Estructura de descomposicin de trabajo - Planeamiento

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ESTRUCTURA DE
DESCOMPOSICIN
DE TRABAJO

Borrador de organigrama segn las funciones descritas en la
EDT


FEDERACIN DEPORTIVIA PERUANA DE NATACIN
Gerencia General



Estructura de descomposicin de trabajo - Planeamiento

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Introduccin

Se hicieron reuniones grupales e individuales en las que se detallaron las actividades
y funciones de cada persona involucrada en la Federacin.
En este resumen se pudo observar que en la FDPN no existe un organigrama
funcional que permita manejar correctamente una lnea de mandos.

Adems se nota que no se cumple con las lneas de mando, ya que muchos informes
saltan los puestos superiores.

Al finalizar el presente informe se notar que el organigrama propuesto tiene una
visin totalmente diferente a lo que se estableca anteriormente en el organigrama.





Objetivos

1. Conocer todas las actividades que se realizan en la FDPN
2. Organizar las actividades en reas o grupos de trabajo que eviten la
duplicidad de funciones y esfuerzos.
3. Preparar un organigrama funcional de la FDPN
4. Estimar los costos y periodo de ejecucin de elaboracin de un organigrama
de la FDPN.

En este informe se han cumplido los 3 primeros objetivos segn lo que se describe
lneas adelante. Sin embargo antes de estimar los costos que conllevara implantar el
organigrama se necesita que el consejo directivo tenga conocimiento de lo planteado
y decida si toman la decision de hacer una reingeniera total o solo un cambio
funcional en la FDPN.
El fin del estudio de elaboracin de un organigrama es hacer que el organigrama
permita funcionar como un sistema que logra los objetivos esperados.
La palabra sistema tiene muchas connotaciones:
Un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; un grupo de unidades
combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado (output) es mayor que
el resultado que las unidades podran tener si funcionaran independientemente


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Un sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinacin de partes
formando un todo complejo o unitario; un conjunto de partes y objetivos que
interactan y que forman un todo o que se encuentran bajo la influencia de las fuerza
en alguna relacin definida.



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Entregable esperado inicialmente
Por la diversidad de las acciones de la FDPN, esperamos que se pueda lograr hacer un
organigrama que tenga la apariencia de:

Desglose de funciones
A continuacin un detalle de las principales funciones desglosadas por cada rea.
Direccin tcnica
Integracin del calendario
Organizacin de competencias
Coordinacin con comisiones
Asesoramiento a los niveles de
direccin
Preparar los planes de superacin
Eleva las propuestas de selecciones
Orientar el trabajo tcnico general

Coordinador tcnico
Llevar histrico de resultados y
competencias
Dar y recibir informacin al IPD y COP
Lleva control del PAD y ADO
Seguimiento de requerimientos de
competencias

Comisiones tcnicas
Requerimientos de equipos
Requerimiento de jueces
Coordinacin de personal para el
evento
Proponen el calendario de actividades
Elaboracin de las bases
Preparar los criterios de seleccin
Proponen la seleccin
Secretara deportiva
Lleva archivo de:
Torneos
Bases
Resultados
Fichas de deportistas

Directorio
rea Administrativa
rea Deportiva
B D
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FDPN
C A
1 5
Gerencia


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Direccin de
Academia
Estructuracin de niveles de
aprendizaje
Capacitacin y evaluacin de profesores
y personal que labora en piscina.
Distribucin de profesores en horarios
Organizacin de espacios en piscina por
horarios
Desarrollo de talentos
Coordinacin de programas de
enseanza con Direccin tcnica
Impulsa las academias de las disciplinas
de polo, sincro y clavados

Coordinador de
academia
Control de carnets de academia
Control de uso de piscina libre y clubes
Elaboracin de cuadros de pago para
profesores
Control de horas de enseanza de los
profesores
Evala el nivel de aprendizaje de los
alumnos
Atencin a los padres
Evala la metodologa que imparten los
profesores

Controlador
Control de los carns
Control de las horas de los profesores.
Elaboracin de informes de usos de
horas profesor en relacin de alumnos.


Director
administrativo
Archivo central
Manejo de correspondencia
Elaboracin de oficios y cartas
Comunicacin fluida con el CD
Llevara a cabo Reuniones diarias de
planificacin (RDP) por separado con
cada jefe de rea.
Realizara Reuniones semanales de
planificacin (RSP) con todos los jefes
de reas.


Presupuesto
Evaluacin y proyeccin presupuestal
Verificacin, control e ingresos
Informes de Ejecucin presupuestal
Informe econmicos
Torneos (Control e Inscripciones)


Logstica
Compras varias
Logstica
Compra de indumentaria deportiva
Compra de pasajes
Compra de medallas y trofeos
Contratacin de seguros contra
accidentes, contra robos,
responsabilidad civil, incendios.
Control de almacn
Contratacin de Vida ley


Caja
Control de ingresos de academia,
piscina libre y otros ingresos
Depsito de recaudacin diaria
Informes de ingresos y gastos
Manejo de caja chica


Contabilidad
Procesa informacin de ingresos y
gastos
Liquidacin de gastos
Pago de proveedores
Preparacin de pagos de impuestos


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Girar Cheques
Transferencias para participaciones
internacionales
Procesamiento de planillas
Revisin de planilla para profesores
Elaboracin de balance, declaracin
anual DAOT.
Rendicin de cuentas al IPD y COP
Elaboracin de ganancias y prdidas y
EE.FF.


Personal
Evaluacin y revisin del Manual del
Funciones y fichas de puesto de trabajo
Contratacin de personal
File del trabajador
Coordinacin de limpieza de local
Control de horas de entrada y salida
Propuestas de capacitacin de personal
Coordinacin de rol de vacaciones
Control de pagos de AFP, seguros, CTS
Elaboracin de planilla de personal

Mantenimiento
Mantenimiento de piscina, sala de
mquinas, reas libres, reas verdes.
Reparaciones de equipos
Control de estado de maquinarias y
equipos
Lleva control de mantenimiento
preventivo
Control de limpieza de piscina
Temperado de las piscinas


Secretara
administrativa
Lleva archivo de:
Contratos
Indeci
ISO9000
Licencias
Archivo central


Prensa
Organizar conferencias de prensa
Publicar las notas de prensa
Coordinacin de eventos publicados en
la pgina web
Coordinar las entrevistas de los
seleccionados




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Planteamiento inicial
Organigrama general

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rea deportiva



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rea administrativa


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Los insumos o entradas de un sistema de una organizacin incluyen a los empleados,
materias primas y otros recursos fsicos, informacin y recursos financieros. El
proceso de transformacin modifica estos insumos en algo de valor que se puede
exportar de regreso al ambiente.
En el caso de la FDPN tiene varios productos tangibles e intangibles
entre las que podemos nombrar.
El servicio de enseanza en la academia.
El uso de piscina libre.
El llevar control de la disciplina de la natacin.
Certificar que las competencias sean llevadas con el
respectivo control necesario y que estas marcas sean vlidas a nivel nacional
o internacional

En este punto debemos hacernos una pregunta: La FDPN es una institucin sin fines
de lucro? Entre los objetivos de la FDPN est generar dinero?
De las reuniones con el personal se not que no era fcil poder responder esta
pregunta, para los trabajadores dela FDPN no queda claro el tema por lo que ocurre
a diario en las instalaciones.
Se not que haba dos tipos de objetivos:
Representar, dirigir, ejecutar, coordinar, difundir, fomentar y supervisar
tcnica y administrativamente la disciplina deportiva de la natacin en el
Per.
Generar ingresos a travs de las academias acuticas, programa de talentos y
piscina libre.
Tambin se not que haba dos tipos de clientes:
Clubes deportivos que impulsan la prctica competitiva de los deportes
acuticos.
Pblico en general que desea aprender a dominar el medio acutico y/o que
desea alquilar un espacio para practicar la disciplina que le agrada.
Nano Guerra Garca mencionaba, la empresa se diferencia
de cualquier otro tipo de institucin cuando genera algo que
nadie mas puede lograr, la empresa es justamente una empresa
cuando logra generar clientes, en funcin de lograr la
satisfaccin de sus clientes la empresa logra sus objetivos.
Ninguna otra institucin genera clientes.



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Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo
que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misin.
Por tanto los objetivos para fidelizar a los clientes, satisfacer sus necesidades y buscar
nuevos clientes no pueden ser realizados de la misma forma.
Aunque es posible tener una estrategia para lograr objetivos
diferentes, lo recomedable es que las empresas busquen su
objetivo principal. Su misin como empresa, as mientras mas
logre su misin, mas exitosa ser la empresa.




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Conclusiones

Se recomienda que se analice poltica y estructuralmente la organizacin de la FDPN
en dos reas separadas con jefaturas diferentes.
Se recomienda hacer un planeamiento estratgico en cada rea como se aprecia en el
anexo 01.
Se adjunta un organigrama tentativo de acuerdo a los objetivos descritos, anexo 02




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Anexo 01
Modelo de planeamiento estratgico




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Anexo 02
Organigrama basado en los objetivos



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Anexo 02
Organigrama de la empresa de
servicios


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Anexo 02
Organigrama de la asociacin
deportiva


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