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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL NORTE DE SANTANDER

Manual de Organización de Correspondencia y Archivo

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO
Presentado por:
Oscar Gómez Latorre
Azucena Ascensio Núñez
Gabriel Villamizar Villamizar
Julio Yordano Gélvez

Tecnólogo Administración Documental

SAN JOSE DE CUCUTA, AGOSTO DE 20009


Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA
COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVO

Unidad Responsable de Fecha de


su elaboración Actualización
Coordinación de 27 08 2009
Correspondencia y
Archivo
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

CONTENIDO

Páginas

I. INTRODUCCIÓN 3

II. OBJETIVO GENERAL 4

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 5

IV. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 6

V. MARCO JURÍDICO 7

VI. ATRIBUCIONES 10

VII. MISIÓN Y VISIÓN 12

VIII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 13

IX. ORGANOGRAMA 14

X. FUNCIONES Y DESCRIPCIONES 15

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS 22


Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

I. INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo que establece la Ley 594 de 2000 del Archivo General de la


Nación y del Reglamento Interior del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander, se elaboró el presente “Manual de Organización de la
Coordinación de Correspondencia y Archivo”, que tiene como propósito dar a
conocer de manera clara y objetiva la estructura orgánica, los diferentes niveles
jerárquicos que conforman esta unidad administrativa, identificar las funciones y
responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y proporcionar los
elementos para lograr el desarrollo eficiente de las actividades que tiene
encomendadas.

El Manual es de observancia general, como medio de información y consulta acerca


de las tareas de cada una de las áreas que integran la Coordinación de
Correspondencia y Archivo

Por ser un documento de consulta frecuente, el Manual deberá ser actualizado cada
año, si fuera necesario, o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional
al interior de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la
integran deberá aportar la información necesaria para el cumplimiento de este
propósito.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

II. OBJETIVO GENERAL

La Coordinación de Correspondencia y Archivo es la Unidad de apoyo del Servicio


Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, cuyo objetivo es Llevar
el registro y control de toda la documentación recibida en el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, el envío y seguimiento de la
correspondencia turnada para su atención; y el resguardo de la que conserve bajo
su custodia.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

III. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Registrar, controlar y turnar, en su caso, la correspondencia que se remita al


despacho del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de
Santander.

- Mantener actualizado el Archivo de los documentos para atender las


solicitudes enviadas al del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional
Norte de Santander.

- Dar seguimiento a los asuntos y acuerdos que le asigne el Director del


Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

IV. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Es a partir del Reglamento Interior expedido el 29 de diciembre del año


2007, en donde se establecen las atribuciones correspondientes a esta
área como parte integrante del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander. Así mismo, el nuevo Manual de
Organización del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte
de Santander. Emitido el 27 de agosto de 2009, define formalmente la
estructura orgánica y las funciones de la Coordinación de
Correspondencia y Archivo.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

V. MARCO JURÍDICO

La Coordinación de Correspondencia y Archivo del Servicio Nacional de


Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se encuentra sustentada en
el siguiente marco jurídico-normativo:

LEYES:

Constitución Política de la Republica de Colombia.

Ley 594 del Archivo General de la Nación

Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución


Actualmente el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional
Norte de Santander está ubicada en el Barrio Pescadero de la ciudad
de Cúcuta, Calle 2N Avenida 4 y 5.

El SENA fue creado por el artículo 8º del Decreto 118 de 1957 y


organizado por el Decreto 164 del mismo año, como “un organismo
descentralizado, con personería jurídica y patrimonio propio”.

El decreto 164 de 1957, fue subrogado por el Decreto 3123 de 1968,


que en su artículo 1º señaló que el SENA “es un establecimiento
público con personería jurídica, patrimonio independiente y
autonomía administrativa, adscrito al Ministerio del Trabajo,
encargado de cumplir la política social del Gobierno en el ámbito de
la promoción y de la formación profesional de los recursos humanos
del país.”

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

El Decreto 3123 de 1968 fue derogado por el Decreto 2149 del 30 de


diciembre de 1992, que mantuvo la naturaleza jurídica de la entidad y
su adscripción al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Este Decreto 2149 de 1992 fue derogado por la ley 119 del 9 de
febrero de 1994, que es la vigente; esta ley reestructuró la entidad
manteniendo igualmente su denominación y su naturaleza jurídica
como establecimiento público del orden nacional con personería
jurídica, patrimonio propio e independiente y autonomía
administrativa, adscrito al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social,
hoy de la Protección Social.

La organización y funcionamiento de la Entidad, también esta


sometido a las disposiciones de la ley 489 del 29 de diciembre de
1998.

El SENA es un establecimiento público, con financiamiento propio


derivado de los aportes parafiscales de los empresarios, que ofrece
instrucción gratuita a millones de personas que se benefician con
programas de formación complementaria y titulada y jalona el
desarrollo tecnológico para que las empresas del país sean altamente
productivas y competitivas en los mercados globalizados.

Busca la capacitación técnica del recurso humano; forma personas


para vincularlas al mercado laboral, empleadas o subempleadas, y
realiza actividades de desarrollo empresarial, comunitario y
tecnológico.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

MANUALES:

Manual de Organización del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,


Regional Norte de Santander, expedido el 27 de agosto de 2009

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

VI. ATRIBUCIONES

Reglamento Interior del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,


Regional Norte de Santander en el Periódico Oficial número 6824 del 30
de enero de 2008.

SECCIÓN QUINTA
DE LA COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO.

Artículo 14.- A la Coordinación de Correspondencia y Archivo, le corresponde el


ejercicio de las siguientes funciones:

I. Organizar, registrar y controlar la recepción y el envío de la correspondencia


del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de
Santander;
II. Recibir y registrar la correspondencia, documentación o información
dirigida al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte
de Santander;

III. Revisar y clasificar la documentación recibida e informar al Comité de


Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional
Norte de Santander para su acuerdo e instrucciones;
IV. Coadyudar con el Grupo Administrativo Mixto y Financiero al registro y
control de la correspondencia y documentación turnada a las diferentes
dependencias o áreas del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Norte de Santander;

V. Coadyudar con el Grupo Administrativo Mixto y Financiero al registro y


control de la gestión realizada por las dependencias o áreas del Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;
para atender los asuntos turnados por el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

VI. Organizar, controlar y actualizar el archivo del Servicio Nacional de


Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander;

VII. Custodiar y resguardar la documentación e información que por sus


funciones conserve bajo su cuidado, vigilando el uso e impidiendo la
sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como la
utilización indebida de los mismos; y

VIII. Las demás que le encomiende el Director del Servicio Nacional de


Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

VII.- MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

Somos la Unidad de Apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,


Regional Norte de Santander, encargada de recepcionar, tramitar y resguardar
su correspondencia y de garantizar la seguridad y protección de la misma a través
de su registro y archivo sistemático.

VISIÓN

Ser una Unidad de Apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de


correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de
conformidad a los requerimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Norte de Santander y a los lineamientos que en la materia expida el
Archivo General de la Nación.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

VIII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0 Coordinación de Correspondencia y Archivo

1.1 Recepción y Despacho de Correspondencia

1.2 Departamento de Archivo

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

IX. ORGANOGRAMA

Estructura Orgánica
Coordinación de Correspondencia y Archivo

Coordinador de
Correspondencia y
Archivo

Comie de
Archivo

Recepción y Despacho de Departamento de Archivo


Correspondencia

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

X.- FUNCIONES Y DESCRIPCIONES

COORDINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

OBJETIVO

La Coordinación de Correspondencia y Archivo es la Unidad de apoyo del Servicio


Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, cuyo objetivo
es Llevar el registro y control de toda la documentación recibida en el Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, el envío y
seguimiento de la correspondencia turnada para su atención; y el resguardo de la
que conserve bajo su custodia.

MISIÓN

Somos la Unidad de Apoyo del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,


Regional Norte de Santander, encargada de recepcionar, tramitar y resguardar
su correspondencia y de garantizar la seguridad y protección de la misma a través
de su registro y archivo sistemático.

VISIÓN

Ser una Unidad de Apoyo confiable y altamente calificada en el manejo de


correspondencia con un sistema moderno de registro y un archivo organizado de
conformidad a los requerimientos del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Norte de Santander y a los lineamientos que en la materia expida el
Archivo General de la Nación de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Coordinador de Correspondencia y archivo


I) Datos generales:
Nombre del Puesto: Coordinador de Correspondencia y Archivo
Área de Adscripción: Despacho del Grupo Administrativo Mixto y Financiero
Reporta: Coord. Del Grupo Administrativo Mixto y Financiero
Supervisa: 1 Auxiliar de Archivo y 2 Mensajeros
Contactos internos:

Con: Para:
Archivos de Gestión del Servicio Atender aspectos relacionados con la
Nacional de Aprendizaje SENA, correspondencia recibida o enviada.
Regional Norte de Santander
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

Contactos Externos:
Con: Para:
- Entidades Publicas Nacionales - Atender aspectos relacionados
Entidades Publicas Departamentales con la correspondencia recibida o
- Entidades Publicas Municipales Enviada.
- Entidades Privadas.
- Organizaciones Civiles
- Público en General
JJ) Descripción del Puesto
Descripción Genérica:
Ejercer las facultades conferidas al Coordinador y el desarrollo de atribuciones para
llevar el registro, seguimiento y control de la documentación recibida y tramitada e
informar al Coordinador del Grupo Administrativo Mixto y Financiero.

Descripción Específica:

Permanentes:

- Organizar estrategias de trabajo que permitan atender eficientemente la


recepción de correspondencia.
- Coordinar la operatividad con los Archivos de Gestión del Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander, para atender los
asuntos relativos a la documentación en trámite.
- Supervisar la organización e integración del archivo documental
Periódicas:

- Someter a la consideración del Director, para acuerdo o instrucciones,


los asuntos remitidos al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA,
Regional Norte de Santander.
- Integrar el Comité de Archivo del Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, Regional Norte de Santander.
- Revisar y depurar El Archivo de acuerdo a las T.R.D.

-
Eventuales:
- En coordinación con el Comité de Archivo del Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander revisar mejoras o
modificaciones a los Manuales de Organización y Procedimientos de la
Coordinación.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

JJJ) Especificación del Puesto

Escolaridad: Tecnología
Conocimientos: Administrativos
Experiencia: 5 años
Características para Actitud de servicio; habilidad para dirigir y organizar
trabajo en equipo; capacidad de análisis y para la
ocupar el puesto:
toma de decisiones.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

Auxiliar de Recepción y Despacho de Correspondencia


I) Datos generales
Auxiliar de Archivo (Recepción y Despacho
Nombre del Puesto: de Correspondencia)
Área de Adscripción: Coordinación de Correspondencia y Archivo
Reporta: Coordinador de Correspondencia y Archivo
Supervisa: 2 Mensajeros
Contactos internos:

Con: Para:
Archivos de Gestión del Servicio Atender aspectos relacionados con la
Nacional de Aprendizaje SENA, recepción y Despacho de
Regional Norte de Santander correspondencia

zContactos Externos:
Con: Para:
- Entidades Publicas Nacionales - Atender aspectos relacionados
- Entidades Publicas Departamentales Enviada.
- Entidades Publicas Municipales
Federal
- Entidades Privadas.
- Organizaciones Civiles
- Público en General

II) Descripción del Puesto

Descripción Genérica:
Llevar a cabo y mantener actualizado el registro de los documentos y oficios
recibidos.

Descripción Específica:

Permanentes:

- Registrar los oficios y la documentación enviados a oficina del Servicio


Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Norte de Santander.
- Supervisar las actividades de los mensajeros.

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Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo


Periódicas:

- Realizar búsqueda de documentos en el registro de la correspondencia


- Recibida y Enviada.
Apoyar en las labores del archivo.

Eventuales:
- Realizar la búsqueda de Resoluciones, Convenios, Acuerdos en el Depósito
de Archivo.
JJJ) Especificación del Puesto

P en Archivo
Escolaridad: Administrativos
Conocimientos: 2 años
Experiencia: Actitud de servicio; valores institucionales; organización
Características para del trabajo y capacidad para sintetizar la información.
ocupar el puesto:

C
A
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

PERFIL DE CARGO ADMINISTRATIVO


Nombre del cargo: Auxiliar Operativo

Ocupación Mensajero interno

Departamento Centro De Administración Documental

Fecha Actualizado 25 de agosto de 2009

Nivel en el Organigrama

Grupo Ejecutivo

Grupo Profesional

Grupo Técnico Y Tecnológico

Auxiliar Administrativo

X Grupo Operativo

Numero de personas a cargo: Ninguno


Mision del cargo:
Contribuir en el desarrollo de las actividades de todas las dependencias a través de la
distribución oportuna de la información interna y de la entrega efectiva de la información
externa

FUNCIONES DEL CARGO MENSAJERO INTERNO Y EXTERNO

HABILIDADES CONOCIMIENTOS
PROCESO FUNCIONES DEL EMPLEADO PERSONALES ESPECÍFICOS
REQUERIDAS NECESARIOS
1. Recoger información del
casillero y relacionarla en planilla
de control de mensajería interna
para firma del usuario a la
entrega
de la información.
2. Entregar la documentación en
las diferentes dependencias y
recoger firma de control de
entrega.
3. Realizar reportes y controles
de
la información que se distribuye
4. Controlar la documentación
que
llega a porterías para radicación
respectiva en el CAD.
5. Distribuir y controlar la prensa
que llega a la institución

Resultados esperados

Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

MAPAS CONCEPTUALES

FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE


GESTIÓN DOCUMENTAL
2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
INICIO

Dependencia identifica, elige y


elabora el documento.
Consultar:
- Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC
3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos por
dependencias, según la aplicación de sus respectivos procedimientos
cuando se requiera utilizarlos. (Se aporta como ejemplo el
Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del
¿Conoce las AGN que contiene los formatos: Nota interna, Memorando, Circular, Acta,
directrices Carta, comunes a toda entidad).
para su - Compilación del Manual de formas de la entidad.
elaboración? NO - Directrices sobre conservación preventiva de los documentos.

- Tabla de retención documental aprobada o vigente.

SI

Dependencia elige los medios de elaboración, registro, impresión y el tipo


de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros).

Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas


e imprime, o graba. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o
etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos

Aplica el procedimiento para la distribución y


¿El documento envío de documentos externos. Distribución de
es interno? documentos enviados).
NO

SI

Aplica el procedimiento para la distribución y envío de


documentos internos,Distribución de documentos
internos ).

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes


medios.

¿El documento La Unidad de Correspondencia, devuelve


NO el documento al remitente o lo redirecciona
es competencia
de la entidad? a la entidad competente, dejando
constancia mediante comunicación
escrita.

SI

La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar
la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite,
dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad,
se procederá a la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el
nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser
remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para
determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y
radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella
información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al


igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido
remitidos con una comunicación. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de
entrega.

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades
de conservación destinadas para cada dependencia.

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su


trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad.
Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales
registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

¿El documento
es competencia NO La Dependencia receptora, devuelve el documento al
de la remitente o lo direcciona a la dependencia competente.
dependencia?

SI

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos
que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado
de conservación documental. Si el documento está incompleto se determina si
se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones


internas el documento, señalando datos como (Nombre y código de la dependencia
remitente, Número de radicación, fecha y hora de recibo, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y adicionalmente
aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la


distribución de los documentos a las dependencias
correspondientes.

¿Conoce la NO Consultar: Directriz para la distribución de documentos


directriz para la recibidos.
distribución?

SI

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la


entrega de los documentos a las dependencias.

¿Es competencia Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para


NO
de la su redireccionamiento.
Dependencia?

SI

La Dependencia deja constancia de recibo de los


documentos en la planilla de registro de comunicaciones
recibidas.

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.

INICIO

¿Conoce el
procedimiento NO Consultar, manual de procedimientos de cada dependencia
para la según el caso.
distribución de
documentos

SI

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si


los hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da


constancia de recibido

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.

INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su


distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número
de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

La Unidad de Correspondencia consulta


la directriz establecida en la entidad para
¿Conoce la No
a distribución de documentos enviados.
directriz para la
distribución?

Si

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos


conforme a manual de procedimientos (código de serie documental ,
radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y
demás datos regulados por la entidad)

El documento No
cumple Devuelve a la dependencia para complementar
requisitos? requisitos

Si

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los


siguientes datos básicos: radicación, fecha, hora, nombre de la persona o
entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento


físico, peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y
firma planillas para el control de entrega.

La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos


utilizando medios como entrega personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, entre otros.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío


de los documentos.

El documento Si Se entrega a la dependencia el documento devuelto


fue devuelto? para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.

No
La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega.

FIN
Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Anuario Estadístico

Documento que reúne información estadística, que tiene como objetivo ofrecer un
reflejo cuantitativo de la realidad económica, social y demográfica de un país,
entidad federativa o municipio.

Ayuntamiento

Órgano colegiado de gobierno de elección popular directa, que tiene a su cargo la


administración del municipio y ejerce autoridad en el ámbito de su competencia.

Función

Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos


de las instituciones públicas y privadas, de cuyo ejercicio generalmente es
responsable uno o más órganos o unidades administrativas.

Manual de Organización

Documento que contiene información concerniente a los antecedentes, marco


jurídico, atribuciones, estructura y funciones de las unidades administrativas que
integran una institución.

Misión

Enunciado o la razón de ser de una dependencia, entidad o unidad responsable.

Norma

Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular las acciones o
procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas en
una organización.

Objetivo

Expresión cualitativa de un propósito que se pretende alcanzar en un tiempo y


espacio específicos a través de determinadas acciones.

Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

Manual de Organización de la Coordinación de Correspondencia y Archivo

Organigrama
Representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad
pública, en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de las
áreas que la integran.

Secretaría

Secretaría de Gobierno del Estado de Tabasco.

Unidad administrativa

Departamento, dirección general o equivalente a la que se le confieren atribuciones


específicas en un reglamento interno.

Visión

Se define como una imagen acerca de lo que espera alcanzar en el futuro una
organización o unidad administrativa.

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