Вы находитесь на странице: 1из 408

Kesekretarisan

KESEKRETARISAN
Sheddy Nagara Tjandra

untuk SMK
untuk
Sekolah Menengah Kejuruan

ISBN XXX-XXX-XXX-X

Buku ini telah dinilai oleh Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) dan telah
Sheddy Nagara Tjandra

dinyatakan layak sebagai buku teks pelajaran berdasarkan Peraturan Menteri


Pendidikan Nasional Nomor 46 Tahun 2007 tanggal 5 Desember 2007 tentang
Penetapan Buku Teks Pelajaran yang Memenuhi Syarat Kelayakan untuk Digu-
nakan dalam Proses Pembelajaran.

HET (Harga Eceran Tertinggi) Rp. 39.842,00


Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah
Departemen Pendidikan Nasional
Tjandra, Sheddy N.,

May Yulianingsih,

Dear Liana.

KESEKRETARISAN
Untuk SMK

Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

i
Hak Cipta pada Departemen Pendidikan Nasional

Dilindungi Undang-undang

KESEKRETARISAN
Untuk SMK

Penulis : Tjandra, Sheddy N.,

May Yulianingsih,

Dear Liana.

Ilustrasi, Tata Letak :

Perancang Kulit :

Ukuran Buku : 20 x 28 cm

410

HAR HARININGSIH, Dwi

m Membuka Jendela Ilmu Pengetahuan dengan bahasa dan sastra


Indonesia 2: SMP/MTs Kelas VIII/oleh Dwi Hariningsih, Bambang Wisnu, Septi
Lestari. ---- Jakarta:Pusat Perbukuan, Departemen Pendidikan Nasional, 2008.

Diterbitkan oleh Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan

Departemen Pendidikan Nasional

Tahun 2008

ii
KATA SAMBUTAN

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, berkat rahmat dan karunia Nya, Pemerintah,
dalam hal ini, Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal
Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional, pada tahun
2008, telah melaksanakan penulisan pembelian hak cipta buku teks pelajaran ini dari penulis
untuk disebarluaskan kepada masyarakat melalui website bagi siswa SMK.

Buku teks pelajaran ini telah melalui proses penilaian oleh Badan Standar Nasional Pendidikan
sebagai buku teks pelajaran untuk SMK yang memenuhi syarat kelayakan untuk digunakan
dalam proses pembelajaran melalui Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 12 tahun
2008.

Kami menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada seluruh penulis yang telah
berkenan mengalihkan hak cipta karyanya kepada Departemen Pendidikan Nasional untuk
digunakan secara luas oleh para pendidik dan peserta didik SMK di seluruh Indonesia.

Buku teks pelajaran yang telah dialihkan hak ciptanya kepada Departemen Pendidikan Nasional
tersebut, dapat diunduh (download), digandakan, dicetak, dialihmediakan, atau difotokopi oleh
masyarakat. Namun untuk penggandaan yang bersifat komersial harga penjualannya harus
memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah. Dengan ditayangkannya soft copy ini
akan lebih memudahkan bagi masyarakat untuk mengaksesnya sehingga peserta didik dan
pendidik di seluruh Indonesia maupun sekolah Indonesia yang berada di luar negeri dapat
memanfaatkan sumber belajar ini.

Kami berharap, semua pihak dapat mendukung kebijakan ini. Selanjutnya, kepada para peserta
didik kami ucapkan selamat belajar dan semoga dapat memanfaatkan buku ini sebaik-baiknya.
Kami menyadari bahwa buku ini masih perlu ditingkatkan mutunya. Oleh karena itu, saran dan
kritik sangat kami harapkan.

Jakarta,

Direktur Pembinaan SMK

iii
Kata Pengantar

Kami panjatkan puji syukur kepada Yang Mahakuasa yang telah melimpahkan pada kita
semua kesehatan dan keselamatan sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan buku
kejuruan ini.

Berikutnya kami ingin menyampaikan terima kasih kepada Direktorat Pembinaan


Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah,
Departemen Pendidikan Nasional yang telah mempercayakan penulisan buku kepada tim kami.

Tim penulis buku ini terdiri dari dosen Universitas Indonesia, Dr. Sheddy N. Tjandra,
M.A. (Ketua Tim dan Penanggung Jawab), dengan anggota Ike Iswary Lawanda, S.S., M.Hum.,
dan guru Sekolah Menengah Kejuruan yang berasal dari kota Depok, May Yulianingsih, S.Pd.
(SMK Prisma), Dear Liana, S.Pd. (SMK YPPD), Ir. Royhan Benasetya (SMK Prisma), Meirianti,
S.Pd. (SMK Fajar), dan Dewi Achniasari, A.Md. (SMK Prisma). Penulisan buku juga dibantu
oleh Dra. Devi Puspitasari, M.Pd. (SMK N 25 Jakarta) dan Dra. Sri Swarna (SMK YPPD
Depok). Pemeriksaan naskah buku dilakukan oleh editor Dra. Siti Aisyah, M.M. dari ASMI
Jakarta.

Selain ini, kami juga ingin menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak
Kolonel Pur. Sabeni Kelly, Pimpinan Yayasan SMK Prisma, Depok yang telah membantu
melancarkan penulisan buku dengan menyediakan fasilitas tempat dan lain-lain, dan kepada
Ibu Dra. Nanis Setyowati, M.Si., staf dari Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan
yang banyak membantu tim dalam penyelesaian penulisan buku.

Depok, Januari 2008

Dr. Sheddy Nagara Tjandra, M.A.

iv
DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan

Kata Sambutan

Kata Pengantar ........................................................................... 1

Penulis dan Editor ....................................................................... 2

Daftar Isi ...................................................................................... 3

Bab I: Pendahuluan ...................................................................... 9

Bab II: Organisasi dan Kantor ...................................................... 33

2.1 Pengertian Organisasi ............................................................ 33

2.1.1 Pengertian ........................................................................... 33

2.1.2 Unsur-unsur Organisasi ...................................................... 33

2.1.3 Asas-asas Organisasi ......................................................... 34

2.2 Macam Organisasi .................................................................. 37

2.2.1 Organisasi Politik ................................................................. 37

2.2.2 Organisasi Bisnis ................................................................. 37

2.2.3 Organisasi Profesi ............................................................... 38

2.2.4 Organisasi Sosial ................................................................. 38

2.2.5 Organisasi Lain .................................................................... 39

2.3 Kantor dan Manajemen ............................................................ 40

2.3.1 Kantor ................................................................................... 40

2.3.2 Manajemen ........................................................................... 41

2.3.2.1 Arti dan Istilah Manajemen ................................................ 41

2.3.2.2 Pengertian Manajemen ...................................................... 42

2.3.2.3 Sasaran Manajemen .......................................................... 43

2.3.2.4 Prinsip-Prinsip Manajemen ................................................ 44

2.3.3 Manajemen Perkantoran ...................................................... 47

2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran ................................. 47

v
2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran .......................... 48

2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran ....................................... 50

2.4 Pekerjaan Kantor ..................................................................... 52

2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor ............................................... 52

2.4.1.1 Arti Bekerja ........................................................................ 52

2.4.1.2 Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor ............................................ 52

2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis Menulis ................................................. 53

2.4.1.2.2 Mengetik ........................................................................ 53

2.4.1.2.3 Menghitung .................................................................... 54

2.4.1.2.4 Pekerjaan Membuat Jadwal, Grafik, dan Chart ............. 55

2.4.2 Peranan Pekerjaan Kantor .................................................. 56

2.4.3 Ciri-ciri Pekerjaan Kantor ..................................................... 57

2.4.4 Perincian Pekerjaan Kantor ................................................. 57

2.5 Sumber Daya Manusia ........................................................... 59

Bab III Sarana Kantor ................................................................... 62

3.1 Peralatan Kantor .................................................................... 62

3.1.1 Perabot Kantor .................................................................... 63

3.1.2 Mesin Kantor ....................................................................... 71

3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor ............................................... 74

3.1.2.1.1 Komputer ....................................................................... 76

3.1.2.1.2 Mesin Tik Biasa ............................................................. 81

3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik ........................................................... 82

3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi .............................................................. 83

3.1.2.1.5 Mesin Penghancur Kertas ............................................. 84

3.1.2.1.6 Printer ............................................................................ 85

3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah ........................................................... 88

3.1.2.1.8 Mesin Stensil ................................................................. 91

3.1.2.1.9 OHP ............................................................................... 94

vi
3.1.2.1.10 Proyektor LCD ............................................................. 96

3.1.2.1.11 Mesin-Mesin Lain ........................................................ 98

3.1.2.2 Mesin-Mesin Kantor untuk Komunikasi ............................ 105

3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon ....................................................... 105

3.1.2.2.2 Telepon ......................................................................... 106

3.1.2.2.3 E-mail ........................................................................... 111

3.1.2.2.4 Ponsel (HP) ................................................................... 113

3.1.2.2.5 Faksimili ......................................................................... 116

3.1.2.2.6 Voice Over Internet Protocol (VoIP) .............................. 117

3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor .................................................. 120

3.2 Tata Ruang Kantor ................................................................. 123

3.2.1 Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor ................................. 124

3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor ......................................... 125

3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar ........................................... 125

3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka ............................................. 126

3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama .................................... 128

3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran ..... 129

3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi ......................... 131

3.3.1 Otomatisasi Kantor .............................................................. 132

3.3.2 Pemanfaatan Komputer ...................................................... 134

Bab IV: Organisasi dalam Kantor ................................................. 137

4.1 Asas-Asas Pokok Pengorganisasian ...................................... 138

4.1.1 Asas Sentralisasi .................................................................. 138

4.1.2 Asas Desentralisasi .............................................................. 140

4.1.3 Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi ................. 142

4.2 Bentuk-Bentuk Organisasi ...................................................... 144

4.2.1 Organisasi Garis .................................................................. 145

4.2.2 Organisasi Staf .................................................................... 147

vii
4.2.3 Organisasi Garis dan Staf ................................................... 148

4.2.4 Organisasi Fungsional ......................................................... 150

4.2.5 Organisasi Kepanitiaan ....................................................... 152

4.3 Komunikasi dalam Organisasi Kantor .................................... 153

4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan .......................................... 155

4.3.2 Komunikasi dengan Pimpinan ............................................ 155

4.3.3 Komunikasi dengan Kolega ................................................ 156

4.4 Klasifikasi Komunikasi ........................................................... 157

4.4.1 Menurut Lawan Komunikasi ............................................... 157

4.4.2 Menurut Jumlah yang Berkomunikasi ................................ 157

4.4.3 Menurut Cara Penyampaiannya ......................................... 159

4.4.4 Menurut Maksud Komunikasi ............................................. 159

4.4.5 Menurut Kelangsungannya ................................................. 160

4.4.6 Menurut Perilakunya ........................................................... 160

4.4.7 Menurut Ruang Lingkup ...................................................... 161

4.4.8 Menurut Arah Informasi ....................................................... 162

4.4.9 Menurut Jaringan Kerjanya ................................................. 164

Bab V Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama


................................................................................ 166

5.1 Pengertian Perencanaan Kerja .............................................. 166

5.2 Proses Perencanaan Kerja .................................................... 168

5.3 Sifat, Fungsi, dan Sumber Perencanaan ............................... 169

5.4 Jenis-Jenis Rencana .............................................................. 173

5.5 Cara Mendapatkan Persetujuan Rencana ............................. 177

5.6 Efisiensi Pekerjaan Kantor ..................................................... 178

5.7 Efisiensi dalam Kantor ............................................................ 182

5.8 Perencanaan Kerja, Efisiensi Kerja, dan Pekerjaan Kantor .... 185

5.9 Kerja Sama ............................................................................. 186

viii
Bab VI Tata Kerja, Sistem kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan
.................................................................. 189

6.1 Pengertian .............................................................................. 189

6.2 Manfaat dan Asas-Asas .......................................................... 190

6.3 Pengaturan Pokok .................................................................. 191

6.4 Prinsip-prinsip dan Cara Penyusunan .................................... 192

6.5 Hubungan Kerja dan Kepemimpinan ...................................... 193

6.6 Kepemimpinan dan Kepengikutan .......................................... 196

6.7 Hubungan Atasan dan Bawahan ............................................ 196

6.7.1 Hanya ada Satu Atasan ....................................................... 196

6.7.2 Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab .............. 197

6.7.3 Pembagian Tugas ................................................................ 198

Bab VII Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja .............. 199

7.1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja ......................................... 199

7.1.1 Pengertian ............................................................................ 199

7.1.2 Kecelakaan Kerja ................................................................. 202

7.1.3 Kebersihan ........................................................................... 204

7.1.3.1 Air Minum .......................................................................... 205

7.1.3.2 Makanan ............................................................................ 205

7.1.4 Ventilasi dan Pendinginan .................................................... 207

7.2 Keamanan .............................................................................. 208

7.2.1 Keamanan Kerja .................................................................. 208

7.2.2 Pencegahan Kebakaran ...................................................... 210

7.2.3 Pencegahan Kecelakaan ..................................................... 211

7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja ........................................ 214

Bab VIII Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi


.................................................................... 216

ix
8.1 Sekretaris ............................................................................... 216

8.1.1 Sekretaris dalam Organisasi ............................................... 216

8.1.1.1 Pengertian dan Jenis Sekretaris ...................................... 216

8.1.1.1.1 Penggunaan Istilah Sekretaris ...................................... 216

8.1.1.1.2 Klasifikasi Jabatan Sekretaris ....................................... 218

8.1.1.2 Tugas Sekretaris sebagai Manajer .................................. 220

8.1.2 Sekretaris Profesi berdasarkan Tempat Kerja .................... 221

8.1.2.1 Sekretaris sebagai Pimpinan Kantor ................................ 221

8.1.2.2 Sekretaris Perorangan ..................................................... 223

8.1.3 Sekretaris Politik di Jepang ................................................ 223

8.2 Tugas Manajer Kantor ........................................................... 225

8.3 Profesi sebagai Pegawai Administrasi ................................... 227

8.4 Peranan Sekretaris ................................................................ 228

8.5 Pegawai Administrasi ............................................................ 230

8.5.1 Bidang Tata Persuratan ...................................................... 230

8.5.2 Bidang Perlengkapan ......................................................... 231

8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor ...................................... 232

8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat ........................................... 232

8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja ..................................... 234

Bab IX Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris ....................... 236

9.1 Sepuluh Kompetensi .............................................................. 236

9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu ............................................. 236

9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon ..................................... 237

9.1.3 Membuat Surat .................................................................... 238

9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat .................................. 239

9.1.5 Menata Arsip ....................................................................... 241

9.1.6 Mengatur Penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor


................................................................................. 242

x
9.1.7 Mempersiapkan dan Membuat Notula Rapat ...................... 243

9.1.8 Mengatur Perjalanan Dinas/Bisnis Pimpinan dan Kolega ... 246

9.1.9 Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen


............................................................................ 247

9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (steno) ..... 250

9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris ..................................................... 254

9.2.1 Disiplin ................................................................................. 255

9.2.2 Jujur ..................................................................................... 255

9.2.3 Layak Dipercaya .................................................................. 255

9.2.4 Setia ..................................................................................... 255

9.2.5 Sopan .................................................................................. 255

9.2.6 Sabar ................................................................................... 255

9.2.7 Rajin .................................................................................... 255

9.2.8 Patuh ................................................................................... 256

9.2.9 Tanggap .............................................................................. 256

9.2.10 Resik ................................................................................. 256

Bab X Empat Kemahiran Bahasa ................................................ 257

10.1 Pandai Membaca dan Menulis ............................................. 257

10.1.1 Membaca ........................................................................... 257

10.1.2 Menulis .............................................................................. 261

10.2 Pandai Mendengarkan dan Berbicara .................................. 266

10.2.1 Mendengarkan ................................................................... 266

10.2.2 Berbicara ............................................................................ 269

10.3 Kemahiran Dengar-Bicara dalam Menelepon dan Menerima Tamu/Bertamu


.................................................. 273

10.4 Kemahiran Baca Tulis .......................................................... 276

10.4.1 Kemahiran Baca-Tulis E-mail, Faksimil, dan Korespondensi


.................................................................. 277

xi
10.4.2 Dalam SMS Ponsel ............................................................ 278

10.5 Kemahiran Tulis dalam Membuat Notulen dan Laporan ....... 279

10.6 Kemahiran dengar dan Tulis dalam Mencatat Dikte dengan Steno
.................................................................................... 281

Bab XI Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ....................... 283

11.1 Pengetahuan Dasar Kearsipan ............................................. 283

11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan ......................................... 283

11.1.2 Jenis-Jenis Arsip ................................................................. 285

11.1.3 Ruang Lingkup Arsip .......................................................... 288

11.1.4 Nilai Guna Arsip .................................................................. 288

11.1.5 Syarat Petugas Arsip .......................................................... 290

11.1.6 Organisasi Kearsipan, Kedudukan, dan Pekerjaan dalam Organisasi


........................................................................... 291

11.1.7 Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya ...... 292

11.2 Memilih Sistem yang Sesuai ................................................. 294

11.2.1 Sistem Penyimpanan dan Tujuan Sistem Penyimpanan Arsip


.................................................................................. 294

11.2.2 Ciri Pokok Sistem Filing yang Baik .................................... 295

11.2.3 Asas Kearsipan .................................................................. 295

11.2.4 Prosedur Filing ................................................................... 300

11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat ............................................... 300

11.3 Mengimplementasikan Sistem Kearsipan ............................. 312

11.3.1 Penyortiran Surat atau Dokumen ...................................... 312

11.3.2 Pencatatan Dokumen ........................................................ 313

11.3.3 Prosedur Distribusi ............................................................ 315

11.3.4 Langkah Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip ..... 317

11.3.5 Jadwal Retensi .................................................................. 341

11.3.6 Prosedur Penilaian, Penjualan dan Pemusnahan Dokumen


.......................................................................... 342

xii
11.3.7 Prosedur Pemindahan ....................................................... 343

11.3.8 Prosedur Pemusnahan Arsip ............................................. 344

11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan Media


Komputer ........................................ 345

11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan dengan menggunakan komputer
................................................... 346

11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hand-copy


.................................................................................. 346

11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft-copy


.................................................................................. 347

Bab XII Proses Transaksi Akuntansi ............................................ 349

12.1 Dokumen-Dokumen .............................................................. 349

12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi .......................................... 349

12.1.2 Jurnal ................................................................................. 353

12.1.3 Buku Besar ........................................................................ 355

12.1.4 Neraca Saldo ..................................................................... 357

12.1.5 Laporan Keuangan ............................................................ 357

12.2 Kas Kecil ............................................................................... 361

12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil ........................................... 361

12.2.2 Kelengkapan Dana Kas Kecil ............................................ 361

12.2.3 Buku Kas Kecil .................................................................. 362

12.3 Rekonsiliasi Bank ................................................................. 363

12.3.1 Bentuk Rekonsiliasi Bank .................................................. 363

12.3.2 Jurnal Penyesuaian ........................................................... 364

12.4 Sistem Voucher .................................................................... 364

Bab XIII Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi ............... 367

13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimil ........................................ 367

13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS Ponsel .............................. 376

xiii
13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis ............................................... 377

13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel ................................................. 379

13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia ............................... 386

13.3.1 Korespondensi Biasa ......................................................... 389

13.3.2 Korespondensi Niaga dan Perkantoran ............................. 391

13.4 Keterampilan Korespondensi Luar Negeri ............................ 410

13.4.1 Korespondensi Inggris ....................................................... 411

13.4.2 Korespondensi Jepang ...................................................... 419

13.4.2.1 Surat Pribadi Berformat Lengkap ................................... 419

13.4.2.2 Surat Pribadi Berformat Tidak Lengkap ......................... 424

13.4.2.3 Surat Niaga dan Perkantoran ......................................... 426

Daftar Pustaka .............................................................................. 442

xiv
Bab I
Pendahuluan

Buku ini berjudul Kesekretarisan sehingga sepintas lalu seperti


buku ini yang membahas materi tentang sekretaris, tetapi sebenarnya
buku ini membahas materi administrasi perkantoran; sehingga materi
tentang profesi sekretaris hanya merupakan salah satu bagian.
Buku ini disusun berdasarkan kompetensi yang ditentukan sesuai
kurikulum Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tahun 2004 untuk Bidang
Keahlian Bisnis dan Manajemen Program Keahlian Administrasi
Perkantoran. Ada 18 kompetensi di dalam kurikulum itu, yang kemudian
dijadikan sebagai titik tolak penulisan buku. Ke-18 kompetensi tersebut
adalah sebagai berikut:
1. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.
2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan
kerja.
3. Berkomunikasi melalui telepon.
4. Menggunakan peralatan kantor.
5. Merencanakan dan melakukan pertemuan.
6. Melakukan prosedur administrasi.
7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja.
8. Menjaga dan melindungi budaya kerja.
9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen.
10. Menangani surat masuk dan keluar.
11. Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin
integritas.
12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah.
13. Menghasilkan dokumen sederhana.
14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
15. Mengatur perjalanan bisnis.
16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan.
17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi.
18. Memproses transaksi keuangan.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum,
buku ini membahas secara meluas materi-materi perkantoran yang
berkaitan dengan pekerjaan tiga jenis profesi: sekretaris, manajer kantor,
dan pegawai administrasi yang menjadi target buku ini. Materi-materi
tersebut adalah: kantor, organisasi, manajemen perkantoran, sarana
kantor, tata ruang kantor, pengorganisasian dalam kantor, perencanaan
kerja, efisiensi pekerjaan, efisiensi dalam kantor, tata kerja, sistem kerja,
hubungan kerja, kepemimpinan, kepengikutan, pengamanan,
keselamatan kerja, kesehatan kerja, profesi sekretaris, profesi manajer
kantor, profesi pegawai administrasi, kompetensi khusus sekretaris,
moral sekretaris, empat keterampilan bahasa yang harus dikuasa oleh
sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi, kearsipan dan

1
pengarsipan yang juga harus dikuasai oleh ketiga profesi itu, akuntansi
dasar dan keuangan, dan keterampilan komunikasi dan korespondensi
dan sebagainya.
Khususnya bahasan yang berkaitan dengan materi
korespondensi, dalam buku ini, selain membahas korespondensi bahasa
Indonesia dan korespondensi bahasa Inggris; juga dibahas
korespondensi bahasa Jepang. Korespondensi bahasa Jepang dianggap
perlu untuk diajarkan mengingat bahwa korespondensi Jepang, akhir-
akhir ini, pemakaiannya mempunyai frekuensi yang sangat tinggi. Hal
tersebut, ditandai sejalan dengan semakin berkembangnya hubungan
bisnis antara Indonesia dan Jepang. Sementara itu, bobot materi yang
diajarkan, diserahkan sepenuhnya kepada sekolah dan tenaga guru yang
ada di masing-masing sekolah.
Berdasarkan 18 kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
dan isi materi, buku ini bertujuan mencetak tenaga lulusan yang nantinya
sanggup dipekerjakan sebagai: 1. Sekretaris, yaitu sekretaris organisasi
atau sekretaris kantor, atau sekretaris perorangan pimpina, atau
sekretaris pribadi tokoh masyarakat; 2. Manajer kantor, yaitu pimpinan
sebuah kantor administrasi baik pemerintah maupun swasta, kantor
lembaga pemerintah maupun kantor badan usaha swasta; 3. Pegawai
administrasi yaitu karyawan kantor yang menangani urusan administrasi
perkantoran, baik pemerintah maupun swasta.
Delapan belas kompetensi yang ditentukan di dalam kurikulum
tersebut, kemudian diramu menjadi materi pelajaran sebanyak 12 bab.
Bab I : Pendahuluan
Bab II : Organisasi dan Kantor
Bab III : Sarana Kantor
Bab IV : Organisasi Dalam Kantor
Bab V : Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan, dan Kerja
Sama.
Bab VI : Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja dan Kepemimpinan
Bab VII : Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan kerja
Bab VIII : Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi.
Bab IX : Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris
Bab X : Empat Kemahiran Bahasa
Bab XI : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan
Bab XII : Proses Transaksi Akuntansi
Bab XIII : Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi.

Isi ringkas dari masing-masing bab beserta kompetensi kurikuler


diintegrasikan di dalamnya, kemudian dijabarkan melalui bab demi bab
sebagai berikut.

2
Bab II
Organisasi dan Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang kantor dan berbagai macam


organisasi tempat para siswa belajar setelah lulus, juga mengenai
pengetahuan kantor dan manajemen termasuk manajemen perkantoran,
kemudian pekerjaan kantor berikut relasinya dengan kolega dan
pelanggan, lalu fungsi-fungsi manajemen, pengetahuan tentang profesi
sekretaris kantor atau sekretaris organisasi dan kesekretariatan,
manajemen perkantoran dan manajernya, kemudian keterampilan
manajemen perkantoran dan keterampilan bekerja secara benar
sebagaimana mestinya.

Kompetensi Inti dari Bab II


1. Bekerja sama dengan Pengetahuan tentang kantor
kolega dan pelanggan. dan organisasi,kemudian
2. Mengikuti aturan kerja pengetahuan kantor dan
sesuai dengan lingkungan manajemen, pekerjaan
kerja. berikut kolega dan
3. Melakukan prosedur pelanggan, fungsi-fungsi
administrasi. manajemen, profesi
4. Menjaga dan melindungi sekretaris kantor, sekretaris
budaya kerja. organisasi dan
kesekretariatan, manajemen
perkantoran dan manajernya,
penngetahuan serta
keterampilan bekerja sabagai
mana mestinya.

3
Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang kantor dan organisasi menumbuhkan


kesiapan siswa untuk bekerja, setelah lulus sekaligus
membentuk kompetensi bekerja bersama dengan kolega,
pimpinan kantor dan pelanggan.
2. Pekerjaan kantor yang dilakukan mengikuti manajemen
membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi dan
kompetensi menjaga dan melindungi budaya kerja.
3. Pengetahuan kantor dan manajemen, fungsi-fungsi manajemen,
profesi sekretaris atau manajer kantor membentuk kompetensi
bekerja sama dengan pelanggan.
4. Pengetahuan dan keterampilan manajemen perkantoran dan
pengetahuan profesi sekretaris di kantor atau sekretariat
membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan kerja.

Kata-Kata Kunci

kantor, organisasi, manajemen, perkantoran, pimpinan, kolega,


manajer, kesekretariatan, pelanggan

4
Bab III
Sarana Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang: 1. sarana kantor yang


mencakupi peralatan kantor dan tata ruang kantor, peralatan kantor terdiri
dari perabot kantor dan mesin kantor, penggunaan dan perawatan
sederhana mesin kantor, perabot dan mesin kantor mulai dari yang
umum dipakai sampai dengan pada mesin modern berteknologi tinggi
produk mutakhir, kelebihan dan kekurangan masing-masing mesin dan
perabot; 2. pengetahuan tentang tata ruang kantor mencakup azas-azas
pokok dan penyusunan tata ruang; kemudian adalah sarana modern
untuk pengolahan informasi yang mencakupi otomatisasi kantor dan
pemanfaatan komputer; 3. jabatan sekretaris yang dikaitkan dengan
keterampilan menggunakan mesin kantor.

Kompetensi Inti dari Bab III


1. Menggunakan peralatan Pengetahuan tentang sarana
kantor. kantor, peralatan dan tata
2. Berkomunikasi melalui ruang kantor, perabot dan
telepon. mesin kantor, penggunaan
3. Mengatur penggandaan dan perawatan
dan pengumpulan sederhananya, kelebihan dan
dokumen. kekurangan; azas-azas
4. Menjaga dan melindungi pokok dan penyusunan tata
budaya kerja. ruang, otomatisasi kantor,
5. Memberikan pelayanan pemanfaatan komputer untuk
kepada pelanggan. pengolahan informasi,
jabatan sekretaris dan
keterampilan menggunakan
mesin kantor.

5
Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang peralatan kantor akan membentuk


keterampilan menggunakan alat-alat kantor.
2. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk
kompetensi menggunakan peralatan kantor secara benar dan
tepat.
3. Pengetahuan tentang tata ruang kantor berikut azas-azas pokok
penyusunannya membentuk kompetensi menjaga dan
melindungi budaya kerja.
4. Pengetahuan dan Keterampilan menggunakan komputer,
telepon, serta ponsel membentuk kompetensi berkomunikasi
melalui telepon. Di samping itu, juga melalui E-mail dan ponsel.
5. Pengetahuan dan keterampilan menggunakan mesin fotokopi,
mesin cetak dan yang sejenis membentuk kompetensi mengatur
penggandaan dan pengumpulan dokumen.
6. Keterampilan menggunakan peralatan kantor membentuk
kompetensi memberi pelayanan kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci

sarana, kantor, peralatan, tata ruang, perabot, mesin, penggunaan,


perawatan, azas, pengolahan, otomatisasi

6
Bab IV
Organisasi Dalam Kantor

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang organisasi yang ada di dalam


kantor, relasi antara kantor sebagai organisasi yang bertujuan dengan
pimpinannya, azas-azas pokok dalam pengorganisasi, bentuk-bentuk
organisasi; pengetahuan dan keterampilan tentang komunikasi dalam
organisasi, komunikasi antara kolega, komunikasi dengan pelanggan dan
pimpinan, serta pengetahuan tentang jenis-jenis komunikasi.

Kompetensi Inti dari Bab IV


1. Bekerja sama dengan Bermacam-macam
kolega dan pelanggan. pengetahuan tentang
2. Melakukan prosedur organisasi di dalam kantor,
administrasi. relasi antara kantor dan
3. Menghasilkan dokumen pimpinan serta kolega dan
sederhana. bermacam-macam
4. Mengatur perjalanan pengetahuan dan
bisnis. keterampilan tentang
5. Mengaplikasikan komunikasi dalam organisasi,
keterampilan dasar komunikasi antara kolega,
komunikasi. komunikasi dengan
6. Memberi pelayanan pelanggan dan pimpinan.
kepada pelanggan.

7
Kompetensi dan isi bab

1. Bermacam-macam pengetahuan tentang organisasi di dalam


kantor dan komunikasi dalam organisasi akan membentuk
keterampilan berkomunikasi di dalam organisasi.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, pengertian, proses
perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk
kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja, dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana (misalnya notulen laporan).
6. Pengetahuan dan keterampilan kerja sama membentuk
kompetensi bekerja sama dengan kolega dan pelanggan.

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,


keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

8
Bab V
Perencanaan Kerja Kantor, Efisiensi Pekerjaan dan Kerja Sama

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang perencanaan kerja yang


mencakup pengertian, proses perencanaan, sumber perencanaan,
macam-macam rencana, dan berbagai hal lain, yaitu seperti
perencanaan; pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan yang mencakup
pengertian, syarat-syarat, dan azas-azas efisiensi kerja, serta pemikiran
untuk bekerja efisien; kemudian usaha efisiensi dalam kantor yang
mencakup pemeliharaan, pemakaian barang, upaya penghematan di
segala bidang dan sebagainya. Kemudian adalah tentang kerja sama di
dalam kantor, dengan pimpinan, kolega dan pelanggan.

Kompetensi Inti dari Bab V


1. Mengikuti prosedur Pengetahuan tentang
keamanan, keselamatan perencanaan kerja,
dan kesehatan kerja. pengertian, proses
2. Bekerja sama dengan perencanaan, macam-
kolega dan pelanggan. macam rencana dsb.;
3. Melakukan prosedur pengetahuan tentang
administrasi. efisiensi pekerjaan, syarat
4. Merencanakan dan dan azas efisiensi kerja,
melakukan pertemuan. pemikiran bekerja efisien,
5. Menggunakan peralatan dan efisieni dalam kantor
kantor. menyangkut pemeliharaan,
6. Menghasilkan dokumen pemakaian barang dan
sederhana. upaya penghematan dan
7. Mengikuti aturan kerja sebagainya; kerja sama di
sesuai dengan lingkungan dalam kantor dengan pimpian
kerja. kolega dan pelanggan.

9
Kompetensi dan isi bab

1. Perencanaan, sumber perencanaan dan sebagainya membentuk


kompetensi bekerja dengan mengikuti aturan kerja sesuai
dengan lingkungan kerja dan kompetensi mengikuti prosedur
keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan efisiensi pekerjaan
serta efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
melakukan posedur administrasi sebagaimana mestinya.
3. Pengetahuan tentang perencanaan kerja membentuk
kompetensi merencanakan dan melakukan pertemuan.
4. Pengetahuan tentang efisiensi pekerjaan, pemikiran bekerja
efisien, dan efisiensi kerja dalam kantor membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.
5. Pengetahuan tentang perencanaan kerja dan pemikiran bekerja
efisien membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (misalnya notulen dan laporan)

Kata-Kata Kunci

perencanaan, kerja, pekerjaan, efisiensi, efisien, usaha, kesadaran,


keahlian, disiplin, pemeliharaan, pemakaian.

10
Bab VI
Tata Kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja, dan Kepemimpinan

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan
sistem kerja yang mencakup pengertiannya, azas-azas, prinsip-prinsip
dan teknik penyusunannya; pengetahuan tentang hubungan kerja atasan
dan bawahan, komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas, kepemimpinan sebagai inti
manajemen, dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan.

Kompetensi Inti dari Bab VI


1. Bekerj sama dengan Pengetahuan tentang tata
kolega (dan pimpinan kerja, prosedur kerja, sistem
kantor) kerja, hubungan kerja
2. Menjaga dan melindungi atasan-bawahan, komunikasi
budaya kerja. pimpinan dan staf,
3. Menghasilkan dokumen pendelegasian wewenang,
sederhana. tanggung jawab dan
4. Mengatur perjalanan pembagian tugas,
bisnis. (pimpinan dan kepemimpinan sebagai inti
kolega) manajemen, dan hubungan
antara kepemimpinan dan
kepengikutan serta
pelanggan.

11
Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,


komunikasi pimpinan dan staf, dan hubungan antara
kepemimpinan dan kepengikutan membentuk kompetensi
bekerja sama dengan kolega dan pimpinan kantor.
2. Pengetahuan tentang tata kerja, prosedur kerja, dan sistem
kerja membentuk kompetensi menjaga dan melindungi budaya
kerja.
3. Pengetahuan tentang hubungan kerja atasan-bawahan,
komunikasi pimpinan dan staf, pendelegasian wewenang,
tanggung jawab dan pembagian tugas membentuk kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana (notulen dan laporan).
4. Pengetahuan tentang kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan sebagai inti manajemen
dan hubungan antara kepemimpinan dan kepengikutan
membentuk kompetensi mengatur perjalanan bisnis untuk
pimpinan dan kolega.

Kata-Kata Kunci

kerja, tata, prosedur, sistem, azas, prinsip, teknik, hubungan, atasan,


bawahan, komunikasi, pimpinan, staf, manajemen, kepemimpinan,
kepengikutan.

12
Bab VII
Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Kerja

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang pengamatan, keselamatan,


dan kesehatan kerja, mencakupi kecelakaan kerja, kebersihan air minum
dan makanan ransum yang disediakan oleh kantor; ventilasi dan
pendinginan udara untuk kerja.

Kompetensi Inti dari Bab VII


1. Mengikuti prosedur Pengetahuan tentang
keamanan, dan pengamanan keselamatan,
keselamatan kerja. dan kesehatan kerja;
2. Menggunakan peralatan peralatan ventilasi dan
kantor. pendinginan udara untuk
ruang kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang pengamanan dan kesehatan kerja


membentuk kompetensi bekerja dengan mengikuti prosedur
kemanan, keselamatan, dan kesehatan kerja.
2. Pengetahuan dan keterampilan tentang peralatan ventilasi dan
pendinginan udara untuk ruang kerja membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan tepat.

Kata-Kata Kunci

pengamanan, keamanan, keselamatan, kesehatan, kecelakaan,


kebersihan, ventilasi, pendingin udara.

13
Bab VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer


kantor, dan pegawai administrasi, persamaan dan perbedaannya, tugas
sekretaris, tugas manajer kantor, tugas pegawai administrasi dan
klasifikasi sekretaris.

Kompetensi Inti dari Bab VIII


1. Bekerja sama dengan Pengetahuan tentang profesi
kolega dan pelanggan. sekretaris, manajer kantor,
2. Memberikan pelayanan pegawai administrasi, tugas
kepada pelanggan. sekretaris, tugas manajer
kantor, tugas pagawai
administrasi, dan klasifikasi
sekretaris.

Kompetensi dan isi bab

Pengetahuan tentang profesi sekretaris, manajer kantor, pegawai


administrasi, tugas sekretaris, tugas manajer kantor, dan tugas
pegawai administrasi membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan, dan kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Kata-Kata Kunci

profesi, tugas, sekretaris, manajer kantor, pegawai administrai,


klasifikasi.

14
Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kompetensi-


kompetensi khusus yang harus dimiliki seorang sekretaris beserta
moralnya, berturut-turut adalah merencanakan dan melakukan
pertemuan, menerima telepon dan menelepon, memberi pelayanan
kepada pelanggan, menerima dan mengembalikan surat, membuat dan
menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas, mengatur
penggandaan dan pengumpulan dokumen kantor, mempersiapkan rapat
dan membuat notulen, menciptakan dan mengembangkan naskah untuk
dokumen (laporan), mengatur perjalanan dinas/bisnis pimpinan dan
kolega, dan mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah (steno); nilai-
nilai moral seorang sekretaris di luar agama, antara lain adalah disiplin,
jujur, layak dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, dan
resik.

Kompetensi Inti dari Bab IX


1. Merencanakan dan Pengetahuan dan
melakukan pertemuan. keterampilan tentang sepuluh
2. Berkomunikasi melalui kompetensi khusus seorang
telepon. sekretaris, yaitu kompetensi
3. Memberikan layanan no. 1 s.d. 10; pengetahuan
kepada pelanggan. dan keterampilan tentang
4. Menangani surat masuk menerima tamu dan bertamu,
dan keluar. memakai telepon untuk
5. Membuat dan menjaga berkomunikasi, pelanggan
sistem kearsipan untuk adalah tamu kantor,
menjamin integritas. menerima dan menyimpan
6. Mengatur penggandaan surat, menata arsip,
dan pengumpulan mengerjakan fotokopi dll,
dokumen. rapat dan notula, membuat
7. Menghasilkan dokumen laporan, mengurus
sederhana.(notula) perjalanan dinas/bisnis,
8. Menciptakan dan menulis dengan steno dan
mengembangkan naskah sebagainya.
untuk dokumen (membuat
laporan).
9. Mengatur perjalanan
bisnis, (untuk pimpinan
dan kolega).
10. Mencatat dikte untuk

15
mempersiapkan naskah
(steno).
11. Menggunakan peralatan
kantor.
12. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.
13. Mengikuti aturan kerja
sesuai dengan lingkungan
kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Sepuluh kompetensi sekretaris mulai dari No. 1 s.d. 10 telah


sedia.
2. Kompetensi mempersiapkan rapat dan membuat notula
membentuk kompetensi menghasilkan dokumen sederhana
(notulen)
3. Kompetensi no. 2,5,6 ikut membentuk kompetensi menggunakan
peralatan kantor secara benar dan tepat.
4. Kompetensi no. 2 membentuk kompetensi berkomunikasi melalui
telepon.
5. Kompetensi no. 6,7 ikut membentuk kompetensi menciptakan
dan mengembangkan naskah untuk dokumen (membuat
laporan).
6. Sepuluh nilai moral sekretaris ikut membentuk kompetensi
menjaga dan melindungi budaya kerja.
7. Kompetensi no. 10 ikut membentuk kompetensi mengikuti aturan
kerja sesuai dengan lingkungan kerja dan kompetensi
menghasilkan dokumen sederhana. (naskah steno)

Kata-Kata Kunci

kompetensi, moral, sekretaris, pertemuan, telepon, pelayanan,


pelanggan, surat, arsip, penggandaan, dokumen, rapat, notula,
naskah, laporan, perjalanan, dikte, steno, disiplin, jujur, layak
dipercaya, setia, sopan, sabar, rajin, patuh, tanggap, resik.

16
Bab X
Empat Kemahiran Bahasa

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam berbahasa


terutama bahasa Indonesia; empat kemahiran bahasa yang diperlukan:
dengar-bicara dan baca-tulis; empat kemahiran bahasa dalam
penyampaian informasi, dan pelaksanaan komunikasi berkaitan dengan
tugas-tugas sekretaris, manajer kantor, dan pegawai administrasi.

Kompetensi Inti dari Bab X


1. Berkomunikasi melalui Pengetahuan dan
telepon. keterampilan dalam 4
2. Mengaplikasikan kemahiran bahasa Indonesia:
keterampilan dasar dengar-bicara dan baca tulis;
komunikasi. 4 kemahiran bahasa
3. Menghasilkan dokumen Indonesia dan penyempaian
sederhana (notula). informasi serta pelaksanaan
4. Menciptakan dan komunikasi yang berkaitan
mengembangkan naskah dengan tugas sekretaris.
untuk dokumen (laporan).
5. Mencatat dikte untuk
persiapan naskah.
6. Membaca, mendengarkan,
dan berbicara secara
pandai.

Kompetensi dan isi bab

1. Empat kemahiran bahasa Indonesia secara otomatis membentuk


kompetensi membaca, mendengarkan dan berbicara secara
pandai dan kompetensi mengaplikasikan keterampilan dasar
komunikasi.
2. Kemahiran dengar-bicara dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi membentuk kompetensi berkomunikasi
melalui telepon termasuk mengumpulkan informasi dengan
telepon.
3. Kemahiran baca-tulis dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi

17
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
4. Kemahiran tulis dalam penyampaian informasi dan pelaksanaan
komunikasi ikut membentuk kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana. (notulen dan laporan)
5. Kemahiran dengar dan tulis dalam penyampaian informasi dan
pelaksanaan komunikasi ikut membentuk kompetensi mencatat
dikte untuk mempersiapkan naskah.

Kata-Kata Kunci

kemahiran, dengar-bicara, baca-tulis, penyampaian, informasi,


komunikasi.

18
Bab XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan;


mulai dari pengertian, obyek, kearsipan, keperluan pengarsipan, teknik
pengarsipan, hubungan antara kearsipan dan pekerjaan atau tugas, dua
jenis pengarsipan: kearsipan manual dan kearsipan elektronis.
Pengetahuan tentang kearsipan adalah dasar dari pekerjaan rutin sehari-
hari, hubungan antara kearsipan dan isi, serta cara penyelesaian
pekerjaan, prinsip kearsipan: inti dari kearsipan yang mementingkan
prinsip mudah menyimpan dan mudah mencari dokumen, keterbukaan
dan ketertutupan informasi dalam pengarsipan, prinsip mudah
dimafaatkan oleh yang berkepentingan, cara pengarsipan yang tidak
boleh kaku, dan sebagainya.

Kompetensi Inti dari Bab XI


1. Membuat dan menjaga Pengetahuan dan
sistem kearsipan untuk keterampilan kearsipan;
menjamin integritas. pengertian, obyek kerasipan,
2. Menggunakan peralatan keperluan pengarsipan,
kantor. teknik pengarsipan dan
3. Menangani surat masuk dan pekerjaan, prinsip-prinsip
keluar. kearsipan, keterbukaan dan
4. Menciptakan dan ketertutupan informasi dalam
mengembangkan naskah pengarsipan, cara
untuk dokumen. pengarsipan yang luwes dsb.
5. Menjaga dan melindungi
budaya kerja.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan tentang kearsipan membentuk


kompetensi membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk
menjamin integritas.
2. Keterampilan pengarsipan ikut membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar.
3. Pengetahuan kearsipan dan keterampilan pengarsipan ikut
membentuk kompetensi menangani surat masuk dan keluar.
4. Pengetahuan kearsipan khususnya hubungan antara kearsipan

19
dan pekerjaan atau tugas ikut membentuk kompetensi
menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen.
5. Keterampilan kearsipan ikut membentuk kompetensi menjaga dan
melindungi budaya kerja.

Kata-Kata Kunci

manajemen, arsip, kearsipan, pengarsipan, teknik, tugas, manual,


elektronis, dokumen, keterbukaan, ketertutupan, menyimpan,
mencari.

20
Bab XII
Proses Transaksi Akuntansi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan tentang akuntansi


dasar; beberapa konsep mengenai keuangan dan akuntansi seperti cek,
giro, bilyet, cek perjalanan, debet-kredit (uang keluar-masuk), saldo,
kredit(pinjaman dari bank dengan bunga), slip pembayaran, bon, kuitansi,
transfer, neraca keuangan, cara pembuatan neraca, kas, register, register
penutupan kas berikut cara pembuatannya, rekonsiliasi, cara pembuatan
rekonsiliasi, dan sebagainya yang menyangkut pengetahuan minimal
mengenai pemakaian uang.

Kompetensi Inti dari Bab XII


1. Memproses transaksi Pengetahuan dan
keuangan. keterampilan tentang
2. Menciptakan dan pemakaian uang dan
mengembangkan naskah sejumlah konsep mengenai
untuk dokumen. keuangan dan akuntansi.
3. Melakukan prosedur untuk
dokumen.
4. Melakukan prosedur
administrasi.
5. Memberikan pelayanan
kepada pelanggan.

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan dan keterampilan mengenai keuangan dan


akuntansi membentuk kompetensi memproses transaksi
keuangan.
2. Keterampilan membuat neraca keuangan, ikut membentuk
kompetensi menciptakan dan mengembangkan naskah untuk
dokumen.
3. Pengetahuan dan keterampilan mengurusi keuangan ikut
membentuk kompetensi melakukan prosedur administrasi
semestinya dan kompetensi memberikan pelayanan kepada
pelanggan.

Kata-Kata Kunci

21
akuntansi, keuangan, perbankan, cek, giro, bilyet, kredit, debet,
saldo, bon, kuitansi, transfer, neraca, kas, register, rekonsiliasi.

22
Bab XIII
Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi

Sinopsis:

Bab ini menyediakan pengetahuan dan keterampilan dalam


berkomunikasi antara sekretaris atau manajer kantor atau pegawai
administrasi dan pelanggan, kolega, maupun pimpinannya melalui
keterampilan korespondensi, SMS (short message service atau
“pelayanan pesan pendek”) ponsel (telepon seluler), atau E-mail
komputer dalam bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau bahasa Jepang,
termasuk faksimili.

Kompetensi Inti dari Bab XIII


1. Bekerja sama dengan Pengetahuan dan
kolega dan pelanggan. keterampilan berkomunikasi
2. Memberikan pelayanan dengan memakai sarana
kepada pelanggan. korespondensi, E-mail
3. Mengaplikasikan komputer atau SMS ponsel
keterampilan dasar dalam bahasa Indonesia,
komunikasi. bahasa Inggris, atau bahasa
4. Menggunakan peralatan Jepang secara tertulis
kantor. termasuk faksimil.
5. Menghasilkan dokumen
sederhana. (surat)

Kompetensi dan isi bab

1. Pengetahuan tentang korespondensi, E-mail komputer, SMS


ponsel dan faksimili akan membentuk keterampilan
berkomunikasi dengan sarana surat-menyurat, E-mail komputer
atau SMS ponsel.
2. Pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi itu dibarengi
dengan kemahiran bahasa Indonesia, bahasa Inggris, atau
bahasa Jepang secara tertulis untuk keperluan korespondensi, E-
mail komputer atau SMS ponsel.
3. Keterampilan berkomunikasi dengan korespondensi, Email
komputerm, SMS ponsel dan faksimil akan membentuk
kompetensi mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi.
4. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu akan
berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan dengan korespondensi yang terampil.

23
5. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana SMS ponsel juga ikut
berfungsi dalam membentuk kompetensi bekerja sama dengan
kolega dan pelanggan.
6. Keterampilan berkomunikasi dengan empat sarana itu juga akan
berfungsi dalam membentuk kompetensi memberikan pelayanan
kepada pelanggan dan kompetensi menghasilkan dokumen
sederhana yang sehat. (surat)
7. Keterampilan berkomunikasi dengan sarana E-mail komputer,
SMS ponsel, dan faksimil ikut membentuk kompetensi
menggunakan peralatan kantor secara benar dan semestinya.

Kata-Kata Kunci

komunikasi, korespondensi, sekretaris, manajer kantor, pegawai


administrasi, pelanggan, kolega, pimpinan, SMS, ponsel, E-mail
komputer, faksimil.

24
BAB II

Organisasi dan Kantor

2.1 Pengertian Organisasi


2.1.1 Pengertian
Ada banyak pngertian tentang organisasi dan kantor, disini secara
ringkas akan dijelaskan sbagai berikut.
Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang
dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja
tertntu yang sebesar-besarnya.
Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati
kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi
juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu
yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup
ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan
membuat wadah yang disebut organisasi.

2.1.2 Unsur-unsur Organisasi


Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian
organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi
akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama.
Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang
Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
Ada tujuan tertentu

1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama


Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau
tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat
bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab
setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut
akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam ari yang konkrit,
tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat
sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai
keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan
tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah
wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu
misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa
dan sebagainya.

33
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga
merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dlam
praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang,
maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain
proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi
kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti
tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat
sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak
bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-
masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat
lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan
sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang
yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan
bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang
manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya
baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang
baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara
mengorganisiasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain
sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat
dilaksanakan secara efisien dan efektif
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah
:
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.

Ada wadah atau tempatnya


Unsur-unsur Ada orang-orangnya
Organisasi Kedudukan dan tugas yang jelas
ǜ
Ada tujuannya

2.1.3 Asas-asas Organisasi


Agar suatu organisasi dapat berjalan baik perlu adanya asas-asas
atau prinsip-prinsip tertentu. Atau dengan kata lain suatu organisasi yang
baik perlu dilandasi oleh suatu asas-asas atau prinsip-prinsip tertentu.
Dengan pengetahuan tentang asas-asas atau prinsip-prinsip
organisasi maka dalam setiap usaha untuk mengorganisasi kalau tidak

34
mau mengalami kesulitan atau kegagalan maka prinsip-prinsip tersebut
harus kita perhatikan. Adapun beberapa asas atau prinsip organisasi
yang perlu diketahui antara lain adalah sebagai berikut :
o Asas perumusan tujuan
o Asas pembagian kerja
o Asas pendelegasian wewenang
o Asas koordinasi
o Asas efesiensi pengawasan
o Asas pengawasan umum

1. Asas perumusan tujuan


Dalam menyusun suatu organisasi, maka asas yang harus
diperkirakan adalah asas perumusan tujuan. Dengan asas
tersebut maka berarti bahwa sebelum organisasi tersebut
disusun, maka terlebih dahulu harus mengetahui tujuan dari
organisasi itu dibentuk. Dengan lain menyusun organisasi
tersebut bermaksud agar tujuan yang telah ditetapkan dapat
dicapai secara efisien dan efektif.
2. Asas pembagian kerja
Dimuka telah dikemukakan bahwa, dalam pembentukan atau
penyusunan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Karena suatu
organisasi selalu membutuhkan tenaga-tenaga orang lain yang
kadang-kadang tidak sedikit jumlahnya, maka perlu adanya
pembagian kerja yang baik. Dengan adanya pembagian kerja
maka tiap orang / bagian akan dapat mengetahui secara jelas
tugas dan tanggung jawab serta kedudukannya masing-masing
dalam organisasi tersebut. Dengan demikian, akan dapat
diharapkan tidak terjadinya kesimpang siurang dalam pekerjaan
sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
3. Asas pendelegasian wewenang
Bagi manajer sulit untuk melakukan seluruh pekerjaan seorang
diri baik karena keterbatasan kemampuan waktu dan
sebagainnya. Untuk itu perlu bagi seorang menajer dalam
melakukan tugas dan tanggung jawabnya menyerahkan sebagian
yang tidak begitu penting kepada bawahan-bawahannya.
4. Asas koordinasi
Dengan adanya pembagian kerja dalam suatu organisasi maka
diharapkan dalam pelaksanaan tugas-tugasnya jangan sampai
terjadi kesimpang siuran. Akan tetapi, dalam praktek adanya
koordinasi yang baik maka kemungkinan kesimpang siuran itu
tetap ada, sebab kecenderungan setiap orang atau setiap bagian
mempunyai egoisme untuk berusaha melaksanakan tugasnya
sebaik mungkin. Tindakan ini pada prinsipnya adalah baik, tetapi
kalau tindakan ini berlebih-lebihan artinya tidak memperhatikan
kegiatan-kegiatan lain maka justru dapat menyulitkan, misalnya

35
bagian produksi berusaha untuk meningkatkan produksinya
sebanyak mungkin tanpa memperhatikan bagian penjualan, maka
ini berarti akan menimbulan over produksi (produksi yang
berlebihan).
5. Asas batas efisiensi pengawasan
Dalam meningkatkan tugas masing-masing orang / bagian
tersebut mempunyai beberapa orang yang dibawah
pengawasannya untuk itu batas-batas efisiensi pengawasan
harus betul-betul diperhatiakan, artinya bila batas pengawasan
orang hanya lima orang maka janganlah orang tersebut dibebani
untuk mengawasi delapan orang. Bebrapa batas yang tepat
sebenarnya tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing
yang tidak dapat dibaut standar secara tegas. Perbedaan
kecakapan yang memimpin, sikap pekerjaan dan faktor-faktor lain
ikut pula menentukan beberapa batas yang paling baik

6. Asas pengawasan umum


Suatu organisasi tidak dapat terjamin kelancarannya bila
pengawasannya kurang baik untuk itu maka dalam penyusunan
organisasi harus dilakukan sedemikian rupa misalnya diusahakan
penyusunan organisasi yang sederhana sehingga dengan
demikian pimpinan akan mampu melakukan pengawasan secara
keseluruhan.

Perumusan tujuan jelas


Pembagian kerja jelas
Asas-asas
Pendelegasian wewenang jelas
penyusunan
Koordinasi jelas
organisasi
Ada efisiensi pengawasan
Ada pengawasan menyeluruh

36
2.2 MACAM ORGANISASI
2.1.1 Organisasi Politik
- Ruang lingkupnya
- Macam-macamnya
- Pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan organisasi politik
- Organisasi politik
Ruang linkupnya :
1. kekuasaan eksekutif : pemerintah
2. kekuasaan yudikatif : pelaksana / penegak
3. kekuasaan legislative : pelaksana pembuat undang-undang
(DPR-MPR)
Macam-macamnya :
1. Bentuk Monarki : Suatu bentuk negara yang dikuasai
seseorang yang disebut raja.
2. Bentuk Oligarki : Negara yang dikuasai oleh bebrapa orang
elit politik.
3. Bentuk Demokrasi : Negara yang didasarkan oleh kedaulatan
rakyat.
Pekerjaan yang berkenaan dengan organisasi politik (partisipasi
politik). Polittik artinya proses penyelenggaraaan negara. Macam-
macamnya:
1. Menduduki jabatan politik atau administrasi
2. Menjadi pejabat suatu organisasi politik
3. Menjadi anggota suatu organisasi politik
4. Menjadi pejabat pemuli (KPU)
5. Menjadi anggota pejabat penyelenggaraan pemilu.
Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam
penyelenggaraan negara

2.2.2 Organisasi Bisnis


Bisnis masa depan dalam menghadapi lingkungan / iklim bisnis
pada abad XXI, menunjukan alternatif terbaik harus terdiri dari tenaga
kerja yang kompetitif dan berkualitas, mampu menunjukan eksistensi
organisasi yang kompetitif, sebagai jawaban terhadap tantangan
bisnis di masa datang. Organisasi seperti itu adalah memiliki
karakteristik sebagai berikut:
1. Mampu menjaring, menganalisis dan meanfaaatkan informasi.
Informasi dari sumbernya secara tepat dapat sampai dan
mempengaruhi kehidupan manusia di tempat-tempat yang jauh.
2. Organisasi harus mampu memberikan respon yang tepat sebagai
jawaban terhadap tantangan lingkungan / iklim bisnis. Memilih
bisnis baru yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
konsumen sekarang dan di masa mendatang.
3. Organisasi harus mampu memberikan respon secara cepat.
Kecepatan sangat penting agar kesempatan / peluang bisnis

37
sebagai hasil analisis informasi. Tidak direbut / dimanfaaatkan
lebih dulu oleh organisasi bisnis yang lain sebagai pesaing.
4. Organisasi harus mampu menghindari atau memperkecil resiko
bisnis. Resiko tidak sekedar berkenaan dengan bidang material
dan finansial. Jika keliru atau gagal dalam respon, tetapi juga
pada aspek-aspek manusiawai SDM, baik dari segi fisik maupun
psikologis.
5. Dari segi material dan finansial, organisasi harus mampu
mewujudkan rasio yang menguntungkan, mampu
menyelenggarakan dan membiayai program-program.

2.2.3 Organisasi Profesi


Organisasi ini menghimpum orang-orang yang bekerja sesuai
dengan profesi mereka, juga ada kode esik untuk menjaga agar
profesi mereka selalu dihargai dan dihormati.
Contoh:
a) I.S.I : Ikatan Sekretaris Indonesia
b) I.D.I : Ikatan Dokter Indonesia
c) I.C.M.I : Ikatan Cendekiawan Muslim Indonesia.
d) Parfi : Perhimpunan Artis Film Indonesia dll.

Organisasi politik
Organisasi bisnis
Macam Organisasi profesi
Organisasi Organisasi social
Organisasi lain

2.2.4 Organisasi Sosial


Dr. Koentraningrat membagi-membagi organisasi sosial
kemasyarakatan menjadi 8 macam:
a) Organisasi yang betujuan memenuhi kebutuhan kehidupan
kekerabatan (kinship) atau domestic institution, misalnya:
pelamaran, perkawinan, keluarga, pengasuhan anak dll.
b) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia
untuk mata pencaharian hidup (ecomonic institutions),
misalnya: pertanian, perternakan, perburuhan, industri, dll.
c) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah
manusia (scientific institutions), misalnya: metode ilmiah,
penelitian, pendidikan ilmiah, dll.
d) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan pendidikan
(educational institutions), misalnya: TK, SD, SMP, SMA,
Pondok Pesantren, dll.
e) Organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan ilmiah,
menyatakan rasa keindahan dan rekreasi (aisthelic and

38
recreational institutions), misalnya: seni rupa, seni suara, seni
drama, dll.
f) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan manusia
untuk berhubungan dengan Tuhan atau alam gaib (religus
institutions). Misalnya: Gereja, Masjid, Doa, Kenduri, dll.
g) Organisasi yang bertujuan memenuhi kebutuhan menuasia
untuk mengatur kehidupan berkelompok atau bernegara
(political institutions), misalnya: pemerintahan, demokrasi,
kehakimam, kepartaian, kepolisian, dll.
h) Organisasi yang bertujuan mengurus kebutuhan jasmani
manusia (cosmetic institutions), misalnya: pemeliharaan,
kecantikan, kesehatan, kedokteran, dll.
Dalam perkembangan masyarakat dan kebudayaan
kita mengenal organisasi sosial atau lembaga
kemasyarakatan, misalnya: organisasi kekeluargaan,
ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,
keagamaan, pemerintah, dan kesehatan jasmani. Adanya
organisasi tersebut dimaksud untuk memenuhi berbagai
kebutuhan pokok dari kehidupan masnusia. Organisasi itu ada
di dalam setiap masyarakat tanpa memperdulikan apakah
masyarakat tersebut mempunyai taraf kebudayaan sederhana
atau modern.

2.2.5 Organisasi Lain


1) Organisasi Islam
A. Muhammadiyah
Salah satu organisasi islam yang terpenting di Indonesia
adalah Muhammadiyah. Organisasi ini di dirikan di Yogyakarta
pada tanggal 18 Nopember 1912 oleh Kyai H. Ahmad Dahlan
atas saran yang diajukan oleh murid-muridnya dan beberapa
orang anggota Budi Utomo, untuk mendirikan suatu lembaga
pendidikan yang besifat permanen. (Noer, 1980), sejak
pembentukannya pada tahun 1912 di Yogyakarta,
Muhammadiyah dianggap sebagai perkumpulan kaum
pedagang muslim kelas menengah ke atas yang kebanyakan
memang menetap di kota.
Upanyanya untuk tetap berada di luar politik praktis barang
kali ikut berperan dalam membesarkan gaung syarikat.
Muhammadiyah menyatakan diri tidak mempunyai ikatan apa
pun dengan partai politik pada tahun 1971.
Sejak tahun 1980-an, Muhammadiyah mengalami
kemajuan yang lebih pesat. Amien Rais pengganti Ahmad Azhar
Basyir sebagai ketua PP Muhammadiyah dari tahun 1994
sampai 1998. Muhammadiyah mempunyai 2.134 cabang dan
mengklaim memiliki enam juta simpatisan.

39
B. Nahdhatul Ulama (NU)
NU merupakan organisasi politik atau organisasi sosial
kemasyarakatan. Organisasi ini pernah terlibat dalam pemilu 1955
dan 1971. Bahkan pada tahun 1955 NU berhasil menjadi
pengumpul suara banyak ketiga.
NU merupakan unsur yang mempunyai basis massa yang
paling besar. NU berkonsentrasi pada pengembangan umat pada
era reformasi NU melahirkan sebuah partai politik yang bernama
Partai Kebangkitan Bangsa yang mendapat restu dari tokoh NU,
bahkan ketua NU waktu itu (KH. Abdurrahman Wahid) menjadi
deklarator partai tersebut.

2) Organisasi olah raga


Adalah organisasi yang dibentuk berdasarkan olah raga yang
diselenggarakan oleh masyarakat.

Contoh :
KONI : Komite Olah Raga Nasional Indonesia
PBSI : Persatuan Bulu Tangkis Seluruh Indonesia.

2.3 KANTOR DAN MANAJEMEN


2.3.1 Kantor
A. Pengertian Kantor
Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari
organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat
pengendalian kegiatan informasi, lebih lanjut lagi dapat disebutkan
bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta
tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen.
Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian
kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
- Dari segi fisik : Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang
bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-
kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records
keeping) dan pengurus informasi (information handling).
- Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat
dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka
yang bekerja sama unutk mencapai tujuan tersebut.
B. Ciri-ciri Kantor
a) Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b) Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan
sistem management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam
pekerjaan tata usaha.
C. Unsur-unsur Kantor
a) Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan
gedung

40
b) Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot
kantor.
c) Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi
kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.

2..3.2 MANAJEMEN
2.3.2.1 Arti dan Istilah MANAJEMEN
1. Arti Kata Manajemen
Kata manajemen berasal dari bahasa Inggris “management”
yang diambil dari kata manage. Sebenarnya kata manage,
berasal dari bahasa Italia yaitu kata managgio. Kata managgio
pun berasal dari bahasa latin “mannaggiare” yang diambil dari
kata manus yang berarti hand atau tangan.
Sehingga secara etimologi (segi bahasanya) kata “manage”
diartikan sebagai:
a) House Keeping yang berarti rumah tangga
b) To train a horse yang berarti melatih kuda dengan menghentak-
hentakan kakinya.
c) To direct and control yang berarti memimpim dan mengawasi.
Berdasarkan uraian di atas, management diartikan sebagai the
act or art of managing conduct, direction and control (sebagai
tindakan atau seni pengurusan, pengaturan, pengarahan, dan
pengawasan).
2. Istilah-istilah manajemen di Indonesia
Sampai saat ini belum ada keseragaman penulis istilah
management ke dalam bahasa Indonesia. Diantaranya ada yang
menulis menejemen, ada pula yang menulis management dan
sebagian lagi lebih suka dengan istilah manajeman. Istilah yang
terakhir ini dipakai dalam buku ini, dengan pertimbangan istilah
tersebut sudah umum digunakan dan sesuai dengan ucapan
dalam bahasa Indonesia.
Meskipun demikian, pada beberapa lembaga ditemukan
sejumlah istilah yang pada dasarnya mempunyai maksud dan
pengertian yang sama dengan istilah management, yaitu pada :
a) Lembaga Administrasi Negara (LAN) menggunakan istilah
Kepemimpinan.
b) Universitas Indonesia (UI) menggunkan istilah
Ketatalaksanaan.
c) Universitas Gajah Mada (UGM) Yogyakarta menggunakan
istilah Pengurusan.
d) Lingkungan Militer Angkatan Darat menggunakan istilah
Pembinaan
e) Balai Pembinaan Administrasi (Universitas Gajah Mada
Yogyakarta) menggunakan istilah manajemen.

41
f) Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (Depdikbud)
seringkali menggunakan istilah Pengelolaan.
g) Komisi istilah bahasa menganjurkan istilah management.
h) Dr. Winardi.S.E. menyesuaikan ucapan bahasa Indonesia
dengan istilah manajemen.

2.3.2.2 PENGERTIAN MANAJEMEN


Dijelaskan bahwa manajemen merupakan inti dari
administrasi. Administrasi merupakan proses penyelenggaraan
dsn pengendalian dari suatu badan usaha secara keseluruhan,
sedangkan manajemen merupakn proses penggerakan dan
pengawasan unsur manusianya.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini diberikan beberapa definisi
manajemen yang dikemukankan oleh beberapa sarjana dari
Indonesia dan sarjana barat sebagai bahan perbadingan.
1. Definisi manajemen dari beberapa sarjana Indonesia.
a) Sukamto Reksohadiprodjo. M. COM.
Manajemen adalah suatu usaha merencanakan,
mengorganisasikan, menggerakan, mengkoordinasikan,
serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar
tujuan organisasi tercapai secara efien dan efektif.
b) Prof. Dr. Sondang P. Siagian. MPA.
Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan
melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
c) Drs. Sukarno K.
Manajemen berarti proses pembimbingan dan
pengawasan terhadap segala kegiatan yang dilakukan
oleh orang-orang untuk mencapapi tujuan yang
dikehendaki.
d) Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo.
Menejemen adalah menyelenggarakan sesuatu dengan
menggerakan orang-orang, mesin-mesin, dan alat-alat
sesui dengan kebutuhan.
e) Drs. The Liang Gie.
Manajemen adalah proses yang menggerakan tindakan-
tindakan dalam usaha kerja sama manusia sehingga
tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai.
2. Definisi manajemen dari beberapa sarjana barat
a. George R Terry.
Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih
dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.
b. John D. Millet
Manajemen adalah proses penyediaan fasilitas-fasilitas kerja dan
pembimbingan terhadap orang-orang yang tergabung dalam
suatu organisasi resmi untuk mencapai sesuatu tujuan.

42
c. Harold Kcontz dan Cyrill O’donnel
Manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui kegiatan-
kegiatan dari orang lain.
Pengertian manajemen yang dikemukakan para ahli
tersebut dapat dikatakan bersifat universal (umum). Dalam arti
bahwa, manajemen dapat ditetepkan dalam berbagai bidang
usaha manusia, baik dalam pabrik, sekolah, bank, hotel, rumah
sakit, kantor bahkan sampai kepala kehidupan rumah tangga.
Manajemen merupakan proses pencapaian tujuan melalui
kegiatan orang lain. Tujuan yang dimaksud adalah sasaran
manajemen yang harus dicapai secara efektif dan efisien. Dalam
mencapai tujuan, kegiatan manajemen harus dapat menyatukan
pikiran, perasaan, kemauan, bahan-bahan, tenaga (orang-orang),
uang, mesin dan segala fasilitas lainnya yang dibutuhkan,
sehingga apa yang diharapkan dapat benar-benar tercapai
dengan efektif (tepat guna)dan efisien (daya guna). Dengan
demikian, dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah suatu
proses penggerakan kerja sama dengan orang lain dan segala
fasilitas yang diperlukan

2.3.2.3 SASARAN MANAJEMEN


Sasaran adalah rincian singkat dan tegas mengenai apa yang
akan dicapai. Sedangkan manajemen merupaka suatu proses kegiatan
yang di laksanakan orang-orang untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya tersebut merupakan sasaran manajemen.
Dengan demikian, sasaran manajemen merupakan suatu
perincian yang jelas dalam kegiatan manajemen guna memperoleh suatu
cara, tekhnik, metode yang sebaiknya di lakukan agar dengan sumber-
sumber atau sasaran yang terbatas (=modal, bahan-bahan, dll) dapat
diperoleh hasil yang sebesar-besarnya. Dalam ilmu ekonomi dikenal
dengan prinsip ekonomi, yaitu: dengan pengorbanan yang sekecil-
kecilnya guna memperoleh hasil yang sebesar-besarnya.
Secara garis besar, sasaran manajemen ini merupakan suatu
cara untuk memperoleh hasil yang efisien (hemat guna) dalam bidang:
1. Tenaga dan pikiran.
2. Material dan biaya yang diperlukan.
3. Waktu yang tepet, cepat dan hemat.
Dalam pengertian sasaran manajemen tersebut sudah disinggung
tenteng pengertian efisien dan efektif. Dalam arti, segala sesuatunya
dilakukan dengan berdaya guna dan tepat guna (= tepat, cepat, hemat,
dan selamat).
Efisien : Perbandingan yang terbaik antar suatu haisil dengan usahanya
atau anatara pemasukan dengan pengeluaran.
Efektif : Suatu kemampuan untuk dapat menyelesaiakn tugas-tugas yang
diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktunya).

43
Tepat : Menunjukan kena sasarannya; Apa yang di kehendaki tercapai
atau menjadi kenyataan.
Cepat : Menunjukan waktu; Tidak banyak waktu terbuang, selesai pada
waktunya.
Hemat : Berarti dengan biaya yang sekecil-kecilnya diperoleh hasil yang
sebesar-besarnya, tanpa adanya pemborosan atau penghamburan biaya,
bahan, tenaga, waktu dan pemikiran.
Selamat : Menunjukan kelancaran proses; Segala sesuatunya
sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami hambatan-
hambatan, kelambatan atau kemacetan-kemacatan.
Jadi berdasarkan pengertian tadi, dapat dijelaskan kembali bahwa
ssuatu yang efektif belum tentu dikatakan efisien. Karenanya menitik
beratkan pada hal-hal yang berbeda.
Efektif :
Pada tujuan yang akan dicapai sesuai rencana, kurang memperhatikan
usaha atau biaya yang dipergunakan. Dengan biaya berapa saja asal
tujuan tecapai. Hal ini memungkinkan terjadinya pemborosan atau
penghamburan-penghamburan yang tidak perlu.
Efisien :
Pada segi usaha atau biaya yang dipergunakan, kurang memperhatikan
tujuan yang akan di capai sesuai rencana. Kapan tujuan itu akan tercapai
tidak menjadi masalah, asal biaya bisa di hemat seminimal (sekecil)
mungkin.
Dari uraian –uaraian tersebut, dapat disimpulkan bahwa suatu
sasaran manajemen dapat di capai secara efektif dan efisien bila dapat
melaksanakan prinsip-prinsip dengan usaha yang sekecil-kecilnya bisa
mendapakan hasil yang sebesar-besarnya.

2.3.2.4 PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN


Prinsip dapat diartikan sebagai suatu kenyatan atau kebenaran
umun dan dijadikan pedoman (petunjuk arah) terhadap pikiran dan
tindakan yang akan dilakukan.
Prinsip-prinsip manajemen merupakan suatu pedoman dasar
tetapi tidak mutlak untuk diterapkan terhadap proses manajemen dalam
segala bentuk kegiatannya (top, middle, dan lower management).
Sehingga penyimpangan atau kesalahan-kesalahan yang pokok dalam
pekerjaan dapat terhindar.
Prinsip-prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol
hanya menampilkan garis-garis besarnya saja, diantaranya terdapat 14
(empat belas) prinsip-prinsip umum manajemen yakni:
1. Pembagian Kerja
Dalam organisasi / perusahaan yang sudah maju, sebagai akibat
dari perkembangan masyarakat dan kemajuan teknologinya yang
menuntut adanya spesialisasi / pengelompokan tenaga kerja yang
teratur dan tepat. Karena spesialiasai orang-orang inilah, maka
diperlukan adanya pembagian kerja / tugas yang sesuai dengan

44
kemampuan, keahlian, dan bakat yang dimilikinya. Sehingga tujuan
organisasi yang akan dicapai, menjadi lebih terarah, efektif, dan
efisien.
2. Kekuasaan dan tanggung jawab
Dengan adanya pembagian kerja yang baik didalam organisasi
tersebut, sudah tentu dalam pelaksanaannya mereka diberi
kekuasaan (wewenang) dan tanggung jawab sebagai kepercayaan
dari pihak atasan. Pelimpahan kekuasaan dan tanggung jawab yang
dilakukannya itu, tiada lain untuk memudahkan tekknik pengawasan
agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.
3. Disiplin
Peraturan dan disiplin yang diterapkan merupakan pedoman
khusus untuk menggerakan dan mendorong kepatuhan serta
kesediaan para pegawai dalam melaksanakan tugasnya dengan baik,
tertib, dan tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan sehingga bisa
menghemat waktu. Disiplin harus dilaksanakan secara formal
terhadap semua anggota manajemen, tidak boleh dibeda-bedakan.
4. Kesatuan Perintah
Setiap anggota bawahan hanya mempunyai seorang atasan
(pimpinan) langsung, yakni kepada siapa ia akan memberikan laporan
dan pertanggung jawabannya, serta dari siapa ia menerima perintah,
instruksi, bimbingan, dan pedoman kerja. Semua itu perlu untuk
kelancaran dalam melasanakan tugasnya, sehingga tidak
membingungkan para bawahan.
5. Kesatuan Pengarahan
Setiap unit / satuan tugas organisasi yang mempunyai fungsi dan
tujuan yang sama harus dikoordinasikan pada satu arah dan satu
rencana. Dalam arti, semua kegiatan, semua sumber dana,
pemikiran, kehlian dan kemampuan (bakat) ditunjukan hanya kepada
satu arah, yaitu pencapaian tujuan dengan cara seefektif dan
seefisien mungkin. Sehingga, rencana semula yang telah dirumuskan
sasarannya dapat terlaksananya dengan sempurna.
6. Mengabdikan Kepentingan Sendiri Kepada Kepentingan Umum
Manusia sebagai unsur pelaksanaan rencana dalam setiap
kegiatan organisasi perusahaan, mempunyai andil besar didalamnya.
Oleh karena itu, setiap anggota bawahan diusahaan agar mau diajak
untuk lebih mengutamakan kepentingan bersama dari pada
kepentingan pribadi. Hal ini perlu, disamping untuk menciptakan suatu
iklim kerja sama yang baik, juga agar setiap kegiatannya berjalan
sesuai dengan rencana bersama.
7. Penggajian Pegawai
Gaji merupakn pengaruh yang sangat besar terhadap status
sosial seseorang. Pembayaran gaji/upah pegawai harus adil, menarik,
dan cukup untuk memenuhi pegawai sendiri maupun kebutuhan
keluarganya. Karena, semua itu akan memberikan motivasi
(dorongan semangat) yang tinggi kepada setiap pegawai dalam

45
menyumbangkan tenaga dan pikirannya terhadapa perkembangan
organisasi perusahaan yang bersangkutan.
8. Pemusatan koordinasi
Agar para pegawai tidak dibingungkan oleh kesimpangsiuarang
dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang
dibebankannya, perlu adnya pemusataan (Sentralisasi) kekuasaan
(wewenang) dalam kelompok tunggal, dan kepemimpinannya
diserahkan kepada satu orang pemimpin, tanpa menimbulkan sifat-
sifat kediktatoran saat menjalankan kepemimpinaannya.
9. Jenjang Bertingkat
Agar pembagian tugas-tugas dan kekuasaan dapat terlihat
dengan jelas, perlu disusun satuan-satuan tugas organisasi yang
bertingkat-tingkat secara vertikaldan horizontal. Sehingga terdapat
rantai jenjang bertetangga tiap bagian organisasi hal ini dapat
memberikan pedoman dari masa printah / instruksi itu diterima dan
kepada siapa pertanggung jawaban harus disampaikan.
Usahakan agar tingkat-tingkat jenjang organisasinya (seperti
pimpinan puncak, kepala bagian, kepala seksi) berjumlah sedikit,
sehingga saluran hubungan dari atasan sampai kebawahan tidak
terlampau panjang.
10. Ketertiban
Keteraturan dan kelancaran kegiatan suatu organisasi sangat
penting. Oleh karena itu, setiap anggota pegawai yang terikat dalam
kegiatan usaha pencapaian tujuan bersama harus mau mematuhi dan
mentaati segala ketentuan-ketentuan yang ada, seperti mematuhi
prinsip-prinsip pembagian kerja kesatuan arah, penggajian pegawai,
disipli kerja dsb.
11. Keadilan
Unit pimpinan tidak boleh memperlakukan pegawai
bawahannya dengan semena-mena, tetapi harus adil dan bijaksana
seperti mem-PHK (pemutusan hubungan kerja) tanpa alasan yang
kuat. Hargailah setiap prestasi pegawai yang dicapainya sebagai
karya nyata. Berilah kesempatan mengeluarka saran / ide, pendapat,
kritik dan informasi yang membangun, dalam upaya pengambilan
keputusan yang lebih tepat. Tidak ada satu orang pun yang
diistimewakan, karena hal itu dapat menimbulkan pertentangan.
12. Stabilitas Kondisi Pegawai
Manusia sebagai anggota organisasi, dihadapkan kepada
keterbatasan-keterbatasan baik dari segi fisik maupun mental. Dari
keterbatasan itulah, maka dalam setiap kegitannya pegawai perlu
menjaga kestabilan kondisi kerja pegawai, yakni menjaga /
memelihara hubungan yang harmonis diantara sesama anggota,
menjaga kesehatan, menjaga keselamatan kerja, dan sebagainya
yang dapat menimbulkan kelancaran dan kelangsungan proses
kegiatan manajemen.
13. Prakarsa

46
Setiap pimpinaan hendaknya selalu mengharga saran-saran,
ide / gagasan, kritik dan informasi yang dikemukakan oleh anggota
bawahan. Karena semua itu merupakan suatu prakarsa yang dapat
menciptakan cara-cara kerja (pikiran-pikiran) baru yang lebih efektif
dan efisien dalam mencapai tujuannya, sehingga organisasi lebih
cepat berkembang.
14. Semangat Kesatuan
Organisasi merupakan kegiatan kerja sama untuk mencapai
tujuan bersama. Agar tujuan tersebut dapat tercapai dengan baik dan
lancar, maka perlu pembinaan bimbingan, dan motivasi yang terus
menerus terhadap pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan
rasa setia para pegawai agar mereka memiliki jiwa kesatuan dan jiwa
setia kawan yang tinggi. Dengan rasa kesetiakawanan yang tinggi
inilah, lahir suatu tata hubungan yang harmonis diantara sesama
anggota, memiliki semangat persatuan-persatuan, senasip
sepenaggungan dalam upaya mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan bersama.

Ada pembagian kerja yang jelas


Wewenang dan tanggung jawab seimbang
Bekerja secara disiplin
Ada kesatuan perintah
Ada kesatuan pengarahan
Mendahulukan kepentingan umum
14 Prinsip Ada pengupahan yang menarik
Manajemen Ada pemusatan koordinasi
Ada jenjang bertingkat atasan-bawahan
Bekerja tertib
Ada keadilan
Perlu stabilitas kondisi pegawai
Pimpinan punya prakarsa
Ada semangat kesatuan

2.3.3 Manajemen Perkantoran


2.3.3.1 Pengertian Manajemen Perkantoran
Manajemen perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan
data dan informasi yang dilakukan secara teratus, sistematik dan
terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Pekerjaan kantor atau tata usaha, sering disebut dengan istilah office
work atau clericalwork. Yang harus diadakan penataan agar
pekerjaan tersebut berjalan dengan baik. Penataan atau pengelolaan

47
terhadap pekerjaan kantor itu disebut manajemen perkantoran.
(Office Management).
Manajemen perkantoran dapat dikatakan sebagai kekuatan
yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang merencanakan,
mengorganisasi dan mengkoorganisasikan manusia, uang, metode,
material, mesin-mesin, dan pasar (GM) dalam pekerjaan kantor serta
mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan,
serta tujuan organisasi tercapai.

2.3.3.2 Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran


1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai
bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya
tujuan dari masing-masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang
akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya,
disamping dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak
dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi oleh belu
adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli,
tentang aktivitas apa saja yang harus menjadi funngsi seorang
manajer kantor.
Aktivitas pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-
kativitas yang berhubungan dengan.
a. Perencanaan perkantoran (Office Planning)
b. Pengorganisasian perkantoran (Office Organizing)
c. Pengawasan perkantoran (Office Controling)
a) Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi
perencanaan tentang :
1) Perencanaan gedung, yang meliputi : letak gedung dan bentuk
gedung
2) Tata suara
3) Tata warna
4) Tata ruang kantor
5) Ventilasi
6) Penerangan / cahaya
7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9) Anggaran (Budgeting) perkantoran
b) Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi
suatu organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan
fungsi-fungsi organisasi tsb.
c) Pengawasan Perkantoran.
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran
meliputi:
1. Kualitas pekerjaan kantor
2. Waktu pekerjaan kantor

48
3. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4. Biaya perkantoran
5. Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6. Pelayanan kantor
7. Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana / Fasilitas Kerja Perkantoran


Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata
usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun barbagai
tugas dinas lainnya.
Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi
perkantoran berarti yang dimaksud disini adalah “kantor beserta semua
sarana yang saling terkait didalamnya”, yaitu:
a) Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor,
antara lain:
1. Faktor lingkungan tetangga.
2. Faktor dekat.
3. Faktor harga.
4. Faktor dekat labour market.
5. Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6. Faktor keamanan.

b) Gedung
1. Dapat memberikan fasilitas.
2. Menjamin kesehatan
3. Berkesan yang baik.
4. Fleksibel.
5. Keseimbangan biaya keuntungan.
c) Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1. Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-
laci, dsb yang terbuat dari kayu, besi ataupun bahan lainnya, yang
mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administrative.
2. Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita
mesin tik, penghapus dan peralatan habis pakau lainnya.
d) Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor adalah: ventilasi, plafon, jendela, penerangan,
dan hiasan kantor.
e) Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin
kantor yang akan dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja,
metode kerja dan kebutuhan kantor.

49
3. Tujuan Manejemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya
tujuan secara efisien. Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi
persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis, teknis, dan pisikologis.
™ Ekonomis. Bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan
sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan
mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah kita gunakan cacing
untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan
ikan kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu
dan tenaga.
™ Teknis. Dalam arti berdaya guna atau bermanfaat.
™ Pisikologis. Dalam arti terdapat kepuasan.
Tujuan dapat dicapai, tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu
tidak sesuai denga perncanaan. Dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan-pemborosan, maka hal tersebut perlu
dihindari untuk mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-
sumber daya (resources) yang akan dimanfatkan. Dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi-
fungsi manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari
manusia, uang, mesin-mesin, material, metode, dan pasar.
Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa.
Tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan,
guna pelaksanaan. Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya
yang sesuai .
3. Membantu organisasi / perusahaan, memelihara serta memenuhi
kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi
pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak
terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

2.3.3.3 Fungsi Manajemen Perkantoran


Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas
organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode,
dan pasar sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya
tersebut diperuntuhkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan,
penyimpanaan, dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor
tersebut dapat tercapai tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap
pakai, maka hendaklah diterapkan. Fungsi-fungsi manajemen
terhadap sumber daya tersebut.
Manajemen kantor berarti suatu pengelolaan data dan informasi
tertulis yang dilakukan secra teratur, sistematis dan terus menerus
mengikuti kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membantuk
keberhasilan organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi

50
manajemen kantor sama dengan fungsi manajemen pada umumnya,
di mana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.
‰ Fungsi Manajemen Yang Diterapkan Pada Kantor
1. Perencanaan
Kegiatan pertama dari pimpinan organisasi / kantor adalah
menyusun perencanaan. Yaitu keseluruhan proses pemikiran dan
penentuan cara yang matang dari kegitan-kegiatan yang akan
dikerjakan dimasa yang akan datang, dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud,
perlu ditentukan cara mana yang harus ditempuh dengan
mempertimbangkan resiko yang mungkin terjadi.
Perencanaan terhadap sumber daya manajemen perkantoran
perlu benar-benar dirumuskan agar sesuai dengan kebutuhan.
Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan dan keahlia yang
diharapkan, demikian pula terhadap pengadaan dan pemeliharaan
peralatan, tata ruang kantor biaya dan sarana penunjang lainnya,
agar tercipta tata hubungan yang efisien.
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan
orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk
menciptakan organisasi yang dapat digerakan sebagai suatu
kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian merupakan salah satu dari berbagai
tugas pimpinan, sebagai langkah yang harus dilakukan dalam proses
manajemen perkantoran .
3. Penggerakan
Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan motif
bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan
ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah
dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai)
yang terkait dalam suatu kerja sama. Untuk maksud tersebut, para
pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut petunjuk / sistem
yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakkan. Dalam
rangka penggerakkan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan
oleh pimpinan, antara lain:
a. Mendorong atau memberi semangat kerja
b. Memberi pengarahan dan bimbinga kepada seluruh pegawai.
c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap
pelaksanaan tugas organisasi.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang
dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan objek
pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
a) Kualitas pekerjaan kantor
b) Waktu pekerjaan kantor

51
c) Meode-metode dan standardisasi pekerjaan kantor
d) Biaya perkantoran
e) Alat peralatan dan perabotan kantor
f) Pelayanan kantor
g) Dokumentasi.

2.4 Pekerjaan Kantor


2.4.1 Pengertian Pekerjaan Kantor
2.4.1.1 Arti Bekerja
Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan.
Namun kegiatan yang dimaksud terfokus untuk mencapai suatu
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan tersebut
dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah
ditetapkan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan
satu sama lain, sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap
demi tahap serta jalan yang harus ditempuh dalam rangka
penyelesaian sesuatu bidang tugas. Melakukan bidang pekerjaan
tersebut dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung
atau metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan.
Bagi seseorang pegaai kantor, arti bekerja adalah suatu kegiatan /
tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan dengan
proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada
prosedur kerja.

2.4.1.2 Jenis-jenis Pekerjaan Kantor


Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-
kejadian yang dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna.
Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin-
mesin maupun maual, sehingga membantu mutu pekerjaan,
memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan
waktu.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan,
maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan / meghimpun , yaitu kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap
dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam
peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan
kebutuhan keterangan yang diperlukan, sehingga wujudnya
langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan
keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna.

52
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai
cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan
berbagai cara dan alat tempat tertentu sehingga sistematis dan
aman.
f. Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-
tugas rutin dan bekesinambungan serta dilakukan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa
pekerjaa tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.

2.4.1.2.1 Pekerjaan Tulis-menulis.


Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja,
prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn secara tertulis dan
disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila
mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah
warkat yang setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagi
bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan
reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta,
besar maupun kecil, setiap hari banyak menerima maupun
mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung besar kecilnya
kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan
lebih banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang
sempit ruang lingkup usahanya. Namum semua itu harus
mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang
baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar / masyarakat.
Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan
promosi secara tidak langsung, dan sebagai haislnya dapat
menambah relasi / hubungan lebih luas.
Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan
tulis-menulis adalah kegiatan mencatat (menulis) surat dengan
berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim
dan disimpan.

2.4.1.2.2 Mengetik
Pekerjaan mngetik pada dasarnya merupakan pekrjaan juru
tulis. Bahan yang diketik antara lain adalah warkat seperti surat,
nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan neraca
pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a) Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b) Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c) Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.

53
d) Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya
banyak.
e) Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan
syarat dasar untuk melaksanakan pekrjaan kantor.
Juru tik yang efektif ialah mereka yang berketerampilan
mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata
usaha (terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan
dengan kecepatan minimal 250 hpm selain itu harus memiliki
pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang baik,
bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi,
jenis-jenis kertas dan ukuran kertas.

2.4.1.2.3 Pekerjaan Menghitung


Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak
berhubungan dengan masalah uang. Sebagaimana di ketahui
bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti
terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan
biaya. Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah
pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang
masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor
tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut masih
berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari
yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya
harus ada penerimaan rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan
rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara
(APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak
barang dan bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin
(Pemerintah amupun swasta) antara lain terdiri dari:
1) Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan
kesehatan, dan sebagainya.
2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan
dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman
surat atau barang dan sebagainya.
4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya
rapat, biaya penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung
dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang
dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macam-
macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau
perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha,
seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,
menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang

54
simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji,
lembur dan sebagainya.
Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku
kas, buku bank, buku pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja
buku kas dikantor buku A tidak sam degan bentuk buku kas
dikantor B. berikut diberikan satu contoh seerhana tentang cara
mengerjakan buku kas.
Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri diberi
nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang
kolom kanan diberi nama Kredit yang memuat pengeluaran-
pengeluaran.
Keterangan :
Sisi Debet di bagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian penerimaan
- lajur jumlah uang yang diterima
Sisi Kredit dibagi atas :
- lajur tanggal
- lajur uraian pengeluaran
- lajur jumlah

menutup dan membukua kembali buku kas :


1) Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
2) Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri,
kemudian hitung selisih jumlahnya.
3) Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit,
selisihnya ditempatkan pada kolom kredit lebih besar,
selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
4) Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil
penjumlahan dan garis dua tersebut harus terletak pada satu
garis lurus.
5) Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya,
yang dimulia dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada
kolom Debet dan saldo Kredit ditulis pada kolom Debet.

2.4.1.2.4 Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart


Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan,
bertambah besarnya organisasi dan bertambahnya jumlah
pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan yang
dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya
pekerjaan operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar
pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis
dan efisien. Untuk maksud tersebut maka diperlukan adalah

55
analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai
car, antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
a. Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian
pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut.jadwal juga
diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan berdasarkan
waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada
papan atau kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar
ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai kegiatan-
kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping pekerjaan rutin.
Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang
bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A
berbeda dengan format kantor B.

2.4.2 Peranan pekerjaan kantor


Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS
Porwardarminta, peranan asala kata “peran” artinya sesuatu yang
menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan
kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen.
Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum,
yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya.
Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas peranan
pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
1. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu
pimpinan dalam merencanakan dan mengendalikan kegiatan
organisasi. Dalam mengambil tindakan dan keputusan, agar
tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang
berperan membantu pimpinan dalam mengambil keputusan,
kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani segenap
kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas poko kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya
data dan keterangan yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan
keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurabg tepat atau
keliru.
Peranan pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya
bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan
atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.

56
Berdasrkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan
pekerjaan kantor adalah :
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu
melaksanakan pekerjaan induk untuk mencapai tujuan
organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi
pimpinan organisasi untuk menetapkan keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan
orgasasi sebagai suatu keseluruhan.

2.4.3 Ciri-ciri pekerjaan kantor


1. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah
melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai
pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan
dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan
kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan
operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.
Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani
kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes segenap bagian organisasi
Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap
semua perkerjaan operatif.
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap
bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua
orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan
kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya
bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi
monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak
mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya
seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para
pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa

57
mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai
rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula
mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan
kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan
kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan
merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial


mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-
hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

2.4.4 Perincian pekerjaan kantor


Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang
didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila
masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan
kantor.
Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs.
Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan
sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan
dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang
belum selesai.
5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat
(duplicating and addressing work )
7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima
tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as
telephone, receiving visitors, messengerservice)
8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk
menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
9. surat menyurat, mendikte, mengetik
10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan-


perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya
masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan

58
menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam
kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan
waktu dalam presentase sebagai berikut :
1. Mengetik ( typing ) = 24,6%
2. Menghitung ( calculating) = 19,5%
3. Memeriksa ( checking ) =12,3%
4. Menyimpan warkat ( filling ) = 10,2%
5. menelpon ( telephoning ) = 8,8%
6. Menggandakan ( duplicating) = 6,4%
7. Mengirim surat ( mailing ) = 5,5%
8. lain-lain = 12,5%
________________________
Jumlah =100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan


GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya
dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :
1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :
- Mengetik - Menyalin
- Menghitung - Memilah-milah ( sortir )
- Memeriksa - Melekatkan
- Menstensil - Menandai
- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul
- Menelepon - Membagi- bagi
2. Bahan baku
Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan kantor
adalah :
- Abjad / huruf - Tanda baca
- Angka - Tanda hitunng, dan
- Garis - Tulisan

2.5 Sumber daya manusia


Pengertian sumber daya manusia
Berikut ini di tengahkan tiga pengertian yang masing- masing
menyatakan sebagai berikut :
a. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah manusia yang bekerja di
lingkungan suatu organisasi ( di sebut juga personil, tenaga kerja,
pekerja atau katyawan )
b. Sumber Daya Manusia adalah potensi manusia sebagai penggerak
organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
c. Sumber daya manusia (SDM) adalah potensi yang merupakan asset
dan berfungsi sebagai modal (non Material /non financial ) di dalam
organisasi bisnis yang dapat diwujudkan eksistensi organisasi.
Ketiga pengertian tersebut tidaklah bertentangan, meskipun pengertian
yang pertama dan kedua sifatnya sangat sederhana untuk itu akan

59
diketengahkan beberapa identifikasi mengenai unsure-unsurnya sebagai
berikut :
1. Unsur manusia yang dilihat dari potensinya disebut sumber daya,
berbeda dengan sumber daya material. Manusia sebgai sumber
daya bersifat potensi/abstrak, tidak dapat di ukur dari jumlahnya.
Potensi itu marupakan proses dan hasil. Interaksi subtansi fisik dan
psikis, berupa kemampuan mencipta, kemampuan menghayal,
kemampuan berpikir yang menghasilkan gagasan, kreativitas,
inisiatif, kemampuan memecahkan masalah, memproduksi,
wawasan ke masa depan, keterampilan dan keahlian, dan lain0lain.
Kemampuan itu sangat tinggi nilainnya, jika dikongkritkan menjadi
kegiatan bisnis yang kompetitif sebgai kemampuan yang tidak
dimiliki manusia . Oleh karena itu jumlah yang banyak tidak akan
berarti apabila bukan terdiri dari SDM yang potensial dan
berkwalitas. Sebaliknya seorang atau beberapa orang-orang saja
yang potensial mengantarkan organisasinya dalam mencapai
sukses.
2. Manusia adalah Sumber daya yang lurus disediakan pembiayaannya
untuk imbalan atas pekerjaan dan jasa-jasanya kepada
organisasi/perusahaan imbalan tersebut pada dasarnya merupakan
penghargaan, dan sekaligus ganjaran akan memberikan
kontrribusinya secara maksimal pada usaha mencapai tujuan
organisaisi/perusahaan. Oleh karena itu jumlah dana yang
dibayarkan berupakan kompensasi langsung dan tidak langsung
akan menjadi sangat besar, yang secara langsung akan
mempengaruhi harga dasar pokok (barang atau jasa) yang
dipasarkan. Dengan kata lain pembiayaan (Cost) tersebut secara
otomatis berfungsi sebagai modal. Sumber Daya Manusia seperti itu
keahliannya sangat terbatas dipasar tenaga kerja. Sumber Daya
Manusia seperti itu mengharuskan perusahaan memprogramkan dan
membayarkan kompensasinya secara bersama dengan
organisasinya/perusahaan sejenis oleh karena itu Sumber Daya
Manusia di lingkungan perusahaan ditempatkan juga sebagai modal
(non material/non financial) yang harus diperhitungkan dalam
pembiayaan (Cost) agar tujuannya untuk meriah ke untungan dapat
diwujudkan.
3. Didalam ketiga pengertian diatas terdapat juga unsure kketiga yakni
potensi nyata (real) secara fisik dan psikis yang dimiliki manusia
sebagai makhluk yang unik dan kompleks. Manusia sebagai sumber
daya material dan financial bagai sebuah perusahaan (organisasi).
SDM merupakan subyek yang aktif dan menentukan, bukan obyek
yang pasif dan di tentukan sebagaimana kedua psikis yang
dimilikinya Sumber Daya Manusia melakukan berbagai kegiatan,
yang salah satu diantaranya disebut bekerja sebagai usaha
mewujudkan ekstensi organisasi/perusahaan. Untuk itu manusia
mempergunakan Sumber Daya Material dan financial sebagai alat

60
guna mencapai tujuan strategis organisasi /perusahaan. Dalam
usaha SDM memaksimalkan pencapaian tujuan tersebut.
Fungsi-fungsi manajemen SDM di lingkungan organisasi, khususnya
perusahaan/Industri. Fungsi-fungsi manajemen SDM dimaksud adalah :
1. Pelayanan (Service)
Manajemen SDM berfungsi untuk membeikan pelayanan kepada
para pekerja dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan
kemampuannnya, agar menjadi sumber daya manusia yang
kompetitif. Pelayanan diberikan dengan menyelenggarakan
program-program yang berisi kegiatan perluasan wawasan,
menciptakan rasa aman dan kepuasan bekerja.
2. Kontrol
Manajemen SDM berfungsi untuk mengontrol perwujudan
kontribusi para pekerja dalam mencapai tujuan bisnis
perusahaan/industri, melalui prose mempaartisipasikan diri dari
cara memberikan kesempatan untuk berpartisipasi dalam
meningkatkan produktivitas.
3. Pengembangan
Fungsi ini diwujudkan manajemen SDM melalui proses
memberikan kesempatan pada pekerja untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan profesionalitasnya dalam berkerja
melalui berbagai kegiatan , diantaranya berupa usaha pekerja
yang bersangkutan dengan mendapat dorongan dan dukungan
perusahaan/industri.
4. Kompensasi dan akomodasi
Fungsi ini dalam manajemen SDM pada dasrnya bermaksud
untuk mewujudkan dan mengembangkan rasa aman dan
kepuasan kerja di lingkungan para pekerja, rasa aman dan
kepuasan itu merupakan kondisi dan memungkinkan para pekerja
bersedia bekerja keras dengan disiplin dan moral kerja yang
tinggi.
5. Advis
Funsi ini di wujudkan manajemen SDM berupa pemberian
Informasi, bantuan, saran dan pendapat kepada para manajer dan
bahkan manajer tertinggi (stop manager) dalam mengambil
keputusan atau menyelesaikan masalah SDM di lingkungannya
masing-masing.

61
BAB III
Sarana Kantor

3.1 Peralatan Kantor

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa


adanya peralatan kantor yang memadai sesuai dengan
kebutuhan. Selain fungsi dan peranan sumber daya manusia,
untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan juga sangat
tergantung pada sarana prasarana dan sistem pengelolaan yang
efektif. Memfasilitasikan kantor dengan mesin-mesin modern
bertujuan untuk mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang se-
efesien mungkin secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh
karenanya penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang
tepat sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor


(office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan
untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri
perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan
kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam
mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan bahwa
peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai
tujuan yang diinginkan.

Secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa yang


dimaksud dengan dengan peralatan atau perlengkapan kantor
adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar
atau mempercepat pelaksanaan perkerjaan kantor.

Istilah-istilah dalam peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Perabot kantor (office furniture)


Yaitu benda-benda yang terbuat dari kayu, besi ataupun
bahan lainnya, yang dipergunakan untuk melaksanakan
tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan
lama.
2. Mesin kantor (office machines)
Yaitu segenap benda yang dipergunakan untuk membantu
kelancaran tugas tata usaha seperti mesin-mesin kantor.
3. Perbekalan kantor (office supplies)
Yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaian
sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut umumnya

62
dipergunakan untuk keperluan tulis-menulis seperti kertas,
tinta pensil, pulpen dan lain-lain.
4. Hiasan kantor (office ornament)
Hiasan kantor adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya ditujukan untuk menambah suasana yang
menyenangkan di kantor yang secara tidak langsung
mempengaruhi kinerja di dalam kantor.

3.1.1 Perabot Kantor

Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana


prasarana yang yang menunjang kegiatan administrasi dalam
suatu kantor seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot
kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat
digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya
terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan
lama.

Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan


meningkatkan produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain
hal ini disebut dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman
misalnya akan membuat penggunanya betah dalam melakukan
pekerjaannya. Selain itu furniture yang ergonomis akan mencegah
terjadinya cedera bagian tubuh akibat pekerjaan yang berulang
(repetitive stress injuries).

Dalam kesempatan ini hanya akan dibahas beberapa


perabotan kantor yang secara umum dipakai di Indonesia.
Diantaranya adalah : meja, kursi, lemari kabinet, laci-laci kartu,
rak filing dan sebagainya.

1. Meja

Meja tulis atau meja kerja :


a. Ukuran luas permukaan mejanya :
Luas sempitnya permukaan meja hendaknya
disesuaikan dengan kedudukan dan jabatan orang
yang mempergunakannya. Tapi yang penting harus
diperhatikan ialah bahwa permukaan meja tidak
boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat
dijangkau dengan tangan oleh orang yang
mempergunakannya.

b. Tingginya :

63
Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai
yang mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75
m, yakni yang dapat membentuk jarak antara mata
orang yang sedang menulis atau membaca
(dengan duduk diatas kursi) dengan permukaan
meja kira-kira 32 cm.

Contoh beberapa jenis meja :

Meja Staf
Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama bagian
administrasi atau tata usaha.

Meja Resepsionis (penerima tamu)


Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun
untuk dijadikan tempat memberi dan mengetahui
informasi yang berhubungan dengan perusahaan

Meja Direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan
bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran
seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam
perusahaan tersebut.

64
Meja Rapat
Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat

Meja Samping
Meja yang biasanya digunakan oleh seorang sekretaris
pimpinan, biasa disebut meja return.

2. Kursi

Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan


tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang
yang hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi
kursi rata-rata 0,46 m

65
Contoh beberapa jenis kursi

Kursi hadap Kursi Staf

Kursi Pimpinan

3. Lemari

a. Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya


(volume) antara 0,5 m³ sampai 1 m³ adalah
termasuk lemari golongan B. lebih besar dari itu

66
termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan
B termasuk golongan C. lemari ini biasanya
dipergunakan untuk menyimpan warkat (papers)
yang belum diolah atau belum di file.
b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan
bundel laporan ataupun dokumen lainnya yang
sudah disusun ke dalam map besar (ordner). Juga
untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya sama
dengan lemari warkat.
c. Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan
uang , check dan surat berharga lainnya.

4. Filing Cabinet

Filing Cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari


bawah keatas, gunanya untuk menyimpan map-map
file atau kartu-kartu yang berukuran kurang lebih 25 x
35 cm.

filing kabinet menyamping filing kabinet beroda

5. Laci-laci kartu

Bentuknya adalah semacam lemari rak dengan laci-laci


yang lebih kecil daripada laci-laci filing cabinet.

Laci penyimpan kartu indeks

67
6. Peralatan

Selain perabot yang disebut pada bagian terdahulu,


dapat pula disebutkan adanya peralatan (facilities) kantor
seperti pesawat telpon, pesawat pendikte (dictaphone),
pesawat pemanggil (megaphone), pesawat radio, pesawat
TV, pesawat perekam suara (tape recorder), papan tulis,
gambar kepala negara, peta bumi, globe dan sebagainya.
Perlu ada pedoman tertentu tentang penempatan fasilitas
tersebut serta penggunanya, disamping untuk memenuhi
ketentuan jabatan seseorang, asas keserasian, juga tetap
perlu diperhatikan untuk meningkatkan efesiensi.

Contoh lain dari perabot kantor :

Lemari laci arsip beroda

lemari laci arsip beroda


Bagian kecil perabot dengan lereng-lereng atau
kaki, dengan laci yang biasanya ditaruh di bawah bangku
atau meja

Kabinet peraga

68
Kabinet peraga
Kabinet biasanya dengan lipatan, ada raknya,
untuk memeragakan dan menyusun buku, majalah, dan
brosur

Kabinet penyimpan alat tulis

Kabinet alat tulis


Kabinet besar dua-pintu dengan rak, untuk
menyimpan peralatan kantor dan berbagai keperluan
sehari-hari

Panel yang dapat dipindahkan

Panel yang dapat dipindah


Pembatas yang biasanya ada kakinya dan digunakan
untuk menyekat berbagai ruang kerja

69
loker

Loker
Kabinet besar dua-pintu dengan daun untuk menggantung
pakaian dan menaruh berbagai barang

Lemari pendek

Lemari pendek
Perabot kantor panjang-pendek dengan laci atau
kompartemen untuk menyimpang berbagai barang

70
Kualitas

Tentang kualitas perabotan kantor yang bagaimanakah


yang akan dipergunakan oleh sesuatu instansi adalah tergantung
kepada kemampuan keuangan, daya muat ruangan, sifat bidang
kegiatan, dan beban kerja instansi yang bersangkutan. Untuk itu
maka pemikiran dan perencanaan yang setepat-tepatnya dalam
menentukan kualitas perabotan yang manakah yang akan
dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum tindakan pembelian
dilakukan.

Penggolongan ukuran maupun kualitas perabotan yang


dimaksud dapatlah dipakai sebagai pedoman, baik dalam rangka
perencanaan pembelian maupun dalam rangka melaksanakan
penelitian bidang perabot kantor. Perlu pula diterapkan ilmu
ergonomi, yaitu ilmu yang mempelajari keserasian perbandingan
antara manusia (pegawai) dengan alat-alat/perabotan kerja
sehingga ikut menjamin adanya suasana kerja yang
menggairahkan.

Meja kerja seorang pegawai perlu dilengkapi bermacam-


macam perlengkapan dan alat-alat penting guna pelaksanaan dan
penyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya.

Perlengkapan meliputi barang yang awet pakai dan barang


yang habis pakai. Pengertian awet pakai adalah barang-barang
yang tahan lama dalam pemakaiannya, misal : alat pelubang
kertas yang lama kelamaan bisa rusak. Sedangkan benda yang
habis pakai, tak selalu berarti benda tersebut menjadi musnah
atau habis tanpa bekas, misal : karet penghapus yang dapat
dipakai berulang kali.

Pada umumnya untuk benda-benda keperluan yang habis


dalam pemakaian disebut : Office Supplies (bekal tata usaha).

3.1.2 Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk


menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin
kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun,
mencatat dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat
mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia
usaha, banyak perusahaan, baik perusahaan, baik pemerintahan

71
maupun swasta yang dalam usahanya, semakin mengandalkan
mesin kantor guna memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut


manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memperhatikan
efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut,
tentu saja diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan
menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat keuntungan
serta manfaat yang banyak.

Hal penting dalam rangka memilih sarana perkantoran


yang akan dipakai adalah fungsi alat termaksud beserta jaminan
dari pihak penjual terutama yang menyangkut masalah
pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta
pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat
banyak kesibukan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya mesin


kantor, hendaknya perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar


diperlukan.
2. Jenis mesin hendaknya praktis.
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya
pelaksanaan pekerjaan.
4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
5. Mutu mesin harus baik.
6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai
macam pekerjaan.
7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan
mudah.
8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan
kemampuan pegawai.
9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan
dilakukan.
10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan
untuk meletakkan mesin tersebut.

Tidak bisa disangkal lagi bahwa mesin dan perlengkapan


kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam
rangka membina kelancaran prosedur dan tata kerja setiap
instansi baik pemerintah maupun swasta. Oleh sebab itu, masalah
penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam usaha
memperlancar prosedur dan metode kerja itupun harus mendapat
perhatian pula.

72
Dipergunakannya mesin dalam suatu proses pekerjaan
adalah untuk menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia
dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun
yang bersifat insidental, baik untuk pekerjaan-pekerjaan yang
bersifat industrial (engineering) maupun yang bersifat teknis catat
mencatat atau paperwork. Dan ini tidak lain adalah dalam rangka
menyadari arti pentingnya manusia dalam organisasi.
Penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan dalam suatu instansi
hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan yang
mempunyai ciri sebagai berikut :

1. Harus dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah yang cukup


banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang sama,
sehingga tampaknya (seolah-olah) membosankan orang
yang mengerjakannya. Misalnya saja pembuatan formulir-
formulir dengan mesin stensil.
2. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga
manusia, misalnya alat-alat besar sebagai mesin-mesin
penarik atau pengangkut barang berat.
3. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.
Misalnya pembuatan surat-surat rangkap (dengan
tembusan) bisa mempergunakan mesin tik, juga
pencetakan buku dan brosur dalam jumlah yang banyak,
perlu dipergunakan mesin cetak.
4. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus
diketik.
5. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika
dikerjakan dengan otak manusia bisa terjadi kesalahan.
Dengan demikian, maka perlu ada mesin-mesin untuk
otomatisasi pekerjaan rutin. Misalnya saja mesin hitung
ataupun komputer untuk menghitung, menjumlahkan,
mengumpulkan ataupun meng-golong-golongkan dan
menyortir data.

Singkatnya jenis pekerjaan yang membutuhkan penggunaan


mesin adalah :

- Pekerjaan berulang-ulang dalam jumlah banyak


- Pekerjaan yang berat bagi manusia
- Pekerjaan yang lambat bila dengan tangan
- Hasil pekerjaan yang berformat rapi
- Pekerjaan yang harus teliti

73
Macam-macam mesin

Berdasarkan kelima pokok alasan untuk penggunaan


mesin maka dapatlah dibedakan pula adanya tiga jenis mesin dan
perlengkapan, yaitu :

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan pikiran manusia


disebut sebagai Labour Saving Machine, misal alat-alat
besar : fork-lift pada unit-unit pergudangan dan depo-depo
peralatan atau bangunan sedangkan komputer, kalkulator
dan sebagainya pada pekerjaan-pekerjaan administratif
(paperwork).

2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang, disebut


Money Saving Machine, yakni mesin-mesin untuk mass-
production. Jadi disamping mesin-mesin yang bersifat
teknis engineering seperti mesin pintal, mesin-mesin
komputer (dalam jangka panjang), mesin-mesin
penggandaan dan sebagainya.

3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut


Time Saving Machine, misalnya komputer, mesin
photocopy, mesin penggandaan, mesin atau alat
komunikasi dan transportasi dan sebagainya.

Pada dasarnya mesin-mesin kantor yang banyak


diperlukan, dan banyak dipergunakan dalam rangka menunjang
pelaksanaan tugas-tugas perkantoran adalah:

1. Komputer 6. Mesin penghancur kertas


2. Mesin tik 7. Printer
3. Mesin tik elektronik 8. Mesin Stensil
4. Mesin fotokopi 9. OHP
5. Faksimil 10. Proyektor LCD dan lain-lain

3.1.2.1 Penggunaan Mesin Kantor

Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor


walaupun melalui tahap perencanaan terlebih dahulu, ditemukan
beberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan penggunaan mesin kantor:


1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan
secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Dapat menghemat tenaga dan waktu.

74
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan
lebih mudah dilaksanakan.
4. Memudahkan pengawasan.
5. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih
baik dan rapi.
6. Keterangan yang dimuat dapat lebih
banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan
dibandingkan dengan penggunaan tulisan
tangan.
8. Dapat mengurangi kelelahan pegawai
sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugian penggunaan mesin kantor:


1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis
mesin tertentu adalah tinggi
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya
yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang
cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih
mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas daei beberapa
metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan
pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.

Peralatan atau mesin-mesin kantor, lazim disebut


juga pesawat kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang
berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi,
baik dilingkungan sendiri (intern) maupun dengan
lingkungan luar (ekstern) kantor.

Dengan adanya mesin komunikasi dalam kantor, dapat


diperoleh keuntungan, diantaranya :

x Penyampaian komunikasi dapat dilakukan


secara cepat dan efesien.
x Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata
hubungan dilingkungan kantor.
x Meningkatkan produktivitas kerja.
x Mempercepat proses pekerjaan.

75
3.1.2.1.1 Komputer

Komputer
Secara umum komputer telah menggantikan fungsi
mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat dan
dokumen sekaligus menggandakannya dengan alat
pencetak yang disebut printer. Komputer dibagi menjadi 2
bagian, yaitu perangkat keras (hardware) dan perangkat
lunak (software)

Berikut beberapa contoh yang termasuk dalam


kelompok perangkat keras (hardware)

1. CPU (Central Processing Unit)

Merupakan bagian penting


pada sebuah komputer seperti
halnya otak pada manusia yang
berfungsi sebagai pengolah informasi
yang dimasukkan oleh pengguna ke
dalam komputer. CPU sendiri di
dalamnya adalah gabungan dari
beberapa perangkat keras
(hardware) seperti : processor,
harddisk, vga card, sound card yang tersusun
diatas sebuah motherboard (papan induk)

2. Monitor

Adalah layar sebagai


alat yang digunakan untuk
menampilkan hasil komunikasi
antara pengguna komputer
dengan CPU, sehingga

76
pemakai akan mengetahui apakah hasil dari
komunikasinya benar atau salah (sesuai atau tidak)
akan terlihat melalui layar monitor

3. Papan tuts (keyboard)

Yaitu bagian komputer yang terdiri atas


deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain.
Keyboard adalah alat yang digunakan untuk
perantara komunikannya. Apapun yang
dikehendaki oleh pengguna diinformasikan kepada
CPU dengan menekan tuts-tuts pada keyboard.

4. Mouse

Digunakan oleh komunikan sebagai


penggerak kursor pada layar monitor agar lebih
mudah dalam memindahkan kursor dan memilih
objek, biasanya posisi diperlihatkan dengan
gambar panah yang bergerak seiring pergerakan
mouse. Dengan 3 (tiga) buah tombol di depannya,
kanan, tengah (scrolling) dan kiri

Disamping itu ada beberapa peralatan


pelengkap dari komputer yang mempunyai fungsi
yang sama penting dalam mendukung kegiatan-
kegiatan yang berkaitan dengan komputer.

77
Contoh beberapa peralatan pelengkap dari komputer :

Printer

Digunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara


pengguna dengan CPU seperti yang nampak pada layar
monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa tulisan
atau gambar.

CD/DVD ROM Drive

Alat ini digunakan untuk membaca CD/DVD agar


kita bisa ketahui isinya CD/DVD dengan melihat pada layar
komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada
pula yang diluar dengan kabel yang terhubung pada
komputer.

78
CD/DVD itu sendiri adalah sebuah piringan optik
yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada
awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital.
Cakram padat diperkenalkan pada tahun 1982, dan tetap
menjadi format standar pemutaran rekaman audio
komersial per pertengahan 2006. CD/DVD bersifat read
only (hanya dapat dibaca, dan tidak dapat ditulisi).
Perkembangan CD/DVD terkini memungkinkan CD/DVD
dapat ditulisi berulang kali (Re Write / RW) yang lebih
dikenal dengan nama CD/DVD-RW.

USB Flash drive

USB flash drive adalah perangkat komputer yang


sangat populer saat ini. USB flash drive (sering juga
disebut flash disk) pelan-pelan menggantikan fungsi disket
sebagai alat penyimpan data kerja portabel. Ukurannya
kecil, ringan, bentuknya pun sangat beragam.
Penggunaannya pun amat mudah. Tinggal dicolokkan
pada port USB, yang merupakan standar perangkat
antarmuka komputer sekarang ini. Umumnya berkapasitas
128 MB sampai 2 GB, dan terus bertambah sesuai
kemajuan teknologi. Saat ini sudah ada yang berkapasitas
32 GB. Bandingkan dengan sebuah disket yang hanya
berkapasitas 1,44 MB.

Dibandingkan dengan disket dan cakram padat


(CD), flash disk memiliki kelebihan karena praktis, lebih
awet, relatif lebih banyak menyimpan data, serta bisa
dibaca dan ditulisi dengan mudah. Kekurangannya adalah
karena ukurannya yang kecil (biasanya 8 sampai 2 cm),
flash disk gampang jatuh, hilang atau tercecer apalagi
bagian penutupnya jika tidak hati–hati menyimpannya.
Oleh karenanya flash disk sering dikaitkan dengan kalung,
gantungan kunci dan sebagainya.

Sedangkan perangkat lunak (software) diartikan


sebagai program-program atau aplikasi, biasanya setiap
komputer telah dipersiapkan aplikasi-aplikasi ini, berikut

79
contoh-contoh aplikasi yang biasa digunakan komputer
kantor yang menggunakan sistem windows :

1. Pengolahan kata (microsoft word)


Suatu program atau aplikasi yang lebih
sering digunakan di kantor-kantor pada saat ini
dalam mengetik dan mengedit naskah, membuat
tabel, dokumen, warkat atau surat-surat lain untuk
mendukung kegiatan yang berbentuk administrasi

2. Pengolahan angka (microsoft excel)


Program atau aplikasi ini biasa digunakan
dalam pembuatan dokumen yang mengenai
perhitungan atau berkaitan dengan angka-angka
dan keuangan seperti neraca, laporan akuntansi,
statistik dan sebagainya

3. Pengolahan data (microsoft access)


Program ini digunakan untuk pengolahan
pendataan suatu informasi, menjadi database.
program ini digunakan oleh orang yang sudah
mempelajari secara mendalam penggunaannya.

4. Presentasi (powerpoint)
Program aplikasi yang berfungsi untuk
membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD proyektor

Cara penggunaannya adalah


Menyalakan komputer : tekan tombol on pada CPU
dan monitor lalu tunggu sampai proses selesai, kemudian
jalankan aplikasi atau program yang akan digunakan.

Mematikan komputer : usahakan dulu menutup


atau keluar dari aplikasi atau program yang sedan
digunakan kemudian klik start>klik turn off
computer>kemudian klik turn off bila benar-benar akan
dimatikan, lalu secara otomatis komputer akan mati
dengan sendirinya, setelah itu cabut stop kontak

80
3.1.2.1.2 Mesin Tik Manual

Mesin tik manual

Mesin tik manual (mekanik) yaitu mesin tik biasa


yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor. Mesin tik ini
dikenal dengan 3 (tiga) model, yaitu :

1. Standar, yaitu mesin tik yang mempunyai


ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13”
(13 inci) sampai dengan 27”. Mesin tik ini
dapat dipergunakan untuk mengerjakan
segala pekerjaan dengan menggunakan
ukuran kertas dobel folio.

2. Semi standar, yaitu mesin tik berukuran 13”.


Mesin tik ini juga dilengkapi tabulator
penuh. Mesin mampu mengerjakan
pekerjaan dengan menggunakan kertas
berukuran 1½ kali folio.

3. Portabel, yaitu mesin tik yang


menggunakan panjang rol/gandaran antara
9½” hingga 10”. Mesin ini dianggap sangat
praktis karena bentuknya yang mudah
dibawa ke mana-mana.

Cara menggunakannya sangat mudah


Masukan selembar kertas kosong yang akan
diketik ke dalam mesin tik melalui rol/gandaran lalu putar
tombol rol/gandaran yang letaknya ada pada sebalah
kanan dan kiri rol/gandaran hingga kertas masuk.

Perawatan alat ini cukup membersihkan balok


huruf dan angka yang terbuat dari baja yang tersusun rapi
seperempat lingkaran. Juga memberikan pelumas pada
sendi-sendi balok huruf agar ketikan tuts ditekan tidak
menimbulkan kemacetan akibat karat.

81
3.1.2.1.3 Mesin Tik Elektrik

Mesin tik elektrik

Mesin tik elektrik adalah mesin tik yang cara


kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga
listrik. Mesin tik elektrik memiliki ciri-ciri, antara lain:

1. Tenaga penggeraknya menggunakan


tenaga listrik
2. Komponen dan cara kerja mesinnya
mekanis
3. Tuts-tutsnya seperti yang terdapat pada
mesin tik manual ditambah saklar (on-off
switch)

Pada mesin tik elektrik ada 2 jenis huruf, yaitu :

1. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf


batang
2. Mesin tik elektrik dengan sistem huruf bola

Cara pengoperasian mesin tik elektrik pada


dasarnya tidak jauh berbeda dengan mesin tik manual,
perbedaannya terletak pada sistem kerjanya saja. Karena
tenaga yang dipergunakan adalah tenaga dari aliran listrik,
maka mesin ini kita hubungkan dengan aliran listrik melalui
stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan
aliran listrik rumah atau kantor.

Setelah mesin menyala kita masukan selembar


kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu
bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak
pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam
memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak
di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan
mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas.

82
3.1.2.1.4 Mesin Fotokopi

Adalah alat untuk


menggandakan dokumen
dengan memperbesar
atau memperkecil ukuran
dari aslinya.

Naskah asli yang


digandakan dengan
mesin fotokopi ini akan
menghasilkan rekaman
Mesin fotokopi naskah yang baik
kualitasnya dan mirip
atau mendekati aslinya,
tetapi berwarna hitam tulisannya. Oleh karena itu, banyak
orang yang mempergunakan jasa fotokopi untuk
menggandakan naskah, baik untuk keperluan pribadi,
dinas, maupun kepentingan pendidikan.

Salinan dapat dibuat pada kertas biasa atau kertas


khusus, transparansi atau master duplikasi.

Cara pengoperasian mesin fotokopi pada


prinsipnya tidak terlalu sulit dengan syarat sebelum
mengoperasikan kita harus mempelajari terlebih dahulu
petunjuk manual atau buku petunjuk penggunaan mesin
tersebut. Teknik operasional dari mesin fotokopi
melibatkan 3 bagian utama, yaitu :

1. Bagian bak kertas kosong


Kertas dari bak ditarik satu per satu dengan
peralatan penarik kertas sehingga di dalam
mesin fotokopi terjadi proses perekaman
naskah yang diletakkan pada papan kaca
dimana kertas tersebut harus diletakkan
terbalik

2. Bagian mesin pemroses


Kertas yang terkena proses foto dengan
kekuatan sinar khusus dan alat elektronik,
maka terjadilah perekaman naskah asli
dipindahkan ke atas kertas yang telah terkena
tinta.

83
3. Bagian bak penampung hasil
Pada bagian bak penampung hasil ini, kertas
hasil fotokopi diletakkan

Di bawah ini kita akan menjelaskan cara


pemeliharaan mesin fotokopi, yaitu :

1. Setelah selesai dipakai, kita harus


melepaskan mesin fotokopi dari sakelar listrik
agar tidak terlalu panas mesinnya.

2. Kita harus membersihkan mesin fotokopi


tersebut pada bagian papan kaca dan lainnya
setiap seminggu sekali.

3. Sesudah mesin fotokopi dipakai, diharapkan


ditutup kembali agar terbebas dari debu dan
air

3.1.2.1.5 Mesin Penghancur Kertas

Mesin penghancur
kertas diperlukan untuk
menghancurkan arsip-arsip
atau dokumen yang sudah
tidak terpakai lagi atau nilai
Mesin gunanya (kadaluarsa).
penghancur Karena fungsinya sebagai
kertas penghancur kertas, maka
peranannya sangat besar,
sehingga rahasia yang ada
di dalam dokumen tersebut
tidak dapat diketahui oleh
orang lain. Dengan
hancurnya kertas dalam bentuk kecil,
sangat sulit kerahasiaannya diketahui oleh orang
lain, apalagi sebelum dibuang sobekan kertas tersebut
diaduk terlebih dahulu.

Umumnya daya potong mesin penghancur kertas


sebanyak 20 halaman sekaligus dengan memotong
memanjang berukuran 2-2,5 mm dan besar cacahan
ukuran folio dapat menjadi 46 hingga 144 cacahan karena
penggunaan sistem gigi piranha pada mesin ini.

84
Cara pengoperasiannya sangat mudah, yaitu
sebagai berikut :

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan


dihancurkan, namun sebelumnya hilangkan
dahulu klip atau steples yang ada pada kertas
2. Masukan kertas ke dalam mesin, dan tekan
tombol on agar mesin menyala dan siap
memotong
3. Setelah selesai tekan tombol off ambil
potongan kertas yang ada dalam kotak mesin
untuk dibuang

Perawatan mesin ini cukup sederhana yaitu hanya


dengan selalu membersihkan pada bagian pisaunya dari
kotoran yang berupa sisa-sisa kertas yang tinggal disela-
sela gerigi

3.1.2.1.6 Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang


menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks
maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya
terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat
mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh
kertas.

Alat ini beroperasi apabila dihubungkan dengan


komputer atau alat lain yang dapat mendukung seperti
kamera digital. Printer menghasilkan cetakan yang lebih
berkualitas dan terang sesuai dengan kebutuhan yang
diinginkan.

Ada beberapa macam jenis printer, antara lain :

1. Dot Matriks

Sistem kerja pencetak ini adalah


menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita
karbon sehingga bergabung membentuk karakter
ke atas kertas (impact system), seperti pada mesin
ketik. Umumnya dari segi kualitas tidak terlalu baik,
tetapi lazim digunakan. Pencetak matriks dengan

85
kepadatan ganda (double density) menggunakan
struktur bintik yang lebih halus sehingga
menghasilkan karakter dengan kualitas yang lebih
baik.

Printer dot matrik

Printer dot matrix masih banyak digunakan


karena biaya operasionalnya rendah. Karena
bekerja dengan sistem impact, hasil ketikan dapat
langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon
seperti mesin ketik. Selain itu dot matrix juga dapat
dipakai untuk kertas bersambung (continuous
paper), maupun kertas khusus yang memiliki
lubang disampingnya (tractor feed).

Kekurangannya adalah dot matrix umumnya


menghasilkan suara yang bising pada waktu
beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk
mencetak grafik maupun foto, kemampuan
warnanya sangat terbatas, serta umumnya lambat
dalam mencetak.

2. Pancaran tinta atau Ink jet

Sistem cetak printer ini ialah menyemprotkan


cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari
cartdrige tinta ke media cetak. Saat ini tipe inkjet
merupakan jenis printer yang paling banyak dipakai
karena relatif murah biayanya, hasil cetak yang
baik termasuk untuk warna yang tajam serta
kemudahan pemakaiannya.

86
Printer tinta Cartdrige
Printer tinta

Dibandingkan dengan dot matrix, printer ink-


jet lebih tenang suaranya waktu bekerja. Bisa
mencetak lebih detail dan hasilnya lebih halus,
bahkan ada yang sampai berkualitas sebaik foto.
Jika dibandingkan dengan laser printer, inkjet dapat
langsung mencetak tanpa waktu pemanasan
(warming-up)yang berarti. Printer ink-jet dapat diisi
ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli
keseluruhan catridge.

Kekurangannya adalah, tinta ink-jet amat


rentan terhadap air. Oleh karena itu hasil
cetakannya sebaiknya dikeringkan terlebih dahulu
sebelum dipakai. Tinta asli dari pabrik yang disebut
original cadridge biasanya cukup mahal. Oleh
sebab itu banyak yang menyediakan jasa pengisian
ulang tinta yang relatif lebih murah, walaupun
terkadang kualitas cetaknya jauh di bawah tinta
asli.

3. Laser

Printer ini mencetak memakai toner dalam


satu catridge khusus yang bekerja dengan elektro
magnetik seperti pada mesin fotokopi.

Printer laser

87
Dibandingkan dengan printer dot matriks
maupun ink-jet yang dapat langsung mencetak
data, laser printer mengumpulkan dulu image yang
hendak dicetak dalam satu halaman ke memory
buffer. Hal ini menyebabkan halaman pertama
butuh beberapa detik sebelum dapat mencetak.
Namun untuk halaman berikut yang sama
sangatlah cepat, karena selanjutnya tinggal
mencetak yang telah ada di memory.

Oleh karena itu laser printer cenderung tidak


dapat dipakai untuk format kertas besar maupun
halaman yang kaya akan informasi grafik seperti
foto, kecuali apabila ditambahkan kapasitas
memory. Kertas yang digunakan tidak boleh terlalu
tipis karena akan cenderung melengkung maupun
kusut akibat panas dalam proses pencetakannya.

Laser printer lazimnya digunakan dalam


suatu kantor yang banyak mencetak dokumen. Bila
dihitung-hitung, laser printer amat irit dalam biaya
operasional karena sebuah catridge toner dapat
digunakan untuk ribuan halaman. Kecepatan
cetaknya pun amat tinggi sampai ratusan halaman
per menit. Selain itu hasil cetaknya pun amat tajam,
sehingga dokumen yang dihasilkan terkesan
professional.

Cara pengoperasian printer pada umumnya


adalah dengan :

1. Mengaktifkan file dokumen yang akan


dicetak, biasanya menggunakan aplikasi
microsoftword
2. Setelah itu, kita harus memastikan printer
telah siap untuk digunakan (dalam keadaan
menyala dan terkoneksi dengan komputer)
3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan
mengklik tombol yang mempunyai simbol
gambar printer

3.1.2.1.7 Mesin Penjumlah

88
Fungsi mesin ini adalah sebagai alat bantu guna
mempermudah dan memperlancar pekerjaan khususnya
bagi pegawai bagian keuangan atau kasir, karena dengan
menggunakan peralatan bantu mesin penjumlah, kita
dapat mengurangi kesulitan-kesulitan pekerjaan serta
dapat mengurangi pengeluaran energi yang besar.

Ada beberapa jenis mesin penghitung, diantaranya


:

1. Mesin Penghitung Uang

Di kantor khususnya pegawai


bank, sering melakukan
pekerjaan hitung-menghitung
uang dalam jumlah besar yang
tentunya hal ini memerlukan
ketelitian dan kejujuran dari
pegawai yang bertugas. Agar
pekerjaan menghitung uang
Mesin dapat dilakukan dengan cepat dan
penghitung uang akurat maka diperlukan alat khusus
yang dapat digunakan untuk
menghitung uang dalam jumlah
banyak. Alat seperti ini disebut dengan
money counter.

Calculator pocket
Kalkulator saku

2. Mesin Hitung Saku (kalkulator)

Mesin hitung saku atau yang biasa disebut


kalkulator adalah mesin hitung yang menggunakan
tenaga baterai atau ada pula yang menggunakan
tenaga matahari.Mesin hitung saku memiliki ukuran
dan bentuk yang bermacam-macam, begitu juga

89
dengan jumlah digit yang berbeda-beda, antara lain
memiliki digit 6, 10, 12, 14 dan 16 tergantung
kebutuhan.

Berdasarkan kegunaannya kalkulator dibagi


menjadi 3, yaitu :

a. Office calculator, yaitu kalkulator yang banyak


digunakan di kantor atau dunia perdagangan,
kalkulator ini hanya digunakan untuk operasi
sederhana seperti menambah, mengurangi,
mengkali dan membagi.

b. Scientific calculator, kalkulator yang memiliki


tombol-tombol khusus yang hanya digunakan
untuk hitungan matematika.

Scientific calculator
Kalkulator matematika

c. Financial calculator, yaitu kalkulator yang


memiliki tombol-tombol yang dapat digunakan
untuk menyimpan hitungan dan menampilkan
kembali hitungan yang biasa digunakan untuk
hitungan keuangan.

3. Printing Kalkulator

Printing calculator
Printing kalkulator

Ini adalah
kalkulator yang dilengkapi dengan printer untuk

90
mencetak hasil hitungan. Mesin hitung elektronik
jenis ini sering digunakan di kantor perusahaan
atau toko-toko.

4. Mesin kasir (cash register)

Mesin cash register adalah alat yang digunakan


untuk menyelesaikan transaksi secara tunai. Mesin
ini ada 2 (dua) macam, yaitu :

Cash Register

a. Mesin cash register dengan infra merah


(scanner)
Jenis mesin ini banyak digunakan di toko
swalayan besar, seperti hypermarket.
Penggunaan mesin ini lebih mudah, kasir
hanya tinggal menyorot scanner ke arah
barcode barang yang terdapat pada kemasan.
Otomatis pada mesin cash register ini akan
muncul kode, nama barang dan harganya
karena sebelumnya data atau informasi
mengenai itu sebelumnya telah dimasukan
dalam memori mesin ini.

b. Mesin cash register manual


Jenis mesin ini banyak digunakan di kantor
atau toko kecil, apotik dan sebagainya.

3.1.2.1.8 Mesin Stensil

Mesin stensil tidak lain adalah mesin penghasil


dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang

91
disebut dengan stensil sheet atau sit stensil. Bila dua
warna atau lebih diperlukan pada salinan akhir, stensil
yang terpisah harus dibuat dan penduplikasian yang
terpisah harus dijalankan untuk setiap warna.

Mesin stensil
manual

Mesin stensil manual


dan elektrik

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : mesin stensil


manual dan mesin stensil listrik. Terdapat pula model
dengan bantalan-dasar, yang merupakan jenis duplikator
stensil termurah dan memadai bila volume kerja yang
harus dilakukan sedikit.

Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan


hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan
digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Duplikator stensil kerap dibatasi untuk


memproduksi salinan pada kertas isap yang agak tebal.
Model kertas ini cocok untuk jenis laporan, spesifikasi,
daftar harga, tetapi kurang cocok untuk katalog dan
formulir.

Cara pengoperasian mesin stensil adalah sebagai


berikut :

92
1. Sebelum mengetik pada sit stensil sebaiknya
huruf pada tuts dibersihkan terlebih dahulu
dengan sikat kawat halus karena sering kotor
terkena endapan beas karbon atau tip-eks.

2. Sit stensil harus benar-benar rata pada roll


mesin tik agar menghasilkan bekas ketikan
yang baik di sit stensil.

3. Pengetikan pada sit stensil sebaiknya tidak


perlu tergesa-gesa. Hal ini dikarenakan
kesalahan pengetikan memang dapat
dibetulkan dengan koreksi, tetapi akan
menghasilkan cetakan yang kurang
memuaskan.

4. Di dalam menghentak tuts tidak perlu ekstra


kuat, tetapi denga normal hentakan saja sudah
cukup untuk menghasilkan cetakan yang baik.

5. Senantiasa membaca dulu hasil ketikan


sebelum kita melepaskannya dari mesin.

6. Stensil terdiri atas suatu lapisan bahan dengan


pelapis yang kedap tinta. Stensil digores, entah
dengan mesin tik (tanpa tinta) atau dengan
tulisan tangan atau digambari menggunakan
pena khusus. Master dapat pula disiapkan
dengan proses pengopian pemindahan-panas
atau dengan pemotong stensil elektronik.

7. Tinta ditekan menembus goresan pada stensil


ke kertas yang melekat rapat. Mesin putar,
kemudian dioperasikan, bisa menggunakan
tangan atau listrik.

Cara perawatan mesin stensil adalah sebagai


berikut :

1. Selalu dibersihkan dari kotoran yang berupa


debu, serbuk kertas dan lain-lain.

2. Diletakkan pada tempat yang kering dan tidak


terkena sinar matahari langsung.

93
3. Rol perataan tinta/cairan (inpression roller)
dibersihkan dengan sabun (untuk mesin stensil
jangan menggunakan bensin atau minyak
tanah).

4. Kain penyaring (silk screen) dibersihkan


dengan bensin

5. Setelah dibersihkan, pada bagian yang


berputar diberi minyak pelumas.

3.1.2.1.9 Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang


digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual.
OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan
untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada
transparancy film yang diletakkan diatas OHP
ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi
yang lebih jelas dan besar. Perbedaan yang
mendasar dari OHP (Overhead Projector)
dengan LCD Projector adalah presentasi yang
ditayangkan dengan OHP, dapat dibuat atau
ditulis langsung pada transparansi filem.

Overhead Projector (OHP) dapat


digolongkan menjadi dua, yaitu :

1. Classroom Overhead Projector (OHP


OHP kelas)
Bentuknya lebih besar, untuk dipergunakan
dalam kelas/ruang rapat secara tetap (tidak
perlu dipindah-pindah)

2. Portable Overhead Projector (OHP kecil)


OHP ini bentuknya lebih kecil dan dibuat
khusus untuk pembicaraan yang berpindah-
pindah

Transparancy film (transparansi) adalah sebuah


media yang memuat tulisan atau gambar yang hendak
diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik. Macam-
macam transparansi :

94
1. Menurut proses pembuatannya, dapat
dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Dengan tangan, yaitu menulis atau
menggambar langsung pada lembaran
transparansi dengan menggunakan marking
pen
b. Dengan mesin fotokopi, transparansi yang
dibuat dengan mesin fotokopi ini adalah
transparansi khusus yang disebut PPC film
c. Dengan mesin transparancy maker, yaitu
mesin yang dipergunakan untuk membuat
transparansi khusus infrared film

2. Menurut bentuknya, dapat dibedakan menjadi


4, yaitu :
a. Transparansi biasa atau sederhana yang
terdiri dari 1 lembar transparancy film dan
dibingkai, untuk menyampaikan informasi
sederhana yang diperlihatkan sekaligus
b. Transparansi rol yaitu transparansi yang
terbuat dari transparansi rol film untuk
menyampaikan informasi yang berturut-turut
atau seri
c. Transparansi overlay yaitu yang terdiri dari
2 lembar dengan salah satu bagian tepinya
dijadikan satu berfungsi untuk
menyampaikan informasi yang ditambahkan
pada transparansi dasar
d. Transparansi flap yaitu transparansi yang
ditutup dengan beberapa kertas yang
berfungsi untuk menyampaikan informasi
yang lebih jelas jika disampaikan sebagian-
sebagian.

Langkah-langkah pengoperasian OHP dibagi


menjadi 2 (tiga) tahap, yaitu persiapan, penyajian dan
selesai penyajian :

1. Persiapan
a. Meletakkan dan membuka layar di tempat
yang mudah terlihat kira-kira 1,2 m dari
lantai (rata-rata orang duduk)
b. Letakkan OHP di tempat yang tidak
mengganggu penglihatan dengan posisi
lurus menghadap layar.

95
c. Aturlah transparansi di dekat OHP agar
mudah menggunakan sesuai dengan
urutannya
d. Mengatur tempat duduk agar jelas,
terdepan paling dekat dengan layar ± 3 m
dan paling jauh dengan layar ± 9 m.

2. Penyajian
a. Letakkan transparansi dengan tepat pada
saat lampu OHP dimatikan
b. Penyaji (komunikator) tetap menghadap
terus ke arah peserta (komunikan), tidak
perlu menghadap layar atau membelakangi
peserta kecuali kontrol ketepatan fokus dan
letak tulisan/gambar
c. Tidak menunjuk sesuatu di permukaan
layar, tetapi cukup menunjuk pada
permukaan transparansi dengan pensil atau
pulpen yang tidak menggelinding
d. Mematikan lampu untuk mengalihkan
perhatian peserta (komunikan) bukan untuk
menghemat listrik
e. Menutup dengan sebagian tulisan atau
gambar yang belum diperlukan untuk
menuntun perhatian presentasi

Cara pemeliharaan OHP adalah :

1. Bagian luar dibersihkan dengan kain halus,


tidak diletakkan di bawah sinar matahari
langsung dan tidak diletakkan pada sembarang
tempat

2. Bila tidak dipergunakan, ditutup untuk


menghindari debu dan bersihkan lensa dengan
tissu pembersih lensa

3.1.2.1.10 Proyektor LCD

Alat ini hampir sama fungsinya dengan OHP, yaitu


memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari
komputer ke layar atau bidang datar lainnya. Data atau
informasi yang akan ditayangkan langsung harus
berbentuk digital , oleh karena itu alat ini dihubungkan

96
dengan alat digital lain seperti : kamera, komputer atau
laptop.

LCD proyektor

Dibandingkan dengan OHP (Overhead Projector)


keunggulan alat ini lebih kepada visual yang ditampilkan,
karena dokumen yang akan dipresentasikan dibuat
dengan aplikasi powerpoint atau aplikasi lain, maka
presentasi dapat lebih menarik di visualisasikan, selain
dapat menggunakan efek audio yang dihubungkan ke
speaker. Keunggulan lainnya data yang di-presentasikan
juga dapat dihapus dan diubah tanpa memerlukan
tranparansi film.

Cara pengoperasian LCD :


Secara umum penyajiannya hampir sama dengan
OHP namun pengoperasian alat ini adalah
menghubungkan LCD dengan komputer
1. Pasang layar putih di depan LCD proyektor
dengan jarak ± 9 m

2. Pastikan proyektor LCD dan komputer dalam


keadaan tidak menyala

3. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan


konektor ”VGA in” pada proyektor LCD, lalu
hubungkan ujung yang lainnya dengan
konektor VGA pada komputer

4. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel


daya AC pada proyektor lalu hubungkan ujung
lainnya dengan sumber listrik

5. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor


terlebih dahulu lalu komputernya

6. Sesuaikan posisi fokus dan zoom

97
3.1.2.1.11 Mesin-mesin lain

Mesin Scanner

Pemindai atau scanner merupakan suatu alat yang digunakan


untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti
dokumen, foto, gelombang, suhu dan lain-lain. Hasil pemindaian itu
pada umumnya akan ditransformasikan ke dalam komputer sebagai
data digital.

Scanner
Pemindai

Komputer juga harus di install dengan aplikasi khusus scanner


tersebut, sehingga scanner dapat digunakan

Terdapat beberapa jenis pemindai bergantung pada kegunaan


dan cara kerjanya, antara lain:

1. Pemindai gambar
2. Pemindai barcode
3. Pemindai sinar-X
4. Pemindai cek
5. Pemindai logam
6. Pemindai Optical Mark Reader (OMR)

Di antara jenis-jenis pemindai tersebut, pemindai gambar adalah yang


paling sering disebut sebagai pemindai.

Cara penggunaanya:

1. Scanner atau pemindai dihubungkan ke komputer dan nyalakan


tombol kontak
2. Buka aplikasi scanner yang terdapat di dalam komputer

98
3. Buka tutup scanner lalu masukan file atau dokumen lain dengan
halaman yang akan di-scan menghadap ke bawah, lalu tutup dan
tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di komputer secara
otomatis men-scan data tersebut dan menaruhnya di dalam
komputer

Mesin Binding

Mesin binding listrik

Dalam menjilid buku atau diklat maupun data untuk


keperluan persiapan rapat sangat diperlukan kerapian. Penjilidan
dapat dilakukan dengan mempergunakan penjepret yang besar
untuk buku atau diklat. Selain mempergunakan alat jepret untuk
kertas atau steples, dapat pula menggunakan mesin penjilid
khusus terutama untuk buku atau diklat yang mempunyai
ketebalan tertentu yang tidak dapat dilakukan dengan
menggunakan steples, namun mesin ini menggunakan kawat
penguat yang biasanya berbentuk spiral atau plastik berbentuk
spiral.

Mesin binding manual

Penggunaan mesin ini lebih praktis, mengingat


kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan dengan

99
mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100
halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini
tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya kawat/plastik
spiral yang akan dipergunakan

Mesin penjilid dapat dibedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu :


a. Mesin penjilid buku
mesin ini bentuknya lebih besar dan berfungsi untuk
menjilid buku-buku dalam jumlah besar, biasanya
terdapat di percetakan-percetakan

b. Mesin penjilid laporan


bentuknya lebih kecil dan dipergunakan untuk
menjilid laporan dengan
penjilid plastik atau kawat spiral, biasanya terdapat di
kantor-kantor

Dari tenaga yang dipergunakan sebagai pengerak mesin ini dapat


dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :
a. Mesin penjilid manual, yaitu yan digerakkan dengan
tangan (tenaga manusia)
b. Mesin penjilid listrik, yaitu yang digerakkan dengan
tenaga listrik.

Cara kerja mesin binding adalah sebagai berikut :


1. Susun Dokumen yang akan dijilid sesuai nomor atau
urutannya

2. Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis

3. Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian ke dalam


lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi

4. Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi


plastik penjilid

Cara mempergunakan mesin penjilid :


1. Posisi gagang (handle) tegak lurus, kertas yang akan dijilid
diratakan, penuntunan kertas diletakkan pada papan
kertas dan dimasukkan pada tempat pelunak sampai
menyentuh tepi bagian dalam (sekali melubangi 15
lembar).

2. Tangan kiri memegang kertas, tangan kanan menarik dan


menekan gagang ke depan sampai kertas itu berlubang,
kemudian posisi gagang dikembalikan tegak lurus.

100
3. Plastik penjilid dipasan pada gigi pemegang plastik
dengan posisi ujung gigi ring plastik di depan dengan
punggung di belakang.

4. Gagang didorong kearah belakang mesin secukupnya


untuk membuka gigi rin plastik penjilid.

5. Kertas yang akan dijilid dimasukkan secara tegak


sedemikian rupa agar tiap-tiap lubang kertas tepat pada
ujung gigi ring plastik penjilid dengan cover menghadap
kedepan.

6. Kertas yang akan dijilid diletakkan mendatar dengan cover


dibawah dan gagang ditarik kembali pada posisi tegak
lurus hingga ujung gigi ring plastik penjilid menutup lagi.

7. Tariklah kertas laporan yang baru dijilid ke atas sampai


lepas.

Cara pemeliharaan mesin penjilid


1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak
mudah berkarat.

2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang


dilubangi dibersihkan

3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.

Mesin Laminating

Mesin laminating

Mesin laminating menggunakan tenaga listrik dimana panas


yang dihasilkan berasal dari energi listrik. Mesin laminating digunakan
untuk melapisi dokumen, sertifikat atau kartu-kartu identitas dengan
plastik tipis agar tidak mudah rusak bila terkena noda, kotoran, air
atau dimakan kutu rayap.

101
Cara kerja mesin ini seperti alat setrika, yaitu menggunakan
energi panas yang dihantarkan melalui 2 (dua) rol yang bergerak
sehingga lembar plastik yang akan melapisi dokumen, sertifikat atau
kartu-kartu identitas akan merekat pada dokumen tersebut.

Cara penggunaannya :
1. Nyalakan mesin dengan menghubungkan stop kontak ke
aliran listrik.

2. Tunggu sampai mesin terasa panas sebelum digunakan


(sama seperti setrika pakaian).

3. Lapisi dokumen atau kartu-kartu identitas yang akan


dilaminating dengan selembar plastik tipis yang khusus
dibuat untuk laminating

4. Lapisi juga dengan kertas agar plastik tidak menempel


pada rol penghantar panas

5. Lakukan berulang-ulang hingga plastik laminating merekat


pada dokumen atau kartu-kartu identitas.

Mesin Absensi

Karyawan merupakan asset yang terpenting bagi suatu


perusahaan, untuk itu biasanya perusahaan memiliki divisi atau
bagian yang khusus menangani masalah manajemen karyawan
(pegawai), yaitu HRD (Human Resource and Development).
Fungsi divisi ini menangani permasalahan manajemen karyawan
mulai dari perekrutan, penempatan, evaluasi kerja, absensi, dan
sebagainya yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan
mengenai karyawan tersebut.

Untuk itu kegunaan dari mesin ini adalah menangani data


absensi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran
karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan
bisa dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang
lain (biasanya dari mesin absensi, barcode, finger scan).

Ada 3 (tiga) jenis untuk mesin semacam ini, yaitu:

1. Yang menggunakan kartu absensi

102
Mesin absen kartu

Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan


mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu

2. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin absen ID
card

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan


mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat
menggesek kartu tanda pengenal magnetik (biasanya
terdapat di samping atau di atas mesin)

3. Dan yang menggunakan pengenalan sidik jari

Mesin absen
Finger scan

Mesin dengan sebuah jam digital


yang terdapat di depan mesin yang
menunjukkan waktu pada saat itu dan

103
tempat untuk men-scan sidik jari (biasanya terdapat di
depan mesin)

Mesin ini juga dilengkapi dengan report daily attendance


dan periodic attendance (khusus untuk absensi finger scan).
Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history atau catatan
kehadiran karyawan, jam kerja karyawan dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan

Untuk mesin absensi sidik jari (finger scan) kita mesti


menghubungkannya dengan suatu aplikasi absensi yang diinstal
ke dalam komputer sehingga secara otomatis data mengenai
kehadiran sehari-hari dan periode kehadiran karyawan atau
pegawai dapat diketahui secara cepat tepat dan akurat

Cara penggunaan tiap mesin ini adalah :

1. Mesin absen kartu

Untuk mesin ini kartu absen telah dibuat khusus, dimana


kita tinggal mengisi nama pegawai, jabatan, bulan dan
keterangan lain (tiap kartu berbeda). Kartu biasanya
ditempatkan pada tempat yang telah disediakan dan tidak
jauh dari mesin ini, kita tinggal mengambil kartu atas nama
kita dan memasukkannya ke dalam mesin tersebut lalu
secara otomatis kartu akan tercetak tanggal dan jam yang
bisa kita lihat di depan mesin ini pada saat kita
memasukkan kartu

2. Mesin absen ID card (tanda pengenal)

Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan


menggesek ID card atau tanda pengenalnya dimana tanda
pengenal ini dilengkapi semacam pita magnetik dibalik
tanda pengenal tersebut, lalu secara otomatis data akan
terkirim ke komputer untuk diproses

3. Mesin absen sidik jari (finger scan)

Untuk mesin ini masing-masing pegawai dan karyawan


men-scan sidik jarinya kemudian menekan nomor pegawai
yang mana secara otomatis data waktu kehadiran dan
pulang akan terkirim ke komputer untuk diproses

104
3.1.2.2 Mesin-mesin Kantor untuk Komunikasi

Saling berkomunikasi sesama manusia pada dasarnya


adalah untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan
kegiatan manusia itu sendiri. Komunikasi dalam suatu
perkantoran sangatlah penting, karena berbagai kegiatan seperti
menanyakan informasi, membuat janji, memperkenalkan
perusahaan bahkan juga dalam memasarkan barang atau jasa
merupakan salah satu bentuk komunikasi.

Komunikasi pada masa ini banyak melalui sebuah media


alat bantu yang canggih sehingga informasi atau data dapat cepat
disampaikan dalam waktu yang singkat dan dengan biaya yang
kecil

3.1.2.2.1 Interkom atau Aifon

Intercom berasal dari bahasa Inggris yaitu


intercommunication yang mempunyai arti hubungan di dalam.
Intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau
intertelepon. Beudrat adalah kabel yang berfungsi untuk
menyalurkan suara dari pesawat intercom yang satu ke pesawat
intercom yang lainnya.

Menurut pandangan masyarakat, Intercom merupakan alat


komunikasi intern yang menghubungkan rumah yang satu dengan
rumah yang lain, antara desa yang satu dengan desa yang lain
atau antara satu kota dengan kota lain.

Sedangkan menurut pengertian di kantor, Intercom atau


lebih dikenal dengan sebutan aiphone, merupakan alat
komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau
keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri, dari suatu bagian
ke bagian yang lain atau dari satu ruangan ke ruangan lain.

Fungsi intercom
Intercom sebagai alat atau sarana komunikasi berfungsi
sebagai berikut.

1. Fungsi intercom di kantor


Fungsi intercom di lingkungan kantor, yaitu :
x Sebagai alat komunikasi untuk
menyampaikan informasi secara efektif dari
satu pihak kepihak liannya.
x Memperluas saluran komunikasi dalam
suatu instansi atau kantor.

105
x Menghindari mondar-mandirnya para
pegawai.
x Menghemat waktu dan tenaga sehingga
meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

2. Fungsi intercom pada masyarakat umum


Dalam masyarakat umum, intercom berfungsi
sebagai berikut :
x Sebagai media informasi, Intercom berguna
untuk membina kerukunan sosial.
x Sebagai media pengetahuan, Intercom
berguna untuk mendengarkan
pengetahuan-pengetahuan yang disiarkan
oleh organisasi intercom.
x Sebagai media hiburan, Intercom semata-
mata hanya bersifat menghibur melalui
acara yang disusun oleh organisasi
intercom.

Cara mengoperasikannya
Untuk mengoperasikan intercom, dapat dilakukan
langkah-langkah sebagai berikut :

1. Intercom yang digunakan di kantor-kantor


x Angkat handset (gagang telepon)
x Tekan tombol seleksi saluran yang
dimaksud atau yang diinginkan
x Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C
(Call)”, sehingga terdengar nada panggil
x Lakukan pembicaraan

2. Intercom yang digunakan pada masyarakat


umum
x Nyalakan tombol On untuk menghidupkan
pesawat
x Pilih atau cari saluran yang dituju
x Lakukan pembicaraan dengan orang yang
dituju.

3.1.2.2.2 Telepon

Pengertian Telepon
Telepon berasal dari kata tele
yang berarti jauh dan phone yang artinya

106
suara berhubungan telepon yaitu penyampaian informasi
dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik dalam
lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Pesawat telepon adalah alat yang


digunakan untuk menyampaikan dan sekaligus
berfungsi untuk mendengarkan suara atau
phone pembicara. Sedangkan penyampaian informasi
dari jarak jauh dengan mempergunakan
pesawat telepon sering disebut dengan istilah
telephoning atau peneleponan.

Sejak ditemukannya telepon oleh Alexander


Graham Bell tahun 1874 hinggasaat ini telah banyak
mengalami perubahan. Kini, dibeberapa negara
penelepon tidak perlu lagi memutar nomor telepon.
Mereka cukup masukan kartu khusus, bahkan kita
dapat melihat wajah lawan berbicara pada saat
menerima telepon.

Sejarah perkembangan telepon


Secara kronologis, sejarah perkembangan
telepon adalah sebagai berikut :
a. Tahun 1874, pertama kali telepon ditemukan
oleh Alexander Graham Bell
b. Tahun 1892, pertama kali telepon digunakan
sebagai alat komunikasi jarak jauh yaitu antara
New York dan Chicago
c. Pada tahu 1915, terpasang trans Pacific
sebagai jalur baru untuk komunikasi jarak jauh
d. Tahun 1906, dipergunakannya telepon sistem
tabung vacum
e. Tahun 1948, mulai dipergunakan telepon
dengan sistem transistor
f. Tahun 1951, mulai digunakan sistem tenaga
baterai
g. Tahun 1956, mulai dikembangkan telepon
mobil

Macam-macam pesawat telepon


Ada beberapa macam pesawat telepon, antara
lain.
a. Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya
digunakan di rumah-rumah

107
b. PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu
pesawat telepon yang pengoperasiannya
melalui operator (tidak langsung)
c. PABX (Private Automatic Brand Xchange),
yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya
secara langsung atau tanpa melalui operator.

Wireless
Telephone

Cara penggunaan telepon dapat dibedakan,


yaitu sebagai berikut:

Penggunaan telepon untuk percakapan lokal


1. Penggunaan telepon untuk percakapan
lokal dapat dilakukan melalui dua cara yaitu:
a. Melalui pesawat sendiri
b. Melalui pesawat umum

2. Penggunaan telepon untuk percakapan


interlokal dan internasional

Untuk mengadakan percakapan interlokal


dan internasional, ada beberapa cara yaitu sebagai
berikut:
a. Melalui pesawat sendiri, dengan memutar kode
wilayah yang dikehendaki, dilanjutkan dengan
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Hal
ini dapat dilakukan jika pesawat itu memiliki
sentral otomatis.

b. Melalui pesawat dengan mengajukan


permintaan kepada operator interlokal pada
kantor telepon setempat, dengan menyebutkan:
x Nomor telepon dimana kita akan bicara;
x Nama kita dengan jelas;
x Nama kota dan nomor telepon orang atau
instansi;

108
x Nama orang atau pejabat yang hendak
diajak bicara.
c. Melalui KBU (Kamar Bicara Umum) di kantor
telepon. KBU adalah sebuah pos telepon yang
disediakan untuk umum agar yang
berkepentingan dapat melakukan percakapan
dengan aman dan tenang.

1. Pelayanan telepon dengan SLJJ (Sambungan


Langsung Jarak Jauh)
Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang
telekomunikasi, Perumtel telah memasang suatu
jaringan telepon otomatis dengan fasilitas SLJJ.
Dengan SLJJ ini dapat diperoleh beberapa
keuntungan, diantaranya:
a. Dapat berhubungan langsung ke kota-kota
besar seluruh Indonesia;
b. Percakapan tidak di kenakan minimum 3
menit;
c. Tidak perlu membuang waktu untuk
menunggu;
d. Menghemat tenaga dan waktu.

Percakapan dengan SLJJ ini biayanya di hitung


berdasarkan lama pulsa, sedangkan banyaknya
pulsa tergantung dari jarak berhubungan. Makin
jauh dan makin lama hubungan, biaya semakin
tinggi. Biasanya pengguna SLJJ pada malam hari
akan lebih murah (50%) dari pada percakapan
SLJJ pada siang hari.

Cara menelepon dengan SLJJ, sebagai berikut:


a. Siapkan kode wilayah dan nomor telepon
lokal yang dituju;
b. Putar kode wilayah SLJJ;
c. Putar nomor telepon lokal.

2. Langkah-langkah menggunakan telepon


Dalam menggunakan telepon, ada beberapa
langkah yang harus diperhatikan, yaitu sebagai
berikut:

a. Tata cara menangani telepon ke luar


1) Sediakan pensil dan kertas untuk mencatat
seperlunya!

109
2) Siapkan nomor telepon yang dikehendaki,
jangan mengangkat telepon sebelum nomor
telepon di ketahui!
3) Setelah di angkat, dengarkan nada pilih dan
barulah memutar nomor telepon yang di
kehendaki!
4) Kalau yang dipanggil kedengaran
mengangkat teleponnya, katakanlah nama
kantor atau instansi dan nomor telepon yang
kita kehendaki!
5) Bicaralah secara singkat, sopan, dan jangan
bicara yang bukan-bukan!
6) Jika pembicaraan kurang memuaskan karena
adanya gangguan telepon, jangan mengetuk-
ngetuk kait telepon!
7) Jika pembicaraan sudah habis, letakkan
telepon secara perlahan dan jangan sampai
dalam keadaan miring!
8) Perlu diketahui pada waktu memilih nomor
telepon jangan sekali kali menggunakan
pensil atau benda lainnya, tetapi
pergunakanlah jari telunjuk!

b. Tata cara menangani telepon masuk


1) Begitu telepon berdering, harus segera
diangkat dan jangan membiarkan telepon
berdering lebih dari 3 kali!
2) Angkat telepon dengan tangan kiri,
sedangkan tangan kanan memegang alat
tulis dan block note!
3) Menjawab telepon hendaknya singkat, jelas
dan hormat misalnya: “Selamat siang, SMK
PRISMA Depok“. Hindarkan menjawab
dengan mengatakan “halo”!
4) Mencatat segala pesan atau permintaan
penelepon dengan penuh perhatian.
5) Bila perlu, sekretaris dapat meminta
penelepon agar mengeja kata-kata asing atau
nama yang sulit.
6) Nomor-nomor telepon, angka-angka, dan
pesan-pesan penting harus di ulang agar
dapat dicek kebenarannya.
7) Menutup telepon setelah penelepon
memutuskan hubungan terlebih dahulu.

110
3.1.2.2.3 E-mail

Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e)


atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam
bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah
salah satu cara komunikasi modern saat ini, yaitu dengan kirim
mengirim surat melalui jalur internet.

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar


per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat
elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk
membayar sambungan internet. Tapi ada perkecualian misalnya
surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya
ditagih per pengiriman.

Bila hendak mengirim pesan melalui media ini, sebaiknya


harus mengetahui program atau aplikasi untuk menjelajahi
website-website yang ada di internet, atau sering kita sebut
browser.

Salah satu browser yang terkenal adalah microsoft internet


explorer, namun ada juga yang komputer lain yang menggunakan
mozilla firefox, opera, netscape navigator sebagai aplikasi
browsernya.

e-mail dianggap yang paling cepat dan termurah karena


registerasi pembuatan e-mail masih ada yang gratis, namun
terbatas dalam kapasitasnya, e-mail lebih mirip seperti kotak surat
hanya saja dalam dunia maya (internet)

Cara membuat e-mail (contoh membuat e-mail dengan


situs yahoo.com) :

1. Jalankan aplikasi browser (internet explorer


atau mozilla) dan pastikan komputer kamu
terhubung dengan jaringan internet, Lalu ketik
pada address, ketikan alamat yahoo.com

halaman depan www.yahoo.co.id

111
2. Kemudian klik mail lalu akan muncul halaman
log-in untuk mengisi ID e-mail dan
passwordnya, bagi yang belum mempunyai e-
mail terlebih dahulu mendaftarkan diri dengan
mengklik daftar

Email halaman depan pada saat log-in/sign up

3. Ikuti semua pertanyaan dengan mengisi


keterangan-keterangan yang ada

Halaman e-mail
untuk mengisi
keterangan-
keterangan
sebelum
mendaftar

4. Bila pengisian serta petunjuk diikuti dengan


benar, lalu klik buat akun saya, maka
pembuatan e-mail akan berhasil

5. perlu diingat ID yahoo atau passwordnya agar


tidak kesulitan pada saat membuka e-mail

112
6. Selebihnya ikuti petunjuk yang ada

7. Pada saat membuka e-mail kembali terlebih


dahulu menulis ID yahoo dan passwordnya
kemudian klik log-in atau sign-in tidak perlu
meng-klik sign-up lagi, atau bisa langsung
menekan tombol enter

3.1.2.2.4 Ponsel (HP)

Handphone/
mobilephone

Handphone saat ini bukanlah hal baru dalam dunia


komunikasi. Handphone sudah menjadi bagian terpenting dalam
dunia komunikasi, karena dinilai lebih cepat dan lebih portabel,
dengan kata lain lebih praktis, tidak menggunakan kabel, dan
dapat dibawa kemana-mana.

Perubahan yang sangat cepat dalam perkembangan


teknologi telepon selular menjadikan telepon selular tergolong
dalam beberapa generasi.

Ada pun perkembangan teknologi selular ini dapat


dirangkum sebagai berikut:

1. Generasi pertama: analog, kecepatan rendah (low-


speed), cukup untuk suara. Contoh: NMT (Nordic
Mobile Telephone) dan AMPS (Analog Mobile Phone
System)
2. Generasi kedua: digital, kecepatan rendah -
menengah. Contoh: GSM dan CDMA2000 1xRTT
3. Generasi ketiga: digital, kecepatan tinggi (high-
speed), untuk pita lebar (broadband). Contoh: W-
CDMA (atau dikenal juga dengan UMTS) dan
CDMA2000 1xEV-DO.

113
Antara generasi kedua dan generasi ke-3, sering
disisipkan Generasi 2,5, yaitu digital, kecepatan menengah
(hingga 150 Kbps). Teknologi yang masuk kategori 2,5G adalah
layanan berbasis data seperti GPRS (General Packet Radio
Service) & EDGE (Enhance Data rate for GSM Evolution) pada
domain GSM dan PDN (Packet Data Network) pada domain
CDMA.

Ponsel atau biasa kita sebut handphone dibuat dalam


berbagai bentuk dan ukuran yang dilengkapi dengan dengan
perangkat-perangkat canggih seperti radio dan kamera digital
bahkan permainan (game) namun itu tergantung nilai harga
ponsel tersebut, makin mahal harga ponsel makin banyak fitur-
fitur yang terdapat dalam ponsel tersebut.

Terdapat berbagai fitur-fitur komunikasi atau istilah-istilah


dalam teknologi ponsel, seperti :
1. SMS (Short Message Service)
Adalah sebuah layanan yang dilaksanakan dengan
sebuah telepon genggam untuk mengirim atau
menerima pesan-pesan pendek yang berupa teks.

2. MMS (Multi Media Message Service)


Adalah jasa layanan pesan yang memfasilitasi para
pengguna telepon selular untuk melalukan
pertukaran pesan multimedia. MMS dapat dikatakan
sebagai bentuk evolusi dari SMS atau Short
Messaging Service, dimana pada layanan pesan
tersebut terdapat transmisi jenis media tambahan
yang meliputi teks, image, audio, animasi, videoklip
atau kombinasi antar media-media tersebut.

3. Voice Mail
adalah fitur pesan berupa suara yang tersimpan
pada provider yang digunakan dan fitur ini berfungsi
ketika ponsel yang dihubungi tidak dijawab
(diangkat). Biasanya pesan yang ada akan
diberitahukan oleh provider melalui SMS (Short
Message Service). Bila pesan ingin di dengar, kita
menghubungi nomor yang telah ditunjuk oleh
provider yang kita gunakan

4. Bluetooth
Adalah spesifikasi industri untuk jaringan kawasan
pribadi (personal area networks atau PAN) tanpa
kabel.

114
Bluetooth menghubungkan dan dapat dipakai untuk
melakukan tukar-menukar informasi di antara
peralatan-peralatan. Spesifiksi dari peralatan
Bluetooth ini dikembangkan dan didistribusikan oleh
kelompok Bluetooth Special Interest Group.
Bluetooth beroperasi dalam pita frekuensi 2,4 Ghz
dengan menggunakan sebuah frequency hopping
traceiver yang mampu menyediakan layanan
komunikasi data dan suara secara real time antara
host-host bluetooth dengan jarak terbatas.
Kelemahan teknologi ini adalah jangkauannya yang
pendek dan kemampuan transfer data yang rendah.

5. GPRS (General Packet Radio Services)


Adalah suatu teknologi yang memungkinkan
pengiriman dan penerimaan data lebih cepat, Sistem
GPRS dapat digunakan untuk transfer data (dalam
bentuk paket data) yang berkaitan dengan e-mail,
data gambar (MMS), dan penelusuran (browsing)
Internet. Layanan GPRS dipasang pada jenis ponsel
tipe GSM dan IS-136, walaupun jaringaan GPRS
saat ini terpisah dari GSM. Dalam teorinya GPRS
menjanjikan kecepatan mulai dari 56 kbps sampai
115 kbps, sehingga memungkinkan akses internet,
pengiriman data multimedia ke komputer, notebook
dan handheld computer.

6. PDA/Smartphone
Personal Digital Assistants disingkat PDA adalah
sebuah alat elektronik yang berbasis komputer dan
berbentuk kecil serta dapat dibawa kemana-mana.
PDA banyak digunakan sebagai pengorganisir
pribadi pada awalnya, tetapi karena
perkembangannya, kemudian bertambah banyak
fungsi kegunaannya, seperti kalkulator, penunjuk jam
dan waktu, permainan komputer, pengakses internet,
penerima dan pengirim surat elektronik (e-mail),
penerima radio, perekam video, dan pencatat memo.
Selain dari itu dengan PDA (komputer saku) ini, kita
dapat menggunakan buku alamat dan menyimpan
alamat, membaca buku-e, menggunakan GPS dan
masih banyak lagi fungsi yang lain. Bahkan versi
PDA yang lebih canggih dapat digunakan sebagai
telepon genggam, akses internet, intranet, atau
extranet lewat Wi-Fi atau Jaringan Wireless. Salah

115
satu ciri khas PDA yang paling utama adalah fasilitas
layar sentuh.

Cara pengoperasiannya sama dengan telepon biasa pada


umumnya, yaitu menekan nomor tujuan lalu tunggu hingga
tersambung. Bila telah selesai tekan tombol off atau tombol yang
bergambar gagang telepon berwarna merah, bila akan menerima
telepon tekan tombol yang bergambar gagang telepon berwarna
hijau

3.1.2.2.5 Faksimili

Faximile

Faksimili adalah mesin/alat untuk mengirim dan menerima


data atau dokumen yang hampir sesuai dengan aslinya, baik
berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan
pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan sistem
komunikasi sambungan kabel.

Untuk penggunaan faksimili yang mempergunakan


pesawat telepon, maka terlebih dahulu teleponnya harus
menggunakan sistem sambungan SLI (Sambungan Langsung
Internasional) dan untuk memperoleh sambungan ini harus
mendaftarkan terlebih dahulu kepada perumtel.

Cara penggunaannya

Mengirim faksimili
1. Letakkan dokumen yang hendak dikirim
menghadap ke bawah pada tempatnya, di
ADF
2. Memasukkan nomor tujuan dengan
menggunakan fitur one-touch, speed dial,
search atau memasukan secara manual
3. Setelah itu tekan tombol start

Menerima faksimili
1. Angkat gagang telepon
2. Tekan start jika terdengar bunyi nada faksimili
(bunyi beep)

116
3. Ketika muncul tulisan “receive” pada layar
telepon, letakkan gagang telepon

3.1.2.2.6 Voice over Internet Protocol (VoIP)

Dengan makin majunya perkembangan teknologi


khususnya internet, sekarang ini selain penggunaan e-mail untuk
komunikasi tertulis, makin marak komunikasi suara melalui
telepon menggunakan jaringan internet yang disebut Voice over
Internet Protocol (VoIP), VoIP tidak menggunakan jaringan
telepon biasa (analog). Suara kita diubah kembali menjadi kode
digital dan dialirkan melalui jaringan internet, ditempat tujuan
sinyal digital diubah kembali sehingga dapat terdengar oleh lawan
bicara.

Untuk menggunakan VoIP, kita perlu jaringan internet


kecepatan tinggi (broadband). Bentuknya bisa berupa telepon
khusus VoIP, melalui perangkat komputer, maupun dengan
telepon biasa yang dihubungkan ke adaptor VoIP khusus. Apabila
melalui komputer , kita memerlukan mikrofon dan perangkat lunak
(software) khusus VoIP. Sekarang ini ditempat-tempat tertentu
seperti : airport, mall, café tersedia layanan “hotspot” dimana kita
di area tersebut kita bisa menggunakan VoIP secara nirkabel
(wireless)

117
Keuntungan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet
Protocol), adalah :

1. Biaya lebih rendah untuk sambungan langsung


jarak jauh. Dengan dua lokasi yang terhubung
dengan internet maka biaya percakapan menjadi
sangat rendah.
2. Memanfaatkan infrastruktur jaringan data yang
sudah ada untuk suara. Berguna jika perusahaan
sudah mempunyai jaringan. Jika memungkinkan
jaringan yang ada bisa dibangun jaringan VoIP
dengan mudah. Tidak diperlukan tambahan biaya
bulanan untuk penambahan komunikasi suara.
3. Penggunaan bandwidth yang lebih kecil daripada
telepon biasa. Dengan majunya teknologi
penggunaan bandwidth untuk voice sekarang ini
menjadi sangat kecil. Teknik pemampatan data
memungkinkan suara hanya membutuhkan sekitar
8kbps bandwidth.
4. Memungkinkan digabung dengan jaringan telepon
lokal yang sudah ada. Dengan adanya gateway
bentuk jaringan VoIP bisa disambungkan dengan
PABX yang ada dikantor. Komunikasi antar kantor
bisa menggunakan pesawat telepon biasa.
5. Berbagai bentuk jaringan VoIP bisa digabungkan
menjadi jaringan yang besar. Contoh di Indonesia
adalah VoIP Rakyat.
6. Variasi penggunaan peralatan yang ada, misal dari
PC sambung ke telepon biasa, IP phone handset

Namun ada pula kelemahan dari penggunaan VoIP (Voice


over Internet Protocol), yaitu :

1. Kualitas suara tidak begitu jernih, ini merupakan


efek dari kompresi suara dengan bandwidth kecil
maka akan ada penurunan kualitas suara
dibandingkan jaringan PSTN konvensional. Namun
jika koneksi internet yang digunakan adalah
koneksi internet pita-lebar / broadband seperti
Telkom Speedy, maka kualitas suara akan jernih -
bahkan lebih jernih dari sambungan Telpon dan
tidak terputus-putus.
2. Ada jeda dalam berkomunikasi. Proses perubahan
data menjadi suara, jeda jaringan, membuat
adanya jeda dalam komunikasi dengan

118
menggunakan VoIP. Kecuali jika menggunakan
koneksi Broadband (lihat di poin pertama).
3. Jika belum terhubung secara 24 jam ke internet
perlu janji untuk saling berhubungan.
4. Peralatan relatif mahal. Peralatan VoIP yang
menghubungkan antara VoIP dengan PABX (IP
telephony gateway) relatif berharga mahal.
Diharapkan dengan makin populernya VoIP ini
maka harga peralatan tersebut juga mulai turun
harganya.
5. Berpotensi menyebabkan jaringan
terhambat/Stuck. Jika pemakaian VoIP semakin
banyak, maka ada potensi jaringan data yang ada
menjadi penuh jika tidak diatur dengan baik.
Pengaturan bandwidth adalah perlu agar jaringan
di perusahaan tidak menjadi jenuh akibat
pemakaian VoIP.
6. Penggabungan jaringan tanpa dikoordinasi dengan
baik akan menimbulkan kekacauan dalam sistem
penomoran

Bagan dari penggunaan VoIP (Voice over Internet


Protocol)

119
Multi Function Device (MFD)

Kecenderungan mesin kantor dengan makin canggihnya


perkembangan teknologi serta semakin mahalnya biaya sewa
ruangan kantor, membuat berkembangnya mesin yang
menyatukan beberapa fungsi administrasi perkantoran sekaligus.
Mesin ini umumnya disebut Multi Function Device (MFD) atau All-
In-One (AiO) yang di dalamnya terdapat fungsi print, fax, scan dan
fotokopi. Sebagian MFD bahkan bisa berfungsi sebagai e-mail
center dan memory card reader.

Harganya amat beragam, tergantung dari fitur-fiturnya,


spesifikasi teknis dan kemampuan jaringannya. Fungsi printer
bisa berupa tinta ink-jet atau laser, hitam putih maupun berwarna.
Untuk penggunaan di rumah, printer ink-jet hitam putih yang
murah sudah memadai, sedangkan untuk kantor besar cenderung
memakai printer laser berwarna dengan kapasitas jaringan yang
besar.

Keuntungan memakai MFD adalah menghemat ruangan


dan lebih murah dibandingkan dengan membeli beberapa mesin
dengan fungsi berbeda. Kita tidak perlu mengadakan mesin
printer, fax, scanner, fotokopi secara terpisah tetapi cukup dengan
membeli satu MFD saja. Kebutuhan pengolahan dokumen dapat
dilakukan di satu tempat. Demikian juga dengan daya listrik serta
ruangan yang dibutuhkan dapat dihemat.

Kekurangannya adalah apabila salah satu bagian dari


mesin rusak, kemungkinan besar seluruh fungsi lainnya tidak bisa
dipakai. Kerusakan di satu bagian bisa menyebabkan seluruh
sirkuit di dalamnya harus diganti. Selain itu biasanya kualitas
fungsi MFD hasilnya tidak sebaik mesin yang khusus.

Contoh dari mesin Multi Function Device (MFD)

Samsung SF-565P
Multi-Function
Fax/Laser Printer

3.1.2.3 Perawatan Mesin Kantor


Didalam penggunaan, mesin kantor harus dipelihara
dengan baik agar dapat dipergunakan secara maksimal dalam
kondisi yang memuaskan.

120
Yang dimaksud pemeliharaan disini ialah pemeliharaan
terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk
mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut
dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil
sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.

Biasanya ada buku petunjuk dari mesin-mesin tersebut


yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat terjadi
kerusakan pada mesin seperti cara penggunaan yang baik atau
sebagainya. Namun tidak ada salahnya dibuat jadwal
pemeliharaan rutin.

Oleh sebab itu perlu jadwal waktu sebaik-baiknya untuk


diadakan service/perbaikan dalam rangka pemeliharaan dan
peningkatan penggunaan mesin-mesin kantor, yaitu :

a. Pemeliharaan
Perawatan terhadap perlengkapan materil dengan
tujuan agar perlengkapan itu dapat lebih awet
(mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan ini
lebih ditekankan pada pencegahan sebelum
terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang
lebih ringan.

b. Reparasi
Yaitu perbaikan terhadap perlengkapan materil,
agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya.

c. Peningkatan
Yaitu mengusahakan perlengkapan materil pada
kondisi yang lebih baik lagi sehingga umurnya dan
nilainya juga bertambah.

d. Penggantian
Yaitu mengganti perlengkapan yang telah ada
dengan perlengkapan lain yang lebih cocok/baru.

e. Penambahan
Yaitu menambah jumlah perlengkapan yang
fungsinya sama sehingga nilai total dari
perlengkapan yang sejenis itu bertambah.

Pemeliharaan atau barang-barang tidak bergerak relatif


lebih mudah daripada terhadap barang yang bergerak, baik
bergerak ditempat (mesin-mesin) maupun bergerak dengan

121
menempuh suatu jarak (mobil, kapal, kereta api, pesawat terbang
dan lain-lain).

Apabila jenis barang yang bergerak lebih banyak dari


barang tidak bergerak, maka di dalam pemeliharaan lebih banyak
jenis keahlian yang terlibat di dalamnya. Bukan hanya jenis
barang-barang dan keahlian saja yang banyak pada barang
bergerak ini tetapi juga frekuensi pemeliharaan terhadap barang
tersebut melebihi dari frekuensi pemeliharaan terhadap barang
tetap. Hal ini berpengaruh dalam usaha-usaha yang efesien
mengenai pemeliharaannya artinya dalam hal pemeliharaan
barang-barang yang bergerak lebih meminta perhatian yang
sungguh-sungguh supaya efesien. Apakah dalam pemeliharaan
ini terdapat juga pemborosan, sehingga diperlukan usaha-usaha
untuk penghematan? Jawabnya adalah ya, seperti halnya dalam
pekerjaan persuratan, disinipun terdapat pemborosan.
Pemborosan dalam hal ini tiada terpakainya suatu peralatan,
sehingga jauh dari hasil yang dapat dicapai dalam waktu tertentu.

Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan


pemborosan, dalam pemeliharan/pemakaian barang dapat
disebutkan antara lain:

1. Kelengahan penanganan bahan atau alat-alat


dalam proses produksi.

2. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap


udara, panas, debu, cairan yang tajam dan lain-
lain.

3. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang


menyebabkan cepatnya kerusakan.

4. Pemakaian barang berlebih, dan kelebihan itu tidak


dikembalikan ke gudang.

5. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat


yang tidak tepat.

6. Pemakain yang kasar atas alat-alat.

7. Kesalahan dalam batas kecepatan atau


kemampuan.

8. Kehilangan atas alat-alat kecil.

122
9. Pemakaian mesin atau barang yang tidak sesuai
dengan tujuannya.

10. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat


dilakukan sendiri oleh operator.

11. Kelambatan dalam sistem laporan jika terjadi


kerusakan pada mesin.

12. Kelalaian pengurusan atau barang-barang atau


mesin yang tidak dalam pemakaian.

13. Penghapusan barang sebelum waktunya.

Sebagai contoh bagaimana terjadinya pemborosan atau


ketidak-efesienan dalam pemeliharaan dan pemakaian, seperti
komputer yang merupakan mesin vital dan memegang peranan
dalam seluruh sistem pengoperasian mesin-mesin kantor lain
dalam pekerjaan perkantoran.

3.2 Tata Ruang Kantor

A. Pengertian

Akibat perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini,


mengakibatkan penerapan tata ruang kantor ditujukan untuk
meningkatkan produktivitas kerja. Dari beberapa pakar yang
mengutarakan tentang pengertian tata ruang, diantaranya George
R. Terry dalam buku office management and Control tahun 1958
menyatakan sebagai berikut :

“Office layout in the dertemination of space requirement and the


detailed utilization of this space in order to provide a practical
arrangement of the physical factors considered necessary for the
execution of the officework within reasonable cost”.

(tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-


kebutuhan ruang dan tentang penggunaanya secara terinci dari
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja
perkantoran dengan biaya yang layak).

Dengan kata lain, arti tata ruang kantor dapat pula diutarakan
sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat

123
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa
dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efesiensi kerja.

B. Tujuan

Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan


pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan
lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin
lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah
serta akhirnya dapat mencapai efesiensi kerja.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain


adalah :
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai
karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang
bersangkutan.
3. memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien.
4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh
publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau
oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :


a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja.
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan
lain pada waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan
dikemudian hari.

3.2.1 Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard


Muther mengutarakan tentang Azas-azas Pokok Tata Ruang
adalah sebagai berikut :

1. Azas Jarak Terpendek :


Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis
lurus.

2. Azas Rangkaian Kerja :

124
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan.

3. Azas Penggunaan Segenap Ruang :


Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai,
tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal
ke atas maupun ke bawah

4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja :


Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah,
misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena :
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor
b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain.

3.2.2 Penyusunan Tata Ruang Kantor

Pada dasarnya, dikenal adanya 4 macam tata ruang


kantor, yaitu :

1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type


Offices)

2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)

3. Tata ruang kantor berhias atau berpanorama /


bertaman (Landscape Offices).

4. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan


antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor
berhias.

3.2.2.1 Tata Ruang Kantor Berkamar

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor


Berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan
atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

125
Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
x Konsentrasi kerja lebih terjamin
x Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih
terjamin atau terlindungi.
x Untuk menambah kewibawaan, status pejabat
sehingga selalu terpelihara adanya
kewibawaan pejabat/pimpinan.
x Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa
ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.

Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:


x Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat
lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
x Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya
pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.
x Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada
perubahan dan perkembangan organisasi.
x Mempersulit pengawasan.
x Memerlukan ruangan yang luas.

3.2.2.2 Tata Ruang Kantor Terbuka

Yang dimaksud dengan Tata Ruang Kantor


Terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang
ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-
sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.

126
Keuntungan tata ruang kantor terbuka
x Mudah dalam pengawasan, pengaturan
cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
x Luwes atau fleksibel apabila diperlukan
perubahanruangan dan tidak memerlukan biaya
tinggi
x Mudah untuk mengadakan hubungan langsung,
pengawasan, penyeragaman kerja dan
pembagian peralatan kerja.
x Biaya lebih hemat atau murah untuk
pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan
kelengkapan ruangan dan peralatan,
penggunaan telepon dan lain-lainnya.

Kerugian tata ruang kantor terbuka


x Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan
atau kebisingan
x Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan
dengan penuh konsentrasi
x Batas kedudukan antara pimpinan dan
bawahan tidak nampak jelas
x Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
x Kemungkinan nampak adanya tumpukan-
tumpukan berkas atau kertas dan peralatan
kerja lainnya, sehingga mengakibatkan
pemandangan yang kurang baik.

127
3.2.2.3 Tata Ruang Kantor Berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama


adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman,
dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini
mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran
nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-
benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau


berpanorama :
x Para pegawai akan merasa nyaman dan betah
bekerja
x Ketegangan syaraf dapat berkurang atau
dihindarkan
x Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang
atau dihindarkan
x Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan
dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan
organisasi dapat mudah dicapai

Kerugian tata ruang kantor berhias atau


bertaman/berpanorama :
x Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman
dan dekorasi lainnya.
x Biaya pemeliharaan tinggi
x Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan
tidak murah

128
x Tata ruang kantor yang merupakan gabungan
antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor
berhias. Tata ruang gabunagn ini perlu
dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata
ruang mempunyai keuntungan dan kerugian
yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor
gabungan

3.2.3 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran

Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang


perkantoran antara lain adalah sebagai berikut :

1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk
keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai,
maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang
terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas
(kurang cukup) mengakibatkan penglihatan kurang jelas,
sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi,
dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam
melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut
tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu

Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :


x Cahaya langsung
x Cahaya setengah langsung
x Cahaya tidak langsung
x Cahaya setengah tidak langsung

Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut “Foot


Candle”.
Foot-Candle adalah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari
sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh
disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah
lilin berukuran biasa.

2. Tata warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan
direncanakan dengan teliti dan sebaik-beiknya. Meskipun
pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan

129
penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna
mempunyai pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan
pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang,
sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri
dapat merangsang perasaan manusia.

Di bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat


merangsang/mempengaruhi perasaan manusia.

Untuk
Warna Sifat Pengaruh
Ruangan

1. Merah Dinamis, Menimbulkan Pekerjaan


merangsang semangat sepintas lalu
dan panas kerja (singkat)

2. Kuning Keanggunan, Menimbulkan


bebas, hangat rasa gembira Gang-gang
dan jalan lorong
merangsang
urat syaraf
mata

3. Biru Tenang, Mengurangi Berpikir


tentram dan tekanan atau konsentrasi
sejuk tegangan

Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna


juga dapat memantulkan sinar yang diterimanya, adapun
banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung
dari macam warna itu sendiri.

3. Ventilasi/pengatur udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang
dan efesien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang
udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan
pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik
bekisar 13-24 °C. oleh karena itu perlu diusahakan adanya
ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara
dengan lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap
mendapat udara segar dan nyaman.

130
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna
yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya
mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus
diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna
perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.

5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan
kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar
supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan
lancar, dan efesien sehingga produktivitas kerja akan
meningkat.

6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai
dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan
dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat
dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja.
Kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang
Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan
dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-
betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.

3.3 Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi

Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar


biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami
perubahan corak dan sifat. Kalau zaman dahulu perlengkapannya
cukup berupa lembaran kertas dan alat tulis, kini kertas itu dilengkapi
dengan pita rekaman, layar gambar, papan magnetik dan lembar film,
sedangkan alatnya dapat berupa berbagai macam mesin
perkantoran. Yang mana sangat membantu dalam mengolah
informasi.

Mencatat, memberikan, dan menyebarluaskan informasi/data


kepada setiap orang, merupakan salah satu bentuk dari pengolahan
informasi/data. Mesin perkantoran sebagai sarana pembantu kegiatan
manusia dalam melaksanakan kegiatan administrasi banyak
ragamnya dan terus berkembang sesuai dengan perkembangan

131
teknologi itu sendiri yang mana sangat membantu dalam pengolahan
informasi /data.

Namun secara umum penggunaan sarana modern dalam


pengolahan informasi adalah untuk efesien tenaga, waktu dan biaya
dan juga diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai

3.3.1 Otomatisasi Kantor

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi


modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan
di bidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi
modern khususnya di bidang elektronika membawa kemudahan
dalam melaksanakan tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang
memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja
yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat
membantu mempercepat proses.

Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau


memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah
satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah
dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat
dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan
pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yangsangat
mendesak dapat segera diselesaikan.

Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data


yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpensikan,
disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad
teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa
penanganan informasi akan lebih efesien bila dilakukan dengan
menggunakan alat-alat elektronis. personil yang mengelola
informasi harus mempunyai sistem otomatisasi sesuai dengan
tuntutan yang ada.

Otomatisasi adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata


kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan
seefesien mungkin atau mesin, sehingga bahan dan sumber yang
ada dapat dimanfaatkan. Otomatisasi atau sering juga dipakai
istilah mekanisasi adalah merupakan usaha penyempurnaan
pelaksanaan prosedur kerja yang dilakukan dengan cara
mengurutkan masing-masing bagiannya sehingga prosedur itu
akan berjalan “sendiri” secara otomatis.

Berarti pula bahwa prosedur dapat diterapkan, baik untuk


bidang-bidang pekerjaan teknik maupun administratif, terutama

132
untuk pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan secara tetap dan
terus-menerus (misalnya karena adanya sistem, skema prosedur
kerja, dan buku pedoman kerja).

Tujuan otomatisasi adalah :

1. Pemanfaatan yang se-efesien mungkin atas uang,


tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat
kerja.
2. Pemeliharaan kecepatan dan ketetapan prosedur
kerja.
3. Meningkatkan produksi.

Dalam rangka menerapkan otomatisasi, yang perlu


diperhatikan adalah:

1. Mengenai segi kerjanya :


a. Tujuan dari kerja termaksud
b. Jenis pekerjaan yang diperlukan
c. Volume dan frekuensi kerja per hari (per minggu)
d. Skema arus kerjanya

2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan :


a. Cara mendatangkan/mengadakan mesin
termaksud
b. Sistem kerja mesin (termaksud operator dan
kapasitas kerja)
c. Pemeliharaan spare-partsnya
d. Pengadaaan/pengisian sumber data
e. Ruang untuk menempatkan mesin
f. Tenaga operatornya
g. Pengaruh bagi operator mesin atau tenaga kerja
lainnya.

Penggunaan media otomatisasi bukan saja menjamin


efesiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan
kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan
mesin cetak. Oleh sebab itu maka penentuan pola otomatisasi
informasi perlu memperhatikan 4 hal, yaitu :

1. Sifat pengguna informasi


2. Lingkungan informasi
3. Cara menggunakan informasi
4. Tujuan pengguna informasi

133
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan
kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja
secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan
sungguh-sungguh yang kemudian secara teknis dapat memenuhi
kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat
diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar
maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis
informasi tertentu yang sangat rinci, dari sistem tangan (manual)
dapat diganti dengan sistem otomatis (menggunakan mesin).

Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan


pengolahan informasi dapat terjadi atas bermacam-macam
pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai
media penyimpanan. Didalam otomatisasi, semua
pengelompokan dapat disatukan kedalam satu pangkal data dan
dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam
memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi
disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai
kebutuhan calon pengguna. Otomatisasi dapat mengumpulkan
secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah
melalui indexing yang tepat dan canggih.

Sistem pengelolaan informasi secara otomatis telah


berkembang sehingga mempunyai banyak variasi, dan membawa
kemudahan dalam melaksanakan tugas. Untuk kantor-kantor
yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume kegiatan
yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau
mempermudah proses.

3.3.2 Pemanfaatan Komputer

Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti komputer


tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan
informasi dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu
saja.

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang


dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan
instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada


ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada
dasarnya, koputer adalah merupakan suatu alat yang akan salah

134
berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun
kesalahan dapat bersumber pada alat tersebut.

Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam


pekerjaan kantor adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang
dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau
manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang
berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera
dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan
efesiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.

Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan


dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa
penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam
pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara
bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan
didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam


menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga
sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam
menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer
mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat
menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin.

Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara


maksimal, dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk
dipertanggungjawabkan, mengingat komputer merupakan mesin
modern yang terbilang cukup mahal. Dengan demikian dalam hal
penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, perlu
dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut :

1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau


penggunaan komputer hanya pemborosan saja?
2. Menentukan jenis komputer apa yang harus
dipergunakan sesuai dengan kebutuhan.
3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah
dengan cara :
a. Membeli komputer.
b. Menyewa komputer atau menggunakan jasa suatu
pusat data.
c. Memakai komputer bersama-sama dengan
organisasi lain (time sharing).

135
Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat
menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan
keputusan. Supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat
menggantikan peranan manusia sebagai mahluk yang dapat
berfikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi
mencapai tujuannya dengan efesien. Tegasnya, berhasil atau
tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung manusia
yang merupakan unsur terpenting dalam setiap organisasi.

136
BAB IV
Organisasi Dalam Kantor

Organisasi adalah alat atau wadah dimana orang-orang


melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Organisasi
merupakan struktur tata pembagian kerja dan hubungan kerja antara
sekelompok orang, yang memungkinkan mereka dapat bekerja sama
secara efektif dalam mencapai tujuan.
Organisasi tidak akan ada jika tidak ada unsur-unsur seperti
manusia, sasaran/tujuan, tempat kedudukan, pekerjaan, teknologi,
struktur dan lingkungan. Unsur-unsur dalam organisasi tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia adalah factor penentu adanya organisasi. Organisasi
baru ada, jika ada manusia (orang-orang) yang bekerjasama.
Misalnya : ada pimpinan, ada pekerja
2. Sasaran/ Tujuan
Organisasi ada karena ada tujuan atau sasaran yang akan dicapai
3. Tempat Kedudukan
Organisasi baru ada apabila ada tempat kedudukannya, karena
organisasi memerlukan tempat sebagai tempat/wadah tempat
berkumpulnya Manusia (orang-orang)
4. Pekerjaan
Organisasi baru ada , jika ada pekerjaan yang akan/harus
dikerjakan serta ada pembagian kerjanya.
5. Teknologi
Organisasi baru ada, jika ada unsur-unsur tehnis
6. Struktur
Organisasi baru ada, jika terdapat hubungan-hubungan antar
manusia yang satu dengan yang lainnya, sehingga tercipta
organisasi
7. Lingkungan
Organisasi baru ada, jika ada lingkungan yang saling
mempengaruhi.
Sebagai kelanjutan dari BAB II unsur organisasi jika diuraikan lebih jauh,
akan mempunyai unsur-unsur sebagai berikut.

¾ Ada orang-orangnya
¾ Ada tujuan bersama
¾ Ada tempat kedudukan
Unsur- unsur ¾ Ada pekerjaan atau tugas
Administrasi ¾ Ada teknologi yang diterapkan
¾ Ada Struktur koordinasinya
¾ Ada lingkungan mendukung

137
Kantor dalam bahasa Inggrisnya “Office” dan Bahasa Belandanya
yaitu “Kantoor”. Menurut Ensliklopedia Administrasi, Kantor adalah
keseluruhan ruang dalam suatu bangunan dimana dilaksanakan
tatausaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen maupun berbagai
tugas dinas lainnya dari pimpinan suatu organisasi.
Organisasi kantor adalah suatu tempat dimana diadakannya suatu
kegiatan yang teratur (adanya penetapan wewenang dan tanggung
jawab) dari sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan
bersama.
Organisasi kantor harus direncanakan, kemudian ditetapkan
dengan sebaik-baiknya. Karena organisasi yang baik berdasarkan
perencanaan yang hati-hati mengenai apa, siapa pelaksana dan
pengawas dan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan cara yang
paling efisien. Organisasi yang tepat, tugas-tugas pekerja dapat
ditetapkan sehingga tanggung jawab dapat dipastikan dengan serta
merta. Lebih dari itu, melalui organisasi pekerjaan yang efisien dapat
dilaksanakan dengan prinsip spesialisasi yang lebih tajam dan
komunikasi yang lebih lancar.
Organisasi kantor akan terikat kepada sifat-sifat dari “Office Work”
oleh karena setiap organisasi menyangkut pengaturan kerja, pembagian
atau pemilihan aktivitas-aktivitas dan fungsi-fungsi serta penentuan dari
kewajiban-kewajiban, kewenangan dan tanggung jawab.
Dengan demikian menunjukan bahwa pekerjaan kantor yang
beraneka ragam perlu diorganisir dengan baik. Dimana seluruh kegiatan
dibagi kepada semua orang yang terlibat, sehingga setiap orang
mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan kekuasaan, wewenang
dan tanggung jawabnya menurut kedudukan mereka agar pekerjaan
dapat berjalan dengan lancar dan efesien.

4.1. ASAS – ASAS POKOK PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan


kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan,
pengelompokan kegiatan-kegiatan tersebut ke dalam suatu bagian yang
dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta pelimpahan wewenang-
wewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan
organisasi secara keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas ,
yaitu asas Sentralisasi, Desentralisasi dan asas campuran antara
Sentralisasi dan Desentralisasi.

4.1.1. Asas Sentralisasi (pemusatan)


Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor
pada suatu bagian atau unit tertentu (kelompok tunggal dan
manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus
bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran.

138
Jadi semua kerja perkantoran dalam organisasi yang
bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah
organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain (dalam
hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas
pekerjaan kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha
dilaksanakan oleh satuan pelayanan, misalnya bagian sekretaris
atau bagian TU.

Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :

a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang


perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat
diterapkan secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap

Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai


berikut :

a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin


dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-
tiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam
waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.

Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang


menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan
keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara
skematis:

139
SENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR

Manajer Tertinggi
(General Manager)

Manajer Manajer Kantor Menejer


Keuangan Pusat Tehnik

Tehnis Ka TU TU Ka TU Teknis
Umum

Garis Koordinasi Organisasi

Kekuasaan teknis

4.1.2. Asas Desentralisasi

Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran


dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan
yang seakan-akan berdiri sendiri.
Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat
di seluruh unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor
terpencar (tersebar) ke seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi
masing-masing unit (bagian) melaksanakan kegiatan kantor. dan
setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap kegiatan
kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak
melewati batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian
keuangan hanya beertanggung jawab atas pekerjaan kantor pada
bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh
organisasi selain melaksanakan tugas-tugas induknya juga
melaksanakan semua kerja ketatausahaan yang terdapaat dalam
lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi,
memperbanyak sendiri warkat dan sebagainya.

140
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala
keperluan unitnya masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang
bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang
sesuai dengan syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan

Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :


a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
(adanya pemborosan biaya).
Contoh bagan Asas Desentralisasi

DESENTRALISASI PEKERJAAN KANTOR

Manajer
Tertinggi

Manajer Manajer Kantor Menejer


Keuangan Pusat Tehnik

Tehnis Ka TU TU Ka TU Teknis
Umum

141
4.1.3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi

Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat


dibentuk unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan
bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang berada pada
seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang
tepat bila dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit
bersangkutan. Pengorganisaian pekerjaan kantor tersebut
merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis,
umumnya organisasi kantor menggunakan asas kombinasi. Oleh
karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali organisasi kantor
yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di
atas tergantung sistem mana yang paling menguntungkan bagi
organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja setelah
diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi,
terutama ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya
setiap organisasi diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa
melepaskan/melupakan kemungkinan perkembangan di kemudian
hari.
Namun demikian, untuk menghindari banyaknya gangguan
terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif
mendapat bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli
perkantoran yang terdapat pada unit pelayanan pusat.
Menurut Dr. Sedarmayanti, M.Pd. dalam bukunya
Manajemen Perkantoran. Asas-asas Pokok Pengorganisasian
adalah sebagai berikut :

a. Asas Pembagian Tugas


Asas dalam pembagian tugas menentukan perlunya tugas
untuk dibagi habis sehingga dapat dijamin adanya bagian
yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan tugas
termaksud. Oleh karena itu maka perlu adanya perumusan
tugas yang jelas sehingga dapat dicegah duplikasi,
benturan dan kekaburan
b. Asas Fungsionalisasi
Asas ini menentukan bahwa dalam penanganan suatu
masalah dan dalam rangka mewujudkan koordinasi yang
mantap antar kegiatan, maka bagian fungsional
berkewajiban memprakarsainya.
c. Asas Koordinasi

142
Asas ini menekankan perlunya setiap bagian
menserasikan, memadukan dan menyelaraskan baik
dalam kegiatan, waktu, maupun perumusan kebijakan
serta pengawasan, pemrograman dan penganggaran,
pengendalian serta pengawasan tugas dan fungsi yang
diembannya.
d. Asas Kesinambungan
Asas kesinambungan mengharuskan bahwa tugas-tugas
harus berjalan secara terus menerus sesuai dengan
kebijakan dan program yang telah ditetapkan, tanpa
tergantung pada diri pejabat tertentu.
e. Asas Akrodion
Asas akrodion menentukan bahwa organisasi dapat
berkembang atau mengecil sesuai dengan tuntutan tugas
dan beban kerjanya.
f. Asas Pendelegasian Wewenang
Asas ini mengharuskan setiap pimpinan untuk
melimpahkan sebagian tugas dan kewenangannya kepada
pejabat bawahannya.
g. Asas Keluwesan.
Asas keluwesan menghendaki agar organisasi selalu
mengikuti dan menyesuaikan diri dengan perkembangan
dan perubahan keadaan, sehingga dapat dihindarkan
kekakuan dalam pelaksanaan tugas.
h. Asas Rentang Pengendalian
Dengan asas rentang pengendalian ini dimaksudkan agar
dalam menentukan jumlah satuan organisasi atau orang
yang dibawahi oleh seorang pejabat pimpinan,
diperhitungkan secara rasional mengingat terbatasnya
kemampuan seorang pimpinan, atasan dalam
mengadakan pengendalian terhadap bawahnya.
Jika perlu diusahakan adanya perbandingan (rasio) Unit
kerja yang secara hirarki berbentuk piramida, dengan
angka-angka perbandingan misalnya 1 : 3 - 7, sebagai
berikut ;

143
Pimpinan tertinggi

Eselon 1
3-7

Eselon II
4-49

Eselon III
27-343

Eselon IV
81-2401

Hal tersebut penting, dalam hubungan dengan


penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, analisis
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Dan juga penting, demi
menghindari adanya pekerjaan yang tumpuk, macet, serta
terbengkalai. Jadi jangan sampai ada pekerjaan atau unit
kerja yang berada di luar jangkauan pengendalian dan
setiap pimpinan, sebab dalam diri setiap pimpinan melekat
fungsi pengawasan
i. Asas Jalur dan Staf
Asas jalur dan staf adalah asas menentukan bahwa dalam
penyusunan organisasi perlu dibedakan antara satuan-
satuan penyusun organisasi perlu dibedakan antara
satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas pokok
instansi, dengan satuan-satuan organisasi yang
melaksanakan tugas-tugas bantuan.
j. Asas Kejelasan dalam Pembaganan
Asas Pembaganan mengharuskan setiap\organisasi
mengambarkan susunan organisasinya, agar setiap pihak
yang berkepentingan dapat segera memahami kedudukan
dan hubungan dari setiap satuan organisasi yang ada.

144
4.2. BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Bagan organisasi memperlihatkan tentang susunan fungsi-fungsi dan


departementasi yang menunjukkan hubungan kerja sama.
Bagan ini menggambarkan lima aspek utama suatu struktur
organisasi, yaitu ;
1. Pembagian kerja
2. Rantai perintah
3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan
5. Tingkatan manajemen

Bentuk-bentuk pengorganisasian dapat dibedakan menjadi :

4.2.1. Organisasi Garis/Lini

Dalam tipe organisasi garis, kekuasaan berjalan secara langsung dari


atasan kepada bawahan, langsung dari manajemen/manajer kepada
orang-orang/pegawai, sampai setiap orang tercakup di dalamnya. Suatu
perintah datang dari atasan kepada bawahannya dalam garis langsung.
Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang di dalamnya
terdapat garis wewenang, yang menghubungkan langsung secara vertikal
antara atasan dengan bawahannya. Semua bagian mulai dari pucuk
pimpinan sampai yang terendah dihubungkan dengan suatu garis
wewenang/komando. Setiap kepala bagian/departemen/divisi mempunyai
tanggung jawab untuk melapor kepada bagian atau unit yang berada satu
tingkat di atasnya.
Bentuk organisasi garis/lini disebut juga bentuk lurus atau bentuk
militer (military organization). Sistem ini adalah yang paling praktis,
karena tata hubungannya sangat sederhana sekali. Dari Top Manajer
sampai bawahan yang paling bawah, segala sesuatunya berlangsung
menurut garis komando biasa, sehingga tidak ada kompleksitasi di
dalam sikap pimpinan.
Pada sistem ini organisasi kantor dibagi dalam satuan-satuan yang
bulat pada tingkat jenjang yang diperlukan. Kekuasaan dan tanggung
jawab mengalir dalam suatu garis lurus dari bagian puncak ke bagian
terbawah dengan tanggung jawab yang paling besar (top manajer), dan
makin berkurang atau kecil pada tingkat manajemen yang yang lebih
rendah (pekerja). Masing-masing kepala satuan organisasi memegang
wewenang bulat dan memikul tanggung jawab mengenai segala hal yang
termasuk bidang kerja satuannya. Semua pegawai menerima perintah
dan instruksi langsung dari pimpinan satuan serta mereka hanya
bertanggung jawab kepadanya, arus wewenang dan tanggung jawab
berjalan melalui saluran yang tunggal secara lurus dan vertikal, sehingga
strukturnya sederhana.

145
Dalam sistem ini tentu saja pucuk pimpinan dan kepala-kepala
bagian harus cakap, tangkas dan ahli dalam segala bidang urusan
termasuk dalam bidang pekerjaannya .

Ciri-ciri organisasi lini.

1. Hubungan antara atasan dengan bawahan bersifat langsung yang


dihubungkan suatu garis wewenang/komando
2. Struktur organisasi sederhana dan stabil
3. Jumlah pegawai sedikit, sehingga memungkinkan diantara
mereka untuk saling mengenal
4. Masing-masing pimpinan unit/bagian mempunyai tanggung jawab
dan wewenang penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada
dalam unitnya
5. Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan yang bersangkutan,
sehingga dianggap mempunyai sumber kekuasaan tunggal
6. Tingkat spesialisasi biasanya belum begitu tinggi
7. Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil
8. Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)

Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :

1. Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik


2. Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
3. Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4. Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat
berjalan cepat
5. Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan
langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua
perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
6. Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7. Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
8. Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan
bakat-bakat pimpinan.
9. Adanya penghematan biaya
10. Pengawasan berjalan efektif

Kelemahan-kelemahan organisasi garis

1. Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan


dengan tujuan organisasi
2. Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang
sendiri
3. Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara
otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).

146
4. Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena
sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
5. Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan
6. Kurang tersedianya saf ahli

Contoh bagan organisasi garis / lini

BAGAN ORGANISASI KANTOR SISTEM GARIS/LINI

Manajer Kantor

Arsip / Ekspedisi Tik /Penggandaan RT / Inventaris

Arsip Eksvedisi Tik Penggan RT Inven-


daan taris

4.2.2. Organisasi Staff.

Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai


hubungan dengan pimpinan tertinggi. Bawahan hanya berfungsi
memberikan bantuan untuk kelancaran tugas pimpinan.Staf tidak
mempunyai garis komando kebawah.
Didalam praktek, organisasi kantor yang murni menjalankan
sistem/bentuk staf tidak ada, karena tidak ada pekerjaan kantor yang
seratus persen terdiri atas pekerjaan pikiran saja.
Bentuk ini biasanya sangat cocok bila digabungkan dengan bentuk
organisasi lainnya.

147
BAGAN ORGANISASI STAF

Manajer kantor

Staf Staf

4.2.3 Organisasi Garis dan Staf

Dalam bentuk organisasi garis dan staf, asas kesatuan komando


tetap ada. Wewenang dilimpahkan secara vertikal dari pimpinan tertinggi
sampai kepada unit yang ada paling bawah. Para staf hanya bertugas
memberikan bantuan, saran-saran dan pelayanan kepada pimpinan
dalam mengambil keputusan atau kebijakan. Dipakai atau tidaknya saran
dari staf tergantung keputusan pimpinan sendiri.
Diperlukan tenaga staf karena pada organisasi yang besar,
pimpinan tidak mungkin dapat menguasai pekerjaan yang sangat luas, ia
membutuhkan tenaga khusus sebagai penasehat ahli di bidang
perkantoran.

Ciri-ciri organisasi garis dan staf :

1. Biasanya organisasi adalah besar, dan mungkin juga bersifat


kompleks
2. Jumlah pegawai biasanya cukup banyak
3. Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak bersifat langsung
4. Terkadang pimpinan tidak mengenal semua
karyawan/pegawainya. Mungkin pula diantaranya pegawai pun
terjadi tidak saling mengenal
5. Banyak spesialisasi pekerjaan yang diperlukan dan digunakan
secara maksimal
6. Kesatuan perintah tetap ada setiap atasan membawahi sejumlah
pegawai tertentu.
7. Terdapat dua kelompok wewenang, yaitu wewenang garis dan
wewenang staf.

148
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf:

1. Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu


tangan.
2. Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3. Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat
ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4. Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat
bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5. Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang
jelas.
6. Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai
dengan spesialisasinya
7. Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8. Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli

Kelemahan-kelemahan dari bentuk Organisasi garis dan staf:

1. Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan


perintah dan bantuan nasihat
2. Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak
saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing
menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4. Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5. Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara
pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan
kekacauan dalam menjalankan wewenang
6. Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang
besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya
sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8. Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang
lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan
sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

149
Contoh bagan :

BAGAN ORGANISASI GARIS DAN STAF

Manajer kantor

Staf

Persuratan Humas/ Penerbitan


Protokol

Tik Arsip Humas Dokumen Peren- Distri-


canaan busi

4.2.4. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional biasanya disusun berdasarkan sifat dan


macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Pada tipe organisasi
fungsional ini masalah pembagian kerja (spsialisasi) benar-benar
diperhatikan. Pembagian kerja didasarkan pada spesifikasi, sehingga
setiap pejabat hanya mengerjakan suatu tugas tertentu saja
Pimpinan tertinggi mendelegasikan wewenang kepada pimpinan-
pimpinan yang ada di bawahnya, kemudian sesuai spesialisasinya
diteruskan kepada para pelaksana. Para bawahan/pelaksana akan
mendapat perintah dari beberapa atasan yang masing-masing
menguasai suatu keahlian khusus dan bertanggung jawab sepenuhnya
atas bidang masing-masing.

Ciri-ciri organisasi fungsional :

a. Adanya pembidangan tugas yang jelas dan tegas


b. Spesialisasi pegawai dapat dikembangkan
c. Bawahan menerima perintah dari beberapa atasan
d. Koordinasi menyeluruh ada pada eselon atas

150
e. Koordinasi antara pegawai yang menjalankan tugas atau
fungsi yang sama dapat dilakukan

Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasdi fungsional :

a. Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal


b. Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-
masing
c. Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
d. Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon
atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
e. Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang
menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
f. Pembidangan tugas menjadi jelas

Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional:

a. Pekerjaan seringkali sangat membosankan


b. Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari
satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya
memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
c. Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya
sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar
dilakukan
Contoh

BAGAN ORGANISASI BENTUK FUNGSIONAL

Manajer Tertinggi
(General Manager)

Manajer Manajer Menejer


Keuangan Personalia Tehnik

Karyawan

151
4.2.5. Organisasi Kepanitiaan

Oranigasi dibentuk hanya untuk sementara waktu saja, setelah


tugas selesai maka selesailah organisasi tersebut

Keuntungan dari organisasi kepanitiaan :

a. Segala keputusan dipertimbangkan masak-masak dalam


pembahasan yang dalam dan terperinci
b. Kemungkinan pimpinan bertindak otoriter sangat kecil
c. Koordinasi kerja telah dibahas oleh suatu tim

Kelemahan–kelemahan dari organisasi kepanitiaan:

a. Proses pengambilan keputusan memerlukan diskusi yang


berlarut-larut yang menghambat pelaksanaan tugas
b. Tanggung jawabnya tidak jelas, karena tanggung jawabnya sama
c. Kreativitas karyawan terhambat dan sukar untuk dikembangkan,
karena faktor kolektivitas lebih dipentingkan.
Contoh

BAGAN ORGANISASI BENTUK KEPANITIAAN

Presiden
Direktur

Direktur Direktur
Perencanaan Teknik Direktur
Personalia

Ka Ka Ka Ka Ka Ka
Bag Bag Bag Bag Bag Bag

152
4.3. Komunikasi dalam Organisasi Kantor

Komunikasi adalah suatu proses pengiriman atau penyampaian


berita/pesan dari komunikator kepada komunikan untuk mencapai suatu
tujuan dan pesan dapat dimengerti sedangkan organisasi adalah alat
atau wadah dimana orang-orang melakukan kegiatan untuk mencapai
tujuan yang diinginkan. Organisasi merupakan struktur tata pembagian
kerja dan hubungan kerja antara sekelompok orang.
Komunikasi merupakan salah satu bidang yang sangat penting
dalam kegiatan kantor, sebab kantor merupakan pusat pengolahan
keterangan, tempat orang berkumpul untuk merundingkan segala
sesuatu guna kepentingan kantor, tempat para pegawai menyelesaikan
pekerjaan administrasi atau tata usaha.
Seorang manajer kantor harus dapat berkomunikasi secara efektif
dengan semua pegawai kantor, baik secara horizontal maupun secar
vertikal atau diagonal. Pengurusan informasi yakni penyampaian dan
penerimaan berita akan dapat berjalan dengan baik, apabila dalam kantor
tersebut terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan
menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat
penting guna meningkatkan kreativitas dan dedikasi para pegawai kantor.
Kegiatan kantor tidak terlepas dari tulis menulis, membaca,
berbicara dan mendengarkan. Semua kegiatan itu mengandung informasi
atau; keterangan yang berarti bagi kepentingan kantor. Oleh karena itu
komunikasi kantor atau tata hubungan kantor ialah komunikasi yang dpat
berlangsung setiap saat, dimana saja kapan saja, oleh siapa saja dan
dengan siapa saja. Agar komunikasi dapat berjalan egektif, komunikator
harus memiliki ketrampilan dalam berkomunikasi. Tehnik keterampilan
komunikasi tersebut mencakup cara berbicara, cara berpikir dan cara
menggunakan sarana komunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memeperhatikan etika. Etika
berkomunikasi adalah penyampaian pesan atau berita antara
komunikator dan komunikan dengan memperhatikan perilaku, sikap yang
baik dan yang tidak baik untuk dilakukan ketika berkomunikasi.
Dalam berkomunikasi harus memperhatikan beberapa hal untuk
menghindari kegagalan, yaitu :

a. Persepsi (pengertian pikiran)


b. Ketepatan
c Kreadibilitas ( unsur kepercayaan kepada orang lain)
d. Pengendalian
e. Kecocokan/keserasian

Faktor yang sangat mempengaruhi keberhasilan dalm kegiatan bisnis


ialah ketrampilan berkomunikasi, yang mencakup :

a. Keterampilan berbicara

153
b. Keterampilan mendengarkan
c. Keterampilan membaca
d. Keterampilan menulis

Agar keterampilan berkomunikasi terus meningkat, hal yang harus


dilakukan adalah:

a. Menilai diri sendiri secara jujur


b. Meningkatkan kemampuan berkomunikasi melalui latihan-latihan
atau praktek-praktek
c. Menentukan setiap tujuan komunkasi secara jelas

Berkomunikasi dalam organisasi dibutuhkan komunikasi yang efektif .


Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara
yaitu kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan
penggunaan umpan balik.
Dijaman modern ini komunikasi merupakan subjek penting maka
perusahaan-perusahaan besar biasanya menggunakan ahli
komunikasi untuk membantu memecahkan masalah-masalah
komunikasi internal.
Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses
komunikasi berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan
yang komunikatif dalam organisasi. Dalam hal ini para manajewr
harus aktif. Penggunaan manajemen pertisipatif dan komunikasi tatap
muka merupaklan cara meningkatkan efektifitas komunikasi melalui
penggunaan umpan balik.
Untuk dapat menjadi komunikator yang lebih efektif harus
memberikan latihan-latihan dalam bentuk penulisan maupun
penyampaian berita secara lisan dengan maksud untuk meningkatkan
pemahaman akan symbol-simbol, penggunaan bahasa yang baik dan
benar, pengutaraan yang tepat dan kepekaan terhadap latar belakang
pernerima berita.
Salah satu alat yang digunakan adalah active lestening yang
digunakan untuk mengembangkan keterampilan manajemen para
manajer. Sebagai dasar peralatan ini adalah menggunakan reflective
statements (pernyataan balik) oleh para pendengar.
The American Managemnt Association (AMA) menyusun sepuluh
pedoman efektifitas komunikasi organisasi sebagai berikut :

1. Cobalah menjernihkan gagasan Anda sebelum


berorganisasi.
2. Teliti kegunaan sebenarnya dari setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan situasi manusia dan fisik secara
keseluruhan bilamana anda berkomunikasi.
4. Berkonsultasi dengan orang lain, bila perlu dalam
merencanakan komunikasi.

154
5. Berhati-hati ketika anda berkomunikasi, mengenai nada
maupun isi pokok dari pesan anda.
6. Ambilah kesempatan bila muncul untuk menyampaikan
sesuatu yang dapat membantu atau bernilai bagi
penerima.
7. Lakukan tindak lanjut komunikasi Anda.
8. Berkomunikasi untuk hari esok sebagai hari ini.
9. Pastikan bahwa tindakan anda mendukung komunikasi
Anda.
10. Berusahalah bukan saja untuk dimengerti tetapi juga untuk
mengerti serta jadilah pendengar yang baik.

4.3.1 Komunikasi dengan Pelanggan

Pelanggan adalah orang atau instansi/lembaga/organisasi yang


membeli barang/jasa secara rutin atau berulang-ulang, karena barang
dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat..
Ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam menjaga
hubungan baik dengan pelanggan, yaitu:
a. Senantiasa memberikan perhatikan yang tulus dan sungguh-
sungguh terhadap pelanggan.
b. Senantiasa melaksanakan pelayanan yang prima terhadap semua
kebutuhan pelanggan.
c. Menerima dengan baik semua masukan, saran dan kritikan yang
diberikan oleh pelanggan bahkan harus ditindaklanjuti agar
memberikan keputusan kepada pelangan.
d. Memberikan diskon atau hadiah-hadiah pada hari-hari tertentu.
e. Fleksibel dalam kekurangan pembayaran atau menunda waktu
pembayaran (berhutang).
Mengenai keluhan pelanggan secara lebih dini adalah suatu sikap
yang bijaksana dan tepat karena perusahan akan lebih mampu
mengantisipasi hal-hal yang dapat merugi. Sekecil apapun kekecewaan
pelanggan adalah merupakan keluhan yang harus segera ditangani.
Disinilah para petugas pelayanan harus mampu mengatasi keluhan
tersebut agar tidak semangkin membesar dan berdampak kurang baik
lagi bagi perusahaan.

4.3.2. Komunikasi dengan Pimpinan

Komunikasi dengan pimpinan dapat dilakukan dengan komunikasi


vertikal. Komunikasi vertikal adalah komunikasi ke atas dan atau ke
bawah dengan rantai komando. Komunikasi ke bawah dimulai dari
manajemen tingkat atas sampai pada karyawan bukan supervisor.
Kegunaanya antara lain untuk memberikan perintah, petunjuk dan lain-
lain serta membuka informasi kepada anggota organisasi tentang tujuan
dan kebijakan organisasi. Sedangkan komunikasi ke atas memberikan

155
informasi kepada tingkatan yang lebih tinggi tentang apa yang terjadi
pada tingkatan yang lebih rendah.
Komunikasi dengan pimpinan yaitu komunikasi yang dilakukan
dari bawahan atau pegawai kepada pimpinan untuk memperoleh
informasi, keterangan tentang kegiatan dan pelaksanaan tugas/pekerjaan
yang akan dan telah dilakukan oleh bawahannya. Bentuk-bentuk
informasi yang disampaikan pegawai atau bawahan kepada pimpinannya
berupa laporan, keluhan, saran dan pendapat.
Komunikasi antara bawahan dengan atasan yang harmonis dapat
meningkatkan semangat kerja dan kemauan bekerja secara efektif dan
efisien. Dalam pelaksanaan komunikasi antara bawahan dengan atasan
dilaksanakan secara wajar, jujur terbuka serta komunikasi yang
harmonis.
Dalam melakukan komunikasi dengan pimpinan perlu memahami
tehnik berkomunikasi dengan cara berpikir positif yang dikembangkan
menjadi komunikatif, efektif dan efesien, maka dapat dilakukan sebagai
berikut :

1. Topik pembicaraan telah ditentukan sebelumnya.


2. Lawan bicara diberi kesempatan untuk menanggapi setiap reaksi,
saran dan unsur atau gagasan.
3. Menyesuaikan situasi dengan topik pembicaraan.
4. Berbicara dengan gaya atau sikap yang menyenangkan lawan
bicara.
5. Menghargai dan menghormati lawan bicara secara konsisten.
6. Menghindari percakapan yang bersifat basa-basi.
7. Menghindari ucapan yang bersifat menilai.
8. Menghindari respon yang melemahkan atau mengancam.
9. Menghindari respon yang mengandung pemberian nasehat.
10. Menghindari respon yang monoton.

4.3.3 Komunikasi dengan Kolega

Kolega adalah teman atau rekan kerja. Jadi komunikasi dapat


dilakukan secara horizontal, meliputi pola aliran dalam organisasi yang
terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama atau para
pekerja pada organisasi yang sama atau perusaaan yang sama.
Kegunaannya menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan
pemecahan masalah organisasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan
dalam pengarahan dan untuk membentuk hubungan dengan rekan
mereka.

156
4.4 Klasifikasi Komunikasi

Komunikasi dapat diklasifikasikan menjadi beberapa macam yaitu


sebagai berikut :

4.4.1. Menurut lawan Komunikasi

a. Komunikasi umum, dibagi menjadi 3 macam :

1) Satu lawan banyak


Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator
dengan sekelompok komunikan untuk menyampaikan suatu
informasi, kebijakan, pemecahan masalah atau yang
lainnya. Biasanya dilakukan pada saat rapat, seminar
dimana pimpinan rapat atau nara sumber memberikan
informasi kepada sekelompok komunikan
2) Banyak lawan satu
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok
komunikator dengan satu komunikan. Contoh para
demonstran kasus pembebasan tanah menginginkan
berbicara dengan walikota
3) Banyak lawan banyak
Yaitu komunikasi yang dilakukan oleh sekelompok
komunikator dengan sekelompok komunikan. Contoh para
demonstran yang akan memasuki istana presiden dihalangi
oleh para PASPAMPRES.

b. Komunikasi pribadi
Komunikasi yang dilakukan oleh satu komunikator lawan satu
komunikan, dimana orang lain tidak boleh mengetahuinya
pembicaraan tersebut. Biasanya informasi tersebut bersifat rahasia.
Misalnya seorang psikolog sedang berkomunikasi dengan
pasiennya membicarakan tentang permasalahan yang dialaminya.
Atau pimpinan sedang berbicara pada bawahnya yang bersifat
rahasia.

4.4.2. Menurut Jumlah yang Berkomunikasi, dibagi menjadi 2 macam :

a. Komunikasi perseorangan
Komunikasi yang dilakukan oleh seorang komunikator dengan
seorang komunikan. Informasi yang diberikan bisa bersifat rahasia
bisa juga tidak. Komunikasi pribadi disa dikategorikan komunikasi
perorangan. Media yang biasa digunakan adalah surat prive
maupun telepon. Contoh seorang pelajar sedang ujian lisan,
biasanya dilakukan satu siswa dengan satu penguji.
b. Komunikasi dalam kelompok

157
Seperti kita ketahui bahwa manusia sebagai individu di dalam
pergaulannya setiap hari harus bergaul dengan kelompok
rekannya. Dalam kehidupannya kadang-kadang terjadi kelompok
orang untuk melakukan hubungan dengan seseorang atau
dengan sekelompok orang lain.

Kita sering melihat adanya diskusi, baik yang sengaja


seperti dalam rapat, persidangan, seminar, lokakarya atau diskusi
tidak disengaja, seperti ngobrol di warung, dipinggir jalan, di
lapangan olah raga , dihalaman rumah dihalaman kantor dan alin
sebagainya.
Berdiskusi atau bertukar pikiran sekelompok orang
tersebut dinamakan komunikasi kelompok (Group
Communication). Sedangkan yang dimaksud dengan pengertian
kelompok adalah sesuatu kumpulan manusia yang mempunyai
hubungan sosial yang nyata dengan sesamanya.
Komunikasi kelompok (Group Comunication) berarti
komunikasi itu dapat berlangsung antara seseorang komunikator
dengan sekelompok orang yang jumlahnya lebih dari dua orang
dan bersifat lebih terbuka dalam membicarakan masalah-
masalah yang menyangkut kepentingan orang banyak. Apabila
jumlah orang di dalam kelompok komunikasi sedikit, dinamakan
komunikasi kelompok kecil (small group communication), dan jika
jumlah orang di dalam komunikasi kelompok banyak dinamakan
komunikasi kelompok banyak ( larke group cominication).
Komunikasi kelompok kecil (small group communication)
adalah ditujukan kepada kesatuan psikologis, interaksi dan
prosesnya berlangsung secara dialogis. Dalam komunikasi
kelompok kecil maupun keomunikasi kelompok besar tidak
berdasarkan hitungan banyak tidaknya jumlah orang yang
berkomunikasi melainkan berdasarkan pada kualitas proses
komunikasinya.
Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi besar
adalah komunikasi yang di tujukan kepada perasaan komunikan
dan prosesnya berlangsung secara linier (lurus). Contohnya:
untuk komunikasi kelompok besar adalah rapat raksaksa di
sebuah lapangan atau ruangan yang cukup luas.
Seperti kita ketahui bahwa keberhasilan orang di dalam
kehidupan sehari-harinya, dikarenakan adanya kepandaian
berkomunikasi dengan kelompoknya. Hubungan yang baik antar
manusia adalah merupakan jembatan keberhasilan di dalam
komunikasi kelompok.

158
4.4.3. Menurut Cara Penyampaiannya

a. Komunikasi lisan dapat dibagi menjadi dua :


1) komunikasi langsung, yaitu komunikasi yang dilakukan
secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak,antara
komunikator dan komunikan bertatapan langsung dalam
pemberian dan penerimaan informasi secara lisan.
Misalnya pada saat rapat, wawancara, seminar dll.
2) Komunikasi secara tidak langsung yaitu komunikasi yang
diatasi oleh jarak, antara komunkator dan komunikan
tidak bertatapan langsung dalam memberikan dan
menerima informasi secara lisan tapi dengan
menggunakan media, misalnya Televisi, telepon, radio,
dll.
b. Komunikasi tertulis
Komunikasi yang dilakukan secara tertulis bisa dalam bentuk
surat, gambar, lukisan, bagan atau diagram, peta.

4.4.4. Menurut Maksud Komunikasi

Komunikasi menurut maksud merupakan komunikasi yang


dilakukan dengan maksud-maksud tertentu. Yang dapat
dibedakan sebagai berikut :
a. Memberi perintah
Komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan sebagai komunikator
yang memberi perintah kepada bawahannya sebagai komunikan
mengenai tugas tugas yang harus dijalankan
b. Memberi nasehat
Komunikasi yang dilakukan seorang guru yang memberikan
nasehat pada siswa yang melakukan pelanggaran tata tertib
c. Berpidato
Suatu media komunikasi untuk mengungkapkan pikiran dalam
bentuk kata-kata yang ditujukan kepada orang banyak. Contoh:
pidato kenegaraan dan pidato pengukuhan guru besar
d. Memberikan ceramah
Suatu media komunikasi yang diberikan oleh seorang
komunikator di hadapan banyak pendengar yang membicarakan
suatu hal berupa pengetahuan yang akan diberikan kepada
komunikan.
e. Rapat
Rapat merupakan suatu media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Jadi Rapat
(conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para
anggota lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau

159
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Perundingan
Perundingan adalah suatu media komunikasi yang diadakan
karena dua atau lebih orang atau organisasi yang mempunyai
kepentingan bersama, sebab apabila tidak diadakan perundingan
pasti akan menimbulkan perselisihan. Dalam perundingan ini yang
menjadi pokok pembicaraan adalah memberikan kepuasan
kepada pihak-pihak yang terkait.
g. Pertemuan
Pertemuan adalah Jenis media komunikasi audial visual dalam
komunikasi kelompok yang bersifat langsung. Pertemuan
merupakan jenis media yang sangat penting dalam organisasi
baik dalam hubungan vertikal maupun horizontal
h. Wawancara
Wawancara adalah jenis media komunikasi audial visual dimana
komunikasi berlangsung dengan tatap muka dua arah. Jenis
media komunikasi ini banyak dipakai dalam organisasi vertikal
antara pihak atasan dengan bawahan.

4.4.5. Menurut Kelangsungannya

Berdasarkan kelangsungan komunikasi maka komunikasi dapat


dibagi menjadi 2 macam, yaitu :
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung adalah komunikasi yang tidak
dibatasi oleh jarak dan tanpa bantuan perantara atau
media komunikasi, misalnya : tatap muka
b. Komunikasi tidak langsung
Komunikasi tidak langsung adalah komunikasi yang
dibatasi oleh jarak sehingga dalam pelaksanaannya
membutuhkan bantuan media komunikasi

4.4.6. Menurut Perilaku


Komunikasi dilihat dari sudut prilaku dapat dibagi menjadi 3
macam, yaitu :
a. Komunikasi formal
Komunikasi formal yaitu komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan organisasi yang secara resmi telah diatur dalam
stuktur organisasi.

Ciri-ciri komunikasi formal :

1. Informasi mempunyai sangsi resmi, tegas dan jelas.


2. Komunikasi dilakukan dalam waktu dan tempat tertentu secara
resmi.

160
3. Ada prosedur tertentu.
4. Objek pembicaraannya tentang masalah organisasi atau
masalah proses penyelenggaraan kerja.
5. Media yang sering digunakan adalah surat.
6. Komunikasi formal datang dari orang yang mempunyai
wewenang dan komunikasi ini berlangsung dalam rangka
pencapaian tujuan organisasi. Contoh rapat dan konferensi

b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal yaitu komunikasi yang terjadi di dalam suatu
organisai tetapi tidak direncanakan dan tidak ditentukan dalam
suatu organisasi. Komunikasi tidak mengikuti prosedur yang ada
terkadang tidak menggunakan media informasi yang disampaikan
pun lama-lama menjadi kabur dan tidak jelas.
c. Komunikasi Non Formal
Komunikasi non formal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam
pergaulan masyarakat sehari-hari di luar kantor. Komunikasi non
formal juga merupakan komunikasi diantara para anggota
organisasi atas dasar keinginan pribadi yang tidak didasarkan
atas ketentuan-ketentuan dalam struktur organisasi atau
peraturan-peraturan tertentu.

Cirri-ciri komunikasi non formal adalah :

1) Waktu dan tempat tidak menentu


2) Tidak ada prosedur yang mengikat
3) Tidak ada hierarki tertentu
4) Objek pembicaraannya tidak menentu
5) Diwujudkan dalam bentuk tertulis atau lisan

4.4.7. Menurut Ruang Lingkup


Menurut ruang lingkupnya, komunikasi dibagi menjadi 2 macam,
yaitu:
a. Komunikasi internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dalam
lingkungan organisasi atau perusahaan tertentu. Komunikasi
internal ini dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu
komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi
diagonal
b. Komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang berlangsung
antara organisasi dengan masyarakat yang ada di luar
organisasi atau perusahaan. Pelaksanaan komunikasi
eksternal dilakukan dengan cara mengunakan radio, televisi
atau media lain. Komunikasi eksternal ini berupa bakti sosial,
sunatan masal, pengabdian masyarakat, dsb.

161
Komunikasi eksternal atau keluar mempunyai 2 fungsi yaitu:

1) fungsi ke luar, yaitu meinmbulkan kepercayaan


dan bertujuan mendapatkan dukungan dari
masyarakat
2) Fungsi ke dalam, yaitu fungsi yang bertujuan
untuk mengetahui sampai dimana keinginan dan
tanggapan masyarakat tentang kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi.

4.4.8. Menurut Arah Informasi

Komunikasi menurut arah informasi dapat dibedakan menjadi :

a. Komunikasi ke atas
yaitu komunikasi yang dilakukan oleh bawahan kepada atasan
untuk memperoleh informasi masalah tugas yang akan dilakukan
dapat juga berupa laporan, pendapat atau saran.
b. Komunikasi ke bawah
Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada bawahannya
atau dari manajemen puncak ke manajemen menengah
kemudian ke manajemen bawah, informasi yang diberikan berupa
perintah, petunjuk, teguran atau pujian dalam menjalankan tugas
c. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi yang berlangsung antara
pegawai yang mempunyai tugas , wewenang dan tanggung jawab
yang sama dan sederajat. Misalnya, pembicaraan antara sesama
pegawai administrasi, pembicaraan antara guru dan guru
d. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi yang berlangsung antara pegawai pada tingkat
kedudukan, tugas, dan fungsi berbeda dan tidak mempunyai
wewenang secara langsung terhadap pihak lain. Misalnya,
pembicaraan antara kepala bagian personalia dengan kepala
bagian keuangan
e. Komunikasi satu arah
Komunikasi satu arah disebut juga komunikasi monologis yaitu
komunikasi yang hanya berlangsung satu arah, yaitu dari
komunikator sendiri yang tidak memberikan kesempatan kepada
orang lain (komunikan) untuk berbicara atau menyampaikan
reaksi. Jenis komunikasi satu arah hanya menekankan
penyampaian pesan untuk diketahui, dipahami dan dilaksankan
oleh komunikan. Komunikasi ini sangat biasa berlangsung dalam
suatu birokrasi, baik pemerintah maupun swasta, antara seorang
pejabat yang memiliki wewenang tinggi kepada bawahannya,
komunikasi jenis ini juga dapat berlangsung antara bawahan dan
atasan

162
Keuntungan komunikasi satu arah:

1. Berlangsung top down, cepat dan efisien


2. Dalam hal-hal tertentu kemungkinan dapat memberikan kepuasan
tersendiri dari pihak komunikator, karena pihak komunikan tidak
ada kesempatan untuk memberikan reaksi
3. Dapat menjaga kewibawaan pimpinan, karena pihak penerima
berita (bawahan) tidak dapat mengetahui secara langsung atau
menilai terhadap kesalahan-kesalahan serta kelemahan pimpinan.

Kelemahan komunikasi satu arah:

1. Tidak memberikan kepuasan bagi penerima berita, dan penerima


berita dibiarkan dalam keadaaan tidak jelas karena tidak ada
kesempatan untuk bereaksi.
2. Memberikan kesan kepada pemimpin yang bersifat otoriter
3. Dapat menimbulkan kesalahpahaman, ketidakjelasan, sehingga
menimbulkan ketegangan.

f. Komunikasi dua arah:

Komunikasi satu arah ini disebut juga dengan komunikasi dialogis


yaitu komunikasi yang berlangsung dari dua arah dimana
komunikator memberikan informasi kepada komunikan.
Komunikan diberikan kesempatan untuk memberikan tanggapan
atau feedback sehingga terdapat saling pengertian antara kedua
belah pihak. Dalam komunikasi ini, komunikator dapat menilai
apakah komunikan memperhatikan, mendengarkan, memahami,
menyetujui atau menolak pesan atau informasi yang disampaikan.
Keuntungan komunikasi dua arah :

1. Ada kejelasan antara kedua belah pihak sehingga merasa puas


2. Semua informasi dapat diterima dengan lebih jelas, akurat dan
tepat karena segala sesuatunya dapat dimintakan penjelasan
3. Kesalahpahaman dapat dihindari
4. Dapat menimbulkan suasana kerja yang penuh keakraban,
kekeluargaan dan demokratis

Kelemahan komunikasi dua arah:

1. Informasi disampaikan secara lambat, tidak efesien.


2. Memberikan kesempatan kepada pihak penerima berita
(komunikan) bersikap menyerang kepada komunikator (pimpinan)
yang akan menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat

163
3. Memberikan kemungkinan timbulnya berbagai macam masalah
yang tidak ada relevansinya dengan persoalan yang sebenarnya
4. Keputusan tidak dapat diambil dengan cepat dan tepat sehingga
akan memperngaruhi kewibawaan pemimpin.
5. Umpan balik yang disampaikan kepada komunikan sangat sulit
diukur kebenarannya.

4.4.9. Menurut Jaringan Kerjanya

a. Jaringan kerja rantai


Disebut juga kerja rantai karena berbentuk rantai atau
saluran informasi melalui jaringan/rantai komando, melalui
saluran hierarki organisasi. Dengan demikian dalam
jaringan kerja rantai saluran informasi mengikuti pola
komunikasi formal.
b. Jaringan kerja lingkaran
Disebut jaringan kerja lingkaran karena saluran komunikasi
melalui saluran yang berbentuk seperti lingkaran. Jaringan
kerja lingkaran merupakan kebalikan dari jaringan kerja
rantai. Saluran komunikasi lebih singkat atau lebih pendek
c. Jaringan kerja roda/bintang
Saluran yang dilalui jaringan kerja roda/bintang sangat
pendek. Dalam hal ini komunikasi hanya melalui satu
sentral saja
d. Jaringan saluran total
Jenis hubungan ini melihat jumlah hubungan yang
dilakukan oleh seseorang kepada pihak-pihak lain, atau
jumlah hubungan yang dilakukan oleh seorang pemmpin
dengan para bawahannya.

164
Sehubungan daengan hal tersebut, yang dipersiapkan dan
ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan
computer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan
penyampian informasi, yang memperngaruhi cara bagaimana informasi
dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang
membutuhkannya.
Dunia perkantoran membutuhkan computer dalam menunjang
pengolahan informasi secara terpadu sehingga sekarang sudah
waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi
canggih. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis
dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format
yang dapat diinterprestasikian computer melalui wujud baca mesin.
Penggunaan komputer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup
pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.
Kurang dapat dimanfaatkannya computer secara maksimal dapat
dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan.
Dengan demikian dalam hal penentuan atau merencanakan penggunaan
computer, yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah :

1. Apakah sudah waktunya menggunakan computer atau penggunaan


computer hanya pemborosan saja ?
2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai
dengan kebutuhan.
3. Penggandaan atau penggunaan computer, apakah dengan cara :

a. Membeli computer
b. Menyewa computer atau menggunakan jasa suatu pusat data
c. Memakai computer bersama-sama dengan organisasi lain (time
sharing)

Karena computer merupakan alat, sehingga tidak dapat


menggantikan perananan manusia dalam proses pengambilan
keputusan. Supaya computer dapat berfungsi sesuai dengan yang
diharapkan, maka disebut program. Komputer tidak dapat menggantikan
peranan manusia sebagai mahluk yang dapt berfikir dan dapat
menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan
efesien. Tegasnya, berhasil atau tudaknya proses komputerisasi, akan
sangat tergantung manusia yang merupakan unsur terpenting dalam
seriap organisasi.

165
Bab V
Perencanaan Kerja, Efesiensi Pekerjaan
Dan Kerja Sama

5.1 Pengertian Perencanaan Kerja


Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan usaha
atau kegiatan yang akan dilakukan secara sistematis dan logis untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya oleh pimpinan.
Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti masuk akal sehingga
bisa dipertanggung jawabkan. Tujuan yang dimaksud sudah tentu dalam
arti bukan tujuan individual (perorangan) melainkan merupakan tujuan
kolektif (ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) yang secara
tepat dapat dikatakan sebagai tujuan kantor sesuai dengan pembahasan
di dalam buku ini. Perencanaan mengahasilkan rencana sebagai bentuk
kongkritnya.
Jadi, perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan
usaha untuk melaksanakan suatu pekerjaan secara sistematis dan logis,
sampai pekerjaan itu selesai dan membuahkan hasil yang diharapkan
bersama. Kongkritnya adalah rencana kerja.
Untuk menyusun dan melaksanakan perencanaan atau
perencanaan kerja, harus dilakukan serangkaian kegiatan kongkrit
sebagai berikut :
i. mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.
ii. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang
direncanakan.
iii. Menentukan tujuan yang hendak dicapai
iv. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan
pelaksanaan untuk mencapai tujuan.
v. Menentukan fasilitas yang diperlukan.
vi. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.
vii. Menentukan oleh siap dan berapa lama harus dilaksanakan.
viii. Menentukan mengapa dan bagaimana cara melaksanakannya.

Keterangan :
(i) informasi dan data yang diperlukan adalah informasi dan data yang
akan dipakai untuk menyusun rencana dengan tujuan tertentu.
(ii) Pemikiran-pemikiran yang dikumpulkan adalah hasil pemerasan otak
untuk menyusun rencana yang bertujuan tertentu dan sedapat
mungkin berasal dari dalam kantor (maksudnya adalah orang dalam)
(iii) Tujuan yang dimaksud sudah tentu merupakan tujuan kantor yang
harus bermuara pada keberhasilan atau kemajuan kantor.
(iv) Sudah jelas apa yang akan dijalankan berikut urutan pelaksanaan
agar supaya tujuan kantor bisa tercapai.
(v) Fasilitas yang dimaksud adalah fasilitas atau sarana pendukung yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
(vi) Waktu dan tempat pelaksanaan rencana.

166
(vii)Orang dan jangka waktu pelaksanaan.
(viii) Alasan apa dan bagaimana caranya untuk melaksanakan rencana

 Informasi dan data Penyusunan


 Pemikiran dan ide perencanaan
 Tujuan kerja
 Objek dan urutan
Kegiatan
 Fasilitas
 Waktu dan tempat
 Siapa dan jangka waktu
 Alasan dan Cara melaksanakan

Contoh :
Ada pabrik sepatu ingin merencanakan memproduksi sepatu anak yang
diperkirakan bisa laku di pasaran sekarang.
Untuk menyusun perencanaan kerja tersebut, dilakukan serangkaian
kegiatan sebagai berikut.
(i) Mengumpulkan informasi dan data dari masyarakat dan pertokoan
tentang sepatu anak yang lagi laku di pasaran .
(ii) Mengumpulkan pemikiran dan ide dari dalam pabrik tentang sepatu
anak yang mau diproduksi.
(iii) Menentukan sepatu anak dengan model dan tipe serta harga
perkiraan tertentu yang diperkirakan bisa laku di pasaran.
(iv) Menentukan apa-apa saja yang harus dilaksanakan misalnya
pemasokan beberapa macam bahan baku berikut urutan kerja yang
diperlukan.
(v) Menentukan fasilitas atau sarana pendukung yang diperlukan
misalnya mesin-mesin apa saja yang diperlukan.
(vi) Menentukan perkiraan waktu dan tempat memproduksi sepatu yang
dimaksud pada tujuan. (misalnya pabrik yang dimiliki lebih dari satu
lokasi)
(vii)Menentukan penanggungjawab proyek dan jangka waktu percobaan
mulai dari produksi sampai masa aktif percobaan pemasaran untuk
dievaluasi (dinilai dan dipertimbangkan) kembali.
(viii) Menentukan alasan hendak memproduksi sepatu yang dimaksud
pada tujuan berikut cara pelaksanaan rencana.

167
5.2 Proses Perencanaan Kerja
Proses perencanaan kerja memerlukan beberapa tahapan kegiatan
sebagai berikut :
(i) Melaksanakan langkah-langkah pendahuluan
a) Meninjau keadaan termasuk kemungkinan.
b) Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyusun rencana.
c) Memastikan adanya peraturan kebijaksanaan atau usaha-usaha
lain yang berkaitan dalam arti mendukung rencana atau
kebalikannya.
d) Memastikan pengesahan rencana yang merupakan tahap akhir
persiapan menyusun seluruh rencana.
(ii) Menyusun rencana
Pada tahap ini seluruh persiapan rencana selesai dibicarakan, lalu
dilakukan penyusunan rencana yang mencakup tujuan, kegiatan yang
diperlukan, pembiayaan, penanggungjawab dan bagian dari kantor
yang melaksanakan dan sebagainya.
(iii) Melaksanakan rencana
Pada tahap ini perencanan kerja yang sudah selesai disusun
dilaksanakan dalam operasi-operasi kerja kongkrit sesuai dengan
yang tercantum di dalam perencanaan kerja.
(iv) Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan
Pada waktu pelaksanaan, pengawasan perlu dilakukan yang
bertujuan :
a) Memastikan pelaksanaan rencana berjalan sesuai dengan yang
direncanakan.
b) Mengecek ada tidaknya penyimpanan dalam pelaksanaan. Jikalau
ada, harus buru-buru diambil tindakan perbaikan.
Sebelum itu, perlu dipelajari dulu apakah penyimpangan itu masih
bisa diperbaiki atau tidak, lalu apa yang menjadi penyebab
penyimpangan itu. Sudah tentu perbaikan dilakukan jikalau
disimpulkan masih bisa diperbaiki, sebaliknya jikalau tidak, maka
ada kemungkinan pelaksanaan itu dihentikan.
(v) Mengadakan evaluasi terhadap seluruh pelaksanaan termasuk
pengawan.
Evaluasi (penilaian, pertimbangan dan penyimpulan) perlu dilakukan
terhadap seluruh perecanaan kerja dimulai dari awal sampai selesai.
Evaluasi ini juga merupakan alat bantu terhadap pengawasan.
Dengan evaluasi yang terus menerus, maka satu perencanaan kerja
dalam pelaksanaannya mestinya tidak sampai gagal, karena usaha
evaluasi dapat dengan cepat mengetahui jikalau terjadi kejanggalan
yang menjurus ke arah kegagalan rencana. Dengan evaluasi,
kejanggalan itu bisa diperbaiki.

168
Langkah  Bagaimana keadaan dan memungkinkan
pendahuluan  Berapa lama waktunya
menyusun  Bagaimana peraturan atau yang lain
rencana kerja  Pengesahan

 Tujuan apa
 Kegiatan apa yang perlu
 Pembiayaan berapa
 Penanggung jawab siapa
 Pelaksananya bagian kantor apa
 Waktunya kapan
 Tempatnya dimana
Menyusun  Makan waktu berapa lama
rencana  Caranya bagaimana
 Pengawasan bagaimana
 Evaluasi bagaimana

Melaksanakan  Operasi-operasi kerja konkret sesuai


rencana rencana

Melakukan  Apakah pelaksanaan sudah sesuai?


pengawasan  Apakah terjadi penyimpangan?

 Penilaian, pertimbangan dan


Mengadakan penyimpulan seluruh perencanaan kerja
evaluasi awal sampai akhir
 Juga sebagai alat bantu pengawasan

5.3 Sifat, fungsi dan Sumber Perencanaan


Perencanaan merupakan fungsi utama dari manajemen, maka
perencanaan juga merupakan fungsi utama dari manajer atau pimpinan.
Yang paling menentukan dalam perencanaan adalah faktor
manusia, karena perencanaan dibuat, dijalankan, diawasi dan dievaluasi
oleh manusia, sehingga semua itu pun adalah mengenai manusia, karena
faktor manusialah yang menentukan berhasil tidak perencanaanitu. Oleh

169
karena itu, seseorang pimpinan atau manajer harus mengetahui sifat dari
perencanaan.

Sifat Perencanaan
Perencanaan memiliki sifat sebagai berikut :
(i) Melekat pada fakta atau kenyataan yang ada di depan mata.
(ii) Dapat memperkirakan kejadian-kejadian mendatang yang berasal
dari fakta atau kenyataandi depan mata.
(iii) Mengikuti akal sehat yang ada.
(iv) Dapat berkembang mengikuti situasi dan kondisi yang ada.
(v) Berkesinambungan sehingga semakin lama semakin sempurna.
(vi) Peningkatan atau perbaikan atau penyempurnaan
Keterangan :
a) Perencanaan dibuat justru berdasarkan fakta atau kenyataan atau
kejadian yang ada di depan mata, jadi tidak dibuat-buat begitu
saja, atau dibuat berdasarkan khayalan.
b) Berangkat dari fakta atau khayalan atau kejadian yang ada di
depan mata, dalam perencanaan semestinya dapat diperkirakan
kejadian-kejadian yang akan datang sehingga perencanaan itu
dapat dibuat dengan menyesuaikan diri atau mengatasi kejadian-
kejadian mendatang itu.
c) Sudah jelas perencanaan dibuat berdasarkan akal sehat kita,
yang sering disebut orang ‘secara rasional’, jadi bukan dibuat-buat
tanpa ada yang dasar yang bisa dipertanggung jawabkan.
d) Justru perencanaan dibuat berdasarkan fakta atau kenyataan atau
kejadian yang ada sekarang, maka perencanaan itu mesti dibuat
sedemikian rupa sampai dapat dikembangkan sesuai dengan
situasi dan kondisi yang ada dan ada kemungkinan berubah-ubah.
e) Perencanaan harus dibuat menjadi sesuatu yang bersifat dapat
dilanjutkan di kemudian hari pada tahap yang lain, sudah tentu
dengan tujuan baru yang dibuat berdasarkan tujuan lama dengan
maksud supaya sambung-menyambung.
f) Ada perencanaan dibuat dengan tujuan peningkatan, yaitu tujuan
meningkatkan apa yang sudah ada sekarang misalnya
peningkatan mutu barang.
Ada juga perencanaan dibuat dengan tujuan perbaikan, yaitu
tujuan memperbaiki sesuatu yang dianggap buruk, sudah tentu
dengan target supaya menjadi baik, dan ada juga perencanaan
dibuat dengan tujuan penyempurnaan, yaitu tujuan membuat
sesuatu yang sudah baik tetapi masih ingin dibuat menjadi lebih
baik lagi.

170
 Menempel pada kenyataan
 Dapat menduga kejadian mendatang
 Menurut akal sehat yang ada
Sifat  Tidak dibuat-buat begitu saja
perencanaan  Dapat mengikuti situasi dan kondisi
 Dapat sambung-menyambung
 Semakin lama semakin sempurna
 Ada yang peningkatan
 Ada yang perbaikan
 Ada yang penyempurnaan

Fungsi Perencanaan :
Perencanaan mempunyai berbagai fungsi, tetapi yang paling penting
adalah sebagai berikut :
(i) Sebagai pedoman kerja
(ii) Sebagai alat koordinasi
(iii) Sebagai alat pengawan kerja
Keterangan :
1. Sebagai pedoman kerja, perencanaan dapat menjadi pegangan
sekaligus petunjuk bagi semua yang diikutsertakan di dalam
perencanaan bagaimana semestinya pekerjaan yang dimaksud di
dalam perencanaan dikerjakan secara benar untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan.
2. Koordinasi yang dimaksud adalah penguasaan sekaligus pengarahan
oleh atasan kepada bawahan. Perencanaan dapat digunakan oleh
seorang pimpinan sebagai alat untuk mengkoordinasi bawahannya
dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
3. Sebagai alat pengawasan kerja, perencanaan dapat dijadikan
patokan bagi mereka yang ditugasi sebagai pengawas untuk
memeriksa para pekerja yang diikutsertakan apakah mereka semua
bekerja sesuai dengan ketentuan yang digariskan di dalam
perencanaan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.

Fungsi  Sebagai pedoman kerja


perencanaan  Sebagai alat kordinasi
 Sebagai alat pengawasan

171
Sumber Perencanaan :
Sebagai seorang pimpinan atau pembantu pimpinan seperti sekretaris
dan manajer kantor, selain dituntut mengetahui sifat dan fungsi
perencanaan, dia juga dituntut mengetahui sumber-sumber perencanaan.
Maksudnya adalah titik tolak yang menjadi dasar untuk membuat satu
perencanaan.
Ada beberapa macam sumber perencanaan , antara lain adalah :
(i) Kebijaksanaan dan pengarahan dari pimpinan.
(ii) Kebutuhan yang mendesak untuk mengatasi suatu masalah.
(iii) Hasil evaluasi yang menuntut perbaikan atau penyempurnaan.
(iv) Akibat dari usulan yang diajukan pihak-pihak tertentu yang terkait.
Keterangan :
1. Pimpinan yang dimaksud di sini adalah atasan langsung atau orang
lain yang berwenang. Pimpinan itu mengeluarkan kebijaksanaan yang
menuntut perlu penyusunan satu perencanaan dengan tujuan yang
dijelaskan lebih dulu.
2. Muncul masalah, akibatnya masalah itu perlu diatasi. Untuk
mengatasi masalah tersebut, perlu penyusunan satu perencanaan
yang matang dan pimpinan atau orang yang berwenang menyadari
hal tersebut, sehingga keluarlah keputusan untuk menyusun satu
perencanaan.
3. Ada usaha atau kegiatan yang sudah dan / atau sedang berjalan,
tetapi hasilnya tidak memuaskan, akibatnya keluar kebijaksanaan dari
pihak pimpinan untuk menyusun satu perencanaan baru yang
bertujuan untuk memperbaiki usaha tersebut atau menyempurnakan
usaha itu.
4. Pihak-pihak tertentu yang dimaksud di sini ada kemungkinan adalah
pihak yang berwenang (pemerintah), atau masyarakat terkait, atau
pegawai kantor sendiri dan sebagainya. Mereka dengan inisiatif
sendiri mengajukan usul kepada kantor agar membuat sesuatu
perencanaan dengan tujuan tertentu.

Sumber  Kebijakan pimpinan


perencanaan  Kebutuhan yang mendesak
 Melanjutkan dari evaluasi
 Usulan dari pihak tertentu

172
5.4 Jenis-jenis Rencana
Perencanaan berwujud kongkrit sebagai rencana dan
perencanaan kerja berwujud kongkrit sebagai rencana kerja.
Perencanaan adalah suatu proses mempersiapkan usaha atau
kegiatan, wujud kongkritnya yang memuat isi usaha atau kejadian itu
adalah rencana. Perencanaan kerja adalah suatu proses mempersiapkan
usaha untuk melaksanakan pekerjaan, maka wujud kongkrit dari isi
perencanaan mengenai pekerjaan itu adalah rencana kerja.
Dalam perencanaan ada bermacam-macam rencana. Ciri-ciri
rencana itu ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
b) Ruang Lingkup
c) Jangka waktu
d) Materi
e) Administrasi pemerintahan
f) Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah

x Ruang Lingkup
Macam rencana yang ditinjau dari ruang lingkup antara lain adalah
1) Rencana kebijaksanaan
Rencana ini hanya memuat pokok-pokok pikiran mengenai materi
rencana berikut metode pelaksanaannya.
2) Rencana program atau proyek
Rencana ini bersifat lebih nyata, sudah memuat hal-hal kongkrit
mengenai pelaksanaan rencana karena sudah dilengkapi dengan
perhitungan biaya
3) Rencana operasional
Rencana ini merupakan rencana pelaksanaan, memuat kegiatan-
kegiatan operasional yang nyata berikut sasaran yang mau
dicapai sesuai tujuan rencana.

x Jangka waktu
Ditinjau dari segi jangka waktuada tiga macam rencana :
1) Rencana jangka panjang
Rencana ini membutuhkan waktu yang lama sekali dalam
pelaksanaannya sampai selesai dan biasanya merupakan
rencana mengenai suatu usaha atau suatu masalah yang
berukuran besar.
2) Rencana jangka pendek
Rencana ini biasanya dibuat untuk mengatasi masalah yang
muncul seketika dan bersifat mendesak secepatnya untuk
dilaksanakan.
3) Rencana jangka sedang

Rencana ini merupakan rencana yang bersifat di antara rencana


panjang dan rencan pendek

173
x Materi
Ditinjau dari segi materi ada bermacam-macam rencana antara lain
adalah
1) Rencana finansial
Tentang keuangan
2) Rencana pendidikan
Tentang pendidikan
3) Rencana produksi
Tentang pembuatan barang di dalam satu perusahaan
4) Rencana penjualan
Tentang usaha pemasaran barang oleh satu perusahaan
x Administrasi pemerintahan
Macam rencana ditinjau dari segi administrasi pemerintahan antara
lain adalah ;
1) Rencana nasional
Mencakup seluruh negeri
2) Rencana daerah
Antara lain berukuran propinsi
3) Rencana perkotaan
Mengenai kota-kota
4) Rencana pedesaan
Mengenai desa-desa.
x Kemasyarakatan atau keseluruhan masalah
Macam rencana ditinjau dari segi kemasyarakatan atau keseluruhan
masalah antara lain adalah ;
1) Rencana umum
Mencakup lapisan masyarakat atau keseluruhan masalah yang
dibicarakan.
2) Rencana khusus
Hanya mengenai sebagian dari masyarakat atau sebagian dari
masalah yang dibicarakan.

Profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi


perlu memiliki pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang
diuraikan di atas. Khususnya profesi manajer kantor yang secara
struktural di dalam kantor merupakan profesi pimpinan, maka pemilikan
pengetahuan tersebut tidak dihindari. Profesi Sekretaris pun karena
berkedudukan sebagai pembantu dekat seorang pimpinan, maka dituntut
juga memiliki pengetahuan itu. Profesi pegawai administrasi meskipun
tidak seketat profei manajer kantor dan sekretaris, tetapi karena
kemungkinan besar terlibat di dalam kegiatan penyusunan rencana, maka
pemiilikan pengetahuan itu menjadi mutlak.

174
Macam-macam rencana

Rencana kebijakan
Dari segi ruang lingkup Rencana program atau proyek
Rencana operasional

Rencana panjang
Dari segi jangka waktu Rencana pendek
Rencana sedang

Rencana finansial
Dari segi materi Rencana pendidikan
Rencana produksi
Rencana penjualan

Rencana nasional
Dari segi administrasi Rencana daerah
pemerintahan Rencana perkotaan
Rencana pedesaan

Dari segi kemasyarakatan Rencana umum


/ keseluruhan masalah Rencana khusus

Pengetahuan tentang macam-macam rencana seperti yang


diuraikan di atas diperlukan dengan perhitungan kantor tempat kerjanya
adalah kantor pemerintahan maupun kantor swasta secara umum.
Jiks kita mempersempit permasalahan menjadi macam-macam
rencana yang ada di dalam satu kantor perusahaan bisnis sebagai
contoh, maka hasil pembahasan yang menjadi pengetahuan itu adalah
sebagai berikut :
Macam-macam rencana di dalam kantor perusahaan bisnis sebagai
contoh yang ditinjau dari segi.
a) Ruang lingkup
b) Jangka waktu
c) Materi
d) Keseluruhan masalah

175
x Ruang lingkup
1) Rencana kebijaksanaan
2) Rencana program
3) Rencana operasional
x Jangka waktu
1) Rencana panjang
2) Rencana pendek
x Materi
Ada banyak macam-macam rencana yang ditemukan, antara lain
adalah :
1) Rencana produksi
2) Rencana penjualan
3) Rencana perekrutan pegawai
4) Rencana peningkatan mutu
5) Rencana pengembangan usaha
6) Rencana perbaikan pabrik
x Keseluruhan masalah
1) Rencana umun
2) Rencana khusus
Dari segi ruang lingkup, rencana kebijaksanaan yang dimaksud adalah
rencana kebijaksanaan perusahaan yang hanya memuat pokok-pokok
pemikiran dari pimpinan perusahaan mengenai sesuatu masalah di dalam
perusahaan. Rencana program adalah rencana yang sudah diisi dengan
pemikiran-pemikiran lebih kongkrit mengenai apa yang hendak dicapai di
dalam program dan juga sudah diberi perhitungan pembiayaannya.
Pelaksanaan dari rencana program itu adalah rencana operasionalnay.

Dari segi jangka waktu, biasanya di perusahaan hanya membuat rencana


yang pendek dalam arti langsung dilaksanakan dan membuahkan hasil.
Dari segi materi, di dalam perusahaan bisnis ada cukup banyak
rencananya, antara lain adalah rencana produksi tentang pembuatan
barang, rencana penjualan tentang pemasaran barang, rencana
perekrutan pegawai tentang usaha mengambil tenaga kerja sebagai
pegawai, rencana peningkatan mutu usaha tentang usaha meningkatkan
mutu barang produksi, rencana pengembangan usaha tentang upaya
mengembangkan kegiatan usaha perusahaan, rencana perbaikan pabrik
tentang upaya melakukan perbaikan sarana produksi seperti mesin-
mesin.
Dari segi keseluruhan masalah, ada yang merupakan rencana umum
yang bersifat menyeluruh dan ada yang hanya mengenai sebagian dari
perusahaan saja yang merupakan rencana khusus.

176
Rencana produksi
Macam rencana dari Rencana penjualan
segi materi di dalam Rencana perekrutan pegawai
perusahaan bisnis Rencana peningkatan mutu
Rencana pengembangan usaha
Rencana perbaikan pabrik

5.5 Cara mendapatkan persetujuan rencana

Sebuah rencana yang sudah disusun dengan bersusah payah perlu


mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan kantor atau pihak lain yang
berwenang.Tanpa persetujuan itu, rencana tersebut akan menjadi mubajir
atau percuma, sebab tidak bisa dilaksanakan. Dalam hal ini
diumpamakan gagasan tentang penyusunan rencana berikut pembuatan
rencana itu bukan datang dari pihak pimpinan yang berwenang,
melainkan dari pihak lain yang tidak memiliki wewenang memutuskan,
misalnya adalah manajer kantor dan bawahannya atau sekretaris
perusahaan dan kawan-kawannya. Maka, dalam kasus ini, pengesahan
rencana harus dimintakan kepada pimpinan yang berwenang supaya
rencanaitu dapat dilaksanakan.
Pada waktu rencana bersangkutan hendak dimintakan kepada pimpinan
yang berwenang, maka sebaiknya rencana itu dilengkapi dengan
beberapa sarana pendukung sebagai berikut :
(i) Waktu penyerahan
Rencana diserahkan pada waktu yang tepat, misalnya pada saat
masalah yang dipersoalkan masih belum reda.
(ii) Rekomendasi dari orang penting
Rencana terlebih dahulu dikinsultasikan kepada orang penting yang
punya relasi dengan pimpinan berwenang. Setelah itu meminta
persetujuan sekaligus rekomendasinya kepada pimpinan berwenang.
(iii) Penulisan rencana yang pandai
Rencana yang hendak dimintakan pengesahan itu sebaiknya ditulis
mengikuti ketentuan berikut ini:
a) Bahasa yang mudah dibaca
Kata-kata, tata bahasa maupun gaya bahasanya dipilih yang
mudah-mudah.
b) Tidak banyak uraian panjang, melainkan dilengkapi dengan
gambar, grafik, diagram dan lain-lain yang mudah dibaca.
c) Data yang cukup dan jelas
Rencana dilengkapi dengan data berjumlah cukup dan jelas serta
mudah diperiksa
d) Kesimpulan dan argumentasi tidak rewel.

177
Kesimpulan dirumuskan secara sederhana, dan argumentasi
(alasan yang diajukan sebagai bukti) dimuat secukupnya saja.
(iv) Pembiayaan yang rasional
Rencana dalam pelaksanaan pasti membutuhkan biaya dan biaya ini
sudah tentu selesai dihitung pada waktu rencana diajukan. Dengan
pengertian ini, jumlah pembiayaan itu sedapat mungkin dikemukakan
secara rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.

Waktu yang tepat


Ada rekomendasi
Cara meminta Penulisan yang pandai
persetujuan rencana Pembiayaan yang
rasional

Bahasa yang mudah


Dilengkapi gambar,
Penulisan rencana diagram dll
yang pandai Data cukup dan jelas
Kesimpulan sederhana
Alas an masuk akal

5.6 Efesiensi pekerjaan kantor


Efesiensi memiliki arti secara singkat “hemat segala-galanya”.
Secara singkat efesiensi adalah usaha menghemat materi,
tenaga, waktu dan sebagainya dalam rangka mengerjakan sesuatu untuk
mencapai tujuan tertentu.
Efesiensi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan dengan cara-cara tertentu
tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah
mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling
ringan bebannya dan paling singkat waktunya.
Di dalam kantor,seorang pegawai yang bekerja efesien pasti
memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin
menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa
meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan
efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti
kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi
malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat
diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang
besar maupun yang kecil.
Efisiensi pekerjaan kantor dapat mempercepat pencapaian target
yang telah digariskan dengan menghemat waktu dan tenaga. Maka dari

178
itu, semua pegawai di dalam kantor dituntut agar bekerja dengan efisien
dengan maksud semuanya bisa mencapai keberhasilan bersama secara
kolektif.
Dalam moralnya, setiap pegawai di dalam kantor, tidak boleh punya
pikiran pembocoran atau penghamburan, tidak boleh punya pikiran
bekerja lamban, tidak boleh punya pikiran semaunya, karena semua itu
akan mempengaruhi hasil kerjanya. Seorang pegawai yang hasil kerjanya
jelek, sudah tentu akan mendapat teguran dari pimpinannya, bahkan bisa
diputuskan hubungan kerjanya apabila dianggap sudah parah. Pegawai
macam ini termasuk pegawai tidak efisien, atau pegawai yang memiliki
efisiensi kerja rendah. Efisiensi pekerjaan harus yang tinggi.
Pegawai yang tidak menyukai penghamburan, umumnya akan bekerja
dengan efisien, dan pegawai yang bekerja efisien tidak mengeluh
walaupun banyak yang harus dikerjakan. Sebaliknya, pegawai yang tidak
efisien akan mengeluh jika ia diberi pekerjaan agak banyak, bahkan
sedikit banyak saja ia sudah mengeluh. Pegawai macam ini jelas adalah
yang malas dan ini tidak termasuk di dalam lingkaran efisiensi pekerjaan.
Oleh sebab itu, cara bekerja yang efisien harus terus menerus
dipraktekandan diterapkan agar supaya jiwa efisiensi benar-benar bisa
melekat pada diri setiap orang sehingga keseluruhan kantor menjadi
berpotensi (memiliki tenaga) besar.

Tujuan dan target


tidak berubah

Paling mudah
mengerjakannya
Efisiensi pekerjaan Paling murah biayanya
Paling sedikit tenaganya
Paling ringan bebannya
Paling singkat waktunya

Biaya jadi murah


Tenaga jadi sedikit
Bekerja dengan efisien Beban jadi ringan
Waktu jadi singkat
Jarak jadi pendek

179
Biaya jadi mahal-boros
Tenaga jadi banyak-cape
Bekerja tidak efisien Beban jadi berat-payah
Waktu jadi lama-panjang
Jarak jadi panjang-jauh

Pegawai yang efisien Pegawai yang rajin & teladan

Pegawai yang tidak Pegawai yang malas & tidak


efisien boleh dicontoh

Pengertian efisien
Efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi
usaha dan segi hasil.
Dari segi usaha : suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau
sedikit.
Dari segi hasil : dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak.
Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan
usaha yang kecil diperoleh hasil yang banyak.

efisien

Usaha kecil Hasil banyak

Asas-asas efisiensi pekerjaan kantor


Di dalam kantor, perlu diterapkan efisiensi pekerjaan agar suoaya
sesuatu dapat berjalan lebih baik. Untuk mencapai tujuan itu, ada
beberapa azas yang perlu diterapkan.
Asas-asas yang perlu diterapkan sebagai berikut :
(i) Asas perencanaan
Segala sesuatu kegiatan harus punya perencanaan, supaya bisa
dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol dan juga dapat

180
dievaluasi, sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal (sebesar-
besarnya)
(ii) Asas penghematan
Penyerderhanaan dilakukan dengan tujuan supaya suatu pekerjaan
menjadi lebih mudah atau lebih ringan untuk dikerjakan.
(iii) Asas penghematan
Pemakaian biaya, bahan, benda sedapat mungkin diusahakan tidak
berlebihan, cukupkan sesuai dengan yang dituntut atau dibutuhkan.
(iv) Asas penghapusan
Menghapus atau meniadakan sesuatu kegiatan yang dianggap
kurang perlu, sudah tentu yang tidak punya hubungan dengan hasil
yang hendak dicapai
(v) Asas penggabungan
Menggabungkan atau menyatukan beberapa kegiatan yang memiliki
persamaan dalam kemungkinan bisa dikerjakan sekaligusatau
bersamaan sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga kerja.

Direncanakan lebih dulu


Disederhanakan jika bisa
Pekerjaan yang efisien Dihemat segalanya
Dihapus yang tidak perlu
Digabung jadi satu

Syarat-syarat efisiensi kerja :


Pelaksanaan pekerjaan yang disebut efisiensi kerja ada syarat-syaratnya.
Syarat-syarat itu harus dipenuhi agar supaya efisiensi kerja bisa tercapai.
Syarat-syarat efisiensi kerja adalah :
(1) Pekerjaan yang dikerjakan berguna
Target dari hasil kerja tercapai sesuai dengan yang ditetapkan
(2) Dalam pelaksanaan harus ekonomis
Bersifat ekonomis dalam arti biaya, tenaga kerja, bahan, waktu,
peralatan, ruang dan lain-lain semua dipakai dengan setepat-
tepatnya. Tidak terjadi pemborosan.
(3) Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
Semua pelaksanaan dapat dipertanggungjawabkan dalam arti tidak
akan terjadi hal-hal yang menyeleweng dari yang telah ditetapkan.
(4) Ada pembagian kerja yang jelas
Dengan perhitungan tidak mungkin pekerjaan hanya dikerjakan oleh
seorang, maka pembagian kerja perlu dilakukan.
(5) Wewenang dan tanggung jawab harus sama
Yang dimaksud adalah wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan
bersangkutan
(6) Prosedur kerja harus praktis

181
Pekerjaan yang dimaksud memang dapat dilaksanakan dengan
lancardan tidak sulit.

Berguna
Ekonomis
Dapat dipertanggungjawabkan
Syarat Efisiensi kerja
Ada pembagian kerja
Wewenang dan tanggungjawab sama
Prosedur kerja praktis

5.7 efisiensi Dalam Kantor


Secara singkat dapat dikatakan bahwa efisiensi yang dimaksud adalah
upaya penghematan segala hal di dalam pelaksanaan kerja.
Semua pegawai yang ada di dalam kantor harus menyadari bahwa
melakukan upaya efisiensi di dalam kantor adalah kewajiban semua
orang tanpa kecuali karena mereka semua hidup dari kantor itu, yang
berarti kantor merupakan nyawa yang amat berharga, sehingga perlu
dipelihara dan dpertahankan sebagaimana mestinya. Seandainya bisa
diupayakan menjadi lebih baik, mengapa tidak dilakukan?
Justru untuk menjawab pertanyaan iyu, efisiensi dalam kantor menjadi
perlu dibicarakan.

Berbicara tentang efesiensi dalam kantor, berarti melakukan segala


upaya penghematan untuk keperluan kantor, yang bertujuan supaya
beban perongkosan yang ditanggung kantor menjadi bisa berkurang,
sehingga kantor bisa tumbuh menjadi sehat. Efisiensi dalam kantor bisa
dilakukan mengenai segala hal mulai dari alat-alat tulis.
Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor merupakan salah
satu upaya efisiensi dalam kantor. Misalkan kertas.kertas yang dipakai
untuk naskah konsep mestinya dipakai secara bolak-balik dua muka.
Kalau dipakai hanya satu muka, berarti tidak bekerja dengan efisien, yang
juga berarti tidak menjalankan efisiensi dalam kantor. Bolpen harus
dipakai sampai habis, baru dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek
tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata, pemakaian semua alat tulis, tidak
ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam kantor.
Tindakan efisiensi dalam kantor juga mencangkup peralatan mesin.
Mesin-mesin kantor yang sehari-harinya berfungsi sebagai alat
penunjang pekerjaan kantor harus dipelihara dengan baik. Tanpa
mereka, pekerjaan kantor akan macet. Maka, pemeliharaan dan
perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Perawatan harus dilakukan
sendiri, kecuali terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan

182
kemampuan karyawan kantor, baru diserahkan kepada tukang servis dari
luar.
Dalam hal penggandaan, selain mesin foto kopinya perlu dirawat, kalau
melakukan penggandaan pun secukupnya saja, jangan sampai terjadi
penggandaan yang berlebihan sehingga terjadi pemborosan.
Selain alat-alat tulis dan perlatan kantor, efisiensi dalam kantor juga
menjangkau barang-barang lain milik kantor baik yang bergerak maupun
tidak bergerak. Benda-benda tidak bergerak seperti tanahdan bangunan
lebih mudah untuk dipelihara dan dpertahankan. Seperti bangunan,kalau
tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan sebagainya, lebih
mudah untuk dipertahankan. Tetapi, benda-bendabergterak seperti mobil
juga tidak luput dari pemeliharaan da perawatan. Tanpa pemeliharaan
dan perawatan, benda-benda bergerakitu sulit untuk dipertahankan.
Sejumlah kelemahan atau perbuatan yang bisa menimbulkan
pemborosan yang menjadi musuh dari upaya efisiensi dalam kantor,
dalam hal pemeliharaan atau pemakai barang-barang dapat disebutkan
antara lain seperti berikut ini :
1) Kelengahan menangani bahan-bahan mentah sehingga terjadi
kerusakan atau kadaluarsa.
Jikalau di pabrik, ada banyak bahan-bahan mentah yang harusterus
menerus diawasi dan dipantau serta diperiksa, sebab kalau sedikit
lengah saja, ada kemungkinan bahan mentah itu menjadi rusak
misalnya karena kadaluarsa (sudah lewat waktu pakainya),
khususnya adalah bahan-bahan kimiawi.
2) Kelengahan menangani peralatan produksi
Mesin-mesin yang dipergunakan di pabrik harus selalu diperiksa
kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk perawatan. Misalnya
minyak pelumasnya apakah masih bagus, rantai penghubungnya
apakah masih kuat, suku cadang kollagernya apakah masih berfungsi
normal, tidak oblak dan sebagainya. Semua ini kalau lengah, bisa
menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak yang sudah tentu
akan membawa akibat terjadinya pemborosan yang tidak perlu.
3) Pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut
Semua alat angkut seperti truk punya kapasitasnya. Oleh karena itu,
pemuatan barang yang berlebihan pada alat angkut in bisa
menyebabkan timbul kerusakan pada alat angkut itu.
4) Barang yang tidak dipakai karena kelebihan tidak dikembalikan ke
tempat asal.
Dalam pemakaian barang, sering kali terjadi kelebihan barang
sehingga tidak dipakai. Barang-barang yang kelebihan ini mestinya
langsung dikembalikan ke tempat asal penyimpanan misalnya
gudang, jikalau tidak langsung, ada kemungkinan barang-barang itu
menjadi hilang atau rusak atau cacat sehingga terjadi pemborosan.
5) Cara pengoperasian peralatan yang tidak tepat.

183
Semua alat ada cara pengoperasiannya sesuai dengan ketentuan
dari pabrik pembuatnya. Jikalau cara pengoperasian ini tidak ditaati,
bisa terjadi kerusakan pada peralatan itu.
6) Pemakaian barang atau peralatan yang tidak sesuai dengan
tujuannya.
Semua barang atau peralatan memiliki tujuan pemakaian sendiri.
Tujuan pemakaian ini sudah ditentukan oleh pabrik yang
memproduksinya, maka jikalau kita memakai barang atau peralatan
itu tidak sesuai dengan tujuan semula, ada kemungkinan akan timbul
kerusakan atau kejadian buruk yang lain.
7) Kerusakan kecil dibiarkan.
Peralatan seperti alat angkut, jikalau dipakai terus, pada suatu saat
pasti akan timbul kerusakan; ada kemungkinan kerusakan itu pasa
mulanya adalah kerusakan kecil. Kerusakan kecil ini harus langsung
ditangani, sebab jikalau tidak, berarti dibiarkan, kerusakan kecil itu
bisa berkembang menjadi kerusakan besar bahkan adalah kerusakan
yang fatal sehingga terjadi pemborosan besar.
8) memakai barang berlebihan.
Barang-barang yang tidak dipakai, barang apapun juga, semestinya
dipakai dalam jumlah secukupnya saja, tidak perlu dilebihkan.
Misalnya foto kopi. Penggandaan yang dilakukan hanya berjumlah
yang dibutuhkan saja, sebab kalau dilebihkan ada kemungkinan
menjadi pemborosan. Jadi, pemakaian barang yang berlebihan
adalah suatu tindakan yang berlawanan dengan prinsip efisiensi
dalam kantor.
9) Kelambatan dalam laporan
Jika ada kejadian dalam kantor, karyawan bersangkutan semestinya
dengan cepat membuat laporan kepada atasannya, agar supaya bisa
diambil langkah-langkah yang diperlukan untuk mengatasi kejadian
itu.pembuatan dan penyerahan laporan ini jikalau terlambat, maka
akan ada kemungkinan kejadian itu menjadi tidak bisa diatasi lagi
sehingga banyak merugikan kantor.

Delapan butir uraian diatas hanya merupakan contoh dari yang sudah
terjadi. Selain, sudah tentu masih ada banyak lagi yang belum sempat
dibahas di sini. Pendek kata, semua kejadian buruk itu adalah musuh dari
upaya efisiensi dalam kantor.

Penghematan dalam
Inti dari upaya Efisiensi segala hal dan segala
Dalam Kantor bidang di dalam Kantor

184
Penghematan yang dimaksud adalah sudah tentu dalam arti tindakan-
tindakan ke arah berhemat, tidak memakai barang secara sembarangan.
Di sini ada perbedaan antara pengertian ‘hemat’ dan ‘pelit’. Hemat adalah
moral baik manusia yang bertindak untuk diri sendiri memakai
barangsecukupnya saja, tetapi ‘pelit’ adalah moral buruk manusia yang
betindak tidak mau berbagi sebagian rejekinya kepada orang lain

Contoh perbuatan tidak efisien pada efisiensi dalam kantor:

Tidak memperhatikan bahan baku


Tidak memperhatikan peralatan
Perbuatan yang Pemuatan barang kelebihan
perlu diperbaiki Barang tidak dikembalikan ke tempat asal
untuk Efisiensi Cara pakai yang tidak sesuai
Dalam Kantor Membiarkan kerusakan kecil
Pemakaian barang berlebihan
Terlambat dalam laporan

5.8 Perencanaan kerja, efisiensi kerja dan pekerjaan kantor

Sebuah kantor atau perusahaan, agar supaya bisa berkembang secara


sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua
karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai
administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor
yang menjadi tempat kerjanya.
Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya
tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan
perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan
kantor atau perusahaan.
Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang
dan sebuah perencanan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada
di depan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah
digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan
supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita
kantor.
Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana
kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan
perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan
darirencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu,
tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai.
Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensi
kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang sudah
ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yang
dilakukan sehari-hari.

185
Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung
dijadikan sebagai sebuah rencana yang kongkrit. Ide itu harus dijadikan
dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu beru bisa dibuat menjadi
sebuah rencana kerja yang kongkrit.
Perencanan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat
pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah
mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk
kongkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan.

5.9 Kerja sama


Salah satu kompetensi di dalam kurikulum disebutkan: ‘Bekerja sama
dengan kolega dan pelanggan’, berarti selain perencanaan kerja dan
efisiensi pekerjaan, betapa pentingnya ‘bekerja sama’.
Bagi profesi sekretaris, manajer kantor maupun pegawai administrasi,
bekerja sama di dalam kantor merupakan suatu usaha dan upaya yang
bersifat mutlak, karena siapapun di dalam kantor itu tidak mungkin
bekerja sendiri untuk mencapai tujuan bersama yang sudah ditentukan.
Bagi ketiga profesi itu, kerja sama di dalam kantor ada tiga macam,yaitu:
(i)Kerja sama dengan pimpinan.
(ii)Kerja sama dengan kolega.
(iii)Kerja samadengan pelanggan.

(i)Kerja sama dengan pimpinan.


Profesi sekretaris dan pegawai administrasi sudah pasti punya
atasan, dan profesi manajer kantor pun masih ada atasannya. Hubungan
antara sekretaris, pegawai administrasi maupun manajer kantor di dalam
kantor adalah hubungan yang bersifat vertikal struktural. Vertikal dalam
arti hubungan atas-bawah antara atasan dan bawahan; struktural dalam
arti menurut organisasinya. Dengan demikian, kerjasama dengan
pimpinan di dalam kantor harus ditangkap menjadi kepatuhan dan
ketaatan kepada pimpinan atau atasan itu. Jikalau tidak ada aturan kerja
yang tertulis, profesi sekretaris manajer kantor dan pegawai administrasi
harus bekerja mengikuti petunjuk dan perintah dari pimpinan atau
atasannya. Kepatuhan dan ketaatan mengikuti petunjuk dan perintah dari
pimpinan atau atasan itulah yang bernilai bekerja sama dengan pimpinan
atau atasan. Segala penyimpangan dari petunjuk dan perintah pimpinan
atau atasan tidak dibenarkan , tidak diizinkan sampai terjadi mskipun
menurut hemat yang bersangkutan barangkali dia lebih benar. Inilah yang
diartikan menjadi hubungan vertikal struktural.

(ii) Kerjasama dengan kolega


Seperti yang dijabarkan di dalam kurikulum, salah satu kompetensi
bekerja sama adalah kerja sama dengan kolega di dalam kantor. Kolega
memiliki arti ”rekan kerja sederajat” dalam arti orang yang statusnya di
dalam kantor tidak berada pada garis vertikal struktural. Sudah jelas

186
rekan kerja yang di sebut kolega itu merupakan teman kerja yang kuat
untuk bersama-sama menyelesaikan pekerjaan kantor demi tercapainya
tujuan bersama.
Kerja sama dengan kolega berada pada garis horizontal yaitu
hubungan yang sederajat bukan atasan dan bawahan. Maka dari itu, oleh
karena di dalam kantor tidak mungkin ada orang yang bisa bekerja sendiri
untuk mencapai tujuan kantor, maka kerja sama dengan kolega menjadi
amat diperlukan.
Kolega ada dua macam:
a)kolega satu bagian atau satu bidang.
kolega macam ini adalah rekan kerja yang berada di bagian yang sama
atau mengenai bidang kerja yang sama.]
b)kolega lain bidang atau lain bidang tapi berkaitan.
Kolega macam ini adalah rekan kerja satu kantor tetapi tidak berada di
bagian yang sama atau bukan berada di bidang yang sama, namun
masih berkaitan.

(iii) Kerja sama dengan pelanggan


Salah satu kompetensi di dalam kurikulum sudah menyebutkan perlu
kerja sama dengan pelanggan, berarti betapa pentingnya kedudukan
pelanggan itu bagi kantor. Mengenai hal ini ada pepatah dari Inggeris
yang boleh kita ingat, yaitu ’customer is a king’ (”pelanggan adalah raja”).
Pepatah Inggeris itu menyebutkan bahwa di dalam dunia usaha atau
dunia bisnis, pelanggan harus di istimewakan, harus diberi prioritas (hak
didahulukan), harus dilayani sebaik-baiknya, agar supaya segala usaha
yang dilakukan oleh kantor dengan target yang sudah ditentukan bisa
tercapai melalui kerja sama yang baik dengan pelanggan itu. Tentang hal
ini, orang Jepang mempraktekkan sebaik-baiknya sehingga sehingga
mereka bisa mencapai kemjuan ekonomi seperti yang bisa kita lihat
saksikan bersama.
Dari sudut pengelolaan, kantor hidup dari para pelanggan, tanpa
pelanggan itu, kantor akan menjadi sulit untuk mempertahankan
kelangsungan hidupnya, yang berarti juga merupakan kelangsungan
hidup dari para pegawainya, karena jikalau kantor mengalami kesusahan,
para pegawainya pun akan ikut terbawa dan dalam keadaan yang para
bisa menjadi timbulnya PHK (pemutusan hubungan kerja) yang amat
merugikan para pegawainya.
Dengan demikian, kerjasama dengan para pelanggan sudah bukan
lagi merupakan hal yang suka-tidak suka, tetapi merupakan kewajiban
dari setiap karyawan di dalam kantor itu.
Secara garis besar ada tiga macam pelanggan :
a) Pelanggan perorangan.
Pelanggan ini bersifat pribadi perorangan. Hubungannya dengan
kantor pun secara pribadi.
b) Pelanggan kolektif

187
Pelanggan ini tidak punya kantor atau perusahaan atau lembaga
hukum yang resmi, namun berasal dari sekelompok masyarakat yang
mengadakan hubungan dengan kantor. Kolektif memiliki pengertian
secara kelompok atau ramai-ramai.
c) Pelanggan kantoran
Pelanggan ini adalah pelanggan yang berbentuk badan hukum seperti
perusahaan bisnis, termasuk kantor pemerintah maupun lembaga
swasta yang lain.

Æ Dengan pimpinan Æ Mematuhi/mentaati


Kerjasama yang
Æ Dengan kolega Æ Bantu membantu
benar
Æ Dengan pelanggan Æ Memberi servis

Pelanggan ‘ Customer is a king ‘

Perorangan
Pelanggan
Kolektif
Kantoran

188
BAB VI

Tata kerja, Sistem Kerja, Hubungan Kerja


dan Kepemimpinan

6.1 Pengertian

Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien


mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan
tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan
sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang
harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang
membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu
pekerjaan.

Tata kerja aturan-aturan kerja

Prosedur kerja tahapan kerja

Sistem kerja pola keseluruhan kerja

6.2 Manfaat dan asas-asas

189
Manfaat dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:
(i) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja merupakan
penjabaran dari tujuan, sasaran, program kerja dan lain-lain ke
dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata.
(ii) Dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang
bagus, dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaik-
baiknya.
(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dapat dijadikan
sebagai pedoman kerja bagi semua orang yang terlibat.

Manfaatnya adalah:
- menjadi kegiatan pelaksanaan yang nyata;
- pengendalian kerja bisa dilakukan;
- menjadi pedoman kerja.

pelaksanaan kerja menjadi kongkrit


Tata kerja

Prosedur kerja Pengendalian kerja menjadi memungkinkan

Sistem kerja
Menjadi pedoman kerja

- Tata kerja dan sebagainya menjabarkan kebijaksanaan dan


perencanaan menjadi pelaksanaan kerja yang kongkrit.
- Dengan tata kerja dan sebagainya yang dibuat bagus, pengendalian
kerja menjadi bisa dilakukan.
- Tata kerja dan sebagainya yang dibuat dengan bagus dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja.

Asas-asas penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja:


(i) Harus disusun secara sistematis (teratur).
(ii) Harus diberitahukan kepada semua pihak yang bersangkutan.
(iii) Harus sejalan dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku.
(iv) Harus dapat mendorong pelaksanaan pekerjaan menjadi
efisien.
(v) Harus bisa ditinjau dan dievaluasi.
(vi) Harus bisa direvisi untuk disesuaikan dengan keadaan.

190
Sistematis
Semua pihak tahu
Sejalan dengan kebijaksanaan
Azas penyusunan
Mendorong efisiensi pelaksanaan
Bisa dievaluasi
Bisa direvisi

(i) Sistematis dalam arti segalanya tersusun dengan teratur dan


rapi.
(ii) Semua pihak dan semua orang yang dimaksud harus
diberitahu sehingga menjadi tahu dan memahami.
(iii) Harus dibuat sejalan dengan kebijaksanaan yang sudah ada
dan digariskan oleh pimpinan.
(iv) Harus dibuat menjadi sesuatu yang dapat mendorong
pelaksanaan kerja menjadi efisien.
(v) Harus bisa diperiksa, kemudian dinilai, apakah benar-benar
baik atau belum baik.
(vi) Setelah dinilai ternyata masih ada yang kurang, harus bisa
diperbaiki menjadi sesuatu yang lebih baik dan cocok.

6.3 Pengaturan pokok

Pada umumnya pengaturan pokok untuk tata kerja, prosedur kerja


dan system kerja di dalam organisasi adalah sebagai berikut.
(i) Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi di dalam
tempat kerja masing-masing.
Dalam bentuk kongkritnya adalah pemberian petunjuk,
perintah dan instruksi kepada bawahan masing-masing yang
bekerja mengikuti tata kerja, prosedur kerja dan system kerja
yang sedang dilaksanakan.
(ii) Setiap bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan
masing-masing.
Laporan itu sudah tentu mengenai pelaksanaan kerja beserta
hasilnya dengan berpedoman pada tata kerja, prosedur kerja
dan system kerja yang sedang dilaksanakan.
(iii) Setiap pimpinan wajib memanfaatkan laporan.
Laporan yang masuk wajib dipelajari oleh setiap pimpinan,
kemudian dijadikan bahan pertimbangan untuk pengambilan
keputusan berikutnya.
(iv) Setiap laporan harus punya tembusan kepada bagian atau
lembaga yang berkaitan.

191
Laporan yang dibuat wajib memberikan tembusan kepada
semua bagian dan/atau lembaga lain yang mempunyai
hubungan kerja.

Pengaturan pokoknya amat sederhana, hanya antara atasan dan


bawahan.

Wajib mengkoordinasi

Atasan Wajib mempelajari laporan


Wajib memanfaatkan laporan

Wajib membuat laporan


Bawahan
Wajib menyampaikan tembusan

6.4 Prinsip-prinsip dan cara penyusunan

Cara-cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja


mestinya mengikuti prinsip-prinsip sebagai berikut.
(i) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun
dengan memperhatikan tujuan, biaya dan waktu yang
tersedia.
(ii) Tata kerja, prosedur kerja system kerja harus disusun dengan
memperhatikan fasilitas dan bahan yang tersedia.
(iii) Tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus disusun
dengan memperhatikan sifat dari pekerjaan yang dikerjakan.
(iv) Tujuan pokok organisasi, susunan organisasi, dan klasifikasi
jabatan harus dijelaskan terlebih dahulu.
(v) Dalam pentahapan rangkaian pekerjaan, tahap yang satu
dengan tahap berikutnya harus ada hubungan yang sangat
erat dan berkesinambungan.
(vi) Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata.
(vii) Perlu ditetapkan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja
yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang
bersangkutan.
(viii) Penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan system kerja harus
selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
(ix) Harus ada buku pedoman untuk menerapkan tata kerja,
prosedur kerja dan system kerja yang dimaksud

192
Prinsip-prinsip pada cara penyusunan tata kerja, prosedur kerja dan
system kerja:

Memperhatikan tujuan, biaya, waktu yang tersedia


Memperhatikan fasilitas, bahan yang tersedia
Memperhatikan sifat dari pekerjaan
Tujuan organisasi dll harus dijelaskan
Pentahapan harus berkesinambungan
Setiap tahap adalah kerja nyata
Kecakapan dan ketrampilan perlu ditetapkan
Perkembangan teknologi perlu diterapkan
Harus punya buku pedoman

6.5 Hubungan kerja dan kepemimpinan

Manajemen perkantoran adalah usaha memanfaatkan manusia


yang bekerja di dalam kantor sebaik-baiknya termasuk pembinaan. Yang
memanfaatkan dan melakukan pembinaan adalah pemimpin kantor.
Berarti kepemimpinan ikut menentukan keberhasilan satu kantor.
Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk
mengarahkan orang lain sampai orang itu bersedia mengikuti apa yang
diarahkan dengan kesadaran penuh. Pimpinan yang efektif adalah
seorang yang memiliki kemampuan tersebut.
Seseorang yang memiliki bakat kepemimpinan akan dengan
mudah melakukan tindakan-tindakan kepemimpinan seperti memberikan
perintah, memberikan teguran, memberikan anjuran, memberikan
pengertian, menanamkan rasa disiplin di kalangan bawahan,
memperkuat identitas kelompok yang dipimpin, membasmi berita yang
tidak benar dan sebagainya.
Seseorang yang menjalankan fungsi manajemen berkewajiban
mengarahkan orang-orang yang di bawahnya agar mereka tetap
melaksanakan tugas dengan baik, untuk mencapai tujuan organisasi
secara sadar. Berarti keberhasilan manajemen akan ditentukan oleh
efektifitas kepemimpinan dari pimpinan kantor. Maka dari itu,
kepempimpinan dapat dikatakan menjadi inti dari manajemen
perkantoran.

Ada 8 ciri kepempimpinan menurut seorang akhli, yaitu:


(i) Kesehatan yang baik dan ketahanan fisik.

193
(ii) Memahami tugas pokok dan tujuan bersama serta percaya
diri.
(iii) Memiliki perhatian kepada orang lain terutama bawahan dan
ramah tamah.
(iv) Memiliki inteligansi yang baik, yaitu pengetahuan umum yang
baik dan kemampuan yang siap dan cepat untuk memahami
informasi yang masuk.
(v) Memahami kewajiban moral dan jujur, punya kemauan untuk
menjadikan pencapaian sesuatu sebagai hasil bersama dan
punya kharisma sampai bisa menimbulkan rasa hormat dari
orang lain.
(vi) Punya kemampuan mempengaruhi orang lain untuk menerima
keputusannya.
(vii) Bersikap kritis, dan punya kemampuan untuk melihat
kelebihan dan kekurangan dari bawahannya sehingga dia bisa
memanfaatkan bawahannya itu secara maksimal.
(viii) Punya perhatian penuh kepada kegiatan bersama dan mampu
mempertahankan kelompoknya terhadap serangan dari luar.

Setiap pemimpin dituntut memiliki dua macam ketrampilan


sebagai berikut:
(a) Ketrampilan teknik.
(b) Ketrampilan manajemen.
(a) Yang dimaksud dengan ketrampilan teknik adalah pengetahuan
dan ketrampilan di bidang teknik tertentu misalnya bidang elektro
arus lemah.
(b) Yang dimaksud dengan ketrampilan manajemen adalah
pengetahuan dan ketrampilan dalam pengelolaan organisasi atau
kantor. Berarti intinya adalah masalah pengendalian dan
pemanfaatan orang yang ada di dalam organisasi atau kantor.
Pada umumnya, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam
organisasi atau kantor, semakin kurang ketrampilan teknik yang
diperlukan. Berarti semakin banyak ketrampilan manajemen yang dituntut
kepadanya, yang juga berarti dia harus semakin pintar dan tangkas
dalam mengendalikan bawahannya.
Selain itu, seorang pemimpin organisasi atau kantor termasuk
manajer kantor masih dituntut memiliki pengetahuan tentang organisasi
atau kantor yang dipimpinnya.

194
Pengetahuan tentang kantor itu meliputi hal-hal sebagai berikut:
(i) Sejarah kantor beserta pimpinannya.
(ii) Masalah-masalah yang dihadapi kantor.
(iii) Tujuan kantor.
(iv) Kebijaksanaan kantor.
(v) Susunan organisasi kantor.
(vi) Kekuatan dan kelemahan kantor.
(vii) Posisinya di dalam kantor.

Dengan demikian, setiap manajer kantor atau pimpinan kantor


yang lain misalnya sekretaris yang diserahi tanggungjawab sebagai
pimpinan kantor, secara keseluruhan dituntut memiliki empat macam
pengetahuan dan ketrampilan sebagai berikut.
(i) Memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen.
(ii) Memahami dan mampu memanfaatkan perilaku dan watak
orang-orang bewahannya untuk mencapai tujuandan target
kantor.
(iii) Memiliki pengetahuan dan ketrampilan bidang teknik tertentu.
(iv) Memiliki pengetahuan tentang kantornya.
(i) Berarti dia harus bisa mengendalikan dan memakai orang-
orang bawahannya untuk bekerja secara tepat demi
pencapaian tujuan kantor.
(ii) Sejalan dengan butir satu, dia harus bisa memahami dan
memanfaatkan bawahannya dengan berbagai watak dan
perilaku yang berbeda.
(iii) Dia juga dituntut paling sedikit memiliki pengetahuan tertentu
di bidang teknik yang ada kaitan dengan pekerjaan kantornya.
Jikalau bisa, dia termasuk harus trampil.
(iv) Dia juga dituntut tahu tentang hal-hal kantornya sebanyak
tujuh butir seperti yang dijabarkan di atas.

Empat macam pengetahuan dan ketrampilan manajer/pemimpin kantor:

Mampu menjalankan manajemen


Manajer/pemimpin Bisa memanfaatkan bawahan
kantor Punya pengetahuan teknik tertentu
Tahu hal-hal tentang kantornya

195
6.6 Kepemimpinan dan kepengikutan

Seorang pemimpin kantor yang diangkat secara resmi memiliki


wewenang formal. Tetapi, kalau cuma wewenang formal ini masih belum
cukup. Dia pun harus memiliki bakat kemampuan pribadi perorangan
untuk mengendalikan bawahannya, sehingga bawahannya memiliki sifat-
sifat kepengikutan terhadap dia sebagai atasan (yaitu tunduk dan mau
menurut kepadanya). Pemimpin kantor yang memiliki kemampuan
dimaksud akan mendapat pengakuan dari bawahannya sebagai
pemimpin, sehingga bawahan itu dengan sepenuh hati mau menerima
perintah, petunjuk, pengarahan dan sebagainya. Secara formal sang
anak buah merasa bawahan sekaligus dalam hati mereka merasa
sebagai pengikut.
Bawahan yang tidak serasi dengan pimpinannya akan mengakibatkan
kepemimpinan itu menjadi kurang efektif karena dalam hati para
bawahan tidak ada perasaan sebagai pengikut.
Menurut akhlinya, ada beberapa hal yang bisa menyebabkan seseorang
mau dan bersedia menjadi pengikut, yaitu hal-hal sebagai berikut. Antara
lain adalah naluri sejak lahir; agama dan hati nurani; tradisi dan adapt;
peraturan hokum; dan pikiran sehat. Sejak lahir manusia sudah mau
mengikuti orang tuanya. Kepercayaan agama menyebabkan orang
menjadi mau mengikuti apa yang dipercayainya. Ada juga karena adat,
orang menjadi mau mengikuti apa yang disebutkan di dalam adapt. Ada
lagi karena hokum yang berlaku menyebabkan mau mengikuti. Terakhir
karena pikiran yang sehat menyebabkan orang bisa menentukan mana
yang benar dan mana yang salah, mana yang baik dan mana yang buruk,
mana yang untung dan mana yang rugi. Dalam hal ini, orang akan
mengikuti yang benar, baik dan menguntungkan.

6.7 Hubungan atasan dan bawahan


6.7.1 Hanya ada satu atasan

Di dalam kantor atau organisasi, hanya boleh ada atasan yang


memberi perintah. Atasan atau pimpinan di sini adalah orang yang
berkedudukan sebagai pimpinan langsung, dari seorang anggota yang
akan menerima perintah atau instruksi dan kepada siapa bawahan itu
harus bertanggungjawab.
Dalam keadaan yang mendesak, ada kemungkinan atasan dari seorang
atasan langsung (misalnya kepala bagian dari kepala seksi) memberi
perintah kepada seorang bawahan. Dalam hal ini, bawahan itu menerima
perintah itu sama dengan perintah dari atasan langsungnya. Akan tetapi,
dalam kondisi ini, ada dua langkah tambahan yang perlu ditempuh oleh
pihak atasan maupun bawahan.

196
Dua langkah itu adalah:
(a) Atasan yang memberi perintah (misalnya kepala bagian) harus
segera memberitahukan kepada atasan langsung (misalnya kepala
seksi) dari bawahan yang menerima perintah, bahwa dia telah
memberi perintah kepada bawahannya bernama Ali. Lalu, atasan
yang memberi perintah harus menjelaskan alas an mengapa ia
memberi perintah secara langsung. Dalam hal ini, sama sekali tidak
boleh ada faktor pribadi yang melatar belakangi pemberian perintah
tersebut.
(b) Bawahan yang menerima perintah harus segera melaporkan
kepada atasan langsungnya tentang perintah yang diterima dan
tindakan atau langkah atau usaha yang dilakukannya berkenaan
dengan perintah tersebut.

Dengan dua langkah tambahan itu, maka sekalipun terjadi


pemberian perintah yang bukan berasal dari atasan langsung, tidak akan
terjadi kekacauan pada garis koordinasi di dalam kantor. Singkatnya
atasan dari seseorang bawahan benar-benar harus satu, sama dengan
dalam ketentaraan bahwa komandan pemberi perintah hanya boleh ada
satu.

6.7.2 Pendelegasian wewenang dan tanggungjawab

Pendelegasian wewenang artinya adalah “penurunan wewenang


atau pemindahan wewenang dari yang satu kepada yang lain menurut
garis koordinasi yang ada”.
Di dalam kantor ada kalanya terjadi pendelegasian wewenang
dari yang atas kepada pihak tertentu yang di bawah. Pendelegasian
wewenang ini harus dilakukan sepraktis mungkin dan wewenang
didelegasikan oleh pimpinan yang lebih tinggi kepada pimpinan yang
lebih rendah, sehingga pihak yang mendapat pendelegasian wewenang
itu dapat bertindak secara lebih efisien tanpa perlu selalu minta petunjuk
kepada atasan dalam pelaksanaan kerjanya.
Dalam hal pendelegasian wewenang, harus ada keseimbangan
antara wewenang dan tanggungjawab. Bila terjadi kasus wewenang lebih
besar daripada tanggungjawabnya, maka ada kemungkinan terjadi
penyalahgunaan wewenang itu yang merugikan kantor. Sebaliknya bila
terjadi tanggungjawab yang lebih besar daripada wewenangnya, maka
dalam pelaksanaan pekerjaan, kemungkinan akan timbul kemacetan-
kemacetan. Oleh karena itu, pertama-tama semua pihak harus
memahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan ‘wewenang’ dan
‘tanggungjawab’ di sini.
Wewenang adalah hak seseorang untuk menyuruh atau melarang orang
lain dalam menggunakan sesuatu alat yang lain.

197
Tanggungjawab adalah kewajiban untuk melakukan tugas serta
menggunakan suatu alat atau yang lain yang telah dipercayakan
kepadanya, atau memikul suatu beban akibat dari pelaksanaan suatu
tugas atau pekerjaan yang dipercayakan kepadanya.
Dalam hubungan antara wewenang dan tanggungjawab, hanya
pimpinan yang bertanggungjawab terhadap segala yang terjadi di dalam
kantornya. Dalam manajemen perkantoran, pimpinan adalah orang yang
bertanggungjawab terhadap berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan
kantor. Oleh karena itu, pimpinan boleh mendelegasikan wewenangnya,
bahkan mungkin memang perlu mendelegasikan wewenangnya agar
supaya pencapaian tujuan kantor bisa lebih mudah, tetapi dia sama
sekali tidak boleh mendelegasikan tanggungjawabnya.

6.7.3 Pembagian tugas

Dalam setiap kantor yang besar, pada dasarnya terdapat tiga


kelompok tenaga kerja,yaitu:
(a) Kelompok pimpinan
Kelompok ini bertugas mengendalikan semua kegiatan kantor dan
mengkoordinasikan semua perkerjaan dan kegiatan bawahan.
(b) Kelompok pembantu pimpinan
Kelompok ini merupakan pembantu pimpinan yang bertugas
memberikan saran dan pertimbangan pelaksana.
(c) Kelompok pelaksana
Kelompok ini adalah unsur tenaga kerja yang operasional sehingga
setiap kegiatannya berhubungan langsung dengan pencapaian
tujuan.

Dengan demikian, pembagian pekerjaan atau pembagian tugas


secara jelas dan tegas dilakukan sehingga tidak seorangpun di dalam
kantor yang tidak mempunyai pekerjaan atau tugas. Atau, bentrokan
pekerjaan atau tugas, bisa juga tumpang tindih pekerjaan atau tugas
menjadi bisa dihindari.
Profesi manajer kantor berada pada kelompok (a) atau (b), dan
profesi sekretaris pada umumnya masuk ke dalam kelompok (b), tetapi
ada juga sekretaris yang masuk ke dalam kelompok (a). profesi pegawai
administrasi sudah jelas masuk dalam kelompok (c).

198
BAB VII
Keamanan, Keselamatan dan Kesehatan Kerja

7.1. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan dan kesehatan kerja perlu diperhatikan dalam


lingkungan kerja , karena kesehatan merupakan keadaan atau situasi
sehat seseorang baik jasmani maupun rohani sedangkan keselamatan
kerja suatu keadaan dimana para pekerja terjamin keselamatann pada
saat bekerja baik itu dalam menggunakan mesin, pesawat, alat kerja,
proses pengolahan juga tempat kerja dan lingkungannya juga terjamin
Apabila para pekerja dalam kondisi sehat jasmani maupun rohani
dan didukung oleh sarana dan prasarana yang terjamin keselamatannya
maka produktivitas kerja akan dapat ditingkatkan.

7.1.1. Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja

Keselamatan kerja adalah keselamatan yang bertalian dengan


mesin, pesawat, alat kerja, bahan dan proses pengolahannya, landasan
tempat kerja dan lingkungannya serta cara-cara melakukan pekerjaan
Istilah kesehatan mencakup kedua istilah, yaitu resiko
keselamatan dan resiko kesehatan. Keselamatan kerja menunjukan
kondisi yang aman atau selamat dari resiko penderitaan, kerusakan atau
kerugian di tempat kerja. Resiko keselamatan merupakan aspek-aspek
dari lingkungan kerja yang dapat menyebabkan kebakaran, ketakutan
aliran listrik, terpotong, lluka memar, keseleo dan lain sebagainya. Semua
itu sering dihubungkan dengan perlengkapan perusahaan atau
lingkungan fisik dan mencakup tugas-tugas kerja yang membutuhkan
pemeliharaan dan latihan.
Sasaran utama keselamatan kerja adalah tempat kerja.

Tujuan keselamatan kerja adalah :


1. Melindungi tenaga kerja atas hak keselamatannya dalam
melakukan pekerjaan untuk kesejahteraan hidup dan
meningkatkan produksi serta produktifitas nasional.
2. Menjamin keselamatan setiap orang yang berada di tempat kerja.
3. Sumber produksi dipelihara dan dipergunakan secara aman dan
efesien.

Syarat-syarat keselamatan kerja adalah :


1. Mencegah dan mengurangi kecelakan
2. Mencegah, mengurangi dan memadamkan kebakaran
3. Mencegah dan mengurangi bahaya peledakan
4. Memberi kesempatan atau jalan menyelamatkan diri dari wasktu
kebakaran

199
5. memberikan pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan dari pada para pekerja.

Kesehatan kerja adalah Suatu keadaan para pekerja/masyarakat


pekerja dimana kondisi jasmani dan rohani dalam keadaan bebas dari
berbagai macam penyakit yang diakibatkan oleh berbagai macam faktor
pekerjaan dan lingkungan kerja.
Masalah kesehatan adalah suatu masalah yang kompleks, yang
saling berkaitan dengan masalah-masalah lain di luar kesehatan itu
sendiri. Banyak factor yang mempengaruhi kesehatan, baik kesehatan
individu maupun kesehatan masyarakat, antara lain : Keturunan,
lingkungan, prilaku, dan pelayanan kesehatan. Keempat factor tersebut
saling berpengaruh satu sama lainnya, bilamana keempat factor tersebut
secara bersama-sama mempunyai kondisi yang optimal, maka status
kesehatan akan tercapai secara optimal.
Dalam dunia industri, kesehatan juga sangat berpengaruh sekali
terhadap pencapaian tujuan/hasil. Karena hasil kerja seseorang akan
ditentukan oleh kondisi kesehatan tiap-tiap individu (masyarakta) itu
sendiri. Kesehatan kerja adalah merupakan aplikasi kesehatan
masyarakat di dalam suatu tempat kerja (perusahaan, pabrik, kantor dan
sebagainya) dan menjadi pasien dari kesehatan kerja ialah masyarakat
pekerja dan masyarakat sekitar perusahaan tersebut. Ciri pokok dalam
kesehatan kerja adalah upaya preventif dan promotif.
Pedoman dalam kesehatan kerja adalah “Penyakit dan
kecelakaan akibat kerja dapat dicegah”. Maka upaya pokok kesehatan
kerja ialah pencegahan kecelakaan akibat kerja. Kesehatan kerja juga
mengupayakan agar perusahaan tersebut dapat mencegah timbulnya
penyakit yang diakibatkan oleh limbah atau produksi perusahaan
tersebut. Upaya promotif berpedoman dengan meningkatkan kesehatan
pekerja akan meningkatkan juga produktivitas kerja.
Hakekat kesehatan kerja menjadi dua hal, yaitu :
1. Sebagai alat untuk mencegah derajat kesehatan, derajat kerja
setinggi-tingginya ( tenaga kerja disini mencakup : buruh,
karyawan, petani, nelayan, pekerja sector nonformal, pegawai
negeri dan sebagainya.
2. Alat untuk meningkatkan produksi yang berlandaskan kepada
peningkatan efesiensi dan produktifitas.

Tujuan dari kesehatan kerja adalah:


1. Agar para pekerja/masyarakat pekerja memperoleh derajat
kesehataan setinggi tingginya, baik fisik maupun mental, baik
idividual maupun social dengan usaha-usaha preventif dan
kuratif terhadap penyakit-penyakit / ganguan-ganguan kesehatan
yang diakibatkan oleh faktor-faktor pekerjaan dan lingkungan
kerja serta terhadap penyakit umum.
2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan dan gizi tenaga kerja

200
3. perawatan dan mempertinggi efesiensi dan produktifitas tenaga
kerja
4. Pemberantasan kelelahan kerja dan meningkatkan kegairahan
serta kenikmatan kerja
5. Perlindungan masyarakat luas dari bahaya-bahaya yang
mungkin ditimbulkan oleh produk-produk perusahaan.

Dalam hubungan kondisi-kondisi dan situasi di Indonesia,


keselamatan kerja dinilai sebagai sarana utama untuk mencegah
kecelakaan, cacat dan kematian sebagai akibat kerja. Keselamatan kerja
yang baik merupakan pintu gerbang bagi keamanan tenaga kerja.
Untuk memperoleh kesehatan yang baik, usaha-usaha yang harus
diperhatikan adalah :
1. Pekerja yang pekerjaannya menhadapi bahaya harus diperiksa
kesehatannya setiap 6 bulan sampai 1 tahun sekali.
2. Alat-alat harus diperiksa tiap-tiap minggu atau bulan untuk menilai
bahaya-bahaya yang mungkin timbul (antara lain harus dilakukan
pengambilan sample udara dan juga pemeriksaannya di
laboratorium).
3. Pemeriksaan kesehatan sebelum kerja untuk mengetahui
kemungkinkan sakit pernapasan menahun, ginjal dn sebagainya.

Kondisi-konsdisi kesehatan yang menyebabkan rendahnya produktivitas


kerja antara lain adalah sebagai berikut :
1. Penyakit umum, penyakit yang paling banyak adalah penyakit
infeksi, penyakit endemic (cacar, kolera) dan penyakit parasit
(disebabkan karena cacing), penyakit alat pernapasan seperti flu
dan bronchitis.
2. Penyakit akibat kerja, penyakit seperti keracunan bahan kimia,
gangguan mental psikologis akibat kerja.
3. Keadaan gizi buruk pada buruh, yang dikarenakan penyakit
endemis dan parasit, kurangnya pengertian tentang gizi,
kemampuan pengupahan yang rendah dan beban kerja terlalu
besar.
4. Lingkungan kerja yang kurang membantu untuk produkuktivitas
optimal tenaga kerja, seperti keadaan suhu, kelembaban dan
gerak udara yang memberikan suhu efektif di luar kenikmatan
kerja
5. Kesejahteraan tenaga kerja yang kurang baik di karenakan
pengupahan yang rendah
6. Fasilitas yang ada diperusahaan belum memenuhi standar.

Syarat-syarat kesehatan kerja (menurut UU Nomor 1 Tahun 1970)


antara lain adalah sebagai berikut :
1. Mencegah dan mengurangi kebakaran.
2. Mencegah dan mengurang dan memadamkan kebakaran

201
3. Mencegah dan mengurangi peledakan.
4. Memberikan kesempatan atau jalan menyelamatkan diri pada
waktu kebakaran atau kejadian-kejadian lain yang berbahaya
5. Memberi pertolongan pada kecelakaan
6. Memberi alat-alat perlindungan diri pada para pekerja
7. Mencegah dan mengendalikan timbulnya penyakit akibat kerja,
baik fisik maupun psikis, keracunan, infeksi dan penularan
8. Memperoleh penerangan yang cukup dan sesuai
9. Menyelenggarakan suhu dan lembaban udara yang baik
10. Menyelenggarakan penyegaran udara yang cukup
11. Memelihara kesehatan dan ketertiban
12. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja,
lingkungan, cara dan proses kerjanya
13. Mengamankan dan memperlancar pengangkutan orang, binatang,
tanaman atau barang
14. Mengamankan dan memeilhara segala jenis bangunan
15. Mengamankan dan memperlancar pekerjaan bongkar muat,
perlakuan dan penyimpanan barang
16. Mencegah terkena aliran listrik yang berbahaya

7.1.2. Kecelakaan Kerja

Kecelakaan kerja adalah suatu kecelakaan yang terjadi pada saat


seseoranag melakukan pekerjaan. Kecelakaan kerja merupakan
peristiwa yang tidak direncanakan yang disebabkan oleh suatu tindakan
yang tidak berhati-hati atau suatu keadaan yang tidak aman atau kedua-
duanya.
Kecelakaan kerja terjadi pada seseorang karena pegawai
bertindak tidak hati-hati dan sering membuat keadaan yang tidak aman.
Jika seorang pekerja mendapat kecelakaan kerja biasanya kemampuan
untuk mencari nafkah hilang untuk sementara waktu. Kecelakaan kerja
dapat mengakibatkan seseorang menjadi cacat atau luka.
Sebab-sebab yang memungkinkan terjadinya kecelakaan dan gangguan
kesehatan pegawai, diantaranya adalah :
1. Keadaan tempat dilingkungan kerja
a. Ruang kerja yang terlalu padat dan sesak
b. Penyusunan dan penyimpanan barang-barang yang
berbahaya kurang diperhatikan keamanannya.
c. Pembuangan kotoran dan limbah yang tidak pada
tempatnya
2. Pengaturan udara
a. Penggantian udara yang tidak baik (ruang kerja yang
kotor, debu dan bau tidak enak).
b. Suhu yang tidak dikondisikan pengaturannya.
3. Pengaturan penerangan

202
a. Pengaturan dan penggunaan sumber cahaya yang tidak
tepat
b. Ruang kerja yang kurang cahaya, remang-remang.
4. Pemakaian peralatan kerja
a. Pengamanan peralatan kerja yang sudah usang atau
rusak
b. Penggunaan mesin, alat elektronik tanpa pengaman yang
baik.
5. Kondisi fisik dan mental pegawai
a. Kerusakan alat indra, stamina pegawai yang tidak stabil.
b. Emosi pegawai yang tidak stabil, kepribadian pegawai
yang rapuh, cara berpikir dan kemampuan persepsi yang
lemah, motivasi kerja rendah, sikap pegawai yang
ceroboh, kurang cermat dan kurang pengetahuan dalam
menggunakan fasilitas kerja terutama fasilitas kerja yang
membawa resiko berbahaya
Kecelakaan adalah kejadian yang tak terduga dan tidak diharapkan. Tak
terduga, oleh karena di belakang peristiwa itu tidak terdapat unsur
kesengajaan, lebih-lebih dalam bentuk perencanaan.
Kecelakaan akibat kerja adalah kecelakaan berhubungan dengan
hubungan kerja pada perusahaan. Hubungan kerja disini dapat berarti,
bahwa kecelakaan terjadi karena oleh pekerjaan atau pada waktu
melaksanakan pekerjaan.
Bahaya pekerjaan adalah factor-faktor dalam hubungan pekerjaan
yang dapat mendatangkan kecelakaan. Bahaya tersebut disebut
potensial, jika factor-faktor tersebut belum mendatangkan kecelakaan.
Jika kecelakaan telah terjadi, maka bahaya tersebut sebgai bahaya
nyata.
Dengan adanya kecelakaan/bahaya akibat kerja dapat
menyebabkan kerugian-kerugian. Ada 5 jenis yang disebabkan oleh
kecelakaan akibat kerja, yaitu :
1. Kerusakan
2. kekacauan organisasi
3. Keluhan dan kesedihan
4. kelainnan dan cacat
5. kematian

Kasifikasi kecelakaan akibat kerja menurut Organisasi Perburuan


Internasional tahun 1962, adalah sebagai berikut :
1. Klasifiksi menurut jenis kecelakaan seperti :
a. terjatuh
b. tertimpa benda jatuh
c. tertumbuk atau terkena benda-benda
d. terjepit oleh benda
e. pengaruh suku tinggi
2. Klasifikasi menurut penyebab

203
a. Mesin, seperti :
1) pembangkit tenaga
2) mesin-mesin penyalur
3) mesin-mesin untuk mengerjakan logam
4) mesin-mesin untuk mengolah kayu
b. Alat angkut dan alat angkat
1) mesin angkat dan peralatannya
2) alat angkutan diatas rel
3) alat angkutan udara
c. Peralatan lain
1) Bejana bertekanan
2) Instalasi pendingin
3) Alat-alat listrik
3. Klasifikasi menurut sifat luka atau kelainan, seperti :
a. patah tulang
b. dislokasi/keseleo
c. rengang otot
d. amputasi
e. luka bakar
4. Kecelakaan-kecelakaan diselidiki dengan maksud sebagai berikut:
a. Menentukan siapa yang bertanggungjawab atas kejadian
kecelakaan
b. Mencegah berulangnya peristiwa serupa

7.1.3. Kebersihan

Kebersiahan perusahaan meliputi kebersihan luar dan dalam


gedung. Bagian luar gedung mencakup seluruh area ruangan terbuka di
luar gedung, terutama halaman-halaman dan jalanan. Semenatra bagian
dalam gedung meliputi lantai dinding, atap gedung dan mesin-mesin
serta alat-alat untk bekrja, juga gudang-gudang untuk menimbun bahan
baku. Secara rinci, segi-segi kebersihan meliputi sebagai berikut :
1. Persediaan air yang baik sesuai dengan syarat-syarat
kegunaanya, yaitu air minum, untuk mandi, untuk proses produksi
dan air untuk mengalirkan kotoran-kotoran atau sampah-sampah
industri.
2. Keadaan WC (Water Closet) yang baik
3. Pembuangan sampah dan air sampah yang baik
4. Keadaan gedung dan halaman yang tidak menyebabkan
kecelakaan dan ledakan-ledakan
5. Keadaan yang tidak menimbulkan bersarangnya nyamuk dan lalat
Derajat kesehatan yang tinggi tidak cukup hanya dicapai dengan
usaha khusus medis saja, tapi titik berat justru dibidang lain, yaitu
pangan, pakaian dan perumahan. Terutama dalammenjaga
kebersihannya. Oleh karena itulah harus selalu menjaga kebesihan dan

204
kesehatan seperti dalam pepatah bahwa “ Kebersihat adalah pangkal
pandai”.
Kebersihan meupakan syarat utama bagi pekerja agar tetap sehat
dan dalam pelaksanannya tidak banyak memerlukan biaya, untuk
menjaga kesehatan semua aruangan hendaknya tetap dalam keadaan
bersih. Peneumpukan abu dan kotoran tidak boleh terjadi. Oleh karena itu
semua ruangan kerja, gang dan tangga harus selalu dibersihkan setiap
hari. Karena kototan-kotoran yang menumpuk akan menimbulkan
berbagai penyakit yang akan menggangu kesehatan pribadi kita.
Untuk menjaga kebersihan dalam suatu ruangan/lingkungan
kantor harus selalu disediakan tempat sampah dalam jumlah yang cukup,
bersih dan bebas hama, tidak bocor dan dibersihkan dengan mudah.
Bahkan buangan dan sisa diupayakan disingkirkan di luar jam kerja untuk
menghindari resiko terhadap kesehatan. Ruangan kerja harus bebas dan
bersih dari tikus, serangga dan binatang lainnya. Karena binatang
tersebut merupakan penyebab penyakit. Semua tempat kerja sedapat
mungkin harus dibersihkan dan dituup untuk mencegah datangnya
seranggan dan nyamuk. Terutama apabila ada kaleng-kaleng bekas
harus selalu dibuang untuk mencegah penyakit.

7.1.3.1 Air Minum

Pada semua tempat kerja harus disediakan air bersirh yang


sumber dan cara pengalirannya disahkan oleh instansi yang ditunjuk
untuk mengesahkannya.
Tempat minum harus disediakan untuk pekerja-pekerja menurut
bentuk yang telah ditentukan oleh yang berwenang dalam perbandingan
untuk tiap-tiap 100 pekerja. Kalau dipakai wadah air minum, maka wadah
itu harus tertutup rapat dan tidak diperbolehkan memakai gelas yang
sama.
Air minum harus dijaga kebersihannya, air minum yang besih dari
sumber yang sehat secara teratur hendaknya diperiksa dan disediakan
secara Cuma-cum dekat dengan tempat kerja. Air yang bersih
menjadikan kita tetap sehat. Terutama air putih, air yang kotor akan
menyebabkan berbagai macam penyakit.

7.1.3.2. Makanan

Pada saat istirahat para karyawan harus makan siang di


lingkungan pekerjaan, maka harus disediakan ruang makan yang cukup
luas sehingga semua pekerja dapat makan sekaligus atau bergelombang.
Pekerja-pekerja tidak diperbolehkan makan dalam ruangan kerja, sebab
di tempat-tempat itulah biasanya terdapat bahan-bahan beracun atu
bahan-bahan yang dapat membahayakan kesehatan.
Kalau dalam tempat kerja diadakan kantin makan, kantin itu
harus dibuat, dirawat dan dijalankan sesuai dengan peaturan-peaturan

205
kebersihan. Dapur, tempat makan dan alat-alt untuk keperluan makan
harus bersih dan memenuhi syarat kesehatan. Air minum dan makanan
yang dihidangkan harus bersih dan sehat. Semua pegawai yang
melayani makanan dan minuman harus bebas dari penyakit-penyakit
menular dan keshatannya harus diperiksa pada waktu-waktu tertentu
menurut peraturan Departemen Kesehatan.
Untuk menjaga kebersihan makanan yang kita makan, hal-hal
yang haus diperhatikan, yitu :
1. Biasanya untuk mengkonsumsi makanan yang bersih, bervariasi
dan bernilai gizi tinggi
2. Biasanya makan teratur
3. Makan makanan yang banyak mengandung selulosa atau
sayuran yang berserat tinggi
4. simpanlah makan dengan baik, hindari dari serangga, kotoran dan
binatang pengerat
5. Cusilah tangan sebelum makan
6. Cusilah alat masak atau alat makan serta alat minum sebersih
mungkin
Laksanakan persiapan dan pengolahan makanan dengan baik dan benar
Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut ini :
1. Lingkungan kerja
a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat
lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,
sanitasi dan suhu udara).
b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,
pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)
c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja
terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar
darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
2. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesin-
mesin disel).
3. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan

206
4. Menggunakan alat pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai
alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm
kerja, pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.
7. Membatasi makanan yang terlalu merangsang bau badan, seperti
bawang merah, bawang putih. Keju, minuman beralkohol dan
daging kambing

7.1.4.Ventilasi dan Pendinginan

Dalam menata ruangan kantor perlu pula memperhatikan


keadaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendpatkan atau
menghirup udara segar. Yang penting dalam factor udara adalah suhu
udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara panas dan lembab
menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang
Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran hingga kesegaran udara
harus mendapat perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan
produktivitasnya menurun, karena udara panas membuat orang mudah
mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.
Menurut Prof Soetarman, bahwa “beban panas” yang berlebihan
dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati
kondisi bekerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6
derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu
diperhatikan hal berikut :
1. Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air
Conditioning), terutama bagi pekerja yang menhendaki ketelitian,
alat ini merupakan keharusan apabila dikehendaki mutu
pekerjaan yang tinggi.
2. Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini
dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi)
yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula
sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oelh para
pekerja.
Dengan mengatur udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh
keuntungan-keuntungan di antaranya :
1. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
2. produktivitas kerja yang lebih tinggi
3. kualitas pekerjaan yang lebih baik
4. semangat kerja yang tinggi
5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
6. kesan yang lebih baik dari tamu.

Ventilasi yang menyeluruh perlu untuk kesehatan dan rasa


keserasian para pekerja, oleh karenanya merupakan factor yang

207
mempengaruhi efesiensi kerja. Pengaruh udara panas dan akibatnya
dapat menyebabkan banyak waktu yang hilang karena pegawai tiap kali
pergi keluar akibat keadaan kerja yang tidak nyaman. Dengan adanya AC
(pendingin) akan lebih efesien dalam bekerja.
Suhu efektif atau dengan pendingin udara tergantung dari :
1. Lajunya perbaikan udara
2. suhu udara
3. kelembaban
Ketiga factor dan radiasi memungkinkan untuk menghitung suhu
efektif + ventilasi dapat bersifat alamiah, berupa ventilasi buatan maupun
ventilasi yang merupakan kombinasi. Air condition diadakan untuk
menolak suhu yang ekstrim atau suhu diatas di bawah rata-rata.
Untuk menjaga kebersihan dan kesehatan, maka udara segar dan
bersih harus disalurkan ke tempat kerja, sehingga terjadi pergantian
udara beberapa kali, tiap jam pergantian udara berkisar antara 6 kali
untuk pegawai sambil duduk dan 10 kali untuk pegawai yang bergerak.
Untuk tiap pegawai yang bekerja disuatu ruangan, sedikitnya harus
mendapat 11,5 m ruang udara. Abu, asap, gas, uap atau kabut yang
timbul dan disebarkan oleh proses industri harus segera disingkirkan dan
jangan dibiarkan menyebar dalam udara di tempat kerja. Karena akan
menimbulkan penyakit, seperti : sesak napas, gangguan pada paru-paru.

7.2. Keamanan

Keamanan kerja adalah keadaan atau situasi aman yang


dirasakan oleh seseorang pada saat melakuakan pekerjaan.

7.2.1 Keamanan Kerja


Keadaan yang tidak aman yang dapat menimbulkan kecelakaan-
kecelakaan dan luka-luka dalam hubungan kerja antara lain :
1. Tidak adanya penjagaan, yang dimaksud adalah tempat-tempat
yang berbahayam seperti jalan-jalan sempit, tanggal-tanggal yang
tidak diberi ril-ril penjagaan, kawat-kawat listrik atau bahan-bahan
peledak yang tidak di lingungi atau dituupi dengan cara tertentu.
2. Penjagaan yang tidak cukup terhadap barang-barang yang
berbahaya
3. Model atau konstruksi yang tidak aman, disini termasuk mesin-
mesin, perlengkapan perlengkapan, bangunan-bangunan
perusahaan atau fasilitas-fasilitas yang mempunyai struktur yang
tidak aman karena adanya suatu kesalahan lahan dalam
rancangan atau kstruksi semula
4. aturan yang berbahaya lazimnya dikenal sebagai “pemeliharaan
buruk” dalam jenis keadaan tidak aman, termasuk tempat-tempat
kerja dan lapangan-lapangan kerja yang tidak teratur,

208
pemasangan mesin-mesin dan fasilitas-fasilitas produksi lainnya
yang tidak tepat.
5. Penerangan yang tidak tepat, penerangan yang tidak cukup,
terlalu banyak penerangan, cahaya yang berwarna salah (cahaya
yang silau atau cara mengatur system penerangan yang
menimbulkan adanya tempat-tempat remang atau terlalu banyak
berbedaan)
6. Penganginan yang tidak aman, kumpulan uap, debu, gas-gas
atau asap, system penganginan yang kapasitasnya tidak sesuai,
tempatnya tidak tepat atau mengaturnya tidak cocok atau
dpergunakannya udara kotor untuk pertukaran hawa, keadaan
panas dan kelembaban yang tidak biasa
7. Pakaian yang tidak aman, disini termasuk sepatu-sepatu tua,
pakaian yang robek/penuh minyak, kacamata pengaman, ikat
pinggang pengaman dan alat-alata pengaman perorangan lainnya
yang tidak tersedia.

Yang harus diperbuat terhadap keadaan yang tidak aman adalah :


1. Menyingkirkan segala bahaya
Bila ada alat pengangkut yang berat terletak pada suatu
panggung kerja dan alat itu mudah jatuh dan melukai seseorang,
maka sebaiknya kita memindahkan alat itu dan meletakkannya di
tempat yang seharusnya.
2. Peringatan
Bila tidak mungkin menggunakan alat penjagaan, berilah
peringatan tentang keadaan yang tidak aman itu. Hal ini dapat
dilakukan dengan memberikan tugas kepada seseorang di tempat
yang tidak aman tersebut atau dengan cara menempatkan tanda
bahaya. Alat Bantu yang dapat dipergunakan untuk memberi
peringatan tentang keadaan yang tidak aman, misalnya terompet,
lonceng, peluit, lampu-lampu sinyal, garis bercat, bendera-
bendera merah atau tanda yang perkataan “bahaya”
3. Anjuran
Kita harus membuat anjuran-anjuran tertentu tentang cara untuk
mengilangkan keadaan-keadaan yang tidak aman itu
Cara bekerja dengan aman dapat dilakukan dengan memperhatikan
beberapa hal berikut ini :
5. Lingkungan kerja
a. Mengusahakan lingkungan agar memenuhi syarat-syarat
lingkungan kerja yang baik (ventilasi, penerangan, cahaya,
sanitasi dan suhu udara).
b. Meningkatkan pemeliharaan rumah tangga (penimbunan,
pengaturan mesin, bejana-bejana dan lain-lain)
c. Memelihara keadaan gedung sehingga keselamatan kerja
terjamin( memiliki alat pemadam kebakaran, pintu keluar
darurat, lubang ventilasi dan laintai yang baik)

209
d. Merencanakan lingkungan kerja dengan bak(pengaturan
operasi, pengaturan tempat untuk mesin,
e. Proses yang selamat, peralatan kerja yang cukup,
pedoman-pedoman pelaksanaan kerja, aturan-aturan
kerja).
6. Mengadakan perawatan terhadap msin-mesin dan alat-alat kerja
Kurangnya perawatan terhadap mesin-mesin dan alat-alat kerja
sering mengakibatkan bencana besar yang mengancam
keamanan dan keselamatan kerja (contoh: Peledakan mesin-
mesin disel).
7. Manusia, yitu dengan meningkatkan kecakapan dan kedisiplinan
pekerja, meningkatkan tanggung jawab terhadap pekerjaan,
memperbaiki cara kerja melalui pelatihan/pendidikan,
mengadakan pemeriksaan keseehatan dan menyelarskan
keadaan fisik atau kemampuan seseorang dengan bidan kerja
atau alat yang digunakan
8. Menggunakan alaty pelindung
Jenis pekerjaan tertentu mengharuskan para pekerjanya untuk memai
alat pelindung kerja. Conoh Alat pelindung kerja adalah helm kerja,
pakaian kerja, kaca mata, sarung tangan dan lain-lain.

7.2.2.Pencegahan Kebakaran

Kebakaran yang tidak terduga, kemungkinan terjadi di daerah


beriklim panas dan kering, dilingkungan kumuh, bahkan diperkantoran
akibat dari arus pendek. Pencegahan kebakaran merupakan salah satu
masalah untuk semua yang bersangkutan dan perlu dilaksanakan
dengan cepat.
Pencegahan senantiasa lebih baik daripada memadamkan
kebakaran, tetapi harus ditekan pada pentingnya peralatan dan
perlengkapan lainnya untuk pemadaman kebakaran harus dipelihara
dalam keadaan baik. Pihak manajemen dan pengawasan hendaknya
diberitahukan tentang apa yang seharusnya dilakukan pegawai jika timbul
kebakaran.
Kebakaran perusahaan adalah suatu hal yang tidak diinginkan.
Bagi tenaga kerja , karena kebakaran perusahaan penderitaan dan
malpetaka, khususnya terhadap mereka yang tertimpa kecelakaan dan
dapat berakibat kehilangan pekerjaan, sekalipun mereka tidak cedera.
Kebakaran dapat terjadi di luar jam kerja ataupun pada jam kerja.
Kebakaran di luar jam kerja berpengaruh pada social/ekonomi yang
besar.
Bahaya-bahaya kebakaran umum terjadi karena hal-hal sebagai berikut :
1. Merokok
2. Nyala api terbuka.
3. Zat cair yang mudah terbakar
4. Ketatarumahtanggaan yang buruk

210
5. mesin-mesin yang tidak terawat dan menjadi panas
6. kabel-kabel listrik
Peristiwa-peristiwa yang mengakibatkan terjadinya kebakaran adalah
sebagai berikut :
1. Nyala api dan bahan-bahan yang pijar
2. penyinaran
3. peledakan uap dan gas
4. peledakan debu atau noktah-noktah cair
5. percikan api
6. terbakar sendiri
7. reaksi kimiawi

Pencegahan dan penanggulangan kebakaran adalah semua tindakan


yang berhubungan dengan pengamatan, pencegahan dan pemadaman
kebakaran dan meliputi pelindungan jiwa dan keselamatan manusia serta
perlindungan harta kekayaan.
Pencegahan kebakaran dan penanggulangan korban kebakaran dari lima
prinsif pokok, yaitu :
1. Pencegahan kecelkaan sebagai akibat kecelakaan atau keadaan
panik
2. pembuatan bangunan yang tahan api
3. pengawasan ayng teratur dan berkala
4. Penemuan kebakaran pada tingkat awal dan pemadamannya
5. pengendalian kerusakan untuk membatasi kerusakan sebagai
akibat kebakaran.
Apabila kita mendengar alarm kebakaran berbunyi, maka prosedur
yang harus diambil untuk mengatasi masalah secara umum adalah :
1. Tenangkan diri
2. Ambil alat pemadam kebakaran tersedia, semprotkan kesumber
api
3. bila belum dapat membantu, maka mataikan listrik
4. mintalah orang-orang untuk tidak panik dan secara teratur untuk
menyelamatkan diri dan membantu
5. selamatkan dokumen-dokumen ataupun barang-barang yang
memiliki nilai tinggi
6. laporkan kepada instansi terkait untuk meminta pertolongan
melalui telepon
7. selamatkan diri.

7.2.3. Pencegahan Kecelakaan

Seorang tenaga kerja harus lebih waspada mengapa penting


untuk mencegah kecelakaan. Karena pencegahan kecelakaan sangat
penting dilakukan untuk menjaga keselamatan dan keamanan. Kita harus
belajar bagaimana melakukan pekerjaan dengan selamat,

211
mengembangkan sejumlah kontrol naluri atas tidakann kita, sehingga
tidak membiarkan diri kita atau orang lain kerugian atau kecelakaan
Dalam melaksanakan pekerjaan seorang pekerja perlu
mempunyai kesadaran dalam bersikap waspada untuk mencegah
terjadinya kecelakaan. Kesehatan, keselamatan dan Keamanan dalam
bekerja sangat penting sekali bagi para pekerja. Oleh karena itu sebelum
melakukan pekerjaan harus memperhatikan prosedur keselamatan dan
keamanan kerja. Untuk dapat bekerja dengan selamat/aman, maka perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. perlu adanya pelatihan dalam menggunakan berbagai peralatan
kerja dan cara menggunakannya
2. menggunakan pealatan dan perlengkapan dengan benar
3. mengunakan peralatan pelindung diri
4. dalam bekerja harus selalu memperhatikan apa yang dikerjakan
5. bersikap tenang dan tidak terburu-buru dalam melakukan
pekerjaan
6. menghindari sikap ceroboh
7. gunakan pakaian sesuai dengan jenis pekerjaan

Kerja sama pekerja sangat penting dalam pencegahan


pengembangan kondisi tidak aman. Kondisi pekerjaan yang tidak aman
tidak hanya dengan peralatan yang baik, tetapi semua tergantung pada
kerjasama setiap orang dalam tempat kerja yang bersih dan rapi. Anda
harus memperhatikan keselamatan diri. Beberapa hal yang harus
dilakukan untuk menjaga kerja dan wilayah kerja agar selalu aman.
Pikiran beberpa contoh kondisi tidak aman di tempat kerja.
1. lantai licin
2. penerangan buruk
3. tempat kerja kotor dan tidak rapih
4. kerusakan peralatan tangan, dll
Kecelakaan dapat dicegah atau diantisipasi dengan menghapus
kemungkinan penyebabnya. Orang-orang yang bai akan bekerja dengan
orang yang memperhatikan dan menjaga-jaga, hati-hati dan bertanggung
jawab. Berikut ini adalah ahl-hal yang akan membantu seorang pekerja
dalam pelatihan untuk mencegah kecelakaan, diantaranya :
1. membuat kebiasaan secara umum agar seorang bekerja aman
2. mencegah perkembangan kondisi tidak aman
3. laporkan semua kecelakaan atau kerusakan perlengkapan pada
atasan
4. mengetahui apa yang harus dilakukan pada pertolongan pertama
5. memberi tanda atau memasang rintangn untuk menandai wilayah
yang tidak aman
6. jangan menganggu siapa saja yang dalam keadaan sedang
berkonsentrasi pada pekerjaan
7. pakailah perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang
dikerjakan serta memakai perlindungan diri.

212
Pada prissifnya dasar-dasar keselamatan dan kesehatan kerja
menekankan beberapa hal, yaitu :
a. setiap pekerja berhak memperoleh jaminan atas
keselamatan kerja agar terhindar dari kecelakaan
b. setiap orang ang berada di tempat kerja harus dijamin
keselamatnnya
c. tempat kerja dijamin selalu dalam keadaan aman
Agar dapat bekerja dengan aman, perlu adanya pembinaan kepada
tenaga kerja, pembinaan itu diantaranya adalah :
1. menunjukan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang
a. kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang timbul
dalam tenaga kerja
b. semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang
diharuskan dalam tempat kerjanya
c. alat-alat perlindungan diri bagi tenga kerja yang
bersangkutan
d. cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan
pekerjaannya.
2. Menyelengarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang
berada di bawah pimpinannya dalam pencegahan kecelakaan,
pemberantasan kebakaran, peningkatan keselamatan dan
kesehatan kerja.
Menurut undang-undang keselamatan kerja, kecelakaan yang terjadi
harus selalu dilaporkan dengan kerentuan sebagai berikut: pengurus
diwajibkan melaporkan tiap kecelakaan yang terjadi dalam tempat kerja
yang dipimpinnya.
Dalam melakukan tugas pekerjaannya tenaga kerja mempunyai hak dan
kewajiban , antara lain :
1. memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai
pengawas dan atau ahli keselamatan kerja
2. memakai alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan
3. memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan
kesehatan kerja yang diwajibkan
4. meminta pada pengurus agar dilaksanakan semua syarat
keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan
5. menyatakan keberatan bekerja pada pekerjaan yang syarat
keselamatan dan kesehatan kerja serta alat-lat perlindungan diri
yang diwajibkan olehnya tidak sesuai standart.

Pencegahan kecelakaan akibat kerja sangat di perlukan guna


tercapainya keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja pada suatu
perusahaan. Untuk mengetahui prosedur pencegahan agar tujuan K3
dapat tercapai, maka kita perlu memahami prosedur Keselamatan dan
Keamanan yang berlaku di Indonesia
Pencegahan terhadap bahaya kecelakaan ditempat kerja dapat
dilakukan dengan cara :

213
1. Peraturan perundangan
2. Standarisasi
3. Pengawasan
4. Penelitian bersifat teknik
5. Riset medis
6. Penelitian Psikologis.
7. asuransi.
8. Latihan-latihan
9. penelitiahan secara statistik

Pencegahan kecelakaan harus diusahakan dengan meniadakan


penyebabnya, apakah sebab itu merupakan sebab teknis atau sebab
yang datang dari manusia. Upaya kearah itu terlampau beraneka ragam
untuk dibahas yakni mencakup upaya memenuhi peraturan dan standar
teknis, antara lain meliputi :
1. Pengawasan dan pemeliharaan tingkat tinggi
2. Pemeliharaan hubungan industri yang baik
3. perawatan kesehatan dan kesejahteraan.
4. Pendidikan pegawai di unit kerja.

Dalam suatu kantor perlu disediakan tanda bahaya. Tanda bahaya


adalah alat yang dibunyikan/dinyalakan secara otomatis ataupun secara
manual yang digunakan untuk memberikan peringatan kepada orang-
orang disekitar tentang akan terjadi bahaya atau terjadi situasi darurat.
Alat ini biasanya berbunyi keras, sehingga menarik perhatian orang-
orang yang ada disekitarnya.
Ada beberapa tanda bahaya yang berlaku secara umum, baik di
tempat kerja maupun di tempat umum di antaranya adalah:
1. Alarm kebakaran
2. bunyi sirine ambulance
3. alarm kebocoran gas
4. alrm pencurian
5. suara tembakan peringatan
Sikap pekerja bila mendengar tanda bahaya :
1. tengan jangan panik
2. cepat dan tanggap
3. perduli
4. menghargai pencegahan terjadinya situasi darurat

7.3 Keselamatan dan Keamanan Kerja

Keselamatan dan keamanan kerja harus selalu dijaga dan


dipelihara. Keselamatan dan keamanan perusahaan menjadi tanggung
jawab semua orang yang bekerja di dalam perusahaan.Ada beberpa hal
yang berkaitan dengan upaya peningkatan keselamatan dan keamanan
keja di perusahaan, antara lain adalah sebagai berikut :

214
1. Perencanaan yang baik oelh pimpinan
Pimpinan perusahaan harus mampu mengembinasikan produk
maksimum dan biaya minimum dengan tepat sehngga proses
produksi dapat berjalan dengan efektif. Keselamatan dan
keamanan kerja selam pelaksanaan proses produksi harus
mendapat perhatian khusus dan tidak boleh diabaikan
2. Penerapan cara-cara kerja yang aman dan semat oleh para
pekerja
Kebiasaan kerja yang benat harus ditanamankan dalam diri parta
pekerja. Hasl ini dapat dilaksanakan dengan mengadakan
program pelatihan kerja yang tyepat, sehingga pata pekerja tidak
menglami kesulitan pada waktu bekrja
3. Tata rumah tangga yang bai8k
Tata rumah tangga yang baik akan membatu usaha peningkatan
keselamatan dan keamanan kerja
4. Pemasangan pafar pengaman/pelindung terhadap mesin-mesin
yang berbahaya
Kondisi tempat kerja yang tenang dan aman akan mempengaruhi
aspek psikologi pata pekerja sehingga para pekerja akan merasa
aman dalam melakukan pekerjaan.
Secara umum, prosedur keamanan dan keselamatan kerja yang ada di
perusajaan adalah sebagai berikut :
1. Peranan pimpinan perusahaan
Pimpinan perusahaan memegang peranan yang besar dalam
usaha menciptakan keselamtan dan keamanan kerja. Seseorang
pemimpin harus mampu membentuk pandangan tentang
pentingnya keselamatan dan keamanan kerja dalam diri para
pekerja. Seorang pemimpin juga tidak boleh memperhatikan sikap
ragu-ragu mengenai perhatian dan keterlibatannya dalam usaha
menciptakan kondisi kerja yang aman dan selamat kepada
pekerja.
2. Peranan pimpinan regu/kelompok
Dalam rangka menciptakan lingkungan kerja yang selamat dan
aman, seorang pemimpin perusahaan tidak bekerja sendirian.
Pimpinan regu/kelompok memegang peranan yang besar dalam
mendukung usaha tersebut. Pimpinan regu/kelompok merupakan
wakil perusahaan yang bertanggung jawab untuk memimpin
sekelompok pekerja agar dapat melaksanakan kerja dengan baik.
Seorang pemimpin regu/kelompok harus mampu memberikan
contoh yang baik mengenai pelaksanaan kerja yang aman dan selamat.
Selain itu, pimpinan regu juga bertanggung jawab untuk mengawasi para
pekerja dalam bekerja untuk memastikan bahwa para pekerja
melaksanakan kerja dengan baik dan sesuai dengan prosedur. Cara
kerja yang benar dan sesuai dengn prosedur akan membentuk
lingkungan kerja yang aman dan selamat.

215
BAB VIII
Profesi Sekretaris, Manajer Kantor, dan Pegawai Administrasi

8.1 Sekretaris

8.1.1Sekretaris Dalam Organisasi

8.1.1.1 Pengertian dan Jenis Sekretaris

Setiap hari kita membaca surat kabar, khususnya kolom iklan


lowongan kerja, dapatlah adanya permintaan tenaga kerja sekretaris
dengan menyebutkan syarat-syat kepandaian, kemampuan, dan
keperibadiaan khusus yang harus di miliki oleh calon pelamar.
Apabila iklan khusus yang memuat lowongan seretaris itu
dikliping, misalnya dalam waktu satu bulan saja, maka tentu akan dapat
dihimpun data tentang jenis perusahaan yamng memerlukan sekretaris
tersebut beserta syarat-syarat yang harus dipenuhi. Ini akan
memeberikan gambaran bahwa profesi sekretaris dengan citra khusus
yang berbeda dengan profesi tenaga kerja lain, ternyata tetap banyak
diperlukan oleh dunia usaha.
Setiap profesi, termasuk sekretaris seharusnya dijabat oleh
seorang yang memiliki pengetahuan, kemampuan, dan kepribadian
sesuai dengan profesinya. Semua persyaratan yang harus dimiliki
seorang sekretaris, sebenarnya dapat dipelajari, dilatih, dan
dikembangkan sehingga senantiasa siap untuk dipergunakan.
Citra dan syarat klasifikasi kepribadian serta kecakapan dan
bekal-bekal yang perlu untuk jabatan sebagai sekretaris akan dicoba
diuraikan dalam buku pelajaran ini.

8.1.1.1.1 Penggunaan Istilah Sekretaris


Dalam dunia perkantoran baik itu kantor pemerintah maupu
swasta, penggunaan istilah sekretaris sudah umum dikenal. Bagi sorang
sekretaris, mengenal istilah saja belumlah cukup memadai. Akan tetapi
masih perlu menelusuri jauh lebih dalam lagi akan pengertian istilah
tersebut, sehingga seorang sekretaris akan mempunyai pegangan kuat
sebagai titik tolak melaksanakan tugas pekerjaannya.
Dalam bahasa Latin perkataan sekretaris dikenal dengan kata
Secretum yang berarti rahasia. Istilah dalam bahasa Belanda Secretaries,
sedangkan dalam dalam bahasa Inggris Secretary. Dalam pengertian
rahasia atau kerahasiaan itulah tugas yang harus dilaksanakan seorang
sekretaris.
Seorang sekretaris diharapkan merupakan orang yang
memegang rahasia dalam menjalankan tugas sehari-hari. Oleh karena
itu, mereka harus melaksanakan tugas pekerjaan penuh rasa tanggung
jawab. Dapat berdiri sendiri dan penuh daya kreasi, agar dapat
membantu pimpinan menyelesaikan masalah yang dihadapi.

216
Dalam lingkungan sosial,atau perkumpulan kemasyarakatan
istilah sekretaris sering disebut penulis. Dalm kalangan pengadilan negeri
untuk istilah yang sama dipergunakan panitera sebagai pengganti istilah
sekretaris. Baik penulis maupun panitera tugas pekerjaan serta tanggung
jawabnya tidak jauh berbeda. Yang lian adalah bobot berat ringan
tanggung jawab serta corak ragam pekerjaannya.
Sepintas lalu dengan memang nampak bahwa tugas sorang
sekretaris banyak berkecimpung dibidang tulis menulis. Tugas ini meliputi
antara lain : surat menyurat, pencatatan pembicaraan, pembuatan notula,
laporan rapat, penyimpanan warkat, pembuatan statistik dan masih
banyak tugas kesekretarisan yang bersifat tulis menulis lainnya.
Sekalipun tugas pekerjaan sekrataris itu berkisar dibidang tulis menulis,
akan tetapi perlu ditegaskan bahwa bukan hanya tilis menulis semata
tugas pekerjaannya. Masih banyak tugas yang jauh lebih penting yang
harus diselesikan oleh seorang sekretaris.
Pengguna perkataan penulis kiranya juga diambil dari kenyataan
bahwa pekerjaan sekretaris kebanyakan pekerjaan tulis menulis dengan
segala seluk beluknya. Perkataan sekretaris juga dikenal dikalangan
pemerintahan sebagai suatau predikat tertentu serta identitas yang
mempunyai arti khusus. Dapat disebut sebagai contoh, seperti diwilayah
pemerintah daerah (SEKWILDA), sekretaris negara, sekretaris presiden,
sekretaris menteri,dan masih banyak contuh lainnya.
Tentulah tugas dan tangggung jawabnya berbeda-beda, demikian
pula aktufitas serta ruang lingkup wewenang dan tanggng jawabnya
dibandingkan dengan sekretaris menteri misalnya, tugas pekerjaan
SEKWILDA dikalangan Pemerintah Daerah ialah bertanggung jawab
kedalam termasuk pekerjaan yang menyangkut masalah ketatausahaan.
Disanping sekretaris yang sering disebut penulis atau panitera
dikenal pula perkataan secretariat yang sudah tentu pengertian
secretariat amat berbeda.
Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas sehari-hari
memerlukan tempat sebagai pusat kegiatan. Tempat itu lazimnya disebut
kantor secretariat.
Kegiatan disekretariat itu berupa pekerjaan rutin perkantoran
seperti menghubungi pihak-pihak yang akan berhubungan dengan
pimpinan dan untuk hubungan ini diperlukan sarana-sarana seperti :
telepon, faks, surat, dan lain-lain. Disekretariat seorang sekretaris
mempersiapkan konsep surat pengetikan, kemudian menyerahkan
kepada pimpinan untuk ditanda tangani. Sekretaris menerima tamu, serta
menghubungkannya dengan pimpinan atau pejabat yang berkepentingan.
Demikianlah sekilas kesibukan dibagian secretariat.
Tempat sekretaris bekerja disebut secretariat atau kantor,
sedangkan secretariat juga berarti tatausaha. Secretariat sebagai bagian
tata usaha dapat mudah dipahami dengan pengertian seperti secretariat
Universitas Indonesia, secretariat IKIP, dan lain-lain. Aktifitas secretariat
adalah dibidang ketatausahaan yang menjadi intisari tugas perkantoran.

217
Secara garis besar pekerjaan tata usaha meliputi pekerjaan pencarian,
pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpanan dan pemusnahan
data.
Pekerjaan kesekretariatan atau tatausaha umumnya bersifat
pemberian jasa pemberian kerja, pelayanan oprasional, seperti :
a. Pekerjaan yang berhubungan dengan penyelenggaraan surat
menyurat
b. Pekerjaan pengurusan arsip, dokumentasi, dan ekspedisi
c. Pekerjaan tulis menulis seperti mengetik, menghitung, steno,
dikte, dan lainnya
d. Pekerjaan pengaturan komunikasi baik horisontalmaupun
vertikal, intern maupun ekstern
e. Pekerjaan pengaturan penerimaan tamu dengan segala tata
caranya
f. Persiapan rapat dan pertemuan
g. Penyajian angka, statistik, gambar yang memberi petunjuk
kerja, pembuatan formulir dan lain –lain

Jenis pekerjaan sekretaris secara lebih terperici akan dibahas


lebih lanjut. Uraian diatas hanya sekedar memberikan gambaran tentang
aktivitas yang terdapat disekretariat.
Seorang sekretaris bekerja disekretariat dan pekerjaannya dikenal
dengan istilah kesekretariatan. Adapun kesekretariatan itu merupakan isi
atau jiwa dari secretariat. Jika dibuat perumpamaan, maka secretariat
merupakan wadah aktivitas atau isinya. Sekalipun tidak serupa istilah
kesekretariatan hampir sama dengan perkantoran. Kesekretariatan akan
membahas tentang aktivitas kantor yang menjadi intinya yaitu
ketatausahaan. Maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa kesekretariatan
adalah aktifitas ketatausahaan juga. Pekerjaan kesekretariatan akan
membantu memberi pelayanan kerja operasional yang direncanakan dan
mendukung keberhasilan organisasi.
Pekerjaan kesekretariatan dari yang bersifat sederhana sampai
yang menentukan kebijaksanaan pmpinan akan diolah dikantor yang
merupakan pusat pengendalian usaha, oleh karena itu pekerjaan
kesekretariatan ada pada suatu organisasi, baik di tingkat bawah,
menengah, maupun tinggi. Dengan perkataan lain pekerjaan
kesekretariatan itu menjelajahi secara horizontal maunpu vertikal.

8.1.1.1.2 Klasifikasi Jabatan Sekretaris

Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat –


syarat pengetahuan dan kemauan bekerja. Sekalipun sebutanya sama,
masing – masing. Sekretaris mempunyai kedudukan, wewenang dan
tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan
tergantung tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja
dan bertugas. Seorang sekretaris perusahaan kedudukannya berbeda,

218
jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga social umpamanya.
Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah
barang tentu berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga
pendidikan atau lembaga social.
Sesuai dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya
tanggung jawabnya dapat dibedakan menjadi dua kategori sekretaris
yakni :
a. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer
b. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi
Sekretaris yang menjabat sebagai kepala secretariat berfungsi
sebagai pemimpin, membawahi pegawai-pegawai yang lain serta
bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan.
Sekretaris yang bertindak sebagai kepala secretariat merupakan salah
satu anggota dalam organisasi, disamping masih ada juga kelompok
pimpinan yang lain. Sebagai kepala tatausaha dalam arti seluas-luasnya
bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.
Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala secretariat
adalah executive secretary (sekretaris yang berfungsi sebagai manajer).
Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal
dengan sebutan business secretary. Company secretary sedangkan
dilingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris partai, sekretaris
kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang
menjabat sebagai manajer.
Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala
mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya
khusus menyelenggarakan tata usaha semata melayani pimpinan
organisasi saja, namun juga mengelola organisasi. Untuk itu diperlukan
mendalami tujuan organisasi dan asas-asas manajemen. Seorang
sekretaris yang menjabat kepala secretariat mempunyai wewenang dan
tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan
ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang menentukan
kebijaksanaan dan mengambil keputusan.
Sekretaris pribadi bertugas memberi pelayanan kepada pimpinan.
Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan dalam
bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak
mempunyai anak buah, berperan sebagai pembantu untuk meringankan
tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-benar dapat memusatkan
perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilantujuan
oeganisasi.
Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai
keahlian dibidangnya. Tugas pekerjaanya membantu pimpinan dalam
memecahkan masalah yang berhubungan dengan keahliannya, memberi
saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan
bijaksana dalam memecahkan masalah.
Sebagai comtoh sekretaris pribadi dapat dijumpai dikalangan para
pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk

219
menjangkau keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian.
Umtuk itulah diperlukan sekretaris yang ahli dibidangnya, sehingga
pimpinan benar-benar dapat melaksanakantugas sebaik-baiknya berkat
bantuan sekretaris yang ahli tersebut.
Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain adalah
sekretaris pribadi menteri, sekretaris director, sekretaris bupati, sekretaris
rector disalah satu universitas yang mempunyai banyak fakultas.
Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi sebagai pembantu umum
dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus
menangani hal-hal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan
tugas pokok seorang pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu
penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi.
Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu,
baik sekretaris mengepalai sekretaris maupun sekretaris pribadi yang
bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan dalam
menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang
akan dicapai organisasi.
Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah
kecil yang harus diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk
tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas pimpinan adalah memikirkan
dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai. Hal-
hal tersebut diatas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat
diselesaikan oleh sekretaris.
Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan
mempunyai tugas pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno,
dikte, dalam bahasa inggris sekretaris demikian dinamakan typist
secretary, stenograper secretary, dan audio secretary.
Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte
adalah membantu seorang atau lebih anggota staff pejabat, didalam
organisasi maupun tatahubungan yang cepat dan tepat, bai didalam
organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak
hanya dibidang pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada
tugas tambahan sebagai layaknya seorang pegawai. Hanya mereka
memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte
baik langsung maupun mempergunakan mesin.

8.1.1.2 Tugas Sekretaris Sebagai Manajer


Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer,non
manajer, atau sekretaris yang bertindak sebagai pegawai mempunyai
wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang saling berbeda.
Dalam tubuh organsasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan,
pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang menjabat
sebagai manajer menjabat kepala secretariat. Kedudukannya dalam
organisasi sebagai pimpinan. Sedangkan sekretaris pribadi merupakan
staf. Typist secretary, stenographer secretary bertindak sebagai pegawai
biasa atau pelaksana.

220
Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya
berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun
khusus pimpinan dan ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka
sekretaris dapat menjabat baik dalam top organization, middle
organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan
sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas.
Uraian berikut akan memberikan gambaran lebih jelas tentang
hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi, sehingga akan tercermin
bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting
dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu
organisasi.

8.1.2 Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja


Di dalam kantor, ada banyak sekertaris yang berfungsi sebagai
tenaga bantu pada pimpinan kantor, sekertaris macam ini adalah
sekertaris profesi di tempat kerja.

8.1.2.1 Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor


Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna
memberi gambaran tugas sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan,
terlebih dahulu akan diuraikan sedikit tentang pokok- pokok pengertian
organisasi dan struktur organisasi. Sesuai dengan sifat sosial dan ciri
kepribadian masing – masing manusia berhasrat mengelompok,
mempertahankan kelangsungan hidup dengan memenuhi kebutuhan baik
jasmani maupun rohani.
Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan
wahana menimbulkan hasrat saling membutuhkan, bantu membantu dan
mau bekerja sama guna kelangsungan hidup. Sekelompok orang yang
bekerja sama mempunyai tujuan yang akan diperjuangkan itu belum
mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam bekerja sama antar manusia
diperlukan sistem serta proses kerjasama yang serasi. Adapun unsur
pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut :
a. Adanya sekelompok orang
b. Adanya sistem dan proses kerjasama, dan
c. Adanya tujuan yang akan dicapai

Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas


pekerjaannya yang tujuannya sudah diatur sedemikian rupa sehingga
masing – masing mempunyai tigas, kedudukan, wewenang, dan
tanggung jawab. Pengaturan itu akan mencerminkan suatu kerangka
yang memberi petunjuk hubungan kerja sama.
Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung jawab
masing – masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang
menggambarkan keadaan tersebut dikenal dengan istilah struktur
organisasi.

221
Struktur organisasi lazimnya diatur dengan corak tertentu sesuai
dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:
a. Organisasi Garis (Line Organization)
b. Organisasi Funsi (Function Organization)
c. Organisasi Panitia (Committee Organization)

Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi


tidak cukup hanya memiliki kerangka saja, masih diperlukan suatu
tindakan atau proses pelaksanaan tujuan, kerangka atau struktur
organisasi merupakan wadah organisasi yang bersifat statis, sedangkan
proses pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi
bertindak.
Dalam organisasi sesuai dengan sifatnya dikenal jenjang
kepemimpinan yaitu ada yang dipimpin dan ada yang memimpin.
Demikian pula pada suatu kantor, ada kepala dan ada pegawai
bawahannya. Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor pada umumnya
ialah memberi pengarahan dan pengaruh kepada bawahan, agar mau
dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat melaksanakan
tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan.
Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat pun
mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar tugas
pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin
sekretariat berfungsi manajer, sehingga melaksanakan tugas – tugas
manajer di bidang tata usaha, guna membantu atau melayani keperluan
sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas – tugas pelayanan
agar terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan
pada umumnya.
Tidak jarang seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan
sekretariat juga melaksanakan tugas penting untuk membantu pimpinan,
termasuk membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan keputusan.
Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat
rencana, mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama –
sama bawahan dan mengadakan pengawasan seperti layaknya
pimpinan.
Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat yang
dipimpinnya, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana
mempengaruhi serta menggerakan bawahannya agar dapat
melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan :
a. Memberi bimbingan sebaik – baiknya,
b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,
c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta
d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan
sebaik – baiknya.
Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan
memerlukan ketelitian dan kecermatan, sehingga seorang sekretaris
yang memegang pimpinan sekretariat di tuntut mempunyai kepribadian

222
dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan
menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan
seorang sekretaris yang memimpin sekretariat.

8.1.2.2 Sekretaris Perorangan

Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk


pimpinan dalam jenjang organisasi. Sekretaris demikian juga bertindak
sebagai pimpinan, tatapi disebut sebagai sekretaris yang berfungsi non
manajer.
Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan
secretariat, ia mempunyai wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai
pembantu berupa karyawan-karyawan bawahan. Tugas pekerjaannya
adalah pembantu ahli dibidang kesekretarisan. Ia sering dikenal dengan
sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi
bantuan umum dibidang kesekretarisan.
Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat
pimpinan tidak semuanya dapat menguasai masalah-masalah yang
dihadapi. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas secara keseluruhan,
maka pejabat pimpinan perlu didampingi seorang yang ahli menangani
masalah tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf. Tenaga staff adalah
tenaga yang ahli dibidangnya. Ia memberi bantuan kepada pimpinan
dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas pejabat
pimpinan.
Karena keahliannya itulah pejabat staff diperbantukan kepada
pimpnan dan diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer
yang berfungsi sebagai pembantu ahli seorang pejabat dan disebut
sekretaris pribadi. Bagi pimpinan yang menangani bemacam-macam
masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi sebagai pembantu ahli
amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat
mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan
setepat-tepatnya.

8.1.3 Sekretaris Politik Di Jepang

Di sini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah


membudaya di Negara tetangga dengan tujuan mudah-mudahan budaya
profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh tanah air sehingga lowongan
kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekertaris menjadi
banyak.
Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari
profesi sekretaris. Mereka bekerja sebagai sekretaris yang diperbantukan
kepada para tokoh politik seperti anggota legislative, pejabat pemerintah
eksekutif, para pejabat di bidang yudikatif, partai-partai politik, organisasi-
organisasi yang bernaung di bawah partai politik dan sebagainya, baik di
pusat maupun di daerah, baik yang besar maupun yang kecil, secara

223
resmi diakui di dalam undang-undang sehingga merupakan profesi yang
sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini secara taris
yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi
pada kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh
kaum pria.
Sekretaris politik di Jepang ada dua macam:
1) Sekretaris resmi organisasi.
2) Sekretaris pribadi
(1)Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-
undang legislative pasal 132 yang berbunyi sebagai berikut:
‘Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang
sekretaris resmi’.
Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan
undang-undang pegawai negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang
menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai negeri khusus
yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah
keikutsertaan sekretaris politik berkiprah di bidang politik yang
merupakan salah satu larangan bagi pegawai negeri biasa. Dengan
perkataan lain, pegawai negeribiasa dilarang dalam kegiatan politik
praktis, tetapi sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai
negeri tidak dilarang.
Sekretaris politik di bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama.
Sekretaris politik resmi mendapat gaji resmi dari kas negara. Ada juga
sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya, dalam kasus
ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik.
(2)Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang
mengaturnya secara jelas. Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk
memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian sekertaris pribadi seratus
persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang
mempekerjakannya yaitu tokoh politik.
Para tokoh politik secara bebas dapat memperkerjakan siapa saja yang
disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggungjawah sendiri dan
pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah
terletak pengertian sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan
penghasilan sendiri pemakainya.

Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan


kepada para sekretaris politik di Jepang, kita bias melihat situasi itu dari
angka-angka penggajian resmi yang beredar di masyarakat Jepang.
Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga
kelas sekretaris resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu
(1)Sekretaris kebijakan (2)Sekretaris kelas satu (3)Sekretaris kelas dua;
gaji resmi dari Sekretaris Kebijakan adalah antara 440.000,- yen sampai
670.000,- yen per bulan, untuk Sekretaris Kelas Satu antara 420.000,-
yen sampai 660.000,- yen per bulan, dan untuk Sekretaris Kelas Dua
antara 310.000,- yen sampai 480.000,- yen. Untuk memahami lebih lanjut

224
tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya dengan gaji
resmi anggota legistatif. Berdasarkan undang-undang parlemen bulan
Januari tahun 2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji
1.375.000,- yen per bulan, pada angka ini masih akan ditambah lagi
sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang
anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan. Untuk
mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari
nilai kurs mata uang yen terhadap rupiah; pada bulan nopember tahun
2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-kira Rp80,-. Berarti penghasilan
resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165 Juta
perbulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40
juta rupiah per bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di
Jepang adalah sekitar 18% sampai 25% dari gaji anggota legislative yang
memperkerjakannya.
Kalau demikian, hanya dari segi penggajian saja sudah bisa dilihat
kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang cukup tinggi
sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan
gaji itupun, bisa dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu
menggaji sekretaris pribadinya sendiri karena gaji dari seorang sekretaris
pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi.

Tim penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang


dengan harapan budaya ini bisa ikut menyebar di seluruh tanah air
sehingga kegiatan politik di tanah air bisa mendapat hiasan baru menuju
kea rah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah isapan jempol cukup hanya
dilihat dari sudut penggajiannya saja.
Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia
mudanya cukup hanya digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak
lain anggota DPR mendapat gaji resmi lebih dari Rp 20 juta per bulan,
Depok sendiri konon menurut kabarnya gaji anggota DPRD Depok
adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar satu juta rupiah itu
hanya merupakan 5% sampai 12,5% dari gaji resmi para anggota
legislative sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa di Jepang,
dapat dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi
masing-masing sebab prosentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di
Indonesia daripada kasus di Jepang dengan perhitungan para lulusan
SMK cukup digaji sebesar satu juta rupiah per bulan. Jika budaya Jepang
itu bisa diterapkan, berarti kalangan politik di Indonesia bisa ikut
menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada di
tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula
mereka ikut memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda
lulusan SMK.

8.2 Tugas Manajer Kantor


1. Pemahaman informasi :

225
a. Proses memperolah informasi mengenai cara melaksanakan
tugas-tugas manajerial (seperti inisiatif atau kreativitas sendiri,
pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain)
b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi
bisnis, dan kemampuan mengantisipasinya sekarang dan
dimasa datang.
c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang dilaksanakan secara
intern.

2. Informasi mengenai kemampuan bekerja :


a. Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan
pemikiran
b. Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan
bawahan
c. Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan
mempartisipasikan bawahan, serta penjadwalan
pelaksanaanya
d. Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan
keamanan, keselamatan, dan kepuasan kerja serta
kebersihan lingkungan kerja
e. Kemampuan melakukan pencatatn dan menyusun laporan
kerja

3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar :


a. Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan
produk atau pelayanan perusahaan
b. Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan
berbagai pihak luar perusahaan
c. Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan
lainnya

4. Hasil Kerja :
a. Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri
sebagai eksekutif
b. Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja didalam tim

5. Hubungan dengan para pekerja :


a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan
b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan

6. Konteks pekerja lainnya :


a. Loyalitas
b. Disiplin
c. Kemandirian
d. Kepemimpinan dalam tim kerja

226
7. Karakteristik jabatan, yang menyankut syarat-syarat formal dan
informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung jawab,
kontinyuitas dalam bekerja penampilan sabagi eksekutif dan lain-lain.
Informasi-informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan
manajerial seperti ketengahkan diatas, bukan criteria jabatan
manajerial (bukanlah kategori yang mati) Karena pekerjaan atau
jabatan tersebut bersifat kulitatif dan dinamis.
Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan atau jabatan yang
penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial,
staf, pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang
berhubungan dengan produk dan pelayanan perusahaan, diperlukan
pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan dilakukan
pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis
pekerjaan atau jabatan.

Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli di bidangnya


masih banyak jasa sekretaris yang membantu pejabat pimpinan secara
umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan tatapi, tidak
jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal
yang amat pribadi sifatnya.
Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak
kalah pentingnya agar pejabat pimpinan benar-benar terkonsentrasi
dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya. Janganlah
pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin
atau insidental.
Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun
sebagai pembantu umum pimpinan adalah membantu sekelompok atau
seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar pekerjaan kantor rutin dapat
berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab atas
pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab
bertanggung jawab akan lancarnya pekerjaan kantor.
Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut
sekretaris senior. Selain membantu pimpinan tingkat atas bagi sekretaris
yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi
menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil
keputusan, membuat perencana, membantu mengadakan bimbingan dan
juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga jenis sekretaris
dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan
secretariat, pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu
umum. Akan tetapi sebagai tenaga karyawan biasa. Sekretaris demikian
berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.

8.3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi


Sekretaris dimanapun tugasnya dalam jenjang organisasi pada
dasarnya sama yakni memberi bantuan baik kepada pejabat pimpinan

227
khusus maupun kepada organisasi pada umumnya. Dalam kenyataannya
akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun kesemuanya
adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada
pimpianan maupun kepada organisasi.
Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai
atau karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan
khususnya dan dikenal dengan nama pegawai secretariat. Dalam bagian
disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya
sebagai pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini
merupakan tugas junior secretary atau junior.
Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas
membantu seseorang atau lebih anggota staf pejabat guna
menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern
atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima
dikte baik langsung atau melalui mesin, dan lain – lain.
Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan
administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas
dan pekerjaan bermacam – macam, sesuai dengan kedudukan dan
wewenang yang diperoleh serta tanggung jawabnya.

Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni :


a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung
lancar baik kedalam organisasi maupun keluar organisasi dengan
media pesawat telex menerima tamu perusahaan atau perorangan.
b. Juru tulis, dilingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik
desa bertugas membantu lurah dalam masalah catat mencatat,
sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu ditekankan
bahwa juru tulis merupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang
berarti pegawai secretariat.
c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang
diambil dari hasil dikte langsung atau penyalinan dari mesin pendikte,
yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah yang telah diketik.
d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang
akan dikirim, mengerjakan pengaturan masalah pengetikan berupa
naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik sehingga
menarik dan mudah dibaca.
e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan
dengan masalah kearsipan dan penataan berkas.
Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai
secretariat dan masih banyak lagi pegawai secretariat yang lain
denga tugas kewajiban yang berbeda. Kedudukan sekretaris dalam
jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenag staf atau pegawai
biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.

8.4 Peranan Sekretaris


1. Tugas Pokok

228
Pernan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga
tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan
melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di
pundaknya. Kewajiabn tersebut di laksanakan dalam tugas-tugas
pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas
pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu di laksanakan
denganmenggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang
nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan
tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.
Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama
yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna
membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku
sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian
juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.
Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa
penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup
guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula
sekretaris dalam memberi bantuan bai kepada pimpinan maupun dalam
organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi
tersebut.
Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai
tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi
pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna
kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan dapat dicapai dengan
hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan
dapat dicapai dengan sebaik-baiknya.
Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan
penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan
mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang
harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat
luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan
atau masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga
akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas
maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya.
Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan
pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam memberi
bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat
protokoler, disamping masih ada tugas pokok yan sesuai dengan
kedudukan sekretaris itu sendiri.
Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang
pelayanan kantor.
a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan
pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi
bentuk naskah yang terketik rapi.

229
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat
serta laporan.
c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi.
e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi,
urusan pos dan lain-lain.

Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut :


a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui
telepon atau surat.
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal
c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan,
memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.
d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan
aktivitas kerja.
e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas
kerja.
f. Mengatur penerimaan tanu dengan segala fasilitas yang
diperlukan.

Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya


masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang
tugas pokok tersebut.

2. Tugas Khusus
Tuga yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut
tugas khusus, antara lain ;
a. Pengurusan perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa
pengurusan rencan, masalah imigrasi (paspor, visa, health
certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil
Guna keprluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga,
memesan minum utuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keprluan
sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya
diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu.
Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang
menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan
tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik.

8.5 Pegawai Administrasi


8.5.1 Bidang Tata Persuratan
a. Bagian penerimaan dan pengiriman surat

230
- Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi
label pada surat atau lembar disposisi, mendistribusikan
kepada yang berwenang.
- Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat
dalam buku agenda menyampul dan mengirimkan, baik
langsung maupun melalui kurir.
- Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam
buku agenda dan menyerahkan kepada unit yang
bersangkutan untuk dikirim.
- Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar
secara periodik, termasuk surat kawat, dan telex.

b. Bagian pengetikan dan penggandaan


- Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blanko dan karangan-
karangan untuk konsumsi keluar organisasi.
- Memperbanyak surat-surat dengan stensil, foto copy, atau alat
lai atau mesin pengganda yang ada.
- Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master
secara teratur.
- Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan
ringan).
- Membuat statistik penggandaan.

c. Bagian Kearsipan dan Dokumentasi


- Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun,
menyimpan dan memelihara arsip.
- Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang
berharga atau dokumen.
- Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat
yang disimpan.

8.5.2 Bidang Perlengkapan


a. Bagian pengadaan barang
- Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan,
baik pekerjaan perkantoran maupun pekerjaan lapangan.
- Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan
keperluan, baik melalui pembelian, pinjaman, hibah, maupun
membuat sendiri.
- Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum
diserahkan kepada unit pemakai.
- Membuat catatn dan daftar atas barang-barang inventaris
secara keseluruhan, berikut perubahan status dan lokasi
barang tersebut.
- Merencanakan dalam melksanakan penghapusan barang
inventaris, sesuai criteria penghapusan barang inventaris.

231
b. Bagian pemeliharaan
- Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung
kantor, rumah dinas, mesin-mesin, kendaraan, pesawat
telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.
- Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang
inventaris baik dilakukan sendiri maupun oleh pihak ketiga.
- Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan
lain dalam gedung termasuk kamar kecil.
- Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu
hias dan lain-lain.

c. Bagian bangunan
- Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess dan
bangunan lain dilingkungan kerja.
- Mengatur dan mengurus alikasi dan realokasi rumah dinas
dan aturan-aturan mengenai penempatan.
- Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang
berhubungan dengan izin-izin bangunan, izin penempatan,
dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas
bangunan tersebut.

8.5.3 Bidang Kerumahtanggaan Kantor


a. Bagian pelayanan atau keamanan
- Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk
tata ruang.
- Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan,
konfernsi, dan sejenisnya.
- Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi
pegawai dan tamu.
- Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.

b. Bagian perjalanan dinas


- Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan
perjalanan dalam dan luar negeri dengan menggunakan
sarana angkutan yang ada.
- Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan
perjalanan dalam dan luar negeri, bagi pegawai dan pejabat.
- Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri
dan menyiapkan surat-surat pembayaran.
- Menyelesaikan surat-surat pertanggung jawaban perjalanan.

8.5.4 Bidang Hubungan Masyarakat


a. Bagian langganan dan penerbitan
- Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah
atau buletin serta mengatur pendistribusiannya baik didalam
maupun luar kantor.

232
- Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau
media cetak lainnya.
- Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat
media cetak yang berhubungan dengan organisasi atau
kantor.
- Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam
media cetak.

b. Bagian penerangan dan dokumentasi


- Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita
penting dari harian-harian yang terbit dalam maupun luar
negeri.
- Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin
yang terkait.
- Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran
yang erat hubungannya dengan organisasi, untuk disimpan
agar mudah menemukannya kembali.

c. Bagian hubungan masyarakat


- Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan
badan legislatif baik dalam rangka tukar pendapat maupun
konsultasi.
- Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak
ketiga (wartawan atau delegasi).
- Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan
pemerintah dan kegiatan pihak swasta yang berhubungan
dengan kantor, dalam rangka koordinasi kerja.
- Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan
pemerintah dan swasta dalam rangka pengembangan
kegiatan kantor atau organisasi.

d. Seksi Protokol
- Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu
dengan pucuk pimpinan baik atas perjanjian maupun yang
bersifat mendadak.
- Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang
meninjau unit-unit kerja atau melakukan perjalanan dinas
kedaerah lain.
- Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-
pertemuan atau upacara yang di hadiri pejabat-pejabat tinggi
organisasi.
- Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada
pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya berkenaan dengan
aturan-aturan keprotokoleran.

233
8.5.5 Bidang Organisasi dan Tata Kerja
a. Bagian organisasi
- Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan
hubungan dengan kemajuan dalam bidang manajemen.
- Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan
koordinasi dan kelancaran pekerjaan.
- Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan
perincian serta perumusan tugas kewajiban unit-unit
organisasi.
- Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai
organisasi kerja, hubungan kerja, perincian tugas, kewajiban
dan perumusan ketentuan-ketentuan lain dalam bidang
keorganisasian.

b. Bagian tata kerja


- Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur
masing-masing pekerjaan, sehingga diperoleh efisien kerja
yang tinggi.
- Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran
waktu, satuan, jarak, berat, luas, dan lain-lain untuk kepreluan
standar pekerjaan.
- Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju
kecepatan, ketepatan, kelancaran, dan kerapihan pekerjaan.
- Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang
diperlukan secara tepat sesuai dengan kebutuhan.

c. Bagian pengembangan metode


- Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan,
apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau perlu
penyempurnaan.
- Menciptakan metode baru terhadapa cara kerja sesuai dengan
perkembangan teknologi, baik dalam bidang administertif
maupun teknik operatif.
- Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari
kantor atau oerganisasi lain yang sejenis, dalam rangka
penyempurnaan sistem kerja.
- Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi.

Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit


kerja, uraian tugas, dan istilah-istilah yang diebutkan di atas tidak mutlak.
Masing-masing organisasi atau kantor dapat melakukan variasi sesuai
kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya organisasi yang
bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas,

234
dapat diketahui macam dan ruang gerak dari manajemen perkentoran
dalam keadaan sehari-hari.

235
Bab IX
Kompetensi Khusus dan Moral Sekretaris

9.1 Sepuluh Kompetensi


9.1.1 Menerima Tamu dan Bertamu

A. Pengertian Tamu
Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk
mengunjungi instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik
kedinasan maupun pribadi.
Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati
dan dihargai. Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang
berhubungan dengan kedinasan.
Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-
bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk
melayani tamu sebaik mungkin.
Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris. Dimana
sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu
memberikan informasi yang diperlukan tamu.

Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat menemui tamu :

a. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.


b. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang
sejelas-jelasnya.
c. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan
suasana yang menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar,
majalah).
d. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar
tamu meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada
pejabat yang dituju.
e. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima
tamu yang disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu
harus mengisi buku tamu. Untuk memudahkan petugas untuk
menghubungi orang yang dituju oleh tamu.

B. Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu


dibuat catatan khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal,
Waktu, Siapa, dan untuk tujuan apa tamu tersebut. Untuk membantu
mengingatkan pimpinan.
Buatlah perjanjian atau pembatalan dengan tamu apabila ada
perubahan sampaikanlah secepatnya.

236
C. Kesalahan Yang Dihindari
Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :
1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan
tentang tamu.

9.1.2 Menerima Telepon dan Menelepon

A. Pengertian Bertelepon
Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian
jauh dan mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh.
Telepon merupakan alat komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab
itu, permintaan akan telepon yang semakin meningkat. Telepon
merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana penunjang bisnis.
Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik
individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat
komunikasi yang multiguna, dan beranekaragam model.

B. Etika Menangani Telepon


Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah
menelepon dan menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam
menerima atau bertelepon sangat berpengaruh terhadap nilai seseorang.
Bersikaplah wajar dan ramah dalam pembicaraan ditelepon. Anda
berbicara ditelepon harus tulus dan mau mendengarkan apa yang
dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau Anda berbicara
ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali
beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh
sebab itu, perlu diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara
dengan tergesa – gesa atau marah. Berhati – hatilah agar nada kesal
tidak sampai kentara pada suara Anda.
Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali
orang yang menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan
perusahaan Anda berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu
menelepon. Akibat pelayanan telepon yang kurang menyenangkan bisa
menghancurkan seluruh usaha perusahaan. Demikian, sikap yang baik
dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik kepada kantor.

237
D. Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon
1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar
mudah diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan
letakanlah di meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan
jelas, perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan
nada suara tidak boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa
yang mengajak bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan
identitas jangan dihubungkan dengan pimpinan, walaupun dalam
keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat
membantu penelepon mengatasi persoalan, jangan memberitahukan
pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani
pembicaraan dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus
menerima telepon lain. Mintalah kepada penelepon pertama agar
mau menunggu, jawablah panggilan penelepon kedua, mintalah
padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan
pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu.

Sekretaris yang bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima


telepon dan menelepon dapat membina hubungan baik antara kantor
dengan kantor lain.

9.1.3 Membuat Surat


Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama sendiri atau
atas nama instansi atau perusahaan. Isi surat atau informasi dapat
berbentuk pertanyaan permintaan, laporan, saran, atau konsep yang
disampaikan kepada pihak lain.
Kegiatan surat menyurat yang dilakukan secara terus menerus
antara pihak yang satu dengan pihak lain disebut korespodensi.
Agar komunikasi melalui surat lebih efektif dan dapat mempelancar
proses komunikasi, maka kedua belah pihak harus mempertahankan tata
cara penulisan atau pembuatan surat.
a. Isi surat harus jelas maksudnya.
b. Surat memiliki tujuan dan maksud yang jelas.
c. Surat ditulis dengan gaya bahasa yang baik dan sopan agar mudah
dipahami.
d. Hindari penggunaan kalimat yang tidak perlu dan membingungkan.
e. Pergunakanlah bahasa yang sesuai dengan pemahaman pihak
penerima.

238
f. Tulis dan ketik surat dengan rapi agar si penerima surat tertarik untuk
membacanya.

Bahasa surat yang tertera dalam surat memegang peranan penting


dalam menentukan lancar tidaknya berkomunikasi. Karena itu, bahasa
surat merupakan kunci dalam keberhasilan berkomunikasi dan sekaligus
sebagai alat komunikasi yang efektif.
Sehubungan dengan itu untuk menangani surat menyurat dikantor
atau instansi perusahaan diperlukan tenaga terampil dan memiliki
kemampuan khusus agar efektifitas dan efisiensi suatu kantor terjamin
mekanisme kerjanya.
Menangani urusan surat menyurat dengan baik, berarti memelihara
hubungan kerja sama yang baik dengan rekan bisnis, dan secara
administrasi mencerminkan bahwa kantor yang bersangkutan bekerja
secara professional.
Surat menyurat merupakan bagian – bagian dari pekerjaan kantor
yang kegiatannya meliputi, pengumpulan dan pengelolaan data,
pengiriman dan penerimaan informasi.
Surat berfungsi sebagai media komunikasi intern dan ekstern. Surat
menunjukkan kinerja kantor atau perusahaan dalam memelihara
komunikasi dengan pihak luar (relasi). Dan memiliki peranan yang
penting sebagai media komunikasi baik dari lingkungan instansi itu
sendiri maupun dari pihak luar.
Jadi, jelaslah bahwa surat merupakan media komunikasi tertulis
yang sangat penting bagi instansi atau perusahaan untuk melakukan dan
memelihara kerja sama dengan pihak lain. Surat merupakan ukuran
terhadap kinerja sebuah instansi atau perusahaan. Surat merupakan
barometer kemajuan instansi atau perusahaan karena surat merupakan :
a. Surat merupakan alat bukti tertulis (yuridis).
b. Surat merupakan alat penggerak dan pengendali kegiatan sehari –
hari kantor baik intern maupun ekstern.
c. Surat merupakan alat pengingat.
d. Surat berfungsi sebagai bahan kajian perusahaan.
e. Surat sebagai acuan dalam melakukan tindakan atau pelaksanaan.
f. Surat sebagai duta atau wakil seseorang atau instansi.

9.1.4 Menerima dan Menggandakan Surat


Bagi instansi atau perusahaan, surat memegang peran penting,
sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihak luar ataupun
relasi dilakukan dengan surat menyurat.
Surat menyurat adalah pekerjaan kantor. Istilah pekerjaan kantor
pada dasarnya sama dengan tata usaha yang dalam bahasa inggrisnya
disebut sebagai office work atau clerical work, yaitu seluruh rangkaian
aktifitas seperti menghimpun, mencatat, mengelolah, menggandakan,
mengirim, menyimpan keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha
dilakukan melalui surat.

239
Menurut GR. Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan
dan pembuatan warkat – warkat tertulis dengan cepat guna menyediakan
suatau landasan fakta sebagai tindakan kontrol dari pimpinan.

Menurut William Henry Leffinguell dan Edwin Robinson


Bahwa pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang pertama-tama
berkenaan dengan warkat dari badan usaha pembuatan warkat – warkat
guna dipakai untuk keterangan dikemudian hari.

Dari kedua rumusan tersebut, ternyata pekerjaan kantor


berhubungan dengan pembuatan surat – surat dan warkat – warkat, serta
kegiatan lainnya yang sifatnya memberi bantuan dan layanan kepada
pihak – pihak yang memerlukan demi tercapainya tujuan instansi atau
perusahaan.
Jadi, kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan komunikasi
yang menggerakkan seluruh jaringan. Di kantor pula terdapat bermacam
pekerjaan yang menyangkut hidup matinya instansi atau perusahaan.
Karena itu, pekerjaan kantor pada dasarnya ada dua jenis yaitu sebagai
berikut :
a. Pekerjaan kantor yang bersifat ketata usahaan yaitu pekerjaan yang
berhubungan dengan tulis menulis, antara lain :
1. Membuat surat .
2. Menerima surat .
3. Penyimpanan surat masuk maupun surat keluar
(mengarsipkan).
4. Mengendalikan surat.
5. Pengetikan surat.
6. Penggandaan surat menyurat.
7. Pengurusan keuangan.
8. Pengurusan perlengkapan kantor.
9. Pengurusan kepegawaian.
10. Pembuatan laporan.

b. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketata usahaan, yaitu pekerjaan


kantor yang tidak berhubungan dengan tulis menulis yaitu :
1. Menerima tamu dan bertamu.
2. Menerima telepon dan menelepon.
3. Pelayanan keamanan.
4. Pelayanan kebersihan.
Untuk meningkatkan produktifitas pekerjaan kantor, perlu ditunjang
oleh tenaga – tenaga terampil dan memiliki kemampuan khusus agar
mekanisme kerja suatu kantor dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Penanganan atau pengurusan surat merupakan sentral dari
kegiatan kantor. Bagian ini memegang peranan penting dalam

240
menggerakkan dan mengendalikan kegiatan sehari – hari yang
berhubungan dengan surat menyurat.

9.1.5 Menata Arsip


Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi
atau perusahaan. Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan
bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu
alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, semua dokumen atau
arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali jika suatu
saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian
rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem
arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.

Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :


1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis
dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan.
Klasifikasi arsip berguna untuk :
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu
berkas.
b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.

2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama,


walaupun kasusnya bermacam – macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan
singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder
dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai
kode dan indeks arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila
pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas
yang satu dengan lainnya berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci
arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks.
Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana
namun efektif adalah :
1. Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri
nomor urutnya.
2. Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap.
Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena
adanya suatu proses kerjasama, yaitu proses pengaturan atau
penyusunan surat dengan menggerakan elemen – elemen yang terdapat
didalam aktivitas penyimpanan.
Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang
baik, diantaranya sebagai berikut :

241
1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat
seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis.
3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui
langkah sebagai berikut.
Klasifikasi o indeks o kode dengan instansi tertentu o sortir
dokumen o penempatan ditempat penyimpanan o transfer o
pemusnahan.

Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip :

Kode dokumentasi tertentu


p
Menetapkan tempat dokumen
p
Sortir dokumen yang dicari
p
Diambil
p
Dikembalikan ketempat semula

Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai


diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Lemari arsip (filing cabinet)


b. Lemari Sortir (sortir deks)
c. Kotak indeks (index box)
d. Meja kartu (card desk)
e. Rak
f. Lemari filing tahan api (file resiting)
g. Folder
h. Odner

Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang


disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan.
Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua
sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

9.1.6 Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor


Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien
karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain

242
komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho
printer, OHP.
Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu
memperhatikan beberapa hal antara lain :
a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah
yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker.
b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan
harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan
atau sketsa yang diduplikasi.
d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang
akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang
berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat
energi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen
atau surat sebagai berikut :
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik
dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen
berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini
menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil.
Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3. Duplicator Offset Litho
Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset
Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan
cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner
Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula
diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table
atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara
elektronik.
6. Mesin Fotocopy
Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan
rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya
bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer)
Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan
hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis
Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang
disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh
pengelola kata.

9.1.7 Mempersiapkan Rapat dan Membuat Notula

243
a. Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara sejumlah orang atau kelompok
untuk membicarakan sesuatu masalah.
Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan
kantor dengan stafnya. Rapat sering diselenggarakan oleh banyak
instansi atau perusahaan. Jadi, rapat (conference atau meeting)
merupakan pertemuan antara para anggota lingkungan instansi atau
perusahaan untuk merundingkan atau menyelesaiakan suatu masalah
yang menyangkut kepeningan bersama.
Rapat sangat memerlukan tangan sekretaris yang terampil dalam
rapat, terutamamempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan
rapat pimpinan.
Tugas sekretaris dalam rapat antara lain meliputi hal-hal sebagai
berikut :
1. Persiapan
2. Menyusun acara
3. Menyusun teks pidato pimpinan
4. Membuat notula rapat
5. Mmbuat laporan hasil rapat.

b. Persiapan Peyelenggaraan Rapat

1. Membuat surat undangan rapat. Undangan dibuat jauh hari sebelum


rapat dimulai. Undangan rapat yang akan dikerjakan lengkap berisi :
a. Hari, tanggal, dan jam
b. Tempat rapat
c. Acara rapat atau bahan (materi) yang akan dibahas didalam rapat

2. Persiapan ruangan rapat


Pengaturan tata ruang rapat yang baik sangat besar pengaruhnya
terhadap keberhasilan dalam rapat.
Tata ruang rapat harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat dan
maksud rapat.
Penataan ruangan rapat menjadi perhatian sekretaris dalam rangka
persiapan rapat.
3. Alat – alat tulis
Dalam rapat – rapat yang cukup besar perlengkapan alat – alat tulis
sangat penting. Alat – alat tulis yang diperlukan pada saat rapat
diantaranya :
1. Map beserta isinya yaitu kertas HVS, jadwal rapat, dokumen –
dokumen sehubungan dengan masalah – masalah yang akan
dibahas, untuk dibaca para peserta rapatdan lain- lain.
2. Pensil, ballpoint, penghapus dan lain sebagainya.
3. Komputer atau laptop.
4. Perlengkapan Rapat

244
Sound system, overhead projector atau slide, video, tape
recorder, whiteboard, alat – alat ini sangat membantu
keberhasilan rapat. Agar rapat berjalan lancar, pastikan peralatan
– peralatan tersebut siap dipakai sebelum rapat berlangsung.
5. Akomodasi
Untuk penyelenggaraan rapat yang cukup lama, maka perlu
dipersiapkan akomodasi antara lain, hotel atau penginapan, dan
transportasi untuk para peserta rapat.
6. Konsumsi (snack)
Hidangan makanan dan minuman (kopi, air putih) saat peserta
dating akan menimbulkan kesan penyambutan yang baik bagi
peserta rapat.
Pelayanan dan penyajian minuman dan makanan sebaiknya :
a. Tidak mengganggu jalannya rapat.
b. Memperhatikan kebersihan.
7. Kesehatan

Penyelenggaraan rapat yang cukup lama perlu di sediakan ruangan


kesehatan untuk mencegah terhambatnya pelaksaannya rapat akibat ada
peserta yang sakit. Maka, faktor kesehatan peserta rapat perlu di
perhatikan.
Agar lebih jelas, dibawah ini dibuat bagan persiapan penyelenggaraan
rapat sebagai berikut :

Persiapan dan penyelenggaraan rapat

Perleng-
undangan Ruangan Alat – alat kapan Akomo- konsumsi kesehatan
rapat tulis dasi

Hari, jumlah Map Sound Hotel atau Makanan Obat-


tanggal, peserta beserta system, penginapan & obatan &
jam, rapat, isinya,AT overhead & minuman ruangan
tempat bentuk K, projector, transportasi kesehatan
dan acara ruang komputer video,
rapat & atau tape
maksud recorder,
rapat & white

b. Notula Rapat

245
Notula adalah catatan singkat atau ringkasan hasil pembicaraan dalam
sebuah rapat.
Dalam pembuatan notula rapat yang harus diperhatikan antara lain :
a. mengetahui tema dan tujuan rapat
b. pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan
c. berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung, agar tidak
terlewatkan hal-hal yang penting
d. pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang
logis dan efektif
Catatan rapat yang Anda buat selama rapat berlangsung segera disusun
dengan rapi atau diketik. Segera meminta tanda tangan dari pimpinan
rapat. Setelah itu notulis ikut menandatangani dan segera
memperbanyak dan mendistribusikan kepada para peserta rapat.

9.1.8 Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega

A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan


Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau
perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering
melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk
mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih
banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi
atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya
sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada
pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan
daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat
ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan
perjalanan dinas.

B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam
mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah
mempersiapkan antara lain :

246
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar
sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan
perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
aspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang
warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk
pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan
pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda
pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu
negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran
paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu.
Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang
bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas
kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang
akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam
perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan
dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran
fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat
check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada
yang tertinggal.

C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas

Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–


biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan
pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan
dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila
kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.

9.1.9 Menciptakan dan Mengembangkan Naskah untuk Dokumen


(Laporan)
Laporan yaitu suatu keterangan tertulis yang disampaikan
oleh seorang kepada atasannya atau sebuah panitia/tim kepada

247
yang membentuknya yang merupakan akibat dari pelaksanaan
pekerjaan.
Untuk memperjelas pengertian laporan, berikut akan dibahas :
a. Prof. Dr. Prayudi Atmosudirdjo menyatakan laporan adalah
setiap tulisan yang berisikan hasil pengolahan data dan
informasi.
b. J.C. Denyern, laporan adalah suatu alat komunikasi
tempat penulis membuat beberapa kesimpulan atau
keadaan yang telah diselidiki.
Dari Uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah :
Suatu bahan informasi yang diperoleh dari hasil proses
pengolahan data sebagai hasil dari suatu penelitian atau riset
terhadap suatu masalah yang biasa.
1. Fungsi laporan
Bagi suatu instansi / perusahaan laporan sangat besar sekali
manfaatnya. Sebab laporan tersebut berfungsi sebagai
1. alat untuk menyampaikan informasi
2. alat pertanggungjawaban kepada pemberi tugas
3. bahan penentu kebijakan
4. alat untuk membina kerja sama
5. alat untuk memperluas ide atau tukar-menukar
pengalaman.
2. Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya,
tergantung dari sisi mana kita melihatnya. Dibawah ini akan
dibahas laporan sederhana dan terbatas pada taraf yang
sifatnya sangat sederhana.
1.) Jenis laporan ditinjau dari segi isi dan maksudnya :
a. Laporan informatif, yaitu laporan
sebagaimana adanya atau sesuai dengan
kenyataan.
b. Laporan analisis, yaitu laporan berupa
sumbangan pikiran, pendapat, dan saran
yang isinya matang dan mendalam.
c. Laporan rekomendasi : yaitu laporan yang
berisi penilaian sekilas tanpa analisis
mendalam.
d. Laporan pertanggungjawaban : yaitu
laporan yang berupa
pertanggungjawaban, yang dapat
dikerjakan dengan berpedoman kepada
kedua hal : kerjakan dengan 2 hal yaitu :
1. Apabila proyeknya sudah selesai
2. Jika pekerjaan bertahap/laporan
kemajuan.

248
e. Laporan kelayakan : yaitu laporan yang
bertujuan untuk menentukan mana yang
terbaik setelah menganalisa suatu
masalah secara mendalam untuk menuju
penilaian yang bersifat pilihan layak atau
tidak.
2.) Jenis laporan ditinjau dari segi bentuknya :
a. Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang
biasa digunakan untuk keperluan intern
organisasi/kantor dan hanya memuat pokok-
pokoknya saja (isi laporan)
b. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang
dibuat dalam bentuk surat biasa, isinya kira-kira
satu sampai tiga, paling banyak 5 halaman.
c. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan
bentuk naskah dapat pendek atau panjang
penyampaiannya memerlukan memo atau surat
pengantar.
3.) Jenis laporan ditinjau dari segi sifatnya
a. Laporan biasa
b. Laporan penting (rahasia)
4.) Jenis laporan ditinjau dari segi penyampaiannya
a. Laporan lisan
b. Laporan tulisan
c. Laporan visual
5.) Jenis laporan ditinjau dari segi waktu dan
perodisasinya.
a. Laporan rutin
b. Laporan berkala

3. Pengumpulan data
Pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :
1. Observasi
Pengumpulan data dengan cara observasi bisa diperoleh
dengan mengadakan kegiatan penelitian ke lapangan
yang memiliki data terkait dengan masalah yang
diinginkan.
2. Angket
Pengumpulan data berupa angket dapat diperoleh dengan
mengedarkan pertanyaan/quisioner kepada responden.
3. Wawancara
Pengumpulan data yang bersifat wawancara bisa
diperoleh dengan melaksanakan wawancara atau
interview
4. Lokasi

249
Pengumpulan jenis ini, dapat diperoleh dari dokumen-
dokumen yang dikumpulkan, dari majalah, buku-buku,
surat kabar, arsip dan lain-lain.

4. Penyusunan laporan
Laporan harus disusun dengan sempurna dan kumplit, tidak
boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal itu diperlukan
untuk memperkuat kesimpulan. Laporan yang baik, tidak boleh
memasukkan hal-hal yang menyimpang atau mengandung
prasangka. Laporan harus disajikan secara menarik.

9.1.10 Mencatat Dikte untuk Mempersiapkan Naskah (Steno)

A. Pengertian stenografi dan Perkembangannya


Stenografi adalah tulisan pendek dan singkat untuk memepersingkat dan
mempercepat pekerjaan yang berhubungan dengan tulis menulia.
Stenografi berasal dari bahasa Yunani yaitu kata stenos artinya singkat
dan grahein artinya menulis.
Perkembangan senogarfi dapat diuraikan secara singkat.
1. Stenografi yang dikarang oleh Timithey Bright pada tahun 1588, John
Willis pada tahun 1602 dari Inggris.
2. F.X. Gabelsbelger pada tahun 1820 dari Jerman.
3. I. Pitman pada tahun 1837 dari Inggris.
4. A.W. Groote pada tahun 1899 dari Belanda
5. Pada tahun 1925 diIndonesia terdapat pengarang Karundeng
enciptakan steno nasional Karundeng
Berdasarkan surat keputusan secara resmi pemerintah
dikeluarkannya surat keputusannya No.051/1968 tanggal 1 Januari 1968,
telah ditetapkan sistem karundeng sebagai sistem stenografi stendar
mata pelajaran dimasukkn kedalam kurukulum SMK. Oleh karena itu,
stenografi sistem karundeng merupakan sistem nasioanl.

B. Manfaat Stenografi
1. Untuk mencatat atau menerima dikte
2. Untuk mencatat notulen saat rapat
3. Untuk membuat catatan yang bersifat rahasia

C. Ukuran Huruf Steno


1. Huruf 1 ruang
Terdiri dari abjad : a, h, l, m, dan n.

250
251
252
253
9.2 Nilai-Nilai Moral Sekretaris

Sekretaris banyak dibutuhkan oleh instansi atau perusahaan untuk


membantu pekerjaan.
Tugas sekretaris selain mengerjakan Administrasi juga harus
memiliki kemampuan dalam hubungan antar manusia yaitu kemampuan
bergaul dan memahami cara berfikir dan memotivasi orang lain.
Sekretaris harus memiliki sikap positif,menyenangkan, menghargai, dapat

254
dipercaya dan bertanggung jawab merupakan salah satu moral yang
harus dijunjung tinggi.

9.2.1 Disiplin
Sekretaris harus dapat berkerja sama dengan orang lain, karena
sekretaris tidak bekerja sendiri tetapi dengan orang lain. Dimana tingkah
laku seorang sekretaris menjadi contoh bagi yang lain. Apabila seorang
sekretaris melaksanakan tugas dengan bermalas-malas akan
berpengaruh dengan pekerjaan lain.

9.2.2 Jujur
Kejujuran pada seorang sekretaris sangat diperlukan untuk
membina hubungan yang baik, karena kejujuran bagian dari moral
seseorang atau pribadi untuk mengatakan kebenaran.

9.2.3 Layak Dipercaya


Sekretaris harus dapat menarik atau mengundang,
menginspirasikan, serta memotivasi orang lain. Orang akan lebih
memperhatikan apa yang mereka lihat, seperti cara kita membawa diri,
sikap, cara bicara, berpakaian,dan lain-lain. Dengan menunjukkan
kepercayaan diri kita juga menunjukkan kepada orang bahwa kita layak
dipercaya. Supaya dapat dipercaya, antara lain tidak boleh berbohong.

9.2.4 Setia
Tugas sekretaris membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas,
maka sekretaris harus selalu siap membantu pimpinan dalam
menghadapi kesulitan. Menjaga nam baik instansi atau perusahaan, tidak
memfitnah, menghianati, bersedia berbagi beban demi tujuan bersama.

9.2.5 Sopan
Sopan adalah nilai-nilai atau ukuran kaidah, budi pekerti, tingkah
laku yang halus dan baik. Bila sekretaris ingin disukai dan dihormati
harus menjunjung tinggi kesopanan, dipahami, dihayati dan dilaksanakan
dalam kehidupan bermasyarakat.

9.2.6 Sabar
Sebagai sekeretaris harus bersikap sabar, lapang dada, harus
selalu riang walaupun menghadapi banyak pekerjaan dan tidak disukai
banyak orang. Dan harus dapat menyesuaikan diri dari segala situasi
untuk buktikan kemantapan pribadi.

9.2.7 Rajin
Instansi atau perusahaan membutuhkan sekretaris yang memiliki
tingkat intelegensi diatas rata-rata yang membuat, mampu mengerjakan
dan mengumban semua tugas, intruksi dari pimpinan, karena itu
sekretaris dituntut lebih rajin untuk menyelesaikan pekerjaan, diperlukan

255
dedikasi tinggi untuk membuat tugas rutin yang terkesan membosankan
menjadi pekerjaan yang menarik.

9.2.8 Patuh
Sekeretaris harus patuh dalam menjalankan tugas dari pimipinan.
Tertib dalam tugas, setiap ada pimpinan, teguh dalam memegang
rahasia, dapat dipercaya.

9.2.9 Tanggap
Sekretaris sekarang diharapkan tanggap yang berari dapat berpikir
logis, kritis, analitis, kreatif, dan mampu bekerja mandiri tanpa banyak
diperintah pimpinan, sekretaris harus kompeten dalam menangani tugas
– tugas dan bisa berfungsi lebih baik. Sekretaris harus mencapai
keberhasilan dan bisa berfungsi lebh baik. Dapat berkonsentrasi agar
eksekutif puas sehingga dapat dipercaya dan dihargai.

9.2.10 Resik
Kebersihan diri dan kerapihan kerja harus selaku diperhatikan
karena kebersihan/resik telah menyatu dengan kehidupan sekretaris.
Jangan meletakkan minuman atau makanan di meja kerja. Apabila
tumpah kertas kerja menjadi basah. Tumpukan kertas kerja ditata di atas
meja dengan rapi. Jangan meletakkan barang – barang seenaknya
sampai berantakan diatas meja, karena akan memberikan kesan jelek
pada yang melihatnya.

256
Bab X
Empat Kemahiran Bahasa

Secara singkat bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari yang


digunakan manusia untuk menyampaikan buah pikiran atau perasaan
kepada lawan bicara atau orang lain dengan media suara atau tulisan.
Bahasa yang memakai media suara menjadi kemahiran
mendengar dan berbicara, dan bahasa yang memakai media tulisan
menjadi kemahiran membaca dan menulis. Dengan demikian,
mendengar, berbicara, membaca, dan menulis merupakan empat
kemahiran bahasa manusia yang bersifat universal dan sering disingkat
serta dipasangkan menjadi dengar-bicara dan baca-tulis.Kemahiran
dengar-bicara memakai organ telinga dan mulut, dan kemahiran baca-
tulis memakai organ mata dan tangan.
Karena bahasa merupakan alat komunikasi bersifat mutlak, akan
tidak akan harus dipakai, maka kemahiran menggunakan bahasa menjadi
dituntut kepada orang yang berjabatan sekretaris atau menejer kantor
atau petugas administrasi, karena ketiga profesi itu bersifat melayani
orang yang mempunyai urusan atau kepentingan dengan kantor yang
menjadi tempat bekerja mereka.

10.1 Pandai Membaca dan Menulis

10.1.1 Membaca
Seperti yang disebutkan di atas, membaca adalah kemahiran
bahasa yang menggunakan organ mata dan menulis adalah kemahiran
bahasa yang menggunakan organ tangan. Berarti jika kita ingin menjadi
pandai dalam membaca, pertama-tama organ mata harus dibuat menjadi
sehat.
Pembahasan tentang organ penglihatan mata secara khusus
merupakan obyek dari ilmu kedokteran sehingga di sini bukanlah tempat
untuk melakukan pembahasan itu. Yang hendak dibahas di sini hanyalah
pengetahuan umum berkenaan dengan kemahiran membaca.
Mata yang sehat, untuk membaca harus dipelihara dengan
memperhatikan beberapa hal seperti berikut.
1. Membaca harus menggunakan cahaya yang cukup terang.
2. Cahaya yang terang itu tidak boleh menyilaukan mata karena dapat
merusak penglihatan, dan cahaya sebaiknya didatangkan dari
belakang kepala.
3. Waktu membaca, obyek baca sebaiknya diletakkan di depan mata
dengan jarak pantas kira-kira 25 sampai 30 cm, maksudnya tidak
terlalu dekat atau terlalu jauh. Jika terlalu dekat dapat merusak
penglihatan dan jika terlalu jauh menjadi kurang jelas.

257
4. Membaca sebaiknya tidak sambil tidur, karena kalau sambil tidur, maka
jarak sehat pada butir (3) menjadi sulit dipertahankan.
5. Pada obyek baca sebaiknya dihindari terjadi bayangan karena
bayangan ini dapat mengganggu penglihatan yang cendrung
memaksa mata bekerja keras. Akibatnya, lama kelamaan mata dapat
menjadi rusak.
6. Pada waktu membaca, sesekali hendaknya memejamkan mata
sejenak atau melihat ke arah yang jauh dengan tujuan
mengistirahatkan mata sebentar supaya tidak terjadi kelelahan.
7. Membaca secara terus-menerus, berjam-jam, juga tidak baik untuk
kesehatan, hendaknya setelah sekian lama membaca secara tanpa
henti, pada saat yang dirasakan perlu, kegiatan membaca lebih baik
dihentikan dulu dengan tujuan dapat mengistirahatkan mata dan juga
otak supaya tidak terjadi ketegangan atau stres yang tidak diinginkan.
Saat yang tepat untuk bersitirahat itu belum tentu sama untuk setiap
orang.Berarti tiap-tiap orang harus dapat memperkirakan sendiri
kondisi tubuhnya secara tepat. Jangka waktu istirahat pun relatif, belum
tentu sama untuk semua orang.

Pada zaman moderen seperti sekarang ini, kegiatan membaca


banyak dilakukan oleh orang-orang dari masyarakat yang sudah maju,
karena mereka tahu kegiatan membaca membawa manfaat sebagai
berikut.

Manfaat Membaca
1. Mengetahui buah pikiran, maksud hati atau perasaan dari pihak
penulis.
2. Mengetahui informasi yang tersurat (tertulis secara jelas) akanpun
yang tersirat (tersembunyi di balik kata-kata dan baru diketahui
setelah dikaji) di dalam bacaan. Pada gilirannya kekuatan berpikir
menjadi bertambah.
3. Menimba pengetahuan yang dikandung di dalam bacaan.

Dengan demikian,dapat dikatakan bahwa kegiatan membaca mempunyai


banyak manfaat yang dapat membawa orang ke arah kemajuan untuk
meningkatkan kemampuan kerja dan dalam jangka panjang akan dapat
meningkatkan taraf hidup ke arah yang lebih baik.

Pendek kata, di negara maju, membaca sudah membudaya di tengah-


tengah masyarakatnya, dan kegiatan membaca itu justru menjadi salah
satu ciri dari satu masyarakat maju. Di negara kita yang masih
ketinggalan, kegiatan membaca perlu diusahakan menjadi satu
kebiasaan bagi setiap orang.

258
Kegiatan membaca adalah kegiatan verbal, dengan tujuan dapat
mencapai sasaran yang diinginkan. Untuk itu, diperlukan teknik membaca
yang cocok.

Teknik membaca
1. Membaca cepat
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara cepat atau secara
garis besar isi dari bacaan yang menjadi obyek.
Teknik ini merupakan cara yang menjalankan mata pada tulisan-
tulisan yang terdapat dalam lembaran dengan cara yang cepat tapi
dengan konsentrasi yang luar biasa sehingga daya ingat yang kuat
menjadi andalan dalam pelaksanaannya.
Jika timbul kelengahan sedikit saja, cara ini tidak akan membawa
hasil. Berarti konsentrasi penuh merupakan syarat mutlak untuk
menjalankan cara tersebut.
2. Membaca lengkap
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara lengkap isi dari
bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini memerlukan kesabaran yang mutlak,bahkan
harus diterapkan dari awal sampai dengan selesai. Namun, kecepatan
membaca adalah suka-suka, tergantung dari pembaca berikut kondisi
pada saat itu. Tanpa ada kesabaran yang cukup, target yang hendak
dicapai pasti tidak akan terjadi.
3. Membaca detil
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara mendetil isi
bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini dibarengi dengan cara pengkajian yang
mutlak. Maka dari itu, pelaksanaan teknik membaca detil pasti menyita
waktu banyak karena selain proses membaca yang dijalankan, proses
mengkaji pun perlu dijalankan. Tanpa menjalankan proses mengkaji,
target yang hendak dicapai mengenai isi yang mendetil pasti tidak akan
berhasil.
4. Membaca selektif
Teknik ini dibutuhkan untuk mengetahui secara selektif sebagian
dari isi bacaan yang menjadi obyek.
Pelaksanaan teknik ini tidak ada kaitan dengan kecepatan
membaca akanpun waktu yang dibutuhkan.Kaitannya hanya dengan
kepentingan pembaca sesaat. Maksudnya, kebutuhan pembaca yang
terkonsentrasi pada hal-hal tertentu yang ada di dalam keseluruhan
bacaan yang menentukan pelaksanaan teknik ini. Bagian yang menarik
perhatian pembaca itulah yang dibaca, sedangkan bagian lain diabaikan.

259
Contoh penerapan : a) koran

Membaca cepat berita koran per halaman

Membaca selektif berita koran yang menarik perhatian

.
Membaca lengkap berita koran yang menarik
perhatian

b ) buku

Membaca cepat Judul buku, daftar isi, dan keseluruhan

Membaca selektif Daftar isi buku

Membaca lengkap Bab atau pasal yang menarik perhatian

Membaca detail Bab, pasal atau bagian dari pasal yang


diperlukan

a) Untuk contoh membaca koran, tidak dibutuhkan tahapan membaca


detil.
b) Untuk contoh membaca buku, tahapan membaca detil adalah tahapan
terakhir.

Proses Membaca
Proses membaca adalah langkah atau tahapan yang harus dilalui
sewaktu membaca. Proses membaca melalui tahapan sebagai berikut
1. Memahami judul untuk memperkirakan isi keseluruhan secara
garis besar. Mula-mula memeriksa judul, kemudian berupaya
memahaminya dan memperkirakan isi keseluruhan melalui judul.

260
2. Membaca cepat secara garis besar untuk mengetahui isi
keseluruhan. Memeriksa daftar isi dan membaca cepat termasuk
membaca cepat isi keseluruhan untuk mengetahui secara kasar.
3. Membaca selektif bagian-bagian yang diinginkan terlebih dahulu.
Memeriksa kembali daftar isi, lalu memilih secara selektif bagian
atau bab atau pasal yang menarik perhatian atau ingin diketahui
isinya.
4. Membaca lengkap dari awal sampai dengan selesai. Sesudah
diketahui secara kasar, tentunya timbul minat mengenai bagian
tertentu. Pada saat ini bagian itu dibaca lengkap dari awal sampai
dengan akhir.
5. Membaca detil bagian-bagian yang menjadi sasaran. Sesudah
membaca lengkap, lalu timbul kebutuhan ingin mengetahui secara
lebih mendalam mengenai sesuatu dari yang baru saja dibaca
lengkap, maka lakukan membaca detil dari bagian itu.
6. Membuat rangkuman secara tercatat supaya tidak lupa dan
mudah diingat kembali.
Terakhir adalah upaya untuk mengawetkan ingatan dengan cara
mencatat supaya yang sudah dibaca detil menjadi tidak mubajir
gara-gara lupa.

Keterangan :

Keseluruhan pengetahuan tentang kemahiran membaca perlu


diketahui oleh seorang sekretaris atau menejer kantor. Di samping itu
mereka perlu menguasai empat ketrampilan teknik membaca.
Teknik membaca cepat misalnya diperlukan untuk membaca E-
mail dan SMS ponsel yang masuk; teknik membaca lengkap dibutuhkan
misalnya untuk membaca surat yang masuk dari luar kantor; teknik
membaca detil dibutuhkan misalnya untuk membaca dokumen
perundang-undangan; teknik membaca selektif dibutuhkan misalnya
untuk membaca berbagai informasi yang masuk.

10.1.2 Menulis

Menulis adalah kemahiran bahasa yang sepasang dengan


kemahiran membaca karena kedua kemahiran ini menggunakan tulisan
sebagai media.
Kemahiran membaca merupakan kemahiran yang bersifat pasif
karena ditujukan untuk diri sendiri, tetapi kemahiran menulis merupakan
kemahiran yang bersifat aktif karena ditujukan kepada lawan atau orang
lain, misalnya menulis notulan rapat, menulis laporan untuk kepentingan
kantor, menulis surat untuk pelanggan dan sebagainya. Menulis, menurut
Hiroaki Kitamura, pada bukunya, adalah tindakan yang mengingatkan kita

261
terhadap perasaan atau pikiran diri kita sendiri, berarti tindakan berbicara
kepada diri kita sendiri. Di situlah terletak daya tarik menulis.

Karena kemahiran menulis bersifat aktif, yaitu hasilnya ditujukan


kepada orang lain, maka kemahiran ini perlu didampingi dengan sejumlah
pengetahuan yang mendukungnya.
Pengetahuan yang diperlukan pertama-tama adalah pengetahuan
tentang penyusunan 'kerangka tulis'.
Kerangka Tulis adalah garis besar dari isi yang akan ditulis.
Kerangka Tulis terdiri dari beberapa tahap pemikiran tentang isi
penulisan. Tahapan yang dimaksud adalah sebagai berikut.
1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis.
2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang ingin ditulis.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan
subtema yang akan ditulis.
4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema.
5. Lakukan penulisan.

Kerangka Tulis Apa yang akan ditulis ?

1. Pikirkan terlebih dahulu apa yang akan ditulis


Sebelum menulis, hendaknya perlu dipikirkan terlebih dahulu
mengenai yang akan ditulis. Misalnya menulis surat, pikirkan
terlebhih dahulu isi surat yang akan disampaikan kepada
penerima surat.
2. Pikirkan tema dan subtema mengenai apa yang akan ditulis.
Seperti diketahui bahwa setiap tulisan mengandung tema dan
subtema. Yang dimaksud dengan tema adalah inti dari informasi
atau permasalahan yang ada di dalam tulisan, sedangkan yang di
maksud dengan subtema adalah hal-hal lain atau informasi lain
atau permasalahan lain yang berkaitan dengan tema yang ditulis.
Pada tahap ini, tema yang akan ditulis perlu dipikirkan terlebih
dahulu secara matang. Sesudah itu, baru dipikirkan subtemanya.
Jika ternyata tulisan tersebut, tidak memerlukan subtema, berarti
dianggap cukup dengan memikirkan temanya saja.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutan paragraf dari tema dan
subtema yang akan ditulis.
Pada tahap ini, perlu dipikirkan seluruh penulisan, dan
memperkirakan jumlah paragrafnya. Adapun yang dimaksud
Paragraf adalah satuan dari teks tertulis yang menjadi satu

262
bagian darinya dan terdiri dari sejumlah kalimat-kalimat yang
bermuatan/bermakna mengenai satu inti tema penulisan. Jadi,
beberapa paragraf atau sejumlah paragraf membentuk sebuah
teks tertulis.
Setelah mengetahui perkiraan jumlah paragraf yang
dibutuhkan, maka berikutnya perlu diperkirakan tema yang akan
ditulis ditempatkan pada paragraf urutan ke berapa. Setelah tema
diketahui pada paragraf dengan urutan yang pasti, berikutnya
dilakukan pemikiran tentang subtema yang dianggap perlu.
Pemikiran tentang subtema dilakukan dengan perhitungan
menjadi beberapa paragraf tergantung dari jumlah subtema yang
akan ditulis. Dalam hal ini, tidak boleh terdapat beberapa subtema
dipaksakan menjadi satu paragraf. Namun, jika subtema itu saling
berkaitan, maka dapat ditempatkan pada satu paragraf yang
sama, asalkan paragraf itu tidak menjadi terlalu panjang.
4. Kumpulkan bahan-bahan mengenai tema dan subtema.
Setelah tema dan subtema berikut urutan penulisannya telah
selesai direncanakan,maka berikutnya adalah pengumpulan
bahan-bahan mengenai tema dan subtema dari yang akan ditulis.
Bahan-bahan tersebut dapat dikumpulkan dari sumber-sumber
yang ada di sekitar diri penulis atau tempat kerja penulis.
Suatu penulisan jika dilakukan tanpa ada bahan-bahan yang
menjadi sumber penulisan, maka ada kemungkinan hasil
penulisan itu menjadi tidak berhasil karena tidak mencapai
sasaran yang diinginkan atau 'ngawur' (sembarangan saja seperti
menulis surat pribadi).
5. Lakukan penulisan.
Ini adalah tahap terakhir dari suatu rencana penulisan. Pada
tahap ini, penulisan mulai dilakukan mengikuti rencana yang
sudah disusun terlebih dahulu.

Contoh pembuatan kerangka Tulis dari sebuah surat niaga


Sebuah surat niaga yang isinya mengenai jawaban terhadap pesanan
barang dari pelanggan.

a. Paragraf kesatu
Diisi dengan latar belakang dari penulisan surat jawaban,antara
lain mengenai waktu penerimaan surat pesanan barang (kapan
diterimanya), lalu ucapan terima kasih mengenai pesanan yang dilakukan
pelanggan.

Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.:


'Pada tanggal 6 Juli 2006 yang lalu, kami telah menerima surat pesanan
barang dari Toko Mujur Makmur dan kami sudah memahami barang yang
dikehendaki. Untuk itu, kami mengucapkan terima kasih atas perhatian
Bapak yang terus menerus mempertahankan relasi bisnis kita.'

263
b. Paragraf kedua
Langsung diisi dengan tema yang menjadi inti surat yang akan
ditulis. Tema pada contoh ini adalah pesanan barang (kegiatan
pemesanan barang yang dilakukan oleh pelanggan) dan barang pesanan
(barang yang dipesan oleh pelanggan) yang dilakukan oleh pengirim surat
sebagai pelanggan.

Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.


'Barang-barang pesanan dari Toko Mujur Makmur sudah kami siapkan.
Pengiriman akan kami lakukan pada tanggal 15 Juli dengan truk milik kami.
Sehubungan dengan itu, melalui surat ini kami bermaksud
memberitahukan secara resmi kepada pihak Toko Mujur Makmur tentang
barang kiriman tersebut. Mohon kiranya dapat diterima dan diperiksa
dengan baik.
c. Paragraf ketiga
Diisi dengan subtema yang menjadi keterangan tambahan
mengenai tema yang sudah ditulis pada paragraf kedua. Subtema pada
contoh ini adalah keterangan tentang potongan harga yang diberikan
dengan kondisi (atau syarat) yang dikehendaki pihak penulis surat
(perusahaan yang menjual).
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti berikut ini.

'Berikutnya kami informasikan bahwa setiap pemesanan barang


berjumlah 10 lusin akan mendapat potongan harga sebesar 5%.
Potongan harga ini berlaku untuk kelipatan berikutnya, misalnya jika
memesan 20 lusin, potongannya menjadi (5%+5%=10%) dan
seterusnya.'

d. Paragraf keempat
Ini adalah paragraf terakhir yang diisi dengan basa-basi etika
bisnis yang berlaku secara umum di masyarakat kita dan/atau basa-basi
khusus yang hanya berlaku di antara kedua badan bisnis atau
perusahaan tersebut.
Jika dipraktikkan akan menjadi seperti ini.
:
'Terakhir, kami ingin menyampaikan ucapan terima kasih sekali lagi
kepada Bapak yang dengan baik hati telah memesan barang kepada
kami.' (penulisan seperti ini mengikuti etika umum)
atau ditambahkan lagi menjadi:
'Semoga Toko Mujur Makmur akan tumbuh dan berkembang terus
semakin lama semakin besar di bawah kepemimpinan Bapak.' (penulisan
seperti ini termasuk etika khusus yang merupakan hasil pemikiran secara
khusus yang ada di pihak pengirim surat)

264
Pada kemahiran menulis, perlu diperhatikan pula perbedaan dan
pembedaan pengungkapan fakta dan pengungkapan pendapat.
Perbedaan adalah hal-hal yang tidak sama di antara dua obyek
atau dua benda. Pembedaan adalah usaha untuk membedakan
obyek/benda yang satu dari obyek/benda yang lain.
Fakta adalah pengungkapan yang dapat dicocokkan dengan suatu
bukti nyata. Pendapat adalah hasil pertimbangan atau pemikiran yang
dikemukakan seseorang mengenai sesuatu. Jadi, fakta pasti memiliki
bukti, tetapi pendapat belum tentu ada bukti.
Dalam kemahiran menulis, dalam rangka pengungkapan sesuatu
informasi, perlu dibedakan antara pengungkapan fakta dan
pengungkapan pendapat.
Pada pengungkapan fakta, gaya penulisan harus mengarah kepada
pengungkapan sesuatu hal yang ada buktinya. Sedangkan di pihak lain,
pada pengungkapan pendapat, gaya penulisan mengarah kepada hasil
pemikiran belaka tanpa perlu pengajuan bukti.

Contoh pengungkapan fakta dan pendapat :


Contoh 1.
a. Sepatu ini murah.(pendapat)
b. Sepatu ini berharga Rp25.000,-(fakta)
Butir (a) adalah pendapat karena itu merupakan hasil
pertimbangan. Sedangkan butir (b) adalah fakta karena angka
harga adalah buktinya.

Contoh 2.
a. Sepatu ini cuma Rp25.000,-, sedangkan yang lainnya
Rp100.000,-ke atas, jadi murah. (pendapat)
b. Sepatu ini murah, berharga Rp 25.000,-, yang lain Rp100.000,- ke
atas. (fakta)

'Murah' pada butir (a) adalah pendapat karena merupakan hasil


perbandingan dari dua harga yang ada perbedaannya. Tetapi, 'murah'
pada butir (b) merupakan fakta yang dikemukakan berikut dua data harga
sebagai bukti.

Contoh 3.
a. Saya kira sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan
poligami.(pendapat)
b. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan
poligami.(pendapat)
c. Sistem perkawinan pada zaman Majapahit bukan poligami
berdasarkan catatan yang ada di dalam kraton. (fakta)
d. Menurut ahli sejarah bernama Tomi, sistem perkawinan pada
zaman Majapahit katanya bukan poligami. (fakta)

265
Butir (a) jelas merupakan pengungkapan pendapat penutur. Butir
(b) pun merupakan pengungkapan pendapat karena tidak ada
buktinya dan orang lain dapat mengungkapkan pendapat yang
berbeda menjadi:
'Sistem perkawinan pada zaman Majapahit adalah
poligami.'(pendapat)
Butir (c) adalah pengungkapan fakta karena ada buktinya berupa
catatan di dalam keraton.
Pada butir (d), pengungkapan 'Sistem perkawinan pada zaman
Majapahit bukan poligam' adalah pendapat dari ahli sejarah Tomi.
Tetapi, keseluruhan kalimat merupakan pengungkapan fakta oleh
penutur kepada orang lain berdasarkan pendapat dari ahli sejarah
Tomi sebagai bukti.

10.2. Pandai Mendengarkan dan Berbicara

Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan


organ telinga dan berbicara adalah kemahiran bahasa yang
menggunakan organ mulut.
Kemahiran mendengarkan dan kemahiran berbicara merupakan
sepasang kemahiran bahasa yang menggunakan suara sebagai media.

10.2.1 Mendengarkan

Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang menggunakan


media suara yang masuk ke dalam telinga. Melalui telinga kita menjadi
bisa memahami apa yang dituturkan lawan secara lisan.
Mendengarkan adalah kemahiran bahasa yang merupakan suatu
usaha memperoleh suatu pemahaman atau pengertian terhadap sesuatu
pesan atau informasi atau berita yang didengar. Berarti mendengarkan
adalah usaha yang dilakukan oleh pendengar dengan memberi perhatian
kepada pembicara dan berusaha menangkap pandangan atau pikiran
atau informasi yang diutarakan oleh pembicara. Maka, kemahiran men-
dengarkan termasuk kemahiran yang bersifat pasif.

Ada dua macam mendengarkan. Dua macam mendengarkan yang


dimaksud adalah sebagai berikut.
1. Mendengarkan pasif
Mendengarkan Pasif adalah mendengarkan sesuatu suara yang
membawa isi pesan secara pasif. Suara itu masuk sendiri ke dalam
telinga, pendengar menangkap isi pesan begitu saja seperti apa
adanya secara alami.
Dalam bahasa Inggris mendengarkan pasif disebut hearing.
Mendengarkan Pasif misalnya pada waktu menonton film.
2. Mendengarkan Aktif

266
Mendengarkan Aktif adalah mendengarkan sesuatu suara yang
membawa isi pesan, secara aktif dari dalam diri sendiri sehingga kita
berusaha menggerakkan akal sehat untuk memahami apa yang
dibicarakan.
Dalam bahasa Indonesia, Mendengarkan aktif ada kalanya disebut
menyimak. Dalam bahasa Inggeris Mendengarkan Aktif disebut
listening. Mendengarkan aktif misalnya pada waktu kuliah atau
ceramah.

Ada beberapa butir perhatian yang perlu dilakukan ketika mendengarkan.


Butir-butir yang dimaksud, antara lain adalah sebagai berikut.

1. Berhenti berbicara
Pada waktu mendengarkan, kita tidak boleh berbicara kepada
siapapun karena akan mengganggu konsentrasi diri sendiri, bahkan
mengganggu pembicara jika suaranya besar.
2. Ikut menciptakan suasana tentram bagi pembicara
Pada waktu mendengarkan, suasana di sekitar pembicara perlu
diusahakan tidak gaduh atau berisik yang secara singkat dapat
dikatakan sebagai suasana yang tentram sehingga pembicara dapat
melanjutkan pembicaraannya tanpa merasa terganggu.
3. Menunjukkan ada perhatian dan minat untuk mendengarkan
Pada waktu mendengarkan,perlu bersikap sungguh-sungguh
menunjukkan perhatian mendengarkan pembicaraan oleh
pembicara.Ini termasuk etika dalam menjalankan komunikasi.
4. Jauhkan diri dari gangguan
Pada waktu mendengarkan, usahakan konsentrasi penuh pada
pembicaraan lawan dan tunjukkan sikap tidak ikut terbawa atau
terpengaruh oleh gangguan yang ada di sekitar pendengar, misalnya
jika diajak bicara oleh teman, diperbolehkan untuk tidak dihiraukan
ajakan itu dan sebagainya.
5. Bersabar dan tidak emosi
Pada waktu mendengarkan,perlu memupuk kesabaran
mendengar,meskipun akan makan waktu yang lama. Jadi,
mendengarkan sampai dengan pembicara selesai. Selain itu, perlu
menahan emosi seandainya ada pembicaraan yang isinya tidak
berkenan di hati. Ini pun merupakan etika dalam mendengarkan.
6. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat
Pada waktu mendengarkan, ada kemungkinan muncul hal-hal yang
kurang jelas mengenai isi pembicaraan. Pada waktu itu, ketidak-
jelasan yang dimaksud dapat ditanyakan kepada pembicara melalui
suatu kesempatan bertanya yang diberikan oleh pembicara.
Misalnya pada saat selesai pembicaraan.

267
Æ Tidak berbicara
6 butir perhatian Æ Suasana tenteram
Æ Ada minat
Æ Menghindar dari gangguan
Æ Sabar dan tidak emosi
Æ Bertanya setelah selesai

Ada tiga kendala psikologis yang terjadi pada pendengar, sehingga


pendengar tidak bisa melakukan interpretasi dan pemahaman yang
sehat.
1. Kendala dalam ketidaksadaran, karena:
a. fakta yang ada tidak kelihatan.
b. tidak menyadari permasalahan yang ada.

2. Kendala permukaan, karena:


a. hanya tertarik pada bentuk dan contoh di permukaan saja. Tidak
memikirkan secara mendalam.
b. terbelenggu oleh cara berpikir dari pembicara sehingga kesehatan
berpikir pendengar tidak bisajalan,
3. Kendala kejiwaan, karena
a. tidak mempunya motivasi untuk mendengarkan;
b. tidak terkesan sewaktu mendengarkan;
c. tidak menaruh perhatian pada yang didengarkan;
d. tidak percaya kepada apa yang didengarkan.

Ketiga kendala psikologis tersebut harus dibuang ketika melakukan


mendengarkan.

Æ Tidak sadar
Tiga kendala psikologis Æ Tidak berpikir mendalam
Æ Tidak percaya dan tidak tertatik

Ada empat tipe pembicara yang harus diwaspadai oleh pendengar


karena dapat mengganggu pemahaman dan kesimpulannya.

Keempat tipe pembicara itu adalah sebagai berikut.


1. Pembicara yang berbicara berlebihan dan sering menyeleweng
dari tema pembicaraan semula.
Pembicara ini banyak 'ngomong' sehingga sering keluar dari tema
pembicaraan yang sesungguhnya.
2. Pembicara yang pintar ngomong tapi isinya tidak jelas.

268
Pembicara ini cara berbicaranya memang pintar sehingga banyak
menarik perhatian pendengar, tetapi jika disimak lebih
jauh,ternyata yang dibicarakannya tidak berisi, sehingga kalau
didengarkan terus menjadi sia-sia.
3. Pembicara yang mulutnya berat dan terlalu berhati-hati.
Pembicara ini selalu berbicara secara hati-hati, sehingga laju
pembicaraan menjadi perlahan, akibatnya menyebabkan
pendengar menjadi malas melanjutkan mendengarkan.
4. Pembicara yang memaksakan pendapatnya.
Pembicara ini juga pintar ngomong, sehingga menarik perhatian
pendengar. Namun, sikap pembicaraannya selalu hendak
membawa pendengar ke arah pendapat yang dikemukakannya
sehingga pendengar menjadi tidak dapat menggunakan akal
sehat untuk melihat permasalahan yang ada.

Æ Menyeleweng dari pembicaraan


4 tipe pembicara jelek Æ Pintar ngomong tapi isi kosong
Æ Terlalu berhati-hati
Æ Memaksakan pendapat

10.2.2 Berbicara

Berbicara sama dengan menulis adalah kemahiran bahasa yang


bersifat aktif.
Fungsi berbicara.
1. Sebagai alat untuk mengungkapkan perasaan.
Perasaan sedih, seang, takut, aman, kasih sayang, semua bisa
diungkapkan dengan kata-kata atau ucapan-ucapan yang
diutarakan dari mulut.
2. Sebagai alat komunikasi.
Manusia hidup bermasyarakat.Akan tidak akan harus
berhubungan dengan masyarakat di sekitarnya.Untuk
berhubungan itu, manusia dapat menggunakan kemahiran ber-
bicara. Jadi, berbicara adalah alat komunikasi dalam pergaulan
masyarakat.

Empat faktor yang mempengaruhi kelancaran berbicara.


1. Pengetahuan

269
Pengetahuan yang dikuasai pembicara jika lebih banyak, maka dia
akan dapat lebih lancar dalam berbicara.Berarti dia menggunakan
pengetahuan yang dimilikinya dalam berbicara.
2. Pengalaman
Pengalaman yang lebih banyak, akan menjadikan pembicara lebih
lancar berbicara.
3. Inteligensia (kecerdasan otak)
Kecerdasan otak adalah sesuatu yang diturunkan sejak lahir. Otak
yang lebih cerdas akan menyebabkan berbicara lebih lancar. Dalam
kenyataan, seseorang yang bodoh akan sulit berbicara.
4. Bakat
Bakat adalah keterampilan yang diturunkan sejak lahir.Seseorang
yang punya bakat berbicara,akan menyebabkan dia lebih lancar
berbicara jika dibandingkan dengan orang lain yang tidak berbakat.

Jadi, kelancaran berbicara berbanding langsung dengan pengetahuan,


pengalaman yang banyak, dan inteligensia, serta bakat yang tinggi. Lebih
banyak pengetahuan atau pengalaman yang ada,lebih lancar berbicara,
dan lebih tinggi bakat atau inteligensia yang ada, juga lebih lancar
berbicara.

Æ Pengetahuan
4 faktor kelancaran berbicara Æ Pengalaman
Æ Intelegensia
Æ Bakat

Ada Empat usaha berbicara yang efektif (berguna)


1. Menggunakan suara besar dan jelas.
Suara yang dipakai jika kecil akan menyebabkan pendengar sukar
menangkap yang dibicarakan. Jadi, suara yang besar dan jelas akan
lebih berguna.
2. Mengusahakan menarik perhatian atau minat pendengar.
Berbicara perlu diusahakan sampai pendengar merasa tertarik atau
timbul minatnya.
3. Mengusahakan bisa memenuhi kebutuhan pendengar.
Berbicara semestinya bertujuan dapat memenuhi kebutuhan
pendengar.
4. Berbicara perlu diusahakan dapat menyertakan hal-hal yang baru
bagi pendengar. Berbicara semestinya dapat diusahakan
menyertakan hal-hal yang baru bagi pendengarnya, tentu yang
bertujuan untuk menarik perhatian mereka.

270
Æ Berbicara dengan suara benar
4 usaha yang berguna Æ Berbicara yang menarik
Æ Berbicara yang dibutuhkan
Æ Berbicara yang baru

Sama dengan kemahiran menulis, karena berbicara merupakan


kemahiran yang aktif, maka pada berbicara pun perlu dibedakan antara
pengungkapan pendapat dan pengungkapan fakta. Untuk hal ini harap
melihat kemahiran menulis.
Pengungkapan pendapat dan fakta dalam berbicara akan lebih
sulit pelaksanaannya dibandingkan dengan kemahiran menulis,karena
pada kemahiran berbicara tidak begitu banyak waktu untuk berpikir
dikarenakan komunikasi yang sudah lancar sampai sekarang, Pada
kemahiran menulis, waktu untuk menyusun kata-kata jauh lebih banyak.
Dengan demikian,pada pengungkapan pendapat dan fakta dalam
kemahiran berbicara yang paling penting adalah pemilihan kata-kata
yang tepat.
Contoh ;
Pengungkapan pendapat

Mudah-mudahan nanti sore hujan.


Baju itu mahal, bukan ?
Si Ani tidak masuk, jangan-jangan sakit.

Pengungkapan fakta

Menurut ramalan cuaca, besok hujan.


Baju itu mahal, harganya Rp. 500.000,-
Si Ani tidak masuk, karena sakit. Soalnya kemarin
aku menelpon dia.

Seperti yang pernah diungkapkan pada kemahiran menulis, pada


pengungkapan fakta harus ada kata-kata yang dijadikan sebagai bukti.
Sedangkan pada pengungkapan pendapat, bukti seperti itu tidak
diperlukan, malah sebaliknya mengandung makna 'Ini menurut aku, lho!
Kalau menurut orang lain, mungkin berbeda.'.

271
Pada ketiga contoh pengungkapan fakta di atas, bukti untuk masing-
masing contoh adalah sebagai berikut.
a. Menurut ramalan cuaca.
b. Harganya Rp500.000,-.
c. Kemarin aku menelpon dia.

Selanjutnya pada kemahiran berbicara juga ada cara berbicara


yang wajar yang bertujuan agar kemahiran berbicaranya itu berjalan
lancar tanpa tersendat-sendat.
Ada enam teknik berbicara yang wajar:
1. Tentang suara
Suara yang normal, tidak terdengar dipaksakan, termasuk suara
dari napas pun harus yang normal.
2. Tentang ucapan
Vokal dan konsonan yang diucapkan melalui kata-kata harus
jelas, terutama tentang ucapan yang dapat membedakan makna
kata, ini harus bisa diucapkan secara jelas. Berikutnya adalah
tentanq nada dan intonasi yang dipakai pun harus normal, tidak
terkesan dibuat-buat. Tetapi, kalau ingin menegaskan, boleh saja
menggunakan nada atau intonasi lain yang wajar termasuk
besarnya suara.
Contoh dari kata-kata yang ucapannya harus jelas
'Rabu' dan 'labu'
'malam' dan 'malang'
'sembilan' dan 'sembilang' (nama ikan) 'Sentul' dan 'Sunter'
'telor' dan 'tolol' dan 'teror'.
3. Tentang kosa kata
Pemakaian kata-kata harus dipilih, terutama dalam hal
mengungkapkan pendapat atau fakta. Sebaiknya memakai kata-
kata yang sudah umum diketahui masyarakat, sehingga hasil
berbicara menjadi tidak menimbulkan kebingungan bagi
pendengarnya. Penggunaan kata-kata serapan atau kata-kata
pungut yang bersumber dari bahasa asing, sebaiknya dikurangi.
Dalam hal ini, pada dasarnya, jika masih ada kata-kata bahasa
Indonesia yang masih dapat dipakai, maka itulah yang digunakan,
kecuali memang tidak ada.

4. Tentang cara bertanya


Jika ketika berbicara diperlukan bertanya,maka cara bertanya ini
perlu diatur agar sesuai. Pertanyaan dikemukakan setelah
dirasakan pendengar sudah benar-benar siap menerimanya.
Dalam hal ini, boleh juga menggunakan kata-kata pembuka
pertanyaan antara lain "Maaf Pak, saya ingin bertanya.......°'.
5. Tentang sikap
Waktu berbicara, sikap pembicara pun perlu diatur wajar. Tidak
berbuat aksi yang berlebihan seperti terlalu sering mengerdipkan

272
mata, secara tidak sadar sering-mengacung-acungkan tangan dan
sebagainya.Pendek kata,sikap yang benar adalah sikap yang
serius, penuh perhatian, tetapi juga tidak kaku.
6. Tentang mimik dan gerak-gerik badan
Mimik dan gerak-gerik badan perlu diperhatikan agar tidak
berlebihan yang menyebabkan pendengar menjadi merasa kesal
atau menimbulkan antipati. Sebagai contoh, misalnya, tidak boleh
menopang dagu, tidak boleh meludah begitu saja, dan
sebagainya.

Æ Suara normal
Æ Ucapan jelas
6 teknik berbicara wajar Æ Kata-kata tepat
Æ Cara bertanya luwes
Æ Sikap serius tidak kaku
Æ Mimik dan gerak wajar

10.3 Kemahiran Dengar - Bicara dalam Menelepon dan Menerima


Tamu/Bertamu

Menelpon adalah pekerjaan atau komunikasi yang menggunakan


pesawat telepon sebagai media (perantara). Maka dari itu, kemahiran
bahasa yang berfungsi adalah kemahiran dengar-bicara.
Karena menelpon adalah komunikasi yang hanya memakai media
suara,maka hal-hal yang perlu diperhatikan serta diterapkan pun cukup
hanya mengenai hal-hal yang berkaitan dengan suara.

Kemahiran dengar-bicara yang perlu diterapkan ketika menelpon adalah


sebagai berikut.
1. Tidak berbicara ketika menerima/mendengarkan pembicaraan
lawan. Hal ini diperlukan untuk memperlihatkan sikap serius
kepada lawan.
2. Tidak memotong pembicaraan lawan di tengah-tengah, karena
tidak etis. Memotong lawan yang sedang berbicara adalah sikap
yang tidak sesuai dengan etika umum yang berlaku,sehingga
terkesan tidak sopan bahkan kurang-ajar.
3. Bereaksi secara serius untuk menunjukkan perhatian dan minat
yang besar. Pada waktu mendengarkan akanpun berbicara,perlu
menunjukkan sikap yang serius dengan perhatian dan minat yang
besar.

273
4. Jauhkan diri dari gangguan.
Waktu menelpon, jika ada orang yang ajak bicara atau gangguan
lain, harus ditolak atau tidak dilayani dengan isyarat tangan atau
lain yang bukan suara (karena kalau suara menjadi menimbulkan
gangguan).
5. Bersabar dan tidak emosi.
Ketika mendengarkan suara lawan,harus bisa bersabar
mendengarkannya sampai selesai, dan jika ada pembicaraan
lawan yang tidak cocok dengan diri sendiri harus bisa menahan
diri tidak langsung emosi.
6. Bertanya pada saat yang tepat.
Kalau ingin bertanya, harus melihat situasinya, sebab kalau tidak,
akan menjadi gangguan bagi lawan bicara yang sedang
menelepon.Situasi yang tepat misalnya ketika ada interval
(berhenti sebentar di tengah-tengah) atau sesudah lawan selesai
bicara.
7. Memakai suara besar dan jelas.
Ketika menelepon, perlu menggunakan suara wajar yang besar
dan jelas, agar pihak Iawan tidak harus berteriak-teriak karena
suara yang kecil.
8. Bersikap melayani kebutuhan lawan.
Ketika menelepon, baik waktu mendengarkan akanpun waktu
berbicara, perlu menunjukkan sikap bersedia melayani dan
memenuhi kebutuhan lawan.

Æ Waktu dengan tidak berbicara


8 butir kemahiran Æ Tidak memotong pembicaraan
dengar-bicara pada Æ Tunjukkan perhatian dan minat
penelpon Æ Jauhkan gangguan
Æ Sabar dan tidak emosi
Æ Suara besar-jelas
Æ Bersikap menservis/melayani
Æ Bertanya secara tepat.

Selanjutnya dalam kasus menerima tamu atau bertamu,oleh


karena pihak lawan berada di depan mata, maka kemahiran dengar-
bicara yang perlu diterapkan menjadi tidak sama dengan dengar-bicara
yang diterapkan pada kasus menelepon, meskipun sebagian ada yang
sama.
Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika menerima tamu adalah
sebagai berikut.
1. Suara yang wajar dan tidak perlu keras.

274
Kalau suaranya besar seperti menelpon,bisa terkesan orangnya
kasar dan tidak tahu sopan-santun.
2. Tunjukkan perhatian penuh.
Kepada tamu yang datang, perlu menunjukkan perhatian yang
penuh terhadap kedatangannya dan ini ditunjukkan dengan kata-
kata.
3. Ucapan harus jelas tapi tidak keras.
Ucapan yang jelas diperlukan supaya tidak membuat tamu
menjadi bingung mendengarkannya, seperti pada pengucapan
kata-kata yang mirip.
4. Sikap melayani yang wajar tidak berlebihan.
Menghadapi tamu yang datang, perlu bersikap yang wajar dan
tidak dibuat-buat, tetapi juga terkesan luwes. Sikap itu harus
bersumber dari sikap bersedia memberi servis kepada tamu
sebagai pelanggan dan ini dapat ditunjukkan dengan kata-kata.
5. Mimik dan gerak-gerik yang pantas.
Oleh karena tamu berada di depan mata, mimik dan gerak-gerik
badan yang tidak wajar dapat membuat tamu menjadi salah tingkah
atau membingungkan. Untuk itu, bersikaplah secara normal seperti
biasanya tetapi terkesan sopan, ada perhatian, dan bersedia
bekerja sama.
6. Sabar dan tidak emosi.
Menghadapi tamu harus bersikap sabar. Meskipun terdapat hal-hal
yang kurang berkenan di hati atau tidak sependapat. Perasaan itu,
sebaiknya disimpan dan tidak ditunjukkan secara terang-terangan.
Ini termasuk etika bisnis yang perlu dijalankan terhadap pelanggan.
7. Tidak memotong pembicaraan lawan.
Ketika tamu berbicara, tidak diperkenankan memotong
pembicaraannya kalau dia belum selesai. Ini pun termasuk etika
bisnis yang perlu diperhatikan, supaya tidak menimbulkan kesan
tidak sopan atau kurang-ajar.
8. Bertanya secara tepat.
Kalau ingin bertanya, harus melihat situasi. Situasi yang tepat
adalah ketika lawan berhenti berbicara atau sudah selesai
berbicara. Ini pun perlu diawali dengan kata-kata pembuka
pertanyaan yang umum dipakai masyarakat seperti "Maaf Pak,
saya ingin bertanya..........".

Æ Suara wajar-jelas tidak keras


Æ Kata-kata penuh perhatian
8 butir kemahiran Æ Ucapan jelas tidak keras
dengar-bicara waktu Æ Kata-kata bersikap menservis
menerima tamu Æ Mimik dan gerak-gerik pantas
Æ Sabar dan tidak emosi
Æ Tidak memotong pembicaraan
Æ Bertanya secara tepat

275
Pada kasus bertamu, kemahiran dengar-bicara yang berfungsi
tidak sama dengan pada kasus menerima tamu, meskipun ada sebagian
yang sama, karena situasi pada waktu bertamu di tempat pelanggan atau
di kantor lain tidak sama dengan situasi pada waktu tamu berkunjung ke
kantor sendiri. Kemahiran dengar-bicara pada kasus menerima tamu
bersifat aktif karena mendatangi tempat lawan.
Kemahiran dengar-bicara yang diterapkan ketika bertamu adalah
adalah sebagai berikut.
1. Bersikap sopan tapi wajar
2. Mimik dan gerak-gerik pantas
3. Suara wajar-jelas tidak keras
4. Ucapan jelas tidak keras
5. Kata-kata penuh perhatian
6. Berbicara yang menarik.
Ketika bertamu, perlu diusahakan berbicara yang bisa menarik
perhtian lawan agar tujuan berkunjung bisa tercapai.
7. Berbicara yang dibutuhkan
Ketika bertamu, sebaiknya berbicara yang dibutuhkan saja, karena
kalau kelebihan, dapat menimbulkan kesan orang yang cerewet, dan
orang yang cerewet umumnya tidak disukai.
8. Berbicara yang baru
Ketika bertamu, pada waktu berbicara, usahakan pembicaraan
mengandung hal-hal baru yang belum diketahui lawan agar dapat
menarik perhatian mereka, dan hal-hal baru itu dapat dianggap
sebagai oleh-oleh untuk kunjungan hari itu.
9. Bertanya secara tepat.
.
Æ Besikap sopan-wajar
Æ Mimin dan gerak-gerik pantas
9 butir kemahiran Æ Suara wajar-jelas tidak keras
dengar-bicara waktu Æ Ucapan jelas tidak keras
bertamu Æ Kata-kata penuh perhatian
Æ Berbicara yang menarik
Æ Berbicara yang diperlukan
Æ Berbicara yang baru
Æ Bertanya secara tepat

10.4 Kemahiran Baca-Tulis

Kemahiran baca-tulis adalah kemahiran bahasa yang


menggunakan media tulisan. Jadi, organ yang berfungsi adalah mata dan
tangan.

276
Kemahiran baca-tulis diperlukan dalam korespondensi, E-mail,
faksimil, dan SMS ponsel.

10.4.1 Kemahiran Baca-Tulis Dalam E-mail, faksimili dan


korespondensi

Sarana E-mail, faksimil dan korespondensi mempunyai satu


kesamaan,yaitu merupakan sarana surat-menyurat.
Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca surat
yang masuk baik melalui E-mail, faksimil, akanpun korespondensi adalah
teknik membaca lengkap dan teknik membaca detil.
Karena ketiga sarana itu, dapat menyajikan surat dalam bentuk kertas
lembar yang dapat dipegang tangan dalam waktu yang lama. E-mail
dapat dicetak keluar melalui printer, faksimil sudah keluar dalam bentuk
lembar kertas dan korespondensi sudah pasti dalam bentuk kertas
lembar kertas.
Mula-mula diperlukan teknik membaca lengkap, membaca surat
dari awal sampai dengan selesai, untuk mengetahui keseluruhan isi
surat. Sesudah itu, bila perlu, dapat dilakukan teknik membaca detil
terhadap bagian surat yang dianggap perlu,supaya dapat diketahui
secara lebih mendalam tentang informasi yang hendak digarap. Setelah
membaca lengkap dan membaca detil terhadap surat yang
masuk,berikutnya adalah menulis surat jawaban yang diperlukan.

Membaca detail
Siap balas

Kerangka Tulis
Æ E-mail
Surat Masuk Æ Faksimili
Æ Korespondensi
Menulis

Surat Jawaban

Membaca lengkap
Surat Keluar

277
Pada waktu akan menulis surat jawaban, perlu dibuat lebih dahulu
kerangka tulisnya. Kerangka tulis yang diterapkan untuk membuat surat
jawaban tersebut terdiri dari empat tahapan pemikiran sebagai berikut.
1. Pikirkan jawaban apa yang akan ditulis?
Jawaban secara garis besar terhadap isi surat masuk yang sudah
selesai dibaca.
2. Pikirkan tema dan subtema dari jawaban tersebut.
Yang menjadi inti dari jawaban itu adalah tema, dan tambahan
lain yang menyangkut tema itu adalah subtema.
3. Pikirkan jumlah paragraf berikut urutannya.
Perlu dirancang terlebih dahulu berapa paragraf yang dibutuhkan
untuk seluruh isi jawaban; kemudian dipikirkan urutannya sesuai
dikaitkan dengan penempatan tema dan subtema pada paragraf-
paragraf itu.
4. Menulis.
Setelah selesai menulis, berarti surat jawaban sudah jadi, maka
tinggal dikirim saja. Surat jawaban dikirim dengan E-mail memakai
komputer, dikirim dengan faksimil memakai pesawat telepon-
faksimil, dikirim melalui kantor pos, atau jasa titipan kilat, atau
memakai kurir sendiri. Kini surat jawaban itu menjadi surat keluar.

10.4.2. Dalam SMS Ponsel


Kemahiran membaca yang diperlukan dalam membaca SMS
ponsel yang masuk adalah:
a) teknik membaca cepat,
b) teknik membaca lengkap, dan
c) teknik membaca detil; karena SMS ponsel tidak bisa menyajikan isi
pesan dalam bentuk kertas lembar yang dapat dipegang tangan dalam
waktu yang lama.
SMS ponsel menampilkan isi pesan dari pengirim dalam bentuk layar
kecil pada pesawat ponsel yang hanya dapat dibaca dalam waktu yang
singkat. Oleh sebab itu, teknik membaca cepat dibutuhkan. Sesudah itu,
diperlukan teknik membaca lengkap dan membaca detil untuk mengeta-
hui dengan jelas isi pesan secara akurat. Setelah mengetahui secara
jelas, jawaban perlu dirancang.
SMS jawaban perlu dirancang dengan teknik pemakaian bahasa
tulis yang bernilai komunikatif. Teknik pemakaian bahasa tulis yang
dimaksud adalah sebagai berikut.
a. Memakai kata singkatan yang sudah membaku di masyarakat,
Misalnya: Depdiknas, AD, AL, AU, menlu, pantura, patas, satgas
dll.
b. Menciptakan dan memakai kata singkatan dengan cara yang
umum dipakai oleh kebanyakan orang.
Misalnya: kpd (kepada), utk (untuk), trims (terima kasih), bsk
(besok) dll.

278
c. Menciptakan dan memakai bahasa pendek yang masih memenuhi
kaidah gramatikal.
Misalnya: Ak bsk pul pk 10 pagi.
"Aku besok pulang pukul 10 pagi."
Kort hrga 10 prsen.
"Korting hargal0%"

Membaca detail Rancang Jawaban

Membaca lengkap Memakai kata singkatan yang ada


Memakai kata singkatan umum
Memakai pendek yang sehat
Membaca cepat
SMS Jawaban

SMS masuk
SMS Keluar

10.5 Kemahiran Tulis Dalam Membuat Notula dan Laporan

Notula atau risalah rapat adalah catatan singkat tentang hasil


suatu pembicaraan di dalam rapat.
Notula rapat ditulis oleh anggota rapat yang ditunjuk dan disahkan
oleh ketua rapat, kemudian hasilnya diarsipkan untuk bahan
pertimbangan lebih lanjut.
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi atau hasil
pemikiran atau hasil kerja secara tertulis (ada juga yang secara lisan tapi
tidak dipermasalahkan di sini) dari seorang bawahan kepada seorang
atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab di
antara keduanya;atau merupakan suatu cara pelaksanaan komunikasi
dari pihak yang satu kepada pihak yang lain.

Penulisan Notula
1. Notula harus ditulis secara ringkas tetapi jelas dan tegas.
2. Isi notula hanya memuat pokok-pokok isi pembicaraan.
Penulisan Laporan

279
1. Laporan harus ditulis secara benar sesuai dengan kenyataan
yang ada. Tidak boleh ada kebohongan atau karangan diri sendiri
yang tidak ada dasarnya.
2. Laporan harus ditulis secara jelas, tegas, dan cermat mengenai
permasalahan yang dilaporkan. Di dalam laporan tidak
diperbolehkan terdapat hal-hal yang tidak jelas.
3. Laporan harus ditulis secara lengkap mengenai obyek
permasalahan yang ada, dan tidak diperbolehkan ditulis hanya
sebagian saja.

Oleh karena itu, kemahiran menulis yang diperlukan pada penulisan


notulan dan laporan adalah sebagai berikut.
1. Pemakaian kata-kata yang umum dipahami banyak orang.
Penggunaan kata-kata khusus,apa.Iagi bersifat perorangan,dan
kata-kata asing, serta kata-kata bahasa daerah sebaiknya
dihindari dan dikurangi.
2. Pemakaian tata bahasa yang baku.
Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa baku bahasa
Indonesia sebagai bahasa Nasional seluruh Nusantara.
3. Pemakaian gaya bahasa yang umum.
Gaya bahasa atau ragam bahasa atau ekspresi bahasa(cara
penuturan yang dapat dipahami orang) yang digunakan mestinya
yang bersifat umum.

Æ Memakai kata-kata umum


Menulis notula
dan laporan Æ Memakai tata bahasa baku
Æ Memakai gaya bahasa umum

Æ Ringkas, jelas, tegas


Notula Æ Pokok-pokok pikiran di rapat
Æ Kesimpulan di rapat

Æ Benar dan obyektif


Æ Sesuai kenyataan
Laporan Æ Jelas, tegas, cermat
Æ Tidak mengandung kebohongan
Æ Tidak ada palsu
Æ Lengkap

280
10.6 Kemahiran Dengar dan Tulis Dalam Mencatat Dikte Dengan
Steno

Steno adalah sistem mencatat secara cepat dan dikte adalah


satu cara penyampaian informasi secara lisan.
Maka dari itu, kemahiran bahasa yang berfungsi pada Steno
adalah kemahiran menulis dan pada dikte adalah kemahiran
mendengarkan.
Kemahiran bahasa yang berfungsi pada dikte adalah kemahiran
mendengarkan aktif. Mendengarkan aktif adalah kemahiran
mendengarkan sesuatu suara yang mengandung informasi secara aktif
dari dalam diri sendiri sehingga ada usaha dari pendengar untuk
memahami apa yang diucapkan lawan. Mendengarkan aktif seperti ini,
sangat dibutuhkan untuk mendengarkan dikte.
Pada pelaksanaan mendengarkan aktif, pendengar harus
berkonsentrasi sungguhsungguh mendengarkan dan menangkap apa
yang diucapkan lawan di dalam dikte. Sesudah menangkap secara tepat,
hasil penyimakan (pemahaman) inilah yang dicatat. Seandainya
mendengarkan aktif tidak membuahkan hasil yang tepat,maka pada gi-
lirannya pencatatan steno pun akan ikut membawa hasil yang tidak tepat.
Agar hasil dari mendengarkan aktif dapat sesuai dengan
harapan,ada beberapa butir perhatian yang harus ikut dilakukan untuk
mencapai target itu.

Lima butir perhatian yang ikut dipraktikkan pada saat melaksanakan


mendengarkan aktif, adalah sebagai berikut.
1. Berhenti berbicara.
Waktu mendengarkan, dilarang berbicara kepada siapapun.
2. Menunjukkan adanya perhatian untuk mendengarkan. Untuk itu
tampilkan sikap yang sungguh-sungguh.
3. Jauhkan diri dari gangguan.
Kalau diajak bicara, harus menolak dengan memberi tanda.
4. Bersabar mendengarkan.
Ini pun suatu sikap yang harus dipertahankan sampai dikte
selesai.
5. Ajukan pertanyaan pada saat yang tepat.
Saat yang tepat adalah sesudah selesai dikte atau di tengah-
tengah dikte jika ada interval (saat berhenti sebentar)-nya.

Lima butir perhatian


1. Berhenti berbicara.
.
2. Ada perhatian
3. Jauhkan gangguan
4. Bersabar
5. Bertanya pada saat tepat.

281
Waktu pelaksanaan mendengarkan aktif, kemampuan indera
telinga pun harus ditingkatkan, antara lain, mampu menangkap
pengucapan yang mirip tapi berbeda makna.
Misalnya : ’labu’ dan ’Rabu’
’telor’, ’tolol’ dan ’teror’;
’memerah’ (memeras susu) dan ’memerah’ (menjadi
merah);
’sunter’ dan ’sentul’ dll

Jika kemahiran mendengarkan aktif dapat membuahkan hasil


baik, kini giliran kemahiran menulis yang harus membuahkan hasil
baik pula. Kemahiran menulis ini dilakukan bersamaan dengan
keterampilan stenografi (mencatat cepat-tepat). Pada saat melaksanakan
pencatatan dikte,kemahiran menulis yang sungguh-sungguh tidak dapat
difungsikan sebagaimana mestinya.Yang dapat difungsikan adalah kema-
hiran menulis: ”Mencatat dengan mengikuti apa yang diucapkan
pendikte”.Kemahiran menulis ini, bercirikan kosa kata, tata bahasa
akanpun gaya bahasa semuanya mengikuti yang diucapkan pendikte.

Æ Kosa kata mengikuti pendikte


Kemahiran menulis
Æ Tata bahasa mengikuti pendikte
Waktu dikte
Æ Gaya bahasa mengikuti pendikte
Æ Semua mengikuti pendikte.

Stenografi

Stenografi adalah keterampilan lain yang tidak termasuk di dalam


kemahiran menulis bahasa. Jadi, stenografi harus dikuasai tersendiri.

282
BAB XI
Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan

11.1 Pengetahuan Dasar Kearsiapan

Sering kita melihat antrian diloket kantor pajak, kantor walikota,


kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada
masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan
tersebut dapat kita katagorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis
pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip
adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk
keperluan pekerjaan intern kantor.
Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan
mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat,
maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada
arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau
dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang
penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan
ditemukan dengan cepat dan tepat.

11.1.1 Pengertian Arsip dan Kearsiapan

1. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek),


yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula
pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih
cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg
menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri.
dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata Arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang
artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau
benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat.
Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka
sebagai perbandingan dapat di pelajari pengertian arsip dari
beberapa sumber.

1. Menurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;


¾ Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau
badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang
berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu
keperluan.

283
¾ Tempatjdimana warkat-warkat organisasi disimpan secara
tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat
dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah :


¾ Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-
lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk
corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
¾ Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dlaam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa


:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen
lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta
dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan
lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung
di dalamnya.

4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie


Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi
sebagai intinya arsip adlah himpunana lembaran-lembaran
tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3
(tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali
secara tepat.

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul usul dari beberapa


sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah Kumpulan
data / warkat / surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun
menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

284
2. Pengertian Kearsipan

Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa inggrisnya file


sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan
filing adalah kegiatannya

1. Menurut kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs The Liang Gie

¾ Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh


warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib
menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditnetukan,
sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan
setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan
warkat (finding)
¾ Sistem penyimpanan warkat (filing sytem) adalah rangkaian tata
cara yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun
warkat-warkat sehingga bilamana didperlukan lagi, warkat-warkat
itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

2. Menurut Ensiklopedi administrasi


¾ Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata
usaha yang berupa penyususnan warkat-warkat secara sistematis
sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
¾ Sistem penyimpanan warkat (filing Sistem) adalah suatu
rangkaian tata cara yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk
menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-
warkat itu dpat ditemukan kembali secara cepat.

Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan


atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali
dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan
pemusnaan arsip.

11.1.2 Jenis-jenis arsip

Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut :

a. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu :


1. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup Pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi

285
2. Arsip Keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti
pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah
bayar
3. Arsip Pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat
perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

b. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya


Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya, khususnya lebih
didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam
merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat
dibedakan menjadi:
1. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan
dan tabel.
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact dist
6. Flast dist

c. Arsip menurut nilai gunanya


Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7
macam, yaitu :
1. Arsip bernilai informasi, contoh: Pengumuman, pemberitahuan
dan undangan
2. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan – ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas
pegawai.
3. Arsip bernilai hokum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta
kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan
keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah, Conohnya: Laporan tahunan, notulen
rapat, dan gambar foto dan peristiwa
5. Arsip bernilai ilmiah, Contoh: Hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualam, dan
laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan, contoh : karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

d. Arsip Menurut sifat kepentingannya


Penggolongan Arsip menurut kepentingannya atau urgensinya ada
beberapa macam, yaitu :
a. Arsip tak bergunak, contohnya surat undangan dan memeo

286
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan
cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, Contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk
pegawai, serifikat tanah/bangunan dan ijasah

e. Arsip menurut fungsinya


Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
f. Arsip menurut tempat / tingkat pengolhannya
Penggolongan arsip berdasarkan tempat atau tingkat pengolahannya
dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dpat dibedakan menjadi :
1. Arsip pusat, Yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau
berada di pusat organisai yang berkaitan dengan lembaga
pemerintah dan arsip nasional Pusat di Jakarta
2. Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi
yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip Nasional
di daerah ibu kota propensi

g. Arsip Menurut keahliannya


Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat
dibedakan menjadi
1. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin
tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang
merupakan dokumen utama.
2. Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya
yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi
ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
3. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
bersama dengan kokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian
dengan dokumen asli

h. Arsip menurut kekuatan hukum


Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hokum atau legalitas dari
sisi hokum dapat dibedakan menjadi 2 macam :
1. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tandfa tangan
asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat
digunakan sebagai bukti hokum yang sah.

287
2. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapt berupa fotokopi,
film, mikrofiolm dan hasil print komputer.

11.1.3 Ruang lingkup arsip

Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:


1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalaian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip

11.1.4. Nilai Guna Arsip

Nilai gunaarsip menurut para ahli :


1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah :
1. Nilai Kegunaan administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau
menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan sebaik-
baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat
membuat keputusan dengan tepat perlu adanya catatan-catatan
atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat
yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti
warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaaan administrasi.
2. Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hokum
maka sesuatu warkat dapat pula digunakan sebagai bahan
pembuktian hokum
3. Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu
warkat itu dapat menimbulkan akibat atau menyangkut
keuangan
4. Nilai Kegunaan haluan organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk
mengambil kebijakan atau haluan sesuatu organisasi dalam
mencapai tujuannya.
5. Nilai kegunaan organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan
suatu pekerjaaan
6. Nilai kegunaan sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena
warkat dapat menerangkan peristiwa yang terjadi pada masa
lampau
7. Nilai Kegunaan penelitian

288
Warkat dapt berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan lebih lanjut atau bahan penelitian
8. Nilai kegunaan penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan
penerangan kepada khalayak ramai.

2. Menurut Ensiklopedia administrasi


Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam
kegunaan:
1. Guna informative, yakni memberikan sesuatu keterangan
tentang sesuatu hal atau peristiwa
2. Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu
proses
3. Guna histories, yakni mengambarkan keadaan atau peristiwa
pada masa yang lampau agar tidak terlupakan sepanjang masa
sebagai peristiwa sejarah
4. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran
seseorang sarjana atau penemuan-penemuan sesuatu
eksperimen ilmiah.

3. Menurut Arsip nasional Republik Indonesia


Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip
didasarkan pad kegunaan nilai guna primer dan nilai guna
sekunder.
1. Nilai guna primer
Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna primer meliputi:
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang
didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas dan
fungsi lembaga atau instansi pencipta aarsip
b) Nilai guna hokum, yaitu mempunyai nilai guna hokum
apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuasaan
hokum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah
c) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna
keuangan, berisi segala hal ihwal yang menyangkut
keuangan
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah
dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.
2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian
atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data atau dokumen itu
bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di
kemudian hari, Nilai guna sekunder meliputi:

289
a) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta
dan keterangan yang dapat digunakan untk menjelaskan
tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan,
diatur fungsi dan kegiatannya.
b) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai
guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang
terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan
dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti
mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.

11.1.5 Syarat Petugas Arsip

Untuk mengelola dan pengurusan arsip di sebuah perusahaan


dibutuhkan tenaga-tenaga yang trampil dan paham tentang sistem
kearsipan yang baik. Seorang tenaga kearsipan ( arsiparis) harus
memiliki syarat-syarat sebagai berikut:

a. Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memuhi


enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimiliku, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan


normal
2. memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan
yang tajam untuk dapat membedakan nama kecil dan angka-
angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang
kecil
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja dan
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik

b. Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diperlukan minimal


empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,
ketrampilan dan kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut :
1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, seperti
memahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggih yang
akan membantu tugasnya
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan
jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

290
Jadi dapat disimpulkan syarat petugas arsip atau arsiparis adalah
sebagai berikut :
a. pengetahuan dan keterampilan tentang arsip, surat menyurat,
seluk beluk tentang organisasi/instansi dan tata kearsipan atau
sistem kearsiapan
b. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan
c. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menyelesaikan
pekerjaan
d. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan
e. Disiplin, jujur dan tanggung jawab
f. Ramah dan sopan dalam melayani permintaan arsip
g. Loyal dan dapt menyimpan rahasia
h. Sehat rohani dan jasmani
i. Bekerja secara professional

11.1.6 Organisasi kearsipan, Kedudukan dan Pekerjaan dalam


organisasi

Organisasi Kearsipan Nasional di negara republik Indonesia adalah


seperti yang ditetapkan dalam pasal 8 Undang-ungang Nomer 7 Tahun
l971 tantang ketentuan ketentuan Pokok Kearsipan yang terdiri atas:
a) Unit-unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah pusat dan daerah.
b) 1) Arsip Nasional di ibu kota Republik Indonesia sebagai inti
organisai dan pada lembaga Kearsipan Nasipna, selajutnya
disebut Arsip Nasional Pusat.
2) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota Daerah Tingkat I termasuk
daerah- daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I
selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.

Setiap kantor memandang bahwa petanaan warkat-warkat itu


sangat penting dan karena itu perlu diselenggarakan sebaik-baikknya
untuk bahan keternangn pada waktu yang akan datang. Jadi dapat
dikatakan bahwa kunci pokok dari suatu organisasi kantor tereletak pada
penyelenggaraan arsip yang sederhana, sistematis dan efesien. Apabila
sistem kearsipan itu dilaksnakan dengan efesien biak, sudah barang
tentu tidak akan terjadi kekeliruan administrasi di dalam kantor itu sendiri.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa arsip
merupakan sumber informasi dan sumber dokumen. Sebagai sumber
informasi arsip dapat mengingatkan dan membantu pimpinan kantor
membuat keputusan secara tepat dan cepat, sedangkan sebagai sumber
dokumen, arsip dapat dipakai sebagai bahan pembuktian dan dapat
melancarkan pekerjaan kantor serta sebagai alat untuk mengembangkan
organisasi. Dengan menlaksanakan kearsipan yang baik akan
memberikan pula citra yang biak atas penataan kearsipan di organisasi
yang bersangkutan.

291
Kearsipan adalah suatu aktivitas atau kegiatan menata arsip
dengan sistem penyimpanan yang berlaku, sehinga dapat ditemukan
dengan capat dan tepat. Sedangkan makna organisasi adalah
merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, yang
memepunyai perencanaan, terorganisasi, terlaksana, terkontrol dan
terarah, sehingga mencapai tujuan seperti apa yang direncanakan.

Organisasi kearsipan merupakan suatu kegiatan yang terencana


untuk penyusunan warkat, baik dari saat pengumpulan samapi
pemusnahannya. Hal ini dapat dilakukan di masing-masng lembaga, dan
lembaga itu terorganisasi, sehingga mempunyai kerja sama antara unit-
unit yang memelihara arsip sampai kepada orang yang mempergunakan
arsip itu.
Kedudukan dan pekerjaan kearsipan dalam organisasi, mempunyai
peranan yang sangat penting. Karena semua permasalahan penting di
kantor dapat ditemukan pada organisasi kearsiapan. Organisasi
kearsipan merupakan otak atau alat pengingat dalam segala urusan
penting di kantor. Dengan demikian organisasi harus dikelola dengan
baik, sehingga semakin terjamin keolancaran ;kerja dari organisasi
tersebut.
Adapun pekerjaan kearsipan tersebut mencakup empat macam,
yaitu :
a. Menyimpan arsip/warkat
b. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/ warkat
c. Penemuan kembali arsip/warkat
d. Pemeliharaan dan pengendalian arsip/warkat

11.1.7 Masalah pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

Dalam suatu organisasi kantor berbagai problematika kearsipan


sering kali muncul sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian
aktivitas surat menurat di lingkunagan kantor itu sendiri. Beberapa ahli
berpendapat tentang masalah-masalh yang ada kaitannya dengan
kearsipan.

a. Menurut Moekijat
Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi
kearsipan yaitu :
1. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
2. Organisasi yang kurang baik dn perumusan tanggung jawab dan
kekuasaan yang tidak jelas
3. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

292
5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk
menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-
surat) yang dipinjam atau pengembaliannya

b. Menurut E. Martono
Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari
seluruh tumpukan data
3. Warkat setiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih

c. Menurut The Liang Gie


Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang pada umumnya
dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai
berikut :
1. Tidak dapat menemkan kembali secara cepat dari bagian arsip
sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan
organisasi
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau
satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada
penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi
mencukupi
4. Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti
perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, seebagai akibat dari
pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya
bimbingan yang teratur.

Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan


kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaiman cara memecahkan
masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkah-
langkah sebagai berikut :

1. Hrus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat


2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping
pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan
ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti
perkembangan jaman

293
5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus
atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap
arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

11.2. Memilih sistem kearsipan yang sesuai

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan


atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali
dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan
pemusnaan arsip.

11.2.1 Sistem penyimpanan dan tujuan sistem penyimpanan arsip

Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih


dalam penyimpanan arsip, yaitu :

a. Penyimpanan arsip sistem abjad


Susunan penyimpanan pada sistem ini, berdasarkan urutan abjad.
Umumnya digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan
sistem subjek.
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Pada
sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal. Sistem
ini dipilih bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan jangka
waktu tertentu misalnya surat tagihan
c. Penyimpanan arsip sistem nomor
Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara penyimpanan menurut
urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga angka
yang lebih besar.
d. Penyimpanan arsip sistem wilayah
Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah tata cara penyimpanan
arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya : Pembagian menurut
pulau ( Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provensi (
DKI, Jawa Barat, Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta)
e. Penyimpanan arsip sistem masalah/subjek
Semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan
pokok soal/masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi menjadi
sub-masalah dan seterusnya.

Ada beberapa Pendapat tentang tujuan kearsipan menurut para ahli :

294
a. Menurut Undang Undang nomer 7 tahun 1971 Bab I pasal 3.
Arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsanaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah

b. Menurut Drs Anhar


Tujuan Kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa
sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

c. Menurut Drs Soewito, Tujuan kearsipan adalah sebagai berikut :


1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Agar mudah mendapatkan kemblai arsip yang dibutuhkan
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6. Untuk menjaga kelestarian arsip

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah

1. Untuk menjamain Keselamatan dokumen/warkat sebagai


bahan pertanggungjawaban
2. Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara
sistematis dan efesien
3. Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan
tepat
4. Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasian
arsip
5. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas baik waktu, tempat
dan biaya dalam pengolahan arsip.

11.2.2 Ciri pokok sistem filing yang baik

Suatu sistem yang perlu diterapkan dalam suatu organisasi yang dapat
diandalkan untuk kecepatan dan ketepatan serta ketelitian, yang akan
menghasilkan keterangan-keterangan yang diperlukan.
Ciri pokok sistem filling yang baik adalh sebagai berikut :
a. Tidak memakan tempat
b. mudah dicapai bila diperlukan
c. sederhana dalam menerapkan suatu sistem
d. ekonomis dalam hal biaya, pikiran, tenaga dan peralatan
e. sistem yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan, jenis dan
besar kecilnya sutu organisasi

295
f. Fleksibel dan mudah dalam penyesuaian
g. mudah dilaksanakan
h. mengunakan klasifikasi agar tidk banyak waktu untuk
menyimpan dan menemukan kembali
i. lembaran petunjuk silang dapat digunakan bila arsip mempunyai
judul lebih dari Satu
j. melakukan retensi sesuai dengan jadwal
k. Out slip digunakan untuk mengetahui siapa yang meminjam arsip
tersebut

Untuk memilih sistem filling yang effesien ada beberapa pedoman yang
perlu dipertimbangkan yaitu :

a. Tetapkan metode filling yang paling cocok dengan bentuk


atau badan usaha yang bersangkutan. Suatu metode fillinf
yang dianggap tepat dan cocok dengan untuk suatu badan
usaha dipengaruhi oleh factor, yaitu ;
1. tujuan atau jenis aktivitas badan usaha
2. besar kecilnya suatu badan usaha
b. Tempat orang-orang atau pegawai yang benar-benar akhli
atau yang mempunyai pengetahuan dalam bidang filling
c. adakan pendidikan kader kearsiapan secara kontinu
d. Pergunakanlah perlengkapan teknis-teknis kearsipan
sesuai dengan metode filling yang telah ditetapkan
e. tetapkanlah organisasi kearsipan sesuai dengan ruang
llingkup badan usaha yang bersangkutan
f. adakan pengawasan secara terus menerus
g. biarkan operator (para arsiparis) untuk bekerja dengan
tekun , jangan sampai menunda-nunda pekerjaan
(pekerjaan diselesaikan seketika itu)
h. ikutilah prosedur filling yang telah ditetapkan

11.2.3 Asas Kearsipan

Untuk tugas pengurusan arsip, organisasi kantor dapat memakai dua


asas, dari tiga asas berikut ini, yaitu :

a. asas sentralisasi
b. asas desentralisasi
c. asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi

a. Asas sentralisasi
Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta
penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit
tersendiri. Badan ini dikenal dengan nama Unit arsip dan Ekspedisi.

296
Adanya unit khusus ini berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit
khusus tidak diperkenankan menerima dan mengurus surat-surat secara
langsung.
Asas sentralisasi arsip ini akan efesien dan efektif bila dilaksanakan oleh
kantor yang lingkupnya kecil.

Keuntungan asas sentralisasi arsip adalah :

1. efesiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat,


ruangan dan biaya
2. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
3. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan
4. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan

Kelemahan asas sentralisasi :

1. asas sentralisasi hanya efesien dan efektif untuk organisasi yang


kecil.
2. unit kerja yang besar akan ;mengalami hambatan dan lambat
memeroleh arsip yang dibutuhkan
3. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem
penyimpanan

Contoh struktur organisasi dengan asas sentralisasi

297
b. Asas Desentralisasi (asas Pemencaran ) arsip

Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan


dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan
kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga
tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-
masing pekerjaaan ang diperlukan oleh lingkungannya.
Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-kantor pemerintah
maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan
bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas
kearsipan. Tugas kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan,
peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan
pada setiap unit ;kerja.

Keuntungan asas desentralisasi arsip :


1. Dapat menjaga kerahasiaan kantor, karena pelaksanaannya dapat
dilakukan oleh unit kerja masing-masing.
2. Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai
3. Perencanaan dan pengawasan pekerjaan dapat dilakukan secara
efektif
4. Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing
5. Untuk memperoleh arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri
6. Pengurutan arsip mudah dikerjakan, karena arsipnya sudah dikenal
baik

Kelemahan asas desentralisasi arsip, antara lain :

1. Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja, sehingga dapat


menimbulkan pemborosan alat maupun ruangan
2. Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor
pusat, agar petugas mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan
3. Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja,
menimbulkan pemborosan
4. Pengawasan juga dpat dilakukan oleh kantor pusat, sehingga
menimbulkan pemborosan.

Walaupun terdapat keuntungan dan kelemahan dari asas sentralisasi


maupun asas desentralisasi dalam ;kegiatan kearsipan, namun
pelaksanaannya akan disesuaikan dari kebutuhan kantor yang
melaksanakannya. Untuk mengatasi kelemahan dari kedua asas
tersebut, maka dapat pula dilaksanakan asas gabungan dari kedua asas
tersebut.
Contoh struktur organisasi dengan mengunakan asas desentralisasi

298
c. Asas gabungan sentralisasi dan desentralisasi

Asas gabungan adalah penyelenggaraan arsip dengan


memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga
kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil.
Pelaksanaan dalam praktik dapaat dilakukan dengan penyimpanan arsip
aktip secara desentralisasi, sedangkan penyimpanan arsip inaktif
dipusatkan (sentralilasi).
Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal
sebagai berikut :
1. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip
bagian/unit organisasi
2. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang
ada
3. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan

Contoh Sturtur organisasi dengan menggunakan asas gabungan

299
11.2.4 Prosedur filing

Untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan dan


penemuan kembali arsip ygang telah disimpan, maka terlebih dahulu
perelu dilakukan beberapa kegiatan dan tindakan sebagai berikut :
a. mengumpulkan warkat dari berbagai unit organisasi
b. memeriksa dan meneliti tanda pelepas (release Mark )
Warkat baru bolh disimpan setelah mendapat tanda pelepas
(relese mark) berupa kata-kata, seperti simpan, arsipkan, file,
deponeer atau disingkan dep=simpan, maupun paraf dan
sejenisnya yang biasa dipakai oleh pimpinan sebagai bukti
tanda pelepas
c) membaca warkat untuk menetapkan judul (filling caption)
sesuai dengan sistem yang digunakan
d) Pemberian kode warkat, untuk memudahkan penempatan
warkat di laci, dibelakang guide dan difolder mana.
e) Penyortiran
Penyortiran merupakan kegiatan memisah-misahkan warkat
berdasarkan kode yang telah di tetapkan
f) Pembuatan lembar petunjuk silang
Diperlukan untuk judul surat yang lebih dari Satu
g) Pembuatan Follow up slip
Follow slip dipersiapkan untuk warkat-warkat yang
memerlukan tidak lanjut dikemudian hari. Lembar Tindak lanjut
ini disimpan pada berkas peringatan (ticler file)
h) Routing Slip (Lembar Beredar)
Diperlukan bila satu apabila warkat harus disampaikan lebih
dari satu unit/diolah oleh beberapa bagian / pejabat tertentu.
Seperti lembar disposisi dan kartu kendali.
i) Penggolongan warkat
Penggolongan warkat bertujuan untuk memudahkan
penyimpanan ke dalam file menurut sistem yang dipahami
j) Penyimpanan warkat
Warkat yang telah dikelompokan dimasukan ke dalam file
masing-masing dan sistemnya dimasukan ke dalam filling
cabinet sesuai dengan sistem penyimpanan yang di gunakan
k) Pemeliharaan, perawatan dan pemusnahan arsip menurut
peraturan yang berlaku.

11.2.5 Analisa Kebutuhan dan Alat

a. Jenis dan kegunaan perlengkapan Arsip


Ada beberapa jenis dan kegunaan Perlengkapan Arsip yang
dibutuhkan untuk proses penyimpanan warkat atau surat, diantaranya
adalah :

300
1. Lembar Disposisi, digunakan untuk mengatur proses pengolahan
surat yang selanjutnya menjadi alat pengendalai lalu lintas persuratan
dan sebagai sarana monitor dalam mekanisme persuratan. Sarana ini
merupakan gambaran dari jalur kedinasan antara atasan dan
bawahan, atar pejabat secara horizonal. Kegiatan ini menggambarkan
peranan dan partisipasi aktif dari staf dalam proses pengolahan surat.
2. Kartu Kendali, digunakan sebagai alat pecatat surat, alat
pencar/pelacak untuk dapat menemukan/menetapkan lokasi dan
tempat surat. Kartu kendali ini sangat perlu untuk alat pengukur/alat
penyampai surat dan sebagai arsip pengganti dari surat dinas
penting.
3. Kartu Tunjuk silang, kegunaannya hampir sama dengan kartu
kendaliyang diberkaskan atu difile yang fungsinya untuk mengganti
atau mewakili permasalahan (subjek) dari sebuah surat, tidak dengan
surat aslinya. Pada kartu silang ini dituliskan/dicatatkan dimana
adanya surat asli disimpan.
4. Kartu/Lembar Pinjam arsip, dipergunakan untuk meminjam arsip
seorang pejabat yang akan meinjam arsip harus mengisi mencatat
pada katu lembar yang dimaksud. Kartu/lembar ini digunkan untuk
mempertanggungjawabkan siapa yang meinjam arsip, sekaligus
berfungsi sebagai pengganti sementara arsip yang dipinjam atau
arsip yang pindah dari kedudukannya.
5. Lembar Penerus, digunakan sebagai pengganti buku ekspedisi (lihat
kartu kendali), sebagai alat pengendali dan memonitor surat di
lingkungan unit pengolah.
6. Kotak penyimpan/pengikat (Tier File), kota yang berukuran sedang
untuk menyimpan lembar disposisi, kartu/lembar pinjam a5sip dan
lembar penerus. Kotak ini pula berfungsi sebagai pengingat bagi
pengola arsip.
7. Map Gantung/Folder, map khusus yang memakai gantungan, untuk
;menempatkan arsip atau sekelompok arsip. Map tersebut berisi
himpunan arsip mengenai satu persoalan/ permasalahan . Map folder
itu merupakan bentuk fisik dan file atau berkas.
8. Sekat Petunjuk (Guide), Guide disimpan dan diatur di depan folder
sebagai penunjuk pembatasan simpanan arsip untuk
membedakan/memisahkan antara masalah utama, masalajh dan sub
masalah.
9. Perlengkapan lain, berupa :
a) Cap tanggal, yaitu cap yang memuat angka dan singkatan
nama bulan, yang setiap kali dapat diubah menurut tanggal,
bulan dan tahun yang dikehendaki/sesuai dengan
keperluannya.
b) Cap derajat surat, yaitu cap yang diperlukan untuk
memberitahukan bahwa surat perlu ditangani dengan
kecepatan tertentu (segea atau amat segera)

301
c) Cap Sifat surat, yaitu cap yang dapat menetapkan apakah
surat itu bersifat rahasia, penting dan lain-lain
d) Alat tulis Kantor, berupa, Bolpen, Spidol, Lem, Perporater,
Paper Clips, pengsil, penggaris, Cutter, gunting dan lain-lain

b. Jenis dan Kegunaan peralatan arsip

Secara Umum Peralatan kearsipan yang digunakan untuk


pengurusan arsip adalah :

1. Guide dan Folder


Guide atau sekat petunjuk karton atau kertas tebal dengan ukuran
tertentu memuat kodepada tabnya yang berfungsi sebagai pembatas
kelompok sekaligus sebagai folder yang ada di belakangnya.
Macam-macam Guide :
a) Menurut ukurannya dapat dibedakan menjadi :
¾ Guide besar berukuran 36 x 25 cm, digunakan untuk
menyimpan surat-surat dalam folder ukuran folio
¾ Guide kecil berukuran 16 x 11 cm, digunakan untuk
menyimpan kartu berukuran 15 x 10, seperti kartu-kartu
indeks, kartu kendali, lembar pengantar, dsb.

b) Menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi :


¾ Guide posisi pertama, guide yang dipakai sebagai pembatas
dan petunjuk antar caption/subjek
¾ Guide posisde yang dipakai sebagai pembatas dan petunjuk
atar sub caption/sub
¾ guide posisi ketiga, guide yang dipakai sebagai pembatas
dan petunjuk sub caption/sub sub subjek.

Folder yaitu berkas lipata yang biasanya dibuat dar kertas tebal atau
plastik tebal untuk menyimpan arsip.Pengertian Folder ada dua
macam, yaitu
a) Sebagai nama induk dari jenis berkas lipatan yang terdiri dari:
¾ Brief ordner, yitu berkas lipatan besar terbuat dari karton
tebal, didalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari
logam. Menurut ukuran brief ordner ada 2 macam yaitu Brief
ordner folio untuk menyimpan surat dan Brief ordner kuarto
untuk menyimpan bukti-bukti keuangan serti kuuitansi, faktur
dan lainnya.
¾ Stofmap folio yitu lipatan berdaun yang terbuat dari kertas
tebal atau plastik tebal
¾ Snelhecter, yaitu berkas lipatan terbuat dari kertas tebal atau
plastik tebal dengan berbagai variasi alat penjepi di dalamnya
yang terbuat dari logam. Snelhecter yang terbuat dari kertas

302
tebal biasanya berukuran folio, sedangkan yang terbuat dari
plastik tebal terdiri dari ukuran folio dan setengah polio
¾ Portepel, Yaitu berkas lipatan yang terbuat dari katon tebal
dengan tali sebagai alat pengikat.
x Map tanpa daun,. Yitu berkas lipatan yang terbuat dari 3
kertas tebal dan memakai tab
b) Sebagai nama dari salah satu jenis lipatan yang berupa map
tanpa daun.

Sekarang istilah folder lebih terkenal untuk memberi nama


jenis map. Folder ini ada dua macam yitu folder biasa dan folder
gantung. Folder gantung untuk diletakkan dalam laci filing cabinet
yang bergawang. Kecuali tempat penyimpanan arsip berupa
folder seperti tersebut di atas sekatang banyak sekali
dipergunakan kardus/doos/box yang terbuat dari karton untuk
menyuman arsip in aktif. Kardus/doos/box arsip ini ada yang
berukuran tebal yaitu 37, 5 x 26,5 x 9 cm, keduanya memakai
tutup.

303
2. Tempat Menyimpan arsip

a) Lemari Arsip (cup board)

304
Lemari ini merupakan tempat penyimpanan arsip berbagai
bentuk, terbuat dari kayu atau berbagai bentuk, terbuat dari kayu
atau besi baja dan berdaun pintu.

Jenis lemari ini paling banyak dikenal, karena dapat untuk


menyimpan arsip dengan berbagai macam cara, yaitu :
x Swing door cupboard (lemari pintu engsel)
x Sliding door cupboard(lemari pintu dorong)
x Retracting door cupboard(lemari pintu tarik kembali atu
lemari dengan daun pintu yang masuk ke sisi samping).

b) Filing cabinet

Filing cabinet afalah tempat penyimpanan folder secara tegak


(vertical) terbuat dari besi baja dan terdiri dari beberapa laci. Tiap
laci pada bagian dalam umumnya berukuran 50 x 38 x 24 cm,
jenis lacinya ada yang bergawang dan ada yang tanpa gawang.
Filing cabinet biasanya untuk ;menyimpan folder berisi arsip aktif.

c) Lemari Gambar
Lemari gambar adalah tempat penyimpanan gambar bangunan
atau peta yang terbuat dari besi baja.
Ada 2 macam lemari gambar, yaitu :

¾ Lemari gambar dengan laci-laci mendatar, dipergunakan


untuk menyimpan gambar secara terbuka, mendatar, dan
ditumpuk/flat
¾ Lemari gambar dengan tempat penyimpanan tegak,
terbuka, dan mengantung (vertical suspension).

d) Rak arsip

Rak Arsip adalah tempat penyimpanan brief ordner atau box


arsip secar terbuka, terbuat dari besi baja.
Ada 2 macam rak arsip, yaitu :

1) Rak bergerak (Mobile stacks/Roll-0-Pack)

Rak ini adalah tempat penyimpanan yang besar, terbuat dari


besi baja memakai roda kecil sehingga dapat digerakan.
Menurut besar kecilnya dan tenaga penggeraknyadapat
dibedakan menjadi 3 jenis :
x Roll-0-Pack yang didorong untuk menyimpan arsip
dengan berak mebelnya tidak lebih dari lima ton tiap
bloknya.

305
x Roll-0-Pack yang dilengkapi dengan elektro motor tiap
kereta untuk menyimpan arsip seberat 8 ton dengan
bebelnya
x Roll-0-Pack yang digerakan secara mekanis(dilengkapi
dengan alat untuk memutar roda bergigi yang
berhubungan dengan rantai yang dipasang pada
lantai), untuk menyimpan arsip sampai 20 ton beserta
mebelnya.
x Roll-0-Pack / mobile straks biasanya dipergunakan
untuk menyimpan arsip inaktif dan arsip statis di
gudang arsip.

2) Rak tidak bergerak (Stationary Stacks)

Jenis rak inilah yang paling banyak dikenal di buat


dari besi berlubang dan ada pula yang bentuknya seperti
lemari tanpa daun pintu.

e) Kotak /lemari kartu

Kotak/lemari kartu ini untuk menyimpan kartu kendali,


kartu indeks dan lainnya, terbuat dari kayu atau besi baja.

Macam-macam tempat penyimpanan kartu antara lian ;


¾ Card Indexs Cabinet (cardex)
Cardex adalah tempat penyimpanan kartu horizontal, terbuat
dari besi baja yang terdiri dari laci-laci (8 atu 15 laci). Tiap
lacinya sudah dilengkapi dengan pocket untuk diisi dengan
warkat yang berpa kartu. Karena kartu diletakkan secara
horizontal dan laci cardex dapat dikeluarkan dari lemarinya
maka kita dpaat membaca bahkan menulis di atas kartu
yang bersangkutan tanpa mengeluarkan kartunya.

¾ Card cabinet
Card cabinet adalah tempat penyimpanan kartu secara
vertical yang terbuat dari besi baja atau kayu.

Card cabinet ada dua macam, yaitu :


x Card cabinet seperti lemari dengan daun pintu
untuk menutup laci-lacinya
x Card cabinet yang bentuknya menyerupai filing
cabinet tetapi laci-lacinya kecil berada di bagian
atas dan di bagian bawah berupa rak berdaun pintu
kecil.
¾ Kotak kartu

306
Kotak kartu ini sebagai card cabinet kecil dengan dua laci
untuk menyimpan kartu secara vertical, terbuat dari besi
baja
Karena bentuknya yang kecil biasanya diletakkan diatas
meja atu filing cabinet.

¾ Ticler file

Ticler file adlah kotak terbuat dari kayu atau besi baja yang
berisi lembar/kartu vertical menunjukan tanggal (31 lembar ),
bulan (12 lembar), dan tahun. Tiap pagi lembaran yang
menunukkan tanggal digeser sehingga untuk yang didepan
menunjukkan tanggal dan bulan hari itu. Ticler file biasa
dipergunakan untuk menyimpanlembar dispoisi, bon pinjam
arsip atau kartu kartu lainnya yang memuat tanggal jatuh
tempo, diletakkan di dapan kartu tanggal yang bersangkutan
untuk diketahui pada waktunya. Karena bentuknya kecil
ticler file biasanya diletakkan diatas meja.

307
308
Rak bergerak

309
310
311
11.3 Mengimplementasikan sistem kearsipan

Tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksankan oleh unit


kearsipan dalam suatu organisasi. Ada empat tugas pokok kearsiapn
yaitu :
a. Menyimpan berkas surat dinas
seluruh surat dinas harus disimpan di tempt yang aman dan nyaman
serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang apabila sesuat
arsip diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.

b. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas


Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana
dan prasarana yang memadai seperti ruangan, lemari, rak filing
cabinet dan lain-lainya
Selain melakuakan pemeliharaan, kearsipan harus mampu
mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus
atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali

c. Penyusutan dan Pemusnahan berkas


Penyusutan adalah proses pengurungan atau pemindahan arsip aktif
ke arsif pasif serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna lagi berdasarkan jangka waktu penyimpanan
(jadwal retensi)

d. Penemuan kembali berkas surat/dokumen


Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat serta pencatatan
yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan akan
dapat ditemukan kembali dengan mudah.

11.3.1 Penyortiran surat atau dokumen

Penyortiran surat/dokumen adalah kegiatan memisah-misahkan surat


untuk pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat/dokumen mempunyai 3
tujuan, yaitu :
a. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk
b. Untuk menentukan prioritas penangannya
c. Untuk mempermudah pengawasan

Penyortiran surat/dokumen dilakukan oleh petugas penerima surat di


loket penerimaan surat masuk. Dibawah ini akan dijelaskan mengenai
tugas-tugas dari petugas penerima surat.

Ada 3 tugas yang harus dilakukan oleh petugas penerima surat, yaitu:
1. Menggolongkan surat ke dalam surat pribadi dan surat dinas
2. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan sekertaris atau
pimpinan

312
3. Menggolongkan surat dinas atas surat dinas rutin/biasa, surat
dinas penting dan surat dinas rahasia. Surat jenis ini dapat
diketahui dengan cara :
x Meneliti sumber surat dari nama pengirim
x Meneliti cara pengiriman (kilat, segera, pos paket atau barang
cetakan)

Untuk pemisahan surat-surat diperlukan suatu alat yang disebut kotak


sortir. Kota sortir ini disediakan sebanyak bagian yang ada pada suatu
kantor, dimana tiap kotak diberi kode/nama masing-masing unit, misalnya
bagian keuangan, bagian perencanaan, bagian kepegawaian dan lain-
lain. Surat-surat yang ditujukan kepada bagian keuangan dimasukan ke
dalam kotak sortir bagian keuangan, surat yang ditujukan kepada bagian
perencanaan dimasukan ke dalam sortir bagian perencanaan dan
seterusnya
Khusus untuk surat rahasia, surat tercatat, surat kilat, wesel pos dan
surat tertutup lainnya diberi stempel jam tanggal terima surat pada
amplop bagian belakang

11.3.2 Pencatatan Dokumen

Dokumen yang masuk dan dokumen yang keluar akan dilakukan suatu
pencatatan. Hal ini dikarenakan pencatatan tersebut sebagai alat buki
tertulis bahwa perusahaan atau organisasi tersebut melakukan suatu
pengiriman atau penerimaan dokumen dari tau ke organisasi atau
perusahaan lainnya.
Apabila suatu dokumen tidak dicatat, baik dokumen masuk maupun
dokumen keluar maka perusahaan atau organisasi tersebut tidak
mempunyai bukti yang otentik.
Dalam pencatatan dokumen masuk pada suatu organisasi dapat dicatat
dalam buku tersendiri. Bentuk buku tersebut sebagai berikut:

Pencatat mempunyai tugas, yaitu :


a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan
dapat cepat menangkap Inti maksud dari isi surat dengan
cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap
penting
b. Pemeriksaan lampiran
c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)
yang merupakan stempel agenda pada ruang kosong di bagian
atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel agenda harus
memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan
surat, nomor agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan
petugas agenda.

313
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut
dalam buku penerimaan harian untuk surat masuk. Buku ini
disebut buku agenda masuk. Sedngkan petugasnya dinamakan
agendaris. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk. Ada 3macam bentuk buku agenda yaitu ; Buku
agenda tunggal. Buku agenda kembar, dan buku agenda
berpasangan
Contoh buku agenda tunggal :

AGENDA SURAT MASUK

Tgl. No. Terima Tgl&No Isi


Lampiran Diteruskan Ket.
Terima Agenda dari Surat masuk Surat

AGENDA SURAT KELUAR

Dikirim
Nomor Tanggal Isi Surat Lampiran Keterangan.
kepada

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut harus diarahkan dan


diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnaya.
x Surat masuk harus disertai atau dilampirkan lembar disposisi oleh
sekertaris/kepala tata usaha
x Surat masuk yang dilengkapi dengan lembar disposisi diteruskan
kepada pimp[inan/kepala bagian untuk memperoleh tanggapan
atas isi surat dengan menegaskan pada lembaran diposisi
tersebut berupa instruksi atau informasi
x Surat yang telah memperoleh disposisi disampaikan kembali
kepada sekretaris/ kepala tata usaha, selanjutnya diteruskan
kepada unit pengolah untuk diproses sesuai dengan disposisi.
Contoh lembar disposisi:

314
Pencatatan dokumen keluar untuk surat-surat yang bersifat rutin atau
insidental, biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep kepada
bawahan/orang yang ditunjuk. Orang yang khusus membuat konsep
surat tersebut disebut konseptor.
Syarat-syarat dalam pembuatan konsep surat ada 6 macam yaitu :
a. Ada persetujuan konsep surat dari atasan. Mungkin ada hal-hal
yang perlu ditambahkan atau dikurangi, maupun terdapat
kejanggalan
b. Mengagendakan surat
c. Mengetik konsep surat
d. Penandatangan surat
e. Pemberian cap dinas
f. Melipat surat, penyampulan surat, pengiriman surat dan
penyimpanan surat

11.3.3 Prosedur Distribusi

Ada 2 macam prosedur distribusi di dalam suatu organisasi yaitu


Prosedur distribusi internal dan prosedur distribusi eksternal
Prosedur distribusi internal ditempuh melalui 9 kegiatan, yaitu :
a. Penerimaan
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan 4 cara :

315
x Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
x Meneliti ketepatan alamat pengirim
x Menggolongkan surat sesuai dengan jenisnya
x Menandatangai bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat
telah diterima
b. Penyortiran
Pekerjaan penortiran meliputi 3 tugas ;
x Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekertaris, karyawan
dan surat-surat dinas lainnya
x Mengolongkan surat dinas ke dalam surat dinas rutin, surat dinas
penting dan surat dinas rahasia
x Memisahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus,
seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos,
dan sebaginya. Mencatatnya dalam buku penerimaan tersendiri
agar dapat diterima oleh orang yang memeng berhak.
c. Pembukaan sampul
d. Pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran
Setelah isi amplop dikeluarkan, sebelum dicataat ke dalam agenda,
terlebih dahulu harus dibubuhkan stempel agenda atau mesin
stempel (time stamps) pada ruang kosong
Setelah stempel agenda dibubuhkan, kegiatan selanjutnya adalh
pemeriksaan kelengkapan surat yang meliputi :
x Apakah nonor surat sesuai dengan nonor amplop
x Apakah alamatnya sudah cocok (alamat dalam dan alamat
sampul). Bila alamat pengirim tidak ada, satu kan surat dengan
sampulnya
x Apakah perihalnya ada hubungan dengan surat terdahulu,
sertakan surat yang dimaksud
x Apakah lampirannya sudah cocok
e. Membaca. Memberi garis bawah, dan membuat catatan
penting/memberi tanda
f. Pengagendaan surat
g. Pengarahan surat masuk
Bila surat-surat yang sudah selesai diagendakan dan ternayta surat
tersebut dibutuhkan oleh beberapa pejabat untuk diketahui, maka
untuk surat-surat semacam ini diperlukan pengarahan
h. Penggandaan surat masuk
i. Penyimpanan surat.

Untuk distribusi eksternal adalah suatu tata cara atau aturan yang
menyebarluaskan dokumen dimana dilakukan di luar perusahaan atau
organisasi.
Proses distribusi eksternal mencakup 5 macam kegiatan, yitu :
a. Konsep dibuat oleh sekertaris/kepala tata usaha
b. Persyaratan dari konsep

316
Beberapa persyaratan dari konsep surat antara lain sebagai berikut :
x Bersifat formal/dinas
x Objektif
x Ringkas dan jelas maksudnya
x Sopan dan ramah bahasanya
x Seragam dalam bentuknya
x Rapih dalam pengetikan
c. pengetikan
d. penandatanganan
e. Pencatatan
Ada 3 cara dalam pencatatan,yaitu :
x Surat yang telah ditandatangani, dicap dan disertai kelengkapan
lainnya (lampiran,amplop) menjadi surat dinas resmi
x Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oelh
petugas
x Setelah selesai pencatatan dalam buku verbal, maka surat siap
untuk dikirim
f. Pengiriman surat keluar
g. Penyimpanan berkas/arsip surat

11.3.4 Langkah penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan


atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali
dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan
pemusnaan arsip.

Terdapat beberapa macam sistem penyimpanan arsip (sistem filing ),


nama yang umum dipakai ada lima macam yaitu :
a. Penyimpanan arsip sistem abjad
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
c. penyimpanan arsip sistem wilayah
d. Penyimpanan arsip sistem subjek/pokok masalah
e. Penyimanan arsip sistem nomor

1. Penyimpanan arsip sistem abjad

Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem


kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa
sampaiZz, dan seterusnya.

317
Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan
menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology
yang perlu diketahui, antara lain :

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap


beberapa unit
2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul
3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian
dijadikan tanda pengenal
4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama
yang sudah diindeks. Zkode diambil dari huruf pertama dari
nama/judul yang sudah diindeks
5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad
dari nama/ judul yang sudah diindeks

Kelebihan sistem abjad :

1) Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama


organisasi/instansi/lembaga/operusahaan
2) Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3) Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan
maupun pencariannya
4) Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-
macam dokumen dan cocok untuk tuap-tiap dokumen

Kelemahan sistem abjad :

1) dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang


lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan
2) Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang
3) Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf-
huruf abjad yang berlainan

Peraturan Mengindeks dan memberi kode

a. Mengindeks nama orang Indonesia


1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu suku kata,
maka diindek sebagai berikut :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Dearliana Dearliana De
2 Suharto Suharto Su

2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebih dari satu suku
kata, maka diideks berdasarkan suku kata nama terakhir

318
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Nazhira Idzni Idzni Nazhira Id
2 Muhammad Muslih Muslih Muhammad Mu

3. Nama keluarga/ suku/ marga adalah nama orang diikuti nama


keluarga/suku/marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga
/ suku/ marga misalnya :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Andri Sudira Andri Sudira An
2 Erwin Lubis Erwin Lubis Er

4. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun di


belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks
nama jelasnya, misalnya :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 M. Zainuddin Zainuddin M Za
2 A. Latif Latif A La

5. Nama yang menggunakan singkatan di depan maupun


dibelakang dan diketahui kepanjangannya maka diindeks dengan
cara menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya :

No. Nama Unit I Uni II Unit III Kode


1 B.j. Habibie Habibie Baharuddin Jusuf Ha
2 A.H. Nasution Nasution Abdul Haris Na

6. Nama yang memakai gelar, yang diutamakan adalah nama asli


atau marga dan gelar tidak diindeks, ditempatkan pada unit
dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama
tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.
Ada beberapa gelar yang umum dipakai, yaitu :
a) gelar akademis, sperti Spd, Dra, Dr, Ir, SH, SE,Prof, Phd,
Msc, Mpd, MBA, MM,Msi dan lain-lain
b) Gelar keagamaan antara lain : Kyai, haji, Hajjah, Ustadz,
Bhiksu, Pendeta, Pastor, dan lain-lain
c) Gelar Kebangsaan, seperti : Raden, Raden Ajeng, KRT
Sunan, Sultan, Andi, Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorde, Lalu
dan sebagainya
d) Gelar Kepangkatan, Seperti Marsekal, Laksamana, Kapten,
Sersan, Kolonel, Jendral, Komisaris Besar dan lain-lain

319
e) Gelar Jabatan, Seperti, Presiden, Mentri, Gubernur, Direktur,
Jendral, Bupati, Camat, Lurah, dan lain-lain. Diindeks
sebagai berikut :

No. Nama Unit I Unit Ii Unit III Kode


1 Ir H. Iwan Zaiwansyah,MM Zaiwansyah iwan (Ir,H,MM) Za
2 Raden Afif Baskoro Baskoro Afifi (Raden) Ba

7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali, diutamakan


untuk diideks adalah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran,
misalnya :
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Ida Bagus Putu Oke Oke Putu Ida Bagus Ok
2 I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Yo

8. Nama yang didahului dengan nama baktis, diindeks mulai dari


nama aslinya, kemudian diikuti oleh nama baktisnya, misalnya

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Yohannes Rumenta Rumenta Yohannes Ru
2 Stefani anggraini Anggraini Stefani An

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks


dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu,
misalnya :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Ny. Sadiah Zainuddin Zainuddin Sadiah (Ny.) Za
2 Yuliana Sukoco Sukoco Yuliana Su

10. Nama yang memakai kata bin, binti, diindeks dengan cara
menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang
bertalian, misalnya:

No. Nama Unit I Unit Ii Unit III Kode


1 Fairuz Binti Muhammad Muhammad Fairuz binti Mu
2 Aziz Bin Muslih Muslih Aziz Bin Mu

11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks


sebagaimana nama itu ditulis, misalnya :

No. Nama Unit I Unit Ii Unit III Kode

320
1 Ir H. Tjahyono Tjahyono Ir H Tj
2 Drs Robby Djayadi Djayadi Robby Drs

b. Mengindeks nama-nama orang asing

1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dan lain-lain, diindeks


berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian
belakang nam (Nick name), misalnya
No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode
1 Frederick W. Taylor Taylor Frederick W Ta
2 Jawharlal Nehru Nehru Jawaharlal Ne

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks


nama yang menggunakan tanda penghubung tersebut diindeks
sebagai satu kata, misalnya

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 John Frank Smith Jones Smith-Jones John Frank Sm
2 Sylvia Lopez-Tiana Lopez-Tiana Sylvia Lo

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak


dianggap sebagai suatu unit tersendiri, tetapi merupakan dari
nama keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara
menempatkan nama yang didepannya diberi awalan, misalnya
Va, Vander, Von,De la, Mc, El dan Al dan lain sebagainya

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Marco van Basten Van Basten Marco Va
2 Oscar De La Hoya De La Hoya Oscar De

4. Nama orang cina, Korea, diindeks dengan cara menuliskan


sebagaimana ;nama tersebut ditulis, karena baik orang cina,
maupun orang Korea nama keluarga selalu dicantumkan di
depan, contoh :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Liem Swi King Liem Swie King Li
2 The Liang Gie The Liang Gie Th

321
c. Mengindeks nama Perusahaan

1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya ( Toko, Pabrik,


PT, Firma, CV, Kantor, Instansi) diutamakan nama yang
dipentingkan baru diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya,
misalnya :

No. Nama Unit I Unit II Kode


1 PT Adhi Karya Adhi Karya Perseroan Terbatas Ad
2 Toko Buku Matahari Matahari Toko Buku Gu

2. Nama Bank atau nama perusahaan yang disingkat, cara


pengindekannnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari
singkatan itu, terlebih dahulu kemudian diindek sebgaimana nama
kepanjannya

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 BTN Tabungan Negara Bank Ta
2 PT KAI Kereta Api Indonesia Perseroan terbatas Ke

3. Nama perusahaan yang menggunakan orang sebagaimana nama


tersebut ditulis, kemudian diikuti oleh jenis badan hukum atau
kegiatannya, contoh :

No. Nama Unit I Unit II Kode


1 RS Cipto Mangunkusumo Cipto MangunkusumRumah sakit Ci
2 Bandara Soekarno-Hatta Soekarno-Hatta Bandar Udara So

4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari


nama perusahaan tersebut, diideks dengan cara menulis angka
tersebut sebagai suatu unit dengan yang lainnya, sebagai contoh:

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Restaurant 99 Sembilan sembilan Restourant Se
2 Hotel 747 Tujuh Empat Tujuh Hotel Tu

5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan bukan


merupakan singkatan diideks dengan cara sebagai berikut

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Toko Buku Yza Yza Toko Buku Yz
2 PT ABC ABC PT Ab

322
6. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung dari,
dan , &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama
tersebut, pengindekannya dilakukan sebagai berikut :

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Beuty Fashion & Make Up Beuty Fashion & Make up Be
2 Lia & Meyti Salon Lia & Meyti Salon Li

d. Mengindeks nama instansi pemerintah

1. Nama perusahaan yang menggunakan kata penghubung, dari,


dan ,&, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama
tersebut, pengindekannya dilakukan sebagai berikut

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 SMK Prisma Depok Kejuruan Prisma Depok Sekolah Menengah Ke
2 UPI Bandung Pendidikan Indonesia bandung Univeresitas Pe

2. Nama instansi / lembaga, diindeks dengan cara meletakan


instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir
pengindekan,misalnya

Nama Unit I Unit II Unit III Kode


LAN Administrasi Negara Lembaga Ad
LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga Il

3. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah kata pengenal


terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru
kemudian sifatnya

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 HMI Mahasiswa Islam Himpunana Ma
2 PKS Keadilan Sejahtera Partai Ke

4. Nama Pemerintah negara asing, diindek adalah unit politik dari


negara tersebut

No. Nama Unit I Unit II Unit III Kode


1 Republik Indonesia Indonesia Republik In
2 CIA American Central Intelegence (of) Am

Menyusun Daftar Klasifikasi

323
Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan
abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdpat sejumlah nama
dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan
dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya :
A,B,C,D………………………………..Z
Aa, Ab, Ac, Ad,………………………..Az
Aba, Abb, Abc,………………………...Abz
Aca, Acb, Acc,…………………………Acz
Contoh cara menyusun daftar klasifikasi dari nama-nama dibawah ini :
x Rumah Makan 999
x PT Adhi Karya
x BTN
x Apotik Depok
x Rumah Sakit Hasan Sadikin
x Hotel Mandarin
x IPB

Kode Caption
A Ad Adhi Karya, Perseroan Terbatas
D De Depok, Apotik
H Ha Hasan Sadikin, Rumah sakit
M Ma Mandarin, Hotel
P Pe Pertanian Bogor, Institut
S Se Sembilan Sembilan, Rumah Makan
T Ta Tabungan Negara, Bank

Menyiapkan Peralatan atau Perlengkapan :


a. Filing Kabinet, dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya
dapat disesuaikan dengan kebutuhan . Laci filing kabinet diberi
kode pada bagian depannya.. Misalnya filing kCabinet mempunyai
empat laci maka kodenya adlah :
x Laci I berkode A- F
x Lsci II berkode G – L
x Laci III berkode M – S
x Laci IV berkode T – Z
b. Guide, Banyaknya guide yang dibutuhkan bilamenggunakan
sistem abjad sederhana 26 buah. Ditempatkan pada folder/map
gantung. Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang di mana
tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk abjad. Mka pada masing-
masing laci akan terdapat 26 guide. Sehingga guide dapat yang
dibutuhkan sebanya 26 x26 buah = 676 buah. Dalam praktik untuk

324
membatasi jumlah guide dapat pula digunakan kode gabungan.
Misalnya kode laci ABC, DEF, GHI dan seterusnya.
Pada tiap guide diber tab. Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z
kemudian disusun berdasarkan abjad pertama, kedua, ketiga dan
selanjutnya.
c. Folder, banyaknya folder yang dibutuhkan bagi organisasi yang
masih sederhana sebanyak 26 buah. Folder tersebut berkode A
sampai Z. Tetapi bagi organisasi yang telah berkembang, maka
tiap laci akan memuat 26 folder. Dengan perincian sebagai berikut
:
Di belakang guide a disusun folder Aa, ab, Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb, Bc…………..Bz
Dibelang guide C, disusun Folder Ca, Cb, Cc……………Cz
d. Rak Sortir, Rak Sortir yang dibutuhkan sebanyak 26 Rak. Diberi
kode abjad dari A sampai z sehingga meudahkan pemisahan
surat
e. Kartu Indesks disesuaikan dengan kebutuhkan. Kartu Indeks
diseimpan dalam laci kartu indeks
f. Rak kartu atau laci Kartu, untuk menyimpan kartu indeks

Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Arsip

Untuk memudahkan dalam pembahasan ini maka kami akan


membuat contoh surat yang akan diarsipkan dengan mengunakan
beberapa sistem :

Jakarta, 1 Nopember 2007

Kepada
Yth Direktur PT Arcon Cipta Pratama
Jl Cipinang Cempedak IV No.
Jakarta Timur

Hal : Lamaran Pekerjaan

Dengan Hormat,

Membaca iklan di Harian Republika tanggal 30 Oktober 2007 tentang


lowongan pekerjaan sekertaris, saya tertarik untuk mengajukan
lamaran pekerjaan tersebut.

Sebagai bahan pertimbangan dibawah ini saya sampaikan data


pribadi saya sebagai berikut :

325
Nama : Etty Setiawati
Tempat/tanggal lahir : Depok, 12 Febuati 1984
Jenis Kelamin : Perempuan
Alamat : jl. Citayam Raya No. 15/28 RT 02/02
Kelurahan Depok
Kec. Pancoran Mas Kota Depok (16431)

Untuk melengkapi surat lamaran ini saya lampirkan Photocopy surat-


surat dan ijasah yang diperlukan.

Hormat saya,
Pemohon

Etty Setiawati

Lampiran :
x Daftar Riwayat Hidup
x Photo Copy Ijasah ASMI
x Surat Keterangan Kesehatan
x Surat Kelakuan Baik
x Pas Photo 4 x 6 = 3 Lembar

Dalam pelaksanaan penyusunan dan penyimpanan surat / warkat


berdasarkan contoh surat diatas dapat diambil langkah-langkah
sebagai berikut :
a. Meneliti dan mengelompokkan warkat-warkat/surat yang masuk .
b. Menetapkan indeks dan memberi kode yang diambil dari daftar
Klasifikasi arsip untuk masing-masing warkat/surat kemudian
warkat/surat dimasukan ke dalam laci, guide dan folder sesuai
kodenya. Misalnya surat berkode Se disimpan dilaci berkode S
dibelakang guide berkode S dalam folder berkode Se.
c. Memberi kode indeks, seperti contoh berikut :

Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : Se / 1 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran pekerjaan
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

326
d. Kartu indeks disimpan pada Lemari Kartu Indeks pada laci S
sesuai dengan hurup S yang tertera pada Tab kartu Indeks
Contoh Rak kartu/ laci kartu

A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek dengan indek
Se

Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan,
petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut :
a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan
b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip
d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode
dan mengantinya dengan Bon Pinjam arsip
Contoh Bon Pinjam Arsip

2. Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal


Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah suatu sistem penyimpanan
arsip berdasarkan tahun, bulan dan tanggal yang dijadaikan sebagai
kode. Dengan ketentuan Tahun sebagai subjek, bulan sebagai sub
subjek dan tanggal sub sub subjek. Tahun sebagai judul laci, bulan
sebagai judul guide, sedangkan tanggal ditetapkan sebagai judul folder.
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal,
bulan dan tahun yang tercantuk dalam surat dijadikan sebagai kode
penyimpanan arsip.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam penyimpanan arsip :

a. Persiapan
Perlengkapan dan tempat penyimpanan surat, meliputi :

1) Filing Cabinet, Cukup satu laci dalam satu tahun, tapi apabila
dibutuhkan dapat ditambah.
2) Guide, dapat disiapkan 12 Buah sebanya bulan dalam satu
tahun
3) Map Folder jumlahnya sebanyak hari dalam satu tahun .
Dengan demikian harus disiapkan sebanyak 365 buah Map
4) Kota Sortir, disesauikan dengan kebutuhan

327
5) Kartu Indeks disiapkan sesuai dengan kebutuhan, hal ini untuk
;membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang
disimpan
6) Buku arsip, buku ini diperlukan untuk mencatat warkat yang
diterima atau dikirim.

b. Menyusun klasifikasi tanggal


Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama
disimpan dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama
akan terdapat dibelakang guide yang sama dan warkat yang
bertanggal sama akan terdapat dalam folder yang sama. Misalnya
Tanggal surat 30 Oktober 2007, diindeks sebagai berikut :
2007 = Unit I Kode Laci
Oktober = Unit II Kode Guide
30 = Unit III Kode folder

c. Prosedur Penyimpanan

1) Pemberian kode, yitu kode diambil dari Tahun, bulan dan


tanggal penyimpanan arsip yang bertalian
2) Mengisi kartu induk, seperti contoh dibawah ini

Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 2007.11.30 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode pada contoh kartu indeks tersebut,


surat tersebut disimpan dalam laci berkode 2007
dibelakang guide Oktober dan pada folder 30

4) Kartu indeks di simpan dalam lemari kartu indeks pada laci


S, sesuai dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu
Indeks
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek
dengan indek Se

d. Prosedur penemuan kembali


Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur
sebagai berikut :

328
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu ndeks, carilah surat pada
laci 2007, guide Oktober dan folder 30.

3. Penyimpanan Arsip sistem wilayah

Sistem wilayah disebut juga dengan sistem geografis, yaitu


sisitem kearsipan yang berdasarkan wilayah dengan
berpedoman kepada daerah atau alamat surat. Sistem ini
banyak dipakai oleh kantor atau instansi yang memynyai
cabang/perwakilan dibeberapa daerah.

Kelebihan sistem wilayah adalah


1. apabila wilayah sudah diketahui, akan mempermudah
mencari keterangan
2. apabila terjadi suatu penyimpangan bisa langsung
diketahui
Kelemaan sistem wilayah adalah :
1. Bisa terjadi kesalahan
apabila petugas tidak
memiliki wawasan /
pengetahuan tentang
letak geografis
2. Didalam surat/warkat
tidakmenulis alamat
secara lengkap, sehingga
menyulitkan petugas,
karena itu petugas harus
mengetahui letak
geografis/wilayah
3. Petugas sering
mendapatkan kesulitan
untuk mengetahui batas-
batas wilayah, karena itu
dibutuhkan buku petunjuk
yang menggambarkan
batas wilayah yang
menjadi wewenang dan
tanggung jawab dari
masing-masing cabang
dan perwakilan

a. Perlengkapan dan peralatan arsip

329
1) Filing Cabinet, Jumlah lci yang dibutuhkan tergantung
wilayah yang akan dijadikan pokok maslah
2) Guide, Banyaknya guide disesuaikan dengan kebutuhan,
apabila sistem wilayah ini dibantu dengan sistem tanggal
maka guide dibutuhkan 12 buah ( 1 tahun = 12 Bulan) dan
apabil a sistem wilayah dibantu dengan sistem abjad maka
diperlukan 26 buah
3) Map Folder, harus tersedia sebanyak bagian-bagian
diwilayah itu
4) Kartu Indeks, untuk ;membatat data/keterangan yang
terdapat dalam surat, disamping sebagai sarana
mempermudah penemuan kemali surat-surat
5) Rak sortir, uantuk menyorir surat-surat yang akan
disimpan
6) Lemari/rak kartu Indeks
b. Menyusun daftar klsifikasi

Daftar klsifikasi disusun berdasarkan wilayah. Dalam wilayah


Pemerintahan Republik Indonesia tediri dari Propinsi/daerah
tingkat I, Kota/Kabupaten / daerah tingkat II, Kecamatan, dan
seterusnya. Di dalam sistem wilayah surat yang masuk atau
keluar yang alamatnya dalam wilayah yang sama dengan surat
yang lainnya maka dapat disimpan dalam satu tempat
penyimpanan.
Contoh daftar klasifikasi arsip :

JW-
BALI JAWA
JB 1 JAKARTA
A Jakarta Pusat
B Jakarta Barat
C Jakarta Selatan
D Jakarta Timur
E Jakaarta Utara
2 JAWA BARAT
A Bandung
B Bogor
C Cirebon
D Cianjur
3 JAWA TENGAH
A Pekalongan
B Rembang
C Semarang
D Solo

330
E Tegal
4 YOGYAKARTA
A Bantul
B Sleman
5 JAWA TIMUR
A Banyuwangi
B Jember
C Malang
D Surabaya
6 BALI
A Denpasar
B Klungkung
C Singaraja

c. Prosedur penyimpanan
1) Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan
alamatnya, kemudian cantumkan kode sesuai dengan
wilayahnya/letak geografisnya berdasarkan daftar
klasifikasi ( lihat contoh daftar klasifikasi diatas).

2) Mengisi kartu indeks contoh kartu indeks


Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : JB.1.D / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarjan kode tersebut pada kartu indeks diatas, surat


tersebut harus disimpan pada laci jw, dibelakang guide
1Jakarta, dan pada folder D Jakarta Timur

4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci


S, sesuai dengan kode Se yang tertera pada tab kartu
indeks.
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek
dengan indek Se

d. Prosedur penemuan kembali

331
Seperi telah disampaikan di muka kearsipan sistem
wilayah adalah suatu sistem filing arsip melalui
pengklasifiksian surat/warkat berdasarkan letak wilayah
dengn berpedoman kepada daerah atau alamat surat.
Oleh karena itu, kode arsip ditentukan berdasarkan atas
alamat surat , mengacu jepada daftar klasifikasi yang telah
dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan
prosedur sebagai berikut :
1) Lihat daftar klasifikasi dan cari kartu indeks
2) Lihat kide penyimpanan pada kartu indeks
3) Berdasarkan kode pada kartu indeks,
carilah surat pada laci, guide dan folder
sesuai dengan kodenya.

4.Penyimpanan Arsip Sistem Subjek / Pokok Masalah

Suatu sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan pokok masalah


atau perihal surat, maka petugas arsip harus menentukan terlebih dahulu
hal-hal apa yang pada umumnya dpermaslahkan dalam surat-surat setiap
harinya.

Kelebihan Sistem Subjek :


a. Apabila Prihalnya sudah diketahui maka mudah untuk
menemukan kembali suratnya
b. Mudah dikembangkan sesuai dengan kebutuhan
Kelemahannya Sistem Subjek :
a. Sulit mengklasifikasikannya, karena terdapat beraneka ragam
maslah yang hampir sama, padahal berbeda satu sama lainnya.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Menyusun Daftar Klasifikasi

Daftar klasifikasi disusun berdasarkan pengelompokkan yang


bertitik pada struktur organisasi atau berdasarkan kegiatan sesuai
dengan nama satuan oerganisasi yang ada. Dalam sistem ini,
permaslahan dibagi menjadi 3 kelompok yaitu maslah utama, masalah,
sub maslah, sebagaimana contoh dibawah ini :

DAFTAR KLASIFIKASI

MASALAH UTAMA MASALAH SUB MASALAH

KP Kepegawaian 1 Pengadaan a Formasi


b Penerimaan

332
c pengangkatan

2 Ketatausahaan a Izin/dispensasi
b data/Keterangan

3 Pembinaan Pegawai a diktat


b penilaian pegawai
c screening
d pembinaan mental

4 mutasi a kenaikan golongan


b masa kerja
c tunjangan keluarga
d alih tugas
e jabatan

5 kesejahteraan a kesehatan
b cuti
c rekeasi/kesenian/olahraga
d bantuan sosial
e koperasi
f perumahan
g jemputan

6 Pemberhentian a pensiun
b atas permintaan sendiri
c meninggal dunia

Menyiapkan peralatan atau perlengkapan

Dalam menyiapkan peralatan atau perlengkapan, hendaknya


memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Filing cabinet, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak kelompok
Masalah Utama.
b. Guide, disesuaikan dengan kebutuhan sebanyak Maslah
c. Folder, disesuaikan sebanyak kelompok sub maslalah
d. Rak sortir
e. Kartu indeks
f. Lemari kartu indeks

Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali :


Prosedur penyimpanan surat atau warkat, adalah sebagai berikut :

333
a. Pemberian kode surat, setiap surat yang akan disimpan harus
benar-benar diketahui masalahnya, maksud dan isi surat. Apabila
maslahnya sudah diketahui, berikanlah kode yang seseuai
dengan yang terdapat pada daftar klasifikasi
b. Mengisi Kartu Indeks, seperti contoh di bawah berkut

Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : KP.1.a. / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

c. Berdasarkan kode tersebut, maka surat disimpan pada laci Kp


(kepegawaian) di belakang guide 1 di belakang folder a. Formasi

d. Kartu indeks disimpan di lemari kartu ideks pada laci S, sesuai


dengan huruf Se yang tertera pada Tab kartu indeks
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek dengan
indek Se

Prosedur Penemuan Kembali

Seperti telah disampaikan di muka bahwa kearsipan sistem


masalah/subjek merupakan sistem kearsipan berdasarkan perihal
pokok/pokok soal, masalah yang tertera pada surat, oleh karena itu
kode arsip ditentukan atas dasar perihal/masalahs surat, sesuai
dengan daftar klasifikasi masalah yan g telah dibuat.
Penemuan kembali arsip, dapat ditempuh dengan prosedur
sebagai berikut :
1)Lihat daftar Klasifikasi dan cri Kartu Indeks
2)Lihat Kode penyimpanan pada kartu indeks
3)Berdasarkan kode pada lartu indeks, carilah surat pada
laci, guide dan folder sesuai kodenya

5. Penyimpanan Arsip Sistem Nomor

Penyimpana arsip sistem nomor adalah sistem kearsipan yan g


dalam penyimpanan dan penyusunan surat/warkat dengan memakai
nomor secara berurutan mulai daari nomeor kecil sampai nomor besar.
Kelebihan sistem nomor :

334
a. Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur
b. Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat
c. Sangat sederhana
d. Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen
e. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespodensi
f. Nomor map atau dokumen dpat diperluas tanpa batas

Kelemahan sistem nomor :


a. lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks
b. banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka
ragam dapat menimbulkan kesulitan
c. perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk
menyuimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing sistem nomor yaitu filing sistem nomor dewey
dan filing sistem nomor terminal digit.

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SISTEM NOMOR DEWEY

Filing sistem nomor dewey diciptakan oleh Melvil dewey, sistem


ini disebut juga dengan sistem desimal, dengan menggunakan notasi
angka 0 – 9.

a. menyusun daftar klasifikasi


Daftar klasifikasi adalah daftar yang memat segala persoalan
kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan. Persoalan
kegiatan ini dikelompokkan kemudian diberi kode. Daftar
klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman :

b. dalam pemberian kode


c. untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan

Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini, yaitu sebagai
berikut:

1.Lajur pembagian utama ( disebut juga lajur kelompok besar)


Dalam lajur ini disajikan 10 pembagian kegiatan
pokok kantor/perusahaan dengan penomoran kode
sebagai berikut :

KODE URAIAN

0 HUMAS

335
100 KEUANGAN
200 KEPEGAWAIAN
300 PEMBANGUNAN
400 KOPERASI
500 PRODUKSI
600 PEMASARAN
700 PENELITIAN DAN LABORATORIUM
800 PERLENGKAPAN
900 PENGANGKUTAN DAN PERBEKALAN

Jika persoalan pokok lebih dari 10 maka perlu


dilakukan penggabungan dan dicari judul pokok
masalah lain yang mencakup
persoalan/permasalahan tersebut sehingga jumlah
kelompok persoalan tetap berjumlah 10. kemudian
masing-masing kelompok pembagian utama ini dibag
menjadi 10 bagian yang disebut dengan kelompok
pembantu.

2.Lajur atau kelompok pembagian pembantu (sub kelompok)

Kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika


belum sampai 10 uraian/persoalan, hendaknya tetap
dibagi menjadi 10 kelompok dan pada kolom yang
belum ada, disiapkan sebagai cadangan.
Untuk lebih jelasnya lihat contoh dibawah ini
dengan mengambil contoh bagian
personalaia/kepegawaian dengan nomer kode 200

KODE URAIAN

200 FORMASI
210 SELEKSI
220 TATA TERTIB
230 UJIAN
240 KENAIKAN PANGKAT
250 CUTI
260 MUTASI
270 PROMOSI JABATAN
280 KESEJAHTERAAN
290 PEMBERHENTIAN

336
Kelompok seperti contoh diatas, masih dapat
dikembangkan menjadi lebih luas lagi masing-masing
ke dalam 10 bagian kecil seerti contoh di bawah ini

KODE URAIAN

200 IKLAN
201 LAMARAN
202 PANGGILAN
203 SELEKSI
204 WAWANCARA
205 PSIKOTES
206 PENDIDIKAN DAN LATIHAN
207 PERCOBAAN
208 PENGANGKATAN
209 PENEMPATAN

Dalam sistem dewey, perlu diperhatikan dengan


seksama kode angka yang terdapat dalam surat.
Yang harus diingat pula ialah pembagian kelompok
besart dengan melihat kepada angka kode surat, kita
sudah bisa menentukan sesuatu surat masuk
kekelompok mana, misalnya bila kepala angka
mennjukkan angka 2, ini sudah dapata dipastikan
masalah/urusan personalia/ kepegawaian., bila kde
menunjukkan angka 5, sudah dpat dipastikan ini
maslah produksi dan seterusnya.
b. Menyipakan peralatan/perlengkapan

Perlengkapan yang harus disiapkan adalah sebagai berikut :

a. Filing cabinet, filing cabinet yang diperlukan adalah yang


mempunyai 10 laci, tiap laci diberi nomor kode seperti
tercantum dibawah ini :

LACI LACI TERMINAL


DEWEY DIGIT

0 500 00 - 09 50 - 59
100 600 19-Oct 60 - 69
200 700 20 - 29 70 -79
300 800 30 - 39 80 - 89

337
400 900 40 - 49 89 - 99

berdasarkan daftar klasifikasi judul laci berpedoman kepada


nomor pembagian utama ( kelompok besar) mulai nomor 000
sampai 900, demikian pula isi pokok maslah disesuaikan
dengan daftar indeks.

c. Guide untuk tiap laci dibutuhkan 10 guide sehinga guide yang


dibutuhkan kesemuannya berjumlah 100 buah, misalnya untuk
laci 000 didalamnya disusun guide bernomor 000, 010, 020
sampai dengan 090, untuk laci 100 didalamnya disusun guide
bernonor 100, 110, 120 sampai dengan 190, untuk laci 100 di
dalamnya disusun guide bernomor 100, 110, 120 sampai dengan
190, untuk laci bernomor 900, 910, 920 samapi dengan 990 dan
seterusnya.
d. Map Folder yang diperlukan adlah 10 buah untuk tiap guide,
sehingga jumlah folder yang dibutuhkan adalah sebanyak 1000
buah, folder ini disusun di belakang guide bernomor 000 di
belkangnya disusun folder bernomor kode 000,001,002 sampai
009, dibelkangnguide bernomor 010,011,012 sampai dengan 019
dan seterusnya samapi guide nomor kode 990 di belakangnya
disusun folder 990, 991,992 samai 999.
Di dalam folder inilah terdpat surat-surat yang disusun secara
berurutan dengan surat paling baru diberi nomer paling besar
misalnya terdapat urutan surat nomor 011.4,011.3,011.2 ini berarti
surat yang nomer 011.4 adalah surt yang paling baru.
e. Karu Indeks yang beisi identitas surat seperti nama, tanggal,
nomor, perihal dan kode surat,j berfungsi untuk memudahkan
penemuan kembali arsip
f. Lemari kartu indeks, berfungsi untukmenyimpan kartu indeks.
g. Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan
disimpan.

c.Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut :


1) Pemberian kode pada surat, setiap surat yang akan
disimpan harus benar-benar diketahui masalahnya,
maksudnya dan isi surat. Jika sudah diketahui, berilah
kode yang sesuai yang diambil dari daftar klasifikasi.
2) Mengisi kartu indeks

338
Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 201.0 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode 201.0 maka surat disimpan pada :


Laci 200 urutan laci ke 3
Laci 200 urutan guide ke 1
Laci 201 urutan folder ke 2
Urutan surat ke 1
( Angka 0 setelah titik merupakan urutan surat ke 1,
apabila setelah titik itu angka 1 maka merupakan surat ke
2 dan seterusnya).

4) Kartu indeks disimpan pada lemari kartu indeks pada laci


P sesuai hurup…. Yang tertera pada tab kartu indeks

A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek
dengan indek Se

Prosedur penemuan kembali :


1) Mengetahui terlebih dahulu nama pengirim surat
(surat masuk) atau alamat yang dituju (surat
keluar) dari warkat yang akan dicari.
2) Mencari kartu indeks dari lemari kartu indeks
3) Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
4) Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah
surat pada laci, guide, dan folder sesuai dengan
kodenya.

PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR TERMINAL DIGIT

Sama halnya dengan sistem nomor Dewey, sistem nomer


terminal digit juga menggunakan angka 0 – 9 dalam prosedur
penyimpanannya tidak menggunakan daftar klasifikasi melainnkan
menggunakan buku arsip. Nomor urut pada buku arsip merupakan kode
arsip.

a. Menyiapkan peralatan/perlengkapan

339
Peralatan atau perlengkapan yang perlu dipersiapkan antara lain
sebagai berikut:
1) Buku arsip seperti contoh dibawah ini

NO TANGGAL JUDUL NOMOR TANGGAL PERIHAL KET


URUT PENYIMPANAN SURAT SURAT SURAT SURAT

Surat pertama dicatat dalam bulu arsip dengan nomor


0000, surat kedua 0001, surat ke tiga 0002, dan seterusnya.
2) Filing cabinet, yang berlaci 10 pada laci tersebut
dibubuhkan kode:
x Laci pertama kode 00 – 09
x Laci kedua diberi kode 10 – 10
x …dan sterusnya sampai…
x Laci kesepuluh, diberi kode 90 –99
4) Guide, pada setiap laci dipasangkan guide dengan diberi
kode sesuai dengan urutan nomer. Contoh : Laci berkode
00 – 09 didalamnya dipasang guide nomer 00, 01, 02 dan
seterusnya samapi 09
5) Map folder, tiap-tiap folder ditempatkan dibelakang guide
sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0,
1,2 samai 9.
Agar folder-folder ini tidak tertukarsatu sama lainnya pada
guide yang berbeda, mak tiap-tiap folder dapat diberi kode
guidenya, sebagai contoh: dibelakang guide 00, foldernya
diberi kode 00/0, 00/1, 00/2 dan seterusnya samai 00/9.
6 ) Kartu indeks

7) Lemari kartu indeks


8) Rak sortir

b. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali


1) Mengisi buku arsip

NO TANGGAL JUDUL NOMOR TANGGAL PERIHAL KET


URUT PENYIMPANAN SURAT SURAT SURAT SURAT

OOOO
OOO1
OOO2
dsb

340
O173 2 Nop 2007 Setiawati, Etty 30 Nop 2007 Lamaran Pekerjaan

2) Mengisi kartu indeks

Se
Indeks : Setiawati, Etty
Kode/Tanggal/Simpan : 0173 / 2 Nopember 2007
Perihal/Masalah : Lamaran Kerja
Nomor/Tanggal : / 30 Oktober 2007

3) Berdasarkan kode surat ( 0173) diatas, surat tersebut


disimpan pada :
a. Laci 70 –79 urutan laci ke 8
b. Guidr 73 urutan guide ke 4
c. Folder 73/1 urutan folder ke 2
d. Surat ke 1

4) Kartu indeks disimpanb pada lemari kartu indeks pada laci S,


sesuai dengan huruf Se yang tertera pada tab kartu indeks
A B C D E F G
H I J K L M N
O P Q R S T U
V W X Y Z
Kartu Indek dengan
indek Se

c. Prosedur penemuan kembali


l) Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
2)Lihat kode penyimpanan pada kartu indeks
3)Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat pada laci, guide
dan folder sesuai dengan kodenya.

11.3.5 Jadwal Retensi

Jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunaan sebagai pedoman penyimpanan
arsip yang dipergunkan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan
jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar
nilai guna tiap-tiap berkas. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan
nilai guna tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan
yang terdiri daripada pejabat yang benar-benar memahami kearsipan,
fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.
Maksud diterbitkannya jadwal / daftar retensi ini antara lain :

341
x Memberikan pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pad
unit pengolah, pada Unit Kearsipan dan arsip-arsip yang dapat
dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional
x Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga
mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang
diperlukan
x Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah
efesiensi pengolahan kearsipan berkaitan dengan perimbangan
keterbatasan sarana, prasarana, tenaga dan biaya
x Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kenati
dalam jumlah yang sedikit

Tujuan dari diterbitkannya jadwal daftar retensi antara lain:


x Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan
penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip
yang mengandung informasi penting untuk keperluan
tanggungjawab ataupun pembuktian
x Jadwal retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengelola arsip
dan unsure terkait akan memperoleh keleluasaan untuk
melakuakan penafsiran. Penafsiran dapat secara terkoordinasi
dan terpadu sejalan dengan dinamika penyelenggaraan tugas dan
fungsi pemerintahan atau Instansi/Lembaga /Kantor organisasi
dalam arti luas.

11.3.6 Prosedur Penilaian , Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen

Keguanaan suatu warkat dapat berakhir, warkat semacam itu dianggap


sudah tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan. Penilaian arsip penting
untuk menentukan dasar kebijakan dalam melaksanakan penyusutan dan
penghapusan arsip. Ukuran bernilai atau tidaknya suatu arsip dapat
dinyatakan dengan patokan angka pemakaian. Angka pemakian adalah
prosentase dari perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat yang
diperlukan dengan jumlah surat-surat dalam arsip.

Jumlah permintaan surat


Angka pemakaian = X 100 %
Jumlah surat dalam arsip

Setiap arsip misalnya terdiri atas 1000 surat selama jangka waktu
tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka
perhitungan angka pemakaiannya
100
X 100 % = 10 %

1000

342
Suatu arsip dikatakan baik, apabila :
x Persentase angka pemakaian arsip tingggi (minimum 15 %)
x Warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat (bernilai)
x Masih aktif membantu berjalannya organisasi

Kegiatan penilaian arsip in aktif yang akan disusut

11.3.7 Prosedur Pemindahan

Pemindahan arsip aktif inaktif dapat ditinjau dari 2 sudut, yaitu :

1. Pelaksanaan Pemindahan dilihat dari segi waktu


a. Pemindahan secara bertahap
x Satu kali dalam waktu tertentu
Arsip dialihkan ke unit kearsipan pada waktu yang telah
ditentukan
x Dua kali dalam jangka waktu tertentu
Tahap pertama, arsip inaktif dipisahkan dari arsip aktif akan tetapi
masih ditempatkan dalam ruang kerja pengolah.
Tahap kedua, pada saat yang telah ditentukan arsip inaktif
tersebut dipindahkan ke unit kearsipan.
x Atas dasar waktu minimum – maxsimum
Pada waktu yang telah ditentukan arsip akan dipindahkan (
minimum 6 bulan maxsimum 1 tahun)
b. Pemindahan secara terus menerus
Pemindahan arsip inaktif tidak ditentukan atau jangka waktu
tertentu dari arsip aktif ke arsip inaktif
2.Pelaksanaan Pemindahan dilihat dari caranya :
x Unit pengolah menyerahkan arsip inaktif beserta kartu kendali
merah kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan kemudian akan
dicocokan dengan kartu biru/kuning. Setelah cocok kemudian
kartu kendali biru/kuning diserahkan kepada unit pengolah.
x Selanjutnya kartu kendali merah akan diserahkan pencatatan
untuk dicocokan dengan kartu kendali putih. Apabila cocok kartu
kendali putih ;akan diserahkan kepada tim penilai.

Tujuan diadakan pemindahan :


x Dapat menghemat penggunaaan ruangan
x Untuk mengatasi bertumpuknya arsip yang sudah kurang/tidak
berguna lagi
x Dapat menghemat dalam pemakaian dan perlengkapan kearsipan
x Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja

343
x Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban
x Menghemat biaya dan tenaga

11.3.8 Prosedur Pemusnahan arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan


menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta
yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilkukan
secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara
lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Tujuan penyusutan :
x Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun
sebagai referensi
x Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
x Mempercepat penemuan kembali arsip
x Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah

Jika sampai waktunya maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya


untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional tidk dimusnahkan,
tetapi dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan dan di lestarikan selama-
lamanya sebagai hasil budi daya bangsa.
Jika kantor mempunyai biaya maka arsip inaktip yang akan
dimusnakan dapat dibuat microfilm terlebih dahulu, terutama untuk arsip-
arsip yang dianggap penting
Jika sistem penyimpanan dipergunakan dengan benar maka
pekerjaan menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan tidak begitu sulit.
Sistem penyimpanan arsip inaktif sebaknya sama saja dengan sistem
yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip aktifnya. Sistem
penyimpanan yang dapat dipilih adalh sistem abjad, numeric, geografis
atau subjek.
Jika pedoman yang dijadikan dasar seleksi adalah jadwal retensi.
Jika belum ada jadwal retensi petugas harus memperkirakan sendiri atau
meminta pendapat atasan, yang penting pemusnahan harus dilakukan.
Kegiatan pemusnahan hendaknya dilakukan secara periodic, dan jika
berpatokan pada jadwal retensi maka setiap tahun ada pemusnahan.
Prosedur pemusnahan arsip umumnya terdiri atas langkah-
langkah sebagai berikut :
x Seleksi
x Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan ( daftar
pertelaan)
x Pembuatan berita acara pemusnahan
x Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi

344
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip (misalnya kuitansi), jumlah
lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya:
arsip tahun 1965).
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan
dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan arsip selesai
dilaksanakan maka berita acara dan daftar pertelaan ditandatangani oleh
penangung jawab pemusnahan bersama saksi-saksi.
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut
:
x Pembakaran
x Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
x Proses kimiawi

11.4 Pengolahan dan Layanan Informasi Arsip dengan Menggunakan


Media Komputer

Perkembangan teknologi, khususnya di bidang elektronik terutama


komputer sangat pesat. Saat ini, penggunaan komputer sedemikian
luasnya. Komputer digunakan hampir di seluruh aspek kehidupan, mulai
dari program ruang angkasa hingga urusan rumah tangga begitu pula
untuk keperluan administrasi, baik administrasi dalam arti luas maupun
dalm arti sempit yaitu ketatausahaan tempat kearsipan menjadi tulang
punggungnya.
Penggunaan komputer sebagai alat Bantu ketatausahaan antara lain :
x Pengolahan kata atau Word Processor yang dapat digunakan
untuk kepentingan pembuatan surat, dokumen dan lain-lain
x Sarana pengirim informasi termasuk pengiriman surat dan
dokumen atau yang lazim disebut dengan E-mail atau surat
elektronik
x Sebagai sarana penyimpanan data/informasi sebagai arsip dari
surat/dokumen (E-mail) yang telah dikirim.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa komputer merupakan


sarana yang ideal untuk di gunakan dalam kegiatan ketatausahaan.
Sebabnya, antara lain :
x Menghemat tenaga, mengingat komputer dapat mengerjakan
gabungan pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh beberapa
orang, misalanya Tiker/juru tik, agenda dan unit kearsipan
sekaligus.
x Menghemat waktu untuk penataan dan penemuan kembali arsip
x Menghemat biaya , karena mengerjakan pekerjaan tata usaha ini
tidak diperlukan banyak pegawai.
Namaun, selain keunggulannya, tentu saja penggunaan komputer
sebagai sarana penunjang ketatausahaan, ada kelemahannya yaitu :

345
x Adanya ribuan jenis virus komputer yang dpat mengacaukan
bahan menghapuskan data/informasi yang berada dalam tempat
penyimpanan data yaitu Hardisk. Virus tersebut dapat ditular
melallui disket yang sudah tercemar, bisa juga dari microchip
yang tercemar saat masih berada di pabrik pembuatannya atau
ditularkan melalui intranet atau internet.
x Adanya hacker, yaitu oknum yang berusaha untuk menyusup ke
dalam sistem komputer untuk mengambil, mengacaukan atau
menghapus data yang berada dalam harddisk.
x Memerlukan biaya besar untuk pengadaannya, baik pembelian
Hardwarenya, amupun softwarenya, terutama jika menggunakan
sistem Local Area Net Work (LAN).
x Sering terjadi gangguan pasokan aliran listrik yang disebabkan
oleh banyak hal.
Berdasarkan uraian di atas perlu dilakkan tindakan-tindakan pengamanan
untuk mengamkan data/informasi yang ada dalam komputer tersebut.

11.4.1 Pengolahan arsip yang berasal dari pekerjaan dengan


mengunakan komputer

Komputer dapat melakukan pekerjaan ketatausahaan secara gabungan


yaitu dari pengolah sampai kepengiriman oleh karena itu komputer inipun
dapat menghasilkan produk berupa arsip untuk disimpan, yaitu berupa :
x Soft copy, produk arsip yang bukan berupa print out, tetapi data
tersebut disimpan dalam bentuk magnetic yang disimpan dalam
disket atau dalam harddisk pada komputer Stand alone atau
dalam hard disk pada server untuk menggunakan sistem LAN
x Selain berbentuk software, produk komputer ini menghasilkan
pula bentuk soft copy maupun dalam bentuk hard copy, maka
tentu saja harus dilakuakan pengolahan penyimpanannya agar
mudah ditemukan kembali saat diperluakan
x Tidak mudah rusak baik sarana penyimpanannya, maupun isinya
(data/informasi) yang ada di dalamnya
x Tidak mudah dijangkau oleh orang/pihak yang tidak berhak,
sehingga akan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.

11.4.2 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk hard copy

Pengolahan arsip ekskomputer yang berbentuk hard copy, dilaksanakan


seperti sistem kearsipan surat/warkar/dokumen yang bukan hasil dari
pekerjaan komputer, yaitu bisa menggunakan sistem pengarsipan
dengan :
x Sistem Kartu kendali
x Sistem agenda
Mulai dari :

346
x Penciptaannya
x Pengolaannya
x Pengirimannya/penerimannya
x Penyimpanaannya
x Pengendaliannya
x Penyusutannya

11.4.3 Pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk soft copy

Sedangkan pengolahan arsip eks komputer yang berbentuk nonkop,


perlu penanganan yang lebih khusus, mengingat rawannya gangguan
terhadap sistem komputer ini. Hal-hal yang perlu dilaksanakan dalam
rangka pengarsipan arsip soft copy ini, antara lain:
x Perlu adanya pengaman terhadap virus komputer, antara lain
dengan :
1) membuat peraturan untuk tidak
menggunakan diskette dalam pembuatan
surat/dokumen, dan lain-lain, kecuali
keadaan terpaksa dan disketnya itu sendiri
telah diyakini tidak mengandung virus.
2) Menciptakan benteng pertahanan sistem
serta data pada komputer dengan cara
mengunakan Password, pengunaan
Firewall, menginstal program anti virus dan
selalu melakukan pengecekan, setiap kali
adanya penggunaan diskit serta melakukan
up date program anti virus secara berkala.
Dan memonitor perkembangan virus baru
melalui media informasi yang disimpan
dalam harddisk, melalui pembatasan dan
penyaringan dalam pemberian password
untuk mengakses hanya kepada orang-
orang yang berkepentingan.
x Pemeliharaan arsip soft copy
Data / informasi yang berbentuk soft copy, seperti arsip-arsip,
perlu pemeliharaan agar data/informasi dlam arsip soft copy
selalu dapat ditemukan dengan mudah dan dalam keadaan utuh.
1) membuat daftar file yang sekurang-
kerangnya memuat : nama file, subjek file,
nama bagian/direktorat/badan yang
menciptakan file tersebut, tanggal
pembuatan, petugas entry yang mengentry
data/ mengolah pembuatan arsip
2) Membuat back-up data dengan cara :

347
a) Merekam /mengcopy data tersebut
ke dalam disket
b) Memberikan lebel indentifikasi yang
datanya diambil dari daftar file di
atas
c) Menyimpan disket tersebut ke dalam
boks yang khusus didesain untuk
penyimpanan disket
d) Disusun dalam lemari penyimpanan,
sesuai sistem filling yang dianut
e) Tempat penyimpanan arsip harus
selalu terjaga kebersihan, suhu dan
kelembabannya, tidak langsung
terkena sinar matahari serta jauh
dari peralatan daya magnet tinggi
x Penyusutan Arsip Soft copy
Seperti hal arsip hard copy, baik yang diolah melalui komputer
atau non komputer, perlu dilakukan penyusutan. Untuk
menghindari tidak tersedianya lagi space yang diperlukan dalam
harddisk sebagai akibat terlalu banyaknya data/informasi berupa
file yang disimpan padahal beberpa di antaranya sudah tidak
diperlukan lagi.
Hal ini disebabkan karena :
A. tujuan telah tercapai
B. masalah telah terpecahkan
C. tidak ada kaitan dengan file lain
D. bukan data/informasi yang termasuk kategori
arsip permanen
Penyusutan dapat dilakukan dengan cara:
a. menghapus/mendelete arsip/file data tersebut
dari direktori penyimpanannya pada harddisk
b. menghapus nama file data yang bertalian dari
daftar file.

348
Bab XII

Proses Transaksi Akuntansi

Di dalam dunia bisnis pembukuan sangat penting, karena dengan


melihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukan
langkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut. Seorang
sekertaspun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut
minimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula dengan
pembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bank
maupun cara sistem cek register.

12.1 Dokumen-dokumen
12.1.1 Dokumen-Dokumen Transaksi
Pengertian transaksi
Transaksi adalah suatu peristiwa yang mengakibatkan perubahan harta,
utang dan modal. Harta adalah merupakan kekayaan yang dimiliki
perusahaan, utang adalah kewajiban yang harus dibayar sedangkan
modal adalah kekayaaan yang digunakan untuk suatu kegiatan.
Setiap transaksi di dalam perusahaan harus ada bukti transaksi,
apabila tidak ada bukti transaksi maka setiap tidak bisa dibukukan. Bukti
transaksi dibagi dua jenis yang pertama bukti transaksi yang berasal dari
dalam perusahaan dan yang kedua bukti transaksi dari luar perusahaan
Bukti dari dalam perusahaan misalnya : nota debet, nota kredit, faktur
penjualan maupun kwitansi adanya penerimaan uang.
Bukti dari luar perusahaan misalnya : kuitansi adanya pengeluaran uang,
faktur pembelian

Jenis dokumen-dokumen transaksi


a. Faktur
Faktur adalah bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan
secara kredit. Yang membuat faktur adalah sipenjual yang diserahkan
kepada pembeli bersamaaan dengan barang yang di jual.
Contoh faktur

349
______________________________________________________
.
Nama perusahaan
Alamat perusahaan
FAKTUR

Dijual kepada : Tanggal


:
Alamat : No Faktur :
Syarat pembayaran:

No Keterangan Unit Harga satuan Jumlah

Diketahui Bagian penjualan

b. Kuitansi
Adalah bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya
pembayaran. Yang menandatangani kiutansi adalah orang yang
menerima uang. Kuitansi dibuat rangkap dua , yang asli diberikan
kepada yang membayar yang kedua digunakan untuk arsip
Contoh arsip

No. …………………………
Sudah diterima dari : ……………………………………...
Banyaknya Uang
Untuk Pembayaran ……………………………………….
……………………………………………………………….
……………………………………………………………….
…………………
Rp.

350
c. Cek
adalah surat perintah membayar yang ditujukan kepada bank
untukmembayar sejumlah uang yang tertera dalam cek kepada orang
yang namanya tertera didalam cek tersebut.
Contoh cek

d. Bilyet giro
Adalah surat perintah memindahkan pembukuan dari rwkening
nasabah suatu bank kepada rekening nasabah bank yang
bersangkutan dengan sejumlah uang yang tertulis dibilyet giro
tersebut.
Contoh Bilyet giro

e. Nota Kontan
Adalah bukti transaksi terjadinya pembelian /penjualan tunai, yang
asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang copy disimpan
sebagai arsip.

351
Contoh Nota kontan :
Toko Serba Jaya Surabaya ,,,,,,,,,,,
Jl. Ampera No.22
Kepada
YTH. ..................
NOTA NO : .......................
Banyaknya Nama Barang Harga Satuan Jumlah

Jumlah
Tanda terima hormat kami

.................... ....................

f. Nota Kredit /Debet


Bukti transaksi adanya pengembalian barang karena rusak, tidak
sesuai pesanan . Nota debet dibuat oleh pembeli karena barang yang
dibeli tidak sesuai pesanan, sedangkan nota dkredit dibuat oleh
penjual yang menerime barang kembali.

Contoh nota debet/nota kredit


---------------------------------------------------------------------------------------------
Nama perusahaan No :
Alamat Tanggal:

NOTA KREDIT
Kepada :

Kami telah mengkredit rekening Saudara untuk barang sebagai


berikut :
No Nama barang Banyaknya Harga Jumlah
satuan

Bagian Akuntansi Nama perusahaan

(( … ………..) (…………………..)

352
b. Bukti Memo
Adalah bukti transaksi intern yang dibuat oleh pimpinan perusahaan
atau pejabat yang bersangkutan kepada bagian akuntansi.
Contoh Bukti Memo

MEMO

Dari : No :
Untuk : Tgl :
Keterangan :
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………….

Bagian Akuntansi …………………..


(……………….)
--------------------------------------------------------------------------------------------------

12.1.2 JURNAL
Jurnal adalah langkah pertama di dalam pencatatan akuntansi dari setiap
transaksi dimana pencatatannya secara kronologis.
Funsi dari jurnal itu sendiri sama dengan buku harian.
Buku jurnal ada dua , pertama jurnal umum dan yang kedua jurnal
khusus.
Yang dibahas di bawah ini adalah jurnal umum.

Bentuk jurnal umum

Tgl Keterangan Ref Debet Kredit

Keterangan :
Kolom tanggal : diisi sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi
dan harus
secara kronologis.
Kolom Keterangan ; diisi dengan perkiraan /akun untuk yang debet
dan akun yang dikredit akibat transaksi.

353
Kolom Referensi : diisi dengan kode akun yang ada di buku besar
Kolom debet dan kredit: diisi sejumlah uang berdasarkan transaksi

Contoh pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum


Dibawah ini transksi yang terjadi pada perusahaan angkutan Surya pada
bulan Juli 2006 :
Juli 1 : Pemilik menginvestasikan modal berupa uang tunai sebesar
Rp 150.000.000,00 dan mobil senilaiRp 50.000.000,00
2 : membeli perlengkapan kantor secara tunai sebesar Rp
259.000, 00
Membeli peralatan kantor seharga Rp 4.500.000,00 baru
dibayar Rp 500.000,00
10 Menerima penghasilan sebesar Rp 300.000,00
14 Menerima penghasilan sebesar Rp 500.000,00
16 Membayar hutang sebesar Rp 750.000,00
25 Membayar gaji pegawai Rp 100.000,00

Buatlah Jurnal umum

PJ . Angkutan Surya
Jurnal Umum
31 Juli 2006 dalam ribuan
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit
2006 Kas Rp 150.000.,00
Juli Mobil Rp 50.000,00
Modal Rp.200.000,00

2 Perlengkapan Rp 259,00
Kas Rp 259,00

2 Peralatan Rp 4.500,00
Kas Rp 500,00
Utang Rp 4.000,00

10 Kas Rp 300,00
Pendapatan Rp 300,00

14 Kas Rp 750,00
Pendapatan Rp 750,00

16 Utang Rp 750,00
Kas Rp 750,00

Beban gaji Rp 100,00


25 Kas Rp 100,00

354
12.1.3 Buku Besar

Setelah mencatat kedalam buku jurnal maka langkah selanjutnya adalah


buku besar
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit

Contoh soal dari Perusahaan angkutan Surya

Kas 101
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Modal Rp Rp.
1 150.000,00 150.000,00

2 Perlengkapan Rp 259,00 Rp
149.741,00
2 Peralata Rp 500,00 Rp
149.241,00
10 Pendapatan Rp.300,00 Rp
149.541,00
14 Pendapatan Rp 750,00 Rp
150.291,00
16 Utang Rp 750,00 Rp
149.541,00
25 Biaya gaji Rp 100,00 Rp
149.441,00

Mobil 122
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Modal Rp Rp.
1 50.000,00 50.000,00

355
Modal 301
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Investasi Rp Rp.
1 200.000,00 200.000,00

Perlengkapan 102
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
1 259,00 259,00

Peralatan 121
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
2 4.500,00 4.500,00

Utang 201
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp 4.000,00 Rp
2 4.000,00
16 Pembayaran Rp 750,00 Rp
3.250,00

Pendapatan 401
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Tunai Rp 300,00 Rp
10 300,00
14 Tunai Rp 750,00 Rp
1.050,00

356
Biaya gaji 501
Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Saldo
Debet Kredit
Juli Pembelian Rp Rp.
25 100,00 100,00

12.1.4 Neraca Saldo


Neraca saldo adalah kumpulan akun-akun atau perkiraan yang ada di
dalam buku besar.
Bentuk Neraca Saldo

Nama perusahaan
Neraca Saldo
Tgl, Bulan, Tahun
Kode Perkiraan Debet Kredit

Contoh soal Angkutan Surya

Angkutan Surya
Neraca Saldo
31 Juli 2006
Kode Perkiraan Debet Kredit
101 Kas Rp 149.441,00
102 Perlengkapan Rp 259,00
121 Peralatan Rp 4.500,00
122 Mobil Rp 50.000,00
210 Utang Rp 3.250,00
301 Modal Usaha Rp 200.000,00
401 Pendapatan Rp 1.050,00
501 Biaya Gaji Rp 100,00
JUMLAH Rp 204.300,00 Rp 204.300,00

12.1.5 Laporan Keuangan


Laporan keuangan adalah laporan yang digunakan untuk informasi
tentang keuangan perusahaan yang sangat berguna bagi para pemakai
untuk berbagai tujuan.

357
Berdasarkan buku prinsip akuntansi Indonesia ada tiga jenis laporan
keuangan yaitu :
1. Neraca
2. Laporan laba rugi
3. Laporan perubahan modal

1. Neraca
Adalah suatu daftar yang menunjukkan tentang harta (assets), utang
(liabilities) dan modal (capital)
Bentuk nereca ada dua yaitu :
A Bentuk skontro

Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Aktiva Kewajiban
Aktiva Lancar Utang Lancar

Kas Rpxxxxxx Utang Usaha Rpxxxxxx


Piutang Usaha Rpxxxxxx Utang Gaji Rpxxxxxx
Perlengkapan Rpxxxxxxx Utang Bunga Rpxxxxxx
Sewa dibayar dimuka Rpxxxxxxx
Asuransi dibayar dimuka Rpxxxxxxx

Jumlah Aktiva Lancar Rpxxxxxxx Jumlah Kewajiban Rpxxxxxx

Aktiva Tetap

Kendaraan Rp.xxxx Modal Rpxxxxxx


Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Peralatan Rpxxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Tetap Rpxxxxxxx

Jumlah Aktiva Rpxxxxxxx Jumlah Utang dan Rpxxxxxx


Modal

358
B Bentuk Stafel

Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Aktiva
Aktiva Lancar

Kas Rpxxxxxx
Piutang Usaha Rpxxxxxx
Perlengkapan Rpxxxxxxx
Sewa dibayar dimuka Rpxxxxxxx
Asuransi dibayar dimuka Rpxxxxxxx

Jumlah Aktiva Lancar Rpxxxxxxx


Aktiva Tetap Rpxxxxxxx

Kendaraan Rp.xxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Peralatan Rpxxxx
Ak Peny (Rpxxxx)
Harga Buku Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Tetap Rpxxxxxxx
Jumlah Aktiva Rpxxxxxxx

Kewajiban
Utang Lancar
Utang Usaha Rpxxxxxxx
Utang Gaji Rpxxxxxx
Utang Bunga Rpxxxxxxx
Jumlah Kewajiban Rpxxxxxxx

Modal Rpxxxxxxx

Jumlah Utang dan Modal Rpxxxxxxx

359
2. Laporan Laba Rugi
Adalah laporan yang menunjukkan pendapatan dan biaya yang
dikeluarkan
Bentuk Laporan Laba Rugi

Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun
Pendapatan Usaha Rpxxxxxxx

Beban-beban yang dikeluarkan Rpxxxxxxx


Beban bunga Rpxxxxxxx
Beban gaji Rpxxxxxxxx
Beban penyusutan peralatan Rpxxxxxxx
Beban Asuransi Rpxxxxxxx
Beban macam-macam Rpxxxxxxx

Jumlah beban usaha Rpxxxxxxxx


--------------------
Laba bersih Rpxxxxxxxx

3. Laporan Perubahan Modal


Adalah Laporan yang menjelaskan perubahan modal setelah perubahan
melakukan kegiatan satu periode.

Nama perusahaan
Neraca
Tgl, Bulan, Tahun

Modal awal (1 Desember 2006) Rpxxxxxxxxx


Laba bersih Rpxxxxxxx
Prive Rpxxxxxxx
----------------
Kenaikan Modal Rpxxxxxxxxx
---------------------------------
Modal Akhir (31 Desember 2006) Rpxxxxxxxxx

360
12.2 Kas Kecil
Seperti diketahui di dalam perusahaan perusahaan besar adanya
pembentukan dana kas kecil karena perusahaan tersebut dalam
kegiatannya selalu menyimpan uangnya di bank. Untuk pengeluaran
yang sifatnya tidak bisa menggunakan cek maka perlu adanya
pembentukan dana kas kecil dimana tujuannya adalah apabila adanya
pengeluaran yang sifatnya kecil tidak perlu ke bank terlebih dahulu, tapi
cukup mengeluarkan uang melalui kas yang ada di dalam brankas
perusahaan. Uang yang ada didalam kas kecil diambil dari bank.
Pengertian dari dana kas kecil sendiri adalah pembentukan kas yang
akan digunakan untuk pengeluaran yang sifatnya tidak bisa
menggunakan check.
Tujuan dibukanya kas kecil oleh perusahaan :
1. Pengawasan terhadap keluar-masuknya uang
2. Mempermudah transaksi keuangan yang sifatnya tidak bisa
dengan chek

12.2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil


Pada saat dibentuknya Dana kas kecil uangnya diambil dari bank dengan
menggunakan chek yang diserahkan kepada pemegang kasir
perusahaan tersebut. Maka jurnal yang dibuat pada saat pembentukan
dana tersebut adalah :
Dana kas kecil Rp xxxxx
Bank Rpxxxxx

12.2.2 Kelengkapan dana kas kecil


Di dalam pengelolaan dana kas kecil perlengkapan yang diperlukan,
adalah :
1. peralatan kantor misalnya bolpoin, penghapus
2. peralatan untuk menghitung baik manual maupun elektronik
3. formulir pengeluran kas kecil
4. Buku kas kecil
5. formulir permintaan dana kas kecil
6. formulir penggunaan kas kecil
7. buku jurnal kas kecil
8. buku jurnal pengeluran kas kecil

Contoh bentuk formulir pengeluaran kas

361
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Bukti kas kecil
No:
Dibayar kepada : Tanggal :

Keterangan :

Jumlah :

Disetujui oleh : Diterima oleh :

--------------------------------------------------------------------------------------------------

12.2.3 Buku Kas Kecil


Tanggal Nomer Dibayarkan Kode Jumlah Saldo
bukti kepada/penjelasan perkiraan

Dalam prakteknya sistem kas kecil ada dua yaitu :


1. Sistem dana tetap (Imprest fund sistem)
Suatu sistem dimana dananya sudah ditetapkan nilainya,
sehingga penjurnalannya hanya ada pada saat pengisian kas itu
sendiri.
2. Sistem dana tidak tetap (Fluktuation fund sistem)
Suatu sistem dimana dana tetap dan dana tidak tetap adalah
sebagai berikut .
Perbedaan antara sistem dana tetap dan dana tidak tetap adalah sebagai
berikut :

No Transaksi Pencatatan dalam jurnal


Sistem Dana tetap Sistem Dana tidak
tetap
1 Pembentukan dana Kas kecil Rpxx Kas kecil Rpxx
kas kecil Kas Rpxx Kas Rpxx
2 Pengeluaran dari Tidak dijurnal B materai Rpxx
kas kecil (contoh B listrik Rpxx
pembelian materai,
beban listrik)
3 Pengisian kembali B materai Rpxx Kas kecil Rpxx
dana kas kecil B listrik Rpxx Kas Rpxx

362
4 Pengisian kembali Kas kecil Rpxx Kas kecil Rpxx
dana kas kecil Kas Rpxx Kas Rpxx

12.3 Rekonsiliasi Bank


Apabila suatu perusahaan menyimpan uang dibank dan melakukan
transaksi penerimaan maupun pengeluaran melalui bank, maka pada
akhir bulan perusahaan tersebut akan menerima rekening koran.
Rekening Koran adalah laporan mutasi penerimaan dan pengeluaran
yang dilakukan perusahaan melalui bank.
Catatan dari pihak perusahaan disamakan dengan catatan yang ada
pada rekening koran. Apabila ada perbedaan maka dibuatlah rekonsiliasi
bank.
Rekonsiliasi bank adalah catatan yang digunakan pihak perusahaan
untuk menyesuaikan saldo pada pihak bank dengan saldo pada catatan
perusahaan.
Faktor-faktor penyebab perbedaan itu ada beberapa transaksiyang sudah
dicatat perusahaan sementara pihak bank belum mencatat, begitu pula
sebaliknya beberapa transaksi yang sudah dicatat pihak bank sementara
pihak perusahaan belum mencatat, begitu pula sebaliknya beberapa
transaksi yang sudah dicatat pihak bank sementara pihak perusahaan
belum mencatat.

12.3.1 BENTUK REKONSILIASI BANK


PT PRISMA
Rekonsiliasi Bank
31 Maret 2005
Saldo kas sebelum rekonsiliasi Saldo kas sebelum rekonsiliasi Rpxx
Rpxxxx
Ditambah :
Ditambah : Setoran dalam proses Rp xxx
Inkaso bank Rpxxxx Koreksi kesalahan Rp xxx`
Jasa giro Rpxxxx Rp xx
Koreksi kesalahan Rpxxxx
- Rpxxxx
-----------
Rpxxxx Dikurang :
Dikurang : Cek dalam peredaran Rp xxxx
Cek ditempat Rpxxxxxx Koreksi kesalahan Rp xxxx
Cek kosong Rpxxxxx Rp xx
Biaya bank Rpxxxxx
Koreksi kesalahan Rpxxxxx
Rpxxxx
-----------
Saldo kas setelah rekonsiliasi Rpxxxx Saldo bank setelah rekonsiliasi Rp xx

363
12.3.2 Ayat Jurnal Penyesuaian
Setelah membuat rekonsiliasi bank maka membuat ayat jurnal
penyesuaian. Yang dijurnal adalah faktor-faktor yang mempengaruhi
saldo kas perusahaan bukan saldo bank.
NO TRANSAKSI AYAT JURNAL PENYESUAIAN
1 Mencatat Inkaso atas Kas Rp xxx
tagihan perusahaan Biaya inkaso Rp xxxx
Piutang Rp xxxx

2 Mencatat Jasa giro dari bank Kas Rp xxxx


Pendapatan bunga Rp xxxx

3 Mencatat perbaikan Kas Rp xxxx


kesalahan Piutang Rp xxxx

4 Mencatat cek kosong (Cek Piutang Rp xxxx


TCD) Kas Rp xxxx

5 Mencatat penarikan cek Pengambilan prive Rp xxxx


ditempat Kas Rp xxxx

6 Mencatat beban Administrasi Biaya bank Rp xxxxxx


Kas Rp xxxx

12.4 Sistem Voucher


Voucher adalah suatu bentuk formulir yang disediakan perusahaan untuk
mencatat data mengenai hutang dan cara pembayarannya. Sedangkan
sistem voucher sendiri adalah metode atau prosedur untuk pencatatan
prosedur itu sendiri.
Sistem pencatatan voucher menggunakan voucher register dan chek
register.
Voucher register
Adalah tempat mencatat voucher-voucher yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
Check register
Adalah tempat mencatat check-check yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
Contoh :
Transaksi-transaksi berikut ini yang terjadi pada sebuah perusahaan PT
Prisma selama bulan Oktober 2006
Tanggal 1 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat
2/10;n/30 untuk itu voucer no 810 sebesar Rp
750.000,00 dari PT Putri

364
Tanggal 3 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Nurul dengan check no 121
Rp 500.000,00 untuk pembelian barang dagang
secara tunai voucher no 811
Tanggal 8 Oktober 2006 Dibeli barang dagangan dengan syarat
2/10;n/30 untuk itu voucher no 812 sebesar Rp
600.000,00 dari Firma Silvi
Tanggal 10 Oktober 2006 Dibayar kepada PT Putri atas transaksi tanggal
1 Oktober no check 122
Tanggal 15 Oktober 2006 Dibayar biaya iklan pada harian Kompas
sebesar Rp 300.000,00 no check 123, no
voucher 813
Catatlah transaksi itu ke dalam :
1. Voucher register
2. check register

Tgl No Dibayar Pembayaran Debet Kredit


Voucher kepada
Tgl No Pembelian Serba-serbi Hutang
Check Voucher
perkir ref jumlah
aan
2006 810 PT Putri 10/1 122 Rp Rp
Oktober 0 750.000,00 750.000,0
1 0
3 811 PT Nurul 3/10 121 Rp Rp
500.000,00 500.000,0
0
8 812 Firma Rp Rp
Silvi 600.000,00 600.000,0
0
15 813 Kompas 15/1 123 Rp Rp
0 300.000,00 300.000,0
0

CEK REGISTER
TGL KREDITUR NO NO DEBET KREDIT
VOUCHER CEK JUMLAH POT UTANG
TUNAI VOUCHER
3/10 PT Nurul 811 121 Rp500.000,00 Rp500.000,00
10/10 PT Putri 810 122 Rp750.000,00 Rp750.000,00
15/10 Kompas 812 123 Rp300.000,00 Rp300.000,00

365
Di dalam dunia bisnios pembukuan sangat penting, karena dengan
melihat laporan keuangan perusahaan tersebut dapat menentukan
langkah-langkah kedepan untuk perusahaan tersebut.Seorang
seketarispun harus tahu tentang pembukuan dari perusahaan tersebut
minimal bukti-bukti transaksi, dan laporan keuangan. Begitupula dengan
pembukuan yang berhubungan dengan bank seperti rekonsiliasi bank
maupun cara sistem cek register.

366
Bab XIII

Keterampilan Komunikasi dan Korespondensi

Ensiklopedia Wikipedia Jepang (Aviana 2007:21) menyebutkan


bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari satu
pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi di antara
keduanya. Pada umumnya komunikasi dilakukan dengan menggunakan
kata-kata (bahasa verbal) yang dimengerti oleh kedua belah pihak.
Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya,
dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, mimik dan
sikap tertentu (bahasa nonverbal). Jadi, bahasa verbal adalah kata-kata
dan bahasa nonverbal sebenarnya bukan bahasa karena bukan kata-
kata. Pendek kata, komunikasi di antara dua pihak individu dilakukan
melalui suatu media tertentu, bahasa verbal atau bahasa nonverbal, atau
dengan sarana lain (peralatan) yang dapat menggantikan media tadi.
Peralatan itu antara lain adalah surat, E-mail komputer, SMS ponsel atau
Faksimili.
Bahasa adalah alat komunikasi sehari-hari, sementara itu surat,
komputer, serta ponsel adalah alat yang dipakai untuk membawakan
bahasa itu. Maka untuk mencapai keterampilan yang tinggi, kemahiran
dalam menciptakan bahasa yang dipakai serta kemahiran dalam
menggunakan alat yang dipakai juga harus tinggi.
Dengan demikian, untuk mencapai kemahiran yang tinggi tersebut, para
siswa dituntut akan beberapa hal sebagai berikut.
1. Harus belajar dan melatih dirinya dalam penggunaan bahasa
yang diperlukan;sekalipun itu, adalah bahasa Indonesia yang
dipakai sehari-hari, tidak boleh diremehkan begitu saja, apalagi
bahasa Inggeris dan bahasa Jepang yang merupakan bahasa
asing;
2. Harus memperhatikan dan menghafal sampai mahir cara
menggunakan alat yang dipakai untuk membawakan bahasa itu,
yakni komputer, ponsel, surat dan Faksimili; khusus tentang surat
harus menghafal format penulisan surat yang bersifat baku dan
sudah lazim dipakai di masyarakat, karena format surat yang tidak
lazim atau format surat yang bersifat individualistis (“dibikin sendiri
menurut selera sendiri”) ada kemungkinan membawa akibat
penerima surat tidak mengerti isi surat atau penerima surat
menjadi salah menangkap maksud isi surat yang berakibat akan
terjadi kesalah-fahaman yang tidak dikehendaki bersama.

13.1 Keterampilan E-mail dan Faksimili


Peralatan kantor, khususnya komputer, telah dibahas secara rinci
pada Bab III. Oleh sebab itu, tidak dibahas lagi pada Bab XIII ini. Bab XIII
ini, hanya akan membahas tentang e-mail dan Faksimili.

367
E-mail adalah sarana elektronik yang memanfaatkan alat komputer
untuk mengirim surat. E-mail adalah istilah bahasa Inggeris yang
merupakan singkatan dari electronic mail (“surat dengan sarana alat
elektronik”). Surat yang dikirim dengan E-mail akan diterima oleh
penerima juga dengan E-mail komputer. Tentang pengoperasian lengkap
E-mail komputer harap lihat Bab III sarana komputer.
Dibandingkan dengan surat konvensional, yaitu surat dengan pos
atau surat melalui perusahaan jasa pengiriman yang biasanya disebut
dengan istilah perusahaan ekspedisi, E-mail memiliki satu kelebihan yang
luar biasa, yakni paling cepat sampai ke tujuan. Bersama dengan
selesainya pengetikan pada komputer, pengiriman dapat dilakukan
dengan menekan tombol pengiriman, dan saat itu juga sudah tiba di
komputer penerima. Apabila si penerima membuka komputer
penerimaannya, maka surat E-mail itu langsung muncul di layar televisi
monitor pertanda masuknya surat. Dengan demikian surat E-mail dapat
dideteksi dan dikeluarkan sesuai dengan keinginan si penerima.
Kelebihan lain dari E-mail :
1. Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan
seperti yang ada pada surat konvensional yang harus memakai
sampul sehingga terjadi pembatasan;
2. Penyampaian tidak perlu melalui addres administratif yang diantar
oleh kurir atau tukang pos, sehingga kekeliruan atau kesalahan
yang terjadi akibat addres, seperti kesalahan addres ataupun
kesalahan akibat ulah manusiawi misalnya tidak diantarkan dan
sebagainya, dapat bisa dihindari, karena penyampaian E-mail
hanya melalui kabel komputer;
3. Secara ekonomis, biaya pengiriman yang paling murah.
Kekurangan dari E-mail :
1. Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) cukup tinggi karena
harus membeli komputer berikut televisi monitornya. Di samping
itu, jika dihitung dengan harga pasar yang berlaku sekarang
menjadi setidaknya berharga sampai empat-lima juta rupiah; juga
harus dilakukan penyambungan kabel internet atau sejenis yang
lain dengan memakan biaya yang tidak sedikit.
2. Bila terjadi gangguan pada komputer, maka pelayanan E-mail
mejadi terganggu pula;
3. Bila tidak mempunyai keterampilan mengoperasikan komputer,
pengiriman E-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
Oleh sebab itu, penguasaan E-mail menuntut keterampilan
pengoperasian komputer.
Keterampilan pengoperasian komputer termasuk satu kompetensi
menggunakan peralatan kantor yang dituntut di dalam kurikulum
pendidikan.
Pada zaman sekarang, pengoperasian komputer sudah menjadi satu
keterampilan mutlak yang harus dimiliki oleh orang yang ingin bekerja di

368
kantor, sehingga keterampilan pengiriman dan penerimaan E-mail pun
menjadi ikut serta di dalamnya.
Jadi, keterampilan E-mail menjadi mutlak harus dikuasai.

Contoh E-mail bahasa Indonesia

369
Contoh E-mail bahasa Inggeris: (Ukuran 75% dari asli)

370
‘Yahoo!Mail-kwj ui@yahoo.com.’
yang berlokasi di bagian atas surat adalah alamat E-mail dari pihak yang
dituju. Pihak yang dituju ada dua orang. Pengirimnya adalah orang
Jepang bernama Saburo Ukida. Salah satu perbedaan antara surat E-
mail dan surat konvensional (surat melalui sarana pos atau perusahaan
ekspedisi) adalah tidak adanya tanda tangan pada surat E-mail seperti
pada kedua contoh di atas.

Makna dari E-mail bahasa Inggeris itu:

371
Selain pengiriman surat, E-mail juga dapat dimanfaatkan untuk mengirim
dokumen seperti yang dilakukan pada pesawat Faksimili. Hasilnya malah
lebih bagus daripada Faksimili sebab E-mail menggunakan kertas HVS
yang putih bersih dan tinta, sedangkan Faksimili menggunakan kertas
khusus yang lebih tipis dan hasilnya tidak sejernih E-mail. Selain itu,
kertas Faksimili bila terkena panas, tulisannya menjadi hilang dan tidak
dapat disimpan dalam kurun waktu yang lama karena jika terlalu lama
tulisannya akan hilang juga. Khusus tentang pengoperasian Faksimili
sebagai salah satu peralatan kantor, Silahkan buka Bab III, tentang
sarana kantor.
Contoh dokumen dari Jepang yang dikirim dengan sarana E-mail:
(Ukuran 75% dari asli berarti diperkecil menjadi 75%)
Hasilnya lebih bagus.

372
373
Dokumen di atas berjudul:
Graduate School for International Development and Cooperation(IDEC)
Hiroshima University
Application for Visiting Professor
Bermakna:
Formulir permohonan guru besar tamu
Program Pasca Sarjana Studi Pengembangan dan Kerja Sama
Internasional
Universitas Hiroshima

Seperti yang terlampir, pengiriman dokumen formulir permohonan itu


dengan sarana E-mail memang membawa hasil yang bagus. Hasil ini
lebih jelas bila dibandingkan dengan hasil pengiriman melalui sarana
Faksimili. Karena Faksimili menggunakan kertas peka panas, hasilnya
sering kali membawa bercak-bercak hitam atau garis hitam yang
menyebabkan dokumen menjadi tidak jernih dan jelas. Selain itu, kertas
faksimili bila terkena panas matahari, tulisannya menjadi hilang dan tidak
dapat disimpan terlalu lama karena jika terlalu lama tulisannya akan
hilang juga. Keadaan ini tidak terjadi pada sarana E-mail.
Akan tetapi, Faksimili memiliki kelebihan juga dibandingkan dengan E-
mail. Faksimili lebih mudah dioperasikan karena menggunakan sarana
telepon dan nomor telepon. Biaya investasinya pun lebih murah
dibandingkan dengan E-mail komputer. Pesawatnya relatif cukup mahal.
Pemasangannya cukup dengan kabel telepon, tetapi E-mail komputer
harus dengan saluran khusus yang membutuhkan biaya lagi.

374
Contoh dokumen yang dikirim dengan sarana Faksimili:
(Ukuran 60% dari asli)
Hasilnya kurang bagus.

375
Nampak bahwa dokumen hasil pengiriman dengan sarana Faksimili
kurang bagus, huruf-hurufnya tidak jelas, kadang-kadang disertai bercak
hitam atau garis hitam dan tulisannya pun ada yang miring-miring serta
kejelekan yang lain. Kejelekan-kejelekan tersebut, semua tidak
ditemukan pada hasil dari dokumen yang dikirim dengan sarana E-mail
seperti yang dicontohkan.
Contoh dokumen Faksimili di atas dikirim pada tanggal 14 Juni 2005 oleh
University of Hyogo Jepang yang beralamat seperti yang tercantum pada
sebelah kanan logo universitas dan bernomor fax 078-794-6166 dan
ditujukan kepada Dr.Sheddy Nagara Tjandra dari Universitas Indonesia
dengan alamat nomor fax 62-21-7864835. Angka 62 adalah kode negara
Indonesia dan 21 adalah kode wilayah Jakarta.
Selain mengirim dokumen, Faksimili juga dapat digunakan untuk
mengirim surat seperti E-mail, cuma harus dengan alamat nomor telepon
pihak yang dituju. Dalam hal ini, biaya pengiriman menjadi lebih mahal
daripada E-mail karena dihitung berdasarkan pulsa telepon. Sebagai
contoh mengirim faksimili ke luar negeri, misalnya Jepang akan
memakan biaya sekitar sebelas ribu rupiah per lembar/halaman dan
untuk daerah di dalam Jabotabek (Jsksrta Bogor Tangerang Bekasi) akan
memakan biaya sebesar dua ribu lima ratus rupiah per lembar/halaman.
Di pihak lain jika mengirim E-mail melalui warnet(“Warung internet”),
pengiriman dihitung dihitung hanya dari biaya sewa komputer yang
memakan biaya sekitar enam ribu rupiah per jam. Biaya pengiriman
dokumen melalui E-mail dan Faksimili sama dengan pengiriman surat.
Untuk mencapai keterampilan tinggi dalam pengiriman E-mail dan
faksimili, para siswa dituntut harus berpraktik melatih diri. Tanpa
pelatihan itu, keterampilan tinggi tidak mungkin dapat tercapai.
Tentang penggunaan bahasa dalam pengiriman E-mail maupun
Faksimili, tidak ditemukan penggunaan bahas khusus, misalnya pada dua
contoh E-mail di atas, tidak ditemukan panggunaan bahasa Indonesia
maupun bahasa Inggeris yang bersifat khusus. Untuk surat niaga atau
surat resmi perkantoran harap melihat bahasan tentang korespondensi.

Cara penyimpanan Faksimili untuk arsip


Faksimili yang baru diterima jika hendak disimpan sebagai arsip harus
langsung difotocopy dengan tujuan supaya dokumen itu tetap awet. Jika
tidak difotocopy, Faksimili tersebut akan hilang tulisannya terkena panas
matahari atau dimakan waktu sehingga tidak dapat menjadi arsip.

13.2 Keterampilan Bahasa Tulis SMS ponsel

Ponsel (telepon selular) disebut juga sebagai HP (hand phone atau


telepon genggam) adalah alat yang digunakan untuk menelpon dan
mengirim SMS (short message service atau pelayanan pesan singkat).
Yang hendak dibahas di sini adalah sarana SMS-nya. Tentang ponsel itu

376
sendiri sebagai salah satu peralatan komunikasi harap lihat. Bab III,
tentang sarana kantor.

13.2.1 Informasi dan Bahasa Tulis

Menurut sarjana Jepang bernama Hioraki Kitamura(1997), informasi


adalah pengetahuan mengenai situasi dan relasi antara manusia dan
lingkungannya ternmasuk segala macam hal ikhwal yang dapat
menimbulkan perubahan di dalam situasi itu. Singkatnya informasi adalah
pengetahuan yang disampaikan, misalnya keadaan lalu lintas jalan raya,
keadaan keluarga tetangga, turun naiknya barang-barang, daftar acara
televisi, kegemaran pacarku dan lain-lain yang menyangkut pengetahuan
dan kehidupan kita sehari-hari. Semua orang yang ada di dunia selalu
mengumpulkan informasi guna mengetahui segala sesuatu yang ada di
sekelilingnya

kejadian 1
kejadian 2
kejadian 3
pikiran 1
pikiran 2 informasi
pikiran 3
perasaan 1
perasaan 2
perasaan 3

Semua yang dilihat, diduga, dipikirkan, dirasakan dan lain-lain


lalu disampaikan kepada prihal lain adalah informasi

Demi kehidupannya masing-masing memperhatikan dan memilah-milah


informasi yang diperolehnya dan dijadikan data untuk mengambil
tindakan atau langkah yang tepat.
Dalam informasi, kita tidak boleh hanya memikirkan pihak penerima saja,
kita perlu memikirkan juga pihak pengirimnya. Seperti dalam
pemberlakuan ‘5WIH’, kita harus mempertimbangkan media terbaik yang
hendak digunakan, harus mempertimbangkan kepada siapa informasi itu
ditujukan, dan masa pemberlakuan informasi tersebut sampai kapan, dan
sebagainya dalam rangka pelaksanaan kontak antara tindakan
penerimaan informasi dan tindakan pengungkapan informasi tersebut.
Dua hal tentang tindakan penerimaan dan tindakan pengungkapan
informasi merupakan satu kesatuan yang menempel menjadi satu dan
tidak dapat dipisahkan menjadi komunikasi.

377
Pengirim informasi penerima

Informasi dari pengirim mengalir ke penerima menjadi komunikasi.

Pada zaman informasi seperti sekarang ini, di mana-mana dapat


ditemukan informasi yang bersumber dari berbagai media, terutama
internet.
Dewasa ini yang disebut internet merupakan wadah yang
menyediakan informasi dalam jumlah besar yang berasal dari dan
mengenai seluruh dunia. Informasi itu semua, berkaitan erat dengan
kehidupan kita. Akan tetapi, informasi itu sendiri bukan apa-apa, jika tidak
kita manfaatkan untuk kehidupan. Informasi yang digeneralisasikan dan
dikumpulkan secara abstrak, supaya berguna untuk suatu tujuan tertentu,
akan menjadi pengetahuan. Kemampuan penalaran kita untuk
mengambil tindakan rasional dengan memanfaatkan informasi dan
pengetahuan adalah kemampuan inteligensia.
Dalam pengiriman informasi melalui berbagai sarana pada zaman
sekarang, dibutuhkan kemampuan inteligensia dan pengetahuan.
Kemampuan inteligensia dan pemanfaatan pengetahuan amat dirasakan
dalam pembuatan bahasa tulis untuk pengiriman informasi melalui sarana
SMS ponsel.
Bahasa tulis yang dimaksud adalah bahasa lisan yang digunakan
melalui sarana tertulis seperti dalam korespondensi dan SMS ponsel.
Bahasa tulis yang ditemukan pada SMS ponsel banyak menggunakan
kata-kata singkatan yang kadang-kadang bersifat ideolek (bahasa
perorangan).
Pengiriman informasi dengan kata-kata singkatan membutuhkan
teknik tertentu dalam membentuk kata-kata baru (kata yang berbentuk
baru yang merupakan singkatan dari kata biasa atau kata lama yang
bentuk lahiriahnya lebih panjang) yang harus memenuhi syarat
komunikatif, maksudnya pihak lawan atau penerima dapat memahami
makna informasi bersangkutan, supaya isi pesan dapat tersampaikan.
Seandainya kata-kata baru yang dikirim tidak dapat dipahami oleh
pihak penerima informasi, karena terlalu bersifat ideolek, sehingga tidak
komunikatif (atau tidak dipahami oleh pihak penerima), maka pengiriman
informasi melalui bahasa tulis bersangkutan menjadi gagal atau bersifat
serampangan.
Pengiriman informasi melalui bahasa tulis yang berbentuk pendek,
sebetulnya sangat menuntut ketelitian pengirim dalam menyusun isi
informasi yang padat dengan bahasa yang pendek tapi komunikatif.

378
Untuk itu, diperlukan keterampilan bahasa dan pengetahuan tata bahasa
serta kemampuan inteligensia yang cukup. Dalam hal ini salah satu
logika secara rasional yang dapat diterapkan adalah logika 5 W 1 H (“lima
we satu ha”).
Logika 5 W 1 H memuat eman butir penalaran yang berasal dari
bahasa Inggeris:.

When, Where, Who, What, Why, How


When ’Kapan?’
Where ’di mana?’
Who ’Siapa?’
What ’apa?’
How ’bagaimana?’ Why ’mengapa?’

Logika 5 W 1 H
Penalaran Acuan Pertanyaan
When waktu Kapan dilakukan ?
Where Tempat Dilakukan di mana ?
Who Pelaku Siapa yang melakukan ?
What Obyek Apa yang dilakukan ?
Why Alasan Mengapa dilakukan ?
How Caranya Bagaiman dilakukan?

Logika 5W1H dapat diterapkan untuk membimbing pengirim informasi


mengirim informasi dengan isi yang padat tapi tepat sesuai dengan
kebutuhannya hal ini akan menjadi salah satu pegangan pada pengiriman
SMS ponsel.

13.2.2 Bahasa Tulis SMS Ponsel

Bahasa Tulis SMS ponsel adalah bahasa yang digunakan secara tertulis
pada komunikasi yang menggunakan ponsel atau HP sebagai sarana.
Satu ciri penting dari bahasa tulis ponsel adalah bentuk pemakaian yang
pendek atau sependek mungkin guna memenuhi tuntutan nilai ekonomis.
Prinsip pemakaian bentuk bahasa yang pendek amat berlaku pada
penulisan SMS ponsel. Teknik pemakaian bahasa yang pendek ini ada
dua yaitu :
1) Bahasa lisan yang berbentuk paling pendek atau
pemakaian kata yang berbentuk paling pendek, atau

379
pemakaian satuan bahasa lain (frase, klausa atau kalimat) yang
berbentuk paling pendek
contohnya :
’telat’ lebih ’terlambar’
’mau’ pendek ’ingin’
’pagian’ daripada ’lebih pagi’
’harap datang besok’ ’anda diharapkan
kedatangannya besok’

2)kata-kata yang sengaja disingkat supaya pendek


Contohnya :
’saya’ ’sy’
’tanggal’ ’tg’ ’tgl’
’daripada’ menjadi ’dp’
’tolong’ ’tlg’ ’tol’
’terima kasih’ ’trims’ ’tk’ ’tx’

Kata-kata yang disingkat seperti pada butir (2) di atas merupakan bahasa
tulis baru yang ditemukan pada pengiriman SMS ponsel di Indonesia.
Bahasa tulis ponsel tersebut merupakan kata-kata singkatan yang
bermunculan secara ideolektis, maksudnya secara perorangan, di
antaranya yang dapat dikumpulkan adalah sebagai berikut.

Bahasa Baku Bahasa Tulis Ponsel


Saya sy
Aku ak, aq
Dari dr
Sampai sp
Terima kasih tq berasal dari ’ thank you’
tx berasal dari ‘thanks’
tk berasal dari ‘terima kasih’
Telepon ’tel’ ’tlp’ ’telp’
’mbak (kaka orang jawa) mb
Kalau klu, klo
Orang org
Seperti spt
Jadi jd
Supaya spy
Lebih lbh
Hubungi hb, hbi
Pulang pul, plg

380
Tanggal tg, tgl
Hari hr
Tentang ttg
Sekarang skr
Bagaimana bgmn
Dan N
Tolong tol, tlg
Besok bsk
Karena krn

Kata-kata di atas dikumpulkan dari SMS ponsel yang ada, contoh-contoh


itu diambil langsung dari SMS yang diterima para informan (orang yang
memberi informasi) yang adalah teman atau kenalan penulis termasuk
penulis sendiri. Kata-kata tersebut, diseleksi dari umumnya yang bersifat
komunikatif (dapat dipahami oleh orang banyak) dan kata-kata yang yang
diragukan nilai komunikasinya yakni yang cenderung menjadi kata-kata
ideolektis (kata-kata pribadi perorangan) tidak ditampilkan.
Bila kita pelajari pemakaian bahasa tulis SMS ponsel tersebut, dapat
ditemukanada dua teknik pembuat kata itu,yakni:

1. pelesapan vokal;
maksudnya vokalnya dibuang, yang tersisa hanya rangkaian
konsonan saja;
2. suku kata awal ditambah konsonan awal suku kata kedua;
terbentuk kata sinkatan berumuskan suku kata KVK (konsonan-vokal-
konsonan).

Contoh :
(1) besok menjadi ’bsk’
karena menjadi ’krn’
(2) tolong menjadi ’tol’
telepon menjadi ’tel’

Sebagian besar dari contoh di atas dibuat dengan teknik pertama.


Selain contoh kata-kata yang berhasil dikupulkan, masih ditemukan lagi
pemakaian bahasa tulis SMS ponsel yang berbentuk satuan bahasa lebih
besar daripada kata, dan umumnya berupa kalimat seperti contoh-contoh
berikut ini.

381
Bahasa Tulis Ponsel Bahasa Baku
Gpp, tp hrp dtg bsk. Tidak apa-apa pak, tapi
besok harap datang.
Tq faxnya aq bsk pergi Terima kasih faksimilinya,
aku besok pergi.
Ok aq stju Ya boleh aku setuju.
Ok/oke/oke deh Ya saya setuju.
Ya, bgs Ya bagus.
Klu blh tany ap Kalau boleh tanya,
Kau cnt aq ? apakah kau cinta aku ?
Gpp klu kau mrh Tidak apa-apa kalau kau marah,
Asal tdk trs asalkan tidak berlanjut terus.

Pada contoh-contoh bahasa tulis ponsel di atas, terdapat bahasa daerah


dan bahasa asing (Inggeris) yang menjadi sumbernya. Hal tersebut
menunjukkan kreatifitas pengirim informasi, itu bahwa ia sudah
berwawasan nasional dan internasional. Contoh-contoh itu, adalah :

Tq berasal dari bahasa Inggeris ’thank you’


Tx berasal dari bahasa Inggeris ’thanks’
Ok berasal dari bahasa Inggeris ’okay’
’mb berasal dari bahasa Jawa ’mbak’ (kakak)
Gpp berasal dari bahasa Jakarta ’nggak (a)pa (a)pa
(tidak jadi masalah)

Jika kita amati lebih lanjut, dapat diketahui bahwa ciri yang dominan
adalah adanya usaha menciptakan bahasa singkat atau bahasa pendek,
dan sebagian besar dengan cara pelepasan vokal (penghilangan vokal),
karena penggunaan ponsel membutuhkan waktu yang sesingkat mungkin
agar dapat bernilai cepat sehingga menjadi ekonomis, seperti hemat
waktu, hemat energi, dan hemat perasaan termasuk hemat biaya.
Kreativitas pengirim SMS dapat dipuji karena, antara lain, mempunyai ide
dan kreasi yang sehat, dan bersifat progresif (ingin mencapai kemajuan)
berkat ditemukan contoh yang menggabungkan pemakaian bahasa
Inggeris (bahasa internasional) dan bahasa daerah, yaitu:

Gpp tx berasal dari kata ”tidak menjadi masalah, terima kasih.”


Gpp berasal dari bahasa Jakarta ’nggak pa-pa’
Tx berasal dari bahasa Inggeris ’thanks’

Kata-kata yang sengaja disingkat dan sudah baku dalam bahasa


Indonesia jelas juga menjadi salah satu sumber bahasa tulis SMS ponsel,
antara lain adalah :

382
Kata Singkatan Kata Asal
AD, AL, AU Angkatan Darat, Laut, Udara
Depdiknas Departemen Pendidikan Nasional
HAM Hak Asasi Manusia
SMK Sekolah Menengah Kejuruan
Yth Yang terhormat
Dll Dan lain-lain
Dsb Dan sebagainya
Yg Yang
Kpd Kepada
RSC Rumah Sakit Cipto
KA Patas Kereta api cepat terbatas
Wapres Wakil presiden
Capres Calon presiden
Caleg Calon legislatif
Jabar Jawa Barat
Jakbar Jakarta Barat
UI Universitas Indonesia
UNPAD Universitas Padjajaran

Dalam sejarah bahasa tulis Indonesia sebelum SMS ponsel, ditemukan


adanya pemakaian pada sarana telegram yang juga menggunakan
bahasa berbentuk pendek dengan mempertimbangkan dua unsur
bahasa, yakni unsur gramatikadan unsur kosa kata yang dipakai.Karena
sistem pembayaran pada waktu itu (sampai dengan tahun 1990-an)
berdasarkan perhitungan kata, sehingga walaupun dilakukan
penyingkatan huruf seperti yang terjadi pada pada SMS ponsel, tarif yang
dikenakan tidak menjadi murah. Penyingkatan kata dilakukan hanya
berdasarkan pertimbangan gramatika.
Contoh pengiriman telegram Indonesia pada zaman dulu:

’Besok harap pulang ayah sakit’

yang bermakna “Besok kamu harap pulang karena ayah lagi sakit.”
pada bahasa telegram tersebut, terjadi penyingkatan kata konjungsi
‘karena’ yang secara gramatikal tidak menimbulkan kerusakan
penyampaian isi pesan.
Pada telegram tersebut, tidak terjadi penyingkatan huruf seperti yang
terjadi pada SMS ponsel zaman sekarang.
Bahasa telegram tidak pernah ditulis seperti berikut ini:

’Bsk hrp plg ayah sakit’

Karena penyingkatan huruf tidak dibutuhkan, sebab penyingkatan huruf


tidak mempengaruhi kecepatan penyampaian isi pesan kepada alamat
yang dituju (telegram disampaikan kepada penerima oleh tukang pos

383
yang bertindak sebagai petugas kurir) dan juga tidak membuat tarip
menjadi lebih murah.
Pemakaian telegram di seluruh dunia termasuk Indonesia mempunyai
sejarah yang panjang bahkan sebelum negara Republik Indonesia
merdeka. Sesudah telegram dan sebelum lahir sarana ponsel pernah ada
penggunaan alat telekomunikasi yang disebut dengan istilah teleks.
Pemakaian bahasa pada sarana teleks tersebut pada dasarnya
merupakan bentuk perpanjangan dari bahasa telegram, maka tidak
mempunyai keistimewaan dalam sejarah bahasa tulis Indonesia.
Dari bahasa telegram ke bahasa SMS ponsel, dapat dilihat
perkembangan yang amat pesat dari pemakaian bahasa tulis Indonesia.
Melihat perkembangan ini, berarti setiap insan di Indonesia perlu
menguasai teknik penciptaan bahasa tulis SMS ponsel agar supaya tidak
ketinggalan zaman atau seperti katak di dalam tempurung.
Perkembangan itu, bersifat alami karena berasal dari masyarakat dan
untuk masyarakat pula.
Seperti yang telah disebutkan di muka, pemakaian bahasa pada SMS
ponsel memang membutuhkan bahasa yang pendek. Kebutuhan inilah
yang melahirkan bahasa tulis baru.
Bahasa tulis baru, antara lain, memanfaatkan kata-kata singkatan yang
sudah ada seperti yang juga sudah diperkenalkan di muka, di antaranya
ada juga kata-kata singkatan yang telah baku dan berasal dari kata
majemuk yang baku pula, antara lain, adalah:

Satuan tugas satgas


Juru kampanye jurkam
Telepon seluler ponsel
Menteri luar negeri menjadi menlu
Handphone HP
Pantai utara pantura
Cepat tapi terbatas patas
Suku dinas sudin

Selain kata-kata singkatan yang telah baku sebelumnya, sebagian besar


penggunaan kata-kata singkatan pada SMS ponsel adalah buatan
sendiri. Dari sudut kebakuan bahasa, usaha membuat kata-kata
singkatan yang bersifat abitrer (mana suka) itu, meskipun tampak ketidak
teraturannya, justru dikarenakan sifat abriternya, tetapi pada
kenyataannya ada juga yang sempat baku karena diterima oleh
masyarakat. Denga sendirinya, kata-kata singkatan yang baku menjadi
syarat komunikatif di dalam bahasa. Yang menghilang dari peredaran
setelah muncul pertama kali berarti yang tidak berhasil menjadi baku
menunjukkan tidak memiliki nilai komunikatif bahasa. Gejala tersebut,
menunjukkan penyingkatan kata-kata harus mempertimbangkan nilai
komunikatif bahasa karena yang tidak memiliki nilai komunikatif bahasa

384
tidak dapat menjadi sarana penyampaian informasi dari pengirim kepada
penerima.
Pengirim yang sekaligus adalah pencipta dari bahasa Tulis yang
digunakan pada SMS ponsel harus dapat memanfaatkan teknik
pembuatan bahasa tulis yang komunikatif, berarti dia harus dapat memilih
bahasa yang berbentuk pendek dan/atau membuat kata-kata singkatan
yang komunikatif. Pemilihan satuan bahasa yang pendek dan
penguasaan teknik penyingkatan kata yang lazim menjadi syarat mutlak
agar dapat mencapai nilai komunikatif.
Contoh Bahasa Tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif dan yang
tidak adalah sebagai berikut. Contoh-contoh berikut dikutip dari informan
yang ada termasuk penulis sendiri.

Contoh yang dikumpulkan :


‘ok bgmn dng mu ?’
‘Gpp tx’
‘Aq tak ok krn tdk sempt’

Ketiga pemakaian bahasa di atas adalah komunikatif.


‘OK bgmn dgn mu?’ adalah komunikatif, tetapi bila disingkat lagi menjadi:
‘OK bgmn?’ menjadi kurang komunikatif karena pesan yang hendak
disampaikan adalah:
“saya setuju, bagaimana pendepatmu sendiri?”.
‘Gpp Tx’ adalah komunikatif apabila pihak penerima mengetahui makna
‘Gpp’ adalah “tidak apa-apa’ dan ‘Tx’ adalah “terima kasih”; tetapi
penggunaan bahasa singkatan ‘Gpp Tx’ akan menjadi tidak komunikatif
dan dianggap sebagai pemakaian yang serampangan apabila pihak
penerima tidak mengenal makna ‘Gpp’ dan ‘Tx’, bahkan dapat dianggap
menjadi bukan bahasa Indonesia apabila hanya melihat bentuk
singkatannya saja.
‘Aq tak OK krn tdk smpt’ adalah komunikatif untuk penyampaian pesan:
“Aku tidak setuju karena tidak sempat (tidak punya waktu)”karena
memenuhi kaidah-kaidah gramatikal yang dibutuhkan dan ini menjadi
kurang komunikatif apabila disingkat lagi menjadi bentuk pemakaian: ‘Aq
tak OK tdk smpt’, karena terjadi distorsi (gangguan) gramatikal pada
pelepasan konjungsi kausatif ‘karena’ yang menuturkan makna “sebab-
akibat”;dan apabila disingkat lebih lanjut akan menjadi pemakaian yang
sama sekali tidak komunikatif: ‘Aq tak OK smpt’, karena tataran
gramatikanya sudah rusak seluruhnya dengan melepaskan dua unsur
gramatika yang berasal dari kata ‘karena’ dan kata ‘tidak’. Dengan
demikian, kaidah-kaidah gramatikal yang lazim berlaku pun harus
dipatuhi. Pelesapan unsur-unsur gramatikal yang lazim terjadi di
masyarakat harus diketahui dan ini termasuk perlu diterapkan dalam
penciptaan bahasa tulis yang komunikatif.

385
Salah satu contoh di atas adalah :
‘Aq tak OK krn tdk smpt’
adalah komunikatif untuk pengungkapan makna “Aku tidak setuju karena
tidak sempat” dan ini masih terasa komunikatif apabila disingkat menjadi:
‘Aq tak OK’ atau
‘Aq tdk smpt’
karena tidak terjadi kerusakan gramatika; tetapi penyampaian informasi
dapat menjadi terganggu apabila kaidah gramatikal yang berlaku tidak
dipertimbangkan sehingga unsur komunikatifnya menjadi rusak seperti
pada contoh jelek berikut :
‘Aq tak OK tdk sempt’ dan
‘Aq tak OK sempt’.
Dari contoh-contoh yang dikemukakan di atas, tampak bahwa pemakaian
bahasa tulis SMS ponsel yang bernilai komunikatif harus memenuhi
persyaratan sebagai berikut sebagai berikut.

i) Memakai kata singkatan yang sudah membaku ;


ii) Menciptakan kata singkatandengan cara yang umum dipakai oleh
kebanyakan orang ;
iii) Menciptakan bahasa pendek yang masih memenuhi kaidah

Untuk butir ( i ) sudah ada pedomannya, untuk butir ( ii ) sebagian besar


menerapkan cara pelepasan vokal, untuk butir ( iii ) pengetahuan tentang
tata bahasa Indonesia harus bisa dimantapkan dan diterapkan secara
benar.

13.3 Keterampilan Korespondensi Indonesia


Surat adalah sarana yang menggunakan kertas yang ditulis dengan
tujuan digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis untuk
menyampaikan pernyataan atau informasi dari satu pihak kepada pihak
lain. Informasi tersebut, dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
pertanyaan, jawaban, permintaan, perintah, laporan, pemikiran,
pendapat, sanggahan, bantahan, dan lain sebagainya. Penyampaian
secara tertulis itu menggunakan bahasa yang disebut bahasa surat atau
bahasa tulis.
Bahasa surat adalah bahasa secara tertulis yang digunakan pada sarana
surat-menyurat. Bahas tulis adalah bahasa berwujud tertulis yang
digunakan sebagai alat komunikasi dalam berbagai sarana di dalam
kehidupan masyarakat sehari-hari seperti koran, dokumen, E-mail, SMS
ponsel, dan lain-lain. Jadi, pengertian Bahasa Tulis lebih luas daripada
bahasa surat. Bahasa surat adalah salah satu jenis bahasa tulis.
Korespondensi adalah sarana surat-menyurat yang menggunakan
bahasa tulis.
Korespondensi Indonesia dapat dibagi menjadi dua kelompok : yaitu
surat pribadi dan surat nonpribadi

386
.
Surat pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang secara pribadi,
ditujukan kepada pribadi yang lain, isinya mengenai hal-hal tentang
dirinya atau yang besifat kekeluargaan, persahabatan atau yang sejenis.
Surat semacam ini sering disebut sebagai surat biasa. Surat pribadi ada
juga yang bersifat resmi,yaitu surat lamaran kerja, surat permohonan
kepada kantor atau yang sejenis.
Surat nonpribadi dibagi lagi menjadi dua yaitu surat niaga/bisnis/dagang
dan surat perkantoran. Surat niaga adalah surat yang memuat isi
tentang hal-hal niaga atau bisnis yang dibuat oleh perusahaan atau
badan usaha yang bersifat dagang. Surat perkantoran adalah surat
resmi yang dibuat oleh kantor pemerintah atau kantor lembaga lain di
masyarakat termasuk kantor perusahaan atau kantor badan usaha.
Surat niaga dan surat perkantoran biasanya adalah surat pemberitahuan,
surat pengumuman, surat undangan, surat perintah, surat
permintaan/permohonan, surat peringatan/teguran, surat panggilan, surat
pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, surat laporan, surat
penawaran, surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat
penagihan, surat tuntutan, surat referensi, surat perkenalan rekanan,
surat rekomendasi, surat tugas, surat kuasa, dan lain-lain.

Surat pemberitahuan adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu


kepada penerima surat.
Surat pengumuman adalah surat yang isinya memberitahukan sesuatu
kepada masyarakat umum.
Surat undangan adalah surat yang isinya mengundang penerima surat
untuk menghadiri suatu kegiatan.
Surat perintah adalah surat yang isinya memberi perintah kepada
penerima surat untuk melakukan sesuatu.
Surat permintaan/permohonan adalah surat yang isinya meminta atau
memohon sesuatu kepada penerima surat.
Surat peringatan/teguran adalah surat yang isinya memperingatkan
atau menegur penerima surat mengenai sesuatu masalah.
Surat panggilan adalah surat yang isinya memanggil penerima surat
agar datang menghadap untuk suatu keperluan.
Surat pengantar adalah surat yang isinya memuat penjelasan singkat
tentang sesuatu hal yang berkaitan dengan orang yang dimaksud di
dalam surat.
Surat keputusan adalah surat yang isinya memuat suatu keputusan
yang ditempuh oleh penulis surat mengenai orang yang dimaksud di
dalam surat.
Surat perjanjian ada beberapa macam, antara lain adalah surat
perjanjian sewa-menyewa, surat perjanjian kerja, surat perjanjian utang-
piutang dan sebagainya.
Surat perjanjian adalah surat yang berisikan kesepakatan dari dua pihak
mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak yang saling

387
mengikatkan diri untuk berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu guna
mencapai tujuan bersama.
Surat laporan adalah surat yang isinya melaporkan suatu hasil kerja
yang dilakukan oleh penulis surat.
Surat penawaran ( barang ) adalah surat yang isinya mempromosikan
atau menawarkan barang yang hendak dijual kepada penerima surat.
Surat permintaan penawaran adalah surat yang isinya meminta
penjelasan terperinci kepada penerima surat mengenai barang yang
ditawarkan termasuk perincian harga yang diminta.
Surat pesanan adalah surat yang isinya memesan barang yang hendak
dibeli dari penerima surat.
Surat penagihan adalah surat yang isinya menagih uang bayaran yang
belum dilaksanakan oleh penerima surat.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menunut kepada penerima surat
supaya melaksanakan sesuatu yang pernah dijanjikan atau dinyatakan
kepada penulis surat.
Surat referensi adalah surat yang isinya memuat keterangan-keterangan
yang ditujukan kepada penerima surat mengenai pihak tertentu
berdasarkan informasi yang dimiliki penulis surat untuk kepentingan pihak
yang bersangkutan.
Surat edaran adalah surat pengumuman yang diedarkan.
Surat tuntutan adalah surat yang isinya menentut sesuatu.
Surat rekomendasi adalah surat yang merekomendasikan seseorang.
Surat keterangan adalah surat yang menerangkan sesuatu.
Memo adalah catatan singkat yang dibuat untuk suatu peringatan.
Nota dinas adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat untuk
bawahannya
Surat perkenalan rekanan adalah surat yang isinya merekomendasikan
( mengusulkan dengan iktikad baik ) pihak tertentu kapada penerima
surat berdasarkan pengetahuan dan tanggung jawab dari penulis surat.
Surat tugas adalah surat yang isinya menugaskan pihak tertentu untuk
melaksanakan suatu pekerjaan yang dimaksud di dalam surat.
Surat kuasa adalah surat yang dibuat oleh penulis surat dengan isi
memberi kuasa kepada pihak tertentu untuk melaksanakan suatu
pekerjaan atau menyelesaikan suatu urusan yang dimaksud di dalam
surat untuk kepentingan penulis surat sebagai pemberi kuasa.
Surat lamaran kerja adalah surat pribadi yang bersifat resmi, isinya
memuat kehedak penulis surat untuk melamar pekerjaan yang dimaksud
di dalam surat.

Berikutnya akan diberikan contoh-contoh surat kongkret yang biasa


digunakan di masyarakat dengan pengertian seperti yang diuraikan di
atas. Contoh yang ditampilkan hanya sebagian dari yang telah diuraikan.
Contoh-contoh surattersebut, bersifat fiktif, baik yang berkaitan dengan
nama perusahaan, pengiriman dan penerimaannya, atau pun
kelengkapan notasi yang lainnya. Namun, contoh yang diberikan akan

388
mempunyai variasi penulisan,seperti keadaan yang sebenarnya di
masyarakat.

13.3.1 Korespondensi Biasa


Seperti yang disebutkan di muka, surat pribadi adalah surat yang ditulis
oleh seseorang kepada seseorang tertentu yang sering disebut surat
biasa. Surat-surat tersebut, antara lain, adalah surat yang ditulis secara
kekeluargaan, misalnya ditujukan kepada orang tua, surat ucapan
selamat, surat ucapan terima kasih, surat ucapan turut berduka cita, surat
pemberitahuan kepada teman mengenai suatu berita, dan sebagainya.
Akan tetapi, di antara surat pribadi,ada juga yang bersifat resmi, misalnya
surat lamaran kerja, surat pemberitahuan kepada sekolah atau kantor,
surat permohonan tidak masuk kerja, dan sebagainya.
Pada zaman sekarang ini, penulisan surat biasa dengan bantuan jasa
dari kantor pos sudah semakin sedikit dilakukan orang. Akan tetapi,
pengiriman surat biasa melalui sarana E-mail sebaliknya semakin banyak
dilakukan orang. Oleh sebab itu, pembahasan di dalam buku ini dianggap
masih pantas untuk dilakukan berikut contoh-contohnya karena penulisan
e-mail pada dasarnya sama dengan penulisan surat biasa.

(1) Contoh surat pribadi yang bersifat kekeluargaan

Depok, 17 Mei 2007

Yth. Ayah dan Ibu


Di rumah

Ayah dan Ibu Tercinta

Apa kabar ayah dan ibu selama ini? Moga-moga Ayah dan Ibu
sehat wal afiat selalu. Untuk itu ananda selalu memanjatkan doa dan
memohon ridho kepada Allah.
Sebetulnya besar keinginan ananda untuk datang sendiri ke
rumah untuk bertemu dengan ayah dan ibu tercinta, tetapi berhubung
sekolah masih belum libur, maka terpaksa niat ini ditunda dulu. Nanti
sewaktu liburan Idul Fitri yang akan datang, ananda ingin berkumpul
bersama keluarga di sini. Mohon maklum.
Pada saat sekarang ini, sepucuk surat ini menggantikan diri
ananda bertemu dengan Ayah dan Ibu di rumah. Ananda berada
dalam keadaan sehat dan pelajaran pun berjalan dengan lancar tanpa
sesuatu halangan apapun. Untuk itu mohon ananda bisa dimaafkan
karena belum bisa datang ke rumah.
Sekian dulu, mohon doa restu dari Ayah dan Ibu agar ananda
dapat berhasil dengan baik dalam menempuh pelajaran di sekolah.

389
Terima kasih.

Sembah sujud ananda,

Ali Marzali

Surat di atas ditulis oleh seorang anak bernama Ali Marzali yang
ditujukan kepada kedua orang tuanya yang tinggal di kampung
halaman, sedangkan ia sendiri merantau untuk sekolah. Ia
memberitakan tentang keadaannya sekarang sambil memberitahukan
belum bisa datang ke rumah.
Penerima surat ditulis di sebelah kiri atas dan penulis surat
ditulis di sebelah kanan bawah, tanggal ditulis di sebelah kanan atas
satu atau dua baris di atas penerima surat. Ini adalah format
penulisan surat pribadi yang paling umum.

(2) Contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah

Depok, 12 September 2007

Yth. Bapak Wali Kelas III B


SMK Budi Kayangan
Jalan Budi Kayangan No. 18
Depok

saya yang bertanda tangan di bawah ini :


nama ; Novi Tanoto
kelas : III B
memberitahukan bahwa mulai hari ini tanggal 12 September s.d. 14
September 2007, saya tidak dapat masuk ke sekolah karena sakit
batuk pilek yang parah sehingga dokter menyarankan saya agar
istirahat selama tiga hari.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak ini, saya lampirkan surat
keterangan dokternya.
Atas perhatian Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Novi Tanoto

390
Pada contoh surat pemberitahuan tidak masuk sekolah, ditemukan
perbedaan dengan contoh surat pertama yang bersifat kekeluargaan,
yaitu pihak yang dituju diberi sebutan “Yang Terhormat”,
(3) Contoh surat ucapan terima kasih

Depok, 12 Juli 2007

Yth. Bapak Suhandi


Jalan. Taruna Jaya no. 10
Depok

Dengan ini saya menyampaikan ucapan terima kasih kepada


Bapak yang dengan murah hati telah meminjamkan kepada saya
printer untuk komputer karena printer saya kebetulan berada dalam
keadaan rusak. Atas kebaikan hati Bapak, saya dapat menyelesaikan
tugas sekolah pada waktunya.
Sekali lagi saya ucapkan terima kasih dan semoga Tuhan
membalas budi baik Bapak.

Hormat saya,

Kus Sarbini

Pada contoh surat ucapan terima kasih di atas, pihak yang dituju ditulis
pada posisi sebelah kanan atas, tapi penulis surat tetap ditulis di sebelah
kanan bawah. Berarti pada surat pribadi, posisi pihak yang dituju ada dua
variasi, sebelah kiri atau sebelah kanan atas.

13.3.2. Korespondensi Niaga dan Perkantoran

Di dalam buku ini digunakan istilah surat pribadi, surat niaga


dan surat perkantoran. Jika diperinci lebih lanjut, sebenarnya setidaknya
masih ada lagi yang disebut surat resmi dan surat dinas. Surat resmi
adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi, organisasi atau perusahaan
dan lembaga yang isinya berhubungan dengan jabatan, tugas dan
wewenang dari pihak yang menulis surat. Surat dinas adalah surat yang
yang isinya berhubungan dengan masalah administrasi pemerintahan,
dibuat oleh instansi pemerintah berkenaan dengan wewenangnya dan
ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai hubungan dengannya.
Surat perkantoran di dalam buku ini mencakup surat resmi dan surat
dinas.

391
Surat niaga adalah surat yang isinya mengenai usaha yang
dilakukan oleh perusahaan atau badan usaha lain seperti dealer (agen
penjualan), agen (toko cabang), toko, koperasi dan sebagainya. Surat
niaga merupakan sarana komunikasi dari berbagai bentuk badan usaha
yang dibuat dalam kerangka mengelola kegiatan usahanya. Surat niaga
merupakan utusan bagi sebuah perusahaan atau badan usaha lain dalam
menjalin kerja sama dengan mitra bisnisnya dalam kerangka kegiatan
bisnis yang dilakukannya.
Surat niaga mencakup surat penawaran barang, surat
permintaan penawaran, surat pesanan, surat penagihan, surat referensi,
surat perkenalan rekanan, surat perjanjian transaksi, surat rekomendasi,
surat pemberitahuan, surat undangan, surat perintah, surat permohonan,
surat peringatan, surat pengantar, surat keputusan, surat laporan, surat
tuntutan, surat tugas, surat kuasa dan lain-lain. Di antara jenis-jenis surat
tersebut, ada yang bersifat tumpang tindih dan ini sudah lazim karena
sesuai dengan kenyataan yang ada di masyarakat. Surat lamaran kerja
dan dokumen riwayat hidup adalah surat pribadi yang bersifat surat
perkantoran, dan contohnya akan dimuat di dalam Bab ini.
Pada zaman sekarang, pengiriman surat niaga dan surat
perkantoran masih banyak yang dilakukan melalui jasa dari kantor pos
terutama dengan sarana kilat khususnya; tetapi di samping itu, ada juga
yang dikirim dengan jasa dari perusahaan jasa dari kurir atau pegawai
sendiri. Selain itu, pengiriman dengan sarana e-mail pun mulai banyak
dilakukan orang.
Berikut ini akan diberikan sejumlah contoh surat niaga dan
surat perkantoran yang berhasil dikumpulkan dari masyarakat. Cuma
nama alamat serta sebagian dari isi bersifat fiktif.

392
(1) Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan

PT Awan Cemerlang
Jalan. Kartini Raya no. 63, Jakarta Pusat, Telp/Fax. 451-4567

Jakarta, 8 Juli 2005


No. 012/BPM/07/05
Perihal : pesanan barang

Kepada Yth.
Toko Mujur Hati
Jl. Margonda No. 12
Depok, Jawa Barat, 16420

Dengan hormat,
Dengan ini kami memberitahukan bahwa surat pesanan
barang dari Toko Mujur Hati tertanggal 8 Juni 2005 sudah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami beritahukan bahwa kini kami sedang
berusaha memenuhi pesanan tersebut dan apabila sudah tercapai, akan
kami beritahukan lagi dan barang tersebut juga akan dikirim sesuai degan
permintaan.
Atas perhatian dan kepercayaan dari Toko Mujur Hati kepada
PT. Awan Cemerlang, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Bagian Pemasaran,

Ny. Juli Kristiano

Surat niaga di atas ditulis dengan menggunakan kertas berkepala


perusahaan yang memuat nama serta alamat yang dapat dihubungi.
Tanggal ditulis di sebelah kanan atas, di sebelah kiri bawahnya ditulis
nomor registrasi surat berikut hal yang dibicarakan di dalam surat,
dibawahnya dimuat pihak penerima surat dan penulisnya dimuat di
sebelah kanan bawah surat.

393
(2) Contoh Surat Penawaran Barang

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma


Komplek Industri Pulo Gadung Blok DH I No. 1, Jakarta
Telp. 798-5764 / 5 – 8 Fax. 798-8899

Nomor : 45/D/VI/06
Lampiran : Penawaran Sepatu
Perihal : Dua Berkas

Jakarta, 21 Juni 2006

Yth. Pemilik Toko Sepatu Dunia baru


Depok Mal, Lantai I, No.12
Depok 6423

Dengan hormat
Beberapa bulan lagi kita akan memasuki hari raya Idul Fitri.
Pada masa itu, sudah tentu Toko Sepatu Dunia Baru akan ramai
dikunjungi masyarakat. Untuk menghadapi masa itu, ada baiknya pihak
toko mempersiapkan diri dalam persediaan barang-barangnya.
Untuk menyongsong kedatangan masa di atas, kami dari
pabrik sepatu Dongki puma bermaksud menawarkan produk kami kepada
Toko Sepatu Dunia Baru.
Produk yang ingin kami tawarkan adalah produk dari seri
Dongki dan seri Puma, masing-masing terdiri dari beberapa tipe sepatu
anak-anak dan sepatu remaja termasuk tipe-tipe terbaru. Sebagai bahan
pertimbangan Bapak, bersama ini kami sertakan dua berkas katalog
barang berikut harga partai dari pabrik.
Kami berharap Toko Sepatu Dunia Baru dapat
mempertimbangkan penawaran ini. Pemesanan barang secara partai
yang melampaui jumlah tertentu akan mendapat potongan harga khusus.
Untuk itu, silahkan menghubungi bagian pemasaran kami. Pada nomor
Tlp………. atau Fax ………………
Atas perhatian dari Toko Sepatu Dunia Baru, kami ucapkan terima kasih.

Direktur,

Mil Johnson

394
Surat penawaran barang di atas, dibuat sesudah kunjungan
salesman ke tempat sasaran. Dalam hal ini, surat dibuat dalam arti
hubungan secara resmi. Pada kasus kunjungan salesman, ada banyak
transaksi bisnis dilakukan tanpa proses korespondensi lagi.

(3) Contoh Surat Pesanan Barang

Depok, 29 Juni 2006

Yth. Manager Pemasaran


PT Pabrik Sepatu Dongki Puma
Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1
Jakarta Timur

Surat penawaran barang dari PT. Pabrik Sepatu Dongki Puma


telah kami terima. Berdasarkan surat penawaran tersebut, kami
mengajukan pesanan seperti berikut ini.
(1) Sepatu Dongki tipe A 5 lusin ukuran 20-37
(2) Sepatu Dongki tipe B 3 lusin ukuran 20-32
(3) Sepatu Puma tipe A 4 lusin ukuran 20-37
(4) Sepatu Puma tipe B 3 lusin ukuran 20-32
(5) Sepatu Dongki – Puma 4 lusin ukuran 30-37

Total 19 lusin

Kami menunggu berita selanjutnya tentang pengiriman barang.


Disamping itu, kami berharap sistem pembayaran dapat dilakukan
dengan tiga tahap.
1. Tahap pertama akan kami bayar sebesar 25% pada saat pesanan
tiba.
2. Tahap kedua akan kami bayar sebesar 25 % setelah 1 bulan.
3. tahap ketiga atau pelunasan sebesar 50% akan kami bayarkan
dua bulan kemudian.

Atas kerja sama dan perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru

(Agustinus Tamara)

395
Surat pesanan barang pada contoh (3) adalah surat jawaban terhadap
surat penawaran barang pada contoh (2). Surat pesanan barang
tersebut, ditulis tidak menggunakan kertas berkepala, hanya dengan
selembar kertas putih biasa dan juga tidak dimuat nomor registrasi surat,
perihal maupun lampiran, ini merupakan pertanda bahwa pengirim surat
adalah badan usaha yang tidak besar.

(4) Contoh Surat Penagihan

PT Pabrik Sepatu Dongki Puma


Kompleks Industri Pulo Gadung, Blok DH I, No. 1, Jakarta
Telp. 798-5764/5-8 Fax. 798-8899

Nomor : 125/Bkeu/IX/06 Jakarta, 20 September 2006


Lampiran : Pembayaran
Perihal : Empat Berkas

Yth. Pemilik
Toko Sepatu Dunia Baru
Depok Mal, Lantai Satu, no. 12
Depok 16423

Sesuai dengan surat pesanan barang dari Toko Sepatu Dunia


Baru tertanggal 29 Juni 2006, kami telah mengirim barang pesanan pada
tanggal 5 Juli 2006 dengan faktur nomor 0134/Depok yang bernilai
transaksi sebesar Rp. 12.500.000,00 (dua belas juta lima ratus ribu
rupiah). Kami telah menerima pembayaran sesuai transaksi sebanyak
dua kali yang seluruhnya mencapai 2 x 25% dari nilai transaksi, sehingga
masih ada sisa uang yang harus dib