Oficina de Proyectos (PMO)

En artculo pasados present el tema de los proyectos tecnolgicos y su dbil comportamiento desde el punto de vista del desempeo de estos, es decir, el cumplimiento de plazos, recursos y expectativas de los stakeholders. Recordando algunas cifras menos del 20% son exitosos y en el caso del desarrollo de software estas cifras son an peores. Producto de lo anterior muchas organizaciones han buscado mejorar sus prcticas, para lo cual han desarrollado metodologas y procesos ms rigurosos y finalmente establecer una institucionalidad que permita abordar de mejor forma los proyectos de la organizacin. Hoy en da hay preguntas que resultan claves que una organizacin pueda responder:

Que tan alineados estn mis proyectos con los objetivos estratgicos del negocio? Tengo un entendimiento adecuado del valor ganado de los proyectos de mi organizacin? Cules son los riesgos claves de mis proyectos? Cmo interactan (se complementan) los proyectos en mi organizacin? Cmo mi organizacin prioriza los proyectos? Cul es el nivel y capacidad de absorcin de mi organizacin al cambio? Cules y porqu son los proyectos con bajo desempeo en mi organizacin? Una de las formas ms eficientes de abordar este tema es a travs del establecimiento de una organizacin estructurada de gestin de proyectos, denominada "oficina de proyectos" (PMO Proyect Management Office). Una definicin que me atrevo a proponer de oficina de proyectos es: Marco institucional en el que se establecen las prcticas, herramientas y mecanismos de control unificados que le permiten a la organizacin gestionar sus proyectos en las distintas etapas en las que estos se encuentran. A continuacin me gustara comentar una estrategia de implementacin para establecer una oficina de proyectos al interior de la organizacin. En primer lugar debemos definir el tipo de PMO que queremos desarrollar. La oficina de proyectos como una organizacin con un rol consultivo, rol de gestin de conocimientos o bien de definicin y gestin de estndares. Las principales actividades que se desarrollan en cada rol son las siguientes:

Consultivo

Mentoring Gerentes de proyecto Consultora a proyectos en problemas Asistencia en la puesta en marcha de "best practices" Difundir las lecciones aprendidas Auditoras de proyectos Apoyo a las unidades de negocios en el diseo de proyectos, seleccin de proveedores y en el proceso de desarrollo de los proyectos

Gestin del Conocimiento

Recopilar el conocimiento organizacional y estructurar el aprendizaje Identificar y documentar las "best practices" de la organizacin Generar y proveer acceso a repositorios de conocimiento Generar material de entrenamiento Capacitar a los gerentes de proyecto Desarrollar repositorio documental (libros, papers, journals, conferencias y otros)

Gestin de Estndares

Definir los estndares del proceso de proyectos Crear las herramientas (artefactos) para utilizar en las diferentes disciplinas de los proyectos: estimacin, diseo, seguimiento y control Definicin y puesta en marcha de los tableros de mando de los proyectos El proceso de puesta en marcha de una oficina de proyectos debe adems debe adems definir el modelo de la misma, es decir

Fuerte: En este modelo la organizacin PMO opera como una organizacin central de administracin de los proyectos. Este tipo de modelos maneja la cartera de proyectos (portfolio) a su interior y los gerentes de proyectos dependen del administrador de la oficina. Consultivo/Staff: En este modelo la oficina de proyectos entrega capacitacin, acompaamiento, coaching y mentoring a los gerentes de proyecto de las diferentes unidades de negocio de la organizacin. La ventaja de este modelo es que es menos invasivo a la organizacin. Mixto: En el cual la PMO toma control de algunos proyectos (ms crticos, en problemas, u otro criterio) y otros quedan en las unidades de negocio utilizando un modelo ms consultivo El proceso de establecimiento debe considerrar todas las componentes necesarias:

En resumen una buena forma de mejorar el gobierno corporativo de las TIC en cualquier organizacin es establecer una oficina de proyectos con la modalidad que ms se adecua a la cultura organizacional particular. La consultora KPMG a travs de su encuesta global de gestin de proyectos concluye que una de las buenas prcticas pasan por contar con una oficina de proyectos PMO de buen nivel. Dicha encuesta concluye los siguientes elementos como prcticas esenciales para una gestin de

proyectos de clase mundial.

Tienen una PMO que gestiona los proyectos de la organizacin y que est en un buen nivel dentro de la organizacin Reportan al directorio regularmente el estado de los proyectos relevantes Cuentan con gerentes de proyectos calificados y con incentivos claros Realizan rigurosos anlisis de riesgos en la fase inicial de planificacin y en muchos casos monitoreo externos En nuestro pas cada vez ms se introduce la prctica de establecer oficinas de proyecto, creo honestamente que esto debe potenciarse si queremos tener un mejor resultados de los proyectos en los cuales nuestras instituciones se embarcan, ms an cuando los niveles de complejidad aumentan.
Bibliografa

1. Fundamentos de la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBok), 3ra Edicin, Project Management Institute 2. The Program Management Office, Craig Letavec, Editorial J. Ross Publishing, 2006 3. KPMG: Global IT Project Management Survey