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Anlisis de las actividades dentro de un proyecto Representacin de un proyecto mediante redes. Carta Gantt Tiempos mas tempranos, ms tarde y de holgura para las actividades Anlisis PERT Anlisis CPM Nivel de recursos PERT/COSTO
5.1 Introduccin
Un proyecto es un conjunto de tareas que deben ser completadas en un tiempo determinado y a un mnimo costo. Las tareas son llamadas actividades:
* Estimar el tiempo de trmino (y algunos costos) para cada actividad. * El tiempo total para llevar a cabo una actividad es relativo a la cantidad de recursos con que se cuenten. *El grado de detalles en la actividad depende de la aplicacin y el nivel de especificacin de los datos.
Determinar la relacin de precedencia entre las actividades es crucial para realizar una planificacin ptima.
Objetivos de la planificacin del proyecto
* La planificacin del proyecto es usada para controlar la eficiencia y gasto econmico de este. * Con la esquematizacin del proyecto de puede: - Distribuir las actividades - Monitorear el avance del proyecto
Clone computacin fabrica computadores personales. KLONE se encuentra en el diseo, fabricacin y marketing de su nuevo producto Klonepalm 2000.
A continuacin se presentan las tres principales tareas: * Fabricar el nuevo computador * Seleccionar el staff y los representantes de ventas * Promocionar el nuevo computador KLONE necesita desarrollar una carta de relaciones de precedencia para las actividades. La carta debe contener el conjunto de tareas y sus predecesores inmediatos.
Actividades de fabricacin
Para las actividades descritas en la carta se pueden determinar los predecesores inmediatos para cada actividad
Carta de Precedencias
Predecesor Tiempo Estimado Actividad Inmediato de Completacin A None 90 B A 15 C B 5 D G 20 E D 21 F A 25 G C,F 14 H D 28 I A 30 J D,I 45
Una carta Gantt en una representacin grfica del desarrollo de las actividades que adems sirve para minitorear el progreso del proyecto. El tiempo es medido en la abscisa horizontal.
Cada actividad es listada en el eje de las ordenadas.
Una barra horizontal es dibujada en forma proporcional al tiempo esperado de completacin de la actividad. Para representar el tiempo ms temprano en la carta Gantt, la barra comienza en el momento ms temprano en el cual la actividad puede partir. El final de la barra representa el tiempo de completacin ms temprano para la actividad.
90
90 A B C D E F G H I J 15
14
28 45
Actividades que pueden Tmpo. esperadoPrecedente/ Equema de Act. ser esquem. Completacin Tmpo de finalizacin De Hasta 1 A 90 0 90 2 B 15 A(90) 90 105 F 25 90 115 I 30 90 120 3 C 5 B(105) 105 110 4 G 14 C(110),F(115) 115 129 5 D 20 G(129) 129 149 6 E 21 D(149) 149 170 H 28 149 177 7 J 45 D(149), I(120) 149 194
PERT es un mtodo de planificacin en el cual el tiempo de completacin de cada actividad es tratado como una variable aleatoria.
CPM es un mtodo de planificacin en el cual se asume que el tiempo de completacin de una actividad esta determinado solamente por la cantidad de dinero disponible para la realizacin de esta. Ambos mtodos requieren una identificacin de las actividades y de las relaciones de precedencia entre dichas actividades.
La gerencia de KLONE requiere que las actividades concernientes con el proyecto sean completadas en el minmo tiempo posible.
* El menor tiempo para terminar cada actividad de forma de no alterar el tiempo total de completacin del proyecto.
* Las actividades crticas y aquellas que presentan holgura dentro del proyecto.
B 15
C 5
A 90
F 25
G 14
I 30
Predecesor Tiempo estimado Actividad Inmediato E Completacion Sin P.21 A Sin Pred 90 B A 15 A C B 5 B D 20 D G H E 21 20 D 28 A F A 25 G C,F 14 H D 28 A I A J 30 J D,I 45 45
- Repetir este proceso hasta que todos los nodos hayan sido evaluados. i) EF del ltimo nodo corresponde al tiempo ms temprano de trmino de l proyecto.
EvaluarEvaluar los ES de todos aquellas aquellos nodos que tienen predecesores con EF determinados todas actividades que no tienen inmediatos predecesores inmediatos
149,170 E E 21 170 149,177 H H 28 120,165 149,194 J J 45 Tiempo mas temprano de fin.del proyecto FINAL 177
A A 90
194 194
90,120 I I 30
- Evaluar todos los nodos que tienen sucesores inmediatos con LS determinados. i) LF = Miin LS de todos los sucesores inmediatos ii) LS = LF - duracin de la actividad.
- Repetir el proceso de retroceso hasta que todos los nodos hayan sido evaluados.
90,105 95,110
C C 5
105,110 110,115
149,170 173,194
E E 21
5,95 A A 90 29,119
0,90 0,90
129,149 149,177 115,129 129,149 115,129 129,149 153,173 166,194 129,149 146,166 H G 129,149 D D H G 129,149 20 28 14 129,149 129,149 129,149 149,194 149,194
194
FINAL
J 45
- El tiempo de holgura corresponde a una cantidad de tiempo en que puede ser retrasada una actividad sin atrasar el tiempo de completacin del proyecto, asumiendo que no se producirn otros retrasos que afecten al proyecto.
Tiempo de Holgura = LS - ES = LF - EF
Actividad LS - ES holgura A 0 -0 0 B 95 - 90 5 C 110 - 105 5 C 119 - 119 0 D 173 - 149 24 E 90 - 90 0 F 115 - 115 0 G 166 - 149 17 H 119 - 90 29 I 149 - 149 0
La ruta crtica
- La ruta crtica es un conjunto de actividades que no tienen tiempos de holgura y que conectan el nodo inicial con el nodo final. - Las actividades crticas (actividades con holgura = 0) forman por lo menos una ruta crtica en la red. - Una ruta crtica corresponde al camino ms largo en la red. - La suma de los tiempos de completacin de las actividades de la ruta crtica corresponde al mnimo tiempo de completacin del proyecto.
El avance y retroceso a travs de la red permite conocer los tiempos mas temprano y mas tarde de las actividades
90,105 95,110 105,110 110,115 115,129 115,129 G G 14 149,170 173,194 129,149 129,149 D D 20
C C 5
A A 90
0,90 0,90
TERMINO
LA RUTA CRITICA
194
J 45
- Retrasos simples
* Un retraso en una actividad crtica causa el inminente retraso en la finalizacin del proyecto. * Un retraso en una actividad que no sea crtica causar un retraso en la finalizacin del proyecto igual a la diferencia entre la cantidad de tiempo que se retrasa la actividad y el tiempo de holgura de esta. * Cuando el retraso presentado por la actividad es menor que el tiempo de holgura de esta, el proyecto no se ve retrasado en su finalizacin.
- Mltiples retrasos * Se observan tres tipos de retrasos en dos actividades que no son crticas i) Caso 1: No existe una ruta que una ambas actividades no crticas. ii) Caso 2: Ambas actividades se encuentran en la misma ruta, separadas por una actividad crtica. iii) Caso 3: Las actividades no crticas estan en la misma ruta, pero no existe una actividad crtica que las separe. * En cada uno de estos casos el tiempo de retraso no causa un retraso en la finalizacin del proyecto.
B 15
C 5
E 21
A 90
F 25
G 14
D 20
H 28
I 30
ES=90 RETRASO INICIAL=90+15 =105 LS =119
J 45
Actividaes B y E estan separadas Caso 2: Actividad B es retrasada 4 das; por las actividades crticas G y D. Actividad E es retrasada 15 dias.
ES=90 RETRASO INICIAL =94 LS =95 ES=149 RESTRASO INICIAL=149+15 =164 LS =173
B 15
C 5
E 21
A 90
F 25
G 14
D 20
H 28
I 30
J 45
B 15
E 21
A 90
F 25
G 14
D 20
H 28
I 30
J 45
Durante el transcurso del proyecto, se asignan recursos a cada actividad. Se desea que estos recursos se mantengan durante toda la duracin del proyecto. Existen mtodos de distribucin de recursos (generalmente heursticas) que son diseadas para: - el control de los requerimientos de recursos - generar un uso de recursos en sobretiempo.
- Se debe efectuar un procedimiento en el paso 3 para: * Analizar las actividades no crticas con mayor holgura durante el periodo. * Analizar las actividades no crticas que utilizan la mayor cantidad de recursos. - Este procedimiento se describe a continuacin.
Actividad
A B C D E F G H I J
Descripcin
Prototipo modelo diseo Compra materias primas Fabricacin prototipo Revisin diseo Inicio corrida de produccin Seleccin Staff Staff inicia trab.con prototipo Seleccin Vendedores
Campaa de Pre-produccin Campaa de Post-produccin
Costo por da
25 12 18 15 11 10 5 14 17 30
Costo Total
Costo diario acumulado- tiempos ms tempranos vs. tiempos ms tardes 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 Presupuesto factible Presupuesto para los tiempos mas tempranos de inicio y finalizacin
20
40
60
80
45 E H J 15 D
44
30
25
F F
22
J J
I I I I 5 GG
20
40
60
80
Cambio en la actividad H
90 A B C D E F G H I J 0
90
15
25
14
30
28 H 45
28
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Nivel de Costos
55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 39 C 45
55 44
41
E
25
B
F
27
F I G I
H H 30 H J 15 5 G D J J
F 22 I
20
40
60
80
Cambiar actividad I
90 A B C D E F G H I J
90
105 115 15 5 20 21 25 194 129 149 194
14
28
30
30
45
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Nivel de Costos
55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 39 I B F C F I
IF
I G I
55 44 E H 30 H
45
I
25
27 22
I I
J J
15 D
20
40
60
80
Cambiar actividad I
90 A B C D E F G H I J
90
105 115 15 5 20 21 194 129 149 194
Calcular nuevamente
25
14
28
30 30 45
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
Nivel de Costos
55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 25 C 27 22
I
G I
44 E H 30 H
I H
B
F
F I I
J 15 D
J J
20
40
60
80
La esperanza y la desviacin estndar para el tiempo de completacin de una actividad se basa en la distribucin Beta.
a + 4m + b Esperanza de tiempo de completacin = significad o del tiempo de trmino = 6 b-a = desviacin estandard = 6
Supuesto 1 Una ruta crtica puede ser determinada usando la esperanza del tiempo de completacin de cada actividad. La esperanza del tiempo de completacin del proyecto se determina nicamente por el tiempo de completacin de las actividades sobre la trayectoria crtica. Para calcular la esperanza y la Supuesto 2 desviacin estndar del tiempo de trmino Los tiempos completacin de las actividades son independientes entre del de proyecto se realizan algunos supuestos s.
Supuesto 3 Hay actividades suficientes sobre la trayectoria crtica para que la distribucin total del tiempo de trmino del proyecto pueda ser aproximado a la distribucin normal.
Los tres supuestos implican que el total de tiempo de trmino del proyecto se distribuye normalmente, con Esperanza = Suma de las esperanzas de tiempo de completacin de las actividades a lo largo de la ruta crtica. La varianza = Suma de varianzas de tiempo de completacin de las actividades a lo largo de la trayectoria crtica.
KLONE COMPUTACION
Las tres estimaciones de tiempo para cada actividad
Actividad Optimista Ms prob. Pesimista A 76 86 120 B 12 15 18 C 4 5 6 D 15 18 33 E 18 21 24 F 16 26 30 G 10 13 22 H 24 18 32 I 22 27 50 J 38 43 60
La probabilidad de que el proyecto se complete dentro de 194 das. Una estimacin del tiempo de completacin del proyecto. La probabilidad que el proyecto se complete dentro de 180 das. La probabilidad que el proyecto tomara ms de 210 das. Un lmite superior para el nmero de das dentro del cual el proyecto pueda ser terminado.
7.33 1.00 0.33 3.00 1.00 2.33 2.00 1.33 4.67 3.67
2
53.78 1.00 0.11 9.00 1.00 5.44 4.00 1.78 21.78 13.44
Se trata de un problema similar a uno de CPM que se resolvi anteriormente para Klone La ruta crtica es A - F - G - D - J. El tiempo esperado de trmino=m A+m F+m G+m D+m J= 194 La varianza del proyecto =sA2 +sF2 +sG2 +sD2 +sJ2 = 85.66 La desviacin estandard = 2 = 9.255
Bajo las suposiciones hechas sobre el tiempo de trmino del proyecto, este se distribuye normalmente con = 194 das y = 9.255 das.
Ahora los puntos de inters para la gerencia se pueden calcular como : La probabilidad de trmino en 194 das =
z 0.025
El intervalo es = 194 1.96(9.255) {175, 213} das. Hay 95% de certeza que el tiempo real de trmino este dentro de 175 das y 213 das.
La probabilidad de terminar en 180 das= P(X 180) = P(Z -1.51) = 0.5 - 0.4345 = 0.0655
0.0655
0.99
.4345 .4582 210 x 1.73 2.33
0.0418 0.01 X Z
180 -1.51
194 0
Asumir con un 99% de certeza que la fecha de trmino es aceptab P(Z 2.33) = 0.99; x=+ z =194 + 2.33(9.255) = 215.56 das.
Restricciones:
Cada predecesor inmediato tiene una restriccin. Las restricciones afirman que el tiempo de comienzo de una actividad no debe ocurrir antes del tiempo de trmino del predecesor inmediato.
C 5
F 25
XD XG + XG XC + XG XF + XI XD + XF XA + XC XB + XD XG + XB XA +
14 5 25 90 90 15 14 90
Un esquema de tiempo de comienzo (no necesariamente el ms temprano) que complete el proyecto en el mnimo tiempo posible. El tiempo de partida ms temprano para una actividad, se calcula usando la siguiente funcin objetivo:
El tiempo ms tarde de comienzo de una actividad puede ser obtenido como sigue: Agregue la restriccin X(FIN) = 194 Cambie la funcin objetivo para maximizarla XA + XB + XC +...+ XJ + X(FIN).
Acerca de la Red: WINQSB permite obtener El programa de actividades (ES, EF, LS, LF). Esperanza y desviacin estandard de la ruta crtica. Opcionalmente: El tiempo ms temprano y ms tarde en la carta Gantt. Opcionalmente: La probabilidad de completar el proyecto dentro de un tiempo especifico. No se necesita programacin Los datos de entrada consisten en: Los predecesores inmediatos para cada actividad. El tiempo de completacin (para a, m, y b).
Actividades crticas
A
Carta Gantt en WINQSB
B
C
F G
H
I
Un tiempo de completacin de 180 das otorgar una ganancia adicional de 1 milln de dlares. Un tiempo de completacin entre 180 das y 200 das, otorgar una ganancia adicional de 400,000 dlares.
La reduccin de tiempo de completacin puede ser lograda mediante el entrenamiento adicional. Dos actividades posibles de considerar para un entrenamiento adicional: *Personal de ventas - Costo $200,000 - La nueva estimacin de tiempo son a = 19, m = 21, y b = 23 das. *Personal tcnico - Costo $250,000; - La nueva estimacin de tiempo son a = 12, m = 14, y b= 16.
Esta actividad (H) no es crtica. Bajo la suposicin que el tiempo de trmino del proyecto es determinado nicamente por actividades crticas, esta opcin no debe considerarse.
Esta actividad (F) es crtica. Esta opcin debe ser estudiada como se indica a continuacin * Calcule la ganancia esperada cuando no se invierte $250,000. * Calcule la ganancia esperada cuando se invierte $250,000. * Seleccione la decisin con una ganancia esperada mayor.
caso 1:
No invierte $250,000 en entrenamiento Este caso representa la situacin actual. La ganancia adicional bruta esperada = P( el tiempo de trmino es menos de 180)($1 milln) + P(180< tiempo de Trmino<200)($400,000) + P( tiempo de Trmino> 200)(0) = P(X<180)($1 milln) + P(180<X<200)($400,000) + P(X>200)(0)
P(- 1.51<Z<.65) =
caso 2:
Invertir $250,000 en entrenamiento La nueva estimacin de tiempo cambia el tiempo esperado, y la desviacin de una actividad crtica. Ganancia adicional bruta esperada= La nueva estimacin es: P( tiempo completo<180)(1M)+ m = (12 + 4 (14) + 16)/6 = 14 P(180<tiempo completacin<200)(400K) s = (16 - 12)/6 =0.67 +P(tiempo completacion>200)(0) = s2= 0(.67)2 =0.44
0.1611(1M)+0.7277(400K) = $452,180
Nueva ruta crtica del proyecto (A-B-C-G-D-J), con una esperanza de tiempo = 189 das, y una desviacin estndar de = 9.0185 das.
P(Z< 180-189 ) = P(Z< -.99) = 0.1611; 9.0185 P( - 0.99<Z< 1.22) = 0.7277
El mtodo de la ruta crtica (CPM) es un enfoque determinstico para la planificacin. El tiempo de trmino depende nicamente de la cantidad de dinero destinada a la actividad. LA reduccin en el tiempo de completacin de la actividad se llama tiempo de crashing.
Hay dos tiempo cruciales de duracin de considerar para cada actividad. El tiempo normal de terminacin (NT) El tiempo crashing (CT) NT se logra cuando un se cuenta con un costo normal (NC) el cual se invierte para completar la actividad. CT se logra cuando se cuenta con mas dinero (CC) para invertir en la completacin de una actividad.
Lnea de Supuestos
[tiempo normal -tmp.crashing] = [costo crash - costo normal] [costo normal] [tiempo normal]
Time 20 ...ahorrar sobre el tiempo de completacin 18 ahorrar ms sobre el tiempo de 16 completacin 14 Agregue ms al 12 10 8 6 4 2
el costo normal ...
Costo marginal= =
5 10 15 20 25 30 35 40 45
Costo ($100)
Sea D la fecha tope para completar un proyecto. Si D no puede ser alcanzada en tiempo normal, los recursos adicionales deben gastarse en actividades crashing. El objetivo est en encontrar la fecha tope D a un costo adicional mnimo. El problema de la campaa poltica de Tom Larkin's, ilustra el concepto.
predecesor tiempo costo tiempo costo Actividad inmediato normal programareducido programa A.preparar campaa de staff ninguno 4 2.0K 2 5.0K B. Preparar afiches ninguno 6 3,0 3 9 C. Llamar voluntarios A 4 4,5 2 10 D. Distribuir presup. A,B 6 2,5 4 10 E. Archivat papeles de cand. D 2 0,5 1 1 F. Preparar los materiales E 13 13,0 8 25 G. Ubicar sede E 1 1,5 1 1,5 H. Actuar personal de campaa C,G 20 6,0 10 23,5 I. Iniciar campaa F 9 7,0 5 16
Presentacin de la malla
H del tope Para alcanzar la fecha de 26 semanas, algunas actividades deben G tener crashing. FINISH
F I
CPM Programa con tiempo normal tiempo completo (normal)del proyecto=36 semanas
A B C D E F G H I
NT 4 6 4 6 2 13 1 20 9
NC($) 2000 3000 4500 2500 500 13000 1500 6000 7000
CT 2 3 2 4 1 8 1 10 5
T M($) 2 $1.500 3 2000 2 2750 2 3750 1 500 5 2400 *** *** 10 1750 4 2250
solucin
Heursticas Tres observaciones determinan la heurstica. El tiempo de completacin del proyecto se reduce nicamente por actividades crticas. La reduccin mxima de tiempo para cada actividad es limitada. La cantidad de tiempo de una actividad crtica puede reducirse antes de otra. La ruta crtica se restringe. Problemas pequeos de rutas crticas, pueden ser resueltos por este enfoque heurstico. Los problemas grandes de rutas crticas son resueltos mediante el mtodo de programacin lineal.
solucin
El Enfoque de Programacin Lineal
Variables Xj = tiempo de comienzo para la actividad j. Yj = cantidad de tiempo de crashing en la actividad j. Funcin Objetivo Minimizar lla inversin total adicional hecha en las actividades con crashing. Restricciones El proyecto debe ser completado para la fecha tope D Ninguna actividad puede reducirse ms de su Max. El tiempo de comienzo de una actividad empieza , cuando concluye el tiempo de la actividad inmediatamente predecesora.
Encontrar el tope
X ( FIN ) 26
YA 2
Restriccin del mximo tiempo de reduccin
YB 3 YC 2 YD 2 YE 1 YF 5 YH 10
La actividad puede XH X G 1 comenzar despus X H X C (4 YC ) que todos los X G X E (2 YE ) predecesores X X (2 Y ) han terminado.
F E E
X E X D (6 YD )
H
FINAL
X D X B (6 YB ) X D X A (4 YA ) X C X A (4 YA )
G B D E F
tope
Operando Optimamente dentro de un presupuesto determinado. * Cuando se cuenta con un presupuesto determinado, minimizar el costo de crashing es una restriccin, no un objetivo. * En este caso el objetivo es minimizar el tiempo de completacin.
Incorporar Tiempo - Dependiendo de los costos adicionales. Cuando el proyecto lleva un costo por unidad de tiempo durante su duracin, este costo es relevante y debe ser considerado en el modelo. En este caso el objetivo es minimizar el costo de crashing total ms la inversin total adicional.
El tiempo normal es 13 semanas El tiempo normal es 17 semanas Tiempo de completacin del proyecto. Total costo crashing
Los Costos Administrativos son de $100 por semana. *La campaa debe completarse dentro de 26 semanas, pero hay gastos activos semanales de $100. Funcin Objetivo Minimizar
1500 YA+ 2000 YB + 2750 YC + 3750 YD + 500 YE + 2400 YF +1750 YH + 2250 YJ + 100X(FIN)
5.11 Pert/costos
PERT/ Costo es un sistema de informacin de contabilidad que ayuda la gerencia y mide el progreso versus la estimacin de costos y tiempo programado. Cuando existen discrepancias entre el progreso real y el progreso esperado, PERT/Costos ayuda a tomar acciones que corrijan el problema. PERT/ Costo es un sistema de proyecto orientado en base a una segmentacin de este. Cada segmento es una coleccin de mdulos de trabajo.
El mduloe de Trabajo pronosticado para el costo por Unidad de Tiempo = El Costo Total Presupuestario para el mdulo
valor del trabajo a la fecha p x [presup. del mod.trabajo] Tiempo restante esperado de trmino= (1-p) x tiempo original esperado de trmino
Acciones Correctivas
Si un proyecto se encuentra en planilla y o experimenta el costo overrun, la administracin busca fuera las causas para estos problemas. Corrija la estimacin de costos del proyecto o el tiempo de trmino. Revale el trmino del paquete de trabajo y regule la estimacin de costos. Identifique departamentos o contratistas que ocasionan demoras.
Enfocarse en actividades incompletas. Determinar si las actividades con crashing, son suficientes. En el caso de costo underrun, canalizar ms recursos a actividades con problemas. Reducir la distribucin de recursos a actividades no crticas.
El tiempo normal de trmino = 36 semanas. Al final de la semana 20 se realiza una evaluacin de progreso. Si la campaa no esta dentro de las gestiones presupuestarias se tomaran acciones correctivas.
gastos ($)
estado
preparar campaa con staff preparar afiches llamar voluntarios distrib. presupuesto archivar papeles de cand. preparar los materiales ubicar la sede actuar personal de campaa correr media campaa
2.600 terminado 5.000 terminado 3.000 terminado 5.000 terminado 700 terminado 5.600 40% completado 700 terminado 2.000 25% completado 0 0% completado
Anlisis del tiempo de completacin La malla restante al finalizar la semana 20 (1-p)(tiempo real de trmino esperado)=(1-0.25)(20)=15
H
15
20+15=35 FINAL
I
F
27.8+9=36. .8 8
7.8
9
20+7.8=27.8
Las actividades restantes estn en espera para ocupar 0.8 semanas ms largas que el tope de 36 semanas .
Costo Overrun
600 2000 -1500 2.500 200 400 -800 -500 0 3.900