GESTIN DE DOCUMENTOS CON LA FAMILIA ISO 30300

Ing. CIP Maurice Frayssinet Delgado mfrayssinet@gmail.com

ISO 30300
La serie de normas UNE-ISO 30300 sobre gestin documental (Management Systems for Records) es un conjunto de estndares desarrollados por la organizacin ISO, International Organization for Standarization y su Comit 46 de Informacin y Documentacin. Supone la alineacin de las tcnicas y los procesos documentales con la metodologa de los sistemas de gestin.

ISO 30300
Para la implantacin de un sistema de gestin 30300 es imprescindible el liderazgo de la alta direccin y la implicacin de toda la organizacin. Los responsables directos de la implantacin deben tener conocimientos de gestin documental al tiempo que de sistemas de gestin.

El sistema de gestin propuesto por esta norma puede implementarse integrado con otros sistemas de gestin permitiendo, con poco esfuerzo, aumentar la eficacia de los mismos. Tambin puede implementarse en organizaciones de cualquier tamao o sector.

FAMILIA ISO 30300

UNE-ISO 30300 Sistema de gestin para los documentos Fundamentos y vocabulario. Define el vocabulario o terminologa que se va a utilizar en el resto de las normas y presenta la justificacin y enfoque de toda la serie. UNE-ISO 30301 Sistema de gestin para los documentos Requisitos. Propone un sistema muy concreto de gestin basado en la mejora continua y en la utilizacin de tcnicas y conocimientos de lo que habitualmente se conoce como gestin documental.

OTROS MIEMBROS DE LA FAMILIA

UNE-ISO 30302 - Sistema de gestin para los documentos. Gua para la implementacin. UNE-ISO 30303 - Sistema de gestin para los documentos. Requisitos para los organismos que rechazan la auditora y la certificacin. UNE-ISO 30304 - Sistema de gestin para los documentos. Gua de evaluacin. Es una gua para la auditora del sistema de gestin para los documentos.

ESTRUCTURA
La definicin del contexto externo e interno de la organizacin.

Las figuras del Representante especfico de la direccin y del Representante de gestin documental a nivel operativo.
Identificacin, anlisis y tratamiento de riesgos y oportunidades.

Diseo de los procesos de gestin documental.

Implementacin de las aplicaciones de gestin documental. Anexo A (normativo), relativo a los procesos y controles de gestin documental que deben implantarse.

MODELO PDCA