Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea

1
Aplicaia ACCESS (pentru Office n Limba Englez)

1. Concepte generale

O baz de date = un ansamblu de date , organizate coerent, structurate sub forma unor tabele (sau
obiecte).
Informaia se poate defini ca fiind format din :
- entitate (obiectul informaiei) ANGAJAT (are mai multe atribute - cmpuri)
- atribut (proprietile entitii) Nume ; Vechime ; Salar (cmpuri)
- valoare (msura proprietii) ION ; 25 ani ; 560 lei
Mai multe entiti de acelai fel formeaz o tabel, astfel c ntr-oi tabel avem pe fiecare linie cte o
entitate (nregistrare - record) i pe fiecare coloan cte un atribut ale acelei entiti (un cmp-
caracteristic - field).


O baz de date este format din mai multe tabele cu diferite legturi ntre ele ; de ex. :
- 1 : 1- legtura de tip unu la unu unei nregistrri dintr-un tabel i corespunde una singur din alt
tabel
- 1 : M legatura de tip unu la muli unei nregistrri dintr-o tabel i corespund mai multe
nregistrri dinntr-o alt tabel
- 1 M : N legtura de tip muli la muli mai multor nregistrri dintr-o tabel i corespund mai
multe nregistrri dintr-o alt tabel.

Datorit faptului c tabelele pot avea foarte multe informaii, pentru a le gsi mai uor, le putem
ordona dup un criteriu (cresctor sau descresctor ; dup unul sau mai multe cmpuri) (de exemplu
ntr-o tabel cu angajai i putem ordona descresctor dup vechime i cresctor(alfabetic) dup prenume n
cazul n care sunt mai multe persoane cu aceeai vechime); acestei ordonri i se va asocia un index, care va
conine poziiile inregistrrilor ordonate dup criteriul stabilit.
Orice tabel trebuie s aib definit o cheie (key). Cheia unei tabele reprezint un ansamblu
minim de atribute care identific o singur nregistrare dintr-o tabel. O cheie poate fi cheie simpl
(format dintr-un singur atribut) sau cheie compus (format din mai multe atribute) (de exemplu : o
cheie simpl poate fi ntr-o tabel cu angajati CNP-ul care este o valoare unic pentru specific unui singur
angajat sau Codul de Angajat, sau seria de buletin; iar o cheie compus ar putea fi format din Numele i
Funcia unui angajat presupunnd c nu exist mai muli angajai care s aib i acelai nume i aceeai
funcie). Aa cum am observat n exemplu, la un moment dat, mai multe atribute sau combinaii pot
identifica unic o nregistrare aceste chei se vor numi chei candidate. Dintre acestea, doar una va
putea fi aleas i folosit i se va numi cheie primar. Dac aceast cheie este cheie i n alte tabele,
atunci ea se numete cheie extern.

Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
2
2. Primii pai n lucrul cu baze de date i operaii principale

La crearea unei noi baze de date automat va trebui s o salvez i s-i dau un nume.


O baz de date conine pe lng tabele i alte obiecte . Acestea le vom studia n continuare.














O baz de date poate conine mai multe din fiecare : mai multe tabele, mai multe interogri, ...
Putem crea un obiect folosind una din variantele de creere care ni se ofer, fiecare cu specificul ei.

2.1 Pe scurt

Tabele Tables =sunt tabele i conin informaiile bazei de date, structurate pe linii si pe coloane.

Tabele
Interogri
Formulare
Rapoarte
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
3
Interogrile Queries = (query = interogare) sunt tabele formate prin filtrarea (criteria) cu ajutorul
anumitor condiii, ordonarea (sort) dup criterii, suprimarea (show) anumitor atribute din tabele deja
existente.


Formularele Forms = sunt o metod de introducere a datelor n tabele folosind o interfa grafic
ce poate fi personalizat, asemntoare unui program mai mic avnd doar aceast utilizare.



Rapoartele Raports = sunt o metod de a afia informaiile dintr-un tabel (interogare) sub forma
unor documente, create automat pe baza informaiilor din tabele, dar care s aib o form i aranjare
prietenoas, personalizat i care poate fi tiprit la imprimant sau prelucrat n Word.



2.2 Tabelele
Primul pas este s pornim creerea din [Create Table in Design View]







Astfel vom obine o fereastr n care vom putea descrie informaiile pe care le va conine tabela:
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
4
- Numele cmpurilor, tipul informaiei fiecare putnd avea o grmad de reguli/proprieti.


Dup stabilirea acestora, n momentul n care doresc
s nchid, am posibilitatea de a da un nume tabelei.
In plus, dac nu am stabilit o cheie primar, el va aduga un cmp numeric: ID - cheie primar.

Putem deschide tabela creat si putem introduce date n ea, putem modifica date sau elimina.


Dac unei nregistrri existente doresc s-i aduc modificri la structur, vom alege pentru respectiva
tabel operaia [Design] . Modificrile pot fi n a aduga sau elimina cmpuri (coloane), n a
modifica cmpuri (proprieti ale acestora); putem schimba ordinea lor sau putem stabili ali
indeci.




Deasemena putem
face deplasri pe
nregistrri, folosind
butoanele de
deplasare din partea
de jos a ferestrei
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
5
2.3 Interogri
O interogare se creeaz alegnd
[Create Query in Design View]
din fereastra corespunztoare interogrilor.



Astfel vom putea alege pe baza crei (cror) tabele s facem interogarea, care cmpuri s fie vizibile n
tabela creat ca rspuns al interogrii.
Putem aduga [Add] mai multe tabele pentru interogare, dup care ncheiem cu [Close].




Tot aici stabilesc proprietile interogrii, n urmtoarele rubrici :
- Table stabilesc tabela din care se va lua cmpul care va fi interogat
- Field stabilesc cmpul care va fi interogat
- Sort stabilesc (opional) o ordonare
- Show stabilesc dac acest cmp va fi vizibil n tabela rezultat din interogare
- Criteria stabilete un filtru de selectare a nregistrrilor din tabele dup anumite condiii
care pot fi compuse dup anumite reguli, n concordan cu tipul informatiei pe care o
conine
Odat creat o interogare se poate nchide i salva sub un nume i apoi rula dnd dublu-click pe ea din
fereastra cu interogri; se pot modifica proprietile ei cu ajutorul operaei [Design] .
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
6
2.4 Operaii cu tabele i interogri
1. ntr-un tabel sau ntr-o interogare datele pot fi sortate alegnd cmpul (coloana) i cu click
dreapta pe ea sau de pe bara de butoane putem alege sortare cresctoare sau
descresctoare.
2. Se poate reveni la o afiare a tabelei la forma iniial, fr ordonare, eliminnd din tabel
ordonarea, prin click dreapta pe o celul din tabel i apoi .

3. nregistrrile pot fi terse,
dnd click-dreapta pe
marginea din stnga a
nregistrrii, i alegnd
[Delete Record] (sau din
Meniul [Edit]). Facei cu
responsabilitate tergerea
nregistrrilor, ntruct
acestea nu vor putea fi
recuperate, si mai mult, la
tergerea unei nregistrri
dintr-o interogare se va
terge si nregistrarea din
Tabela original care
coninea nregistrarea (vezi imagine).

4. O tabel sau interogare poate fi imprimat, dar putem imprima i doar unele nregistrri,
dup ce le-am selectat, [File] [Print]


5. O nregistrare poate fi
reperat (gsit) folosind
opiunea [Find] din meniul
[Edit] sau butonul
corespunztor de pe bar,
si putem alege ca cutarea
s se fac n toat tabela sau
doar ntr-un camp.

Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
7
6. n partea de jos a unei tabele sau interogri putem observa cteva butoane de deplasare
- deplasare pe prima nregistrare
- deplasare la stnga cu o nregistrare
- deplasare pe nregistrarea dorit (se
apas [Enter] dup introducerea nr. dorit)
- deplasare la dreapta cu o nregistrare
- deplasare pe ultima nregistrare
- crearea si completarea unei nregistrri noi
2.5 Formulare
Pentru a crea un formular implicit cu toate cmpurile pentru un tabel, putem alege din meniul [Insert]
opiunea [Autoform] i acesta va fi generat, el va putea fi modificat din [design].

Tot pentru a crea un formular , putem alege din meniul [Insert] opiunea [Form].
Altfel, mai cuminte, putem crea un formular din seciunea [Forms] formulare, unde pentru un mai
mare control n crearea formularului alegem , i vom avea paii :

Pasul 1. Putem selecta tabela sau interogarea pentru
care facem formularul i putem alege care cmpuri
s apar pe
formular, utiliznd
butoanele pe post de drag and-drop.


Pasul 2 Alegem la seciunea [Layout] modul n care
dorim s arate formularul. Acest layout va
fi de obicei
.



Pasul 3. Alegem un stil [Style] dintr-o lista de cteva stiluri existente, stil care va include un fundal
(background) i caracteristici ale fontului.

Pasul 4. Putem da un nume formularului si putem alege s vizualizm formularul (ncheind astfel faza
de creere a formularului) sau s-i modificm designul (designul poate fi modificat i ulterior prin
opiunea/butonul )

OBS. Observm c un formular are, deasemenea, n partea de jos butoanele de deplasare

> >> < <<
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
8
Designul unui formular /raport
!!! Regulile pentru designul unui formular sunt valabile i pentru designul unui raport.
De la [File]-[Page Setup] se pot face setri ale paginii : A4, landscape, margini ...




Fa de un slide-powerpoint (sau pagin de document word) difer n principal prin faptul c conin
acele cmpuri de informaii (cod, nume prenume), care sunt n strns legtur cu tabela care conine
datele.

2.6 Rapoarte
Raportul se poate crea, asemeni formularului, pe baza unei tabele sau a unei interogri.
Pentru a crea un raport cu setri implicite i cu toate cmpurile, pentru un tabel putem alege din
meniul [Insert] opiunea [Autoreport]. El va putea fi modificat din [design].
Altfel putem alege putem alege din meniul [Insert] opiunea [Report] sau un raport de la seciunea
[Reports] prin varianta .
Fa de crearea unui formulare ne mai apar 2 pai intermediari :
Pasul P1 permite alegerea unei grupri a
informaiilor pe raport n funcie de unul sau mai
multe cmpuri (de exemplu pe judee, pe clase
dac sunt mai muli care corespund aceluiai
grup).

Pasul P2 permite sortarea (ordonarea)
Observm zona de
Antet i Subsol,
aceste zone pot fi
modificate ca i
mrime trgnd
cu mouse-ul de
marginile dintre
zone
Margine
pentru antet
i subsol
Putem introduce
text sau
imagini i putem ulterior
cu drag-and-drop s le
schimbm poziia
Putem cu drag-and-drop
s schimbm poziia
cmpurilor de completare
pe formular
Ulterior, putem modifica un text
din [casu de text], dnd click n
csu. Dac o csu este selectat
putem folosi butoanele (sau meniul)
pentru formatarea fontului.
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
9
cresctoare sau descresctoare dup diferite cmpuri, a informaiilor prezente n raport.
2.7 Alte operaii

tergerea i Redenumirea

Orice tabel, interogare, formular sau raport poate fi ters/tears (click pe el i apoi tasta
[Del] ) sau redenumit/ (click dreapta pe el i [Rename]).

2.8 Relaii
Dac dou tabele au un cmp comun (poate chiar identic de exemplu : jude), cele dou
cmpuri pot fi conectate ntre ele, aceast asociere dintre tabele se numete Relationship
(relaie).
Odat create, astfel de relaii, putem obine simultan prin interogri i rapoarte informaii provenite
din mai multe tabele izolate.

Fereastra de relaii se activeaz de la [Tools] [Relationships] (acest lucru va duce la apariia
unui nou meniu [Relationships] pe bara de meniuri)
Ferestra de relaii ne permite vizualizarea relaiilor, modificarea, eliminarea sau adugarea de noi
relatii. Cu opiunea [Show All] sau [Show Table] putem stabili tabelele sau interogrile pe care dorim
s le afim, pentru a stabili relaii ntre ele.( [Show All] sau [Show Table] sunt disponibile din meniul
[Relationships] sau cu click-dreapta pe fereastra [Relationships])



Crearea unei relaii este posibil dac facem drag and drop cu un cmp dintr-o tabel peste un
alt cmp din alt tabel (cmpurile pe care dorim s le conectm). In acel moment pot fi stabilite cteva
proprieti ale relaiei.
Cu click-dreapta pe relaie putem alege s o tergem sau s o editm [Edit Relationship].

Putem aplica o referin de integritate relaiei.


Putem stabili tipul conexiunii
Putem crea o nou relaie
Modul V ECDL ____ Asociaia instruIT Oradea
10
Aici se poate observa tipul relaiei.
Tipuri de relaii (ntre dou tabele A i B):
- unu la unu (one-to-one)(unei nregistrri din A i se poate asocia una singur din B)
- unu la mai muli (one-to-many)(unei nregistrri din A i se pot asocia mai multe din B)
- mai muli la mai muli (many-to-many) (unei nregistrri din A i se pot asocia mai multe din
B, i uneia din B mai multe din A)

Putem obine simultan, prin interogri, informaii provenite din mai multe tabele izolate.(ex. elevii
din cteva judee (Bihor (BH), Braov (BR), Bucureti sectorul 1 i 2 (B1 i B2)), dar s fie specificai
i nsoitorii).



2.9 Scrierea condiiilor.
Condiiile sunt expresii logice, care evaluate pot avea un rspuns de tip logic: Adevarat(TRUE) sau
Fals(FALSE). Se pot folosi operatorii matematici (>, =, <, <=, >=, <> - diferit) i logici (And (I),
Or (SAU), Not (Negaie)). (Not i Diferit au acelai efect n unele cazuri i oricare poate fi folosit)
Numerele vor fi scrise n forma obinuit : 123245 , 2345.45 , ...
irurile de caractere (cuvintele)vor fi ncadrate cu ghilimele : Andrei , Cluj,
Datele calendaristice vor fi ncadrate de semnul #(diez): #12/1/02#, #4.august.1995# ,

Exemple de expresii logice i semnificaia:
>77 Or <55 Numere mai mari dect 77 sau mai mici dect 55
(>=100 And <=200) Or =10 Numere din intervalul [100 , 200] , sau egale cu 10
Not USA Diferit de irul USA , putem scrie i <>USA
>= #12/01/02# And <= #12/31/02# Dat calendaristic n luna decembrie 2002
>=A And <D Cuvnt care ncepe cu A, B sau C
= Marian Are numele Marian

Designul
Interogrii
Rezultatul
Interogrii