Un software de nmina es una solucin informtica diseada para maximizar la productividad de las personas encargadas de registrar y controlar correctamente

todos los aspectos de la nmina de los obreros y empleados de las empresas, permitiendo reducir las cargas excesivas de trabajo y disminuyendo errores, considerando la legislacin fiscal y laboral vigente de cada pas incluyendo los clculos de impuestos locales y retencin de los mismos. Las empresas que tiene software de nmina pueden contar con todos los registros de sus empleados, fechas de ingreso, pago y retiro as como los registros de toda la relacin laboral que la empresa ha tenido con cada uno de sus empleados. Tambin existen plataformas ms complejas que no solamente dejan administrar los pagos y descuentos sino que tambin permiten a los usuarios administrar la nmina de sus operaciones en muchos pases, muchas empresas y/o muchos centros de costos. Con un software de nmina de esas caractersticas se puede administrar mejor la contabilidad de las empresas intensivas en recursos humanos como bancos, hospitales y universidades. Lo ms importante del Software de Nmina es que sea muy paramtrico: Esto quiere decir que se pueda manipular fcilmente para adaptarlo a las necesidades de cada empresa. Sin embargo la parametrizacin no debe hacerlo ms complejo es necesario que la manipulacin pueda hacerse por los usuarios sin necesidad de depender mucho del proveedor del Software. Un segundo aspecto a considerar es el mantenimiento de acuerdo con los requerimientos legales y fiscales. Las leyes cambian con mucha rapidez y esto hace que los programas baratos o de dudosa procedencia se queden obsoletos haciendo que el tiempo, dinero y esfuerzo que se invirti en implementar la solucin se pierda. Por eso es indispensable encontrar proveedores serios, con una larga carrera en el mercado y que puedan brindar la tranquilidad que su solucin siempre estar tecnolgica y legalmente da. El software de nmina se puede adquirir como una licencia de Software, como renta de Software, o simplemente a travs de conexiones en la nube SaaS.

Proceso
El proceso de Nmina siempre empieza con el cargue de la informacin histrica, pues solamente las empresas nuevas estn exentas a este cargue. Este mecanismo debe ser auto verificable y automtico esto desemboca en que no se comenten errores, ni haya intervencin humana. Una vez el software de nmina tiene la base de empleados cargada en el sistema, comienza a cargarse lo que se conoce como novedades, entre ellas tenemos 1. Novedades de tiempo (horas extras, dominicales, nocturnas y festivas) 2. Novedades de Ingreso o retiro: Cuando hay nuevos empleados en la compaa o retiros de los mismos. 3. Novedades de Vacaciones. 4. Novedades de Sueldo. 5. Premios y Comisiones 6. Etc. Cada periodo que puede ser de una semana, quincena o mes hay que calcular la nmina de todos los empleados, revisar que todas las novedades estn ingresadas y finalmente hacer el clculo de impuestos, de pagos a terceros (seguro mdico estatal, pensiones, impuestos, parafiscales etc.) y con los resultados de estos clculos hacer el pago de los empleados, terceros y otros. Todos estos pagos quedan registrados en la base de datos de los empleados para su revisin, y generacin de reportes histricos o la realizacin de clculos que requieran esta informacin.

Tecnologa
En la actualidad existen softwares que generan informacin a otras reas de la empresa como reportes de recursos humanos y contabilidad o que se pueden crear interfaces con ERP, software de Contabilidad, software de recursos humanos o hardware de control de asistencia.

Los sistemas integrales de nmina por su parte poseen diferentes mdulos tales como: recursos humanos, capacitacin, IMSS/SUA, tiempo y asistencia, relojes, estos cada vez se han vuelto ms eficientes para el control humano en las organizaciones. Un sistema de nmina moderno debe ser un sistema de informacin completa, flexible, escalable, fcil de usar y con total independencia, adaptable a las necesidades y polticas particulares de cada organizacin. Nuestro sistema de nmina permite crear conceptos para percepciones, deducciones, campos, constantes, tablas y variables, todos relacionados con otros conceptos y tablas usando poderosas frmulas que se adecan a sus necesidades especficas.

Sistema de Nmina Integral Los mdulos que integran nuestra solucin son:

ADMINISTRACIN Es uno de los ms importantes, ya que en l se realizan las configuraciones bsicas del software de nmina y de las cuales depende el buen funcionamiento del mismo.

ADEUDOS Lleva a cabo el control de los prstamos que son otorgados a los empleados, llevando a cabo una historia de los movimientos relacionados. Asimismo, tiene la capacidad de operar prstamos con diferentes tipos de inters como: fijos, variables con IVA o inters fijo.

FONDO DE AHORRO Lleva a cabo el control de lo relacionado con las aportaciones al fondo de ahorro de los empleados, as como los prstamos que pudiesen ser otorgados, con diferentes tipos de inters.

CAJA DE AHORRO En algunas empresas se utiliza la caja de ahorro como una forma de financiar prstamos a empleados o bien como estmulo al ahorro. El mdulo tiene como objetivo llevar el control de todos de aportaciones, retiros y prstamos a los empleados que estn inscritos a la caja de ahorro.

CLCULO En ste mdulo se efectan los procesos bsicos de clculo de la nmina (sea normal, extra nmina, etc.), as como el respectivo cierre de las mismas para la afectacin de la informacin. En los procesos de clculo se cuenta con la facilidad de procesar por diferentes niveles de seleccin de empleados, tales como por estructura departamental, por un nivel de estructura en particular, por empleado, etc., o bien subclasificados por puesto, nmina, jornada, jerarqua, tabulador entre otras que se encuentran disponibles.

CAPTURA Proporciona al usuario las diferentes maneras de poder ingresar los movimientos (percepciones, deducciones e incidencias) relacionados o que afectan a los empleados. Se cuentan con 3 diferentes tipos de ventanas de captura, las cuales pueden ser configuradas por el usuario segn las requiera, teniendo la facilidad de definir criterios de afectacin como validacin de los conceptos, rangos o valores permitidos, etc. Cada una de ellas puede convertirse en captura externa de movimientos, en la cual el usuario slo requiere un archivo de interface y listo.

CATLOGOS En ste mdulo se encuentran los catlogos comunes que son utilizados por el sistema. Dentro de los ms importantes se encuentran las tablas de

impuesto, das festivos, perodos de nmina, tipos de cambio entre monedas, desglose de monedas, etc.

DIPS Lleva a cabo el control y mantenimiento de los conceptos que sern utilizados en el sistema. Estos conceptos nosotros los denominamos DIPS, que es un acrnimo de Deducciones-Incidencias-Percepciones. EL usuario puede definirlos los que requiera para elaborar las frmulas o procesos necesarios para su clculo, adems de definir los acumulados que deben afectar, as como su comportamiento durante los proceso de clculo necesarios.

EMPLEADOS El objetivo de este mdulo es controlar los movimientos relacionados con los empleados, tales como altas, bajas, modificacin de informacin, reingresos, etc. asi como los procesos que a un empleado se le puedan efectuar como lo son finiquitos (incluyendo masivos), aumentos de sueldo (por empleado, estructura departamental y otros..), etc.

SEGURO SOCIAL Se llevan a cabo los procesos que son necesarios para el pago de obligaciones al Seguro Social. Algunos de los procesos que se pueden ejecutar son: faltas e incapacidades, clculo de bases y cuotas, captura y/o actualizacin de aportaciones voluntarias, recuperacin de variabilidad, reintegracin de salarios, generacin de archivos de movimientos, etc.

VACACIONES En ste mdulo se lleva a cabo lo referente a la programacin de vacaciones de los empleados. Se tiene la facilidad de configurar diferentes tablas de vacaciones con diferentes caractersticas, como lo son rangos de

antigedad, das de prima vacacional a otorgar, das de vacaciones, etc. Todo esto permite al usuario flexibilidad en el manejo de las mismas. Asimismo, se puede consultar la historia de los empleados de sus diferentes perodos de vacaciones