BAB I MANAGEMENT SUPPORT SYSTEM (MSS) A.

Manajer dan dukungan komputer Pengaruh teknologi komputer terhadap orgaisasi dan masyarakat terus meningka saat teknologi baru berkembang, dan teknologi saat ini makin lias. Makin banyak aspek aktivitas organisasional ditandai dengan interaks dan kooperasi antara orang dan mesin. Dari pemakaina tradisional dalam penggajian dan fungsi tata buku, sisem komputerisasi sat ini memasukkan berbagai area manajerial yang kompleks, mulai dari desain dan maajemen pabrik terotomatisasi, aplikasi metode kecerdasan buatan, dan evaluasi terhadap usulan merger atau akuisisi. Hampir semua eksekutif mengetahui bahwa teknologi informasi vital bagi bisnis mereka, dan mereka secara ekstensif menggunakan teknologi, terutama teknologi berbasis- !". #plikasi komputer telah beralih dari aktivitas pemrosesan dan monitoring transaksi ke analisisi masalah dan aplikasi solusi, dimana makin banyak aktivitas yang ditangani lewat !". Manajer harus memiliki sistem informasi yang berkecepatan tinggi dan networked untuk membantu mereka secara langsung berkenaan dengan tugas penting seorang manajer yaitu membuat suatu keputusan. B. Pendukung keputu an terkomputer! a ! dan dukungan tekno"og! #da beberapa alasan mengapa sistem pendukung keputusan terkomputerisasi diperlukan, sebagai contoh $ %. &ecepatan komputasi &omputer memungkinkan para pengambil keputusan untuk melakukan banyak komputasi secara cepat dan dengan biaya rendah. &eputusan berdasar waktu sangat penting pada beberapa situasi, mulai dari dokter di ruang gawat darurat sampai pedagang saham di lantai bursa. '. Peningkatan(perbaikan komunikasi "anyak kelompok dapat berkolaborasi dan berkomunikasi dengan baik menggunakan peralatan berbasis web. Dimana ada tuntutan untuk berbagi komunikasi antara satu pemakai dengan pemakai lainnya untuk saling bertukar komunikasi. ). Peningkatan produktivitas Membangun satu kelompok pengambil keputusan, terutama bila melibatkan para pakar akan sangat mahal biayanya. "erbeda halnya bila menggunakan pendukung

terkomputerisasi. Pendukung terkomputerisasi dapat mengurangi jumlah pakar yang harus dilibatkan dalam setiap pengambilan keputusan dengan masalah yang bertipe sama dan juga dapat menghemat biaya perjalanan apabila anggota tersebut *para pakar+ berada di lokasi yang berbeda. ,. Dukungan teknis Pada suatu perusahaan dengan skala besar, banyak keputusan yang melibatkan komputasi yang kompleks. Data pada perusahaan dimungkinkan disimpan dalam beberapa database yang berbeda-beda. Dalam pengambilan suatu keputusan, diperlukan transmisi data yang cepat dari satu lokasi penyimpan ke lokasi penyimpanan yang lain untuk memperoleh suatu informasi yang akan dijadikan sebagai bahan pengambilan suatu keputusan oleh manajer. -. Dukungan kualitas &omputer dapat meningkatka kualitas keputusan yang dibuat. .ebagai contoh, semakin banyak data yang diakses, makin banyak alternatif yang dapat dievaluasi, analisis resiko dapat dilakukan dengan cepat, dan pendapat dari sejumlah pakar yang berada di lokasi yang berbeda dapat dikumpulkan dengan cepat dan dengan biaya yang rendah. /. "erdaya saing 0ekanan persaingan membuat tugas pengambilan keputusan menjadi sulit. Persaingan didasarkan tidak hanya pada harga, tetapi juga pada kualitas, kecepatan, kutomisasi produk, dan dukungan pelanggan. 1rganisasi harus mampu untuk secara sering dan cepat mengubah mode operasi mereka, merekayasa ulang proses dan struktur, memberdayakan karyawan dan inovasi. 0eknologi pengambilan keputusan seperti sistem pakar dapat menciptakan perbedayaan yang signifikan dengan cara membolehkan orang-orang untuk membuat keputusan yang baik secara cepat, bahkan jika mereka kurang pengetahuan. .istem manajemen sumber daya perusahaan *!2M+ adalah tipe sistem pendukung keputusan yang menggambarkan organisasi secara keseluruhan dan membantu mengelolanya. 3. Mengatasi keterbatasan kognitif dalam pemrosesan dan penyimpanan. Menurut simon *%433+ dalam buku 0urban, otak manusia memiliki kemampuan yang terbatas untuk memproses dan menyimpan informasi. 1rang-orang kadang sulit mengingat dan menggunakan sebuah informasi yang harus bebas dari kesalahan.

#. $erangka kerja pendukung keputu an &erangka kerja pendukung keputusan yang terdapat pada tabel % memberikan konsep utama yang akan digunakan untuk mendefinisikan pendukung keputusan lebih lanjut. Ta%e" &. $erangka kerja pendukung keputu an (Gorr' dan S(ott Morton (&)*&)) 0ipe &ontrol 0ipe keputusan 0erstruktur &ontrol 1perasional %
Accounts, receivable, account payable, order entry

&ontrol Manajerial '

Ana"! ! anggaran+ perama"an jangka pendek+ "aporan per one"+ mem%uat atau mem%e"!

Perencanaan .trategis )
Manajemen keuangan (!n,e ta !)+ "oka ! gudang+ ! tem d! tr!%u !

.emi terstruktur

,
Penjad-a"an produk !+ kontro" !n,entor!

E,a"ua ! kred!t+ per !apan anggaran+ "a'out pa%r!k+ jad-a" pro'ek+ de a!n ! tem+ kategor! a ! !n,entor!

/
Mem%angun pa%r!k %aru+ merger dan aku! ! !+ peren(anaan produk %aru+ peren(anaan kompen a !+ jam!nan kua"!ta + ke%!jakan .R+ peren(anaan !n,entor!

Dukungan teknologi yang diperlukan .istem informasi manajemen, model sains, pemrosesan transaksi D.., &M., 5.., 62M, .6M

0idak terstruktur

3
Mem!"!/ ampu" depan untuk maja"a/+ mem%e"! perangkat "unak+ men'etuju! p!njaman

:
Nego !a ! rekru!tmen ek ekut!0+ mem%e"! perangkat kera

5.., &M., !., 7aringan Peren(anaan syaraf R12+ pengem%angan tiruan 4

tekno"og! %aru+ peren(anaan tanggung ja-a% o !a".

Dukungan

.istem informasi 8lmu manajemen, manajemen, ilmu D.., !., !8., manajemen .6M, 62M, 5.., .6M

5.., 62M, !8., jaringan syaraf tiruan, &M.

"erdasarkan tabel %, taksonomy #nthony *%4/-+ menggambarkan tiga kategori luas yang meliputi semua aktivitas manajerial $ perencanaan strategis, mennetukan tujuan jangka panjang dan kebijakan untuk alokasi sumber daya9 kontrol manajemen, akuisisi dan efisiensi

penggunaan sumber daya dalam pencapain tujuan-tujuan organisasi9 dan kontrol operasional, pelaksanaan yang efisien dan efektif terhadap tugas-tugas khusus. "agian kiri tabel % didasarkan pada pemikiran .imon bahwa proses pengambilan keputusan berupa suatu proses yang terentang dari keputusan yang sangat terstruktur *terprogram+ sampai sangat tidak terstruktur *tidak terprogram+. Proses terstruktur adalah proses yang terjadi secara rutin dan umumnya masalah terjadi secara berulang sehingga tersedia berbagai solusi standar yang dapat digunakan untuk pemecahan masalahnya. Proses tidak terstruktur adalah proses yang tidak jelas, masalah-masalah yang terjadi cukup kompleks dan tidak ada metode solusi yang pasti untuk menyelesakannya. .imon juga menjelaskan tiga fase proses yang dilakukan dalam pengambilan suatu kepuusan yaitu intelegensi, desain dan pilihan. 8ntelegensi berarti mencari kondisi-kondisi yang memerlukan keputusan. Desain adalah menanamkan, mengembangkan, dan menganalisis tindakan yang mungkin diambil. .edangkan pilihan berarti memilih satu tindakan dari pilihan yang tersedia. Pada suatu masalah terstruktur, prosedur untuk mendapatkan solusi terbaik *setidaknya cukup baik+ diketahui. #pakah masalah tersebut melibatkan penemuan suatu inventori yang tepat atau memilih suatu strategi investasi yang optimal, sasarannya ditentukan dengan jelas. .asaran yang umum adalah minimisasi biaya dan maksimalisasi profit. Manajer dapat menggunakan dukungan administrasi, pemrosesan data atau model-model ilmu manajemen. .istem pendukung manajemen seperti D.. dan sistem pakar akan sangat berguna. Pada masalah tidak terstruktur, intuisi manusia sering menjadi dasar pengambilan keputusan. Masalah-masalah tidak terstruktur umumnya mencakup perencanaan layanan baru, rekruitmen eksekutif, dan memilih satu riset dan proyek pengembangan untuk tahun depan. Hanya beberapa bagian dari masalah tidak terstruktur yang dapat didukung oleh alat pendukung keputusan lanjutan, seperti sistem pakar, sistem pendukung kelompok *5..+ dan sistem manajemen pengetahuan *&M.+. Masalah semiterstruktur berada antara masalah terstruktur dan masalah tidak terstruktur. Pemecahan masalah semiterstruktur meliputi kombinasi dari prosedur standar dan penilaian manusia. &een dan .cott Morton *%43:+ menyebutkan perdagangan saham, setting anggaran pemasaran untuk produk konsumer, dan melakukan analisa akuisisi modal sebagai masalah semiterstruktur. D.. menyediakan berbagai model untuk masalah pengambilan keputusan. D.. dapat meningkatkan kualitas informasi yang menjadi basis pengambilan keputusan dengan cara memberikan tidak hanya satu solusi tunggal, tetapi juga serangkaian solusi alternatif bersama dengan pengaruh potensialnya. &emampuan tersebut membantu para

manajer untuk memahami dengan lebih baik sifat masalah dan mampu membuat keputusan dengan lebih baik. 0aksonomi #nthony dan .imon digabungkan dalam kerangka pendukung keputusan 4-sel yang ditunjukkan tabel %. &olom di sebelah kanan dan baris di bagian bawah mengindikasikan teknologi yang diperlukan untuk mendukung berbagai keputusan. 5ory dan .imon Morton menyatakan, sebagai contoh, bahwa untuk keputusan semiterstruktur dan keputusan tidak terstruktur, pendekatan sistem informasi manajemen *M8.+ konvensional dan ilmu manajemen *M.+ tidak tepat. Diperlukan intelektual manusia dan pendekatan yang berbeda terhadap berbagai teknologi komputer. Mereka mengusulkan digunakannya sistem informasi suportif yang sering disebut sebagai D.. *Decision Support System+. 0ugas-tugas yang terstruktur dan berorientasi pada kontrol operasional *sel %,' dan ,+ dilakukan oleh manajer tingkat bawah, sedangkan tugas-tugas pada sel /,:, dan 4 adalah tanggung jawab eksekutif puncak atau para ahli. 8ni berarti &M., komputasi saraf dan !. sering lebih dapat diterapkan untuk orang-orang yang menangani masalah-masalah kompleks dan khusus. &erangka kerja 5ory dan Morton mengklasifikasikan masalah dan membantu kita untuk memilih peralatan yang tepat. #kan tetapi ada saat-saat dimana suatu pendekatan terstruktur dapat membantu memecahkan tugas-tugas tidak terstruktur, dan begitu pula sebaliknya. 2. I"mu Manajemen Pendekatan manajemen .cience mengadopsi pandangan seorang manajer yang dapat mengikuti proses yang sitematik untuk penyelesaian suatu masalah. Penyelesaian yang sistematik ini memungkinkan penggunaan pendekatan sains pada Managerial Decision Making. ;angkah yang dilakukan antara lain $ %. Definisi masalah *keputusan situasi yang berhubungan dengan berbagai masalah atau dengan satu kesempatan+ '. &lasifikasi masalah ke dalam kategori standar. ). Membuat model matematika yang menjelaskan masalah secara nyata ,. Menemukan solusi potensial di model masalah tadi dan mengevaluasinya -. Memilih dan merekomendasikan satu solusi dari masalah. Prosen ini dipusatkan pada masalah modelling(pemodelan.

E. Decision Support System (2SS) .istem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk menyelesaikan masalah-masalah yang tak terstruktur. D.. mendayagunakan resources individu-individu secara intelek dengan kemampuan komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. 7adi ini merupakan sistem pendukung yang berbasis komputer untuk manajemen pengambilan keputusan yang berhubungan dengan masalah-masalah yang semi terstruktur. 8stilah D.. kadang digunakan untuk menggambarkan sembarang sistem yang terkomputerisasi. D.. digunakan untuk definisi yang lebih sempit, dan digunakan istilah M.. sebagai payung untuk menggambarkan berbagai tipe sistem pendukung. #lasan digunakannya D.. adalah $ %. '. ). ,. Perusahaan beroperasi pada ekonomi yang tak stabil. Perusahaan dihadapkan pada kompetisi dalam dan luar negeri yang meningkat. Perusahaan menghadapi peningkatan kesulitan dalam hal melacak jumlah operasi-operasi bisnis. .istem komputer perusahaan tak mendukung peningkatan tujuan perusahaan dalam hal efisiensi, profitabilitas, dan mencari jalan masuk di pasar yang benar-benar menguntungkan. / alasan mengapa perusahaan-perusahaan utama memulai D.. dalam skala besar$ %. &ebutuhan akan informasi yang akurat. '. D.. dipandang sebagai pemenang secara organisasi. ). &ebutuhan akan informasi baru. ,. Manajemen diamanahi D... -. Penyediaan informasi yang tepat waktu. /. Pencapaian pengurangan biaya. #lasan lainnya dalam pengembangan D.. adalah perubahan perilaku komputasi end-user. !nd-user bukanlah programer, sehingga mereka membutuhkan tool dan prosedur yang mudah untuk digunakan. Dan ini dipenuhi oleh D...

3. Group Support System (GSS) Pelbagai keputusan utama dalam organisasi dibuat oleh group secara kolektif. Mengumpulkan keseluruhan group secara bersama dalam satu tempat dan waktu adalah sulit dan mahal, sehingga pertemuan ini memakan waktu lama dan keputusan yang dibuat hasilnya sedang-sedang saja, tak terlalu baik. Peningkatan kinerja group-group tadi yang dibantu oleh teknologi 8nformasi ini muncul dalam pelbagai istilah, seperti$ groupware, electronic meeting systems, collaborative systems, dan group D.. *ini yang kita gunakan+. .atu contoh dari implementasi group D.. ini adalah 0otal <uality Management *0<M+. G. Executive Information (atau Support) Systems (EIS atau ESS). !8. dikembangkan utamanya untuk$ %. Menyediakan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pihak !ksekutif. '. Menyediakan antarmuka yang benar-benar user-friendly untuk !ksekutif. ). Mempertemukan pelbagai gaya keputusan individu para !ksekutif. ,. Menyediakan pelacakan dan kontrol yang tepat waktu dan efektif. -. Menyediakan akses cepat pada informasi detil yang tersirat di teks, bilangan, atau grafik. /. Memfilter, memadatkan, dan melacak data dan informasi yang kritis. 3. 8dentifikasi masalah *atau juga kesempatan+. .. Expert System (ES) .emakin tak terstruktur suatu situasi, maka akan solusinya akan lebih spesifik. !. dibuat untuk menyerupai seorang pakar(ahli. !. adalah paket hardware dan software yang digunakan sebagai pengambil keputusan dan(atau pemecahan masalah9 yang dapat mencapai level yang setara atau kadang malah melebihi seorang pakar(ahli, pada satu area masalah yang spesifik dan biasanya lebih sempit. Merupakan cabang dari aplikasi #rtificial 8ntelligence *#8+. 8de dasarnya sederhana. &epakaran ditransfer dari seorang pakar ke komputer. Pengetahuan ini lalu disimpan disitu dan user dapat meminta saran spesifik yang dibutuhkannya. &omputer dapat mencari, mengolah dan menampilkan kesimpulan yang spesifik. Dan seperti seorang pakar, saran tersebut bisa dimanfaatkan oleh orang yang bukan pakar berikut penjelasannya yang berisi logika penalaran di balik saran itu.

8. Neural Computing (Artificial Neural Networ ). 0eknologi sebelum Artificial Neural Network *#==+ berbasis pada penggunaan data, informasi, ataupun pengetahuan eksplisit yang tersimpan di komputer dan memanipulasi mereka menurut kebutuhan. Pada dunia nyata yang begitu kompleks, mungkin tak bisa didapatkan data, informasi, ataupun pengetahuan secara eksplisit, sedangkan keputusan harus diambil walaupun kondisinya seperti ini *informasi yang parsial, tak lengkap, atau pun tak eksak+. Perubahan lingkungan yang terjadi sedemikian cepatnya. Pengambil keputusan menggunakan pengalaman yang ada untuk mengatasi hal ini9 yaitu menggunakan pengalaman yang bersesuaian dan belajar dari pengalaman itu tentang apa yang harus dikerjakan dengan situasi yang serupa untuk pengalaman yang tak sesuai. Pada teknologi sebelumnya, tak ada elemen untuk proses pembelajaran oleh komputer. 0eknologi yang ditujukan untuk mengisi kekurangan ini, disebut dengan Neural Computing atau #==. 6ontohnya adalah pengenalan pola. 4. Pe"%aga! Per%edaan d!antara MIS dan 2SS >itur dari D..$ %. D.. dapat digunakan untuk mengawali kerja ad hoc, masalah-masalah yang tak diharapkan. '. D.. dapat menyediakan representasi valid dari sistem di dunia nyata. ). D.. dapat menyediakan pendukungan keputusan dalam kerangka waktu yang pendek(terbatas. ,. D.. dapat berevolusi sebagai mana halnya pengambil keputusan mempelajari tentang masalah-masalah yang dihadapinya. -. D.. dapat dikembangkan oleh para profesional yang tak melibatkan pemrosesan data. &arakteristik M8.$ %. &ajiannya ada pada tugas-tugasnya yang terstruktur, dimana prosedur operasi standar, aturan-aturan keputusan, dan alur informasi dapat didefinisikan '. Hasil utamanya adalah meningkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya, waktu tunggu, dan lain-lain, dan dengan mengganti karyawan klerikal. ). 2elevansinya untuk manajer pengambil keputusan biasanya tak langsung didapatkan9 misalnya dengan penyediaan laporan dan akses ke data.

&arakteristik Operation Research(Management Science$ %. &ajiannya ada pada masalah-masalah yang terstruktur *dibandingkan dengan tugastugas+, dimana tujuan, data, dan batasan-batasan dapat lebih dulu ditentukan. '. Hasil utamanya adalah dalam menghasilkan solusi yang lebih baik untuk masalahmasalah tertentu. ). 2elevansinya untuk manajer ada pada rekomendasi detil dan metodologi baru untuk menangani masalah-masalah yang kompleks. &arakteristik D..$ %. &ajiannya ada pada keputusan-keputusan dimana ada struktur yang cukup untuk komputer dan alat bantu analitis yang memiliki nilai tersendiri, tetapi tetap pertimbangan manajer memiliki esensi utama. '. Hasil utamanya adalah dalam peningkatan jangkauan dan kemampuan dari proses pengambilan keputusan para manajer untuk membantu mereka meningkatkan efektivitasnya. ). 2elevansinya untuk manajer adalah dalam pembuatan tool pendukung, di bawah pengawasan mereka, yang tak dimaksudkan untuk mengotomatiskan proses pengambilan keputusan, tujuan sistem, atau solusi tertentu.

5ambar %. 2elasi !DP, M8. dan D.. $. .u%ungan antara Decision Support!Expert System. D.. dan !. berbeda dan tak berhubungan dengan sistem yang terkomputerisasi. Disiplin antara !. dan D.. berkembang pararel, tapi saling tak tergantung dan berjalan sendirisendiri. 6uma sekarang kita bisa mencoba menggabungkan potensi dari keduanya. Menurut kenyataannya, disebabkan karena perbedaan kapabilitas diantara kedua tool, mereka dapat

mengkomplemen satu sama lain, membuatnya menjadi powerful, terintegrasi, sistem yang berbasis komputer, yang jelas dapat meningkatkan pengambilan keputusan manajerial. Perbedaan D.. dan !. $ Ta%e" 5. Pe%edaan 2SS dan ES

6. 2ukungan dan pengam%!"an keputu an .ecara umum tahapan dalam proses pengambilan keputusan adalah $ %. .tep #. Mengerti masalah *atau kesempatan yang ada+. !. dapat membantu dalam mendesain alur informasi pada eksekutif *misalnya, bagaimana untuk memonitor, kapan+ dan dalam penginterpretasian informasi. Disebabkan beberapa informasi bersifat fu??y, maka kombinasi antara !. dan #== tentu akan membantu. .eluruh area dari proses scanning, monitoring, forecasting *misalnya, tren+ dan penginterpretasian sangat dibantu oleh adanya komputerisasi. Demikian juga natural language processors *=;P+ akan berguna dalam menyimpulkan informasi. '. .tep ". #nalisis. .ekali suatu masalah *kesempatan+ teridentifikasi, pertanyaan selanjutnya adalah apa yang harus dikerjakan dengan hal ini@ Di sinilah langkah analisis berperanan. #nalisis bisa bersifat kualitatif atau pun kuantitatif *atau kombinasinya+. #nalisis kuantitatif didukung oleh D.. dan oleh tool-tool analisis kuantitatif. #nalisis kualitatif didukung oleh !.. ). .tep 6. Memilih. Pada langkah ini, keputusan dibuat dengan memperhatikan masalahnya *atau kesempatan+ berdasarkan hasil dari analisis. ;angkah ini didukung oleh D.. *jika pengambil keputusan adalah seseorang+ atau oleh 5D.. *jika keputusan dibuat oleh sekelompok orang+. ,. .tep D. 8mplementasi. Pada tahap ini, keputusan untuk mengimplementasikan solusi tertentu dilakukan, dan D.. dan(atau !. bisa mendukung tahap ini.

Di bawah ini terlihat dukungan terkomputerisasi untuk proses pengambilan keputusan$

Gam%ar 5. 2ukungan komputer! a ! pendukung keputu an