5/20/2013

1
Endang supardi
NAMA
Drs. ENDANG SUPARDI, M.Si
TEMPAT TANGGAL LAHIR
BANDUNG, 08 MEI 1959
NIP
195905081987031002
GOLONGAN
IV /C
PANGKAT
Pembina Muda Utama
JABATAN FUNGSIONAL
Lektor Kepala
TELEPON
022-2786176; HP. 08122163692
EMAIL
endangsupardi59@yahoo.com
ALAMAT KANTOR
Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis
Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi No. 229
Telepon/Fax. (022) 2002254
ALAMAT RUMAH
Jl. Mutiara I No. 4 (Lama) Rt. 01/05 Lembang
Ds.Lembang, Kec. Lembang
5/20/2013
2
MAU DIAPAKAN DOKUMEN SEBANYAK INI ?
by Abdul Main
PENGERTIAN ARSIP
ARSIP adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (UU
No. 43/2009)
5/20/2013
3
ARSIP DINAMIS DAN ARSIP STATIS
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
ARSIP BERDASARKAN FUNGSINYA
ARSIP
DINAMIS
(RECORD)
STATIS
(ARCHIEVE)
AKTIF
INAKTIF
DIKIRIM KE
ARSIPNAS
(DISIMPAN PERMANEN)
5/20/2013
4
KEARSIPAN
RECORD
WARKAT/
NASKAH
FILE
ARSIP
PENYUSUTAN
ARSIP
INAKTIF/
ABADI Any paper, book,
photograph, microfilm,
map, drawing, chart,
card, magnetic tape, or
any copy or print-out
thereof, that has been
generated or received
by a company or its
operating units or its
successor as evidence
of its activities or
because of information
contained therein
Penyimpanan, penemuan
kembali, peminjaman,
pemeliharaan,
pengendalian, penyusutan
dan pemusnahan
- Arsip Dinamis
- Arsip Statis
Memindahkan, memus
nahkan, menyerahkan
ke Arsip Nasional (PP
No. 34/1979)
NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
5/20/2013
5
NILAI GUNA ARSIP
(Menurut Milton Reitzfeld, 1959).
AL-PROHF:
Administrative Values
Legal Values
Policy Values
Research Values
Operating Values
Historical Values
Fiscal Values
MANAJEMEN KEARSIPAN
Aktivitas penyelenggaraan arsip sejak
diciptakan hingga arsip tersebut
dimusnahkan/ dilestarikan.
Manajemen Kearsipan selalu berkaitan
dengan dua hal:
1. Pengendalian arsip yang masih digunakan
untuk operasional sehari-hari (manajemen
arsip dinamis)
2. Pengendalian arsip yang tidak digunakan
dalam operasional sehari-hari (manajemen
arsip statis)
5/20/2013
6
TUJUAN MANAJEMEN KEARSIPAN
(Record management)
Menyelenggarakan pengurusan arsip
yang bermutu melalui program seleksi
yang mantap secara efektif dan efisien
sehingga tercipta kondisi kearsipan
dalam suatu lembaga/instansi yang
berkualitas.
(E. Martono, 1987).
MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
Yaitu manajemen kearsipan dengan obyek
arsip dinamis yang mempunyai unsur-
unsur manajemen, yang meliputi kegiatan:
1. Sortir dan pengurusan surat masuk
2. Sortir dan follow up pengurusan surat
keluar
3. Pengendalian surat masuk, surat keluar
dan prosedur filing (Klasifikasi, kode dan
indeks)
4. Penyimpanan dan penemuan kembali
arsip
5. Pengamanan dan pemeliharaan
6. Penyusutan dan pemusnahan arsip.
5/20/2013
7
1. SORTIR SURAT MASUK
HAL-HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN ADALAH
MEMPERHATIKAN SIFAT SURAT:
1. Surat biasa, yaitu surat yang tidak
memerlukan tindak lanjut.
2. Surat penting.
3. Surat rahasia dan sangat rahasia.
1. SORTIR SURAT MASUK
Surat penting adalah:
1. Memerlukan procesing lebih lanjut.
2. Isinya mengandung makna akan
mempengaruhi kegiatan serta kehiduoan
organisasi.
3. Isinya dapat menimbulkan hak, bukti,
status sehingga tidak dapat diganti apabila
hilang.
4. Isinya menimbulkan akibat financial.
5. Isinya mengandung kebijaksanaan,
konsep serta keputusan tertentu.
6. Isinya mengandung nilai historis.
5/20/2013
8
2. SORTIR DAN FOLLOW UP PENGURUSAN
SURAT KELUAR
Sifat Surat keluar dibedakan menjadi:
rahasia, penting, biasa.
Kelengkapan surat meliputi: jumlah
lampiran, jenis lampiran, tanda tangan,
stempel, tanggal dan nomr surat,
pencatatan seperlunya dalam kartu-
kartu pencatatan surat keluar.
Teknik pengiriman surat dibedakan
menjadi: kilat, amat segera, segera, kilat
khusus, biasa, lewat udara atau lewat
laut, dengan kurir atau langsung.
3. PENGENDALIAN SURAT MASUK, SURAT
KELUAR DAN PROSEDUR FILING
Meliputi kegiatan:
Klasifikasi
Kode
Indeks
Penyimpanan dalam filing cabinet
Penyusunan dan pemusnahan surat
5/20/2013
9
4. PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
Sistem filing
Sistem temu kembali
FILING ADALAH proses
pengklasifikasi, mengatur
dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara
cepat ditemukan pada saat
dibutuhkan.
PROSEDUR FILING:
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek,
geografis, kronologis, nomor)
Memberi tanda
(pengkodean).
Mensortir arsip
Menyimpan.
5. PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN
Pengamanan fisik (menjaga fisik arsip
tetap baik, bebas dari gangguan, seperti
kelapukan, terkena air, api, rayap, dsb.
Pengamanan informasi yang terkandung
di dalamnya (mengamankan arsip dari
pihak yang tidak berkepentingan)
5/20/2013
10
6. PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP.
Menyiangi (weeding)
Meretensi, yaitu mengeluarkan arsip
dari susunannnya dengan terlebih
dahulu membuat Jadwal Retensi Arsip
(JRA)
MANAJEMEN ARSIP STATIS
MELIPUTI KEGIATAN:
1. PELAYANAN DEPO ARSIP
2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
ARSIP
3. INVENTARISASI ARSIP
4. PELAYANAN ARSIP KEPADA PARA
PEMAKAI UNTUK BERBAGAI
KEPERLUAN
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP
5/20/2013
11
1. PELAYANAN DEPO ARSIP
Depo arsip adalah tempat penyimpanan
arsip statis dengan mengutamakan agar
fisik arsip tidak rusak sehingga informasi
yang dikandung dalam arsip tersebut
tidak hilang.
2. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP
Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip
Pemeliharaan dan perawatan nilai
informasi yang terkadung dalam arsip.
5/20/2013
12
3. INVENTARISASI ARSIP
Inventarisasi berarti memberi tanda atau
identifikasi terhadap arsip statis sehingga
mudah dikenali.
Prinsip-prinsip inventarisasi:
1. Prinsip asal-usul
2. Prinsip aturan asli
3. Prinsip nilai guna
4. Prinsip restorasi
5. Prinsip fungsional
6. Prinsip organisasi
7. Prinsip pokok masalah (subyek)
4. PELAYANAN ARSIP
Meyiapkan petugas
Membuat aturan, prosedur dan tata
tertib pelayanan arsip statis
5/20/2013
13
5. PELAYANAN PUBLIKASI ARSIP
Menerbitkan informasi arsip tertentu
secara berkala
Hal-hal yang harus dijelaskan dalam
informasi tsb, misalnya:
Informasi tentang sejarah
Informasi tentang teknik pengaturan/
perawatan arsip
Peminjaman/ pemakaian arsip
Penyebarluasan sistem kearsipan, dll.
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
Suatu daftar yang memuat kebijaksanaan
tentang seberapa jauh sekelompk arsip
dapat dimusnahkan atau disimpan.
Menunjukkan jangka waktu masing-masing
arsip disimpan pada file aktif sebelum
dipindah ke pusat peyimpanan arsip (file
inaktif)
Menunjukkan jangka waktu penyimpanan
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan
atau dipindahkan ke ARSIPNAS.
5/20/2013
14
KEGUNAAN JRA
MEMISAHKAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF PADA
TEMPAT PENYIMPANAN YANG BERBEDA
MEMUDAHKAN PENGELOLAAN DAN
PENGAWASAN
MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI
MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA
MEMUDAHKAN PEMINDAHAN ARSIP YANG
BERNILAI PERMANEN KE ARSIPNAS
MENYELAMATKAN ARSIP YANG BERSIFAT
PERMANEN
PENYUSUNAN JADWAL
RETENSI ARSIP
1. PENDEKATAN PENENTUAN JANGKA
WAKTU RETENSI ARSIP
2. RENCANA JADWAL RENTENSI
3. BENTUK JADWAL RETENSI
5/20/2013
15
CONTOH TABEL JRA
POKOK
MASALAH
MASALAH PERINCIAN JANGKA
WAKTU
PENYIMPANAN
NILAI
SEMENTA
RA
PERMANEN
Kepegawaian Pengadaan
pegawai
Lamaran
penyaringa
n
Aktif .Th
Inaktif . Th
dst
DASAR HUKUM JRA
KEPUTUSAN MENTERI AGAMA RI
NOMOR: 111 tahun 1999 tentang
PENYEMPURNAAN LAMPIRAN KMA
681/1997 TENTANG PEDOMAN
JADUAL RETENSI ARSIP DI
LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA.
5/20/2013
16
TUJUAN ARSIP
Sebagai referensi bila diperlukan suatu
keterangan tertentu
Data/informasi pendukung pengambilan
keputusan
Bukti untuk keterangan-keterangan vital
SIKLUS HIDUP ARSIP
Tahap penciptaan
Tahap pemanfaatan (Filing)
Tahap penyimpanan dan penemuan
kembali (storage and retrieval)
Tahap pemindahan
Tahap pemusnahan
5/20/2013
17
GEJALA KURANG EFEKTIFNYA SISTEM
KEARSIPAN
Sulit ditemukan kembali (retrieval) saat
diperlukan
Hilang
Banjir arsip
Makan tempat
SISTEM FILING (PENYIMPANAN ARSIP)
FILING ADALAH proses pengklasifikasi,
mengatur dan menyimpan arsip, agar
arsip tersebut dapat secara cepat
ditemukan pada saat dibutuhkan.
5/20/2013
18
Prosedur filing (penyimpanan)
Pemeriksaan arsip
Mengindeks (nama, subyek, geografis,
kronologis, nomor)
Memberi tanda (pengkodean).
Mensortir arsip
Menyimpan.
SISTEM PENYIMPANAN
SISTEM ABJAD
SISTEM SUBJEK (PERIHAL)
SISTEM NOMOR (ANGKA)
SISTEM GEOGRAFIS (MENURUT DAERAH)
SISTEM KRONOLOGIS (URUT TANGGAL MASUK)
5/20/2013
19
PENANGANAN SURAT
(MAIL HANDLING)
SURAT MASUK
SURAT KELUAR
Penerimaan
Penyortiran
Pembukaan
amplop
Pembacaan
Pengarahan
Penyampaian
ke unit/pejabat
pengolah
Sarana Pencatatan :
Buku Agenda
Kartu Kendali
Draf/Konsep/Final
Pengiriman
Pencatatan
KEGIATAN LAIN
PENGETIKAN
PENGGANDAAN
PENDEKTEAN/PELATINAN
PEREKAMAN
PENGHITUNGAN
PEMFORMULIRAN
PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI
PENGEPAKAN DAN PENGIRIMAN
PELAYANAN TELPON
PENERIMAAN TAMU & PENERANGAN
PENYIAPAN DAN PELAYANAN RAPAT
KETERTIBAN KEAMANAN & KESELAMATAN KERJA
PELAYANAN PERJALANAN
PELAPORAN
5/20/2013
20
JADWAL RETENSI ARSIP (JRA)
LIHAT FILE: WORD
TERIMAKASIH