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MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS


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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA



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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA



TABLA DE CONTENIDO
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 2
II. ALCANCE ........................................................................................................................... 2
III. USUARIOS (CLIENTES) ....................................................................................................... 2
IV. NORMATIVA LEGAL Y/O REGLAMENTARIA APLICADA ...................................................... 3
V. SISTEMAS QUE INTERACTAN .......................................................................................... 6
VI. IDENTIFICACIN DE OTROS PROCEDIMIENTOS QUE INTERACTAN ................................ 6
VII. RIESGOS IDENTIFICADOS ................................................................................................... 6
VIII. DESCRIPCIN ..................................................................................................................... 7
VIII.1. COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA .................................................................................. 7
VIII.2. COMPRA DIRECTA POR FONDO ROTATIVO INTERNO ....................................................... 8
VIII.3. COMPRA DIRECTA MEDIANTE COMPROBANTE NICO DE REGISTRO -CUR- .................. 12
IX. FLUJOGRAMAS ................................................................................................................ 16
X. GLOSARIO ........................................................................................................................ 23

I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
Definir las actividades a realizar para las modalidades de Compra Directa por Caja Chica,
Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante nico de Registro -CUR-, segn leyes y
normativas aplicables.
II. ALCANCE
Inicia: Elaboracin de solicitud de compra.
Finaliza: Notificacin al interesado de la realizacin de la compra.

III. USUARIOS (CLIENTES)
Dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas.
Procesos del Sistema de Gestin de Calidad.


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IV. NORMATIVA LEGAL Y/O REGLAMENTARIA APLICADA
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.
Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal
vigente.
Lineamientos y directrices institucionales.
Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado GUATECOMPRAS.
Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupcin.
Normas de Control Interno de la Contralora General de Cuentas
Gua de Sistema de Gestin y Pre-orden de Compra

Normativa Interna
Normas Internas Generales
Para la compra de equipos o servicios tcnicos especializados requerir informe tcnico
para realizar la compra.

En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor
certificado de especificaciones tcnicas y condiciones de almacenamiento.

Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garanta cuando
corresponda.

En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de
los participantes, con su firma e identificando el evento. Se excepta la firma de los
participantes en los eventos requeridos por el Despacho Superior y de los
Viceministerios, adjuntando listado de personas firmado por el Director de
Comunicacin.

Para las compras de comida preparada, repuestos y accesorios, se excluye consignar la
verificacin de almacn en la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.

En la compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la seccin de
Justificacin del formato Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, a quin o
quienes debe asignarse los mismos.

Memorando Circular No. 441 de fecha 22 de julio de 2013.

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Cuando por motivos no previstos deban realizarse compras menores, los reintegros
solicitados deben requerirse por medio del formato Solicitud de Reintegro.

En el caso de proveedores nicos y adquisiciones de bienes o servicios especficos, se
excluye la realizacin de dos cotizaciones requeridas segn procedimiento, debiendo
presentar la nica cotizacin con firma de autorizacin de la Autoridad Superior de la
Dependencia que avala la compra, incluyendo nota de justificacin de la adquisicin y
se omite la realizacin del formato Cuadro Comparativo de Ofertas.

El formulario Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios, debe ser llenado con
toda la informacin requerida; as como las firmas correspondientes, caso contrario no
se dar trmite a la solicitud de compra y/o contratacin del servicio solicitado.

Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores a cinco mil quetzales
exactos (Q 5,000.00) debern obtenerse las ofertas electrnicas a travs del portal de
Guatecompras con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los requerimientos
y favorezca a los intereses del Estado. Se excepta de esta disposicin el
mantenimiento y reparacin de vehculos al servicio del Despacho, Vice Despachos
Ministeriales y Dependencias del Ministerio que reciben servicio de mantenimiento
preventivo y/o correctivo directamente en la agencia respectiva y los casos
debidamente justificados y avalados por la Autoridad Superior.

Los servicios de impresin deben ser requeridos al Taller Nacional de Grabados en
Acero del Ministerio de Finanzas Pblicas, a excepcin de aquellos que por capacidad
instalada no puedan ser atendidos por el Taller.

Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones contratacin de servicios
mediante compra directa, debern realizarse atendiendo las disposiciones contenidas
en la Ley de Contrataciones del Estado, y ser respaldados mediante documentos de
legtimo abono, que renan los requisitos legales respectivos.

En los casos de parqumetros, pasajes de trasporte pblico urbano y otros gastos de
menor cuanta se deber elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos,
justificacin y autorizacin de la persona quien requiri el servicio y del jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo
Financiero segn corresponda.

Para el caso de la Direccin Financiera el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos
Internos y de la Direccin de Asuntos Administrativos el Jefe del Departamento
Administrativo Financiero podr autorizar la emisin de ms de un vale a una misma
persona y/o de una misma Dependencia.

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De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale
autorizado y el Encargado reportar dicha situacin al Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero para la
aplicacin de las medidas administrativas que correspondan.

No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los
gastos por concepto de infracciones de trnsito.

Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa,
as como los descritos en el procedimiento.

Responsables:
Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios
Administrativos Internos, Departamento Administrativo Financiero y Departamento de
Gestin de Adquisiciones segn corresponda, sern las responsables de velar por la
adecuada gestin de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.

El cumplimiento de las obligaciones tributarias ser responsabilidad del personal
correspondiente, conforme las funciones y los procedimientos establecidos.

La autorizacin de la forma Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
corresponde nicamente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia,
debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.

La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia es la responsable de la
autorizacin del gasto, la cual se concretar: a) con la firma correspondiente en el
Cuadro Comparativo de Ofertas o en la cotizacin del proveedor y b) con la firma en
el formulario Liquidacin y reposicin del fondo de caja chica para los gastos
ejecutados a travs de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de
ofertas.

Normas aplicables a la administracin del fondo de Caja Chica
La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe
del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe
Administrativo Financiero, segn corresponda y en ausencia de ellos, podr ser firmado
por el Director o Subdirector de la Dependencia.
Los vales de caja chica y fondo rotativo debern liquidarse dentro del plazo mximo de
tres (3) das hbiles; y para el caso de la Direccin Financiera y la Direccin de Asuntos
Administrativos de cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Las personas
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nombradas para llevar la administracin del fondo de Caja chica y Fondo Rotativo
Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior
V. SISTEMAS QUE INTERACTAN
Sistema de Gestin -SIGES-.
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.
Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -
GUATECOMPRAS-.
Sistema de Evaluacin de Proveedores del Ministerio de Finanzas Pblicas
VI. IDENTIFICACIN DE OTROS PROCEDIMIENTOS QUE INTERACTAN
Cdigo Procedimiento
ALM-PRO-01 Ingreso a Almacn
AFBF-PRO-01 Registro y Asignacin de Inventario
PRCP-PRO-11 Constitucin y Reposicin del Fondo de Caja Chica
PRCP-PRO-10 Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta
ADQ-PRO-01
Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y
Contrataciones
ADQ-PRO-03 Compra por Contrato Abierto
PRCP-PRO-09 Manejo y Reposicin de Fondo Rotativo
ADQ-PRO-06 Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores
DIR-PRO-01 Control de Documentos y Registros
VII. RIESGOS IDENTIFICADOS

Punto de Control Riesgo para el Procedimiento
Verificacin de existencia en
almacn.
Realizacin de compras innecesarias que conlleve a una
inapropiada ejecucin del gasto y posibles prdidas por
deterioro de insumos.

Verificacin de disponibilidad
presupuestaria.
Gestin de actividades sin certeza de ejecucin de la compra
y/o contratacin de servicios, pudiendo provocar
incumplimiento de pago.
Verificacin de cumplimiento de
requisitos de ley y normativa
interna.
Hallazgos por parte del ente de control interno y el ente
fiscalizador externo.


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VIII. DESCRIPCIN

VIII.1. COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora Solicitud electrnica de compra por Caja Chica, llenando la
informacin requerida; enva por correo electrnico al Encargado de
Compras o Responsable de la compra.
Solicitante
2.
Revisa la informacin de la Solicitud electrnica de compra por Caja
Chica.

Si existe informacin incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones.

Si la informacin es correcta, realiza verificacin de disponibilidad en
almacn y requiere al Encargado de Presupuesto verificacin
presupuestaria y especificacin de centro de costo.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
3.
Requiere al responsable de la administracin del fondo de Caja Chica el
efectivo para realizar la compra.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
4.
Elabora y firma Vale de Caja Chica, solicita firma y sello de Jefe del
Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento
Administrativo Financiero.
Responsable de
fondo de Caja Chica
5.
Entrega efectivo solicitado y copia de la Vale de Caja Chica al
Encargado de Compras o responsable de la compra.
Responsable de
Caja Chica
6. Recibe efectivo y realiza la compra.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
7.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Fecha: Emisin de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Direccin: Direccin fiscal segn RTU.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar
las operaciones aritmticas para constatar el total del gasto.
Totalizada: en nmeros.
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que
le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.

Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
8.
Si la factura y bienes o insumos no cumplen con la informacin
requerida, devuelve al proveedor de forma inmediata para que emita
nueva factura con informacin correcta o entrega bien o insumo. Si la
factura y bienes o insumos cumplen con la informacin requerida
procede al siguiente paso.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
9.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada:
ampliacin del concepto de la compra, firma y sella.
En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme
en el reverso de la factura.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
10.
Solicita liquidacin del vale ante el responsable de la administracin del
fondo de Caja Chica, entregando la documentacin de respaldo.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
11.
Revisa la documentacin de legtimo abono. Realiza liquidacin del
vale, colocando sello de liquidado y entrega copia al Encargado de
Compras o responsable de la compra.
Responsable de
Caja Chica
12.
En el caso de insumos y bienes, traslada factura original al Encargado
de Almacn.
Responsable de
Caja Chica o
Encargado de
Compras
13.
Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento Ingreso a Almacn y
devuelve al responsable de la administracin del fondo de Caja Chica
factura original y Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario,
Forma 1-H.
Encargado de
Almacn
14.
Recibe expediente y contina con procedimiento Constitucin y
Reposicin del Fondo de Caja Chica.
Responsable de
Caja Chica


VIII.2. COMPRA DIRECTA POR FONDO ROTATIVO INTERNO

No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio,
llenando la informacin requerida y traslada al Encargado de
Compras o Responsable de la compra.
Solicitante
2.
Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y
revisa la informacin.

Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere
correcciones o elaboracin de uno nuevo segn corresponda.

Si la informacin es correcta procede al siguiente paso.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
3.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan
Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia.

Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC,
traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos -DESAI- o equivalente.

Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua
en el paso 6.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
4.
Evala la solicitud de compra en el orden de la importancia y
necesidad y somete a consideracin de la Autoridad Superior de la
Dependencia para avalar la compra.
Jefe DESAI o
equivalente
5.
Si la compra no procede finaliza el procedimiento. Si la compra es
autorizada, solicita la integracin de la compra al PACC segn
procedimiento Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones; contina con el procedimiento
correspondiente.
Autoridad Superior de
la Dependencia
6.
Verifica si el bien y/o insumo se encuentra adjudicado en Contrato
Abierto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
7.
Si el bien y/o insumo est adjudicado en Contrato Abierto y cumple
con los requerimientos de la dependencia, referirse al
Procedimiento de Compra por Contrato Abierto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
8.
Si el bien y/o insumo no existe en Contrato Abierto o no cumple
con los requerimientos de la dependencia y dentro del marco legal
es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, revisa en
base de datos de proveedores y realiza como mnimo dos
cotizaciones.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
9.
Elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la informacin de
las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor nico o
se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitacin
a cotizar.

Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo
Comparativo de Ofertas para documentar la evaluacin del
cumplimiento de los requerimientos.

Traslada expediente al Encargado de Presupuesto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
10.
Recibe expediente, complementa la siguiente informacin de
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
Rengln Presupuestario
Verificacin de disponibilidad presupuestaria

Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la
compra.
Encargado de
Presupuesto
11.
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos el expediente de compras que contenga:
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique
Ofertas recibidas
Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
aplique
12.
Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra
y/o Contratacin de Servicio.

Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Encargado de
Compras para que realice las correcciones correspondientes.

Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compra.

Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la
Compra.

Cuando corresponda gestiona la elaboracin de la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y Constancia de Disponibilidad
Financiera -CDF-.
Jefe DESAI o
equivalente
13.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad Superior de la
Dependencia correspondiente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
14.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, refrendando
mediante firma el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicios.

Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la
Compra.
Autoridad Superior de
la Dependencia
15.
Formaliza la compra y/o contratacin de servicios notificando al
proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien,
insumo y/o prestacin del servicio y traslada expediente al
responsable de la administracin del Fondo Rotativo Interno.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
16.
Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas
registradas segn procedimiento Manejo y Reposicin de Fondo
Rotativo. Traslada expediente sin el cheque al encargado de
Compras o Responsable de la Compra.

En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser
entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega
a domicilio, entrega mediante vale el cheque respectivo al
Encargado de Compras y procede en el paso No. 19.
Responsable de Fondo
Rotativo Interno
17.
Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos
notifica al Encargado de Almacn la fecha y hora de recepcin, en
el caso de servicios notifica al receptor del mismo, traslada copia
de la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
18.
En el caso de bienes o insumos, realiza la recepcin segn
procedimiento Ingreso a Almacn; traslada expediente al
Encargado de Compras o Responsable de la compra.
Encargado de Almacn
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la
recepcin la realiza el Encargado de Compras o Responsable de la
compra, quien debe entregar al Encargado de Almacn los mismos
para su registro.
19.
Realiza evaluacin de proveedores segn procedimiento
Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
20.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Fecha: Emisin de Factura.
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Direccin: Direccin fiscal segn RTU.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita
verificar las operaciones aritmticas para constatar el total del
gasto.
Totalizada: en nmeros.
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario
que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a
retencin.

Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
21.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada:
ampliacin del concepto de la compra cuando aplique y firma en la
misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
22.
Traslada expediente al Encargado de Fondo Rotativo Interno para
realizar pago y regularizacin del gasto en el mdulo de Fondo
Rotativo Interno segn procedimiento Manejo y Reposicin del
Fondo Rotativo.

Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de
Cheque, el encargado de Compra deber requerir la liquidacin
correspondiente ante el Encargado de Fondo Rotativo Interno.

Cuando corresponda traslada a Tcnico de Compras para realizar
publicacin en GUATECOMPRAS la informacin correspondiente
segn normativa vigente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
23. Notifica al interesado que la compra fue realizada.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra


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VIII.3. COMPRA DIRECTA MEDIANTE COMPROBANTE NICO DE REGISTRO -CUR-

No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio,
llenando la informacin requerida y traslada al Encargado de
Compras.
Solicitante
2.
Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y
revisa la informacin.

Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere
correcciones o elaboracin de nuevo formulario segn
corresponda.

Si la informacin es correcta, traslada solicitud a Responsable de
Centro de Costos.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
3.
Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el
SIGES y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la
compra.
Responsable de
Centro de Costos
4. Realiza consolidacin de pre rdenes de compra.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
5.
Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan
Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia.

Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC,
traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente.

Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua
en el paso 8.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
6.
Evala la solicitud de compra en el orden de la importancia y
necesidad y somete a consideracin de la Autoridad Superior de la
Dependencia para avalar la compra.
Jefe DESAI o
equivalente
7.
Si la compra no procede finaliza el procedimiento. Si la compra es
autorizada, solicita la integracin de la compra al PACC segn
procedimiento Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de
Compras y Contrataciones.
Autoridad Superior de
la Dependencia
8.
Verifica si el bien y/o insumo se encuentra adjudicado en Contrato
Abierto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
9.
Si el bien y/o insumo est adjudicado en Contrato Abierto y cumple
con los requerimientos de la dependencia, referirse al
Procedimiento de Compra por Contrato Abierto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA


No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
10.
Si el bien y/o insumo no existe en Contrato Abierto o no cumple
con los requerimientos de la dependencia y dentro del marco legal
es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, revisa en
base de datos de proveedores y realiza como mnimo dos
cotizaciones.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
11.
Elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la informacin de
las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor nico o
se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitacin
a cotizar.

Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo
Comparativo de Ofertas para documentar la evaluacin del
cumplimiento de los requerimientos.

Traslada expediente a Encargado de Presupuesto.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
12.
Complementa la siguiente informacin de Solicitud de Compra
y/o Contratacin de Servicio
Rengln Presupuestario
Verificacin de disponibilidad presupuestaria

Traslada expediente a Encargado de Compras o Responsable de la
compra.
Encargado de
Presupuesto
13.
Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Internos o equivalente, el expediente de compras que contenga:
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio
Cuadro Comparativo de Ofertas y
Ofertas recibidas
Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando
aplique
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
14.
Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra
y/o Contratacin de Servicio.

Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Encargado de
Compras o Responsable de la compra para que realice las
correcciones correspondientes.

Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compra.

Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la
Compra.
Jefe DESAI o
equivalente
15.
Recibe expediente y traslada a la Autoridad Superior de la
Dependencia correspondiente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA


No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
16.
Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, refrendando
mediante firma el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o
Contratacin de Servicios.

Traslada expediente al Encargado de Compras o responsable de la
compra.
Autoridad Superior de
la Dependencia
17.
Cuando corresponda gestiona la elaboracin de la Constancia de
Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y Constancia de Disponibilidad
Financiera -CDF-.

Recibe expediente, registra adjudicacin de compra en SIGES.
Encargado de
Compras o
responsable de la
compra
18.
Aprueba adjudicacin de compra en SIGES y genera orden de
compra.
Jefe DESAI o
equivalente
19.
Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes y
adjunta al expediente; traslada al Encargado de Presupuesto para
que contine con el procedimiento Ejecucin por Acreditamiento
en Cuenta.
Encargado de
Compras o
responsable de la
compra
20.
Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a
Encargado de Compras o responsable de la compra.
Jefe DESAI o
equivalente
21.
Recibe expediente, formaliza la compra notificando al proveedor
mediante copia electrnica de la Orden de Compra, e indica el
lugar y fecha de entrega del bien, suministro y/o prestacin del
servicio.

Cuando corresponda debe publicar en GUATECOMPRAS la
informacin correspondiente segn normativa vigente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
22.
En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Encargado de
Almacn la fecha y hora de recepcin de los productos adquiridos,
en el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la
Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y la orden de
compra correspondiente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
23.
En el caso de bienes e insumos, realiza la recepcin segn
procedimiento Ingreso a Almacn y traslada expediente de
compra al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la
recepcin la realiza el Encargado de Compras o Responsable de la
compra, quien debe entregar al Encargado de Almacn los mismos
para su registro.
Encargado de Almacn
24.
Realiza evaluacin de proveedores segn procedimiento
Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
25.
Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin:
Fecha: Emisin de Factura.
Encargado de
Compras o
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE
Nombre: Dependencia.
NIT: Dependencia.
Direccin: Direccin fiscal segn RTU.
Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita
verificar las operaciones aritmticas para constatar el total del
gasto.
Totalizada: en nmeros.
Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario
que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a
retencin.

Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja.
Responsable de la
compra
26.
Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada:
ampliacin del concepto de la compra cuando aplique y firma en la
misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos Internos o equivalente.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
27. Registra liquidacin de la adjudicacin en el SIGES.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
28. Aprueba liquidacin en SIGES.
Jefe DESAI o
equivalente
29.
Imprime anexo de Orden de Compra (liquidacin de la
adjudicacin), gestiona firmas correspondientes y adjunta al
expediente.

Traslada expediente al Encargado de Presupuesto para la
realizacin del procedimiento Ejecucin por Acreditamiento en
Cuenta en etapa de Devengado.

Encargado de
Compras o
Responsable de la
Compra
30. Notifica al solicitante que la compra fue realizada.
Encargado de
Compras o
Responsable de la
compra
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IX. FLUJOGRAMAS

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X. GLOSARIO

1. Compra: adquisicin u obtencin de insumo o servicio a cambio de un precio.

2. Cotizacin: documento que indica el valor real de un bien o servicio.

3. DESAI: Departamento de Servicios Administrativos Internos.

4. Documentos de legtimo abono: documentacin necesaria que respalde la compra
realizada la cual ser utilizada para la liquidacin de la misma.

5. Proveedor: Persona individual o jurdica que abastece de insumos o servicios.

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