You are on page 1of 6

Documentaia-procedeu al metodei contabilitaii

1. Noiuni privind documentele i clasificarea acestora


Contabilitatea are sarcina de a urmri, controla i nregistra situaia economic-finandar i activitatea ntreprindelor. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunztor care s permit cunoaterea fenomenelor si proceselor economice n dimensiunile n care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comport i implicatiile pe care le produc. Procesal cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu aciunea de conservare i de culegere a informaiilor, a datelor despre patrimonial ntreprinderii. Contabilitatea se caracterizeaz prin fundamentarea i justificarea datelor ei pe baz de acte scrise. Nici o operaie economic un se poate nregistra n contabilitate fr un act scris n care s fie consemnat operaia respectiv. Documental servete la formalizarea n scris a unor fapte, fenomene sau decizii cu car cter economic care produc modificri ale patimoniului. Documentul care consemneaz producerea unor fapte se nate n afara contabilitii! contabilitatea servete de acest procedeu pentru a realiza obiectul su de activitate n perimetral de ntreprinderii. Documentaia, ca procedeu al metodei contabiliza, este actiunea de culegere i consemnare n documente a datelor privitoare la operaiile ecnomice dintr-o ntreprindere, n momentul i la local efecto lor. Documentele sunt acte scrise n care se consemneaz cifric i letric, n etalon natural, bnesc sau de munc, de regul n momentul i la locul nfptuirii lor, operaiile economice-financiare precum i evenimentele determinate de necesiti organizatorice i administrative, cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii acestor operaii i ca baz a nregistrrii lor n contabilitate. "n funcie de coninutul i destinaia lor rolul documentelor se manifest pe multiple planuri. Astfel documentele ndeplinesc urmtarile funcii: Funcia de consemnare letric i cifric, cantitativ i valoric a operaiilor economice efectuate n cadrul ntreprinderii! Funcia de acte justificative care stau la baza nregisrrii n contabilitate curent a operaiilor economice consemnate n ele! Exercitarea controlului economic i financiar pentru aprarea integritii patrimoniului. Cu ajutorul documentelor se poate urmri activitatea economic i financiar a ntreprinderii n cele mai mici detale. #le servesc la verificarea activitilor desfurate, prin aceasta contribuie la ntprirea autonomiei economico-financiare a ntreprinderilor, la conrolul respectrii disciplinei financiare i contractuale. Funcia de calculaie ce permite calculul consumurilor de producie, costurilor, c$eltuielilor i veniturilor al rezultatelor financi. Caracterul lor de acte justificative confer documentelor o funcie juridic, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile i obligaiile bneti ale ntreprinderilor n cazul unor litigio, e%pertize, lipsuri, fraude. &unt folosite ca mijloace de prob n justiie, pentru stabilirea adevrului i servesc ca baz n cercetarea organelor judiciare. Documentele stau la baza organizrii celor trei forme ale evidentei economice' evidena operativ, statistic i contabilitatea. Pentru nregistrarea unor operaii, cele trei forme ale evidenei economice folosesc, n unele cazuri aceleai documente. "ndeplinirea acestor funcii este condiionat de calitatea documentelor, de operativitatea ntocmirii lor i circulaiei p(n la locul nregistrrii i valorificrii lor. Ca o consecin a varietii documentelor i diversitii operaiilor economice, consemnate n ele, apare necesitatea clasificrii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie s se in reama n mod obiectiv. Cunoaterea acestei clasificri ne permite s folosim documentul adecvat fiecrei operatiuni patrimoniale. Clasificarea documentelor se face dup mai multe criterio, i anu Dup natura operaiilor la care se refer, documentele se mpart n: a Documente privind activitatea financiar!contabil. "n aceast grup se cuprind documentele privind activele pe termen luna, activele curente, salariile, pasivele, res)ltatele financiare etc.

1. b Documente privind alte activiti, care un constitueie acte justificative pentru nregistrrile contebile' documente privind activitatea de cercetare, proectare, nvestiii, programarea i urmrirea produciei, documente privind activitatea de control te$nic, calitate i metrologia, personal, informatic, etc. ". Dup caracterul i fun. Pe care o ndeplinesc documentele se mpart n: a. Documente de dispo#iie sunt acele prin care se transmite ordinul de a e%ecuta o operaie economic, precum i indicaiile necesare pentru efectuarea ei, spre e%emplu' dispoziia de plat, dispoziia de livrare, ordinul de plat, comanda. *ceste documente un fac dovada e%ecutrii efective a operaiei respective, i de aceea, nu pot servi ca baz pentru nregistrarea lor n contabilitate. b. Documente justificative cuprind date cu privire la e%ecutarea operaiilor economice. +e aceea pot fi denumite i documente de e%ecuie. #le servesc ca baz pentru nregistrarea operaiilor economico-financiare respective n contabilitate, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum, etc. c. Documente mixte sau combinate reunesc tsturile documentelor de dospoziie i celor justificative. #le cuprind date privind dispoziia de e%ecutare a operatiei! dar i dovada infptuirii ei. *ceste documente sunt iniial documente de dispoziie, iar prin completarea lor cu date referitoare la e%ecutarea operaiilor respective, ele devin documente justificative, spre exemplu: cererea dispoziie de plat, ststul de calculplat al salariuli.

,. Dup locul ntocmirii i circulaiei, documentele pot fi:


d. Documente interne, se ntocmesc n cadrul ntreprinderii i consemneaz operaii economice cu privire la activitatea acesteia. -nele din aceste documente circul, fie numai n interiorul acesteia . bonul de consum, statele de salarii /, fie ctre e%terior . facturile, dispoziiile de plat /. e. Documente externe, se ntocmesc de alte persoane fizice i juridice cu care se afl n raporturi contractuale, dar circul n cadrul ntreprinderii primitoare, spre exemplu: factura furnizorului, extrasul de cont. . !n raport de modul de ntocmire, coninut i rolul lor n cadrul procesului informaional economic, distin"em:

a. Documente primare, ce consemneaz operaiile economico financiare n momentul i la locul producerii lor. #le fac dovada e%ecutrii acestor operaii, ndeplinind rolul de documente justificative, spre exemplu: factura, chitana, bonul de consum. b. Documente centrali#atoare, se ntocmesc pe baza documentelor primare sau concomitent cu acestea n scopul gruprii i acumulrii operaiilor de acelai fel, dintr-o anumit perioad. $. Dup forma de prezentare, se deosebesc: c. Documente tipi#ate, se ntocmesc pe formulare tip, strict determinate. #le au un te%t i o form prestabilit, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional. d. Documente netipi#ate, sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau unor instituii. #le se ntocmesc fie pe formulare specifice fiecrei ramuri economice, fie pe $rtie simpl, fr a avea un formar stabilit.

". %. Dup re"imul de tiprire i utilizarea fomularelor folosite la ntocmirea documentelor, se distin": a/ Documente &ntocmite pe formulare cu re'im special au un re"im deosebit de tiprire, numerotare, "estionare, e#iden, folosire i pstrare, de e%emplu' bonul de pia, dele"aia, factura de expediie. Pentru aceste documente e%ist dispoziii legale cu precizri, privind modul de completare, circulaie i pstrare. b/ Documente fr re'im special sau numite i obinuite sunt acele care au regim de circulaie i nregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca av(nd un regim intern de circulaie i utilizare. (. Dup suportul care depo$iteaz informaia, se distin": a documente pe suport de )*rtie. b/ +e suporturi ma'netice , benzi, dischete -. Dup numrul operaiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart: a/ Documente sin'ulare conin date privitoare la o singur operaie economic. b/ Documente cu multiple operaii, conin date privind mai multe operaii economice de acelai fel. +e aceea, pe l(ng datele obligatorii comune tuturor categoriilor de documente, acestea conin n plus, ca date specifice' diferite totaluri cantitati#e i #alorice, num. de ordine.

0.

Dup tehnica ntocmirii se deosebesc: a/ Documente care se &ntocmesc manual. b/ Documente care se &ntocmesc cu mijloace te)nice, computere.

". .oninutul i modul de &ntocmire al documentelor


Coninutul documentelor difer de caracterul operaiilor consemnate. Coninutul se concretizeaz n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. *ceste elemente se concretizeaz n anumite e%primri care permit nelegerea operaiilor economice pe care le reflect de cte cei care le ntocmesc, respectiv de ctre cei care le utilizeaz. +intre aceste elemente, unele au un car cter comun, dic se refer la toate categoriile de documente, iar altele au un car cter specific, regsindu-se ntr-o anumit form numai ntr-un documente sau numai n legtur cu o anumit operaie economic. .aracterele comune se refer la: denumirea documentului % atribuirea unui nume &' denumirea ntreprinderii emitente, adresa sau compartimentul care a ntocmit documentul' codul fiscal' indentificarea n timp a operaiei % num. i data &' identificarea participanilor la operaia economic consemnat n document' coninutul operatiei economice reflectat n document i (ustificarea efecturii ei' datele cantitati#e sau #alorice aferente operaiei economice efectuate' semnturile persoanelor participante la efectuare operaiei economice consemnate n document, a celor carea u ntocmit i a persoanelor care rspund pentru executarea, coninutul, le"alitatea, oportunitatea, necesitatea i realitatea operaiei economice respecti#e' alte caractere menite s asi"ure consemnarea complet a operaiilor n documentele (ustificati#e. .aracterele specifice difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea operaiei consemnate, ele av(nd un rol completativ i se refer la precizarea unor informaii care se regsesc numai n acel document. "ndeplinirea funciilor menionate de ctre documente este condiionat de calitatea i operativitatea ntocmirii lor, de viteza cu care circul de la locul ntocmirii i p(n la locul nregistrrii i valorificrii lor. +ocumentele se ntocmesc la locul de munc n cadrul cruia se produce operaia economic sau care particip la nfptuirea ei.

/.
1rimea, coninutul i formatul documentelor variaz n funcie de natura operaiilor economice, de modul de ntocmire i mijloacele utilizate pentru prelucrarea datelor pe care le conin. Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace te$nice. "ntocmirea manual a documentelor se realizeaz cu cerneal, cu past sau creion c$imic i prezint urmtoarele neajunsuri' necesit un volum mare de munc, un asigur garania e%acitii datelor i nici o productivitate ridicat i o calitate superioar. "ntocmirea documentelor cu mijloace te$nice elimin n mare msur aceste neajunsuri, n sc$imb impuneanumite limite cu privire la mrimea, coninutul i formatul documentelor, n funcie de particularitile te$nice ale ec$ipamentelor utilizate. "ntocmirea documentelor se poate efectua cu maini de scris, cu maini de facturat sau de contabilizat i cu calculatoare. Cu maina de scris i cu celelalte tipuri de maini documentele se ntocmesc cite, mai rapad, ordonat i mai e%act. "n cazul completrii documentelor cu ajutorul te$nicii de calcul, o dat cu scrierea documentelor, se efectueaz autom t i calculile necesare, iar res)ltatele sunt preluate concomitent pe anumii supori, care permit prelucrri ulterioare a datelor din documente. Pentru fiecare gen de operaii se folosete c(te un model de document, care are o form i o aranjare a datelor corespunztoare specificului operaiei economice respective. 2a completarea documentelor ce se ntocmesc n mai multe e%emplare, toate e%emplarele trebuie s poarte acelai numr de ordine. "n documentele de cas i banc datele cifrice trebuie repetate i n litere. 3reelile fcute cu ocazia ntocmirii documentelor pot fi corectate numai cu respectarea anumitor reguli. "n documente un se admit tersturi, rzuituri, etc. Corectarea documentelor trebuie s se fac n aa fel nct s se poat recunoate cu uurin c ea a intervenit cu ocazia ntocmirii documentului, un mai trziu, iar cei care au ntomit documentul au cunotin de corectarea respectiv. 4ectificarea greelilor n documente se face prin tierea te%tului sau a sumei greite cu o linie, n aa fel, nct s se poat citi ceeea ce a fost greit, apoi se scrie de asupra te%til sau suma corect, fcndu-se meniune pe documentul rectificat asupra acestui fapt, care se confirm prin semnturile acelorai persoane care au semnat iniial documentul. "n documentele de cas i de banc un se admit corectri.+ac s-au fcut greeli n aceste documente, ele se anuleaz prin tierea cu o linie pe diagonal pe care se scrie cuvntul ,,*N-2*56, pstrndu-se n continuare n e%emplarele sale respective, fr a se detaa i se ntocmesc apoi documentele corecte. #rorile descoperite n documente cu ocazia verificrii lor ulterioare, de ctre serviciul de contabilitate, se aduc la cunotina celor care le-au ntocmit, precum i a prilor interesate cu privire la operaia consemnat n documentul respectiv. Prezint o importan deosebit ntocmirea clar i complet a documentelor, cu respectarea tuturor regulilor privitoare la coninutul i forma lor. #le condiioneaz calitatea i e%eactitatea informaiilor contabile. 5otodat este necesar ca documentele s fie ntocmite la timp, pentru a asigura operativitatea informaiilor contabile, pentru conducerea activitilor economice. +e aceea, ntre producerea operaiilor economice i ntocmirea documentelor justificative trebuie s e%iste o deplin concordan. 5oate operaiile economice efectuate trebuie reflectate n documente. +ocumentele constituie baza nregistrrile n contabilitate i influeneaz nemijlocit e%actitatea i operativitatea informaiilor contabile.

/. 0erificarea i prelucrarea documentelor


+rumul pe care l parcurg documentele din momentul emiterii sau intrrii n ntreprindere i p(n la ar$ivare constituie circuitul documentelor. Pentru asigurarea circulaiei raionale i unitare a documentelor justificative care stau la baza nregistrrilor n contabilitate precum i pentru inerea la zi a contabilitii, se pot ntocmi grafice de circulaie a documentelor. Circulaia documentelor trebuie s se 7*C ntr-o anumit ordine dinainte stabilit, nefiind permis reinerea documentelor n mod nejustificat de ctre un compartiment sau altul. Necesitatea circulaiei documentelor este determinat de faptul c date din acelai document sunt necesare mai multor compartimente i persoane din nreprindere i un se poate asegura c8te un e%emplar pentru fiecare utilizator. "nainte de a se nregistra n contabilitate, documentele economice trebuie s fie supuse unei verificri minuioase, care are ca scop s descopere eventualele erori, aciunile ilegale sau incorecte, asigurnduse e%actitatea datelor contabile. +eci, urmeaz verificarea documentelor care se face sub trei aspecte i anume' #erificarea sub aspectul formei, #erificarea aritmetic i #erificarea de fond. 0erificarea sub aspectul formei const n controlul ntocmirii documentelor pe formulare corespunztoare naturii operaiei economicee, completarea tuturor rubricilor, e%istena tuturor semnturilor persoanelor mputernicite s vizeze, dac nu au avut loc tersturi sau corectri fr a fi certificate.

1. 0erificarea aritmetic , cifric const n controlul prelurii corecte n documente a datelor cifrice i dac sau efectuat corect calculile aritmetice presupuse la ntocmirea documentului. 0erificarea de fond const n controlul realitii, necesitii, oportunitii, legelitii i economicitii operailor economice consemnate n documentul respectiv. 9erificarea realitii operaiei economice are ca scop s descopere dac operaia economic s-a efectuat la data, locul i condiiile prevzute n document, spre e%emplu' se verific suma pltit pentru procurarea unor mrfuri cu cantitatea de mrfuri recepionat. Necesitatea operaiei economice const n aprecierea dac operaia nscris n document este util activitii ntreprinderii i se justific economic, spre e%emplu' se compar cantitatea de materiale prevzut n contractle de aprovizionare cu cea din normele de consum. Pentru verificarea oportunitii se urmrete dac momentul ales i locul stabilit pentru e%ecutatea unei operaii economice sunt eficiente pentru ntreprindere, spre e%emplu' angajm o reparaie capital la un utilaj agricol vavra, n plin campanie, sau iarna, sezon mort pentru lucrri agricole. 2egalitatea operaiei se apreciaz prin raportarea ei la actele normative care reglementeaz genul respectiv de operaii economice. *ceasta nu trebuie s contravin legislaiei n vigoare. #conomicitatea const n verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili dac costul operaiei avantajeaz sau nu ntreprinderea. 9erificarea documentelor, n general se efectueaz de alte persoane dect cele care le-au ntocmit. Controlul operaiilor nregistrate n contabilitate se efectueaz de ctre persoanele care conduc contebilitatea, de cele care e%ecut controlul financiar preventiv, controlul financiar de gestiune sau alte persoane mputernicite de ntreprindre. +up completare i verificare, documentele sunt supuse operaiei de prelucrare. *ceasta const n gruparea documentelor pe operaii, e%primarea valoric a mrimii operaiei economico-financiare nregistrat n document, cumularea unor documente primare i obinerea celor centralizaztoare. +ocumentele cu regim special vor fi nregistrate n mod obligatoriu n fia documentelor special desc$is n acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen. +ocumentele obinuite, precum i cele cu regim special, de regul , nu vor fi puse spre utilizare dect dup justificarea prealabil a documentelor care au fost eliberate anterior, justificndu-se utilizarea integral i corect. *cest fapt se poate asigura prin vizile ce trebuie acordate pentru punerea n circulaie a acestor documente. "n compartimentul financiar-contabil, documentele se conteaz, adic se nscrie pe document formula contabil. "n baza documentelor contate se completeaz registrele contabile. 7aza final a circulaiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dup rezolvarea complet i definitiv a acestora. Prin clasare se nelege aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii pstrrii lor n bune condiii i pentru uor gsite n vederea obinerii informaiilor nacesare. Clasarea documentelor n dosare se poate face dup mai multe criterii, i anume' criteriul cronolo"ic const n gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor! criteriul alfabetic impune clasarea n acelai dosar a documentelor in(nd seama de denumirea unitii la care se refer documentele! criteriul "eo"rafic asigur gruparea documentelor dup adresa sediului ntreprinderii corespondente! criteriul dup obiect sau pe grupe de operaii economice const n aranjarea documentelor pe categorii de probleme . mi(loace fixe, mi(loace bneti &. Cel mai frecvent se folosete o combinaie ntre criteriul cronologic i criteriul pe grupe de operaii economice. Pstrarea documentelor trebuie s asigure integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operaiilor economice efectuate. Pstrarea documentelor presupune dou aspecte' pstrarea curent, pstrarea de durat. Pstrarea curent a documentelor justificative const n reinerea documentelor la sf(ritul perioadei de gestiune de ctre compartimentul care le-a asigurat ultima prelucrare urm(nd s argumenteze operaiunea economic sau financiar dispus sau e%ecutat. Pstrarea curent a documentelor se afl n relaie cu ar$ivarea curent, iar pstrarea de durat ar$ivarea general n cadrul unitii sau la ar$ivele statului. 2a finele perioadei de gestiune documentele pstrate n cadrul compartimentilor se predau la ar$iva unitii. "n cadrul ar$ivei documentele se pstreaz grupate pe domenii i n cadrul acestora, cronologic. 5ermenele de pstrare a documentelor se stabilesc prin acte normative i difer n funcie da natura i importana documentului. +up predarea documentelor la ar$iv, acestea mai pot fi consulatate numai n condiiile prevzute n regulile de organizare i funcionare a ar$ivelor' dup aprobarea prealabil a conductorului ntreprinderii! dup efectuarea unor copii, e%trase! pe baza de procese verbale n cazul eliberrii documentelor originale. +up e%pirarea termenului de pstrare documentele se scot din ar$iv general a

unitii i se predau la ar$iva statului, dac prezint interes sau dac nu mai prezint importan atunci sunt valorificate ca produse reziduale. $. "n condiiile, dezvoltrii sistemelor de prelucrare electronic a datelor apar tot mai multe probleme legate de ar$ivarea purttorilor de informaii, respectiv a informaiilor regsite pe suporturi magnetice ca benzi magnetice, disc$ete. "n unele cazuri se procedeaz la ar$ivarea prin microfilm n condiiile asigurrii integritii acestor suporturi.