KRITERIA 2: HURAIAN DAN BUTIR-BUTIR INOVASI

Gambar 2.1: Contoh BAT L8 Manual Sebelum Inovasi Edemand

2.1 LATARBELAKANG INOVASI

1.

DBA merupakan salah satu depot utama yang bertanggunjawab dalam

melaksanakan pembekalan alat ganti kepada kapal-kapal yang beroperasi dan kapal-kapal yang menjalani rutin pasang pulih (refit). Selain daripada itu, DBA juga membekalkan keperluan alat ganti kepada unit-unit pangkalan yang memerlukan di mana salah satu kaedah ialah dengan mengisi BAT L8 (seperti gambar 2.1) untuk permohonan bertaraf KECEMASAN, UTAMA dan BIASA sejak TLDM ditubuhkan lagi (pindaan terakhir adalah pada tahun 1990). Selain daripada itu 2 kaedah lain untuk membuat permohonan alat ganti adalah seperti berikut: a. Kawat. Permohonan yang dilakukan melalui perhubungan

semboyan ketika kapal beroperasi dilaut dan tidak dapat balik ke pangkalan.

b.

MIS/SMIS. Permohonan secara online dari kapal kelas New

Generation Patrol Vessel (NGPV) melalui aplikasi Management Information System (MIS) dan Ship Management Information System (SMIS) atau dikenali sebagai PV MIS/SMIS. Kapal akan memajukan permohonan terus ke DBA dengan menggunakan aplikasi sistem ini. DBA akan mencetak BAT L 8 untuk tujuan perolehan.

2.

Walau bagaimanapun, kebanyakan permohonan alat ganti oleh kapal

adalah menggunakan BAT L8, terutama kapal yang sedang menjalani rutin refit dan kapal-kapal dalam pembaikkan dan tidak dapat berlayar akibat daripada kerosakkan peralatan utama.

3.

Seperti mana yang semua sedia maklum, tahap kesiagaan kapal

bergantung kepada keupayaan DBA dalam melaksanakan pembekalan alat ganti bagi membaiki segala kerosakan yang dihadapi. Tahap kesiagaan operasi kapal bergantung sepenuhnya terhadap pengoperasian peralatan dan sistem kapal. Kategori kesiagaan kapal adalah seperti berikut: a. Kategori Satu. Semua peralatan beroperasi sepenuhnya.

b.

Kategori Dua.

Kerosakan kecil kepada peralatan tetapi

peralatan sokongan beroperasi sepenuhnya. Masalah menjejaskan keupayaan pengoperasian dan penembakan ke tahap minimum.

c.

Kategori Tiga. Kerosakan peralatan. Pengoperasian sesuatu

sistem diperolehi dari peralatan sokongan. Keupayaan beroperasi dan menembak berada di tahap yang tidak boleh diterima.

d.

Kategori Empat. Kerosakan peralatan yang menyebabkan

sesuatu sistem tidak beroperasi dan seterusnya tiada keupayaan operasi dan menembak. Keselamatan kapal akan terjejas.

e.

Kategori Lima. Kapal tidak dapat beroperasi kerana menjalani

rombak pulih dan pembaikan kecemasan.

2.2 TATACARA PERMOHONAN BAT L8 SEBELUM INOVASI EDEMAND 1. Setiap unit pemohon yang menggunakan BAT L8 sebagai medium

untuk membuat perolehan alat ganti perlu melaksanakan perkara berikut sebelum menghantar BAT L8 ke DBA:

2.2.1 PERSEDIAAN BAGI UNIT YANG MEMOHON 1. Maklumat-maklumat berikut perlu diisi di dalam BAT L8 oleh unit yang

memohon diruangan yang disediakan: a. Tandatangan: Hanya Pegawai Memerintah dibenarkan melantik

pegawai yang diberi kuasa menandatangani borang permohonan dengan memajukan 4 contoh tandatangan kepada Depot berkaitan sebaik sahaja menerima perjawatan. b. c. betul. d. Nombor Permohonan dan Tarikh: Nombor Permohonan unit dan Unit Pemohon. Pastikan nama unit Pemohon diisi dengan betul. Unit Pengguna. Pastikan nama unit pengguna diisi dengan

tarikh permohonan diisi. e. Alat Induk/Sistem: Nama Alat Induk atau Sistem bagi barang

yang dimohon perlu diisi. f. Nombor Kenalan. Nombor kenalan barangan yang dimohon

perlu diisi dengan betul. g. Nama Barang: Approved Item Name atau nama Barang

Sebenar diisi dalam ruangan ini. h. Buku Rujukan dan Muka Surat. Bagi memudahkan proses

perolehan sekiranya ketiadaan stok, ruangan ini perlu diisi dengan betul.

i.

Darjah Keutamaan Permohonan. Pastikan darjah keselamatan dengan keperluan barang yang diterima. Darjah

bersesuaian

Keutamaan permohonan yang biasa digunakan seperti berikut: (1) Permohonan Biasa. Permohonan yang bersifat biasa yang mana di mana pengendalian khas atau segera tidak diperlukan. (2) Permohonan Utama. Permohonan bersifat segera di mana jika tidak dipenuhi dalam masa yang dikehendaki akan menjejaskan operasi kapal atau unit, atau melengahkan tarikh siap kapal yang menjalani Refit atau Slipping. (3) Permohonan Kecemasa. Permohonan yang memerlukan tindakan segera dan jika tidak dipenuhi akan mengakibatkan perkara-perkara berikut: (a) Menjejaskan kecekapan operasi kapal atau unit dan menyekat keupayaan mereka dalam melaksanakan tugas-tugas yang telah diarahkan. (b) Menjejaskan keselamatan kapal/unit atau anggotaanggota di dalamnya. (c) Melengahkan tarikh siap kapal yang sedang menjalani refit/slipping yang mana akan menambahkan

perbelanjaan pada Kerajaan. (d) Melengahkan penyiapan pembaikan kapal atau peralatan kecemasan dengan keupayaan yang terhad dalam melaksanakan tugas yang telah diarahkan.

j.

Jenis Barang. Tandakan kotak yang berkaitan dengan jenis barang

yang dimohon sama ada: (1) (2) A B Permanent/Returnable Pakai Habis

k.

Jenis Permohonan. Tandakan kotak yang berkaitan dengan jenis

permohonan iaitu sama ada bagi:

(1) (2)

A B

Permohonan Berulang. Pakai Tidak Berulang.

l.

Klasifikasi Permohonan. Tandakan kotak berkaitan dengan jenis

permohonan iaitu sama ada bagi: (1) (2) (3) A B C Permohonan Bukan Refit. Permohonan Refit. Permohonan Pinjaman.

m.

Kebenaran Permohonan. Rujukan seperti Jadual Peralatan dan

sebagainya di mana terdapat hak memohon barangan tersebut. Jika pihak stor meragui, nombor rujukan dan tarikh surat kuasa permohonan hendaklah disertakan.

n.

Tarikh Dikehendaki. Hanya perlu diisi jika barangan diperlukan

sebelum jangka masa tertentu. Perkataan seperti ASAP (as soon as possible) tidak boleh digunakan dan tidak membawa sebarang makna yang khusus.

o.

Sebab Permohonan. Tandakan kotak yang berkaitan. Huraian abjad-

abjad berkenaan adalah seperti berikut: (1) A Untuk memenuhi skala/Alat Ganti Penggantian

Cemas Kenderaan Bermotor (FAMTO). (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) B C D E F G H Menukar peralatan yang rosak. Untuk penambahan Skala. Pembayaran. Penggantian alatan yang hilang. Untuk pembaikan di bengkel atau limbungan. Penerimaan pinjaman. Pengisian stok.

p.

Destinasi Barang. Nyatakan Lokasi di mana pesanan barang akan

dihantar. Jika barangan diambil oleh unit, perkataan u/c yang membawa makna unit collection diisi. q. r. Kuantiti Dikehendaki. Kuantiti barangan yang diperlukan. Unit Kiraan. Pastikan yang unit pengeluaran telah bersesuaian dengan

apa yang telah digunakan oleh Depot. s. Pengesahan Pegawai Yang Meminta. Tandatangan, pangkat, nama

dan nombor tentera pegawai yang memohon.

Gambar 2.2: Contoh BAT L8 Lengkap

2.2.3 CARA MENGEMUKAKAN PERMOHONAN KEPADA DBA 1. Cara mengemukakan permohonan kepada DBA untuk mendapatkan

bekalan adalah bergantung kepada jenis keutamaan sesuatu keperluan itu. a. PERMOHONAN KECEMASAN/UTAMA

(1)

Majukan BAT L8 yang lengkap dan mempunyai seperti tercatat di dalamnya. Borang

keutamaan

Permohonan hendaklah disertakan dengan 2 salinan Borang Penjelasan Keutamaan Permohonan. (2) Kapal yang tidak mempunyai Pegawai Teknikal

hendaklah berhubung terus dengan staf Depot Senggara Armada TLDM. (3) Permohonan dari kapal-kapal yang beroperasi

yang dikirim tangan atau pos hendaklah diserahkan kepada DBA. Salinan No.5 BAT L8 yang mengandungi tarikh dan nombor kawalan hendaklah diambil sebagai pengesahan peneyerahan permohonan. (4) Bagi kapal-kapal dan pangkalan yang berada di

Wilayah Laut 1 dan 2 hendaklah memajukan permohonan menggunakan BAT L8 atau kawat semboyan.

b.

PERMOHONAN BIASA (1) Majukan BAT L8 yang lengkap dan mempunyai seperti tercatat di dalamnya. Borang

keutamaan

Penjelasan Keutamaan Permohonan tidak diperlukan. (2) Permohonan dari kapal-kapal yang beroperasi

yang dikirim tangan atau pos hendaklah diserahkan kepada DBA. Salinan No.5 BAT L8 yang mengandungi tarikh dan nombor kawalan hendaklah diambil sebagai pengesahan peneyerahan permohonan. (3) Bagi kapal-kapal dan pangkalan yang berada di

Wilayah Laut 1 dan 2 hendaklah memajukan permohonan menggunakan BAT L8 atau kawat.

2.3 INOVASI EDEMAND

Gambar 2.3 Paparan Antara Muka Edemand

2.3.1 PENGENALAN EDEMAND 1. Edemand adalah satu sistem atas talian yang menggantikan Borang

Angkatan Tentera Logistik 8 (BAT L8) yang digunakan oleh unit-unit pemohon ke DBA. 2. Edemand telah diperkenalkan sejak 1 Jan 13 dan digunapakai secara

menyeluruh oleh semua unit TLDM yang membuat permohonan ke DBA. Bermula dari 1 Jan hingga 30 Apr 13 sistem ini telah diuji dan sedikit penambahbaikan telah dilaksanakan. Sejak dari itu Edemand digunapakai hingga ke hari ini menggantikan BAT L8 konvensional.

Gambar 2.4: Pengarahan Untuk Penggunaan Sistem Edemand.

Gambar 2.5: Makluman Kerja-Kerja Penambahbaikan Selepas Ujian Selesai.

TUJUAN DILAKSANAKAN 1. Secara asasnya Edemand digunakan bagi menggantikan penggunaan

BAT L8 manual yang perlu diisi oleh setiap unit pengguna seterusnya dihantar ke DBA untuk permohonan alat ganti samaada permohonan dalam kategori biasa atau refit.

2.

Bertindak dari aduan dan juga permasalah yang sering dihadapi oleh

unit pemohon dan juga staf dari Bahagian Materiel DBA sendiri maka sistem ini diwujudkan.

HURAIAN MENGENAI SISTEM EDEMAND 1. Perubahan yang telah dibawa dengan menggunakan Edemand adalah

sangat ketara terutama dalam penjimatan masa dalam memproses permohonan itu sendiri. Perbandingan diantara BAT L8 manual dengan Edemand adalah seperti berikut: Proses Kerja Mengisi Permohonan BAT L8 Manual Menulis secara manual Menaip dengan pen. Buku Rujukan bagi alat Perlu ganti baru dibuat Edemand secara terus

menggunakan disetiap ruangan yang disediakan. salinan Buku Rujukan diimbas hanya dan

bercetak dan dikepilkan perlu

bersama dengan BAT kemudian dimuat naik L8 Tandatangan Memerintah Pegawai Pegawai ke pangkalan data Memerintah Pegawai Memerintah

perlu hadir ke pejabat hanya perlu menekan untuk menandatangani butang lulus disetiap

setiap BAT L8.

permohonan tidak kira dimana jua berada dan pada bila-bila masa.

Penghantaran Permohonan ke DBA

Setiap BAT L8 yang Selepas PM menekan telah lengkap dikumpul butang dan kemudian melalui pos. dibungkus permohonan lulus, terus

dihantar sampai ke DBA dan boleh diproses

Pendaftaran SPIAV2

dalam Staf Bahagian Material Setiap maklumat dicopy perlu menaip semula paste seterunya

semua

permohonan diproses secara terus

satu persatu ke dalam menggunakan komputer sistem Makluman sekiranya Staf Bahagian Material Setiap perlu kumpul, bungkus ditolak permohonan dapat dilihat status secara

permohonan ditolak

dan pos kepada unit dipaparan asal pengguna permohonan

terus didalam Edemand. Maklumbalas terkini permohonan status Surat Rasmi atau kawat Setiap pergerakkan dan setiap semboyan perlu status terkini dapat

dihantar ke DBA untuk permohonan maklumat status terkini

dilihat dalam paparan status Edemand

Menghubungi Bahagian Material

Staf Melalui

Surat

Rasmi Menggunakan perbualan secara

atau telefon

langsung diatas talian Membuat permohonan pembatalan Menggunakan semboyan rasmi. dan kawat Tekan butang batal di surat dalam sistem dan staf Bahagian Material akan mengambil lanjut. tindakan

PELAKSANAAN EDEMAND 1. Edemand dilaksanakan secara menyeluruh oleh semua unit pangkalan

atau kapal yang membuat permohonan ke DBA. Ini termasuk staf Bahagian Materiel yang mengendalikan permohonan dalam kategori biasa dan kategori refit. 2. Penggunaan BAT L8 manual dan kawat bagi setiap permohonan

dalam kategori biasa dan refit adalah tidak dibenarkan kepada semua unit kapal dan unti pangkalan.

2.1 1.

PERMASALAHAN SEBELUM INOVASI (huraian lebih terperinci) Sepanjang penubuhan DBA dalam melaksanakan keperluan

pembekalan alat ganti kepada kapal-kapal yang beroperasi mahupun kapalkapal yang menjalani rutin pasang pulih termasuk keseluruhan unit-unit TLDM, banyak permasalahan yang dihadapi terutama dalam memproses permohonan. 2. Dibawah adalah senarai permasalahan yang dikenal pasti selepas

brain storming oleh ahli kumpulan dimana sering dihadapi oleh DBA dalam memproses setiap permohonan yang diterima: a. Permohonan diterima tidak lengkap b. Bungkusan Pos BAT L8 yang dihantar mengambil masa yang lama untuk sampai ke DBA. c. Kos penghantaran ditanggung oleh Pegawai Sendiri d. Permohonan dikumpulkan terlebih dahulu sebelum dihantar serentak menyebabkan terlalu lama masa untuk dikumpulkan. e. Staf DBA yang memproses permohonan perlu memasukkan secara manual ke dalam SPIAV2 dan sering berlaku kesilapan kemasukkan data. f. Memproses permohonan yang banyak mengambil terlalu banyak masa. d. BAT L8 manual menggunakan ruang yang besar untuk disimpan. e. BAT L8 manual perlu dihantar kembali ke unit asal sekiranya terdapat kesilapan pada permohonan. f. BAT L8 mudah rosak dan hilang sewaktu berpindah tugas staf. g. BAT L8 manual memerlukan tenaga kerja yang ramai diisi oleh unit pengguna.

h.

Keperluan

Pegawai

Memerintah

untuk

hadir

di

pejabat

bagi

menangatangani BAT L8 sebelum dihantar ke DBA. i. Rekod manual bagi setiap BAT L8 yang diterima adalah terlalu mengambil masa yang lama.