LOGO

Auditul sistemelor informaionale contabile

Auditarea proceselor
Prezentarea proceselor (operaiunilor) unei entiti. Auditul achiziiilor i plilor

Tipologia proceselor/operaiunilor
Din perspectiva controlului intern (Vaasen et al., 2009)i a auditului (Arens & Loebbecke, 2003), literatura de specialitate indic urmtoarele procese sau fluxuri de operaiuni principale: Achiziii i pli; Stocare; Procese principale Producie; Vnzri i ncasri; Resurse umane; Investiii (imobilizri); Procese secundare ncasri, pli i gestionarea lichiditilor; Contabilitate;

Legtura dintre procese/fluxuri

Relaia dintre procesele entitii
Achiz. de servicii Achiziii de bunuri

Imobilizri, mat. prime, materiale

-/-

Producie

Produse finite

-/-

Vnzri

Salarii datorate

Datorii i credite

nregistrare

Creane
Contabilitate

-/-

-/Pli

-/Lichiditi (casa i banc)

ncasri

-/Resurse umane Achiz. de stocuri i imobilizri

+
Vnzri

Stocarea bunurilor i gestionarea lichiditilor

Sursa: Vaasen et al., 2009: 146

Operaiuni n cadrul proceselor

Achiziii: - solicitarea unei achiziii la nivelul departamentelor (Cerere de achiziie); - contactarea furnizorilor (Cerere de ofert / Comanda); - primirea bunurilor (Aviz de nsoire sau Factura + Nota de recepie); - primirea i validarea Facturii (dac se emite ulterior primirii Avizului); - nregistrarea facturii; actualizarea creanelor a stocurilor; - realizarea i nregistrarea decontrii (Chitan / OP / Bilet la ordin sau CEC) Stocarea: - primirea bunurilor la locurile de depozitare (Aviz de nsoire / Dispoziie de livrare); - nregistrarea bunurilor (Fia de magazie / Raport de gestiune); - stocarea bunurilor; - darea n consum/folosin (Bon de consum / Fia de eviden); - realizarea inventarului (Listele de inventariere). Producia: - planificarea produciei (Buget); - antecalculaia costurilor (Fia de antecalcul); - alocarea sarcinilor pe fiecare angajat (Fia postului); - darea n consum/folosin a materiilor prime i a mat. (Bon de consum/Fia de eviden); - producia propriu-zis. - obinerea produselor (Raport de producie / Bon de predare la depozit). - calculaia costurilor (Fi de postcalcul).

Operaiuni n cadrul proceselor - continuare

Vnzri: - pregtirea ofertelor (Oferte de pre i condiii de livrare); - primirea cererilor de la clieni (Cerere de ofert / Ordin de cumprare); - eliberarea produselor din depozit (Dispoziie de livrare); - documentare i facturare (Aviz de nsoire / Factura); - livrarea bunurilor; - actualizarea situaiei stocurilor i creanelor; - decontarea creanelor (Chitan / OP / Bilet la ordin sau CEC).

Procesul de achiziie i decontarea datoriilor 1 Riscuri

Not: Pentru scopul acestui curs ne referim preponderent la achiziii de stocuri

Riscuri
Influenarea responsabililor de achiziii prin: stimulente, comisioane, avantaje Achiziii prea mari (peste nevoile reale) Achiziii prea mici (sub nevoile reale)

Efecte
Supraevaluarea costului de achiziie Calitatea slab a bunurilor cumprate

Controale interne
Supravegherea responsabilului de achiziii Implementarea unui cod etic Implementarea unei proceduri de licitaie Verificarea prin sondaj a preurilor (comparativ cu piaa) Revizuirea analitic a preurilor Autorizarea achiziiilor Urmrirea continu a nivelului stocurilor Evaluarea/Revizuirea periodic a termenelor de livrare Urmrirea continu a nivelului stocurilor Compararea preurilor cu lista de preuri a furnizorilor Recompensarea responsabilului de achiziii pentru obinerea unor preuri mai mici Implementarea unei proceduri de licitaie Achiziionarea bunurilor de la furnizori de ncredere Evaluarea/Revizuirea periodic a preurilor i calitii bunurilor oferite de furnizori Implementarea unei proceduri de urmrire a scadenelor i asigurarea plii datoriilor n termenele prestabilite.

Creterea nejustificat a valorii bunurilor (Valoare = Pre x Cantitate) Scderea ncrederii clienilor ntrzierea procesului de producie Creterea nejustificat a valorii bunurilor (Valoare = Pre x Cantitate) Scderea ncrederii clienilor ntrzierea procesului de producie Creterea valorii bunurilor cumprate (Valoare = Pre x Cantitate)

Achiziii la preuri prea mari

Achiziia de bunuri de o calitate inferioar Omiterea discounturilor sau a altor reduceri acordate de fz.

Plata unor datorii fictive (pli pentru bunuri inexistente)

Sursa: Vaasen et al.,2009: 152

Pierderi de bani, supraevaluarea plilor

Verificarea/corelarea facturilor de achiziie cu notele de recepie i fiele de magazie.

Procesul de achiziie (de stocuri i alte materiale) 2 Obiective de audit, mecanisme de control.
Obiectiv de audit pentru operaiuni
Achiziiile nreg. corespund bunurilor primite i sunt conforme cu nevoile entitii (Existen)

Mecanism-cheie al controlului intern

Cererea de achiziii, comanda, nota de recepie i factura sunt corelate Cumprrile sunt aprobate ierarhic n aplicaia contab. se pot introduce achiziii numai de la furnizorii existeni Facturile, notele de recepie, comenzile i cererile de achiziii sunt verificate pe plan intern Cererile de achiziii sunt numerotate i se ine o eviden a succesiunii numerice Notele de recepie sunt numerotate i se ine o eviden a succesiunii numerice Calculele i sumele sunt verificate Totalurile pe pachete de date sunt verificate cu rapoartele listate Preurile i reducerile aferente achiziiilor sunt aprobate

Teste al mecanismului de control

Examinai existena a comenzilor, notelor de recepie, facturilor Examinai meniunea aprob. ncercai s nregistrai operaiuni ptr. furnizori existeni i fictivi Examinai existena formelor de verificare intern

Teste substaniale tipice ale op.

Verificai Jurnalul de cumprri, Cartea mare, Situaia furniz. pentru a detecta op. atipice. Examinai documentele justificative pentru a determina caracterul lor rezonabil (ntrunirea condiiilor pentru a fi considerate doc justificative.) Comparai achiziiile de stocuri cu situaia stocurilor Confruntai Notele de recepie cu jurnalul de achiziii Confruntai Facturile cu jurnalul de cumprri

Achiziiile existente sunt nreg. (Exhaustivitate)

Verificai prin sondaj a respectrii succesiunii numerotrii cererilor Verificai prin sondaj a respectrii succesiunii numerotrii notelor Urmrirea verificrii Comparai totalurilor cu rap. listate din aplicaie Examinai meniunea aprobrii

Achiziiile sunt corect nreg. (Exactitate)

Comparai op. nreg. n jurnalul de cump. cu: Factura + NIR Verificai prin recalculare corectitudinea calculelor

Continuare ->

Procesul de achiziie (de stocuri i alte materiale) 2 Obiective de audit, mecanisme de control.
Obiectiv de audit pentru operaiuni
Achiziiile sunt corect clasificate (Clasificare)

Mecanism-cheie al controlului intern

Folosirea adecvat a conturilor Alocarea corect a cont. analitice Alocarea pe cont. se verific intern nregistrarea achiziiilor ct mai aproape de data achiziiei nregistrrile sunt verificate intern

Teste al mecanismului de control

Examinai alocarea corect a conturilor Examinai unicitatea cont. analitice pe fz / stocuri Examinai dac facturile de intrare sunt nreg. n perioadele corecte Examinai verificarea intern

Teste substaniale tipice ale operaiunilor

Comparai facturile de intrare cu alocarea pe conturi a achiz.

Achiziiile sunt nreg. la datele corecte (Cronologie)

Comparai datele trecute pe notele de recepie i facturi cu intrrile nregistrate i jurnalul de cumprri

Achiziiile sunt corect preluate n Situaia dat. fz. i stocurilor i sunt corect sintetizate (Sistematizare i sintetizare)

Situaia dat.fz. este verificat intern Totalul dat. din Situaia dat.fz. sau ale balanei de verificare sunt comparate cu Cartea mare

Examinai verificarea intern

Testai corectitudinea matem. prin calculul totalurilor jurnalelor i prin compararea cu sumele transferate n Cartea mare i Situaia dat.fz. i situaia stocurilor

Procesul de decontare a datoriilor 2 Obiective de audit, mecanisme de control.

Obiectiv de audit pentru operaiuni
Plile nregistrate corespund unor datorii comerciale reale (Existena)

Mecanism-cheie al controlului intern

Exist o separare a sarcinilor ntre evidena datoriilor i gestiunea mijloacelor de decontare Doc. justificative (Factur / Aviz.) sunt examinate nainte de aprobarea plii n momentul semnrii doc. de decontare se nscrie aprobarea plii pe doc. justif (Factur) Doc de plat sunt numerotate i se ine o eviden a acestora Soldul din Extrasul de cont este verificat de o persoan neutr Calculele i sumele sunt verificate intern Soldul din Extrasul de cont este verificat de o persoan neutr Se folosesc conturile coresp dup natura plii (5311, 5121)

Teste al mecanismului de control

Discutai cu personalul i observai activitile desf. Discutai cu personalul i observai activitile desf. Examinai existena aprobrii

Teste substaniale tipice ale operaiunilor

Verificai Reg de Cas (RC) / Jurnalul de Banc (JB), Cartea Mare (CM) i Sit. dat. pentru a identifica sume mari/atipice Confruntai doc de plat Jurnalul de Cumprri i verificai suma i numele benef. Examinai documentele de achiziie Confruntai operaiunile de pli nregistrate cu plile din extrasul de cont Comparai doc de plat cu JC i sit. datoriilor

Plile existente sunt nregistrate (Exhaustivitate)

Verificai succesiunea numeric a doc de plat Examinai existena verificrii Examinai existena verificrii Examinai exist confruntrii soldului i observai modul de realizare Examinai exist conturilor analitice corespunztoare

Plile sunt nregistrate corect (Exactitate)

Plile efectuate sunt corect clasificate/alocate (Clasificare)

Confruntai documentele de plat cu RC i JB. Verificai decontarea pe analitice

Procesul de decontare a datoriilor 2 Obiective de audit, mecanisme de control.

Obiectiv de audit pentru operaiuni
Plile sunt nregistrate n perioada corect (Cronologie)

Mecanism-cheie al controlului intern

Plile sunt nregistrate ct mai aproape de data nscris Datele sunt verificate pe plan intern Situaia fz se verific intern Totalul din Situaia fz sau Balana de verificare sunt confruntate cu Cartea Mare

Teste al mecanismului de control

Verificai nregistrarea doc de plat Examinai meniunea verif Examinai meniunea verif interne Examinai meniunea verif interne

Teste substaniale tipice ale operaiunilor

Comparai datele din doc de plat cu RC i JB Comparai datele din OP cu Extrasul de cont Testai corectitudinea matem prin calculul totalului din JC i comparai sumele cu Situaia fz

Plile efectuate sunt corect preluate n sit datoriilor i doc de sintez (Sistematizare i sintetizare)

Program de audit: Cont generale i de aplicaii

Obiective Teste de efectuat
1.1a. Verificai dac fiecare utilizator are user i parol proprie cu care acceseaz aplicaia SAGA 1.1.b Verificai dac parolele sunt vizibile la tastare 1.1.c Verificai dac drepturile de acces/operaii sunt delimitate pe utilizatori n funcie de fia postului i nevoile de informare ale acestora 1.1.d Stabilii dac aplicaia SAGA permite urmrirea modificrilor/operaiunilor de ctre utilizatori (log/activity file) 1.2.a Stabilii dac aplicaia SAGA permite arhivarea datelor 1.2.b Constatai existena procedurii de arhivare periodic a datelor 1.2.c Examinai datele realizrii ultimelor trei arhive

1. Controale generale
1.1 Controlul accesului n timp real (p.387)

1.2 Realizarea copiilor de siguran (p.388)

Program de audit: Cont generale i de aplicaii

Obiective
1 Fiecare operaiune este autorizat, complet, exact, oportun i nregistrat o singur dat.

Teste de efectuat
1.1 Determinai pista de audit pentru documentele pe baza crora se face nregistrarea (auorizat/aprobat/verificat) 1.2 Verificai existena formelor de autorizare pe Facturi/Avize 1.3 Verificai dac persoanele care autorizeaz documentele sunt diferite de persoanele care le nregistreaz 1.4 Iniiai o nou nregistrare. Stabilii dac aplicaia ofer mesaje de informare/eroare n situaia n care cmpurile <Nr.doc>, <Data>, <Denumire furnizor> , <Denumire articol> nu sunt completate sau sunt completate eronat i dac se permite continuarea nregistrrii. 1.5 Stabilii dac se poate iniia o achiziie: - de la un furnizor nou fr definirea acestuia; - de bunuri/servicii fr a le defini; - de bunuri cu preuri unitare negative. 1.6 Pentru operaiunile nregistrate verificai dac scadenele sunt corect calculate de la data documentului; 1.7 Stabilii dac se poate nregistra o achiziie cu o cot de TVA diferit de cele uzuale (24, 9, 5, 0); 1.8Stabilii dac se pot face nregistrri n perioade anterioare.

2. Controale de aplicaie controlul datelor de intrare

Program de audit: Cont generale i de aplicaii

Obiective Teste de efectuat

2. Controale de aplicaie controlul datelor de intrare

(continuare)

1.9 Stabilii dac salvarea/validarea nregistrrii se face numai dup completarea cmpurilor importante: nr.doc, data, furnizor, denumire bunuri, cantitate, pre unitar, TVA. 1.10 Stabilii dac se pot realiza nregistrri cu acelai nr.doc de la acelai furnizor. [Da, se pot ]. Exportai lista nreg. ntrun fiier Excel i stabilii dac exist valori duplicat. 1.11 Stabilii dac au fost nregistrate operaiuni n afara orelor de munc (excepie orele suplimentare autorizate).

3. Controale de aplicaie controlul prelucrrii datelor

Controalele prelucrrilor efectuate asigur exhaustivitatea i acurateea datelor
2.1 Fiecare furnizor are alocat un cont analitic. Exportai ntrun fiier Excel lista furnizorilor i verificai existena fiecrui cont analitic. 2.2 Fiecare furnizor are un singur cont analitic alocat. 2.3 Fiecare articol achiziionat are alocat un cont analitic. 2.4 Fiecare articol are un singur cont analitic alocat. 2.5 Verificai succesiunea numeric a documentelor emise de entitate (Comanda / Cerere de achiziie / NIR) 2.6 Exportai lista achiziiilor i refacei calculele matematice (Cante x Pre unitar = Valoare / Valoare x %TVA = Val TVA)

LOGO