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TABLA DE CONTENIDO I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 2 II. ALCANCE ........................................................................................................................... 2 III. USUARIOS (CLIENTES) ....................................................................................................... 2 IV. NORMATIVA LEGAL Y/O REGLAMENTARIA APLICADA ...................................................... 3 V. SISTEMAS QUE INTERACTAN .......................................................................................... 6 VI. IDENTIFICACIN DE OTROS PROCEDIMIENTOS QUE INTERACTAN ................................ 6 VII. RIESGOS IDENTIFICADOS ................................................................................................... 6 VIII. DESCRIPCIN ..................................................................................................................... 7 VIII.1. COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA .................................................................................. 7 VIII.2. COMPRA DIRECTA POR FONDO ROTATIVO INTERNO ....................................................... 8 VIII.3. COMPRA DIRECTA MEDIANTE COMPROBANTE NICO DE REGISTRO -CUR- .................. 12 IX. FLUJOGRAMAS ................................................................................................................ 16 X. GLOSARIO ........................................................................................................................ 23
I. PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO Definir las actividades a realizar para las modalidades de Compra Directa por Caja Chica, Fondo Rotativo Interno y mediante Comprobante nico de Registro -CUR-, segn leyes y normativas aplicables. II. ALCANCE Inicia: Elaboracin de solicitud de compra. Finaliza: Notificacin al interesado de la realizacin de la compra.
III. USUARIOS (CLIENTES) Dependencias del Ministerio de Finanzas Pblicas. Procesos del Sistema de Gestin de Calidad.
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IV. NORMATIVA LEGAL Y/O REGLAMENTARIA APLICADA Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente. Lineamientos y directrices institucionales. Normas para el uso del Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS. Decreto 31-2012, Ley Contra la Corrupcin. Normas de Control Interno de la Contralora General de Cuentas Gua de Sistema de Gestin y Pre-orden de Compra
Normativa Interna Normas Internas Generales Para la compra de equipos o servicios tcnicos especializados requerir informe tcnico para realizar la compra.
En el caso de los insumos susceptibles de merma, debe requerirse al proveedor certificado de especificaciones tcnicas y condiciones de almacenamiento.
Dentro de los requisitos pactados con el proveedor debe contemplarse garanta cuando corresponda.
En el caso de eventos que requieran consumo de alimentos, debe adjuntarse listado de los participantes, con su firma e identificando el evento. Se excepta la firma de los participantes en los eventos requeridos por el Despacho Superior y de los Viceministerios, adjuntando listado de personas firmado por el Director de Comunicacin.
Para las compras de comida preparada, repuestos y accesorios, se excluye consignar la verificacin de almacn en la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.
En la compras de activos fijos y bienes fungibles, debe especificarse en la seccin de Justificacin del formato Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, a quin o quienes debe asignarse los mismos.
Memorando Circular No. 441 de fecha 22 de julio de 2013.
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Cuando por motivos no previstos deban realizarse compras menores, los reintegros solicitados deben requerirse por medio del formato Solicitud de Reintegro.
En el caso de proveedores nicos y adquisiciones de bienes o servicios especficos, se excluye la realizacin de dos cotizaciones requeridas segn procedimiento, debiendo presentar la nica cotizacin con firma de autorizacin de la Autoridad Superior de la Dependencia que avala la compra, incluyendo nota de justificacin de la adquisicin y se omite la realizacin del formato Cuadro Comparativo de Ofertas.
El formulario Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios, debe ser llenado con toda la informacin requerida; as como las firmas correspondientes, caso contrario no se dar trmite a la solicitud de compra y/o contratacin del servicio solicitado.
Para las adquisiciones del mismo bien o servicio, superiores a cinco mil quetzales exactos (Q 5,000.00) debern obtenerse las ofertas electrnicas a travs del portal de Guatecompras con el objeto de adjudicar al proveedor que cumpla los requerimientos y favorezca a los intereses del Estado. Se excepta de esta disposicin el mantenimiento y reparacin de vehculos al servicio del Despacho, Vice Despachos Ministeriales y Dependencias del Ministerio que reciben servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo directamente en la agencia respectiva y los casos debidamente justificados y avalados por la Autoridad Superior.
Los servicios de impresin deben ser requeridos al Taller Nacional de Grabados en Acero del Ministerio de Finanzas Pblicas, a excepcin de aquellos que por capacidad instalada no puedan ser atendidos por el Taller.
Todos los gastos realizados por concepto de adquisiciones contratacin de servicios mediante compra directa, debern realizarse atendiendo las disposiciones contenidas en la Ley de Contrataciones del Estado, y ser respaldados mediante documentos de legtimo abono, que renan los requisitos legales respectivos.
En los casos de parqumetros, pasajes de trasporte pblico urbano y otros gastos de menor cuanta se deber elaborar una planilla con el detalle de dichos gastos, justificacin y autorizacin de la persona quien requiri el servicio y del jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero segn corresponda.
Para el caso de la Direccin Financiera el Jefe de la Unidad de Servicios Administrativos Internos y de la Direccin de Asuntos Administrativos el Jefe del Departamento Administrativo Financiero podr autorizar la emisin de ms de un vale a una misma persona y/o de una misma Dependencia.
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De no liquidarse en el tiempo establecido, se requerir la liquidacin del vale autorizado y el Encargado reportar dicha situacin al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero para la aplicacin de las medidas administrativas que correspondan.
No podrn cancelarse con cargo al presupuesto del Ministerio de Finanzas Pblicas, los gastos por concepto de infracciones de trnsito.
Se utilizarn los libros y formas autorizadas que se describen en la presente normativa, as como los descritos en el procedimiento.
Responsables: Las Autoridades de las Dependencias y el personal del Departamento de Servicios Administrativos Internos, Departamento Administrativo Financiero y Departamento de Gestin de Adquisiciones segn corresponda, sern las responsables de velar por la adecuada gestin de adquisiciones y la aplicacin de la presente normativa.
El cumplimiento de las obligaciones tributarias ser responsabilidad del personal correspondiente, conforme las funciones y los procedimientos establecidos.
La autorizacin de la forma Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio corresponde nicamente a la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia, debiendo evaluar la necesidad y el destino de lo solicitado.
La Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia es la responsable de la autorizacin del gasto, la cual se concretar: a) con la firma correspondiente en el Cuadro Comparativo de Ofertas o en la cotizacin del proveedor y b) con la firma en el formulario Liquidacin y reposicin del fondo de caja chica para los gastos ejecutados a travs de dicho fondo, que no cuenten con cuadro comparativo de ofertas.
Normas aplicables a la administracin del fondo de Caja Chica La autorizacin del Vale de Caja Chica, corresponde nicamente al Jefe y/o Subjefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Jefe y/o Subjefe Administrativo Financiero, segn corresponda y en ausencia de ellos, podr ser firmado por el Director o Subdirector de la Dependencia. Los vales de caja chica y fondo rotativo debern liquidarse dentro del plazo mximo de tres (3) das hbiles; y para el caso de la Direccin Financiera y la Direccin de Asuntos Administrativos de cinco (5) das hbiles, a partir de la fecha de emisin. Las personas Plantilla-DIR-PRO V01
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nombradas para llevar la administracin del fondo de Caja chica y Fondo Rotativo Interno no emitirn un nuevo vale sin que se haya liquidado el anterior V. SISTEMAS QUE INTERACTAN Sistema de Gestin -SIGES-. Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-. Sistema de Informacin de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - GUATECOMPRAS-. Sistema de Evaluacin de Proveedores del Ministerio de Finanzas Pblicas VI. IDENTIFICACIN DE OTROS PROCEDIMIENTOS QUE INTERACTAN Cdigo Procedimiento ALM-PRO-01 Ingreso a Almacn AFBF-PRO-01 Registro y Asignacin de Inventario PRCP-PRO-11 Constitucin y Reposicin del Fondo de Caja Chica PRCP-PRO-10 Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta ADQ-PRO-01 Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones ADQ-PRO-03 Compra por Contrato Abierto PRCP-PRO-09 Manejo y Reposicin de Fondo Rotativo ADQ-PRO-06 Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores DIR-PRO-01 Control de Documentos y Registros VII. RIESGOS IDENTIFICADOS
Punto de Control Riesgo para el Procedimiento Verificacin de existencia en almacn. Realizacin de compras innecesarias que conlleve a una inapropiada ejecucin del gasto y posibles prdidas por deterioro de insumos.
Verificacin de disponibilidad presupuestaria. Gestin de actividades sin certeza de ejecucin de la compra y/o contratacin de servicios, pudiendo provocar incumplimiento de pago. Verificacin de cumplimiento de requisitos de ley y normativa interna. Hallazgos por parte del ente de control interno y el ente fiscalizador externo.
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VIII. DESCRIPCIN
VIII.1. COMPRA DIRECTA POR CAJA CHICA No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elabora Solicitud electrnica de compra por Caja Chica, llenando la informacin requerida; enva por correo electrnico al Encargado de Compras o Responsable de la compra. Solicitante 2. Revisa la informacin de la Solicitud electrnica de compra por Caja Chica.
Si existe informacin incorrecta, rechaza y/o requiere correcciones.
Si la informacin es correcta, realiza verificacin de disponibilidad en almacn y requiere al Encargado de Presupuesto verificacin presupuestaria y especificacin de centro de costo. Encargado de Compras o Responsable de la compra 3. Requiere al responsable de la administracin del fondo de Caja Chica el efectivo para realizar la compra. Encargado de Compras o Responsable de la compra 4. Elabora y firma Vale de Caja Chica, solicita firma y sello de Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Internos o Departamento Administrativo Financiero. Responsable de fondo de Caja Chica 5. Entrega efectivo solicitado y copia de la Vale de Caja Chica al Encargado de Compras o responsable de la compra. Responsable de Caja Chica 6. Recibe efectivo y realiza la compra. Encargado de Compras o Responsable de la compra 7. Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin: Fecha: Emisin de Factura. Nombre: Dependencia. NIT: Dependencia. Direccin: Direccin fiscal segn RTU. Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritmticas para constatar el total del gasto. Totalizada: en nmeros. Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Encargado de Compras o Responsable de la compra 8. Si la factura y bienes o insumos no cumplen con la informacin requerida, devuelve al proveedor de forma inmediata para que emita nueva factura con informacin correcta o entrega bien o insumo. Si la factura y bienes o insumos cumplen con la informacin requerida procede al siguiente paso. Encargado de Compras o Responsable de la compra Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 9. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin del concepto de la compra, firma y sella. En el caso de servicios el solicitante debe firmar de recibido conforme en el reverso de la factura. Encargado de Compras o Responsable de la compra 10. Solicita liquidacin del vale ante el responsable de la administracin del fondo de Caja Chica, entregando la documentacin de respaldo. Encargado de Compras o Responsable de la compra 11. Revisa la documentacin de legtimo abono. Realiza liquidacin del vale, colocando sello de liquidado y entrega copia al Encargado de Compras o responsable de la compra. Responsable de Caja Chica 12. En el caso de insumos y bienes, traslada factura original al Encargado de Almacn. Responsable de Caja Chica o Encargado de Compras 13. Realiza ingreso de acuerdo a procedimiento Ingreso a Almacn y devuelve al responsable de la administracin del fondo de Caja Chica factura original y Constancia de Ingreso a Almacn y a Inventario, Forma 1-H. Encargado de Almacn 14. Recibe expediente y contina con procedimiento Constitucin y Reposicin del Fondo de Caja Chica. Responsable de Caja Chica
VIII.2. COMPRA DIRECTA POR FONDO ROTATIVO INTERNO
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, llenando la informacin requerida y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la compra. Solicitante 2. Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y revisa la informacin.
Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o elaboracin de uno nuevo segn corresponda.
Si la informacin es correcta procede al siguiente paso. Encargado de Compras o Responsable de la compra 3. Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos -DESAI- o equivalente.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua en el paso 6. Encargado de Compras o Responsable de la compra Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 4. Evala la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideracin de la Autoridad Superior de la Dependencia para avalar la compra. Jefe DESAI o equivalente 5. Si la compra no procede finaliza el procedimiento. Si la compra es autorizada, solicita la integracin de la compra al PACC segn procedimiento Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones; contina con el procedimiento correspondiente. Autoridad Superior de la Dependencia 6. Verifica si el bien y/o insumo se encuentra adjudicado en Contrato Abierto. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 7. Si el bien y/o insumo est adjudicado en Contrato Abierto y cumple con los requerimientos de la dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Contrato Abierto. Encargado de Compras o Responsable de la compra 8. Si el bien y/o insumo no existe en Contrato Abierto o no cumple con los requerimientos de la dependencia y dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, revisa en base de datos de proveedores y realiza como mnimo dos cotizaciones. Encargado de Compras o Responsable de la compra 9. Elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la informacin de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor nico o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitacin a cotizar.
Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluacin del cumplimiento de los requerimientos.
Traslada expediente al Encargado de Presupuesto. Encargado de Compras o Responsable de la compra 10. Recibe expediente, complementa la siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Rengln Presupuestario Verificacin de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la compra. Encargado de Presupuesto 11. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos el expediente de compras que contenga: Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Cuadro Comparativo de Ofertas y anexo cuando aplique Ofertas recibidas Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando Encargado de Compras o Responsable de la compra Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE aplique 12. Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio.
Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Encargado de Compras para que realice las correcciones correspondientes.
Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compra.
Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la Compra.
Cuando corresponda gestiona la elaboracin de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-. Jefe DESAI o equivalente 13. Recibe expediente y traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia correspondiente. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 14. Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, refrendando mediante firma el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.
Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la Compra. Autoridad Superior de la Dependencia 15. Formaliza la compra y/o contratacin de servicios notificando al proveedor e indicando el lugar, fecha y hora de entrega del bien, insumo y/o prestacin del servicio y traslada expediente al responsable de la administracin del Fondo Rotativo Interno. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 16. Recibe expediente, gestiona cheque de pago obteniendo las firmas registradas segn procedimiento Manejo y Reposicin de Fondo Rotativo. Traslada expediente sin el cheque al encargado de Compras o Responsable de la Compra.
En caso que el bien y/o insumo por su naturaleza no puede ser entregado en los almacenes o que el proveedor no realiza entrega a domicilio, entrega mediante vale el cheque respectivo al Encargado de Compras y procede en el paso No. 19. Responsable de Fondo Rotativo Interno 17. Recibe el expediente original y cuando sean bienes o insumos notifica al Encargado de Almacn la fecha y hora de recepcin, en el caso de servicios notifica al receptor del mismo, traslada copia de la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 18. En el caso de bienes o insumos, realiza la recepcin segn procedimiento Ingreso a Almacn; traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la compra. Encargado de Almacn Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepcin la realiza el Encargado de Compras o Responsable de la compra, quien debe entregar al Encargado de Almacn los mismos para su registro. 19. Realiza evaluacin de proveedores segn procedimiento Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores. Encargado de Compras o Responsable de la compra 20. Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin: Fecha: Emisin de Factura. Nombre: Dependencia. NIT: Dependencia. Direccin: Direccin fiscal segn RTU. Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritmticas para constatar el total del gasto. Totalizada: en nmeros. Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Encargado de Compras o Responsable de la compra 21. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin del concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Encargado de Compras o Responsable de la compra 22. Traslada expediente al Encargado de Fondo Rotativo Interno para realizar pago y regularizacin del gasto en el mdulo de Fondo Rotativo Interno segn procedimiento Manejo y Reposicin del Fondo Rotativo.
Si para realizar la compra se hubiera emitido vale de entrega de Cheque, el encargado de Compra deber requerir la liquidacin correspondiente ante el Encargado de Fondo Rotativo Interno.
Cuando corresponda traslada a Tcnico de Compras para realizar publicacin en GUATECOMPRAS la informacin correspondiente segn normativa vigente. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 23. Notifica al interesado que la compra fue realizada. Encargado de Compras o Responsable de la compra
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VIII.3. COMPRA DIRECTA MEDIANTE COMPROBANTE NICO DE REGISTRO -CUR-
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elabora Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio, llenando la informacin requerida y traslada al Encargado de Compras. Solicitante 2. Recibe Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y revisa la informacin.
Si existe informacin incorrecta rechaza el formulario y requiere correcciones o elaboracin de nuevo formulario segn corresponda.
Si la informacin es correcta, traslada solicitud a Responsable de Centro de Costos. Encargado de Compras o Responsable de la compra 3. Recibe solicitud de compra, elabora pre-orden de compra en el SIGES y traslada al Encargado de Compras o Responsable de la compra. Responsable de Centro de Costos 4. Realiza consolidacin de pre rdenes de compra. Encargado de Compras o Responsable de la compra 5. Verifica que la compra solicitada se encuentre dentro del Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de la dependencia.
Si la compra no se encuentra contemplada dentro del PACC, traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente.
Si la compra se encuentra contemplada dentro del plan, continua en el paso 8. Encargado de Compras o Responsable de la compra 6. Evala la solicitud de compra en el orden de la importancia y necesidad y somete a consideracin de la Autoridad Superior de la Dependencia para avalar la compra. Jefe DESAI o equivalente 7. Si la compra no procede finaliza el procedimiento. Si la compra es autorizada, solicita la integracin de la compra al PACC segn procedimiento Planificacin y Seguimiento al Plan Anual de Compras y Contrataciones. Autoridad Superior de la Dependencia 8. Verifica si el bien y/o insumo se encuentra adjudicado en Contrato Abierto. Encargado de Compras o Responsable de la compra 9. Si el bien y/o insumo est adjudicado en Contrato Abierto y cumple con los requerimientos de la dependencia, referirse al Procedimiento de Compra por Contrato Abierto. Encargado de Compras o Responsable de la compra Plantilla-DIR-PRO V01
MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS Pgina: 13 / 23 Cdigo: ADQ-PRO-02 PROCESO: ADQUISICIONES Versin: 01 PROCEDIMIENTO DE COMPRA DIRECTA
No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 10. Si el bien y/o insumo no existe en Contrato Abierto o no cumple con los requerimientos de la dependencia y dentro del marco legal es factible realizar la compra fuera de esa modalidad, revisa en base de datos de proveedores y realiza como mnimo dos cotizaciones. Encargado de Compras o Responsable de la compra 11. Elabora Cuadro Comparativo de Ofertas con la informacin de las cotizaciones realizadas, excepto cuando sea proveedor nico o se reciba solo una oferta, debiendo dejar evidencia de la invitacin a cotizar.
Cuando se considere conveniente podr elaborar Anexo Comparativo de Ofertas para documentar la evaluacin del cumplimiento de los requerimientos.
Traslada expediente a Encargado de Presupuesto. Encargado de Compras o Responsable de la compra 12. Complementa la siguiente informacin de Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Rengln Presupuestario Verificacin de disponibilidad presupuestaria
Traslada expediente a Encargado de Compras o Responsable de la compra. Encargado de Presupuesto 13. Traslada al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente, el expediente de compras que contenga: Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio Cuadro Comparativo de Ofertas y Ofertas recibidas Constancia de la publicacin en GUATECOMPRAS cuando aplique Encargado de Compras o Responsable de la compra 14. Revisa Cuadro Comparativo de Ofertas y Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio.
Si la documentacin es incorrecta, devuelve al Encargado de Compras o Responsable de la compra para que realice las correcciones correspondientes.
Si la documentacin es correcta, firma y sella solicitud de compra.
Traslada expediente al Encargado de Compras o Responsable de la Compra. Jefe DESAI o equivalente 15. Recibe expediente y traslada a la Autoridad Superior de la Dependencia correspondiente. Encargado de Compras o Responsable de la Compra Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE 16. Recibe expediente, analiza y autoriza el gasto, refrendando mediante firma el Cuadro Comparativo y Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicios.
Traslada expediente al Encargado de Compras o responsable de la compra. Autoridad Superior de la Dependencia 17. Cuando corresponda gestiona la elaboracin de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- y Constancia de Disponibilidad Financiera -CDF-.
Recibe expediente, registra adjudicacin de compra en SIGES. Encargado de Compras o responsable de la compra 18. Aprueba adjudicacin de compra en SIGES y genera orden de compra. Jefe DESAI o equivalente 19. Imprime Orden de Compra, gestiona firmas correspondientes y adjunta al expediente; traslada al Encargado de Presupuesto para que contine con el procedimiento Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta. Encargado de Compras o responsable de la compra 20. Recibe expediente con CUR de compromiso, aprueba y traslada a Encargado de Compras o responsable de la compra. Jefe DESAI o equivalente 21. Recibe expediente, formaliza la compra notificando al proveedor mediante copia electrnica de la Orden de Compra, e indica el lugar y fecha de entrega del bien, suministro y/o prestacin del servicio.
Cuando corresponda debe publicar en GUATECOMPRAS la informacin correspondiente segn normativa vigente. Encargado de Compras o Responsable de la compra 22. En el caso de bienes y/o suministros, notifica al Encargado de Almacn la fecha y hora de recepcin de los productos adquiridos, en el caso de servicios notifica al receptor, trasladando copia de la Solicitud de Compra y/o Contratacin de Servicio y la orden de compra correspondiente. Encargado de Compras o Responsable de la compra 23. En el caso de bienes e insumos, realiza la recepcin segn procedimiento Ingreso a Almacn y traslada expediente de compra al Encargado de Compras o Responsable de la Compra. Si el insumo es adquirido en las instalaciones del proveedor, la recepcin la realiza el Encargado de Compras o Responsable de la compra, quien debe entregar al Encargado de Almacn los mismos para su registro. Encargado de Almacn 24. Realiza evaluacin de proveedores segn procedimiento Evaluacin y Re-evaluacin de Proveedores. Encargado de Compras o Responsable de la Compra 25. Verifica que la factura cumpla con la siguiente informacin: Fecha: Emisin de Factura. Encargado de Compras o Plantilla-DIR-PRO V01
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No. DESCRIPCIN DE ACTIVIDAD RESPONSABLE Nombre: Dependencia. NIT: Dependencia. Direccin: Direccin fiscal segn RTU. Concepto: detalle de lo adquirido, de tal manera que permita verificar las operaciones aritmticas para constatar el total del gasto. Totalizada: en nmeros. Rgimen Tributario: La factura debe indicar el rgimen tributario que le corresponde al proveedor para verificar si es afecto a retencin.
Nota: Si la factura es cambiaria debe traer recibo de caja. Responsable de la compra 26. Anota en el reverso de la factura u hoja adjunta membretada: ampliacin del concepto de la compra cuando aplique y firma en la misma, obtiene firmas del Jefe de Departamento de Servicios Administrativos Internos o equivalente. Encargado de Compras o Responsable de la compra 27. Registra liquidacin de la adjudicacin en el SIGES. Encargado de Compras o Responsable de la compra 28. Aprueba liquidacin en SIGES. Jefe DESAI o equivalente 29. Imprime anexo de Orden de Compra (liquidacin de la adjudicacin), gestiona firmas correspondientes y adjunta al expediente.
Traslada expediente al Encargado de Presupuesto para la realizacin del procedimiento Ejecucin por Acreditamiento en Cuenta en etapa de Devengado.
Encargado de Compras o Responsable de la Compra 30. Notifica al solicitante que la compra fue realizada. Encargado de Compras o Responsable de la compra Plantilla-DIR-PRO V01
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IX. FLUJOGRAMAS
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X. GLOSARIO
1. Compra: adquisicin u obtencin de insumo o servicio a cambio de un precio.
2. Cotizacin: documento que indica el valor real de un bien o servicio.
3. DESAI: Departamento de Servicios Administrativos Internos.
4. Documentos de legtimo abono: documentacin necesaria que respalde la compra realizada la cual ser utilizada para la liquidacin de la misma.
5. Proveedor: Persona individual o jurdica que abastece de insumos o servicios.