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Una gua al cuerpo de conocimientos de la Administracin de Proyectos

1. Prefacio
2. El Marco de la Administracin de Proyectos
3. El Contexto de la Administracin de Proyectos
4. Procesos de Administracin de Proyectos
5. Administracin de la Integracin de Proyectos
6. Administracin del Alcance del Proyecto
7. Administracin de Tiempo del Proyecto
8. Administracin de Costos del Proyecto
9. Administracin de la Calidad del Proyecto
10. Administracin del Recurso Humano del Proyecto
11. Administracin de las Comunicaciones del Proyecto
12. Administracin de Riesgo del Proyecto
13. Administracin del Procuramiento el Proyecto
14. Ap!ndices
15. "losario
1
Prefacio
A la Edicin de #$$%
Este documento reemplaza El Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de ro!ectos de
"# $"%&'( documento )ue *ue pu+licado en 1987. ara asistir a los usuarios de este
documento )ue puedan estar *amiliarizados con su predecesor, -emos resumido a)u. las
principales di*erencias
1. /emos cam+iado el t.tulo para en*atizar )ue este documento no es el "%&'. El
documento de 1987 de*in.a al "%&' como 0todos los tpicos, 1reas de materia !
procesos intelectuales )ue est1n in2olucrados en las pr1cticas de principios
administrati2os sanos a los ...pro!ectos0. Claramente se o+ser2a )ue un solo documento
nunca contendr1 la totalidad del "%&'.
2. /emos reescrito completamente la seccin del "arco 3erico. 4a nue2a seccin
consiste de tres cap.tulos5
o #ntroduccin, )ue *i6a el propsito del documento ! de*ine de manera e7tensa los
t8rminos 0pro!ecto0 ! 0administracin de pro!ectos0.
o El Conte7to de la Administracin de ro!ectos, )ue cu+re el conte7to en el )ue
operan los pro!ectos 9 el ciclo de 2ida del pro!ecto, las perspecti2as de los
partidos interesados, in*luencias e7ternas, ! -a+ilidades cla2es de la
administracin :eneral.
o 4os rocesos Administrati2os de los ro!ectos, )ue descri+e como los
elementos 2arios de la administracin de pro!ectos se interelacionan.
1. /emos desarrollado una de*inicin re2isada de 0pro!ecto0. ;uer.amos una de*inicin )ue
era tanto inclusi2a $no de+er.a ser posi+le identi*icar cual)uier empresa :eneralmente
considerada como un pro!ecto )ue no llene la de*inicin( ! e7clusi2a $no de+er.a ser
posi+le identi*icar cual)uier empresa )ue satis*a:a la de*inicin ! )ue :eneralmente no
se piensa como pro!ecto(. <e re2isaron muc-as de las de*iniciones de pro!ecto en la
literatura e7istente ! se encontraron todas insatis*actorias de al:una manera. 4a nue2a
de*inicin es moti2ada por las caracter.sticas =nicas de un pro!ecto5 un pro!ecto es una
tarea temporal desarrollada para crear un producto o ser2icio =nico.
2. /emos desarrollado una nue2a 2ista del ciclo de 2ida del pro!ecto. El documento de
1987 de*in.a las *ases de pro!ecto como su+di2isiones del ciclo de 2ida del pro!ecto.
/emos reordenado estas relaciones ! de*inido el ciclo de 2ida del pro!ecto como una
coleccin de *ases cu!os n=meros ! nom+res est1n determinados por las necesidades
de control de la or:anizacin e6ecutora.
3. /emos cam+iado los nom+res de las principales secciones de 0*uncin0 a 01rea de
conocimiento0. El termino 0*uncin0 -a sido *recuentemente malentendido como un
elemento de la or:anizacin *uncional. El cam+io de nom+re de+er1 de eliminar este
malentendido.
4. >econocemos *ormalmente la e7istencia de una no2ena 1rea de conocimiento. /a
e7istido un consenso amplio durante al:=n tiempo de )ue la administracin de pro!ectos
es un proceso inte:rati2o. El Cap.tulo 4, Administracin de la #nte:racin de ro!ecto,
reconoce la importancia de este tema.
5. /emos a:re:ado la pala+ra 0pro!ecto0 al t.tulo de cada 1rea de conocimiento. Aun)ue
esto pueda parecer redundante, a!uda a clari*icar el alcance de este documento. or
e6emplo, 4a Administracin de >ecursos /umanos cu+re solo esos aspectos de la
2
administracin de recursos -umanos )ue son =nicos o casi =nicos al conte7to de
pro!ectos.
6. /emos esco:ido descri+ir las 1reas de conocimiento en t8rminos de sus componentes
de proceso. 4a +=s)ueda de un m8todo consistente de presentacin nos -a lle2ado a
reestructurar completamente el documento de 1987 en 37 0procesos administrati2os de
pro!ectos0. Cada proceso esta descrito en t8rminos de sus entradas, salidas,
-erramientas ! t8cnicas. 4as entradas ! salidas son documentos $e.:., una declaracin
de alcance( o .tems documenta+les $e.:., dependencias de acti2idades(. 4as
-erramientas ! t8cnicas son los mecanismos aplicados a las entradas para crear las
salidas. Adem1s de su simplicidad *undamental, esta apro7imacin o*rece otros
+ene*icios, a sa+er5
o En*atiza las interacciones entre las 1reas de conocimiento. 4as salidas de un
proceso se con2ierten en entradas para otro.
o 4a estructura es *le7i+le ! ro+usta. Cam+ios en conocimientos ! pr1cticas
pueden ser acomodados a:re:ando un nue2o proceso, cam+iando las
secuencias de procesos, su+di2idiendo un proceso, o al a:re:ar material
descripti2o dentro de un proceso.
o 4os procesos est1n en el n=cleo de otros standards. or e6emplo, los standards
de calidad de la &r:anizacin #nternacional de <tandards $serie #<& 9000( se
+asan en la identi*icacin de los procesos de ne:ocios.
1. A:re:amos al:unas ilustraciones. Cuando se trata de estructuras de des:lose de
tra+a6o, dia:ramas de red, ! cur2as <, una ima:en 2ale m1s )ue mil pala+ras.
2. /emos reor:anizado el documento de manera si:ni*icati2a. 4a si:uiente ta+la pro2ee
una comparacin entre los enca+ezados del documento de 1987 con este5

&'mero
y
&om(re
de #$)*
&'mero
y
&om(re
de #$$%
0. <tandards "%&' %. E2olucin de ?na @u.a al Cuerpo de
Conocimientos de la Administracin de
ro!ectos de "#
1. "arco 3erico5 El >aciocinio 1. #ntroduccin $de*iniciones +1sicas(
2. El Conte7to del ro!ecto $ciclos de
2ida(
2. "arco 3erico5 ?na >eseAa 1. orciones 2arias
2. orciones 2arias
3
3. orciones 2arias
3. "arco 3erico5 ?n "odelo #nte:rati2o 3. rocesos Administrati2os de ro!ectos
4. Administracin de #nte:racin del
ro!ecto
4. @losario de 38rminos @enerales #B. @losario
A. Administracin del Alcance 5. Administracin del Alcance del
ro!ecto
%. Administracin de la Calidad 8. Administracin de la Calidad del
ro!ecto
C. Administracin del 3iempo 6. Administracin de 3iempo del ro!ecto
C. Administracin de Costos 7. Administracin de Costos del ro!ecto
E. Administracin de >ies:os 11. Administracin de >ies:os del
ro!ecto
D. Administracin del >ecurso /umano 9. Administracin del >ecurso /umano
del ro!ecto
@. Administracin de
ContratosErocuracin
12. Administracin del rocuramiento del
ro!ecto
/. Administracin de Comunicaciones 10. Administracin de las
Comunicaciones del ro!ecto
3.
0clasi*icar a0 -a sido remo2ido de la lista de propsitos. 3anto este documento como la
2ersin de 1987 pro2een una estructura para or:anizar el conocimiento de la
administracin de pro!ectos, pero nin:una es particularmente =til como una -erramienta
de clasi*icacin. rimero, los tpicos incluidos no est1n completos 9 no inclu!en
pr1cticas inno2adoras o inusuales. <e:undo, muc-os elementos tienen rele2ancia en
m1s de un 1rea de conocimiento o proceso de tal manera )ue las cate:or.as no son
=nicas.
El Marco de la Administracin de Proyectos
I&TR+UCCI,&
4
El cuerpo de conocimiento de pro!ectos $"%&'( es un t8rmino inclusi2o )ue descri+e la suma
de los conocimientos dentro de la pro*esin de administracin de pro!ectos. Como en otras
pro*esiones tales como5 medicina, a+o:ac.a, contadur.a, el cuerpo del conocimiento recae so+re
pro*esionales ! acad8micos )ue aplican ese conocimiento ! lo a2anzan. El "%&' entero
inclu!e conocimiento pro+ado ! pr1cticas tradicionales )ue se aplican ampliamente, adem1s del
conocimiento e inno2aciones de pr1cticas a2anzadas )ue -an 2isto un uso m1s limitado.
Este capitulo de*ine ! e7plica 2arios t8rminos cla2es ! pro2ee una 2ista :eneral del resto del
documento. Adem1s inclu!e las si:uientes secciones principales5
#-# Propsito de este documento
#-. /u! es un proyecto0
#-1 /u! es la administracin de proyectos0
#-2 Relacin con otras disciplinas de administracin
#-3 Tareas relacionadas
ropsito de este Cocumento
El propsito primario de este documento es identi*icar ! descri+ir ese su+6ue:o del "%&' )ue
es :eneralmente aceptado. @eneralmente aceptado )uiere decir )ue el conocimiento ! las
pr1cticas descritas son aplica+les a la ma!or.a de los pro!ectos la ma!or.a de las 2eces, ! )ue
-a! un consenso amplio so+re su 2alor ! utilidad. @eneralmente aceptado no )uiere decir )ue
las pr1cticas ! el conocimiento son o de+en ser aplicadas uni*ormemente a todos los pro!ectosF
el e)uipo de administracin de pro!ectos siempre ser1 responsa+le de determinar )ue es
apropiado para cual)uier pro!ecto dado.
Este documento tam+i8n intenta pro2eer un l87ico com=n dentro de la pro*esin para poder
-a+lar de la administracin de pro!ectos. 4a administracin de pro!ectos es una pro*esin
relati2amente 6o2en, ! mientras )ue -a! un entendimiento com=n de )ue es lo )ue -ace, -a!
poco conocimiento relati2o de los t8rminos )ue se usan.
Este documento pro2ee una re*erencia +1sica para cual)uiera )ue este interesado en la
pro*esin de administracin de pro!ectos. Esto inclu!e, pero no esta limitado a5
o Administradores de pro!ectos ! otros miem+ros del e)uipo de administracin del
pro!ecto.
o Administradores de administradores de pro!ecto.
o 4os dueAos del pro!ecto ! otros partidos interesados.
o Administradores *uncionales ! empleados asi:nados al e)uipo de pro!ectos.
o Educadores )ue enseAan administracin de pro!ectos ! materias relacionadas.
o Consultores ! otros especialistas en administracin de pro!ectos ! campos
relacionados.
o Entrenadores desarrollando pro!ectos educati2os en administracin de
pro!ectos.
Como una re*erencia +1sica, este documento no es ni compresi2o ni todo inclusi2o. El ap8ndice
E discute e7tensiones en 1reas de aplicacin mientras )ue el ap8ndice D lista *uentes de otra
in*ormacin en administracin de pro!ectos.
5
Este documento tam+i8n es usado por el instituto de administracin de pro!ectos para pro2eer
una estructura consistente para sus pro:ramas de desarrollo pro*esional )ue inclu!en5
o Certi*icacin de administradores de pro!ectos pro*esionales $"Gs(.
o Acreditacin de institutos educati2os )ue enseAan administracin de pro!ectos.
H;u8 es un pro!ectoI
4as or:anizaciones tra+a6an. El tra+a6o :eneralmente in2olucra operaciones o pro!ectos, aun)ue
las dos se puedan traslapar. 4as operaciones ! los pro!ectos comparten muc-as caracter.sticasF
por e6emplo, ellas son5
o Cesarrolladas por personas.
o 4imitadas por recursos escasos.
o <on planeadas, e6ecutadas, ! controladas.
4as operaciones ! los pro!ectos di*ieren principalmente en )ue las operaciones son sucesi2as !
repetiti2as mientras )ue los pro!ectos son temporales ! =nicos. ?n pro!ecto por lo tanto puede
ser de*inido en t8rmino de sus caracter.sticas distinti2asJ un pro!ecto es una tarea temporal
desarrollada para crear un producto o ser2icio =nico. 3emporal )uiere decir )ue cada pro!ecto
tiene un comienzo de*initi2o ! una terminacin de*initi2a. Knico )uiere decir )ue el producto o
ser2icio es di*erente de al:una manera distinti2a de todos los pro!ectos o ser2icios similares.
4os pro!ectos son desarrollados en todos los ni2eles de la or:anizacin. Estos pueden in2olucrar
a una sola persona o a muc-as miles. L pueden re)uerir menos de 100 -oras para completarse
o m1s de 10,000,000. 4os pro!ectos pueden in2olucrar a una sola unidad de una or:anizacin o
cruzar muc-as *ronteras or:anizacionales como en consorcios o sociedades de -ec-o. 4os
pro!ectos son muc-as 2eces componentes cr.ticos de la estrate:ia de ne:ocios de la
or:anizacin )ue los desarrolla. E6emplos de pro!ectos pueden incluir5
o Cesarrollar un nue2o producto o ser2icio.
o E*ectuar un cam+io de estructura, de personal, o de estilo en una or:anizacin.
o Cesarrollar un nue2o 2e-.culo de transporte.
o Cesarrollar o ad)uirir un nue2o sistema de in*ormacin.
o Construir o desarrollar una construccin.
o Administrar una campaAa electoral.
o #mplementar un nue2o procedimiento o proceso en un ne:ocio.
Car1cter 3emporal
3emporal )uiere decir )ue cada pro!ecto tiene un comienzo de*initi2o ! una terminacin
de*initi2a. El *in es alcanzado cuando los o+6eti2os del pro!ecto -an sido alcanzados, o cuando
se -ace claro )ue todos los o+6eti2os no pueden ser alcanzados ! )ue el pro!ecto tiene )ue ser
terminado. 3emporal no )uiere decir necesariamente corto en duracinF muc-os pro!ectos duran
2arios aAos. En cada caso, sin em+ar:o, la duracin del pro!ecto es *initaF los pro!ectos no son
es*uerzos sucesi2os.
Adicionalmente, el t8rmino temporal no se aplica :eneralmente al producto o ser2icio creado por
el producto. "uc-os pro!ectos son desarrollados para crear un resultado duradero. or e6emplo,
un pro!ecto para crear un monumento nacional crear1 un resultado )ue se espera dure por
2arios si:los.
6
"uc-os desarrollos son temporales en el sentido en )ue 2an a terminar en al:=n punto del
tiempo. or e6emplo, el tra+a6o de ensam+le en una planta automotriz 2a -acer e2entualmente
discontinuado, ! la planta en si a+andonada. 4os pro!ectos son *undamentalmente di*erentes
por)ue el pro!ecto cesa cuando sus o+6eti2os declarados -an sido o+tenidos, mientras )ue los
desarrollos de no pro!ectos adoptan una serie nue2a de o+6eti2os ! contin=an tra+a6ando.
4a naturaleza temporal de los pro!ectos se pueden aplicar a otros aspectos del desarrollo tales
como5
o 4a oportunidad de la 2entana de mercado es usualmente temporal J 4a
ma!or.a de los pro!ectos tienen un marco de tiempo limitado en el )ue tiene )ue
producir su producto o ser2icio.
o El e)uipo de pro!ecto, como un e)uipo, rara 2ez dura m1s )ue el pro!ectoJ la
ma!or.a de los pro!ectos son desarrollado por un e)uipo creado con el slo
propsito de desarrollar el pro!ecto, ! el e)uipo es desmantelado ! sus
miem+ros reasi:nados cuando el pro!ecto se termine.
roducto o <er2icio Knico
4os pro!ectos in2olucran -acer al:o )ue no se -a -ec-o antes, por lo tanto, es =nico. ?n
producto o un ser2icio puede ser =nico aun)ue la cate:or.a a la )ue pertenezca sea :rande. or
e6emplo, muc-os miles de edi*icios de o*icina -an sido desarrollados, pero cada edi*icio en si es
=nico J de distinto dueAo, de distinto diseAo, di*erente locacin, ! di*erentes contratistas, ! as.
etc. 4a presencia de elementos repetiti2os no cam+ia *undamentalmente la caracter.stica de ser
=nico. or e6emplo5
o ?n pro!ecto para desarrollar una 2.a comercial puede re)uerir m=ltiples
prototipos
o ?n pro!ecto para introducir una nue2a dro:a al mercado puede re)uerir de miles
de dosis durante las prue+as cl.nicas.
o ?n pro!ecto de desarrollo de +ien ra.z puede incluir cientos de unidades
indi2iduales.
Ce+ido a )ue el producto de cada pro!ecto es =nico, las caracter.sticas )ue distin:uen el
producto o ser2icio de+en ser ela+oradas pro:resi2amente. ro:resi2amente )uiere decir
0rocedimientos en pasosF a2ance continuo por incrementos0 mientras )ue ela+orados )uiere
decir 0tra+a6ado con cuidado al detalleF desarrollado enteramente0 M1N. 4as caracter.sticas
distinti2as ser1n de*inidas de manera amplia, temprano en el pro!ecto ! ser1n cada 2ez m1s !
m1s e7pl.citas ! detalladas a medida )ue el e)uipo del pro!ecto desarrolla un entendimiento
me6or ! m1s completo del producto.
4a ela+oracin pro:resi2a de las caracter.sticas de un producto de+e ser cuidadosamente
coordinada en concordancia con una apropiada de*inicin del alcance del pro!ecto,
particularmente si el pro!ecto es desarrollado +a6o un contrato. Cuando de*inida propiamente, el
alcance del pro!ecto O el tra+a6o a realizar O de+er1 mantenerse constante a=n en la luz del
cam+io las caracter.sticas del producto )ue sea pro:resi2amente ela+orado. 4a relacin entre el
alcance del pro!ecto ! el alcance del producto ser1 discutido con m1s detalle en la introduccin
al cap.tulo 5.
ara mostrar dos e6emplos ilustrati2os de ela+oracin pro:resi2a en dos redes de aplicacin
distintas, tenemos5
E4emplo #- ?na planta procesadora )u.mica empieza con un proceso de in:enier.a para de*inir
las caracter.sticas de un proceso. Estas caracter.sticas ser1n usadas para diseAar las unidades
7
de procesamiento principales. Esta in*ormacin se con2ierte en la +ase del diseAo de in:enier.a
)ue de*inir1 tanto el detalle de la!out de la planta ! de las caracter.sticas mec1nicas de las
unidades de proceso ! *acilidades au7iliares. 3odo esto resulta en los di+u6os de diseAo )ue
ser1n ela+orados para producir di+u6os de *a+ricacin $isom8tricos de construccin( durante la
construccin, -a+r1n interpretaciones ! adaptaciones )ue ser1n -ec-as a medida )ue se
necesiten ! estar1n su6etas a una apro+acin *ormal. Esta ela+oracin adicional de las
caracter.sticas es capturada por un di+u6o 0as +uilt0. Curante los ensa!os ! entre:a, un desarrollo
adicional de las caracter.sticas es muc-as 2eces -ec-o en la *orma de a6ustes operacionales
*inales.
E4emplo .- El producto de un pro!ecto de desarrollo +io*armace=tico puede ser inicialmente
de*inido como 0rue+as cl.nicas de PLQ0 de+ido a )ue el n=mero de prue+as ! el tamaAo de
cada una de ellas, es desconocido. A medida )ue el pro!ecto a2anza, el producto puede ser
descrito m1s e7pl.citamente 0Ensa!os de la *ase ###, ensa!o 4 de la *ase ## ! ensa!o 2 de la *ase
###0. 4a si:uiente ronda de ela+oracin pro:resi2a puede en*ocarse e7clusi2amente en el
protocolo de los ensa!os de la *ase # O es decir )ue pacientes reci+en )ue dosis ! )ue tan
*recuentemente. En las etapas *inales del pro!ecto, los ensa!os de la *ase ### ser.an
e7pl.citamente de*inidos con +ase en in*ormacin reco:ida ! analizada durante los ensa!os de la
*ase # ! *ase ##.
H;u8 es la Administracin de ro!ectosI
4a administracin de pro!ectos es la aplicacin de conocimiento, -a+ilidades, -erramientas, !
t8cnicas a acti2idades de pro!ectos de manera )ue cumplan o e7cedan las necesidades !
e7pectati2as de partidos interesados de un pro!ecto. Cumplir o e7ceder las necesidades o
e7pectati2as de los partidos interesados in2aria+lemente in2olucran +alancear demandas )ue
compiten entre s., tales como5
o Alcance, tiempo, costo ! calidad.
o artidos interesados con di*erentes necesidades ! e7pectati2as.
o >e)uerimientos identi*icados $necesidades( ! re)uerimientos no identi*icados
$e7pectati2as(.
El t8rmino administracin de pro!ectos es a 2eces usado para descri+ir una apro7imacin
or:anizacional a la administracin de operaciones sucesi2as. Esta apro7imacin, m1s
propiamente llamada administracin por pro!ectos, trata muc-os aspectos de operaciones
sucesi2as como pro!ectos para poder aplicar la administracin de pro!ectos a ellas. Aun)ue un
entendimiento de la administracin de pro!ectos es o+2iamente cr.tica para una or:anizacin
)ue esta administrando por pro!ectos, una discusin detallada de esta apro7imacin esta *uera
del alcance de este documento.
El conocimiento acerca de la administracin de pro!ectos puede ser or:anizada de muc-as
maneras. Este documento tiene dos secciones principales ! doce cap.tulos como se descri+e a
continuacin.
El Marco de la Administracin de Proyectos
arte #, el "arco de la Administracin de ro!ectos, pro2ee la estructura +1sica para entender la
administracin de pro!ectos.
Cap.tulo 1, Introduccin, de*ine los elementos cla2es ! pro2ee una 2ista del resto del
documento.
8
Cap.tulo 2, El Contexto de la Administracin de Proyectos, descri+e el am+iente en el cual
los pro!ectos operan. El e)uipo de administracin de pro!ectos de+e comprender este conte7to
m1s amplio J administrar las acti2idades d.a a d.a de un pro!ecto es necesario para su 87ito
pero no es su*iciente.
Cap.tulo 3, 5os Procesos de Administracin de Proyectos, descri+e una 2ista :eneralizada
de como los procesos 2arios de la administracin de pro!ectos interactuan com=nmente.
Entender estas interacciones es *undamental para entender el material )ue se presenta del
Cap.tulo 4 al 12.
5as 6reas de Conocimiento de la Administracin de Proyecto
arte ##, las Rreas de Conocimiento de la Administracin de ro!ecto, descri+en conocimiento !
pr1cticas de la administracin de pro!ectos en t8rmino de sus componentes de proceso. Estos
procesos -an sido or:anizados en nue2e 1reas de conocimiento, tal como se descri+en a
continuacin e ilustradas en la 7igura #8#-
Cap.tulo 4, Administracin de la Integracin de Proyectos, descri+e los procesos re)ueridos
para ase:urar )ue los elementos 2arios de un pro!ecto est1n
9
coordinados apropiadamente. Consiste del desarrollo de un plan de pro!ecto, e6ecucin del plan
de pro!ecto, ! el control de cam+ios en :eneral.
Cap.tulo 5, Administracin del Alcance del Proyecto, descri+e el proceso re)uerido para
ase:urar )ue el pro!ecto inclu!e todo tra+a6o re)uerido, ! slo el tra+a6o re)uerido, para
completar el pro!ecto de manera e7itosa. Consiste de la iniciacin, planeacin del alcance,
de*inicin del alcance, 2eri*icacin del alcance, ! control de cam+io al alcance.
Cap.tulo 6, Administracin del Tiempo del Proyecto, descri+e los procesos re)ueridos para
ase:urar la terminacin a tiempo del pro!ecto. Consiste en la de*inicin de las acti2idades,
secuencia de las acti2idades, estimacin de duracin de las acti2idades, desarrollo del
crono:rama ! control de la pro:ramacin.
10
Cap.tulo 7, Administracin de los Costos del Proyecto, descri+e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto es completado dentro del presupuesto apro+ado. Consiste en la
plani*icacin de recursos, estimacin de costos, presupuestacin de costos, ! control de costos.
Cap.tulo 8, Administracin de la Calidad del Proyecto, descri+e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto satis*acer1 las necesidades para lo cual *ue desarrollado. Consiste en
la planeacin de la calidad, ase:uranza de la calidad, ! control de calidad.
Cap.tulo 9, Administracin de los Recursos Humanos del Proyecto, descri+e los procesos
re)ueridos para -acer el uso m1s e*iciente de las personas in2olucradas en el pro!ecto. Consiste
en la planeacin or:anizacional, ad)uisicin de sta**, ! desarrollo del e)uipo.
Cap.tulo 10, Administracin de las Comunicaciones del Proyecto, descri+e los procesos
re)ueridos para ase:urar la :eneracin apropiada ! a tiempo, coleccin, diseminacin,
almacenamiento, ! la disposicin *inal de la in*ormacin del pro!ecto. Consiste en la planeacin
de la comunicacin, distri+ucin de la in*ormacin, reportes de desempeAo, ! el cierre
administrati2o.
Cap.tulo 11, Administracin de Riesgo del Proyecto, descri+e los procesos concernientes con
la identi*icacin, an1lisis, ! respuesta a el ries:o del pro!ecto. Consiste en la identi*icacin del
ries:o, cuanti*icacin del ries:o, desarrollo de la respuesta al ries:o, ! en el control de la
respuesta al ries:o.
Cap.tulo 12, Administracin de la Procuracin del Proyecto, descri+e los procesos re)ueridos
para ad)uirir +ienes ! ser2icios de *uera de la or:anizacin e6ecutora. Consiste en la planeacin
de la :estin de la procuracin, planear la solicitacin, la solicitacin, seleccin de pro2eedores,
administracin de contratos, ! cierre de contratos.
Relacin con +tras isciplinas de Administracin
"uc-o del conocimiento re)uerido para administrar pro!ectos es =nico o casi =nico a la
administracin de pro!ectos $e.:. an1lisis de la ruta cr.tica ! estructura de des:lose de tra+a6o(.
<in em+ar:o, el "%&' traslapa con otras disciplinas de administracin tal como se ilustra en la
7igura #8.-
4a Administracin @eneral, comprende planear, or:anizar, la consecucin de recursos -umanos,
e6ecutar, ! controlar las operaciones de una empresa en *uncionamiento continuo. 4a
administracin :eneral tam+i8n inclu!e disciplinas de soporte tales como5 ro:ramacin de
computadoras, a+o:ac.a, estad.stica ! teor.as de pro+a+ilidad, lo:.stica, ! administracin de
personal. El "%&' traslapa la administracin :eneral en muc-as 1reas J comportamiento
or:anizacional, pro!ecciones *inancieras, ! t8cnicas de planeacin slo para nom+rar al:unas
pocas. 4a seccin 2.4 pro2ee una discusin m1s detallada de la administracin :eneral.
4as 1reas de aplicacin son cate:or.as de pro!ectos )ue tienen elementos comunes
si:ni*icati2os en tales pro!ectos pero )ue no son re)ueridos o presentes en todos los pro!ectos.
4as 1reas de aplicacin usualmente est1n de*inidas en t8rminos de5
o Elementos t8cnicos, tales como, desarrollo de so*tSare, dro:as *armac8uticas, o
in:enier.a de construccin.
o Elementos de la administracin, tales como, contratos con el :o+ierno o
desarrollo de nue2os productos.
o @rupos de industria, tales como los de autom2iles, )u.micos o de ser2icios
*inancieros.
11
El ap8ndice E inclu!e una discusin m1s detallada de las 1reas de aplicacin de los pro!ectos.
3areas >elacionadas
Ciertos tipos de e2entos est1n li:ados de manera mu! cercana a los pro!ectos.
Estos desarrollos relacionados se descri+en a continuacin
Programas. ?n pro:rama es un :rupo de pro!ectos administrado de una manera coordinada de
tal manera )ue se o+tienen +ene*icios )ue no se pueden o+tener al administrar los pro!ectos
indi2idualmente M2N. "uc-os pro:ramas inclu!en tam+i8n elementos de operaciones sucesi2as.
or e6emplo5
o El 0pro:rama de a2in PLQ0 inclu!e tanto el pro!ecto o pro!ectos de diseAo !
desarrollo del a2in como la manu*actura ! soporte del a2in en el campo de
prue+as.
o "uc-as *irmas electrnicas tienen 0administradores de pro:rama0 )ue son
responsa+les tanto por la entre:a de productos indi2iduales $pro!ectos( ! de la
12
coordinacin de m=ltiples entre:as so+re un per.odo de tiempo $una operacin
en desarrollo(.
o 4os pro:ramas tam+i8n in2olucran una serie de desarrollo c.clicos o repetiti2os,
por e6emplo5
o 4as compaA.as de ser2icios p=+licos muc-as 2eces -a+lan de 0un pro:rama de
construccin0 )ue es una operacin sucesi2a ! re:ular )ue in2olucra muc-os
pro!ectos.
o "uc-as or:anizaciones sin 1nimo de lucro tienen un 0pro:rama de captacin de
*ondos0 )ue es un es*uerzo contin=o para o+tener apo!o *inanciero )ue muc-as
2eces in2olucra una serie de pro!ectos discretos tales como *unciones de
+ene*icencia o remates.
o u+licar un peridico o una re2ista es tam+i8n un pro:rama J el peridico en si
es un es*uerzo contin=o, pero cada edicin es en si un pro!ecto.
En al:unas 1reas de aplicacin, la administracin de pro:ramas ! la administracin de pro!ectos
se tratan como sinnimosF en otras, la administracin de pro!ectos es un su+pro!ecto del
pro:rama de administracin. &casionalmente, la administracin de pro:ramas es considerada
como un su+pro!ecto de la administracin de pro!ectos. Esta di2ersidad de de*iniciones -ace
)ue sea imperati2a )ue cual)uier discusin de la administracin de pro:ramas 2ersus
administracin de pro!ectos sea precedida por un acuerdo claro ! consistente de la de*inicin de
cada t8rmino.
9u(proyectos. 4os pro!ectos *recuentemente est1n di2ididos en componentes m1s mane6a+les
o su+pro!ectos los su+pro!ectos son muc-as 2eces contratados con una entidad e7terna o con
otra unidad *uncional de la or:anizacin e6ecutora. E6emplos de su+pro!ectos pueden incluir5
o ?na *ase de pro!ecto $las *ases del pro!ecto se descri+en en la <eccin 2.1(.
o 4a instalacin de la plomer.a o electricidad en un pro!ecto de construccin.
o rue+as automatizadas de pro:ramas de computadora en un pro!ecto de
desarrollo de so*tSare.
o "anu*actura de alto 2olumen para dar soporte a las prue+as cl.nicas de una
nue2a dro:a en un pro!ecto de desarrollo e in2esti:acin *armace=tica.
<in em+ar:o, desde la perspecti2a de una or:anizacin e6ecutora un su+pro!ecto es muc-as
2eces pensado m1s como un ser2icio )ue un producto, ! este ser2icio es =nico. or lo tanto los
su+pro!ectos ser1n re*eridos t.picamente como pro!ectos ! ser1n administrados como tal.
El Contexto de la Administracin de Proyectos
4os pro!ectos ! la administracin de pro!ectos operan en un am+iente m1s amplio )ue el del
pro!ecto mismo. El e)uipo de administracin de pro!ectos de+e entender este conte7to m1s
amplio O administrar d.a a d.a la acti2idades del pro!ecto es necesario para el 87ito de este, pero
no su*iciente. Este cap.tulo descri+e aspectos cla2es del conte7to de la administracin de
pro!ectos, )ue no est1n descritos en otras partes de este documento. 4os tpicos incluidos a)u.
son5
.-# 7ases del Proyecto y el Ciclo de :ida del Proyecto
.-. 5os Partidos Interesados del Proyecto
.-1 Influencias +rgani;acionales-
.-2 Ha(ilidades Cla<es de Administracin "eneral
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.-3 Influencia 9ocioeconmicas
Dases del ro!ecto ! Ciclo de Bida del ro!ecto
or)ue los pro!ectos son tareas =nicas, in2olucraran cierto ni2el de incertidum+re. 4as
or:anizaciones e6ecutaras de pro!ectos :eneralmente di2idir1n cada pro!ecto en *ases del
pro!ecto para poder administrar me6or los enlaces apropiados con las operaciones de la
or:anizacin e6ecutara. Ce manera colecti2a, estas *ases se conocen como el ciclo de 2ida del
pro!ecto.
Caractersticas de las 7ases del Proyecto
Cada *ase del pro!ecto es marcada por la terminacin de una o m1s entre:as. ?na entre:a es
un tan:i+le, un producto de tra+a6o 2eri*ica+le tal como un estudio de *acti+ilidad, un detalle de
diseAo, o un prototipo )ue tra+a6e. 4as entre:as, ! por tanto las *ases, son parte :eneralmente
de una secuencia l:ica diseAada para ase:urar una de*inicin apropiada del producto del
pro!ecto.
4a conclusin de una *ase de pro!ecto es :eneralmente marcada por la re2isin de tanto las
entre:as como del desempeAo del pro!ecto para poder $a( determinar si el pro!ecto de+e
continuar a su pr7ima *ase ! $+( detectar ! corre:ir errores de manera e*iciente. Estas
re2isiones de *inal de *ase :eneralmente se llaman salidas de *ase, puertas de *ase o puntos
muertos.
Cada *ase de pro!ecto normalmente inclu!e una serie de*inida de productos de tra+a6o
diseAados para esta+lecer el ni2el deseado de control administrati2o. 4a ma!or.a de estos .tems
est1n relacionados con la entre:a de la *ase primaria, ! las *ases t.picamente toman sus
nom+res de estos .tems5 re)uerimientos, diseAo, construccin, te7to, comienzo, entre:a, ! otros
como sea apropiado. Barios ciclos de 2ida del pro!ecto representati2os son descritos en la
<eccin 2.1.3.
Caractersticas del Ciclo de :ida del Proyecto
El ciclo de 2ida del pro!ecto sir2e para de*inir el comienzo ! el *inal de un pro!ecto. or e6emplo,
cuando una or:anizacin identi*ica una oportunidad a la )ue le :ustar.a responder, autorizar1 un
estudio de *acti+ilidad para determinar si de+e adoptar el pro!ecto. 4a de*inicin del ciclo de 2ida
del pro!ecto determinar1 si el estudio de
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*acti+ilidad es tratado como la primer *ase de 2ida del pro!ecto o como un pro!ecto
independiente.
4a de*inicin de ciclo de 2ida del pro!ecto determinar1 tam+i8n )ue acciones de transicin se
incluir1n al *inal del pro!ecto ! cuales no. Ce esta manera, la determinacin del ciclo de 2ida del
pro!ecto puede ser usado para enlazar el pro!ecto a operaciones sucesi2as de la or:anizacin
e6ecutora.
4a secuencia de *ase de*inida por la ma!or.a de los ciclos de 2ida del pro!ecto :eneralmente
in2olucran al:=n tipo de trans*erencia en tecnolo:.a o intercam+ios tales como los
re)uerimientos para diseAar, construccin para operaciones o diseAo para manu*actura.
Entre:as de la *ase precedente son usualmente apro+adas antes )ue comience el tra+a6o en la
*ase si:uiente. <in em+ar:o, una *ase su+si:uiente es a 2eces comenzada antes de la
apro+acin de las entre:as de la *ase anterior cuando los ries:os in2olucrados se tornan
acepta+les. Esta t1ctica de traslapo de *ases muc-as 2eces es llamada 0Dast 3racTin:0.
4os ciclos de 2ida del pro!ecto :eneralmente de*inen5
o ;u8 tra+a6o t8cnico de+e ser -ec-o en cada *ase $e.:. HEs el tra+a6o del
ar)uitecto parte de la *ase de de*inicin o de la *ase de e6ecucinI(.
o ;ui8n de+e estar in2olucrado en cada *ase $e.:. in:enier.a concurrente re)uiere
)ue los implementores est8n in2olucrados con los re)uerimientos ! los diseAos(.
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4as descripciones de los ciclos de 2ida del pro!ecto pueden ser o mu! :enerales
o mu! detallados. 4as descripciones altamente detalladas tienen muc-as
*ormas, ta+las ! lista de c-e)ueo para pro2eer estructura ! consistencia. 3ales
apro7imaciones de detalle son llamadas a 2eces metodolo:.as de administracin
de pro!ectos.
4a ma!or.a de las descripciones de ciclo de 2ida del pro!ecto comparten un n=mero de
caracter.sticas comunes5
o 4os ni2eles de empleados ! costos son +a6os al comienzo, m1s altos -acia el
*inal, ! caen r1pidamente a medida )ue se lle:a a la *inalizacin. Este patrn se
ilustra en la 7igura .8#.
o 4a pro+a+ilidad de completar e7itosamente el pro!ecto es m1s +a6o, ! por lo
tanto el ries:o e incertidum+re son altos, al comienzo del pro!ecto. 4a
pro+a+ilidad de completar e7itosamente :eneralmente se 2uel2e
pro:resi2amente m1s :rande a medida )ue el pro!ecto continua.
o 4a -a+ilidad de los partidos interesados para in*luenciar las caracter.sticas
*inales del producto del pro!ecto ! su costo *inal son m1s altas al comienzo ! se
2uel2en pro:resi2amente m1s +a6as a medida )ue el pro!ecto continua. 4a
contri+ucin m1s :rande de este *enmeno es )ue los costos de cam+io ! de
correccin de errores :eneralmente se incrementan a medida )ue el pro!ecto
continua.
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<e de+e tener cuidado para distin:uir entre el ciclo de 2ida del pro!ecto ! el ciclo de 2ida del
producto. or e6emplo, un pro!ecto desarrollado para introducir una nue2a computadora al
mercado es solo *ase del ciclo de 2ida de un producto.
A pesar de )ue muc-os ciclos de 2ida del pro!ecto tienen nom+res de *ases similares con
tra+a6o similar re)uerido para los productos, mu! pocos son id8nticos. 4a ma!or.a tienen cuatro o
cinco *ases pero al:unos tienen nue2e o m1s. A=n dentro de una sola 1rea de aplicacin pueden
-a+er 2ariaciones si:ni*icati2as O un ciclo de 2ida de desarrollo de so*tSare de una or:anizacin
puede tener una sola *ase de diseAo mientras )ue la de otra or:anizacin puede tener *ases
distintas para el diseAo *uncional ! de detalle.
4os su+pro!ectos dentro de pro!ectos pueden tam+i8n tener ciclos de 2ida de pro!ectos
distintos. or e6emplo, una *irma de ar)uitectura contratada para diseAar un nue2o edi*icio de
o*icinas est1 primero in2olucrada con la *ase de de*inicin del dueAo cuando esta ela+orando el
diseAo ! en la *ase de implementacin del dueAo mientras )ue da soporte al es*uerzo de
construccin. El pro!ecto de diseAo del ar)uitecto, sin em+ar:o, tendr1 su propias series de
*ases )ue 2an desde el desarrollo conceptual pasando por la de*inicin, implementacin ! cierre.
El ar)uitecto puede inclusi2e tratar el diseAo ! el soporte a la construccin como pro!ectos
separados con sus propias *ases distintas.
Ciclos de :ida de Proyecto Representati<as
4os si:uientes ciclos de 2ida del pro!ecto se -an esco:ido para ilustrar la di2ersidad de
apro7imaciones en uso. 4os e6emplos mostrados son t.picosF no son ni recomendados ni
pre*eridos. En cada caso, los nom+res de *ases ! las entre:as m1s :randes son las descritas por
los autores.
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E
Ad=uisiciones de efensa 4a directi2a 5000.2 del Cepartamento de Ce*ensa de los Estados
?nidos, tal como lo indica la re2isin de *e+rero de 1993, descri+e una serie de -itos ! *ases de
ad)uisicin tal como se ilustran en la 7igura .8. -
o Ceterminacin de la Uecesidad de la "isin J termina con la Apro+acin de los
Estudios Conceptuales.
o E7ploracin de Conceptos ! Ce*iniciones J termina con la Apro+acin de la
Cemostracin de Conceptos.
o Cemostracin ! Balidacin J termina con la Apro+acin de Cesarrollo.
o Cesarrollo de la #n:enier.a ! "anu*actura J se traslapa con &peraciones !
<oporte sucesi2as.
Construccin- "orris M1N descri+e el ciclo de 2ida de un pro!ecto de
construccin como se ilustra en la 7igura .81.
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o Dacti+ilidad J *ormulacin del pro!ecto, estudios de *acti+ilidad, ! diseAos de
estrate:ia ! apro+acin. ?na decisin de se:uir O no se:uir es -ec-a a la
terminacin de esta *ase.
o laneacin ! CiseAo J diseAo de +ase, costos ! crono:ramas, t8rminos del
contrato ! condiciones, ! planeacin detallada. 4os contratos principales son
ad6udicados al *inal de esta *ase.
o roduccin J manu*actura, entre:a, o+ra ci2il, instalacin, ! prue+as. 4a
*acti+ilidad es terminada sustancialmente al completar esta *ase.
o Entre:a ! Comienzo de &peraciones J ensa!os *inales ! mantenimiento. 4a
operacin de+e estar en pleno *uncionamiento al terminar esta *ase.
7armace'ticas- "urp-! M2N descri+e el ciclo de 2ida del pro!ecto para el desarrollo de un nue2o
producto *armac8utico en los Estados ?nidos como se ilustra en la 7igura .82.
o Cescu+rimiento ! <eleccin J inclu!e in2esti:acin +1sica ! aplicada para
identi*icar candidatos para los ensa!os precl.nicos.
o Cesarrollo recl.nico J inclu!e ensa!os de la+oratorio ! en animales para
determinar su se:uridad ! e*icacia as. tam+i8n para la preparacin ! *ormulacin
de una aplicacin de #n2esti:acin de una Uue2a Cro:a $#UC(.
o 3ra+a6o para los >e:istrosJ inclu!e ensa!os de Dase Cl.nica #, ##, ! ### as. como
tam+i8n la preparacin ! *ormulacin para una Aplicacin de una Uue2a Cro:a
$UCA(.
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o Acti2idades despu8s de la >emisinJinclu!e tra+a6o adicional tal como se
re)uiera para darle soporte a la re2isin de la UCA )ue -a:a la Administracin
de Comidas ! Cro:as $DCA(.
esarrollo de 9oft>are- "uenc-, et.al. M3N Cescri+e un modelo espiral para desarrollo de
so*tSare con cuatro ciclos ! cuatro cuadrantes como se ilustra en la 7igura .835
o Ciclo de prue+a de concepto J captura los re)uerimientos del ne:ocio, de*ine
metas para la prue+a del concepto produce diseAos conceptuales de sistema,
diseAo ! construccin de la prue+a del concepto, produce planos para el ensa!o
de la aceptacin, conduce a an1lisis de ries:o ! -ace recomendaciones.
o Ciclo de la primera construccin J deri2a re)uerimientos del sistema, de*ine
metas para la primera construccin, produce diseAos de los sistemas l:icos,
diseAo ! construccin del primer modelo, produce planos para los ensa!os del
sistema, e2al=a la primera construccin ! -ace recomendaciones.
o Ciclo de la se:unda construccin J deri2a re)uerimientos del sistema, de*ine
metas para la se:unda construccin, produce diseAos *.sicos, constru!e el
se:undo modelo, produce planos para los ensa!os del sistema, e2al=a la
se:unda construccin ! -ace recomendaciones.
o Ciclo *inal J completa los re)uerimientos de la unidad, diseAo *inal, constru!e el
modelo *inal, -ace ensa!os de unidad, su+sistema, sistema, ! aceptacin.
artidos #nteresados en el ro!ecto
4os partidos interesados son indi2iduos ! or:anizaciones )ue est1n acti2amente interesados en
el pro!ecto, o cu!os intereses pueden ser a*ectados positi2a o ne:ati2amente como resultado de
la e6ecucin del pro!ecto o de la terminacin e7itosa del pro!ecto. El e)uipo de administracin
del pro!ecto de+e identi*icar a los partidos interesados en el pro!ecto, determinar cuales son sus
necesidades !
20
e7pectati2as, ! administrar e in*luenciar esas e7pectati2as para ase:urar un pro!ecto e7itoso. 4a
identi*icacin de los partidos interesados en el pro!ecto es a 2eces di*.cil.
or e6emplo, HEs un o+rero de una l.nea de ensam+la6e cu!o *uturo empleo depende del
resultado de un nue2o pro!ecto de diseAo, un partido interesado en el pro!ectoI
4os partidos cla2es en cada pro!ecto inclu!en5
o Administradores de pro!ectos J el indi2iduo responsa+le por administrar el
pro!ecto.
o Cliente J el indi2iduo u or:anizacin )ue usar1 el producto del pro!ecto. uede
-a+er m=ltiples capas de clientes. or e6emplo, los clientes para un nue2o
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producto *armac8utico pueden incluir a los doctores )ue los prescri+en, los
pacientes )ue lo toman ! a las compaA.as ase:uradoras )ue pa:an por el.
o 4a or:anizacin e6ecutora J la or:anizacin cu!os empleados )ue est1n m1s
directamente en el tra+a6o del pro!ecto.
o El patrocinador J el indi2iduo o :rupo dentro de la or:anizacin e6ecutora )ue
pro2ee los recursos *inancieros en e*ecti2o o en especie, para el pro!ecto.
Adicionalmente a estos -a! muc-os nom+res ! cate:or.as distintas para los partidos interesados
en el pro!ecto O interno ! e7terno, dueAos ! *undadores, pro2eedores ! contratistas, miem+ros
del e)uipo ! sus *amilias, a:encias :u+ernamentales ! compaA.as de medios de comunicacin,
ciudadanos indi2iduales, or:anizaciones de lo++! permanentes o temporales, ! la sociedad en
:eneral. El nom+ramiento o a:rupamiento de los partidos interesados en el pro!ecto es una
a!uda principalmente para identi*icar )ue indi2iduos u or:anizaciones se 2en a ellos mismos
como partidos interesados. 4os roles de los partidos interesados ! sus responsa+ilidades se
pueden traslapar, as. como cuando una *irma de in:enier.a pro2ee *inanciacin para una planta
)ue esta diseAando.
Administrar las e7pectati2as de los partidos interesados puede ser di*.cil por)ue
los partidos interesados muc-as 2eces tienen o+6eti2os mu! distintos, )ue
pueden entrar en con*licto. or e6emplo5
o El administrador de un departamento )ue -a pedido un nue2o sistema de
mane6o de in*ormacin, puede desear un +a6o costo, el ar)uitecto del diseAo
puede en*atizar el aspecto t8cnico, ! el contratista de pro:ramacin puede estar
interesado en ma7imizar sus :anancias.
o El 2icepresidente de in2esti:acin de una *irma electrnica puede de*inir el 87ito
de un nue2o producto como estado del arte de la tecnolo:.a, el 2icepresidente
de manu*actura puede de*inirlo como pr1cticas a ni2el :lo+al ! el 2icepresidente
de mercadeo puede estar preocupado principalmente con el n=mero de nue2as
inno2aciones )ue trai:a el producto.
o El dueAo de un pro!ecto de desarrollo de +ien ra.z puede estar en*ocado en una
e6ecucin a tiempo, el cuerpo :o+ernante local puede desear ma7imizar sus
impuestos prediales, ! un :rupo am+iental puede desear minimizar el impacto
am+iental, ! los residentes locales pueden desear la relocalizacin del pro!ecto.
En :eneral, las di*erencias entre los distintos partidos interesados se de+en resol2er en *a2or del
cliente. Esto no )uiere decir, sin em+ar:o, )ue las necesidades ! e7pectati2as de otros partidos
interesados sean o de+an ser descartadas. Encontrar las respuestas apropiadas para estas
di*erencias de+e ser uno de los ma!ores retos para el administrador de pro!ectos.
#n*luencias &r:anizacionales
4os pro!ectos son parte t.picamente de una or:anizacin m1s :rande )ue el pro!ecto mismo O
corporaciones, a:encias :u+ernamentales, instituciones de salud, cuerpos internacionales,
asociaciones pro*esionales, ! otros. A=n cuando el pro!ecto es la or:anizacin $consorcios,
sociedades de -ec-o(, el pro!ecto a=n estar1 in*luenciado por la or:anizacin u or:anizaciones
)ue lo con*orman. 4a si:uiente seccin descri+e aspectos cla2es de estas estructuras
or:anizacionales m1s :randes )ue con se:uridad in*luenciaran el pro!ecto.
9istemas +rgani;acionales
4as or:anizaciones +asadas en pro!ectos son a)uellas cu!as operaciones consistir1n
principalmente del pro!ecto. Estas or:anizaciones caen en dos cate:or.as5
22
o &r:anizaciones )ue deri2an sus entradas principalmente de e6ecutar pro!ectos
para otros O *irmas de ar)uitectos, *irmas de in:enier.a, consultores, contratistas
de construccin, contratistas para el :o+ierno, etc.
o &r:anizaciones )ue -an adoptado la administracin por pro!ectos $2ea <eccin
1.3(.
Estas or:anizaciones tienden a tener sistemas administrati2os para *acilitar la administracin de
pro!ectos. or e6emplo, sus sistemas *inancieros muc-a 2eces est1n diseAados espec.*icamente
para conta+ilizar, controlar, ! reportar so+re m=ltiples pro!ectos simult1neos.
&r:anizaciones no +asadas en pro!ectos O compaA.as de manu*actura, *irmas de ser2icios
*inancieros, etc. Orara 2ez tienen sistemas administrati2os diseAados para soportar las
necesidades de los pro!ectos e*iciente ! e*ecti2amente. 4a ausencia de
sistemas orientados a pro!ectos, usualmente -ace )ue la administracin del pro!ecto sea m1s
di*.cil. En al:unos casos, or:anizaciones no +asadas en pro!ectos tendr1n departamentos u
otras su+unidades )ue operaran como or:anizaciones +asadas en pro!ectos con sistemas para
tales necesidades.
El e)uipo administrati2o del pro!ecto de+e estar a:udamente consciente de como el sistema de
la or:anizacin a*ectar1 al pro!ecto. or e6emplo, si la or:anizacin premia a sus
administradores *uncionales por car:ar tiempo de los empleados al pro!ecto, el e)uipo de
23
administracin del pro!ecto tendr1 )ue implementar controles para ase:urar )ue el personal
asi:nado este siendo usado de manera e*ecti2a en el pro!ecto.
Culturas +rgani;aciones y Estilo
4a ma!or.a de las or:anizaciones -an desarrollado culturas )ue son descri+i+les ! =nicas. Estas
culturas se re*le6an en sus 2alores compartidos, normas, creencias, ! e7pectati2asF en sus
procedimientos ! pol.ticasF en su 2ista particular de las relaciones de autoridadF ! en otros
*actores numerosos. 4as culturas or:anizacionales tienen muc-as 2eces in*luencia directa en el
pro!ecto. or e6emplo5
o ?n e)uipo )ue propon:a una apro7imacin inusual o de alto ries:o es m1s
se:uro de encontrar apro+acin en una or:anizacin a:resi2a o creati2a.
o ?n administrador de pro!ectos con un estilo altamente participati2o se:uramente
encontrar1 pro+lemas en una or:anizacin 6er1r)uica r.:ida, mientras )ue un
administrador de pro!ectos con estilo administrati2o autoritario se 2er1
en*rentado si tra+a6a en una or:anizacin participati2a.
Estructura +rgani;acional
4a estructura de la or:anizacin e6ecutora a 2eces limita la disponi+ilidad de los t8rminos +a6o los
cuales los recursos se -acen disponi+les para el pro!ecto. 4as estructuras or:anizacionales
pueden ser caracterizadas como con*ormando un espectro )ue 2a desde *uncional a
pro!ectizado, con una 2ariedad de matrices estructurales en el medio. 4a 7igura .8% detalla
caracter.sticas cla2es relacionadas con el pro!ecto, de los principales tipos de estructura
or:anizacional. 4a or:anizacin de pro!ectos es discutida en la <eccin 9.1, laneacin
&r:anizacional.
24

25
4a or:anizacin *uncional cl1sica se muestra en la 7igura .8*, es una 6erar)u.a donde cada
empleado tiene un 6e*e inmediato claro. 4os empleados est1n or:anizados por especialidad, tales
como produccin, mercadeo, in:enier.a, ! conta+ilidad en el ni2el superior, con la in:enier.a
su+di2idida en mec1nica ! el8ctrica. 4as or:anizaciones *uncionales tendr1n toda2.a pro!ectos
pero el alcance perci+ido del pro!ecto estar1 limitado a los l.mites de la *uncin5 El departamento
de in:enier.a en una or:anizacin *uncional -ar1 su tra+a6o independientemente de los
departamentos de manu*actura ! mercadeo. or e6emplo, si el desarrollo de un nue2o producto
es desarrollado en una or:anizacin puramente *uncional, su *ase de diseAo muc-as 2eces se
llamar1 0pro!ecto de diseAo0 e incluir1 solamente al personal del departamento de in:enier.a. <i
sur:e una pre:unta de manu*actura, esta se lle2ar1 a la ca+eza del departamento )ue consultar1
con el 6e*e del departamento de manu*actura. 4a ca+eza de el departamento de in:enier.a
pasar1 entonces su respuesta, descendiendo por la 6erar)u.a -asta el administrador de
in:enier.a del pro!ecto.
En el lado opuesto del espectro est1 la or:anizacin pro!ectizada )ue se muestra en la 7igura
.8). En una or:anizacin pro!ectizada, los miem+ros del e)uipo son muc-as 2eces colocados.
4a ma!or parte de los recursos de la or:anizacin est1n in2olucrados en el pro!ecto, ! los
administradores del pro!ecto tienen una :ran cantidad de independencia ! autoridad. 4as
or:anizaciones pro!ectizadas muc-as 2eces tienen unidades or:anizacionales llamadas
departamentos, pero estos :rupos o reportan directamente al administrador de pro!ectos o
pro2een ser2icios de soporte a pro!ectos 2arios.
4as or:anizaciones matriciales tal como se muestran en las 7iguras .8$ a .8## son una mezcla
de caracter.sticas *uncionales ! pro!ectizadas. 4as matrices d8+iles mantendr1n muc-as de las
caracter.sticas de una or:anizacin *uncional ! el rol de administrador de pro!ectos es m1s el de
26
un coordinador )ue el de un administrador. Ce manera similar, las matrices *uertes tendr1n
muc-as de las caracter.sticas de la or:anizacin pro!ectizada O administradores de pro!ectos de
tiempo completo con autoridad considera+le ! personal administrati2o de pro!ecto de tiempo
completo.
4a ma!or.a de las or:anizaciones modernas in2olucran todas estas estructuras en 2arios ni2eles
tales como se muestran en la 7igura .8#.. or e6emplo, a=n una or:anizacin
*undamentalmente *uncional puede crear un e)uipo especial de pro!ectos para encar:arse de un
pro!ecto cr.tico. 3al e)uipo tendr1 muc-as de las caracter.sticas de un pro!ecto en una
or:anizacin pro!ectizada5 uede incluir personal de tiempo completo de di*erentes
departamentos *uncionales, ! puede desarrollar su propio 6ue:o de procedimientos operati2os, !
puede operar *uera de la estructura estandarizada, *ormalizada de reportes.
/a+ilidades Cla2es de la Administracin @eneral
4a Administracin en @eneral es un tema amplio )ue trata con todos los aspectos de la
administracin de una or:anizacin en produccin. Entre otros temas inclu!e5
o Conta+ilidad ! *inanzas, 2entas ! mercadeo, in2esti:acin ! desarrollo,
manu*actura ! distri+ucin.
o laneacin estrat8:ica, planeacin t1ctica, ! planeacin operacional.
o Estructuras or:anizacionales, comportamiento or:anizacional, administracin de
personal, prestaciones, +ene*icios, ! caminos de ascensos.
o Administracin de relaciones de tra+a6o a tra28s de la moti2acin, la dele:acin,
super2isin, construccin de e)uipos de tra+a6o, mane6o de con*lictos, ! otras
t8cnicas.
o "ane6o de uno mismo por medio de t8cnicas de administracin del tiempo,
mane6o de estr8s, ! otras t8cnicas.
4as -a+ilidades de administracin :eneral pro2een :ran parte de los *undamentos para construir
-a+ilidades administrati2as de pro!ecto. <on muc-as 2eces esenciales para el administrador de
pro!ectos. En cual)uier pro!ecto dado, -a+ilidades de un :ran n=mero de 1reas de
administracin :eneral pueden ser re)ueridas. Esta seccin descri+e -a+ilidades cla2es de
administracin :eneral )ue mu! pro+a+lemente a*ectar1n la ma!or.a de pro!ectos ! )ue no son
contempladas en nin:=n otro lu:ar. Estas -a+ilidades est1n +ien documentadas en la literatura
de administracin :eneral ! su aplicacin es *undamentalmente la misma en un pro!ecto.
/a! tam+i8n muc-as -a+ilidades de administracin :eneral )ue son rele2antes solo en al:unos
pro!ectos o 1reas de aplicacin. or e6emplo la se:uridad de los miem+ros del e)uipo es cr.tica
en 2irtud todos los pro!ectos de construccin ! de poca monta en la ma!or.a de los pro!ectos de
desarrollo de so*tSare.
5idera;go
'otter M4N distin:ue entre lideraz:o ! administracin mientras )ue en*atiza la necesidad de
am+as5 ?na sin la otra pro+a+lemente producir1 resultados po+res. El dice )ue administrar esta
principalmente preocupada con 0producir consistentemente
27
28
los resultados cla2es esperados por los partidos interesados,0 mientras )ue el lideraz:o
in2olucra5
o Esta+lecer direccin J desarrollar tanto una 2isin del *uturo como estrate:ias
para producir los cam+ios necesarios para alcanzar esa 2isin.
o Alinear las personas J comunicar la 2isin por medio de pala+ras ! actos a
todos a)uellos cu!a cooperacin podr1 ser necesitada para alcanzar esa 2isin.
o "oti2ar e inspirar J es a!udar a las personas a ener:izarse para so+reponer
+arreras pol.ticas, +urocr1ticas ! de recursos para lo:rar un cam+io.
En un pro!ecto, ! en particular un pro!ecto :rande, se espera :eneralmente )ue el administrador
del pro!ecto sea tam+i8n el l.der del pro!ecto. El lideraz:o no esta, sin em+ar:o, limitado al
administrador del pro!ecto5 Este podr1 ser demostrado por muc-os indi2iduos di*erente, en
di*erentes puntos del pro!ecto. El lideraz:o de+e ser demostrado a todos los ni2eles del pro!ecto
$lideraz:o del pro!ecto, lideraz:o t8cnico, lideraz:o de e)uipo(.
29
30
Comunicacin
4a comunicacin in2olucra el intercam+io de in*ormacin. El )ue en2.a es responsa+le por -acer
la in*ormacin clara, no am+i:ua, ! completa para el )ue reci+a pueda -acerlo de manera
correcta. El )ue reci+e es responsa+le por ase:urarse de )ue la in*ormacin se reci+e de *orma
completa ! se entiende en su totalidad. 4a comunicacin tiene muc-as dimensiones5
o Escrita ! oral, escuc-ar ! con2ersar.
o #nterna $dentro del pro!ecto( ! e7terna $al cliente, a los medios, al p=+lico, etc.(.
o Dormal $reportes, actas, etc.( e in*ormal $memos, con2ersaciones ad -oc, etc.(.
o Bertical $-acia arri+a ! a+a6o en la or:anizacin( ! -orizontal $con los
compaAeros de tra+a6o(.
4as -a+ilidades de administracin :eneral de las comunicaciones est1 relacionada a, pero no lo
mismo )ue, la Administracin de Comunicaciones en un ro!ecto $descrito en el Cap.tulo 10(. 4a
comunicacin es una materia amplia e in2olucra un cuerpo sustancial de conocimiento )ue no es
=nico al conte7to del pro!ecto, por e6emplo5
o "odelos de en2.o ! reci+o J ciclos de retroalimentacin, +arreras de
comunicacin, etc.
o Esco:er el medio J cuando comunicarse por escrito, cuando comunicarse
oralmente, cuando escri+ir un memo de in*ormacin, cuando escri+ir un reporte
*ormal, etc.
31
o Estilo de escritura J 2oz acti2a 2s. pasi2a, estructura de *rase, esco:er las
pala+ras, etc.
o 38cnicas de presentacin J cuerpo de len:ua6e, diseAo de a!udas 2isuales, etc.
o 38cnicas de administracin de reuniones J preparar una a:enda,
administracin de con*lictos, etc.
4a Administracin de Comunicaciones del ro!ecto es la aplicacin de estos conceptos amplios
a las necesidades especi*icas de un pro!ectoF por e6emplo, decidir cuando, como, en )ue *orma,
! a )uien se el reporta los a2ances de e6ecucin del pro!ecto.
&egociacin
4a ne:ociacin in2olucra con*erir con otros de manera )ue se lle:ue a t8rminos o se lle:ue a un
entendimiento. 4os acuerdos pueden ser ne:ociados directamente o asistidosF la mediacin ! el
ar+itramento son dos tipos de ne:ociacin asistida.
4a ne:ociacin ocurre alrededor de muc-os tpicos, muc-as 2eces, ! a muc-os ni2eles del
pro!ecto. Curante el curso t.pico de un pro!ecto, el personal del pro!ecto tendr1 )ue
pro+a+lemente ne:ociar al:una o todas de las si:uientes5
o Alcance, costo, ! o+6eti2os de la pro:ramacin.
o Cam+ios al alcance, costo, ! pro:ramacin.
o 38rminos ! condiciones del contrato.
o Asi:naciones.
o >ecursos.
Resolucin de Pro(lemas
4a resolucin de pro+lemas in2olucra la com+inacin de la de*inicin de pro+lemas ! la toma de
decisiones. <e preocupa con pro+lemas )ue !a -an ocurrido $en oposicin a la administracin de
ries:os )ue nom+ra pro+lemas potenciales(.
4a de*inicin del pro+lema re)uiere distin:uir entre causas ! s.ntomas. 4os pro+lemas pueden
ser internos $un empleado cla2e es reasi:nado a otro pro!ecto( o e7ternos $un permiso re)uerido
para comenzar el tra+a6o, se retrasa(. 4os pro+lemas pueden ser t8cnicos $di*erencias de opinin
so+re la me6or manera de diseAar un producto(, administrati2os $un :rupo *uncional no esta
produciendo de acuerdo al plan(, o interpersonales $c-o)ues de personalidad o estilos(.
4a toma de decisiones inclu!e analizar el pro+lema para identi*icar soluciones 2ia+les, ! lue:o
tomar una decisin de esas posi+les soluciones. 4as decisiones pueden ser -ec-as u o+tenidas
$del cliente, del e)uipo, o de un administrador *uncional(. ?na 2ez -ec-a, la decisin de+e ser
implementada. 4as decisiones tam+i8n tiene un elemento de tiempo en ellas O la decisin
0correcta0 puede no ser la 0me6or0 decisin si se -ace o mu! temprano o mu! tarde.
Influenciando la +rgani;acin
#n*luenciando la &r:anizacin in2olucra la -a+ilidad 0para -acer las cosas0. >e)uiere un
entendimiento de tanto las estructuras *ormales como in*ormales de todas las or:anizaciones
in2olucradas O la or:anizacin e6ecutora, contratistas, ! tantas otras como sea apropiado.
#n*luenciar la or:anizacin tam+i8n re)uiere un entendimiento de la mec1nica del poder ! la
pol.tica.
32
3anto el poder como la pol.tica son usados a)u. en su sentido positi2o. *e**er M5N de*ine el poder
como 0la -a+ilidad potencial para in*luenciar el comportamiento, cam+iar el curso a los e2entos,
so+reponerse a la resistencia, ! -acer )ue las personas -a:an cosas )ue de otra manera no
-ar.an0. Ce manera similar, Eccles M6N dice )ue 0la pol.tica trata de conse:uir accin colecti2a de
un :rupo de personas )ue pueden tener intereses mu! di*erentes. 3rata de estar dispuesto a
utilizar el con*licto ! el desorden de manera creati2a. El sentido ne:ati2o, es claro, se deri2a del
-ec-o )ue trata de reconciliar estos intereses resultando en una luc-a por el poder ! 6ue:os
or:anizacionales )ue a 2eces pueden tener una 2ida propia poco producti2a0.
#n*luencias <ocioeconmicas
Ce manera similar a la administracin :eneral, las in*luencias socioeconmicas inclu!en un
amplio ran:o de tpicos ! temas. El e)uipo administrati2o de pro!ectos de+e entender )ue las
condiciones actuales ! tendencias en esta 1rea pueden tener un e*ecto mu! :rande en su
pro!ecto5 ?n pe)ueAo cam+io ac1 se puede traducir, usualmente con una -ol:ura de tiempo, en
e*ectos catacl.smicos en todo el pro!ecto. Ce todas las in*luencias socioeconmicas potenciales,
las principales cate:or.as )ue a*ectan los pro!ectos se descri+en +re2emente a continuacin.
9tandards y Regulaciones
4a &r:anizacin #nternacional para la Estandarizacin $#<&( -ace di*erenciacin entre standards
! re:ulaciones como se muestra a continuacin M7N5
o ?n standard es un 0documento apro+ado por un cuerpo reconocido, )ue pro2ee,
para el uso com=n ! repetido, re:las, marcos de re*erencia, o caracter.sticas
para productos, procesos o ser2icios con los cuales el cumplimiento no es
mandatorio0. /a! numerosos standards en uso )ue cu+ren 2irtualmente todo
desde la esta+ilidad t8rmica de l.)uidos -idra=licos -asta el tamaAo de disTettes
para computadora.
o ?na re:ulacin es un 0documento )ue descri+e procesos o caracter.sticas de
ser2icios para productos, inclu!endo las pro2isiones administrati2as aplica+les,
con las cuales es o+li:acin cumplir0. 4as normas de construccin son un
e6emplo de re:ulaciones.
<e de+e tener cuidado al discutir standards ! re:ulaciones !a )ue -a! una 2asta 1rea :ris entre
las dos, por e6emplo5
o 4os standards muc-as 2eces comienzan con marcos de re*erencia )ue
descri+en una apro7imacin pre*erida, ! lue:o, con su amplia adopcin, se
con2ierten en re:ulaciones de *acto $e.:., el uso del "8todo de la >uta Cr.tica
para la pro:ramacin de :randes o+ras de construccin(.
o El cumplimiento puede ser mandatorio a di*erentes ni2eles $e.:., por una a:encia
de :o+ierno, por la administracin de la or:anizacin e6ecutora, o por el e)uipo
de administracin de pro!ectos(.
ara muc-os pro!ectos, los standards ! re:ulaciones $por cual)uier de*inicin( son +ien
conocidas ! los planes de pro!ectos pueden re*le6ar sus e*ectos. En otros casos, la in*luencia no
es conocida o poco conocida ! se de+e considerar +a6o la Administracin de >ies:o del
ro!ecto.
Internacionali;acin
33
A medida de )ue m1s ! m1s or:anizaciones se in2olucran en tra+a6o )ue a+arca 2arias *ronteras
nacionales, m1s ! m1s pro!ectos cruzan *ronteras tam+i8n. Adicionalmente a las
preocupaciones tradicionales por alcance, costo, tiempo, ! calidad, el e)uipo de administracin
del pro!ecto de+e tam+i8n considerar los e*ectos de cam+ios de -orario, *iestas reli:iosas !
nacionales, re)uerimientos de 2ia6e para reuniones cara a cara, la lo:.sticas de telecon*erencias,
! las muc-as 2eces di*erencias pol.ticas 2ol1tiles.
Influencias Culturales
4a cultura es 0la totalidad de los patrones de comportamiento transmitidos de la sociedad, arte,
creencias, instituciones ! todos los otros productos del es*uerzo del tra+a6o ! pensamiento
-umano0 M8N. Cada pro!ecto tiene )ue operar dentro de un conte7to de una o m1s normas
culturales. Esta 1rea de in*luencia inclu!e aspectos pol.ticos, econmicos, demo:r1*icos,
educati2o, 8tnicos, reli:iosos, ! otra 1reas de pr1ctica, creencias, ! actitudes )ue pueden a*ectar
la manera en )ue las personas ! las or:anizaciones interact=an.
&+TA9
Procesos de Administracin de Proyectos
4a administracin de pro!ectos es una tarea inte:rada O una accin, o *alta de toma de accin,
en un 1rea usualmente a*ectar1 otras 1reas. 4as interacciones pueden ser directas ! +ien
entendidas o pueden ser sutiles e inciertas. or e6emplo, un cam+io de alcance casi siempre
a*ectar1 el costo del pro!ecto, pero puede a*ectar o no a*ectar la moral del e)uipo o la calidad
del producto.
Estas interacciones muc-as 2eces re)uieren can6es entre los o+6eti2os del
pro!ecto O la calidad de e6ecucin en un 1rea puede ser me6orada =nicamente al
sacri*icar la calidad de e6ecucin en otra. 4a administracin de pro!ectos e7itosa
re)uiere administrar acti2amente estas interacciones.
ara a!udar a entender la naturaleza de estas interacciones de la administracin de pro!ectos, !
para en*atizar la importancia de la interaccin, este documento descri+e la administracin de
pro!ectos en t8rmino de sus componentes procesales ! sus interacciones. Este cap.tulo pro2ee
una introduccin al concepto de la administracin de pro!ectos, como un n=mero de procesos
encadenados ! por lo tanto pro2ee los *undamentos esenciales para el entendimiento de los
procesos descritos de los Cap.tulos 4 ! 12. #nclu!e las si:uientes secciones5
1-# Procesos de Proyecto
1-. "rupos de Procesos
1-1 Interacciones de Procesos
1-2 5a Personali;acin de las Interacciones de Procesos
rocesos de ro!ecto
4os pro!ectos est1n compuestos de procesos. ?n proceso es 0una serie de acciones )ue tiene
como consecuencia un resultado0 M1N. 4os procesos de pro!ecto son e6ecutados por personas !
:eneralmente caen en una de dos cate:or.as5
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o 4os procesos de administracin de pro!ectos se preocupan principalmente con
descri+ir ! or:anizar el tra+a6o del pro!ecto. 4os procesos de administracin de
pro!ectos )ue son aplica+les a la ma!or.a de los pro!ectos, la ma!or.a del
tiempo, se descri+en +re2emente en este cap.tulo ! en detalle en los Cap.tulos 4
al 12.
o 4os procesos orientados al producto se preocupan principalmente con
especi*icar ! crear el producto del pro!ecto. 4os procesos orientados al producto
son t.picamente de*inidos por el ciclo de 2ida del pro!ecto $discutido en la
<eccin 2.1( ! 2ar.an de acuerdo con el 1rea de aplicacin $tal como se discute
en el Ap8ndice D(.
4os procesos de administracin de pro!ectos ! los procesos orientados al producto se traslapan
e interact=an a tra28s del pro!ecto. or e6emplo, el alcance del pro!ecto no se puede de*inir en
la ausencia de al:=n conocimiento +1sico de como crear el producto.
rocesos de @rupo
4os procesos de administracin de pro!ecto se pueden or:anizar en cinco :rupos de uno o m1s
procesos cada uno5
35
o rocesos inicializadores J reconoce )ue un pro!ecto o *ase de+en comenzar !
se comprometen a eso.
o rocesos de planeacin J desarrollar ! mantener un es)uema tra+a6a+le para
completar la necesidad del ne:ocio para el cual el pro!ecto *ue desarrollado.
o rocesos de e6ecucin J coordinar a las personas ! otros recursos para
desarrollar el plan.
o rocesos controladores J ase:uran )ue los o+6eti2os del pro!ecto sean
cumplidos a tra28s del monitoreo ! medicin de a2ance ! tomar accin
correcti2a cuando sea necesario.
o rocesos de cierre J *ormalizan la aceptacin del pro!ecto o *ase ! los lle2an a
una terminacin ordenada.
4os :rupos de proceso est1n encadenados por los resultados )ue producen O el resultado o
producto de uno se con2ierte en la entrada 0input0 para otro. Entre los :rupos de procesos
centrales, los encadenamientos son iterati2os O la planeacin produce una e6ecucin con un plan
de pro!ecto documentado en un principio ! despu8s pro2ee actualizaciones documentadas al
plan a medida )ue el pro!ecto pro:resa. Estas cone7iones se ilustran en la 7igura 18#.
Adicionalmente los :rupos de procesos de administracin de pro!ectos no son discretos, o
e2entos =nicosF son acti2idades )ue traslapan )ue ocurren a 2arios ni2eles de intensidad a
tra28s de cada *ase del pro!ecto. 4a 7igura 18. ilustra como los :rupos de procesos se traslapan
! 2ar.an dentro de una *ase.
36
37
Dinalmente, las interacciones de los :rupos de procesos pueden tam+i8n atra2esar *ases de tal
manera )ue la *inalizacin de una *ase pro2ea entradas o input para la iniciacin de otra. or
e6emplo, la terminacin de una *ase de diseAo re)uiere la aceptacin del cliente del documento
de diseAo. <imult1neamente el documento de diseAo descri+e el producto para la *ase
su+si:uiente de implementacin. Esta interaccin se descri+e en la 7igura 181.
>epetir el proceso de iniciacin al comienzo de cada *ase a!uda a mantener el pro!ecto
en*ocado en el ne:ocio para el cual *ue desarrollado. Ce+e a!udar tam+i8n a ase:urar )ue si el
ne:ocio !a no e7iste o no se necesita el pro!ecto se suspender1, tam+i8n en el caso si el
pro!ecto tiene pocas pro+a+ilidades de satis*acer las necesidades del ne:ocio. 4as necesidades
del ne:ocio ser1n discutidas en m1s detalle en la introduccin a la <eccin 5.1, de #niciacin.
A pesar de )ue la 7igura 181 se di+u6a con *ases discretas ! procesos discretos, en un pro!ecto
real -a+r1n muc-os traslapos. El proceso de
38
planeacin, por e6emplo, no solo de+e pro2eer detalles )ue se necesitan para terminar
e7itosamente la *ase en e6ecucin del pro!ecto sino )ue tam+i8n de+e pro2eer al:una
descripcin preliminar de tra+a6o )ue se -ar1 en *ases su+si:uientes. Este detallamiento
pro:resi2o del plan de pro!ecto es muc-as 2eces llamado planeacin por olas.
#nteraccin de rocesos
Centro de cada :rupo de proceso, los procesos indi2iduales est1n encadenados por sus salidas
! entradas. Al en*ocarse en estos encadenamientos, podemos descri+ir cada proceso en t8rmino
de5
o #nput o entradas J documentos o .tems documenta+les so+re los )ue se
actuar1.
o /erramientas ! t8cnicas J los mecanismos aplicados a las entradas para crear
las salidas.
o <alidas J documentos o .tems documenta+les )ue son el resultado de un
proceso.
4os procesos de administracin de pro!ectos comunes a la ma!or.a de los pro!ectos en la
ma!or.a de las 1reas de aplicacin, se listan a)u. ! se descri+en en detalle en los Cap.tulos 4 al
12. 4os n=meros en par8ntesis despu8s de los nom+res de los procesos identi*ican al cap.tulo !
seccin donde se descri+en. 4os procesos de interaccin descritos a)u. son tam+i8n t.picos para
la ma!or.a de los pro!ectos en la ma!or.a de las 1reas de aplicacin. 4a <eccin 3.4 discute
como personalizar tanto los procesos descripti2os como sus interacciones.
39
Procesos de Iniciali;acin
4a 7igura 1?2 ilustra el =nico proceso en este :rupo de procesos.
o 4a inicializacin $5.1( J es comprometer a la or:anizacin a e6ecutar la si:uiente
*ase del pro!ecto.
Proceso de Planificacin
4a planeacin es de :ran importancia para el pro!ecto por)ue el pro!ecto in2olucra -acer cosas
)ue no se -an -ec-o antes. Como resultado, -a! relati2amente m1s procesos en esta seccin.
<in em+ar:o, el n=mero de procesos no )uiere decir )ue la administracin de pro!ectos consiste
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primordialmente de la planeacin O la cantidad de planeacin e6ecutada de+e conmesurarse con
el alcance del pro!ecto ! la utilidad de la in*ormacin desarrollada.
4as relaciones entre los procesos de planeacin del pro!ecto se muestra en la 7igura 183 $esta
:r1*ica es una e7plosin del elipse llamado 0procesos de planeacin0 en la 7igura 18#(. 4os
procesos est1n su6etos a una *recuente iteracin antes de completarse el plan. or e6emplo, si la
*ec-a inicial de terminacin es inacepta+le, los recursos del pro!ecto, costos, o inclusi2e el
alcance tendr1 )ue ser rede*inido. Adicionalmente, la planeacin no es una ciencia e7acta O dos
e)uipos di*erentes pueden :enerar dos planes mu! di*erentes para un mismo pro!ecto.
Procesos de &'cleo. Al:unos procesos de planeacin tienen claras dependencias )ue
re)uieren )ue sean e6ecutados de la misma manera en la ma!or.a de los pro!ectos. or e6emplo,
las acti2idades de+en ser de*inidas antes de )ue sean pro:ramadas o costeadas. Estos
procesos de planeacin de n=cleo pueden ser iterados 2arias 2eces durante una o cual)uier *ase
de un pro!ecto. Estos inclu!en5
o laneacin de Alcance $5.2( J desarrollar un alcance escrito como la +ase para
decisiones *uturas del pro!ecto.
o Ce*inicin del Alcance $5.3( J su+di2idir los pa)uetes de entre:a de un pro!ecto
en componentes m1s pe)ueAos ! m1s mane6a+les.
o Ce*inicin de Acti2idades $6.1( J identi*icar las acti2idades espec.*icas )ue
de+en de ser e6ecutadas para producir los di*erentes pa)uetes del pro!ecto.
o <ecuencias de Acti2idades $6.2( J identi*icar ! documentar las dependencias
entre acti2idades.
o Estimacin de la Curacin de la Acti2idad $6.3( J estimar el n=mero de per.odos
de tra+a6o )ue se re)uieren para completar las acti2idades indi2iduales.
o Cesarrollo de la pro:ramacin $6.4( J analizar las secuencias de acti2idades,
duraciones de acti2idades, ! re)uerimientos de recursos para crear la
pro:ramacin del pro!ecto.
o laneacin de >ecursos $7.1( J determinar )ue recursos $personas, e)uipos,
materiales( ! en )ue cantidades se de+en usar para e6ecutar las acti2idades del
pro!ecto.
o Estimacin de Costos $7.2( J desarrollar una apro7imacin $estimacin( de los
costos de los recursos )ue se re)uieren para completar las acti2idades del
pro!ecto.
o resupuestacin de Costos $7.3( J distri+uir el estimati2o de costos :lo+al a los
.tems indi2iduales de tra+a6o.
o Cesarrollo de lan de ro!ecto $4.1( J tomar los resultados de otros procesos
de planeacin ! colocarlos en un documento consistente ! co-erente.
Procesos 7acilitadores. 4a interacciones entre los otros procesos de planeacin dependen m1s
de la naturaleza del pro!ecto. or e6emplo, en al:unos pro!ectos puede -a+er poco o nin:=n
ries:o identi*ica+le -asta despu8s )ue el e)uipo -a -ec-o la ma!or parte de la planeacin, ! este
reconoce )ue los costos ! las *ec-as pro:ramadas son e7tremadamente a:resi2as ! por lo tanto
in2olucran un ries:o considera+le. Aun)ue estos procesos *acilitadores son e6ecutados
intermitentemente en la medida )ue lo necesite la planeacin del pro!ecto, no son opcionales.
Ellos inclu!en5
o laneacin de la Calidad $8.1( J identi*icar cual es el standard de la calidad )ue
es rele2ante al pro!ecto ! determinar como satis*acerlo.
o laneacin &r:anizacional $9.1( J identi*icar, documentar, asi:nar roles de
pro!ecto, responsa+ilidades, ! relaciones para los reportes.
o Ad)uisicin del <ta** $9.2( J conse:uir los recursos -umanos ! asi:narlos al
tra+a6o del pro!ecto.
41
o laneacin de las Comunicaciones $10.1( J determinar )ue in*ormacin !
comunicaciones se necesitan para los partidos interesados5 ;uien necesita )ue
in*ormacin, cuando la 2an a necesitar, ! de )ue manera se les 2a a dar.
o #denti*icacin del >ies:o $11.1( J determinar )ue ries:os tendr1n posi+ilidad de
a*ectar el pro!ecto ! documentar las caracter.sticas de cada uno.
o Cuanti*icacin del >ies:o $11.2( J e2al=a el ries:o ! las interacciones del ries:o
para cuanti*icar el ran:o de posi+les resultados del pro!ecto.
o Cesarrollo de >espuesta al >ies:o $11.3( J de*inir pasos constructi2os para dar
respuesta a oportunidades o respuestas a amenazas.
o laneacin de la procuracin $12.1( J determinar )ue comprar ! cuanto.
o laneacin de <olicitacin $12.2( J documentar re)uerimientos de producto e
identi*icar posi+les pro2eedores.
42
43
Procesos de E4ecucin
4os procesos de e6ecucin inclu!en procesos de n=cleo ! procesos *acilitadores tal como se
descri+e en la <eccin 3.3.2., rocesos de laneacin. 4a 7igura 18% ilustra como los si:uientes
procesos interact=an5
o lan de E6ecucin del ro!ecto $4.2( J lle2ar a ca+o el plan del pro!ecto al
e6ecutar las acti2idades incluidas.
o Beri*icacin del Alcance $5.4.( J *ormalizar la aceptacin del alcance del
pro!ecto.
o Ase:uranza de la Calidad $8.2( J e2aluar la totalidad de la e6ecucin del
pro!ecto so+re una +ase re:ular para pro2eer la con*ianza de )ue el pro!ecto 2a
a satis*acer los standard de calidad rele2antes.
o Cesarrollo del E)uipo $9.3( J desarrollar -a+ilidades indi2iduales o de :rupo
para me6orar la e6ecucin del pro!ecto.
o Cistri+ucin de la in*ormacin $10.2( J -acer )ue la in*ormacin solicitada sea
disponi+le para los partidos interesados de manera oportuna.
o <olicitacin $12.3( J o+tener cotizaciones, plie:os, o*ertas, u o*ertas de manera
apropiada .
o <eleccin de Duentes $12.4( J el proceso de esco:encia entre pro2eedores
potenciales.
o Administracin del Contrato $12.5( J administrar la relacin con el pro2eedor.
44
Procesos de Control
45
4a e6ecucin del pro!ecto de+e ser medida re:ularmente para identi*icar 2arianzas si:ni*icati2as
con el plan. Estas 2arianzas son alimentadas a los procesos de control en las di*erentes 1reas
del conocimiento. En la medida )ue estas 2arianzas si:ni*icati2as sean o+ser2adas $i.e., a)uellos
)ue pon:an en 6a)ue los o+6eti2os del pro!ecto(, a6ustes al plan son -ec-os al repetir los
procesos de planeacin apropiados. or e6emplo, una *ec-a de terminacin de una acti2idad )ue
no se cumpla puede re)uerir a6ustes al plan de personal e7istente, depender de -oras e7tras, o
-acer un intercam+io entre el presupuesto ! los o+6eti2os de la pro:ramacin. Controlar tam+i8n
inclu!e tomar accin pre2enti2a de *orma anticipada a pro+lemas posi+les.
El :rupo de procesos controladores contiene procesos de n=cleo ! procesos *acilitadores tal
como se descri+e en la <eccin 3.3.2. rocesos lani*icadores.
4a 7igura 18* ilustra como los si:uientes procesos interact=an5
o Control de Cam+ios @eneral $4.3( J coordinar los cam+ios a tra28s de todo el
pro!ecto.
o Control de Cam+io del Alcance $5.5.( J controlar los cam+ios del alcance del
pro!ecto.
o Control de ro:ramacin $6.5( J controlar los cam+ios -ec-os a la
pro:ramacin del pro!ecto.
o Control de Costos $7.4( J controlar los cam+ios en el presupuestos del
pro!ecto.
o Control de Calidad $8.3.( J monitorear resultados espec.*icos del pro!ecto para
determinar si estos cumplen con los standards de calidad pertinentes e
identi*icar maneras para eliminar causas de e6ecucin no satis*actorias.
o >eportes de CesempeAo $10.3( J colectar ! diseminar in*ormacin de la
e6ecucin. Esto inclu!e reportar el status, medicin del a2ance, ! pronsticos.
46
o Control de la >espuesta al >ies:o $11.4( J responder a cam+ios en el ries:o a
tra28s del pro!ecto.
Procesos de Cierre
4a 7igura 18) ilustra como los si:uientes procesos interact=an5
o Cierre Administrati2o $10.4( J :enerar, reco:er, ! diseminar in*ormacin para
*ormalizar el cierre de una *ase o de terminacin de un pro!ecto.
o Cierre del Contrato $12.6( J completar ! ne:ociar un contrato, inclu!endo la
resolucin de cual)uier .tem a+ierto.
ersonalizar los rocesos de #nteraccin
4os procesos identi*icados ! las interacciones ilustradas en la <eccin 3.3 pasan el e7amen de la
aceptacin :eneral O estos se aplican a la ma!or.a de los pro!ectos la ma!or.a de las 2eces. <in
em+ar:o, no todos los procesos se necesitaran en todos los pro!ectos, ! no todas las
interacciones aplicaran a todos los pro!ectos. or e6emplo5
o ?na or:anizacin )ue -a:a uso e7tensi2o de contratistas puede descri+ir
e7pl.citamente en )ue lu:ar del proceso de planeacin ocurren los procesos de
procuracin.
o 4a ausencia de un proceso no si:ni*ica )ue este no de+a ser e6ecutado. El
e)uipo de administracin del pro!ecto de+e identi*icar ! administrar todos los
procesos )ue se re)uieren para ase:urar un pro!ecto e7itoso.
o 4os pro!ectos )ue son dependientes de recursos =nicos $desarrollo comercial de
so*tSare, +io*armac8uticos, etc.( pueden de*inir roles ! responsa+ilidades
pre2ias a la de*inicin del alcance, !a )ue lo )ue se puede e6ecutar puede ser
una *uncin de )uien esta disponi+le para -acerlo.
o Al:unas salidas de procesos pueden ser prede*inidas como restricciones. or
e6emplo, la administracin puede especi*icar una *ec-a meta de terminacin en
2ez de de6ar )ue sea determinada por el proceso de planeacin.
o 4os pro!ectos :randes pueden necesitar relati2amente m1s detalle. or e6emplo,
la identi*icacin del ries:o puede ser su+di2idida para en*ocarse separadamente
so+re identi*icacin de ries:os de costo, ries:os de pro:ramacin, ries:os
t8cnicos, o ries:os de calidad.
o En su+pro!ectos o pro!ectos m1s pe)ueAos puede -a+er relati2amente menos
es*uerzo en procesos cu!as salidas -an sido determinadas a ni2el del pro!ecto
$e.:., un su+contratista puede i:norar ries:os e7pl.citamente asumidos por el
contratista :eneral( o en procesos )ue pro2een solamente una utilidad mar:inal
$puede no -a+er un plan *ormal de comunicaciones para un pro!ecto de cuatro
personas(.
o Conde -a!a necesidad de -acer un cam+io, el cam+io de+e ser claramente
identi*icado, cuidadosamente e2aluado ! administrado de manera acti2a.
&+TA9
Administracin de la Integracin de Proyectos
4a Administracin de 4a #nte:racin del ro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar
)ue los elementos 2arios del pro!ecto est1n apropiadamente coordinados. #n2olucra -acer
can6es entre los o+6eti2os )ue compiten entre si ! alternati2as de manera )ue se puedan cumplir
o e7ceder las necesidades ! e7pectati2as de los partidos interesados. "ientras )ue todos los
47
procesos administrati2os del pro!ecto son inte:rati2os -asta cierto punto, los procesos descritos
en este cap.tulo son primariamente inte:rati2os. 4a 7igura 28# muestra una 2ista :eneral de los
principales procesos.
2-# esarrollo del Plan del Proyecto J es tomar los
resultados de otros procesos de planeacin ! colocarlos en un
solo documento consistente ! co-erente.
2-. E4ecucin del Plan del Proyecto J es desarrollar el plan
del pro!ecto al e6ecutar las acti2idades incluidas.
2-1 Control de Cam(ios "eneral J es coordinar los cam+ios a
tra28s del pro!ecto.
Estos procesos interact=an entre ellos ! con otros procesos de otras 1reas de conocimiento.
Estos procesos pueden in2olucrar el es*uerzo de uno o m1s indi2iduos o de :rupos de indi2iduos
+asados en las necesidades del pro!ecto. Cada procesos ocurre al menos una 2ez en cada *ase
del pro!ecto.
Aun)ue los procesos presentados a)u. se muestran como elementos discretos con inter*aces
+ien de*inidas, en la pr1ctica se pueden traslapar e interactuar en maneras )ue no se detallan
a)u.. 4os procesos de interaccin se discuten en detalle en el Cap.tulo 3.
4os procesos, -erramientas, ! t8cnicas usadas para inte:rar los procesos administrati2os del
pro!ecto son el en*o)ue de este cap.tulo. or e6emplo, la administracin de inte:racin del
pro!ecto entra a 6u:ar cuando un estimati2o de costos se necesita para un plan de contin:encia
o cuando se de+e identi*icar el ries:o asociado a 2arias alternati2as de asi:nacin de personal al
pro!ecto. <in em+ar:o, para )ue un pro!ecto se pueda completar e7itosamente, la inte:racin
de+e ocurrir en un n=mero de otras 1reas tam+i8n. or e6emplo5
o El tra+a6o del pro!ecto de+e ser inte:rado con las operaciones sucesi2as de la
or:anizacin e6ecutora.
o El alcance del pro!ecto ! alcance del producto de+en ser inte:rados $la
di*erencia entre el alcance del producto ! el pro!ecto se discute en la
introduccin del Cap.tulo 5(.
o roductos de di*erentes especialidades *uncionales $tales como di+u6os ci2iles,
el8ctricos, ! mec1nicos )ue se necesitan para un pro!ecto de diseAo de
in:enier.a( de+en ser inte:rados.
Cesarrollo del lan del ro!ecto
El desarrollo del plan del pro!ecto usa las salidas de otros procesos de
planeacin para crear un documento =nico consistente ! co-erente )ue puede
ser usado para :uiar tanto la e6ecucin del pro!ecto como el control de este.
Estos procesos casi siempre se iteran 2arias 2eces. or e6emplo, el +orrador
inicial puede incluir recursos :en8ricos ! duraciones sin *ec-a mientras )ue el
plan *inal re*le6a recursos espec.*icos ! *ec-as e7pl.citas. El plan de pro!ectos se
usa para5
o E6ecucin :uiada del pro!ecto
o Cosas )ue se asumen del documento de planeacin del pro!ecto.
o Cecisiones del documento de planeacin del pro!ecto re*erentes a las
alternati2as )ue se toman.
48
o Dacilitar la comunicacin entre partidos interesados.
o Ce*inir puntos de 2ista cla2es administrati2os respecto al contenido, e7tensin, !
tiempo.
o ro2eer una l.nea de +ase para medir el pro:reso ! control del pro!ecto.
2-#-# Entradas al esarrollo del Plan del Proyecto
1. +tras salidas de planeacin. 3odas las salidas de los procesos de planeacin de las
otras 1rea de conocimiento $4a <eccin 3.3 pro2ee un resumen de estos procesos de
planeacin de pro!ectos( son entradas para desarrollar el plan del pro!ecto. &tras
salidas de planeacin inclu!en tanto documentos +ase tales como la estructura de
des:lose del pro!ecto como el detalle de soporte. "uc-os pro!ectos tam+i8n re)uieren
la aplicacin de entradas de 1reas espec.*icas $e.:., la ma!or.a de los pro!ectos de
construccin necesitar1n una pro!eccin del *lu6o de ca6a(.
2. Informacin @istrica. 4a in*ormacin -istrica disponi+le $e.:., +ases de datos de la
estimacin, r8cords de e6ecucin de pro!ectos pasados( de+e ser consultada durante los
otros procesos de planeacin. Esta in*ormacin de+e estar disponi+le durante el
desarrollo del plan del pro!ecto para )ue pueda asistir con la 2eri*icacin de lo )ue se
asume ! 2alorar otras alternati2as )ue se identi*ican como parte de este proceso.
3. Polticas organi;acionales- 3odas o al:unas de las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto pueden tener pol.ticas *ormales o in*ormales cu!os e*ectos se de+en
considerar. ol.ticas or:anizacionales )ue t.picamente de+en ser consideradas inclu!en,
pero no se limitan a5
o Administracin de la calidad J procesos de auditoria ! metas de me6oramiento
continuo.
o Administracin de personal J :u.as para contratacin ! despidos, ! m8todos
para la e2aluacin de personal.
49
o Controles *inancieros J reportes de tiempo, re2isiones al control de e:resos !
*lu6os de ca6a, m8todos ! procedimientos de contadur.a, pro2isiones standard
para contratos.
1. Restricciones. 4as restricciones son *actores )ue 2an a limitar las opciones del e)uipo
administrati2o del pro!ecto. or e6emplo, un presupuesto prede*inido es una restriccin
)ue mu! pro+a+lemente limitar1 las opciones del e)uipo del pro!ecto en lo concerniente
a alcance, asi:nacin de personal, ! pro:ramacin.
Cuando un pro!ecto es e6ecutado +a6o un contrato, las pro2isiones contractuales
:eneralmente ser1n restricciones a esta.
2. 9uposiciones- 4as suposiciones son *actores )ue para los procesos de planeacin
ser1n consideras como 2erdaderas, reales, o ciertas. or e6emplo, si la *ec-a en )ue una
persona cla2e estar1 disponi+le es incierta, el e)uipo puede asumir una *ec-a de
comienzo espec.*ica. 4as suposiciones :eneralmente in2olucran al:=n :rado de ries:o.
50
2-#-. Herramientas y T!cnicas para el esarrollo del Plan del Proyecto
1. Metodologa de planeacin del proyecto. ?na metodolo:.a para la planeacin del
pro!ecto es cual)uier apro7imacin estructurada )ue se usa para :uiar al e)uipo de
administracin del pro!ecto durante el desarrollo del plan del pro!ecto. uede ser tan
simple como *ormas standard o preimpresas $!a sean de papel o electrnicas *ormales o
in*ormales( o tan comple6as como una serie de simulaciones re)ueridas $e.:., an1lisis de
"ontecarlo para ries:o(. 4a ma!or.a de las metodolo:.as para planeacin de pro!ectos
-acen uso de una com+inacin de -erramientas 0duras0 tales como so*tSare de
administracin de pro!ectos ! -erramientas 0+landas0 tales como comit8s *acilitadores e
iniciadores.
2. Ha(ilidades y conocimientos de los partidos interesados. Cada partido interesado
tiene -a+ilidades ! conocimientos )ue pueden ser de uso en el desarrollo del plan del
pro!ecto. El e)uipo administrador del pro!ecto de+e crear un am+iente en el cual los
partidos interesados puedan contri+uir apropiadamente $28ase tam+i8n la <eccin 9.3,
Cesarrollo del E)uipo(. ;uien contri+u!e, ! )ue contri+u!en, ! como puede 2ariar. or
e6emplo5
o En un pro!ecto en construccin +a6o un contrato de suma :lo+al, el in:eniero de
costo pro*esional -ar1 una contri+ucin si:ni*icati2a a la meta de renta+ilidad
durante la preparacin de la licitacin cuando el 2alor del contrato este siendo
determinado.
o En un pro!ecto donde la asi:nacin de personal se de*ine de antemano, los
contri+u!entes indi2iduales pueden contri+uir si:ni*icati2amente para alcanzar
las metas de costos ! pro:ramacin al e2aluar duraciones ! es*uerzos para )ue
los estimati2os sean razona+les.
1. 9istemas de informacin de administracin de proyectos APMI9B- ?n sistema de
in*ormacin para administracin de pro!ectos consiste de las -erramientas ! t8cnicas
usadas para reco:er, inte:rar, ! diseminar las salidas de los otros procesos de
administracin de pro!ectos. <e usa para darle soporte a todos los aspectos del
pro!ecto desde su iniciacin -asta su *inalizacin ! :eneralmente inclu!e tanto sistemas
autom1ticos como manuales.
2-#-1 9alidas del esarrollo del Plan del Proyecto
1. Plan del proyecto. El plan del pro!ecto es un documento *ormal, apro+ado, usado para
administrar ! controlar la e6ecucin del pro!ecto. Ce+e ser distri+uido como se de*ine en
el plan de comunicaciones del pro!ecto $e.:., la administracin de la or:anizacin
e6ecutora puede re)uerir una co+ertura amplia con poco detalle, mientras )ue un
contratista puede re)uerir detalles completos de un solo tema(. En al:unas 1reas de
aplicacin, el t8rmino plan de pro!ecto inte:rado se usa para re*erirse a este documento.
<e de+e -acer una distincin clara entre el plan del pro!ecto ! la l.nea de +ase para la medicin
de la e6ecucin del pro!ecto. El plan del pro!ecto es un documento o coleccin de documentos
)ue se espera )ue cam+ie 2arias 2eces so+re el tiempo a medida )ue m1s in*ormacin se -ace
disponi+le so+re el pro!ecto. 4a l.nea de +ase para la medicin de la e6ecucin representa un
control administrati2o )ue :eneralmente solo cam+ia intermitentemente ! :eneralmente solo en
respuesta a un cam+io apro+ado del alcance del pro!ecto.
/a! muc-as maneras para or:anizar ! presentar el plan del pro!ecto, pero com=nmente inclu!e
todos los si:uientes $estos .tems se descri+en en m1s detalle en otro lu:ar del documento(5
o C-arter del pro!ecto.
51
o ?na descripcin de la apro7imacin o estrate:ia administrati2a del pro!ecto $un
resumen de los planes indi2iduales de las otras 1reas de conocimiento(.
o ?n documento de alcance, )ue inclu!e tanto los productos del pro!ecto como los
o+6eti2os de este.
o ?na estructura de des:lose de tra+a6o $V%<( -asta el ni2el en el )ue el control
ser1 e6ecutado.
o Estimati2os de costos, *ec-as pro:ramadas de comienzo, ! la asi:nacin de
responsa+ilidades -asta el ni2el en el )ue se e6ecutar1 el control al V%<.
o 4.neas de +ase para la medicin de la e6ecucin del crono:rama ! costos.
o /itos principales ! las *ec-as metas para estos.
o ersonal cla2e o re)uerido.
o >ies:os cla2es, inclu!endo restricciones ! suposiciones, ! las respuestas
planeadas para cada una de ellas.
o lanes administrati2os su+sidiarios, inclu!endo planes administrati2os ! de
alcance, plan de administracin del crono:rama, etc.
o Cecisiones pendientes ! otros temas a+iertos.
o &tras salidas de la planeacin del pro!ecto de+en ser incluidas en el plan *ormal
+asado en las necesidades indi2iduales de cada pro!ecto. or e6emplo, el plan
de pro!ecto para un pro!ecto :rande :eneralmente inclu!e un or:ani:rama del
pro!ecto.
1. etalle de soporte. El detalle de soporte para el plan de pro!ecto inclu!e5
o <alidas de otros procesos de planeacin )ue no est1n incluidos en el plan del
pro!ecto.
o #n*ormacin adicional o documentacin :enerada durante el desarrollo del plan
del pro!ecto $e.:., restricciones ! suposiciones )ue no eran pre2iamente
conocidas(.
o Cocumentacin t8cnica tal como re)uerimientos, especi*icaciones, ! diseAos.
o Cocumentacin de standards rele2antes.
Este material de+e ser or:anizado de tal manera )ue se *acilite su uso durante la e6ecucin del
plan del pro!ecto.
1. E6ecucin del lan del ro!ecto
4a e6ecucin del plan del pro!ecto es el proceso primario para lle2ar a ca+o el plan del pro!ecto O
la :ran ma!or.a del presupuesto del pro!ecto ser1 utilizado al e6ecutar este proceso. En este
proceso, el administrador de pro!ectos ! el e)uipo de administracin de pro!ectos de+en
coordinar ! diri:ir las 2arias inter*aces t8cnicas ! or:anizacionales )ue e7istan en el pro!ecto. Es
el proceso del pro!ecto )ue m1s directamente se 2e a*ectado por el 1rea de aplicacin del
pro!ecto de+ido a )ue el producto del pro!ecto es creado directamente a)u..
52
#- Entradas a la E4ecucin del Plan del Proyecto
1. Plan del proyecto. El plan del pro!ecto esta descrito en la <eccin 4.1.3.1. 4os planes
su+sidiarios de administracin $plan de administracin del alcance, plan de mane6o de
ries:o, plan de :estin de compras, etc.( ! las l.neas de +ase para la medicin del
a2ance son entradas cla2es para la e6ecucin del plan del pro!ecto.
2. etalle de soporte- El detalle de soporte esta descrito en la <eccin 4.1.3.2.
3. Polticas +rgani;acionales- 4as pol.ticas or:anizacionales est1n descritas en la
<eccin 4.1.1.3. Al:una o todas de las or:anizaciones in2olucradas en el pro!ecto
pueden tener pol.ticas *ormales e in*ormales )ue pueden a*ectar al plan de e6ecucin del
pro!ecto.
4. Accin Correcti<a- 4a accin correcti2a es cual)uier cosa )ue se -a:a para traer la
e6ecucin *utura del pro!ecto en l.nea con el plan del pro!ecto. 4a accin correcti2a es
una salida de 2arios procesos de control O como una entrada a)u., completa el c.rculo
0loop0 de retroalimentacin para ase:urar una administracin e*ecti2a del pro!ecto.
.- Herramientas y T!cnicas para la E4ecucin del Plan del Proyecto
1. Ha(ilidades de administracin general. /a+ilidades de administracin :eneral tales
como lideraz:o, comunicacin, ! ne:ociacin son esenciales para la e6ecucin e*ecti2a
del plan del pro!ecto. 4as /a+ilidades de administracin :eneral est1n descritas en la
<eccin 2.4.
2. Ha(ilidades del producto y conocimiento. El e)uipo del pro!ecto de+e tener acceso a
unas -a+ilidades ! conocimiento del producto del pro!ecto )ue sean adecuadas. 4as
-a+ilidades necesarias son de*inidas como parte de la planeacin $especialmente en la
planeacin de recursos, <eccin 7.1.( ! se pro2ee a tra28s del proceso de ad)uisicin de
personal $tal como se descri+e en la <eccin 9.2.(
3. 9istema de autori;acin de tra(a4o. ?n sistema de autorizacin de tra+a6o es un
procedimiento *ormal para sancionar el tra+a6o del pro!ecto para ase:urar )ue un tra+a6o
se -ace en el momento adecuado ! en una secuencia apropiada. El mecanismo primario
es t.picamente una autorizacin escrita para comenzar tra+a6o en una acti2idad
espec.*ica o pa)uete de tra+a6o.
El diseAo del sistema de autorizacin de tra+a6o de+er1 +alancear el 2alor del control
)ue pro2ee con el costo de ese control. or e6emplo, en pro!ectos pe)ueAos las
autorizaciones 2er+ales ser1n adecuadas.
4. Reuniones para e<aluacin del status. 4as reuniones para e2aluacin del status son
reuniones pro:ramadas re:ularmente las cuales se sostienen para intercam+iar
53
in*ormacin so+re el pro!ecto. En la ma!or.a de los pro!ectos estas reuniones se
sostendr1n a di*erentes *recuencias a di*erentes ni2eles $e.:., el e)uipo administrati2o
del pro!ecto sostendr1 reuniones internas semanalmente, ! mensualmente con el
dueAo(.
5. 9istema de informacin de administracin del proyecto. El sistema de in*ormacin
de administracin del pro!ecto se descri+e en la <eccin 4.1.2.3.
6. Procedimientos organi;acionales. 3odas ! al:unas de las or:anizaciones
in2olucradas en el pro!ecto pueden tener procedimientos *ormales o in*ormales de
utilidad durante la e6ecucin del pro!ecto.
.- 9alidas del Plan de E4ecucin del Proyecto
1. Resultados del tra(a4o. 4os resultados del tra+a6o son los resultados de las acti2idades
e6ecutadas para lle2ar a ca+o el pro!ecto. 4a in*ormacin so+re los resultados del tra+a6o
O )ue metas -an sido completadas ! cuales no, ! -asta )ue punto se cumplen las
normas de calidad, ! en )ue costos se -a incurrido o comprometido, etc. O se recolectan
como parte del plan de e6ecucin del pro!ecto ! se alimentan al proceso de reporte de
a2ance $2ea la <eccin 10.3. para una discusin m1s detallada de los reportes de
a2ance(.
2. +rdenes de cam(io. 4as ordenes de cam+io $e.:., para e7pandir o contraer el alcance
del pro!ecto, para modi*icar costos o estimati2os del crono:rama, etc.( muc-as 2eces se
identi*ican mientras )ue se e6ecuta el tra+a6o del pro!ecto.
3. Control de Cam+ios @eneral
El control de cam+ios :eneral se preocupa con $a( in*luenciar los *actores )ue crean cam+ios
para ase:urar )ue los cam+ios son +ene*iciosos, $+( determinar )ue un cam+io a ocurrido, ! $c(
administrar los cam+ios reales cuando ! como ocurren. El control de cam+ios :eneral re)uiere5
o "antener la inte:ridad de las l.neas de +ase para la medicin de a2ance O todos
los cam+ios apro+ados se de+er1n re*le6ar en el plan del pro!ecto, pero solo los
cam+ios al alcance del pro!ecto de+er1n a*ectar la l.nea de +ase para la
medicin de a2ance.
o Ase:urarse )ue los cam+ios al alcance del producto se re*le6en en la de*inicin
del alcance del pro!ecto $la di*erencia entre el alcance del pro!ecto ! del
producto se discute en la introduccin al Cap.tulo 5(.
o Coordinar los cam+ios a tra28s de las 1reas del conocimiento como se ilustra en
la 7igura 28.. or e6emplo, un cam+io propuesto al crono:rama muc-as 2eces
a*ectar1 al costo, ries:o, calidad ! personal.
54
#- Entradas al Control de Cam(ios "eneral
1. Plan del proyecto. El plan del pro!ecto pro2ee una l.nea de +ase contra la cual los
cam+ios se controlan $28ase <eccin 4.1.3.1.(.
2. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo $descritos en la <eccin 10.3(
pro2een in*ormacin so+re la e6ecucin del pro!ecto. 4os reportes de e6ecucin pueden
tam+i8n alertar al e)uipo del pro!ecto so+re temas )ue pueden causar pro+lemas en el
*uturo.
3. Propuestas de cam(io- 4as propuestas de cam+io pueden ocurrir de muc-as maneras
O orales o escritas, directas o indirectas, iniciadas interna o e7ternamente, re)ueridas
le:almente u opcionales.
#- T!cnicas y Herramientas para el Control de Cam(ios "eneral
1. 9istema de control de cam(ios. ?n sistema de control de cam+ios es una coleccin de
procedimientos *ormales, documentados )ue de*inen los pasos por los cuales
documentos o*iciales de pro!ectos pueden ser modi*icados. Este inclu!e el papeleo,
sistema de se:uimiento, ! ni2eles de apro+acin necesarios para apro+ar los cam+ios.
En muc-os casos, la or:anizacin e6ecutora tendr1 un sistema de control de cam+ios
)ue podr1 ser adoptado 0tal como esta0 para uso en el pro!ecto. <in em+ar:o, si un
sistema apropiado no esta disponi+le, el e)uipo de e6ecucin del pro!ecto tendr1
necesidad de desarrollar uno como parte del pro!ecto.
55
4a ma!or.a de los sistemas de control de cam+ios inclu!en un comit8 de control de
cam+ios $CCC( responsa+le por apro+ar o rec-azar propuestas de cam+io. 4os poderes
! responsa+ilidades de un CCC de+er1n ser +ien de*inidos ! acordados por los partidos
interesados en el pro!ecto. En pro!ectos :randes ! comple6os, podr1n -a+er m=ltiples
CCC con di*erentes responsa+ilidades.
El sistema de control de cam+ios de+er1 incluir procedimientos para mane6ar cam+ios
)ue podr1n ser apro+ados sin re2isin pre2iaF por e6emplo, como resultado de una
emer:encia. 3.picamente, un sistema de control de cam+ios permitir1 apro+aciones
0autom1ticas0 de cate:or.as de cam+ios prede*inidas. Estos cam+ios sin em+ar:o
de+er1n ser documentados ! capturados de tal manera )ue no causen pro+lemas lue:o
en el pro!ecto.
2. Administracin de la configuracin. 4a administracin de la con*i:uracin es cual)uier
procedimiento documentado usado para aplicar 2i:ilancia ! direccin t8cnica
administrati2a a5
o #denti*icar ! documentar las caracter.sticas *.sicas ! *uncionales de un .tem o
sistema.
o Controlar cual)uier cam+io a tales caracter.sticas.
o @ra+ar ! reportar el cam+io ! su status de implementacin.
o Auditar los .temes ! sistemas para 2eri*icar su ad-esin a los re)uerimientos M1N.
En muc-as 1reas de aplicacin la administracin de la con*i:uracin es un su+6ue:o del sistema
de control de cam+ios ! se usa para ase:urar )ue la descripcin del producto del pro!ecto est1
correcta ! completa. <in em+ar:o, en al:unas 1reas de aplicacin, el t8rmino administracin de
la con*i:uracin se usa para descri+ir cual)uier sistema de control de cam+ios ri:uroso.
1. Medicin de la e4ecucin. 4as t8cnicas para la medicin de la e6ecucin tales como el
2alor :anado $tal como se descri+e en la <eccin 10.3.2.4.( a!udan a a2eri:uar si las
2arianzas del plan ori:inal re)uieren accin correcti2a-
2. Planeacin adicional- 4os pro!ectos raras 2eces se e6ecutan e7actamente de acuerdo
con el plan. Cam+ios posi+les tal 2ez re)uieran de costos estimados nue2os o re2isados,
secuencias de acti2idad modi*icadas, an1lisis de respuesta de ries:os alternati2as, u
otros a6ustes al plan del pro!ecto.
3. 9istema de informacin de administracin de proyectos. 4os sistemas de
in*ormacin de administracin de pro!ectos se descri+en en la <eccin 4.1.2.3.
#- 9alidas del Control de Cam(ios "eneral
1. Actuali;aciones al plan de proyectos- 4as actualizaciones al plan de pro!ectos son
cual)uier modi*icacin al contenido del plan de pro!ectos al detalle de soporte $tal como
se descri+e en las <ecciones 4.1.3.1. ! 4.1.3.2., respecti2amente( los partidos
interesados apropiados se noti*icaran en la medida )ue sean necesario.
2. Accin correcti<a. 4a accin correcti2a se descri+e en la <eccin 4.2.1.4.
3. 5ecciones aprendidas. 4as causas de las 2arianzas, el raciocinio detr1s de las
acciones correcti2as esco:idas, ! otros tipos de lecciones aprendidas de+er1n ser
documentadas para )ue estas se 2uel2an parte de la +ase de datos -istrica tanto para
este pro!ecto como para otros pro!ectos de la or:anizacin e6ecutora
&+TA9
Administracin del Alcance del Proyecto
56
4a administracin del alcance del pro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue el
pro!ecto inclu!e todo tra+a6o re)uerido, ! solo el tra+a6o re)uerido, para completar el pro!ecto
e7itosamente M1N. <e preocupa primariamente con de*inir ! controlar )ue ! )ue no se inclu!e en
el pro!ecto. 4a 7igura 38# pro2ee una 2ista :eneral de los principales procesos de la
administracin del alcance del pro!ecto5
3-# Iniciacin J es comprometer a la or:anizacin para el
comienzo de la si:uiente *ase del pro!ecto.
3-. Planeacin del Alcance J es desarrollar un documento
escrito del alcance )ue sir2a de +ase para la toma de decisiones
*uturas del pro!ecto.
3-1 efinicin del Alcance ? es su+di2idir los principales
productos de entre:a del pro!ecto en componentes m1s
pe)ueAos ! mane6a+les.
3-2 :erificacin del Alcance J es *ormalizar la aceptacin del
alcance del pro!ecto.
3-3 Control de Cam(io del Alcance Jes controlar los cam+ios
al alcance del pro!ecto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos de otras 1reas de conocimiento.
Cada proceso puede in2olucrar el es*uerzo de uno o m1s indi2iduos, o :rupos de indi2iduos
+asado en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso ocurre :eneralmente al menos una 2ez
en cada *ase del pro!ecto.
Aun)ue los procesos a)u. se presentan como elementos discretos, con inter*aces +ien de*inidas,
en la pr1ctica ellos se pueden traslapa e interact=a de maneras )ue no se detallan a)u..
4os procesos de interaccin se discuten en detalle en el Cap.tulo 3.
En el conte7to del pro!ecto, el t8rmino 0alcance0 se re*iere a5
o Alcance del producto O los ras:os distinti2os ! *unciones )ue se de+er1n incluir
en el producto ser2icio
o Alcance del pro!ecto O el tra+a6o )ue se de+er1 -acer para la entre:a de un
producto con ciertas especi*icaciones ! *unciones.
4os procesos, -erramientas ! t8cnicas usados para administrar el alcance del pro!ecto son del
en*o)ue de este cap.tulo. 4os procesos, -erramientas, ! t8cnicas usadas para administrar el
alcance del producto 2ar.an de acuerdo con el 1rea de aplicacin ! usualmente est1n de*inidos
como parte del ciclo de 2ida del pro!ecto $el ciclo de 2ida del pro!ecto se discute en la <eccin
2.1.(.
?n pro!ecto consiste de un solo producto, pero ese producto puede incluir elementos
su+sidiarios, cada uno con su alcance del producto por separado pero interdependiente con los
dem1s. or e6emplo, un nue2o sistema tele*nico :eneralmente incluir.a cuatro elementos
su+sidiarios O /ardSare, <o*tSare, entrenamiento e implementacin del sistema.
4a terminacin del alcance del producto se mide contra sus re)uerimientos mientras )ue la
terminacin del alcance del pro!ecto se mide contra el plan. Am+os tipos de administracin de
57
alcance de+en estar +ien inte:rados para ase:urar )ue el tra+a6o del pro!ecto resultar1 en la
entre:a del producto especi*icado.
58
59
#niciacin
4a iniciacin es el proceso de reconocer *ormalmente )ue un nue2o pro!ecto e7iste o )ue un
pro!ecto e7istente de+e continuar a su si:uiente *ase $B8ase la <eccin 2.1. para una discusin
m1s detallada de las *ases de un pro!ecto(. Esta iniciacin *ormal concatena el pro!ecto con el
tra+a6o en marc-a de la or:anizacin e6ecutora. En al:unas or:anizaciones, un pro!ecto no es
*ormalmente iniciado -asta despu8s de la terminacin de un estudio de *acti+ilidad, un plan
preliminar, o al:=n otro tipo de an1lisis e)ui2alente )ue en si *ue iniciado por separado. Al:unos
tipos de pro!ectos, en especial pro!ectos de ser2icio interno ! pro!ectos de desarrollo de nue2os
productos, son iniciados de manera in*ormal ! una cantidad limitada de tra+a6o es e6ecutada para
ase:urar los permisos necesarios para su iniciacin *ormal. 4os pro!ectos son autorizados
t.picamente como resultado de una o m1s de las si:uientes5
o ?na demanda del mercado $e.:., una compaA.a petrolera autoriza la
construccin de una nue2a re*iner.a en respuesta a una escasez crnica de
:asolina(.
o ?na necesidad del ne:ocio $e.:., una compaA.a de entrenamiento autoriza crear
un nue2o curso para poder incrementar sus entradas(.
o ?na demanda de un cliente $e.:., una empresa de ser2icios p=+licos autoriza
construir una nue2a su+estacin, para prestarle el ser2icio a un nue2o par)ue
industrial(.
o ?n a2ance tecnol:ico $e.:., una *irma electrnica autoriza un nue2o pro!ecto
para desarrollar un nue2o 6ue:o de 2.deo, despu8s de la introduccin de una
:ra+adora de casetes de 2.deo(.
o ?n re)uerimiento le:al $e.:., un productor de pinturas autoriza un pro!ecto para
esta+lecer las :u.as para el mane6o de sustancias t7icas(.
Estos est.mulos tam+i8n se pueden llamar pro+lemas, oportunidades, o re)uerimientos del
ne:ocio. El tema central de todos estos t8rminos es )ue la administracin de+e tomar una
decisin acerca de como responder a ellos.
3-#-# Entradas para la Iniciacin
1. escripcin del producto. 4os documentos de descripcin del producto descri+en las
caracter.sticas del producto o ser2icio )ue *ue ele:ido para crearse. 4a descripcin del
producto :eneralmente tendr1 menos detalles en sus *ases tempranas ! m1s detalle en
las *ases su+si:uientes a medida )ue las caracter.sticas del producto son ela+oradas
pro:resi2amente.
60
4a descripcin del producto tam+i8n documentar1 la relacin entre el producto o ser2icio
creado ! la necesidad del ne:ocio u otro estimulo )ue dio pie para la creacin del
pro!ecto $B8ase la lista anterior(. "ientras )ue la *orma ! la sustancia de la descripcin
del producto 2ariar1, siempre ser1 lo su*icientemente detallada de manera )ue sir2a de
soporte para la planeacin del pro!ecto.
"uc-os pro!ectos in2olucran una sola or:anizacin $el 2endedor( -aciendo el tra+a6o
+a6o contrato para otro $el comprador(. En tales circunstancias, la descripcin inicial del
producto la pro2ee el comprador. <i el tra+a6o del comprador es si un pro!ecto, entonces
la descripcin del producto del comprador es una declaracin de tra+a6o tal como se
descri+e en la <eccin 12.1.3.2.
2. Plan estrat!gico. 3odo pro!ecto de+er1 apo!ar las metas estrat8:icas de la
or:anizacin e6ecutora O el plan estrat8:ico de la or:anizacin e6ecutora de+er1
considerarse como un *actor en la toma de decisiones del pro!ecto como un *actor en la
toma de decisiones de seleccin de pro!ectos.
3. Criterio de seleccin de proyectos. El criterio de seleccin de pro!ectos son
t.picamente de*inidas en t8rminos del producto del pro!ecto ! puede cu+rir un ran:o
completo de posi+les preocupaciones administrati2as $retornos *inancieros, participacin
del mercado, percepcin del p=+lico, etc.(.
4. Informacin @istrica. 4a in*ormacin -istrica de decisiones pre2ias de seleccin de
pro!ectos ! de sus reportes de e6ecucin se de+en considerar en la medida )ue esta
in*ormacin este disponi+le. Cuando la iniciacin in2olucra la apro+acin para la
si:uiente *ase de un pro!ecto, la in*ormacin de resultados de *ases pre2ias es muc-as
2eces cr.tico.
3-#-. Herramientas y T!cnicas para la Iniciacin
1. M!todos de seleccin de proyectos- 4os m8todos de seleccin de pro!ectos
:eneralmente caen en una de dos cate:or.as amplias M2N5
o "8todo de medicin del +ene*icio J apro7imaciones comparati2as, modelos de
punta6e, contri+ucin del +ene*icio, o modelos econmicos.
o "8todos de optimizacin restrin:idos J modelos matem1ticos usando
al:oritmos de pro:ramacin lineales, no lineales, din1micos, de n=meros
enteros, ! multio+6eti2os.
<e re*iere a estos m8todos muc-as 2eces como modelos de decisin. 4os modelos de decisin
inclu!en t8cnicas :eneralizadas $ar+oles de decisin, esco:encia *orzada, ! otros( como tam+i8n
otros especializados $rocesos Wer1r)uicos Anal.ticos, An1lisis de Estructura 4:ica, ! otros(
aplicar un criterio de seleccin de pro!ecto comple6a, en un modelo so*isticado es muc-a 2eces
tratado como una *ase por separado del pro!ecto.
1. +pinin experta. 4a &pinin e7perta ser1 re)uerida muc-as 2eces para acelerar las
entradas a este proceso. 3al e7periencia puede ser pro2e.da por cual)uier :rupo o
indi2iduo con conocimiento o entrenamiento especializado ! esta disponi+le de muc-as
otras *uentes )ue inclu!en5
o &tras unidades dentro de la or:anizacin e6ecutora.
o Consultores
o ro*esionales ! asociaciones t8cnicas.
o @rupos de industria
61
3-#-1 9alidas de la Iniciacin
1. C@arter del proyecto. ?n c-arter del pro!ecto es un documento )ue reconoce
*ormalmente la e7istencia de un pro!ecto. Este de+er1 incluir, directamente o por medio
de re*erencias con otros documentos lo si:uiente5
o 4a necesidad del ne:ocio para la cual en pro!ecto *ue creado.
o 4a descripcin del producto $tal como se descri+e en la <eccin 5.1.1.1.(
El c-arter del pro!ecto de+er1 ser :enerado por un administrador e7terno al pro!ecto ! a un ni2el
apropiado para las necesidades del pro!ecto. El pro2ee al administrador del pro!ecto con la
autoridad para aplicar recursos or:anizacionales a las acti2idades del pro!ecto.
Cuando un pro!ecto es e6ecutado +a6o contrato, el contrato *irmado :eneralmente ser2ir1 como
c-arter del pro!ecto para el 2endedor.
1. 5a identificacinDasignacin del administrador del proyecto- En :eneral, el
administrador del pro!ecto de+er1 ser identi*icado ! asi:nado tan tempranamente como
sea posi+le. El administrador del pro!ecto siempre de+er1 ser asi:nado con anterioridad
al comienzo del plan de e6ecucin del pro!ecto $tal como se descri+e en la <eccin 4.2.(
! pre*eri+lemente muc-o antes )ue la planeacin del pro!ecto se -a!a -ec-o $los
procesos de planeacin del pro!ecto se descri+en en la <eccin 3.3.2.(.
2. Restricciones. 4as restricciones son *actores )ue limitaran las opciones del e)uipo
administrati2o del pro!ecto. or e6emplo, un presupuesto prede*inido es una restriccin
)ue mu! se:uramente limitar1 las opciones )ue tiene el e)uipo administrador con
respecto al alcance, personal, ! pro:ramacin.
Cuando un pro!ecto se e6ecuta +a6o un contrato, las pro2isiones contractuales
:eneralmente ser1n restricciones.
3. 9uposiciones. 4as suposiciones son *actores )ue, para propsitos de planeacin, se
consideraran como ciertas, reales, o se:uras. or e6emplo, si la *ec-a en )ue una
persona cla2e se pueda -acer disponi+le es incierta, el e)uipo puede asumir una *ec-a
espec.*ica de comienzo. 4as suposiciones :eneralmente in2olucran un :rado de ries:o.
Estas se podr1n identi*icar a)u. o pueden ser el resultado de una identi*icacin de ries:o
$como se descri+e en la <eccin 11.1(.
laneacin del Alcance
4a planeacin del alcance es el proceso de desarrollar un documento escrito del alcance )ue
sir2a como +ase para la toma *utura de decisiones, en particular, el criterio usado para
determinar si el pro!ecto o *ase -a sido completado e7itosamente. ?n documento escrito del
alcance es necesario tanto para pro!ectos ! su+pro!ectos. or e6emplo, una *irma de in:enier.a
es contratada para diseAar una planta de procesamiento de petrleos )ue de+er1 tener un
documento de alcance )ue descri+a las *ronteras de tra+a6o de diseAo de su+pro!ecto. El
documento de alcance *orma una +ase de acuerdo entre el e)uipo del pro!ecto ! el cliente del
pro!ecto al identi*icar tanto los o+6eti2os del pro!ecto como sus principales productos de entre:a.
<i todos los elementos del documento del alcance est1n !a disponi+les $e.:., un re)uerimiento
para una propuesta puede identi*icar los principales productos de entre:a, ! el c-arter del
pro!ecto puede de*inir los o+6eti2os del pro!ecto(, este proceso puede in2olucrar poco m1s )ue
*.sicamente crear el documento escrito.
62
3-.-# Entradas a la Planeacin del Alcance
1. escripcin del producto. 4a descripcin del producto se discute en la seccin 5.1.1.1.
2. C@arter del proyecto- El c-arter del pro!ecto se descri+e en la <eccin 5.1.3.1.
3. Restricciones- 4as restricciones se descri+en en la <eccin 5.1.3.3.
4. 9uposiciones- 4as suposiciones se descri+en en la <eccin 5.1.3.4.
3-.-. Herramientas y T!cnicas para la Planeacin del Alcance
1. AnElisis del producto- El an1lisis del producto in2olucra desarrollar un me6or
entendimiento del producto del pro!ecto. Este in2olucra t8cnicas tales como sistemas de
in:enier.a, in:enier.a de 2alor, an1lisis de 2alor, an1lisis de *uncin, ! desarrollo de
*unciones de calidad.
2. AnElisis costoD(eneficio. El an1lisis de costo +ene*icio in2olucra estimar costos
$outla!s( ! +ene*icios $returns( tan:i+les e intan:i+les de las 2arias alternati2as del
pro!ecto, ! despu8s usar medidas *inancieras tales como el retorno de la in2ersin o
punto de e)uili+rio para determinar la desea+ilidad de las di*erentes alternati2as
identi*icadas.
3. Identificacin de alternati<as- Este es un t8rmino :en8rico para cual)uier t8cnica
usada para :enerar di*erentes apro7imaciones a un pro!ecto. /a! una :ran 2ariedad de
t8cnicas :enerales de administracin )ue se usan, las m1s comunes siendo la llu2ia de
ideas ! pensamiento lateral.
4. +pinin experta- 4a opinin e7perta se descri+e en la <eccin 5.1.2.2.
3-.-1 9alidas de la Planeacin del Alcance
1. eclaracin del alcance. 4a declaracin del alcance pro2ee una +ase documentada
para la toma *utura de decisiones ! para con*irmar o desarrollar la comprensin en
com=n del alcance del pro!ecto entre los distintos partidos interesados. A medida )ue el
pro!ecto pro:resa, esta declaracin del alcance puede ser re2isada o re*inada para
re*le6ar los cam+ios al alcance del pro!ecto. Esta declaracin del alcance de+e incluir, !a
sea directamente o por re*erencia de otros documentos, lo si:uiente5
o Wusti*icacin del pro!ectoJ es la necesidad del ne:ocio para la cual el pro!ecto
*ue desarrollado. 4a 6usti*icacin de pro!ectos pro2ee la +ase para e2aluar
cam+ios *uturos.
o roducto del pro!ectoJ es un pe)ueAo resumen de la descripcin del producto
$la descripcin del producto se discute en la <eccin 5.1.1.1.(.
63
o Entre:as del pro!ectoJ es una lista )ue resume a ni2el de los su+productos de
cu!a entre:a total ! satis*actoria marca la terminacin del pro!ecto. or e6emplo,
las principales entre:as para un pro!ecto de desarrollo de so*tSare pueden
incluir el cdi:o *uncional del computador, un manual del usuario, ! un tutorial
interacti2o. Cuando se conoce, las e7clusiones se de+en identi*icar, pero
cual)uier cosa )ue no sea e7pl.citamente incluida est1 impl.citamente e7cluida.
o &+6eti2os del pro!ectoJ el criterio cuanti*ica+le )ue se de+e cumplir para )ue el
pro!ecto sea considerado e7itoso. 4os o+6eti2os del pro!ecto de+en incluir al
menos costo, crono:rama ! medidas de calidad. 4os o+6eti2os del pro!ecto
de+en de tener un atri+uto $e.:., costo (, una re:la de medida $e.:., dlares
americanos( ! un 2alor a+soluta o relati2o $e.:., menos de 1.5 millones(.
&+6eti2os incuanti*ica+les $e.:., 0satis*accin del cliente0( entraAan un alto ries:o.
En al:unas 1reas de aplicacin las entre:as del pro!ecto se denominan o+6eti2os del pro!ecto
mientras )ue los o+6eti2os del pro!ecto se denominan *actores cr.ticos de 87ito.
1. etalle de soporte- El detalle de soporte para la declaracin del alcance de+e ser
documentado ! or:anizado en la medida )ue *acilite su uso por otros procesos de
administracin del pro!ecto. El detalle de soporte siempre de+er1 incluir documentacin
de todas las suposiciones ! limitaciones identi*icadas. El :rado detalle 2aria de acuerdo
con el 1rea de aplicacin.
2. Plan de mane4o del alcance- Este documento descri+e como el alcance del pro!ecto
ser1 administrado ! como los cam+ios al alcance ser1n inte:rados al pro!ecto. Ce+er1
incluir tam+i8n una e2aluacin de la esta+ilidad esperada del alcance del pro!ecto $i.e.,
)ue tan pro+a+le es )ue cam+ie, )ue tan *recuentemente, ! en )ue medida(. Este plan
de mane6o del alcance de+er1 incluir una descripcin clara de como los cam+ios al
alcance ser1n identi*icados ! clasi*icados $esto es especialmente di*.cil J ! por lo tanto
a+solutamente esencialJ cuando las caracter.sticas del producto a=n est1n siendo
ela+oradas(.
?n plan de mane6o del alcance puede ser *ormal e in*ormal, detallado o con un marco amplio
+asado en las necesidades del pro!ecto. Es un elemento su+sidiario del plan :eneral del
pro!ecto $tal como se descri+e en la <eccin 4.1.3.1.(
Ce*inicin del Alcance
4a de*inicin del alcance in2olucra su+di2idir las principales entre:as del pro!ecto $tal como se
identi*ica en la declaracin del alcance( en componentes m1s pe)ueAos ! mane6a+les para
poder5
o "e6orar la precisin de los estimados de costo, tiempo, ! recursos.
o Ce*inir la l.nea de +ase para la medicin de la e6ecucin ! su control.
o Dacilitar la asi:nacin de responsa+ilidades de manera clara.
?na correcta de*inicin del alcance es cr.tica para el 87ito del pro!ecto. 0Cuando -a! una po+re
de*inicin del alcance, los costos *inales del pro!ecto podr1n ser ma!ores de+ido a los cam+ios
ine2ita+les )ue interrumpen el ritmo del pro!ecto, causan reela+oracin de tra+a6os, aumentan el
tiempo del pro!ecto, ! +a6an la producti2idad ! moral de la *uerza de tra+a6o0 M3N.
64
3-1-# Entradas a la efinicin del Alcance
1. eclaracin del alcance- 4a declaracin del alcance se descri+e en la <eccin 5.2.3.1.
2. 5imitantes o restricciones- 4as limitantes o restricciones se descri+en en la <eccin
5.1.3.3. Cuando un pro!ecto se e6ecuta +a6o un contrato, las restricciones se de*inen por
medio de pro2isiones contractuales ! son muc-as 2eces consideraciones importantes
durante la de*inicin del alcance.
3. 9uposiciones. 4as suposiciones se descri+en en la <eccin 5.1.3.4.
4. +tras salidas de la planeacin- 4as salidas de procesos de otras 1reas de
conocimiento de+er1n ser repasadas para pre2eer posi+les impactos en la de*inicin del
alcance.
5. Informacin @istrica. 4a in*ormacin -istrica de pro!ectos pre2ios de+er1 ser
considerada durante la de*inicin del alcance. #n*ormacin de errores u omisiones de
pro!ectos pre2ios de+er1 ser especialmente =til.
3-1-. T!cnicas y Herramientas Para la efinicin del Alcance
1. Patrones para el desglose del tra(a4o AFG9B. ?na estructura de des:lose de tra+a6o
$El V%<, tal como se descri+e en la <eccin 5.3.3.1.( de un pro!ecto pre2io puede ser
usado como un patrn para un nue2o pro!ecto. Aun)ue cada pro!ecto es =nico un V%<
puede ser muc-as 2eces 0reutilizado0 !a )ue muc-os pro!ectos se parecen a otro
pro!ecto en al:=n :rado. or e6emplo, muc-os pro!ectos dentro de una or:anizacin
dada tendr1n un ciclo de 2ida del pro!ecto i:ual o similar ! por lo tanto tendr1n entre:as
re)ueridas i:uales o similares para cada *ase.
"uc-as 1reas de aplicacin tienen V%< standard o semistandar )ue pueden ser usados
como patrones. or e6emplo, el departamento de de*ensa de los Estados
65
?nidos -a de*inido un V%< standard para los Xtems de "ateriales de Ce*ensa. ?na
porcin de uno de estos patrones se muestra como la 7igura 38..
2. escomposicin. 4a descomposicin in2olucra su+di2idir las principales entre:as del
pro!ecto en componentes m1s pe)ueAos ! mane6a+les -asta )ue las entre:as est1n
de*inidas con su*iciente detalle como para soportar las acti2idades *uturas del pro!ecto
$planear, e6ecutar, controlar ! cierre(. 4a descomposicin in2olucra los si:uientes pasos
principales5
1. #denti*icar los principales componentes del pro!ecto. En :eneral, los principales
elementos del pro!ecto ser1n las entre:as del pro!ecto ! la administracin del
pro!ecto. <in em+ar:o, los elementos principales estar1n de*inidos siempre en
t8rminos de como el pro!ecto ser1 realmente administrado. or e6emplo5
66
o 4as *ases de ciclo de 2ida del pro!ecto pueden ser usadas como el primer ni2el
de descomposicin con las entre:as del pro!ecto repetidas como el se:undo
ni2el, tal como se ilustra en la 7igura 381.
o El principio administrati2o dentro de cada ramal del V%< puede 2ariar, tal como
se ilustra en la 7igura 382-
A.B Cecidir si un estimati2o adecuado de costo ! duracin puede ser desarrollado a este ni2el de
detalle para cada elemento. 4a de*inicin de adecuado puede cam+iar so+re el curso del
pro!ectoJ la descomposicin de una entre:a )ue se producir1 mu! remotamente en el *uturo
podr1 no ser posi+le. ara cada elemento, proc8dase con el aso 4 si -a! detalle adecuado ! si
no con el aso 3J esto )uiere decir )ue di*erentes elementos tienen distintos ni2eles de
descomposicin .
A1B #denti*icar los elementos constituti2os de cada entre:a. 4os elementos constituti2os de+er1n
ser descritos en t8rminos de resultados tan:i+les ! 2eri*ica+les de manera )ue se *acilite la
e2aluacin del rendimiento. 3al como se -ace con los elementos principales, los elementos
constituti2os de+er1n ser de*inidos en t8rminos de como el tra+a6o del pro!ecto ser1 realmente
lle2ado a ca+o. 4os resultados tan:i+les ! 2eri*ica+les pueden incluir tanto ser2icios como
productos $e.:., el reporte de status podr.a ser descrito como reporte de status semanalF para un
.tem manu*acturado, los elementos constituti2os pueden incluir 2arios componentes indi2iduales
m1s el ensam+la6e *inal( repita el aso 2 con cada elemento constituti2o.
A2B Beri*i)ue el :rado de 2eracidad de la descomposicin5
67
68
69
o H<on los .tems de +a6o ni2el tanto necesarios como su*icientes para la
terminacin del .tem de descompuestoI <ino, los elementos constituti2os
de+er1n ser modi*icados $se le a:re:a a, se le resta a, o se rede*ine(.
o HEsta cada .tem completa ! claramente de*inidoI <ino, las descripciones
de+er1n ser re2isadas o e7pandidas.
o Hodr1 ser cada .tem pro:ramado adecuadamenteI HresupuestadoI
HAsi:nado a una unidad or:anizacional espec.*ica $e.:., departamento, e)uipo,
o persona( )ue aceptar1 la responsa+ilidad para la terminacin satis*actoria del
.temI <ino, ser1n necesarias re2isiones )ue pro2ean un control administrati2o
adecuado.
3-1-1 9alidas de la efinicin del Alcance
1. Estructura de desglose de tra(a4o AFG9B. ?na estructura des:losada de tra+a6o es un
a:rupamiento orientado a la entre:a de los elementos del pro!ecto )ue or:aniza ! de*ine
el alcance total del pro!ecto5 3ra+a6o )ue no este incluido dentro del V%< est1 *uera de
alcance del pro!ecto. As. como con la declaracin del alcance, el V%< se usa muc-as
2eces para desarrollar o con*irmar un entendimiento com=n del alcance del pro!ecto.
Cada ni2el descendiente representa una descripcin m1s detallada de los elementos del
pro!ecto. 4a <eccin 5.3.2.2. descri+e la apro7imacin m1s com=n para desarrollar un
V%<. ?n V%< es normalmente presentado en *orma de ta+la tal como se ilustra en la
7igura 38., 381H ! 382I sin em+ar:o, el V%< no se de+er1 con*undir con el m8todo de
presentacinJ di+u6ar una lista de acti2idades desestructuradas en *orma de ta+la no la
con2ierten en un V%<.
A cada .tem del V%< se le asi:na :eneralmente un identi*icador =nicoF estos identi*icadores se
conocen colecti2amente como el cdi:o de cuentas. A los .tems a ni2el m1s +a6o del V%< se
denomina pa)uetes de tra+a6o. Estos pa)uetes de tra+a6o podr1n ser descompuestos a su 2ez
tal como se descri+e en la <eccin 6.1, Ce*inicin de Acti2idades.
4a descripcin de los elementos de tra+a6o :eneralmente se reco:en en un
diccionario del V%<. ?n diccionario del V%< incluir1 t.picamente las
descripciones de los pa)uetes de tra+a6o como tam+i8n otra in*ormacin de
planeacin tales como *ec-as de crono:rama, presupuestos de costos !
asi:nacin de personal.
El V%< no de+er1 ser con*undido con otros tipos de estructura de 0des:lose0
)ue se usan para presentar la in*ormacin del pro!ecto. &tras estructuras
com=nmente usadas en otras 1reas de aplicacin inclu!en5
o V%< contractual $CV%<(, )ue se usa para de*inir el ni2el de reporte )ue el
2endedor pondr1 a disposicin del comprador. El CV%< :eneralmente inclu!e
menos detalle )ue el V%< usado por el 2endedor para administrar el tra+a6o del
2endedor.
o Estructura de des:lose or:anizacional $&%<(, )ue se usa para mostrar )ue
elementos de tra+a6o -an sido asi:nados a )ue unidades or:anizati2as.
o Estructura de des:lose de recursos $>%<(, )ue es una 2ariacin del &%< ! se
usa t.picamente cuando los elementos de tra+a6o -an sido asi:nados a
indi2iduos(.
o 4ista de "ateriales $%&"(, )ue presenta una 2ista 6er1r)uica de los
ensam+la6es, su+ensam+la6es ! componentes *.sicos re)ueridos para *a+ricar un
producto manu*acturado.
o Estructura de des:lose del pro!ecto $%<(, )ue es *undamentalmente lo mismo
)ue un V%< -ec-o correctamente. El t8rmino %< es usado ampliamente en
70
1reas de aplicacin donde el t8rmino V%< se usa incorrectamente para re*erirse
al t8rmino %&" .
Beri*icacin del Alcance
4a 2eri*icacin del alcance es el proceso de la aceptacin *ormal del alcance del pro!ecto por los
partidos interesados $patrocinador, cliente, dueAo, etc.( estos re)uieren re2isar productos de
tra+a6o ! sus resultados para ase:urar )ue todos *ueron completados correcta !
satis*actoriamente. <i el pro!ecto se termina de manera anticipada el proceso de 2eri*icacin del
alcance de+er1 esta+lecer ! documentar el ni2el ! :rado de terminacin. 4a 2eri*icacin del
alcance di*iere del control de calidad $tal como se descri+e en la <eccin 8.3( en el )ue este se
preocupa primariamente con la aceptacin de los resultados de tra+a6o mientras )ue el control
de calidad se preocupa principalmente de la medida en )ue el tra+a6o se -alla -ec-o de manera
correcta.
3-2-# Entradas a la :erificacin del Alcance
1. Resultados del tra(a4o. 4os resultados de tra+a6o J )ue entre:as -an sido parcial o
totalmente completadas, en )ue costos se a incurrido o comprometido, etc.J son unas
salidas del plan de e6ecucin del pro!ecto $tal como se discuti en la <eccin 4.2.(
2. ocumentacin del producto- 4os documentos producidos para descri+ir el producto
de un pro!ecto de+er1n estar disponi+les para las re2isiones. 4os t8rminos utilizados
para descri+ir esta documentacin $planos, especi*icaciones, documentacin t8cnica,
planes, etc.( 2ar.an de acuerdo con el 1rea de aplicacin.
3-2-. Herramientas y T!cnicas para la :erificacin del Alcance
1. Inspeccin. 4a inspeccin inclu!e acti2idades tales como mediciones, e7aminar, !
ensa!os implementados para determinar si los resultados se a6ustan a los
re)uerimientos. 4as inspecciones muc-as 2eces se llaman re2isiones, re2isiones del
producto, auditorias, ! 2isitas in situF en al:unas 1reas de aplicacin, estos t8rminos
tienen de*iniciones mu! espec.*icas.
3-2-1 9alidas de la :erificacin del Alcance
1. Aceptacin formal- 4a documentacin )ue el cliente o patrocinador -a aceptado el
producto del pro!ecto o *ase, de+er1 ser preparada ! distri+uida. 3al aceptacin podr1
ser condicional, especialmente al *inal de una *ase.
71
5. Control de Cam+io del Alcance
El control de cam+io del alcance se preocupa con $a( in*luenciar los *actores )ue crean cam+io al
alcance para ase:urar )ue estos cam+ios son +ene*iciosos, $+( determinar )ue un cam+io en el
alcance -a ocurrido, ! )ue $c( administrar los cam+ios reales cuando ! si estos ocurren. El
control de cam+io al alcance de+er1 estar inte:rado totalmente con otros procesos de control
$control de tiempo, control de costos, control de calidad, ! otros como se discute en la <eccin
4.3(.
3-3-# Entradas al Control de Cam(io del Alcance
1. Estructura de desglose de tra(a4o. El V%< es descrito en la <eccin 5.3.3.1. El de*ine
la l.nea de +ase del alcance del pro!ecto.
2. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo se discuten en la <eccin
10.3.3.1. ! pro2een in*ormacin so+re e6ecucin del alcance tales como )ue productos
interinos -an sido completados ! cuales no. 4os reportes de e6ecucin pueden alertar
tam+i8n al e)uipo de tra+a6o so+re )ue tpicos pueden causar pro+lemas en el *uturo.
3. Re=uisiciones de cam(io- 4as re)uisiciones de cam+io pueden ocurrir de muc-as
*ormas J orales o escritos, directas o indirectas, iniciadas interna o e7ternamente, ser
re)uisitos le:ales u opcionales. 4os cam+ios pueden re)uerir e7pandir el alcance o
pueden permitir reducirlo. 4a ma!or.a de las re)uisiciones de cam+io son producto de5
o ?n e2ento e7terno $e.:., un cam+io en una re:ulacin :u+ernamental(.
o ?n error u omisin en la de*inicin del alcance de un producto $e.:., una *alla al
no incluir un diseAo re)uerido de un sistema de telecomunicaciones(.
o ?n error u omisin al de*inir el alcance de un pro!ecto $e.:., usar una lista de
materiales en 2ez de una estructura de des:lose de tra+a6o(.
o ?n cam+io de 2alor a:re:ado $e.:., un pro!ecto de remediacin am+iental es
capaz de reducir costos al tomar 2enta6a de tecnolo:.a )ue no esta disponi+le
cuando el alcance *ue ori:inalmente de*inido(.
1. Plan de mane4o del alcance. El plan de mane6o del alcance esta descrito en la <eccin
5.2.3.3.
3-3-. Herramientas y T!cnicas para Control de Cam(io del Alcance
1. 9istema de control de cam(io del alcance- ?n sistema de control de cam+io del
alcance de*ine los procedimientos mediante los cuales el alcance del pro!ecto puede ser
72
cam+iado. #nclu!e el papeleo, sistemas de se:uimiento, ! ni2eles de apro+acin
necesarios para autorizar los cam+ios. El sistema de control de cam+io de+er1 estar
inte:rado con el sistema de control de cam+ios :eneral descrita en la <eccin 4.3. !, en
particular, con cual)uier sistema o sistemas )ue est8n tra+a6ando para controlar el
alcance del producto. Cuando el pro!ecto es e6ecutado +a6o contrato, el sistema de
control de cam+ios de+er1 cumplir con todas las pro2isiones contractuales rele2antes.
2. Medicin de e4ecucin- 4as t8cnicas de medicin de e6ecucin, descritas en la <eccin
10.3.2. a!udan a e2aluar la ma:nitud de 2ariaciones )ue ocurren. ?na parte importante
del control de cam+ios al alcance es determinar )ue esta causando la 2arianza ! decidir
si esta 2arianza re)uiere accin correcti2a.
3. Planeacin adicional- ocos pro!ectos se e6ecutan de acuerdo al plan. osi+les
cam+ios al alcance pueden re)uerir modi*icaciones al V%< o an1lisis de apro7imaciones
alternas.
3-3-1 9alidas del Control de Cam(io al Alcance
1. Cam(ios al alcance. ?n cam+io al alcance es cual)uier modi*icacin al alcance
acordado del pro!ecto tal como se de*ine por el V%< apro+ado. 4os controles al alcance
muc-as 2eces re)uieren a6ustes al costo, tiempo ! calidad u otros o+6eti2os del pro!ecto.
4os cam+ios al alcance se retroalimentan a tra28s de los procesos de planeacin, los
documentos t8cnicos ! de planeacin se actualizan en la medida )ue sea necesario, !
los partidos interesados se noti*icaran de manera apropiada.
2. Accin correcti<a- 4a accin correcti2a es cual)uier cosa )ue se -a:a para -acer )ue
la e6ecucin *utura esperada del pro!ecto este en l.nea con el plan del pro!ecto.
3. 5ecciones aprendidas- 4as causas de las 2ariaciones, el razonamiento detr1s de la
accin correcti2a tomada, ! otros tipos de lecciones aprendidas del control de cam+io al
alcance, de+er1n ser documentadas para )ue esta in*ormacin se 2uel2a parte de la
+ase de datos -istrica para este ! otros pro!ectos de la or:anizacin e6ecutora.
&+TA9
Administracin de Tiempo del Proyecto
4a Administracin de 3iempo del ro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar una
terminacin a tiempo del pro!ecto. 4a 7igura %8# pro2ee una 2ista :eneral de los si:uientes
procesos principales5
%-# efinicin de las acti<idades ? Consiste en identi*icar las
acti2idades espec.*icas )ue de+er1n ser e6ecutadas para
producir las entre:as principales del pro!ecto.
%-. 9ecuencia de las acti<idades ? Consiste en identi*icar !
documentar las dependencias entre acti2idades.
%-1 Estimacin de la duracin de las acti<idades ? Consiste
en estimar el n=mero de per.odos de tra+a6o )ue se re)uieren
para terminar las acti2idades indi2iduales.
%-2 esarrollo de la programacin ? Consiste en analizar las
secuencias de las acti2idades, las duraciones de las acti2idades,
73
! los re)uerimientos de recursos para crear la pro:ramacin del
pro!ecto.
5. Control de la programacin ? Consiste en controlar los cam+ios a la
pro:ramacin del pro!ecto.
Estos procesos interactuan unos con otros ! con los procesos de otras 1reas de conocimiento
tam+i8n. Cada proceso puede in2olucrar el es*uerzo de un o m1s indi2iduos o :rupos de
indi2iduos +asado en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso ocurre al menos una 2ez en
cada *ase del pro!ecto.
Aun)ue los procesos a)u. presentados se muestran como elementos discretos con inter*aces
+ien de*inidas, en la pr1ctica estas se pueden traslapar e interactuar en maneras )ue a)u. no se
descri+en. 4as interaciones de procesos se discuten en detalle en el Cap.tulo 3.
En al:unos pro!ectos, especialmente los m1s pe)ueAos, las secuencias de las acti2idades, la
estimacin de sus duraciones, ! el desarrollo de la pro:ramacin est1n tan estrec-amente
unidas )ue se 2en como un slo proceso $e.:., estas pueden ser desarrolladas por un solo
indi2iduo so+re un per.odo relati2amente corto de tiempo(. <e presentan a)u. como procesos
distintos por)ue las -erramientas ! t8cnicas para cada una son di*erentes.
Al presente, no -a! un consenso en la pro*esin de administracin de pro!ectos so+re la relacin
entre acti2idades ! tareas5
o En muc-as 1reas de aplicacin, las acti2idades se 2en como compuestas de
tareas. Este es el uso m1s cmodo ! pre*erido.
o En otros, las tareas se 2en como compuestas de acti2idades.
<in em+ar:o, la consideracin importante no es el t8rmino usado, sino si el tra+a6o a realizar es
descrito ! entendido de manera precisa por a)uellos )ue tienen )ue e6ecutar el tra+a6o.
Ce*inicin de Acti2idades
4a de*inicin de acti2idades in2olucra el identi*icar ! documentar las acti2idades
espec.*icas )ue tienen )ue ser e6ecutadas de manera )ue se puedan producir
las entre:as ! su+entre:as identi*icadas en la estructura de des:lose de tra+a6o.
Esta impl.cito en este proceso la necesidad de de*inir las acti2idades de tal
manera )ue los o+6eti2os del pro!ecto se puedan cumplir.
74
%-#-# Entradas a la efinicin de Acti<idades
1. Estructura de desglose de tra(a4o- 4a estructura de des:lose de tra+a6o es la entrada
primaria para la de*inicin de acti2idades $2ea la <eccin 5.3.3.1 para una descripcin
m1s detallada del V%<(.
2. eclaracin del alcance- 4a 6usti*icacin del pro!ecto ! los o+6eti2os del pro!ecto
contenidos en la declaracin del alcance de+en ser considerados de manera e7pl.cita
durante la de*inicin de las acti2idades $2ea la <eccin 5.2.3.1. para un discusin m1s
detallada de la declaracin del alcance del pro!ecto(.
3. Informacin @istrica- 4a in*ormacin -istrica $)ue acti2idades *ueron realmente
re)ueridas en pro!ectos similares pre2ios( de+er1 ser considerada durante la de*inicin
de las acti2idades.
4. Restricciones- 4as restricciones son *actores )ue 2an a limitar las opciones del e)uipo
del pro!ecto.
5. 9uposiciones- 4as suposiciones son *actores )ue, para los procesos de planeacin,
ser1n consideradas como 2erdaderas, reales, o ciertas. 4as suposiciones :eneralmente
in2olucran al:=n :rado de ries:o ! ser1n normalmente una salida del proceso de
identi*icacin de ries:os $tal como se descri+e en la <eccin 11.1(.
%-#-. Herramientas y T!cnicas para la efinicin de las Acti<idades
1. escomposicin. 4a descomposicin in2olucra su+di2idir los elementos del pro!ecto,
en componentes m1s pe)ueAos ! mane6a+les de manera )ue se pueda pro2eer un
me6or control administrati2o. 4a descomposicin se descri+e en m1s detalla en la
<eccin 5.3.2.2. 4a principal di*erencia entre la descomposicin a)u. ! en la Ce*inicin
del Alcance es )ue la salida *inal a)u. se descri+e como acti2idades $pasos de accin(
en 2ez de entre:as $.tems tan:i+les(. En al:unas 1reas de aplicacin, el V%< ! la lista
de acti2idades se desarrollan simult1neamente.
2. Patrones- ?na lista de acti2idades $tal como se descri+e en la <eccin 6.1.3.1.(, o una
porcin de una lista de acti2idades de un pro!ecto pre2io $*ra:nets en 3(, se usa
muc-as 2eces como un patrn para un nue2o pro!ecto. Adicionalmente, la lista de
acti2idades para un elemento del V%< del pro!ecto en e6ecucin puede ser usada como
un patrn para otros elementos del V%< similares.
%-#-1 9alidas de la efinicin de Acti<idades
1. 5ista de acti<idades. 4a lista de acti2idades de+e incluir todas las acti2idades )ue ser1n
e6ecutadas en el pro!ecto. Ce+er1 ser or:anizada como una e7tensin del V%< para
a!udar a ase:urar )ue est1 completo ! )ue no inclu!e acti2idades )ue no son re)ueridas
como parte del alcance del pro!ecto. As. como con el V%<F la lista de acti2idades de+e
incluir descripciones de cada acti2idad para ase:urar )ue los miem+ros del e)uipo del
pro!ecto entender1n como se de+er1 de e6ecutar el tra+a6o.
2. etalle de soporte- El detalle de soporte para la lista de acti2idades de+er1 ser
documentado ! or:anizado de manera )ue *acilite su uso por otros procesos de la
administracin del pro!ecto. El detalle de soporte de+er1 siempre incluir documentacin
de todas las suposiciones ! restricciones identi*icadas. 4a cantidad de detalle adicional
2aria de acuerdo con el 1rea de aplicacin.
3. Actuali;aciones a la estructura de desglose de tra(a4o- Al usar el V%< para
identi*icar )ue acti2idades son necesarias, el e)uipo del pro!ecto puede identi*icar
entre:as *altantes o puede determinar )ue la descripcin de la entre:a puede necesitar
clari*icacin o correccin. 3ales actualizaciones de+en ser re*le6adas en el V%< !
documentos relacionados tales como estimati2os de costos. Estas actualizaciones se
llaman muc-as 2eces re*inamientos ! son mu! pro+a+les cuando el pro!ecto in2olucra
tecnolo:.a nue2a o tecnolo:.a )ue no -a sido ensa!ada.
75
<ecuencia de Acti2idades
4a secuencia de las acti2idades in2olucra identi*icar ! documentar las dependencias entre
acti2idades. 4as acti2idades de+en de ser secuenciadas de manera precisa de tal manera )ue
soporten lue:o el desarrollo de una pro:ramacin realista ! alcanza+le. El secuenciamiento
puede ser e6ecutado con la a!uda de un computador $e.:., usando so*tSare de administracin de
pro!ectos( o con t8cnicas manuales. 4as t8cnicas manuales son muc-as 2eces m1s e*ecti2as en
pro!ectos pe)ueAos o en las *ases tempranas de pro!ectos :randes cuando -a! poco detalle
disponi+le. 4as t8cnicas manuales o automatizadas tam+i8n pueden ser usadas en com+inacin.
%H. Entradas a la 9ecuencia de Acti<idades
1. 5ista de acti<idades- 4a lista de acti2idades se descri+e en la seccin 6.1.3.1.
2. escripcin del producto- 4a descripcin del producto se discute en la <eccin 5.1.1.1.
las caracter.sticas del producto muc-as 2eces a*ectan la secuencia de acti2idades $e.:.,
el la!out *.sico de una planta a construirse, inter*aces de su+sistemas en un pro!ecto de
so*tSare(. "ientras )ue estos e*ectos son muc-as 2eces aparentes en las listas de
acti2idades, la descripcin del producto de+er1 ser re2isada para ase:urar precisin.
3. ependencias mandatorias. 4as dependencias mandatorias son a)uellas )ue son
in-erentes a la naturaleza del tra+a6o )ue se e6ecuta. "uc-as 2eces in2olucran
limitaciones *.sicas $en un pro!ecto de construccin es imposi+le eri:ir la superestructura
-asta )ue se -a!a construido las *undacionesF en un pro!ecto electrnico, un prototipo
de+er1 ser construido antes de )ue se pueda ensa!ar(. 4as dependencias mandatorias
tam+i8n se llaman l:ica dura.
4. ependencias discrecionales- 4as dependencias discrecionales son a)uellas )ue son
de*inidas por el e)uipo de administracin del pro!ecto. Ce+er1n ser usadas con cuidado
$! totalmente documentadas( !a )ue estas pueden limitar opciones posteriores de
pro:ramacin. 4as dependencias discrecionales se de*inen usualmente +asadas en el
conocimiento de5
o 04as me6ores pr1cticas0 dentro de un 1rea de aplicacin espec.*ica.
o Ce al:=n aspecto inusual del pro!ecto donde una secuencia espec.*ica es
deseada aun)ue -a!an otras secuencias i:ualmente acepta+les.
4as dependencias discrecionales tam+i8n se pueden llamar l:ica pre*erida, l:ica pre*erencial,
o l:ica +landa.
1. ependencias externas- 4as dependencias e7ternas son a)uellas )ue in2olucran una
relacin entre acti2idades del pro!ecto ! acti2idades *uera de este. or e6emplo, las
acti2idades de ensa!o en un pro!ecto de so*tSare pueden depender de -ardSare de una
76
*uente e7terna, o paneles de discusin am+iental pueden ser re)ueridos antes de )ue
pueda empezar la construccin de un pro!ecto.
2. Restricciones- 4as restricciones se descri+en en la <eccin 6.1.1.4.
3. 9uposiciones- 4as suposiciones se descri+en en la <eccin 6.1.1.5.
#- T!cnicas y Herramientas para la 9ecuencia de Acti<idades-
1. M!todo de diagrama de precedencia APMB. Este es un m8todo de construir una red
de dia:rama de pro!ecto usando nodos para representar las acti2idades !
conect1ndolos con *lec-as )ue muestran las dependencias $28ase la <eccin 6.2.3.1.(.
4a 7igura %8. muestra un dia:rama de red de pro!ectos sencilla usando C". Esta
t8cnica tam+i8n se llama acti2idad O so+re O nodo $acti2it! O on O node, A&U( ! es el
m8todo usado por la ma!or.a de pa)uetes de so*tSare de administracin de pro!ectos.
C" puede ser e6ecutado de manera manual o en el computador.
Este inclu!e cuatro tipos de dependencias o de relaciones de precedencia5
o DinalizacinO a O comienzo O la acti2idad 0de0 de+e terminar antes de )ue la
acti2idad 0a0 pueda comenzar.
o Dinalizacin 9 aO *inalizacin O la acti2idad 0de0 de+e terminar antes de )ue la
acti2idad 0a0 pueda *inalizar.
o ComienzoO aO comienzoO la acti2idad 0de0 de+e comenzar antes de )ue pueda
comenzar la acti2idad 0a0.
o ComienzoO aO *inalizacinO la acti2idad 0de0 de+e comenzar antes de )ue la
acti2idad 0a0 pueda *inalizar.
En C", la relacin *inalizacin 9 a O comienzo es el tipo de relacin l:ica m1s com=nmente
usada. 4as relaciones comienzo 9 a O *inal son raramente usadas, ! t.picamente solamente por
in:enieros pro:ramadores pro*esionales. ?sar relaciones comienzo a comienzo, *inalizacin 9 a O
*inalizacin o comienzo a *inalizacin con so*tSare de administracin de pro!ectos, puede
producir resultados inesperados !a )ue este tipo de relaciones no -an sido implementadas de
manera consistente.
1. M!todo de diagramacin con flec@as- $ArroS dia:rammin: met-od AC"(. Este es un
m8todo para construir dia:ramas de red usando *lec-as para representar las acti2idades
! conect1ndolas con nodos para mostrar las dependencias $28ase tam+i8n la <eccin
6.2.3.1.(. 4a 7igura %81- muestra un dia:rama de red de pro!ecto simple usando AC".
Esta t8cnica tam+i8n se llama acti2idadJ so+re J *lec-a $acti2it! O on 9 arroS, A&A( !,
aun)ue de menos uso )ue el C", es toda2.a la t8cnica pre*erida en al:unas 1reas de
aplicacin. AC" utiliza =nicamente dependencias *inalizacinJaJcomienzo ! puede
re)uerir el uso de acti2idades *icticias para poder de*inir todas las relaciones l:icas de
manera correcta. AC" puede ser e6ecutado de manera manual o sistematizada.
77
2. M!todo de diagramacin condicional. 4as t8cnicas de dia:ramacin tales como5
@E>3 $t8cnica de e2aluacin ! repaso :r1*ica $@rap-ical E2aluation and >e2ieS
3ec-i)ue(( ! modelos de <istemas Cin1micos permiten el uso de acti2idades no
secuenciales tales como loops $e.:., un ensa!o )ue se de+e repetir m1s de una 2ez( o
ramales condicionales $e.:., una actualizacin de diseAo )ue solo se necesita si la
inspeccin detecta errores(. 4as t8cnicas de C" ! AC" no permiten el uso de loops o
de ramales condicionales o pro+a+il.sticas.
3. Patrones de red. >edes standarizadas pueden ser usadas para acelerar la preparacin
de dia:ramas de red de pro!ectos. Estas pueden incluir un pro!ecto entero o solamente
una porcin de este. Estas porciones de redes se conocen como 0su+nets0 o 0*ra:nets0.
4as su+nets son especialmente =tiles cuando un pro!ecto inclu!e detalles id8nticos o
casi id8nticos tales como los pisos en una rasca cielos o ensa!os cl.nicos en un pro!ecto
de in2esti:acin *armac8utica, o mdulos de pro:ramacin en un pro!ecto de so*tSare.
#- 9alidas de la 9ecuencia de Acti<idades
1. iagrama de red del proyecto. ?n dia:rama de red del pro!ecto es una *i:ura
es)uem1tica de las acti2idades del pro!ecto ! sus relaciones l:icas $dependencias(. 4a
7igura %8. ! %81 ilustran dos m8todos di*erentes para di+u6ar un dia:rama de red de
pro!ecto. ?n dia:rama de red de pro!ecto puede ser producida manualmente o por
computador. uede incluir los detalles completos de un pro!ecto o puede tener una o
m1s acti2idades totalizadoras $-amacas(. El dia:rama de+er1 estar acompaAado de una
descripcin )ue resuma ! descri+a la l:ica usada para las secuencias de las
acti2idades. Cual)uier secuencia *uera de lo usual de+er1 estar plenamente descrito.
El dia:rama de red de pro!ecto muc-as 2eces se llama incorrectamente dia:rama E>3
$t8cnica de e2aluacin ! repaso de pro:rama $ro:ram E2aluation and >e2ieS
3ec-ni)ue((. ?n dia:rama ert es un tipo de dia:rama de red pro!ectos )ue se usa mu!
poco -o! en d.a.
2. Actuali;acin a la lista de acti<idades- Ce la misma manera en )ue el proceso de
de*inicin de acti2idades puede :enerar actualizaciones al V%<, la preparacin de la red
de dia:rama de pro!ecto puede re2elar instancias en las )ue una acti2idad de+er1 ser
di2idida o de otra manera rede*inida de manera )ue se pueda dia:ramar la relacin de
l:ica correctas.
78
2. Estimacin de la Curacin de las Acti2idades
4a estimacin de la duracin de las acti2idades in2olucra estimar el n=mero de
per.odos de tra+a6o )ue m1s pro+a+lemente se necesitara para completar cada
acti2idad identi*icada. 4a persona o :rupo del e)uipo del pro!ecto )ue este m1s
*amiliarizado con la naturaleza de una acti2idad espec.*ica de+er1 estimar o al
menos apro+ar la duracin de la acti2idad.
Estimar el n=mero de per.odos de tra+a6os re)ueridos para completar una
acti2idad muc-as 2eces re)uerir1 considerar el tiempo transcurrido tam+i8n. or
e6emplo, si 0curado de concreto0 re)uiere cuatro d.as de tiempo, este puede
re)uerir de dos a cuatro per.odos +asado en $a( en )ue d.a de la semana
comienza ! en $+( si los d.as del *in de semana son tratados como per.odos de
tra+a6o o no. 4a ma!or.a de los pro:ramas computarizados de pro:ramacin
trataran el pro+lema autom1ticamente.
4a duracin completa del pro!ecto tam+i8n puede ser estimada usando
-erramientas ! t8cnicas a)u. presentadas, pero es calculada de manera
apropiada como la salida del desarrollo de la pro:ramacin $como se descri+e
en la <eccin 6.4(.
#- Entradas a la Estimacin de la uracin de las Acti<idades
79
1. 5ista de acti<idades . 4a lista de acti2idades se descri+e en la <eccin 6.1.3.1.
2. Restricciones- 4as restricciones se descri+en en la <eccin 6.1.1.4.
3. 9uposiciones- 4as suposiciones se descri+en en la <eccin 6.1.1.5.
4. Re=uerimientos de recursos- 4os re)uerimientos de recursos se descri+en en la
<eccin 7.1.3.1. 4a duracin de la ma!or.a de las acti2idades se 2er1 in*luenciada
si:ni*icati2amente por los recursos asi:nada a ella. or e6emplo, dos personas
tra+a6ando 6untas ser1n capaces de completar una acti2idad de diseAo en la mitad del
tiempo )ue le tomar.a a cada uno indi2idualmente realizar la tarea, mientras )ue una
persona tra+a6ando medio tiempo en la acti2idad tomar1 :eneralmente el do+le del
tiempo )ue la misma persona tra+a6ando tiempo completo.
5. Capacidades de recursos- 4a e2aluacin de la ma!or.a de las acti2idades se 2er1
in*luenciada si:ni*icati2amente por las capacidades de los recursos -umanos !
materiales asi:nados a ella. or e6emplo, si dos miem+ros del sta** son asi:nados
tiempo completo, se podr1 esperar )ue el miem+ro senior completa la tarea en menos
tiempo, )ue le tomar1 al miem+ro 6unior terminar la tarea.
6. Informacin @istrica- 4a in*ormacin -istrica de la duracin m1s pro+a+le de muc-as
cate:or.as de acti2idades, est1 muc-as 2eces disponi+le de una o de m1s de las
si:uientes *uentes5
o Arc-i2os de pro!ectoJ una o m1s de las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto puede mantener r8cords de resultados de pro!ectos pre2ios )ue sean
lo su*icientemente detallados para a!udar en el desarrollo de los estimati2os de
duracin. En al:unas 1reas de aplicacin, indi2iduos del e)uipo de tra+a6o
pueden mantener tales records.
o %ases de datos de estimacin comerciales J muc-a in*ormacin -istrica est1
disponi+le comercialmente. Estas +ases de datos tienden a ser especialmente
=tiles cuando las duraciones no son *uncin del contenido de tra+a6o real $e.:.,
cuando tiempo se demora el concreto para curarF :eneralmente cuando se
demora un a:ente :u+ernamental para responder a ciertas re)uisiciones(.
o Conocimiento del e)uipo de pro!ecto J los miem+ros indi2iduales del e)uipo
del pro!ecto pueden recordar estimati2os actuales o pre2ios. "ientras )ue tales
recolecciones puedan ser =tiles, son :eneralmente menos *ia+les )ue resultados
documentados.
#- Herramientas y T!cnicas para la Estimacin de la uracin de las
Acti<idades
1. +pinin experta- 54a opinin e7perta esta descrita en la <eccin 5.1.2.2. 4as duraciones
son muc-as 2eces di*.ciles de estimar por)ue -a! un n=mero de *actores )ue las pueden
in*luenciar $e.:., ni2eles de recursos, producti2idad de los recursos(. 4a opinin e7perta
:uiada por in*ormacin -istrica de+er1 ser usada cuando sea posi+le. <i tal e7periencia
no esta disponi+le, los estimati2os son in-erentemente inciertos ! ries:osos $28ase
Cap.tulo 11, Administracin de >ies:o del ro!ecto(.
2. Estimacin anEloga- 4a estimacin an1lo:a, tam+i8n llamada estimacin de arri+aJ
-acia a+a6o, precisa usar duraciones reales de una acti2idad pre2ia ! similar como +ase
para la estimacin de la duracin *utura de una acti2idad. Es usada *recuentemente para
estimar la duracin de pro!ectos cuando -a! una cantidad limitada de pro!ecto $e.:.,
como en sus *ases iniciales( la estimacin an1lo:a es una *orma de opinin e7perta $tal
como se descri+e en la <eccin 6.3.2.1.(
4a estimacin an1lo:a es m1s *ia+le cuando $a( la acti2idad pre2ia es similar de -ec-o !
no solo en apariencia, ! $+( cuando los indi2iduos preparando los estimati2os tienen la
e7periencia necesaria.
80
3. 9imulacin- 4a simulacin in2olucra calcular m=ltiples duraciones con di*erentes 6ue:os
de suposiciones. 4a m1s com=n es An1lisis de "onte Carlo en la )ue una distri+ucin de
posi+les resultados es de*inida para cada acti2idad ! es a su 2ez usada para calcular la
distri+ucin de posi+les resultados para todo el pro!ecto $28ase tam+i8n la <eccin
11.2.2.3., <imulacin de la ro:ramacin(.
#- 9alidas de la Estimacin de la uracin de las Acti<idades
1. Estimacin de la duracin de la acti<idad- 4a estimacin de la duracin de la acti2idad
son e2aluaciones cuantitati2as del n=mero de per.odos de tra+a6o m1s pro+a+le )ue se
re)uerir1 para completar una acti2idad.
4a estimacin de la duracin de las acti2idades siempre de+er1 incluir al:una indicacin del
ran:o de posi+les resultados. or e6emplo5
o 2 semanas Y2 d.as para indicar )ue la acti2idad tomar1 por lo menos 8 d.as pero
no m1s de 12.
o 15Z de pro+a+ilidad de e7ceder 3 semanas para indicar una alta pro+a+ilidad O
85Z Ode )ue la acti2idad tomar1 3 semanas o menos.
El cap.tulo 11 so+re Administracin de >ies:o del ro!ecto inclu!e una discusin m1s detallada
acerca de la estimacin de la incertidum+re.
1. Gases de estimacin- 4as suposiciones -ec-as en el desarrollo de los estimati2os
de+er1n estar documentados.
2. Actuali;aciones a la lista de acti<idades- 4as actualizaciones a la lista de acti2idades
se descri+en en la <eccin 6.2.3.2.
2. Cesarrollo de la ro:ramacin
El desarrollo de la pro:ramacin re)uiere determinar *ec-as de comienzo ! *inalizacin para las
acti2idades del pro!ecto. <i la *ec-as de comienzo ! *inalizacin no son realistas, el pro!ecto
tendr1 pocas pro+a+ilidades de terminar como pro:ramar. El proceso de desarrollo de la
pro:ramacin, muc-as 2eces tendr1 )ue ser iterante $al mismo tiempo con los procesos )ue
pro2een entradas, especialmente la estimacin de las duraciones ! de costos( antes de la
determinacin de la pro:ramacin del pro!ecto.
%-2-# Entradas al esarrollo de la Programacin
81
1. iagrama de red del proyecto- El dia:rama de red del pro!ecto se descri+e en la
<eccin 6.2.3.1.
2. Estimacin de la duracin de las acti<idades- 4a estimacin de la duracin de las
acti2idades se descri+e en la <eccin 6.3.3.1.
3. Re=uerimientos de recursos- 4os re)uerimientos de recursos se descri+en en la
<eccin 6.3.1.4.
4. escripcin del pool de recursos- El conocimiento de )ue recursos estar1n
disponi+les en )ue tiempos ! en )ue patrones es necesario para el desarrollo de la
pro:ramacin. or e6emplo, los recursos compartidos podr1n ser especialmente di*.ciles
de pro:ramar !a )ue su disponi+ilidad puede ser altamente 2aria+le.
El :rado de detalle ! el ni2el de especi*icidad en la descripcin del pool de recursos
puede 2ariar. or e6emplo, para el desarrollar preliminar de la pro:ramacin de un
pro!ecto de consultoria, uno solo necesita sa+er )ue dos consultores estar1n disponi+les
en un marco de tiempo espec.*ico. 4a pro:ramacin *inal del mismo pro!ecto sin
em+ar:o, de+e identi*icar )ue consultores espec.*icos estar1n disponi+les.
5. Calendarios- 4os calendarios de pro!ecto ! de recursos identi*ican per.odos de tiempo
donde es permitido tra+a6ar. 4os calendarios de pro!ecto a*ectan a todos los recursos
$e.:., al:unos pro!ectos solo tra+a6aran durante -oras normales de ne:ocio, mientras
)ue otros tra+a6aran tres turnos diariamente(. 4os calendarios de recursos a*ectan a un
recurso o cate:or.a de recurso en particular $e.:., un miem+ro del e)uipo de pro!ecto
puede estar de 2acaciones o en un curso de capacitacin, un contrato colecti2o de
tra+a6o puede limitar la la+or de al:unos empleados durante la semana(.
6. Restricciones- 4as restricciones est1n descritas en la <eccin 6.1.1.4. E7isten dos
cate:or.as de importancia )ue de+en ser consideradas durante el desarrollo de la
pro:ramacin del pro!ecto5
o Dec-as impuestas- 4a entre:a de ciertos productos en una *ec-a especi*ica
puede ser re)uerida por un patrocinador del pro!ecto, el cliente del pro!ecto, u
otros *actores e7ternos $e.:., una 2entana de mercadeo en un pro!ecto
tecnol:ico, una *ec-a impuesta 6udicialmente en un pro!ecto de remediaron
am+iental(.
o E2entos cla2es o -itos de importancia. 4a entre:a de ciertos productos en una
*ec-a especi*ica puede ser solicitada por un patrocinador del pro!ecto, el cliente
de pro!ecto, u otros partidos interesados. ?na 2ez pro:ramados, estas *ec-as
se 2uel2en *ormales, ! muc-as 2eces slo se pueden cam+iar con :ran
di*icultad.
1. 9uposiciones- 4as suposiciones se descri+en en la <eccin 6.1.1.5.
2. Holguras y tiempos de espera- Cual)uiera de las dependencias puede re)uerir de una
-ol:ura o tiempo de espera $la:s ! leads( para poder de*inir de manera correcta la
relacin $e.:., puede e7istir un retraso de dos semanas entre la compra de un e)uipo !
su instalacin para su uso(.
%-2-. Herramientas y T!cnicas para el esarrollo de la Programacin
1. AnElisis matemEtico- El an1lisis matem1tico re)uiere calcular las *ec-as tericas
tempranas ! tard.as para todas las acti2idades sin tener en cuenta cual)uier limitacin
del pool de recursos disponi+les. 4as *ec-as resultantes no son la pro:ramacin, sino
)ue mas +ien indican los periodos de tiempo el los )ue las acti2idades se de+er.an
pro:ramar dadas las limitaciones de recursos ! de otros tipos conocidas. 4as t8cnicas
m1s comunes conocidas son5
82
o "8todo de la >uta Cr.tica $C"(J calcula un solo 6ue:o determin.stico de
*ec-as tempranas ! tard.as de comienzo ! *inalizacin para cada acti2idad,
+asada en una l:ica de red secuencial ! solo una duracin. El *oco de C" es
calcular la *lotacin para poder determinar )ue acti2idades tienen la menor
*le7i+ilidad de pro:ramacin. 4os al:oritmos in-erentes a C" son muc-as
2eces usados en otros tipos de an1lisis matem1ticos.
o "8todo de E2aluacin ! >e2isin @r1*ica $@E>3(J permite el tratamiento
pro+a+il.stico de tanto la red de l:ica como de la estimacin de las duraciones
de las acti2idades $i.e., al:unas acti2idades pueden no ser e6ecutadas, al:unas
pueden ser e6ecutadas al:unas 2eces, ! otras pueden ser e6ecutadas 2arias
2eces(.
o 38cnica de E2aluacin ! >e2isin de ro:ramas $E>3(J usa l:ica secuencial
de red ! una distri+ucin por pesos para la duracin de las acti2idades para
calcular la duracin del pro!ecto. Aun)ue e7isten al:unas di*erencias
super*iciales, E>3 se di*erencia de C" en )ue E>3 usa la media de la
distri+ucin $el 2alor esperado( en lu:ar del el 2alor m1s pro+a+le usado
ori:inalmente en C" $28ase la 7igura %82(. E>3 se usa poco -o! d.a aun)ue
muc-as 2eces se usan estimados )ue se aseme6an a E>3 en c1lculos de
C".
1. Compresin de duraciones- 4a compresin de duraciones es un caso especial de
an1lisis matem1tico )ue +usca maneras de acortar la duracin del pro!ecto sin cam+iar
el alcance de este $e.:., cumplir *ec-as impuestas o metas de pro:ramacin(. 4a
compresin de duraciones inclu!e t8cnicas tales como5
83
o Cras-in:J el can6e entre los costos ! la pro:ramacin son analizados para
determinar el ma!or :rado de compresin a cam+io de el menor aumento
posi+le en los costos. El cras-in: no siempre produce alternati2as 2ia+les !
muc-as 2eces resulta en costos incrementados.
o Dast 3racTin:J es realizar acti2idades en paralelo )ue normalmente se
e6ecutar.an en secuencia $e.:., comenzar a escri+ir cdi:o en un pro!ecto de
so*tSare antes de )ue su diseAo -a!a terminado, o comenzar la construccin de
los cimientos para una planta de procesamiento de petrleos antes de )ue sus
in:enier.as lle:uen al 25Z(. El *ast tracTin: muc-as 2eces resulta en tra+a6os
)ue -a! )ue repetir, ! aumenta de manera desproporcionada el ries:o asociado
con el pro!ecto.
1. 9imulaciones- 4as simulaciones son descritas en la seccin 6.3.2.3.
2. Heursticas de ni<elacin de recursos- El an1lisis matem1tico muc-as 2eces produce
una pro:ramacin preliminar )ue re)uiere mas recursos durante ciertos periodos de
tiempo de los )ue -a! disponi+les, o )ue re)uiere cam+ios en los ni2eles de recursos
)ue no son mane6a+les. ?na -eur.stica como 0asi:nar recursos cr.ticos escasos a
acti2idades de la ruta critica primero0 pueden ser aplicados para desarrollar una
pro:ramacin )ue re*le6e tales restricciones. 4a ni2elacin de recursos muc-as 2eces
resulta en una pro:ramacin )ue es mas lar:a en duracin )ue la pro:ramacin
preliminar. Esta t8cnica es a 2eces llamada el 0m8todo +asado en recursos0,
especialmente cuando se implementa con optimizacin por computador.
4a pro:ramacin con +ase en restricciones de recursos es un caso especial de
ni2elacin de recursos en donde la -eur.stica in2olucrada es una limitacin en la
cantidad de recurso disponi+le.
3. 9oft>are de administracin de proyectos- El so*tSare de administracin de pro!ectos
es de uso com=n para asistir en el desarrollo de la pro:ramacin del pro!ecto. Estos
productos automatizan 8l calculo del an1lisis matem1tico ! de la ni2elacin de recursos,
! por lo tanto permiten una consideracin r1pida de las muc-as alternati2as de
pro:ramacin. 3am+i8n son de uso com=n para la impresin ! presentacin del
desarrollo de la pro:ramacin del pro!ecto.
84
85
%-2-1 9alidas del esarrollo de la Programacin
1. Programacin del proyecto- 4a pro:ramacin del pro!ecto inclu!e al menos *ec-as de
inicio ! de terminacin planeadas para cada detalle de acti2idad. $Uota5 El crono:rama
de pro!ecto permanecer1 preliminar -asta )ue las asi:naciones de
86
recursos -a!an sido con*irmadas. Esto suceder1 de manera -a+itual no mas tarde )ue a la
terminacin del lan de Cesarrollo del ro!ecto, <eccin 4.1(.
El crono:rama de pro!ecto puede ser presentado de *orma resumida $la 0pro:ramacin
maestra0( o en *orma detallada. Aun)ue puede ser presentado en *orma ta+ular, suele
presentarse :eneralmente de *orma :r1*ica usando uno o m1s de los *ormatos presentados a
continuacin5
o Cia:ramas de red de pro!ecto, mas in*ormacin de *ec-as $28ase la 7igura %83(.
Estas :r1*icas muestran usualmente tanto la l:ica del pro!ecto como las
acti2idades de su ruta cr.tica $28ase la <eccin 6.2.3.1 para mas in*ormacin
so+re dia:ramas de l:ica de pro!ectos(.
o @r1*icas de +arras, )ue tam+i8n se conocen como dia:ramas de @ant $28ase la
7igura %8%(, muestran tanto las *ec-as de comienzo como de terminacin de las
acti2idades ! sus duraciones esperadas, pero no muestran sus dependencias.
<on *1ciles de leer, ! son de uso *recuente en presentaciones e6ecuti2as.
o @r1*icas de -itos o mo6ones $28ase la 7igura %8*(, son similares a las :r1*icas
de +arras, pero identi*ican los comienzos o terminaciones pro:ramadas de las
principales entre:as e inter*aces e7ternas cla2es del pro!ecto.
o Cia:ramas de red de pro!ectos en escalas de tiempo $28ase la 7igura %8)( son
una mezcla de los dia:ramas de red del pro!ecto ! de los dia:ramas de +arras
de una manera tal )ue muestran la l:ica del pro!ecto, las duraciones de las
acti2idades, ! la in*ormacin de la pro:ramacin.
1. etalle de soporte- El detalle de soporte para la pro:ramacin del pro!ecto inclu!e al
menos documentacin de todas las restricciones ! suposiciones identi*icadas. El :rado
de detalle adicional re)uerido 2aria de acuerdo al 1rea de aplicacin. or e6emplo5
o En un pro!ecto de construccin, pro+a+lemente incluir1 .tems tales como
-isto:ramas de recursos, pro!ecciones del *lu6o de ca6a, ! pro:ramaciones de
ordenas de compra ! entre:as.
o En un pro!ecto electrnico, pro+a+lemente solo incluir1 -isto:ramas de
recursos.
#n*ormacin )ue *recuentemente se inclu!e como detalle de soporte contiene, pero no se limita a5
o >e)uerimientos de recursos por unidad de tiempo, muc-as 2eces en la *orma de
un -isto:rama de recursos.
o ro:ramaciones alternati2as $e.:., me6or caso o peor caso, recursos con o sin
ni2elar, ! con o sin *ec-as impuestas(.
o >eser2as de la pro:ramacin, o cuanti*icaciones de ries:o $28ase la <eccin
11.3.3(.
1. Plan de mane4o de la programacin- ?n plan de mane6o de la pro:ramacin de*ine
como se mane6aran los cam+ios a la pro:ramacin. uede ser *ormal o in*ormal, con
:ran :rado de detalle o +asado de *orma conceptual amplia dependiendo de las
necesidades del pro!ecto. Es un elemento su+sidiario del plan :eneral del pro!ecto
$28ase la <eccin 4.1(.
2. Actuali;aciones a los re=uerimientos de recursos- 4as ni2elaciones de recursos !
actualizaciones a la lista de acti2idades pueden tener un e*ecto si:ni*icati2o so+re las
estimaciones preliminares de los re)uerimientos de recursos.
4. Control de la ro:ramacin
87
El control de la pro:ramacin se preocupa con $a( in*luenciar los *actores )ue crean cam+ios en
la pro:ramacin para ase:urar )ue tales cam+ios sean +ene*iciosos, $+( determinar )ue la
pro:ramacin -a sido cam+iada, ! $c( administrar los cam+ios actuales cuando ! como ocurren.
El control de la pro:ramacin de+e estar .ntimamente li:ada con los otros procesos de control,
tal como se descri+e en la <eccin 4.3, Control de Cam+ios @eneral.
%-3-# Entradas al Control de la Programacin
1. Programacin del proyecto- 4a pro:ramacin del pro!ecto se descri+e en la <eccin
6.4.3.1. 4a pro:ramacin de pro!ecto apro+ada, se conoce tam+i8n como la l.nea de
+ase, ! es un componente de plan :eneral del pro!ecto tal como se descri+e en la
<eccin 4.1.3.1. ro2ee la +ase para la medicin ! reporte del desempeAo de la
pro:ramacin.
2. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo, )ue se discuten en la <eccin
10.3.3.1, pro2een in*ormacin so+re el desempeAo de la pro:ramacin de manera tal
)ue se muestra )ue *ec-as pro:ramadas se -an cumplido ! cuales no. 4os reportes de
desempeAo pueden tam+i8n alertar al e)uipo de pro!ecto a temas )ue pueden causar
pro+lemas en el *uturo.
3. Re=uisiciones de cam(io- 4as re)uisiciones de cam+io pueden ocurrir de muc-as
manerasJ de *orma oral o escrita, de manera directa o indirecta, iniciadas de manera
interna o e7terna, por mandato le:al o por opcin propia. Estos cam+ios pueden re)uerir
e7tender el plazo pro:ramado o pueden permitir acelerarlo.
4. Plan de mane4o de la programacin- El plan de mane6o de la pro:ramacin se
descri+e en la <eccin 6.4.3.3.
#- Herramientas y T!cnicas para el Control de la Programacin
1. 9istema de control de cam(ios a la programacin. ?n sistema de control de cam+ios
a la pro:ramacin de*ine los procedimientos por medio de los cuales la pro:ramacin del
pro!ecto puede ser cam+iada. Este inclu!e el papeleo, el sistema de se:uimiento
$tracTin:(, ! los ni2eles de apro+acin necesarios para autorizar tales cam+ios. El
sistema de control a la pro:ramacin de+er1 estar inte:rado de manera intima con el
sistema :eneral de control de cam+ios )ue se descri+e en la <eccin 4.3.
2. Medicin de desempeCo- 4as t8cnicas de medicin del desempeAo tales como las )ue
se descri+en en la <eccin 10.3.2 a!udan a cuanti*icar la ma:nitud de cual)uier
2ariacin )ue ocurra. ?na parte importante del control de la pro:ramacin es decidir si la
2arianza de pro:ramacin re)uiere accin correcti2a. or e6emplo, una demora
considera+le en una acti2idad no cr.tica puede tener poco e*ecto so+re el pro!ecto en
88
:eneral, mientras )ue un pe)ueAo atraso en una acti2idad cr.tica o casi cr.tica puede
re)uerir accin inmediata.
3. Planeacin adicional- "u! pocos pro!ectos se desarrollan e7actamente de acuerdo a
su plan. Cam+ios prospecti2os pueden re)uerir nue2as o re2isadas duraciones de
acti2idades, secuencias de acti2idades modi*icadas, o an1lisis de pro:ramaciones
alternas.
4. 9oft>are de administracin de proyectos- El so*tSare de administracin de pro!ectos
se descri+e en la <eccin 6.4.2.5. 4a -a+ilidad del so*tSare de administracin de
pro!ectos de -acer un se:uimiento de *ec-as pro:ramadas 2ersus *ec-as reales ! de
pronosticar los e*ectos de los cam+ios de pro:ramacin, reales o potenciales, -acen de
esta -erramienta un recurso =til para el control de la pro:ramacin.
#- 9alidas del Control de la Programacin
1. Actuali;aciones a la programacin- ?na actualizacin de pro:ramacin es cual)uier
cam+io en la in*ormacin )ue se usa para administrar el pro!ecto. 4os partidos
interesados apropiados de+er1n ser noti*icados como sea necesario. 4as actualizaciones
a la pro:ramacin pueden o no re)uerir de a6ustes en otros aspectos en el plan :eneral
de pro!ecto.
4as re2isiones son una cate:or.a especial de actualizaciones de la pro:ramacin. 4as
re2isiones son cam+ios a las *ec-as pro:ramadas de inicio ! *inalizacin en la
pro:ramacin de pro!ecto apro+ada. Estas *ec-as solo son re2isadas :eneralmente en
respuesta a cam+ios en el alcance. En al:unos casos, las demoras en la pro:ramacin
pueden ser tan se2eras )ue -a! 2ol2er a calcular la l.nea de +ase, de manera )ue se
puedan pro2eer datos realistas para la medicin de desempeAo.
2. Accin correcti<a- 4a accin correcti2a es cual)uier cosa )ue se -a:a para -acer )ue
el desempeAo *uturo del pro!ecto se a6uste a lo esperado en la l.nea de +ase del plan del
pro!ecto. 4a accin correcti2a en el campo de la administracin del tiempo muc-as
2eces re)uiere e7peditar5 accin especial )ue se toma para ase:urar la terminacin de
una acti2idad a tiempo o con el menor retraso posi+le.
3. 5ecciones aprendidas- 4as causas de 2arianza, el razonamiento detr1s de las acciones
correcti2as esco:idas, ! otros tipos de lecciones aprendidas del control de la
pro:ramacin, de+er1n ser documentadas para poder )ue sean parte de las +ases de
datos -istricas, tanto para este pro!ecto como para otros pro!ectos de la or:anizacin
e6ecutora.
&+TA9
Administracin de Costos del Proyecto
4a Administracin de Costos del ro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue el
pro!ecto se completar1 dentro del presupuesto apro+ado. 4a 7igura *8# pro2ee una 2ista
:eneral de los principales procesos in2olucrados5
1. Planeacin de RecursosJ es determinar )ue recursos $personas, e)uipos,
materiales( ! en )ue cantidades de cada uno de+er1n ser usados para e6ecutar
las acti2idades del pro!ecto.
2. Estimacin de CostosJ es desarrollar una apro7imacin $estimado( de los
costos de los recursos )ue se necesitan para completar las acti2idades del
pro!ecto.
3. Presupuestaron de Costos? es asi:nar el presupuesto :eneral de costos a
cada .tem indi2idual de tra+a6o.
89
4. Control de Costos? Es controlar los cam+ios al presupuesto de l pro!ecto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos en otras 1reas de conocimiento.
Cada proceso puede in2olucrar es*uerzo de uno m1s indi2iduos o :rupos de indi2iduos +asado
en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso :eneralmente ocurre al menos una 2ez en cada
*ase del pro!ecto.
Aun)ue los procesos se presentan a)u. como elementos discretos con inter*aces +ien de*inidas,
en la practica estos se pueden traslapar de maneras )ue no se detallan a)u.. 4as interacciones
de los procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3.
4a administracin de los costos del pro!ecto se preocupan principalmente con los costos de los
recursos )ue se necesitan para completar las acti2idades del pro!ecto. <in em+ar:o, la
administracin de costos del pro!ecto de+er1 considerar adem1s el e*ecto de decisiones del
costo del uso del producto del pro!ecto. or e6emplo, limitar el numero de re2isiones al diseAo
puede reducir el costo del pro!ecto a cam+io de un aumento en el costo operati2o del cliente.
Esta 2isin m1s amplia de la administracin de costos del pro!ecto, se denomina muc-as 2eces
como costeo del ciclo de 2ida.
En muc-as 1reas de aplicacin, el predecir ! analizar el *uturo desempeAo *inanciero esperado
del pro!ecto, es e6ercido desde a*uera del pro!ecto. En otros $e.:., pro!ectos de +ienes de
capital(, la administracin de costos del pro!ecto tam+i8n inclu!e este tra+a6o. Cuando tales
predicciones ! an1lisis se inclu!en, la administracin de costos del pro!ecto incluir1n procesos
adicionales ! numerosas t8cnicas de administracin :eneral, tales como el retorno so+re la
in2ersin, *lu6os descontados de ca6a, an1lisis de 0pa!+acT0 ! otros.
4a administracin de costos del pro!ecto de+er1 considerar las necesidades de in*ormacin de
los partidos interesados del pro!ectoJ di*erentes partidos interesados pueden medir de manera
di*erente ! en di*erente momentos los costos del pro!ecto. or e6emplo, el costo de ad)uisicin
de un .tem de puede medir cuando se -a acometido, pedido, entre:ado, causado, o re:istrado
en la conta+ilidad.
Cuando los costos del pro!ecto son usados como una componente de un sistema de premios !
reconocimiento $los sistemas de premios ! reconocimiento se discuten en la <eccin 9.3.2.3(, los
costos controla+les e incontrola+les de+er1n ser estimados !
presupuestados por aparte, para ase:urar )ue los premios re*le6aran el desempeAo real.
En al:unos pro!ectos, en especial los pe)ueAos, la planeacin de recursos, la estimacin de
costos, ! la presupuestario de costos, est1n li:adas de manera tan estrec-a, )ue son 2istos
como un solo proceso $e.:., estos pueden ser ela+orados por un solo indi2iduo, so+re un lapso
de tiempo relati2amente corto(. Estos procesos son presentados a)u. como procesos distintos
por )ue las -erramientas ! t8cnicas para cada uno son distintas.
laneacin de >ecursos
4a planeacin de recursos in2olucra determinar )ue recursos *.sicos $personas, e)uipo,
materiales( ! )ue cantidades de cada uno se de+er1n usar para e6ecutar las acti2idades del
pro!ecto. Esta se de+er1 coordinar de manera estrec-a con la estimacin de costos $)ue se
descri+e en la <eccin 7.2(. or e6emplo5
90
?n e)uipo de pro!ecto en un pro!ecto de construccin, de+er1 estar *amiliarizado con
los cdi:os de construccin locales. 3al conocimiento esta muc-as 2eces disponi+le a
pr1cticamente nin:=n costo al usar mano de o+ra local. <in em+ar:o, si la *uerza la+oral
local carece de e7periencia con t8cnicas de construccin inusuales o especiales, el costo
adicional por un consultor, puede ser la manera m1s e*ecti2a de ase:urar conocimiento
de las normas locales de construccin.
?n e)uipo de diseAo de autom2iles de+er1 estar *amiliarizado con las =ltimas t8cnicas
de ensam+la6e automatizado. Este conocimiento re)uerido se puede o+tener
contratando un consultor, mandando un diseAador a un seminario de ro+tica, o
inclu!endo a al:uien del departamento de manu*actura como miem+ro del e)uipo.
Entradas a la laneacin de >ecursos
Estructura de desglose de tra(a4o AFG9B- 4a estructura de des:lose de tra+a6o $V%<, )ue se
descri+e en la <eccin 5.3.3.1( identi*ica los elementos de tra+a6o )ue necesitaran recursos, !
por lo tanto es la entrada principal a la planeacin de recursos. Cual)uier elemento de salida
rele2ante de los otros procesos de planeacin de+er1 ser pro2e.da a tra28s del V%< para
ase:urar control adecuado.
Informacin @istrica- 4a in*ormacin -istrica )ue in*orme respecto a los tipos de recursos
re)ueridos para tra+a6o similar e pro!ectos pre2ios de+er1 ser usada s. esta disponi+le.
eclaracin del alcance- 4a declaracin del alcance $)ue se descri+e en la <eccin 5.2.3.1(
contiene la 6usti*icacin del pro!ecto ! los o+6eti2os del pro!ecto, am+os )ue de+er1n ser
considerados e7pl.citamente durante la planeacin de recursos.
escripcin de pool de recursos- El conocimiento de )ue recursos $personas, e)uipo,
materiales( est1n potencialmente disponi+les es necesario para la planeacin de recursos. El
:rado de detalle ! el ni2el de especi*icacin de la descripcin del pool de recursos puede 2ariar.
or e6emplo, durante las *ases tempranas de un pro!ecto de diseAo in:enieril, el pool puede
incluir a 0in:enieros 6unior ! senior0 en :randes cantidades, Curante las *ases posteriores del
mismo pro!ecto, sin em+ar:o, el pool puede limitarse a a)uellos indi2iduos )ue son conocedores
del pro!ecto como resultado de -a+er tra+a6ado en las *ases tempranas.
Polticas organi;acionales- 4as pol.ticas de la or:anizacin e6ecutora respecto al sta**in: !
so+re el al)uiler o compra de suministros ! e)uipos, de+er1 ser considerada durante la
planeacin de recursos.
91
.- Herramientas y T!cnicas para la Planeacin de Recursos
1. +piniones expertas- 4as opiniones e7pertas ser1n re)ueridas muc-as 2eces para
cali*icar las entradas a este proceso. 3al e7periencia puede ser pro2e.da por cual)uier
:rupo o indi2iduo con conocimiento o entrenamiento especializado ! )ue esta disponi+le
de muc-as *uentes )ue inclu!en5
o &tras unidades de la or:anizacin e6ecutora.
o Consultores.
o ro*esionales ! asociaciones t8cnicas.
o @rupos de industria.
1. Identificacin de alternati<as- 4a identi*icacin de alternati2as se discute en la <eccin
5.2.2.3.
9alidas de la Planeacin de Recursos
1. Re=uerimientos de recursos- 4a salida del proceso de planeacin de recursos es una
descripcin de )ue tipos de recursos son re)ueridos ! en )ue cantidades para cada
elemento de la estructura de des:lose de tra+a6o $V%<(. Estos recursos ser1n o+tenidos
a tra28s de ad)uisicin de sta** $tal como se descri+e en la <eccin 9.2( o de una :estin
de compras $tal como se descri+e en el Capitulo 12(.
Estimacin de Costos
4a estimacin de costos in2olucra el desarrollo de una apro7imacin $estimado( de los costos de
los recursos re)ueridos para completar las acti2idades del pro!ecto.
Cuando un pro!ecto es e6ecutado +a6o contrato, se de+e tener cuidado de distin:uir entre la
estimacin de costos ! el costeo $pricin:(. 4a estimacin de costos in2olucra el desarrollo de una
cuanti*icaron de los resultados m1s pro+a+lesJ cuanto le costara a la or:anizacin e6ecutora el
pro2eer el producto o ser2icio re)uerido. El costeo es una decisin de ne:ociosJ cuanto co+rara
la or:anizacin e6ecutora por el producto o ser2icioJ )ue usa el estimati2o de costos como una
de tantas consideraciones.
4a estimacin de costos inclu!e identi*icar ! considerar la 2arias alternati2as de costeo. or
e6emplo, en la ma!or.a de 1reas de aplicacin, el tra+a6o adicional durante una *ase de diseAo,
se considera de manera amplia, de tener el potencial de reducir los costos de la *ase de
produccin. El proceso de estimacin de costos de+e considerar si el costo del tra+a6o adicional
de diseAo ser1 ma!or )ue el a-orro esperado.
92
Entradas a la Estimacin de Costos
1. Estructura de desglose de tra(a4o AFG9B- El V%< es descrito en la <eccin 5.3.3.1.
Este ser1 utilizado para or:anizar los estimati2os de costos ! para ase:urar )ue todo el
tra+a6o identi*icado -a sido estimado.
2. Re=uerimientos de recursos- 4os re)uerimientos de recursos son descritos e la
<eccin 7.1.3.1.
3. Tasas de recursos- El indi2iduo o :rupo preparando los estimati2os de+er1 conocer las
tasas unitarias $e.:., el costo por -ora del sta**, el costo por metro cu+ico de materias
primas( para cada recurso para poder calcular los costos del pro!ecto. <i los costos
reales no se conocen, las tasas en si, de+er1n ser tam+i8n estimadas.
4. Estimacin de las duraciones de las acti<idades- 4as estimaciones de las duraciones
de las acti2idades $tal como se descri+en en la <eccin 6.3( a*ectaran los estimati2os de
costos en cual)uier pro!ecto donde el presupuesto del pro!ecto inclu!a un ren:ln para
el costo de la *inanciacin del mismo $i.e., tasas de inter8s(.
5. Informacin @istrica- #n*ormacin so+re el costo de las muc-as cate:or.as de
recursos esta disponi+le de una o 2arias de la si:uientes *uentes5
o Arc-i2os de pro!ectoJ una o m1s de las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto puede mantener arc-i2os de los resultados de pro!ectos pre2ios, )ue
sean lo su*icientemente detalladas para asistir en el desarrollo de los estimati2os
de costos. En al:unas 1reas de aplicacin, miem+ros indi2iduales del e)uipo de
pro!ecto pueden mantener tales arc-i2os.
o %ases de datos de estimacin comercialesJ muc-as 2eces la in*ormacin
-istrica esta disponi+le comercialmente.
o Conocimiento del e)uipo de pro!ectoJ los miem+ros indi2iduales del e)uipo de
pro!ecto pueden recordar datos reales o estimados. "ientras )ue tales datos
pueden ser de al:=n uso, estos sin em+ar:o ser1n menos con*ia+les )ue datos
documentados.
1. Ta(la de cuentas- ?na ta+la de cuentas descri+e la estructura de cdi:os usada por la
or:anizacin e6ecutora para reportar la in*ormacin conta+le a sus li+ros de conta+ilidad.
4os estimati2os de costos del pro!ecto de+er1n ser asi:nados a la cate:or.a de
conta+ilidad correcta.
Herramientas y T!cnicas para la Estimacin de Costos
1. Estimacin anEloga- 4a estimacin an1lo:a, )ue tam+i8n se conoce como estimacin
arri+aJ a+a6o $topJdoSn estimatin:(, si:ni*ica usar el costo real de un pro!ecto similar
93
anterior, como la +ase de la estimacin del pro!ecto corriente. <e usa con *recuencia
para estimar costos totales de pro!ecto, en casos en los )ue se cuenta con una cantidad
limitada de in*ormacin detallada del pro!ecto $e.:., como en las *ases iniciales(. 4a
estimacin an1lo:a es una *orma de opinin e7perta $tal como se descri+e en la <eccin
7.1.2.1(.
4a estimacin an1lo:a es :eneralmente menos costosa )ue otras t8cnicas, pero es
tam+i8n menos precisa. Es mas *ia+le cuando $a( el pro!ecto pre2io es similar de -ec-o
! no solo en apariencia, ! $+( cuando los indi2iduos o :rupos preparando los estimati2os
del pro!ecto, tienen la e7periencia re)uerida.
2. Modelacin param!trica- 4a modelacin param8trica in2olucra usar caracter.sticas
$par1metros( del pro!ecto, en un modelo matem1tico para predecir costos. 4os modelos
pueden ser simples $la construccin de casas residenciales costaran cierta cantidad por
cada metro cuadrado de 1rea -a+ita+le( o comple6os $un modelo de costos de desarrollo
de so*tSare usa 13 *actores de a6uste separados )ue contienen cada uno de a 5 a 7
puntos(.
3anto el costo como la precisin de los modelos param8tricos 2ar.an considera+lemente.
<on m1s con*ia+les cuando $a( la in*ormacin -istrica usada para desarrollar el modelo
era precisa, ! $+( cuando los par1metros usados en el modelo son *1cilmente
cuanti*ica+les, ! $c( cuando el modelo se puede escalar $i.e., cuando tra+a6a +ien tanto
para pro!ectos :randes ! pe)ueAos(.
3. Estimacin a(a4o 8 arri(a- Esta t8cnica in2olucra estimar el costo de .tems indi2iduales
de tra+a6o, ! lue:o totalizando o concatenando los estimati2os indi2iduales para
conse:uir el total del pro!ecto.
El costo ! la precisin de la estimacin a+a6oJ arri+a es *uncin del tamaAo de los .tems
indi2iduales de tra+a6o5 .tems de tra+a6o pe)ueAas incrementan tanto el costo como la
precisin. El e)uipo administrati2o de pro!ecto de+e sopesar la precisin :anada contra
el costo adicional.
4. Herramientas computari;adas- /erramientas computarizadas tales como so*tSare de
administracin de pro!ectos ! -o6as de c1lculo son usadas ampliamente para asistir en
la estimacin de costos. 3ales productos pueden *acilitar el uso de las -erramientas
descritas anteriormente ! por lo tanto pueden *acilitar la r1pida consideracin de las
muc-as alternati2as de costeo.
1- 9alidas de la Estimacin de Costos
1. Estimado de costos- 4os estimados de costos son e2aluaciones cuantitati2as de los
costos m1s pro+a+les re)ueridos para completar las acti2idades del pro!ecto. <e
pueden presentar de *orma totalizada o en detalle.
4os costos pueden ser estimados para todos los recursos )ue ser1n car:ados al
pro!ecto. Esto inclu!e, pero no se limita a, mano de o+ra, materiales, suministros, ! a
cate:or.as especiales tales como reser2as para la in*lacin o costos.
4os estimati2os de costos se e7presan :eneralmente en unidades monetarias $dlares,
*rancos, !ens, etc.( de manera )ue se *acilite la comparacin entre ! a tra28s de
pro!ectos. &tras unidades como -oras de sta** o d.as de sta** pueden ser usadas, a no
ser )ue tal uso malinterprete el costo del pro!ecto $e.:., al no di*erenciar entre recursos
con precios unitarios mu! di*erentes(. En al:unos casos, los estimati2os se suministraran
94
usando m=ltiples unidades de medida para poder *acilitar el mane6o administrati2o del
mismo.
4os estimati2os de costos se pueden +ene*iciar al ser re*inados durante el curso el
pro!ecto para poder re*le6ar el detalle adicional disponi+le. En al:unas 1reas de
aplicacin, e7isten delineamientos respecto cuando se de+en -acer dic-os re*inamientos
! )ue :rado de precisin se espera. or e6emplo, la AACE #nternacional -a identi*icado
una pro:resin de cinco tipos de estimati2as de costos de construccin durante su
diseAo5 orden de ma:nitud, conceptual, preliminar, de*initi2o, ! control.
2. etalle de soporte- El detalle de soporte para los estimati2os de costos de+e incluir5
o ?na descripcin del alcance del tra+a6o estimado. Este :eneralmente se
suministra como una re*erencia al V%<.
o Cocumentacin de la +ase para el estimado, i.e., como *ue desarrollada.
o Cocumentacin de las suposiciones -ec-as.
o ?na indicacin del ran:o de posi+les resultados, por e6emplo, [10,000 [1,000
para indicar )ue se espera )ue el .tem cueste entre [9,000 ! [11,000.
El tipo ! la cantidad de detalle de soporte 2aria con el 1rea de aplicacin. >etener -asta
+orradores puede ser de utilidad al pro2eer un me6or entendimiento de como el estimati2o *ue
desarrollado.
1. Plan de administracin de costos- El plan de administracin de costos descri+e como
las 2arianzas de costos ser1n administradas $e.:., di*erentes respuestas a :randes
pro+lemas )ue a los pe)ueAos pro+lemas(. ?n plan de administracin de costos puede
ser *ormal o in*ormal, con muc-o o poco detalle +asado en las necesidades de los
partidos interesados. Es un elemento su+sidiario del plan :eneral del pro!ecto $)ue se
discute en la <eccin 4.1.3.1(.
resupuestacin de Costos
4a presupuestaron de costos in2olucra asi:nar los estimati2os :enerales de costo a .tems
indi2iduales de tra+a6o para as. esta+lecer una l.nea de +ase para la medicin de desempeAo del
pro!ecto.
Entradas a la Presupuestacin de Costos
95
1. Estimados de costos- 4os estimados de costos se descri+en en la <eccin 7.2.3.1.
2. Estructura de desglose de tra(a4o AFG9B- 4a estructura de des:lose de tra+a6o
$descrita en la <eccin 5.3.3.1( identi*ica los elementos de pro!ecto a los )ue se les
asi:nara los costos.
3. Programacin del proyecto- 4a pro:ramacin del pro!ecto $descrito en la <eccin
6.4.3.1( inclu!e *ec-as de comienzo ! terminacin planeadas para los elementos de
tra+a6o a los )ue se les asi:naran los costos. Esta in*ormacin se necesita para poder
asi:nar costos al periodo de tiempo en los )ue se incurrir1n los costos.
Herramientas y T!cnicas para la Presupuestacin de Costos
1. Herramientas y t!cnicas para la estimacin de costos- 4as -erramientas ! t8cnicas
descritas en la <eccin 7.2.2 para desarrollar los estimati2os de los costos del pro!ecto
se usan tam+i8n para desarrollar presupuestos para los .tems de tra+a6o.
9alidas de la Presupuestacin de Costos
1. 5nea de (ase de costos- 4a l.nea de +ase costos es una presupuestacin en escala de
tiempo )ue ser1 usada para medir ! monitorear el desempeAo de costos del pro!ecto.
<e desarrolla al sumar estimati2os de costos por unidad de tiempo ! se muestra
:eneralmente en *orma de cur2a <, como se ilustra en la 7igura *8..
"uc-os pro!ectos en especial los :randes, pueden tener m=ltiples l.nea de +ase de costos para
medir distintos aspectos del desempeAo de los costos. or e6emplo, un plan de :astos o *lu6o de
ca6a pro!ectado es una l.nea de +ase para la medicin de desem+olsos.
Control de Costos
El control de costos se preocupa con $a( in*luenciar los *actores )ue crean
cam+ios a la l.nea de +ase de costos para ase:urar )ue los cam+ios sean
96
+ene*iciosos, $+( determinar )ue la l.nea de +ase de costos -a cam+iado, ! $c(
administrar los cam+ios actuales cuando ! como ocurran.
El control de costos inclu!e5
o "onitorear el desempeAo de los costos para detectar 2arianzas del plan.
o Ase:urar )ue todos los cam+ios apropiados son :ra+ados de manera precisa en
la l.nea de +ase de costos.
o re2enir cam+ios incorrectos, inapropiados, o no autorizados se inclu!an en la
l.nea de +ase de costos.
o #n*ormar a los partidos interesados de los cam+ios autorizados.
El control de costos inclu!e +uscar los 0por)u8s0 de tanto las 2arianzas positi2as como
ne:ati2as. Ce+er1 estar inte:rado de manera completa con los otros procesos de control $control
de cam+io de alcance, control de la pro:ramacin, control de calidad, ! otros tal como se discute
en la <eccin 4.3(. or e6emplo, respuestas inapropiadas a 2arianzas de costos pueden causar
pro+lemas de calidad o de pro:ramacin o pueden producir un ni2el inacepta+le de ries:o mas
tarde en el pro!ecto.
Entradas al Control de Costos
1. 5nea de (ase de costo- 4a l.nea de +ase de costos se descri+e en la <eccin 7.3.3.1.
2. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo $se discuten en la <eccin
10.3.3.1( pro2een in*ormacin so+re el desempeAo de costos tales como )ue
presupuestos se -an cumplido ! cuales no. 4os reportes de desempeAo pueden alertar
tam+i8n al e)uipo de pro!ecto so+re tpicos )ue pueden causar pro+lemas en el *uturo.
3. Re=uisiciones de cam(io- 4as re)uisiciones de cam+io pueden ocurrir de muc-as
*ormas 9 oral o escritas, directas o indirectas, iniciadas de manera e7terna o interna, por
mandato le:al u opcional. 4os cam+ios pueden re)uerir aumentar el presupuesto o
pueden permitir disminuirlo.
4. Plan de mane4o de costos- El plan de mane6o de costos se descri+e en la seccin
7.2.3.3.
Herramientas y T!cnicas para el Control de Costos-
1. 9istema de control de cam(ios de costos- ?n sistema de control de cam+io de costos
de*ine los procedimientos por los cuales la l.nea de +ase de costos puede ser cam+iada.
Este sistema inclu!e las *ormas escritas, el sistema de se:uimiento, ! ni2eles de
97
apro+acin necesarios para autorizar los cam+ios. El sistema de control de cam+io de
costos de+er1 estar inte:rado con el sistema :eneral de control de cam+ios )ue se
discute en la <eccin 4.3.
2. Medicin de desempeCo- 4as t8cnicas de medicin de desempeAo, )ue se descri+en
en la <eccin 10.3.2, a!udan a medir la ma:nitud de cual)uier 2ariacin )ue ocurra. El
an1lisis de 2alor o+tenido, )ue se descri+e en la <eccin 10.3.2.4, es mu! =til para el
control de costos. ?na parte importante del control de costos es determinar )ue esta
causando la 2arianza ! decidir si la 2arianza re)uiere accin correcti2a.
3. Planeacin adicional- "u! pocos pro!ectos se e6ecutan de acuerdo al plan. 4os
cam+ios prospecti2os puede re)uerir estimati2os de costos nue2os o re2isados o an1lisis
de apro7imaciones alternas.
4. Herramientas computari;adas- 4as -erramientas computarizadas tales como so*tSare
de administracin de pro!ectos ! las -o6as de calculo se usan muc-as 2eces para -acer
se:uimiento de los costos planeados 2s. los costos reales, ! para pronosticar los e*ectos
de los cam+ios en los costos.
9alidas del Control de Costos
1. Estimados de costos re<isados- 4os estimados de costos re2isados son
modi*icaciones a la in*ormacin de costos )ue se usa para administrar el pro!ecto. 4os
partidos interesados apropiados de+en ser noti*icados en la medida )ue sea necesario.
4os estimati2os de costos re2isados pueden o no re)uerir a6ustes a otros aspectos del
plan :eneral del pro!ecto.
2. Actuali;aciones al presupuesto- 4as actualizaciones al presupuesto son una cate:or.a
especial de estimados re2isados de costos. 4as actualizaciones de presupuesto son
cam+ios a una l.nea de +ase de costos apro+ada. Estos n=meros son re2isados
:eneralmente solo en respuesta a cam+ios en el alcance. En al:unos casos, las
2ariaciones de costos ser1n tan se2eras )ue -a! )ue modi*icar de manera total la l.nea
de +ase de costos, para poder pro2eer una medida realista de desempeAo.
3. Accin correcti<a- 4a accin correcti2a es cual)uier cosa )ue se -a:a para -acer )ue
el desempeAo *uturo del pro!ecto este acorde con el plan del pro!ecto.
4. Estimados al terminar- ?n estimado al terminar $EAC, estimate to complete( es un
pronostico de los costos totales de pro!ecto +asados en el desempeAo actual del
pro!ecto. 4as t8cnicas m1s comunes de pronostico son 2ariaciones de las si:uientes5
o EAC\ >eales a la *ec-a m1s el presupuesto restante modi*icado por un *actor de
desempeAo, )ue muc-as 2eces es el .ndice de desempeAo de costos )ue se
descri+e en la <eccin 10.3.2.4. Esta apro7imacin se usa a menudo cuando las
2arianzas corrientes son 2istas como t.picas de 2arianzas *uturas.
o EAC\ >eales a la *ec-a mas un nue2o estimado para todo el tra+a6o *altante.
Esta apro7imacin es la m1s usada cuando el desempeAo pasado muestra )ue
las premisas ori:inales de estimacin est1n *undamentalmente *alseadas, o )ue
!a no son rele2antes de+ido a un cam+io de condiciones.
o EAC\ >eales a la *ec-a m1s el presupuesto restante. Esta apro7imacin es mas
usada cuando las 2arianzas actuales son 2istas como at.picas ! las e7pectati2as
del e)uipo de pro!ecto son )ue 2arianzas similares no ocurrir1n en el *uturo.
Cada una de las apro7imaciones descrita puede ser la apro7imacin correcta para cual)uier .tem
de tra+a6o dado.
1. 5ecciones aprendidas- 4as causas de las 2arianzas, el razonamiento detr1s de las
acciones correcti2as esco:idas, ! otros tipos de lecciones aprendidas del control de
costos de+er1n ser documentadas para as. 2ol2erse parte de la +ase de datos -istrica
para este pro!ecto ! para otros pro!ectos de la or:anizacin e6ecutora.
98
&+TA9
Administracin de la Calidad del Proyecto
4a Administracin de la Calidad del ro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue
la calidad del pro!ecto 2a a satis*acer las necesidades para el cual *ue acometido. Este inclu!e
0todas las acti2idades de las *unciones administrati2as :enerales )ue determinan la pol.tica de
calidad, o+6eti2os, responsa+ilidades ! las implementas por medios tales como planeacin de la
calidad, control de la calidad, ase:uranza de la calidad, ! me6oramiento de la calidad, dentro del
sistema de calidad0 M1N. 4a 7igura )8# pro2ee una 2ista :eneral de los si:uientes procesos
principales de administracin de la calidad del pro!ecto5
1. Planeacin de la Calidad? es identi*icar )ue standards de calidad son
rele2antes al pro!ecto ! determinar como satis*acerlos.
2. Aseguran;a de la Calidad? es e2aluar el desempeAo :eneral del pro!ecto de
manera re:ular para as. pro2eer la con*ianza de )ue el pro!ecto 2a a satis*acer
los standards de calidad rele2antes.
3. Control de Calidad? es monitorear resultados espec.*icos del pro!ecto para
determinar si cumplen con los standards de calidad rele2antes e identi*icar
maneras de eliminar causas de desempeAo no satis*actorio.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos de otras 1reas de conocimiento
tam+i8n. Cada proceso puede in2olucrar el es*uerzo de uno o m1s indi2iduos o :rupos de
indi2iduos +asado en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso :eneralmente ocurre al menos
una 2ez en cada *ase del pro!ecto.
Aun)ue los procesos est1n a)u. presentados como elementos discretos con inter*aces +ien
de*inidas, en la practica estos se pueden traslapar e interactuar de maneras no detalladas a)u..
4as interacciones de procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3, 4os rocesos de la
Administracin de ro!ectos.
4a apro7imacin +1sica a la administracin de la calidad descrita en esta seccin tiene intencin
de ser compati+le con esa especi*icada por la &r:anizacin #nternacional para la Estandarizacin
$#<&( tal como se detalla en serie #<& 9000 ! 10000 de standards ! lineamientos. Esta
apro7imacin :eneralizada de+er1 ser compati+le tam+i8n con $a( apro7imaciones propias a la
administracin de la calidad tales como las recomendadas por Cemin:, Wuran, Cros+!, ! otros, !
$+( con apro7imaciones no propias tales como Administracin 3otal de la Calidad $3;"(,
"e6oramiento Continuado, ! otras.
4a administracin de la calidad del pro!ecto de+er1 diri:irse tanto a la administracin del
pro!ecto como al producto del pro!ecto. ?na *alla al cumplir los re)uerimientos en cual)uiera de
estas dimensiones puede tener serias consecuencias ne:ati2as para uno o todos de los partidos
interesados en el pro!ecto. or e6emplo5
o 3ratar de cumplir los re)uerimientos del cliente al tra+a6ar -oras e7tra el e)uipo
del pro!ecto, puede producir consecuencias ne:ati2as en la *orma de una taza
incrementada de rotacin de empleados.
o 3ratar de cumplir con los o+6eti2os de pro:ramacin del pro!ecto al apresurar las
inspecciones planeadas de calidad puede producir consecuencias ne:ati2as
cuando los errores pasan de manera inaperci+ida.
99
4a calidad es 0la totalidad de las caracter.sticas de una entidad )ue tienen in-erencia en su
capacidad de satis*acer necesidades e7pl.citas o impl.citas0 M2N. ?n aspecto cr.tico de la
administracin de la calidad en el conte7to del pro!ecto es la necesidad de con2ertir necesidades
impl.citas en e7pl.citas, a tra28s de la administracin del alcance del pro!ecto, )ue se descri+e
en el Capitulo 5.
El e)uipo administrati2o del pro!ecto de+er1 tener sumo cuidado de no con*undir calidad con
:rado. @rado es 0una cate:or.a o ran:o dado a entidades )ue tienen el mismo uso *uncional,
pero )ue tienen di*erentes re)uerimientos de calidad0 M3N. ?na +a6a calidad es siempre u
pro+lemaF un +a6o :rado tal 2ez no lo sea. or e6emplo, un producto de so*tSare puede ser de
alta calidad $)ue no conten:a errores o+2ios, )ue posea un manual le:i+le( ! de +a6o :rado $)ue
conten:a un n=mero limitado de opciones(, o de +a6a calidad $numerosos errores, un manual mal
or:anizado( ! de alto :rado $numerosas opciones(. Ceterminar ! entre:ar los ni2eles re)ueridos
de tanto calidad como :rado son las responsa+ilidades de tanto el administrador del pro!ecto
como del e)uipo administrati2o del pro!ecto.
El e)uipo administrati2o del pro!ecto de+er1 estar al tanto tam+i8n de )ue la administracin
moderna de la calidad complementa la administracin moderna de pro!ectos. or e6emplo, las
dos disciplinas reconocen la importancia de5
o 4a satis*accin del cliente J entender, administrar, e in*luenciar las necesidades
de tal manera )ue las e7pectati2as del cliente son cumplidas o e7cedidas. Esto
re)uiere una com+inacin de cumplimiento a las especi*icaciones $el pro!ecto
tiene )ue producir lo )ue se di6o )ue producir.a( ! de aplica+ilidad de uso $el
producto o ser2icio producido tiene )ue satis*acer necesidades reales(.
100
o re2encin so+re inspeccin J el costo de e2itar errores es siempre muc-o
menor )ue el costo de corre:irlos.
o >esponsa+ilidad administrati2a el 87ito re)uiere de la participacin de todos
los miem+ros del e)uipo, pero permanece como la responsa+ilidad de la
administracin de pro2eerlos de los recursos necesarios para ser e7itosos.
o rocesos dentro de *asesJ el ciclo repetiti2o de planearO-acerOre2isarOactuar
descrito por Cemin: ! otros es mu! similar a la com+inacin de *ases !
procedimientos discutidas en el Capitulo 3, rocesos de Administracin de
ro!ectos.
Adicionalmente, las iniciati2as de me6oramiento de la calidad )ue emprenda la or:anizacin
e6ecutora $e.:., 3;", "e6oramiento Continuo, ! otras( pueden me6orar la calidad de la
administracin del pro!ecto como tam+i8n la calidad del producto del pro!ecto.
<in em+ar:o, -a! una di*erencia importante )ue el e)uipo administrati2o del pro!ecto de+e tener
mu! presente J la naturaleza temporal del pro!ecto si:ni*ica )ue las in2ersiones en el
me6oramiento de la calidad del producto, en especial a)uellas )ue tienen )ue 2er con la
pre2encin de de*ectos ! su e2aluacin, muc-as 2eces tendr1n )ue ser asumidas por la
or:anizacin e6ecutora, !a )ue el pro!ecto no puede durar lo su*iciente para cosec-ar los
+ene*icios.
laneacin de la Calidad
4a planeacin de la calidad in2olucra identi*icar )ue standards de calidad son rele2antes al
pro!ecto ! determinar como satis*acerlos. Es uno de los procesos *acilitadores cla2es durante la
planeacin del pro!ecto. $28ase la <eccin 3.3.2, rocesos de laneacin( ! de+er1 ser
e6ecutada de manera re:ular ! en *orma paralela con otros procesos de planeacin del pro!ecto.
or e6emplo, el :rado de calidad deseado por la administracin puede re)uerir a6ustes de costos
o de pro:ramacin, o la calidad deseada de producto puede re)uerir de un an1lisis detallado de
ries:o de un pro+lema !a identi*icado. re2iamente al desarrollo de la <erie #<& 9000, las
acti2idades a)u. descritas como planeacin de la calidad eran ampliamente discutidas como
parte de la ase:uranza de la calidad.
4as t8cnicas a)u. discutidas de planeacin de la calidad, son las )ue se usan mas
*recuentemente en pro!ectos. E7isten muc-as otras )ue pueden ser de uso en ciertos pro!ectos
o en al:unas 1reas de aplicacin.
El e)uipo administrati2o de pro!ecto de+e estar al tanto de uno de los do:mas de la
administracin moderna de la calidadJla calidad se incorpora planeando, la calidad no se
incorpora inspeccionando.
101
#- Entradas a la Planeacin de la Calidad
1. Poltica de calidad- 4a pol.tica de calidad es 0las intenciones :enerales ! direccin de
una or:anizacin con respecto a la calidad, como e7presado *ormalmente por la alta
administracin de esta0M4N. 4a pol.tica de calidad de la or:anizacin e6ecutora puede ser
adoptada 0como esta0 para su uso por el pro!ecto. <in em+ar:o, si la or:anizacin
e6ecutora carece de una pol.tica de calidad *ormal, o si el pro!ecto in2olucra a m=ltiples
or:anizaciones e6ecutoras $como en una unin temporal( el e)uipo administrati2o de
pro!ecto tendr1 necesidad de desarrollar una pol.tica de calidad para el pro!ecto.
<in importar el ori:en de la pol.tica de calidad, el e)uipo administrati2o del pro!ecto es
responsa+le de ase:urar )ue los partidos interesados est1n plenamente concientes de
ella $e.:., a tra28s de una distri+ucin de in*ormacin apropiada, tal como se descri+e en
la <eccin 10.2(.
2. eclaracin del alcance- 4a declaracin del alcance $descrito en la <eccin 5.2.3.1( en
una entrada cla2e a la planeacin de la calidad !a )ue documenta las entre:as
principales del pro!ecto como tam+i8n los o+6eti2os del pro!ecto )ue sir2e para de*inir
los re)uerimientos m1s importantes de los partidos interesados.
3. escripcin del producto- Al:unos elementos de la descripcin del producto $descrito
en la <eccin 5.1.1.1( pueden ser introducidos en la declaracin del alcance, la
102
descripcin del producto muc-as 2eces contendr1 detalles de asuntos t8cnicos ! otros
temas )ue pueden a*ectar la planeacin de la calidad.
4. 9tandards y regulaciones- El e)uipo administrati2o del pro!ecto de+e considerar
cual)uier standard o re:ulacin especi*ica en 1reas de aplicacin )ue puedan a*ectar al
pro!ecto. 4a <eccin 2.5.1 discute standards ! re:ulaciones.
5. 9alidas de otros procesos- Adicionalmente a las declaraciones de alcance ! a la
descripcin de producto, los procesos de las otras 1reas de conocimiento pueden
producir salidas )ue de+en ser consideradas como parte de la planeacin de la calidad.
or e6emplo, la planeacin de compras $descrita en la <eccin 12.1( puede identi*icar los
re)uerimientos de calidad del contratista )ue se de+er1n re*le6ar en el plan :eneral de
administracin de la calidad.
.- Herramientas y T!cnicas para la Planeacin de la Calidad
1. AnElisis (eneficioDcosto- El proceso de planeacin de la calidad de+e considerar los
+ene*icios )ue se :anan o se pierden con el an1lisis de +ene*icioEcosto, tal como se
descri+e en la <eccin 5.2.2.2. El principal +ene*icio de cumplir con los re)uerimientos
de calidad es una menor cantidad de tra+a6o para corre:ir errores, lo cual implica alta
producti2idad, costos m1s +a6os, ! ma!or satis*accin de los partidos interesados. El
costo principal de cumplir con los re)uerimientos de calidad, es el :asto asociado con las
acti2idades de administracin de calidad del pro!ecto. Es una calidad a7iom1tica de la
disciplina de la administracin de la calidad )ue los +ene*icios sopesan m1s )ue los
costos.
2. Genc@marJing- El +enc-marTin: in2olucra comparar las practicas actuales o planeadas
con esas de otros pro!ectos para poder :enerar ideas para el me6oramiento ! para
pro2eer un standard con el cual medir el desempeAo. 4os otros pro!ectos pueden ser del
interior de la or:anizacin e6ecutora o pueden ser e7ternos, ! pueden ser de la misma
1rea de aplicacin o de otra.
3. 7lu4ogramas- ?n *lu6o:rama es cual)uier dia:rama )ue muestra como los di*erentes
elementos de un sistema se relacionan. 4as t8cnicas para la construccin de *lu6o:ramas
)ue son com=nmente usadas en la administracin de la calidad inclu!en5
o Cia:ramas cuasaO!Oe*ecto, )ue se llaman tam+i8n dia:ramas #s-iTaSa o
dia:ramas espina de pescado, )ue ilustran como las causas ! su+causas 2arias
103
se relacionan para crear pro+lemas o e*ectos potenciales. 4a 7igura )8. es un
e6emplo :en8rico de un dia:rama causaO!Oe*ecto.
o Dlu6o:ramas de sistemas o procesos, muestran como los elementos 2arios de un
sistema se interelacionan. 4a 7igura )81 es un e6emplo de un *lu6o:rama para la
re2isin de diseAos.
4os *lu6o:ramas pueden a!udar al e)uipo de pro!ecto a anticipar donde ! )ue pro+lemas de
calidad pueden ocurrir ! por lo tanto puede a!udar a desarrollar apro7imaciones )ue traten con
ellos.
4. iseCo de experimentos- El diseAo de e7perimentos es una t8cnica anal.tica )ue a!uda
a identi*icar )ue 2aria+les tienen la ma!or incidencia en los resultados :enerales. 4a
t8cnica se aplica de manera m1s *recuente a los resultados de los temas de discusin
del pro!ecto $e.:., los in:enieros automotrices pueden desear conocer )ue com+inacin
de suspensin ! llantas producen las caracter.sticas m1s desea+les de conduccin a un
precio razona+le(.
<in em+ar:o, tam+i8n se puede aplicar a temas de la administracin de pro!ectos tales como las
perdidas ! :anancias )ue se o+tienen entre las distintas com+inaciones posi+les de
pro:ramacin ! costos. or e6emplo, los in:enieros senior costaran m1s )ue los in:enieros
6unior, pero tam+i8n se puede esperar )ue terminen su tra+a6o asi:nado en menos tiempo. ?n
0e7perimento0 apropiadamente diseAado $en este caso, el computo de costos ! tiempos de
pro!ecto para las distintas com+inaciones de in:enieros senior ! 6unior( muc-as 2eces permitir1
la determinacin de una solucin ptima desde un n=mero limitado de casos.
)-#-1 9alidas de la Planeacin de la Calidad
1. Plan de administracin de la calidad- El plan de administracin de la calidad de+er1
descri+ir como el e)uipo administrati2o del pro!ecto implementara su pol.tica de calidad.
En la terminolo:.a de #<& 9000, este de+er1 descri+ir el sistema de calidad del pro!ecto5
0la estructura or:anizacional, responsa+ilidades, procedimientos, procesos, ! recursos
)ue se necesitan para implementar la administracin de la calidad0 M5N.
El plan de administracin de la calidad pro2ee entradas al plan :eneral del pro!ecto $)ue
se descri+e en la <eccin 4.1, Cesarrollo del lan del ro!ecto( ! de+er1 atender el
control de calidad, ase:uranza de la calidad, ! me6oramiento de la calidad para el
pro!ecto.
El plan de administracin de la calidad puede ser *ormal o in*ormal, altamente detallado,
o de +ase amplia, dependiendo de las necesidades del pro!ecto.
2. efiniciones operacionales- ?na de*inicin operacional descri+e, en t8rminos mu!
espec.*icos, )ue es al:o, ! como se mide por el proceso de control de calidad. or
e6emplo, no es su*iciente decir )ue cumplir con las *ec-as planeadas es una medida de
la administracin de la calidadF el e)uipo administrati2o del pro!ecto de+er1 indicar
tam+i8n si cada acti2idad tiene )ue comenzar a tiempo, o solo terminar a tiempoF
especi*icar si las acti2idades indi2iduales ser1n medidas o solo ser1n medidas ciertas
entre:as, ! si es as., cuales ser1n estas. 4as de*iniciones operacionales tam+i8n son
llamadas m8tricas en al:unas 1reas de aplicacin.
3. 5ista de c@e=ueo- ?na lista de c-e)ueo es una -erramienta estructurada, usualmente
espec.*ica a una industria o acti2idad, usada para 2eri*icar )ue un 6ue:o de pasos
re)ueridos -an sido e6ecutados. 4as lista de c-e)ueo pueden ser simples o comple6as.
?sualmente son *rases imperati2as $0]/a:a esto^0( o, *rases interro:antes $0H/a -ec-o
estoI0(. "uc-as or:anizaciones tienen listas de c-e)ueo estandarizadas para ase:urar
104
la consistencia de acti2idades e6ecutadas de manera *recuente. En al:unas 1reas de
aplicacin, las listas de c-e)ueo est1n disponi+les por medio de or:anizaciones
pro*esionales o por pro2eedores de ser2icios comerciales.
4. Entradas a otros procesos- El proceso de planeacin de la calidad puede identi*icar la
necesidad de acti2idad adicional en otras 1reas.
1. Ase:uranza de la Calidad
4a ase:uranza de la calidad son todas las acti2idades planeadas ! sistem1ticas implementadas
dentro del sistema de calidad para pro2eer la con*ianza de )ue el pro!ecto 2a a satis*acer los
standards de calidad rele2antes M6N. Esta se de+er1 e6ecutar a tra28s de todo el pro!ecto.
Anterior al desarrollo de la <erie #<& 9000, las acti2idades descritas +a6o planeacin de la
calidad se inclu.an de manera amplia como parte de la ase:uranza de la calidad.
4a ase:uranza de la calidad se pro2ee muc-as 2eces por medio de un Cepartamento de
Ase:uranza de la Calidad u or:anizacin de t.tulo similar, pero esto no es indispensa+le.
4a ase:uranza puede ser pro2e.da al e)uipo administrati2o del pro!ecto ! a la administracin de
la or:anizacin e6ecutora $ase:uranza interna de calidad( o puede ser pro2e.da al cliente ! a
otros )ue no est1n acti2amente in2olucrados en el tra+a6o del pro!ecto $ase:uranza e7terna de
calidad(.
)-.-# Entradas a la Aseguran;a de la Calidad
1. Plan de administracin de la calidad- El plan de administracin de la calidad se
descri+e en la <eccin 8.1.3.1.
2. Resultados de las mediciones del control de calidad- 4as mediciones del control de
calidad son datos de ensa!os de control ! mediciones en un *ormato para su
comparacin ! an1lisis.
3. efiniciones operacionales- 4as de*iniciones operacionales se descri+en en la <eccin
8.1.3.2.
.- Herramientas y T!cnicas para la Aseguran;a de la Calidad
1. Herramientas y t!cnicas de planeacin de la calidad- 4as -erramientas ! t8cnicas
descritas en la <eccin 8.1.2 pueden ser tam+i8n usadas para ase:uranza de la calidad.
2. Auditorias de calidad- ?na auditoria de calidad es una re2isin estructurada de otras
acti2idades de la administracin de la calidad. El o+6eti2o de una auditoria de calidad es
105
identi*icar las lecciones aprendidas )ue puedan me6orar el desempeAo de este ! otros
pro!ectos dentro de la or:anizacin e6ecutora. 4as auditorias de calidad pueden ser
pro:ramadas o aleatorias, ! pueden ser e6ecutadas por auditores internos entrenados
adecuadamente, o por terceros tales como a:encias re:istradoras de sistemas de
calidad.
)-.-1 9alidas de la Aseguran;a de la Calidad
1. Me4oramiento de la calidad- El me6oramiento de la calidad inclu!e el tomar accin para
incrementar la e*ecti2idad ! e*iciencia del pro!ecto para pro2eer +ene*icios adicionales a
los partidos interesados del pro!ecto. En la ma!or.a de los casos, implementar las
me6oras a la calidad re)uerir1 la preparacin de re)uisiciones de cam+io o la toma de
acciones correcti2as ! ser1 mane6ado de acuerdo a los procedimientos para el control de
cam+ios :eneral, tal como se descri+e en la <eccin 4.3.
8.3 Control de Calidad
El control de calidad in2olucra monitorear resultados espec.*icos del pro!ecto para determinar si
estos cumplen con los standards rele2antes de calidad e identi*icar maneras de eliminar las
causas de los resultados insatis*actorios. <e de+er1 e6ecutar a tra28s de todo el pro!ecto. 4os
resultados de pro!ecto inclu!en tanto resultados del producto tales como entre:as como
resultados administrati2os tales como desempeAos de costos ! pro:ramacin. El control de
calidad es desempeAado muc-as 2eces por un Cepartamento de Control de Calidad u
or:anizacin de t.tulo similar, pero esto no es indispensa+le.
El e)uipo administrati2o del pro!ecto de+er1 tener un conocimiento pr1ctico de control de calidad
estad.stico, en especial de muestreo ! pro+a+ilidades, para a!udarlos a e2aluar las salidas del
control de calidad. Entre otras materias, de+er1n conocer la di*erencia entre5
o re2encin $mantener errores *uera de los procesos( e inspeccin $mantener
errores *uera de las manos de los clientes(.
o "uestreo de atri+utos $los resultados cumplen o no cumplen( ! muestreo de
2aria+les $el resultado se cali*ica so+re una escala continua )ue mide el :rado
de cumplimiento(.
o Causas especiales $e2entos inusuales( ! causas aleatorias $procesos normales
de 2ariacin(.
o 3olerancias $el resultado es acepta+le s. cae dentro del ran:o especi*icado por
la tolerancia( ! l.mites de control $el proceso esta +a6o control s. el resultado cae
dentro de los l.mites de control(.
106
)-1-# Entradas al Control de Calidad
1. Resultados de tra(a4o- 4os resultados de tra+a6o $descritos en la <eccin 4.2.3.1(
inclu!en tanto resultados de procesos como resultados de producto. #n*ormacin acerca
de resultados planeados o esperados $del plan de pro!ecto( de+en estar disponi+les
6unto con in*ormacin acerca de los resultados reales.
2. Plan de administracin de la calidad- El plan de administracin de la calidad esta
descrito en la <eccin 8.1.3.1.
3. efiniciones operacionales- 4as de*iniciones operacionales est1n descritas en la
<eccin 8.1.3.2.
4. 5istas de c@e=ueo- 4as listas de c-e)ueo est1n descritas en la <eccin 8.1.3.3.
.- Herramientas y T!cnicas para el Control de Calidad
1. Inspeccin- 4a inspeccin inclu!e acti2idades tales como medicin, e7aminacin, !
ensa!os e6ercidos para determinar si los resultados cumplen con los re)uerimientos. 4as
inspecciones pueden ser conducidas a cual)uier ni2el $e.:., los resultados de una
acti2idad indi2idual pueden ser inspeccionados o el producto *inal de un pro!ecto puede
ser inspeccionado(. 4as inspecciones pueden ser llamadas repasos, repasos de
producto, auditorias, e inspecciones 2isualesF en al:unas 1reas de aplicacin, estos
t8rminos tienen si:ni*icados precisos ! espec.*icos.
2. Ta(las de control- 4as ta+las de control son *ormas :r1*icas de los resultados, so+re el
tiempo, de un proceso. <on usadas para determinar si los procesos est1n 0+a6o control0
$e.:., Hson las di*erencias en los resultados, creadas por 2ariaciones aleatorias o -a!
ocurrencia de e2entos inusuales cu!as causas de+en ser identi*icadas ! corre:idasI(.
Cuando un proceso esta +a6o control, el proceso no de+e ser a6ustado. El proceso puede
ser cam+iado para poder pro2eer me6oras pero no de+e ser a6ustado mientras este +a6o
control.
4as ta+las de control pueden ser usadas para monitorear cual)uier salida de 2aria+les
del pro!ecto. Aun)ue son m1s usadas *recuentemente para el se:uimiento de
acti2idades repetiti2as tales como lotes de manu*actura, las ta+las de control tam+i8n
pueden ser usadas para monitorear 2arianzas de pro:ramacin ! costos, el 2olumen !
*recuencia de cam+ios al alcance, errores en los documentos del pro!ecto, ! otros
resultados administrati2os para a!udar a determinar si los 0procesos administrati2os de
pro!ecto0 est1n +a6o control. 4a 7igura )82 es una ta+la de control del desempeAo de la
pro:ramacin de un pro!ecto.
107
3. iagramas de Pareto- ?n dia:rama de areto es un -isto:rama, ordenado por
*recuencia de ocurrencia, )ue muestra cuantos resultados *ueron :enerados por tipo o
cate:or.a de causa identi*icada $28ase la 7igura )83(. El ordenamiento por ran:o es
usado para :uiar la accin correcti2a O el e)uipo administrati2o de pro!ecto de+e tomar
accin para arre:lar pro+lemas )ue est1n causando el ma!or numero de
de*ectos primero. 4os dia:ramas de areto est1n conceptualmente li:ados a la 4e! de
areto, )ue sostiene )ue un n=mero relati2amente pe)ueAo de causas 2an a causar
t.picamente la :ran ma!or.a de los pro+lemas o de*ectos.
4. Muestreo estadstico- El muestreo estad.stico in2olucra el esco:er parte de una
po+lacin de inter8s para inspeccin $e.:., seleccionar diez muestreos de in:enieros de
una lista de 75(. El muestreo apropiado puede muc-as 2eces reducir el costo del control
de calidad. E7iste un cuerpo su+stancial de conocimiento so+re el muestreo estad.sticoF
en al:unas 1reas de aplicacin, es necesario )ue el e)uipo administrati2o del pro!ecto
este *amiliarizado con una 2ariedad de t8cnicas de muestreo.
5. 7lu4ogramas- 4os *lu6o:ramas est1n descritos en la <eccin 8.1.2.3. 4os *lu6o:ramas
son utilizados en el control de calidad para a!udar analizar como ocurren los pro+lemas.
6. AnElisis de tendencias- El an1lisis de tendencia in2olucra usar t8cnicas matem1ticas
para pronosticar resultados *uturos +asado en resultados -istricos. El an1lisis de
tendencia se usa muc-as 2eces para monitorear5
o CesempeAo t8cnicoO cuantos errores o de*ectos -an sido detectados, ! cuantos
permanecen sin corre:ir.
o CesempeAo de costos ! pro:ramacinO cuantas acti2idades por periodo *ueron
terminadas con 2arianzas si:ni*icati2as.
)-1-1 9alidas del Control de Calidad
108
1. Me4oramiento de la calidad- El me6oramiento de la calidad se descri+e en la <eccin
8.2.3.1
2. ecisiones de aceptacin- 4os .tems inspeccionados ser1n aceptados o rec-azados.
4os .tems rec-azados pueden re)uerir tra+a6o repetido $descrito en la <eccin 8.3.3.3(
3. Tra(a4o repetido- El tra+a6o repetido es accin )ue se toma para lle2ar un .tem
de*ectuoso o )ue noOcon*orma a cumplir con los re)uerimientos o especi*icaciones. El
tra+a6o repetido, en especial el tra+a6o no anticipado, es una causa *recuente de
so+recostos en la ma!or.a de las 1reas de aplicacin. El e)uipo administrati2o del
pro!ecto de+e -acer todo es*uerzo razona+le para minimizar el tra+a6o repetido.
4. 5istas de c@e=ueo terminadas- B8ase la <eccin 8.1.3.3. Cuando las listas de
c-e)ueo son usadas, las listas terminadas de+en con2ertir en parte de los arc-i2os del
pro!ecto.
5. Procesos de a4uste- 4os procesos de a6uste in2olucran correcti2os inmediatos o accin
pre2enti2a como resultado de mediciones de calidad. En al:unos casos, los a6ustes de
proceso pueden necesitar ser mane6ados de acuerdo a procedimientos :enerados para
el control de cam+io :eneral, descrito en la <eccin 4.3.
109
&+TA9
Administracin del Recurso Humano del Proyecto
4a administracin del recurso -umano del pro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para -acer el
uso m1s e*ecti2o de las personas in2olucradas con el pro!ecto. Este inclu!e a todos los partidos
interesados del pro!ecto 9 patrocinadores, clientes, contri+uidores indi2iduales, ! a otros como
se descri+e en la <eccin 2.2. 4a 7igura $8# una 2ista :eneral de los si:uientes procesos
principales5
1. Planeacin +rgani;acionalO es identi*icar, documentar, ! asi:nar roles de
pro!ecto, responsa+ilidades, ! relaciones de reporte.
2. Ad=uisicin de 9taff 9 es conse:uir los recursos -umanos necesarios para
asi:narlos ! ponerlos a tra+a6ar en el pro!ecto.
3. esarrollo de E=uipo 9 es desarrollar las -a+ilidades indi2iduales ! de e)uipo
para me6orar el desempeAo del pro!ecto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos en otras 1reas de conocimiento.
Cada proceso puede in2olucrar es*uerzo de uno m1s indi2iduos o :rupos de indi2iduos +asado
en las necesidades del pro!ecto. Aun)ue los procesos se presentan a)u. como elementos
discretos con inter*aces +ien de*inidas, en la pr1ctica estos se pueden traslapar de maneras )ue
no se detallan a)u.. 4as interacciones de los procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3,
rocesos de Administracin del ro!ecto.
E7iste un cuerpo su+stancial de literatura )ue trata so+re como mane6ar a personas en un
conte7to operacional continuo. Al:uno tpicos pueden incluir entre otros5
4iderar, comunicar, ne:ociar, ! otros )ue se discuten en la <eccin 2.4, /a+ilidades Cla2es de la
Administracin @eneral.
Cele:ar, moti2ar, entrenar, ser mentor, ! otros temas relacionados con el mane6o de indi2iduos.
Construccin de e)uipos, mane6o de con*lictos, ! otros temas relacionados con el mane6o de
:rupos.
"edicin de desempeAo, reclutamiento, retencin, relaciones la+orales, re:ulaciones de salud e
-i:iene la+oral, ! otros temas relacionados con la administracin de la *uncin del recurso
-umano.
4a ma!or.a de este material es aplica+le directamente al lideraz:o ! mane6o de personas en los
pro!ectos, ! el administrador de pro!ecto ! su e)uipo administrati2o de+er1n estar *amiliarizado
con 8l. <in em+ar:o, ellos de+en ser sensi+les a como se aplica este conocimiento en el
pro!ecto. or e6emplo5
4a naturaleza temporal de los pro!ectos si:ni*ica )ue las relaciones personales !
or:anizati2as ser1n tanto temporales como nue2as. El e)uipo administrati2o de+e tener
cuidado de seleccionar t8cnicas )ue sean apropiadas para tales relaciones de car1cter
temporal.
4a naturaleza ! el n=mero de partidos interesados muc-as 2eces 2ariar1n a medida )ue
el pro!ecto se mue2e de una *ase a otra en su ciclo de 2ida. Como resultado, t8cnicas
)ue son e*icientes en una *ase pueden no serlo en otra. El e)uipo administrati2o de+e
tener cuidado de usar t8cnicas )ue sean apropiadas para las necesidades corrientes del
pro!ecto.
110
4as acti2idades administrati2as del recurso -umano suelen pocas 2eces ser una
responsa+ilidad directa del e)uipo administrati2o del pro!ecto. <in em+ar:o, el e)uipo
administrati2o de+e estar lo su*icientemente consciente de los re)uerimientos
administrati2os para ase:urar cumplimiento.
Planeacin +rgani;acional
4a planeacin or:anizacional in2olucra identi*icar, documentar, ! asi:nar roles de pro!ecto,
resposa+ilidades, ! relaciones de reporte. 4os roles, responsa+ilidades, ! relaciones de reporte
pueden ser asi:nadas a indi2iduos o :rupos. 4os indi2iduos o :rupos pueden ser parte de la
or:anizacin e6ecutora del pro!ecto o pueden ser e7ternas a este. 4os :rupos internos est1n
muc-as 2eces asociados a departamentos *uncionales espec.*icos tales como in:enier.a,
mercadeo, o conta+ilidad.
En la ma!or.a de pro!ectos la planeacin or:anizacional es -ec-a como parte de las *ases m1s
tempranas del pro!ecto. <in em+ar:o, los resultados de este proceso de+en ser re2isados de
111
manera re:ular durante el pro!ecto para ase:urar su aplica+ilidad continuada. <i la or:anizacin
inicial !a no es e*ecti2a, esta de+er1 ser re2isada de manera oportuna.
4a planeacin or:anizati2a esta muc-as 2eces li:ada de manera estrec-a con la planeacin de
las comunicaciones $descrito en la <eccin 10.1( !a )ue la estructura or:anizati2a del pro!ecto
2a a tener un e*ecto importante so+re los re)uerimientos de comunicacin del pro!ecto.
#- Entradas a la Planeacin +rgani;ati<a
1. Interfaces del proyecto- 4as inter*aces del pro!ecto :eneralmente caen en una de tres
cate:or.as5
o #nter*aces or:anizacionales 9 las relaciones de reporte *ormales e in*ormales
entre las di*erentes unidades or:anizacionales. 4as inter*aces or:anizacionales
pueden ser altamente comple6as o mu! sencillas. or e6emplo, el desarrollo de
un sistema de telecomunicaciones comple6o puede re)uerir coordinar a
numerosos su+contratistas durante 2arios aAos, mientras )ue el arre:lo de un
error de pro:ramacin en un sistema instalado en un solo sitio puede re)uerir
poco m1s )ue noti*icar al usuario ! al sta** de operacin al terminar.
o #nter*aces t8cnicas 9 las relaciones de reporte *ormales e in*ormales entre
di*erentes disciplinas t8cnicas. 4as inter*aces t8cnicas ocurren tanto dentro de
*ases de pro!ecto $e.:., el diseAo de las *undaciones realizado por el in:eniero
ci2il de+e ser compati+le con el de la superestructura desarrollado por el
in:eniero estructural( como entre *ases de pro!ecto $e.:., cuando el e)uipo de
diseAo de un autom2il pasa los resultados de su tra+a6o al e)uipo de
manu*actura )ue de+er1 crear las capacidades de manu*actura para el
2e-.culo(.
o #nter*aces personales 9 las relaciones de reporte *ormales e in*ormales entre los
di*erentes indi2iduos tra+a6ando en el pro!ecto.
o Estas inter*aces muc-as 2eces ocurren de manera simultanea, as. como cuando
el ar)uitecto empleado por la *irma de diseAo e7plica consideraciones cla2es de
diseAo a un e)uipo administrati2o de construccin no relacionado $con el
pro!ecto( del contratista.
1. Re=uerimientos de staffing- 4os re)uerimientos de sta**in: de*inen )ue clases de
-a+ilidades son re)ueridas de )ue indi2iduos o :rupos ! en )ue marcos de tiempo. 4os
re)uerimientos de sta**in: son un su+6ue:o de los re)uerimientos :enerales de recursos
identi*icados durante la planeacin de recursos $descrito en la <eccin 7.1(.
112
2. Restricciones- 4as restricciones son *actores )ue limitan las opciones del e)uipo de
pro!ecto. 4as opciones or:anizacionales de un pro!ecto pueden estar restrin:idas de
muc-as maneras. Al:unos *actores comunes )ue pueden restrin:ir la or:anizacin del
e)uipo de pro!ecto inclu!en, pero no est1n limitadas a, las si:uientes5
o 4a estructura or:anizacional de la or:anizacin e6ecutora 9 una or:anizacin
cu!a estructura +1sica es una matriz *uerte si:ni*ica un papel relati2amente m1s
*uerte para el administrador del pro!ecto, )ue a)uel )ue tendr.a en una
or:anizacin con estructura +1sica de matriz d8+il $28ase la seccin 2.3.3 para
una discusin mas detallada de las estructuras or:anizacionales(.
o 4os acuerdos colecti2os la+orales 9 son acuerdos contractuales con sindicatos u
otros :rupos de empleados )ue pueden re)uerir ciertos roles o relaciones de
reporte $en esencia, el empleado es un partido interesado(.
o re*erencias del e)uipo administrati2o del pro!ecto 9 si miem+ros del e)uipo
administrati2o del pro!ecto -an tenido 87ito con ciertas estructuras en el pasado,
estos pro+a+lemente propondr1n estructuras similares en el *uturo.
o Asi:naciones esperadas de sta** 9la or:anizacin del pro!ecto esta muc-as
2eces in*luenciada por las -a+ilidades ! capacidades de indi2iduos espec.*icos.
#- Herramientas y T!cnicas para la Planeacin +rgani;acional
113
1. Patrones- Aun)ue cada pro!ecto es =nico, la ma!or.a de los pro!ectos se parecer1n a
otro pro!ecto en al:=n :rado. ?sando las de*iniciones de roles ! responsa+ilidades o las
relaciones de reporte de un pro!ecto similar podr1n a!udar a e7peditar el proceso de
planeacin or:anizacional.
2. PrEcticas de recursos @umanos- "uc-as or:anizaciones tienen una 2ariedad de
pol.ticas, delineamientos, ! procedimientos )ue pueden a!udar al e)uipo administrati2o
del pro!ecto con los aspectos 2arios de la planeacin or:anizacional. or e6emplo, una
or:anizacin )ue mira a los administradores como 0directores t8cnicos0 es pro+a+le )ue
ten:a documentacin so+re como el rol de 0diri:ir0 se de+e e6ecutar.
3. Teora organi;acional- E7iste un cuerpo de literatura su+stancial )ue descri+e como las
or:anizaciones pueden ! de+en ser estructuradas. Aun)ue solo un pe)ueAo su+6ue:o de
este cuerpo de literatura esta diri:ido espec.*icamente a las or:anizaciones de pro!ecto,
el e)uipo administrati2o del pro!ecto de+er1 estar *amiliarizado en :eneral con el tema
de la teor.a or:anizacional para as. poder responder me6or a los re)uerimientos del
pro!ecto.
4. AnElisis de los partidos interesados- 4as necesidades de los 2arios partidos
interesados de+en ser analizadas para ase:urar )ue sus necesidades 2an a ser
satis*ec-as. 4a <eccin 10.1.2.1 discute el an1lisis de los partidos interesados en mas
detalle.
#- 9alidas de la Plantacin +rgani;acional-
1. Asignacin de roles y responsa(ilidades- 4os roles de pro!ecto $)uien -ace )ue( !
responsa+ilidades $)uien decide )ue( de+en ser asi:nadas a los partidos interesados
apropiados. 4os roles ! responsa+ilidades pueden 2ariar a tra28s del tiempo. 4a
114
ma!or.a de roles ! responsa+ilidades ser1n asi:nados a partidos interesados )ue est1n
acti2amente in2olucrados en el tra+a6o del pro!ecto, tal como el administrador del
pro!ecto, otros miem+ros del e)uipo administrati2o del pro!ecto, ! los contri+uidores
indi2iduales.
4os roles ! responsa+ilidades del administrador del pro!ecto son :eneralmente criticas
en la ma!or.a de pro!ectos pero pueden 2ariar si:ni*icati2amente dependiendo del 1rea
de aplicacin.
4os roles ! responsa+ilidades de+er1n estar estrec-amente li:adas a la de*inicin del
alcance. ?na "atriz de Asi:nacin de >esponsa+ilidades $o >A", 28ase la 7igura $8.(
es usada a menudo para este propsito. En los :randes pro!ectos, las >A"Gs pueden
ser desarrolladas a 2arios ni2eles. or e6emplo, una >A" de alto ni2el puede de*inir )ue
:rupo o unidad es responsa+le por cada elemento de la estructura de des:lose de
tra+a6o, mientras )ue una >A" de +a6o ni2el es usada dentro del :rupo para asi:nar
roles ! responsa+ilidades para acti2idades especi*icas a indi2iduos espec.*icos.
2. Plan de administracin del staff- El plan de administracin del sta** descri+e cuando !
como los recursos -umanos ser1n tra.dos ! retirados del e)uipo del pro!ecto. El plan de
sta**in: puede ser *ormal o in*ormal, altamente detallado o de marco amplio, +asado en
las necesidades del pro!ecto. Es un elemento su+sidiario del plan :eneral del pro!ecto
$28ase la <eccin 4.1, Cesarrollo del lan de ro!ecto(.
115
El plan de administracin del sta** muc-as 2eces inclu!e -isto:ramas de recursos, como se
ilustra en la 7igura $81.
<e de+e prestar particular cuidado a como los miem+ros del e)uipo de pro!ecto $indi2iduos o
:rupos( ser1n retirados una 2ez no sean necesitados en el pro!ecto. rocedimientos adecuados
de reasi:nacin pueden5
o >educir costos al eliminar o reducir la tendencia a 0*a+ricar tra+a6o0 para llenar el
tiempo entre esta tarea ! la )ue si:ue.
o "e6or la moral al reducir o eliminar la incertidum+re so+re las oportunidades
*uturas de empleo.
1. Ta(la organi;acional- ?na ta+la or:anizacional $or:ani:rama( es cual)uier :r1*ica del
pro!ecto )ue reporte relaciones. Esta puede ser *ormal o in*ormal, altamente detallada o
de marco amplio dependiendo de las necesidades del pro!ecto. or e6emplo, la ta+la
or:anizacional para 3 o 4 personas para un pro!ecto de ser2icio interno es poco
pro+a+le )ue ten:a el ri:or ! detalle de la ta+la or:anizacional para un cam+io de
com+usti+le nuclear de una planta nuclear de 3,000 personas.
?na Estructura de Ces:lose &r:anizacional $&%<( es una ta+la or:anizacional
especi*ica )ue muestra )ue unidades or:anizacionales son responsa+les por )ue .tems
de tra+a6o.
2. etalle de soporte- El detalle de soporte para la plantacin or:anizacional 2aria con el
1rea de aplicacin ! el tamaAo del pro!ecto. #n*ormacin )ue se suministra con
*recuencia como detalle de soporte inclu!e, pero no se limita a5
o #mpacto or:anizacional 9 )ue alternati2as son precluidas al or:anizar de esta
manera.
o Cescripcin de tra+a6os 9 son descripciones escritas por cate:or.a de tra+a6o de
las -a+ilidades, responsa+ilidades, conocimiento, autoridad, am+iente *.sico, !
otras caracter.sticas )ue -acen parte del desempeAo de un tra+a6o dado.
3am+i8n se conocen como descripciones de *unciones la+orales.
o Uecesidades de entrenamiento 9 si el sta** )ue se 2a a asi:nar no se espera
ten:a las -a+ilidades necesarias para el pro!ecto, entonces esas -a+ilidades
tendr1n )ue ser desarrolladas como parte del pro!ecto.
1. Ad)uisicin del <ta**
4a ad)uisicin del sta** in2olucra conse:uir los recursos -umanos necesarios
$indi2iduos o :rupos( para asi:nar a tra+a6ar en el pro!ecto. En la ma!or.a de
am+ientes, los 0me6ores0 recursos pueden no estar disponi+les, ! el e)uipo
administrati2o del pro!ecto de+e tener cuidado de ase:urar )ue los recursos )ue
est1n disponi+les cumplir1n con los re)uerimientos del pro!ecto.
116
#- Entradas a la Ad=uisicin del 9taff
1. Plan de administracin del staff- El plan de administracin del sta** esta descrito en la
<eccin 9.1.3.2. Este inclu!e los re)uerimientos de sta**in: del pro!ecto tal como se
descri+e en la <eccin 9.1.1.2.
2. escripcin del pool del staff- Cuando el e)uipo administrati2o del pro!ecto es capaz
de in*luenciar o de diri:ir las asi:naciones del sta**, este de+e considerar las
caracter.sticas de la potencialidad del sta** disponi+le. 4as consideraciones inclu!en,
pero no se limitan a5
o E7periencia pre2ia 9 H /an los indi2iduos o :rupos tenido e7periencia de tra+a6o
similar o relacionada anteriormenteI H4o -an -ec-o +ienI
o #ntereses personales 9 H Est1n los indi2iduos o :rupos interesados en tra+a6ar
en este pro!ectoI
o Caracter.sticas personales 9 H Estar1n los indi2iduos o :rupos dispuestos a
tra+a6ar 6untos en un e)uipoI
o Cisponi+ilidad 9H Estar1n los indi2iduos o :rupos m1s desea+les diponi+les para
tra+a6ar en el marco de tiempo re)ueridoI
3. Practicas de reclutamiento- ?na o m1s de las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto pueden tener pol.ticas, delineamientos, o procedimientos )ue :o+iernen las
asi:naciones de sta**. Cuando estas e7isten, tales practicas act=an como restricciones
so+re el proceso de ad)uisicin del sta**.
.- Herramientas y T!cnicas para la Ad=uisicin del 9taff
1. &egociacin. 4as asi:naciones de sta** de+en ser ne:ociadas en la ma!or.a de los
pro!ectos. or e6emplo, el e)uipo administrati2o de pro!ecto tal 2ez ten:a necesidad de
ne:ociar con5
o Administradores *uncionales responsa+les para ase:urar )ue el pro!ecto reci+e
el sta** entrenado ! apropiado en el marco de tiempo necesario.
o &tros e)uipos administrati2os de pro!ecto dentro de la or:anizacin e6ecutora
para asi:nar recursos escasos o especializados de manera apropiada.
4as -a+ilidades para in*luenciar del e)uipo $28ase la <eccin 2.4.5, #n*luenciando la
&r:anizacin( 6ue:an un papel importante al ne:ociar las asi:naciones de sta** como as. las
pol.ticas de las or:anizaciones in2olucradas. or e6emplo, un administrador *uncional puede ser
recompensado +asado so+re la utilizacin de el sta**. Esto crea un incenti2o para el
administrador para asi:nar el sta** disponi+le )ue puede no cumplir con todos los re)uerimientos
del pro!ecto.
117
1. Pre8asignacion- En al:unos casos, el sta** puede estar preOasi:nado a el pro!ecto. Este
es muc-as 2eces el caso cuando $a( el pro!ecto es el resultado de una propuesta
competiti2a ! un sta** especi*ico *ue prometido como parte de la propuesta, o $+( el
pro!ecto es un pro!ecto interno de ser2icio ! las asi:naciones de sta** *ueron de*inidas
dentro del c-arter del pro!ecto.
2. Procuramiento- 4a administracin del procuramiento $descrita en el Capitulo 12( se
puede utilizar para o+tener los ser2icios de indi2iduos o :rupos espec.*icos para e6ecutar
acti2idades del pro!ecto. El procuramiento es re)uerido cuando la or:anizacin
e6ecutora carece del sta** propio necesario para completar el pro!ecto. $e.:., como
resultado de una decisin consciente de no contratar a tales indi2iduos de tiempo
completo, como el resultado de tener a todo el sta** entrenado apropiado comprometido
pre2iamente a otros pro!ectos, o como el resultado de otras circunstancias(.
$-.-1 9alidas de la Ad=uisicin de 9taff
1. Asignacin del staff del proyecto- El pro!ecto tiene completo su sta** cuando las
personas apropiadas -an sido asi:nadas de manera *ia+le para tra+a6ar en este. El sta**
puede estar asi:nado de tiempo completo, de medio tiempo, o de *orma 2aria+le,
dependiendo de las necesidades del pro!ecto.
2. irectorio del e=uipo de proyecto- ?n directorio del e)uipo de pro!ecto lista a todos
los miem+ros del e)uipo de pro!ecto ! a otros partidos interesados cla2es. El directorio
puede ser *ormal o in*ormal, altamente detallado o de conte7to amplio, +asado en las
necesidades del pro!ecto.
#- esarrollo del E=uipo
El desarrollo del e)uipo inclu!e tanto el me6oramiento de las -a+ilidades de los partidos
interesados para contri+uir como indi2iduos as. como me6orar la -a+ilidad del e)uipo para
*uncionar como e)uipo. El desarrollo indi2idual $administrati2o ! t8cnico( es la *undacin
necesaria para desarrollar el e)uipo. El desarrollo del e)uipo es critico para la -a+ilidad del
pro!ecto de lo:rar sus o+6eti2os.
El desarrollo del e)uipo en un pro!ecto es muc-as 2eces complicado cuando los miem+ros
indi2iduales del e)uipo son tenidos como responsa+les a tanto a un administrador *uncional
como al administrador del pro!ecto $28ase la <eccin 2.3.3 para una discusin de las estructuras
matriciales or:anizacionales. ?n mane6o e*ecti2o de esta relacin de reporte dual es muc-as
2eces un *actor critico de 87ito para el pro!ecto ! es :eneralmente la responsa+ilidad del
administrador del pro!ecto.
Aun)ue el desarrollo del e)uipo esta posicionado en el Capitulo 3 como uno de los procesos de
e6ecucin, el desarrollo del e)uipo ocurre a tra28s de la 2ida del pro!ecto.
118
#- Entradas al esarrollo del E=uipo
1. 9taff del proyecto- 4a consecucin del sta** del pro!ecto esta descrita en la <eccin
9.2.3.1. 4as asi:naciones de sta** de*inen impl.citamente las -a+ilidades indi2iduales !
de e)uipo disponi+les para tra+a6ar so+re esta.
2. Plan del Proyecto- El plan del pro!ecto esta descrito en la <eccin 4.1.3.1. El plan del
pro!ecto descri+e el conte7to t8cnico dentro del )ue tiene )ue operar el e)uipo.
3. Plan de administracin del staff- El plan de administracin del sta** esta descrito en la
<eccin 9.1.3.2.
4. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo $descritos en la <eccin
10.3.3.1.( pro2een retroalimentacin al e)uipo del pro!ecto so+re desempeAo contra el
plan del pro!ecto.
5. Retroalimentacin externa- El e)uipo del pro!ecto de+e peridicamente medirse contra
las e7pectati2as de desempeAo de a)uellos )ue est1n *uera del pro!ecto.
#- Herramientas y T!cnicas para el esarrollo del E=uipo
1. Acti<idades constructoras de e=uipo- 4as acti2idades desarrolladoras o constructoras
de e)uipo inclu!en acciones indi2iduales o administrati2as tomadas de manera
especi*ica ! primaria para el desarrollo del me6oramiento del e)uipo. "uc-as acciones
tales como in2olucrar a miem+ros del e)uipo )ue no son de ni2el administrati2o en el
proceso de planeacin, o el esta+lecimiento de re:las +ases para la localizacin !
administracin de con*lictos, pueden me6orar el desempeAo del e)uipo como un e*ecto
secundario. 4as acti2idades constructoras de e)uipo pueden 2ariar desde un .tem de
a:enda de cinco minutos en una reunin re:ular de status o una e7periencia e7tendida,
*uera del lu:ar de tra+a6o, *acilitada por pro*esionales ! diseAada para me6orar las
relaciones interpersonales entre partidos interesados cla2es.
/a! un cuerpo sustancial de literatura so+re el desarrollo de e)uipos. El e)uipo
administrati2o del pro!ecto de+er1 estar *amiliarizado de manera :eneral con una
2ariedad de acti2idades desarrolladoras de e)uipo.
2. Ha(ilidades administrati<as generales- 4as -a+ilidades administrati2as :enerales
$discutidas en la <eccin 2.4( son de particular importancia para el desarrollo del e)uipo.
3. 9istemas de reconocimiento y recompensa- 4os sistemas de reconocimiento !
recompensa son acciones *ormales administrati2as )ue promue2en o re*uerzan
comportamiento deseado. ara )ue sean e*ecti2as, tales sistemas de+en -acer un
enlace entre el desempeAo ! una recompensa clara, e7plicita, ! )ue se pueda lo:rar. or
e6emplo, un administrador de pro!ectos )ue ser1 recompensado por cumplir con los
119
o+6eti2os de costo del pro!ecto de+er1 tener un ni2el apropiado de control so+re el sta** !
las decisiones de procuramiento.
4os pro!ectos muc-as 2eces de+er1n contar con su propio sistema de reconocimiento !
recompensas !a )ue los sistemas de la or:anizacin e6ecutora puede no ser apropiados.
or e6emplo, la disposicin de tra+a6ar tiempo e7tra para poder cumplir con una
pro:ramacin a:resi2a de+er1 ser recompensado o reconocidoF la necesidad de tra+a6ar
tiempo e7tra como resultado de una po+re planeacin no lo de+er1 ser.
4os sistemas de recompensa ! reconocimiento de+er1n considerar tam+i8n di*erencias
culturales. or e6emplo, el desarrollo de un mecanismo apropiado para un e)uipo en una
cultura )ue premia el indi2idualismo puede ser mu! di*.cil.
4. Colocacin- 4a colocacin in2olucra la asi:nacin de todos o de casi todos, los
miem+ros m1s acti2os del e)uipo del pro!ecto en la misma locacin *.sica para me6orar
su -a+ilidad de desempeAarse en com=n e)uipo. 4a colocacin es usada de manera
amplia en los :randes pro!ectos ! tam+i8n puede ser e*ecti2a para los pro!ectos
pe)ueAos $e.:., con un 0cuarto de :uerra0 donde el e)uipo se con:re:a o se de6an
.temes de tra+a6o en proceso(.
5. Entrenamiento- El entrenamiento inclu!e todas las acti2idades diseAadas para el
me6oramiento de -a+ilidades, conocimiento, ! capacidades del e)uipo del pro!ecto.
Al:unos autores distin:uen entre entrenamiento, educacin, ! desarrollo, pero estas
distinciones no son ni consistentes ni ampliamente aceptadas. El entrenamiento puede
ser *ormal $e.:., entrenamiento en el saln de clases, entrenamiento +asado en
computadores( o in*ormal $e.:., retroalimentacin de otros miem+ros del e)uipo( e7iste
un cuerpo sustancial de literatura )ue trata de como pro2eer entrenamiento a adultos.
<i los miem+ros del e)uipo del pro!ecto carecen de las -a+ilidades t8cnicas o administrati2as
necesarias, tales -a+ilidades de+er1n ser desarrolladas como parte del pro!ecto, o se de+er1n
tomar pasos para conse:uir nue2o sta** adecuado al pro!ecto. 4os costos directos e indirectos
para este entrenamiento :eneralmente son pa:ados por la or:anizacin e6ecutora.
1- 9alidas del esarrollo del E=uipo
1. Me4oramiento del desempeCo- 4a salida primaria del desarrollo del e)uipo es un
me6oramiento del desempeAo del pro!ecto. 4os me6oramientos pueden 2enir de muc-as
*uentes ! pueden a*ectar muc-as 1reas de desempeAo del pro!ecto, por e6emplo5
o "e6oramiento de las -a+ilidades indi2iduales pueden permitir a una persona
especi*ica a e6ecutar sus acti2idades asi:nadas mas e*ecti2amente.
o "e6oramiento en los comportamientos del e)uipo $e.:., la localizacin ! mane6o
de con*licto( pueden permitir a los miem+ros del e)uipo del pro!ecto a dedicar
un ma!or porcenta6e de uso de es*uerzo a acti2idades t8cnicas.
o "e6oramientos !a sean de acti2idades indi2iduales o de capacidades del e)uipo
pueden *acilitar el identi*icar ! desarrollar me6ores maneras de -acer el tra+a6o
del pro!ecto.
1. Entradas para e<aluaciones de desempeCo- 4os miem+ros del sta** del pro!ecto
:eneralmente de+er1n pro2eer entradas a las e2aluaciones de desempeAo de cual)uier
miem+ro del sta** del pro!ecto con el )ue interactuan de manera si:ni*icati2a.

120
&+TA9
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto
4a administracin de comunicaciones del pro!ecto inclu!en los procesos re)ueridos para
ase:urar la :eneracin, coleccin, diseminacin, almacena6e ! ultima disposicin de la
in*ormacin del pro!ecto de manera oportuna ! apropiada. ro2ee las relaciones criticas entre
personas, ideas, e in*ormacin )ue son necesarias para el 87ito. 3odas las personas
in2olucradas en el pro!ecto de+en estar preparadas para transmitir ! reci+ir comunicaciones en
el 0len:ua6e0 del pro!ecto ! de+en de comprender como las comunicaciones en las )ue est1n
in2olucradas como indi2iduos a*ectan el pro!ecto como un todo. 4a 7igura #K8# pro2ee una 2ista
:eneral de los si:uientes procesos :enerales5
1. Planeacin de las Comunicaciones O determina las necesidades de
in*ormacin ! comunicacin de los partidos interesados5 )uien necesita )ue
in*ormacin, cuando la 2an a necesitar, ! como se les ser1 entre:ada.
2. istri(ucin de la informacin 9 Es -acer )ue la in*ormacin necesitada este
disponi+le para los partidos interesados de manera oportuna.
3. Reportes de desempeCo L Es colectar ! diseminar in*ormacin de desempeAo.
Esto inclu!e reporte de status, medicin de a2ance, ! pronsticos.
4. Cierre administrati<o L Es :enerar, reco:er, ! diseminar in*ormacin para
*ormalizar la *ase de terminacin del pro!ecto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos de otras 1reas de conocimiento
tam+i8n. Cada proceso puede in2olucrar es*uerzo de uno o m1s indi2iduos o :rupos de
indi2iduos +asado en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso ocurre por los menos una 2ez
en cada *ase del pro!ecto.
Aun)ue los procesos a)u. se presentan como elementos discretos con inter*ases claramente
de*inidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar de maneras )ue no se detallan
a)u..
4as interacciones de proceso se discuten en detalle en el Cap.tulo 3.
4as -a+ilidades administrati2as :enerales de las comunicaciones $discutidas en la <eccin
2.4.2.( est1n relacionadas a, pero no son lo mismo )ue, la administracin de las comunicaciones
del pro!ecto. 4as comunicaciones son una materia m1s amplia e in2olucran un cuerpo sustancial
de conocimiento )ue no es =nico al conte7to del pro!ecto. or e6emplo5
"odelos de transmisor 9 receptor 9 ciclos de retroalimentacin, +arreras a las
comunicaciones, etc.
<eleccin del medio 9 cuando comunicarse en escrito 2s. cuando comunicarse de
manera oral, cuando escri+ir un memo in*ormal 2s. cuando escri+ir un reporte *ormal,
etc.
Estilo de escritura 9 2oz pasi2a 2s. 2oz acti2a, estructura de la oracin, pre*erencia de
pala+ras, etc.
38cnicas de presentacin 9 len:ua6e corporal, diseAo de a!udas 2isuales, etc.
38cnicas de reuniones administrati2as 9 preparacin de una a:enda, mane6o de
con*lictos, etc.
121
laneacin de las Comunicaciones
4a planeacin de las comunicaciones in2olucra determinar las necesidades de in*ormacin !
comunicaciones de los partidos interesados5 )uien necesita )ue in*ormacin, cuando la 2an a
necesitar, ! como se les ser1 entre:ada. "ientras )ue todos los pro!ectos comparten la
necesidad de comunicar in*ormacin del pro!ecto, las necesidades de in*ormacin ! los m8todos
de distri+ucin pueden 2ariar. 4a identi*icacin de las necesidades de in*ormacin de los partidos
122
interesados ! la determinacin de un medio apropiado de cumplir con esas necesidades es un
*actor importante para el 87ito del pro!ecto.
En la ma!or.a de los pro!ectos, la ma!or parte de la plantacin de las comunicaciones es
realizada como una de las *ases m1s tempranas del pro!ecto. <in em+ar:o, los resultados de
este proceso de+en ser repasados de manera peridica a tra28s del pro!ecto ! re2isados en la
medida )ue sea necesaria para ase:urar su aplica+ilidad continuada.
4a planeacin de la comunicacin esta muc-as 2eces .ntimamente li:ada con la planeacin
or:anizacional $descrita en la <eccin 9.1( !a )ue la estructura or:anizacional del pro!ecto
tendr1 un e*ecto importante so+re los re)uerimientos de comunicacin del pro!ecto.
Entradas a la Planeacin de las Comunicaciones
1. Re=uerimientos de comunicacin- 4os re)uerimientos de las comunicaciones son la
suma de los re)uerimientos de in*ormacin de los partidos interesados del pro!ecto. 4os
re)uerimientos son de*inidos al com+inar el tipo ! *ormato de la in*ormacin re)uerida
con un an1lisis del 2alor de esa in*ormacin. 4os recursos de pro!ectos se de+en de
e7pender solo so+re una comunicacin de in*ormacin )ue contri+u!e al 87ito o donde
una *alta de comunicacin puede lle2ar al *racaso. 4a in*ormacin t.picamente re)uerida
para determinar los re)uerimientos de comunicaciones del pro!ecto inclu!en5
o >elaciones de responsa+ilidad entre la or:anizacin del pro!ecto ! los partidos
interesados.
o Cisciplinas, departamentos, ! especialidades in2olucradas en el pro!ecto.
o 4o:.stica de cuantos indi2iduos estar1n in2olucrados en el pro!ecto ! en )ue
locaciones.
o Uecesidades de in*ormacin e7ternas $e.:., comunicaciones con los medios(.
1. Tecnologa de las comunicaciones. 4as tecnolo:.as o m8todos usados para transmitir
in*ormacin desde ! para miem+ros entre los elementos del pro!ecto pueden 2ariar
si:ni*icati2amente5 desde con2ersaciones +re2es a reuniones e7tendidas, desde
documentos escritos simples a crono:ramas ! +ases de datos en l.nea inmediatamente
accesi+les. Dactores de tecnolo:.a de las comunicaciones )ue pueden a*ectar el
pro!ecto inclu!en5
123
o 4a inmediatez de la necesidad de in*ormacin 9 es el 87ito del pro!ecto
dependiente de tener in*ormacin *recuentemente actualizada ! disponi+le en
cual)uier momento, o ser1n su*icientes reportes escritos re:ularesI
o 4a disponi+ilidad de tecnolo:.a 9 son los sistemas )ue !a est1n en
*uncionamiento apropiados o e7i:en las necesidades del pro!ecto cam+iosI
o El sta**in: esperado del pro!ecto 9 son los sistemas de comunicacin
propuestos compati+les con la e7periencia ! -a+ilidad de los participantes del
pro!ecto, o ser1 necesario entrenamiento ! aprendiza6e e7tensi2oI
o 4a duracin del pro!ecto 9 es la tecnolo:.a disponi+le pro+a+le de cam+iar antes
de )ue el pro!ecto termine de una manera )ue o+li:ue la adopcin de tecnolo:.a
m1s nue2aI
3. Restricciones- 4as restricciones son *actores )ue 2an a limitar las opciones del e)uipo
administrati2o del pro!ecto. or e6emplo, si se 2an a procurar recursos sustanciales del
pro!ecto se de+er1 dar mas consideracin a la in*ormacin del mane6o del contrato.
Cuando un pro!ecto sea e6ecutado +a6o contrato, e7iste muc-as 2eces pro2isiones
contractuales especi*icas )ue a*ectan la planeacin de las comunicaciones.
4. 9uposiciones- 4as suposiciones son *actores )ue, para procesos de planeacin, ser1n
consideradas como 2erdaderas, reales, o certeras. 4as suposiciones :eneralmente
in2olucran un :rado de ries:o. Estas podr1n ser identi*icadas ac1 o pueden ser una
salida de la identi*icacin de ries:o $descrito en la <eccin 11.1(.
Herramientas y T!cnicas para la Planeacin de las Comunicaciones
1. AnElisis de los partidos interesados- 4as necesidades de in*ormacin de los 2arios
partidos interesados de+en ser analizadas para desarrollar una 2ista l:ica !
metodol:ica de sus necesidades in*ormati2as ! *uentes para cumplir con esas
demandas $los partidos interesados se discuten en mas detalle en la <eccin 2.2 ! 5.1(.
El an1lisis de+e considerar m8todos ! tecnolo:.as apropiadas para el pro!ecto )ue
puedan pro2eer la in*ormacin )ue se necesita. <e de+e tener cuidado de mal:astar
recursos en in*ormacin innecesaria o tecnolo:.a inapropiada.
9alidas de la Planeacin de las Comunicaciones
1. Plan de administracin de las comunicaciones- ?n plan de administracin de las
comunicaciones es un documento )ue pro2ee5
o ?na estructura de coleccin ! )ue arc-i2a )ue detalles, )ue m8todos ser1n
usados para recolectar ! arc-i2ar 2arios tipos de in*ormacin. 4os
procedimientos tam+i8n de+en de cu+rir como colectar ! diseminar
actualizaciones ! correcciones a materiales pre2iamente distri+uidos.
o ?na estructura de distri+ucin )ue detalla a )uien la in*ormacin $reportes de
status, datos, pro:ramaciones, documentacin t8cnica, etc.( *luir1, ! )ue
m8todos $reportes escritos, reuniones, etc.( ser1n usados para distri+uir los
2arios tipos de in*ormacin. Esta estructura de+e ser compati+le con las
responsa+ilidades ! relaciones de reporte descritas en la ta+la or:anizacional
$or:ani:rama( del pro!ecto.
o ?na descripcin de la in*ormacin a ser distri+uida, inclu!endo *ormato,
contenido, ni2el de detalle, ! con2encionesEde*iniciones )ue ser1n usadas.
o ro:ramaciones de produccin mostrando cuando cada tipo de comunicacin
ser1 producida.
124
o "8todos para accesar in*ormacin entre comunicaciones pro:ramadas.
o ?n m8todo para la actualizacin ! re*inacin del plan de administracin de las
comunicaciones a medida )ue el pro!ecto pro:resa ! se desarrolla.
El plan de administracin de las comunicaciones puede ser *ormal o in*ormal,
altamente detallado o de conte7to amplio, +asado en las necesidades del
pro!ecto. Es un elemento su+sidiario del plan :eneral del pro!ecto $descrito en
la <eccin 4.1(.
Cistri+ucin de la #n*ormacin
4a distri+ucin de la in*ormacin in2olucra -acer )ue la in*ormacin )ue se necesita del pro!ecto
este disponi+le para los partidos interesados del pro!ecto de manera oportuna. #nclu!e
implementar el plan de administracin de las comunicaciones as. como responder a pedidos
inesperados de in*ormacin.
Entradas a la istri(ucin de Informacin
1. Resultados de tra(a4o- 4os resultados de tra+a6o est1n descritos en la <eccin 4.2.3.1.
2. Plan de administracin de las comunicaciones- El plan de administracin de las
comunicaciones esta descrito en la <eccin 10.1.3.1.
3. Plan del proyecto- El plan del pro!ecto esta descrito en la <eccin 4.1.3.1.
Herramientas y T!cnicas para la istri(ucin de la Informacin
1. Ha(ilidades de comunicacin- 4as -a+ilidades de comunicacin son usadas para el
intercam+io de in*ormacin. El transmisor es responsa+le por -acer la in*ormacin clara,
no am+i:ua, ! completa de manera )ue el receptor pueda reci+irla de manera correcta !
de con*irmar )ue se entendi correctamente. El receptor es responsa+le de estar se:uro
)ue la in*ormacin se reci+i en su totalidad ! )ue se entendi correctamente. 4as
comunicaciones tienen muc-as dimensiones5
o Escrita ! oral, -a+lar ! escuc-ar.
o #nterna $dentro del pro!ecto( ! e7terna $al cliente, a los medios, al pu+lico, etc.(.
o Dormal $reportes, reuniones, etc.( e in*ormal $memos, con2ersaciones ad -oc,
etc.(.
o Bertical $-acia arri+a ! a+a6o en la or:anizacin( ! -orizontal $con los
compaAeros(.
125
1. 9istemas de retorno de la informacin- 4a in*ormacin puede ser compartida por
miem+ros del e)uipo a tra28s de 2arios m8todos )ue inclu!en sistemas manuales de
arc-i2ar, +ases de datos de te7to electrnicas, so*tSare de administracin de pro!ectos,
! sistemas )ue permiten acceso a documentacin t8cnica tales como di+u6os de
in:enier.a.
2. 9istemas de distri(ucin de la informacin- 4a in*ormacin del pro!ecto puede ser
distri+uida usando una 2ariedad de m8todos )ue inclu!en reuniones de pro!ecto,
distri+ucin de copias duras de documentos, acceso compartido a +ases electrnicas de
datos en red, *a7, correo electrnico, correo de 2oz, ! 2ideo con*erencias.
1- 9alidas de la istri(ucin de la Informacin
1. Arc@i<os del proyecto- 4os arc-i2os del pro!ecto pueden incluir correspondencia,
memos, reportes, ! documentos )ue descri+en el pro!ecto. Esta in*ormacin de+e, en la
medida )ue sea posi+le ! apropiada, ser mantenida en una *orma or:anizada. 4os
miem+ros del e)uipo del pro!ecto pueden mantener arc-i2os personales en un cuaderno
del pro!ecto.
2. >eportes de CesempeAo
4os reportes de desempeAo in2olucran colectar ! diseminar in*ormacin de desempeAo de
manera )ue se pueda pro2eer a los partidos interesados con in*ormacin so+re como los
recursos est1n siendo utilizados para cumplir con los o+6eti2os del pro!ecto. Este proceso
inclu!e5
o >eportes de status 9 descri+iendo como se encuentra el pro!ecto en este
momento.
o >eportes de pro:reso 9 descri+en )ue es lo )ue el e)uipo del pro!ecto -a
completado.
o ronsticos 9 es predecir el *uturo status ! pro:reso.
4os reportes de desempeAo :eneralmente de+er1n pro2eer in*ormacin so+re alcance,
pro:ramacin, costo, ! calidad. "uc-os pro!ectos tam+i8n re)uieren in*ormacin so+re ries:o !
procuramiento. 4os reportes pueden ser preparados de manera comprensi2a o so+re una +ase
de e7cepcin.
#- Entradas a los Reportes de esempeCo
126
1. Plan del proyecto- El plan del pro!ecto se discute en la <eccin 4.1.3.1. El plan del
pro!ecto contiene las 2arias l.neas de +ase )ue ser1n usadas para cuanti*icar el
desempeAo del pro!ecto.
2. Resultados de tra(a4o- >esultados de tra+a6o 9 )ue entre:as -an sido total o
parcialmente completadas, en )ue costo se -an incurrido o comprometido, etc. 9 son
una salida de la e6ecucin del plan del pro!ecto $)ue se discute en la <eccin 4.2.3.1(.
4os resultados de tra+a6o de+er1n ser reportados dentro del marco de tra+a6o pro2eido
por el plan de administracin de las comunicaciones. 4a in*ormacin so+re los resultados
de tra+a6o de+en de ser precisas ! uni*ormes, esto es esencial para unos reportes de
desempeAo =tiles.
3. +tros arc@i<os del proyecto- 4os arc-i2os del pro!ecto se discuten en la <eccin
10.2.3.1. En adicin al plan del pro!ecto ! a los resultados de tra+a6o del pro!ecto, otros
documentos de pro!ecto muc-as 2eces contienen in*ormacin pertinente al conte7to del
pro!ecto )ue de+e ser considerada cuando se e2al=a el desempeAo del pro!ecto.
#- Herramientas y T!cnicas para los Reportes de esempeCo
1. Comit!s de desempeCo- 4os comit8s de desempeAo son reuniones )ue se sostienen
para cuanti*icar el status del pro!ecto o su pro:reso. 4os comit8s de desempeAo son
usados t.picamente en con6uncin con uno o m1s de las t8cnicas de reporte de
desempeAo descritas a continuacin.
2. AnElisis de <arian;a- El an1lisis de 2arianza in2olucra comparar los resultados actuales
del pro!ecto con a)uellos resultados planeados o esperados. 4as 2arianzas de
pro:ramacin ! costos son las mas *recuentemente analizadas, pero 2arianzas del plan
en el 1rea de alcance, calidad, ! ries:o son muc-as 2eces i:uales o de ma!or
importancia.
3. AnElisis de tendencia- El an1lisis de tendencia in2olucra analizar los resultados del
pro!ecto so+re el tiempo para determinar si el desempeAo esta me6orando o esta
empeorando.
4. AnElisis de <alor ganado- El an1lisis de 2alor :anado en sus *ormas 2arias es el
m8todo mas com=nmente usado para la medicin de desempeAo. Este inte:ra alcance,
costo, ! medicin de la pro:ramacin para a!udar al e)uipo administrati2o del pro!ecto
cuanti*icar el desempeAo del pro!ecto. El 2alor :anado in2olucra calcular tres 2alores
cla2es para cada acti2idad5
o El presupuesto, )ue tam+i8n se llama el costo presupuestado del tra+a6o
pro:ramado $%CV<, +ud:eted cost o* SorT sc-eduled(, es esa porcin del costo
estimado apro+ado )ue se planea se utilizara en la acti2idad durante un per.odo
dado.
o El costo real, tam+i8n llamado el costo real del tra+a6o realizado $ACV, actual
cost o* SorT per*ormed(, es el total de costos directos e indirectos en )ue se
incurrieron en realizar tra+a6o en la acti2idad en un per.odo dado.
o El 2alor :anado, tam+i8n llamado costo presupuestado del tra+a6o realizado
$%CV, +ud:eted cost o* SorT per*ormed(, es un porcenta6e del presupuesto
total i:ual al porcenta6e de tra+a6o realmente terminado. "uc-as
implementaciones de 2alor :anado utilizan unos pocos porcenta6es $e.:., 30 por
ciento, 70 por ciento, 90 por ciento, 100 por ciento( para simpli*icar la coleccin
de datos. Al:unas implementaciones de 2alor :anado utilizan solamente 0 por
ciento o 100 por ciento $-ec-o o no -ec-o( para a!udar a ase:urar una medicin
o+6eti2a del desempeAo.
Estos tres 2alores son usados en com+inacin para pro2eer medicin si el tra+a6o esta siendo
terminado como planeado o no. 4as mediciones mas com=nmente usadas son la 2arianza de
costo $CB \ %CV 9 ACV(, la 2arianza de pro:ramacin $<B \ %CV 9 %CV<(, ! el .ndice de
desempeAo de costos $C# \ %CVE ACV(. El acumulado C# $la suma de todos los %CVGs
127
indi2iduales di2idido por la suma de todos los ACVGs indi2iduales( es usado de manera amplia
para pronosticar los costos del pro!ecto al terminar. En al:unas 1reas de aplicacin, el .ndice de
desempeAo de la pro:ramacin $<# \ %CVE %CV<( es usado para pronosticar la *ec-a de
terminacin del pro!ecto.
1. Herramientas y t!cnicas de distri(ucin de la informacin- 4os reportes de
desempeAo son distri+uidos usando las -erramientas ! t8cnicas descritas en la <eccin
10.2.2.
#- 9alidas de los Reportes de esempeCo
1. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo or:anizan ! totalizan la
in*ormacin reco:ida ! presentan los resultados de cual)uier an1lisis. 4os reportes
de+en de pro2eer los tipos de in*ormacin ! el ni2el de detalle re)uerido por lo 2arios
partidos interesados tal como se documenta en el plan de administracin de las
comunicaciones.
Dormatos comunes para los *ormatos de desempeAo inclu!en :r1*icas de +arras
$tam+i8n llamadas :r1*icas de @antt(, cur2as <, -isto:ramas, ! ta+las. 4a 7igura #K8.
usa cur2as < para mostrar datos acumulados de un an1lisis de 2alor :anado mientras
)ue la 7igura #K81 nos muestra datos distintos de 2alor :anado en *orma ta+ulada.
2. 9olicitudes de cam(io- El an1lisis de desempeAo del pro!ecto muc-as 2eces :eneran
solicitudes para cam+iar al:=n aspecto del pro!ecto. Estas solicitudes de cam+io son
mane6adas como se descri+e en los procesos 2arios de control de cam+io $e.:.,
administracin de cam+io al alcance, control de pro:ramacin, etc.(.
3. Cierre Administrati2o
128
El pro!ecto o *ase, despu8s de conse:uir sus o+6eti2os o al ser terminado por
otras razones, re)uiere un cierre. 4os cierres administrati2os consisten en
2eri*icar ! documentar los resultados del pro!ecto para *ormalizar la aceptacin
del producto del pro!ecto por el patrocinador, cliente, o comprador. Esto inclu!e
la coleccin de arc-i2os del pro!ecto, ase:ur1ndose )ue estos re*le6an las
especi*icaciones *inales, el an1lisis de 87ito ! e*ecti2idad del pro!ecto, !
arc-i2ando tal in*ormacin para uso *uturo.
4as acti2idades de cierre administrati2o no se de+en demorar -asta la
terminacin del pro!ecto. Cada *ase del pro!ecto de+er1 ser cerrada de manera
apropiada para ase:urar )ue in*ormacin =til e importante no se pierda.

129
#- Entradas al Cierre Administrati<o
1. ocumentacin de la medicin de desempeCo. 3oda la documentacin producida
para :ra2ar ! analizar el desempeAo del pro!ecto, inclu!endo los documentos de
planeacin )ue esta+lecieron el marco de tra+a6o para la medicin del desempeAo,
de+en de estar disponi+les para su re2isin durante el cierre administrati2o.
2. ocumentacin del producto y del proyecto- 4a documentacin producida para
descri+ir el producto del pro!ecto $planos, especi*icaciones, documentacin t8cnica,
di+u6os, arc-i2os electrnicos, etc. 9 la terminolo:.a 2aria de acuerdo con el 1rea de
aplicacin( de+er1 estar tam+i8n disponi+le para su re2isin durante el cierre
administrati2o.
3. +tros arc@i<os del proyecto- 4os arc-i2os del pro!ecto se discuten en la <eccin
10.2.3.1.
#- Herramientas y T!cnicas para el Cierre Administrati<o
1. Herramientas y t!cnicas para el reporte de desempeCo- 4as -erramientas ! t8cnicas
para el reporte de desempeAo se discuten en la <eccin 10.3.2.
#- 9alidas del Cierre Administrati<o
1. Arc@i<os del proyecto- ?n 6ue:o completo de arc-i2os del pro!ecto inde7ados de+er1
ser preparado para su arc-i2acin por los partidos apropiados. Cual)uier +ase de datos
-istrica pertinente al pro!ecto, !a sea especi*ica del pro!ecto o amplia del pro:rama
de+er1 ser actualizada. Cuando los pro!ectos son e6ecutados +a6o contrato o cuando
in2olucran un procuramiento si:ni*icati2o, se de+e prestar atencin particular al arc-i2ar
los datos *inancieros.
2. Aceptacin formal- Cocumentacin )ue el cliente o patrocinador -a aceptado el
producto del pro!ecto $o *ase( de+er1 ser preparada ! distri+uida.
3. 5ecciones aprendidas- 4as lecciones aprendidas son discutidas en la <eccin 4.3.3.3.
&+TA9
Administracin de Riesgo del Proyecto
El mane6o del ries:o del pro!ecto inclu!e los procesos )ue se preocupan con identi*icar, analizar,
! responder al ries:o del pro!ecto. Este inclu!e ma7imizar los resultados de e2entos positi2os !
minimizar las consecuencias de e2entos ad2ersos. 4a 7igura ##8# pro2ee una 2ista :eneral de
los si:uientes procesos principales5
1. Identificacin del Riesgo L determinar )ue ries:os tienen pro+a+ilidad de
a*ectar el pro!ecto ! documentar las caracter.sticas de cada uno.
2. Cuantificacin del Riesgo L e2aluar el ries:o ! las interacciones del ries:o
para cuanti*icar el ran:o de posi+les resultados del pro!ecto.
3. esarrollo de Respuesta al Riesgo L es de*inir los pasos de me6oramiento
para las oportunidades ! respuestas a amenazas.
4. Control de Respuesta al Riesgo L es responder a cam+ios en el ries:o a
tra28s de la 2ida del pro!ecto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos en otras 1reas de conocimiento
tam+i8n. Cada proceso puede in2olucrar el es*uerzo de uno o m1s indi2iduos o :rupos de
indi2iduos +asado en las necesidades del pro!ecto. Cada proceso ocurre :eneralmente al menos
una 2ez en cada *ase del pro!ecto.
130
Aun)ue los procesos se representan a)u. como elementos discretos con inter*ases +ien
de*inidas, en la practica estas se pueden traslapar e interactuar en maneras )ue no se detallan
a)u.. 4as interacciones de procesos se discuten en detalle en el Capitulo 3.
4as di*erentes 1reas de aplicacin utilizan di*erentes nom+res para los procesos a)u. descritos.
or e6emplo5
#denti*icacin del ries:o ! cuanti*icacin del ries:o a 2eces son tratadas como un solo
proceso, ! el proceso com+inado puede ser llamado an1lisis de ries:o o cuanti*icacin
del ries:o.
El desarrollo de la respuesta al ries:o es a 2eces llamado planeacin de respuesta o
miti:acin de ries:o.
Cesarrollo de la respuesta al ries:o ! control de respuesta al ries:o son a 2eces tratadas
como un solo proceso, ! el proceso com+inado puede ser llamado administracin del
ries:o.
#- Identificacin del Riesgo
4a identi*icacin del ries:o consiste en determinar )ue ries:os tienen
pro+a+ilidad de a*ectar el pro!ecto ! documentar las caracter.sticas de cada
uno. 4a identi*icacin del ries:o no es un e2ento )ue ocurra una sola 2ezF este
de+er1 ser e6ecutado so+re una +ase re:ular so+re la duracin del pro!ecto.
4a identi*icacin del ries:o de+er1 atender tanto ries:os internos como e7ternos.
4os ries:os internos son cosas )ue el e)uipo de pro!ecto puede controlar o
in*luenciar, tales como asi:nacin de sta** o estimados de costos. 4os ries:os
e7ternos son cosas )ue estas mas -alla del control o in*luencia del e)uipo del
pro!ecto, tales como cam+ios en el mercado o acciones :u+ernamentales.
131
/a+lando estrictamente, el ries:o in2olucra solo la posi+ilidad de su*rir daAo o
perdida. En el conte7to del pro!ecto, sin em+ar:o, la identi*icacin del ries:o
tam+i8n se preocupa con oportunidades $resultados positi2os( como tam+i8n
amenazas $resultados ne:ati2os(.
132
4a identi*icacin del ries:o puede ser lo:rada al identi*icar las causasO!Oe*ectos
$)ue podr.a pasar ! )ue se:uir.a( o e*ectosO!Ocausas $)ue resultados de+en de
ser e2itados o *omentados ! como puede ocurrir cada uno(.
#- Entradas a la Identificacin del Riesgo
1. escripcin del producto- 4a naturaleza del producto del pro!ecto tendr1 un :ran
e*ecto so+re los ries:os identi*icados. roductos )ue in2olucran una tecnolo:.a pro+ada
tender1n, siendo todo lo dem1s i:ual, a in2olucrar menos ries:o )ue productos )ue
re)uieren inno2acin o in2entos. El ries:o asociado con el producto del pro!ecto esta
muc-as 2eces descrito en t8rminos de su costo e impacto en la pro:ramacin. 4a
<eccin 5.1.1.1. tiene in*ormacin adicional so+re la descripcin del producto.
2. +tras salidas de la planeacin- 4as salidas de los procesos de otras 1reas de
aplicacin de+en ser re2isadas para identi*icar posi+les ries:os. or e6emplo5
o Estructura de des:lose de tra+a6o 9 las apro7imaciones no tradicionales para
detallar entre:as pueden o*recer oportunidades )ue no eran aparentes desde
entre:as de mas alto ni2el identi*icadas en la declaracin del alcance.
o Estimados de costos ! estimados de duracin 9 estimati2os a:resi2os !
estimati2os desarrollados con una cantidad de in*ormacin limitada pueden
entraAar mas ries:o.
o lan de sta**in: 9 miem+ros del e)uipo identi*icados pueden tener -a+ilidades
=nicas )ue serian di*.ciles de reemplazar o pueden tener otros compromisos )ue
-acen su disponi+ilidad di*.cil.
o lan de administracin del procuramiento 9 condiciones del mercado tales como
una econom.a local lenta pueden o*recer oportunidades para reducir los costos
de contratos.
1. Informacin @istrica- 4a #n*ormacin -istrica so+re lo )ue realmente ocurri en
pro!ectos pre2ios puede ser especialmente =til en identi*icar ries:os potenciales.
#n*ormacin so+re resultados -istricos esta disponi+le de las si:uientes *uentes5
o Arc-i2os de pro!ecto 9 una o m1s de las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto puede mantener arc-i2os de resultados de pro!ectos pre2ios )ue son
lo su*icientemente detalladas para asistir en la identi*icacin de ries:o. En
al:unas 1reas de aplicacin, los miem+ros indi2iduales del e)uipo pueden
mantener dic-os arc-i2os.
133
o %ases de datos comerciales 9 in*ormacin -istrica esta disponi+le
comercialmente en muc-as 1reas de aplicacin.
o Conocimiento del e)uipo del pro!ecto 9 los miem+ros indi2iduales del e)uipo del
pro!ecto pueden recordar ocurrencias pre2ias o suposiciones. "ientras )ue
tales recolecciones pueden ser de utilidad, son :eneralmente menos *ia+les )ue
los resultados documentados.
#- Herramientas y T!cnicas para la Identificacin del Riesgo
1. 5istas de c@e=ueo- 4as listas de c-e)ueo est1n or:anizadas tipicamente por *uente de
ries:o. 4as *uentes pueden incluir el conte7to del pro!ecto $28ase Capitulo 2(, otras
salidas de procesos $28ase la <eccin 11.1.1.2.(, el producto del pro!ecto o temas
tecnol:icos, ! *uentes internas tales como las -a+ilidades de los miem+ros del e)uipo
$o la *alta de estas(. Al:unas 1reas de aplicacin.
2. n -an usado es)uemas de clari*icacin de manera amplia para las *uentes de ries:o.
3. 7lu4ogramas- 4os *lu6o:ramas $descritos en la <eccin 8.1.2.3.( pueden a!udar al
e)uipo del pro!ecto me6or entender las causas ! e*ectos del ries:o.
4. Entre<istas- 4as entre2istas orientadas al ries:o con 2arios partidos interesados pueden
a!udar a identi*icar ries:os no identi*icados durante las acti2idades normales de
planeacin. Arc-i2os de entre2istas de preOpro!ecto $e.:., a)uellas conducidas durante
los estudios de pre*acti+ilidad( tam+i8n pueden estar disponi+les.
#- 9alidas de la Identificacin del Riesgo
1. 7uentes de riesgo- 4as *uentes de ries:o son cate:or.as de posi+les e2entos de ries:o
$e.:., acciones de los partidos interesados, estimati2os irrealistas, rotacin en el e)uipo
de tra+a6o( )ue pueden a*ectar al pro!ecto para me6or o peor. 4a lista de *uentes de+e
ser comprensi2a, i.e., de+er1 incluir de manera :eneral todos los .tems identi*icados sin
importar su *recuencia, pro+a+ilidad de ocurrencia, o ma:nitud de :anancia o perdida.
Duentes comunes de ries:o inclu!en5
o Cam+ios en los re)uerimientos.
o Errores de diseAo, omisiones, ! mal entendidos.
o >oles ! responsa+ilidades po+remente de*inidas o entendidas.
o Estimati2os po+res.
o <ta** poco -a+ilidoso.
4as descripciones de las *uentes de ries:o de+er1n incluir de manera :eneral estimati2os de $a(
la pro+a+ilidad de )ue un e2ento de ries:o de esa *uente 2a a ocurrir, $+( el ran:o de posi+les
resultados, $c( tiempos esperados, ! $d( *recuencia anticipada de los e2entos del ries:o de esa
*uente.
3anto las pro+a+ilidades como los resultados pueden ser especi*icadas como una *uncin
continua $un costo estimado de entre [100,000 ! [150,000( o como una discreta $una patente se
otor:a o no se otor:a(. Adicionalmente los estimati2os de pro+a+ilidades ! resultados -ec-os en
*ases tempranas del pro!ecto tender1n a tener un ran:o m1s amplio )ue a)uellas -ec-as tarde
en el pro!ecto.
1. E<entos potenciales de riesgo- 4os e2entos potenciales de ries:o son ocurrencias
discretas tales como desastres naturales o como el retiro de un miem+ro especi*ico del
e)uipo )ue puedan a*ectar al pro!ecto. 4os e2entos potenciales de ries:o de+er1n ser
identi*icados en adicin a la *uente de ries:o cuando la pro+a+ilidad de ocurrencia o la
ma:nitud de perdida es relati2amente :rande $0relati2amente :rande0 podr1 2ariar de
pro!ecto en pro!ecto(. "ientras )ue los e2entos potenciales de ries:o son rara 2ez
134
espec.*icos a un 1rea de aplicacin, una lista de ries:os comunes usualmente lo es. or
e6emplo5
o El desarrollo de nue2as tecnolo:.as )ue o+2iaran la necesidad de un pro!ecto
es com=n en la electrnica ! mu! raro en el desarrollo de +ien ra.z.
o 4as perdidas de+idas a una :ran tormenta son comunes en la construccin pero
raras en +iotecnolo:.a.
4as descripciones de e2entos potenciales de ries:o :eneralmente de+er1n incluir estimati2os de
$a( la pro+a+ilidad de )ue ese e2ento de ries:o ocurrir1, $+( las alternati2as de posi+les
resultados, ! $c( los tiempos esperados del e2ento, ! $d( la *recuencia anticipada $i.e., )ue puede
ocurrir mas de una 2ez(.
3anto las pro+a+ilidades como los resultados pueden ser especi*icadas como *unciones
continuas $un estimati2o de costos entre [100,00 ! [150,000( o como discretas $una patente se
otor:ar1 o no(. Adicionalmente los estimati2os de pro+a+ilidades ! resultados -ec-os durante las
*ases tempranas del pro!ecto tender1n a tener un ran:o m1s amplio )ue a)uellas -ec-as mas
tarde en el pro!ecto.
1. 9ntomas de Riesgo- 4os s.ntomas de ries:o, llamados a 2eces tam+i8n :atillos, son
mani*estaciones indirectas de e2entos reales de ries:o. or e6emplo, una po+re moral
puede ser una seAal de ad2ertencia temprana de un retraso de pro:ramacin inminente
o los so+re costos en acti2idades tempranas pueden ser indicati2as de una po+re
estimacin.
2. Entradas a otros procesos- El proceso de identi*icacin de ries:o puede identi*icar la
necesidad de mas acti2idad en otra 1rea. or e6emplo, la estructura de des:lose de
tra+a6o puede no tener su*iciente detalle para una adecuada identi*icacin de ries:o.
4os ries:os son muc-as 2eces entradas a otros procesos como restricciones o suposiciones.
11.2 Cuanti*icacin del >ies:o
4a cuanti*icacin del ries:o in2olucra el e2aluar el ries:o ! las interacciones del ries:o para
e2aluar el ran:o de posi+les resultados del pro!ecto. <e preocupa principalmente con determinar
)ue e2entos de ries:o merecen respuesta. Este proceso es complicado por un n=mero de
*actores )ue inclu!en, pero )ue no est1n limitados a5
o 4as oportunidades ! amenazas pueden interactuar de maneras no anticipadas
$e.:., los atrasos de pro:ramacin pueden *orzar considerar una nue2a
estrate:ia )ue reduce de manera :eneral la duracin de todo el pro!ecto(.
o ?n solo e2ento de ries:o puede causar m=ltiples e*ectos, como el causado
cuando se presenta una demora en la entre:a de componentes cla2es ! esto a
su 2ez :enera so+recostos, retrasos en la pro:ramacin, pa:os de multas, ! la
entre:a de un producto de menor calidad.
o &portunidades para un solo partido interesado $costo reducido( pueden ser
amenazas para otro $:anancias reducidas(.
o 4as t8cnicas matem1ticas usadas pueden causar una *alsa impresin de
precisin ! se:uridad.
135
##-.-# Entradas a la Cuantificacin del Riesgo
1. Tolerancia al riesgo de los partidos interesados- Ci*erentes or:anizaciones !
di*erentes indi2iduos tienen di*erentes tolerancia al ries:o. or e6emplo5
136
137
o ?na compaA.a altamente renta+le estar1 dispuesta a :astar [500,000 para la
ela+oracin de un contrato de [ 1 +illn, mientras )ue una compaA.a cerca a su
punto de e)uili+rio no lo estar1.
o ?na or:anizacin puede perci+ir )ue un estimado )ue tiene un 15Z de
so+repasarse como un alto ries:o, mientras )ue otra lo perci+e como un ries:o
+a6o.
4as tolerancias al ries:o de los partidos interesados pro2een un *iltro tanto para las entradas
como salidas de la cuanti*icacin del ries:o.
1. 7uentes de riesgo- 4as *uentes de ries:o est1n descritas en la <eccin 11.1.3.1.
2. E<entos potenciales de riesgo- 4os e2entos potenciales de ries:o est1n descritos en la
<eccin 11.1.3.2.
3. Estimati<os de costo- 54os estimati2os de costo est1n descritos en la <eccin 7.2.3.1.
4. Estimados de duracin de las acti<idades- 4os estimati2os de duracin de las
acti2idades est1n descritos en la <eccin 6.3.3.1.
.- Herramientas y T!cnicas para la Cuantificacin del Riesgo
1. :alor monetario esperado- El 2alor monetario esperado, como una -erramienta para la
cuanti*icacin del ries:o, es el producto de dos n=meros5
o ro+a+ilidad del e2ento de ries:o 9 es un estimado de la pro+a+ilidad de )ue un
e2ento dado de ries:o ocurrir1.
o Balor del e2ento de ries:o 9 es un estimado de la perdida o :anancia en )ue se
incurrir1 si el e2ento de ries:o si ocurre.
El 2alor del e2ento de ries:o de+e re*le6ar tanto los tan:i+les como intan:i+les. or e6emplo,
tanto el ro!ecto A ! el ro!ecto % identi*ican una pro+a+ilidad i:ual de una perdida tan:i+le de
[100,000 como el resultado de una propuesta con precio a:resi2o. <i el ro!ecto A predice un
e*ecto intan:i+le o mu! pe)ueAo, ! el ro!ecto % predice )ue una perdida tal puede poner a su
or:anizacin *uera del ne:ocio, entonces los dos ries:os no son e)ui2alentes.
Ce una manera similar, una *alla al no incluir intan:i+les en este calculo puede distorsionar de
manera se2era el resultado al i:ualar una pe)ueAa perdida con una alta pro+a+ilidad con una
:ran perdida con una pe)ueAa pro+a+ilidad de ocurrir.
El 2alor monetario esperado es usado :eneralmente como una entrada pata an1lisis posteriores
$e.:., como en un 1r+ol de decisin( !a )ue los e2entos de ries:o pueden ocurrir indi2idualmente
o en :rupos, en paralelo o en secuencia.
1. 9umas estadsticas- 4as sumas estad.sticas pueden ser usadas para calcular un ran:o
de los costos totales de pro!ecto desde los estimati2os de costos para los .temes
indi2iduales de tra+a6o. $Calcular un ran:o de las *ec-as pro+a+les de terminacin del
pro!ecto desde las estimaciones de duracin de las acti2idades re)uiere el uso de
simulaciones tal como se descri+e en las <eccin 11.2.2.3(.
El ran:o de los costos totales del pro!ecto se puede usar para cuanti*icar el ries:o
relati2o de alternati2as de presupuestales o de alternati2as de precios de propuestas. 4a
7igura ##8. ilustra el uso de la t8cnica del 0 m8todo de los momentos0 para calculo de
los estimati2os de ran:o del pro!ecto.
138
2. 9imulacin- 4a simulacin usa una representacin o modelo de un sistema para
analizar el comportamiento o desempeAo del sistema. 4a *orma m1s com=n de
simulacin en un pro!ecto es la simulacin de la pro:ramacin usando la red del
pro!ecto como el modelo del pro!ecto. 4a ma!or.a de las simulaciones de pro:ramacin
est1n +asadas en al:una *orma del an1lisis "onte Carlo. Esta t8cnica, adaptada de la
administracin :eneral, 0e6ecuta0 el pro!ecto muc-as 2eces para pro2eer una
distri+ucin estad.stica de los resultados calculados como se ilustra en la 7igura ##81.
4os resultados de una simulacin de pro:ramacin pueden ser usados para cuanti*icar el ries:o
de 2arias alternati2as de pro:ramacin, de di*erentes estrate:ias de pro!ecto, de di*erentes
caminos a tra28s de la red, o de acti2idades indi2iduales.
139
140
4as simulaciones de pro:ramacin de+en ser usadas en cual)uier pro!ecto :rande o
comple6o !a )ue los m8todos tradicionales de an1lisis matem1tico tales como el "8todo
de >uta Critica $C"( ! el ro:rama de E2aluacin ! 38cnica de >e2isin $E>3( no
tienen en cuenta la con2er:encia de caminos $28ase la 7igura ##82( ! por lo tanto
tienden a su+estimar la duracin del pro!ecto.
El an1lisis de "onte Carlo ! otras *ormas de simulacin pueden ser usadas para
cuanti*icar el ran:o de posi+les resultados de costo.
3. Ar(oles de decisin- ?n 1r+ol de decisin es un dia:rama )ue muestra las
interacciones cla2es entre decisiones ! los e2entos asociados de ries:o como son
entendidos por el )ue toma las decisiones. 4as ramas del 1r+ol representan o decisiones
$)ue se muestran como ca6as( o e2entos de ries:o $)ue se muestran como c.rculos(. 4a
7igura ##83 es un e6emplo de un 1r+ol de decisin.
4. +pinin experta- 4as opiniones e7pertas se pueden muc-as 2eces aplicar en de*ecto
de, o en adicin a las t8cnicas matem1ticas descritas anteriormente. or e6emplo, los
e2entos de ries:o pueden ser descritos como teniendo una pro+a+ilidad de ocurrencia
alta, mediana, o +a6a ! con impacto se2ero, moderado, o limitado.
##-.-1 9alidas de la Cuantificacin del Riesgo
141
1. +portunidades para perseguirH amena;as para responder a 4a principal salida de la
cuanti*icacin del ries:o es una lista de oportunidades )ue se de+er1n de perse:uir ! de
amenazas )ue re)uieren atencin.
2. +portunidades para ignorarH amena;as a aceptar- El proceso de cuanti*icacin del
ries:o de+er1 documentar tam+i8n $a( a)uellas *uentes de ries:o ! e2entos de ries:o
)ue el e)uipo administrati2o del pro!ecto -a aceptado de manera consciente o decidido
i:norar ! $+( )uien tom la decisin de -acerlo.
11.3 Cesarrollo de >espuesta al >ies:o
El desarrollo de respuesta al ries:o in2olucra de*inir los pasos de me6oramiento para
oportunidades ! respuesta a amenazas. 4a respuesta a amenazas :eneralmente caen en una de
tres cate:or.as5
o Eliminacin 9 es eliminar una amenaza especi*ica, usualmente eliminando la
causa. El e)uipo administrati2o del pro!ecto nunca puede eliminar todo el ries:o,
pero e2entos espec.*icos de ries:o si se pueden eliminar.
o "iti:acin 9 es reducir el 2alor monetario esperado de un e2ento de ries:o al
reducir la pro+a+ilidad de ocurrencia $e.:., usando tecnolo:.a pro+ada para
aminorar la pro+a+ilidad de )ue el producto del pro!ecto no *uncionara(,
reduciendo el 2alor de e2ento del ries:o $e.:., comprando un se:uro(, o am+os.
o Aceptacin 9 aceptando las consecuencias. 4a aceptacin puede ser acti2a
$e.:., desarrollando un plan de contin:encias a e6ecutarse dado del caso de )ue
el e2ento de ries:o ocurra( o pasi2a $e.:., aceptando un ni2el de :anancia menor
s. al:unas acti2idades se so+repasan(.
##-1-# Entradas al esarrollo de Respuesta al Riesgo
1. +portunidades para perseguirH amena;as para responder a- Estas est1n descritas en
la <eccin 11.2.3.1.
2. +portunidades para ignorarH amena;as a aceptar- Estas est1n descritas en la <eccin
11.2.3.2. Estos .tems son entradas al desarrollo de respuesta al ries:o por )ue de+en
ser documentadas en plan de administracin de ries:o $descrito en la <eccin 11.3.3.1(.
.- Herramientas y T!cnicas para el esarrollo de Respuesta al Riesgo
1. Procuramiento- El procuramiento, ad)uirir +ienes o ser2icios de a*uera de la
or:anizacin inmediata de pro!ecto, es muc-as 2eces una respuesta apropiada para
142
ciertos tipos de ries:o. or e6emplo, los ries:os asociados con el uso de una tecnolo:.a
en particular pueden ser miti:ados contratando con una or:anizacin )ue tiene la
e7periencia con esa tecnolo:.a.
El procuramiento muc-as 2eces in2olucra cam+iar un ries:o por otro. or e6emplo,
miti:ar ries:o de costo con un contrato de precio *i6o puede crear ries:o de pro:ramacin
si el 2endedor no es capaz de cumplir. Ce manera similar, tratar de trans*erir todo el
ries:o t8cnico al 2endedor puede resultar en una propuesta de costo demasiado alta.
4a administracin de la rocuracin del ro!ecto esta descrita en el Cap.tulo 12.
2. Planeacin de contingencias- 4a planeacin de contin:encias in2olucra de*inir los
pasos de accin )ue se de+er1n tomar si un e2ento de ries:o identi*icado lle:ase a
ocurrir $28ase tam+i8n la discusin de SorTarounds en la <eccin 11.4.2.1(.
3. Estrategias de alternati<as- 4os e2entos de ries:o muc-as 2eces se pueden pre2enir o
e2itar al cam+iar la apro7imacin planeada. or e6emplo, un tra+a6o adicional de diseAo
puede reducir el n=mero de cam+ios )ue se tiene )ue mane6ar durante la *ase de
implementacin o construccin. "uc-as 1reas de aplicacin tienen un cuerpo de
literatura su+stancial so+re el 2alor potencial de las 2arias alternati2as estrat8:icas.
4. 9eguros- 4os se:uros o los arre:los a modo de se:uros tales como los +onos de
cumplimiento est1n muc-as 2eces disponi+les para poder encarar al:unas cate:or.as de
ries:o. El tipo de co+ertura disponi+les ! el costo de la co+ertura 2aria con el 1rea de
aplicacin.
.- 9alidas del esarrollo de Respuesta al Riesgo
1. Plan de mane4o del riesgo- El plan de administracin de ries:o de+e documentar los
procedimientos )ue se usaran para administrar el ries:o a tra28s de la 2ida del pro!ecto.
En adicin a documentar los resultados de los procesos de identi*icacin de ries:o !
cuanti*icacin del ries:o, de+er1 cu+rir )uien es responsa+le por administrar las 2arias
1reas de ries:o, como las salidas iniciales de identi*icacin ! cuanti*icacin ser1n
mantenidas, como los planes de contin:encia ser1n implementados, ! como las reser2as
ser1n ad6udicadas.
2. Entradas a otros procesos- Alternati2as de estrate:ias seleccionadas o su:eridas,
planes de contin:encia, procuramientos anticipados, ! otras salidas relacionadas con
ries:o de+er1n ser todas retroalimentadas a los procesos apropiados en las dem1s
1reas de conocimiento.
3. Planes de contingencia- 4os planes de contin:encia son pasos de acciones
prede*inidas )ue se de+er1n tomar si un e2ento identi*icado de ries:o ocurre. 4os planes
de contin:encia son :eneralmente parte del plan de administracin de ries:o, pero
tam+i8n se pueden inte:raren otras partes del plan :eneral de pro!ecto $e.:., como parte
de plan de administracin de alcance o plan de administracin de la calidad(.
4. Reser<as- ?na reser2a es una pro2isin en el plan de pro!ecto para miti:ar ries:o de
costo !Eo de pro:ramacin. El termino es muc-as 2eces usado con un modi*icador $e.:.,
reser2a de administracin, reser2a de contin:encia, reser2a de pro:ramacin( para
poder pro2eer mas detalle so+re )ue tipos de ries:o son los )ue se )uieren miti:ar. El
si:ni*icado especi*ico del termino modi*icado muc-as 2eces 2aria de acuerdo con el 1rea
de aplicacin. Adicionalmente, el uso de una reser2a, ! la de*inicin de )ue puede estar
incluido en ella, es tam+i8n especi*ico al 1rea de aplicacin.
5. Acuerdos contractuales- 4os acuerdos contractuales pueden ser introducidos para los
se:uros, ser2icios, ! otros .tems como sea apropiado de manera )ue se e2ite o miti:ue
amenazas. 4os t8rminos contractuales ! condiciones 2an a tener un e*ecto si:ni*icati2o
so+re el :rado de reduccin de ries:o.
11.4 >espuesta al Control de >ies:o
143
4a respuesta al control de ries:o in2olucra e6ecutar el plan de control de ries:o de manera )ue
se d8 respuesta a los e2entos de ries:o so+re la 2ida del pro!ecto. Cuando ocurren los cam+ios,
el ciclo +1sico de identi*icar, cuanti*icar, ! responder es repetido. Es importante entender )ue
-asta el an1lisis m1s completo ! e7-austi2o no puede identi*icar todos los ries:os !
pro+a+ilidades mane de manera correctaF para esto se re)uiere control e iteracin.
##-2-# Entradas a la Respuesta al Control de Riesgo
1. Plan de administracin del riesgo- El plan de administracin del ries:o esta descrito
en la <eccin 11.3.3.1.
2. E<entos reales de riesgo- Al:unos de los e2entos de ries:o ocurrir1n, mientras )ue
otros no. 4os )ue si ocurren son e2entos reales de ries:o o *uente de ellos, ! el e)uipo
administrati2o de pro!ecto de+e reconocer los )ue si ocurren para )ue la respuesta
desarrollada pueda ser implementada.
3. Identificacin adicional de riesgo- A medida )ue el desempeAo del pro!ecto es
medido ! reportado $esto es discutido en la <eccin 10.3(, e2entos potenciales de ries:o
o *uentes potenciales de este )ue no -a+.an sido pre2iamente identi*icadas pueden
a*lorar.
.- Herramientas y T!cnicas para Respuesta al Control del Riesgo
1. ForJarounds- 4os SorTarounds son respuestas no planeadas a e2entos ne:ati2os de
ries:o. 4os SorTarounds no son planeados en el sentido en )ue la respuesta no *ue
de*inida con anterioridad a )ue sucediera el e2ento de ries:o.
2. esarrollo adicional de la respuesta al riesgo- <i el e2ento de ries:o no *ue
anticipado, o si el e*ecto es ma!or )ue lo esperado, la respuesta planeada pude no ser
adecuada, ! puede ser necesario repetir el procedimiento de desarrollo de respuesta al
ries:o ! puede )ue tam+i8n el de cuanti*icacin del ries:o.
##-2-1 9alidas de la Respuesta al Control del Riesgo
1. Accin correcti<a- 4a accin correcti2a consiste principalmente de e6ecutar la respuesta
planeada de ries:o $e.:., implementar planes de contin:encia o SorTarounds(.
2. Actuali;aciones a plan de administracin de riesgo- A medida )ue ocurren o no
e2entos de ries:o anticipados, ! a medida )ue son e2aluados los e2entos reales de
ries:o, estimados de pro+a+ilidad ! 2alor, as. como otros aspectos del plan de
administracin de ries:o, este de+er1 ser actualizado.
&+TA9
144
Administracin del Procuramiento el Proyecto
4a Administracin del rocuramiento del ro!ecto inclu!e los procesos re)ueridos para la
ad)uisicin de +ienes ! de ser2icios de a*uera de la or:anizacin e6ecutora. or simplicidad, los
+ienes ! ser2icios, !a sea un o muc-os, ser1n re*eridos de a-ora en adelante como el
0producto0. 4a 7igura #.-8# pro2ee un 2ista :eneral de los si:uientes procesos principales5
1. Planeacin de la Procuracin 9 es determinar )ue procurar ! cuando
2. Planeacin de la 9olicitacin 9 es documentar los re)uerimientos del producto
e identi*icar *uentes potenciales.
3. 9olicitacin 9 es o+tener cotizaciones, licitaciones, o*ertas, u otras propuestas
como sea apropiado.
4. 9eleccin de 7uentes 9 es esco:er de entre los 2endedores potenciales.
5. Administracin del Contrato 9 es administrar la relacin con el 2endedor.
6. Cierre del ContratoO es la terminacin ! arre:lo *inal del contrato, inclu!endo la
resolucin de cual)uier .tem a+ierto.
Estos procesos interactuan entre ellos ! con otros procesos en otras 1reas de conocimiento
tam+i8n. Cada proceso puede in2olucrar el es*uerzo de uno o m1s indi2iduos o :rupos de
indi2iduos +asado en las necesidades del pro!ecto. Aun)ue los procesos se presentan a)u.
como elementos discretos con inter*ases +ien de*inidas, en la practica estas se pueden traslapar
e interactuar de maneras )ue no se detallan a)u.. 4as interacciones de procesos se discuten en
detalle en el Cap.tulo 3, Administracin de los rocesos del ro!ecto.
4a Administracin de la rocuracin del ro!ecto esta discutida desde la perspecti2a del
comprador en la relacin compradorO2endedor. 4a relacin compradorO2endedor puede e7istir a
muc-os ni2eles en un solo pro!ecto. Cependiendo del 1rea de aplicacin, el 2endedor puede ser
llamado contratista, un 2endedor, o un pro2eedor.
El 2endedor administrara de manera t.pica su tra+a6o como un pro!ecto. En tales casos5
o El comprador se con2ierte en el cliente ! es por lo tanto un partido interesado
cla2e para el 2endedor.
o El e)uipo administrati2o del 2endedor se de+er1 de preocupar con todos los
procesos de la administracin del pro!ecto, no solo con esos de su 1rea de
conocimiento.
o 4os t8rminos ! condiciones del contrato se con2ierten en entradas cla2es para
muc-os de los procesos del 2endedor. El contrato puede en realidad contener
las entradas $e.:., entre:as principales, -itos cla2es, o+6eti2os de costo( o puede
limitar las opciones del e)uipo de pro!ecto $e.:., apro+acin del comprador
so+re decisiones de sta**in: es muc-as 2eces re)uerido en pro!ectos de
diseAo(.
Este cap.tulo asume )ue el 2endedor es e7terno a la or:anizacin e6ecutora.
4a ma!or.a de la discusin, sin em+ar:o, es i:ualmente aplica+le a acuerdos
145
*ormales planteados con otras unidades de la or:anizacin e6ecutora. Cuando se in2olucran
acuerdos in*ormales, los procesos descritos en la Administracin de >ecursos /umanos,
Cap.tulo 9, ! Administracin de las Comunicaciones del ro!ecto, Cap.tulo 10, son m1s
pro+a+les de aplicar.
12.1 laneacin de la rocuracin
4a planeacin de la procuracin es el proceso de identi*icar )ue necesidades del pro!ecto
pueden ser me6or cumplidas al procurar productos o ser2icios de a*uera de la or:anizacin
146
e6ecutora. Esto in2olucra considerar si -a! )ue procurar, como procurar, cuanto procurar, !
cuando procurarlo.
Cuando el pro!ecto o+tiene productos ! ser2icios de a*uera de la or:anizacin e6ecutora, el
proceso desde la planeacin de la solicitacin $<eccin 12.2( -asta el cierre del contrato
$<eccin 12.6( ser1 e6ecutado una para cada producto o .tem de ser2icio. El e)uipo
administrati2o del pro!ecto de+er1 +uscar soporte de especialistas en las disciplinas de
contratacin ! procuramiento cuando sea necesario.
Cuando el pro!ecto no o+tiene los productos ! ser2icios desde a*uera de la or:anizacin
e6ecutora, el proceso desde de la planeacin de la solicitacin $<eccin 12.2( -asta el cierre del
contrato no de+er1 ser e6ecutado. Esto ocurre muc-o en pro!ectos de in2esti:acin ! desarrollo
cuando la or:anizacin e6ecutora es reacia a compartir tecnolo:.a del pro!ecto, ! en otros
pro!ectos m1s pe)ueAos -ec-os en casa, cuando el costo de encontrar ! administrar un recurso
e7terno puede e7ceder los a-orros potenciales.
4a planeacin de la procuracin de+er1 incluir tam+i8n la consideracin de potenciales
su+contratistas, en particular si el comprador desea e6ercitar al:=n :rado de in*luencia o control
so+re las decisiones de su+contratacin.
#.-#-# Entradas a la Planeacin de la Procuracin
1. eclaracin del alcance- 4a declaracin del alcance $28ase la <eccin 5.2.3.1(
descri+e las *ronteras corrientes del pro!ecto. Este pro2ee in*ormacin importante so+re
las necesidades del pro!ecto ! estrate:ias )ue se de+en tener en cuenta para la
planeacin de la procuracin.
2. escripcin del producto- 4a descripcin de producto del pro!ecto $descrito en la
<eccin 5.1.1.1( pro2ee in*ormacin importante so+re cual)uier tema t8cnico o
preocupaciones )ue se de+er1n tener en cuenta durante la planeacin de la procuracin.
4a descripcin del producto es :eneralmente m1s amplia )ue una declaracin de
tra+a6o. ?na descripcin de tra+a6o descri+e de *orma de*initi2a del producto *inal del
pro!ectoF una declaracin de tra+a6o $discutida en la <eccin 12.1.3.2( descri+e la
porcin de ese producto )ue ser1 pro2eida por un 2endedor para el pro!ecto. <in
em+ar:o, si la or:anizacin e6ecutora esco:e procurar el producto entero, la distincin
entre los dos t8rminos se 2uel2e discuti+le.
147
3. Procuramiento de recursos- <i la or:anizacin e6ecutora no dispone de un :rupo
*ormal de contratacin, el e)uipo de pro!ecto tendr1 )ue pro2eer tanto los recursos
como la e7periencia para dar soporte a las acti2idades de procuramiento.
4. Condiciones de mercado- El proceso de planeacin de la procuracin de+e considerar
)ue productos ! ser2icios est1n disponi+les en el mercado, de )uien, ! +a6o )ue t8rminos
! condiciones.
5. +tras salidas de planeacin- /asta el :rado )ue est8n disponi+les otras salidas de
planeacin, estas se de+er1n de considerar durante el proceso de planeacin de la
procuracin. &tras salidas de planeacin )ue se de+er1n considerar inclu!en costos
preliminares ! estimados de pro:ramacin, planes de administracin de la calidad,
pro!ecciones de *lu6o de ca6a, la estructura de des:lose de tra+a6o, ries:os identi*icados,
! el plan de sta**in:.
6. Restricciones- 4as restricciones son *actores )ue limitan las opciones del comprador.
?na de las restricciones mas comunes para muc-os pro!ectos son la limitacin de
*ondos.
7. 9uposiciones- 4as suposiciones son *actores )ue, para propsitos de planeacin, ser1n
consideradas como 2erdaderas, reales, o ciertas.
.- Herramientas y T!cnicas para la Planeacin de la Procuracin
1. AnElisis de comprar8o8fa(ricar- Esta es una t8cnica de la administracin :eneral )ue
puede ser usada para determinar si un producto en particular puede ser producido de
manera costo e*ecti2a por la or:anizacin e6ecutora. Am+os lados del an1lisis inclu!en
tanto costos directos como indirectos. or e6emplo, el lado 0comprar0 del an1lisis de+e
incluir tanto el costo real de compra como los costos indirectos de administrar el proceso
de compra.
?n an1lisis de comprar 9oO *a+ricar de+e tam+i8n re*le6ar la perspecti2a de la
or:anizacin e6ecutora como tam+i8n las necesidades inmediatas del pro!ecto. or
e6emplo, la compra de un +ien de capital $cual)uier cosa desde una :r=a de construccin
-asta un computador personal( en 2ez de al)uilarse, es pocas 2eces costo e*ecti2o. <in
em+ar:o, si la or:anizacin e6ecutora tiene un necesidad continuada de ese .tem, la
porcin de costo correspondiente al pro!ecto puede ser menor )ue el costo del al)uiler.
2. +piniones expertas- 4as opiniones e7pertas ser1n muc-as 2eces re)ueridas para
cuanti*icar las entradas a este proceso. 3al e7periencia puede ser pro2eida por cual)uier
:rupo o indi2iduos con conocimiento especializado o entrenamiento ! )ue esta
disponi+le de muc-as *uente inclu!endo5
o &tras unidades dentro de la or:anizacin e6ecutora.
o Consultores.
o ro*esionales ! asociaciones t8cnicas
o @rupos de industria.
3. 9eleccin del tipo de contrato- 4os di*erentes tipos de contratos son mas o menos
apropiados para los di*erentes tipos de compras. 4os contratos :eneralmente caen en
una de tres cate:or.as amplias5
o Contratos de suma :lo+al o de precio *i6oO esta cate:or.a de contrato in2olucra
un precio total *i6o para un producto +ien de*inido. /asta el :rado en )ue el
producto no este +ien de*inido, tanto el comprador como el 2endedor est1n a
ries:o 9 el comprador puede no reci+ir el producto deseado o el 2endedor puede
incurrir en costos adicionales para poder pro2eerlo. 4os contratos de precio *i6o
148
pueden tam+i8n incluir incenti2os para cumplir o e7ceder o+6eti2os
seleccionados del pro!ecto tales como *ec-as cla2es del crono:rama.
o Contratos de costo reem+olsa+les 9 esta cate:or.a de contratos in2olucra pa:os
$reem+olsos( a 2endedor por sus costos reales. 4os costos est1n usualmente
clasi*icados como directos o indirectos. 4os costos directos son costos en los
)ue se incurre para +ene*icio e7clusi2o del pro!ecto $e.:., salarios de personal
de tiempo completo en el pro!ecto(. 4os costos indirectos, tam+i8n llamados
costos administrati2os, son costos asi:nados al pro!ecto por la or:anizacin
e6ecutora como el costo de -acer ne:ocios $e.:., salarios de e6ecuti2os
corporati2os(. 4os costos indirectos son usualmente calculados como un
porcenta6e de los costos directos. 4os contratos de costos reem+olsa+les
muc-as 2eces inclu!en incenti2os por cumplir o e7ceder o+6eti2os seleccionados
del pro!ecto, tales como *ec-as cla2es del crono:rama o costos totales.
o Contratos de precios unitarios 9 el 2endedor es pa:ado una cantidad
predeterminada por unidad de ser2icio $e.:., [70 por -ora de ser2icios
pro*esionales o [1.08 por metro cu+ico de tierra remo2ida(, ! el 2alor total del
contrato es *uncin de las cantidades necesarias para completar el tra+a6o.
#.-#-1 9alidas de la Planeacin de la Procuracin
1. Plan de administracin de la procuracin- El plan de administracin de la procuracin
de+e descri+ir como los procesos )ue )uedan de la procuracin $desde la planeacin de
la solicitacin -asta el cierre del contrato( ser1n administrados. or e6emplo5
o H;ue tipos de contratos ser1n utilizadosI
o H<i se necesitaran estimados independientes como criterios de e2aluacin,
)uien los preparar1 ! cuandoI
o H<i la or:anizacin e6ecutora tiene un departamento de procuramiento, )ue
acciones puede tomara el e)uipo administrati2o de pro!ecto por si soloI
o H<i se necesitan documentos estandarizados de procuramiento, donde se puede
encontrarI
o HCmo se administraran m=ltiples pro2eedoresI
o HCmo ser1 coordinada la procuracin con otros aspectos de pro!ecto tales
como la pro:ramacin ! reportes de desempeAoI
?n plan de administracin de procuracin puede ser *ormal o in*ormal, altamente detallado o de
conte7to amplio, +asado en las necesidades del pro!ecto. Es un elemento su+sidiario del plan
:eneral del pro!ecto descrito en la <eccin 4.1, Cesarrollo del lan del ro!ecto.
1. eclaracinAesB de tra(a4o- 4a declaracin de tra+a6o $<&V, statement o* SorT(
descri+e el .tem de procuracin con su*iciente detalle para permitir al 2endedor potencial
determinar si ellos son capaces de pro2eer el .tem. El 0detalle su*iciente0 puede 2ariar de
acuerdo con la naturaleza del .tem, las necesidades del comprador, o la *orma esperada
de contrato.
Al:unas 1reas de aplicacin reconocen di*erentes tipos de <&V. or e6emplo, en al:unas
6urisdicciones :u+ernamentales, el termino <&V es reser2ado para el procuramiento de un .tem
)ue esta claramente especi*icado como producto o ser2icio, ! el termino Ceclaracin de
>e)uerimientos $<&>( es usado para el procuramiento de un .tem )ue es presentado como un
pro+lema a resol2er.
4a declaracin de tra+a6o puede ser re2isada ! re*inada a medida )ue se mue2e a tra28s del
proceso de procuramiento. or e6emplo, un 2endedor potencial puede su:erir una apro7imacin
m1s e*iciente o un producto menos costoso )ue el ori:inalmente especi*icado. Cada .tem
149
indi2idual de procuramiento re)uiere una declaracin de tra+a6o indi2idual. <in em+ar:o,
m=ltiples productos o ser2icios pueden ser a:rupados como un solo .tem de procuracin con un
solo <&V.
4a declaracin de tra+a6o de+er1 ser lo mas clara, completa, ! concisa como sea posi+le. Ce+er1
incluir una descripcin de cual)uier ser2icio colateral re)uerido, tal como reportes de desempeAo
o soporte operacional postOpro!ecto para el .tem procurado. En al:unas 1reas de aplicacin, -a!
re)uerimientos espec.*icos de contenido ! *ormato para un <&V.
12.2 laneacin de la <olicitacin
4a planeacin de la solicitacin in2olucra preparar documentos )ue son necesarios para soportar
la solicitacin $el proceso de solicitacin esta descrito en la <eccin 12.3(.
#.-.-# Entradas a la Planeacin de la 9olicitacin
1. Plan de administracin de la procuracin- El plan de administracin de la procuracin
esta descrito en la <eccin 12.1.3.1.
2. eclaracinAesB de tra(a4o- 4a declaracin de tra+a6o esta descrita en la <eccin
12.1.3.2.
3. +tras salidas de planeacin- &tras salidas de planeacin $28ase la <eccin 12.1.1.5(,
)ue pueden -a+er sido modi*icadas desde )ue *ueron consideradas parte del plan de
procuracin, de+en ser re2isadas otra 2ez como parte de la solicitacin. En particular, la
planeacin de la solicitacin de+e ser coordinada de *orma estrec-a con la pro:ramacin
del pro!ecto.
.- Herramientas y T!cnicas para la Planeacin de la 9olicitacin
1. 7ormas estandard- 4as *ormas estandard pueden incluir contratos estandard,
descripciones estandard de .tems de procuramiento, o 2ersiones estandarizadas de todo
o parte de los documentos de una licitacin $28ase la <eccin 12.2.3.1(. 4as
or:anizaciones )ue e6ecutan una cantidad su+stancial de procuramiento de+en tener
estos documentos estandarizados.
2. +piniones expertas- 4as opiniones e7pertas est1n descritas en la <eccin 12.1.2.2.
#.-.-1 9alidas de la Planeacin de la 9olicitacin
150
1. ocumentos de procuracin- 4os documentos de procuracin son usados para
solicitar propuestas de 2endedores potenciales. El termino 0licitacin0 ! 0cotizacin0 son
usados :eneralmente cuando decisin de seleccin de *uentes ser1 orientada por precio
$como cuando se compran .tems comerciales(, mientras )ue el termino 0propuesta0 es
:eneralmente usado consideraciones no *inancieras tales como -a+ilidades t8cnicas o
apro7imaciones son de importancia suprema $como cuando se ad)uieren ser2icios
pro*esionales(. <in em+ar:o, los t8rminos son usados de manera intercam+ia+le ! se
de+e tener cuidado de no -acer suposiciones descuidadas so+re las implicaciones del
termino usado. Uom+res comunes para di*erentes tipos de documentos de procuracin
inclu!en 5 #n2itacin para licitar $#D%(, <olicitacin de ropuestas $>D(, <olicitacin de
Cotizaciones $>D;(, #n2itacin a Ue:ociar, ! >espuesta #nicial del Contratista.
4os documentos de procuracin de+en de estar estructurados para *acilitar respuestas
precisas ! completas de los 2endedores potenciales. Estas siempre de+er1n de contener
la declaracin de tra+a6o rele2ante, una descripcin de la *orma deseada de
contestacin, ! cual)uier pro2isin contractual re)uerida $e.:., una copia de un contrato
modelo, pro2isiones con*idenciales(. Al:uno o todo el contenido ! estructura de los
documentos de procuracin, en particular a)uellos preparados por a:encias
:u+ernamentales, pueden estar de*inidos por una re:ulacin.
4os documentos de procuracin de+en de ser los su*icientemente ri:urosos para
ase:urar respuestas consistentes ! compara+les, pero lo su*icientemente *le7i+les para
permitir la consideracin de propuestas del 2endedor para me6ores *ormas de satis*acer
los re)uerimientos.
2. Criterios de e<aluacin- 4os criterios de e2aluacin usados para cali*icar o cuanti*icar
propuestas. Estos pueden ser o+6eti2os $e.:., 0el administrador de pro!ecto propuesto
de+e ser un Administrador de ro!ectos ro*esional certi*icado0( o su+6eti2o $0 el
administrador de pro!ectos propuesto de+e de tener e7periencia pre2ia con pro!ectos
similares, documentada0(. 4os criterios de e2aluacin son muc-as 2eces incluidos como
parte de los documentos de procuracin.
4os criterios de e2aluacin pueden estar limitados al precio de compra si se sa+e )ue el .tem de
procuracin esta disponi+le de un numero de *uentes acepta+les $0precio de compra0 en este
conte7to inclu!e tanto el costo del .tem como los :astos asociados tales como la entre:a(.
Cuando este no sea el caso, se de+e de identi*icar ! documentar otros criterios para dar soporte
a una e2aluacin inte:rada. or e6emplo5
o Entendimiento de la necesidad 9 como esta demostrada en la propuesta del
2endedor.
o Costo del ciclo de 2ida :eneral 9 podr1 el 2endedor seleccionado producir el
costo total mas +a6o $costo de compra mas costo de operacin(I
o Capacidad t8cnica 9 tiene el 2endedor, o se puede esperar de manera razona+le
)ue este ad)uiera, las -a+ilidades t8cnicas ! conocimiento re)ueridoI
o Apro7imacin administrati2a 9 tiene el 2endedor, o se puede esperar de manera
razona+le )ue este ad)uiera, los procesos administrati2os ! procedimientos para
ase:urar un pro!ecto e7itosoI
o Capacidad *inanciera O o se puede esperar de manera razona+le )ue este
ad)uiera, los recursos *inancieros )ue se necesitanI
1. Actuali;aciones a la declaracin de tra(a4o- 4a declaracin de tra+a6o esta descrita en
la <eccin 12.1.3.2. 4as modi*icaciones a una o m1s de las declaraciones de tra+a6o
pueden ser identi*icadas durante la planeacin de la solicitacin.
151
12.3 <olicitacin
4a solicitacin in2olucra o+tener la in*ormacin $licitaciones ! propuestas( de los
2endedores potenciales so+re como las necesidades del pro!ecto se pueden
cumplir. 4a ma!or parte del es*uerzo real en este proceso es :astada por los
2endedores potenciales, normalmente sin costo para el pro!ecto.
#- Entradas a la 9olicitacin
1. ocumentos de procuracin- 4os documentos de procuracin est1n descritos en la
<eccin 12.2.3.1.
2. 5istas de <endedores calificados- Al:unas or:anizaciones mantienen lista o arc-i2os
con in*ormacin so+re 2endedores potenciales. Estas listas :eneralmente contienen
in*ormacin so+re la e7periencia rele2ante ! otras caracter.sticas de los 2endedores
potenciales.
<i tales listas no est1n disponi+les, el e)uipo de pro!ecto tendr1 )ue desarrollar sus propias
*uentes. E7iste in*ormacin :eneral disponi+le de manera amplia por medio de directorios de
+i+liotecas, asociaciones locales rele2antes, cat1lo:os especializados, ! otras *uentes similares.
#n*ormacin detallada so+re *uentes especi*icas pueden re)uerir un es*uerzo m1s e7tensi2o,
tales como 2isitas directas o contactos con clientes pre2ios.
4os documentos de procuracin pueden ser en2iados a unos o todos de los 2endedores
potenciales.
#.-1-. Herramientas y T!cnicas para la 9olicitacin
1. Conferencias de proponentes- 4as con*erencias de proponentes $tam+i8n llamadas
con*erencias de contratistas, con*erencias de 2endedores, ! con*erencias preOlicitatorias(
son reuniones con 2endedores potenciales anteriores a la preparacin de una propuesta.
Estas son usadas para ase:urarse )ue todos los 2endedores potenciales tienen un
entendimiento claro ! com=n de la procuracin $re)uerimientos t8cnicos, re)uerimientos
de contrato, etc.(. >espuestas a pre:untas pueden ser incorporadas en los documentos
de procuracin como adendos.
2. Pu(licidad- 4as listas e7istentes de 2endedores potenciales muc-as 2eces pueden ser
e7pandidas al colocarse anuncios pu+licitarios en pu+licaciones de circulacin :eneral
tales como peridicos o en pu+licaciones especializadas tales como :acetas
pro*esionales. Al:unas 6urisdicciones :u+ernamentales re)uieren a2isos p=+licos de
152
ciertos tipos de .tems de procuracinF la ma!or.a de 6urisdicciones :u+ernamentales
re)uieren de a2isos p=+licos de su+contratos de un contrato :u+ernamental.
#.-1-1 9alidas de la 9olicitacin
1. Propuestas- 4as propuestas $28ase tam+i8n la discusin de licitaciones, cotizaciones, !
propuestas en la <eccin 12.2.3.1( son documentos preparados por el 2endedor )ue
descri+en la -a+ilidad ! 2oluntad para pro2eer el producto re)uerido. Estos documentos
son preparados de acuerdo con los re)uerimientos de los documentos de procuracin
rele2antes.
12.4 <eleccin de Duentes
4a seleccin de *uentes in2olucra el reci+o de licitaciones o propuestas ! la aplicacin de criterios
de e2aluacin para seccionar a un pro2eedor. Este proceso es raras 2eces directo5
o El precio puede ser el *actor determinante para un articulo com=n, pero el precio
propuesto m1s +a6o puede no ser el costo m1s +a6o si el pro2eedor no es capaz
de entre:ar el producto en el tiempo re)uerido.
o 4as propuestas est1n muc-as 2eces di2ididas en secciones t8cnicas
$apro7imacin( ! comerciales $precio( )ue de+en ser a2aluadas de manera
separada.
o "uc-as 2eces se re)uieren m=ltiples *uentes para productos cr.ticos.
4as -erramientas ! t8cnicas descritas a continuacin se pueden usar de manera sin:ular o en
com+inacin. or e6emplo, un sistema de pesa6e puede ser usada para5
o <eleccionar a una sola *uente a )uien se le pedir1 )ue *irme un contrato
estandard.
o Colocar en orden de importancia todas las propuestas para esta+lecer un orden
de ne:ociacin.
Cuando se trata de .temes de procuracin de importancia, este proceso puede ser iterati2o. ?na
lista corta de 2endedores cali*icados ser1 seleccionada con +ase en una propuesta de
precali*icacin, ! lue:o una e2aluacin mas detallada ser1 conducida con +ase en una propuesta
mas detallada.
#.-2-# Entradas a la 9eleccin de 7uentes
153
1. Propuestas- 4as propuestas est1n descritas en la <eccin 12.3.31.
2. Criterio de e<aluacin- 4os criterios de e2aluacin est1n descritos en la <eccin
12.2.3.2
3. Polticas organi;acionles- Cual)uiera ! todas las or:anizaciones in2olucradas en el
pro!ecto pueden tener pol.ticas *ormales o in*ormales )ue puedan a*ectar la e2aluacin
de las propuestas.
.- Herramientas y T!cnicas para la 9eleccin de 7uentes
1. &egociacin de contratos- 4a ne:ociacin del contrato in2olucra la clari*icacin !
mutuo acuerdo so+re la estructura ! re)uerimientos del contrato pre2iamente a la *irma
de este. /asta el :rado )ue sea posi+le, el len:ua6e *inal del contrato de+er1 re*le6ar
todos los acuerdos lo:rados. 4os temas )ue se de+er1n cu+rir inclu!en, pero no se
limitan a, responsa+ilidades ! autoridades, t8rminos aplica+les ! la le!, apro7imaciones
administrati2as ! t8cnicas, *inanciacin del contrato, ! precio.
ara .temes de procuracin comple6os, la ne:ociacin del contrato puede con2ertirse en
un proceso independiente con entradas $e.:., una lista de temas o .temes a+iertos( !
salidas $e.:., memorandos de entendimientos( propias.
4as ne:ociaciones de contratos son un caso especial de las -a+ilidades administrati2as
:enerales )ue se llaman 0la ne:ociacin0. 4as -erramientas de ne:ociacin, sus
t8cnicas, ! estilos est1n ampliamente discutidas en la literatura de la administracin
:eneral, ! son :eneralmente aplica+les a la ne:ociacin de contratos.
2. 9istemas de pesa4e- ?n sistema de pesa6e es un m8todo para la cuanti*icacin de datos
cali*icati2os, de manera )ue se minimiza el e*ecto de los pre6uicios personales en la
seleccin de una *uente. 4a ma!or.a de tales sistemas in2olucran $1( la asi:nacin de un
peso num8rico a cada criterio de e2aluacin, $2( cali*icar a cada 2endedor potencial en
cada criterio, $3( multiplicar el peso por la cali*icacin, ! $4( totalizar los resultados de los
productos para calcular el punta6e total.
3. 9istema de filtros- ?n sistema de *iltros in2olucra el esta+lecimiento de re)uerimientos
m.nimos de desempeAo para uno o m1s de los criterios de e2aluacin. or e6emplo, a un
2endedor potencial se le puede re)uerir un administrador de pro!ectos )ue sea un
$"( Administrador de ro!ectos ro*esional, antes de )ue sea considerada su
considerada.
4. Estimati<os independientes- ara muc-os .temes de procuracin, la or:anizacin
procuradora puede preparar sus propios estimados como un c-e)ueo de los precios
propuestos. <i e7isten di*erencias si:ni*iMati2as con respecto a estos estimados, puede
ser una indicacin de )ue el <&V no era adecuado o )ue el 2endedor potencial entendi
mal o *allo en responder de manera total al <&V. 4os estimati2os independientes son
conocidos tam+i8n como estimati2os 0esto es lo )ue de+er.a 2aler0.
#.-2-1 9alidas de la 9eleccin de 7uentes
1. Contrato- ?n contrato es un acuerdo mutuamente li:ante )ue o+li:a al 2endedor a
pro2eer el producto especi*icado ! o+li:a al comprador a pa:ar por el. ?n contrato es
una relacin le:al su6eta a me6oras en las cortes. El acuerdo puede ser simple o
comple6o, usualmente $pero no siempre( re*le6ando la simplicidad o comple6idad del
producto. <e puede llamar, entre otras cosas, un contrato, un acuerdo, un su+contrato,
una orden de compra, o un memorando de acuerdo. 4a ma!or.a de las or:anizaciones
tienen pol.ticas documentadas ! procedimientos )ue de*inen )uienes pueden suscri+ir
tales acuerdos de parte de las or:anizaciones.
154
Aun)ue todos los documentos del pro!ecto est1n su6etos a al:una *orma de re2isin !
apro+acin, la naturaleza li:ante del contrato usualmente si:ni*ica )ue estar1 su6eto a un
proceso de apro+acin m1s e7tensi2o. En todos los casos, e7iste un en*o)ue primario del
proceso de re2isin ! apro+acin de manera tal )ue se ase:ure )ue el len:ua6e del contrato
descri+e un producto o ser2icio )ue satis*acer1 la necesidad identi*icada. En el caso de :randes
pro!ectos e6ecutados por entidades p=+licas, el proceso de re2isin puede incluir la re2isin
p=+lica del acuerdo.
#.-3 Administracin del Contrato
4a administracin del contrato es el proceso de ase:urar )ue el desempeAo del 2endedor
cumplir1 con los re)uerimientos contractuales. En los :randes pro!ectos con m=ltiples
pro2eedores de productos o ser2icios, el aspecto cla2e de la administracin del contrato es
mane6ar las inter*aces entre los 2arios pro2eedores. 4a naturaleza le:al de las relaciones
contractuales -ace )ue sea imperati2o )ue el e)uipo del pro!ecto este atento de las
implicaciones le:ales de las acciones )ue se toman cuando se administre el contrato.
4a administracin del contrato inclu!e la aplicacin de los procesos administrati2os de pro!ecto
adecuados a las relacin$es( contractuales ! a la inte:racin de las salidas de esos procesos en
la administracin :eneral del pro!ecto. Esta inte:racin ! coordinacin ocurrir1 muc-as 2eces en
m=ltiples ni2eles en los )ue -a! m=ltiples pro2eedores ! m=ltiples productos in2olucrados. 4os
procesos administrati2os de pro!ectos )ue de+en ser aplicados inclu!en5
E6ecucin del plan de pro!ecto, descrito en la <eccin 4.2, para autorizar el tra+a6o del
contratista en el momento adecuado.
>eportes de desempeAo, descritos en la <eccin 10.3. para monitorear el costo,
pro:ramacin, ! desempeAo t8cnico del contratista.
Control de calidad, descrito en la <eccin 8.3, para inspeccionar ! 2eri*icar lo adecuado
del producto del contratista.
Control de cam+ios, descrito en la <eccin 4.3, para ase:urar )ue los cam+ios son
apro+ados de manera adecuada, ! )ue a)uellas personas con necesidad de conocer
dic-os cam+ios se enteran de estos de manera oportuna.
4a administracin de contratos tam+i8n tiene una componente administrati2a *inanciera. 4os
t8rminos de pa:o de+en ser identi*icados dentro del contrato ! de+en pro2eer una relacin
especi*ica entre el pro:reso alcanzado ! su pa:o de compensacin.
#.-3-# Entradas a la Administracin de Contratos
155
1. Contrato- 4os contratos est1n descritos en la <eccin 12.4.3.1
2. Resultados de tra(a4o- 4os resultados del tra+a6o del 2endedor 9 )ue entre:as -an sido
completadas ! cuales no, -asta )ue punto los estandard de calidad se -an cumplido, en
)ue costos se -a incurrido o se -a comprometido, etc.( son recolectados como parte de
la e6ecucin del plan del pro!ecto $la <eccin 4.2 pro2ee mas detalle so+re la e6ecucin
del plan del pro!ecto(.
3. Re=uisiciones de cam(io- 4as re)uisiciones de cam+io pueden incluir modi*icaciones a
los t8rminos del contrato o a la descripcin de los productos o ser2icios )ue ser1n
pro2eidos. <i el tra+a6o del 2endedor no resulta satis*actorio, una decisin de terminacin
de contrato tam+i8n seria mane6ada como una re)uisicin de cam+io. 4os cam+ios
contestados, a)uellos donde el 2endedor ! el e)uipo administrati2os de pro!ecto no se
pueden poner de acuerdo so+re la compensacin para el cam+io, son llamadas de
2arias maneras5 reclamos, disputas, o apelaciones.
4. 7acturas del <endedor- El 2endedor de+e ela+orar *acturas de tiempo en tiempo
solicitando pa:o por el tra+a6o e6ecutado. 4os re)uerimientos de *acturacin, inclu!endo
la documentacin de soporte necesaria, est1n usualmente de*inidas en el contrato.
.- Herramientas y T!cnicas para la Administracin de Contratos
1. 9istema de control de cam(ios al contrato- ?n sistema de control de cam+ios al
contrato de*ine los procesos por los cuales el contrato puede ser modi*icado. Este
inclu!e el papeleo, sistemas de se:uimiento, procedimientos de resolucin de disputas, !
ni2eles de apro+acin necesarios para la autorizacin de cam+ios. El sistema de control
de cam+ios al contrato de+er1 estar inte:rado con el sistema :eneral de control de
cam+ios $la <eccin 4.3 descri+e el sistema :eneral de control de cam+ios(
2. Reportes de desempeCo- 4os reportes de desempeAo pro2een a la administracin con
in*ormacin so+re )ue tan e*ecti2amente el 2endedor esta lo:rando los o+6eti2os
contractuales. 4os reportes de desempeAo del contrato de+er1n estar inte:rados con los
reportes :enerales de desempeAo del pro!ecto, tal como se descri+e en la <eccin 10.3.
3. 9istemas de pago- 4os pa:os al 2endedor son :eneralmente mane6ados por el sistema
de cuantas a pa:ar de la or:anizacin e6ecutora.. En pro!ectos m1s :randes con
muc-os o mu! comple6os re)uerimientos de procuracin, el pro!ecto puede desarrollar
su propio sistema. En cual)uier caso, el sistema de+e incluir las re2isiones !
apro+aciones del e)uipo administrati2o del pro!ecto.
#.-3-1 9alidas de la Administracin de Contratos
1. Correspondencia- 4as condiciones ! t8rminos de contrato muc-as 2eces re)uieren de
documentacin escrita de ciertos aspectos de la comunicacin compradorE2endedor,
tales como ad2ertencias de e6ecuciones insatis*actorias ! de cam+ios o clari*icaciones en
el contrato.
2. Cam(ios al contrato- 4os cam+ios $apro+ados o no( son retroalimentados a tra28s de
los procesos apropiados de planeacin ! procuracin de pro!ecto, ! del plan del
pro!ecto ! otros documentos rele2antes a medida )ue estos son actualizados como sea
necesario.
3. Re=uisiciones de pago- Esto asume )ue el pro!ecto esta usando un sistema e7terno
de pa:o. <i el pro!ecto tiene su sistema interno, la salida a)u. seria simplemente
0pa:os0.
12.6 Cierre del Contrato
El cierre del contrato es similar al cierre administrati2o $descrito en la <eccin 10.4( en )ue
in2olucra tanto la 2eri*icacin del producto $Due todo el tra+a6o terminado de manera correcta !
satis*actoriaI( ! el cierre administrati2o $la actualizacin de arc-i2os para re*le6ar los resultados
*inales ! la arc-i2acin de tal in*ormacin para uso *uturo(. 4os t8rminos ! condiciones del
156
contrato pueden prescri+ir procedimientos espec.*icos para el cierre del contrato. 4a terminacin
temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.
#.-%-# Entradas al Cierre de Contratos
1. ocumentacin contractual- 4a documentacin contractual inclu!e, pero no esta
limitada a, el contrato en si con todos sus crono:ramas de soporte, los cam+ios
apro+ados ! propuestos de contrato, cual)uier documentacin t8cnica desarrolladas por
pro2eedor, los reportes del desempeAo del pro2eedor, documentos *inancieros tales
como *acturas o re:istros de pa:os, ! los resultados de cual)uier inspeccin relacionada
con el contrato.
.- Herramientas y T!cnicas para el Cierre de Contratos
1. Auditoras de procuracin- ?na auditor.a de procuracin es una re2isin estructurada
de los procesos de procuracin desde la planeacin de la procuracin -asta la
administracin del contrato. El o+6eti2o de una auditor.a de procuracin es identi*icar los
lo:ros ! *racasos )ue o+li:an a la trans*erencia a otros .tems de procuracin en este
pro!ecto o a otros pro!ectos dentro de la or:anizacin e6ecutora.
#.-%-1 9alidas del Cierre de Contratos
1. Arc@i<os de contrato- ?n 6ue:o completo inde7ado de arc-i2os de+er1 ser preparado
para su inclusin con los arc-i2os *inales del pro!ecto $28ase la <eccin 10.4.3.1 para
una discusin m1s detallada del cierre administrati2o(.
2. Aceptacin formal y cierre- 4a persona o or:anizacin responsa+le por la
administracin del contrato de+er1 pro2eer al 2endedor con la noti*icacin escrita de )ue
el contrato -a sido completado. 4os re)uerimientos para la aceptacin *ormal ! cierre
est1n usualmente de*inidos en el contrato.
&+TA9
Ap!ndices
El roceso de Di6acin de Est1ndares del #nstituto de Administracin de
ro!ectos
157
E2olucin de ?na @u.a al Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de
ro!ectos de "#
Contri+uidores ! Editores
Uotas
E7tensiones de las Areas de Aplicacin
Duentes Adicionales de #n*ormacin so+re la Administracin de ro!ectos
<umario de las Areas de Conocimiento de la Administracin de ro!ectos
El Proceso de 7i4acin de EstEndares del Instituto de Administracin de
Proyectos
4os si:uientes procedimientos *ueron esta+lecidos como pol.tica del #nstituto por medio de una
2otacin de la Wunta Cirecti2a del #nstituto de Administracin de ro!ectos $"#( en su reunin
de octu+re de 1993.
ocumentos de EstEndares de PMI
4os Cocumentos de <tandard de "# son a)uellos desarrollados o pu+licados por "# )ue
descri+en practicas :eneralmente aceptadas de la administracin de pro!ectos, espec.*icamente5
o ?na @u.a al Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de ro!ectos
$"%&'(.
o 4i+ros de mano del Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de
ro!ectos.
Cocumentos adicionales pueden ser a:re:ados a esta lista por el Cirector de Est1ndares por la
recomendacin ! consentimiento del @rupo de Cesarrollo ro*esional $C@( de "#.
Cocumentos de Est1ndares pueden ser tra+a6os ori:inales pu+licados por "# o pueden ser
pu+licados por otras or:anizaciones o indi2iduos.
4os Cocumentos de Est1ndares ser1n desarrollados de acuerdo con 0El Cdi:o de %uenas
racticas para la Estandarizacin0 desarrollado por la &r:anizacin #nternacional para la
Estandarizacin $#<&(.
esarrollo de Tra(a4os +riginales
Cocumentos de Est1ndares )ue sean tra+a6os ori:inales para ser pu+licados por "# ser1n
desarrollados como se descri+e a continuacin5
o El desarrollador$es( potencial$es( presentaran una propuesta al Cirector de
Est1ndares. El Cirector podr1 tam+i8n solicitar tales propuestas. El Cirector
aceptara o rec-azara tales propuestas e in*ormara al desarrollador so+re el
raciocinio de tal decisin. <i la propuesta re)uiere de *inanciacin en e7ceso de
la presupuestada para el desarrollo de est1ndares, el Cirector someter1 la
propuesta a la Wunta de "# para su apro+acin.
o El Cirector dar1 soporte a los es*uerzos del desarrollador para ma7imizar la
pro+a+ilidad de )ue el producto *inal ser1 aceptado.
158
o Cuando el material -a sido terminado a satis*accin del desarrollador, el
desarrollador remitir1 el material al Cirector de Est1ndares. El Cirector nom+rara
al menos tres indi2iduos conocedores para re2isar ! comentar so+re el material.
%asado en los comentarios reci+idos, el Cirector decidir1 si reci+ir1 o no el
material en calidad de %orrador de E7posicin. <e re)uerir1 )ue el
desarrollador$es( *irmen el consentimiento de derec-o de autor $cop!ri:-t(
est1ndar de "#, de manera pre2ia a la pu+licacin del %orrador de E7posicin.
o 4os +orradores de E7posicin ser1n pu+licados +a6o el ae:is de la Wunta de
u+licaciones de "# ! de+er1 cumplir con los est1ndares de ese :rupo en lo
concerniente a tipo:ra*.a ! estilo.
o 4os %orradores de E7posicin estar1n disponi+les de manera :eneral para
cual)uiera )ue desee re2isar el material. El director de Est1ndares de*inir1 un
periodo de re2isin de no menos de seis meses para todos los %orradores de
E7posicin. Cada %orrador de E7posicin incluir1 una nota pidiendo comentarios
para ser en2iados al Cirector ! notando la e7piracin del periodo de re2isin.
o Al *inalizar el periodo de re2isin, el Cirector de Est1ndares re2isar1 los
comentarios reci+idos ! tra+a6ar1 con el desarrollado$es( ! otros como sea
necesario para incorporar los comentarios apropiados. <i los comentarios son de
:ran importancia, el Cirector puede ele:ir repetir el proceso de re2isin del
%orrador de E7posicin. El Cirector someter1 de manera oportuna los
Cocumentos de Est1ndares al C@ para su re2isin ! apro+acin. El C@
puede $a( apro+ar el documento como *ue remitidoF $+( rec-azar el documentoF o
$c( re)uerir una repeticin del proceso de re2isin del %orrador de E7posicin.
Adopcin de Tra(a4os &o8+riginales como EstEndares
Cocumentos de Est1ndares )ue son el tra+a6o de otras or:anizaciones o indi2iduos ser1n
mane6adas de la si:uiente manera5
o Cual)uiera puede en2iar una propuesta para )ue el Cirector de Est1ndares
considere una pu+licacin no ori:inaria de "# como un Est1ndar de "#. El
Cirector nom+rara al menos tres indi2iduos conocedores para considerar el
material. <i los comentarios reci+idos son positi2os, el Cirector prepara una
propuesta para )ue el C@ considere una posi+le relacin con el dueAo$s( del
material.
o 4a propuesta del Cirector considerar1 el posi+le impacto so+re los procesos de
Certi*icacin ! Acreditacin )ue pueda tener el proceso de re2isin ! apro+acin,
! si se re)uerir1n acciones de la 6unta de "#, ! cual)uier otra consideracin
*inanciera.
E<olucin de Una "ua al Cuerpo de Conocimiento de la Administracin de
Proyectos de PMI
esarrollo Inicial
"# *ue *undada en 1969 so+re la premisa de )ue -a+.an muc-as pr1cticas administrati2as )ue
eran comunes a los pro!ectos en 1reas de aplicacin tan di2ersas como la construccin ! la
*armac8utica. ara la 8poca de <imposioE<eminario de "ontereal en 1976, la idea de )ue tales
pr1cticas comunes podr.an estar documentadas como 0est1ndares0 empez a ser discutida de
manera mu! amplia.
Esto lle2o a su 2ez a considerar a la administracin de pro!ectos como una pro*esin aparte.
159
<in em+ar:o no *ue -asta 1981, )ue la Wunta de Cirectores de "# apro+ un pro!ecto para
desarrollar los procedimientos ! conceptos necesarios para darle soporte a la pro*esin de la
administracin de pro!ectos. 4a propuesta del pro!ecto su:iri tres 1reas de en*o)ue5
o 4as caracter.sticas distinti2as de una practica en e6ercicio $8tica(.
o El contenido ! estructura del cuerpo de conocimiento de la pro*esin
$est1ndares(.
o >econocimiento de los lo:ros pro*esionales $acreditacin(.
Este e)uipo administrati2os de pro!ectos se 2ino a conocer como el @rupo Administrati2o de
Etica, Est1ndares ! Acreditacin $E<A(. El @rupo Administrati2o E<A consist.a de los si:uientes
indi2iduos5
"at-eS /. arr!, Ca+eza C-arles E. &li2er
Ca2id C. Aird Villiam /. >o+inson
DredericT >. Dis-er Cou:las W. >onson
Ca2id /aene! aul <ims
/ar2e! 'olodne! Eric V. <m!t-e
Este :rupo *ue asistido por m1s de 25 2oluntarios de 2arios cap.tulos locales.
4a declaracin de Etica *ue desarrollada ! presentada por un comit8 en Vas-in:ton, C.C.,
presidida por 4eS #reland. 4a Ceclaracin de Administracin de 3iempo *ue desarrollada a tra28s
de lar:as reuniones de un :rupo en el <ur de &ntario, inclu!endo a Ca2e "acConald, Ca2e
Uorman, %o+ <pence, %o+ /all ! "att arr!. 4a Ceclaracin de Administracin de Costos *ue
desarrollada a tra28s de lar:as reuniones con el departamento de costos de <telco +a6o la
direccin de Ca2e /aene! ! 4arr! /arrison. &tras declaraciones *ueron desarrolladas por el
:rupo administrati2o E<A. 4a acreditacin *ue desarrollada por Wo-n Adams ! su :rupo en la
?ni2ersidad de Carolina del &este, )ue resulto en los lineamientos de acreditacin ! un
pro:rama para la certi*icacin de Administradores de ro!ectos ro*esionales +a6o la :u.a del
decano "artin.
4os resultados del pro!ecto E<A *ueron pu+licados en un reporte especial en el Wournal de
Administracin de ro!ectos en A:osto de 1983. El reporte inclu.a5
o ?n Cdi:o de Etica m1s un procedimiento disciplinario.
o ?na l.nea de +ase de est1ndares consistente de seis 1reas de conocimiento
principales5 Administracin del Alcance, Administracin de Costos,
Administracin de la Calidad, Administracin del >ecurso /umano, !
Administracin de las Comunicaciones.
o 4ineamientos tanto para la acreditacin $reconocimiento de la calidad de los
pro:ramas o*recidos por instituciones educati2as( ! de certi*icacin
$reconocimiento de las cali*icaciones pro*esionales de los indi2iduos(.
Este reporte sir2i posteriormente como la +ase inicial de los pro:ramas de Acreditacin !
Certi*icacin de "#. El :rado de "aestr.a en Administracin de ro!ectos de la ?ni2ersidad de
Carolina del &este *ue acreditada en 1983 ! las primeras certi*icaciones, como Administradores
ro*esionales de ro!ectos $"s( *ueron otor:adas en 1984.
160
Actuali;acin #$)%8)*
4a pu+licacin del reporte de l.nea de +ase de E<A dio nacimiento a muc-as discusiones dentro
del "# so+re lo adecuado de los est1ndares. En 1984, la Wunta Cirecti2a de "# apro+ un
se:undo pro!ecto relacionado con est1ndares para 0capturar el conocimiento aplicado en la
administracin de pro!ectos.... dentro del marco conceptual e7istente en E<A0. <e reclutaron
seis comit8s para a+ordar cada una de las seis 1reas de conocimiento identi*icadas.
Adicionalmente, un taller de tra+a6o *ue pro:ramado como parte del <eminarioE<imposio anual de
1985.
Como resultado de estos es*uerzos, un documento actualizado *ue apro+ado en principio por la
6unta de directores de "# ! pu+licada para comentarios en el Wournal de Administracin de
ro!ectos en A:osto de 1986. 4os principales contri+uidores a esta 2ersin del documento
*ueron5
>. "a7 Videman, Ca+eza $durante desarrollo( Volliam 'ane
Wo-n >. Adams, Ca+eza $cuando emitido( Colin "orris
Wosep- >. %ecT Woe "u-l+er:er
eter %i++es -ilip Uunn
Wim %let-en at atricT
>ic-ard CocT*ield Ca2id !m
e::! Ca! 4inn C. <tucTen+rucT
Villiam Ci7on @eor:e Ballance
eter C. @eor:as 4arr! C. Voolsla:er
<-irl /olin:sSort- <-aTir Qu+eri
Adicional a la e7pansin ! reestructuracin del material ori:inal, el documento re2isado inclu!o
tres nue2as secciones5
o El Marco Conceptual de la Administracin de Proyectos *ue aAadido para
cu+rir las relaciones entre el pro!ecto ! su am+iente e7terno ! entre la
administracin del pro!ecto ! la administracin :eneral.
o 5a Administracin de Riesgo *ue a:re:ada como un 1rea de conocimiento
separada para poder pro2eer me6or cu+rimiento de este tema.
o 5a Administracin de procuramientoDcontratos *ue a:re:ada como un 1rea
de conocimiento separada para poder pro2eer me6or cu+rimiento de este tema.
<u+secuentemente, una 2ariedad de cam+ios editoriales ! correcciones *ueron incorporadas en
el material, ! la Wunta Cirecti2a de "# los apro+ en "arzo de 1987. El manuscrito *inal *ue
pu+licado como un documento aparte titulado El Cuerpo de Conocimientos de la Administracin
de ro!ectos en A:osto de 1987.
1- Actuali;acin de #$)%
161
Ciscusiones so+re *orma, contenido ! estructura adecuada de los documentos cla2es de
est1ndares de "# continuo lue:o de la pu+licacin de la 2ersin de 1987. En a:osto de 1991, el
Cirector de Est1ndares de "#, Alan <tretton, inicio un pro!ecto para la actualizacin del
documento +asados en comentarios de los miem+ros. El documento re2isado *ue desarrollado a
tra28s de 2arios aAos so+re una serie de +orradores de tra+a6o )ue circularon de manera amplia
! a tra28s de talleres de tra+a6o en el <eminarioE<imposio de "# en Callas, itts+ur:-, ! <an
Cie:o.
En A:osto de 1994 el comit8 de est1ndares de "# di2ul:o un %orrador de E7posicin del
documento )ue *ue distri+uido para comentarios a todos los 10,000 miem+ros de "# ! adem1s
de 20 or:anizaciones t8cnicas ! pro*esionales.
Este documento representa la terminacin del pro!ecto iniciado en 1991, los contri+uidores !
editores est1n listados en el Ap8ndice C. ?n resumen de la di*erencias entre el documento de
1987 ! el documento de 1986 se inclu!e en el re*acio de la edicin de 1996.
Contri(uidores y Editores
4os si:uientes indi2iduos contri+u!eron de muc-as manera di*erentes a los 2arios +orradores de
este documento. "# esta en deuda con ellos por su a!uda.
Comit8s de Est1ndares
4os si:uientes indi2iduos sir2ieron como miem+ros del Comit8 de Est1ndares de "# durante el
desarrollo de la actualizacin de este documento de "%&'5
o Villiam >. Cuncan, Cuncan 9 Ue2ison, Cirector de Est1ndares
o DredericT A!er, Ce*ense <!stems "ana:ement Colle:e
o C!nt-ia %er:, "edtronic "icroO>el
o "arT %ur:ess, 'noSled:e VorTs
o /elen CooTe, CooTe _ CooTe
o Wud! Coll, <earle
o CreS Detters, EC& Ener:! Compan!
o %rian Dletc-er, A%>#UU ro6ect "ana:ement <er2ices
o Earl @lenSri:-t, A.<.<.#.<.3.
o Eric Wenet, Consultant
o Ce+ora- &G%ra!, "anito+a 3elep-one <!stem
o Ciane ;uinn, Eastman 'odaT Co.
o Ant-on! >izzoto, "iles Cia:nostics
o Alan <tretton, ?ni2ersit! o* 3ec-nolo:!, <!dne!
o Cou:las E. 3r!lo**, 3A<C
.- Contri(uidores
Adicionalmente a los miem+ros del Comit8 de Est1ndares, los si:uientes indi2iduos pro2e!eron
te7to ori:inal o conceptos cla2es para una o mas secciones en los cap.tulos indicados5
o Wo-n Adams, Vestern Carolina ?ni2ersit! $Cap.tulo 3, rocesos Administrati2os
de ro!ectos(
o 'eel! %runner, %all Aerospace $Cap.tulo 7, Administracin de Costos Cel
ro!ecto(
162
o 4ouis W. Ca+ano, at-*inder, #nc. $Cap.tulo 5, Administracin del Alcance del
ro!ecto(
o Ca2id Curlin:, 4oda! <!stems $Cap.tulo 12. Administracin del rocuramiento
del ro!ecto(
o Cou:las @ordon, <pecial ro6ects Coordinations $Cap.tulo 7, Administracin del
Costo del ro!ecto(
o Cou:las 3 /ulett, C.3. /ulett _ Associates $Cap.tulo 11, Administracin del
>ies:o del ro!ecto(
o EdaSrd #onata, %ec-telEarsons %rincTer-o** $Cap.tulo 10, Administracin del
4as Comunicaciones del ro!ecto(
o Wo-n ". Ue2ison, CuncanOUe2ison $Cap.tulo 9, Administracin del >ecurso
/umano Cel ro!ecto(
o /adle! >e!nolds, >e!nolds Associates $Capitulo 2, El Conte7to de la
Administracin del ro!ecto(
o A:nes <al2o, C?UA "utual #nsurance $Cap.tulo 11, Administracin de >ies:o
del ro!ecto(
o V. <tep-en <aSle, Cosultants to "ana:ement, #nc. $Cap.tulo 5, Administracin
del Alcance del ro!ecto(
o 4eonard <tol+a, arsons, %rincTer-o**, Cou:las _ ;uade $Cap.tulo 8,
Administracin de Calidad del ro!ecto(
o A-met 3aspinar, "% UetSorT $Cap.tulo 6, Administracin de 3iempo del
ro!ecto(
o Drancis ". Ve+ster $Cap.tulo 1, de*inicin de pro!ecto(
2. Editores
Adicional a el Comit8 de Est1ndares ! contri+uidores, los si:uientes indi2iduos pro2e!eron
comentarios so+re los 2arios +orradores de este documento5
o EdSard 4. A2erill. EdSard A2erill _ Associates
o A.C. 0Dred0 %aTer, <cott, "adden _ Associates
o D.W. 0%ud0 %aTer, Vri:-t <tate ?ni2ersit!
o 3om %elan:er, 3-e <terlin: lannin: @roup
o Wo-n A. %in:, Coastline Communit! Colle:e
o %rian %ocT, Qi** CesTtop #n*ormation
o aul %osaToSsTi, Dluor Caniel
o Corot-! W. %urton, "ana:ement <!stems Associates, 4td.
o Co-ort G93, ?ni2ersit! o* 3ec-nolo:!, <!dne!
o Co-ort G94, ?ni2ersit! o* 3ec-nolo:!, <!dne!
o 'im Colenso, Applied %usiness 3ec-nolo:ies
o <amuel '. Collier, "ead Corporation
o 'aren CondosOAl*onsi, "# E7ecuti2e &**ice
o E.W. Co!le, BC& LasaTi
o Carlene Crane, Crane Consultin:
o >uss Carnall, Dluor Caniel
o "aureen Cou:-ert!, @< 3ec-nolo:ies
o Wo-n W. CoSnin:, Ci:ital E)uipment Corporation
o Caniel C. CudeT, &ptimum 3ec-nolo:ies, #nc.
o 4aSrence East, Vestin:-ouse
o ;uentin V. Dlemin:, rima2era <!stems, #nc.
o >icT Dletc-er, Acres
o @re: @it-ens, "a7icomm ro6ect <er2ices, #nc.
163
o 4eo @iulianeti, 'eane #nc.
o "art-a C. /ammonds, A"EP 3<@ <!stems
o A+dulrazaT /a6i+ra-im, %om+ardier
o @. Alan /ellaSell, Eastman 'odaT
o aul /inTle!, "eta Consultants
o Va!ne 4. /int-orn, "# &ran:e Co.
o "arT E. /odson, Eli 4ill! _ Compan!
o 4eS #reland, 4.>. #reland Associates
o El2in #s:ri:, Uort- CaTota <tate ?ni2ersit!
o "urra! Wanzen, roctor _ @am+le
o DranT Wenes
o Valter 'arpoSsTi, "ana:ement Assoc.
o Villiam D. 'erri:an, %ec-tel #nternational, #nc.
o /arold 'erzner, %aldSinOVallace Colle:e
o >o+ert 4. 'immons, 'immonsOAsaro @roup 4td. #nc.
o >ic-ard 'in:, A3_3
o W.C. 0'aa!0 'oc-, 'oc- Associates
o 4auri 'osTela, B33 %uildin: 3ec-nolo:!
o >ic-ard E. 4ittle, ro6ect er*ormance "ana:ement
o 4!le V. 4ocTSood, ?ni2ersal 3ec-nolo:!
o 4aSrence "acT, "# itts+ur:-
o C-ristop-er "adi:an, <andia Uational 4a+oratories
o "ic-ael 4. "cCaule!, #nte:rated ro6ect <!stems
o /u:- "c4au:-lin, %roadstar #nc.
o DranT "cUeel!, Uational Contract "ana:ement Association
o ierre "enard, ?ni2ersit! o* ;ue+ec at "ontreal
o >icT "ic-aels
o >a!mond "iller, A3_3
o Alan "inson, A_> "inson
o Colin "orris, Celcan /atc-
o >. %ruce "orris
o Ca2id W. "ueller, Vestin:-ouse
o @arr! Uelson, At-ena Consultin: #nc.
o Wo-n . Uolan, AACE #nternational
o 4ouise C. Uo2aToSsTi, Cominco En:ineerin: <er2ices, 4td.
o Wames &G%rien, &G%rienO'reitz+er:
o WoAnn C. &smer, Ar+ella "utual #nsurance Co.
o Won B. alm)uist, Allstate #nsurance
o "att-eS arr!, 3ar:et Consultants
o Wo-n @. -ippen, W@ ;ualit! <er2ices
o /ans E. icard, _A Consultants Corporation
o <er:e L. iotte, Cartier @roup
o "#, /ouston C-apter
o "#, "anito+a C-apter
o "#, UeS Qealand C-apter
o C-arles W. ospisil, rocon, #nc.
o Wanice L. reston, aci*ica Companies
o "arT 3. rice, @E Uuclear Ener:!
o C-ristop-er ;uai*e, <!mmetric >esources
o eter E. ;uinn, Canadian Air Dorce
o <te2en D. >itter, "ead Corporation
o Villiam <. >u::les, >u::les _ Associates
164
o >alp- %. <acTman, 4e2i <trauss _ Co.
o Alice <apienza, <immon Colle:e
o Carr!l ". <ellecT
o "el2in <il2erman, Atrium Associates, #nc.
o >o! <mit-, Cecision lannin: Corp.
o Crai: 3. <tone, "ana:ement Counselin: Corp.
o /iros-i 3anaTa, W@C Corporation
o >o+ert 3empleton, "V 'ello::
o CicT 3-iel, 'in: Count! $VA( CV
o <aul 3-omas-oS, Anderson Consultin:
o W. 3id-ar, &rantec- "ana:ement <!stems 4td.
o Bi6a! '. Berma, 3>#?"D
o Wanet 3oep*er, %usiness &**ice <!stems
o Ale7 Valton, /arris Corporation
o WacT Va!, <imetra, #nc.
o >. "a7 Videman, AEV <er2ices
o >e+ecca Vinston, E@_@ #da-o #nc.
o /u:- ". VoodSard, roctor _ @am+le
o >o+ert LouTer, "ana:ement lannin: _ Control <!stems
o <-aTir /. Qu+eri, #CD 'aiser En:ineers /an*ord
o CirT QSart, Computer <ciences Corp.
2. <ta** de roduccin
<e -ace mencin especial a los si:uientes empleados de Comunicaciones de "#5
o Weannette ". Ca+anis, Editora, Ci2isin de 4i+ros
o "ist! U. Cillard, Asistente Administrati2a
o 4inda B. @illman, Administradora de &*icina
o %o++! >. /ensle!, Coordinador de u+licaciones
o Wonat-an /icTs, Administrador de <istemas
o <and! WenTins, Editora Asociada
o "arT <. arTer, Coordinador de roduccin
o CeSe! 4. "esser, @erente Editor
o Canell "oses, Coordinador de romocin de "ercadeo
o <-irle! %. arTer, @erente de Ue:ocios ! "ercadeo
o "elissa ender:ast, Coordinadora de <er2icios de #n*ormacin
o Wames <. enn!pacTer, u+licador Editor en We*e
o "ic-elle 3ri::s, CiseAadora @r1*ica
o 4isa Voodrin:, Asistente Administrati2a
&otas
Cap.tulo 1. #ntroduccin
1. 3-e American /erita:e Cictionar! o* t-e En:lis- 4an:ua:e, 3-ird Edition. 1992.
%oston, "ass.5/ou:-ton "i**lin Compan!.
2. 3urner, W. >odne!. 1992. 3-e /and+ooT o* ro6ectO%ased "ana:ement. UeS
LorT, U.L.5"c@raSO/ill.
Cap.tulo 2. El Conte7to de la Administracin de ro!ectos
165
1. "orris, eter V.@. 1981. "ana:in: ro6ect #nter*aces5 'e! oints *or ro6ect
<ucces. #n Cleland and 'in:, ro6ect "ana:ement /and+ooT, <econd Edition.
En:leSood Cli**s, U.W.5 renticeO/all.
2. "urp-!, atrice 4. 1989. -armaceutical ro6ect "ana:ement5 #s #t Ci**erentI
ro6ect "ana:ement Wournal $<eptem+er(.
3. "uenc-, Cean. 1994. 3-e <!+ase Ce2elopment DrameSorT. &aTland Cali*.5
<!+ase #nc.
4. 'otter, Wo-n .1990. A Dorce *or C-an:e5 /oS 4eaders-ip Ci**ers *rom
"ana:ement. UeS LorT, U.L.5 3-e Dree ress.
5. *e**er, We**re!. 1992. "ana:in: Sit- oSer5 olitics and #n*luence in
&r:anizations. /%< ress. ;uoted in M6N.
6. Eccles, >o+ert, et al. 1992. %e!ond /!pe. Cam+rid:e, "ass.5 /ar2ard ?ni2ersit!
ress.
7. #nternational &r:anization *or <tandardization. 1994. Code o* @ood ractice *or
<tandardization $Cra*t #nternational <tandard(. @ene2a, <Sitzerland5 #<& ress.
8. 3-e American /erita:e Cictionar! o* t-e En:lis- 4an:ua:e, 3-ird Edition. 1992.
%oston, "ass.5 /ou:-ton "i**lin Compan!.
Cap.tulo 3. rocesos Administrati2os de ro!ectos
1. 3-e American /erita:e Cictionar! o* t-e En:lis- 4an:ua:e, 3-ird Edition. 1992.
%oston, "ass.5 /ou:-ton "i**lin Compan!.
Cap.tulo 4. Administracin de la #nte:racin del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 5. Administracin del Alcance del ro!ecto
1. 3urner, W. >odne!, op cit, Cap.tulo 1.
2. `!i:an, ". @a2en. 1993. A Cecision <upport <!stem *or >_C ro6ect <election
and >esource Allocation ?nder ?ncertaint!. ro6ect "ana:ement Wournal
$Cecem+er(.
3. <cope Ce*inition and Control, u+lication 6O2, p. 45. 1986 $Wul!(. Austin, 3e7.5
Construction #ndustr! #nstitute.
Cap.tulo 6. Administracin de 3iempo del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 7. Administracin de Costos del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 8. Administracin de Calidad del ro!ecto
1. #nternational &r:anization *or <tandardization. 1993. ;ualit!OBoca+ular! $Cra*t
#nternational <tandard 8402(. @ene2a, <Sitzerland5 #<& ress.
2. #+id.
3. #+id.
4. #+id.
5. #+id.
166
Cap.tulo 9. Administracin del >ecuso /umano del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 10. Administracin de las Comunicaciones del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 11. Administracin de >ies:o del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Cap.tulo 12. Administracin del rocuramiento del ro!ecto
Uo -a! notas para este cap.tulo.
Extensiones de las Areas de Aplicacin
5a &ecesidad de Extensiones en las Areas de Aplicacin
4as e7tensiones en las 1reas de aplicacin son necesarias cuando -a! pr1cticas :eneralmente
aceptadas para una cate:or.a de pro!ectos $una 1rea de aplicacin( )ue no est1n :eneralmente
aceptadas a tra28s del ran:o entero de tipos de pro!ectos. 4as e7tensiones de 1reas de
Aplicacin re*le6an5
o Aspectos inusuales o =nicos del am+iente de pro!ectos )ue el e)uipo
administrati2o de pro!ectos de+e de tener en cuenta para poder administrar el
pro!ecto de manera e*iciente ! e*ecti2a.
o r1cticas comunes )ue, si se:uidas, 2an a me6orar la e*iciencia ! e*ecti2idad del
pro!ecto $e.:., estructuras estandarizadas de des:lose de tra+a6o(.
4a aplicacin de practicas especi*icas de 1reas pueden nacer como resultado de muc-os
*actores, inclu!endo, pero no limitado a 9 di*erencias en normas culturales, terminolo:.a t8cnica,
impacto social o ciclos de 2ida del pro!ecto. or e6emplo5
o En construccin, donde 2irtualmente todo el tra+a6o es e6ecutado +a6o contrato,
-a! pr1cticas comunes relacionadas con el procuramiento )ue no aplican a
todas las cate:or.as del pro!ecto.
o En las +iociencias, -a! practicas comunes :eneradas por el am+iente re:ulado
)ue no aplican a todas las cate:or.as de pro!ectos.
o En la contratacin estatal, -a! pr1cticas comunes :eneradas por re:ulaciones
ad)uisiti2as :u+ernamentales )ue no aplican a todas las cate:or.as del
pro!ecto.
o En consultor.a, -a! pr1cticas comunes :eneradas por las responsa+ilidades de
mercadeo ! administrati2as del administrador de pro!ectos )ue no aplican a
todas las cate:or.as del pro!ecto.
4as e7tensiones a las 1reas de aplicacin son adiciones al material de n=cleo de los Cap.tulos 1
al 12, no son sustituciones para estos. <e espera )ue las e7tensiones sean or:anizadas de una
manera similar a este documento, i.e., por la identi*icacin ! descripcin de los procesos =nicos
de la administracin de pro!ectos para esa 1rea de aplicacin. En di*erentes 1reas de aplicacin,
puede -a+er la necesidad de identi*icar procesos adicionales, de su+di2idir procesos comunes,
167
de de*inir di*erentes secuencias o interacciones entre procesos, o de a:re:ar elementos a las
de*iniciones de procesos comunes.
Criterio de desarrollo
4as e7tensiones ser1n desarrolladas para esas 1reas de aplicacin )ue cumplan los si:uientes
criterios5
o ;ue e7iste un cuerpo de conocimiento sustancial para el 1rea de aplicacin )ue
estando orientada -acia el pro!ecto ! =nica o casi =nica en esa 1rea.
o ;ue e7ista una or:anizacin identi*ica+le $e.:., un @rupo de #nter8s Espec.*ico
de "# u otra asociacin pro*esional o t8cnica( )ue esta dispuesta a
comprometer los recursos necesarios para dar soporte al Comit8 de Est1ndares
de "# con el desarrollo ! manutencin de material.
o ;ue el material adicional desarrollado es capaz de pasar el mismo ni2el de
re2isin ri:urosa )ue el material de n=cleo.
7UE&TE9 AICI+&A5E9 E I&7+RMACI,& 9+GRE 5A AMI&I9TRACI,&
E PR+MECT+9
4a administracin de pro!ectos es un campo din1mico en crecimiento con li+ros ! art.culos so+re
este tema pu+licados de manera re:ular. 4as entidades listadas a+a6o pro2een una 2ariedad de
productos ! ser2icios )ue pueden ser de utilidad para a)uellos interesados en la administracin
de pro!ectos.
+rgani;aciones T!cnicas y Profesionales
Este documento *ue desarrollado ! pu+licado por el #nstituto de Administracin de ro!ectos "#
)ue puede ser contactado en5
ro6ect "ana:ement #nstitute 3ele5 610E734O3330
Dour Campus %oule2ard Da75 610E734O3266
UeSton <)uare, A 19073O3299 EOmail5 pmieobi7.netcom.com
?<A Vorl Vide Ve+5 SSS.pmi.or:
"# tiene acuerdos cooperati2os con las si:uientes or:anizaciones5
AACE International
-one5 304E296O8444 Da75 304E291O5728
Australian Institute of Pro4ect Managers AAIPMB
-one5 c61O02O9960O0058 Da75 c61O02O9960O0052
Construction Management Association of America ACMAAB
-one5 703E356O2622 Da75 703E356O6388
168
Engineering Ad<ancement Association of Napan AE&AAB
-one5 c81O3O3502O4441 Da75 c81O3O3502O5500
Institute of Industrial Engineers AIIEB
-one5 770E449O0460 Da75 770E263O8532
Institute of Pro4ect Management AIPM8IrelandB
-one5 c353O1O661O4677 Da75 353O1O661O3588
International Pro4ect Management Association AIPMAB
-one5 c45O45O76O46O76 Da75 c45O45O76O80O20
Oorean Institute of Pro4ect Management and Tec@nology APR+MATB
-one5 c822O510O5835 Da75 c822O510O5380
Performance Management Associations APMAB
-one5 714E443O0373 Da75 714E443O0374
Pro4ect Management Institute of Canada
-one5 Da75 403E281O3068
Russian Pro4ect Management Association A9+:&ETB
-one5 c7O095O133O24O41 Da75 c7O095O131O85O29
Festern Australian Pro4ect Management AssociationH Inc- AFAPMAB
-one5 619E383O3849 Da75 619E383O3849
Adicionalmente, -a! otras or:anizaciones numerosas en campos relacionados )ue pueden
pro2eer in*ormacin adicional so+re la administracin de pro!ectos. or e6emplo5
<ociedad Americana para el Control de Calidad $?.<.A.(
#nstituto de #ndustria de la Construccin $?.<.A.(
Asociacin Uacional para la Administracin de Compras $?.<.A.(
Asociacin Uacional de Administracin de Contratos $?.<.A.(
<ociedad para la Administracin de >ecursos /umanos $?.<.A.(
<ociedad Americana de #n:enieros Ci2iles $?.<.A.(
169
#n*ormacin corriente de contactos para estas ! otras or:anizaciones t8cnicas o pro*esionales en
todo el mundo puede ser :eneralmente encontrada en su +i+lioteca local.
7-# Editores Comerciales
"uc-as editoras comerciales producen li+ros so+re administracin de pro!ectos ! campos
relacionados. 4as editoras comerciales )ue producen material de manera re:ular inclu!en5
AddisonOVesle!
A"AC&"
@oSer ress
Wo-n Vile! _ <ons
"arcel CeTTer
"c@raSO/ill
renticeO/all
ro+us
Ban Uostrand >ein-old
Casi todos los li+ros de administracin de pro!ectos de estos editores esta disponi+le a tra28s de
"#.
4a ma!or.a de li+ros disponi+les de estas *uentes inclu!en +i+lio:ra*.as e7tensi2as o listas de
lecturas su:eridas.
7-. Pro<eedores de Productos y 9er<icios
CompaA.as )ue pro2een so*tSare, entrenamiento, consultor.a ! otros productos ! ser2icios a la
pro*esin de administracin de pro!ectos, muc-as 2eces pro2een mono:ra*.as o reimpresiones.
"# pu+lica de *orman anual un directorio de tales pro2eedores en " UetSorT ! listas similares
tam+i8n est1n disponi+les de otras or:anizaciones listadas en D.1.
7-1 Instituciones Educati<as
"uc-as uni2ersidades, escuelas, ! escuelas 6uniors o*recen pro:ramas de educacin continuada
en administracin de pro!ectos ! disciplinas relacionadas. Al:unas de estas instituciones
tam+i8n o*recen pro:ramas de :rado ! pre:rado. "# pu+lica un directorio anual de tales
pro:ramas en " UetSorT.
9UMARI+ E 5A9 AREA9 E C+&+CIMIE&T+ E 5A AMI&I9TRACI,&
E PR+MECT+9
Administracin de #nte:racin del ro!ecto
170
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue los elementos 2arios del pro!ecto est1n coordinados apropiadamente. Consiste de5
o Cesarrollo del lan del ro!ecto 9 es tomar los resultados de otros procesos de
plani*icacin ! colocarlos en un solo documento co-erente, ! l:ico.
o E6ecucin del lan del ro!ecto 9 es desarrollar el plan del pro!ecto, al e6ecutar
las acti2idades incluidas en el plan.
o Control :eneral de cam+ios 9 es coordinar los cam+ios a tra28s de todo el
pro!ecto.
Administracin del Alcance del pro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto inclu!e todo el tra+a6o re)uerido, ! solo el tra+a6o re)uerido, para
completar el pro!ecto de manera e7itosa. Consiste de5
o #niciacin 9 es comprometer a la or:anizacin a comenzar la si:uiente *ase del
pro!ecto.
o laneacin del alcance 9 es desarrollar un documento del alcance escrito, )ue
sir2a como la +ase para la toma de decisiones *uturas del pro!ecto.
o Ce*inicin del alcance 9 es su+di2idir las principales entre:as del pro!ecto, en
componentes m1s pe)ueAas ! mane6a+les.
o Beri*icacin del alcance 9 es *ormalizar la aceptacin del alcance del pro!ecto.
o Control de cam+ios del alcance 9 es controlar los cam+ios al alcance del
pro!ecto.
Administracin del 3iempo del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto terminara a tiempo. Consiste de5
o Ce*inicin de acti2idades 9 es identi*icar las acti2idades especi*icas )ue tienen
)ue ser desarrolladas para poder producir las entre:as 2arias del pro!ecto.
o <ecuencia de las acti2idades 9 es identi*icar ! documentar las interdependencias
de las acti2idades.
o Estimacin de la duracin de las acti2idades 9 es estimar el n=mero de periodos
de tra+a6o )ue se necesitaran para completar las acti2idades indi2iduales.
o Cesarrollo de la pro:ramacin 9 es analizar la secuencias de las acti2idades, las
duraciones de las acti2idades, ! los re)uerimientos de recursos para poder crear
la pro:ramacin del pro!ecto.
o Control de la pro:ramacin 9 es controlar los cam+ios a la pro:ramacin de
pro!ecto.
Administracin de los Costos del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto se competa dentro del presupuesto apro+ado. Consiste de5
o laneacin de recursos 9 es determinar )ue recursos $personas, e)uipo,
materiales( ! )ue cantidad de cada uno se de+e utilizar para e6ecutar las
acti2idades del pro!ecto.
o Estimacin de costos 9 es desarrollar una apro7imacin $estimado( de los costos
de los recursos necesarios para completar las acti2idades del pro!ecto.
171
o resupuestacin de los costos 9 es asi:nar el estimati2o :eneral de costos a los
.tems indi2iduales de tra+a6o.
o Control de costos 9 es controlar los cam+ios al presupuesto del pro!ecto.
Administracin de la Calidad del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar )ue el pro!ecto 2a a satis*acer las necesidades para las cuales *ue acometido.
Consiste de5
o laneacin de la calidad 9 es identi*icar )ue est1ndares de calidad son
rele2antes al pro!ecto ! determinar como satis*acerlos.
o Ase:uranza de la calidad 9 es e2aluar el desempeAo :eneral del pro!ecto de
manera re:ular para pro2eer con*ianza de )ue el pro!ecto 2a a satis*acer los
est1ndares rele2antes de calidad.
o Control de calidad 9 es monitorear resultados espec.*icos del pro!ecto para
determinar si cumplen con los est1ndares rele2antes de calidad e identi*icar
maneras de eliminar las causas de desempeAo no satis*actorio.
Administracin de los >ecursos /umanos del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para -acer el
uso m1s e*ecti2o de las personas in2olucradas con el pro!ecto. Consiste de5
o laneacin or:anizacional 9 es identi*icar, documentar, ! asi:nar roles de
pro!ecto, responsa+ilidades, ! relaciones de reporte.
o Ad)uisicin de sta** 9 es conse:uir los recursos -umanos necesarios, asi:nados
! tra+a6ando en el pro!ecto.
o Cesarrollo del e)uipo 9 es desarrollar las -a+ilidades indi2iduales ! de :rupo
para el me6oramiento del desempeAo del pro!ecto.
Administracin de las Comunicaciones del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para
ase:urar una :eneracin, coleccin, diseminacin, almacena6e, ! disposicin de la in*ormacin
del pro!ecto de *orma apropiada ! a tiempo. Consiste de5
o laneacin de la comunicacin 9 es determinar las necesidades de in*ormacin
! comunicacin de los partidos interesados del pro!ecto5 )uien necesita )ue
in*ormacin, cuando la necesitaran, ! como se les ser1 entre:ada.
o Cistri+ucin de la in*ormacin 9 es -acer )ue la in*ormacin necesaria este
disponi+le para los partidos interesados del pro!ecto de manera oportuna.
o >eporte de desempeAo 9 es colectar ! diseminar la in*ormacin de desempeAo.
Esto inclu!e reportes de status, medicin de a2ance, ! pronsticos.
o Cierre administrati2o 9 es :enerar, reco:er, ! diseminar in*ormacin para
*ormalizar la terminacin de una *ase o del pro!ecto.
Administracin del >ies:o del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos )ue se ocupan de
identi*icar, analizar, ! responder al ries:o del pro!ecto. Consiste de5
172
o #denti*icacin del ries:o 9 es determinar )ue ries:os posi+lemente a*ecten al
pro!ecto ! documentar las caracter.sticas de cada uno.
o Cuanti*icacin del ries:o 9 es e2aluar los ries:os ! las interacciones del ries:o
para e2aluar el ran:o de posi+les resultados del pro!ecto.
o Cesarrollo de la respuesta al ries:o 9 es de*inir pasos de me6oramiento para el
apro2ec-amiento de oportunidades, o de respuesta a amenazas.
o Control de respuesta al ries:o 9 es responder a cam+ios en el ries:o so+re la
e6ecucin de pro!ecto.
Administracin de la rocuracin del ro!ecto
Es una parte de la administracin de pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para ad)uirir
+ienes ! ser2icios de a*uera de la or:anizacin e6ecutora. Consiste de5
o laneacin de ad)uisiciones 9 es determinar )ue ad)uirir ! cuando.
o laneacin de solicitacin 9 es documentar los re)uerimientos de producto e
identi*icar las *uentes potenciales.
o <eleccin de *uentes 9 es esco:er de entre pro2eedores potenciales.
o Administracin del contrato 9 es administrar las relaciones con el pro2eedor.
o Cierre del contrato 9 es el cierre ! ne:ociacin del contrato, inclu!e la resolucin
de cual)uier .tem a+ierto.
"5+9ARI+
#- Inclusiones y exclusiones
Este :losario inclu!e t8rminos )ue son5
o ?nicos o caso =nicos a la administracin de pro!ectos $e.:., declaracin del
alcance, pa)uete de tra+a6o, estructura de des:lose de tra+a6o, m8todo de la
ruta cr.tica(.
o ;ue no son =nicos a la administracin de pro!ectos, pero )ue son usados de
manera di*erente o con un si:ni*icado m1s estrec-o en la administracin de
pro!ectos )ue en su uso diario $e.:., *ec-a de comienzo temprana, acti2idad,
tarea(.
Este :losario de manera :eneral no inclu!e5
o 38rminos espec.*icos de 1reas de aplicacin $e.:., prospectus del pro!ecto como
un documento le:al 9 =nico al desarrollo de +ien ra.z(.
o 38rminos cu!o uso en la administracin de pro!ectos no di*ieren de una manera
su+stancial de su uso diario com=n $e.:., contrato(.
o 38rminos compuestos cu!o si:ni*icado es claro, in*erido de los si:ni*icados
com+inados de sus componentes.
o Bariantes, cuando el si:ni*icado de la 2ariante es claro de su t8rmino de +ase
$e.:., reporte de e7cepciones se inclu!e, pero reportes de e7cepcin no(.
Como resultado de estas inclusiones e e7clusiones, este :losario inclu!e5
o ?na preponderancia de t8rminos relacionados la Administracin del Alcance del
ro!ecto ! Administracin del 3iempo del ro!ecto, !a )ue muc-os de los
173
t8rminos usados en estas dos 1reas de conocimiento son =nicas o casi =nicas a
la administracin de pro!ectos.
o "uc-os t8rminos de la Administracin de la Calidad del ro!ecto, !a )ue estos
t8rminos son usados de manera m1s estrec-a )ue en su uso diario.
o >elati2amente pocos t8rminos relacionados con la Administracin del >ecurso
/umano del ro!ecto, Administracin del >ies:o del ro!ecto, ! Administracin
de las Comunicaciones del ro!ecto, !a )ue muc-os de los t8rminos usados en
estas 1reas de conocimiento no di*ieren de manera su+stancial de su uso diario.
o >elati2amente pocos t8rminos relacionados con la Administracin de Costos del
ro!ecto ! Administracin de la rocuracin del ro!ecto, !a )ue muc-os de los
t8rminos usados en estas 1reas de conocimiento tienen si:ni*icados m1s
estrec-os )ue son de uso =nico o particular a esas 1reas de aplicacin.
#- 9iglas Comunes
ACFP Actual Cost o* VorT re*ormed $Costo >eal de 3ra+a6o >ealizado(
A Acti2it! Cescription $Cescripcin de Acti2idad(
AM ArroS Cia:ram "et-od $"8todo de Cia:ramacin con Dlec-as(
A7 Actual Dinis- date $Dec-a >eal de 3erminacin(
A+A Acti2it!O&nOArroS $Acti2idad <o+re 4a Dlec-a(
A+& Acti2it!O&nOUode $Acti2idad <o+re Uodo(
A9 Actual <tart date $Dec-a >eal de Comienzo(
GAC %ud:et at Completion $resupuesto al 3erminar(
GCFP %ud:eted Cost o* VorT er*ormed $Costo resupuestado de 3ra+a6o >ealizado(
CCG C-an:e Control %oard $Comit8 de Control de Cam+ios(
CP77 Cost lus Di7ed Dee $Costo m1s /onorarios Di6os(
CPI7 Cost lus #ncenti2e Dee $Costo m1s /onorarios de #ncenti2o(
CPI Cost er*ormance inde7 $#ndice de CesempeAo de Costos(
CPM Critical at- "et-od $"8todo de la >uta Cr.tica(
C: Cost Bariance $Barianza de Costos(
Cata Cate $Dec-a de Corte(
U C?ration $C?racin(
EAC Estimate At Completion $Estimado al 3erminar(
174
E7 Earl! Dinis- date $*ec-a de 3erminacin 3emprana(
E9 Earl! <tart date $*ec-a de Comienzo 3emprana(
ETC Estimate $or Estimated( 3o Complete $or Completion( $Estimado al 3erminar(
E: Earned Balue $Balor @anado u &+tenido(
77 Dree Dloat or Dinis-OtoODinis- $Dlotacin 4i+re o DinOaODin(
77P Dirm Di7ed rice $recio Di6o Dirme(
7PI7 Di7ed rice #ncenti2e Dee $/onorarios #ncenti2os de recio Di6o(
79 Dinis-OtoO<tart $Comienzo9aODin(
"ERT @rap-ical E2aluation and >e2ieS 3ec-ni)ue $38cnica de >e2isin ! E2aluacin
@r1*ica(
I7G #n2itation Dor %id $#n2itacin a 4icitar(
57 4ate Dinis- date $*ec-a de 3erminacin 3ard.a(
5+E 4e2el &* E**ort $Ui2el de Es*uerzo(
59 4ate <tart date $*ec-a de Comienzo 3ard.a(
MPM "odern ro6ect "ana:ement $Administracin de ro!ectos "oderna(
+G9 &r:anization$al( %reaTdoSn <tructure $Estructura de Ces:lose &r:anizacional(
PC ercent Complete $orcenta6e 3erminado(
PM recedence Cia:rammin: "et-od $"8todo de Cia:ramacin de recedencias(
PERT ro:ram E2aluation and >e2ieS 3ec-ni)ue $38cnica de >e2isin ! E2aluacin de
ro:ramas(
P7 lanned Dinis- date $*ec-a laneada de 3erminacin(
PM ro6ect "ana:ement or ro6ect "ana:er $Administracin o Administrador de
ro!ectos(
PMG+O ro6ect "ana:ement %od! o* 'noSled:e $Cuerpo de Conocimientos de la
Administracin de ro!ectos(
PMP ro6ect "ana:ement ro*essional $ro*esional de la Administracin de ro!ectos(
P9 lanned <tart date $*ec-a laneada de Comienzo(
/A ;ualit! Assurance $Ase:uranza de la Calidad(
175
/C ;ualit! Control $Control de la Calidad(
RAM >esponsi+ilit! Assi:nment "atri7 $"atriz de >esponsa+ilidad(
RU >emainin: Curation $C?racin >emanente(
R7P >e)uest Dor roposal $eticin de ropuesta(
R7/ >e)uest Dor ;uotation $eticin de resupuesto(
97 <c-eduled Dinis- date or <tartOtoODinis- $*ec-a ro:ramada de 3erminacin o
ComienzoOaODin(
9+F <tatement &* VorT $Ceclaracin de 3ra+a6o(
9PI <c-eduled er*ormance #nde7 $#ndice de CesempeAo ro:ramado(
99 <c-eduled <tart date or <tartOtoO<tart $*ec-a ro:ramada de Comienzo o ComienzoO
aOComienzo(
9: <c-edule Bariance $Barianza de ro:ramacin(
TC 3ar:et completion date $*ec-a de 3erminacin de la "eta(
T7 3otal Dloat or 3ar:et Dinis- date $Dlotacin 3otal o *ec-a de 3erminacin de la "eta(
T9 3ar:et <tart date $*ec-a de Comienzo de la "eta(
T/M 3otal ;ualit! "ana:ement $Administracin de Calidad 3otal(
FG9 VorT %reaTdoSn <tructure $Estructura de Ces:lose de 3ra+a6o(
.- efiniciones
"uc-as de las pala+ras a)u. de*inidas tienen si:ni*icados m1s amplios, ! en al:unos casos
di*erentes, a sus de*iniciones de diccionarios.
4as de*iniciones usan las si:uientes con2enciones5
o 4os t8rminos usados como parte de las de*iniciones, ! )ue est1n de*inidos en el
:losario, se muestran en cursi2a.
o Cuando se inclu!en sinnimos, no se dan de*iniciones ! se diri:e el lector al
t8rmino pre*erido $i.e., 28ase t8rmino pre*erido(.
o 38rminos relacionados )ue no son sinnimos est1n re*erenciados al *inal de la
de la de*inicin $i.e., 28ase tam+i8n t8rmino relacionado(.
Accin Correcti<a- <on los cam+ios realizados para -acer )ue el desempeAo *uturo del
pro!ecto se a6uste a lo planeado.
Acti<idad Casi8Crtica- Es una acti2idad )ue tiene una +a6a *lotacin total.
176
Acti<idad Crtica- Es cual)uier acti2idad so+re el camino cr.tico. Com=nmente se determina
usando el m8todo de la ruta cr.tica. Aun )ue al:unas acti2idades son 0cr.ticas0 en el sentido del
diccionario sin estar so+re la ruta cr.tica, este sentido pocas 2eces se usa en el conte7to del
pro!ecto.
Acti<idad 7icticia- Es una acti2idad de cero duracin )ue se usa para mostrar una relacin
l:ica en el m8todo de dia:ramacin con *lec-as. 4as acti2idades *icticias son usadas cuando las
relaciones l:icas no pueden ser descritas de manera correcta usando *lec-as de acti2idad
comunes. 4as relacione *icticias se muestran :r1*icamente como l.neas punteadas con ca+eza
de *lec-a.
Acti<idad Predecesora- $1( En el m8todo de dia:ramacin con *lec-as, es la acti2idad )ue entra
al nodo. $2( En el m8todo de dia:ramacin de precedencias, es la acti2idad 0de0.
Acti<idad 9ucesora- $1( En el m8todo de dia:ramacin con *lec-as, la acti2idad )ue departe de
un nodo. $2( En el m8todo de dia:rama de precedencias, la acti2idad 0a0.
Acti<idad- ?n elemento de tra+a6o desarrollado durante el curso de un pro!ecto. ?na acti2idad
normalmente tiene una duracin esperada, un costo esperado, ! unos re)uerimientos esperados
de recursos. 4as acti2idades :eneralmente se su+di2iden en tareas.
Acti<idad89o(re8&odo AA9&B- B8ase m8todo de dia:ramacin de precedencias.
Acti<idad89o(re 5a87lec@a AA97B- B8ase m8todo de dia:rmacin con *lec-as.
Administracin de Calidad del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de pro!ectos
)ue inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue el pro!ecto 2a a satis*acer las
necesidades para las cuales *ue encomendado. L consiste de planeacin de la calidad,
ase:uranza de la calidad, ! control de calidad.
Administracin Total de Calidad AT/MB- ?na apro7imacin com=n para implementar un
pro:rama de me6oramiento de la calidad dentro de una or:anizacin.
Administracin de Costos del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de pro!ectos
)ue inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue el pro!ecto se termina dentro del
presupuesto apro+ado. Esta consiste de planeacin de recursos, estimacin de costos,
presupuestacin de costos, ! control de costos.
Administracin de la Integracin del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de
pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue los elementos 2arios del
pro!ecto est1n adecuadamente coordinados. L consiste de desarrollo del plan del pro!ecto,
e6ecucin del plan de pro!ecto, ! control de cam+ios :eneral.
Administracin de la Procuracin del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de
pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para ad)uirir +ienes ! ser2icios a*uera de la
or:anizacin e6ecutora. L consiste de planeacin de la procuracin, planeacin de la solicitacin,
solicitacin, seleccin de *uentes, administracin del contrato, ! cierre de contrato.
Administracin de las Comunicaciones del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de
pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar la coleccin ! diseminacin
adecuada de la in*ormacin del pro!ecto. Esta consiste de planeacin de las comunicaciones,
distri+ucin de la in*ormacin, reportes de desempeAo, ! cierre administrati2o.
177
Administracin de Proyectos Moderna AMPMB- Es un t8rmino )ue se usa para distin:uir el
ran:o amplio del alcance corriente de la administracin de pro!ectos $alcance, costo, tiempo,
calidad, ries:o, etc.( de uso m1s estrec-o tradicional )ue se en*oca+a solo en costos ! tiempo.
Administracin de Proyectos- Es la aplicacin de conocimientos, -a+ilidades, -erramientas, !
t8cnicas a las acti2idades del pro!ecto de manera )ue se cumplan o e7cedan las necesidades !
e7pectati2as )ue los partidos interesados ten:an en el pro!ecto.
Administracin de Riesgo del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de pro!ectos )ue
inclu!e los procesos concernientes a identi*icar, analizar, ! responder al ries:o del pro!ecto. L
consiste de identi*icacin de ries:o, cuanti*icacin de ries:o, desarrollo de respuesta al ries:o, !
control de respuesta al ries:o.
Administracin del Alcance del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de pro!ectos
)ue inclu!e los procesos re)ueridos para ase:urar )ue el pro!ecto inclu!e todo el tra+a6o
re)uerido, ! solo el tra+a6o re)uerido, para terminar el pro!ecto de manera e7itosa. L consiste de
iniciacin, planeacin del alcance, de*inicin del alcance, 2eri*icacin del alcance, ! control de
cam+ios al alcance.
Administracin del Contrato- Es la administracin la relacin con el 2endedor.
Administracin del Recurso Humano del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de
pro!ectos )ue inclu!e los procesos re)ueridos para -acer el uso m1s e*ecti2o de las personas
in2olucradas en el pro!ecto. L consiste de planeacin or:anizacional, ad)uisicin de sta**, !
desarrollo del e)uipo.
Administracin del Tiempo del Proyecto- Es un su+6ue:o de la administracin de pro!ectos
)ue inclu!e los procesos re)ueridos para una terminacin oportuna del pro!ecto. L consiste de
de*inicin de acti2idades, secuencia de acti2idades, estimacin de duracin de acti2idades,
desarrollo de la pro:ramacin, ! control de la pro:ramacin.
Administrador de 5nea- $1( Es el administrador de cual)uier :rupo )ue realmente -ace un
producto o e6ecuta un ser2icio. $2( Es un administrador *uncional.
Administrador de Proyecto APMB- Es el indi2iduo responsa+le por la administracin del
pro!ecto.
Administrador de Proyectos Profesional APMPB- Es un indi2iduo certi*icado como tal por el
ro6ect "ana:ement #nstitute.
Administrador 7uncional- Es un administrador responsa+le por acti2idades de un
departamento especializado o *uncin $e.:., in:enier.a, manu*actura, mercadeo(.
Ad=uisicin de 9taff- Es conse:uir los recursos -umanos necesarios asi:nados a ! tra+a6ando
en el pro!ecto.
Alcance- Es la suma de productos ! ser2icios )ue ser1n pro2e.dos por el pro!ecto.
AnElisis de Programacin- Bea an1lisis de red.
AnElisis de Red- Es el proceso de identi*icar las *ec-as tempranas ! tard.as de comienzo !
terminacin para las porciones sin terminar de las acti2idades de pro!ecto. B8ase tam+i8n
178
"8todo de la >uta Cr.tica, 38cnica de >e2isin ! E2aluacin de ro:ramas, ! 38cnica de
>e2isin ! E2aluacin @r1*ica.
AnElisis de :alor "anado- B8ase la de*inicin $1( +a6o 2alor :anado.
AnElisis MatemEtico- Bea an1lisis de red.
AnElisis Monte Carlo- Es una t8cnica de e2aluacin del ries:o de la pro:ramacin )ue e6ecuta
una simulacin del pro!ecto muc-as 2eces de manera )ue se pueda calcular una distri+ucin de
los resultados m1s pro+a+les.
Area de Aplicacin- Es una cate:or.a de pro!ectos )ue tienen elementos en com=n )ue no
est1n presentes en todos los pro!ectos. 4as 1reas de aplicacin est1n usualmente de*inidas en
t8rminos del producto del pro!ecto $i.e., por tecnolo:.as similares o sectores de industria( o por el
tipo de cliente $e.:., interno 2s. E7terno, :u+ernamental o pri2ado(. 4as 1reas de aplicacin
muc-as 2eces se traslapan.
Aseguran;a de la Calidad A/AB- $1( Es el proceso de e2aluar el desempeAo :eneral del
pro!ecto de manera re:ular para pro2eer la con*ianza de )ue el pro!ecto 2a a satis*acer los
est1ndares rele2antes de calidad. $2( Es la unidad or:anizacional a la )ue se le asi:na la
responsa+ilidad por la ase:uranza de la calidad.
Asignacin para Contingencias- B8ase reser2a.
Cam(io al Alcance- Es cual)uier cam+io al alcance del pro!ecto. ?n cam+io en el alcance casi
siempre re)uiere un a6uste en el costo ! pro:ramacin del pro!ecto.
Cam(io en el Alcance- B8ase cam+io del alcance.
C@arter del Proyecto- Es un documento emitido por la alta administracin )ue pro2ee al
administrador del pro!ecto con la autoridad de aplicar recursos de la or:anizacin a las
acti2idades del pro!ecto.
C@arter B8ase c-arter del pro!ecto.
Ciclo de :ida del Proyecto- Es una coleccin de *ases de pro!ecto :eneralmente secuenciales
cu!os nom+res ! n=meros est1n determinadas por las necesidades de control de or:anizacin u
or:anizaciones in2olucradas en el pro!ecto.
Cierre Administrati<o- Es :enerar, reco:er, ! diseminar la in*ormacin del pro!ecto para
*ormalizar la terminacin de este.
Cierre de Contrato- Es la terminacin ! ne:ociacin del contrato, inclu!endo la resolucin de
todos los .tems sin resol2er.
Cdigos de Cuentas- Cual)uier sistema num8rico usado para identi*icar de manera =nica cada
elemento de la estructura de des:lose del tra+a6o. B8ase tam+i8n :r1*ico de cuentas.
Comien;o8a8Comien;o- B8ase relacin l:ica.
Comien;o8a87in- B8ase relacin l:ica.
179
Comit! de Control de Cam(ios ACCGB- Es un :rupo *ormalmente constituido de los partidos
interesados responsa+les de apro+ar o rec-azar cam+ios a las l.neas de +ase del pro!ecto.
Compresin de uracin- Es acortar la pro:ramacin del pro!ecto sin reducir el alcance del
pro!ecto. 4a compresin de duracin no siempre es posi+le ! muc-as 2eces re)uiere un
incremento en el costo del pro!ecto.
Compresin de Programacin- Bea compresin de duracin.
Contingencias- B8ase reser2a ! planeacin de contin:encias.
Contrato de Costos MEs Honorarios de Incenti<o ACPI7B- Es un tipo de contrato en el )ue el
comprador reem+olsa al 2endedor por los costos permitidos del 2endedor $los costos permitidos
est1n de*inidos por el contrato( ! el 2endedor o+tiene una :anancia si cumple con determinados
criterios de desempeAo.
Contrato de Costos MEs Honorarios 7i4os ACP77B- Es un tipo de contrato en el )ue el
comprador reem+olsa al 2endedor por los costos permitidos del 2endedor $los costos permitidos
est1n de*inidos por el contrato( mas una cantidad *i6a de :anancia $-onorarios(.
Contrato de Honorarios Incenti<os de Precio 7i4o- Es un tipo de contrato donde el comprador
pa:a al 2endedor una suma *i6a $de*inida en el contrato(, ! el 2endedor puede o+tener una suma
adicional si cumple con determinados criterios de desempeAo.
Contrato de Precio 7i4o A77PB- B8ase contrato de precio *i6o *irme.
Contrato de Precio 7i4o 7irme A77PB- Es un tipo de contrato donde el comprador pa:a al
2endedor una suma *i6a $de*inida en el contrato( a pesar de los costos del 2endedor.
Contrato- ?n contrato es un acuerdo mutuamente li:ante )ue o+li:a al 2endedor a pro2eer el
producto especi*icado ! o+li:a al comprador a pa:ar por el. 4os contratos :eneralmente caen en
una de tres cate:or.as principales5
o Contratos de costos reem+olsa+les 9 esta cate:or.a de contratos in2olucra
pa:os $reem+olsos( al contratista por sus costos reales. 4os costos usualmente
se clasi*ican como costos directos $costos causados directamente por el
pro!ecto, tales como salarios de miem+ros del e)uipo de pro!ecto( ! costos
indirectos $costos asi:nados al pro!ecto por la or:anizacin e6ecutora como
costos de *uncionamiento, tales como salarios para e6ecuti2os corporati2os(. 4os
costos indirectos se calculan :eneralmente como un porcenta6e de los costos
directos. 4os contratos de costos reem+olsa+les muc-as 2eces inclu!en
incenti2os por cumplir o e7ceder o+6eti2os selectos del pro!ecto tales como
metas de pro:ramacin o costos totales.
o Contratos de precios unitarios 9 al contratista se le pa:a una cantidad
predeterminada por unidad de ser2icio $e.:., [70 por -ora de ser2icios
pro*esionales o [1.08 por !arda c=+ica de tierra remo2ida( ! el 2alor total del
contrato es *uncin de las cantidades )ue se necesitan para terminar el tra+a6o.
o Contratos de suma :lo+al o precio *i6o 9 esta cate:or.a de contratos in2olucra un
precio total *i6o para un producto +ien de*inido. 4os contratos de precio *i6o
pueden incluir tam+i8n incenti2os para cumplir o e7ceder o+6eti2os selectos del
pro!ecto tales como metas de pro:ramacin.
180
Control de Calidad A/CB- $1( Es el proceso de monitorear resultados espec.*icos del pro!ecto
para determinar si estos cumplen los est1ndares rele2antes de calidad e identi*icar maneras de
eliminar causantes de desempeAo no satis*actorios. $2( Es la unidad or:anizacional a la )ue se
le asi:na la responsa+ilidad por el control de la calidad.
Control de Cam(io del Alcance- Es controlar los cam+ios al alcance del pro!ecto.
Control de Cam(ios "eneral- Coordina cam+ios a tra28s de todo el pro!ecto.
Control de Costos- Es controlar cam+ios en el presupuesto del pro!ecto.
Control de Programacin- Es controlar los cam+ios en la pro:ramacin del pro!ecto.
Control de Respuesta al Riesgo- Es responder a cam+ios en los ries:os so+re la 2ida del
pro!ecto.
Control- Es el proceso de comparar el rendimiento real con el planeado, analizar 2arianzas,
e2aluar posi+les alternati2as, ! tomar la accin correcti2a apropiada en la medida )ue se
necesite.
Con<ergencia de Rutas- En el an1lisis matem1tico, es la tendencia de caminos paralelos de
apro7imadamente i:ual duracin a retrasar la terminacin de los -itos donde con2er:en.
Costeo de Ciclo de :ida- Es el concepto de incluir los costos de ad)uisicin, operacin, !
eliminacin cuando se e2al=an 2arias alternati2as.
Costo 7inal Pronosticado- B8ase estimado al completar.
Costo Presupuestado del Tra(a4o Reali;ado AGCFPB- Es la suma de los estimados
presupuestales apro+ados $inclu!endo cual)uier pro2isin para los costos administrati2os( para
acti2idades $o porciones de acti2idades( pro:ramadas para ser e6ecutadas durante un periodo
dado $usualmente el pro!ectoO-asta9la *ec-a(. B8ase tam+i8n 2alor :anado.
Costo Real de Tra(a4o Reali;ado AACFPB- <on los costos en los )ue se incurre $directos e
indirectos( al realizar tra+a6os en un periodo dado. B8ase tam+i8n 2alor :anado.
Costos de la Calidad- <on los costos en los )ue se incurre para ase:urar la calidad. El costo de
la calidad inclu!e la planeacin de la calidad, ase:uranza de la calidad, ! re-acer tra+a6o.
Cras@ing- Es tomar accin para disminuir la duracin total del pro!ecto despu8s de analizar un
n=mero de alternati2as para determinar como conse:uir la m17ima compresin por el m.nimo
costo.
Cuantificacin de Riesgo- Es e2aluar la pro+a+ilidad de la ocurrencia de e2entos de ries:o !
sus e*ectos.
Cuerpo de Conocimientos de la Administracin de Proyectos APMG+OB- Es un t8rmino
inclusi2o )ue descri+e la suma de conocimientos dentro de la pro*esin de la administracin de
pro!ectos. Como en otras pro*esiones tales como a+o:ac.a, medicina, ! conta+ilidad, el cuerpo
de conocimiento descansa en los practicantes ! acad8micos )ue la aplican ! a2anzan. El
"%&' inclu!e pr1cticas tradicionales pro+adas )ue son de uso :eneralizado, as. como
pr1cticas inno2adoras ! a2anzadas )ue -an 2isto un uso m1s limitado.
181
Cur<a89- Es una muestra :r1*ica de acumulados de costos, -oras -om+re, u otras cantidades,
:ra*icadas contra tiempo. El nom+re se deri2a de *orma de 0<0 de la cur2a $m1s ac-atada al
comienzo ! *inal, ! m1s empinada en el centro( producida en un pro!ecto )ue comienza
lentamente, se acelera, ! lue:o decae.
eclaracin de Tra(a4o A9+FB- Es una descripcin narrati2a de los productos o ser2icios )ue
se pro2eer1n +a6o contrato.
efinicin de Acti<idad- Es identi*icar las acti2idades espec.*icas )ue de+en ser e6ecutadas en
orden para poder producir las entre:as del pro!ecto.
efinicin del Alcance- Es descomponer las principales entre:as del pro!ecto en componentes
m1s pe)ueAas ! mane6a+les, para poder pro2eer me6or control.
ependencia- B8ase relacin l:ica.
esarrollo de E=uipo- Es desarrollar las -a+ilidades de :rupo o indi2iduales para el
me6oramiento del desempeAo del pro!ecto.
esarrollo de la Programacin- Es analizar la secuencia de acti2idades, duracin de
acti2idades, ! los re)uerimientos de recursos para crear la pro:ramacin del pro!ecto.
esarrollo de Respuesta al Riesgo- Es de*inir los pasos de me6oramiento para oportunidades !
los pasos de miti:acin para las amenazas.
esarrollo del Plan de Proyecto- Es tomar los resultados de los otros procesos de planeacin !
colocarlos un solo documento consistente ! co-erente.
escripcin de Acti<idad AAB- Es una *rase corta o eti)ueta )ue se usa en un dia:rama de red
de pro!ecto. 4a descripcin de acti2idad normalmente descri+e el alcance del tra+a6o de la
acti2idad.
iagrama de "antt- B8ase :r1*ica de +arras.
iagrama de 5gica- Bea dia:rama de l:ica del pro!ecto.
iagrama de Pareto- Es un -isto:rama, ordenado por *recuencia de ocurrencia, )ue muestra
cuantos resultados *ueron :enerados por cada causa identi*ica+le.
iagrama de Red del Proyecto- Es cual)uier representacin es)uem1tica de las relaciones
l:icas de las acti2idades del pro!ecto. <iempre se di+u6a de iz)uierda a derec-a para re*le6ar de
manera correcta la cronolo:.a del pro!ecto. "uc-as 2eces se le conoce *orma inapropiada como
0:r1*ica E>30.
iagrama de Red en Escala de Tiempo- Es un dia:rama de red del pro!ecto di+u6ado de
manera tal )ue la posicin ! lar:o de la acti2idad representan su duracin. Esencialmente, es
una :r1*ica de +arras )ue inclu!e la l:ica de red.
iagrama PERT- Es un tipo espec.*ico de dia:rama de red de pro!ecto. B8ase 38cnica de
>e2isin ! E2aluacin de ro:ramas.
182
istri(ucin de la Informacin- Es -acer )ue la in*ormacin necesitada este disponi+le a los
partidos interesados de manera oportuna.
uracin AUB- Es el n=mero de periodos de tra+a6o $sin incluir d.as *esti2os u otros periodos de
no tra+a6o( )ue se re)uieren para completar una acti2idad u otro elemento del pro!ecto. <e
e7presa :eneralmente d.as o semanas de tra+a6o. A 2eces se e)uipara de manera incorrecta
con el tiempo transcurrido. B8ase tam+i8n es*uerzo.
uracin Remanente ARUB- Es el tiempo necesario para terminar una acti2idad.
E4ecucin del Plan de Proyecto- Es lle2ar a ca+o el plan del pro!ecto al e6ecutar las acti2idades
incluidas en el.
Enlace- Bea relacin l:ica.
Entrega- Es cual)uier .tem, o resultado 2eri*ica+le, medi+le ! tan:i+le )ue de+e ser producido
para completar un pro!ecto o parte de este. @eneralmente se usa de manera m1s estrec-a en
re*erencia a una entre:a e7terna, )ue es una entre:a )ue esta su6eta a apro+acin del
patrocinador del pro!ecto o cliente.
E=uipo Administrati<o de Proyectos- <on los miem+ros del e)uipo de pro!ecto )ue est1n
directamente in2olucrados en las acti2idades de la administracin de pro!ectos. En pro!ectos
m1s pe)ueAos, el e)uipo administrati2o de pro!ectos puede 2irtualmente incluir a todos los
miem+ros del e)uipo de pro!ecto.
Esfuer;o- Es el n=mero de unidades de tra+a6o re)ueridas para completar una acti2idad u otro
elemento de pro!ecto. ?sualmente se e7presa en -oras de sta**, d.as de sta**, o semanas de
sta**. Uo se de+e con*undir con duracin.
Estimacin de Costos- Es estimar el costo de los recursos )ue se necesitan para completar las
acti2idades del pro!ecto.
Estimacin de la uracin de la Acti<idad- Es estimar el n=mero de periodos de tra+a6o )ue
se necesitan para acti2idades indi2iduales.
Estimacin Param!trica- Es una t8cnica de estimacin )ue usa relaciones estad.sticas entre
datos -istricos ! otras 2aria+les $e.:., metros cuadrados en construccin, l.neas de cdi:o en
desarrollo de so*tSare( para calcular un estimado.
Estimado Al Completar ATerminarB AEACB- Es el costo total esperado de una acti2idad, o :rupo
de acti2idades, o del pro!ecto cuando el alcance de*inido -a sido completado. 4a ma!or.a de
t8cnicas para pronosticar el EAC inclu!e al:=n a6uste del costo ori:inal estimado +asado en el
desempeAo del pro!ecto a la *ec-a. 3am+i8n se conoce como 0estimacin al completar0.
"ostrado a 2eces como EAC \ >ealesOaOlaO*ec-a c E3C. B8ase tam+i8n 2alor :anado !
estimado para completar.
Estimado de Costo PComercialP- Es un estimado del costo de un producto o ser2icio )ue se
usa para e2aluar lo razona+le del costo propuesto de un contratista posi+le
Estimado de +rden de Magnitud- Bea estimado.
Estimado efiniti<o- B8ase estimado.
183
Estimado Para Completar AETCB- Es el costo adicional esperado necesario para completar una
acti2idad, :rupo de acti2idades, o el pro!ecto. 4a ma!or.a de t8cnicas para pronosticar el E3C
inclu!e al:=n a6uste del estimado ori:inal estimado +asado en el desempeAo del pro!ecto a la
*ec-a. 3am+i8n es llamado 0estimacin para completar0. B8ase tam+i8n 2alor :anado ! estimado
al completar.
Estimado Presupuestal- B8ase estimado.
Estimado- Es la e2aluacin del resultado cuantitati2o pro+a+le. ?sualmente se aplica a los
costos ! duraciones del pro!ecto ! siempre de+er1 incluir al:=n indicador de precisin $e.:., Y 7
porcenta6e(. ?sualmente se usa con al:=n modi*icador $e.:., preliminar, conceptual, *acti+ilidad(.
Al:unas 1reas de aplicacin tienen modi*icadores espec.*icos )ue implican un ran:o de precisin
particular $e.:., estimado de orden de ma:nitud, estimado presupuestal, ! estimados de*initi2os
en pro!ectos de in:enier.a ! construccin(.
Estructura de esglose de Tra(a4o AFG9B- Es una a:rupacin orientada por entre:as de los
elementos de pro!ecto )ue or:aniza ! de*ine el alcance total del pro!ecto. Cada cate:or.a
descendiente representa un :rado ma!or de detalle ! de*inicin de los componentes del
pro!ecto, 4os componentes del pro!ecto pueden ser productos o ser2icios.
Estructura de esglose +rgani;acional A+G9B- Es una representacin de la or:anizacin del
pro!ecto or:anizada de manera tal )ue relaciona los pa)uetes de tra+a6o con las unidades
or:anizacionales.
E<ento de Riesgo- ?na ocurrencia discreta )ue puede a*ectar el pro!ecto para me6or o peor.
E<ento89o(re8&odo- Es una t8cnica de dia:ramacin de redes en la )ue los e2entos se
representan por medio de cuadrados $o nodos( conectados por *lec-as para mostrar la
secuencia en la )ue ocurren los e2entos. Due usada en la 38cnica de >e2isin ! E2aluacin de
ro:ramas $E>3( ori:inal.
7ase- Bea *ase de pro!ecto.
7ases del Proyecto- Es una coleccin de acti2idades relacionadas de manera l:ica, )ue
usualmente culminan en la terminacin de una entre:a principal.
7ast TracJing- Es comprimir la pro:ramacin de pro!ecto al traslapar acti2idades )ue
normalmente se -ar.an en secuencia, tales como diseAo ! construccin. Al:unas 2eces se
con*unde con in:enier.a concurrente.
7ec@a de Comien;o Corriente- Es la estimacin corriente del punto en el tiempo en el cual una
acti2idad comenzara.
7ec@a de Comien;o de la 5nea de Gase- B8ase *ec-a de comienzo pro:ramada.
7ec@a de Comien;o Meta AT9B- Es la *ec-a en la )ue planea el comienzo $meta( del tra+a6o de
una acti2idad.
7ec@a de Comien;o Tarda A59B- En el m8todo de la ruta cr.tica, es el punto en el tiempo m1s
tard.o posi+le en )ue una acti2idad puede comenzar sin causar un retraso en un -ito espec.*ico
$usualmente la *ec-a de terminacin del pro!ecto(.
184
7ec@a de Comien;o Temprana AE9B- En el m8todo de la ruta cr.tica, es el punto en el tiempo
m1s temprano posi+le en el )ue las porciones sin terminar de una acti2idad $o pro!ecto( pueden
comenzar +asadas en la l:ica de la red ! en cual)uier restriccin de la pro:ramacin. 4as
*ec-as de comienzo tempranas pueden cam+iar a medida )ue el pro!ecto a2anza ! se e*ect=an
cam+ios al plan del pro!ecto.
7ec@a de Comien;o- Es un punto en el tiempo asociado con el comienzo de una acti2idad,
usualmente cali*icado por uno de los si:uientes5 real $actual(, planeado, estimado, pro:ramado,
temprano, tard.o, meta, l.nea de +ase, o corriente.
7ec@a de Corte- B8ase *ec-a de datos.
7ec@a de ato AB- Es el punto en el tiempo )ue separa los datos actuales $-istricos( con
datos *uturos $pro:ramados(. 3am+i8n es llama *ec-a de corte.
7ec@a de Terminacin Corriente- Es la estimacin corriente del punto en el tiempo en el cual
una acti2idad terminara.
7ec@a de Terminacin de la 5nea de Gase- B8ase *ec-a de terminacin pro:ramada.
7ec@a de Terminacin Meta ATCB- Es una *ec-a impuesta )ue restrin:e o de otra manera
modi*ica el an1lisis de red.
7ec@a de Terminacin Meta AT7B- Es la *ec-a en la )ue planea la terminacin $meta( del tra+a6o
de una acti2idad.
7ec@a de Terminacin Tarda A57B- En el m8todo de la ruta cr.tica, es el punto en el tiempo m1s
tard.o posi+le en )ue una acti2idad puede ser completada sin causar un retraso en un -ito
espec.*ico $usualmente la *ec-a de terminacin del pro!ecto(.
7ec@a de Terminacin Temprana AE7B- En el m8todo de la ruta cr.tica, es el punto en el tiempo
m1s temprano posi+le en el )ue las porciones sin terminar de una acti2idad $o pro!ecto( se
pueden terminar +asadas en la l:ica de la red ! en cual)uier restriccin de la pro:ramacin. 4as
*ec-as de terminacin tempranas pueden cam+iar a medida )ue el pro!ecto a2anza ! se
e*ect=an cam+ios al plan del pro!ecto.
7ec@a de Terminacin- Es un punto en el tiempo asociado con la terminacin de una acti2idad.
@eneralmente se cali*ica con una de las si:uientes5 real, planeado, pro:ramado, temprano,
tard.o, l.nea de +ase, meta o corriente.
7ec@a Planeada de Comien;o- Bea *ec-a pro:ramada de comienzo.
7ec@a Planeada de Terminacin- Bea *ec-a pro:ramada de terminacin.
7ec@a Programada de Comien;o A99B- Es el punto en el tiempo en el )ue se pro:ramo el
comienzo del tra+a6o de una acti2idad. 4a *ec-a pro:ramada de comienzo esta normalmente
entre el ran:o de *ec-as delimitado por la *ec-a de comienzo temprana ! la *ec-a de comienzo
tard.a.
7ec@a Programada de Terminacin A97B- Es el punto en el tiempo en el )ue se pro:ramo la
terminacin del tra+a6o de una acti2idad. 4a *ec-a pro:ramada de terminacin esta normalmente
entre el ran:o de *ec-as delimitado por la *ec-a de terminacin temprana ! la *ec-a de
terminacin tard.a.
185
7ec@a Real de Comien;o AA9B- Es el punto en el tiempo en el cual el tra+a6o de una acti2idad
realmente -a comenzado.
7ec@a Real de Terminacin AA7B- Es el punto en el tiempo en el cual el tra+a6o de la acti2idad
realmente termino, $Uota5 en al:unas 1reas de aplicacin, la acti2idad se considera 0terminada0
cuando el tra+a6o -a sido 0su+stancialmente terminado0(.
7in 8a8 Comien;o A79B- Bea relacin l:ica.
7in8a87in A77B- Bea relacin l:ica.
7lec@a- Es una representacin :r1*ica de una acti2idad. B8ase tam+i8n m8todo de dia:ramacin
de *lec-as.
7lotacin de Ruta- Bea *lotacin.
7lotacin 5i(re A77B- Es la cantidad de tiempo )ue una acti2idad se puede atrasar sin retrasar la
*ec-a de comienzo temprana de cual)uier acti2idad sucesora inmediata. B8ase tam+i8n
*lotacin.
7lotacin Total AT7B- Bea *lotacin.
7lotacin- Es la cantidad de tiempo )ue una acti2idad se puede retrasar desde su comienzo
temprano sin atrasar la *ec-a de terminacin del pro!ecto. 4a *lotacin es un calculo matem1tico
! puede cam+iar a medida )ue el pro!ecto pro:resa ! se e*ect=an cam+ios al plan del pro!ecto.
3am+i8n se le conoce como 0slacT0, *lotacin total, ! *lotacin de ruta. B8ase tam+i8n *lotacin
li+re.
7ragmento de Red- B8ase su+red.
"rado- Es una cate:or.a o :rado usado para distin:uir .tems )ue tienen el mismo uso *uncional
$e.:., 0martillo0( pero )ue no comparten los mismos re)uerimientos de calidad $i.e., distintos
martillos pueden necesitar resistir di*erentes cantidades de es*uerzo(.
"rEfica de Garras. Es una representacin :r1*ica de in*ormacin relacionada con la
pro:ramacin. En su *orma t.pica, las acti2idades u otros elementos del pro!ecto se listan -acia
a+a6o en le lado iz)uierdo de la :r1*ica, las *ec-as se muestran en la parte superior, ! las
duraciones de las acti2idades se muestran como +arras su6etas al tiempo. 3am+i8n se conoce
como :r1*ica de @antt.
Hamaca- Es una acti2idad resumen o totalizadora $un :rupo de acti2idades relacionadas se
muestran como una ! se reporta a ni2el concatenado(. ?na acti2idad -amaca puede o no tener
una secuencia interna. B8ase tam+i8n su+pro!ecto ! su+red.
Hanger- Es una discontinuidad o )uie+re no intencionado en la ruta de la red .4os -an:ers
:eneralmente son causados por acti2idades *altantes o por relaciones l:icas *altantes.
Hitos o Mo4ones- Es un e2ento si:ni*icati2o en el pro!ecto, :eneralmente la terminacin de una
entre:a principal del pro!ecto.
Holgura- Es una modi*icacin de una relacin l:ica )ue ordena una demora en la tarea
sucesora. or e6emplo, en una dependencia de tipo *inOaOcomienzo )ue una -ol:ura de 10 d.as,
186
la acti2idad sucesora no puede comenzar -asta despu8s de 10 d.as de terminada la
predecesora. B8ase tam+i8n lead.
Identificacin de Riesgo- Es determinar )ue e2entos de ries:o pueden pro+a+lemente a*ectar
el pro!ecto.
Indice de esempeCo de Costos ACPIB- Es la razn de los costos presupuestados a los costos
reales $%CVEACV(. El C# se usa :eneralmente para predecir la ma:nitud de un posi+le
so+recosto usando la si:uiente *ormula5 estimado ori:inal de costosEC# \ costo del pro!ecto al
terminar. B8ase tam+i8n 2alor :anado.
Indice de esempeCo de la Programacin A9PIB- Es la razn de tra+a6o realizado a tra+a6o
realizado $%CVE%CV<(. B8ase 2alor :anado.
Ingeniera Concurrente- Es una apro7imacin al sta**in: del pro!ecto )ue, en su *orma m1s
:eneral, re)uiere )ue los implementadores est8n in2olucrados en la *ase de diseAo. A 2eces se
con*unde con *ast tracTin:.
Iniciacin- Es comprometer la or:anizacin a comenzar una *ase de pro!ecto.
In<itacin a 5icitar AI7GB- @eneralmente, este termino e)ui2ale a una solicitacin de propuestas.
<in em+ar:o, en al:unas 1reas de aplicacin puede tener un si:ni*icado m1s estrec-o o
espec.*ico.
Item de Tra(a4o- Bea acti2idad.
5ead- Es una modi*icacin de una relacin l:ica )ue permite la aceleracin de la tarea
sucesora. or e6emplo, en una dependencia de tipo *inOaOcomienzo con un lead de 10 d.as, la
sucesora puede comenzar 10 d.as antes de )ue la predecesora -a!a terminado. B8ase tam+i8n
-ol:ura.
5nea de Gase del Alcance- Bea l.nea de +ase.
5nea de Gase- El plan ori:inal $para un pro!ecto, para un pa)uete de tra+a6o, o una acti2idad(,
mas o menos los cam+ios autorizados. @eneralmente se usa con un modi*icador $e.:., l.nea de
+ase de costos, l.nea de +ase de pro:ramacin, l.nea de +ase para la medicin del desempeAo(.
5gica de Red- Es la coleccin de dependencias de acti2idades )ue con*orman un dia:rama de
red de pro!ecto.
5gica- Bea l:ica de red.
5oop- Es una ruta de red )ue pasa por un mismo nodo dos 2eces. 4os loops no se pueden
analizar usando t8cnicas tradicionales de an1lisis de red tales como C" ! E>3. 4os loops son
permitidos en @E>3.
Matri; de Asignacin de Responsa(ilidades ARAMB- Es una estructura )ue relaciona la
estructura or:anizati2a a la estructura de des:lose de tra+a6o para a!udar a ase:urar )ue cada
elemento de tra+a6o del alcance del pro!ecto se a asi:nado a un indi2iduo responsa+le.
Matri; de Responsa(ilidad- B8ase tam+i8n matriz de asi:nacin de responsa+ilidad.
187
Matri; de Responsa(ilidades- B8ase matriz de asi:nacin de responsa+ilidades.
M!todo de iagramacin de 7lec@as- Es una t8cnica de dia:ramacin de redes en la cual las
acti2idades se representan con *lec-as. 4a cola de la *lec-a representa el comienzo ! la ca+eza
representa el *inal de la acti2idad $el lar:o de la *lec-a no representa la duracin esperada de la
acti2idad(. 4as acti2idades est1n conectadas en puntos llamados nodos $usualmente se
representan como pe)ueAos c.rculos( para ilustrar la secuencia en la )ue se espera se
desarrollen las acti2idades. B8ase tam+i8n m8todo de dia:ramacin de precedencias.
M!todo de iagramacin de Precedencias APMB- Es una t8cnica de dia:ramacin de redes
en la )ue las acti2idades se representan con ca6as $o nodos(. 4as acti2idades est1n li:adas por
medio de relaciones de precedencia para mostrar la secuencia en las )ue las acti2idades
de+er1n ser e6ecutadas.
M!todo de la Ruta Crtica ACPMB- Es una t8cnica de an1lisis de red usada para predecir la
duracin del pro!ecto al analizar )ue secuencia de acti2idades $)ue ruta( tiene la menor cantidad
de *le7i+ilidad de pro:ramacin $la menor cantidad de *lotacin( 4as *ec-as tempranas se
calculan por medio de un pase -acia delante usando una *ec-a especi*icada de comienzo. 4as
*ec-as tard.as se calculan por medio de un pase -acia atr1s comenzando desde una *ec-a
especi*icada de terminacin $usualmente la *ec-a temprana de terminacin del pro!ecto
calculado por el pase -acia adelante(.
Miem(ros del E=uipo de Proyecto- <on las personas )ue reportan de manera directa o
indirecta al administrador del pro!ecto.
Miem(ros del E=uipo- Bea miem+ros del e)uipo de pro!ecto.
Mitigacin- Es tomar pasos para la reduccin del ries:o al disminuir la pro+a+ilidad de
ocurrencia de un e2ento de ries:o o al reducir sus e*ectos si lle:ara a ocurrir.
Monitoreo- Es la captura, an1lisis, ! reporte del desempeAo del pro!ecto, usualmente se
compara contra el plan.
&i<el de Esfuer;o A5+EB- Es una acti2idad de tipo soporte $e.:., relacin de enlace con el
2endedor o cliente( )ue se presta de manera *1cil para medicin de desempeAo discreto. Esta
:eneralmente caracterizada por una rata uni*orme de acti2idad so+re un periodo espec.*ico de
tiempo.
&i<elacin de Recursos- Es cual)uier *orma de an1lisis de red en las )ue las decisiones de
pro:ramacin $*ec-as de comienzo ! terminacin( son diri:idas por preocupaciones )ue se
desprenden de la administracin de recursos $e.:., disponi+ilidad limitada de recursos o cam+ios
di*.ciles de administrar en ni2eles de recurso(.
&i<elacin- B8ase ni2elacin de recursos.
&odo- Es un de los puntos de de*inicin de una redF un punto de cruce conectado a al:unas o
todas de las otras l.neas de dependencia. B8ase tam+i8n m8todo de dia:ramacin de *lec-as !
m8todo de dia:ramacin de precedencias.
+rgani;acin E4ecutora- Es la empresa cu!os empleados est1n m1s directamente in2olucrados
en realizar el tra+a6o de pro!ecto.
188
+rgani;acin 7uncional- Es una estructura or:anizacional en la cual el sta** esta a:rupado de
manera 6er1r)uica por especialidad $e.:., produccin, mercadeo, in:enier.a, ! conta+ilidad en el
ni2el superiorF con la in:enier.a, su+di2idida en mec1nica, el8ctrica, ! otras(.
+rgani;acin Matricial- Es cual)uier estructura or:anizacional en la )ue el administrador de
pro!ectos comparte responsa+ilidad con los administradores *uncionales para la asi:nacin de
prioridades ! por la direccin del tra+a6o de indi2iduos asi:nados al pro!ecto.
+rgani;acin Proyecti;ada- Es cual)uier estructura or:anizacional en la )ue el administrador
tiene total autoridad para asi:nar prioridades, ! de diri:ir el tra+a6o de indi2iduos asi:nados al
pro!ecto.
Pa=uete de Tra(a4o- Es una entre:a al ni2el m1s +a6o de la estructura de des:lose de tra+a6o.
?n pa)uete de tra+a6o se puede di2idir en acti2idades.
Partido Interesado- <on indi2iduos ! or:anizaciones )ue est1n in2olucrados en o a*ectados por
acti2idades del pro!ecto.
Pase Hacia Adelante- Es el calculo de las *ec-as tempranas de comienzo ! terminacin para las
porciones sin completar de las acti2idades de la red. B8ase tam+i8n an1lisis de red ! pase -acia
atr1s.
Pase Hacia AtrEs. Es el c1lculo de las *ec-as de terminacin ! comienzo tard.as de todas las
porciones no terminadas de la red de acti2idades. <e determina al tra+a6ar -acia atr1s a tra28s
de la l:ica de la red desde la *ec-a de terminacin del pro!ecto. 4a *ec-a de terminacin puede
ser calculada en pase -acia delante o puede ser *i6ada por el cliente o patrocinador. B8ase
tam+i8n an1lisis de red.
Plan del Proyecto- Es un documento *ormal, apro+ado usado para :uiar tanto la e6ecucin como
el control del pro!ecto. 4os usos primarios del plan de pro!ecto son documentar las suposiciones
de la planeacin ! toma de decisiones, de *acilitar la comunicacin entre los partidos interesados
del pro!ecto, ! de documentar los cam+ios apro+ados a la l.nea de +ase del alcance, costos, !
pro:ramacin. ? plan de pro!ecto puede ser detallado o concatenado.
Planeacin de la Calidad- Es identi*icar )ue est1ndares de calidad son rele2antes al pro!ecto !
determinar como satis*acerlos.
Planeacin de la Comunicaciones- Es determinar las necesidades de in*ormacin !
comunicacin de los partidos interesados del pro!ecto.
Planeacin de la Procuracin- Es determinar )ue procurar ! cuando.
Planeacin de la 9olicitacin- Es documentar los re)uerimientos del producto e identi*icar
*uentes potenciales.
Planeacin de Recursos- Es determinar )ue recursos $personas, e)uipo, materiales(son
necesarios ! en )ue cantidad para e6ecutar las acti2idades del pro!ecto.
Planeacin del Alcance- Es el desarrollo de una declaracin escrita del alcance )ue inclu!e la
6usti*icacin del pro!ecto, las entre:as principales, ! los o+6eti2os del pro!ecto.
Planeacin del Proyecto- Es el desarrollo ! mantenimiento del plan de pro!ecto.
189
Planeacin +rgani;acional- Es identi*icar, documentar, ! asi:nar roles de pro!ecto,
responsa+ilidades, ! relaciones de reporte.
Planeacin para Contingencias- Es el desarrollo de un plan administrati2o )ue identi*ica
estrate:ias alternati2as para usadas de manera )ue se ase:ure el 87ito del pro!ecto si un ries:o
especi*ico lle:a a ocurrir.
Porcenta4e E4ecutado o Terminado APCB- ?n estimado, e7presado como un porcenta6e, de la
cantidad de tra+a6o )ue -a sido de completado en una o un :rupo de acti2idades.
Presupuestacin de Costos- Es la asi:nacin de los costos estimados a los componentes
indi2iduales del pro!ecto.
Presupuesto Al Terminar AGACB- Es el costo total estimado del pro!ecto cuando termina.
Programa- Es un :rupo de pro!ectos relacionados administrados de una *orma coordinada. 4os
pro:ramas usualmente inclu!en un elemento de acti2idad en e6ecucin.
Programacin de E<entos Cla<es- B8ase pro:ramacin maestra.
Programacin de Hitos- Es una pro:ramacin concatenada )ue identi*ica los -itos principales.
B8ase tam+i8n pro:ramacin maestra.
Programacin del Proyecto- <on las *ec-as planeadas para la e6ecucin de acti2idades ! las
*ec-as planeadas para el cumplimiento de -itos.
Programacin 5imitada por Recursos- Es una pro:ramacin de pro!ecto cu!as *ec-as de
inicio ! terminacin re*le6an la disponi+ilidad esperada de recursos. 4a pro:ramacin *inal
siempre de+er1 ser limitada por recursos.
Programacin Maestra- Es una pro:ramacin concatenada )ue identi*ica los principales -itos !
acti2idades. B8ase tam+i8n pro:ramacin de -itos.
Programacin Meta- B8ase l.nea de +ase.
Programacin- Bea pro:ramacin de pro!ecto.
Proyecto- Es un es*uerzo temporal emprendido para crear un ser2icio o producto =nico.
Red- Bea dia:rama de red del pro!ecto.
Relacin de Precedencia- Es el t8rmino usado en m8todo de dia:ramacin de precedencias
para una relacin l:ica. En su uso corriente, sin em+ar:o, relacin de precedencia, relacin
l:ica, ! dependencia se usan de manera amplia e intercam+ia+le sin importar el m8todo de
dia:ramacin )ue se use.
Relaciones 5gicas- Es una dependencia entre dos acti2idades de pro!ecto, o entre una
acti2idad de pro!ecto ! un -ito. B8ase tam+i8n relacin de precedencia. 4os cuatro tipos posi+les
de relaciones l:icas son5
o ComienzoOaOcomienzo O la acti2idad 0de0 de+e comenzar antes de )ue la
relacin 0a0 pueda comenzar.
190
o DinOaOcomienzo 9 la acti2idad 0de0 de+e terminar antes de )ue la relacin 0a0
pueda comenzar.
o DinOaO*in O la acti2idad 0de0 de+e terminar antes de )ue la relacin 0a0 pueda
terminar.
o ComienzoOaO*in O la acti2idad 0de0 de+e comenzar antes de )ue la relacin 0a0
pueda terminar.
Reporte de Excepcin- Es un documento )ue inclu!e solo las principales 2arianzas con
respecto a lo planeado $en 2ez de todas las 2arianzas(.
Reportes de esempeCo- Es colectar ! diseminar in*ormacin so+re el desempeAo del pro!ecto
para a!udar a ase:urar el pro:reso del pro!ecto.
Reportes Integrados de CostoDProgramacin- B8ase 2alor :anado.
Reser<a Administrati<a- Es una cantidad planeada por separado )ue se usa para situaciones
*uturas )ue son imposi+les de predecir $a 2eces llamadas 0desconocido conocido0(. 4as reser2as
administrati2as pueden incluir los costos o la pro:ramacin. 4as reser2as administrati2as tienen
como intencin reducir el ries:o de o+6eti2os de costos o de pro:ramacin *altantes. El uso de
las reser2as administrati2as re)uiere un cam+io a la l.nea de +ase de costos del pro!ecto.
Reser<a para Contingencias- Es una cantidad separada planeada usada para a+astecimiento
de situaciones *uturas )ue puede ser solo parcialmente planeada $llamado a 2eces
0desconocidos conocidos0(. or e6emplo, re-acer el tra+a6o es se:uro, la cantidad )ue -a! )ue
re-acer no lo es. 4as reser2as de contin:encia pueden in2olucrar costo, pro:ramacin, o am+as.
4a intencin de las reser2as para contin:encias es reducir el impacto de o+6eti2os de costo o
pro:ramacin *altantes. 4as reser2as para contin:encias normalmente se inclu!en en las l.neas
de costo ! pro:ramacin del pro!ecto.
Reser<a- Es una pro2isin en el plan de pro!ecto para miti:ar ries:o de costo !Eo pro:ramacin.
"uc-as 2eces es usada con un modi*icador $e.:., reser2a administrati2a, reser2a de
contin:encia( para pro2eer m1s detalle so+re )ue tipo de ries:o es el )ue se )uiere miti:ar. El
si:ni*icado espec.*ico del t8rmino modi*icador 2aria de acuerdo con el 1rea de aplicacin.
Retencin- Es una porcin de los pa:os de un contrato )ue se retiene -asta la terminacin del
contrato para poder ase:urar el cumplimiento a ca+alidad de los t8rminos contractuales.
Ruta Crtica- En un dia:rama de red de pro!ecto, son las acti2idades )ue determinan la
terminacin temprana del pro!ecto. 4a ruta cr.tica :eneralmente cam+iara de tiempo en tiempo a
medida )ue las acti2idades se terminan adelante o detr1s de lo pro:ramado. Aun )ue
normalmente se calcula para todo el pro!ecto, la ruta cr.tica tam+i8n se puede determinar para
un mo6n o -ito, o su+pro!ecto. 4a ruta cr.tica se de*ine usualmente como a)uellas acti2idades
con *lotacin menor o i:ual a un 2alor especi*icado, :eneralmente cero. B8ase tam+i8n m8todo
de la ruta cr.tica.
Ruta de Red- Es cual)uier serie continua de acti2idades conectadas en un dia:rama de red de
pro!ecto.
Ruta o Camino- Es una serie de acti2idades secuenciales conectadas un dia:rama de red de
pro!ecto.
9eleccin de 7uentes- Es esco:er de entre contratistas potenciales.
191
9lacJ- 38rmino usado en E>3 para *lotacin.
9oft>are de Administracin de Proyectos- Es una cate:or.a de aplicaciones para
computadoras diseAados especialmente para asistir con la planeacin ! control de la
pro:ramacin ! costos de los pro!ectos.
9olicitacin- Es o+tener cotizaciones, propuestas, o*ertas, o licitaciones como sea apropiado.
9olicitud de Coti;acin AR7/B- @eneralmente, este t8rmino es e)ui2alente a solicitud de
propuesta. <in em+ar:o, en al:unas 1reas de aplicacin puede tener un si:ni*icado m1s
estrec-o o espec.*ico.
9olicitud de Propuesta AR7PB- Es un tipo de documento de licitacin usado para solicitar
propuestas de posi+les 2endedores de productos o ser2icios. En al:unas 1reas de aplicacin
puede tener un si:ni*icado m1s estrec-o o espec.*ico.
9u(red- Es una su+di2isin del dia:rama de red del pro!ecto )ue usualmente representa al:una
*orma de un su+pro!ecto.
Ta(las de Control- 4as :r1*icas de control son una muestra :r1*ica de resultados, a tra28s del
tiempo ! con respecto a l.mites de control esta+lecidos, de un proceso. Estas se usan para
determinar si el proceso esta 0+a6o control0 o esta necesitado de un a6uste.
Ta(la de Cuentas- Cual)uier sistema num8rico )ue se usa para controlar los costos por
cate:or.a $e.:., mano de o+ra, materiales, a+astecimientos(. El :r1*ico de cuentas del pro!ecto
:eneralmente esta +asado en el :r1*ico de cuentas corporati2o de la entidad e6ecutora primaria.
B8ase tam+i8n cdi:os de cuentas.
Ta(la de Responsa(ilidades- B8ase matriz de asi:nacin de responsa+ilidades.
Tarea- Bea acti2idad.
T!cnica de Re<isin y E<aluacin de Programas APERTB- Es una t8cnica de an1lisis de red
orientada -acia e2entos usada para estimar la duracin del pro!ecto cuando e7iste un alto :rado
de incertidum+re dentro de los estimados indi2iduales de las duraciones de las acti2idades.
E>3 aplica el m8todo de la ruta cr.tica a un estimado de duracin ponderado promedio.
T!cnica de Re<isin y E<aluacin "rEfica A"ERTB- Es una t8cnica de an1lisis de red )ue
permite el tratamiento condicional ! pro+a+il.stico de las relaciones l:icas $i.e., al:unas
acti2idades pueden no e6ecutarsen(.
Traslapo- Bea lead.
Unidad Calendario. Es la m1s pe)ueAa unidad de tiempo usada al pro:ramar el pro!ecto. 4as
unidades calendario :eneralmente son en -oras, d.as, o semanas, pero tam+i8n se pueden dar
en 6ornales o inclusi2e en minutos. <e usan :eneralmente en relacin con so*tSare de
administracin de pro!ectos.
:alor "anado AE:B- $1( Es un m8todo para la medicin del desempeAo del pro!ecto. Compara la
cantidad de tra+a6o planeada con la cantidad realmente realizada para determinar si el
desempeAo de costos ! pro:ramacin es el planeado. B8ase tam+i8n costo real de tra+a6o
realizado, costo presupuestado de tra+a6o pro:ramado, costo presupuestado de tra+a6o
realizado, 2arianza de costo, .ndice de desempeAo de costos, 2arianza de pro:ramacin, !
192
.ndice de desempeAo de pro:ramacin. $2( Es el costo presupuestado de tra+a6o realizado para
una acti2idad o :rupo de acti2idades.
:alor Monetario Esperado- Es el producto de la pro+a+ilidad de ocurrencia de un e2ento ! la
perdida o :anancia )ue ocurrir1. or e6emplo, si e7iste una pro+a+ilidad del 50 por ciento )ue
llo2er1, ! )ue la llu2ia resultar1 en una perdida de [100, el 2alor monetario esperado del e2ento
de llu2ia ser1 de [50 $0.5 7 [100(.
:arian;a de Costo AC:B- $1( Cual)uier di*erencia entre el costo estimado de una acti2idad ! el
costo real de esa acti2idad. $2( En 2alor :anado, el %CV menos el ACV.
:arian;a de Programacin A9:B- $1( Es cual)uier di*erencia entre la terminacin pro:ramada de
una acti2idad ! la terminacin real de esa acti2idad. $2( En 2alor :anado, es el %CV menos el
%CV<.
:erificacin del Alcance- Es ase:urar )ue todas las entre:as identi*icadas del pro!ecto -an
sido terminadas de manera satis*actoria.
ForJaround- Es una respuesta a un e2ento ne:ati2o de ries:o. <e de+e distin:uir de plan de
contin:encia en )ue un SorTaround no es planeado en anticipacin de la ocurrencia del e2ento
de ries:o.
Comit8 de <tandards "#
Villiam >. Cuncan, Cirector de <tandards
ro6ect "ana:ement #nstitute
Dour Campus %oule2ard
UeSton <)uare, A 19073O3299 ?<A



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