Desain Ulang Pekerjaan di Perusahaan Asuransi

Staf eksklusif dari perusahaan asuransi yang relatif kecil sedang mempertimbangkan suatu
proposal untuk menginstalasi sistem data pemrosesan elektronik. Proposal yang telah
dipresentasikan oleh seorang asisten kepada pimpinan puncak. John Skully. Ia telah mempelajari
kelayakan peralatn sesudah konsultan manajemen merekomendasi suatu pembongkaran
menyeluruh pekerjaan yang ada di perusahaan.
Konsultan manajemen telah diminta pihak perusahaan untuk mendiagnosa sebab terjadinya
turnover yang tinggi dan absensi. Sesudah meninjau situasi dan berbicara dengan kelompok
karyawan, konsultan menyarankan struktur organisasi agar diubah dari bentuk fungsional kepada
bentuk orientasi klien. Perubahan dalam bentuk departemental akan memungkinkan manajemen
mendesain ulang pekerjaan guna mengurangi biaya manusia akibat tugas yang terlalu spesialis.
Organisasi sekarang merupakan departemen-departemen yang terpisah atas isu politik,
pengumpulan premi, pengubahan ahli waris, dan proses penerapan pinjaman. Karyawan dalam
departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan, tidak berarti dan monoton.
Mereka menyatakan bahwa alasan utama mengapa mereka tinggal adalah karena mereka senang
dengan suasana perusahaan kecil. Mereka merasa bahwa manajemen mempunyai perhatian
serius pada kesejahteraan tetapi bahwa hal-hal yang sepele dari pekerjaan mereka menunjukkan
kontradiktif. Ketika salah seorang karyawan berkata : perusahaan ini cukup kecil untuk
mengenal hampir setiap orang. Tetapi pekerjaan yang saya lakukan begitu membosankan
sehingga saya heran mengapa mereka meminta saya melakukan hal tersebut. Hal ini dan
komentar yang sama harus diubah untuk memberikan motivasi yang lebih besar. Mengamati
bahwa peluang desain ulang dibatasi oleh struktur organisasi, yang menyarankan perusahaan
diubah atas dasar klien. Dalam struktur tersebut, masing-masing karyawan menangani setiap
transaksi sesuai berkaitan dengan pemegang kebijakan tertentu.
Ketika konsultan menyampaikan pandangan mereka kepada staf eksekutif, mereka sangat
tertarik. Kenyataannya, mereka setuju bahwa rekomendasi mereka terlihat sangat baik. Mereka
mencatat, bahwa peruahaan kecil harus memperhatikan efisiensi dalam penanganan transaksi.
Dasar fungsional memungkinkan organisasi mencapai derajat spesialisasi yang diperlukan untuk
operasi yang efisien. Manajer operasi internal menyatakan. Kalau kita beralih dari spesialisasi,
tingkat efisiensi akan turun karena kita kehilangan manfaat dari upaya spesialisasi. Satu-satunya
cara kita bisa menyesuaikan desain ulang seperti yang disarankan adalah mempertahankan
efisiensi kita; kalau tidak, tidak akan ada pekerjaan untuk didesain ulang karena kita akan
bangkit.
Manajer operasi internal menjelaskan kepada staf eksekutif bahwa meskipun absensi diluar batas
dan turnover, kita dapat mempertahankan produktifitas. Rentang yang sempit dan kedalaman
pekerjaan mengurangi waktu pelatihan sampai batas minimum. Juga mungkin menarik petugas
temporer untuk membantu menangani saat beban puncak dan menggantikan pekerja yang absen.
Lebih lanjut menurutnya, mengubah pekerjaan orang kami berarti juga harus mengubah
pekerjaan manajer. Mereka ahli didalam fungsi mereka, tetapi kami tidak pernah melatih mereka
melakukan lebih dari dua operasi.
Mayoritas staf eksekutif percaya bahwa saran konsultan perlu ditanggapi serius. Pada sudut ini,
kelompok yang dipimpin John Skully mengevaluasi data pemerosesan eleketronik (DPE) sebagi
suatu pendekatan untuk memperoleh operasi yang efisien digabungkan dengan desain ulang
pekerjaan. Ia telah menuntaskan studi dan sedang menyampaikan laporannya kepada staf
eksekutif.
Lini bawah, demikian kata Skully, adalah bagian dimana DPE akan memungkinkan kita
menjaga efisiensi sekarang, tetapi kita tidak akan memperoleh hasil dari desain ulang pekerjaan.
Kalau analisis saya tepat, kita akan menghabiskam biaya peralatan dan kehilangan penghasilan,
karena kita tidak akan menghemat biaya. Jadi sampailah pada beberapa harga yang kita akan
kehendaki dan dapat membayar guna meningkatkan kepuasan karyawan kita.
Pertanyaan Diskusi :
1. Jelaskan karakterisitik inti mana dari pekerjaan karyawan yang akan diubah, bila saran dari
konsultan diterima.
2. Alternatif strategi desain ulang mana yang dipertimbangkan? Misalnya : rotasi kerja dan
perluasan kerja dimungkinkan menjadi alternatif. Apakah pertimbangan yang relevan bagi
hal ini dan desain lain dalam konteks peruahaan?
3. Apa yang akan menjadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang harus diperhatikan
manajemen bagi kepuasan karyawan jelaskan jawaban anda?
PEMBAHASAN
1. Karakteristik Inti Perusahaan yang Dirubah
Untuk mengetahui karakteristik kerja perusahaan yang harus dirubah terlebih dahulu harus
diketahui bagaimana isi kerja yang dirasakan karyawan. Isi kerja yang dirasakan adalah
penilaian tentang aktifitas pekerjaan secara khusus dan karakteristik pekerjaan yang berlaku
secara umum oleh setiap individu yang melaksanakan pekerjaan. Ukuran isi kerja yang
dirasakan adalah berupa persepsi yang bisa berbeda pada setiap individu; perbedaan kondisi
sosial juga mempengaruhi persepsi atas pekerjaan. Lebih dari satu riset menyatakan bagaimana
seseorang menilai suatu pekerjaan sangat dipengaruhi oleh apa yang dikatakan orang lain
terhadap pekerjaan tersebut.
Setelah ditinjau dan dilakukan wawancara pada kelompok karyawan ditemukan bahwa
kondisi perusahaan saat ini berupa departemen-departemen dengan kerja yang terspesialisasi.
Karyawan dalam departemen ini mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan, tidak
berarti dan monoton.karyawan juga mengemukakan bahwa alasan utama mengapa mereka
tinggal adalah karena mereka senang dengan suasana perusahaan kecil.
Untuk merubah isi kerja yang dirasakan karyawan perlu dilakukan pengukuran terlebih
dahulu isi pekerjaan yang ada. Dengan menggunakan Indeks Karakteristik Pekerjaan (IKP)
persepsi pemegang kerja diukur dalam enam karakteristik yaitu; varietas, otonomi, identitas
tugas, umpan balik, berhubungan dengan pihak lain dan peluang persahabatan. Untuk itu
dengan berdasarkan pada informasi yang didapat dari peninjauan konsultan kita dapat
mengukur IKP dan menentukan karakteristik mana yang harus dirubah dan bagaimana
perubahannya nanti agar isi kerja yang dirasakan karyawan menjadi lebih baik.
Karakteristik Keadaan di Perusahaan Tingkat IKP
Varietas Perusahaan terpisah dalam departemen-departemen yang
spesifik. Manajer operasional mengatakan bahwa
perusahaan memiliki manajer yang tidak pernah dilatih
untuk menangani lebih dari dua operasi. Hal ini
menyimpulkan bahwa rentang varietas kerja yang
sempit.
Rendah
Otonomi Salah seorang karyawan berkata pekerjaannya terlalu
membosankan sehingga saya bingung mengapa mereka
meminta saya melakukan hal tersebut, hal ini
menunjukkan bahwa desain pekerjaan terbentur struktur
organisasi sehingga otonomi karyawan dalam mendesain
pekerjaannya terbatas atau hampir tidak ada.
Rendah
Identitas
Tugas
Karyawan bahkan tidak mengetahui kenapa perusahaan
meminta mereka melakukan pekerjaan tersebut.
Karyawan juga megungkapkan bahwa pekerjaan mereka
tidak berarti Itu berarti karyawan tidak dapat
mengidentifikasi hasil kerja mereka.
Rendah
Umpan Balik Karyawan merasa bahwa manajemen mempunyai
perhatian serius terhadap kesejahteraan.
Tinggi
Berhubungan
dengan pihak
lain
Keadaan perusahaan yang terdiri dari departemen yang
terspesialisasi membuat departemen-departemen tertentu
akan jauh dari hubungan dengan pihak lain.
Rendah
Peluang
Persahabatan
Karyawan berpendapat bahwa perusahaan cukup kecil
untuk memungkinkan setiap karyawan saling mengenal.
Tinggi

Dengan merujuk pada Indeks Karakteristik Pekerjaan yang berdasar atas hasil peninjauan
konsultan terhadap karyawan perusahaan maka dapat diketahui karakteristik-karakteristik
perusahaan yang perlu dirubah untuk meningkatkan isi kerja karyawan yaitu; Varietas,
Otonomi, Identitas Tugas,dan Hubungan dengan Pihak Lain.
2. Alternatif Strategi yang Digunakan
Dalam mengatasi masalah turn over dan absensi yang tinggi pada perusahaan perlu
diidentifikasikan lebih lanjut masalah-masalah yang mendasarinya terlebih dahulu sehingga
dapat diambil keputusan perubahan desain pekerjaan yang dapat diambil pihak perusahaan.
Berikut akan dijelaskan beberapa alternatif yang dapat diterapkan perusahaan dalam mengatasi
masalah-masalah tersebut.
a) Rotasi Pekerjaan
Rotasi pekerjaan merupakan praktik untuk menggerakkan individu dari pekerjaan ke
pekerjaan guna mengurangi kebosanan dan meningkatkan motivasi potensial dan prestasi.
Rotasi pekerjaan meningkatkan rentang pekerjaan dan persepsi atas ragam isi pekerjaan.
Peningkatan keragaman tugas berkaitan dengan studi terbaru, akan meningkatkan kepuasan
karyawan, mengurangi beban mental, menurunkan jumlah kesalahan karena faktor
kelelahan, meningkatkan produktifitas dan efisiensi.
Rotasi pekerjaan ini sekaligus akan membantu meningkatkan derajat varietas kerja dengan
menambah rentang pekerjaan karyawan. Rotasi pekerjaan juga akan membuat karyawan
memiliki kesempatan lebih banyak untuk berinteraksi dengan pihak luar. Ragam jenis
pekerjaan dan batasan antar pekerjaan yang dilakukan karyawan akan memeberi rasa puas
dalam setiap penyelesaian satu pekejaan sehingga identitas tugas masing-masing karyawan
akan semakin jelas. Sedangkan dalam aspek otonomi pekerjaan juga akan lebih baik dari
sebelumnya karena dengan skill dalam melakukan berbagai pekerjaan yang dimiliki
karyawan dan hubungan baik antar karyawan maka karyawan dapat melakukan
penjadualan kerja mereka sendiri.
Dengan menerapkan rotasi pekerjaan juga akan didapatkan efisiensi kerja yang mana
dikhawatirkan akan hilang akibat penghapusan sistem spesialisasi pekerjaan. Karena
dengan rotasi pekerjaan karyawan akan memiliki motivasi kerja yang lebih baik. Selain itu,
rentang kerja yang luas membuat karyawan dapat menggantikan posisi lain yang hilang
bilamana ada karyawan absen. Hal ini tentu membuat produktifitas dan efektifitas
perusahaan dapat tetap terjaga.
b) Perluasan Pekerjaan
Perluasan pekerjaan merupakan praktik peningkatan jumlah tugas bagi orang yang
mempnyai tanggung jawab tertentu. Dengan kata lain perluasan pekerjaan meningkatkan
rentang pekerjaan tapi tidak menambah kedalamannya. Strategi perluasan pekerjaan
membentuk desepesialisasi atau meningkatkan jumlah tugas yang harus dilakukan oleh
seorang pekerja.
Seperti diketahui pada perusahaan asuransi ini karyawan mengalami kebosanan akan kerja
mereka yang monoton. Dengan diberlakukannya perluasan pekerjaan maka karyawan akan
memiliki rentang pekerjaan yang lebih luas yang diharapkan akan meningkatkan kepuasan
dan mutu produk serta menurunkan tingkat absesnsi dan turn over. Dalam penerapan
perluasan pekerjaaan akan diperlukan pelatihan keterampilan lebih lanjut sehingga
karyawan akan memiliki nilai lebih yang membuat karyawan merasa puas akan kinerjanya
yang akan terukur lebih baik dari sebelumnya dengan rentang kerja yang lebih banyak; hal
ini juga membuat karyawan merasa lebih berarti didalam kerja perusahaan sehingga tingkat
absensi dan turn over dapat ditekan. Nantinya pelatihan ini juga akan berpenagruh pada
peningkatan mutu produk karena keterampilan karyawan yang meningkat.
c) Pemerkaya Pekerjaan
Pemerkaya pekerjaan adalah praktik peningkatan keleluasaan individu sehingga bisa
menyeleksi aktivitas dan hasil dari setiap pekerjaannya. Pemerkaya pekerjaan akan
menambah kedalaman kerja yang berarti akan meningkatkan psikologikal (khususnya
tanggung jawab, tantangan pekerjaan dan pencapaian). Secara langsung dengan menambah
tingkat kedalaman pekerjaan akan meningkatkan derajat otonomi pada karakteristik
pekerjaan. Pemerkaya pekerjaan membuat personil non manajerial memiliki kewenangan
untuk ikut mengatur pekerejaannya sendiri sehingga dapat mengendalikan dan
mengarahkan pekerjaannya sendiri, hal ini membuat manajeernya memiliki peningkatan
kedalaman pekerjaan berupa peningkatan fungsi pelatihan dan konseling karyawan diluar
fungsi pengendalian dan pengarahan.
Pada perusahaan asuransi ini karyawan mengeluarkan statemen bahwa pekerjaan merkea
tidak berarti. Pemerkaya pekerjaan ini akan memberikan implikasi langsung terhadap hal
tersebut. Peningkatan kedalaman pekerjaan akan secara langsung mengubah isi kerja
karyawan menjadi lebih bernilai sehigga karyawan menjadi memiliki pencapaian atas
kerjanya dan tidak menyepelekan fungsinya di perusahaan.

3. Apa keputusan akhir yang harus diambil perusahaan?
Perusahaan asuransi ini memiliki masalah interistik dimana pekerja merasa kurang memiliki
tanggung jawab akan perkejaannya yang memang berada pada rentang dan kedalaman yang
rendah. Konsultan menyarankan untuk dilakukan desain pekerjaan untuk mengatasi hal ini.
Namun perusahaan ini sebelumnya mengedepankan efisiensi kerja dengan spesialisasi
pekerjaan yang memungkinkan kerja perusahaan tetap produktif meski turn over dan absensi
diperusahaan tinggi. Dengan kata lain perusahaan tidak menitik beratkan pada perhatian
terhadap lini bawah perusahaan yaitu individu pekerja itu sendiri. Meskipun terjadi turn over
perusahaan tidak perlu repot karena spesialisasi memungkinkan pekerja baru tidak perlu
menjalani pelatihan intensif terlebih dahulu dan bahkan membuat perusahaan bisa
menggunakan pekerja temporer untuk mengisi kekosongan disaat kebutuhan pekerja tinggi.
Dalam keadaan ini maka efisiensi kerja akan berkurang jika dilakukan desain pekerjaan yang
menereapkan despesialisasi pekerjaan. Tetapi, dengan diterapkannya sistem pemrosesan
elektronik yang akan memangkas kerja karyawan, efisiensi itu dapat tetap dijaga.
Dari data yang terkumpul diatas maka menurut kami keputusan yang harus diambil oleh
perusahaaan adalah melakukan desain ulang pekerjaan untuk meningkatkan tingkat motivasi
interistik pekerja. Hal ini akan sesuai dengan rekomendasi konsultan dan pertimbangan
eksekutif perusahaan. Desain ulang pekerjaan membutuhkan biaya dan waktu dalam
penerapannya karena diperlukan pelatihan dan penambahan peralatan untuk membantu kerja
karyawan yang rentang dan kedalaman kerjanya ditingkatkan. Penerapan desain kerja ini
diharapkan akan membantu meningkatkan pencapaian kerja pada lini bawah perusahaan.
Untuk meningkatkan produktifitas dan kepuasan pada lini bawah melalui desain ulang
pekerjaan akan lebih baik jika menekankan pada otonomi dan umpan balik. Karena akan lebih
mudah memberikan individu tanggung jawab yang lebih besar untuk total tugas daripada
meningkatkan esensi dari tugas itu sendiri.
Dengan kata lain hal yang harus diperhatikan perusahaan adalah kepuasan kerja itu sendiri
dengan meningkatkan otonomi dan pencapaian kerja setiap individu bukan justru menambah
esensi pekerjaannya. Karena dengan meningkatkan otonomi dan umpan balik maka setiap
karyawan akan memiliki nilai lebih dan akan lebih merasakan pencapaian akan setiap hasil
kerjanya. Kedalaman pekerjaan yang ditingkatkan akan mengurangi tingkat utrn over dan
absensi karena karryawan akan merasa bahwa dirinya snagat berarti terhadap kerja perusahaan.

KESIMPULAN
Perusahaaan asuransi ini mengalami kondisi dimana tingkat turn over dan absensi karyawan
yang tinggi. Hal ini dikarenakan kurangnya kedalaman dan rentang kerja karyawan sehinggga
motivasi interistik karyawan terhadap pencapaian perusahaan rendah. Untuk mengatasi hal ini
perlu dilakukan desain pekejaan yang mengedepankan kedalaman akan pekerjaan setiap
karyawan atau dengan strategi pemerkaya pekerjaan. Desain ulang pekerjaan ini akan
melengkapi penerapan sistem data pemrosesan elektronik yang sedang dikemukakan pada
perusahaan tersebut; karena sistem ini akan membantu memangkas pekerjaan sehingga karyawan
dapat fokus pada pekerjaan yang lebih memiliki tanggung jawab dan skill kemampuan manusia
dalam pengerjaannya. Dengan penerapan desain ulang dan sistem pemrosesan data ini maka
perusahaan akan mengeluarkan biaya peralatan yang maksimal dan biaya pelatihan namun
dengan hasil bahwa setiap pencapaian kerja perusahaan akan dirasakan dari lini terbawah hingga
eksekutif perusahaan. Hal ini akan memberikan dampak pada jangka panjang dimana para
karyawan akan bersinergi utuh dengan perusahaan. Karyawan akan mengetahui pentingnya
posisi mereka dalam perusahaan dan perusahaan mengapresiasikan hal tersebut dengan
memberikan tanggung jawab dan timbal balik langsugn atas setiap pencapaian kerja karyawan.
Dengan begitu tanggung jawab akan pencapaian tujuan-tujuan perusahaan akan dipegang dari
lini terbawah perusahaan yang berarti pencapaian perusahaan akan didukung semua sektor yang
diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan kedepannya.
TUGAS PERILAKU ORGANISASI
DESAIN ULANG PEKERJAAN DI PERUSAHAAN ASURANSI



OLEH :
1. Maya Agustina A1B111160
2. Marlita Fitriani A1B111155
3. Zohariyani A1B111275
4. Reni Agustina A1B111213
5. Islahul Aini Wahida A1B108288
6. Siti Diah Ratnasari A1B111242
7. Rosalina Frihain A1B111225
8. Rosita A1B111226
9. Zana Istiqomah A1B111274
10. Yuli Irayanti A1B111267
11. Yuhandri Sagita A1B111268


UNIVERSITAS MATARAM
FAKULTASEKONOMI
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN REGULER SORE
2014