A.

OBJETIVO Determinar las actividades necesarias para solicitar, otorgar y dar cuenta de las solicitudes de viticos PROPIETARIO El Propietario de este proceso es el Jefe de tesorera, quien se encargar del cumplimiento del mismo en el rea correspondiente, as como de su actualizacin, revisin, adaptacin y medicin cada vez que sea necesario o se produzca un cambio en el mismo. DOCUMENTOS DE ENTRADA Los documentos necesarios para la realizacin de este procedimiento son: - Solicitud de entrada DOCUMENTOS DE SALIDA Los documentos que se emiten de este procedimiento y que sirven como control del mismo y como documentos de entrada de otros procedimientos, son: - Rendicin de viticos DEFINICIONES Gastos Representacin: Incluyen aquellos gastos efectuados en ocasiones de almuerzos o cenas por cuestiones laborales y que involucren a clientes y/o posibles clientes (exclusivo para personal de Ventas). Gastos de viaje o viticos: Incluyen aquellos gastos vinculados a viajes de trabajo y/o asociados a proyectos de clientes por los cuales los empleados deban trasladarse fuera de Lima, o bien en el caso de viajes al Exterior. Los viticos comprenden los gastos de alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), as como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisin de servicio. Bolsa de viaje: Asignacin que se concede para atender gastos extraordinarios relacionados con la comisin de servicio, incluyendo los gastos por transporte vinculados directamente a una comisin de servicio, cuyo monto estar en funcin a la naturaleza del trabajo y al nmero de personas que participen en la comisin. Fondo Fijo: Asignacin de econmica otorgada al personal que se encuentra en provincia.

B.

C.

D.

E.

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F.

FLUJOGRAMA

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G.

DESCRIPCIN

Actividad Solicitar viticos Elabora la solicitud de viticos (formato), teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la poltica de viticos. Recibir solicitud de viticos Recibe y revisa que los montos y gastos establecidos en la solicitud de viticos (formato), estn acordes a la poltica de viticos. Aprueba solicitud? Si: Ir a la actividad 4 No: Ir a la actividad 3 Comunicar al usuario De no estar conforme mediante correo electrnico, los motivos por los cuales no se aprueba la solicitud.

Responsable de la Actividad

Usuario solicitante

Usuario aprobador

Usuario aprobador

Revisar solicitud Recibe y revisa que la solicitud de viticos (Formato), aprobada por el Jefe o Gerente del rea usuaria, est acorde a la poltica de viticos. Est conforme a la poltica? Si: ir a la actividad 6 No: Ir a la actividad 5 Comunicar motivo de rechazo De no estar conforme comunica al usuario solicitante y al usuario aprobador los motivos de rechazo, esta comunicacin podr ser realizada mediante correo electrnico.

Jefe de Tesorera

Jefe de Tesorera

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Actividad Realizar desembolso De estar conforme realiza el desembolso de dinero. Elaborar sustento de gasto Una vez terminada la comisin y antes de que se cumplan los tres das hbiles otorgados para la rendicin, elabora la rendicin de gastos (formato) y adjunta la documentacin sustentatoria necesaria. Solicitar aprobacin de gasto Solicita la aprobacin del usuario aprobador adjuntando toda la documentacin para el visado correspondiente. Revisar rendicin Revisa que la rendicin de gastos (formato) y que la documentacin sustentatoria adjunta cumpla con la poltica de viticos. Est conforme? Si: Ir a la actividad 11 No: Ir a la actividad 10

Responsable de la Actividad

Jefe de Tesorera

Usuario solicitante

Usuario solicitante

Usuario aprobador

10

Comunicar observaciones De no estar conforme comunica las observaciones encontradas en la documentacin presentada. Aprobar rendicin de gastos De estar conforme aprueba firmando el formato de rendicin de gastos (formato) documentacin sustentatoria adjunta.

Usuario aprobador

11

y visando la

Usuario aprobador

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Presentar documentos Una vez aprobados los documentos por el Usuario aprobador del rea presenta los documentos en el rea de Tesorera. Revisar documentos y formato Revisa que la rendicin de gastos (formato) y que la documentacin sustentatoria adjunta cumpla con la poltica de viticos.

Usuario aprobador

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Analista de contabilidad

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N Est conforme? Si: Ir a la actividad 15 No: Ir a la actividad 14

Actividad

Responsable de la Actividad

14

Resolver observaciones De no estar conforme comunica al usuario solicitante y al usuario aprobador los motivos de rechazo y devuelve la documentacin presentada. Contabilidad general Proceso mediante el cual se realiza el registro en el Sistema de los documentos contables.

Usuario solicitante

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Finanzas

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