manajemen dokurnen: berkaitan dengan kemampuan unluk

BIS lain dapat juga

memasukkan

TEs FERMATTF

Jawablah tes formatif di bawah ini pada kertas terpisah' bandingkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes formatif pada akhir modul Anda. Buatlah perkiraan pencapaian Anda tefhadap tes yang diberikan. Apabila Anda merasa kurang, usahakanlah untuk materi pada modul ini. Selamat bekerja!

1) Apakah yang dimaksud dengan BIS dan berikan contohnya? 2) Apakah yang membedakan ERMS dari BIS lain? 3) Sebutkan spesifikasi ERMS yang membedakan antara manaJe 4) 5)
dokumen dan arsiP! Sebutkan fungsi-fungsi EDMS! Sebutkan perbedaan fungsionalitas antara sofiware EDMS dan ERMS!

3 ^llP4432,lJ4EtDUL

3.15

Hitungtah,jiw-1lT lT:^.:-":: *r,it -oau ,"i Ji't"gi* rumus berikut unhrk mengetahui tingkat penguasaan
terhadip materi Kegiatan Belajar 1'
Jumlah Jawaban Yang Benar x 100% Jumlah Soal

Jarvaban Tes Formatif 1 yang Cocokkanlah jawaban Anda dengan -ini'Kunci

;i*; g;;;;

Arti tingkat penguasaan: 90 - 100%

baik sekali

80- 39%:baik 70- 7g%: cukuP

<70o/o

kurang

Anda dapat qTcYtT" 80% atau iebih' 80%' bawah di n"i aji z Bagus! Jika masih EGneruskan dengan r"gi;;" yang bagian terutarna ffi;;"-t *"rr'grt*gi *"t"ti Kegiatan nihlar l'

Apabila mencapai tingkat

hlum

dikuasai-

'r

'r

3.16

EITCtMAglI E,ALAM KEAREiIP.A,N

Kssl^A,TAN Bel.a.ra,n

Arsip Etektroni
etelah sekilas mengetahui tentang otomasi kearsipan ada baiknya Q) mengenal wujud arsip elekhonik. Pemahaman tentang arsip elektr akan lebih merryertajam pemahaman kita mengenai otomasi kearsi Secara teknis arsip elektronik nlrdah dibuat dan digunakan namun ti demikian untuk perawatan dan pelestariannya. Arsip jenis ini akan menj bentuk arsip di rnasa depan, di mana arsip kertas akan tergantikan a

mudahnya peribuatan dan penggunaan arsip elektronik,

Seperti telah disinggung pada perribahasan sebelumnya, penggl teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana dalam pr<ises manaj mengakibatkan lahirnya ragam arsip elektronik. Pemahaman yang hensif men$Lnai arsip elekhonik itu sendiri tidak dapat hanya diperoleh membaca sebuah definisi tentangnya. Untuk itu perlu kiranya kita j
berlangsungnya diskusi di seputar keberadaan arsip yang tenryata juga berimbas pada dilakukannya pendefinisian
pemahaman slang tentang arsip itu sendiri. Banyak pihak yang menyata bahwa definisi yang telah ada tentang arsip tidak dapat keberadaan arsip elektonik.

Berkaitan dengan hal tersebut, International Council on Archives (lC mendefi nisikan arsip sebagai:

informasi yang terekam dibuat atau diterima datam menjatankan atau menyetesaikan kegiatan institusionat atau dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup
memberikan bahan bukti kegiatan(a).

Konsep yang luas ini mencakup seluruh jenis arsip yang berbeda

diciptakan oleh suatu sistem perkantoran. Arsip dapat diciptakan format dan representasi yang berbeda. Arsip biasanya menggambarkan informasi yang terbatas secara logika, seperti misalnya, pada dokumen yang berbeda. Namtrn semakin lama, semakin banyak arsip dalam format obyek yang didistibusikan, seperti pangkalan data
berhubungan dan dokumen-dokumen gabungan.

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:

I Aats+*szlMt'DUL

3.17

bordasarkan firngsinya" yakni hubungan perkantoran' Sebagai contoh: akriuiru, dan transaksi di-dalam lingkungan berkas (yang berorientasi pada

berkas dengan berbagai jenis

berkas kasus, berkas pengadilan, korespondensi' dokumen web rtctiuitar) subyek, Uerkas pelawai, berkas
Eite dsb; dan/atau contoh: dokumen yang berdasarkan bentuk dan formatnya' Sebagai dokumen hypertext' diolah dengan pengolah kata (word1, database' dsb' gambar, spieadsheets, e-mails, voice mails' video' yang dilaksanakan oleh organisasi Arsip harus dikaitkan dengan aktivitas penentuan alal-usul individu, dan'aktivita, .irtu fungsi ini mendukung *.*put bahan bukti aktivitas." seluruh organisasi perlu

ffi: ;;.ip

,Bmgkaptur dan mempreservasi arsip tugas 1* hukum. Dari sud*t perspektif ini, ,Liuoirt * bisnis dan ketentuan-ketentuan pengelolaan arsip adalah untuk .4q1uurr utama penciptaan arsip dan p-elatrylaan tugas pokok dan fungsi ,ttimberikan bahan bukti" untuk ,Afianisuti atau untuk akuntabilitas organiSasi atau individu' ttip memiliki Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management'

tu5t':V'yill-T::l*t

pokok dan fungsi hborapa karakter untuk mendukung tugas

serta

Hlmberikan bahan bukti : tlengan konteks' Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan

l,

t,

strukturdankonten.Artinyaarsipdirnaksudkanmemilikipokokisi. bahan bukti Reliabilitas, yaitu kesanlgupan arsip untuk memberikan yang dapat yang dapat dipercaya' Lsip tersebut memiliki konten

l, 4,

transaksi' dipercaya karena ,rruru l"'gtup dan akurat menggambarkan aktiv itas, dan fakta-fakta. yang lengkap dan tidak dapat lntegritas, yaitu berkaitan dengan arsip
diubah. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan'-menemukan

kembali,menyajikan,danmenginterpretasikan'aktivitasdantransaksi
kegiatan organisasi.

akan memiliki konten' Dengan karakter seperti tersebut di atas' arsip pertanggungjawaban alctivitas dan tlruktur dan konteks untuk memberikan lengkap, dan dapat menggambarkan suatu keputusan' trnnsaksi secara
llndakan, serta tanggung jawab'

3.18

EItOMAgI DALAM KEATBIPAN

A.. STRUKTUR
Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan iconteks merupakan larnc.i mernharni suatu arsipo. Struktw berkaitan dengan bagaimana

direkarru termasuk penggunaan sirnbol-simbol, tata leta\ format, media, sebagainya. Ada perbedaaa arltzra struktur arsip tadisional (fisik) stnrktur arsip elektonik (logika). Pada arsip tadisional, strukturnya terlihat oleh pengguna karena merupakan bagian yang integral dokumen kertas sebagai salah satu kriteria utama untuk menilai nya. Sementara, struktur arsip eleltronik tidak dengan mudah dapat dan umurnnya tidak dikenali oleh pengguna biasa. Hasil dari struktuil
tergantung pada sistem komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) pada ketersediaan nrang pada alat penyirnpan (misalnya hartl'disk danJ

disk). Setrap_kali arsip ttipindahkan ke alat yang lain, struktur frsiknya berubah. p&gguna akan selalu memerlukan sistem komputer yang trrenemukan kembali arsip, sehingga struktur fisiknya pun dapat Narrun" struktur fisik tidak akan'menrberikan nilai dan kepentingaa
pengguna. Dengan kata lain, arsip elektronik tidak tergantung pada

fisik tertentu. Karena struktur fisik arsip elektronik merupakan variabel dan dengan mudah dapat dilihat, n:rtka struktur tersebut tidak memiliki yang sama dengan struktur fisik arsip tradisioual. Sehinggq ada strukur logika yang memunghnkan untuk mengidentifikasi (
setiap arsip dan untuk menghadirkan elemen stnrktt[ internal (seperti bidang dalam sebuah skema atau tabel, margin, palagraf dan sebaga: Umurmya, struktur logika arsip elektronik akan sering menjadi struktur

diciptakan oleh pengguna. Untuk menpertimbangkan kelengkapan

otentisitasnya, arsip harus merrpreservasi struktur tersebut dengan

cata, dan sistem korryuter harus merekonstruksi kembali pada

memindatrkan arsip sesuai dengan format yang dapat dibaca oleh sfiukhu logika arsip elellronik dihadfukan oletr, serta disinpan se simbol-simbol atau data (binary dirilo. Spesifikasi pengodean tersebut
tersedia untuk setiap penemuankembali arsip.

I Altr++gzlMoDUL

3.19

KONTEKS DAN METADATA

bntrks. konten oun

mendeskripsikan metadata adalah data yang Monurut ICA Study 16, *t*.:t;-y::::::

i arsip, informasi ;;.J;; ffil glrhsalah,atuelemen*f "fi ';'.t'qi-f :::#:*?ffiJ#:t:H ;frTffiffi;-.,

$5lt "iJ iutft' Ildokumentasi dengan
bergantung

arsip dan mal!:men eleltronik karena metadata tentang an konsep penting untuk arsip uotut -"tU'at arsip 11'"1:''"* dan struktur ur.ip aiperlt*u'

tt'otti*

tenrang konteks

#ilil]il-iil#il;i;;i,-il::,i:,r:Ty"T'j.,Tgffi :",'n** rcrt'utu,i;;

traostonar slp I[lptradisionartertentuvanq'T*"YlPi^tTI"l:*::lT:r"i:,ffi; Sehingga, arsip eleknonik ;;;i;istatif. ]lP dan konteks fungs n*' pada. konteks administratif yang

t"'pi juia pada metadsta yang mpndeskripsihubungan y';'::':-vang memetakan fp bagaimanu inro*u''i iittr"*' sistem di antara masing-masing item dalatr^
dokumentasi ldmlnistratif dan

'

dapr hi{up arsip tersebut memberikan imlclolaan urrip t"'t"nt' "tu-u lifitn t ont.ts arsip yang hmus dipelihara' rbilitas
dari arsip aln il,Hill]##;|#&ibagian f:'i's arsip dari penciptaan pet'g;ohan

tnformasi

kontetcstiiii"g"'"*t
'

memu.urrtifal

"t-"dt,1fl:l,"Iu*.,""* elektronik' Proses

arsry

$$utan dan fungsi

gganisasi adalah

'# 'i'tt'n bagian konteks dari arsip tersebut' *tip

tt"it anvi'^
" "o*ot'd* ;;';;'

tloh elemen internal bfurmasi, hubungan,

kode referen'i;

Konteks dapat dipelihara larnpiran dokumen' tambahan ut* oleh elemen eksternal

(mlrulnya metadata)'

adalah bagian penting

dari

informasi

bRtskstual' bentuk --,--^L--+ m.a^,rr di semua t muncul .ri tersebut , Pada arsip elektronik' konsepmemahami dan menggunakan arsip
hfonnasi,
tmlsalnya: pada saat arsip dimigrasikan dokumentasi;t;;t yang diperlukan statis)' iip"inaut'rt* ke lemlaga kearsipan hr platform vu.rg u*u,'i" penemuan *uttud- .yanS berbeda' seperti Hiladata dapat menyuiitta" pemeliharaan' preservasi' dan

yu,g aip"tt"ttu' untuk

Llmbali, ketergunaan, pnilaian.

oientisitas' reliabilitas'

g
3.20
ElToMABt oaLaM

C.

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK

Study

ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip suatu sistem informasi yang dikernbangkan untuk maksud penyimpanan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengorrtol fungsi tertentu
penciptaan, penyirpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas

reliabilitas

arsip(+).

Banyak macam sistem perkantoran elekhonik digunakan

menciptakan dan mengelola arsip elektronik. Sistem tersebut me pada penemuan fiembali informasi (misalnya sistem manajemen
atau untuk mendukung proses bisnis organisasi (misalnya sistem ahr Sistem pengelolaan arsip elektronik dapat juga termasuk stand-alone, yang tidak terhubung dengan jaringan (non-networl<ed syitbms).

da

Dalam konteks perkantoran modern, sistem pengelolaan arsip

melekat{alam lingkungan j4ringan hubungan yang terdistibusi pada yang berbeda-beda. Diawali dengan lingkungas server-penggum terdistibusi (distributed client-serter\ di dalam suatu organisasi,
aplikasi dan layanan dengan desentralisasi stasiun kerj a (decentralised statians); dilanjutkan dengan integrasi jaringan ke dalam lingkungan i dimana- organisasi yang berbeda dapat berpartisipasi (misalnya LNBP); dan beratfiir dengdn jaringan informasi berbasis Intenret (.I based information network). Namun, sistem jaringan desentralisasi terdistribusi dapat berjalan secara bersamaan dan mengelola informasi level kepekaan dan keamanan yang berbeda di dalam lingkungan jari
yang terpisah.

Lingkungan jaringan desentralisasi yang terdistribusi menjadi sel sulit untuk mengidentifikasi, mengkaptur dan menpreservasi otentisitas

reliabilitas arsip, lfiususnya karena perubahan strukfir, proses komnnikasi, dan interaksi anma teknologi dengan organisasi, pengaruh yang dalam pada pengelolaan arsip. Kecenderungan ini
mengubah jenis-jeuis arsip yang diciptakar\ hubungan antara arsip
::r

;)

dan arsip dalam format tradisional, suatu cara mengontrol dan arsip, serta pola akses dan penggunaannya.

I .lls+*azlMclDuL

3.21

PDNCIPTAAN

8 menjelaskan Pada penciptaan arsip, ICA Studies hidup-arsip daur Rada. l1ekung"i,l:ll pn lingkunian arsip tradisional, sebelum penciptaan pada tatrap mit frarus a*embanglcan ke belakang

bahwa berbeda

"konsepsiona'-'uu'' va"g ai.ritfasebagai tahap , r^ d--)-.. t z arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16' untuk ldentifikasi ketentuan pengelolaan arsip dan r meruputun tahap ketiga dalam implementasi suatu lingkungan an arsip statis yang harus dipreservasi di dalam ini bertujuan Tahap ada' atau sistem yang telah yang

.. ,

informasi

baru

i,

t,

I'
,4,

jelas: mendefinisikan arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara; ,r.ngupu organisasi harus mengkaptur arsipnya; berapa lama arsip perlu dipelihara; arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan'
secara
::

karakter

ilrlmpan oleh organisasi, yang berfokus negffa belum memasukkan arsip Hukum dan peraturan di beberapa secara hati-hati konteks hukum lirktronk. Arsiparis perlu membuktikan mereka harus mencari bantuan hukum' ffSrnirurinyu dan, apabila perlu,

arsip atau media yang , ,'*uO ini merupakan kemandirian format pada aktivitas dan.transaksi'
hanya

li.ruru
[ufur-

bahan bukti' mereka dengan mengakui arsip elektronik sebagai menyerahkannya ke penuntut untuk ilsmun, negara-negara tersebut sering arsip elektronik yang diajukan lte Brmbuktikan otentisitas dan integritas
pongadilan.

mengadaptasi kerangka tahun yang lalu banyak negara yang sudah

memelihara arsip hampir Untuk alasan akuntabilitas, maka perlu untuk

ltluruhprosesbisnis,sedikitryauntukwaktutertentu.Arsiparisharus informasi
dikaptur teqebut memiliki f,embuktikan bahwa arsip yangharus dapat dipahami dalam jangka panjan8, hontekstual yang sesuai dan

3,

PENENTUANRETENSI
ArsipNasionalAustraliamemberikansuatucarabagaimanamenentukan

}otonsiarsipelektronikdenganmengidentifikasikemungkinarrtanggal

dari penentuan tanggal tersebut' atau ponentu dankalkulasi tanggal evaluasi

3.22

CITOMAEI E,ALAM KEAR

mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan

tanggal evaluasinya(a

1.

Beberapa bnggal penentu dapat dengan mudah diidentifikasi (misa tanggal pemisehan), narrun yang lainnya akan lebih korryleks, st

mungkin perlu untuk memeriksa tempat tindakan atau unit penci untuk mendapat bantuan (misalnya 'musnah 5 tahun setelah kebijal diganti' atau 'musnah setelah tindakan lengkap')' Konsultasi mernberikan tanggal penentu atau membantu menilai suatu risiko
menentukan waktu Yang tePat. Beberapa penentu meliPuti: kapan tindakan itu lengkaP;

L. b. c.

d.rl suatu kejadian (misalnya ketika properti dijual,

pemisahan).

tindakan teralfiir; enfi terakhir;

saat

2.

Tanggal kalkulasi harus ditambahkan padir arsip dan diberikan

sistem kontol, misatnya 1105 R2005, untuk mencatat bahwa

nornor entri klas 1105 sudah dialokasikarr untuk arsip

dievaluasi pada tahun 2005.

ini

dan

3.

Apabila pemilahan sudah dilaksanakan sejak penciptaan, dapat memilih untuk mengalokasikan suatu periode evaluasi unl
seiuruh'arsip dan tidak mencoba unhrk menenfirkan tanggal evalu untuk setiap arsip pada saat penciptaan (misalnya evaluasi seluruh
setelah 5 tahun).

i. 5.

Apabila evaluasi dijalankan, kejadian tanggal penentu didasarkan waktu sebelumnya' Apabila ini terjadi, maka tindakan penyusutan
diinplementasikan.

Untuk arsip yang bemilai guna sekunder, penentunya adalah

ketika kebutuhan bisnis berakhir dau arsip dapat dikelola sesuai pedornan lembaga kearsipan statis. Sebelum pemindahan, organis harus melalaanakan evaluasi dan pemeriksaan arsip untuk: a. menentukan apakah arsip 'tersebut sudah dipelihara konsisten dan masih dapat dikategorikan sebagai bernilai
sekunder; serta

b. .

mengonfirmasikatr bahwa kebutuhan organisasi akan arsip untuk pelaksanaan kegiatan sudah berakhir'

a ,iatP44:3,,/MEtDUL 3

3.23

6,

tT*kT ini merupakan proses terakhir' Untuk beberapa arsip paktif' dan kalkulasi tanggal penyusutan setelah tanggal p"'J'* iii"mur<an tanggal penyusutan aldrir dapat dilampaui. Dalam hal ini kemudian
dimasukkan
mengacu nuuu mengelolanyu ..'uiiA'ngun

(D misalnya 1105"D2007 n. Oaurn uttip dan arsip tlyot' dibuat untirk

otJ*"Glv"'* ;;#g.":l

ht'O',du' pengaturan p"do*a' lembaga kearsipan statis'

7,

Dapat

ketentuan mrlmal otoritas hanya merupakan harus bisnis tertentu, maka organisasi pendek *tor. *"*Inuhi ketentuan
menYesuaikannYa

diberik-

retensi dalam suatu ltX^periode Apabila periode ini terlalu

Berdasarkan ISO 2018509-1'1 harus: tllektronik, jadwal retensi

Statis tentang Penyimpanan Arsip

),,

kerja yang terkait dan pejabat disetujui oleh seltrnrh unit

di

dalam

1, lliflrl,l,t'r.t"lah

menjamin bahwa mencari'bantuan hukum untuk

di pto"aural yang dibuat harus tercakup
secara tetap'

masalah hukum daPat diselesaikan'

4,

seluruh

.irt"- oui"alt]'tt"tu'i

dievaluasi t. meliputi kebijakan organisasi untuk dapat pemusnahan informasi' 6, meliputi kebdafcan "'l*it"ti untuk mengontrol beberapa hal tentang k*:tY-^T::: William Saffady menjelaskan pengelolaan arsry io*ponen inti dalam program rndwal retensi *"*J* organisasi membuat jadwal retensi' suatu elr:ktronik yang sisteffi D;;;*

dalam jadwal retensi'

tlttpatmengetahuibahwapenyusutana.sipelektronikmerupakanalr;tivitas dengan prosedur

pcngelolaan

*iol*Jrtd' itt"''J'yu"g Fn**

vu'g

pelnksanaan

maka tliirnplementasikan secara tepat' tertentu untuk kegunaan seri arsip elektronik dan menjamin ketersediaan referensi bahan itu dapat menjadi jangka waktu tertentu' sehingga arsip yang akan datang;. LuJ oipror", kembali di masa l ---:- elektronik arsip '1. menjamin kesesuaian dengan ketentuan pengelolaan perundang-undangan yang berlaku;

dan vt"nu'ot faffadl' . Mo"u dibuat jadwal retensi akan:

dan harus dilakukan

l,

yang disebutkarr di dalam peraturan

3.24

EToMA6I

E,ALAM KEAREiIPAN

3. 4. 5. 6.

menjamin bahwa arsip yaog diperlukan untuk kepentingan bahan akan tersedia untuk dau memfasilitasi pemenuhan permintaan
permohonan hukum lairnya;

yang mencegah pemusnahan arsip elektronik oleh pihak-pihak hukum bertanggung jawab, dengan demikian menghindari rnasalah berkaitan dengan tindakan tersebut; membuat efel:tivitas penggunaan alat dan media penyirrpanan arsip elektronik untuk mengidentilikasi series arsip yang sesuai penyimpanan on'lin e
dan' off-line; ( meminirnalisasi ketentuan penyirnpanan dengan pemusnahan

diperlukan lagi; hapus atau merrbuang) arsip elekronik yang sudah tidak
serta

T.mengeluarkandistmagnetik,pitamagneti!rewritailleopticaldisk'Mn medil rellm lainnya untuk digunakan kembali, dengan memperkecil

media baru' .pengeluaran (biaya) untuk

lalu untuk Konsep retensi yang tlikembangkan setengah abad yang Keputusan retensl pada kertas masih dapat digUnakan untuk arsip elektronik. meskipun prinsipnya didasarkan oleh konten arsip bukan dari formatnya' pada Seperti perti:ribangan' format dalam kondisi tertentu juga dapat menjadi lrriteria oleh ditentukan arsip non-elektronik, periode retensi arsip elektronik

huku&administatif,danpenelitian.Kriteriahukumdapatditentukanoleh retensi arsip unhrki) hukum atau peraturan pemerintah yang memandatkan vr@E ylng D4u)6 orang tellslrtu. Banyak JeMsnahl,n :*". l"*T,*"T*j jangka waktu tertentu. JangKa waKlu sebagai bahan bukti dalam kasusri elekronik arsip pengakuan perhatian pada kriteria retensi_ yangli hukum. Beberapa orang lainnya mempertirnbangkan dan pengeluaran manajemen berorientasi pada pajat yang berkaitan dengan danapublikatauperusaha*,**berbedadariparameterhukr,rrr!meskipun,l pada hukum dan peraturan' tunyut kriteria ,etensi fiskal dan pajak dilekatkan
perundang-undangan kepentingan untuk series arsip tertentu untuk mendukung misi organisasi, tertentu (untt'k publik (urrtuk arsip pemerintah), dan kepentingan pihak-pihak dengan berkaitan ini Kriteria arsip perusahaan yang terbuka untuk umum)' secara jangka panjang ketersediaan arsip elektronik untuk administrasi lanjutan Kriteria administratif (operasional) didasarkan pada kebuhrhan

konsistendanberlanjut,sertapelaksanaantugasrmitkerja'Kriteria

3.25

a AgtP4A3zlMoE)uL

- ntet

pertimbangan yang rdrninistratif merupakan banyak arsi o elektronik'

rc

paling penting pada

saat

vang yang ^"'*tt":i1t'l'"r"rttto"it selain hukum d;';;;i;itt'utit dapat berisi informasi *" demografer' l"t*'" potttsahaan, p"'nt'i#' politik' so'iotogi'' ekonom' para perhatian J;;;;;'-;li perhatian rnerrjadi elektronik juga menjadi yang f"i*V"]i"U"'upu nlurr ahli-ahli pasar' dan lainnya ''ip anatis tec"naerungan gattcalogis, p"'ytlidik:;;;; pt'"ril.* ui*" I(riteria 'retensi vang t;;i;;iur* -*r*a"rg huk;rn ahli d"' tid"k sebagai nilai guna
herorienrasi oru, o""rui*" bisnis primer dengan kepentingan rokunder o,'tort *'*i"aJu*ya

ntukan periode r"tlnsi'untuk

dikelola oleh

dikategorikan

II.

PENYIMPANAN
tserdasarkan

lilcktronik,

terdapat i*--"*u

ISO

2018509-l

'l

Arsip Statis tentang Penyimpananmengimplementasikan

datam disk

untuk

standar

'l'"'[iTlfdata once, read *'*

(dan indeksnva) fisimnan.di

woRM

(wrire

dapat digunakan disk optlc vanghanya

';;-;"o;tlog\ untukmenyi*rt';;;-'-"0'i'kapidatatersef,utdapatdibacaberkaliseperti CD-ROM' me*p"'yai standar' tidak dibaca kali)' Drsft woRM;; pada woRM hahva dapat ;;;;iri;p"; berarti, ini Har menyimpan data yang digunakan untuk a"u" vuneiu;Ji**' dengan jenis I)'
padanva'

wo*M

;r,

Hanva,u,l'

penyimpanan lain

v"gilil;;;;t-,,1Y3*' (implementasi jenis II)'

III)'

dil;;;;s;co-n

timnrementasi

jenis data disimpan dalam

arsrp

r.
(;.

.fidak ada d,r/.

penyimpanan $;Ilil"vung aig*akan di dalam

jenis statis (imPlementasi

PENGAMANAN Menurut Saffady' pengamanan' yang diakibatkan ote.n

?tll "'"*tonik

dimaksudkan untuk

1' . trtr:ncegah bahaya yang tidak terduga; peiu'nuhan at'u kejahatan ').. pencurian atau salah penempatan;. . ' yangtidak sah] serta

l,

; [r*p'i melalui modif*asi tidak berwenang' i;, ;;;*". oleh pihak vans

3.26

EIToMA6I DALAM KEARBIFAN

Oleh karena ihL ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko efektif untuk arsip elektonik(8): Kesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di

1.

kebij akan dan prosedur. z,

,.

Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luas. Lingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik:

a. b. cd.

4.
5.

Menghindari bahaya dari fisik dan iklim Mencegah dari entri yang tidak sah Mengunci area penyinrpanan ketika tidak digunakan Melindungi dari kerusakan elektronik Pengawasan kopi arsip elektronik. Perlindungan dari gangguan elektronik Membatasi akses ke peralatan komputer Mepatikan dan mengunci peralatan apabila tidak digunakan

{,

a. b. c. d.

Metgontrol akses dengan passwords dan identitas personal Mengirrplementasi perlindungan dari virus i

Pelaksanaan pengamanan arsip elektronik didisain untuk nrendukung restorasi operasional misi yang penting pada saat terjadi bencana. Baik pada arsip elektronik maupun non-elektonik, pengamanannya terganturrg pada

taribahan penyinlpanan yang didisain lfiusus dan duplikasi arsip penyimpanan offsite. Pelaksanaannya akan efektif apabila dikombinasikan. Lemari file, ruangan besi (vaults'1, dan tambahan penyimpanan lain yang menyediakan perlindungan arsip elektronik on-site dari ancaman tertentu.

Arsip elektronik dapat diamankan dari pencurian, misalnya, dengan menyimpannya di dalam lemari file yang terkunci, lemari yang kuat, atau,
ruangan besi.

Pendekatan yang paling efektif untuk mengamankan arsip elekronik adalah dengan menyiapkan kopi backup yang ditenpatkan pada lokasi offsile. Penrbuatan kopi backup file secara rutin dilakukan dengan prosedur di dalam pusat instalasi mainframe ,lan kornputer mini serta server jaringan Pada instalasi kornputel deshop, di mana prosedurnya tidak dilakukan secara

ruti& maka operasional baclary dilakukan secala sporadis.

tegas.

Untuk

pengamanan arsip elektronik yang efektif, tangguug jawab bachry harus secarajelas diberilran. Jadwal backup harus dibuat dan dilaksanakan dengan

I ltlP++szlMoouL

3.27

dipertimbangkan Prosedur backup sudah drives hard npnn pada

inf-ornasi irs& optltat' pita'mag'"tT' untuk juga penting tutt Jubs vw'rruD

;ff;;il;;;

ti"nu'f it *'e:lY:f membahavakan

*t'p

Otnl'*

untuk infgrmasi^yang

t::"H:':ffT*::l
hT:

,1:1it3"tit vang direkam'

penyerang an, dapat dirusak dengan yang, meskipun bukan sasaran untuk

ffi:ftru;;;;; ;;;;
;:;;;; rr;;ri"*
b

untuk noai cara. Media backup yang diseleksi

ian

-:bq:rrt pemurihan kembari aprikasi yang

bhubunsand"r,gu*vu'ruda.-bebe:ap,aiYilt],:,:Y,::::ii:"::Tl1 anke hard drivetain'untuk mengamankan

at"o'o

Sil;]ffi
guk

ptTi'.d11]Ti.Y::111ff kopi ackupaiuuat pada *1dT elektronik, ' dan dr's't optikal dapat juga digunakan di u'"iiltiltpitamagnetik dan disk optikal lainnva

)i',i''ii'^*ug"ttiL

metnbuat kopi komputer, video, dan aplikasi audio'

PRESERVASI
yang banyak diinati Preservasi arsip elektronik merupakan tantangan pada lingkungan Berbeda rCe studies 8.
dan konteks kertas dengan konten, stu'ttur, preservasi arsip sebagai ualy

ft, ;rffi;'*ririJaL menurut ffi tJ'n',i"',prir.*^i*"aiuarsin,ere\troltiill1tf^5TT:;;*#; yang melekat pada media

;;;.t#

u*ti

,it, ,r.ip*i,

sumber mungkin dapat menyerahkan.sejumlah tll:-Ot:1l[#-:* dipertimbangkan o,,tot me"ptes"rvasi tetap gagal untuk memnamun ."uuguinya)

?lT-y3}u::11 yang

rlffi'ff*t, o-

u;;;;;
ll

diam konteks &ngan entitas prr.ipu* yang dikembT*un oleh arsiParis' dan staJar-standar dasar glluoi dengan
bowut', pengawasan

lrvasi arsiPnYa. yang bernilai guna sekunder llal ini sudah dapat dibuktikan bahwa arsip dipreservast Jrrt ortt mungkin lebih efisien dan ekonomis tersebut' lingkungan komputer

terpenuhinya te*Uugu kemsipan:statis untuk menjamin yang telah ditentukan ffndar-standar yang terdistribusi' menurut S/za! Pondekatan pr"s"*usi arsip elektronik

"

En t

tersebut,

ut

un *""gt'indarkan lembaga kearsipan statis

pada

ipmpleksitas aan biava

Keuntungan lainnya' dan pengelolaan arsip elektronik(6)' ltnroliharaan dapat berkonsenffasi pada fungsi ftfl'tli lembaga kearstpan statis tersebut tanggung jawabnya dalam lingkungan pnroriksaan dan pengawasan serta

invJstasi'".q't".1,J")1-::*::::3.j"T# para

3.28

ElToMAEt oaL.AM KE

"arsip statis virtual" yang terdistribusi. Sebaliknya, solusi sernacam

memerlukan kesadaran yang penuh dari instansi-instansi pencipta fungsi arsip statis.

AKSES

Lingkungan elektonik memberikan kesenpatan dan tantangan melalsanakan firngsi arsip statis yakni akses dan penggunaan@. dengan keserrpatag berbagai perangkat saat ini tersedia untuk lokasi akses arsip elektronik jarak jauh, sehingga baik arsiparis maupun tidak perlu berada di tempat yang sama dengan lembaga kearsipan yang menyirnpan arsip statis. Jadi, dalam berbagai kasus, kebutuhan mengurrpulkan arsip statis lenrbaga kearsipan statis yang sental menyediak4p akses arsip dan mengelola penggunaannya berangsur akan berkurang (meskipun pertimbangan lairnya-misalnya untuk
keamanan-masih ada di dalam pendekatan ini). Tantangannya adalah

penyediaan akses dan penggunaan arsip statis elektonik berasal konplelsitas preservasi arsip serta pengertian-pcngertian arsiparis lembaga kearsipan statis dalam kaitannya dengan keahlian baru
diperlukan. Preservasi dan akses arsip elekronik saling ketergantungan, ketersediaan arsip adalah utuh secara fisik, teridentifikasi, dan dapat diakses dapat diselelci di dalam strategis dengan cara yang sesuai dengan pengaturan asli arsipnyq dipreservasi dalam suatu fonnat otentik yang bersejarah. Teralihir, arsip yang dipahami adalah arsip yang dapat digunakan sebagai bahan

Selain

itu, arsip yang dapat

s"jarah. Hal

ini

memerlukan identifikasi asal usul arsip,

pengaturan asli arsip, dan ketersediaan arsip yang berhubungan informasi kontekstual lainnya(6).

Lebih lanjut pada Sudy ICA 8 dikatakan bahwa akses arsip

elektonik memiliki sisi penawaxan dan perrrinaan(9). Arsip statis penawararmya. Perrnohonan akses arsip merupakan permi
Teknologi komputer adalah alat unhrk mengirimkan arsip kepada
atses.

Sisi penawaran fungsi atses adalah tetap dan pasti. Arsip statis h tetap seperti ketika diciptakan dan diseleksi melalui penilaian. dibaasi oleh'kebrituhan bisnis pencipta dan ditentukan oleh

I Aawcaez/MtrDuL

serta aklivitas pencita yang digunakan untuk menjalankan tugas dan Pcrmintaan akses arsip statis elektronik sepertinya menjadi variable yang Setiap saat mungkin ada bermacam-macam permintaan, dan karakter

lntaan berubah setiap waktu. Permintaan akses untuk tujuan memori atau pertanggungiawaban jangka panjang akan diambil dari

penciptaan arsip. Namun, banyak permintaan akses arsip statis ik tidak untuk bahan bukti organisasi atau aktivitas penciptany4 untuk informasi yang ada di dalam arsipnya. Karakter bahan bukti arsip penting dalam banyak kasus, karena tidak mungkin untuk meng-

informasi yang ada

di

dalaur arsip secara tepat kecuali

materi dokumentasi sebagai arsip dipahami. l'longertian akses, teknologi informasi, akan berubah setiap- saat, dan bohan datam teknologi informasi akan berdampak pada aksesibilitas clan permintaan akses. Arsip elektronik tidak akan dapat diakses apabila g pada keusangan teknologi. Selain itu, karena teknologi informasi an kekuatan lebih yang pernatr ada dan akses yang fleksibel serta
tomu balik, maka peneliti akan menggunakari alat ini untuk mengakses ;tatis. Jumlah peneliti yang mencari akses dapat diharapkan meningkat
dengan meningkaurya teknologi yang dapat menyediakan kemungkin-

*ses jarak jauh serta efektif dalam pembiayaannya. Terakhir, dengan permintaan peneliti yang sejalan dengan meningkatnya yang ditawarkan untuk akses, maka dapat diharapkan untuk peran lembaga kearsipan statis sebagai mediator atau ,g"l
) akses.

llohingga, fungsi penyedia akses arsip statis elektronik dapat diletakkan satu dari pengirim obyek yang pasti untuk suatu perubahan dan pasar berbeda. Agar tetap responsi! maka fungsi akses harus beradaptasi perubahan dalam permintaan dan mengambil manfaat dari teknologi. Bersamaan dengan itu, fungsi tersebut harus dapat in otentisitas produk yang dikirimkan' Untuk itu diperlukan kontrol ual yang sesuai terhadaP mIP, metode untuk penyediaan arsip, serta yang tepat pada waktunya untuk perubahan dalam permintaan dan tcknologi.

3.30

rITCtMAtsI O.A.LAM KE

J.

PEI{YUSUTAN

15489-1 tentang Records Management menjelaskan irplementasi penyusutan. Otoritas penyusutan yang mengatur pemril
arsip dari sistem yang beroperasi harus diaplikasikan unhrk arsip secara dan sistematis, dalam aktivitas bisnis yang dijalankan' Tidak ada penyusutan yang harus dilalarkan tanpa meqiamin bahwa arsip memang tidak lagi diperlukan, yakni tidak ada pekerjaan yang belum dan tidak ada proses pengadilan atau penyelidikan yang dilakukan
1

$O

menanti yang tergantung paala arsip tersebut sebagai bahan bukti' Tindakan PenYusutan mencakuP :

1. 2. 3.

4. 5. 6.
7

pemusnahan secara fisilg termasuk menghapusnya, rctensi untuk periode berikutnya dalam unit kerja, penyirnpanan atau media yang sesuai di Bpmin.tahan ke tenpat pengawasan orgarusasl pemindahan ke organisasi lain yang bertanggung jawab untuk

bisnis melalui restrukturisasl penjualan atarr privatisasi, pepindahan ke terrryat penyfurpanan yang'dikelola atas nama ori

It"n pinut ktiga

yang memiliki kontak persetujuan yang sesuai'

pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yang ditunjuk sementara panyimpanan fisik arsip tetap dilakukan organiibsi PenciPta, pemindahan ke lembaga kearsipan statis, atau pemindahan ke otoritas kearsipan statis ekstenral' Prinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik arsip' Pemusnahan harus selalu diotorisasi' Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyelidikan sedang berlangsung tidak dapat dimusnahkan Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap menjaga
sialitas informasi yang ada di dalamnya'

. 8. 1. 2. 3. 4.

meliputi Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan' dimusnahkan' keamanan, kopi preservasi dan kopi bachtp, harus

) Aste++azlMEDUL 3

3.31

LATI HAN
Anda mengenai materi di atas' Untuk memperdalam pematlarnan kerj akanlah latihan berikut! yang harus .d']1k** Dalam pengelolaan arsip ada kegiatan-kegiatan saat ini berikan [ndonesia di arsip puau Dongan berkaca pndapat
pelaksanaannya dan berikan solusinya! mompunyai masalah Oarai
P s lun i

Anda

"tt*g

'i*'ip"ng"toiuttgi;tu*t"giutun

pengelolaan

yang

sering

uk J aw aban Lat ihan

penentuan retensi, penyimpanan, tilmarcia adalah penciptaan,

prosorvasi, akses, dan

dalam pengeiolaan arsip yang Kegiatan-kegiatan yang termasuk pengamanan'

penyusutan'
,r

I K i

RAN'iKUM AN
sanvak pihak vang menvatakan

,or,u?il'"lXtnuf; Ji'#ri",;;;'k;'"dirkeberadaanarsipelektronik' Council on Archives (lC/t\ llerkaitan dengan hd t;;;;1iti'notion.ol atau tti"g"ir informasi .yanu terekam dibuat mendefinisikan trgsrafan atau,ilenyelesaikan "*ip tliterima dalam memuiai, Leniatant<an konteks dan fr+iri bukti .dari -toot*' institusional utau i,,aiilu kegiatan' cukup untuk membirikan bahan

?1y1**]: "1tri]*":ff

il'yan;

,*fo*

l)

ke Menurut fCa, arsip?upaiditctasifikasikan berbagai v"Irri llby,gan berkas dengan berdasarkan tng'ioyi, 't lingkpgu, dalam di . jenis aktivitu, aun unraksi peneadilan' berkas (yang

V*g

dalam dua l<riteria:

p**t:l*

dan/atau il;&;;d"rri dotto*"n web site'dsb; contoh: dokumen vang sef9ai formatnva' i"' 2) ;;;d;rrdu",tot (word)' database' dokumen hypertext'

i.'Uug"i .""ot,' Utt[* berorientasi p"au'"uiluit^i'suuy9k,.

diolah dengan pt"gofuft kata

kasus' berkas

u.r[^

pegawai, berkas

;il;;t

ra a"n"Z',

e-mails' voice mails'video' dsb'

Management' arlin me'mitiki Menurut ISO 15489-1 tentang Records pokok dan fungsi serta tugut hcberapa karakter irnhrk mendotung
rnemberikan bahan bukti:

3.32

C]TOMASI DAUM

KEAREiIPAN

1) 2)

Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan de konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat

dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan

3) 4)

transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak diubah.

Ketergtrnaan,

yaitu kesanggupan arsip

untuk

menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

Berdasarkan ICA Study 16. struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, tegnasuk penggunaan simbol-simbol, tata letah format, media,
dan sebagainya,

, Menurut ICA Study l6,.metadsta adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip.
Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang konteks adalah salah satu elemen yang diperlukan'untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip. Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip'

(misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas,
pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.

Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud' p"rf-p*r, dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk' -"ogotttol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses

arsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas . Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan'bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6). Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16, yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan

arsip.

I AalP++szlMEDUL 3

3.33

sistem yang telah ada' Tahap ini ;lrtcm informasi yang baru atau jelas:

Uil;il;rrrk

ii il **u
2) 4)

;i ;;d;i"d*siP

mena"-rrnisitan secara ,.y*g harus dikaptur dan dipelihara; arsipnya; mengapa orgamsasl harus mengkaptur
Perlu diPelihara;

karakter arsip apa

V*g Oii*f*an

dan harus diimplementasikan'

suatu cara bagaimana Arsip Nasional Austratia ';* "' memberikan mengidentifikasi dengan titto"."ll . ffonentukan retensi evaluasi dari ianggal kalkulasi dan pt"J'* tanggal
kcmungkinan Dcnentuan tanggal

ffi;,ffi'ffiT;t
Berdasarkan

ISo ;ti8-ioe-t't ttnlut'g Penyimpanan Arsip

,.*"[*t, "* mengidentifikasi arsip. yang memiliki i* *",,*r* 6eea evaluasinva(D'

Statis

lllckronik, jadwal retensi harus:

i

informasi' I dibuat untuk setiap jenis kerja yang terkait'dan pejabat di dalam unit selumtr ;i iit*lrf "f.t organisasi, hukum untuk menjamin bahwa setelah mencari 3) -banpan ' disetujui ,otuluh hukum daPat diselesaikan' yang dibuat harus 4) ;;i*rh ,irt"rn din aoto-tntasi prosedural

:t)

;i *"ili"ri

tercakuP di dalamjadwal retensi' tetap' ,.ffprt! kebijakan oreanisasi untuk dapat dievaluasi secara r.rLiiutun--oft*ituti untuk mengontrol -pemusnahan

informasi.

Menurut Saffady, apabila dibuat dan diimplementasikan

topat, maka jadwal retensi akan:

secara

t)

arsip elektronik tertentu menjamin ketersJaan dan kegunaan seri arsip itu dapat menjadi bahan untuk jangka waktu tertentu, 'elinggu yang akal datang; - . refereisi ituu dip,o'"t kembali di masa

2)
.r)

pengelolaan arsip elektronik menjamin kesesuaian dengan ketentuan di dalam peraturan perundang-undangan yang

yang disebutkan
berlaku;

kepentingan bahan menjamin bahwa arsip yang diperlukan untuk pernrintaan

bukti akan r.rr"aiu

#to[ dil

memfasilitasi pemenuhan

4)

dan Pefmohonan hukum lainnYa;

5) membuat.ftkild;;;;g*'"fengidentifikasi arsip elektrorik;;f

untuk penyimpanan on'line dm offline'

*tip 6ftm9"ik oleh pihak'pihak yang tidak mencegah d"dan demikian menghindari masalah hukum bertanggung yang uiitaiiat dengan tindakan ter.se\t; u}:.d* media penvimpanan untuk

p".u*'f'* j"*;t

series arsip yang sesuai

3.34

ElToMA6l DALAM KEARSIPAN

6) 7)

meminimalisasi ketentuan penyimpanan dengan pemusnahan (menghapus atau membuang) arsip elektronik yang sudah tidak
diperlukan lagi; serta mingeluarkan disk magnetik, pita magnetik, rewritable optical disk,

dan media rekam lainnya untuk digunakan kembali,

memperkecil pengeluaran (biaya) untuk media baru-

dengan

Berdasarkan ISO 2018509-l.l tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, terdapat tiga cara untuk mengimplementasikan standar penyimpanan: tl Seluruh data (dan indeksnya) disimpan di datam diskWORNl (write

once, read many yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat
digunakan untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca berkali-kali). Drk WORM tidak mempunyai slandar, tidak seperti CD-ROM. Hal ini berarti, data yang disimpan pada WORM hdhya dapat dibaca dengan drive yangsama dengan yang digunakan

untuk menyimpan data padanya. WORM disebut juga CD-R

2) 3)

(implementasi j enis I). Hanya seals yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam jenis penyimpanan lain (implementasi jenis II). Tidak ada dlsk WORM yang digunakan di dalam penyimpanan arsip statis (implementasi jenis III).

Menurut Saffady, pengamanan arsip elektronik dimaksudkan untuk

mencegah bahaya yang diakibatkan oleh: 1) kejahatan atau pemusnahan yang tidak terduga; 2) pencurian atau salah penempatan;

3) 4)

korupsi melahri modifikasi yang tidak sah; serta penutupan oleh pihak yang tidak berwenang.

Oleh karena itu, ada beberapa elemen dalam program kontrol risiko yang efektif untuk arsip elektronik:

i;

fesadaran yang tinggi dalam hal risiko yang dituangkan di dalam

kebijakan dan prosedur. ' Pedoman kontrol risiko yang disebarkan secara luasLingkungan penyimpanan yang aman untuk kopi arsip elektronik: a) Menghindari bahaya dari fisik dan iklim b) Mencegah dari entri yang tidak sah c) Mengunci area penyimpanan ketika tidak digunakan d) Melindungi dari kerusakan elektronik Pengawasan kopi arsip elektronik. Perlindungan dari gangguan elektronik:

2) 3)

4)
5)

3
^tlpeesztMctDuL

3'35

a) Membatasi akses ke peralatan l5omputer tidak-digunakan b) vt"*utit* dan meniunci peralatan aqabila dan identitas personat .i Mengontrol akses dengan qassworls dari di Menf,implementasi perlindungan virus
yanq lanyak Preservasi arsip elekronik merupakan tantangan Berbeda pada 8' Studies ICA menurut arsiparis, diminati dan baru bagi media arsip elektronik saja tidak ilgil;; aerbasis ["**'p."..*asikonten' struldur' dan konteks yang af.fiit Jr"rt pi. Arsip kertas dengan sebagai bahan pada media Etiktt; mframin preservasi arsip

,urrfr,

bukti. Pendekatan preservasi arsip

elektonik yang terdistr\st'.menurut kearsipatan statis stuay-ice s d"uut, ut* .r"grtindartan lembaga berhubungan yang teknologi investasi, oada kompleksitas Jan biaya elekronik: pengetot*.Ttto aan ffi " "iingk*gan elektronik memberikan I"t"Tp*, d* j11ftff dan penggunaiul untr[ ,irutl*ut* fungsi arsip statis yakni akses berbagaipirangkat saat ini tersedia untuk Borkaitan dengan t rr.-p"ut'o, 'eiettroniL baik arsiparis ;arat< iaut" sehingga [k;;i ;* afses arsip yang sama dengan tempat ;il;-t";ehti tidal perlu berada di

il;ffiiihfu

iearsipan statis yang menyimpan arsip statis' i;6;g" '- -prlservasi'dan saling teterggrturlg$,
akses arsip

kTena eli.ronik fut..r"aiuu"msipadalahutt'h'""tufisik'teridentifikasi'dandapat di dalam iiU*".-S"fri" itu, arsip yang dapat diakses.dapat diseleksi pengaturan asli

dengan ooncarian strategis dengan cara yang sesuai dalam suatu format otentik yang bersejarah' ffikfitt, karena;tp V*g dipahami adalah arsry yang dapat digunakan

il;ffi;,ffi"a?p*r.*7"i

robagai bahan bukti sejarah.

ISO 15489-l tentang Records Management menjelaskan yang mengatur lmplementasi p"ny*otut. Otoritas penyusutan untuk diaplikasikan harus beroperasi ooi,inaun* .rip a*i ,irt". y*g dijalankan. yang bisnis aktivitas dilam ffi';;;;tildan sistematis,

tentang

l) 2\ ti

Tindakan Penyusutan mencakuP : pemusnahin iecara fisik, termasuk menglapusnya kerja' retensi untuk periode berikutnya dalam unit media yang sesuai di atau penyimpanan t"*pot pl*inOut*
-bawah

t"

4) p".iraunai

PengalYasan organisasi,

yang dikelola atas nama f) p.*i"aut* ke tempat penyimpanan kontrak persetujuan yang memiliki kiigapihai< iig*i*"i oleh
yang sesuai,

aktivitas bisnis

bertanesrms Jrya! ytuk t" -g;it"ti J;in. vals atau privatisasi, penjualan meliui restruknlrisisi,

3:36

OToMAsl

oALAM KEAR

6)

pemindahan tanggung jawab untuk mengelola ke otoritas yang aitrqi"t t"*"ot * penyimpanan fisik arsip te.tap dilakukan
organisasi penciPta, pemindahan ke lembaga kearsipan statis, atau pemindahan ke otoritas kearsipan statis external

7) 8)

1)

2) 3) 4)

Prinsip-prinsip berikut ini harus mengatur pemusnahan fisik'arsip' Pemusnahan harus selalu diotorisasi' Arsip yang berkaitan dengan proses pengadilan atau penyehdr yang sedang berlangsung tidak dapat dimusnahkan

Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dengan tetap meq konfrdensialitas informasi yang ada di dalamnya' Seluruh kopi arsip yang diotorisasi untuk pemusnahan, kopi keamanan, kopi preservasi dan kopi backup, harus di
kan. 1{

_,9 TES FBRMATIF

Jawablah tes formatif di bawah ini pada kertas terpisah' pada bandingkan jawaban Anda dengan kunci jawaban tes forrnatif akhir modul Anda. Buatlah perkiraan pencapaian Anda terhadap tes yang diberikan, Apabila Anda merasa kurang, usahakanlah untuk mengu materi pada modul ini. Selamat bekerja!

1) 2)
3)

Selutkan karakter-karakter arsip yang mendukung tugas pokok fungsi serta memberikan bahan bukti yang disebutkan dalam
I

Sebutkan persyaratan pembuatan jadwal retertsi berdasarkan 20 1 8509- 1. 1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik! Menurut Saffady, 4pakah yang akan t'erjadi jika jadwal retensi dibuat
diimplementasikan secara tePat? Sebutkan tiga cara implementasi standar penyimpanan berdasarkan 20 1 8509- 1. i tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik! yang Sebutkan elemen-elemen dalam program kontrol risiko untuk arsip elektronik! Sebutkan tindakan-tindakan yang termasuk dalam penyrsutan! Sebutkan prinsipprinsip dalam mengafirr pemusnahan fisik arsip!

5489-1 tentang Records Managernentt

4)

s)
6)

7)
8)

^)l?44e2/l'{oouL
"

Tes Formatif 2 yang eocokkanlah jawaba4 Anda dengan "ini'KunoiJawaban

buat

ii*

di

Hitungh.jlYlT bagian "ryi-*lT; penguasaan "kh*;;fu mengetahui tingkat unhrk berikut rumus g"rrfu"n

tcrhadap materi Kegiatan Belajar 2'

ringkat pensuasaan

'"**';ffiJ#'it
?B :

x 100%

Arti tinekat penguas&rn:

,rXY

f*

*t"t

7O- 79%:cukup
<.70Y"
Apabila mencapai tingkat penguasaan

kurang

harus mengulangi materi i<"giutuo Belajar

8!!.-atau lebih'':Afda dapat a'""g""'*.a"r-'elanjutn:va' nry1sl Jry 1l'P:Xl yang bagian i3"1: 2' terutama

*"*

"{
3':'38

OToMA.SI DALAM

Kunci Jawaban Tes Forma

Tes

l)

Formatif I Business information systems (BIS) adalah sistem yang menyimpan, memproses, dan menyediakan alses ke suatu i bisnis organisasi. Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen sistem e-commerce (sistem yang mendulang e-business dan online); sistem manajemen relasi kliery sistem data geospasial si

manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; pangkalan data yarrg dibuat berdasarkan tujuan tertentu

2)

dikostumisasi. Kemampuan ERMS untuk: n"renjaga kontekstual infor4asi dan ele

data arsip diaamis secara tepat, dan hubungbn antar arsip

4.

'

'

3)

memu$Fkinkan identifrkasinya, mendukung nilainya sebagai bukti menyediakan akses padanya sepanjang wakhr; memungkinkan apli proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan arsip, seperti kontrol akses dan ksamanan, unfuk mempreservasi dan mengamankan integritasnya. Spesifrkasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manaj dokumen dan manajemen arsip. Manajemen dokumen: berkaitan i

kemampuan,-untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan me software EDMS. Manajemen arsip: berkaitan dengan kemampuan mengaplikasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, penggunaaD dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bi dalam bentuk arsip (yang dapat tennzrsuk dokumen atau dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat j
memasukkan kemampuan manajemen arsip.

4)

EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan pengi dokumen, untukpencarian dhn penarikan yang mudah; integrasi paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan;

s
^,tts++gzrMoouL

3'39

akses dao versi dari krn kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol
dokumen'

dapat dihaPus oleh PemiliknYa. diimplementasikan dengan fokus untuk memenuhi

Arsip hanya dapat dihapus dalam keadaan

Biasanya diimplementasikan dengan fokus Diimplementasikan untuk memenuhi Fasilitas retensi adalah perintah dan Skema klasifikasi adalah hal yang tetitidan Sistem ini dapat mandukun$ penggunaan dokumen sehari-irari uhtuk tuiuan bisnis, tapi terutama untuk tempat nrenyimpan

retensi adalah oPsional dan penyimpanan dokumen adalah

ini mendukung Perpgunaan &kumen sehari-hari untuk tujuan bisnis'

lfu h'ormatif 2

i,

dengan konteks, otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaian

strukturdankonten.Artinyaarsipdimaksudkanmemilikipokokisi; bahan bukti Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan yang dapat konten yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki

Aipi.uf

transaksi' karena secara lengkap dan akurat menggambarkan dengan arsip yang aktivitas, dan fakta-fakta; Integritas, "yaitu berkailan yaitu kesanggupan lengkap dan tidak dapat diubatr; dan Ketergunaan,
organisasi' menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan

dan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali' menyajikan'

3) Dib;

untuk setiap jenis informasi, disetujui oleh seluruh unit kerja yangterkaitaanpeSauatclidalamorganisasi,disetujuisetelahmencari hukum dapat bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah diselesaikan,seluruhsistemdandokumentasiproseduralyangdibuat harustercakupdidalamjadwalretensi,melipWikebijakanorganisasi

3.40

EToMAst

DALAM.{<

unnrk dapat dievaluasi secrlra tetap, meliputi kebijakan organisasi margontrol pemusnahan informasi. 3)

Menjamin ketersediaan dan kegunaan-seri arsip elektronik tertentu jangka waktu tprtentu, sehingga arsip itu dapat menjadi bahan atau diproses kembali di masa yang akan datang; menjamin
dengan ketentuan pengelolaan arsip elektronik yang disebutkan di peraturan perundang-undangan yang berlaku; menjamin bahwa yang diperlukan untuk kepentingan bahan bukti akan tersedia untuk memfasilitasi pemenuhan permintaan dan permohonan hukum lai

mencegah pemusnahan arsip elektronik oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab, dengan demikian menghindari masalah hukum ber.kaitan dengan tindakan tersebut; membuat efektivitas

alat dan media penyimpanan untuk arsip elektronik untuk

identifikasi series arsip yang sesuai untuk penyir4panan on-line dan /lne;smeminimalisasi ketentuan penyimpanan dengan (menghapus atau membuarg) arsip elektronik yang sudah ti

diperlukan lagi; serta mengeluarkan disk magnetik, pita rewritable optical disk, dan media rekam l4innya untuk di
kembali, dengan memperkecil pengeluaran (biaya) untuk media baru. 4)

Seluruh data (dan indeksnya) disimpan

di dalam d,sk WORM (

once, read many yaitu teknologi disk optic yang hanya dapat untuk menyimpan data sekali, tetapi data tersebut dapat dibaca kali). Disft'WORM tidak mempunyai standar, tidak seperti CDHal ini berarti, data yang disimpan pada WORM hanya dapat dengan drive yang sama dengan yang digunakan untuk menyimpan
padanya. WORM disebut juga CD-R (implemenrasi jenis I); Hanya

5)

yang disimpan pada disk WORM, data disimpan dalam penyimpanan lain (implementasi jenis II); Tidak ada disk WORM digunakan di dalam penyimpanan arsip statis (implementasi jenis III). Dimaksudkan untuk mencegah bahaya yang diakibatkan oleh: kej atau pemusnahan yang tidak terduga; pencuian atau salah
korupsi melalui modifikasi yang tidak sah; serta penutupan oleh
yang

tidakberwenang.

6)

Kesadaran yang tinggi dalarn hal risiko yang dituangkan di

kebijakan dan prosedur; Pedoman kontol risiko yang disebarkan luas; Linglarngan penyimpanan yang anran unhrk kopi arsip (Menghindari bahaya dari fisik dan,iklim, Mencegah dari entri

sall44Bz/MoDUL 3

3.41

kefika tidak .dig.unat< tldak sdu Me'ngunci rea penyimpanan Pengawasari kopi alip elekFonik); Mclindungi dari kerusakan
Mematikan dan mengunci peralatan apabila tidak ioralatan komputer, identitas personal' iigunok*, Mengontrol akses dengan passwords dan Mingimplementasi perlindungan dari virus)'

akses ke tloktronik; Perlindungan dari gangguan elektronik(Membatasi

perirnut un secara fisik, termasuk menghapusnya' retensi untuk periode ke tempat penyimpanan atau berikutnya dalam unit kerja, pemindahan organisasi' pemindahan ke media yang sesuai di bawah pengawasan jawab untuk aktivitas bisnis melalui irrganirasi laitt yang bertanggung pemindahan ke tempat ,oJt uk*riruri, penjualan atau privatisasi,

oleh pihak ketiga yang penyimpanan yang diketola atas nama organisasi tlnggung jawab rnemiliki kontrak persetujuan yang sesuai, pemindahan sementara penyimpanan untuk mengelola ke otoriias yang telah dituniuk pemindahan ke pencipa' oleh organisasi

tisik arsip tetap dilakukan

externql.

ke otoritas kearsipan statis lembaga kearsipan statis, atau pemindahan

yang berkaitaq dengan proses Pemusnahan harus selalu diotorisasi; Amip

tidak dapat pengadilan atau penyelidikan yang sedang berlangsung dengan tetap dimusnahkan; Pemusnahan arsip harus dilaksanakan dalamnya; Seluruh kopi menjaga konfidensialitas informasi yang'ada di untuk pemusnahan, meliputi kopi keamanan' kopi
arrii yurg diotorisasi
preservasi dan kopi b ackup, harus dimusnahkan'

OTGIMABI PALAM

Daftar Pusta

International Council on Archives Comrnittee on Current Records in Electronic Environment. (2005). Electronic Records: a warkbook Archivists, Intemational Council on Archives' Patis'
Technical Committee ISOITC +0, Subcormitree SC 11' (2001r'

and

Documentation-Records Management

Part l:

International Standards Organization Swiss'

National Archives

Australia. (2006). Guidelines for Implementing Functional Specificatiow for Electronic Records Management Softwarg exposure draft, ptblishied at er t ermiI guidelines.htnl.

of

Current International Council on Archives Study 16, Committee on in an Electonic Environment. (2005). Electronia Records: A

for

Archivists. Paris: ICA.

Arsip Nasional Republik Indonesia. (2005)' Pengkajian Sistem Arsip Dinamis dan Statis Berbasis Teloologi Informasi dan'
Jakarta.

current International council on Archives Studies 8, conrmittee on Management the on Guide (1997)' in an Electonic Environment.

ICA' Electronic Recordsfrom An Archival Perspective' Paris:

National Archives of Australia. (2000)- Administrative Functions Authority. Canberra: Commonwealth of Ausralia-

Saffady,Williarn(2002).ManagingElectronicRecords'edisike-3' ARMA International.

ISO/CD 1 8509- 1 -1' (2005). (&arf), Electronic Archival Storage'
ISO 23081. (2004). Metadatafot Records'

) Aa.p++ezlMctDuL 3

(2005)' (dtaf)' Documed .Management-Electronic IBO/DIS 19005'

Document

"-

Preservation' File Forrnatfor Long-term

Pokok 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Undang-Undang Nomor KearsiPan.