12 pasos para la implementacin

exitosa de una PMO

Un proyecto que no puede fallar
Ing. Andrena Siller Botti, PMP, MBA
Directora General
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Agenda
Introduccin
Homologando conceptos
12 pasos para implementar una oficina de proyectos
exitosa
Consideraciones finales
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Introduccin
Lista de doctores esperando para utilizar alguna de las salas: 76
Lapso que se permite el uso de la sala por cada doctor: 15 minutos
Cul es la solucin?
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
Proyecto E
Proyecto F
Proyecto G
Proyecto H
Proyecto I
Ppto. Avance Valor
9
7
2
8
3
6
1
8
10
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto D
Proyecto F
Proyecto H
Proyecto I
Avance Valor
9
7
8
6
8
10
Ppto.
9 Proyectos todos mal, 3 sin valor 6 Proyectos 3 excelente, 3 bien
Qu portafolio prefiere para su empresa?
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
PMO
Estructura organizacional que
busca apoyar a cumplir los
objetivos del negocio.
PPM PM
Procesos para la
mejor seleccin y
monitoreo del
conjunto de
proyectos relevantes
para la organizacin.
Procesos para
asegurar que cada
proyecto ser
planeado, ejecutado
y controlado para
alcanzar el xito.
Interactan
DO THE RIGHT PROJECT DO THE PROJECT RIGHT
Homologando conceptos
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1. Es un proyecto. Publicar el Charter
Cul es la necesidad (es) que se pretende (n)
satisfacer?
Quin o quines son los clientes y patrocinadores?
Cunto dinero estn dispuestos a invertir?
Qu beneficios se esperan obtener?
Cmo se justifica el proyecto?
Qu riesgos se contemplan?
Qu expectativa de tiempo se tiene?
Quin es el Project Manager?
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2. Entender y alinear expectativas
Project Manager de este proyecto
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)
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Este alcance se establece en varios aspectos:
Tipo de programas / proyectos
reas de la organizacin
Procesos / metodologas de la PMO
Herramientas a utilizar, incluyendo
repositorio
Estructura de entregables a realizar
(WBS)
3. Definir el alcance de la PMO y repositorio
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
3. Definir el alcance de la PMO - procesos
A
Procesos de
gobierno
A
Procesos de
Portfolio
Management
(alineacin)
A
Procesos de
Monitoreo y
Control
A
Procesos de
servicio
Proyecto A
Proyecto B
Proyecto D
Proyecto F
Proyecto H
Proyecto I
Avance Valor
9
7
8
6
8
10
Ppto.
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
4. Desarrollar el plan estratgico
Misin
Visin
Objetivos a mediano y corto plazo
Mtricas para evaluar la PMO
Estrategia de implementacin
Estructura organizacional de la PMO
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5. Planear la gestin del cambio
Esquemas de comunicacin de la alta direccin
Comunidades de apoyo y resistentes identificadas
Material publicitario y de convencimiento
Estrategia para reducir la resistencia al cambio
Apoyo al plan de capacitacin
Una eficiente gestin del cambio reduce el tiempo de
implementacin. Puede incluir:
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
6. Completar plan de proveedores
Este plan puede incluir:
Seleccin y contratacin de consultores para
diseo de procesos
Seleccin y contratacin de consultores para la
gestin del cambio
Seleccin y contratacin de consultores para
disear e impartir la capacitacin
Seleccin y adquisicin de herramientas (en
este proceso puede ser recomendable que
participen los consultores)
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
7. Ejecutar la contratacin de consultores
Se completa y envan los documentos de
requerimiento de propuesta (RFP) para los
consultores que se van a buscar
Se revisan propuestas, se validan referencias y se
seleccionan los consultores ms convenientes
Se firman los contratos
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
8. Formalizar el plan integral del proyecto
Asegurarse de incluir:
Plan de recursos humanos (organigrama y
matriz de Roles y Responsabilidades)
Plan de calidad (criterios de aceptacin y
mecanismos de revisin)
Plan de riesgos
Plan de comunicaciones y de escalamiento
Cronograma y presupuesto
Procedimiento de control de cambios
Plan de monitoreo
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Se ejecuta el plan de gestin del cambio
Los consultores trabajan en el desarrollo de
procesos
Se asegura la revisin y aprobacin de los
procesos desarrollados
A partir de este momento se ejecuta,
monitorea y controla el proyecto, de
acuerdo al plan.
9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio
Se ejecuta el plan para adquirir e instalar
herramientas
Se coordina la configuracin de herramientas con
el desarrollo de procesos
Se revisa y aprueba la configuracin de
herramientas
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
10. Adquirir y configurar herramientas
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
El consultor seleccionado (o la empresa):
Recolecta la informacin de procesos y herramientas
Confirma el plan de capacitacin
Desarrolla los materiales de capacitacin
Imparte los cursos desarrollados
11. Disear e impartir la capacitacin
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Revisar y ajustar la estrategia y el plan de
implementacin:
Qu proyectos
Qu elementos de la metodologa
Monitorear semanalmente el avance de la carga de
proyectos reales
Controlar, tomando las acciones necesarias para
resolver los problemas que se presenten en la carga
de los proyectos
Festejar la terminacin del proyecto
12. Implementar proyectos reales y festejar
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Resumiendo
1. Publicar el Charter
2. Entender y alinear expectativas
3. Definir el alcance de la PMO
4. Desarrollar el plan estratgico
5. Planear la gestin del cambio
6. Completar plan de proveedores
7. Ejecutar la contratacin de consultores
8. Formalizar el plan integral del proyecto
9. Desarrollar procesos y gestionar el cambio
10. Adquirir y configurar herramientas
11. Disear e impartir la capacitacin
12. Implementar proyectos reales y festejar
e2 en Proyectos, S.A. de C.V.
Consideraciones finales
Elementos indispensables para el xito de una PMO
Cultura de la organizacin involucrada
Apoyo de la alta direccin
Amplio alcance organizacional
Pragmatismo en procesos y metodologas
Desarrollo de competencias
Plan claro de implementacin
Monitoreo a la implementacin, al menos, 6 meses
Muchas gracias
Ing. Andrena Siller Botti, MC, PMP
Directora General
Practum
andreina.siller@practum.com
+52 (81) 8315 2324