UNIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

CS. ADMINISTRATIVAS Y MARKETING ESTRATEGICO

PROCESO DE REORGANIZACION

TEORIA ORGANIZACIONAL I

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PROCESO DE REORGANIZACION


1. CONCEPTO

Con frecuencia un organismo social logra dejar atrs su estructura corriente
cuando nuevos productos, nuevas funciones, nuevos procedimientos, nuevo
personal, etc. se han aadido y aumentado su magnitud, por tanto la
reorganizacin es la adecuacin y modernizacin de la estructura
ORGANIZACIONAL y estar de acuerdo con la dinmica actual.


2. DETERMINACIN DE LAS TAREAS A REORGANIZAR.

Se debe considerar que es lo que se quiere:

1. Aumentar la "eficiencia", el desarrollo de las operaciones del
organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus
recursos.

2. Definir con exactitud las "lneas de autoridad" para evitar
situaciones como: duplicidad de autoridad, excesiva
centralizacin, que el numero de los niveles de autoridad sean
demasiados y estructuracin difcil de entender.

3. Lograr una mayor "coordinacin" entre las actividades internas de
las unidades administrativas para promover una sincronizacin y
armona de las formas de operar.

4. Lograr mayor "control" de las operaciones que se desarrollan
mediante un anlisis y evaluacin de la informacin para evaluar
si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar
medidas colectivas.




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5. Determinar las funciones es decir definir y agrupar las tareas a
realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo
necesario para alcanzarlo.

6. Establecer una "comunicacin" efectiva" para estar al tanto de las
actividades departamentales como interdepartamentales, por
medio de informes peridicos sobre su actuacin y los resultados
obtenidos.

7. Establecer adecuadas "relaciones" con el personal, la cooperacin
es un requisito indispensable para asegurar el buen trabajo
colectivo y se puede alcanzar simplemente por medio del
contacto diario.

3. DETERMINACION DE NECESIDADES.

Las desviaciones o fallas pueden ser por deficiencias internas o factores
externos producidos por el medio ambiente con el cual interacta.
Sntomas internos:
Objetivos mal definidos
Inadecuada divisin de trabajo
Deficientes comunicaciones
Lenta toma de decisiones
Excesivo tramo de control
Insuficiencia funcional
Deficientes controles
Baja productividad
Crecimiento no programado
Deficientes relaciones humanas
Deficiente carga de trabajo

Sntomas externos:
Avance cientfico y tecnolgico
Situacin del mercado
Sistema econmico, poltico, social y cultural.



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4. PLAN DE TRABAJO

Determinacin de una nueva estructura ORGANIZACIONAL
Definicin de lneas de autoridad y responsabilidad
Asignacin de funciones y actividades
Fijacin de polticas administrativas
Determinacin de nuevos controles
Coordinacin de funciones y actividades
Adecuadas relaciones humanas, etc.


5. RECOPILACION DE INFORMACIN.
Se debe seleccionar previamente la informacin que recopile, los hechos
que deben ser constatados, deben ser objetivos, es decir no deber
recopilar datos innecesarios, hay que tener en cuenta el propsito del
estudio y se debe proceder a la evaluacin de la informacin recopilada
con la finalidad de:

* Asegurarse que es relativa al problema
* Determinar si de ella se desprende la existencia de nuevos problemas
* Evaluar la informacin recopilada para ver si sugiere cambios o
mejoras.

6. ANLISIS, DIAGNSTICO Y DISEO DE LA ESTRUCTURA
ORGNICA
El anlisis funcional toma en cuenta los siguientes factores:
Factor directo constante:
* Agrupar funciones por afinidad
* Identificar reas de primer nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Identificar reas de segundo nivel
* Desglosar funciones en actividades
* Repetir lo anterior de acuerdo a los niveles jerrquicos
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El anlisis estructural toma en cuenta los siguientes factores:

Factores directos variables:
*Especializacin de funciones
* Volumen de trabajo
* Tipos de actividades o trabajo
* Tipos de productos o artculos
* Tipos de personas o cosa que se atienden
Factores indirectos:
* Equilibrio horizontal entre las unidades
* Desarrollo de otras funciones
* Econmica de recursos

REORGANIZACIN ADMINISTRATIVA

Emprender un proceso de reorganizacin administrativa es una decisin que la
organizacin debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha.

La estructura administrativa de las organizaciones representa los cimientos
sobre los que se erige y funciona la organizacin. Una reestructuracin
adecuada de los recursos humanos y fsicos de las mismas permite alcanzar
los objetivos de las organizaciones.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN

Es el proceso que parte de la especializacin y divisin del trabajo para agrupar
y asignar funciones a unidades especificas e interrelacionadas por lneas de
mando, comunicacin y jerarqua con el fin de contribuir al logro de objetivos
comunes de un grupo de personas.
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ALCANCE Y FUENTES DE UN CAMBIO ORGANIZACIONAL

Cuando se cambia una organizacin se afecta de forma directa toda su
composicin, ya que sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical del
organigrama.

Debido a ello, la formulacin de una propuesta de reorganizacin tiene que
fundamentar las causas que la originan y su rea de influencia.

INTERNAS

Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

Lentitud en el flujo de recursos econmicos.

Cambio de estrategias.

Funcionalidad tcnica y/o tecnolgica.

Deteccin de problemas operativos internos.

Dificultades en el proceso de toma de decisiones.

Expansin de la organizacin.

Como resultado de una iniciativa para mejorar el desempeo.

Para asegurar una ventaja competitiva.



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EXTERNAS

Cambio en la situacin del mercado.

Presin de una competencia.

Modificacin de las condiciones econmicas del pas.

Cambios en el marco legal.

Como propuesta de cmaras o grupos de afiliacin.

Por acuerdos inter e intraorganizacional.

En atencin a convenios y/o tratados nacionales o internacionales.

Por demanda de grupos de inters.


MARCO TERICO

Se presenta un recuento de los principios, criterios y tcnicas ms importantes
que orientan y ordenan la estructura y forma de operar en las organizaciones.
Para facilitar su comprensin se han dividido en dos partes: la primera contiene
los aspectos considerados como la visin clsica, la segunda, los de ms
reciente acuacin como un enfoque alterno.





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VISIN CLSICA

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN.

DEPARTAMENTALIZACIN.

Implica la especializacin del trabajo de acuerdo con el lugar, producto,
servicio, cliente o proceso que resulta en una divisin o combinacin del
personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas
entre s.

Las operaciones, actividades y funciones constituyen los elementos principales
de la departamentalizacin.

A) Operacin. Cada una de las acciones, pasos o etapas fsicas o mentales
necesarias para llevar a cabo una o varias tareas. Divisin mnima del trabajo.

B) Actividad. Conjunto de operaciones organizadas secuencialmente para
lograr una finalidad establecida.


C) Funcin. Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos
de una organizacin.


Mediante la departamentalizacin se pretende agrupar en unidades definidas
las funciones con objetivos afines que se orientan hacia el mismo propsito.




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JERARQUIZACIN

Jerarquiza es establecer las lneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a travs
de distintos niveles organizacionales y delimitar la responsabilidad de cada
empleado ante un solo superior inmediato.

LNEA DE MANDO

Estas lneas se relacionan estrechamente con la jerarquizacin porque
simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de
los organigramas ya que representan grficamente la delegacin de autoridad
mediante niveles jerrquicos.

UNIDAD DE MANDO

Es conveniente que una unidad administrativa no tenga ms que un solo titular,
lo cual evita la duplicacin de mando y posibles conflictos de autoridad.

AUTORIDAD

Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar rdenes para
que se realice alguna actividad o se acate una decisin.

RESPONSABILIDAD

Es la exigencia que tiene todo individuo u rgano administrativo de cumplir las
acciones encomendadas y rendir cuentas de su ejecucin a la autoridad
correspondiente.




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AUTORIDAD FUNCIONAL

Este tipo de autoridad, que se basa en el conocimiento experto, se asigna a
unidades que tienen a su cargo funciones de apoyo o asesora, aunque
tambin puede recaer en unidades de lnea.

TRAMO DE CONTROL

Es el nmero de unidades administrativas que dependen directamente de un
rgano superior. El tramo de control que debe tener un superior est
determinado por las relaciones orgnicas entre este y sus subordinados, as
como por las que establecen entre s estos ltimos.

COMUNICACIN

Es el proceso reciproco en que la unidades y las personas intercambian
informacin con un propsito determinado.

Comunicacin formal. Ocurre entre individuos o unidades y se basa en el
puesto o jerarqua que ocupan, las actividades encomendadas, con el fin de
coordinar las acciones de manera eficaz.

Comunicacin informal. Es el intercambio de informacin fuera de los canales y
procedimientos que dispone la organizacin, debido a necesidades de trabajo,
relaciones individuales, afinidades intergrupales, etc.

CARACTERSTICAS DE LOS NIVELES ADMINISTRATIVOS

Un elemento de decisin til para desagregar funciones, evitar omisiones o
duplicaciones y servir como gua consiste en precisar las funciones genricas
de cada nivel de la estructura organizacional, a saber:

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FUNCIONES QUE CARACTERIZA AL NIVEL DIRECTIVO

Definir el marco de actuacin de la organizacin.

Formular las estrategias cooperativas y de negocio de la organizacin.

Establecer polticas para la toma de decisiones en todos los niveles de la
organizacin.

Definir las prioridades de la organizacin a corto, mediano y largo
plazos.

Manejar la imagen de la organizacin.

Interrelacionar las acciones de las unidades de la organizacin.

Prever el financiamiento de la organizacin.

Fomentar el espritu de equipo y el respeto a los valores de la
organizacin.

Mantener el rumbo de la organizacin de acuerdo con los objetivos y
prioridades establecidas.

FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL SUPERVISOR

Definir las estrategias funcionales de la organizacin.

Coadyuvar en la puesta de marcha de las estrategias corporativas y de
negocios.

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Elaborar y ejecutar programas, y establecer objetivos y metas a corto,
mediano y largo plazo.

Coordinar la implantacin de las funciones sustantivas y de apoyo.

Establecer sistemas de control, supervisin y evaluacin de las
acciones.

Interpretar y aplicar las polticas y estrategias establecidas.

Asumir la responsabilidad del desarrollo de sistemas, procesos,
funciones, procedimientos, programas o proyectos.

Orientar y aplicar los recursos necesarios en el cumplimiento de los
objetivos de la organizacin.

FUNCIONES QUE CARACTERIZAN AL NIVEL OPERATIVO

Alcanzar las metas de trabajo de sus reas.

Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo e las actividades bajo su
responsabilidad.

Aplicar los sistemas, procesos, funciones, procedimientos, programas,
proyectos mediante mtodos especficos de trabajo.

Atender el desarrollo del trabajo segn los criterios establecidos.

Impulsar la productividad y promover la calidad del trabajo.

Proponer medidas y ajustes a sus actividades e informar a los mandos
superiores.