Manual Ajustes

Titulo: FICA – CxC - Ajustes
MÓDULO FICA

MANUAL DEL USUARIO:
AJUSTES

DEPARTAMENTO: CUENTAS POR COBRAR

JULIO 2008

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

MANUAL DE USUARIO Última modificación: 07/07/08 Página 1 / 33
Objetivo del Proceso Empresarial

El módulo de ajustes tiene como objetivo fungir como una herramienta de apoyo al
usuario para la realización de la operación administrativa y al mismo tiempo cumplir
con las políticas de Ingresos del ITESM; así como, eficientar y optimizar la atención al
cliente.
Iniciador del Proceso

ALTA DE UNIDADES: Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de
alta una o varias materias más.
BAJA DE UNIDADES: Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de
baja una o varias materias.
ACTUALIZACIÓN DE BECA: Posterior a la generación de cuentas por cobrar, es
posible que un alumno tenga un movimiento en el plan de beca que le fue asignado.
ACTUALIZACIÓN DEL PLAN DE PAGO: Una vez realizada la generación de cuentas
por cobrar los alumnos pueden tener cambios en su plan de pago.
Genralidades
• El ajuste estará vigente mientras se encuentre activo el TERM del periodo en curso y
dentro del mismo periodo contable.
• El ajuste sólo tomará en cuenta los documentos de colegiatura y su
financiamiento.
• El ajuste aplica de acuerdo a los datos que fueron configurados en el cálculo de
tasas, cuotas de colegiatura, fechas de vencimiento, estos datos no son modificables.
• Cada ajuste sobrescribirá la información original del alumno en el TERM activo (datos
de inscripción) al momento de dar grabar en las transacciones del módulo.
• Al momento de ingresar la matrícula el sistema validará que el BP no tenga bloqueo
en su cuenta de contrato y/o en los documentos que serán susceptibles de
modificación, sí el BP está bloqueado, el sistema mostrará un mensaje + el tipo de
bloqueo (contabilización- cuenta contrato)
• Al usar un BP el sistema bloqueará momentáneamente la cuenta lo cual no permitirá
que alguien más lo utilice.
• El ajuste realizará una Actualización opcional con los datos que el usuario registrará
antes de grabar, para que el usuario revise que los datos son correctos.
• El módulo crea, cierra y transfiere claves de reconciliación automáticamente.
• El módulo compensa los documentos al momento de dar clic en el botón contabilizar.
• La fecha de contabilización de los documentos será la fecha en que se realice el
movimiento (sys-date) la cuál no será editable por parte del usuario.
• El sistema realiza anulaciones de compensaciones de los documentos de colegiatura
ZE y Formas de Pago de ese TERM, Por el momento no se consideran los pagos
realizados en cajas, ni documentos facturados.
• Los movimientos que en este ajuste se generen estarán apegados al proceso de
anulación y/o reconocimiento de ingresos.
• La clase de documento que generará este ajuste será CT (cálculo de tasas).
• La Beca y/o financiamiento aplica a la colegiatura antes que cualquier otra forma de
pago.
• Un aumento o disminución en unidades no permitirá la generación de carteras
negativas en el estado de cuenta del alumnos, el mismo sistema realizará la
disminución o la transformación a saldos a favor.

Código de Transacción
El Ajuste 1: INSCRIPCIPÓN cuenta con 4 transacciones en las cuales podrán realizarse:
1. ZFCCC15 ALTA DE UNIDADES

2. ZFCCC16 BAJA DE UNIDADES
3. ZFCCC17 ACTUALIZACIÓN DE BECA
4. ZFCCC18 ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE PAGO
Temario
ALTA UNIDADES………………………………………………………………………… 7
BAJA DE UNIDADES…………………………………………………………………….. 13
ACTUALIZACIONES BECAS……………………………………………………………. 20
ACTUALIZACIONES PLAN DE PAGO………………………………………………… 27

Diagrama de Flujo de Pantallas

El USUARIO
VALIDACIÓN
CAPTURA EL BP EN
LA TRANSACCIÓN
Mensaje “El BP que

¿EL TERM ES NO está tratando de
ACTIVO? utilizar no cuenta con Fin
una inscripción valida
para este periodo”.
SI
SI Mensaje “El BP que

¿TIENE ALGÚN está tratando de
BLOQUEO? utilizar tiene un Fin
bloqueo” .
NO
Mensaje “El documento

SI que se requiere utilizar no
¿ESTA
es válido para el ajuste ya Fin
FACTURADO?
que tiene asociada una
factura”.
NO
Mensaje “El documento que se

NO requiere utilizar no es valido para el
¿SON TIPOS DE
ajuste ya que tiene compensados Fin
PAGO VALIDOS?
documentos provenientes de cajas
y/o cargos recurrentes”
SI
ACTUALIZACIÓN


Documento de Instrucción
ALTA DE UNIDADES
Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de alta una o varias
materias más, a las cuales se les deberá realizar la cuenta por cobrar que le
corresponda en su estado de cuenta, para ello se cuenta con una transacción en el
módulo de ajustes que te permite realizar este movimiento.
La transacción que se utiliza en este ajuste de Alta de Unidades es: zfccc15.Esta

transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:
A) Introducción de Datos en la transacción

B) Actualización
C) Restauración o Contabilización
A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN
Para poder hacer uso de esta transacción se requiere un BP, el BP que se requiera
utilizar deberá tener una inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM
activo, y no deberá tener un bloqueo en su cuenta de contrato o bien en algún
documento de colegiatura susceptible de modificación.
Las fechas en las que el TERM estará activo serán publicadas en el archivo de
cuotas de colegiatura.
1. El BP deberá capturarse en el área de parámetros como se muestra en la

siguiente figura:
2. Una vez que se ingreso el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
los siguientes datos de inscripción:
Nombre
Carrera
TERM Inscrito
Plan de Beca
Plan de Pago

Sociedad
Unidades Inscritas
Como se muestra en la siguiente figura:
3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el número de unidades a

modificar, este número será el número de unidades que está dando de alta el
alumno.
La fecha de contabilización será la fecha en la que se esté realizando el ajuste, esta

fecha no es modificable.
En la parte superior izquierda de esta transacción se encuentran tres botones:

• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

4. El botón de Actualización permitirá revisar que el sistema

haya realizado el cálculo correcto de acuerdo a los datos ingresados en la
transacción; es indispensable que el usuario revise dicha “actualización” para
poder contabilizar los cambios.
B. ACTUALIZACIÓN
Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema desplegará en la parte

superior el número de BP, su nombre y los atributos, tales como:
• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.

• Grupo de Estudiante: indicador utilizado para registrar si el alumno
cuenta con el seguro por colegiatura (BFAL).
• Categoría de Tasas: históricamente se había tomado en cuenta como
un indicador utilizado para registrar si el alumno cuenta con el seguro
por colegiatura (BFAL).
• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en
inscripciones por el programa SAFE.
• Grupos de Sociedades: es la agrupación de las sociedades, en la
actualidad sólo existe una y es TEC001
• Nacionalidad: la nacionalidad que tenga el BP
• Unidad organizacional del estudiante: La unidad a la que se haya
asignado el BP al momento de su creación en SAP

Como lo muestra la siguiente pantalla:
En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en

cuenta las unidades que se están dando de alta, este programa toma en cuenta,
todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.
5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema

despliega en pantalla, El resumen de Costes debe contener tantas
características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP
tenga en su inscripción.
6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar

un clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
análisis de tasas , al darle clic el sistema desplegará en
pantalla lo siguiente:
7. En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas

mostrando de forma general los importes de colegiatura (ZCOL*). Para ver
más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del registro administrativo.

8. Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la

parte inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe
de colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus
formas de pago con los importes calculados por separado como se puede
observar en la siguiente pantalla:
9. Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario deberá

dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro de
diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea inscribir?”
El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está realizando
un ajuste.

El módulo de ajustes utiliza una transacción nativa del módulo SAP que es utilizada
para el cálculo de tasas, sólo toma en cuenta la generación de documentos de
colegiatura y Beca más no formas de pago, ni aplicación de pagos, por lo que si
llegara a darse el caso de dar que Si cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
inscribir?; el sistema modificará el importe de los documentos de colegiatura e
intentará realizar varios documentos los cuales no serán correctos. Es por eso de la
importancia de dar clic en NO
C. CONTABILIZAR
10. Si, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar
clic en el botón de restaurar.
El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los

datos ingresados en la transacción, realizará las anulaciones, compensaciones,
reaplicaciones de pagos, entre otros.
La reaplicación de pagos, seguirá la lógica de compensar al documento más viejo.
Estará contabilizado cuando el sistema haya marcado en la parte inferior de la
pantalla:

Es importante revisar el estado de cuenta del alumno. En él, se mostrarán todos los
documentos generados por el módulo de ajustes.
El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción

en el caso de que no se requiera realizar el movimiento en el BP, es muy importante
utilizar el Botón ya que al momento de la Actualización el sistema modificó los datos
de inscripción.
Nota: si se desea salir del SAP y se realizó una Actualización es importante dar clic
en restaurar los datos ingresados en la Actualización, debido a que el sistema realiza
un cambio en los datos iniciales.
BAJA DE UNIDADES
Posterior al periodo de inscripciones, un alumno puede dar de baja una o varias
materias, a las cuales se les deberá realizar un cargo administrativo por baja de
unidades (CABU) y un ajuste en la cuenta por cobrar que el alumno tiene en su
estado de cuenta, para ello se cuenta con una transacción en el módulo de ajustes
que permite realizar este movimiento.
La transacción que se utiliza en este ajuste de Baja de Unidades es: zfccc16. Esta
transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:
A) Introducción de Datos en la transacción

B) Actualización
C) Restauración o Contabilización

Para poder hacer uso de esta transacción se requerirá:

• Un BP con una inscripción valida en el TERM activo.
• El BP no deberá tener un bloqueo en su cuenta de contrato o bien en
algún documento de colegiatura susceptible de modificación.
• El número de unidades a dar de baja.
• La Fecha de Baja autorizada por el área correspondiente del ITESM
Este ajuste sólo podrá utilizarse dentro del rango de fechas en las que el TERM
estará activo.
La fecha de vencimiento del documento CABU será: la fecha del documento inicial.
cuotas de colegiatura
1. El usuario deberá ingresar en la transacción e introducir el BP
2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
Nombre
Carrera
TERM Inscrito
Plan de Beca
Plan de Pago
Sociedad
Unidades Inscritas

3. En la parte inferior se deberá capturar las unidades a dar de baja y la fecha

en que se dio de baja el alumno. Esta fecha será la que utilizará el sistema
para hacer el cálculo del porcentaje del CABU
B. ACTUALIZACIÓN
4. Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema

desplegará en la parte superior el número de BP, su nombre y los atributos,
tales como:




cuenta las unidades que se están dando de baja, este programa toma en cuenta,
todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.



6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar

un clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
pantalla lo siguiente:
En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas mostrando de

forma general los importes de colegiatura (ZCOL*), además de los importes del
Cargo Administrativo por baja de unidades (ZCABU).
7. Para ver más detalle se deberá dar clic en el apartado ZCOL para que
despliegue los datos del cálculo de colegiatura o bien en ZCABU para los
datos del Cargo Administrativo.
El detalle completo del cálculo muestra el importe de colegiatura que el sistema

estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago con los importes calculados
por separado como se puede observar en la siguiente pantalla:

8. Si lo que se requiere revisar es el cálculo del CABU, se deberá dar clic en ZCABU
para que el sistema despliegue los datos como se muestra en la siguiente pantalla:
9.Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario

deberá dar clic en el botón , el sistema desplegará en pantalla un cuadro
de diálogo (función del sistema SAP) “Se perderán los datos ¿Desea
inscribir?” El usuario deberá dar clic en la palabra NO, debido a que se está
realizando un ajuste.

llegara a darse el caso de dar que SI cuando el sistema te pregunta: ¿Desea
C. CONTABILIZAR
10. Sí, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema
entonces deberá dar clic en el botón Contabilizar. De lo contrario deberá dar clic en
el botón de restaurar.

Estará contabilizado el movimiento cuando el sistema haya marcado en la parte
inferior como lo muestra la pantalla:

Es importante revisar el estado de cuenta del alumno. En él, se mostrarán todos los
documentos generados por el módulo de ajustes.

de inscripción.
ACTUALIZACIÓN DE BECA
Posterior a la generación de cuentas por cobrar, es posible que un alumno tenga un
movimiento en el plan de beca que le fue asignado.
La transacción que se utiliza en este ajuste de Actualización de Beca es: zfccc17.

Esta transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales son:
a) Introducción de Datos en la transacción

b) Actualización
c) Restauración o Contabilización
Para poder hacer uso de esta transacción se requiere un BP que deberá tener una
inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM activo, y no deberá

tener un bloqueo en su cuenta de contrato; además deberá conocer el plan de beca

a la cual se le realizará el cambio.
cuotas de colegiatura
siguiente figura:
2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en pantalla
Nombre
Carrera
TERM Inscrito
Plan de Beca
Plan de Pago
Sociedad
Unidades Inscritas

3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el plan de beca oficial a

modificar:
La fecha de contabilización será la fecha en la que se esté realizando el ajuste, esta

fecha no es modificable.

• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

transacción; es indispensable que el usuario revise dicha Actualización para

C. ACTUALIZACIÓN



cuenta el nuevo porcentaje del plan de beca que se está configurando, este
programa toma en cuenta, todos los datos del BP provenientes del proceso de
inscripciones.


En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar un clic en

el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de análisis de tasas
, al darle clic el sistema desplegará en pantalla los siguiente:

forma general los importes de colegiatura (ZCOL*).
6. Para ver más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la parte
inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe de
colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago
con los importes calculados por separado como se puede observar en la siguiente
pantalla:


un ajuste.

C. CONTABILIZAR
8. Sí, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema

pantalla:
9. Es importante revisar el estado de cuenta del alumno (transacción FPL9). En

él, se mostrarán todos los documentos generados por el módulo de ajustes.

de inscripción.
en restaurar los datos ingresados en la Actualización debido a que el sistema realiza

ACTUALIZACIÓN DE PLAN DE PAGO

Una vez realizada la generación de cuentas por cobrar los alumnos pueden tener
actualizaciones (cambios) en su plan de pago dependiendo el nivel académico que
tengan estos pueden ser:
a) Plan Total (un solo documento) Todos los programas

b) Plan 4 (cuatro documentos) Programas Trimestrales.
c) Plan 5 (cinco documentos) Programas Semestrales.
La transacción que se utiliza en este ajuste para la Actualización del Plan de Pago
es: zfccc18. Esta transacción está dividida en tres pasos consecutivos, los cuales
son:
A. Introducción de Datos en la transacción

B. Actualización
C. Restauración o Contabilización
Para poder hacer uso de esta transacción se requerirá un BP, el BP deberá tener
una inscripción valida, es decir, deberá estar inscrito en el TERM activo, y no deberá
tener un bloqueo en su cuenta de contrato; además se deberá conocer el plan pago
a la cual se le realizará el cambio.
Las fechas de vencimiento de los documentos que generará este ajuste, serán las
fechas oficiales de vencimiento. Las fechas en las que el TERM estará activo serán
publicadas en el archivo de cuotas de colegiatura.

siguiente figura:

2. Una vez que se ingresó el BP, al dar enter, el sistema desplegará en

pantalla los siguientes datos de inscripción:
Nombre
Carrera
TERM Inscrito
Plan de Beca
Plan de Pago
Sociedad
Unidades Inscritas
3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el plan de de pago a

modificar, es importante revisar que sea un plan de pago válido de acuerdo
al programa al que pertenece el alumno, como se muestra:
La fecha de contabilización para los documentos, será la fecha en la que se esté

realizando el ajuste, esta fecha no es modificable.


• Actualización
• Contabilizar
• Restaurar

transacción; es indispensable que el usuario revise dicha Actualización para
B. ACTUALIZACIÓN




cuenta el nuevo Plan de Pago que se está configurando, este programa toma en
cuenta, todos los datos del BP provenientes del proceso de inscripciones.

6. En caso de requerir más información sobre la actualización, se deberá dar un

clic en el botón ubicado en la parte superior derecha y con el nombre de
pantalla los siguiente:

forma general los importes de colegiatura (ZCOL*).
7. Para ver más detalle se deberá dar doble clic en el apartado ZCOL para que
Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la parte
inferior de la pantalla. El detalle completo del cálculo muestra el importe de
colegiatura que el sistema estará generándole al BP. Así como, sus formas de pago
con los importes calculados por separado como se puede observar en la siguiente
pantalla:


un ajuste.

C. CONTABILIZAR
9. Si, el usuario ha quedado satisfecho con los datos mostrados por el sistema

pantalla como se muestra a continuación:
10. Es importante revisar el estado de cuenta del alumno (transacción FPL9). En

él, se mostrarán todos los documentos generados por el módulo de ajustes.

de inscripción.


Resultado
El usuario habrá realizado los ajustes a los estados de cuenta de los alumnos de forma
correcta y de acuerdo a las políticas del ITESM
Glosario
Banner Safe: Sistema que administra y almacena en base a códigos los planes de BECA y
CREDITOS EDUCATIVOS que el ITESM otorga a sus alumnos.
TERM: Periodo académico que se representa mediante:

Los primeros cuatro dígitos corresponden al año, el siguiente dígito corresponde al tipo de
periodo, puede ser 1:Semestral ó 2:Trimestral, el siguiente dígito corresponde al consecutivo
de inscripción en el año de acuerdo al nivel académico.
Sistema de Inscripciones SIDI: sistema que administra y almacena los registros

administrativos y de escolar que el alumno realice en cada periodo de inscripción.
SYS-DATE: Fecha del sistema.
BFAL: Forma de Pago por pago de seguro de colegiatura.
DNOM: Forma de pago, descuento por nómina
PIE: Forma de pago con documento de Plan de Inversión Educativa
PATR: Forma de Pago, convenio empresa
Atención y Soporte
El Soporte será por parte de su ejecutivo de Cuentas por cobrar del Centro de Servicios
Administrativos.


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Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Objetivo del Proceso Empresarial

Iniciador del Proceso

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

1. ZFCCC15 ALTA DE UNIDADES

ACTUALIZACIONES PLAN DE PAGO………………………………………………… 27

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Diagrama de Flujo de Pantallas

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Mensaje “El BP que

SI Mensaje “El BP que

Mensaje “El documento

Mensaje “El documento que se

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

La transacción que se utiliza en este ajuste de Alta de Unidades es: zfccc15.Esta

A) Introducción de Datos en la transacción

A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

1. El BP deberá capturarse en el área de parámetros como se muestra en la

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Como se muestra en la siguiente figura:

3. En la parte inferior (ajustes) se deberá capturar el número de unidades a

La fecha de contabilización será la fecha en la que se esté realizando el ajuste, esta

En la parte superior izquierda de esta transacción se encuentran tres botones:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

4. El botón de Actualización permitirá revisar que el sistema

Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema desplegará en la parte

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

Como lo muestra la siguiente pantalla:

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema

6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar

7. En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

8. Se podrá visualizar el detalle completo del cálculo dando doble clic en la

9. Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario deberá

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

El botón de contabilizar grabará los cálculos generados por los

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

El botón de restaurar limpiará los datos ingresados en la transacción

A) Introducción de Datos en la transacción

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

A. INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LA TRANSACCIÓN

Para poder hacer uso de esta transacción se requerirá:

Como se muestra en la siguiente figura:

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

3. En la parte inferior se deberá capturar las unidades a dar de baja y la fecha

4. Una vez seleccionado el botón de Actualización el sistema

• Estatus del estudiante: Siempre será Activo.

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

• Clase de Beneficios: se refiere a la clave de la beca registrada en

Como lo muestra la siguiente pantalla:

En la parte inferior, encontrará los documentos que el sistema generará tomando en

5. Es muy importante que el usuario revise la información que el sistema

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

características (colegiatura, financiamiento y formas de pago) como el BP

6. En caso de requerir más información sobre la Actualización, se deberá dar

En esta pantalla se despliega el detalle general del cálculo de Tasas mostrando de

El detalle completo del cálculo muestra el importe de colegiatura que el sistema

Nombre del archivo: RSFCECCA Documento maestro SAP

9.Una vez, revisada la información y en caso de ser correcta, el usuario