MARIANA MANDUJANO SANCHEZ

UNIDEG CELAYA GTO

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD 3 CUESTIONARIO


1.- Por qu las compras son objeto de estudio en el control interno?
La funcin de compras tiene una relacin operacional directa con las actividades
de recepcin, almacenes, venta de desperdicios y cuentas por pagar. Por todas
estas razones, el ciclo de compras es una de las reas ms importantes a revisar
por el auditor.
2.- Cmo se desarrolla el ciclo normal de una compra?
1. Determinacin de necesidades,
2. Autorizacin de la compra,
3. Ejecucin de la compra
4. Seguimiento
5. Completar la entrega
6. Liquidacin
3.- Qu debe tomar en cuenta el personal encargado de realizar una
compra?
1. Tener conocimiento de si el artculo que se requiere comprar no se encuentra
disponible en algn lugar de la organizacin.
2. Las condiciones cambiantes tales como el incremento de dificultades para procurar, el
incremento de volumen o el incremento en costos.
3. Adoptarse las medidas necesarias para pasar por un control presupuestal.
4. Diferir la compra o reducir su volumen en caso de que existan problemas financieros
4.- Por qu es necesario se realice la autorizacin de las compras?
Para controlar los inventarios de la empresa ya que mediante la autorizacin de compras
El grupo de compras debe tener conocimiento de si el artculo que se requiere comprar no
se encuentra disponible en algn lugar de la organizacin; es ms, en algunos casos es
indispensable hacer una investigacin especfica para cerciorarse de esta posibilidad.

5.- Cules consideraciones se necesitan analizar en la ejecucin de la
compra?
La diligencia mostrada por los proveedores en que se les considere como una
razonable y posible

Fuente de suministros. Esto incluye tanto nuevos como actuales proveedores.

El alcance y acercamiento para con los proveedores para as conocer sus
instalaciones y sucapacidad de operacin y los problemas relativos que existen
tanto con los actuales como con losproveedores potenciales.

La confianza en cada proveedor particular en trminos de experiencias pasadas,
reputacin general ysu posicin financiera.

La evaluacin de los diversos factores involucrados en la determinacin del
servicio a recibir. Esto incluye precio, condiciones, absorcin de gastos de
entrega, tratamiento de gastos de manejo, mantenimiento de reservas de
inventarios, capacidad para satisfacer los requerimientos de entrega, calidad,
servicio soporte, desarrollo de productos, etctera.
Algunas consideraciones complementarias como son las relaciones con la
comunidad, soporte de negocios pequeos, competencia, reciprocidad en ventas,
polticas gubernamentales, etctera.
6.- Cmo y porqu debe hacerse el seguimiento de la compra?

El grupo de compras debe vigilar que los productos comprados se entreguen de
Acuerdo a la orden de compra. En muchas situaciones la dependencia con otras
operaciones de la organizacin est sujeta a las condiciones de entrega, de tal
suerte, debern tomarse todas las medidas que las circunstancias requieran.
Frecuentemente es aconsejable para el comprador o su representante que visiten
al proveedor con la finalidad de vigilar el avance de su pedido, inclusive hacerse
acompaar de un tcnico o especialista para que califique el aspecto calidad.
7.- Por qu es importante vigilar la entrega de la compra y qu debe cuidar
quien recibe? Esto con objeto de que el comprador tome medidas preventivas
para asegurarse de que va a llegar al final esperado; sin olvidar revisar tambin el
avance operativo de la organizacin para ser concordante con la poca de entrega
del producto. Con estas medidas se est en condiciones de tomar accin
inmediata en caso de presentarse algn problema de retraso o cambio de
especificaciones, quien recibe debe de cerciorarse de que las especificaciones
son las requeridas al igual que el nivel de calidad; y profundizando, en ciertos
casos especiales es menester efectuar algunas pruebas que debern someterse a
la autorizacin de los ejecutivos de operaciones responsables de aceptar el
producto.
8.- Por qu Debe cuidarse la liquidacin financiera de la compra?
Porque es el paso final en la transaccin de compras, al cotejar la orden de
compra original con los datos de recepcin condicionados obviamente a posibles
deducciones o ajustes

9.- Qu otros aspectos de deben controlar para que el ciclo de compras sea
efectivo?
1. Situacin organizacional; Reconocer que el volumen de la mercanca
comprada es lo ms importante de la funcin de compras
2. Centralizacin contra descentralizacin. Otro problema organizacional es el
relativo a su la funcin de compras debe ser centralizada a un nivel
corporativo o, por el contrario, si puede ser delegada a niveles de operacin
de subsidiarias, divisiones, y otros centros de utilidades que pudieran tener
sus propias actividades de compras.
3. Jurisdiccin de compras; Este problema se presenta en un gran nmero de
variantes pero la ms comn es la de determinar qu tipo de compra
deber canalizarse a travs del departamento de compras.
4. Compras de emergencia; este problema sucede cuando la actividad
operativa simplemente no acta de acuerdo a las bases de tiempo
establecidas debido a un eventual retraso en el suministro por parte del
departamento de compras.
5. Compras para empleados; Lo conveniente es que este servicio se haga
sobre una base equitativa.
6. Capacidad analtica para comprar; es una combinacin de la bsqueda de
vigorosos e imaginativos factores y la capacidad relativa para relacionar
esos factores a situaciones especficas de procuracin.
7. Control de tendencias indebidas; Las decisiones de este personal en un
momento dado influyen directamente en los intereses del proveedor
elegido.

10.- Cmo se mide la eficiencia en la actividad de compras?
El problema central que concierne tanto a la direccin como al departamento de
compras y otras gerencias de la organizacin es cmo medir la efectividad de la
funcin de compras.
A nivel de administracin interna debe haber elementos para medir el volumen de
compras que se manejan, el nmero de transacciones de compra efectuadas, el
tiempo incurrido para manejar los diversos tipos de operaciones y los costos de
esas actividades. Estas medidas son, por supuesto, ms significativas cuando son
comparadas con la ejecucin de otras operaciones de compra en condiciones
similares.
Bibliografa
(s.f.). Obtenido de http://campusvirtual2.sabes.edu.mx/file.php/271/CICLO_DE_COMPRAS.pdf