Nota Minta & Pesanan Kerajaan

TATACARA PENYEDIAAN BORANG PERMOHONAN PESANAN KERAJAAN 1. Borang ini hendaklah diisi dalam 2 salinan oleh Pegawai yang memohon dan disokong oleh seorang pegawai lain. Jawatan pegawai yang menyokong tidak boleh rendah dari jawatan pegawai yang memohon. Pastikan tarikh permohonan iisi. !" Di r#an$an A Butiran yang terkandung di para (i), (ii) dan (iii) hendaklah diisi dengan tepat dan lengkap dengan nama aktiviti, tarikh, dan kuantiti (jika berkaitan). %" Di r#an$an B esti ada tandatangan dan !op jawatan pegawai yang memohon dan pegawai yang menyokong serta tarikh. "yatakan juga vot peruntukan yang akan digunakan. #. Pegawai yang memohon hendaklah menghantar borang permohonan ke $nit %ewangan dalam tempoh &' harisebelum aktiviti bermula. &. Perkara'perkara yang perlu diambil perhatian. Pe$a(ai )an$ memohon Pesanan Kera*aan hendaklah memastikan perkara'perkara berikut dipatuhi( a. Pastikan sebaik sahaja aktiviti selesai Pembekal ) %ontraktor yang berkenaan hendaklah memulangkan Pesanan %erajaan dan *nvois ) Bil kepada pegawai meja yang memohon, lengkap dengan tandatangan dan !op telah membekalkan perkhidmatan ) bekalan seperti yang diluluskan di dalam Pesanan %erajaan berkenaan. b. Pemohon perlu mengesahkan penerimaan perkhidmatan ) bekalan ) kerja yang diterima. Pesanan %erajaan beserta invois ) bil yang disahkan perlu dihantar semula ke $nit %ewangan untuk proses pembayaran. !. ematuhi peraturan kewangan +PP.Bil.,)2--# sepenuhnya. TANGG+NGJA,AB PEMOHON1. +ila serahkan borang permohonan ke $nit %ewangan a.am tempoh &' hari se/e.#m akti0iti /erm#.a" 2. Borang permohonan hendaklah diisi lengkap dalam ! sa.inan (' ' 1 salinan untuk dilampirkan pada Pesanan kerajaan. ' 1 salinan untuk simpanan pemohon. .. Butiran dalam borang permohonan hendaklah diisi dengan rin$kas tetapi tepat men$ik#t maks# akti0iti yang hendak dilaksanakan. #. Pastikan pemohon mendapat Pesanan %erajaan se/e.#m akti0iti /erm#.a. &. Pemohon bertanggungjawab menghantar atau menyerah Pesanan %erajaan kepada pembekal dan mendapatkannya semula dari pembekal se.epas akti0iti se.esai a.am tempoh 1 hari" /. +erahkan Pesanan %erajaan yang telah ditandatangani oleh Pembekal bersama *nvois dan senarai nama peserta yang bertandatangan (jika berkenaan) ke $nit %ewangan. 0. Pastikan nama pembekal pada Pesanan %erajaan adalah sama seperti di dalam invois dan kedua'dua dokumen tersebut hendaklah di tandatangan sah oleh pemohon (gunakan !op pegawai). ,. Pemohon bertanggungjawab sepenuhnya jika Pesanan %erajaan tidak dikembalikan ke $nit %ewangan seperti para &. 1. %esilapan pada Bau!ar Bayaran ) Pesanan %erajaan. i. Ti ak a a tarikh dalam invois pembekal.

ii. iii. iv. v. vi. vii. viii.

2idak ada tarikh pengesahan pegawai dalam Pesanan kerajaan. 2arikh pengesahan pada Pesanan %erajaan mesti selepas tarikh pada invois. 3op nama pembekal di Pesanan %erajaan tidak ada. 4idapati nama pembekal pada Pesanan %erajaan berlainan dalam invois. In0ois ti ak /o.eh ipin a. Jika dipinda mesti ada tandatangan pembekal dan !op pembekal. Begitu juga jika ada pindaan pada Pesanan %erajaan mesti dipinda pada setiap salinan oleh pegawai yang menulis Pesanan %erajaan sahaja. 4idapati perihal ) butiran dalam Pesanan %erajaan tidak sama yang terdapat dalam invois. Jika ada pertukaran tarikh pada pakej, pastikan Pesanan %erajaan dikeluarkan mengikut tarikh yang baru dan kepilkan surat pertukaran tarikh. Pastikan !op pembekal dan tandatangan pembekal dalam Pesanan %erajaan sama dalam invois. %epilkan senarai nama pegawai yang hadir dan tandatangan mereka (jika berkenaan).