4.

5 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

NDOC. NREV. 01 02 03

11_1_4.5_CONTROLDECAMBIOS REALIZADO J. Aulet 20/09/11 REVISADO C. Morales 21/09/11 APROBADO L. Segura 02/10/11

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ndice
1 2 Objeto ......................................................................................................................... 3 Tipos de cambios........................................................................................................ 3 2.1 2.2 3 4 Cambios en el Plan de Proyecto y/o su Alcance .................................................. 3 Correccin de errores .......................................................................................... 4

Comit de Control de cambios ................................................................................... 4 Procedimiento de Control de Cambios........................................................................ 5 4.1 4.2 Solicitud de Cambio ............................................................................................. 5 Evaluacin y resolucin de la solicitud de cambio ............................................... 6 Evaluacin de la Urgencia e Importancia del cambio. ................................... 6 Evaluacin tcnica del cambio ...................................................................... 7 Evaluacin del impacto del cambio ............................................................... 7 Resolucin del cambio.................................................................................. 7

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3

Implantacin del cambio ...................................................................................... 8

Anexo 1. Plantilla de solicitud de cambio .......................................................................... 9 Anexo 2. Plantilla de resolucin de cambio ....................................................................... 9

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OBJETO

Realizar el Control Integrado de cambios es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y a los planes subsidiarios de gestin. El proceso de realizar el control integrado de cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta su terminacin, de forma paralela al avance del proyecto. Los planes subsidiarios del proyecto y otros entregables se mantienen actualizados por medio de una gestin rigurosa y continua de los cambios, ya sea rechazndolos o aprobndolos, de manera que se asegure que slo los cambios aprobados se incorporen a una lnea base revisada. Responde a eventos o incidencias que derivan del mismo, sea por requerimientos del cliente o por propias mejoras o correcciones detectadas por el mismo equipo del proyecto. De hecho cualquier interesado puede proponer cambios. El objeto de este entregable es documentar los tipos de cambios posibles en el proyecto y el proceso al cual son sometidos desde su solicitud hasta su implementacin o no implementacin.

2 2.1

TIPOS DE CAMBIOS Cambios en el Plan de Proyecto y/o su Alcance

Son los cambios que pueden afectar al Plan de Gestin del Proyecto o a sus Planes subsidiarios y/o a su Alcance. Estos cambios debern ser sometidos al Procedimiento de Control de Cambios descrito ms adelante. A modo de ejemplo, los cambios pueden ser: Cambios en la descripcin del alcance del proyecto. Cambios en el cronograma o actividades del proyecto. Cambios en el presupuesto del proyecto. Cambios en los indicadores de calidad del proyecto.

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Cambios en los RRHH del proyecto. Modificacin de los riesgos del proyecto. Etc.

2.2

Correccin de errores

Son los cambios debidos a omisiones o errores que no afectan al Alcance, ni al Plan de Gestin de Proyecto ni a sus planes subsidiarios. Estos cambios no sern necesariamente sometidos al Procedimiento de Control de Cambios. En su lugar, quin haya detectado el error lo reportar directamente al autor del entregable y este lo corregir sin tener la obligacin de contar con la aprobacin de los responsables de cambios del proyecto. Una vez corregido, el autor de la correccin informar al resto del grupo del cambio realizado. El detector del error puede reservarse el derecho de informar al Project Manager y al resto de responsables del control de cambios mediante el procedimiento normal de control de cambios si considera que no se ha corregido a tiempo el error. Como ejemplos de este tipo de cambios: Pequeos errores en el formato del documento. Omisin de alguna informacin de identificacin del documento. Omisin o error en la trascripcin de algn dato. Etc.

COMIT DE CONTROL DE CAMBIOS

El Comit Control de Cambios estar compuesto por: Project Manager. Responsables de las reas de conocimiento del proyecto: o Integracin o Alcance

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o Tiempo o Costes o Calidad o Comunicaciones o RRHH o Riesgos o Adquisiciones Esto no quiere decir que solamente estos responsables puedan proponer cambios al proyecto. Tambin se tendrn en cuenta las peticiones procedentes de cualquiera de los interesados del proyecto.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS

El procedimiento de control de cambios en el proyecto seguir el siguiente diagrama:

Figura 1. Proceso del control de cambios

4.1

Solicitud de Cambio

Bien sea el Cliente, el Project manager, los Responsables de rea de Conocimiento o los propios integrantes del equipo de proyecto debern solicitar formalmente el cambio detectado mediante el formulario oportunamente creado para ello (ver Anexo 1. Plantilla de solicitud de cambio).

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Para facilitar la identificacin y comunicacin del cambio, esta solicitud incluir al menos la siguiente informacin: Solicitante del cambio y su cargo. Fecha de la solicitud Entregable al cual afecta el cambio. Descripcin del cambio y justificacin. Nivel de urgencia estimado del cambio. Nivel de importancia estimado del cambio.

Esta solicitud de cambio es presentada al Comit de Control de Cambios, quien seguir con los siguientes pasos del procedimiento.

4.2

Evaluacin y resolucin de la solicitud de cambio

El Comit de Control de Cambios registrar la solicitud, y evaluar la propuesta, priorizando aquellos cambios que hayan sido descritos como de alta prioridaden la evaluacin de urgencia del cambio. 4.2.1 Evaluacin de la Urgencia e Importancia del cambio. El comit de control de cambios evaluar y documentar la urgencia del cambio y en funcin de esta, se priorizar la evaluacin tcnica y de impacto de todos las solicitudes recibidas. La escala de priorizacin, en orden de mayor a menor urgencia, es la siguiente:
Prioridad elevada Prioridad media Prioridad baja A realizar antes de la siguiente semana. A realizar en las siguientes dos semanas. A realizar antes del siguiente mes. Tabla A. Priorizacin de solicitudes

Tambin se utilizar esta priorizacin para establecer el orden de implantacin de los cambios.

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4.2.2 Evaluacin tcnica del cambio Se evaluar la propuesta del cambio desde el punto de vista tcnico y se documentarn las observaciones sobre la propuesta presentada al comit de control de cambios. Bsicamente consistir en la descripcin de la solucin a implantar. 4.2.3 Evaluacin del impacto del cambio El comit de control deber hacer una proyeccin sobre el impacto de implantar el cambio, para lo cual deber completar un formulario oportunamente creado para ello, especificando lo siguiente: Descripcin del impacto si el cambio es rechazado Tiempo requerido para la implantacin del cambio. o Fecha posible de inicio. o Fecha posible de trmino. o Alteraciones en el cronograma general del proyecto. Recursos requeridos: o Recursos humanos. o Recursos econmicos. Otros Entregables afectados.

4.2.4 Resolucin del cambio. Del anlisis de la urgencia, de la evaluacin tcnica y del impacto del cambio, el comit de control resolver la solicitud de cambio otorgndole el estatus de:
Aprobado Denegado Cambio a implantar. Cambio rechazado. Asumir los riesgos y el impacto producido. Tabla B. Priorizacin de solicitudes

El cambio ser aprobado si cuenta con el voto de la mayora simple de los integrantes del comit de control de cambios. En caso de empate, el voto del Project Manager v aldr doble.

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En funcin de todo el proceso de anlisis de la solicitud descrito en los anteriores pasos, se asignar una fecha y unos recursos para la resolucin de los cambios aprobados. Todo ello quedar registrado en el formulario creado para ello (ver Anexo 2. Plantilla de resolucin de cambio.)

4.3

Implantacin del cambio

Si como resultado de la evaluacin el cambio resulta ser aprobado, este ser implantado en el plazo previsto en la resolucin del cambio. A la fecha prevista de finalizacin, el comit de control comprobar que el cambio se haya implantado segn lo descrito. Se comunicar la finalizacin de su implantacin al resto del equipo de proyecto.

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ANEXO 1. PLANTILLA DE SOLICITUD DE CAMBIO SOLICITUD DE CAMBIO

Fecha de solicitud: Identificacin N de Proyecto: Entregable afectado: Responsable de la solicitud:

Descripcin del cambio

Justificacin del cambio

Prioridad

ELEVADA / MEDIA / BAJA

ANEXO 2. PLANTILLA DE RESOLUCIN DE CAMBIO RESOLUCION DE CAMBIO

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Fecha de resolucin: Identificacin N de Proyecto: Entregable afectado: Responsable de la solicitud: Prioridad:

Descripcin y justificacin del cambio

Impacto sobre otros entregables o tareas del proyecto

Impacto sobre el proyecto si el cambio es rechazado

Comentarios sobre la implantacin del cambio

Recursos necesarios para la implantacin del cambio Impacto en el cronograma TIEMPO

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Equipo destinado al cambio RRHH

Presupuesto destinado al cambio COSTES

RESOLUCIN

APROBADO / DENEGADO

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