Software de Almacenes

MANUAL DEL USUARIO

Versin Visual 6.x

Especialistas en Software Empresarial

Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro 440-5440

WWW.REALSYSTEMS.COM.PE

CONTENIDO A.- CARACTERISTICAS DEL SISTEMA Facilidad de Operacin Operacin descentralizada Operacin Centralizada Controles Valorizacin contable. Seguridad del sistema Flexibilidad del sistema Ingreso al sistema B.- EXPLICACION DE LOS MODULOS I Base de datos. 1 Artculos. a) Mantenimiento. b) Emisin catlogo. c) Mantenimiento de artculos proveedores. d) Mantenimiento de artculos datos logsticos. 2 Clientes. a) Mantenimiento. b) Emisin del catlogo. 3 Proveedores. a) Mantenimiento . b) Emisin del catlogo. 4 Tablas generales. a) Mantenimiento. b) Emisin de las tablas. 5 Transportistas. a) Mantenimiento. b) Emisin del catlogo. 6 Cdigos de almacenes. a) Mantenimiento. b) Emisin del catlogo. 7 Cdigos de movimientos. a) Mantenimiento. b) Emisin del catlogo. 8 Transferencia de cdigos. a) Mantenimiento. 9 Tablas de cajas. 10 Mantenimiento de tipos de cambio. 11 Mantenimiento de cuentas de existencia. II Movimiento 1 Seleccin de almacn y fecha. 2 Registro de entradas. 3 Registro de salidas. 4 Registro de guas de remisin. 5 Registro de guas de remisin valoradas. 6 Registro de transferencia directa. 7 Registro de transferencia de cdigo. 8 Registro de regularizacin. 9 Devolucin de gua de remisin. 10 Consulta de movimientos de almacn. 11 Relacin de movimientos de almacn. 12 Anulacin de guas de remisin. 13 Modificacin cabecera de documentos. 14 Reimpresin de documentos. 15 Guas pendientes por cliente. 16 Reporte de guas facturadas.

III 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 IV 1 2 3 4 5

V 1 2 3 4 5 6 7 8

Consultas y Reportes. Stock del almacn. Artculos en los almacenes. Movimientos de un artculo. Kardex del almacn. Reporte stock del almacn. Reporte stock columnado por almacn. Reporte stock por antigedad de compra. Anlisis por tipo de movimiento. Consumo y proyeccin stock por artculo. Reporte de stock mximo. Reporte de reposicin de stock. Stock con precio de compra o venta. Emisin movimientos entre fechas. Proceso Mensual Valorizacin de partes manuales. Valorizacin masiva por cdigo. Cierre mensual de valorizacin. Restaura saldos mensuales. Reportes de valorizacin. a) Kardex valorizado en una moneda. b) Kardex valorizado en bimoneda. c) Resumen por cuenta. d) Valorizacin por cuenta artculo. e) Resumen por grupo. f) Anlisis movimiento por cuentas. g) Partes de entrada / salida valorizadas. h) Stock valorizado almacn. i) Resumen por familia artculo. Reportes de rentabilidad. a) Rentabilidad por grupo artculo. b) Rentabilidad por cliente. c) Rentabilidad por vendedor. d) Rentabilidad por cliente. Reporte de consumos. a) Consumo valorizado por centro de costo - artculo. b) Consumo valorizado por solicitante - artculo c) Consumo valorizado por Centro de Costo - artculo. d) Consumo por orden de trabajo. e) Consumo artculo acumulados. Utilitarios. Reindexar archivos. Mantenimiento de usuarios. Mantenimiento de formatos de documentos. Datos de control. Back up de facturacin. Reclculo de stock. Eliminacin de guas de remisin. Asientos contables. a) Costo de ventas. b) Consumo por centro de costo. c) Consulta asientos contables. d) In Out de movimientos. e) Configuracin de movimientos. f) Transferencias. g) Carga. h) Transferencia por tipo de cliente. Tabla de numeracin.

A - CARACTERISTICAS DEL SISTEMA El principal objetivo del software de Control de Almacenes, es mantener actualizados los stocks fsicos y valorizados de los artculos en los diferentes almacenes de la compaa. El sistema permite manejar los stocks de Materias Primas, Repuestos, Suministros diversos, Envases y embalajes, Productos Terminados y Mercaderas. El sistema ha sido desarrollado tomando en cuenta las necesidades de las empresas de utilizar herramientas que permitan controlar las existencias, simplificar las operaciones, procesar grandes volmenes de documentos, ejecutar clculos precisos y en base a esta informacin, proveer a la Gerencia de informes sobre los inventarios.

FACILIDAD DE OPERACION El sistema es completamente interactivo, lo cual permite registrar los datos directamente en el terminal y visualizar los resultados en forma inmediata, lo que simplifica el trabajo del usuario. Por ejemplo, es posible visualizar los partes de entrada o salida as como los stocks de artculos actualizados en lnea en todos los almacenes.

OPERACION DESCENTRALIZADA El sistema puede trabajar en forma descentralizada si es que se dispone de un computador en el almacn, est conectado o no a una red. Para esto el encargado del almacn, puede operar el software directamente en el mismo almacn, registrando las entradas y salidas. En este caso el sistema puede emitir automticamente el respectivo parte de entrada o salida, eliminndose de esta manera la preparacin de vales manuales y el mantenimiento del kardex en tarjetas.

OPERACION CENTRALIZADA El sistema tambin puede ser operado en forma centralizada, para lo cual, los diferentes almaceneros pueden emitir sus partes de entrada y salida manualmente y luego deben enviar sus documentos a una oficina central en donde se digitarn y valorizarn los documentos para mantener actualizados los stocks.

CONTROLES Para lograr un mejor control del movimiento del almacn, el sistema permite clasificar mediante cdigos los diferentes tipos de entradas o salidas al almacn, los centros de costo de destino y los almacenes. Tambin se puede controlar mediante nmeros de serie determinados artculos, tales como artefactos, repuestos y motores. Se puede controlar el consumo de artculos por rdenes de trabajo y/o centros de costo. Es posible emitir reportes de anlisis del movimiento de almacenes, as como kardex por cada articulo en stock.

VALORIZACION CONTABLE Luego de registrarse las entradas fsicas, el personal contable debe asignar los valores de las compras unitarias por artculo, as como los costos unitarios de fabricacin, para que el sistema valorice automticamente las salidas.

SEGURIDAD DEL SISTEMA Para salvaguardar la integridad de la informacin que diariamente se ingresa al sistema y por las funciones que cada persona del rea de almacenes cumple ; el sistema permite definir los perfiles o niveles de acceso que cada usuario de almacenes tendr. Se asigna claves de seguridad para cada Usuario (Passwords).

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El Sistema est orientado a trabajar en una red o en una sola PC, permitiendo trabajar hasta con 99 almacenes, registrando para cada uno sus movimientos y su respectivo Stock. El diseo modular de Mens permite al usuario un acceso rpido a los diferentes mdulos del Sistema , stos se encuentran ordenados de acuerdo a las operaciones normales de cualquier almacn permitiendo su fcil entendimiento y operacin.

INGRESO AL SISTEMA

Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial el predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales. Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con la flecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar el cdigo.

B- EXPLICACION DE LOS MODULOS I - BASE DE DATOS PRINCIPALES El Sistema de Almacenes est compuesto por un conjunto de archivos (Base de Datos), en los cuales se guarda la informacin de los movimientos diarios, archivos maestros, tablas y valorizaciones mensuales. La base de datos principal esta conformada por los archivos que mantienen datos de carcter permanente, como son los artculos o productos que maneja la empresa, cdigos de proveedores, tablas de control, cdigos de movimiento. Esta base de datos principal es usada para validar el movimiento de entradas y salidas, y controlar la forma en que se realizar la valorizacin. A travs de este mdulo, con las opciones de mantenimiento pueden ser actualizados los diferentes archivos maestros y tablas. Este mantenimiento de datos, consiste en adicionar, modificar, eliminar y consultar los datos de los mismos. El usuario puede obtener la informacin de las Base de Datos principales de diferentes formas ya sea por la pantalla o en forma de listados para un mejor control y documentacin de los mismos. Las bases de datos principales son: Artculos Clientes Proveedores Tablas generales Transportistas Cdigos de almacenes Cdigos de Movimiento de almacenes Transferencia de cdigos Tablas de cajas Mantenimiento de tipo de cambio Mantenimiento de cuentas de existencia

1.

ARTICULOS. - Esta es la Base de Datos principal del Sistema y por el cual se inscriben los artculos que conformarn las existencias que facturar la empresa. El sistema identifica cada artculo con un cdigo que es asignado por nica vez al momento de registrar el artculo. El cdigo de artculo es un dato que puede contener hasta un mximo de 20 caracteres de tipo alfanumrico, es decir conformado por nmeros, letras o en combinacin de ambos. Este cdigo deber ser definido por el usuario debiendo uniformizar el nmero de caracteres a utilizar segn sus necesidades para todos los artculos que registre. Adems del cdigo de artculo el sistema requiere de un conjunto de datos que definirn las caractersticas de cada Artculo durante los procesos del sistema, algunos de estos determinan el requerimiento de datos por parte del sistema para la facturacin y el control de los stocks (en caso de disponer del Sistema de Almacn RSSISALM). Es necesario tener presente que el adecuado registro de los datos del artculo permitir evitar distorsiones en la informacin que emita el sistema y que podran ser mal interpretadas como fallas de operacin del mismo. La base de datos de artculos permitir al usuario las opciones que se detallan en la siguiente pantalla:

1.a. MANTENIMIENTO DE ARTICULOS i Seleccionar el men Base de Datos ii Seleccionar el men de Artculos iii Seleccionar la opcin Mantenimiento de Artculos iv Seleccionada esta opcin el sistema mostrara la siguiente pantalla:

Desde esta pantalla se podrn realizar: Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B o presionar las teclas Alt O

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar : Seleccionar el icono Consultar: Seleccionar el icono Buscar. : Seleccionar el icono Ordenar : Seleccionar el icono

1.b. CREACIN DE UN NUEVO ARTICULO Al seleccionar el icono de creacin de un nuevo artculo el sistema mostrara la pantalla siguiente: DATOS GENERALES DE ARTICULOS.- Son los datos principales de artculo

En esta pantalla se debern ingresar los datos siguientes:

CODIGO:Identificacin del Artculo con una longitud mxima de 20 caracteres alfanumricos. DESCRIPCION: Nombre o definicin del Artculo. Esta descripcin puede tener hasta 50 caracteres como mximo. UNIDAD: Es la unidad de medida del Artculo. Las unidades de medida deben previamente ser creadas en la Tabla General 05, se recomienda que estos cdigos sean a 3 caracteres alfanumricos que identifiquen el tipo de unidad. Este dato es obligatorio para el Sistema. CODIGO REF. Cdigo referencial o alterno con una longitud mxima de hasta 15 caracteres. CUENTA: Es la asignacin que en Contabilidad se le da a una serie de grupos o artculos a fin de ser valorizados para determinar a travs de sus movimientos el monto de sus operaciones y existencias. Se recomienda tener presente el cdigo de Cuenta Contable que se le da en Contabilidad para tener uniformizados los valores y unidades que de estos se determina en ambos. Las cuentas contables deben ser creadas previamente en la Tabla General 07, siendo dato obligatorio su registro.

TIPO DE ARTICULO Este dato indica la procedencia del Artculo: - N Nacional - Importado - S Servicio Esta informacin es obligatoria para el Sistema. Se ubica este cdigo en la Tabla General 08 FAMILIA familias. Segn el gnero o caracterstica de los artculos estos se pueden agrupar en

MODELO modelos.

Segn el gnero o caracterstica de los artculos estos se pueden agrupar en

GRUPO Los Grupos deben ser previamente creados en las Tablas Generales en la Tabla General 06, el cdigo para los grupos debe ser a 3 caracteres alfanumricos que identifiquen al Grupo, ejemplo SUM MAP = = Suministros. Materias Primas.

Es obligatorio que un Artculo sea asignado a un grupo, por la razn de emitir reportes de ventas ordenados por Grupos. CASILLERO omitido. Ubicacin o lugar fsico del artculo donde se le ubica. Este dato puede ser

PROVEEDOR Por medio de este campo se registra la persona o Empresa que provee el Artculo a la Compaa. Los Proveedores deben ser previamente creados en la opcin de Bases de Datos Proveedores. La opcin de ayuda que permite mostrar los proveedores existentes en la base de datos se visualiza presionando las teclas Shift y F1 PESO TOTAL Dato referencial, permite colocar el peso del artculo.

DECIMAL (S/N) Condicin que indica si el artculo registra sus movimientos en unidades enteras o con fraccin de decimales al momento de facturar. Es decir si la cantidad de su movimiento ser expresada en enteros o con decimales de 3 dgitos. SERIE (S/N) Este dato indica al sistema que el artculo debe ser facturado indicando adicionalmente el nmero de serie o cdigo electrnico del mismo. El numero de serie se utiliza generalmente para artefactos, mquinas o repuestos. Despus de ingresados los datos generales del artculo; se deben seleccionar la opcin DATOS DE VENTAS como se detalla en la pantalla siguiente:

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DATOS DE VENTAS.-

En esta pantalla se ingresarn los datos siguientes:

CODIGO: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. DESCRIPCION: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. MONEDA DE VENTA Tipo de moneda, SOLES o DOLARES con el que se vende el artculo. Este cdigo de moneda puede ser ubicado en la Tabla General 03. Permite al sistema saber en que moneda est el precio de venta y poder efectuar las conversiones segn la moneda en que se emita la factura. PORC. I.G.V. Porcentaje establecido por la administracin tributaria para efectos de determinar el IGV. Es obligatorio ingresar un valor en este campo debido a que el Sistema toma este dato para calcular y registrar el IGV del Artculo. PRECIO PUBLICO Es el Valor de venta (no incluye IGV) El programa que genera la factura utiliza este precio cuando al cliente se le ha definido TIPO DE PRECIO 1 al momento de crearlo. PRECIO DISTRIB. Valor de venta especial para generar la factura a un cliente mayorista o distribuidor que tenga definido como precio de venta el TIPO DE PRECIO 2. PRECIO 3 el tipo de precio 3. PRECIO 4 el tipo de precio 4. PRECIO 5 el tipo de precio 5. Valor de venta para todos aquellos clientes a los cuales se les ha definido

Valor de venta para todos aquellos clientes a los cuales se les ha definido

Valor de venta para todos aquellos clientes a los cuales se les ha definido

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PRECIO IMPORTAC. Es el valor de venta cuando se quiere generar el importe a tres decimales. El programa que genera la factura utiliza este precio cuando al cliente se le ha definido tipo de precio importacin. % DE COMISION % DE DISTRIB. Indica el porcentaje de comisin por artculo. Indica el porcentaje de distribucin del artculo.

% DE DESCUENTO Indicar el porcentaje de descuento adicional que tiene el artculo al momento de facturar. CONTROL STOCK Condicin o estado por el cual se le indica al sistema si un artculo est sujeto al control de stocks. Si se dispone del Sistema de Control de Almacenes RS-ALMACEN el Sistema restar del stock disponible la factura emitida e incrementar al stock disponible en caso de nota de crdito por devolucin. Esto se indica un check en la casilla de verificacin. En caso de solo haber adquirido el Sistema de Facturacin no deber marcar la casilla para ningn artculo. PRECIO LIBRE Condicin o estado que le indica al sistema si a un artculo se le puede modificar su precio al momento de facturar. Esto se le indica con un check en la casilla de verificacin. DESCUENTO IMP. Es una condicin que le indica al sistema que al momento de facturar el valor de este artculo se volver negativo, restando dicho importe del total de la factura. Puede utilizarse si se desea para descontar o restar adelantos realizados previamente con boleta o factura y si se desea rebajar dicho adelanto al emitir la factura o boleta definitiva. Si la empresa otorga descuentos debe crearse en el Maestro de Artculos un cdigo que podra denominarse DESCUENTO y que tendra como valor S , los dems Artculos deben tener este valor en N. ESTADO Situacin del artculo en el sistema, es decir si se encuentra vigente o anulado, estos se expresan a travs de los cdigos V vigente o A anulado y que se pueden ubicar en la Tabla General 15 (estado de Registros).

Terminados de ingresar los datos de Ventas se selecciona la opcin de DATOS DE COMPRAS como se detalla en la pantalla siguiente:

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DATOS DE COMPRAS

CODIGO

Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales.

DESCRIPCION

MONEDA DE COMPRA Es el tipo de moneda, SOLES o DOLARES con el que ingres al Almacn al momento de su inscripcin. Este cdigo de moneda puede ser ubicado en Tablas Generales 03. Este dato es referencial. PRECIO DE COMPRA Indica el ltimo precio de compra de valorizacin del artculo FECHA DE COMPRA Indica la ltima fecha de valorizacin de compra para el artculo. PART. ARANCEL CLAS. ARTICULO MONEDA F.O.B. PRECIO F.O.B. ESTADO Es la partida arancelaria del artculo Es la clasificacin ABC del artculo Moneda F.O.B. del artculo Precio F.O.B. del artculo Indica el estado del artculo

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DATOS COMPLEMENTARIOS DE ARTICULOS

CODIGO: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. DESCRIPCION: Dato ya ingresado en la pantalla de datos generales. CATALOGO:Dato opcional ingresar en que catalogo esta registrado el producto ARTICULO ROTABLE No llenar INFORMACION TCNICA Dato opcional referido a las caractersticas tcnicas del artculo TIPO DE CONTROL UNI. REFERENCIA No llenar Marcar con check si el producto tiene unidad de referencia

FACTOR CONVERSIN Poner el dato referido a la proporcin de conversin entre la unidad de medida y la de referencia OBSERVACIONES comerciales etc. ESTADO Dato opcional se puede ingresar datos adicionales ya sean tcnicos

Estado del artculo, (vigente, saldado, anulado)

Finalizado el ingreso de los datos presionar el botn

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1.c. MODIFICACIN Y CONSULTA ARTICULOS.- Para consultar o modificar un artculo

i se deber proceder de la forma siguiente: Ubicar el cursor en el artculo a ser consultado o modificado; utilizar la opcin de bsqueda ii iii iv v y luego digitar el cdigo del artculo deseado.

Presionar el botn para modificar o el botn para consultar El sistema mostrara la pantalla de datos generales del producto. Ubicarse en la opcin de datos (generales, venta, compra, complementarios) que se desea consultar o modificar Para el caso de modificar ubicar el cursor en el campo a ser modificado y

presionar el botn

para grabar

1.d. ELIMINACIN DE ARTICULOS i ii Para eliminar un artculo se proceder de la forma siguiente Ubicar el cursor en el artculo a ser consultado o modificado; utilizar la opcin de bsqueda iii iv y luego digitar el cdigo del artculo deseado.

Presionar el botn El sistema eliminara el producto seleccionado, En caso el artculo haya tenido movimiento (en almacn o venta) la eliminacin no ser posible mostrndose en pantalla el mensaje de Artculos tuvo movimientos, No se elimina

1.e. EMISION DEL CATALOGO DE ARTICULOS

i ii iii iv El usuario podr emitir el catalogo de artculos para lo cual deber: Seleccionar el men Base de Datos Seleccionar el men de Artculos Seleccionar la opcin Emisin Catalogo de Artculos El sistema mostrar la pantalla siguiente:

vi vii

viii ix x

Seleccionar si se desea ordenar el reporte por cdigo o descripcin Seleccionar la opcin Resumen (solo datos principales : cdigo, descripcin cdigo referencial y unidad de medida) o detallado (datos principales + datos de ventas + datos de compra y complementarios) Ingresar el cdigo inicial del articulo desde el cual se desea emitir el reporte. Ingresar el cdigo final del artculo hasta el cual se desea emitir el reporte. Presionar el botn para imprimir el reporte o el botn si se quiere generar un archivo. para ver el

reporte por pantalla o el botn

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1.f. MANTENIMIENTO ARTCULOS PROVEEDOR.- Permite asignar a los artculos registrados en la base de datos que proveedores venden este artculo, y los datos relativos a su ltima cotizacin. Para poder accesar a esta opcin se proceder de la forma siguiente: i Seleccionar el Men de artculos ii Seleccionar la opcin de mantenimiento artculo proveedor iii El sistema muestra una pantalla en la cual se pueden ver los artculos creados en la base de datos. iv Ubicar el cursor en el artculo al cual se le asignar el proveedor y los datos de la cotizacin. v Presionar el botn de modificacin y el sistema muestra la siguiente pantalla:

vi vii

Si se desea registrar un nuevo proveedor / cotizacin para el artculo presionar el botn de crear. El sistema mostrar la siguiente ventana :

viii

ix

En esta ventana se ingresar : Cdigo del proveedor que vende el producto Fecha de cotizacin Nro. De cotizacin Moneda en la que es cotizado el producto Precio unitario Orden de compra Presionar botn de grabar La opcin de modificar permitir renovar la cotizacin del proveedor, para lo cual se proceder de la forma siguiente: Ubicar en la pantalla Artculo el proveedor al cual se modificar la cotizacin Presionar el botn de modificar Aparecer la ventana igual a la de creacin pero con los datos registrados inicialmente.

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xi

Modificar los datos de la cotizacin. Presionar el botn grabar. La opcin de eliminacin permite eliminar al proveedor para el artculo: Ubicar el cursor en el cliente a eliminar Presionar el botn de eliminar. La opcin de impresin permite al usuario imprimir un reporte de los proveedores que venden el producto, mostrando los datos de la ltima cotizacin ingresada

1.g. MANTENIMIENTO DE DATOS LOGSTICOS.- Esta opcin permite al usuario ingresar por artculo datos relacionados al manejo logstico como por ejemplo punto mximo, mnimo, punto de reposicin. i Seleccionar el men de Artculos ii Seleccionar la opcin de Mantenimiento de artculos datos logsticos. iii El sistema mostrar una pantalla en la que se muestran los artculos ingresados en la base de datos. iv Ubicar el cursor en el artculo al cul se ingresarn o modificarn los datos logsticos. v Presionar el botn de modificar. vi El sistema mostrar la siguiente pantalla:

vii

En esta pantalla se ingresarn los siguientes datos: Tipo de reposicin (manual o automtica) Stock mnimo.- indicar lo mnimo que se puede tener del producto en el almacn Stock mximo.- Indicar el mximo de stock que se puede tener del producto en el almacn. Punto de reposicin. En que punto de stock se debe hacer pedido de reposicin del producto Semanas de reposicin.- Con cuantas semanas de anticipacin se debe hacer el pedido de reposicin Tipo de compra (compra local, importacin, o de las dos formas). Presionar el botn de grabar.

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2.

CLIENTES.- En esta base de datos se inscribirn a todos los clientes de la empresa y toda la informacin necesaria para la facturacin, as como tambin otros datos referenciales necesarios para efectuar los descuentos especiales, otorgamiento de crditos y otros datos referidos al proceso comercial. Este archivo ser utilizado por el sistema al momento de facturar, emitir notas de crdito, notas de dbito y letras por cobrar; as como tambin ser necesario para la emisin de estadsticas, reportes y consultas de ventas por cliente que se deseen realizar. 2.a. MANTENIMIENTO DE CLIENTES. i Para acceder a la base de datos de clientes se seguirn los pasos siguientes: ii Seleccionar el men Base de Datos iii Seleccionar el men de Clientes iv Seleccionar la opcin Mantenimiento de Clientes v Desde esta pantalla el usuario podr crear, modificar, consultar o eliminar un cliente

vi vii viii ix x xi

Crear Modificar

: Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M

: Seleccionar el icono

Eliminar : Seleccionar el icono Consultar: Seleccionar el icono Buscar. : Seleccionar el icono Ordenar : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B o presionar las teclas Alt O

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COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS PRINCIPALES DE CLIENTES

CODIGO CLIENTE Es la identificacin del Cliente en el Sistema cuya longitud es de hasta 8 dgitos alfanumricos. NOMBRE R.U.C. DIRECCION DISTRITO PAIS DEPTO. PROVINCIA TELEFONO FAX VENDEDOR cliente Descripcin o Nombre del Cliente. Cdigo del Registro Unico de Contribuyente. Direccin Legal del cliente. Distrito donde se ubica la direccin del cliente. Pas donde se ubica Departamento donde se ubica Provincia donde se ubica Nmero telefnico de la Empresa y se puede ingresar hasta 3 telfonos. Nmero de fax Indicar el cdigo del vendedor que se har cargo de la atencin permanente del

ZONA DE VENTA: Indicar a la zona de venta (definida por la empresa) a la que pertenece el cliente. DIA DE ATENCION Indicar da de la semana en el que se visitar al cliente: 1 Lunes 2 Martes 3 Mircoles

TIPO DE CLIENTE

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FORMA DE VENTA Cdigo de la forma de Venta : Contado o Crdito que se le asignar al Cliente cuando se le facture pudiendo adems ser modificada al momento de facturar. TIPO DE PRECIO Precio con el cual se le factura al Cliente. Este valor est relacionado con el Tipo de Precio que se le asigna a cada Artculo. DESCUENTO S/N Condicin que indica al Sistema si se aplica descuento al Cliente. Esta configuracin se realiza con un check si aplica descuento. PORCENTAJE Es el importe o porcentaje que se va aplicar al Cliente si se le otorga descuento. FECHA INSCRIPCION Fecha de la Creacin en el Sistema.

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS COMPLEMENTARIOS DE CLIENTES

CODIGO DE CLIENTE GIRO DE NEGOCIO TIPO DE ATENCION

Cdigo del cliente ya ingresado en la pantalla principal Tipo y giro de negocio de la empresa El tipo de atencin asignado para esa empresa

CODIGO DE BANCO Banco con el que trabaja la empresa NUMERO DE CTA Nmero de cuenta del banco TERRITORIO Zona asignada para la empresa RUTA Ruta asignada para la empresa SEGMENTO Segmento asignado para la empresa

UBICACIN SGMNTO HORA DE ATENCION Horario de atencin de la empresa

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ZONA POSTAL E-MAIL HOST REPRESENTANTE REFERENCIA FRECUECIA VISITA

Cdigo postal Correo electrnico de la empresa o contacto Pgina web del cliente Nombre del Representante de la Empresa. Ingresar referencia del cliente (banco, aval ) Frecuencia de visita a la empresa

DIRECCION ENTREGA Direccin de la entrega en caso difiera a la direccin de la compaa

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2.b. EMISION DEL CATALOGO DE CLIENTES.- El sistema permitir al usuario emitir reportes de la base de datos de clientes ordenados por los siguientes campos: i Por Cdigo.- Listara el catlogo de clientes por cdigo . Se indicara al sistema el cdigo inicial y final establecindose un rango de impresin. (Es necesario imprimir en impresora de carro ancho). El reporte puede visualizarse por pantalla si no se desea imprimir.- Esto ser para todos los reportes que se nombran : Por Descripcin.- Lista el catlogo por nombre o razn social del cliente en orden alfabtico. Por RUC.- Lista el catlogo por numero de RUC y en orden ascendente. Por Distrito.- Lista el catlogo por distrito donde reside le cliente. Para la emisin de este reporte ser necesario indicar al sistema los cdigos inicial y final de distritos. Por Zona de venta.- Imprimir el catlogo por zona de venta asignadas a los clientes. Igual que en el caso anterior indicar zona inicial y zona final. Por Vendedor.- Imprimir el catlogo de clientes ordenado por cdigo de vendedor asignado. Por Zona vendedor .- Lista el catalogo por zona y vendedor. Para la emisin de este reporte ser necesario indicar al sistema el cdigo inicial y final de la zona. Por Vendedor Zona .- Lista el catalogo por vendedor y zona para la emisin de este reporte ser necesario indicar al sistema el cdigo inicial y final del vendedor. El usuario podr emitir el catalogo de clientes para lo cual deber: Seleccionar el men Base de Datos Seleccionar el men de Clientes Seleccionar la opcin Emisin Catalogo de clientes El sistema mostrar la pantalla siguiente:

ii

iii iv v

Ingresar el cdigo inicial del cliente desde el cual se desea emitir el reporte. Ingresar el cdigo final del cliente hasta el cual se desea emitir el reporte. Presionar el botn para imprimir el reporte o el botn para ver el

reporte por pantalla o el botn

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3.

PROVEEDORES.- Esta Base de datos contiene informacin con los datos de las empresas proveedoras de un artculo. Este archivo es complementario a la informacin de cada artculo que se registra. Esta base de datos es independiente del Sistema de Contabilidad CONCAR. 3.a. MANTENIMIENTO DE PROVEEDORES Esta opcin permite al usuario actualizar, y/o consultar el catlogo de proveedores. Mediante los botones de funcin nos ser posible :

i ii iii iv v vi

Crear Modificar Eliminar

: Seleccionar el icono : Seleccionar el icono : Seleccionar el icono

o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B o presionar las teclas Alt O.

Consultar: Seleccionar el icono Buscar. : Seleccionar el icono Ordenar : Seleccionar el icono

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COMPOSICION DE LAS BASES DE DATOS DE PROVEEDORES

CODIGO PROVEEDOR Proveedor. NOMBRE R.U.C. DIRECCION LOCALIDAD PAIS TELEFONO FAX REPRESENTANTE CARGO TELEFONO

Cdigo de 8

caracteres alfanumrico para identificar a un

Razn Social o Nombre de la Empresa Proveedora. Nmero de identificacin del Proveedor ante la Administracin Tributaria. Lugar de funcionamiento o distribucin de la Empresa. Local de origen Pas de origen Nmero de Telfono del Proveedor. Nmero de Fax de la Empresa Proveedora. Nombre de la persona que representa al Proveedor para la Compaa Cargo del representante o contacto Telfono adicional

SITUACION Estado o condicin de vigencia del Proveedor para la Empresa. Este puede ser V vigente o A anulado. Estos cdigos pueden ser ubicados en Tablas General 15 ( Estado de Registros ).

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3.b. EMISION DEL CATALOGO.- Emite un reporte por pantalla, impresora o disco el Maestro de Proveedores ordenado por alguna de las siguientes formas : 1 = Ordenado por cdigo, 2 = Ordenado alfabticamente.

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4.

TABLAS GENERALES.- La Tabla General permite crear parmetros con los cuales trabaja el sistema en sus diferentes procesos, pudiendo ser estos variados por el usuario de acuerdo a sus necesidades. Esta Base de Datos puede contener hasta 99 tablas diferentes, las que comprenden del 00 al 99, el cdigo de tabla 00 identifica al ndice general de tablas. 4.a. MANTENIMIENTO DE LA TABLA GENERAL i Para poder tener acceso al mantenimiento de las tablas generales se proceder de la forma siguiente: ii Seleccionar el men Base de Datos iii Seleccionar el sub men de Tablas Generales iv Seleccionar la opcin Mantenimiento tabla general v El sistema mostrara la pantalla siguiente

vi vii viii

Ubicar el cursor en la tabla a la cual se har mantenimiento Presionar enter o dar doble clic El sistema mostrara la pantalla que se muestra a continuacin, desde la cual se podr hacer cambios a la tabla seleccionada

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ix

En esta pantalla se podr Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M

Modificar : Seleccionar el icono

Eliminar : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt E Despus de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botn

para grabar

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COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS TABLAS GENERALES CLAVE Es el cdigo de hasta 8 caracteres, que sirve para identificar a un elemento de la tabla. DESCRIPCION Dato de 40 caracteres que identifica el nombre del elemento de la tabla.

Crear un tipo de tabla.- Para crear un tipo de tabla debe digitar 00 que corresponde al ndice de Tablas Mantenimiento a los elementos de un tipo de tabla .- Para ver o dar mantenimiento a los cdigos de un tipo de tabla debe digitar el respectivo tipo de tabla. Emisin de las tablas .- Permite obtener un listado de todas las tablas digitando XX o de algn tipo de tabla digitando su respectivo cdigo. El listado podr ser emitido por impresora o pantalla.

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RELACION DE TABLAS GENERALES TABLA Nro. 00 INDICE DE TABLAS

Aqu se codificarn todas las tablas que se mantendrn como parte de la Tabla General. Este cdigo tendr un campo de 2 caracteres.

TABLA Nro. 03 MONEDAS Aqu corresponder la identificacin del tipo de Moneda que ser requerido en todos los reportes correspondientes a Estadstica de Ventas y al momento de Facturar. Estas monedas son: CODIGO MN US DESCRIPCION Moneda Nacional Dlares

TABLA Nro. 04 TIPOS DE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Se refieren al tipo de documento que ser solicitado por el Sistema al momento de registrar los documentos de Facturacin. Esta tabla es actualizada por el usuario de acuerdo a los documentos que en su Empresa utiliza Ejemplo: CODIGO BV FT GU NC DESCRIPCION Boleta de Venta Factura Gua de Remisin Nota de Crdito

TABLA Nro. 05 UNIDAD DE MEDIDA Corresponde a las formas de medicin en la cual se expresan los Artculos, este cdigo debe ser de 3 caracteres y ser creado por el usuario de acuerdo a las necesidades de cada Empresa. Para poder crear los Artculos de la Empresa necesariamente esta tabla debe haber sido ya actualizada por el operador el Sistema. Ejemplo : CODIGO UNI BOL DESCRIPCION Unidades Bolsas

TABLA Nro. 06 GRUPOS DE ARTICULOS Esta tabla permite registrar los diferentes grupos o familias de Artculos que sern asignados a cada Artculo a fin de poder ser utilizados como orden de consultas o reportes. Para crear los Artculos de la Empresa necesariamente esta tabla debe haber sido ya actualizada por el operador del Sistema.. Estos cdigos deben ser a 3 caracteres. Ejemplo: CODIGO MTP SUM DESCRIPCION Materia Primas Suministros

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TABLA Nro. 07 CUENTAS CONTABLES Aqu se codificar las Cuentas Contables que sern asignadas a cada artculo , stas Cuentas deben ser de la Clase 2 de Existencias. Esta tabla al igual que las tablas 05 y 06 deben haber sido actualizadas de manera que nos permita registrar para el artculo su respectiva Cuenta Contable. Ejemplo: CODIGO 20101 DESCRIPCION MERCADERIAS

TABLA Nro. 08 TIPOS DE ARTICULOS Corresponde a la procedencia del Artculo, este se codifica a 1 dgito. Ejemplo : CODIGO I N S DESCRIPCION Importado Nacional Servicios

Nota : El cdigo S Servicio no debe ser variado pues es usado en el Sistema de Facturacin. TABLA Nro. 10 CENTRO DE COSTO Identifica el cdigo del centro de costo CODIGO ADMINISTRACION FINANZAS DESCRIPCIN

TABLA Nro. 11 RESPONSABLE DE CREDITO Indica por usuario el limite de crdito autorizar. CODIGO SIST 6000 DESCRIPCION U$

TABLA Nro. 13

DISTRITOS

Identifica el cdigo postal de cada distrito, se codifica a 2 dgitos . Ejemplo : CODIGO Lima Ancn DESCRIPCION

TABLA Nro. 14 CODIGO DE AGENCIAS Las diferentes agencias con las que cuenta la Agencia deben ser registrados en esta Tabla, pues el Sistema lo solicitar cuando necesite crear los usuarios y asignarle la agencia sobre la cual tendr acceso. El cdigo de la agencia debe ser a 2 dgitos alfanumricos, de preferencia numrico . Ejemplo : CODIGO Tienda Miraflores. Oficina San Isidro. DESCRIPCION

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TABLA Nro. 15 ESTADO DE REGISTROS Corresponde al estado de actividad que el usuario asignar a los Artculos y Proveedores y que se codificar a 1 dgito. Esta tabla no debe ser variada. Ejemplo : CODIGO A V DESCRIPCION Anulado Vigente

TABLA Nro. 19 TIPO DE MONEDA PARA FACTURACION Esta Tabla es importante ya que le indica al Sistema de Facturacin con que tipo de moneda se registrarn los Documentos. El Cdigo asignado para esta Tabla es MON cuyo valor podr ser US ( permite facturar solo en Dlares ), MN ( permite facturar solo en Soles ) y XX ( el tipo de moneda ser a eleccin del operador ). Ejemplo : CODIGO MON US DESCRIPCION

TABLA Nro. 21 Nro. DE ITEMS A REGISTRAR Aqu se le indica al Sistema el nmero de Items que registrarn las Facturas, Boletas, Notas de Crdito y Nota de Dbito y que se imprimirn en los mismos . El cdigo que debe registrarse deber ser a 2 dgitos que indique el tipo de Documentos. Ejemplo : CODIGO FT BV 15 10 DESCRIPCION

TABLA Nro. 22 SISTEMAS DE VENTA En esta tabla se codificarn los diferentes tipos de venta con los cuales efectuar sus operaciones de facturacin la Empresa. Estos cdigos deben ser a 2 dgitos que pueden ser numricos o caracteres. En el Sistema existen como valores Predeterminados el tipo de venta Contado y Crdito. Ejemplo : CODIGO Contado Crdito DESCRIPCION

TABLA Nro. 23 TIPO DE PRECIO Esta tabla es requerida al seleccionar el Tipo de precio que se asignar a cada Artculo y Cliente al momento de crearlos. Esta Tabla no debe ser modificada por el usuario por ser de uso interno del Sistema. Ejemplo : CODIGO DESCRIPCION

Precio Publico o de Lista Precio Distribuidor o de Promocin.

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TABLA Nro. 25 CODIGO DE TARJETAS DE CREDITO En esta Tabla se registrarn los diferentes tipos de tarjetas de Crdito con los cuales trabaja la Empresa, estos cdigos deben ser a 2 dgitos alfanumricos . Ejemplo : CODIGO LA DESCRIPCION Tarjeta Latino

TABLA Nro. 27 VENDEDORES Los diferentes vendedores que trabajan para la Empresa sern inscritos en esta Tabla. El cdigo a crear debe ser a 2 dgitos alfanumricos, que sern registrados en cada documento y que le permitir al Sistema emitir los reportes de Ventas por Vendedores. Ejemplo : CODIGO Hernn Enrquez TABLA Nro. 30 TIPO DE PROVEEDOR Identifica para el Sistema la procedencia del Proveedor. Estos se codifican a 2 dgitos. Ejemplo : CODIGO AF EX PA DESCRIPCION Afiliado Del Exterior Del Pas DESCRIPCION

TABLA Nro. 89 CODIGOS DE ALMACEN Si la Empresa dispone del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN podr en esta tabla registrar los Almacenes de la Empresa para poder Seleccionarlos al momento de registrar la factura . El cdigo debe ser a 2 dgitos igual al creado en Tablas de Almacn del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN. Ejemplo : CODIGO Planta 1 TABLA Nro. . 91 TIPOS DE USUARIOS Estos cdigos no pueden ser modificados por servir de parmetro para determinar el perfil que tendr cada usuario al accesar al Sistema. Ejemplo : CODIGO M Operador S Master Supervisor DESCRIPCION DESCRIPCION

TABLA Nro. 93 PARAMETRO DE CONFIGURACION PARA FACTURACION Esta tabla permite definir parmetros para la facturacin. CLAVE ALMLIB FECLIB BOLLIB DESCRIPCION S S S ( Ingreso del almacn al momento de facturar) ( Ingreso libre de la fecha de facturacin) ( Ingreso del nombre del cliente al emitir boletas)

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TABLA Nro. 94 FORMATOS DE DOCUMENTOS Esta tabla permite definir el cdigo del programa de emisin del documento de venta. Ej.: CLAVE FAC BOL NOT DESCRIPCION FT0041 FT0042 FT0043

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4.b. EMISION DE LA TABLA GENERAL.- Permite al usuario imprimir o ver en pantalla una o todas las tablas generales creadas para el sistema. El usuario podr emitir las tablas del sistema siguiendo los pasos siguientes: i Seleccionar el men Base de Datos ii Seleccionar el men de Tablas Generales iii Seleccionar la opcin Emisin de la tabla general iv El sistema mostrar la pantalla siguiente:

Presionar el botn

para imprimir el reporte o el botn para crear un archivo

para ver el

reporte por pantalla o el botn

34

5.

TRANSPORTISTAS.- En esta base de datos se registrarn a los transportistas o empresas de transporte que trabajan con la compaa. 5.a. MANTENIMIENTO DE TRANSPORTISTAS. i Para tener acceso al mantenimiento se deber ii Seleccionar el men Base de datos iii Seleccionar el Sub men Transportistas iv Seleccionar opcin mantenimiento v El sistema mostrar la pantalla siguiente:

vi

En esta pantalla se podr Crear Modificar Eliminar : Seleccionar el icono : Seleccionar el icono : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E

vii

Despus de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botn para grabar. Para el caso de creacin de un nuevo registro seleccionada la opcin correspondiente, el sistema mostrar la ventana que se muestra a continuacin; en la cual se deber registrar:

viii

Cdigo asignado al transportista Nombre del transportista Direccin

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 ix

Nmero de RUC Localidad del domicilio del transportista Telfono del transportista Nmero de licencia de conducir Despus de ingresar los datos indicados presionar el botn de grabar. Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botn correspondiente

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6.

CODIGOS DE ALMACENES.- Como se mencion anteriormente el Sistema soporta trabajar hasta con un mximo de 99 almacenes en forma independiente, pudiendo para cada Almacn indicarle algunas caractersticas de trabajo. Este archivo registra los datos de los Almacenes con los que cuenta la Empresa. 6.a. MANTENIMIENTO.- Permite actualizar la base de datos de almacenes que funcionan en una empresa . El sistema mostrar seleccionada la opcin los almacenes generados en la empresa. Mediante las teclas de funcin el sistema permitir : i ii iii iv v Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar : Seleccionar el icono Consultar: Seleccionar el icono Buscar. : Seleccionar el icono

COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS DE CODIGOS DE ALMACENES

CODIGO DE ALMACEN :Es un campo de 2 caracteres alfanumrico que identifica al Almacn. DESCRIPCION :Identificacin, nombre o descripcin que caracteriza al Almacn por los Artculos que registra. DIRECCION DISTRITO TELEFONO :Lugar o ubicacin fsica del almacn. :Distrito de ubicacin del almacn. : Nmero telefnico del almacn.

NUM. AUT. S/N Por medio de este campo el usuario le indica al sistema si la numeracin de los documentos de Entrada o Salida ser automtica o ingresada por el

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usuario. Es decir si la condicin es S el Sistema se encargar de asignarle al documento de Entrada o Salida un nmero correlativo continuo que empieza con el nmero que se indica en el campo NRO DE ENTRADA. Si la condicin es N el usuario ingresar el respectivo nmero del documento. NRO. ENTRADA Es el nmero de inicio para los documentos de Entrada. Si la condicin para el campo NUM. AUT. S/N , fue S el usuario deber ingresar el nmero de documento de inicio menos 1 para que el sistema genere el correspondiente correlativo, si la condicin fue N este dato no ser necesario inicializarlo. La longitud del nmero de documento es 10 nmeros. NRO. SALIDA Es el nmero de inicio para los documentos de Salida. El criterio de uso es el mismo del indicado en NRO. ENTRADA. La longitud del nmero de documento es 10 nmeros. 6.b. EMISIN DEL CATLOGO DE ALMACENES.- Permite al usuario emitir el catlogo de almacenes i Seleccionar el men de cdigos de almacn ii Presionar la opcin de impresin iii El sistema emitir un reporte en el que se muestran los almacenes de la empresa, direccin, ltimo nmero utilizado ya sea de partes de entrada, salida o guas de remisin.

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7.

CODIGOS DE MOVIMIENTO.- Los diferentes conceptos por los que se realizan Salidas o Entradas a los almacenes son especificados en esta base de datos. Un cdigo de movimiento esta compuesto por 2 caracteres alfanumricos, se recomienda que al crear los cdigos estos reflejen o den a entender el tipo movimiento de este a travs de sus iniciales. Ejemplo : Un movimiento de AJUSTE para entrada o salida sera AJ, para inventario sera IN, etc. Estos cdigos de movimientos tienen datos de control adicionales que deben ser definidos al momento de crearlos. Estos datos de control permiten controlar el registro de las entradas y salidas, definiendo que datos deben ingresarse al registrar el parte de entrada o salida. Tambin con estos datos de control se indicar al sistema como se efectuar la valorizacin contable. Las condiciones para el registro de los partes de entrada o salida se definen con la letra S (Si) o N (No). Por todo lo indicado que el usuario debe tener presente el cuidado que tendr para crear los cdigos de movimientos a fin de que el sistema emita la informacin de valores de movimientos y existencias en forma correcta. 7.a. MANTENIMIENTO.- Permite hacer mantenimiento a la tabla de tipos de movimiento de entrada y salida de artculos de un almacn. Las teclas de funcin permite al usuario : i ii iii iv v Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T o presionar las teclas Alt B

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar : Seleccionar el icono Consultar: Seleccionar el icono Buscar. : Seleccionar el icono

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COMPOSICION DE LA BASE DE DATOS DE MOVIMIENTOS

TIPO MOVIMIENTO: Dato de un carcter alfanumrico que indica el tipo de documento a crear : E Entrada S Salida CODIGO MOVIM. :Es un dato de 2 caracteres alfanumrico. Cdigo de Movimiento para el Tipo de Entrada o Salida. Ejemplo : IN Inventario. AJ Ajuste. CO Compra. CM Consumo. TR Transferencia. Este cdigo debe crearse apropiadamente ya que el sistema lo usar para efectos de valorizacin Mensual. El cdigo RE, esta reservado para regularizaciones contables y no ser aceptado al registrar los parte de entradas o salidas normales. DESCRIPCION Es la descripcin del movimiento creado, con una longitud de 30 caracteres. Los siguientes campos se caracterizan por indicar al Sistema una condicin o estado de solicitud del dato al momento de registrar un documento con un cdigo de movimiento. Estas condiciones son a travs del tipo S o N, para indicar estas condiciones el usuario deber tener en cuenta la necesidad del dato dependiendo del tipo de movimiento, siendo esta a libertad y criterio del mismo, as como de su responsabilidad al valorizar el Sistema los movimientos de Almacn Datos de control que indican que datos se ingresarn al registrar los partes de entrada o salida. PROVEEDOR S/N Cdigo del proveedor que se obtiene del archivo de Proveedores. DOCUMENTO S/N Tipo y nmero del documento de Referencia. Los tipos de Documento de referencia deben ser creados en las Tablas General 04 (Tipos de

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Documento de Referencia ) , el cdigo debe ser a 2 caracteres que identifiquen al tipo de documento, ejemplo : - BV Boleta de Venta - FT Factura SOLICITA S/N Cdigo de Solicitante, es decir una persona autorizada a solicitar existencias al almacn estas personas pueden ser de cualquier rea de la Empresa. Los cdigos de solicitantes son creados en la Tabla General 12 ( Solicitante Autorizado), stos deben ser codificados con 2 caracteres que pueden corresponder a su cdigo de trabajador o por su nombre que lo identifique. C. COSTOS S/N Cdigo del Centro de Costos que solicita los artculos. Estos Centros de Costos deben ser creados en Tablas General 10 ( Centro de Costos). Se recomienda que se utilice este dato para los partes de salida por consumo o devolucin de produccin, ya que se podrn obtener reporte valorizados del consumo. GLOSA S/N se va a registrar. Breve comentario o caracterstica resaltante del documento que

ALMAC.REF S/N Cdigo del Almacn al que se realizar la transferencia de artculos. Este slo debe ser indicado para movimientos de Entrada o Salida por Transferencias CODIGO DE CLIENTE Para indicar al sistema que se ingresar el cdigo del cliente. Los valores pueden ser S o N. ORDEN DE CONS. Solicitud del nmero de Orden de Consumo, en caso de que el artculo sea solicitado para el consumo de alguna rea para produccin. Otros datos de control: STOCK AFECTADO Permite definir que stock se afectar al momento de registrar los partes de entrada o salida. El sistema tiene dos tipos de Stock : Comprometido.- Por ejemplo para separar existencias. Disponible .- El stock que dispone la empresa. TIPO DE COSTEO: Hay tres opciones para elegir : Manual .- Es cuando el valor para este movimiento va a ser registrado por el usuario. Ejemplo el valor de compra para entrada por compras. Automtico .- Los movimientos de salidas por consumo o venta normalmente sern valorizados por el sistema para calcularle su respectivo costo de salida. Las salidas por transferencia entre almacenes no deben valorizarse por ser movimientos internos de la empresa. No se valoriza .- Por medio de este se le indica al sistema que este movimiento no ser valorizado. Por ejemplo las transferencias. PRIORIDAD DE VALORIZACION: Este dato permite indicarle al sistema el orden de los movimientos de entrada o salida, para realizar en costeo automtico promedio. Normalmente debe indicarse 2 para las entradas y 4 para las salidas. En caso excepcional si deseamos que algn ajuste ya sea de entrada o salida se valorice primero que otros movimientos podemos asignarle 1 o 3.

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7.b. EMISION DE LOS CODIGOS.- Permite imprimir la tabla de movimiento y sus datos. i Seleccionar el men de cdigos de movimiento ii Presionar la opcin de impresin iii El sistema emitir un reporte en el que se muestran los movimientos de entrada y salida del almacn creados y sus caractersticas especficas.

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8.

TRANSFERENCIA DE CDIGO.- Esta opcin permite al usuario crear una correspondencia de equivalencia entre artculos similares pero que tienen presentaciones diferentes. As por ejemplo se tiene que un artculo que se puede manejar en forma indistinta en unidades, docenas o cientos. Mediante esta equivalencia se podr convertir un artculo que se maneja en docenas a otro que se maneje en unidades. 8.a. MANTENIMIENTO.- Permite hacer mantenimiento a la tabla de transferencias entre cdigos. Las teclas de funcin permiten al usuario : i ii iii iv v vi vii Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E o presionar las teclas Alt T

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar : Seleccionar el icono Consultar: Seleccionar el icono

Buscar. : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt B Para crear una equivalencia o correspondencia entre cdigos se deber seleccionar el botn de creacin El sistema mostrar la siguiente pantalla

viii

Se ingresarn los datos siguientes: Cdigo de origen : Indicar el cdigo del artculo que se convertir en otro artculo. Cdigo destino: Indicar el cdigo del artculo en que se convertir el artculo de origen Factor de conversin : Indicar el factor que marca la proporcionalidad entre uno y otro cdigo. Por. Variacin : Indicar el porcentaje mximo de variacin al momento de hacer el calculo de equivalencia Presionar el botn de grabar.

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9.

TABLAS DE CAJAS.- El mdulo de Mantenimiento de Tablas de Cajas perteneciente a la opcin principal de Bases de Datos - Tabla de Cajas, le permite al usuario crear: Usuarios autorizados a utilizar el sistema de facturacin Los nmeros de serie de facturas, boletas, guas, notas de crdito y dbito por usuario. La mecnica para el mantenimiento es igual al que se utiliza para la tabla general.

9.a. MANTENIMIENTO DE TABLA DE CAJAS .- Para realizar el mantenimiento de las tablas se deber proceder igual que para el mantenimiento de la tabla general. RELACION DE TABLAS DE CAJAS TABLA Nro. 00 INDICE DE TABLAS.- Aqu se codificarn todas las tablas de Cajas. TABLA Nro. 18 IDENTIFICACION DE CAJAS.- Le permite crear a los cajeros o facturadores asignndole a cada uno un cdigo de 2 dgitos y un comentario que identifica a la caja que pertenece. Ejemplo: CODIGO 01 02 DESCRIPCION CAJA 1 CAJA 2

TABLA Nro. 20 RELACION DE USUARIOS.- Permite asignar a cada usuario del sistema un cdigo de caja y a la cual se le asignar posteriormente su numeracin de documentos. La clave que se le asigne deber ser la misma con la cual el usuario ingresa al Sistema, luego se le indica la caja sobre la que tendr acceso. Ejemplo: CODIGO CIRO DESCRIPCION 01

TABLA Nro. 21 RELACION DE CAJAS - SERIE DE BOLETAS.- Una vez asignado para cada usuario un nmero de caja, el supervisor debe indicarle al Sistema el nmero de serie que cada cajero har uso para facturar, no se puede asignar a un cajero diferentes nmeros de series para Boleta, pero s que dos cajeros tengan el mismo nmero de serie para Boleta pero diferente numeracin de Documento. Ejemplo: CODIGO 02 DESCRIPCION 002 SERIE DE BOLETAS

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TABLA Nro. 23 RELACION DE CAJAS - SERIE PARA NOTAS DE CREDITO.- Permite que asignemos a los diferentes cajeros sus correspondientes nmeros de serie para el documento Nota de Crdito, el criterio de registro es similar al de Boleta. Ejemplo: CODIGO 01 02 DESCRIPCION 001 SERIE DE N/C 002 SERIE DE BOLETAS

TABLA Nro. 25 RELACION DE CAJAS - SERIE DE FACTURAS.- Permite que asignemos a los diferentes cajeros sus correspondientes nmeros de serie para el documento Factura, el criterio de registro es similar al de Boleta. CODIGO 02 DESCRIPCION 002 SERIE DE FACTURAS

TABLA Nro. 26 RELACION DE CAJAS - SERIE DE NOTAS DE DEBITO VARIAS.- En esta tabla se deber indicar que nmero de serie de Notas de Dbito Varias se le asigna a cada caja. El nmero de caja debe existir en la Tabla 18 y el nmero de serie de Notas de Dbito varias, en la tabla de numeracin de documentos, este campo debe tener 02 dgitos. CODIGO 02 DESCRIPCION CAJA 02 - SERIE PARA N/DEBITO

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10. MANTENIMIENTO TIPO DE CAMBIO.- Mediante esta opcin se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada da. Esta opcin ser usada por el sistema para convertir cada registro a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se debe usar el cdigo US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre se desea procesar. i Para tener acceso al mantenimiento se deber ii Seleccionar el men Base de datos iii Seleccionar opcin mantenimientos TIPO DE CAMBIO iv El sistema mostrar la pantalla siguiente

En esta pantalla se podr Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar

: Seleccionar el icono

vi

Despus de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botn para grabar vii Para ingresar el tipo de cambio del da se deber ingresar: Ao y mes que se trabajara, Da, Cambio compra y cambio venta Presionar el botn de grabar. Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botn correspondiente.

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11. MANTENIMIENTO DE CTA. EXISTENCIAS.- Por medio de esta opcin se relacionan las Cuentas de Existencias con las de Ventas, devoluciones y Anexos o Clientes para posteriormente a travs del mdulo de ASIENTO AUTOMATICO DE VENTAS del Men Principal de ESTADISTICAS generar en el Sistema de Contabilidad CONCAR la informacin de las Facturas, Boletas, Notas de Crdito y Notas de Dbito ; a fin de cumplir con la funcin de Valorizacin Contable. Las Cuentas con las cuales se debe trabajar corresponden a la clase 20 para las existencias o mercaderas, la clase 701 para las Ventas de Mercadera, la clase 707 para la prestacin de servicios, la clase 709 para las devoluciones sobre venta de mercadera y la 77 para las N/Dbito por ingresos financieros, intereses sobre letras. Para poder efectuar el Asiento de Ventas a Contabilidad primero debe haberse ingresado informacin en este mdulo, esta informacin debe ser correcta para evitar datos falsos en Contabilidad . i Para tener acceso al mantenimiento se deber ii Seleccionar el men Base de datos iii Seleccionar opcin mantenimiento CUENTAS DE EXISTENCIA iv El sistema mostrar la pantalla siguiente:

En esta pantalla se podr Crear : Seleccionar el icono o presionar las teclas Alt C o presionar las teclas Alt M o presionar las teclas Alt E

Modificar : Seleccionar el icono Eliminar : Seleccionar el icono

vi

Despus de creado o modificado o eliminado el registro, presionar el botn para grabar vii Para ingresar una cuenta de EXISTENCIAS, presionar el botn de creacin; el sistema mostrar la pantalla que se muestra en la pgina siguiente, en la cual se ingresar Cdigo de la cuenta de existencia que se desea ingresar Ingresar las cuentas de ventas, descuento, compra, flete, descuento, costo de venta, consumo, promocin con la cual trabajara la cuenta de existencia Anexo (no obligatorio) poner el cdigo del anexo con el cual trabajara la cuenta de existencia ingresada Presionar el botn de grabar. Para consultar o eliminar un registra ubicar el cursor en el registro deseado y presionar el botn correspondiente.

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48

II- MOVIMIENTOS Este proceso es la partida inicial para el funcionamiento del Sistema. Este proceso permite registrar en el sistema los movimientos de Entrada y Salida del Almacn que se encuentra en ese momento activo y con la fecha del da de trabajo. Debe recordarse y tener presente siempre en caso de que se trabaje con varios almacenes seleccionar el Almacn correcto en la opcin MODIFICA ALMACEN ACTUAL y la fecha con la que se registrar el documento en la opcin MODIFICA FECHA DE PROCESO, estos en el Men de SELECCION DE ALMACEN. Este mdulo a su vez permite consultar o imprimir los documentos de entrada o salida histricos y/o del da de trabajo que se registraron para el Almacn activo.

1.

SELECCION DE ALMACEN Y FECHA.- Esta opcin permite al usuario lo siguiente: 1.a. Seleccionar almacn actual.- El almacn consignado como almacn actual determinar que todos los movimientos de entrada y salida, consultas y reportes se realizarn sobre este almacn. 1.b. Fecha.- Todas los movimientos de entrada y salida se ejecutarn tomando como base la fecha registrada. 1.c. Seleccionar almacn principal.- Esta opcin permite que sea este almacn el que aparezca por defecto cada vez que se ingresa al sistema. Si se cuenta con el sistema de facturacin este almacn ser el afectado al momento de facturar.

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2.

REGISTRO DE ENTRADAS .- Esta opcin permite al usuario registrar las transacciones de entrada de artculos a los almacenes. Seleccionada la opcin de registro de entradas el sistema mostrar la siguiente pantalla, en la cul se registrarn los datos siguientes:

ii

iii iv v vi vii viii ix x xi xii

Cdigo de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (Presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrar los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuracin del movimiento el sistema desactivar campos de la pantalla mostrada.) Nmero de documento: Este nmero ser puesto automticamente por el sistema si al momento de haberse creado el almacn se haya consignado como SI el campo de numeracin automtica; caso contrario habr que ingresar el nmero del parte a registrar. Proveedor: Ingresar el cdigo del proveedor que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados). Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El nmero del documento de referencia que origina el ingreso. Orden de compra: Ingresar el nmero de la orden de compra que origina el ingreso. Solicitante: Cdigo del solicitante que origina el ingreso. (shift F1 muestra los proveedores registrados) Centro de costo: Centro de costo al que afecta el ingreso. Glosas (1, 2, 3): glosa en la que se ingresan referencias adicionales al ingreso registrado. Amacn de referencia: Almacn de procedencia de la mercadera cuando se trate de transferencias. Cliente: Cdigo del cliente que origina el ingreso (shift F1 muestra los proveedores registrados) Presionar el botn de grabar; y el sistema mostrar la siguiente ventana:

50

xiii xiv

En esta ventana se registrara: Artculo a ingresar Serie si el artculo se maneja con numero de serie Cantidad a ingresar Presionar el botn de grabar, y el sistema mostrar la siguiente pantalla:

xv xvi

Presionar el botn F para terminar el registro. Siempre ser posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo tem, eliminar o insertar un tem en el parte que se est trabajando.

51

3.

REGISTRO DE SALIDAS.- Esta opcin permite al usuario registrar las transacciones de salida de artculos de los almacenes. Seleccionada la opcin de registro de salidas el sistema mostrar la siguiente pantalla, en la cul se registrarn los datos siguientes:

ii

iii iv v vi vii viii ix x xi xii

Cdigo de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrar los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuracin del movimiento el sistema desactivar campos de la pantalla mostrada.) Nmero de documento: Este nmero ser puesto automticamente por el sistema si al momento de haberse creado el almacn se haya consignado como SI el campo de numeracin automtica; caso contrario habr que ingresar el nmero del parte a registrar. Proveedor: Ingresar el cdigo del proveedor que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El nmero del documento de referencia que origina la salida. Orden de compra: Ingresar el nmero de la orden de compra que origina la salida. Solicitante: Cdigo del solicitante que origina la salida. (shift F1 muestra los proveedores registrados) Centro de costo: Centro de costo al que afecta la salida. Glosas (1, 2, 3): glosa en la que se ingresan referencias adicionales a la salida registrada. Amacn de referencia: Almacn de destino de la mercadera cuando se trate de transferencias. Cliente: Cdigo del cliente que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados) Presionar el botn de grabar; y el sistema mostrar la siguiente ventana:

52

xiii xiv

En esta pantalla se registrar: Artculo a ingresar Serie si el artculo se registra con nmero de serie Cantidad. Presionar el botn de grabar y el sistema mostrar la pantalla siguiente:

xv xvi

Presionar el botn F para terminar el registro. Siempre ser posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo tem, eliminar o insertar un tem en el parte que se est trabajando.

53

4.

REGISTRO DE GUAS DE REMISIN.- Esta opcin permite al usuario registrar las transacciones de salida de artculos (que generan guas de remisin) de los almacenes. Seleccionada la opcin de registro de salidas el sistema mostrar la siguiente pantalla, en la cul se registrarn los datos siguientes:

ii iii iv v vi vii viii ix x xi xii xiii xiv xv xvi xvii

Cdigo de movimiento : Registrar el tipo de movimiento que se desea registrar. (presionando las teclas Shift y F1 el sistema mostrar los tipos de movimiento existentes, y dependiendo de la configuracin del movimiento el sistema activar los campos a ser llenados.) Proveedor: Ingresar el cdigo del proveedor que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Cliente: Cdigo del cliente que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados) Tipo de documento de referencia: Tipo de documento de referencia que origina la salida (shift F1 muestra los proveedores registrados). Documento de referencia: El nmero del documento de referencia que origina la salida. RUC. Nmero del ruc del cliente/proveedor Agencia: agencia que afecta la gua generada. Forma de pago: Indicar la forma de pago (slo si la gua es por venta) Moneda de venta Vendedor responsable de la venta. Centro de costo que afecta la salida. Solicitante: cdigo de la persona que solicita los artculos Cdigo de transportista: Transportista que llevar la mercadera. Cdigo vehicular: Vehculo que llevar la mercadera. Direccin de entrega Almacn referencial. Presionar el botn de grabar, y el sistema mostrar la ventana siguiente:

54

xviii En esta ventana se ingresarn: Cdigo de artculo a despachar Serie su tuviera Cantidad. Los otros datos como unidad por envase y nmero de envases se darn si el producto se embala en presentacin diferente a la de control siempre que el artculo este definido de esa forma Precio y descuento siempre que sea una gua por facturar. xix Presionar el botn de grabar y el sistema mostrar la siguiente pantalla

xx

xxi

Presionar el botn F para terminar el registro. Siempre ser posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo tem, eliminar o insertar un tem en el parte que se est trabajando

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5. 6.

REGISTRO GUIA DE REMISION VALORADA.- Esta opcin es similar a la de gua de remisin estndar con la diferencia que generar una gua de remisin valorizada. REGISTRO TRANSFERENCIA DIRECTA.- Esta opcin permite hacer una transferencia directa entre dos almacenes; es decir permite hacer la transaccin de salida del almacn de origen y la transaccin de entrada en el almacn destino en forma simultnea. Selecciona la opcin el sistema mostrar la pantalla siguiente:

En esta pantalla se deber ingresar: Glosa Almacn destino Presionar el botn de grabar, y el sistema mostrar la siguiente ventana:

ii

En esta ventana se registrar: Cdigo del artculo a transferir Cantidad.

56

iii

Presionar el botn de grabar y el sistema mostrar la siguiente pantalla:

iv v

Presionar el botn F para terminar el registro. Siempre ser posible antes de haber finalizado el parte de entrada crear un nuevo tem, eliminar o insertar un tem en el parte que se est trabajando

57

7.

REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE CODIGO.- Permite al usuario transformar un artculo en otro regularizando el stock. Para poder realizar esta operacin ambos productos debern tener registrada la equivalencia en la base de datos de Transferencias de cdigo. i Seleccionar la opcin de transferencia de cdigo. ii El sistema muestra la ventana Registro de salida por transferencia de cdigo ALMOVI58 en la cual se registrar: Glosa. Almacn de referencia (puede ser el mismo almacn que se esta rebajando) Presionar el botn de grabar. En la ventana que mostramos a continuacin se deber ingresar Artculo de origen Cantidad Artculo destino El sistema mostrar la cantidad a ser convertida del artculo de origen de acuerdo al factor de conversin registrado en el archivo de Transferencia de cdigo

58

8.

REGISTRO DE REGULARIZACIN.- Este movimiento permite al usuario realizar ajustes de valorizacin o cantidad de un artculo. Asimismo esta transaccin permitir generar partes de entrada o salida segn el tipo de transaccin especificada. Seleccionada la opcin el sistema muestra la siguiente ventana, en la cul se ingresar: i Tipo de movimiento (Entrada o Salida) ii Glosa del documento iii Presionar el botn de grabar

iv

El sistema mostrar la siguiente ventana en la cual se registrar lo siguiente:

v vi vii viii ix x xi

Cdigo de artculo Cantidad Moneda de valorizacin Tipo de cambio Valor total. Presionar el botn de grabar y el sistema mostrar la pantalla de detalles. Finalmente presionar el botn F para culminar la operacin

59

9.

DEVOLUCION DE GUIAS DE REMISION.- Permite registrar la devolucin total o parcial de una gua de remisin por venta. i Seleccionar la opcin Devolucin de guas de remisin ii El sistema mostrar la siguiente pantalla:

iii iv

En esta pantalla se registrarn los datos siguientes: Nmero de gua de la cual se har la devolucin Glosa Presionar el botn de grabar y el sistema mostrar en pantalla los datos de artculo y cantidad despachados en la gua seleccionada. Seleccionar el tem que ser devuelto y presionar el botn de modificacin, como se muestra a en la pgina siguiente

El sistema mostrar la siguiente ventana:

60

vi

Ingresar la cantidad a devolver y presionar el botn de grabar.

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10. CONSULTA MOVIMIENTOS ALMACEN.- Muestra el kardex de almacn ordenado fecha como se muestra a continuacin:

11.

12. 13.

14.

15. 16.

Si se desea consultar algn documento especifico del kardex Ubicar el cursor en el documento consultar Presionar el botn de consulta, el sistema mostrar la cabecera del documento seleccionado. RELACION MOVIMIENTOS DE ALMACEN.- Reporte en donde aparecen todos los documentos de entrada y salida (partes, guas) generados en el almacn seleccionado. Este reporte puede generarse para un rango de fechas, un tipo de documentos especfico o todos. ANULACION GUIAS DE REMISION.- Permite anular las guas de remisin generadas en el sistema, asimismo esta opcin permite restituir el stock del almacn. MODIFICA CABECERA DE DOCUMENTO.- Esta opcin permite modificar datos de cabecera de un documento de almacn (parte o gua) como por ejemplo cdigo de movimiento, documento de referencia, etc. REIMPRESION DE DOCUMENTOS.- Permite reimprimir un documento de almacn (gua, parte) i Seleccionar la opcin de reimpresin ii Ubicar el cursor en el documento a reimprimir iii Presionar botn de impresin. GUIAS PENDIENTES POR CLIENTE.- Reporte que muestra las guas de remisin pendientes de facturar para un cliente en un rango de fechas seleccionada. REPORTE DE GUIAS FACTURADAS.- Muestra para el almacn seleccionado las guas de remisin facturadas para un rango de clientes en un intervalo de fechas seleccionada. Este reporte puede ser impreso al detalle o en resumen.

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III CONSULTAS Y REPORTES 1. 2. 3. 4. STOCK DE ALMACEN.- Esta consulta reporte muestra los stock disponibles del almacn seleccionado. ARTICULO EN LOS ALMACENES.- Muestra el stock de un artculo seleccionado en todos los almacenes de la empresa. MOVIMIENTO DE UN ARTICULO.- Consulta que muestra los movimientos de un artculo a la fecha de realizada la consulta. KARDEX DE ALMACEN.- Imprime el kardex de artculos de almacn. Para generar el reporte se deben registrar los siguientes parmetros: i Almacn ii Artculo inicial iii Artculo final iv Fecha inicial v Fecha final vi Tipo de kardex (resumen = slo muestra saldos) o detallado. REPORTE STOCK DEL ALMACEN.- Imprime el stock de los artculos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Este reporte muestra el stock disponible, comprometido y fsico. Para generar el reporte se ingresarn los siguientes parmetros: i Listar por : Artculos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artculo, proveedor / artculo etc. iii Rangos: ya sea de artculo, grupo proveedor, etc. Ingresar el cdigo inicial y el final. iv Almacn inicial. v Almacn final vi Presentacin de interlineado. REPORTE STOCK COLUMNADO POR ALMACEN.- Imprime el stock de los artculos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Para generar el reporte se ingresarn los siguientes parmetros: i Listar por : Artculos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artculo, proveedor / artculo etc. iii Rangos: ya sea de artculo, grupo proveedor, etc. Ingresar el cdigo inicial y el final. iv Almacn inicial. v Almacn final vi Presentacin de interlineado. REPORTE STOCK POR ANTIGEDAD DE COMPRA.- Imprime el stock de los artculos ordenados por grupo de producto de uno o varios almacenes. Adicionalmente muestra la fecha de la ltima compra realizada. Para generar el reporte se ingresarn los siguientes parmetros: i Listar por : Artculos con stock, sin stock, ambos ii Orden : Grupo / artculo, proveedor / artculo etc. iii Rangos: ya sea de artculo, grupo proveedor, etc. Ingresar el cdigo inicial y el final. iv Almacn inicial. v Almacn final vi Presentacin de interlineado. ANALISIS POR TIPO DE MOVIMIENTO.- Muestra ya sea por artculo o tipo de movimiento el anlisis de del almacn seleccionado. Para generar el reporte se deben ingresar los siguientes parmetros: i Listar por : documento o artculo ii Cdigo de inicio y fin si el parmetro anterior es por artculo. iii Tipo de movimiento: Indicar si es entrada salida o todos los de entrada o todos los de salida. iv Tipo de movimiento especfico si se seleccion entrada o salida. v Almacn motivo del anlisis vi Rangos de fechas.

5.

6.

7.

8.

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9.

10.

11.

12.

13.

CONSUMO Y PROYECCION DE STOCK POR ARTICULO.- Muestra las salidas de un producto en un rango de fechas seleccionada, el saldo actual y la proyeccin de stock por artculo. Se debern ingresar los siguientes parmetros: i Ao mes inicial ii Ao mes final iii Artculo inicial iv Artculo final v Grupo inicial vi Grupo final vii Familia inicial viii Familia final ix Almacn x Cdigos de movimiento: se pueden ingresar hasta 5 cdigos de movimiento distintos. REPORTE DE STOCK MAXIMO.- Reporte que muestra los artculos, stock disponible, stock mximo segn datos logsticos ingresados y el dato de exceso o falencia del producto de acuerdo a la diferencia entre el stock mximo y el stock disponible. Se ingresarn los siguientes parmetros: i Opcin : Listar artculos con stock mayor a cero o todos ii Orden: Si el reporte se desea ordenado por grupo/artculo, Proveedor/artculo, o artculo iii Seleccionar el grupo si el orden incluye este parmetro REPORTE DE REPOSICION DE STOCK.- Reporte que muestra por artculo el consumo promedio mensual, semanal, el punto de reposicin, los stocks mnimo y mximo, y el stock de reposicin sugerido por el sistema. Para la generacin del reporte se debern ingresar los siguientes parmetros: i Opcin: Si el reporte se desea ordenado por artculo, familia/artculo, grupo/artculo, modelo/artculo o clase/artculo. ii Slo crticos si se desea que muestre slo aquellos artculos que tienen un stock por debajo del stock de reposicin. iii Fecha inicial y final. iv Artculo inicial y final. STOCK CON PRECIO DE COMPRA O VENTA .- Muestra el stock valorizado de un almacn ya sea al valor de compra o de venta. Para la generacin del reporte se deben registrar los siguientes parmetros: i Orden : Por grupo/cdigo, proveedor/cdigo, proveedor/grupo, Tipo de artculo/grupo descripcin, Familia/modelo o modelo/cdigo ii A que valor se desea el reporte venta o compra iii Espaciado iv Almacn v Moneda vi Tipo de cambio vii Poner check en el campo de incluye stock = cero (si se desea que salgan en el reporte los artculos que no tienen saldo en el almacn; caso contrario dejar en blanco. viii Grupo inicial ix Grupo final. EMISION MOVIMIENTOS ENTRE FECHAS.- Muestra los movimientos del almacn ordenados por tipo de movimiento / fecha. Para generar el reporte es necesario ingresar: i Fecha inicial y final de la informacin que se mostrar en el reporte. ii Documentos que se mostrarn en el reporte (partes de entrada, partes de salida, guas de remisin o todos) iii Si no se escogieron todos los documentos ser necesario especificar que tipos de movimiento debern mostrarse.

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IV.- PROCESO MENSUAL Por este mdulo se procesan y valorizan los movimientos de existencias de un mes determinado. El mtodo de Costeo es de Costo Promedio, a fin de determinar el costo unitario de las existencias. Luego de realizado el proceso mensual el usuario podr consultar y emitir reportes sobre los saldos y movimientos en cantidad y valor de las operaciones realizadas durante el mes de manera que apoye y sirva a la empresa en la toma de decisiones. Los saldos en cantidad y valor que se obtengan de las existencias sern acumulados para el mes siguiente. El Cierre Mensual tiene 2 opciones (Proceso Previo y Definitivo) que tienen el mismo fin pero solo el Proceso Previo puede ser realizado en forma diaria, estos procesan los movimientos de Entrada y Salida registrados hasta la fecha de su proceso, permitiendo de esta manera disponer de informacin de saldos hasta dicha fecha. Para la realizacin del proceso mensual, debe estar registrado el tipo de cambio del dlar del mes de proceso. Si se dispone del Sistema de Contabilidad CONCAR, el Sistema de Almacenes, usar el mismo tipo de cambio de la contabilidad, en caso contrario se deber actualizar los tipos de cambio por la opcin disponible en el mdulo de Base de Datos principales. Es importante que se hayan valorizado todos los partes de entrada o salida con valorizacin manual, para obtener saldos correctos. El sistema se encarga de validar y consistenciar que la informacin del mes de proceso este completa de lo contrario no podr acumular los movimientos.

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1.

VALORIZACION DE PARTES MANUALES.- En esta opcin el sistema permite que se valoricen todos aquellos partes de almacn cuya valorizacin se realiza en forma externa al sistema. i Seleccionar la opcin de valorizacin de partes manuales ii El sistema muestra la pantalla en la cual aparecen todos los partes generados. iii Seleccionar el parte a valorizar y el sistema muestra la ventana siguiente:

iv v

En esta pantalla se debern ingresar los siguientes datos: Moneda de valorizacin Tipo de conversin Tipo de cambio Precio unitario Presionar botn de grabar Finalizada la valorizacin de todos los tems del parte presionar el botn F De esta forma quedar valorizado el parte. Siempre ser posible corregir la valorizacin realizada siempre que no se haya ejecutado el proceso definitivo de valorizacin.

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2.

VALORIZACION MASIVA POR CODIGO.- Mediante esta opcin se podrn valorizar todos aquellos partes de almacn segn motivo seleccionado en la parte correspondiente al artculo seleccionado. i Seleccionar la opcin Valorizacin masiva por cdigo, el sistema mostrar la siguiente pantalla:

ii iii

En esta pantalla se ingresarn los siguientes datos: Artculo a valorizar Fecha inicial: a partir de que fecha se valorizarn los partes Fecha final: hasta que fecha se valorizarn los partes. Cdigo de movimiento: cdigo de movimiento de los partes a valorizar Almacn Seleccionar si se desea valorizar partes pendientes o revalorizar. Moneda de valorizacin Tipo de conversin Tipo de cambio Precio unitario Presionar botn de grabar De esta forma se valorizarn todos aquellos partes que cumplan con las condiciones sealadas en la parte correspondiente al artculo seleccionado.

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3.

PROCESO MENSUAL.- Este es el proceso de valorizacin de todos aquellos partes que se valorizarn en forma automtica. Consta de dos procesos, que son los siguientes: 3.a. PROCESO PREVIO.- Esta opcin nos permite ejecutar el proceso mensual en "BORRADOR". Esto quiere decir que las cifras que se emitan no son las definitivas sino las obtenidas hasta el momento y se puede continuar con el registro o modificacin de movimientos de Almacn. Este proceso puede ser efectuado varias veces en la fecha que sea requerida sin restriccin alguna. Terminado de realizar el Proceso Previo el usuario podr disponer de reportes de cantidad y valor por artculos, movimientos, Cuentas Contables y otros. 3.b. PROCESO DEFINITIVO.- Este proceso nos permite ejecutar el Cierre Definitivo del mes, a diferencia del Cierre Previo este procedimiento solo puede ser realizado cuando no haya documentos pendientes de valorizacin o correcciones a realizar para algn artculo. El Cierre Definitivo se encarga de verificar que todos las movimientos de almacn registradas y que tengan valorizacin manual tengan su respectivo costo unitario. Si hay movimientos pendientes de valorizacin el Cierre Definitivo no se concluir. De igual manera costear los artculos cuya valorizacin haya sido indicada como automtica generando el sistema su respectivo costo promedio unitario para cada artculo. Acumular los movimientos y saldos de los artculos para el mes siguiente. Este proceso solo puede ser realizado una vez no pudiendo volver a reprocesar un mes anterior, es por ello que el usuario dispone de un conjunto de reportes a fin de tenerlos como documentos de respaldo. Estos reportes solo correspondern al mes de Cierre Definitivo. El sistema determina el costo promedio a nivel empresa, es decir que consolida para la valorizacin automtica los saldos y movimientos de todos los almacenes. Para el clculo del costo promedio el sistema utiliza en siguiente procedimiento: i Obtiene el saldo del mes anterior del artculo (Cantidad y Valor). ii Le adiciona las cantidades y valores de las entradas o salidas con valorizacin Manual (de acuerdo a la Tabla de Cdigos de movimiento) del mes de proceso. iii Determina el costo promedio. iv Valoriza los movimientos de entradas o salidas con valorizacin automtica (de acuerdo a la Tabla de Cdigos de movimiento) del mes de proceso. v Determina el saldo final en cantidad y valor por cada artculo a nivel empresa vi Determina el saldo final en cantidad de cada artculo por almacn.

68

4.

RESTAURA SALDOS MENSUALES.- Permite recuperar los saldos de almacn a antes del cierre seleccionado. Esta opcin deber ser procesada cuando se detecten errores en la valorizacin seleccionada debido a la no inclusin de movimientos o partes manuales mal valorizados en su momento. Despus de realizados los ajustes y correcciones se deber ejecutar el proceso de cierre del mes procesado y de todos los meses subsiguientes si los hubiere. i Seleccionar la opcin de restauracin de saldos ii El sistema muestra la siguiente pantalla:

iii iv

Seleccionar el archivo a restaurar Presionar el botn de RESTAURAR

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5.

REPORTES DE VALORIZACION.- Una vez que se ha realizado la valorizacin de los movimientos del Mes el Sistema le proporcionar un conjunto de Reportes con informacin valorizada de cada Articulo y que pueden ser emitidos en Soles o en Dlares, por Cuenta Contable, Grupos de Artculos, Centros de Costos, etc. 5.a. KARDEX VALORIZADO POR UNA MONEDA.- Este reporte muestra el movimiento valorizado que ha tenido un artculo durante el mes, determinando el costo de salida y el precio unitario con el cual se valorizarn los movimientos del artculo para el siguiente mes. Este reporte es emitido tanto en soles como en dlares, de uno o varios artculos a eleccin el usuario. Los artculos consultados estarn ordenados por la fecha del documento por la cual tuvieron movimiento. Los movimientos por cada artculo consultados no sern por almacn, por el contrario el saldo final del artculo corresponder a todos los almacenes. 5.b. KARDEX VALORIZADO - BIMONEDA.- Este reporte cumple la misma funcin que el reporte de E/S VALORIZADAS POR MONEDA, la diferencia con el anterior radica en la presentacin de los movimientos valorizados que ser tanto en soles como en dlares para su mejor comparacin al momento de analizar los resultados de las operaciones del mes. 5.c. RESUMEN POR CUENTA.Cada artculo se asigna a una cuenta contable al momento de crearse en el Maestro de Artculos, este reporte muestra el total acumulado por cada Cuenta Contable tanto en Soles como en Dlares durante el mes que se haya valorizado, emitiendo el Saldo Final de cada Cuenta y totalizando en forma general las entradas, salidas y saldos del mes. 5.d. REPORTE VALORIZACIN POR CTA/ART.- Este reporte tiene la misma finalidad del reporte mencionado anteriormente, se diferencia del anterior en ser ms detallado, especfico y permitir la eleccin del tipo de moneda por la cual se emitir la valorizacin de las Cuentas y de los Artculos que las agrupan as como el costo unitario del respectivo mes y con el cual se valorizarn los movimientos del siguiente perodo. Por cada cuenta el sistema mostrar los respectivos artculos que la agrupan as como su saldo anterior, movimientos efectuados, saldos finales tanto en moneda y unidades fsicas y el costo unitario de cada uno, adems totalizar por Cuenta el saldo que tena el perodo anterior, los importes totales de movimientos del perodo que se concluye y el saldo financiero ya sea en soles o dlares con el que iniciar el siguiente perodo de operaciones. Y por ltimo un total general de existencias e importes monetarios del perodo de operaciones. 5.e. RESUMEN POR GRUPO.- Este reporte es similar al denominado Reporte por Cuenta Valorizado y muestra ordenado por Grupo o familia el importe en Soles o Dlares del movimiento mensual registrado hasta el momento de la valorizacin, informando el Saldo anterior y los totales de Entrada, Salidas y el saldo con el cual finaliza cada Grupo. 5.f. ANALISIS MOVIMIENTO POR CUENTA CONTABLE.Muestra reporte de movimientos (en valor monetario) de artculos, agrupados segn su cuenta contable por cada almacn. 5.g. PARTES DE ENTRADA / SALIDA VALORIZADOS.- Este reporte muestra todos los partes de entrada o de salida valorizados ordenados por documento o por artculo o por proveedor de un tipo de movimiento seleccionado en un rango de fechas. Se debe haber corrido el proceso mensual antes de ejecutar el reporte. 5.h. STOCK VALORIZADO DE ALMACENES.- Muestra los saldos valorizados a la fecha del ltimo cierre realizado. El reporte puede ser ordenado por - Grupo y cdigo o - Por artculo o - Por proveedor artculo o - Por cuenta contable Se debern ingresar los siguientes parmetros - Cdigo de almacn - Moneda - Grupo inicial y grupo final Se puede escoger el resultado en valores monetarios, unidades o en ambos datos.

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5.i. RESUMEN POR FAMILIA ARTICULO.- Muestra el resumen de movimientos de entrada y salida y el saldo final a la fecha del ltimo cierre realizado El reporte puede ser ordenado por - Familia - Por modelo - Por grupo Se debern ingresar los siguientes parmetros - Moneda - Familia o modelo o grupo inicial y final

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6.

REPORTES DE RENTABILIDAD.- Si se cuenta con el sistema de facturacin y se realizan los cierres mensuales correspondientes, despus de ejecutado el proceso mensual de valorizacin el sistema proporcionar los siguientes reportes: 6.a. RENTABILIDAD POR GRUPO / ARTICULO.- Muestra la rentabilidad de los artculos vendidos ordenados por grupo. Se debern ingresar los siguientes parmetros - Moneda - Agencia - Grupo inicial y final 6.b. RENTABILIDAD POR CLIENTE / ARTICULO.- Muestra la rentabilidad de los artculos vendidos a la fecha del ltimo cierre realizado ordenado por cliente artculo Se debern ingresar los siguientes parmetros - Moneda - Agencia - Cliente inicial y final 6.c. RENTABILIDAD POR VENDEDOR.- Muestra la rentabilidad a la fecha del ltimo cierre ordenado por vendedor / artculo. Se debern ingresar los siguientes parmetros - Moneda - Agencia - Vendedor inicial y final 6.d. RENTABILIDAD POR CUENTA CONTABLE.- Muestra la rentabilidad por cuenta contable de existencias a la fecha del ltimo cierre realizado. Se debern ingresar los siguientes parmetros - Moneda - Agencia

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7.

REPORTES DE CONSUMO.- Si se trata de almacenes no comerciales de la empresa desde los cuales salen productos orientados al consumo interno, el sistema cuenta con reportes que sern de utilidad en el anlisis de los consumos ya sean por centro de costo, cuenta contable, solicitante o artculo. Se tienen los siguientes reportes: 7.a. Consumo valorizado por centro de Costo / artculo.- Muestra los consumos valorizados por centro de costo. Se deben ingresar los siguientes parmetros: i Orden del reporte.- Por familia, modelo, grupo. ii Cdigo de familia modelo o grupo iii Centro de costo inicial y final 7.b. Consumo valorizado por solicitante / artculo.- Muestra los consumos valorizados por solicitante. Ingresar el almacn a analizar o todos los almacenes. 7.c. Consumo valorizado por Centro de costo / cuenta. - Muestra los consumos segn las cuentas de existencia por cada centro de costo. 7.d. Consumo valorizado por artculo / centro de costo.- Muestra los consumos valorizados por familia o modelo o grupo por cada centro de costo.. Se deben ingresar los siguientes parmetros: i Opcin de la agrupacin.- Por familia o modelo o grupo ii Centro de costo inicial y final

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8.

UTILITARIOS.8.a. Reindexar archivos.- Este proceso nos permite reordenar todos los archivos del sistema y se debe ejecutar slo cuando se haya producido un a interrupcin del fluido elctrico que hubiese ocasionado la cada del sistema o en caso de red cuando se haya sta interrumpido. Para poder ejecutar esta opcin se recomienda que ningn usuario est utilizando el sistema. 8.b. MANTENIMIENTO USUARIOS.- Los diferentes usuarios que harn uso del sistema de facturacin debern ser creados en esta opcin indicando para cada uno las siguientes caractersticas: Iniciales.- Este cdigo alfanumrico de 5 dgitos que ser su clave de usuario para acceder al sistema Nombre.- Es la descripcin o nombre del usuario. Tipo de usuario.- El sistema de facturacin establece 3 tipos de usuarios que tendrn acceso al sistema: : Es el usuario mximo del sistema y que tendr Acceso a todos los niveles del sistema. O - Operador: El acceso a la administracin del sistema estar Restringido a este tipo de usuario. S - Supervisor: Este tipo de usuario tiene los mximos alcances que el usuario Master Nmero Almacn.- El sistema de Facturacin tiene como facilidad al momento facturar poder afectar el stock de un determinado almacn siempre en cuando la empresa usuario disponga del Sistema de Almacenes RS-ALMACEN. Por medio de este valor el usuario al momento de ingresar al Sistema tendr como Almacn predeterminado el indicado por el Supervisor. Para poder establecer las claves de acceso que el usuario tendr para acceder al sistema, El administrador podr por medio de la combinacin de teclas ALT + K establecer dicha clave de identificacin. 8.c. MANTENIMIENTO FORMATOS DOCUMENTOS.- Permite configurar las posiciones de la estructura de los campos de los documentos factura, boleta de venta, nota de crdito, nota de dbito, gua de remisin etc. 8.d. DATOS DE CONTROL.- Esta opcin nos permite inscribir a la empresa usuaria del Sistema registrndole sus datos como direccin y nmero de RUC. Estos datos son creados slo al momento de instalarse el sistema. 8.e. BACKUP FACTURACIN.- Permite guardar informacin de la empresa en cualquier dispositivo magntico ya sea diskette, disco duro, zip o CD para prever la prdida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar trabajando en el sistema (versin redes). Es responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente. 8.f. RECALCULO DE STOCK.- Recalcula los stocks de los almacenes sobre la base de los movimientos de almacn y facturacin. Antes de correr el proceso es necesario haber realizado el cierre diario de facturacin si se cuenta con este sistema. 8.g. ELIMINACION DE GUIAS DE REMISION.- Elimina fsicamente del archivo de guas de remisin una gua seleccionada. 8.h. ASIENTOS CONTABLES.- Permite generar y emitir los siguientes asientos contables: i Costo de ventas ii Consumo por centro de costo La opcin de consulta que se presenta en este submenu permite consultar e imprimir los asientos generados. 8.i. INP- OUT DE MOVIMIENTOS.i Configuracin de movimientos ii Transferencia iii Carga iv Transferencia por tipo de cliente 8.j. TABLA DE NUMERACION.- Esta opcin permite registrar, modificar o eliminar la numeracin asignada a un documento cuya numeracin de Serie ya fue establecida en el mdulo de TABLA DE CAJAS del Men Principal BASE DE DATOS. Cuando se tiene creados los diferentes cajeros y asignado a cada uno un nmero de M - Master

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serie, el siguiente paso, es darle la numeracin de documento a cada serie creada, de la siguiente manera: ALT + C = Crear. : Permite crear una numeracin para un documento. ALT + M = Modificar: Permite modificar la numeracin a uno ya existente ALT + E = Eliminar: Permite eliminar una numeracin Datos de Registro: Cdigo de Doc. : Registrar el tipo de documento al cual se le asignar un nmero de serie. Serie.Se inscribe la serie a la cual daremos numeracin Descripcin.- Descripcin textual de lo que registramos Nmero de inicio.Asignamos el nmero con el que iniciar el Sistema a Autogenerarlo. Nmero final.Le indicamos con que nmero finalizar la serie Ult. Nro. Imp: Se indica el nmero sobre el cual el Sistema comenzar a incrementar la Numeracin.

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