Unidad 2

El tiempo como recurso

invevitable. La tensin entre
la urgencia y la importancia
TEMARIO
1. Administrar el tiempo es administrar nuestra mente.
2. Las dos dimensiones del tiempo: el reloj y la brjula.
3. Caractersticas del tiempo.
4. La urgencia y la importancia.
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INTRODUCCIN
En esta Unidad Didctica plantearemos las cuestiones ms generales
sobre la Administracin del Tiempo.
El primer tema trata sobre un concepto esencial, que es que administrar
el tiempo no es slo una cuestin de herramientas, sino que hacerlo
efectivamente implica organizar, o en su caso reorganizar, nuestra men-
te.
El segundo tema de importancia ser la diferenciacin entre el tiempo
cronomtrico, cuantitativo, medido por el reloj, y la calidad del tiempo
invertido, relacionado con nuestros objetivos, medido por la metfora de
la brjula.
En tercer lugar, se defnirn las caractersticas fundamentales del tiempo
como variable siempre presente en cualquier actividad humana.
Por ltimo, se presentar el modelo bsico de administracin temporal,
que est relacionado con la diferenciacin entre Urgencia e Importancia.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Comprender que administrar el tiempo signifca desterrar hbitos
arraigados.
Mejorar la alineacin entre nuestros objetivos, personales y labora-
les, y el tiempo destinado para conseguirlos.
Conocer las caractersticas del tiempo.
Percibir la tensin siempre presente entre Urgencia e Importancia.
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1. ADMINISTRAR EL TIEMPO ES
ADMINISTRAR NUESTRA MENTE.
Se puede empezar asegurando que administrar el tiempo es admi-
nistrar nuestra mente, para lo cual, siguiendo a Covey, se puede ase-
gurar que lo que se ve es lo que se obtiene.
Lo que queremos decir es, hasta dnde la forma de organizar nues-
tro tiempo nos asegura la satisfaccin de las expectativas que te-
nemos en nuestra vida, y que son las responsables de la mayor o
menor calidad de la misma?.
Podemos asegurar que, lo que veremos en esta Unidad, intentar dar
respuesta a sta pregunta, y proponer algunos cambios para que la res-
puesta sea lo ms favorable posible para nuestra vida.
Ahora bien, si para dar respuesta al problema de la organizacin y admi-
nistracin de nuestro tiempo, seguimos echando mano a los paradigmas
clsicos y a las tcnicas e instrumentos basados en ellos, es probable
que la pregunta planteada no tenga una respuesta adecuada a nuestras
necesidades personales y profesionales.
Como asegura el mismo Covey, ms que una evolucin en nuestra forma
de administrar el tiempo, es necesaria una revolucin que nos haga pa-
sar de la administracin convencional del tiempo a liderar el logro de una
mayor calidad en nuestra vida.
2. EL RELOJ Y LA BRJULA.
Hay dos poderosas herramientas que guan nuestra vida: el reloj y la
brjula. As como el reloj representa los compromisos, los horarios, las
metas que queremos alcanzar y las actividades que tenemos que llevar
adelante para alcanzarlas, la brjula representa nuestra visin, nuestros
valores y principios, la misin que tenemos en nuestra vida profesional y
personal. Mientras el reloj se relaciona con el tiempo y cmo lo adminis-
tramos, la brjula nos conecta con lo que sentimos que es importante y
el modo en cmo dirigimos nuestra vida.
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Se puede apreciar de inmediato, que ambas herramientas nos plantean
un contraste, un dilema, entre lo que tenemos que hacer en funcin de
nuestros compromisos, y lo que debemos hacer en funcin de nues-
tras prioridades. Tambin aparece una tensin cuando lo que nos vemos
compelidos a hacer forzados por nuestros compromisos, no est en lnea
con lo que creemos que es importante para nuestra calidad de vida.
Esto nos conecta con dos palabras que tienen relacin con la raz etimo-
lgica del concepto tiempo. Una de ellas es la palabra griega chronos
En la mitologa griega, Chronos (en griego antiguo Khrnos,
tiempo) era la personifcacin del tiempo, segn se dice en las obras
flosfcas presocrticas. Tambin se le llamaba En o Ain (, tiem-
po eterno).Esta palabra es la que se refere al tiempo cronolgico, se-
cuencial y lineal. Para la dimensin del chronos ningn segundo vale ms
que el otro. En cambio, para la otra palabra griega, el kairos. Kayros,
Kairos o Kayrs (, el momento justo) es, en la mitologa grie-
ga hijo de Chronos, en la flosofa griega y romana la experiencia del
momento oportuno. Los pitagricos le llamaban Oportunidad. Este es
el tiempo est conectado a la experiencia, a su valor existencial, al valor
que obtenemos de su transcurrir. Es el tiempo de calidad.
Mitos asociados a la administracin del tiempo.
Hay algunos mitos asociados a la administracin efectiva del tiempo:
Primer Mito: administrar el tiempo es una conducta de tipo obse-
sivo.
Por supuesto que planifcar el tiempo no signifca esclavizarse a
un mtodo que no admite cambios ni matices. As como podemos
desterrar los hbitos que nos impiden manejar bien nuestro tiempo,
eso no implica tomar nuevos hbitos que hagan rgida nuestra vida.
Segundo Mito: administrar el tiempo apaga la creatividad y la po-
sibilidad de disfrutar de la vida.
Tal vez al contrario, administrar el tiempo nos permite ser ms
creativos porque la creatividad no es slo inspiracin, sino que la
creatividad es esfuerzo destinado a la concrecin de un objetivo que
se desea alcanzar. Tambin al administrar mejor nuestro tiempo,
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podemos disfrutar mucho ms de nuestro tiempo personal y hacer
nuestra vida ms plena.
Tercer Mito: es la organizacin la que no sabe organizar mi tra-
bajo.
No es un buen comienzo echar las responsabilidades sobre otros.
Ms all de las cuestiones que dependan del orden organizacional,
seguramente hay un rea de mejora personal sobre la que pode-
mos operar nosotros mismos. Toda victoria pblica comienza en
una victoria privada.
Cuarto Mito: hay un solo mtodo efectivo para planifcar el tiempo.
Sobre la base de algunas sugerencias de tipo general, cada uno
debe desarrollar el mtodo de administracin del tiempo que mejor
se amolde a sus necesidades, objetivos e intereses.
Quinto Mito: el tiempo puede dividirse en un tiempo laboral y uno
personal.
El tiempo es uno e indivisible. Justamente administrar bien el tiem-
po tomado como una unidad, nos permite compatibilizar una vida
laboral plena con una vida personal feliz.
3. CARACTERSTICA DEL TIEMPO.
Resulta de utilidad refexionar sobre algunas caractersticas del tiempo
como recurso para el logro de una mayor calidad de nuestra vida profe-
sional y personal.
As, el tiempo es:
Escaso: no cabe duda sobre la escasez del tiempo que disponemos
para llevar adelante las acciones que nos permitan alcanzar los
objetivos que nos conduzcan a alcanzar una mayor calidad de vida. El
tiempo es, por defnicin, un recurso limitado.
De distribucin equitativa: es el tiempo uno de los pocos recursos,
sino el nico, que se distribuye en forma equitativa entre las personas.
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Para todos nosotros, el da tiene 24 horas, el mes tiene 30 o 31 das, y
el ao tiene 365 das, ms all de los aos bisiestos. Esta distribucin
inicial del tiempo como recurso no distingue niveles socioeconmicos
ni culturales, planteando una lnea de largada inicial equitativa para
todas las personas en todos los continentes.
Inelstico: adems de ser un recurso escaso, pero de distribucin
equitativa, el tiempo carece de elasticidad alguna, es decir, no
tenemos forma de conseguir que nuestros minutos, ni nuestras horas,
ni nuestros das y aos se alarguen, de modo de poder aumentar la
disponibilidad del recurso temporal.
Indispensable: podemos imaginar muchas actividades en las cuales
otros recursos no sean crticos o esenciales, pero no cabe duda que
no hay actividad humana posible sin tiempo disponible para hacerla,
de modo que este es un rasgo esencial del tiempo, sobre el cual,
como en los anteriores, no solemos prestar debida atencin.
Irreversible: as como el dinero puede gastarse o ganarse, el espacio
fsico puede ampliarse o reducirse, no hay modo de detener el sentido
de avance del tiempo, es decir, es un recurso que siempre est
disminuyendo. Cada minuto que pasa en nuestra vida, tenemos un
minuto menos de este recurso. Estas caractersticas del tiempo, sobre
las cuales pocas veces nos detenemos a pensar, son las que hacen
que la administracin efcaz de este recurso sea una competencia
esencial en las personas.
4. LA URGENCIA Y LA IMPORTANCIA.
a. El costo de la demora.
El no administrar con efcacia nuestro tiempo, nos lleva al problema de
la demora en algunas de las dimensiones de nuestra vida profesional,
laboral o personal.
El costo que esta demora, o postergacin de las metas o de los compro-
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misos conlleva, puede sintetizarse en los siguientes conceptos:
Presin.
Crisis.
Urgencia.
Esa presin que la demora provoca, juntamente con la sensacin de ur-
gencia permanente y la de crisis entre lo que hacemos y queremos con-
seguir y lo que efectivamente hacemos y conseguimos, nos lleva a una
baja calidad de vida personal y laboral.
b. El encanto de la urgencia.
No cabe duda que la urgencia se convierte en adictiva, por lo que, aunque
sea daina para la administracin efcaz de nuestro tiempo, no se puede
evitar percibir cierto encanto en esa sensacin. Algunas explicaciones
para ese encanto, pueden ser las siguientes:
Aparece como una poderosa infuencia en nuestra vida.
El hecho de resolver una crisis, nos puede hacer pensar que el clima
de urgencia es til.
Podemos pensar que Urgencia = Importancia = Autoestima.
c. Importancia versus Urgencia.
Un Video revelador...
Por favor, observa este video, donde el propio autor del modelo,
Stephen Covey, grafca las consecuencias de no distinguir entre ur-
gente e importante...que lo disfrutes...
http://www.youtube.com/watch?v=4O45ylVmdYg
La tensin entre el reloj y la brjula, en realidad representa la tensin
que aparece entre lo urgente y lo importante.
Resulta claro que:
Al momento de decidir, lo urgente puede desplazar a lo importante.
Lo urgente puede empear las autnticas prioridades de nuestra vida
profesional, laboral y personal.
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Esta tensin es la que nos lleva a pensar en la posibilidad de cambiar
el paradigma bsico que domina la administracin convencional del
tiempo, basado en la urgencia, por un paradigma superador centrado en
la importancia. Es decir, una vez ms, el reloj subordinado a la brjula.
d. La matriz de administracin temporal.
Si analizamos el modo en que invertimos nuestro tiempo, en particular
teniendo en cuenta cules de las actividades en las que nos enfocamos son
urgentes o no, y cules son importantes o no, podemos reconocer cuatro
cuadrantes que confguran la matriz de administracin personal, tal
y como se indica en la fgura siguiente:
Se puede observar un icono representativo de cada cuadrante, que
intenta simbolizar su sentido:
Cuadrante I: desactivamos bombas urgentes e importantes.
Cuadrante II: es el cuadrante de la refexin y la preparacin.
Cuadrante III: actuamos como bomberos ante lo urgente.
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Cuadrante IV: representa el tiempo destinado a cosas que no son de
utilidad para nuestra vida personal o laboral.
Podemos apreciar que, el paradigma de la importancia se verifca en los
cuadrantes I y II, mientras que los cuadrantes III y IV estn dominados
por lo contrario.
En la fgura siguiente, se puede observar la misma matriz, pero con
algunos ejemplos que sirvan de ilustracin a las actividades de los
diversos cuadrantes.
I
M
P
O
R
T
A
N
T
E
I
Confictos
Difcultades graves
Compromisos con fechas
II
Nuevos contactos
Planifcacin del trabajo
Prevencin
Desarrollo Personal
N
O

I
M
P
O
R
T
A
N
T
EIII
Ciertas reuniones
Mayora de las llamadas telef-
nicas
Algunos informes
Algunas Interrupciones
IV
Muchas llamadas
Algunas reuniones
Datos, informes.
Visitas de cortesa
Muchos mails
URGENTE NO URGENTE
Se puede observar, poniendo el foco en los ejemplos de actividades
detallados en la fgura, que as como poner el acento en el paradigma
de la urgencia lleva al stress y la insatisfaccin profesional y personal,
el poner el acento en lo importante, puede conducirnos a la efcacia
multidimensional.
Esta efcacia estar condicionada, sin duda, por las necesidades que
tengamos en los diversos planos de nuestra vida. En el prrafo siguiente
estudiaremos esa cuestin.
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e. Las preguntas esenciales.
El concepto del balance o tensin entre el chronos y el kairos, nos lleva a
plantear algunas preguntas iniciales, cuyas respuestas tal vez comiencen
a guiarnos en esta bsqueda de administrar efcazmente el tiempo:
Cul es el 20% de mis actividades que producen el 80% de mis
resultados?
Cul es el 20% de mis actividades que consumen el 80% de
mi tiempo?
Qu actividades me permitirn cumplir con mi Misin en la
vida profesional y personal, y alcanzar mi Visin del futuro que
pretendo alcanzar?
Qu porcentaje de mi tiempo ocupan?
La cuidadosa refexin que estas preguntas generan, y an ms el anlisis
de sus respuestas, nos permitirn evaluar hasta qu punto mi actual
administracin del tiempo alinea la brjula con el reloj. Es decir, hasta
qu punto y en qu medida utilizamos el tiempo cronolgico (el chronos)
utilizando como gua la otra dimensin temporal (el kairos) que es la que
agrega valor a nuestra vida profesional y personal.
f. Los roles que desempeamos.
Todos desarrollamos diferentes roles en nuestra vida, tanto laboral como
personal. El ejercicio de estos roles nos llevan a desempear distintas
funciones, con diversos estilos, de acuerdo al contexto en el cual debe-
mos desempear ese rol. Puede pasar que no hayamos tenido conciencia
plena de cules son nuestros roles, tanto personales como laborales, o
que conocindolos, nos hallamos en permanente conficto para poder
dedicar el tiempo sufciente a cada uno de ellos, teniendo en cuenta la
escasez del tiempo como recurso.
Todo rol contiene las cuatro dimensiones ya mencionadas, una dimen-
sin fsica requiere o crea recursos), una dimensin espiritual (co-
necta la misin y los principios), una dimensin social (implica relacin
con los dems) y una dimensin mental (exigen aprendizaje).
En realidad, los roles que desempeamos en nuestra vida, forman parte
de una sola persona y de su relacin con otras, lo cual genera un ecosis-
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tema vivo donde cada parte infuye a la otra.
El equilibrio entre los roles, teniendo en cuenta adems sus diversas di-
mensiones, slo puede lograrse si generamos acciones sinrgicas entre
ellos.
El vnculo entre Principios, Misin y Roles puede comprenderse de mane-
ra metafrica, gracias a la siguiente fgura
ROLES
MISIN
PRINCIPIOS
La manera de construir sinergia entre los roles surge del descubrimiento
del Norte verdadero. La posibilidad de desarrollar en forma sinrgica
nuestros roles, tiene relacin con el equilibrio entre lo que podemos
producir en cada rol (accin) y la capacidad de produccin que
debemos desarrollar en cada uno de ellos (evolucin). Del equilibrio
entre Produccin (P) y Capacidad de Produccin (CP), surgen dos
equilibrios esenciales:
Equilibrio sinrgico entre roles.
Equilibrio sinrgico entre las dimensiones de los roles.
El desarrollo de la Capacidad de Produccin es una actividad clara del
Cuadrante II de la Matriz de Administracin Temporal.
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IDEAS FUERZA DE LA UNIDAD DIDCTICA II.
En esta Unidad Didctica, aprendimos que el verdadero esfuerzo de ad-
ministrar el tiempo de manera ms efectiva, no tiene que ver con la
adopcin de herramientas ms efcaces, o por lo menos no slo con ello,
sino que el verdadero cambio se produce cuando organizamos de otro
modo nuestra mente.
En el planteo realizado, tambin se debera lograr una mayor claridad
entre nuestros objetivos y la forma en que destinamos un recurso inevi-
table como el tiempo para conseguirlos.
Para administrar este recurso esencial, analizamos cules son sus ca-
ractersticas esenciales, y cmo esas caractersticas lo convierten en un
recurso, no slo imprescindible, sino de compleja administracin.
Por ltimo, se hizo visible una permanente tensin en nuestras vidas,
cual es la que surge entre el tiempo que debemos dedicar a la urgen-
cia, y el que dedicamos a las cosas que son importantes para conseguir
nuestros objetivos.
De la lectura del material, se puede descubrir cmo gran parte de nues-
tro tiempo est dedicado a atender urgencias, o cuestiones que no tie-
nen relacin con el cumplimiento de nuestras metas, y ello se logra a
expensas de un tiempo muy valioso que se relaciona con nuestro desa-
rrollo personal y profesional.