DOCUMENTELE CALITATII

Proceduri referitoare la sistemul

de management al calitatii

Definitii
Tipuri de proceduri
Structura generala a unei proceduri


Definitie:
O procedura este un document care
specifica (prezinta) modul de efectuare
(operare) si de control a unei
activitati/proces.


Procedurile pot fi prezentate in scris si in acest caz
se numesc proceduri scrise sau documentate.
Procedurile documentate se pot referi la activitati
individuale, la activitati grupate pe domenii sau la
ansamblul activitatilor unei firme
Prezentarea unei proceduri
O procedura documentata se poate prezenta in trei moduri:

Sub forma de text,
Sub forma de schema (diagrama in flux) si
tip formular.

OBS. Pot exista simultan toate cele 3 moduri de
descriere, 2 sau unul singur.


Partea "text" a procedurilor este reprezentata de textul
documentului in cauza. Aceasta parte prezinta criteriile (si uneori
metodele) de operare si control a procesului/ activitatii care face
subiectul procedurii documentate;


Partea "schema" a procedurilor documentate este reprezentata
de scheme. Acestea au ca principal scop lamurirea concentrata
si simplificata a unei probleme, avand doar rol informativ, de
intelegere a unui subiect legat de sistemul de management;


Partea "formular" a procedurilor documentate este reprezentata
prin diverse tipizate (tabele). Prin completarea acestora apar asa
numitele "inregistrari" prin care se confirma operarea si/sau
cotrolul procesului descris in procedura documentata.

O procedura documentata poate avea urmatoarele
sectiuni:


Scop si domeniu de aplicare;

Definitii, prescurtari, simboluri;

Documente de referinta;

Procedura (sau Operarea si controlul procesului sau
Descrierea procedurii);

Responsabilitati;

Inregistrari;

Anexe.
Structura generala a unei proceduri
1. In Scop si domeniu de aplicare se prezinta
scopul pentru care a fost alcatuita procedura (de
ce s-a intocmit acea procedura documentata) si
domeniul pentru care aceasta este valabila.

2. In Definitii, prescurtari, simboluri sunt
prezentate concret acele elemente care concura
la intelegerea procedurii.

3. In Documente de referinta sunt enumerate
documentele in raport cu care s-a alcatuit
procedura documentata sau acele documente la
care se face referire in textul acesteia.


4. In Procedura (sau Operarea si controlul procesului sau
Descrierea procedurii) se prezinta concret modul in care se
desfasoara si se controleaza activitatea/ procesul descris in
procedura documentata.

5. In Responsabilitati se prezinta cine este responsabil pentru
planificarea, organizarea, coordonarea, efectuarea,
controlarea si evaluarea activitatilor prezentate in procedura.

6. In Inregistrari se prezinta tipizatele (tabelele) care stau la
baza inregistrarilor, modul cum se realizeaza inregistrarile
care confirma desfasurarea activitatii/ procesului conform cu
cerintele stabilite, precum si modul cum sunt tinute
inregistrarile sub control.

7. In Anexe sunt enumerate schemele si formularele
procedurii documentate.
Tipuri de proceduri
Dupa gradul de generalitate se deosebesc:
Proceduri generale (referitoare la SMC);
Proceduri specifice diferitelor domenii de activitate ale unei
firme. Acestea pot fi:

Tipuri de
proceduri
2. Proceduri
operaionale
3. Proceduri de
inspecie/
ncercri
Procedurile
sistemului de
managemet
al calitii

1. Procedurile
de lucru
Procedurile generale sunt, conform standardului ISO
9000, documente de baza in implementarea unui
sistem de management al calitatii
Ele descriu:
Obiectivele si modul de desfasurare a diferitelor activitati
referitoare la asigurarea calitatii;
Responsabilitatile si relatiile dintre persoanele care
coordoneaza, efectueaza, verifica sau analizeaza activitatile
respective
Standardul ISO 9001/2000 prevede obligativitatea elaborrii de
proceduri documentatate cu privire la urmtoarele activiti:
CONTROLUL DOCUMENTELOR
CONTROLUL NREGISTRRILOR
AUDITUL INTERN
CONTROLUL PRODUSULUI NECONFORM
ACIUNI CORECTIVE
ACIUNI PREVENTIVE
Conform standardului ISO 9001/2000, pe langa
procedurile mentionate, firmele care implementeaza un
SMC elaboreaza si alte proceduri referitoare la sistem.

Procedurile generale se detalieaza prin:
Proceduri operationale (proceduri de inspectie, proceduri
de incercare, instructiuni de lucru etc.;
Fise tehnologice;
Desene;
Specificatii etc.
In concluzie:
Forma de prezentare a procedurilor documentate, numrul i
volumul acestora difer n funcie de mrimea firmei, specificul
activitii, domeniul de aplicare si structura prevzut n
Manualul Calitii
Exemplificativ, procedurile generale si operationale ale unei
firme din Romania pot fi:
TIPUL DE
PROCEDUR
CODUL
PROCEDURII
DENUMIREA PROCEDURII




PROCEDURI
GENERALE

PG-simbol
01-16-numarul
procedurii
PG 01 Analiza ofertei, a comenzii/ contractului
PG 02 Proiectare i dezvoltare tehnologic
PG 11 Controlul documentelor (procedura obligatorie)
PG 11.01 Elaborarea i actualizarea procedurilor
PG 03 Aprovizionare
PG 03.01 Controlul produsului furnizat de client
PG 04 Identificare i trasabilitate
PG 05 Vnzare, facturare
PG 06 Inspecii i ncercri
PG 07 Controlul echipamentelor de msurare i ncercare
PG 08 Controlul produsului neconform (procedura obligatorie)
PG09 Aciuni corective i preventive (procedura obligatorie)
PG 10 Manipulare, depozitare, ambalare, conservare i livrare
PG 11 Controlul nregistrrilor (procedura obligatorie)
PG 12 Audituri interne ale calitii (procedura obligatorie)
PG 13 Managementul resurselor umane
PG 14 Service
PG 15 Analiza datelor
PG 16 Comunicare
PROCEDURI
OPERAIONALE

PO-simbol
PO 01 Evaluarea satisfaciei clienilor
PO 02 Instalare maini- unelte
PO 03 Vnzare maini- unelte
PO 04 mbuntirea continu
Exemplificativ, conform ISO 9001/2001 procedurile unei unitati de invatamant superior din Romania
pot fi:
PROCEDURI DE SISTEM, PROCEDURI OPERAIONALE
Denumire procedur Cod
1. Controlul documentelor PS-01
2. Controlul nregistrrilor PS-02
3. Audit intern PS-03
4. Controlul produsului
neconform
PS-04
5. Aciuni corective PS-05
6. Aciuni preventive PS-06
Nr.
Crt.
Denumire procedur Cod
7. Aprovizionare PO-01
8. Control operaional PO-02
9. Controlul dispozitivelor de
msurare i monitorizare
PO-03
10. Comunicare PO-04
11. Analiza SMC efectuat de
conducere
PO-05
12. Competen, contientizare
i instruire
PO-06
13. Comunicarea cu clienii PO-07
14. Analiza datelor PO-08
Nr.
Crt.
Denumire procedur Cod
15. Managementul riscului PL-01
16. Ocuparea posturilor didactice PL-02
17. Activitatea profesional a studenilor PL-03
18. Evaluarea cadrelor didactice de ctre
studeni
PL-04
19. Evaluarea colegial n universitate PL-05
20. ntocmirea regulamentelor PL-06
21. ntocmirea statelor de funcii ale
personalului didactic
PL-07
22. Funcionarea Comisiei pentru Evaluarea i
Asigurarea Calitii
PL-08
23. Funcionarea Sistemului de Management al
Calitii
PL-09
24. Alegerea studenilor n Consiliile
Facultilor i Senatul Universitii
PL-10
PROCEDURI DE LUCRU
In elaborarea unei proceduri vor fi luate in considerare
urmatoarele aspecte:

definirea nevoilor organizaiei, clienilor i furnizorilor
acesteia;
descrierea procesului n text si/sau diagrame flux;
stabilirea a ce trebuie facut, de ctre cine sau de ctre
care funcie din organizaie, de ce, cnd, unde i cum;
descrierea procesului de control i controlul activitilor
identificate;
definirea necesarului de resurse pentru ndeplinirea
activitilor (resurse de personal, de instruire,
echipamente, materiale);
definirea documentaiei celei mai potrivite pentru
activitatea cerut;
definirea intrrilor i ieirilor procesului
definirea msurrilor ce trebuie facute
FISA DE LUCRU: Elaborai conform specializrii vostre o procedur/instructiune de
lucru cu titlul Evaluarea satisfaciei clienilor respectnd urmtoarea structur:
Scopul procedurii
Domeniul de aplicare
Definiii, prescurtri
Documente de referin
Descrierea procedurii
Responsabiliti
Inregistrri,anexe