TECNICAS DE ARQUIVO GILBERTO MARTINS AYRES BACHAREL EM ARQUIVOLOGIA

Londrina - 2011

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1. I N T R O D U 1.1 UM "OUCO DE HISTORIA

!O

Os arquivos como insituio, provave mente ,tiveram ori!em na anti!a civi i"aao !ra!a# Nos secu os V e IV a#C#, os atenenienses !uar$avam seus $ocumentos $e va or no temp o $a me $os $euses, isto % , no &etr'n, (unto ) corte $e (ustia na praa pu* ica $e Atenas A import+ncia *,sica $os arquivos para a socie$a$e or!ani"a$a po$e ser me -or aqui ata$a, o*servan$o.se a maneira pe a qua /oram e es trata$os quan$o $a que$a $e um re!ime# Durante a revo uo /rancesa /oram $estru0$as as institui'es que se -aviam $esenvo vi$o !ra$ativamente $es$e os tempos /eu$ais#Atin!i$as as institui'es $o Esta$o, posteriormente outras, como as re i!iosas e econ1micas# Desapareceram os $ireitos $e proprie$a$e e os privi %!ios# A Assem* %ia Naciona criou inicia mente um arquivo no qua $everiam se !uar$a$os e e2*i$os seus atos, a se!uir passaram a !uar$ar os $ocumentos $o passa$o que se tornaram p3* icos , portanto permitin$o ao povo a terem acesso a e es para investi!ar os $ocumentos o/iciais para prote!er os seus pr4prios interesses que estavam envo vi$os na iqui$ao $os $ireitos /eu$ais e nas re a'es $e proprie$a$e# Durante to$a a Revo uo 5rancesa, os $ocumentos /oram consi$era$os *,sicos para a manuteno $e uma anti!a socie$a$e e para esta*e ecimento $e uma nova# To$o esta evo uo no trato $o arquivo resu tou em tr6s importantes rea i"a'es no campo arquivistico7 8# Criao $e uma a$ministrao naciona e in$epen$ente $os arquivos9 :# ;roc amao $o principio $e acesso $o pu* ico aos arquivos9e <# Recon-ecimento $a responsa*i i$a$e $o esta$o pe a conservao $os $ocumentos $e va or , $o passa$o# Cerca $e cinq=enta anos mais tar$e, /oi cria$o na In! aterra, um arquivo centra # OS motivos que evaram a criao $este arquivo /oram tanto $e or$em pratica tanto cu tura # Da$o as con$i'es astim,veis em que se encontravam os $ocumentos $a In! aterra, esparrama$os por mais $e cinq=enta u!ares $i/erentes, nas piores con$i'es que se po$eriam ima!inar, su(eitos a umi$a$es insetos, etc# Cerca $e cem anos ap4s a criao $o Arquivo ;u* ico In! 6s , o !overno americano criou o seu arquivo naciona , como resu ta$o $e uma serie $e /atos entre e es po$emos citar 7a > Um re at4rio $e uma comisso que encontrou os papeis p3* icos ?em !ran$e $esor$em,e2postos a $anos, numa situao na$a

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se!ura e pouco -onrosa para a nao@# A em $e v,rios inc6n$ios que $estru0ram uma !ran$e quanti$a$e $e $ocumentos# Os motivos que evaram a criao $os Arquivos ;3* icos po$em as quatro principais7 8A# A mais importante, /oi a necessi$a$e pratica $e incrementar a e/ici6ncia !overnamenta 9 :A# 5oi $e or$em cu tura 7 Os arquivos p3* icos constituem um tipo $e /onte $e cu tura # <A#O interesse pessoa 7 so a $erra$eira prova $e to$os os $ireitos e privi %!ios civis permanentes e a prova ime$iata $e to$a proprie$a$e tempora e $ireitos $e or$em /inanceira que se ori!inam ou se i!am )s re a'es $o ci$a$o para com o Boverno# CA# Ra"o /oi $e or$em o/icia # Os $ocumentos , mesmo os mais anti!os , so necess,rios )s ativi$a$es $e !overno# 1.2 "ARALELO ENTRE # ARQUIVO E BIBLIOTECA

As $i/erenas o*serva$as entre os mat%rias $e *i* ioteca e $e arquivo re/eren. se a 7 a> ao mo$o pe o qua se ori!inam, e *> ao mo$o pe o qua entraram para as respectivas custo$ias, ento ve(amos 7 Os ARQUIVOS so pro$u"i$os ou acumu a$os em cone2o $ireta como ativi$a$es /uncionais $e um 4r!o $o Boverno ou $e qua quer outra enti$a$e, e em !ran$e parte $o seu va or $epen$e $a re ao or!+nica que mantem , quer entre si, quer com o pr4prio 4r!o, os va ores cu turais so aci$entais AS BIBLIOTECAS,visam primeiramente a /ins cu turais, e por esta ra"o so peas avu sas, cu(o va or inteiramente in$epen$e $a re ao que mantem entre si# Os ARQUIVOS7 os arquivos so 4r!os receptores, um arquivo, se(a $e uma instituio o/icia ou priva$a, % cria$o com o o*(etivo $e preservar os e2pe$ientes $a or!ani"ao a que serve, o seu acervo % !era$o pe a instituio a qua pertence AS BIBLIOTECAS7 as *i* iotecas so 4r!os co eciona$ores9o seu acervo % a$quiri$o e2ternamente#

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1.$ % LEGISLA !O
L&i n' (.)*(+ d& * d& ,-./o d& 1012 LEI N' (.)*(+ DE * DE 3ULHO DE 1012 Re!u amenta$o pe o Decreto D:#EFG, $e GH $e novem*ro $e 8FID O "r&4id&n:& da R&5D7.iAa. 5ao sa*er que o Con!resso Naciona $ecreta e eu sanciono a se!uinte Jei7 Art# 8K O e2erc0cio $as pro/iss'es $e Arquivista e $e T%cnico $e Arquivo, com as atri*ui'es esta*e eci$as nesta Jei, s4 ser, permiti$o7 I . aos $ip oma$os no Lrasi por curso superior $e Arquivo o!ia, recon-eci$o na /orma $a ei9 II . aos $ip oma$os no e2terior por cursos superiores $e Arquivo o!ia, cu(os $ip omas se(am reva i$a$os no Lrasi na /orma $a ei9 III . aos T%cnicos $e Arquivo porta$ores $e certi/ica$os $e conc uso $e ensino $e :M !rau9 IV . aos que, em*ora no -a*i ita$os nos termos $os itens anteriores, contem, pe o menos, cinco anos ininterruptos $e ativi$a$e ou $e" interca a$os, na $ata $o in0cio $a vi!6ncia $esta Jei, nos campos pro/issionais $a Arquivo o!ia ou $a T%cnica $e Arquivo9 V . aos porta$ores $e certi/ica$o $e conc uso $e curso $e :M !rau que rece*am treinamento espec0/ico em t%cnicas $e arquivo em curso ministra$o por enti$a$es cre$encia$as pe o Conse -o 5e$era $e &o.$e.O*ra, $o &inist%rio $o Tra*a -o, com car!a -or,ria m0nima $e 8#8GG -s# nas $iscip inas espec0/icas# Art# :K So atri*ui'es $os Arquivistas7 I . p ane(amento, or!ani"ao e $ireo $e servios $e Arquivo9

Di456& 4o7r& a r&8-.a9&n:a;<o da4 5ro=i446&4 d& Ar>-i?i4:a & d& T@AniAo d& Ar>-i?o+ & dB o-:ra4 5ro?idCnAia4

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II . p ane(amento, orientao e acompan-amento $o processo $ocumenta e in/ormativo9

III . p ane(amento, orientao e $ireo $as ativi$a$es $e i$enti/icao $as esp%cies $ocumentais e participao no p ane(amento $e novos $ocumentos e contro e $e mu tic4pias9 IV . p ane(amento, or!ani"ao e $ireo $e servios ou centro $e $ocumentao e in/ormao constitu0$os $e acervos arquiv0sticos e mistos9 V . p ane(amento, or!ani"ao e $ireo $e servios $e micro/i ma!em ap ica$a aos arquivos9 VI . orientao $o p ane(amento $a automao ap ica$a aos arquivos9 VII . orientao quanto ) c assi/icao, arran(o e $escrio $e $ocumentos9 VIII . orientao $a ava iao e se eo $e $ocumentos, para /ins $e preservao9 IN . promoo $e me$i$as necess,rias ) conservao $e $ocumentos9 N . e a*orao $e pareceres e tra*a -os $e comp e2i$a$e so*re assuntos arquiv0sticos9 NI . assessoramento aos tra*a -os $e pesquisa cient0/ica ou t%cnico. a$ministrativa9 NII . $esenvo vimento $e estu$os so*re $ocumentos cu tura mente importantes# Art# <K So atri*ui'es $os T%cnicos $e Arquivo7 I . rece*imento, re!istro e $istri*uio $os $ocumentos, *em como contro e $e sua movimentao9 II . c assi/icao, arran(o, $escrio e e2ecuo $e $emais tare/as necess,rias ) !uar$a e conservao $os $ocumentos, assim como prestao $e in/orma'es re ativas aos mesmos9 III . preparao $e $ocumentos $e arquivos para micro/i ma!em e conservao e uti i"ao $o micro/i me9 IV . preparao $e $ocumentos $e arquivo para processamento e etr1nico $e $a$os# Art# CK O e2erc0cio $as pro/iss'es $e Arquivista e $e T%cnico $e Arquivo, $epen$e $e re!istro na De e!acia Re!iona $o Tra*a -o $o &inist%rio $o Tra*a -o#

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Art# EK No ser, permiti$o o e2erc0cio $as pro/iss'es $e Arquivista e $e T%cnico $e Arquivo aos conc uintes $e cursos resumi$os, simp i/ica$os ou intensivos, $e /%rias, por correspon$6ncia ou avu sos# Art# HK O e2erc0cio $a pro/isso $e T%cnico $e Arquivo, com as atri*ui'es previstas no art# <M, com $ispensa $a e2i!6ncia constante $o art# 8M, item III, ser, permiti$o, nos termos previstos no re!u amento $esta Jei, enquanto o ;o$er E2ecutivo no $ispuser em contr,rio# Art# IM Esta Jei ser, re!u amenta$a no pra"o $e noventa $ias, a contar $a $ata $e sua vi!6ncia# Art# DM Esta Jei entrar, em vi!or na $ata $e sua pu* icao# Art# FM Revo!am.se as $isposi'es em contr,rio# ERNESTO BEISEJ Arna $o ;rieto ODi,rio O/icia $a Unio, $e GE $e (u -o $e 8FIDP

DECRETO NE *.01$+ DE $ DE 3ANEIRO DE 2002 Re!u amenta a Jei no D#8EF, $e D $e (aneiro $e 8FF8, que $isp'e so*re a po 0tica naciona $e arquivos p3* icos e priva$os DECRETO-LEI NE 2)+ DE $0 DE NOVEMBRO DE 10$1 Or!ani"a a proteo $o patrim1nio -ist4rico e art0stico naciona DECRETO-LEI NE 2.2*2+ DE 1 DE DEFEMBRO DE 10*0 CGDIGO "ENAL THTULO II DOS CRIMES CONTRA O "ATRIMINIO CA;QTUJO IV DOS DANOS R###> Art# 8HE Destruir, inuti i"ar ou $eteriorar coisa tom*a$a pe a autori$a$e competente em virtu$e $e va or art0stico, arqueo 4!ico ou -ist4rico7 ;ena7 $eteno, $e seis meses a $ois anos, e mu ta, $e mi cru"eiros a vinte mi cru"eiros# Art# 8HH A terar, sem icena $a autori$a$e competente, o aspecto $e oca especia mente prote!i$o por ei7 6

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;ena7 $eteno, $e um m6s a um ano, ou mu ta, $e mi cru"eiros a vinte mi cru"eiros# TQTUJO I DOS CRI&ES CONTRA A AD&INISTRASTO ;ULJICA Cap0tu o I DOS CRI&ES ;RATICADOS ;OR 5UNCIONVRIO ;ULJICO CONTRA A AD&ISTRASTO E& BERAJ Art# <8C E2traviar ivro o/icia ou qua quer $ocumento, $e que tem a !uar$a em ra"o o car!o9 sone!,. o ou inuti i",. o tota ou parcia mente7 ;ena7 rec uso $e um a quatro anos, se o /ato no constituir crime mais !rave# R###> 1.* A.8-9a4 A-rio4idad&4

A -umani$a$e !erou a mesma quanti$a$e $e in/ormao nos 3 timos EG anos que nos E mi anteriores# Esse n3mero $up icar, nos pr42imos :H meses# Em :G8G, a in/ormao $up icou a ca$a 88 -oras# Ca$a ve" mais estamos !eran$o mais $ocumentos em pape # Se!un$o a AII& Internationa W Association /or In/ormation an$ Ima!e &ana!ement Internationa , EUA, a maior associao $o mun$o so*re !erenciamento $a $ocumentao, FEX $as in/orma'es $os Esta$os Uni$os estavam em pape em 8FFG# Este ano, cerca $e F:X $as in/orma'es ain$a estaro em pape # Essa ava anc-e $e pape !era a ca$a $ia maiores pro* emas7 . Um e2ecutivo !asta em m%$ia quatro semanas por ano procuran$o $ocumentos# .5a".se, em m%$ia, 8F c4pias $e ca$a $ocumento# . Basta.se USY :EG,GG para recriar ca$a $ocumento per$i$o#

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2. ARQUIVO 2.1 % ConA&i:-a;<o Arquivo % o con(unto $e $ocumentos pro$u"i$os eZou rece*i$os por 4r!os p3* icos, institui'es $e car,ter p3* ico, enti$a$es priva$as e pessoas /0sicas em $ecorr6ncia $o e2erc0cio $e suas ativi$a$es, qua quer que se(a o suporte $a in/ormao. 2.2 - CaraA:&rJ4:iAa4 De acor$o com a nature"a $a enti$a$e pro$utora, os arquivos c assi/icam.se em p3* icos e priva$os# Os arquivos p3* icos so os con(untos $e $ocumentos pro$u"i$os eZou rece*i$os no e2erc0cio $e suas ativi$a$es, por 4r!os p3* icos d& K97i:o =&d&ra.+ &4:ad-a.+ 9-niAi5a. & do Di4:ri:o L&d&ra.+ &9 d&AorrCnAia d& 4-a4 =-n;6&4 ad9ini4:ra:i?a4+ .&8i4.a:i?a4 & ,-diAiBria4. So, tam*%m, p3* icos os con(untos $e $ocumentos pro$u"i$os eZou rece*i$os por institui'es $e car,ter p3* ico e por enti$a$es priva$as encarre!a$as $a !esto $e servios p3* icos# Arquivos p3* icos $esi!nam tam*%m as institui'es arquiv0sticas !overnamentais incum*i$as $a !esto e $o reco -imento $os $ocumentos pro$u"i$os pe o ;o$er ;3* ico, *em como pe a sua preservao permanente e acesso# E2emp os7 Arquivo Naciona , Arquivo ;3* ico $o Distrito 5e$era , Arquivo $o Esta$o $e &inas Berais, Arquivo &unicipa $e Rio C aro etc# Consi$eram.4& ar>-i?o4 5ri?ado4 os con(untos $e $ocumentos 5rod-Mido4 &No- r&A&7ido4 5or 5&44oa4 =J4iAa4 o- ,-rJdiAa4 , em $ecorr6ncia $e suas ativi$a$es, isto %, pessoais ou institucionais Rec esi,sticos, corporativos, empresariais etc>#

2.$ - L-n;6&4 do ar>-i?o Arma"enar or$ena$amente to$os os $ocumentos que circu am na empresa9 Barantir a conservao $os $ocumentos arma"ena$os9 Constituir um Centro Ativo $e In/ormao e Documentao a $isposio $e to$os os setores a$ministrativos $a empresa9

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;roporcionar a r,pi$a recuperao $os $ocumentos, satis/a"en$o e/icientemente e $a maneira econ1mica, a e2i!6ncia $os $epartamentos e setores $a empresa9 Asse!urar o / u2o $e so icita'es $e $ocumentos provenientes $os $iversos setores $a or!ani"ao9 Reconstituir o passa$o, /orman$o a mem4ria $a instituio9 Ser a mem4ria ativa $os atos e /atos que ocorri$os ns empresa em uma ou mais %poca#

2.* . O7,&:i?o4 do Ar>-i?o O arquivo $eve proporcionar u!ar se!uro e permanente para os $ocumentos9 conservar (untos, to$os os $ocumentos re aciona$os a $etermina$o assunto, u!ar ou in$iv0$uo9 oca i"ar rapi$amente os $ocumentos, permitin$o, assim, a recuperao $a in/ormao com e/ic,cia# ;ara conse!uir $esempen-ar a$equa$amente estas /un'es, o arquivo precisa $e7 pessoa competente e em n3mero su/iciente9 estar insta a$o em oca apropria$o9 $ispor $e recursos materiais in$ispens,veis )s e2i!6ncias /uncionais e operacionais $o arquivo9 uti i"ar sistemas racionais $e c assi/icao $o materia 9 /uncionar con/orme seu p ane(amento e c assi/icao#

2.) - Lina.idad&4 do Ar>-i?o A principa /ina i$a$e $os arquivos % servir ) a$ministrao9 e posteriormente servir ) [ist4ria e a pesquisa cienti/ica 2.( -C.a44i=iAa;<o do4 Ar>-i?o4 ;o$em ser c assi/ica$os $e acor$o com as enti$a$es mantene$oras, os est,!ios $e evo uo ou , ain$a pe a ,rea $e atuao#

2.(.1- En:idad&4 9an:&n&dora4 O que $etermina % a caracter0stica $as or!ani"a'es, que po$em ser p3* icas ou priva$as, a partir $esta, teremos a pro$uo $e $ocumentos p3* icos ou particu ares#

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"D7.iAo# $ocumentos pro$u"i$os pe a a$ministrao p3* ica Rmunicipa , esta$ua ou /e$era >, que cessa$a a sua uti i$a$e a$ministrativa $evem ser $e .i?r& aA&44o do Aidad<o+ >-ando r&Ao./ido4 5&.o4 ar>-i?o4 5D7.iAo4.

Arquivos [ist4ricos7 a*ri!am a $ocumentao $e va or -ist4rico# RArquivo Naciona >9 Arquivos A$ministrativos7 conservam a $ocumentao necess,ria aos $iversos $epartamentos a que pertencem9 Arquivos Espec0/icos7 $estinam.se a !uar$ar materia especia $os $i/erentes $epartamentos R5ic-as $e i$enti/icao $o DO;S>#

"ar:iA-.ar# so aque es Ariado4 5or 5&44oa4 o- in4:i:-i;6&4 5ar:iA-.ar&4+ =ir9a4+ in4:i:-i;6&4 o- a44oAia;6&4.

Arquivos ;essoais e Especia i"a$os7 so os manti$os por pessoas ou or!ani"a'es com /im $e /ornecer in/orma'es para rea i"ao $e tra*a -os num campo espec0/icos ou ativi$a$es pessoais9 RArquivos m%$icos9 $e en!en-aria, etc># Arquivos ;riva$os7 so $estina$os ) $ocumentao $e car,ter secreto ou pessoa $a or!ani"ao# Arquivos Comerciais7 a*ri!a $ocumentao re ativa aos atos $a empresa# So arquivos $e /irmas, corpora'es compan-ias, etc# Arquivos Institucionais7 a*ri!a $ocumentao re ativa a instituio# So arquivos $e institutos, i!re(as, socie$a$es, associa'es, etc#

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2 - INLORMA !O 2.1 -ConA&i:o4 ato ou e/eito $e in/ormar9 instruo9 in$a!ao9 investi!ao9 not0cia9 pa avra $e ori!em atina, $o ver*o informare, que si!ni/ica $ar /orma, co ocar em /orma, criar, mas tam*%m representar, construir uma i$%ia ou uma noo9 senti$o popu ar7 to$o esc arecimento que se possa $ar a qua quer pessoa so*re o que e a in$a!a# O con-ecimento em qua quer /orma atrav%s $o qua possa ser trans/eri$o9 % o termo que $esi!na o conte3$o $aqui o que trocamos com o mun$o e2terior e que /a" com que nos a(ustamos a e e $e /orma percept0ve 9 % a transmisso $e con-ecimentos, /atos, i$%ias, mensa!ens, $a$os, atrav%s $os meios $e comunicao9 a in/ormao se constitui, potencia mente transmiss0ve 9 ea mesma num con-ecimento

% uma noo, i$%ia ou mensa!em conti$a em um $ocumento9 atrav%s $a in/ormao as empresas intera!em e participam $e uma re$e $e pro$uo ! o*a no $esenvo vimento e no /ornecimento $e um $etermina$o pro$uto#

2.2 - I95or:KnAia da In=or9a;<o na In4:i:-i;ao Apoio ) $eciso7 A in/ormao % e emento importante na toma$a $e $ecis'es pertinentes, $e me -or qua i$a$e e no momento a$equa$o ou se(a, su*si$ia a $eciso# 5ator $e pro$uo7 A in/ormao % e emento importante para pro(etar e intro$u"ir no merca$o, pro$utos Rou servios> $e maior va or a$iciona$o# 5ator $e siner!ia7 O $esempen-o $e uma empresa est, con$iciona$o a qua i$a$e $as i!a'es e re a'es entre as uni$a$es

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que as constituem# Ca$a uni$a$e po$e apresentar, iso a$amente, e2ce ente $esempen-o, mas as re a'es e a coor$enao entre as uni$a$es po$em ser to ine/icientes que a empresa % perce*i$a por seus c ientes R/ator e2terno> como possui$ora $e *ai2o $esempen-o, especia mente quanto ) qua i$a$e $os servios presta$os# 5ator $eterminante $e comportamento7 Internamente, a in/ormao tem o intuito $e in/ uenciar o comportamento $os in$iv0$uos para que suas a'es se(am con$i"entes com os o*(etivos $a empresa9

A in/ormao % important0ssima, pois po$e mu tip icar a siner!ia $os es/oros ou anu ar o resu ta$o $o con(unto $os es/oros# A in/ormao tem por interesse in/ uenciar o comportamento $as pessoas, $e mo$o a que se(a /avor,ve aos o*(etivos $a empresa7 c ientes, /ornece$ores, !overno, !rupos $e in/ u6ncia, etc# 2.0 - Canai4 d& Tran4=&rCnAia da In=or9a;<o A trans/er6ncia $a in/ormao envo ve to$os os meios re evantes $e comunicao, inc uin$o materia no $ocument,rio, isto %, comunicao ora e contatos pessoais, am*os /ormais e in/ormais# Os v,rios canais $e in/ormao e2istentes, variam consi$erave mente quanto ao !rau $e e/ici6ncia e e2tenso $a c iente a atin!i$a# A partir $o momento que a in/ormao % !era$a, e a tem $ois canais para a canar o p3* ico7 comunicao /orma 7 contratos, pro(etos# ivros, manuais, ta*e as, peri4$icos, patentes,

comunicao in/orma 7 conversas in/ormais, contatos em con!ressos, con/er6ncias, reuni'es que emanam $as re a'es sociais entre pessoas $a or!ani"ao#

2.10

- Va.or da In=or9a;<o pe as

O va or atri*u0$o ) in/ormao % $etermina$o necessi$a$es $e uso9 varia $e acor$o com o tempo na qua % rece*i$a#

Um item $e con-ecimento s4 se trans/orma num item $e in/ormao quan$o % ?co oca$o em movimento@ . isto %, quan$o % inicia$o o processo $e trans/er6ncia $e uma pessoa, ou mais, $e !rupos ou or!ani"a'es Ro remetente> para uma ou outra pessoa, !rupos ou or!ani"a'es Ro receptor># E2istem $ois pontos $e vista com re ao ao va or $a in/ormao7

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8M> somente quan$o o con-ecimento % trans/eri$o com sucesso % que tem va or9 :M> o va or $a in/ormao no po$e ser a cana$o, at% que e a se(a ap ica$a, $ecisivamente para uma toma$a $e $eciso# As ?necessi$a$es@ $e in/ormao so $eterminantes $o uso, $o va or $a in/ormao que varia $e acor$o com o tempo no qua % rece*i$a#

$ DOCUMENTOS 2.11 - ConA&i:-a;<o

Documento % to$a in/ormao re!istra$a em um suporte materia , que po$e ser uti i"a$a para consu ta, estu$o, prova e pesquisa, por comprovarem atos, /atos, /en1menos, $e $etermina$a %poca ou u!ar# To$o $ocumento % uma /onte $e in/ormao como, por e2emp o7 o ivro, a revista, o (orna , o manuscrito, a /oto!ra/ia, o se o, a me$a -a, o /i me, o $isco, a mi$ia ma!n%tica ,etc# ?$ocumento % to$o o processo $e in/ormar, comprovar e re!istrar /atos# \ to$a e qua quer in/ormao conti$a em qua quer suporte, pass0ve $e arquivamento e que $eve ser conserva$o por um $etermina$o per0o$o $e tempo, ten$o em vista os interesses $a empresa e o pra"o e!a $e arquivamento@ R5ID> ?$ocumento % to$a a *ase $o con-ecimento /i2a$o materia mente e suscet0ve $e ser uti i"a$o para consu ta, estu$o ou prova@ RUnio 5rancesa $e ]r!os $e Documentao> $ocumento % /o -eto, re at4rio, /ita ma!n%tica, $isco, micro/i me, carto per/ura$o, portanto to$a representao materia compro*at4ria, !era$ora $e uma in/ormao que po$er, ser presta$a, o/ereci$a como estu$o, pesquisa e prova#

Documentos $e arquivo so to$os os que pro$u"i$os eZou rece*i$os por uma pessoa /0sica ou (ur0$ica, p3* ica ou priva$a, no e2erc0cio $e suas ativi$a$es, constituem e ementos $e prova ou $e in/ormao# 5ormam um con(unto or!+nico, re/ etin$o as ativi$a$es a que se vincu am, e2pressan$o os atos $e seus pro$utores no e2erc0cio $e suas /un'es# Assim, a ra"o $e sua ori!em ou a /uno pe a qua so pro$u"i$os % que $etermina a sua con$io $e $ocumento $e arquivo e no a nature"a $o suporte ou /ormato# Documentos p3* icos so to$os os $ocumentos $e qua quer suporte ou /ormato, pro$u"i$o eZou rece*i$os por um 4r!o !overnamenta na con$uo $e suas ativi$a$es# So tam*%m $ocumentos p3* icos aque es

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pro$u"i$os eZou rece*i$os por institui'es $e car,ter p3* ico e por enti$a$es priva$as respons,veis pe a e2ecuo $e servios p3* icos# *.2- C.a44i=iAa;<o do4 DoA-9&n:o4 d& Ar>-i?o De acor$o com seus $iversos e ementos, /ormas e conte3$os, os $ocumentos po$em ser caracteri"a$os se!un$o o !6nero a esp%cie e a nature"a $o assunto#

*.2.1 - Q-an:o ao GCn&ro Os $ocumentos po$em ser $e/ini$os se!un$o o aspecto $e sua representao no $i/erentes suportes7 $ocumentos te2tuais7 so os $ocumentos $ati o!ra/a$osZ $i!ita$os ou impressos9 manuscritos,

$ocumentos carto!r,/icos7 so os $ocumentos em /ormatos e $imens'es vari,veis, conten$o representa'es !eo!r,/icas, arquitet1nicas ou $e en!en-aria#

$ocumentos icono!r,/icos7 so os $ocumentos em suportes sint%ticos, em pape emu siona$o ou no, conten$o ima!ens est,ticas#

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$ocumentos /i mo!r,/icos7 so os $ocumentos em pe 0cu as cinemato!r,/icas e /itas ma!n%ticas $e ima!em Rtapes>, con(u!a$as ou no a tri -as sonoras, com *ito as e $imens'es vari,veis, conten$o ima!ens em movimento#

$ocumentos sonoros7 so os $ocumentos com $imens'es e rota'es vari,veis, conten$o re!istros /ono!r,/icos#

$ocumentos micro!r,/icos7 so $ocumentos em suporte /0 mico resu tante $a microrepro$uo $e ima!ens, me$iante uti i"ao $e t%cnicas espec0/icas#

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$ocumentos in/orm,ticos7 so os $ocumentos pro$u"i$os, trata$os e arma"ena$os em computa$or#

*.2.2 -Q-an:o O E45@Ai& Os $ocumentos po$em ser caracteri"a$os se!un$o seu aspecto /orma , ou se(a, as esp%cies $ocumentais so $e/ini$as tanto em ra"o $a nature"a $os atos que -es $eram ori!em, quanto ) /orma $e re!istro $e /atos# Toman$o por *ase, os atos a$ministrativos mais comuns em nossas estruturas $e !overno, temos7 atos normativos7 so as re!ras e normas e2pe$i$as por autori$a$es a$ministrativas# atos enunciativos7 so os opinativos, que esc arecem os assuntos, visan$o /un$amentar uma so uo# atos $e assentamento7 so con/i!ura$os por re!istros $e /atos ou ocorr6ncias# atos compro*at4rios7 so os que comprovam $ecis'es# atos $e a(uste7 so representa$os por acor$os em que a a$ministrao p3* ica R/e$era , esta$ua , $o Distrito 5e$era ou municipa > % parte# atos $e correspon$6ncia7 o*(etivam a e2ecuo $os atos normativos, em senti$o amp o#

*.2.$ - Q-an:o O Na:-r&Ma do A44-n:o Quanto ) nature"a $o assunto os $ocumentos po$em ser ostensivos Ror$in,rios> ou si!i osos# A c assi/icao $e ostensivo % $a$a aos $ocumentos cu(a $ivu !ao no pre(u$ica a instituio, po$en$o ser $e $om0nio p3* ico#

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Consi$eram.se si!i osos os $ocumentos que, pe a nature"a $e seu conte3$o, $evam ser $e con-ecimento restrito e, portanto, requeiram me$i$as especiais $e sa va!uar$a para sua cust4$ia e $ivu !ao# Os assuntos si!i osos sero c assi/ica$os $e acor$o com os se!uintes !raus7 u tra.secreto, secreto, con/i$encia e reserva$o# U tra.secreto7 Secreto7 Con/i$encia 7 Reserva$o7

Se!un$o o $ecreto nM HG#C8I $e 88ZG<ZHI, so assuntos si!i osos aque es que, por sua nature"a, $evem ser $e con-ecimento restrito e, portanto, requerem me$i$as $e especiais $e sa va!uar$a para sua cust4$ia e $ivu !ao# O Decreto nM :#8<C, $e :C $e (aneiro $e 8FFI, re!u amenta o art# :< $a Jei nM D#8EF, $e D $e (aneiro $e 8FF8, $isp'e so*re a cate!oria $os $ocumentos p3* icos si!i osos e o acesso a e es, e $, outras provi$6ncias# O Decreto nM :#F8G, $e :F $e $e"em*ro $e 8FFD, esta*e ece normas para a sa va!uar$a $e $ocumentos, materiais, ,reas, comunica'es e sistemas $e in/ormao $e nature"a si!i osa, e $, outras provi$6ncias *.2.* % QUANTO AO SU"ORTE Di" respeito ao materia so*re o qua as in/orma'es so re!istra$as#\ a *ase /isca $os $ocumentos#E2emp o 7 /ita ma!n%tica, pape , /i me $e nitrato, etc# *.2.) % QUANTO AO LORMATO Con/i!urao /0sica $e um suporte, $e acor$o com a nature"a e o mo$o como /oi con/ecciona$o# E2, ca$erno, carta", $ispositivo, /o -a, mapa, p anta, ro o $e /i me, etc# *.$- TEORIA DAS TRPS IDADES DOS DOCUMENTOS Se!un$o esta teoria os arquivos Rcon(unto $e $ocumentos> passam por tr6s est,!ios $istintos $e arquivamento, $e acor$o com o uso que se /a" $os $ocumentos7 corrente, interme$i,rio e permanente# A ca$a um $estes est,!ios correspon$em proce$imentos t%cnicos $i/erentes e o tratamento $ispensa$o a ca$a i$a$e $e arquivo, como vimos anteriormente, esta teoria 4-r8i- a5Q4 a II G-&rra M-ndia.+ &9 d&AorrCnAia do a-9&n:o da 5rod-;<o doA-9&n:a. #

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*.$.1E4:B8io4 d& E?o.-;<o

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Os arquivos $evem ser acess0veis aos usu,rios em to$as as partes que o comp'e, $even$o portanto, su*$ivi$ir.se $e acor$o com a /req=6ncia $e consu ta $os $ocumentos e conseq=entemente com o !rau $e atua i$a$e $os $ocumentos# Sen$o assim, po$emos c assi/icar os arquivos quanto aos est,!ios $e evo uo ou quanto ) /req=6ncia $e uso, em7 a# Arquivo $e ;rimeira i$a$e . corrente Rativo>9 *# Arquivo $e Se!un$a i$a$e . interme$i,rio Rsemi.ativos>9 c# Arquivo $e Terceira i$a$e . permanente9 -ist4rico Rinativo># A or!ani"ao $os $ocumentos $ever, ser a$equa$a no apenas )s necessi$a$es $a instituio a que servem, como tam*%m, a ca$a est,!io $e evo uo por que passam os mesmos# *.$.1.1 Ar>-i?o d& "ri9&ira Idad& - Corr&n:& Constitu0$o $e $ocumentos consu ta$os /req=entemente, e $e uso e2c usivo $a /onte !era$ora, portanto $evem ser conserva$os pr42imos $e quem o pro$u"iu# Seu uso se caracteri"a pe o ?a.or 5ri9Brio $os $ocumentos, isto %, aten$er as =ina.idad&4 d& 4-a Aria;<o# *.).1.2 Ar>-i?o d& S&8-nda Idad& - In:&r9&diBrio

Constitu0$o $e $ocumentos que $ei2aram $e ser /req=entemente consu ta$os, mas cu(os 4r!os que os rece*eram ou pro$u"iram 5od&9 ainda 4o.iAi:B-.o4+ para tratar $e assuntos i$6nticos ou retomar a tramitao# A perman6ncia $os $ocumentos nesse arquivo % :&95orBria. Deve ser a$ministra$o e or!ani"a$o por pessoa pr4prio, encarre!a$o $e e2ecutar to$as as tare/as $e arquivamento, pre/erencia mente um arquivista, por ser no arquivo 4&9i-a:i?o que se /a" a se eo $os $ocumentos que sero trans/eri$os para o arquivo permanente e $os $ocumentos que po$ero ser $escarta$os# *.).1.$ - Ar>-i?o d& T&rA&ira Idad& - "&r9an&n:&

Constitu0$o $e $ocumentos >-& 5&rd&ra9 :odo ?a.or d& na:-r&Ma ad9ini4:ra:i?a Ro5&raAiona.S+ (, cumpriram as /ina i$a$es $e sua criao e que se so preserva$os &9 raM<o d& 4&- ?a.or 5ro7a:Qrio+ in=or9a:i?o+ A-.:-ra.+ d& 5&4>-i4a 5or 5ar:& da &n:idad& >-& o 5rod-Mi- o5or :&rA&iro4# \ um arquivo que costuma no ser va ori"a$o, por%m % $e !ran$e import+ncia para a or!ani"ao, pois os $ocumentos que o comp'e

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representam a mem4ria -ist4rica $a Instituio# So $ocumentos que no per$eram o seu va or, apenas so menos consu ta$os, $eve ser tota mente centra i"a$o na or!ani"ao# Os /atores *,sicos que $eterminam a conservao $os $ocumentos so7 2.12 os requisitos e!ais estipu a$os pe as eis *rasi eiras9 o va or -ist4rico $e a !uns $e es e, o va or operativo $etermina$o pe a necessi$a$e $a empresa#

Tr&a d& a:-a;<o Ra7ran8CnAiaS Arquivos Setoriais . So aque es oca i"a$os nos setores que rece*em a $ocumentao rec%m.pro$u"i$a, emiti$a eZou rece*i$a, conservan$o.a em seu po$er# Arquivos Centrais . Destinam.se a rece*er os $ocumentos provenientes $os $iversos 4r!os que inte!ram a estrutura $e uma instituio, centra i"an$o, portanto, a $ocumentao e as ativi$a$es $e arquivo#

* - GEST!O DE DOCUMENTOS Consi$era.se !esto $e $ocumentos o con(unto $e proce$imentos e opera'es t%cnicas re/erentes )s ativi$a$es $e pro$uo, tramitao, uso, ava iao e arquivamento $e $ocumentos em /ase corrente e interme$i,ria, visan$o a sua e iminao ou reco -imento para !uar$a permanente# A !esto $e $ocumentos % operaciona i"a$a atrav%s $o p ane(amento, $a or!ani"ao, $o contro e, $a coor$enao $os recursos -umanos, $o espao /0sico e $os equipamentos, com o o*(etivo $e aper/eioar e simp i/icar o cic o $ocumenta # ).1 O7,&:i?o4 da G&4:<o d& doA-9&n:o4 asse!urar, $e /orma e/iciente, a pro$uo, manuteno e $estinao $e $ocumentos9 a$ministrao,

!arantir que a in/ormao !overnamenta este(a $ispon0ve quan$o e on$e se(a necess,ria ao !overno e aos ci$a$os9

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asse!urar a e iminao $os $ocumentos que no ten-am va or a$ministrativo /isca , e!a ou para a pesquisa cient0/ica9 asse!urar o uso a$equa$o $a micro!r,/ica, processamento automati"a$o $e $a$os e outras t%cnicas avana$as $e !esto $a in/ormao9 contri*uir para o acesso e preservao $os $ocumentos que meream !uar$a permanente por seus va ores -ist4rico e cient0/ico#

).1.

La4&4 da G&4:<o d& DoA-9&n:o4

As tr6s /ases *,sicas $a !esto $e $ocumentos so7 pro$uo, uti i"ao e $estinao# 8A 5ase . ;ro$uo $e $ocumentos7 :A 5ase . Uti i"ao $e $ocumentos7 <A 5ase . Destinao $e $ocumentos7 ).2 A:i?idad&4 d& "ro:oAo.o Con(unto $e opera'es visan$o o contro e $os $ocumentos que ain$a tramitam no 4r!o, $e mo$o a asse!urar a ime$iata oca i"ao e recuperao $os mesmos, !arantin$o, assim o acesso ) in/ormao# rece*imento e c assi/icao7 re!istro, autuao e contro e $a tramitao Rmovimentao>7 e2pe$io7

).$ Ro:ina4 d& Ar>-i?a9&n:o d& DoA-9&n:o4 Corr&n:&4 inspeo7 Consiste na veri/icao $e ca$a $ocumento quanto ao seu $estino, pois este po$e c-e!ar ) seo $e Arquivo por $iversos motivos eitura7 Ca$a $ocumento $eve ser i$o cui$a$osamente para veri/icar seu conte3$o e $eterminar so* que co$i/icao Rnotao> $ever, ser arquiva$o o $ocumento e que re/er6ncias cru"a$as Rin$e2ao> sero necess,rias# Caso no se trate $e um $ocumento (, c assi/ica$o pe o servio $e protoco o, a c assi/icao ocorrer, nesta etapa, rea i"a$a por um arquivista#

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Se eo7 Se ecionar o materia que ser, rea mente arquiva$o $aque e que po$er, ser $escarta$o, o*e$ecen$o aos crit%rios $etermina$os pe o arquivista# A manuteno $e um arquivo % $ispen$iosa e ocupa muito espao, portanto este tra*a -o $e se eo requer con-ecimento, crit%rio e cui$a$o, para no $ei2ar $e arquivar o que % necess,rio, nem entu -ar o arquivo $e pap%is $esnecess,rios# c assi/icao7 Determinar como ser, arquiva$o o $ocumento, $e acor$o com o m%to$o a$ota$o pe a or!ani"ao, (untamente com o respons,ve pe o arquivo# O arquivista, nesta etapa $etermina os in$e2a$ores Rpa avras.c-ave> em ca$a $ocumento que au2i iam na c assi/icao e posteriormente na recuperao $os $ocumentos, atrav%s $e instrumentos $e contro e e recuperao $a in/ormao# co$i/icao7 \ a i$enti/icao $o $ocumento, que $eve ser co oca$a, pre/erencia mente, no a to $o $ocumento, ) $ireita, so s0m*o os R etras ou n3meros> $e acor$o com a c assi/icao e o m%to$o $e arquivamento a$ota$o# E2istem $ocumentos que tratam $e $ois assuntos ao mesmo tempo, ou se re/erem a mais $e uma pessoa, neste caso, co$i/ica.se o $ocumento $e acor$o com o nome principa Rse /or arquivo $e nome>, ou com o assunto que mais interessar ) /irma Rse /or arquivo $e assunto>, /a".se re/er6ncia para o se!un$o nome ou assunto# or$enao7 \ a separao e a!rupamento $e um con(unto $e $ocumentos, $e acor$o com a co$i/icao $a$a aos $ocumentos# tem por o*(etivos ace erar o arquivamento e $iminuir o n3mero $e erros no processo $e arquivamento# Os $ocumentos $evero estar em per/eita or$em antes $e serem arquiva$os# Desta /orma, aque es re/erentes a uma mesma pessoa ou um mesmo assunto estaro to$os (untos# As vanta!ens so au2i iar na etapa $e arquivamento, que passa a ser /eito $e uma s4 ve" e os erros $e arquivamento so re$u"i$os# arquivamento7 inserir o $ocumento na uni$a$e $e arquivamento pr%. esta*e eci$a# Recomen$a.se muito cui$a$o, nesta etapa, pois o arquivamento ina$equa$o $e um $ocumento impossi*i itar, a sua oca i"ao# empr%stimo ou consu ta7 tam*%m con-eci$a como retira$a e contro e, % a retira$a $o $ocumento $o arquivo por empr%stimo ou /ornecimento $e in/orma'es, aconse -a.se a uti i"ao $e !uia./ora em su*stituio $o $ocumento, in$ican$o para quem /oi empresta$o, $ata e setor ou a que outro processo /oi (unta$o# re!istro7 Re!istrar $iariamente, em um ivro, os $ocumentos que $eram entra$a no arquivo, possi*i itan$o esta*e ecer uma estat0stica $i,ria $e arquivamentos e/etua$os# Dica7 &arque a -ora e a $ata $e

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entra$a $o $ocumento no arquivo, a /im $e anu ar to$as as poss0veis controv%rsias so*re a c-e!a$a $o $ocumento no arquivo

).* M@:odo4 d& Ar>-i?a9&n:o A esco -a $o m%to$o $e arquivamento $eve consi$erar as caracter0sticas $os $ocumentos a serem c assi/ica$os, i$enti/ican$o o aspecto pe o qua o $ocumento % mais /req=entemente consu ta$o# Os m%to$os *,sicos $e arquivamento mais comumente uti i"a$os so os se!uintes7 a /a*%tico7 quan$o o e emento principa para a recuperao $a in/ormao /or o nome9 !eo!r,/ico7 quan$o o e emento principa para a recuperao $a in/ormao /or o oca Rci$a$e, esta$o e pa0s>9 num%rico simp es7 quan$o o e emento principa recuperao $a in/ormao /or o n3mero $o $ocumento9 para a

num%rico.crono 4!ico7 quan$o ao n3mero $o $ocumento vier associa$o a $ata9 i$eo!r,/ico7 quan$o o e emento principa para a recuperao $a in/ormao /or o assunto# A or$enao $os assuntos $ever, se!uir a mo$a i$a$e a /a*%tica R$icion,ria ou encic op%$ica> ou num%rica R$ecima ou $up e2>#

) AVALIA !O E SELE !O DE DOCUMENTOS 2.1$ ConA&i:-a;<o

;rocesso $e an, ise e se eo $e $ocumentos que visa esta*e ecer pra"os para sua !uar$a nas /ases corrente e interme$i,ria e sua $estinao /ina , ou se(a, e iminao ou reco -imento para !uar$a permanente, $eve ser e2ecuta$o por arquivista, pro/issiona !ra$ua$o# 2.1* O7,&:i?o4

Nen-um $ocumento $eve ser conserva$o por tempo maior $o que o necess,rio para o cumprimento $as ativi$a$es que o !eraram, assim a raciona i"ao $o cic o $ocumenta tem com os se!uintes o*(etivos7 re$u"ir a massa $ocumenta $os arquivos9

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aumentar o 0n$ice $e recuperao $a in/ormao9 !arantir a conservao $os $ocumentos $e va or permanente9

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contro ar a pro$uo $ocumenta , orientan$o o empre!o $e suportes a$equa$os ao re!istro $a in/ormao9 amp iar o espao /0sico para arquivamento9 aproveitar recursos -umanos e materiais9 !arantir a constituio $o patrim1nio arquiv0stico !overnamenta #

2.1)

E=&:i?a;<o da A?a.ia;<o

Com *ase na teoria $as tr6s i$a$es, a ap icao $os crit%rios $e ava iao e/etiva.se na /ase corrente, a /im $e se $istin!uirem os $ocumentos $e va or eventua R$e e iminao sum,ria> $aque es $e va or in/ormativo ou pro*at4rio# Deve.se evitar a trans/er6ncia para arquivo interme$i,rio $e $ocumentos que no ten-am si$o anteriormente ava ia$os, pois o $esenvo vimento $o processo $e ava iao e se eo nesta /ase $e arquivamento % e2tremamente oneroso $o ponto $e vista t%cnico e !erencia , em*re.se esta % tare/a $o arquivista# 2.1( Co9i44<o "&r9an&n:& d& A?a.ia;<o d& DoA-9&n:o4

A comp e2i$a$e e a*ran!6ncia $e con-ecimentos e2i!i$os pe o processo $e ava iao $e $ocumentos $e arquivo requerem, para o esta*e ecimento $e crit%rios $e va or, a participao $e pessoas i!a$as a $iversas ,reas pro/issionais# Como (usti/icativa para esta e2i!6ncia, veri/ica.se a necessi$a$e $e se i$enti/icar a uti i"ao $as in/orma'es conti$as nos $ocumentos# Assim, na tare/a $e ava iar, $eve.se constituir equipes t%cnicas inte!ra$as por7 arquivista respons,ve pe a !uar$a $os $ocumentos9 pro/issionais $as uni$a$es or!ani"acionais )s quais se re/erem os $ocumentos a serem ava ia$os, que ten-am pro/un$o con-ecimento $as ativi$a$es $esempen-a$as9 pro/issiona i!a$o ) ,rea $e pesquisa $o assunto que trata o acervo9 pro/issiona $a ,rea /inanceira9 pro/issionais i!a$os ao campo $e con-ecimento $e que tratam os $ocumentos, o*(eto $e ava iao R-istoria$or, economista, en!en-eiro, soci4 o!o, m%$ico, estat0stico etc#>#

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2.11 "r@-r&>-i4i:o4 5ara r&a.iMar a A?a.ia;<o 2.12

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apoio $a a$ministrao superior a que este(a su*or$ina$o o arquivo9 con-ecimento $a estrutura e $o /uncionamento consi$eran$o, inc usive, sua evo uo -ist4rica9 evantamento $a *i* io!ra/ia necess,ria9 con-ecimento $as ativi$a$es t0picas $e !esto $e $ocumentos e arquivos permanentes9 reunio $e in/orma'es so*re o sistema $e c assi/icao a$ota$o, os tipos $e $ocumentos e assuntos ne es conti$os9 reunio $e $a$os re ativos ) quanti/icao, /req=6ncia $e uso e ta2a $e crescimento $os $ocumentos9 an, ise $as con$i'es $e arma"enamento, esta$o $e conservao e custo $e manuteno $os $ep4sitos $e arquivo9 evantamento $os atos re/erentes a processos $e e iminao e/etua$os anteriormente9 an, ise $o per/i $os usu,rios $o arquivo# $o 4r!o,

"raMo d& G-arda do4 DoA-9&n:o4

;er0o$o em que o $ocumento $eve ser manti$o nos arquivos corrente e interme$i,rio# O pra"o $e !uar$a vincu a.se ) $eterminao $o va or $o $ocumento, $e acor$o com os se!uintes /atores7 /req=6ncia $e uso $as in/orma'es conti$as nos $ocumentos9 e2ist6ncia $e eis ou $ecretos que re!u em a prescrio e!a $e $ocumentos Rpra"os prescricionais>9 e2ist6ncia $e outras /ontes R$ocumentos recapitu ativos>9 com as mesmas in/orma'es

necessi$a$e $e !uar$a $os $ocumentos em virtu$e $as pr,ticas a$ministrativas#

2.10

Va.ora;<o do4 DoA-9&n:o4

;ara a ap icao $os crit%rios $e ava iao $os $ocumentos $e arquivo, $eve.se i$enti/icar os seus va ores prim,rio e secun$,rio#

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2.10.1 Va.or "ri9Brio

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Re/ere.se ao va or que o $ocumento apresenta para a consecuo $os /ins e2p 0citos a que se prop'e, ten$o em vista seu uso para /ins a$ministrativos, e!ais e /iscais# Va.or ad9ini4:ra:i?o 7 va or que possuem os $ocumentos que testemun-am a po 0tica e os proce$imentos a$ota$os pe o or!anismo, no $esempen-o $e suas /un'es# Va.or .&8a. o- ,-rJdiAo7 va or que possuem os $ocumentos que envo vem $ireitos a curto ou on!o pra"os tanto $o Boverno quanto $e terceiros e que possuem car,ter pro*at4rio# Va.or =i4Aa.7 va or que possuem os $ocumentos re ativos a opera'es /inanceiras e a comprovao $e $espesas e receita#

2.10.2 Va.or S&A-ndBrio Re/ere.se ) possi*i i$a$e $e uso $os $ocumentos para /ins $i/erentes $aque es para os quais /oram ori!ina mente cria$os7 o $ocumento passa a ser /onte $e pesquisa e in/ormao para o pr4prio servio e para terceiros# Va.or /i4:QriAo7 $ocumentos que possi*i item a recuperao $a mem4ria $a instituio# Va.or Ai&n:i=iAo

2.10.$ CaraA:&rJ4:iAa4 do4 DoA-9&n:o4 d& aAordo Ao9 o "raMo d& G-arda 2.10.$.1 G-arda &?&n:-a. So os $ocumentos $e interesse passa!eiro que no possuem va or a$ministrativo e (ur0$ico para o 4r!o# E2emp o7 materia $e $ivu !ao $e terceiros, convites e correspon$6ncia rece*i$a que no se re acionam com o $esempen-o $e nen-uma ativi$a$e $o 4r!o# 2.10.$.2 G-arda :&95orBria So aque es em que preva ece o interesse a$ministrativo como $eterminante $o seu va or e, conseq=entemente, $o seu pra"o $e reteno# Neste !rupo esto inc u0$os, por e2emp o, os $ocumentos7

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cu(os te2tos ten-am si$o repro$u"i$os em sua tota i$a$e ou parcia mente e as in/orma'es essenciais ac-am.se recapitu a$as em outros9 que apresentem repetio $a in/ormao e qua i$a$e t%cnica in/erior9 que se(am c4pias e $up icatas $e ori!inais $estina$os ) !uar$a permanente9 que, mesmo ori!inais, $et6m interesse a$ministrativo apenas por $etermina$o per0o$o#

2.10.$.$ G-arda 5&r9an&n:& So $ocumentos $e va or pro*at4rio, isto %, re ativos a $ireitos, tanto $e pessoas /0sicas ou (ur0$icas quanto $a co etivi$a$e, e $e va or in/ormativo so*re as pessoas, /atos ou /en1menos, consi$era$os cienti/icamente re evantes# Quanto aos 4r!os p3* icos a !uar$a permanente $eve a*ran!er7 $ocumentos re ativos ) ori!em, aos $ireitos e aos o*(etivos $a instituio# $ocumentos que re/ itam a or!ani"ao e o $esenvo vimento $a instituio# $ocumentos visuais eZou sonoros re/erentes a /atos $a vi$a $a instituio# $ocumentos que /irmam (urispru$6ncia# $ocumentos re ativos ) a$ministrao $e pessoa # $ocumentos que respon$em a quest'es t%cnico.cient0/icas re aciona$as )s ativi$a$es espec0/icas $a instituio# $ocumentos $e $ivu !ao ou $e promoo $a instituio, $os quais $eve ser !uar$a$o pe o menos um e2emp ar como amostra# $ocumentos cu(as caracter0sticas e2tr0nsecas se(am $e va or art0stico e cu tura ##

2.10.* A?a.ia;<o &9 AA&r?o4 AA-9-.ado4 O processo $e ava iao em acervos acumu a$os possui caracter0sticas espec0/icas, $epen$en$o $as con$i'es em que se encontram, pois trata.se $e arquivos cu(a or!ani"ao no se $eu em /uno $e um pro!rama $e !esto $e $ocumentos que propiciasse um sistema $e c assi/icao por assuntos, possi*i itan$o a e a*orao $e instrumentos a$equa$os para a recuperao $e in/orma'es e a ava iao#

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Os proce$imentos a serem a$ota$os variam em /uno $a situao $o acervo, *em como $as /ormas pe as quais este se inter.re aciona com os $emais con(untos $ocumentais $a instituio# De maneira !era , os proce$imentos a serem a$ota$os so os se!uintes7 $ia!n4stico $a situao $o acervo 7 e a*ora$o com a /ina i$a$e $e o*ter $a$os quanto ao esta$o $e conservao $os $ocumentos, )s /ormas $e c assi/icao e arquivamento a$ota$as ori!ina mente e aos instrumentos $e recuperao $a in/ormao, inc uin$o.se as ista!ens $e reco -imento, quan$o -ouver# A partir $esse $ia!n4stico ser, poss0ve $e/inir as meto$o o!ias a serem uti i"a$as na ava iao9 e a*orao $e um qua$ro $e assuntos7 esta etapa % rea i"a$a a partir $os instrumentos $e recuperao $a in/ormao e2istentes, $a i$enti/icao $os $ocumentos ou me$iante pesquisa e evantamento $a e!is ao $o 4r!o pro$utor, para con-ecimento $e suas /un'es e ativi$a$es# Esses estu$os nortearo a $e/inio $os $escritores $o qua$ro $e c assi/icao por assunto, assim como o $as s%ries e su*s%ries $este /un$o $ocumenta 9 pesquisa $os pra"os $e !uar$a7 a partir $o qua$ro $e assunto, com *ase na e!is ao e em entrevistas rea i"a$as nas uni$a$es a$ministrativas $a instituio, c-e!a.se ao esta*e ecimento $e pra"os $e !uar$a em virtu$e $o uso que se /a" $os $ocumentos e $as $etermina'es e!ais# re at4rio $e ava iao7 instrumento conten$o a $escrio sum,ria $a meto$o o!ia a$ota$a na ava iao, o qua$ro $e assuntos, os pra"os $e !uar$a esta*e eci$os, as propostas $e $estinao e as respectivas (usti/icativas#

Os resu ta$os $a ava iao $e $ocumentos $evero ser $ivu !a$os e, no caso $e 4r!os p3* icos, pu* ica$os no Di,rio O/icia para que, no pra"o $e <G a CE $ias, os usu,rios possam se pronunciar a respeito# Tais resu ta$os tero que ser aprova$os pe a respectiva instituio arquiv0stica p3* ica, antes $a e iminao $os $ocumentos, $e acor$o com o arti!o FM $a ei nM D#8EF, $e D $e (aneiro $e 8FF8# 2.10.) A?a.ia;<o Ao9o 5ar:& d& -9 "ro8ra9a d& G&4:<o d& DoA-9&n:o4 Ava iao constitui o e emento vita $e um pro!rama $e !esto $e $ocumentos por raciona i"ar o / u2o $ocumenta nas /ases corrente e interme$i,ria, /aci itan$o a constituio $e arquivos permanentes e a imp ementao $e um pro!rama $e esto $e $ocumentos, via*i i"an$o o acesso ) in/ormao# O processo $e ava iao se!ue proce$imentos que visam a canar resu ta$os mais amp os como a e a*orao $e uma Ta*e a $e 27

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Tempora i$a$e $e Documentos, por tanto, % necess,rio o arquivista# Na e a*orao $essa Ta*e a ser, $esenvo vi$a as se!uintes ativi$a$es7 $ia!n4stico $a situao $os arquivos e evantamento $a pro$uo $ocumenta 7 rea i"a$o me$iante pesquisas (unto )s uni$a$es a$ministrativas pro$utoras e acumu a$oras $e $ocumentos# Tem por /ina i$a$e o*ter $a$os so*re as con$i'es $os arquivos no que $i" respeito ) pro$uo, tramitao e arquivamento $os $ocumentos9 c4$i!o $e c assi/icao $e $ocumentos $e arquivo 7 e a*ora$o a partir $o estu$o $e to$a a e!is ao re/erente ) instituio, $o evantamento $a pro$uo $ocumenta e $e entrevistas (unto )s uni$a$es a$ministrativas# Tem por o*(etivo !arantir a uni/ormi$a$e $e tratamento $os $ocumentos e a r,pi$a recuperao $as in/orma'es# evantamento $os pra"os $e !uar$a7 /eito com *ase no evantamento $a pro$uo $ocumenta , no c4$i!o $e c assi/icao $e $ocumentos $e arquivo, nas entrevistas (unto )s uni$a$es a$ministrativas $a instituio, respons,veis pe a pro$uo eZou acumu ao $os $ocumentos e na pesquisa $a e!is ao em vi!or# proposta $e $estinao7 e a*ora$a a partir $o evantamento $os pra"os $e !uar$a, esta*e ece a preservao eZou a e iminao $os $ocumentos#

Conc u0$as estas ativi$a$es, os $a$os re/erentes aos assuntos e seus respectivos pra"os $e !uar$a e $estinao $evero ser esquemati"a$os em uma Ta*e a $e Tempora i$a$e, $e /orma a orientar o tra*a -o $os t%cnicos na pr,tica $a ava iao $e $ocumentos# 2.10.( Ta7&.a d& T&95ora.idad& \ o re!istro esquem,tico $o cic o $e vi$a $ocumenta $o 4r!o, e a*ora$a, pe o pro/issiona arquivista, ap4s a an, ise $a $ocumentao e aprova$a pe a autori$a$e competente# A Ta*e a $etermina o pra"o $e !uar$a $os $ocumentos no arquivo corrente, sua trans/er6ncia ao arquivo interme$i,rio, os crit%rios para a micro/i ma!em, a e iminao ou o reco -imento ao arquivo permanente# $a$os *,sicos inc u0$os na Ta*e a $e Tempora i$a$e

nome $o 4r!o e $a uni$a$e a$ministrativa7 esp%cie e assunto $o $ocumento9 e2ist6ncia $e vias eZou repro$u'es em outros setores9 pra"os $e !uar$a nos arquivos correntes e interme$i,rios9

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$estinao9 o*serva'es9

resu ta$os $a ap icao $a Ta*e a $e Tempora i$a$e

/aci i$a$e em $istin!uir os $ocumentos $e !uar$a tempor,ria $os $e !uar$a permanente9 e iminao ime$iata $e $ocumentos cu(a !uar$a no se (usti/ique9 raciona i"ao, principa mente em termos econ1micos, $as ativi$a$es $e trans/er6ncia e reco -imento9 imp ementao $e um pro!rama $e $estinao $e $ocumentos#

recomen$a'es quanto ao uso $a Ta*e a $e Tempora i$a$e

aprovao por $iri!ente $o 4r!o e pe a instituio arquiv0stica p3* ica na sua es/era $e compet6ncia9 pu* icao $o E$ita $e Ci6ncia $e E iminao $e Documentos, no Di,rio O/icia $a Unio9 atua i"ao em conseq=6ncia $e $ocumentos, *em a$ministrativa9 como $e $a pro$uo ou a tera'es na supresso estrutura

ta*u ao $e $a$os visan$o a apurar a porcenta!em $os $ocumentos e suas respectivas /ormas $e $estinao9 evitar o uso $e si! as, a menos que conste $a ta*e a a $enominao correspon$ente9 e a*orao $e re at4rio, (usti/ican$o os crit%rios a$ota$os e as mo$a i$a$es $e $estinao propostas#

2.10.1 S&.&;<o d& DoA-9&n:o4 A se eo $e $ocumentos % rea i"a$a no +m*ito $os arquivos correntes e interme$i,rios por t%cnicos previamente orienta$os, se!uin$o o esta*e ecimento na Ta*e a $e Tempora i$a$e ou nos re at4rios $e ava iao# A se eo % a separao /0sica $os $ocumentos $e acor$o com a sua $estinao7

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e iminao7 trata.se $o $escarte $e $ocumentos cu(a operaciona i"ao $epen$er, $e seu vo ume, po$en$o ser eva$a a e/eito manua mente ou atrav%s $e tritura$oras9 trans/er6ncia7 envio $os $ocumentos para o arquivo interme$i,rio, acompan-a$os $e ista!em, on$e a!uar$aro o cumprimento $os pra"os $e !uar$a e a $estinao /ina 9 reco -imento7 envio $os $ocumentos para a instituio arquiv0stica p3* ica, acompan-a$os $os instrumentos $e recuperao $a in/ormao com vistas ) sua !uar$a permanente e seu acesso p3* ico#

( GEST!O DE DOCUMENTOS INTERMEDITRIOS Encerra$o o per0o$o $e arquivamento na /ase corrente, a !uns $ocumentos po$em ser e imina$os ime$iatamente, mas uma parte re ativamente importante $estes, eventua mente, $eve ser conserva$a por um per0o$o mais on!o em /uno $e ra"'es e!ais ou a$ministrativas# Os $ep4sitos $e arma"ena!em tempor,ria constituem uma a ternativa cu(o o*(etivo principa % minimi"ar o custo p3* ico $a !uar$a $e $ocumentos interme$i,rios, raciona i"an$o espao /0sico, equipamentos e a recuperao $a in/ormao# A trans/er6ncia $estes $ocumentos para um $ep4sito $e arquivamento interme$i,rio re$u" ) meta$e os custos $e sua conservao, torna $ispon0veis espaos $ispen$iosos reuti i",veis para outros /ins, *em como equipamentos que po$em ser $estina$os ) !esto $e $ocumentos correntes# A %m $isso, /avorece as con$i'es $e uti i"ao $e tais $ocumentos pe a a$ministrao p3* ica#

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2.10.2 A:i?idad&4 D&4&n?o.?ida4

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Respons,veis pe a !uar$a /0sica $os $ocumentos $e uso pouco /req=ente, os arquivos interme$i,rios7 aten$em )s consu tas /eitas pe os 4r!os $epositantes9 coor$enam as trans/er6ncias $e novos $ocumentos aos seus $ep4sitos9 proce$em ) ap icao $e ta*e as $e tempora i$a$e se ecionan$o $ocumentos para e iminao ou reco -imento9 coor$enam o reco -imento $e $ocumentos permanentes para o arquivo $e terceira i$a$e#

2.10.0 "roA&di9&n:o4 Ad9ini4:ra:i?o4 Os $ocumentos s4 $evem ser aceitos para !uar$a interme$i,ria quan$o /or con-eci$o o seu conte3$o, o pra"o $e !uar$a e a $ata $e e iminao ou reco -imento# A uni$a$e a$ministrativa que trans/ere os $ocumentos ao arquivo interme$i,rio conserva seus $ireitos so*re os mesmos, po$en$o consu t,. os ou tom,. os por empr%stimo# O aten$imento )s consu tas e empr%stimos $eve ser r,pi$o e preciso# A consu ta por parte $e terceiros s4 % permiti$a com a autori"ao $a uni$a$e a$ministrativa que trans/eriu os $ocumentos# Deve.se conservar a or!ani"ao interna $os $ocumentos, atri*u0$a no arquivo corrente, $otan$o a uni$a$e $e arquivamento $e s0m*o os e nota'es que /aci item a sua oca i"ao no ato $a consu ta# A e iminao s4 % e/etua$a com a pr%via autori"ao $a uni$a$e a$ministrativa que pro$u"iu e trans/eriu os $ocumentos ao $ep4sito $e arquivamento interme$i,rio# 2.10.10 LoAa.iMa;<o+ Con4:r-;<o & E>-i5a9&n:o4

Bera mente, os $ep4sitos $e arquivamento interme$i,rio esto oca i"a$os /ora $os centros ur*anos Rterrenos mais *aratos>, mas em ocais $e acesso /,ci e r,pi$o# A construo e os equipamentos so simp es mas $evem permitir a conservao a$equa$a $o acervo $ocumenta # ;ara ta , recomen$a.se a proteo contra inc6n$ios Rinsta a'es $e portas contra./o!o>, inun$a'es, po uio atmos/%rica, e2cesso $e umi$a$e e $e u" so ar#

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2.10.11 Van:a8&n4

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Os $ep4sitos $e arquivamento interme$i,rio $evem ser simp es e /uncionais, permitin$o a !uar$a $e !ran$es vo umes $e $ocumentos, proporcionan$o7 economia $e espao, pessoa , equipamento e tempo9 maior e me -or co a*orao entre arquivistas e a$ministra$ores9 raciona i"ao $a !uar$a e preservao $os acervos $ocumentais9 resposta ime$iata a$ministrao9 e precisa )s quest'es impostas pe a

a !arantia $e reco -imento aos arquivos permanentes $os $ocumentos que $evem ser conserva$os $e/initivamente#

1 ESTRUTURA BTSICA DE SISTEMA DE ARQUIVAMENTO 2.10.12 R&A-r4o4 H-9ano4 os $e $e $a

O arquivo possui, atua mente, import+ncia capita em to$os ramos $a ativi$a$e -umana# No entanto, ain$a % *astante comum a /a ta con-ecimentos t%cnicos por parte $as pessoas encarre!a$as $os servios arquivamento, /a ta essa que in/ uir,, natura mente, na a$ministrao empresa#

Teoricamente, o processo $e arquivamento $e $ocumentos % um servio simp es# Na pr,tica, no entanto, essa simp ici$a$e $esaparece $iante $o vo ume $e $ocumentos e $a $iversi$a$e $e assuntos, sur!in$o $i/icu $a$es na c assi/icao $os mesmos#

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Um $os o*(etivos $a t%cnica $e arquivo % capacitar os respons,veis pe o arquivamento para rea i"arem ativi$a$es que separao $os $ocumentos que in/orma'es va iosas, $os $ocumentos sem va or# Um servio $e arquivo *em or!ani"a$o possui va or inestim,ve # \ a mem4ria $a instituio, /onte e *ase $e in/orma'es# ;ara que se atin(am os o*(etivos, % necess,ria a preparao $e pessoa especia i"a$o nas t%cnicas $e arquivo# ;ara o *om $esempen-o $as /un'es $os pro/issionais $e arquivo, % necess,rio, con-ecimento $os $iversos setores R$epartamentos> $a instituio on$e o arquivo est, inseri$o e $os sistemas $e arquivamento# 2.10.1$ In4:a.a;6&4

De i!ua import+ncia para o *om $esempen-o $as ativi$a$es $o arquivo % a esco -a $o oca a$equa$o, quer pe as con$i'es /0sicas que apresente, i uminao, impe"a, 0n$ices $e umi$a$e, temperatura, quer pe a e2tenso $e sua ,rea capa" $e acomo$ar o acervo e permitir amp ia'es /uturas# Ao se ca cu ar o espao necess,rio para um setor $e arquivo, % $e import+ncia /un$amenta que se p ane(e uma mar!em $e um tero para /uturas e2pans'es# A !uns tomam espaos $e outros setores, outros c-e!am a mu$ar $e en$ereo para amp iao# O arquivo no e2iste in$epen$entemente, /a" parte $e uma or!ani"ao mais amp a, a qua serve e $eve ter o mesmo tratamento que os $emais $epartamentos $a instituio, inc usive no que $i" respeito a espao# Em uma or!ani"ao empresaria , o arquivo % parte $e ca$a $epartamento, servin$o principa mente a a$ministrao# Deve situar.se no mesmo an$ar que os outros setores, pr42imo $as pessoas que o uti i"am, permitin$o o acesso e o / u2o $e in/ormao no menor espao $e tempo# A insta ao $o arquivo, variar, $e acor$o com o taman-o e o / u2o $e in/orma'es $os setores aos quais e e servir,# Deve.se evar em conta que -, necessi$a$e $e previso $e espao para o manuseio $e pastas, tanto no que $i" respeito ) monta!em como ) consu ta# O e2cesso $e materia $ever, ser co oca$o em outro setor ou mesmo outro e$i/0cio, contanto que se(a um oca seco e *em venti a$o# ;ara $e imitar espao e p ane(amento $e um arquivo % necess,rio con-ecer o /im a que se $estina, se somente aos usu,rios, ivremente, se ao p3* ico, ou se -aver, um /uncion,rio par aten$er os interessan$o nas in/orma'es $o arquivo# O sistema $e ivre acesso somente ser, uti i"a$o por !ran$es arquivos, quan$o no -ouver pessoa su/iciente para aten$er a $eman$a#

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Um arquivo /ec-a$o o/erece a vanta!em $e po$er ser contro a$o com muito mais e/ici6ncia, $iminui a pro*a*i i$a$e $e e2travio $o materia e os empr%stimos po$em ser contro a$os, manten$o o arquivo or!ani"a$o# 2.10.1* I.-9ina;<o

O arquivo e2i!e *astante u", $e pre/er6ncia que natura , que a %m $e i uminar a$equa$amente tra!a outras vanta!ens, como a -i!ieni"ao $o am*iente $e tra*a -o# O arquivo com pouca i uminao, po$e pre(u$icar o tra*a -o arquiv0stico, por ter caracter0sticas que $eman$am muita ateno visua e inte ectua # O e2cesso $e u", tam*%m % contra in$ica$o, pois /ere a vista e $i/icu ta o tra*a -o, a %m $o que a u" intensa constitui.se $e /onte $e /a$i!a e $ani/ica o pape # 2.10.1) Ar&,a9&n:o

Ter *oa venti ao natura , e se necess,rio, uti i"ar processos au2i iares $e venti ao arti/icia quan$o a venti ao natura se mostre insu/iciente9 usar aspira$ores que reco -am as poeiras resu tantes $as opera'es coti$ianas9 e conse!uir, no a^out, uma movimentao $e ar $e ta /orma que a mesma *ene/icie a e/ici6ncia, renta*i i$a$e e pro$utivi$a$e $o arquivista# 2.10.1( Hi8i&niMa;<o

O arquivo, como os $emais setores $a empresa, necessitam $e uma *oa -i!ieni"ao, vi!i +ncia e $e$eti"ao peri4$ica# Os maiores inimi!os $o pape so7 u"9 ca or9 umi$a$e9 poeira e insetos# A -i!ieni"ao $o oca $os arquivos % um /ator *,sico na !uar$a e conservao $a $ocumentao# _amais po$e ser re e!a$a a p ano in/erior# 2.10.11 LaUo-:

Apesar $a responsa*i i$a$e pe o a^out ser $o en!en-eiro, o respons,ve pe o arquivo no po$e $escon-ecer pormenores $a t%cnica $a $isposio, pois a mesma % um /ator imp 0cito $e e/ici6ncia# \ evi$ente a necessi$a$e $e ?espao ivre@ in$ispens,ve para o pessoa se ocomover, e para consu tas# Ao p ane(ar o arquivo, $eve.se consi$erar uma / e2i*i i$a$e $o sistema $e arquivamento# E principa mente ter cui$a$os com /atores e2terno como enc-entes, inc6n$ios, entre outros#

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E2# De Ja^ out De arquivos $e C !avetas7

Arquivo $es i"ante7

2.10.12

S&8-ran;a

A insta ao $o arquivo e2i!e o m,2imo $e se!urana, preven$o.se riscos e procuran$o evit,. os na me$i$a $o poss0ve # Na consecuo $este o*(etivo, em primeiro p ano, se $eve e2aminar se nas pare$es no passam canos $`,!ua ou $e es!otos, pois uma ruptura po$e ocasionar !ran$es pre(u0"os aos $ocumentos, inc uin$o sua per$a#

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Torna.se necess,rio, tam*%m, asse!urar o arquivo contra rou*os, cui$an$o para que as insta a'es se(am compat0veis com a import+ncia $o mesmo# O inc6n$io, % outro peri!o que ser, conveniente prevenir, ao insta ar o arquivo, pois as insta a'es e %tricas, o ar con$iciona$o, os aquece$ores, etc#, $evem ter insta a'es especiais# E2i!e.se, ain$a, a insta ao, no oca , $e e2tintores $e inc6n$io# 2.10.10 R&A-r4o4 9a:&riai4

Devem ser previstos espao e recursos /inanceiros para a aquisio $e computa$ores, escrivanin-as, /ic-,rios, arquivos, equipamentos, micro!r,/icos Rquan$o optar pe a micro/i ma!em>, /otocopia$oras e acess4rios Rpastas, !uias, pro(e'es, /ic-as, etiquetas, etc#># Consi$era.se ain$a o /ormato, a tura, ar!ura e espessura $os $iversos $ocumentos para se ecionar o mo*i i,rio# 2.10.20 Ti5o4 d& Ar>-i?o4 >-an:o O =or9a =J4iAa - Mo7i.iBrio

Os arquivos po$em ser c assi/ica$os $e acor$o com a maneira $e !uar$ar os $ocumentos, em arquivos verticais e -ori"ontais# 2.10.20.1 Ar>-i?o4 V&r:iAai4

E2istem $ois tipos *,sicos7 Vertica /ronta . as pastas com os $ocumentos so $ispostas umas atr,s $a outra, com a parte $a /rente vo ta$a para o usu,rioZarquivista9 Vertica atera . as pastas com os $ocumentos so $ispostas uma ao a$o $a outra, com a parte atera vo ta$a para o usu,rioZarquivista# ;ara o arquivamento vertica $e pap%is e /ic-as, os principais equipamentos so7 Arquivos para cartas, $ocumentos, etc#7 So /a*rica$os $e ma$eira ou ao, sen$o os $e ao muito superiores, no s4 quan$o a apresentao, ) resist6ncia, como tam*%m a se!urana# So mais econ1micos e ocupam menor espao# Estes arquivos variam quanto ao taman-o, ao /ormato, aos $ispositivos $estina$os a pren$er o materia nas corre$ias, quanto )s !avetas, que po$em ser simp es, $up as, $es i"a$oras, etc# [, arquivos cu(o n3mero $e !avetas variam $e : a E !avetas# Uma !aveta $e arquivo comporta em m%$ia E#GGG /o -as $e pape # Cai2as com pastas suspensas7 Taman-o !ran$e para o arquivamento $e mapas, p antas, $esen-os, etc# Nestas cai2as as

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peas /icam suspensas vertica mente, presas por meio $e tiras !oma$as, com pro(e'es numera$as# Estantes7 ;o$em ser com prate eiras /i2as ou prate eiras m4veis#

Estantes com prate eiras /i2as7 po$em ser $e ma$eira ou $e ao# Os $ocumentos so !uar$a$os em pastas, as quais so co oca$as em posi'es verticais# Nestas estantes, as pastas po$em ser co oca$as em compartimentos remov0veis Rcai2as> ou co oca$as $e /orma suspensa, atrav%s $e suportes que /uncionam como ca*i$es, on$e as pastas so pen$ura$as e $es i"am /aci mente# Estantes com prate eiras m4veis7 so estantes cu(as prate eiras so corre$ias, corren$o para /rente Rtipo !aveta> /ican$o comp etamente vis0ve a prate eira com a qua se vai tra*a -ar#

Arm,rios7 ;o$em ser $e ma$eira ou $e ao# As pastas /icam suspensas e so mais usa$as quan$o -, necessi$a$e $e res!uar$ar os $ocumentos ou quan$o se $ese(a uma apar6ncia me -or, pois possuem portas# Bera mente estes arm,rios tem capaci$a$e para <GG pastas# Arquivos Con(u!a$os7 So mesas $e escrit4rios as quais po$em ter nas suas !avetas, arquivo para pastas suspensas, /ic-,rios, etc# Equipamentos Birat4rios7 Consiste numa mesa $e tra*a -o norma , com arquivos nas e2tremi$a$es, em /orma ci 0n$rica e !irat4ria# A principa vanta!em $estas uni$a$es !irat4rias so*re os arquivos verticais e as estantes % que /aci itam o acesso a um n3mero maior $e $ocumentos concentra$os em uma ,rea !era # 5ic-,rios simp es7 So cai2as que po$em ser $e ma$eira ou $e ao, $estina$as a a*ri!ar co e'es $e /ic-as# Atua mente so usa$as em to$os os setores $e tra*a -o, e2istin$o uma varie$a$e imensa $e tipos $e /ic-,rios, taman-os e /ormatos# 5ic-,rios rotativos7 &ais usa$os para anota'es r,pi$as, como por e2emp o, in$icao $e en$ereos# So pain%is para ca$a etra $o a /a*eto, presos a uma *ase centra rotativa, equipa$os com /ic-as, -aven$o $ispositivos especiais para se!ur,. as, ou com ca -as $e um materia p ,stico transparente para rece*er pequenas tiras $e pape conten$o in/orma'es#

2.10.20.2

Ar>-i?o4 HoriMon:ai4

De maneira !era se prestam mais para o arquivamento $e /ic-as# So consi$era$os -ori"ontais, porque as /ic-as ou $ocumentos so !uar$a$os -ori"onta mente#

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$e7

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;ara o arquivamento -ori"onta , os m4veis po$em ser em /orma Ba*inete7 o aar$e2 % o mais con-eci$o# Neste arquivo as /ic-as so !uar$a$as -ori"onta mente $ispostas umas so*re as outras, sen$o que a mar!em in/erior, que rece*e as nota'es re ativas )s $iversas /ic-as /ica vis0ve # ;ossui *an$e(as $e ao on$e so co oca$as as porta./ic-as a mar!em in/erior $o porta./ic-as /ica vis0ve , e as anota'es Rnome, assunto, etc#> po$em ser i$os ime$iatamente sem que se precise retirar a /ic-a $o /ic-,rio# Esta parte vis0ve % prote!i$a por uma +mina $e materia p ,stico # A capaci$a$e e os /ormatos $os !a*inetes po$em variar# [, !a*inetes com $i/erentes n3meros $e !aveta, a ar!ura e a pro/un$i$a$e $as mesmas, o n3mero $e porta./ic-as por !aveta, o taman-o $o porta./ic-as, *em como as me$i$as e2ternas R ar!ura, a tura e pro/un$i$a$e># Arquivos para mapas, p antas, $esen-os, etc #7 so m4veis para arquivamento -ori"onta , /orma$o por !avetas rasas# Arquivos $es i"antes7 Sao sistema $e arquivamento, compostos por mo$u os construi$os por qua$ros in$epen$ents con/ecciona$os em c-apa $e ao $o*ra$a, com recortes que possi*i itam o encai2e $os components e que se mivimento so*re tri -os, proporcionan$o economia $o espao ocupa$o e me -or or!ani"aao e acesso ao materia arquiva$o

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&OLIJIARIO

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ARQUIVO DESLIZANTE

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Acess4rios uti i"a$os . materia $e consumo 7 A /uno $os acess4rios % proporcionar, (untamente com o m%to$o esco -i$o, a r,pi$a oca i"ao $os $ocumentos# Os principais acess4rios so7 pastas9 !uias9 pro(e'es9 etiquetas#

;astas ou C assi/ica$ores7 So /o -as $e carto ina ou carto prensa$o, $o*ra$as, em taman-os pa$roni"a$os RG,<G 2 G,:C cm> . /ormato comercia ou carta9 RG,<D 2 G,:C cm> . taman-o o/0cio# Servem para !uar$ar, a*ri!ar e reunir a $ocumentao a ser arquiva$a# Tipos $e pasta7 pastas sem pro(e'es9 pastas com pro(e'es7 corta$as eZou $e corte reto9 pastas suspensas9 pastas Ab9 pasta $e om*o san/ona$o# Buias7 So cart'es resistentes, $o taman-o $as pastas ou $as /ic-as9 as !uias so usa$as para au2i iar o arquivamento vertica e o encontro r,pi$o $os $ocumentos, Buias prim,rias7 $ivi$em as se'es principais $o arquivo9

;asta pen$u ar

pasta pen$u a com om*a$a pasta interca a$ora

Acessorios $e /i2aao $e papeis

pasta prontuario

pasta suspensa pasta prontuario $e a uno a*erta 40

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2 TRANSLERPNCIA DE DOCUMENTOS

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Qua quer seo tem o $ireito $e requisitar $ocumentos ou pastas $e que necessita e ca*e ao arquivista imp antar um sistema, $enomina$o $e sistema $e car!a, que permita contro ar a sa0$a $os $ocumentos $o arquivo, possi*i itan$o a r,pi$a oca i"ao $os mesmos# Este contro e tem por o*(etivos7 Contro ar os pra"os para a $evo uo $os $ocumentos empresta$os# In/ormar com preciso e se!urana on$e se encontram os $ocumentos# Contro ar a /req=6ncia $e uso $os $ocumentos, o que au2i iar, na $eterminao $os pra"os para a trans/er6ncia $os mesmos#

A so icitao $e $ocumentos por empr%stimo $eve ser e/etua$a atrav%s $e /ormu ,rio pr4prio $e requisio# 0 GERENCIAMENTO ELETRINICO DE DOCUMENTOS Um sistema $e !erenciamento e etr1nico $e $ocumentos uti i"a a tecno o!ia $a computao para Aa5:ar+ ar9aM&nar+ .oAa.iMar & 8&r&nAiar ?&r46&4 &.&:rVniAa4 do4 doA-9&n:o4 &9 5a5&. o- &9 9iAro=i.9&. Os ori!inais Rem pape ou micro/i me> so converti$os em ima!ens e etr1nicas, in$e2a$os e arma"ena$os em $iscos 4pticos ou ma!n%ticos $e a ta capaci$a$e, sen$o que estas ima!ens so uti i"a$as pe os usu,rios em monitores $e a ta reso uo#

2.10.21

A-:o9a;<o da R&A-5&ra;<o da In=or9a;<o &9 Ar>-i?o4

E2iste a /antasia $e que a in/ormati"ao $os proce$imentos e opera'es arquiv0sticas, principa mente no que $i" respeito ) oca i"ao $os $ocumentosZin/orma'es, trans/ormar,, num passe $e m,!ica, os arquivos $esor!ani"a$os em or!ani"a$os# Isso no % ver$a$e# A in/ormati"ao $os proce$imentos arquiv0sticos no % a so uo, mas apenas um recurso, (, que a *ase $o processo tem que ser e$ucaciona , ou se(a, os in$iv0$uos precisam capacitar.se a conse!uir !erenciar corretamente o $ocumento e a in/ormao, sem per$er $e vista a conte2tua i"ao $e seu tra*a -o na empresaZinstituio# Em !era , os sistemas $esenvo vi$os para a ,rea arquiv0stica visam aten$er os se!uintes o*(etivos7

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au2i iar na or!ani"ao, contro e e recuperao $o acervo $ocumenta $e arquivos $e institui'es p3* icas ou priva$as, $e pequeno, m%$io e !ran$e porte9 contro ar os $ocumentos que ain$a no /oram envia$os para o arquivo !era $a instituioZempresa, estan$o ain$a arma"ena$os em seus outros setores9 in$icar a oca i"ao $e $ocumentos $ese(a$os9 in/ormar o pra"o $e reteno $e ca$a $ocumento no setor $a instituioZempresa on$e e e /oi !era$o Rarquivo corrente>9 emitir re at4rios in$ican$o os $ocumentos que trans/eri$os $o setor para o arquivo !era $a empresa9 $evem ser

emitir re at4rios in$ican$o os $ocumentos que po$em ser $escarta$os, em respeito aos pra"os e!ais e as $iretri"es esta*e eci$as pe a instituioZempresa9 emitir re at4rios operacionais e materiais $e apoio )s ativi$a$es

O $esenvo vimento $e um sistema, se!un$o Catarino R:GGG> % composto *asicamente por cinco /ases7 a# ;ro(eto *# De/inio $e *ase $e $a$os c# In$e2ao e entra$a $e $a$os $# recuperao e impresso e# &anuteno $a *ase $e $a$os 10 MICROLILMAGEM NO ARQUIVO 2.10.22 ConA&i:o

A micro!r,/ica, tecno o!ia $esenvo vi$a a partir $a /oto!ra/ia, % ap ica$a ) miniaturi"ao $o $ocumento, com !raus $iversos $e re$uo, que possi*i ita a o*servao em apare -os 4ticos especiais eZou $up icao em /i mes copiativos eZou pape # 2.10.2$ Van:a8&n4 Economia $e espao7 Os $ocumentos micro/i ma$os, necessitam $e apenas :X $o espao ocupa$o pe os mesmos $ocumentos so* a /orma $e pape # Rapi$e" $e acesso ) in/ormao 7 ;oucos se!un$os so necess,rios para oca i"ar um $a$o ou um $ocumento, entre mi -'es#

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Se!urana7 Os arquivos em micro/i me esto prote!i$os contra a $estruio, per$a, rou*o, por possu0rem c4pias $e se!urana# Continui$a$e r0!i$a $os /ic-,rios7 Os re!istros micro/i ma$os ac-am. se em or$em $e seq=6ncia /i2a, ) prova $e $esor$em, a terao ou per$a# Dura*i i$a$e $o $ocumento7 os micro/i mes esto prote!i$os contra $es!aste, possi*i itan$o uma $ura*i i$a$e muito maior que o $ocumento em pape # Inte!ri$a$e $a repro$uo7 O micro/i me repro$u" inte!ra mente o conte3$o $e um $ocumento com /i$e i$a$e a*so uta#

2.10.2*

E:a5a4

8M> Con/er6ncia . :M> Separao $os $ocumentos. Um /i me comporta :EGG p,!inas $e $ocumentos micro/i ma$os R/oto!ramas># $os $ocumentos,# <M> CM> EM> HM> ;reparao $o $ocumento 7 &icro/i ma!em W ;rocessamento W Inspeo . Nesta etapa $evem ser veri/ica$os os se!uintes itens, numa eitora $e ro o7 micro/i ma!em a$equa$a9 termos e!ais9 omisso $e $ocumentos9 or$em seq=encia $os $ocumentos9 uni/ormi$a$e $a $ensi$a$e9 apresentao $e manc-as ou riscos no /i me9 pro* emas $e ve atura# OBS# A inspeo consta ain$a $a veri/icao $a reso uo Rno microsc4pio>, $a $ensi$a$e Rno $ensit1metro> e $a inspeo qu0mica Rcom testes resi$uais $e -ipossu /ito># IM> Dup icao . Esta operao acontece apenas se a micro/i ma!em /oi /eita com uma uni$a$e $e /i me# O /i me ori!ina Rprata> $eve ser arma"ena$o no arquivo $e se!urana e a $up icata encamin-a$a, (untamente com a $ocumentao em pape , para o arquivo $e se!urana# 2.10.2) MiAro=or9a4 5i me em ro o7 Sistema aconse -,ve quan$o o micro/i me % uti i"a$o para re$u"ir os arquivos e os $ocumentos no so muito

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consu ta$os# So arma"ena$os em cai2as $e pape o ou ci in$ros $e meta rotu a$os e arquiva$os em or$em num%rica seq=encia # &icro/ic-as, (aquetas e cart'es.(ane a 7 Os $ocumentos so micro/i ma$os por s%ries especiais, previamente or!ani"a$os e in$ivi$ua i"a$os# Estas micro/ormas po$em ser c assi/ica$as e arquiva$as como ver$a$eiras /ic-as e apresentam a vanta!em $e serem /aci mente in$ivi$ua i"a$as e atua i",veis# ;o$em ser or!ani"a$as a /a*eticamente por nome $e pessoas, por assunto, !eo!ra/icamente, numericamente, etc#, $e acor$o com as necessi$a$es $a Instituio# ".an&,a9&n:o da MiAro=i.9a8&9

2.10.2(

Ao se p ane(ar a micro/i ma!em $a $ocumentao acumu a$a no arquivo, em primeiro u!ar $eve.se e a*orar um pro(eto espec0/ico que $iscrimine o tipo $e materia a ser micro/i ma$o, a i$a$e $estes $ocumentos, a /orma $e micro/i ma!em, a micro/orma a ser uti i"a$a e como se processar, a co$i/icao e recuperao $os $ocumentos# O que $eve nortear este pro(eto % a preservao $a mem4ria a$ministrativa $a instituio, que, e2istin$o no suporte pape , passar, a e2istir no suporte micro/i me# \ necess,rio que se constitua uma equipe $e tra*a -o que proce$a a an, ise $os $ocumentos, resu tan$o numa ava iao $os mesmos# Esta equipe $eve ser mu tipro/issiona , composta por pessoas $a instituio e at% mesmo $e /ora, que e a*ore crit%rios $e se eo e $escarte $e $ocumentos, pois no acervo $ocumenta $e to$a instituio e2istem $ocumentos que7 $evero ser e imina$os, sem necessi$a$e $e serem micro/i ma$os9 que $evero ser micro/i ma$os e posteriormente e imina$os9 que $evero ser micro/i ma$os e preserva$os9 que $evero ser micro/i ma$os para preservao e uti i"a$os em sua /orma ori!ina # 11.1.) MiAro=i.9a8&9 Hi7rida

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11 RELERPNCIAS CASTRO, A# &# et a # Arquiv0stica7 T%cnica9 Arquivo o!ia7 Ci6ncia# Lras0 ia# ALD5, 8FDE, :v# DE;ARTA&ENTO, Ci6ncia $a In/ormao# Aposti a T%cnicas $e Or!ani"ao $e Arquivo# UEJ, 8FFH &ETRc, So ;au o# T%cnicas $e Arquivo# &etr1 $e So ;au o# ;AES, &ari ena Jeite# Arquivo7 teoria e pr,tica# : e$# Rio $e _aneiro7 5BV, 8FF8# SC[EJJENLERB,T#R, Arquivos &o$ernos# 5BV , R_ 8FIC DE LERTOJJIS, DANIEJA W Tecnicas $e Arquivo W UEJ W Jon$rinaZ;r# :GGE CA&ARA TECNICA DE CONSERVASTO DE DOCU&ENTOS W Conarq W Recomen$a'es para construo $e arquivos .

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