EUROHOSTEL ∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ
HEAD RECEPTIONIST
ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ
ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ / ∆ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ TASKS / COMPETENCES

ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ HEAD RECEPTIONIST

C1 ΗΓΕΙΤΑΙ, ΕΠΙΒΛΕΠΕΙ ΚΑΙ ΣΧΕ∆ΙΑΖΕΙ ΟΛΕΣ LEAD, SUPERVISE AND PLAN ALL
ΤΙΣ ∆ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΣΤΟ ΧΩΡΟ ΤΗΣ ACTIVITIES IN THE RECEPTION AREA
ΥΠΟ∆ΟΧΗΣ
C1.1 Σχεδιάζει την περιγραφή για κάθε θέση εργασίας Design a job profile for each position
C1.2 Αξιολογεί την ποιότητα και τα ειδικά χαρακτηριστικά κάθε Evaluate the quality and special characteristics of the
οµάδας team
C1.3 Εκχωρεί αρµοδιότητες Delegate responsibilities
C1.4 Εκτιµά και παρέχει βοήθεια, όταν απαιτείται Assess and help when required
C1.5 Εφιστά την προσοχή, όταν απαιτείται Caution when required
C1.6 Τονώνει το ενδιαφέρον των νέων µελών του προσωπικού Stimulate the interest of new personnel members
C1.7 Ελέγχει τη συµµόρφωση µε τους κανόνες εργασίας Check compliance with work rules
C1.8 Ελέγχει τη συµπεριφορά/ εµφάνιση/ ένδυση/ εικόνα Control behaviour /appearance /dress/ image
C1.9 Ενθαρρύνει Give encouragement
C1.10 Παρακινεί Motivate
C1.11 Προτείνει για προαγωγή Recommend for promotion
C1.12 Προτείνει τη λήξη της συνεργασίας εάν είναι απαραίτητο Recommend termination of employment if necessary
C1.13 ∆ίνει προσωπικά παραδείγµατα Give personal examples
C1.14 Επιδεικνύει προσωπικό ενδιαφέρον Demonstrate personal interest
C1.15 ∆ιεξάγει συνεντεύξεις Interview
C1.16 Προτείνει τη πρόσληψη προσωπικού Suggest recruitment
C2 ΣΥΝΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΚΑΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΕΙ ΜΕ COOPERATE AND COMMUNICATE WITH
ΤΟΥΣ ∆ΙΕΥΘΥΝΤΕΣ ΑΛΛΩΝ ΤΜΗΜΑΤΩΝ OTHER DEPARTMENTAL MANAGERS
C3 ΟΡΓΑΝΩΝΕΙ, ΗΓΕΙΤΑΙ ΚΑΙ ΣΥΝΤΟΝΙΖΕΙ ORGANIZE, LEAD AND COORDINATE
ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ TASKS
C3.1 Αξιολογεί τους Ανθρώπινους Πόρους Evaluate Human Resources
C3.2 Αξιολογεί τις απαιτήσεις εργασίας Evaluate work requirements
C3.3 Συµµορφώνεται µε την σχετική εργατική νοµοθεσία Comply with pertinent Labour Legislation
C3.4 Καταρτίζει λίστα των ωρών εργασίας Compile a list of working hours
C3.5 Υποδεικνύει ειδικά καθήκοντα Indicate special duties
C3.6 ∆ιανέµει/Παρουσίαζει το πρόγραµµα εργασίας Distribute/ Present the work schedule
C3.7 Ειδοποιεί για αλλαγές εκ των προτέρων Notify changes beforehand
C3.8 Οργανώνει τις περιόδους των διακοπών Organize holiday periods
C4 ΟΡΓΑΝΩΝΕΙ ΤΗΝ ΕΚΠΑΙ∆ΕΥΣΗ «ΚΑΤΑ ΤΗ MANAGE “ON THE JOB” TRAINING
∆ΙΑΡΚΕΙΑ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ»
C4.1 Παρατηρεί τις συνηθισµένες εργασιακές πρακτικές Observe normal working practices
C4.2 Αξιολογεί την ανάγκη για εκπαίδευση Evaluate the need for training
C4.3 Αναλύει τις εκπαιδευτικές ανάγκες Analyse training needs
C4.4 Επιλέγει συµµετέχοντες Select students
C4.5 ∆ιδάσκει Instruct
C4.6 Παραδίδει πρακτικές εκπαιδευτικές ασκήσεις Assign practical training exercises
C4.7 Αξιολογεί Evaluate
C4.8 Ελέγχει την πρόοδο ή την επανεξέταση Progress or re-assess
C5 ΣΥΝΕΡΓΑΖΕΤΑΙ ΜΕ ΤΟΝ ∆ΙΕΥΘΥΝΤΗ, LIAISE WITH THE DIRECTOR, COMPILE
ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΚΑΙ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΑ REPORTS AND STATISTICS
C5.1 Συντάσσει καθηµερινά/εβδοµαδιαία/µηνιαία αναφορές για Compile daily/weekly/monthly, “Room Occupancy
τα «Ποσοστά Πληρότητας ∆ωµατίων» Percentages” reports
C5.2 Ενηµερώνει το γράφηµα πληρότητας Update the occupancy graph
C5.3 Επιθεωρεί περιοδικά τις αναµενόµενες κρατήσεις Periodically review anticipated reservations
C5.4 Συντάσσει αναφορές για τις µη-εξαργυρωµένες επιταγές Compile a report of un-cashed cheques
C5.5 Συντάσσει αναφορές για τους αφερέγγυους/ επισφαλείς Compile a report of insolvent / un-creditworthy guests
πελάτες

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆ 39 HEAD RECEPTIONIST

 EUROHOSTEL ∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

Η πλειονότητα των ακολούθων δεξιοτήτων

συµπίπτει µε το προφίλ του ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ.
ΣΥΜΠΗΡΩΜΑΤΙΚΕΣ ∆ΕΞΙΟΤΗΤΕΣ που
απαιτούνται από τον ΕΠΙΚΕΦΑΛΗΣ
ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ επισηµαίνονται
ΡΕΣΕΨΙΟΝ – ΚΡΑΤΗΣΕΙΣ –
ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ
ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΥΣ ΦΙΛΟΞΕΝΟΥΜΕΝΟΥΣ
ΣΤΗΝ ΥΠΟ∆ΟΧΗ
ΑΦΙΞΕΙΣ
Κατανέµει σωστά τις αποσκευές
ΑΝΑΧΩΡΗΣΕΙΣ
Χρησιµοποιεί µακροπρόθεσµες τεχνικές πωλήσεων
Χρησιµοποιεί τεχνικές για την προσέλκυση πελατών
ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΕΙ ΜΕ ΤΑ ΑΛΛΑ ΤΜΗΜΑΤΑ COMMUNICATE WITH OTHERS
DEPARTMENTS
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΑΛΛΑΓΕΣ ∆ΩΜΑΤΙΩΝ DEALING WITH ROOM CHANGES
ΕΝΗΜΕΡΩΝΕΙ ΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ UPDATING CLIENT RECORDS
Ενηµερώνει την «µαύρη λίστα»
ΕΛΕΓΧΕΙ ΤΑ ΚΛΕΙ∆ΙΑ ΤΩΝ ∆ΩΜΑΤΙΩΝ
∆ΙΑΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΘΥΡΙ∆ΕΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΝ ΒΡΑ∆ΙΝΟ ΈΛΕΓΧΟ
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΗΝ ΕΜΠΟΡΙΚΗ
ΑΛΛΗΛΟΓΡΑΦΙΑ
ΜΕΡΙΜΝΑ ΓΙΑ ΤΑ ΠΑΡΑΠΟΝΑ
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΤΗΣ
ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ ∆ΩΜΑΤΙΟΥ
ΠΩΛΗΣΕΙΣ
Χρησιµοποιεί τεχνικές πωλήσεων µέσω ηλεκτρονικής
αλληλογραφίας
Χρησιµοποιεί διαπροσωπικές τεχνικές πωλήσεων
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΠΡΟΚΡΑΤΗΣΕΙΣ
∆ΩΜΑΤΙΩΝ
Επιβεβαιώνει / απορρίπτει κρατήσεις
Καταγράφει και ξαναβρίσκει τις κρατήσεις µέσω
ταχυδροµείου
Ενηµερώνει τα στατιστικά των κρατήσεων
∆ιευθετεί τις συναντήσεις και τα ραντεβού
ΣΥΝΤΑΣΣΕΙ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ ΤΩΝ
ΠΕΛΑΤΩΝ
Καταγράφει τα προηγούµενα υπόλοιπα και τα
αντιπαραβάλει µε τα λογιστικά βιβλία
Ελέγχει το υπόλοιπο κάθε πελάτη µε τα λογιστικά βιβλία
των πελατών
Αφαιρεί µερικές πληρωµές των πελατών
∆ΙΑΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΟΥΣ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥΣ
ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ
Επιβεβαιώνει τα προηγούµενα υπόλοιπα σε σχέση µε
τους λογαριασµούς των πελατών
ΕΙΣΠΡΑΤΤΕΙ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΝΕΙ ΜΕΣΩ ΤΟΥ
ΤΑΜΕΙΟΥ
Υπολογίζει τις ακυρωµένες ή τις τροποποιηµένες
αποδείξεις
Ελέγχει τις πληρωµές σε αντιπαραβολή µε τα λογιστικά
των πελατών
Κρατάει το µικρό ταµείο
Χειρίζεται τις ακάλυπτες επιταγές
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΗΝ ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΜΗΧΑΝΗ
Χειρίζεται την ταµειακή µηχανή και αναλαµβάνει
διοικητικούς ελέγχους
Μηδενίζει την ταµειακή µηχανή και καταθέτει το
περιεχόµενο σε χρηµατοκιβώτιο
The majority of the following competences
coincide with the profile of RECEPTIONIST.
ADDITIONAL COMPETENCIES performed
by the HEAD RECEPTIONIST are indicated
RECEPTION -RESERVATIONS-
INVOICES
ATTEND TO GUESTS IN RECEPTION
ARRIVALS
Distribute the luggage correctly
DEPARTURES
Use long-term sales techniques
Utilizing techniques to attract guests
Update the “black list”
CONTROL OF ROOM KEYS
MANAGEMENT OF SAFE DEPOSIT BOXES
LOOKING AFTER THE NIGHT AUDIT
DEALING WITH COMMERCIAL MAIL
ATTENDING TO COMPLAINTS
DEALING WITH ROOM SERVICE ORDERS
SALES
Use sales-by-e-mail techniques
Use interpersonal sales techniques
HANDLING OF ADVANCE ROOM
RESERVATIONS
Confirm/refuse reservations
Store and retrieve mailed reservations
Update reservation statistics
Handle arrangements for meetings and appointments
COMPILATION OF GUEST’S BILLS
Record the previous totals and check them against
Accounts Book
Check the balance for each guest against Guest Accounts
Book
Deduct clients partial payments
GUEST ACCOUNTS MANAGEMENT
Verify the previous totals against the guest’s bills
COLLECTIONS AND PAYMENTS
THROUGH THE CASHIER
Account for all cancelled or modified receipts
Check all cash payments against the Guest Accounts
Book
Maintain the Petty cash book
Deal with the bad cheques
USING THE CASH-REGISTER
Operate the cash-register for to undertake management
checks
Zero the cash-register and deposit contents in the safe

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆ 40 HEAD RECEPTIONIST

 EUROHOSTEL ∂·ÁÁÂÏÌ·ÙÈΤ˜ ¢ÂÍÈfiÙËÙ˜

Προσδιορίζει και ειδοποιεί για εσφαλµένες λειτουργίες Identify and notify erroneous operations
ΧΕΙΡΙΖΕΤΑΙ ΤΙΣ ΜΗΧΑΝΕΣ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ OPERATION OF OFFICE MACHINERY
ΘΥΡΩΡΕΙΟ – ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟ PORTER’S LODGE - TELEPHONE
ΚΕΝΤΡΟ
ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΚΑΙ ∆ΙΑΝΕΜΕΙ ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΑ, RECEIVE AND DISTRIBUTE TELEPHONE,
ΓΡΑΠΤΑ Ή ΠΡΟΦΟΡΙΚΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΓΙΑ WRITTEN OR ORAL MESSAGES FOR
ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ GUESTS
Φροντίζει προσωπικά τις ερωτήσεις των πελατών Personally attend to guest’s´questions
Φροντίζει τις ερωτήσεις των µη-πελατών Attend to the questions of non-guests
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΦΑΞ USE OF THE FAX
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ∆ΗΜΟΣΙΩΝ USING THE PUBLIC ADDRESS SYSTEM
ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΕΩΝ
ΦΡΟΝΤΙΖΕΙ ΤΟΥΣ ΠΕΛΑΤΕΣ ATTEND TO GUESTS
ΕΚΤΕΛΕΙ ΑΛΛΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ PERFORM OTHER SERVICES
∆ιεξάγει ελέγχους Perform tests
Καταγράφει Record
Ελέγχει τη διανοµή Check distribution
Υπολογίζει το κόστος Calculate costs
Σχεδιάζει τον προϋπολογισµό Design a budget
ΒΟΗΘΟΣ ΡΕΣΕΨΙΟΝΙΣΤ RECEPTION ASSISTANT
ΑΦΙΞΕΙΣ ARRIVALS
ΠΑΡΑΜΟΝΗ ACCOMMODATION
Φροντίζει για τα προβλήµατα που προκύπτουν Take care of problems that arise
Πληροφορεί τα άλλα τµήµατα Inform other departments
ΕΛΕΓΧΕΙ ΤΙΣ ΑΦΙΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΙΣ CONTROL ARRIVALS AND DEPARTURES
ΑΝΑΧΩΡΗΣΕΙΣ
Προλαµβάνει τον κίνδυνο πυρκαγιάς και κλοπής από το Prevent fire risk, theft, from the safe
χρηµατοκιβώτιο
ΠΑΡΕΧΕΙ ΠΡΩΤΕΣ ΒΟΗΘΕΙΕΣ ADMINISTER FIRST AID
Κρατάει τα σχετικά αρχεία Note all pertinent records
Παρέχει υλικά και αξεσουάρ Maintain a supply of material and accessories
ΛΑΜΒΑΝΕΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΑ ΜΕΤΡΑ ΓΙΑ TAKE FIRE PREVENTION AND SECURITY
ΕΚ∆ΗΛΩΣΗ ΠΥΡΚΑΓΙΑΣ ΚΑΙ ΜΕΤΡΑ MEASURES
ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Αποσυνδέει το γκάζι και τις ηλεκτρικές συσκευές Disconnect gas and electrical supplies
ΕΚΤΕΛΕΙ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΤΑ ΤΗ DUTIES DURING EMERGENCIES
∆ΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ ΕΚΤΑΚΤΗΣ
ΑΝΑΓΚΗΣ
ΟΡΙΖΕΙ ΤΑ ΕΠΙΠΕ∆Α ΤΗΣ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΚΑΙ ESTABLISH HYGIENE AND PERSONAL
ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΗΣ ΕΜΦΑΝΙΣΗΣ APPEARANCE STANDARDS
∆ιασφαλίζει τη διακριτική χρήση µακιγιάζ και κοσµηµάτων Ensure discrete personal make-up and jewellery
ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ USE THE MANAGEMENT COMPUTER
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ ΤΗΣ SYSTEM
∆ΙΟΙΚΗΣΗΣ
Κατανοεί το εγχειρίδιο χρήσης Understand the instruction manual
Ελέγχει τα υπόλοιπα από το προηγούµενο βράδυ Review the balances from the previous night
Μηδενίζει τη µηχανή και την ελέγχει Zero the machine and check it
Παραλαµβάνει και διαχειρίζεται τα κουπόνια από τα άλλα Obtain and process the vouchers from other departments
τµήµατα
Σηµειώνει κάθε ενέργεια Note down action taken
Επικυρώνει τα κουπόνια των άλλων τµηµάτων Certify other departments´ vouchers
∆ιεξάγει καθηµερινά ελέγχους του ισοζυγίου Carry out check balances daily
Ελέγχει το βιβλίο του ισοζυγίου καθηµερινά Check the cash-book balances daily
Κλείνει τα αρχεία Close the records
Αρχειοθετεί και ταξινοµεί τους λογαριασµούς Archive and sort bills
Ειδοποιεί για τα λάθη Notify errors

∂¶π∫∂º∞§∏™ ƒ∂™∂æπ√¡π™∆ 41 HEAD RECEPTIONIST