Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactan entre
s y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre informacin, sobre energa o materia u organismos para producir como salida informacin o energa o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energa con el medio ambiente. El trmino sistema designa un conjunto de elementos en interrelacin estratgicamente para un determinado objetivo. odemos definir la efectividad como la capacidad que tiene un sistema de operar para cumplir la misin para la cual fue dise!ada, y depende de un medio operacional, una adecuacin de diseo y una disponibilidad "probabilidad de que un sistema funcione en condiciones est#ndares en cualquier momento$, dependiendo esta ultima de la confiabilidad "probabilidad de que un sistema opere en condiciones est#ndares en un momento determinado o especifico$ y mantenibilidad "probabilidad de reparar un sistema con est#ndares de mantenimiento en un tiempo determinado. %a efectividad se define como la capacidad de lograr el efecto que se desea o que se espera& en mantenimiento se refiere& a que en el proceso de salida por ejemplo' "sea un equipo funcionando, confiable y bien configurado para lograr la operacin planeada de la planta$. Es la relacin entre los resultados logrados y los resultados propuestos, o sea nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados. El criterio para la evaluacin del desempe!o de un sistema el cuales est#n muy relacionados con la calidad y la productividad es la efectividad (in embargo, a veces, se les mal interpreta, mal utilizan. %a efectividad es la relacin entre los resultados logrados y los resultados que nos 1 )abamos propuestos, y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que )emos planificado' cantidades a producir, clientes a tener, rdenes de compras a colocar, en otros. *uando se considera la efectividad como nico criterio se cae en los estilos efectivitas, aquellos donde lo importante es el resultado, no importa a qu costo. El comportamiento de este criterios nos da de forma global la medida de competitividad de la empresa. %a Efectividad de un sistema se ve condicionada por el sistema de informacin que disponga para registrar, controlar y sistematizar y difundir la informacin que se genera de toda la empresa y+o departamento "en este caso, el almacn$ debido a que aquella nos dar# resultados a medida de cmo ste sea conformado y desarrollado. El sistema de informacin permitir# a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organizacin y el desarrollo de la misma. ,odo sistema se crea para ejecutar una funcin cuyo cumplimiento implica recursos materiales, )umanos y financieros, los cuales deben estar organizados de forma tal que se logre un conjunto co)erente. En la efectividad de sistemas es el siguiente' (e puede decir entonces ,que la ecuacin de efectividad es el producto de confiabilidad, disponibilidad, mantenibilidad y capacidad de produccin. *ada medicin adecuadamente definida en la ecuacin de efectividad tiene valores 2 entre cero y uno. %a ecuacin de efectividad es til para se!alar oportunidades de mejoras y es muc)o m#s til que simplemente analizar slo el ndice de disponibilidad. %a confiabilidad o fiabilidad es la probabilidad de que un bien funcione adecuadamente durante un perodo determinado, bajo condiciones operativas especficas "por ejemplo, condiciones de presin, temperatura, velocidad, tensin o forma de una onda elctrica, nivel de vibraciones$. %a medida de la facilidad con que se puede realizar el mantenimiento de un bien, da origen al vocablo mantenibilidad, atributo que se e-presa en trminos de frecuencia, de duracin o de costos de mantenimiento. %a disponibilidad es la probabilidad que un bien se pueda utilizar u operar en cualquier momento dentro de sus condiciones de diseo. En definitiva, el mantenimiento debiera ser efectivo, denominando as al servicio que combina disponibilidad, eficiencia, calidad y costos. ,ambin es importante saber que la disponibilidad va relacionada en forma indirecta con el almacn donde se encuentran los stoc., puesto que al no e-istir un buen funcionamiento o estrategia de almacenaje y distribucin la mantenibilidad se vera afectada "el caso de no tener un repuesto al momento preciso retrasando el proceso y elevando costos por penalizacin$. /e aqu que la efectividad, ya que, la momento de variar los valores de mantenibilidad se ver# afectado la disponibilidad. %a eficiencia de un almacn de repuesto afecta sensiblemente la efectividad de un sistema. Es decir, al controlar los stoc. del almacn para las operaciones de mantenimiento bien sea, control de calidad, conocer los equipos obsoletos que ocupan espacio en el almacn y por lo cual producen costos de almacenamiento etc., y sta tiene que estar en amplia relacin con almacn de material y repuestos. (i aumenta la disponibilidad y aumenta la eficiencia del almacn aumenta la efectividad de un sistema. 3 %a efectividad se vincula con la productividad a travs de impactar en el logro de mayores y mejores productos "segn el objetivo$& sin embargo, adolece de la nocin del uso de recursos. El incremento de la efectividad de un sistema se e-presa, entre otras, por el aumento de la ganancia y rentabilidad de la continuidad operacional a proporcionar materiales y repuestos a bajo costo, en la cantidad y calidad requerida en el momento oportuno. En este sentido, el apoyo administrativo es de vital importancia de modo que la gran cantidad de datos del sistema permita una bsqueda e informacin eficientes. %a documentacin tcnica correspondiente a los distintos bienes, debe facilitar las tareas de mantenimiento y encontrarse perfectamente arc)ivada y actualizada con las eventuales reformas o modificaciones que se le pudieran )aber introducido. Estos bienes los identificamos a travs de su cdigo y los arc)ivos deber#n brindamos datos como su denominacin, fec)as de compra e instalacin, si es nacional o importado, marca, modelo, fabricante, distribuidor o representante, ubicacin fsica, estado de conservacin, grado de criticidad, caractersticas tcnicas y e-pectativa de vida. ,ambin se debe contar con arc)ivos de las actividades mantenimiento, con indicacin del tipo de mantenimiento que les corresponde, su frecuencia, tiempo est#ndar o predeterminado para su ejecucin, mtodo de la actividad, normas, criterios y roles de prevencin de la seguridad, repuestos y materiales a emplear, )erramientas e instrumentos, especialidades y dotacin necesarias. ara obtener una adecuada efectividad de un equipo o sistema, como se vi anteriormente, se debe de considerar la disponibilidad, la eficiencia, y la calidad de la misma. ara obtener esto se debe de comenzar por planificacin de un tiempo de reparacin de los sistemas "0antenibilidad$, as como mejorar la *onfiabilidad del equipo, lo que permite tener una ptima disponibilidad del sistema. ,ambin se debe de planificar los costos asociados a la calidad de los productos, es decir, la 4 reduccin de costos sin que afecte de sobremanera la calidad. ara realizar todo esto, se debe de tener en cuenta todos los costos asociados a estos par#metros al momento de planificar, de manera que durante la programacin y ejecucin, no se creen desviaciones del planificado para tales fines. Esta claro que la efectividad de un sistema depende muc)o de la planificacin, 0ediante la planificacin se logra trazar las magnitudes ptimas de gastos para acometer la produccin, mediante los resultados operativos de la empresa, los factores tcnico1econmicos y los indicadores establecidos. %a planificacin del costo sirve como instrumento de control a la direccin de las instituciones, debido a que le permite conocer, sistem#ticamente y de manera #gil, cualquier desviacin que ocurra en la ejecucin real de la produccin con respecto al plan trazado, en cada una de las #reas y en la entidad en su conjunto. %a efectividad de la organizacin se indica segn la medida en que avanza )acia el cumplimiento de su misin y la realizacin de sus metas. 2o obstante, la efectividad no es un concepto simple. %a dificultad b#sica en analizar la efectividad radica en el )ec)o de que muc)as organizaciones )acen mltiples declaraciones sobre sus misiones y metas. 3 veces estas declaraciones son parte de la constitucin de la organizacin& otras veces son parte de sus documentos estratgicos. /ondequiera que se )allen estas declaraciones, es necesario tener una gua bien definida de la razn de ser de la organizacin. PROBLEMAS E E!E"#$%$A. 4*u#n efectiva es un departamento de gestin de materiales en cumplir con su misin5 ,odo programa de abastecimiento obedece a una estrategia de lograr la m#-ima calidad, m#-ima rentabilidad en la cantidad al menor costo 5 garantizando continuidad operacional con cero impacto en seguridad, ambiente y produccin. El uso de indicadores cuantitativos y cualitativos la evaluacin del sistema para identificar oportunidades de mejoras y estandarizar ara lograr que el sistema logre ser eficaz, confiable, disponible& se pude recurrir a la planificacin y las tcnicas que ayuden a mejorar la efectividad del mismo. or ello, un departamento de mantenimiento debe en su proceso de planificacin de actividades debe tomar en cuenta el elemento de almacn a los fines de verificar si en el momento de la puesta en marc)a de cada uno de los programas, se cuenta con todos y cada uno de los materiales y repuestos requeridos para la ejecucin de los mismos. Esto para evitar retrasos que afecten la continuidad de las operaciones y le resten valor agregado a la organizacin. %a planificacin es el proceso mediante el cual se determinan los elementos necesarios para realizar una tarea, antes del momento que se inicie el trabajo (in duda alguna )ay una gran relacin entre estos dos conceptos& puesto que, con una planificacin eficaz y un sistema efectivo, se contribuye de manera significativa a lo siguiente' 6educcin en los costos de mantenimiento. 0ejor utilizacin de la fuerza de trabajo de mantenimiento al reducir demorar e interrupciones. 0ejor calidad del trabajo de mantenimiento al adoptar los mejores mtodos y procedimientos y asignar a los trabajadores mas calificados para el trabajo El objetivo es reducir el costo de tenencia y ma-imizar la disponibilidad del equipo. El mtodo consiste en participar en el dise!o fsico tomando en cuenta la confiabilidad y mantenibilidad antes de que el equipo sea construido o antes de 6 )acer en la planta alguna modificacin, todo esto en busca de mayor disponibilidad del equipo, introduciendo componentes de mayor confiabilidad. 3dem#s, si es necesario, redise!ar para mejorar la facilidad de acceso a partes crticas tanto para poder inspeccionarlas como para su reposicin por desgaste o da!o llegado el caso. *on equipo nuevo esto )ace que los requerimientos de mantenimiento estn acordes con las demandas de la produccin. En trminos simples, en el equipo nuevo permite a mantenimiento )acer que la manufactura del equipo permita los resultados deseables. *uando se )ace redise!o en equipos ya e-istentes, se puede prolongar substancialmente la vida del equipo en especial cuando no resulta aceptable el costo de adquirir equipo nuevo. Esta #rea de oportunidad rendir# mejora si se lleva a cabo en forma constructiva. *onlleva la adquisicin de un conjunto valioso de e-periencias, innovacin y sentido comn, que producir# el nivel de mejora en el mantenimiento que soporte la produccin. 7