Checklist Aseguramiento de la Calidad para la Firma de Planes Anuales

Identificacin Pas Socio(a) Ao Cdigo Proyecto Nombre Encargado Proyecto Firma Si Pregunta/Enunciado Proceso de Seleccin de Socio(a) 1. El socio en la implementacin ha sido seleccionado a travs de un proceso competitivo
Marque "si", si la seleccin fue competitiva, implicando un proceso transparente de obtencin y evaluacin de al menos tres opciones, y seleccionando una de ellas en base a su competencia. De ser contrario marque "no".

No

2. Los criterios de seleccin y los resultados han sido documentados

Marque "si", si usted confirma que este proceso fue documentado; y la documentacin se encuentra disponible en la Oficina de Pas. Si la documentacin no est disponible marque "no".

3. El socio en la implementacin ha sido evaluado usando la herramienta de evaluacin de capacidades del UNFPA: "Lineamientos de Evaluacin de Agencias Potenciales de Ejecucin" (Nota: La evaluacin es vlida por un periodo de cuatro aos) Si no es as, pasar a la pregunta 7
Marque "si" despus de verificar (verificar la existencia de la herramienta utilizada) que el Socio fue evaluado utilizando la herramienta; de ser contrario marque "no". Nota: usted necesita ver la evaluacin realizada al socio, para responder las preguntar 4, 5 y 6.

4. Las conclusiones de la evaluacin demuestran que el socio en la implementacin cumple con las capacidades mnimas para desarrollar las tareas establecidas en el Plan Anual de Trabajo.
La herramienta de evaluacin de socios, proporcionar la capacidad mnima necesaria para llevar a cabo el trabajo en cada una de las principales reas del programa del UNFPA. (Poblacin y Desarrollo, Gnero, VIH, Salud Sexul y Reproductiva y Formentar la Capacidad). Marque "si", si el instrumento de evaluacin califica que el socio implementador posee las capacidades mnimas para llevar a cabo las actividades plasmadas en el Plan Anual de Trabajo. Si el socio no califica tener las capacidades mnimas marque "no".

5. La evaluacin identifica los vacos que necesitan ser llenados, equipando al socio en la implementacin con la capacidad necesaria para implementar las tareas del Plan Anual de Trabajo. Si no es as, pasar a la pregunta 7
Esta es una pregunta filtro para que usted pueda responder la pregunta 6. Marque"si", si si la evaluacin realizada refleja los vacios, de lo contrario marque "no".

6. El plan de accin para eliminar esos vacios ha sido elaborado y se encuentra disponible dentro del archivo del Socio en la Implementacin.
Marque "si", si usted verific la existencia del plan de accin, sino existe ningun documento de plan de accin, marque "no".

Rcord del desempeo del Socio en la Implementacin: 7. El socio en la implementacin trabaj con UNFPA durante los pasados 36 meses. Ao de Implementacin ms reciente __________
Sino es as, pasar a la pregunta 8. Si es as, detalle el ao ms reciente en que el socio implement un Plan Anual de Trabajo con el UNFPA y conteste las preguntas, a, b, c y d; mencionadas a continuacin. Si el Socio implement varios planes de trabajo durante ese ao, favor tomar en cuenta todos los planes implementados, para sus respuestas.

a. El socio en la Implementacin envi reportes trimestrales a tiempo y de calidad aceptable

Marque "si", si el socio en la implementacin envi todos sus reportes correspondientes al Plan Anual ms reciente, a tiempo y ninguno de ellos fue regresado por falta de calidad. Si algun reporte fue regresado por falta de calidad o fue entregado fuera del tiempo establecido, marque "no".

b. El socio en la Implementacin completo todas las actividades establecidas

Verifique el reporte final del Plan Anual de Trabajo y marque "si", si cumple con lo siguiente; de ser contrario marque "no": a. El socio en la implementacin complet todas las actividades establecidas en el plan anual b. Algunas actividades no fueron completadas, pero existe un acuerdo entre el socio y la oficina de pas, en donde se aprueba la omisin de las mismas.

c. No existieron reportes de auditoria negativos a cerca de los Planes de Trabajo

Verique los reportes de auditoria y marque "si", si no existe ningun rcord negativo en los reportes. Marque "no", si existe alguna auditoria negativa del UNFPA o reportes de evaluacin sobre el plan de trabajo. Una auditoria "negativa" incluye cualquier reporte con opinin calificacin, opinin contraria u opinin de reclamo.

d. El socio en la Implementacin no posee ningun OFA atrasado (OFAs por mas de 6 meses)
Verifique los reportes del socio y marque "si", sino existe ningun rcord de OFA atrasado (OFA pendiente por mas de seis meses). Si en ningun momento el socio mantuvo un OFA pendiente por mas de seis meses marque "no".

Actual Plan Anual de Trabajo 8. El Gerente de Operaciones ha revisado el presupuesto del Plan Anual de Trabajo y concludo que el mismo cumple con todas las reglas y regulaciones financieras.
Marque "si", si existe evidencia (documentacin) de esta confirmacin. De lo contrario marque "no".

9. El Encargado de Proyecto o Punto Focal, ha revisado y confirmado que completar las actividades del Plan Anual de Trabajo, contribuye alcanzar las metas establecidas en el mismo.
Cada Plan Anual debe contribuir al alcance de las metas del programa (CPAP en el caso del programa de pas), especificadas en el mismo. Este logro se mide en base a la linea de base y metas de los indicadores. Esta lista de verificacin, pretende que el encargado del proyecto/punto focal revise las actividades propuestas en el plan y confirme que la finalizacin de las mismas pude contribuir a la consecucin de la meta, medida por el indicador. Marque "si", si usted posee evidencia (comentarios del Plan, correos electrnicos, cualquier otra documentacin que soporte que la revisin se llev a cabo y se confirm el vnculo entre las actividades del Plan Anual de Trabajo del Socio y los alcances del programa de pais (CPAP), detallados en el plan). Nota: el encargado de proyecto/punto focal debe ser miembro del UNFPA y poseer conocimientos tcnicos en las reas programticas del plan de trabajo.

10. Por lo menos el 75% the las actividades del Plan Anual de Trabajo, especifican metas trimestrales verificables para el monitoreo del cumplimiento de las actividades.
Un plan anual debe tener metas trimestrales que pueden ser usadas para dar seguimiento durante el ao. Marque "si", si por lo menos el 75% de las actividades del plan de trabajo especifican metas trimestrales verificables. Si las metas trimestrales no estn especificadas o son menos del 75% de las actividades del plan, marque "no".

Modalidades Potenciales y Alternativas para la Implementacin 11. El socio en la Implementacin se encuentra actualmente implementando un Plan de Trabajo
Esta es una pregunta para filtrar hacia dnde se debe proceder 11a u 11b. Marque "si", si el socio se encuentra actualmente implementando un plan de trabajo, de lo contrario marque "no".

a. Si su respuesta es "si", el alcance del Plan Anual de Trabajo no puede ser consolidado con las actividades del Plan de Trabajo existente de este socio.
Si el socio seleccionado posee actualmente un plan anual de trabajo, esto puede reducir la carga administrativa consolidando una nueva etapa de trabajo dentro del plan existente. Sin embargo, esto no ser siempre posible, por lo cual no es un requisito. Marque "si", si las actividades del plan de trabajo firmado no pueden ser consolidadas con actividades del plan anual existente del socio. Nota: 11a aplica nicamente si el socio seleccionado posee actualmente un plan anual de trabajo.

b. Si su respuesta es "no", el alcance del Plan Anual de Trabajo no puede ser integrado en las actividades de un socio ya existente.
Agregar un nuevo socio singnifica una carga ms, relacionada al manejo del socio, supervisin y desarrollo de capacidades. Por lo tanto es preferible ampliar el mbito de trabajo de un socio ya existente que pueda cubrir nuevas actividades, en lugar de agregar uno nuevo. Sin embargo, esto no siempre ser posible, por lo cual no es un requisito. Marque "si", si las actividades no pueden ser integradas dentro de las que estan siendo llevadas a cabo por un socio existente. De lo contrario marque "no". Nota: 11b aplica nicamente si el socio es nuevo y no posee ningun plan viegente.

Capacidad de la Oficina de Pas para el manejo/control de los Planes Anuales de Trabajo 12. La Coordinacin de la oficina de pas ha revisado y confirmado que poseen la capacidad adecuada para controlar este Plan de Trabajo adicionalmente a los planes ya existentes
Marque "si" cuando exista evidencia que la Oficina de Pas/ Oficina Regional/ Sede haya revisado su propia capacidad para manejar y proveer adecuada supervisin al Plan Anual de Trabajo, adicionalmente a los planes que actualmente manejan, y que han concludo que poseen la capacidad adecuada. La evidencia debe estar en forma de rcords de reuniones, comunicados por correo electrnico, comentarios sobre el plan, etc. Nota : Esta respuesta no debe ser en base a si la oficina cuenta con la capacidad sino sobre si la capacidad se refleja durante el proceso de formulacin del Plan Anual de Trabajo

13. Se adjuntan los siguientes documentos: a. La carta de entendimiento para firma o se certifica que la misma ya se encuentra firmada a. Plan de Trabajo que incluye: cartula, matriz o matrices de resultados y recursos, presupuesto Atlas, Perfil de proyecto. Cetifico que todo expuesto anteriormente cumple con los criterios establecidos y con toda su documentacin de respaldo para su verificacin (si fuera necesario). Nombre del Responsable del Socio Firma del Responsable del Socio: