BAB 14

KAIZEN
PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
Kaizen merupakan konsep Jepang yang artinya perbaikan berkesinambungan.
Pendekatan ini akan berhasil denngan baik bila disertai dengan usaha sumber daya
manusia yang tepat. Pelaksanaan perbaikan proses berkesinambungan meliputi:
Penentuan masalah dan pemecahannya
Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan efisien
Evaluasi ulang, standarisasi dan pengulangan proses
Aspek dalam perbaikan berkesinambungan pendekatan tradisional vs !"#
abel $%.$. Perbaikan berkesinambungan Pendekatan tradisional vs !"
Aspek Pendekatan tradisional TQM
Alasan
Pendekatan
&espon thd
kesalahan
Pengambilan
keputusan
Peranan
mana'erial
(okus pada produk baru,
pengembangan, episodic, reaktif
thd masalah, hanya 'ika ada
masalah besar
rial and error
)ukuman, ketakutan,
menyembunyikan, karya*an yg
bertanggung'a*ab
u'uan politis individu dan
'angka pendek
"engadministrasikan dan
men'aga status +uo
(okus pada system yang lebih
luas, tidak berakhir, proaktif
"etode ilmiah
Pembela'aran, keterbukaan,
berusaha melakukan perbaikan
system,proses, mana'emen
yang bertanggung 'a*ab
u'uan organisasional yang
strategic dan 'angka pan'ang
"engubah status +uo,
melakukan
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU $
-e*enang
(okus
.ontrol
Alat
op/driven melalui peraturan
dan kebi'akan
)asil bisnis melalui kuota dan
target
Pencatatan skor, pelaporan,
pengevaluasian
"endelegasikan pada staf atau
ba*ahan
.ustomer/drivn melalui visi dan
pemberdayaan
)asil bisnis melalui kemampuan
system, alat dikaitkan dengan
hasil
0ela'ar statistika mengenai
variasi penyebab
1imiliki mena'er dan dilakukan
oleh staf atau ba*ahan
2umber: 0ounds, 3., et al. 4$55%6, 0eyond otal !uality management. 7e* 8ork:
"c3ra*/)ill, 9nc., p. ::.
Akti*itas per+aikan +erkesina,+#n"an
Perbaikan berkesinambungan tidak sekedar memecahkan masalah, tetapi 'uga
memperbaiki penyebab penyimpangan dari standar yang ditetapkan. Ada lima aktivitas
pokok dalam perbaikan berkesinambungan, yaitu:
$. Komunikasi
;. "emperbaiki masalah yang nyata,'elas
:. "emandang ke hulu
%. "endokumentasikan kema'uan dan masalah
<. "emantau perubahan
Str#kt#r per+aikan k#alitas
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU ;
Agar suatu organisasi dapat melaksanakan perbaikan berkesinambungan, organisasi
harus terstruktur dengan tepat. =angkah/langkah strukturisasi perbaikan kualitas
menurut Joseph Juran terdiri atas tiga langkah # yaitu#
$. "embentuk de*an kualitas
;. "enyusun pertanyaan tanggung 'a*ab de*an kualitas# terdiri atas:
a. rumusan kebu'akan yang berkaitan dengan kualitas
b. patok duga dan dimensi yang ditetapkan
c. proses pembentukan tim dan pemilihan proyek
d. sember daya yang dibutuhkan
e. implementsi proyek
f. ukuran kualitas
g. program penghargaan dan pengkuan yang digunakan
:. membangun infrastruktur yang diperlukan
Pendekatan il,ia%
Pendekatan ilmiah merupakan pengambilan keputusan berdasarkan:
- data,
- mencarai sumber penyebab suatu masalah,
- mengupayakan pemecahan atau solusi permanent.
=angkah/langkah pendekatan ilmiah dalam !"# yaitu:
$. mengumpulakan data yang berarti 4meaningful data6
;. menidentifikasi sumber penyebab suatu masalah
:. mengembangkan dan menghasilkan solusiyang tepat
%. merencanakan dan melakukan perubahan
Pendekatan ilmiah memerlukan indicator kiner'a yang handal, antara lain:
- 'umlah kesalahan atau kerusakan
- 'umlah atau tingkat kebutuhan akan penger'aan ulang suatu tugas
- indicator efisiensi 4unit per 'am, item per orang6
- 'umlah keterlambatan
- lamanya suatu prosedur atau aktivitas
- *aktu atau siklus tanggapan
- rasio manfaat dan biaya
- 'umlah lembur yang dibutuhkan
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU :
- perubahan dalam beban ker'a
- tingkat standarisasi
- 'umlah dokumen yang tidak terselesaikan
Identi-ikasi ke+#t#%an akan per+aikan
>rganisasi memiliki sumber daya yang terbatas sehingga harus dioptimalkan
agar menghasilkan manfaat yang maksimal. Ada empat strategi yang dapat
diterapkan untuk mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan, yaitu:
$. menerapkan multi/voting
;. mengidentifikasi kebutuhan pelanggan
:. mempela'ari pengunaan *aktu
%. mengalokasikan masalah
Proses per+aikan dan pen"endalian
Proses perbaikan dan pengendalian dibentuk oleh empat building blocks,
yaitu:
- input,
- transformasi,
- output, dan
- customer value.
Elemen dasar dari proses perbaikan dan pengendalian terdiri dari empat tahap,
yaitu:
$. penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan
;. pengukuran
:. studi
%. tindakan
Pe,+ela.aran dan per+aikan +erkesina,+#n"an
)al/hal yang harus dipertimbangkan dalammerancang system perbaikan
organisasi adalah:
$. Pendidikan
;. eladan mana'er
:. anggung 'a*ab yang 'elas
%. Perbaikan diidentifikasikan sebagai strategi yang penting
<. 9dentifikasi dan prioritas tindakan perbaikan
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU %
?. "etode sistematisuntuk perbaikan
@. Pelatihan
A. &evie* terhadap perbaikan
5. 9dentifikasi hambatan perbaikan
$B. "ekanisme untuk membagi pembela'aran
$$. Pembela'aran sistemis: P12A
3ambar $B.$. 2istematika P12A
Sikl#s P(SA /Plan!(o!St#d&!A0t1
2iklus P12A dimulai dari:
$. penetapan tu'uan
;. membangun pengetahuan mengenai proses
:. membuat daftar ide perbaikan
%. menyusun rencana penerapan a*al siklus perbaikan
Ada lima tahap penyusunan atau pengembangan rencana perbaikan, yaitu:
$. Pemahaman terhadap proses
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU <
1.Plan
4. Act
2.Do
3. Study
Mutu
u
Pemahaman terhadap proses yang ter'adi di lapangan harus terus dipantau
oleh penyelia
;. "engeliminasi kesalahan
Kesalahan/kesalahan dapat ditekan seklecil mungkin, sehingga dapat
menekan biya produksi dan menghilangkan pemborosan
:. "enghilangkan kelambatan
Kelambatan di sati departemen atau seksi akan menimbulkan kerugian
berantai kepada departemen lainnya. >leh karena itu disiplin harus
ditegakkan, 'angan sampai barang dating terlambat untuk diker'akan
%. "engurangi variasi
Cariasi menyebabkan produk men'adi tidak seragam dan men'adikan mutu
sulit dikontrol. >leh sebab itu karaya*an harus dilatih untuk membuat
produk dan 'sa yang seragam
<. "erencanakan perbaikan berkesinambungan
Perbaikan tidak hanya pada saat karya*an ditraining tapi 'uga pada saat
dilapangan dan ini harus dilakukan terus menerus. 1engan demikian ini
men'adi kebiasaan dan akhirnya men'adi buidaya yang menguntungkan
semua pihak termasuk perusahaan.
Strate"i per+aikan
Ada beberapa strategi standar yang digunakan untuk memperbaiki proses
secara berkesinambungan, antara lain:
$. menggambarkan proses yang ada, antara lain dengan cara#
- "embentuk batasan proses
- "embuat flo*chart proses tersebut
- "embuat diagram yang menggambarkan aliran ker'a
- "elakukan pengu'ian atau verifikasi
- 2egera memperbaiki setiap masalah yang teridentifikasi
;. membakukan proses
:. menghilangkan kesalahan dalam proses
%. merampingkan proses
<. mengurangi sumber/sumber ter'adinya variasi
?. menerapkan pengendalian proses statistika
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU ?
@. memperbaiki rancangan
3iorgio "erli 4dalam 3oetsch dan 1avis, $55%6 mengemukakan dua puluh
strategi perbaikan berkesinambungan, yaitu:
$. pengurangan lead time
;. flo* production
:. group technology
%. level produksi
<. synchorized production
?. overlapped,parallel production
@. skedul yang fleksibel
A. pull control
5. visual control
$B. stockless production
$$. 'idoka
$;. pengurangan *aktu set/up
$:. in/process control
$%. perbaikan kualitas
$<. total cost cycles
$?. cost curves
$@. mushroom concept
$A. pemasok sebagai mitra
$5. total industial engeneering
;B. total productive maintenance 4P"6
Pendekatan kai2en terdiri atas3
$. focus pada pelanggan
;. pengendalian kualitas terpadu 4!.6
:. robotic
%. gugus kendali kualitas
<. system saran
?. otomatisasi
@. disiplin di tempat ker'a
A. pemeliharaan produktivitas terpadu
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU @
5. kanban
$B. penyempurnaan kualitas
$$. tepat *aktu
$;. tanpa cacat
$:. aktivitas kelompok kecil
$%. hubungan ker'asamakarya*an/mana'emen
$<. pengembangan produk baru
Alat!alat i,ple,entasi kai2en' antara lain3
$. Kaizen checklist
;. Kaizen five/step plan
:. =ima - dan satu )
4*ho, *hat, *here, *hen, *hy dan ho*6
%. five/m checklist
4man, machine, material, methods, measurement6
(alsafah Keizen yang terkenal adalah penyederhanaan ker'a dalam perbaikan
proses merupakan gambaran penerapan falsafah Kaizen. Penyderhanaan ker'a
merupakan falsafah tradisional yang telah lama, tapi masih sangat efektif berlaku
dalam era saat ini.
Asas penyederhaan ker'a disebutkan dalam % langkah berikut ini :
$. "enghilangkan semua langkah yang tidak perlu.
=angkah/langkah yang tidak perrlu harus dihilangkan dan ini merupakan
langkah penting dalam kaizen. Perlu dilihat langkah/langkah yang
menambah nilai atau nutu diungkapkan untuk kemudian dihilangkan.
Penghilangkan langkah yang tidak perlu ini akan dicapai penghematan.
Eliminassi yang tidak perlu dan berlebihan adalah contoh penggunaan otak
dan bukan penggunaan uang
;. 3abungkan semua langkah/langkah yang berkaitan.
2esudah semua hal yang berkaitan dengan pemborosan dan tidak
menambah nilai dihilangkan, selan'utnya menganalisis kemungkinan
mengadakan kombinasi, konsolidasi dan melaksanakan proses menu'u
hasil.
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU A
:. Adakan perubahan terhadap proses/proses.
=angkah ketiga adalah melakukan pemeriksaan pada semua proses yang
masih tertinggal. Perlu melakukan beberapa perubahan urutan sehingga
diperoleh hasil yang lebih cepat dan lebih baik. =angkah ini memilikiciri tidak
adanya penambahan biaya sama sekali atau 'ikapun ada hanya biaya yang
sangat minimal.
%. ambahkan sumber daya atau adakan penggantian langkah dalam proses.
=angkah ke empat adalah merupakan langgkah terakhir dalam usaha
pencapaian tu'uan. Pada langkah ini cirr/cirinya adalah memerlukan banyak
biaya dari pad aide/ide. 1an ini hanyalah upaya terakhir 'ika dibutuhkan.

(A4TAR PUSTAKA
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU 5
0ounds, 3., et al. 4$55%6. Beyond Total Quality management. 7e* 8ork: "c3ra*/)ill,
9nc.
)ariyadi. ;BB5. Pelatihan Penerapan standar internasional berbasis Quality
Management System. Penerbit 7usantara Professional Education. Jakarta
)ard'osoedarmo, 2oe*arso. ;BB%. Total Quality Management. Penerbit Andi
8ogyakarta.
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AAR!UMB A"#n" $a%&#di ST'MM
PENGEN(A)IAN MUTU $B