Para pengelola perusahaan selalu berupaya bertindak secara profesional dalam rangka mencapai apa yang menjadi tujuannya.

Dalam praktiknya harus dilandasi oleh konsep-konsep manajemen yang memang sudah berlaku universal. Dalam pengelolaan perusahaan, manajemen menetapkan tujuan (goals), sasaran (objectives) dan kemudian membuat rencana kegiatan untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut. Secara umum manajemen dapat diartikan sebagai suatu proses yang terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (actuating), dan pengendalian (controlling) dalam upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dari keempat fungsi manajemen tersebut, planning merupakan fungsi yang memegang peranan yang sangat penting karena merupakan dasar bagi pelaksanaan fungsi-fungsi yang lain. Aktivitas planning menghasilkan rencana (plan) yang terdiri atas elemen-elemen tujuan (goal), strategi, program, prosedur dan anggaran (budget). Dengan demikian dapat disim-pulkan bahwa penganggaran merupakan salah satu aspek penting dalam kegiatan manajemen, khususnya dalam perencanaan. 1. Pengertian Anggaran Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter

yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu ( periode) tertentu di masa yang akan datang. Oleh karena rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter, maka anggaran seringkali disebut juga dengan rencana keuangan. Dalam anggaran, satuan kegiatan dan satuan uang menempati posisi penting dalam arti segala kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan Penganggaran merupakan komitmen resmi manajemen yang terkait dengan harapan manajemen tentang pendapatan, biaya dan beragam transaksi keuangan dalam jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Menurut Gunawan Adi Saputra dan Mawan Asri, anggaran perusahaan sebagai suatu pendekatan formal dan sistimatis daripada pelaksanaan tanggung jawab manajemen di dalam perencanaan, koordinasi dan pengawasan. Beberapa inti dari definisi anggaran yang dapat dikemukakan di sini ada tiga hal antara lain: Bersifat formal artinya anggaran tersebut disusun dengan sengaja dan bersungguhsungguh dalam bentuk tertulis. Bersifat sistematis artinya anggaran tersebut disusun dengan berurutan dan

berdasarkan suatu logika. Setiap saat manajer dihadapkan pada suatu tanggung jawab untuk mengambil keputusan dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Menurut Mulyadi, anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan moneter standar

dan satuan ukuran yang lain yang mencakup jangka waktu satu tahun. Menurut Supriyono, penganggaran merupakan perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian (pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang. Anggaran merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan jangka panjang yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan program. Di mana anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun, yang nantinya akan membawa perusahaan kepada kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber daya yang ditentukan. 2. Manfaat Anggaran Manfaat utama daripada business budgeting adalah dapat ditentukannya kegiatan-kegiatan yang paling profitable yang akan dilakukan. Manfaat lain adalah membantu manajer dalam mengelola perusahaan. Manajer harus mengambil keputusan-keputusan yang paling menguntungkan perusahaan, seperti memilih barang-barang atau jasa yang akan diproduksi dan dijual, memilih/menseleksi langganan, menentukan tingkat harga, metode-metode produksi, metode-metode distribusi, termin penjualan. Budgeting mempunyai manfaat yang pada dasarnya sama, yakni dalam hal perencanaan, koordinasi, dan pengawasan. Dalam bidang perencanaan
1.

Mendasarkan kegiatan-kegiatan pada penyelidikan-penyelidikan studi dan penelitian-penelitian. Budget bermanfaat untuk membantu manajer meneliti, mempelari masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan yang akan

dilakukan. Dengan kata lain, sebelum merencanakan kegiatan, mana-jer mengadakan penelitian dan pengamatan-pengamatan terlebih da-hulu. Kebiasaan membuat rencana-rencana akan menguntungkan se-mua kegiatan. Terutama kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan financial, tingkat persediaan, fasilitas-fasilitas produksi, pembelian, pengiklanan, penjualan, sales promotion, pengembangan produk, expansi dan lain-lain.
2.

Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam menentukan arah/kegiatan yang paling menguntungkan. Budget yang disusun untuk waktu panjang, akan sangat membantu dalam mengerahkan secara tepat tenaga-tenaga kepala bagian, salesman, kepala cabang dan semua tenaga operasional.

3.

Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan

4.

Menentukan tujuan-tujuan perusahaan. Manajemen yang dapat menentukan tujuannya secara jelas dan logis ( dapat dilaksanakan) adalah manajemen yang akan berhasil. Penentuan tujuan ini dibatasi oleh be-berapa faktor. Budget dapat membantu manajemen dalam memilih mana tujuan yang dapat dilaksanakan dan mana yang tidak.

5.

Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia. Seorang ma-jikan yang baik tidak akan pernah mengabaikan atau tidak mempeduli-kan kesejahteraan pegawainya. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja yang baik akan mengakibatkan dapat dihindarkannya kelebihan dan kekurangan tenaga kerja. Tanpa rencana tentang kebutuhan tenaga kerja, mengakibatkan terpaksa diberhentikannya

sebagian buruh yang berlebihan. Bila terus menerus berlangsung hal ini akan mengakibatkan tidak stabilnya tingkat employment
6.

Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisik secara lebih efektif. Dengan disusunnya perencanaan yang terperinci, dapat dihindarkan biaya-biaya yang timbul karena kapasitas yang berlebihan. Pemakaian alat-alat fisik yang efektif dan ekonomis akan membantu/ menyokong tujuan akhir perusahaan yaitu keuntungan yang maksimum.

Dalam bidang koordinasi

1.

Membantu mengkoordinasikan faktor manusia dengan perusahaan. Dalam beberapa situasi mungkin faktor hubungan manusia dengan perusahaan ini adalah yang terpenting. Seringkali terjadi kasus di mana manajer tidak tahu apa yang akan dilakukannya di tahuntahun mendatang. Akibatnya kadang-kadang manajer frustasi dan merasa makin lama semakin tidak mampu mengatasinya. Penyusunan rencana yang terperinci (berupa budget) membantu manajer mengatasi masalah itu, sehingga ia kembali merasa adanya hubungan antara kemam-puannya dengan perusahaan yang dipimpinnya.

2.

Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan trend dalam dunia usaha. Dalam penelitian-penelitian yang telah dilakukan tampak bahwa trend keuntungan yang didapat oleh perusahaan tergantung juga kepada keadaan dunia usaha pada umumnya. Karena itu dengan disusunnya budget, dapat dinilai apakah rencana tersebut sesuai dengan keadaan dunia usaha yang akan dihadapi.

3.

Menempatkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang mengun-tungkan, dalam arti seimbang dengan program-program perusahaan. Sebelum membelanjakan uangnya, perusahaan harus mempelajari terlebih dahulu saluran-saluran mana yang paling menguntungkan atau yang paling sesuai dengan program perusahaan. Sebagian dana digunakan untuk peralatan dan persediaan barang, sedangkan bagian yang lain dipergunakan untuk promosi dan biaya penjualan lain. Kedua bagian tersebut harus seimbang . Tanpa perencanaan yang baik mungkin saja terjadi persediaan barang terlalu jauh di atas kemam-puan penjualan atau produksi.

4.

Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi. Setelah rencana yang baik disusun dan kemudian dijalankan. Kelemahankelemahan dapat dilihat untuk kemudian diperbaiki.

Dalam bidang pengawasan

1.

Untuk mengawasi kegiatan-kegiatan dan pengeluaran-pengeluaran. Tujuan utama dari perencanaan adalah memilih kegiatan yang paling menguntungkan. Kegiatan tersebut tidak hanya direncanakan saja, tetapi di dalam peleksanaannya harus diadakan pengawasan agar betul-betul seperti yang direncanakan. Beberapa kegiatan dan pengeluaran sangat perlu diawasi. Misalnya : kegiatan promosi penjualan, kadang-kadang mengeluarkan terlalu banyak biaya tanpa menghasilkan kenaikan penjualan yang sepadan. Atau kegiatan produksi yang terlalu jauh menyimpang dari rencana sehingga harga pokok per unit produk demikian tinggi.

2.

Untuk

pencegahan

secara

umum

pemborosan-pemborosan,

sebetulnya ini adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan budget. Kontrol terhadap pelaksanaan diharapkan dapat mengurangi pem-borosan-pemborosan. Dengan melihat uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat penyusunan anggaran adalah :
1.

Adanya

perencanaan

terpadu.

Anggaran

perusahaan

dapat

digunakan sebagi alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan maupun pengendalian.
2.

Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan. Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan pedoman yang jelas dalam

melaksanakan tugasnya. Disamping itu, penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi perunahan dalam lingkungan dan melakukan penyesuaian sehingga kinerja

perusahaan dapat lebih baik.

3.

Sebagai alat pengkoordinasian kerja. Penganggaran dapat memperbaiki koordinasi kerja intern perusahaan. Sistem anggaran memberikan ilustrasi operasi perusahaan secara keseluruhan. oleh karenanya system anggaran memungkinkan para manajer divisi

untuk melihat hubungan antarbagian (divisi)

4.

Sebagai alat pengawasan kerja. Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi atau target yang bisa dibandingkan dengan realisasinya sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar acuan, diperlukan pemahaman yang realistis dan analisis yang saksama terhadap kegiatankegiatan yang dilakukan oleh perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa didasari oleh pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Hal ini mengingat standar dalam anggaran yang ditetapkan secara sembarangan tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan menimbulkan frustasi atau ketidakpuasan. sebaliknya penetapan standar yang terlalu rendah akan menjadikan biaya menjadi tidak terkendalikan, menurunkan laba dan semangat kerja.

5.

Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan. Anggaran yang disusun dengan baik menerapkan standar yang relevan akan memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan langkah-langkah yang harus ditempuh agar pekerjaan bisa diselesaikan dengan cara yang baik, artinya menggunakan sumbersumber daya perusahaan yang dianggap paling menguntungkan. Terhadap penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya.

3. Tujuan Anggaran 1. Untuk menyatakan harapan/sasaran perusahaan secara jelas dan

formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen. 2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihakpihak terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung, dan dilaksanakan.
3.

Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.

4.

Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam rangka memaksimalkan sumber daya.

5.

Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu-tidaknya tindakan koreksi.

4. Fungsi Anggaran : Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan. a. Fungi Perencanaan Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta

merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai basil yang diinginkan". b. Fungsi Pengawasan Anggaran merupakan salah satu cara mengadakan pengawasan dalam perusahaan. Pengawasan itu merupakan usaha-usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun sebelurnnya dapat dicapai. Dengan demikian pengawasan adalah mengevaluasi prestasi kerja dan tindakan perbaikan apabila perlu. Aspek pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi dengan yang dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan. Sering terjadi fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan. c. Fungsi Koordinasi Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu

10

akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik. d. Anggaran Sebagai Pedoman Kerja Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang disusun sistematis dan dinyatakan dalam unit moneter. Lazimnya penyusunan anggaran berdasarkan pengalaman masa lalu dan taksir-taksiran pada masa yang akan datang, maka ini dapat menjadi pedoman kerja bagi setiap bagian dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatannya. Tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan untuk mencegah pengeluaranpengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang tidak dibenarkan oleh undang-undang. 5. Manfaat Anggaran Menurut Marconi dan Siegel (1983) manfaat anggaran adalah : 1. Anggaran merupakan hasil dari proses perencanaan, berarti anggaran mewakili kesepakatan negosiasi di antara partisipan yang dominan dalam suatu organisasi mengenai tujuan kegiatan di masa yang akan datang. 2. Anggaran merupakan gambaran tentang prioritas alokasi sumber daya yang dimiliki karena dapat bertindak sebagai blue print aktivitas perusahaan.

11

3. Anggaran merupakan alat komunikasi internal yang menghubungkan departemen (divisi) yang satu dengan departemen (divisi) lainnya dalam organisasi maupun dengan manajemen puncak. 4. Anggaran menyediakan informasi tentang hasil kegiatan yang sesungguhnya dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan. 5. Anggaran sebagai alat pengendalian yang mengarah manajemen untuk menentukan bagian organisasi yang kuat dan lemah, hal ini akan dapat mengarahkan manajemen untuk menentukan tindakan koreksi yang harus diambil. 6. Anggaran mempengaruhi dan memotivasi manajer dan karyawan untuk bekerja dengan konsisten, efektif dan efisien dalam kondisi kesesuaian tujuan antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan. Program PR atau humas dititik beratkan pada Program Pelayanan, Program Mediator, Program Dokumenter. Penyusunan biaya atau penganggaran (budgeting) dilakukan departemen PR dilakukan untuk meramalkan seberapa banyak dana yang diperlukan untuk membiayai suatu program PR, sehingga dapat diketahui program program mana saja yang dapat dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia.

1. Alasan Perencanaan Program Public Relations 2. Bagaimana Analisa Biaya Program Humas 3. Bagaimana Strategi Penyusunan Anggaran Humas

12

PERENCANAAN DAN PENYUSUNAN ANGGARAN PROGRAM HUMAS

Public Relations yang diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat (humas) mempunyai dua pengertian. Pertama, humas dalam artian sebagai teknik komunikasi atau Technique of Communication dan kedua, humas sebagai metode komunikasi atau Method Of Communication. A. Alasan Perencanaan Program Public Relations: 1) Untuk menetapkan target-target operasi humas yang nantinya akan menjadi tolak ukur atas segenap hasil yang diperoleh. 2) Untuk memperhitungkan jumlah jam kerja dan berbagai biaya yang diperlukan. 3) Untuk menyusun skala prioritas guna menentukan: (1). Jumlah program (2). Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segenap program humas yang telah diprioritaskan itu 4) Untuk menentukan kesiapan atau kelayakan pelaksanaan berbagai upaya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan tertentu sesuai dengan jumlah dan kualitas: (1). Personil yang ada (2). Daya dukung dari berbagai peralatan fisik seperti alat-alat kantor, mesin cetak, kamera, kendaraan, dan sebagainya (3). Anggaran dana yang tersedia

13

Hal-hal yang perlu diingat dalam perencanaan program-program Public Relations: 1) Jam kerja 2) Prioritas 3) Penentuan waktu 4) Sumber daya 5) Peralatan 6) Anggaran Program PR atau humas dititik beratkan pada : 1. Program Pelayanan Program ini berupa pelayanan data atau informasi baik secara lisan maupun tertulis termasuk penyelenggaraan pameran. 2. Program Mediator Program ini berupa penerbitan berbagai media massa, penyelenggaraan konperensi pers, wisata pers, menjawab surat pembaca sampai menanggapi tajuk rencana yang negatif. 3. Program Dokumenter Program ini berupa pembuatan dokumentasi film, foto, transkip pidato dan lainya.

14

B. Analisa Biaya Program Humas Anggaran Untuk Sebuah Program Humas 12 acara pertemuan rapat 12 news release Acara peresmian gedung baru Laporan dan pembukaan tahunan Jurnal internal triwulan 4 naskah features 2 wawancara untuk radio Dana cadangan (misalnya 10 %) 12 x A jam x Rp. B 12 x C jam x Rp. D E jam x Rp. F G jam x Rp. H 4 x I jam x Rp. J 4 x K jam x Rp. L M jam x Rp. N O jam x Rp. P Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Taksiran biaya material : News release Percetakan laporan tahunan Percetakan jurnal internal Perangko dan alat-alat tulis Kaset perekam suara Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

Biaya ekstra : acara peresmian gedung baru Dana cadangan (misalnya 10 %) TOTAL Analisis :

a. Acara pertemuan rapat adalah serangkaian pertemuan bulanan antara pihak konsultan dengan klien. Jadi dalam setahun akan berlangsung 12 kali pertemuan.

15

b. 12 x A jam x Rp. B adalah total biaya atas penyelenggaraan 12 kali pertemuan yang masing-masing berlangsung selama A jam. Dimana biaya per jamnya adalah Rp. B. jika setiap pertemuan berlangsung selama tiga jam, sedangkan biaya per jamnya adalah Rp. 100.000, maka total biaya pertemuan selama setahun akan mencapai: 12 x 3 x Rp. 100.000 = Rp.3.600.000. selanjutnya acara pertemuan yang nanti berlangsung harus diusahakan agar tidak menyimpang dari batasanbatasan yang ditetapkan oleh anggaran tersebut. c. Beban kerja keseluruhan atau segenap tugas yang harus dilaksanakan oleh konsultan humas diatas adalah pembuatan paparan berita (new release) yang diperkirakan mencapai satu buah untuk setiap bulannya; berbagai kegiatan pengorganisasian dan penyelenggaraan acara peresmian gedung markas besar baru yang milik organisasi; penulisan serta perancangan laporan dan pembukuan rutin tahunan; melakukan penelitian, menulis dan menerbitkan empat buah feature pada korankoran atau majalah terkemuka; serta mengorganisir dan merekam dua buah wawancara yang sengaja dibuat untuk disiarkan melalui berbagai stasiun radio setempat. d. Untuk mewujudkan semua pekerjaan tersebut, diperlukan sekitar 500 jam kerja. Apabila tarifnya adalah Rp. 100.000 per jam, maka jumlah yang harus dibayarkan oleh klien akan mencapai Rp. 50.000.000. tariff konsultan humas di London cenderung lebih mahal daripada yang ada di Negara-negara eropa lainnya. Namun tariff di Negara-negara berkembang pada umumnya misalnya di suatu afrika dan asia, masih relatif murah. Di luar tariff ini klien masih harus membayar berbagai ongkos pengadaan materi dan berbagai pengeluaran ekstra lainnya.
16

Sebagai angka perkiraan kasar, maka total biaya yang harus ditanggung klien mencapai dua kali lipat dari jumlah tariff konsultan. Tapi temtu saja angkanya bervariasi di satu tempat ke tempat lain. Banyak factor yang turut mempengaruhinya, mulai dari tariff hotel, hingga ke ongkos ketering (untuk keprluan peresmian gedung markas yang baru atau acara pertemuan). Kalau jumlah tamu yang hadir pada acara peresmian itu banyak, maka tentu saja semakin banyak pula biaya yang diperlukan. Namun secara umum bisa ditegaskan bahwa pos biaya yang terbesar habis untuk jam kerja konsultan. e. Dana cadangan (contingency fund) adalah sejumlah uang yang sengaja disediakan untuk berjaga-jaga, seandainya pengeluaran actual pada pos tertentu, karena berbagai macam sebab, melebihi perkiraaan semula. Ini sering terjadi karena banyak factor yang tidak dapat dipastikan sebelumnya, misalnya saja kenaikan harga bahan pangan pokok yang jelas mempengaruhi biaya katering. Di samping itu banyak pula pengeluaran yang sama sekali tidak terduga. f. Berdasarkan taksiran angka-angka biaya dalam anggaran tersebut, pihak klien dapat mempertimbangkan secara lebih baik perlu tidaknya ia memperkerjakan konsultan yang bersangkutan. Ia juga dapat mengetahui cukuptidaknya dana yang dimilikinya untuk melangsungkan suatu kampanye humas, serta apakah ia harus mengembangkan program humasnya (seandainya dana yang tersedia melebihi anggaran yang disodorkan oleh si konsultan humas) atau mengurangi (jika ternyata dananya tidak mencukupi). Bagi si konsultan itu sendiri, anggaran tersebut memungkinkannya mengetahui secara pasti apa

17

yang harus dikerjakannya, serta berapa jumlah imbalan yang akan diperolehnya. C. Strategi Penyusunan Anggaran Humas Pada umumnya, suatu anggaran humas memiliki elemen elemen pokok sebagai berikut : 1. Tenaga kerja , pos anggaran ini tidak hanya meliputi imbalan atau gaji bagi para praktisi humas, tetapi juga imbala bagi segenap staf pendukungnya, yakni mulai dari paa sekretaris, juru tulis, akuntan, resepsionis, kurir, dan petugas lainnya. Mengingat humas ini adalah suatu pekerjaan yang padat karya, maka pos tenaga kerja tersebut merupakan pos yang terbesar dalam suatu anggaran humas. 2. Biaya tetap, pos ini terdiri dari biaya- biaya baku atau tetap seperti biaya sewa gedung, bunga pinjaman, biaya asuransi, listrik, biaya pemakaian alat pemanas, atau pendingin ruangan, ongkos jasa kebersihan dan lain sebaginya. Ada beberapa jenis pengeluaran (tidak baku) yang acapkali termasuk ke dalam pos ini, misalnya saja biaya telpon dan ongkos-ongkos khusus bagi pencarian klien. 3. Materi atau peralatan, pos ini mencatat berbagai macam pengeluaran pengadaan berbagai macam peralatan seperti alat-alat tulis, perabot kantor, perangko, poto copy, gerai atau stand eksibisi, alatalat bantu visual, kamera dan film, slide, kaset video dan tape perekam dan sebagainya. 4. Kas kecil, pos ini disediakan untuk menutup berbagai macam keper-luan yang sifatnya insidental, seperti ongkos perjalanan,

18

sewa hotel, ongkos jamuan dan sebaginya. Yang juga termasuk ke dalam pos ini adalah berbagai macam keperluan khusus yang memang tidak bisa dihindari dalam rangka penyelanggaraan acara humas. Contoh dari pengeluaran khusus tersebut adalah biaya katering, pengadaan mikrofon, sewa ruang, sewa video dan perangkat TV atau layar tayang, kursi-kursi serta meja dan hiasan lainnya. D. Faktor-faktor yang Harus Diperhitungkan Dalam Menetapkan Skala Prioritas 1. Keterbatasan sumber daya khususnya dana 2. Sejauh mana pimpinan perusahaana atau organisasi yang bersangkutan menyadari arti penting humas dan seberapa baik ia menjalin hubungan dengan kalangan media massa 3. Ketersediaan para manager di tingkat operasional untuk bekerjasama 4. Kerjasama yang erat antara manager humas dan manager personalia untuk memperbaiki bobot para calon pegawai baru E. Biaya-biaya Perencanaan Humas merupakan kegiatan yang padat karya, sehingga pos pengeluaran terbesar dihabiskan untuk pemakaian jam kerja alias gaji personil. Pos pengeluaran lain yang cukup besar akan tercipta bila pelaksanaan kegiatan humas itu juga melibatkan pemakaian alat-alat canggih seperti kamera video, komputer, hingga mesin cetak modern. Adakalanya, pos-pos pengeluaran itu dialihkan ke anggaran yang lain misalnya saja ke anggaran dokumentasi.

19

F. Alasan penyusunan anggaran: 1) Mengetahui kebutuhan dana program/ kegiatan 2) Setelah diketahui kegiatan apa saja yang dapat dilaksanakan, anggaran dapat menjadi pedoman atau daftar kerja 3) Manajer dapat menilai program kerja mana saja yang sesuai dengan perusahaan (evaluasi manajemen) 4) Prioritas kegiatan dan batasan anggaran G. Pengukuran Hasil 1) Berdasarkan tingkat liputan 2) Berdasarkan data statistik peringkat dan jumlah khalayak 3) Evaluasi berdasarkan sumber 4) Pengumpulan pendapat 5) Evaluasi berdasarkan umpan balik statistik langsung 6) Umpan balik media 7) Pengukuran peningkatan pemahaman

20