TEKNIK DOKUMENTASI DAN PENYUSUNAN SISTEM

Tim Penyusun : - Khusnul Arifin

- Ridho Herlangga
- Dwatra Apriandi - Faisal Adi Nugraha

Pengertian dan Pengguna Teknik Sistem

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem

dan sub-sub sistem yang berkaitan.

Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang

konsultan

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem

1.

Analisis Sistem, meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus

mengumpulkan dan mengorganisasi fakta- fakta.

Teknik sistem yang digunakan : Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi

Diagram arus data logis dan bagan arus analitis

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem

2. Perancangan Sistem, merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem.

Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif

perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem.

Teknik sistem yang digunakan:

Bagan arus sistem Diagram aliran data Bagan IPO, HIPO, bagan arus program Pencabangan dan tabel keputusan

Fase dan Teknik dalam Pengembangan Sistem

3. Implementasi Sistem, merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar- standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem.

Tehnik-Tehnik Sistem

Apakah bagan alir? Bagan alir adalah sebuah diagram simbol yang menunjukkan alur data secara berurutan pada sebuah SIA. Bagan alir adalah tehnik sistem yang paling banyak digunakan.

Simbol Dasar

Input/Output

Proses
Arus dokumen Anotasi

Simbol Input/Output khusus

Punched Card
Penyimpanan On-Line

Pita Punched

Disket Magnetik
Pita Magnetik

Simbol Input/Output khusus

Dokumen
Input manual

Communication Link

Tampilan

Penyimpanan OffLine

Simbol Proses Khusus

Proses pendukung

Keputusan Predefined Process Persiapan

Arsip
Ekstrasi

Collate Proses Manual

Sortir

Simbol-simbol Tambahan

Penghubung Konektor Off-page Pita Transmisi

Terminal Parallel Mode

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir mencerminkan fungsi-fungsi alur informasi SIA.

Arah normal dari alur adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.
Ujung arah panah harus digunakan untuk membalik arah dari arus dokumen.

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Arah normal suatu alur
Faktur Telaah dan disetujui

Faktur yang disetujui

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Arah Balik Dari Alur Dokumen

Faktur Yang disetujui

Telaah dan Disetujui

Faktur

Simbol Yang digunakan dalam Bagan Alir

Penggunaan simbol konektor Pembelian Gudang
Surat Permintaan A

Surat Permintaan

Simbol yang digunakan dalam Bagan Alir

Dua arah panah
Surat Permintaan

Persiapan Order pembelian dan sesuaikan dengan arsip pemasok

Arsip Pemasok

Permintaan pembelian

Bagan IPO dan HIPO

Bagan-bagan ini biasanya digunakan oleh personal pengembang SIA Pada kebanyakan level analisa hanya pada relasi dasar IPO suatu sistem. Proses detail tambahan dilakukan dengan HIPO.

Bagan Hirarkhi Input Proses Output (HIPO) dan (IPO)

Bagan HIPO merupakan pendukung perancangan dan alat dokumentasi, yang berguna bagi para pembuat sistem untuk mengidentifikasi yang harus dilakukan. Bagan HIPO terdiri dari dua segmen: Hirarkhis yang membagi tugas-tugas pemrosesan ke dalam berbagai modul dan bagan IPO.

Bagan Hirarkhi Input Proses Output (HIPO) dan (IPO)

2. Bagan IPO merupakan deskripsi naratif masukan yang dibutuhkan untuk menghasilkan keluaran sistem yang diinginkan. Perhatikan contoh bagan IPO berikut : Pembuat Nomor Bagan Masukan : Mr. A : 3.1 Sistem : Penggajian Tanggal: 9/1/02 Deskripsi : Kalkulasi Gaji Kotor Proses Keluaran

_________________________________________________________________________ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Catatan penggajian

Akumulasi jam kerja

Catatan pembayaran gaji

kotor Arsip asli penggajian

Arsip asli penggajian

Tentukan terif pembayaran gaji yang tepat

Hasil-hasil kesalahan hitung

Hitung pembayaran gaji kotor

Bagan IPO

System: Penggajian Bapak Ferry Chart Number: 3.1 Input Catatan Jam kerja Deskripsi: Kalkulasi gaji kotor Process Tgl: 6/9/0X Output

file master gaji

Akumulasi jamkerja Catatan gaji kotor Tarif rupiah File master gaji Hitung pembayaran Pesan Kesalahan (kotor)

Diagram Aliran Data Logis

Diagram aliran data logis atau diagram aliran data (keduanya disingkat DFD) terutama digunakan oleh karyawan pengembang sistem dalam analisis sistem. Penekanan (kata logis) penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dengan proses fisik perancangan sistem. Analis sistem menyediakan deskripsi logis kepada perancang sistem/pemrogram, yang kemudian oleh mereka ini akan dirancang spesifikasi fisiknya. Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD adalah sama dengan simbul yang ada dalam Simbol Dasar, yang terdiri atas simbul: Terminal, Proses, Penyimpanan Data, dan Aliran Data.

Simbol Diagram arus data logik

Terminator

Proses Penyimpan Data

Alur Data

Diagram arus data (DFD)

Pencatat waktu

Proses Data gaji

Karyawan

Payroll Data

Diagram arus data (DFD)

Employee Data

Current Status Payroll Data

Timekeeping

Verify Payroll Data P1

Data Valid

Valid Payroll Data

Diagram arus data (DFD)

Employee Data

Net Pay and Deductions

Data to Process

Calculate Paychecks Pay Employees P2

Valid Payroll Data

Diagram arus data (DFD)

Process Update Payroll Employee Files Current Journal

Net Pay and Deductions Amounts

Details

Journal Data

Compute Net Pay

Paychecks

Employees

Bagan Alur Dokumen

Controller
Piutang dagang
Permintaan pembelian

Vice President Manufacturing

Agent pembelian
Permintaan pembelian 1 Order pembelian 1 Order pembelian 3

Penerimaan Gudang
Permintaan pembelian
1

Untuk Vendor
Order pembelian 5

34

Order pembelian 4

Bentuk Bagan Distribusi

Pembelian Inventori Hutang Produksi Order Pembelian Copy 1 1
2 3 2

Akuntansi

1
2 3

4
5

Aturan Sandwich

Setiap simbol proses seharusnya bisa sandwiched antara sebuah input dan sebuah simbol output.

Alur Input ke simbol dan alur output ke luar simbol proses.

Tehnik Narasi

Tehnik narasi adalah tehnik yang digunakan dalan tahap penemuan fakta dalam analisa SIA.

Beberapa tehnik narasi, antara lain:

Kuesioner tertutup dan terbuka. Dokumen telaahan.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya (APSD)

APSD harus selalu dipertimbangkan oleh pengembang SIA dalam implementasi SIA.

Work measurement meliputi berbagai tehnik yang digunakan seperti model, ukuran, estimasi clerical atau aktivitas lainnya dalam kerangka producsi.

Analisa Pemanfaatan Sumber Daya

1 2

Work measurement terdiri atas 4 tahap dasar: Identifikasi tugas. Perolehan taksiran waktu untuk pelaksanaan tugas.

3. Penyesuaian taksiran waktu tersebut. 4. Analisa kebutuhan berdasarkan data ini.

Tehnik-tehnik analisa keputusan

Branching dan tabel keputusan digunakan secara umum oleh personal pengembang SIA.

Tabel branching adalah komposisi dari sebuah pernyataan keputusan yang dibuat, daftar kondisi yang dapat terjadi, dan jalur yang diikuti untuk setiap kondisi.

Tehnik-tehnik analisa keputusan

Branching Table Formats
Code Equal to Go to

Inconnector Inconnector reference reference

Tehnik-tehnik analisa keputusan

Tabel Keputusan adalah sebuah tabulasi yang mencerminkan sebuah peoses pengambilan keputusan.

Tabel Keputusan menyatukan berbagai kriteria keputusan.

Terdapat premis IF-THEN yang dibuat dan umumnya tampil dalam matrik 2 dimensi.

Format Tabel Keputusan

Format Tabel Keputusan

Judul Tabel

Jika Kondisi stub Maka Tindakan stub

Aturan 1 2 3 ... N Pencatatan kondisi Pencatatan tindakan

Tabel Keputusan Untuk Proses Distribusi Tenaga Kerja

15 Jam Regular 15 Jam lembur 15 Jam Shift Rupiah Regular Rupiah Lembur Rupiah Shift Kesalahan no shift/OT

1 Y Y Y x x x

2 N x
x

3 Y N x x

4 N Y

SELESAI