Unidad 3.

Proceso de Auditora Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear, adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA: Arepitas SUMAIZ S.A. Direccin: Calle del perpetuo socorro numero 56 Representante:Obdulio Gaviria Tel: 562-2290-09 Cargo:Gerente General Correo electrnico: gg@aresumaiz.com.co De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad audgercali@aresumaiz.com.co Para: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion Juan David Martnez Fecha: Abril 15 de 2014 OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el programa de Sistema de Gestin de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los procedimientos de prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos. Alcance: Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigacin del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas SUMAIZ S.A.

Criterios de Auditoria SGC de MRC Poltica de Gestin Financiera. Poltica de Logstica y Servicio al Cliente Manual de Procedimientos Polticas Corporativa de MRC Norma ISO 9001:2008 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versin Junio de 2013 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de 2013 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2013

Reunion de Apertura: 1 de noviembre de 2013 Hora 7:45 am Reunion de Cierre: 1 de noviembre de 2013 Hora 4:30 pm Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del Laboratorio de Investigacin y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio

de Calidad y Fisicoqumico, el da 1 de Noviembre del presente ao, con una duracin de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser auditada. Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol. Cordialmente: Gerencia de Calidad y Produccin

Indicadores Cumplimiento en compras y ventas. Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable rea: Superintendencia de Logstica Asistentes: Gerencia General Secretaria de Gerencia Superintendencia de Logstica Supervisor de Logstica Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES Equipo Auditor de Gerencia de Calidad Iker Casillas Experto Tecnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo

Ingeniero de Procesos

firma

Ana Maria Rubiks

Representante de Gerencia firma

AUDITADOS Juan David Martinez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigacion firma

Martin Prieto

Coordinador de Analisis y Ensayos

firma

Maritza Gomez

Analista Instrumental

firma

Santiago Perea

Analista Fisicoquimico

firma

Hernan Villanueva Analista Fisicoquimico

firma

Edwin Guillen

Auxiliar Laboratorios

firma

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR FECHA 01-nov-13 Cargo HORA PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR Auditor Reunin de apertura

Iker Casillas Representante Experto Tcnico/Iker07:45 Casillas a.m. 08:00 a.m. 10:00 a.m. 12:00 m 01:30 p.m. 03:00 p.m. 04:30 p.m.

Direccin del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, Ana6.1 MolinaresSecretaria General Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 Mara Cufio Coordinador de Plantas Almuerzo Administracin del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8.5.2, Michelle 8.5.3 Garzn Director GDRH Medicin, Anlisis y Mejora - Auditorias Internas.Juan 8.2.2, Manuel 8.5 Pelufo Ingeniera / Vicente de Proceso Waldron Reunin de cierre Iker Casillas Representante Experto Tcnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma Espaol. Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las areas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N 1 2

Documento revisado
Poltica de Logstica Servicio al Cliente Poltica de Financiera y

Observaciones del documento

ltima actualizacin 18 de julio 2011

Gestin ltima actualizacin 5 de enero 20

Instructivos de desarrollo de I-EL-002 Ensayos de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logstica. ltima actualizacin 9 de febrero 2014 M-PC-002 Manual de Procedimientos de Versin Laboratorio

Marzo

de

2014

Manual de Documentos de M-DR-005 Retencin y Archivo del Libros de registro Laboratorio de Ensayos Manual de Calidad M-AM-001 Versin Marzo de 2014

de

muestras

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que usar durante la auditora. La escucha activa. d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de Chequeo). Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificacin:

CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES copias controladas del manual de calidad

Manual de Calidad (Documentacin nivel Si I)

claramente sealadas en el manual de calidad Se encuentran documentadas las responsabilidades Si de cada puesto de trabajo? Se encuentran comunicadas las responsabilidadces Si a cada no hay uno evidencia de los empleados de la comunicacin del laboratorio de Ensayos? Procedimientos operativos (Documentacin nivel II) Existen manuales, instructuctivos, y/oSi procedimientos que unifiquen los criterios en la realizacion de actividades?

Se da por entendido que cada uno Existe evidencia documentada del conocimiento No de manuales, conoce normas, sus funciones instructivos pero y no procedimientos se de laboratorio? documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si (Documentacin nivel III)

Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio Estan identificados los planes de trabajo No de cada uno de los miembros del area de control de calidad? estan ordenadas por los formatos solicitud de analisis de produccion

Existen registros de las acciones de trabajo Si asignadas? Formatos y registros (DocumentacinSi de nivel IV) Se lleva una bitacora de analisis con sus Si respectivos registros? Existe una metodologia definida para el Sialmacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis? Documentacin completa si Son los protocolos, manuales, instructivos Si y metodos vigentes La informacion y actuales? esta en desorden

Hay riesgo de perder informacion Esta debidamente almacenada, compilada No y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion? debido al desorden

Respecto del servicio. Existen registros de las verificaciones No o calibraciones realizadas? Estan definidas las pautas de actuacin No cuando se observa que las medidas han sido erroneas? exhibicin del proceso a auditar en lugar visible. Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta documentado. Existen definidos procesos para realizar Si el seguimiento, medicin, analisis y mejora? Se emplean tecnicas estadisticas? No Satisfaccion del cliente. Existen indicadores adecuados para cada No uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos? Se emprenden acciones para conocer No y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?

e. Generacin de hallazgos de auditora: Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013 Proceso auditado: compras N 1 Procedimientos de costos en poltica de materiales en gestin financiera bodega y stand-by 2 formato nico de Cap. Compras y despachos, Manual logstica de procedimientos 3 Evidencia de auditora Criterios de la auditora Auditor(es): Oficina asesora de control interno. Auditado(s): Superintendencia de Logstica. Hallazgos de la C NCM NCm auditora Falta agregar implementacin de procedimiento para X costos en materiales de bodega y stand-by No se tiene en cuenta el formato nico de despachos X y recibo de mercanca en el procedimiento Falta actualizacin de la poltica de logstica, cuya ltima actualizacin fue el 18 de julio X 2011 y no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2012

Cambios organizacionales

Poltica de logstica y servicio al cliente

4 5 6 7 8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

 Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by. Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual de procedimientos. Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del ao 2012. Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de resultados. - Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado en uno solo. Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora. -Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los mismos.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisin de actividades de una funcin las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organizacin. Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la auditora interna al proceso organizacional. No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades unidad 3. Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un proceso de auditora de calidad. Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y obtencin de evidencias de la auditora. Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido. Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.