CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA " DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. INFORMA SOBRE __DILIGENCIAS EFECTUADAS EN EL MINISTERIO DE EDUCACION RESPECTO DEL ESTADO DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS DE LA SEREMI DE EDUCACION DE LA REGION METROPOLITANA ! Santiago, 97 1a508*010645 En relacién con lo manifestado en ef Oficio N° 9882, de 4 de marzo pasado, esta Contraloria General se constituyé en dependencias de la Subsecretaria de Educacién con el propésito de efectuar una indagacién que permitiera pronunciarse acerca de la metodologia de trabajo utilizada para normalizar las concliaciones bancarias de la Secretaria Regional Ministerial de Educacién de la Regin Metropolitana Conforme dicha indagatoria puede sefialarse lo siguiente: |- Metodologia de conciliacién. 1 Mediante documento reservado N° 02/85 del 28 de septiembre de 2007, de la Subsecretaria de Educacién se remite a esta Contraloria General el Informe *Acciones Realizadas en la Secretaria Regional Ministerial de la Region Metropolitana, sobre conciliaciones bancarias. y otros", resolviéndose, designar a don Sergio Alvarez Farias, Jefe de la Seccién de Ejecucién Presupuestaria de la Division de Administracién General del Ministerio de Educacién para confeccionar las conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas de Chile Califica, Subvenciones Il y Giros Globales, para el periodo 2006 y parte del 2007, de la SEREMI Metropolitana Analizados los distintos registros sobre disponibilidades bancarias al 31.12.2005, con los que dicho personero dio inicio a la confeccién de las conciliaciones bancarias antes sefialadas, se comprobé que mostraban la siguiente situacién: AL SENOR i CRISTIAN MARTINEZ AHUMADA SUBSECRETARIO DE EDUCACION PRESENTE“4. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA \ DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA. [" CUENTAS ‘SALDO AL SALDO DE SALDO. | CORRIENTES | 31.12.2005, | DISPONIBILIDAD| BANCARIO SEGUN AL 31.12.2005, SEGUN CERTIFICADO SEGUN CONTABILIDAD. DELBANCO | DOCUMENTO (CARTERA (8) DE FINANCIERA CONCILIACION SIGFE) DE LA SEREMI (6) ($) CHILE CALIFICA "| 433.551.6290 | (252.455.689) __| (252.455.6890) SUBVENCIONES — 2.839.351.896 | (452.001.654) _|4.803.483.845 GIROS 329.879.346 | 1.250.267.9441 1.378. 623.516 GLOBALES Siac ean Lo anterior, dejé en evidencia la magnitud de las distorsiones existentes respecto de una misma cuenta banco, advirtiéndose, incluso, saldos con cifras negativas que implicarian que se habrian realizado mas giros que depésitos. Cabe precisar que el trabajo desarrollado no ha contemplado labor alguna de regularizacion de la Cuenta Subvenciones “1” ( 901634-1 ), utilizada por esa SEREM!I hasta el mes de marzo de 2008, En declaracién prestada ante los fiscalizadores de Contraloria General el Sr. Alvarez confirmé que los antecedentes que existian en la SEREMI sobre conciliaciones bancarias, representaban meras cuadraturas de cifras, De lo expresado por dicho personero, es posible inferir que el trabajo conciliatorio que le fue encomendado, ha considerado saldos de “disponibilidad bancaria al 31.12.2005", no validados, arrastrando diferencias pendientes de confirmacién por parte de la SEREM| Del mismo modo el Sr. Alvarez también hizo presente que su labor solo consistié en un andlisis comparative a nivel de registros, sin que realizara un examen documental que confirmara et resultado obtenido a través del correspondiente proceso de conciliacién bancaria, en especial sobre las diferencias o discrepancias producidas entre registros A modo de ejemplo, si como resultado de la conciliacién bancaria se indicaba que existia un “depésito no contabilizado” (registrado por el banco pero no contablemente), dicho profesional no validé la efectividad de dicha circunstancia a través de la documentaci6n de respaldo pertinente. La metodologia de trabajo con que el Sr. Alvarez abordé la tarea de confeccion de las conciliaciones bancarias significé reconstruir en la practica el movimiento de las disponibilidades bancarias, a saber: depésitos y giros, los que fueron imputados como “cargos” y “abonos’, respectivamente, en un registro habilitado que represent6 un “Libro Banco”te, CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ¢ DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Para tales efectos, determind la correlatividad de los documentos de cheques del periodo y mediante instrucciones y formulas en Excel creadas por é| mismo, fueron ubicados en forma automatica, tanto, en las cartolas bancarias proporcionadas por BancoEstado, asi como también, en las carteras financieras del SIGFE, adicionando los montos y nombres coincidentes con esa numeracién. EI objetivo de crear un registro y reconstruir el movimiento indicado obedecia a la necesidad de Poder dar respuesta a la estructura de conciliacién adoptada al efecto, la que requeria: partir de un saido inicial, sumar los depésitos y restar los giros del periodo, obteniendo de ello, el denominado saldo contable disponible para el periodo siguiente, EI saldo final asi determinado debia ser confrontado con el indicado por la entidad bancaria, determinar la diferencia a explicar_ y de ser pertinente realizar los ajustes necesarios, con lo cual se entendia conciliado el movimiento bancario del periodo. En Io relevante, la verificacion efectuada ha permitido concluir que el mecanismo sefialado, en lugar de confrontar el saldo contable de la cuenta banco de SIGFE, con el informado en el certificado bancario, y determinar a partir de aquello la diferencia a explicar mediante conciliacién, se opt6 por determinar un saldo que proviene de reconstruir el movimiento de las disponibilidades bancarias, valiéndose para ello de variados antecedentes, algunos de los cuales carecen de confiabilidad (saldo inicial de! periodo anterior). Del mismo modo, la revision practicada ha establecido que la labor acometida por esa Subsecretaria se ha circunscrito al periodo 2006 y parte del afio 2007. Con todo, el mecanismo adoptado para la confeccion de las conciliaciones banearias, asi como, las facilidades de Excel utilizadas por el Sr. Alvarez, no han sido validades y/o certificados por alguna instancia competente. Conclusiones. De conformidad con lo expuesto en el presente informe, se debe sefialar que: 1.- Una conciliacién representa una técnica de control, consistente en efectuar un analisis comparativo entre datos relacionados con el propésito de hacerlos concordar. No obstante, su real utilidad para los fines del control es la biisqueda de una explicacién razonada sobre la naturaleza y ‘magnitud de las diferencias resultantes, por cuanto, de persistir cifras por conceptos sin actarar y/o confirmar, no podria entenderse por cumplido el objetivo principal de la conciliacién, cual es dar cuenta sobre las eventuales no coincidencias y adoptar decisiones en torno a ellas. De no ser asi, tales distorsiones podrian atentar contra los intereses de la entidad, llevar a una interpretacién erronea de la situacién presupuestaria y financiera, y Propiciar situaciones para la ocurrencia de irregularidades o fraudes