Ea 2 02 2008ro

EA-2/02 Politica i procedurile EA pentru Acordul Multilateral
Noiembrie 2008 rev05

aprobat n Ianuarie 09
i publicat n Februarie 09 Pag. 1 din 38

Referina
publicaiei

SCOP

Versiunea Noiembrie 2008 a acestui EA-2/02 este o versiune mbuntit a
versiunii Noiembrie 2007. Modificrile erau necesare pentru a alinia EA-2/02 la
ISO/IEC 17011 i la practica de zi cu zi.

Not: Anexele pot fi revizuite independent de coninutul documentului. Versiunea
valid este versiunea disponibil pe Internet. Formularele sunt disponibile de
asemenea n format word.
EA-2/02
Politica i
Procedurile EA
pentru Acordul
Multilateral

Colectivul de autori
Aceast document a fost elaborat de Comitetul EA MLA.

Limba oficial
Publicaia poate fi tradus n alte limbi dup necesiti. Versiunea n limba
englez este versiunea definitiv.

Drepturi de autor
Drepturile de autor pentru acest text sunt deinute de EA. Nu este permis
copierea textului n scopul revnzrii.

Informaii suplimentare
Pentru informaii suplimentare referitoare la aceast publicaie, contactai
membrul naional al EA sau Preedintele Comitetului EA MLA.

Pentru informaii actualizate, v rugm s verificai site-ul EA:
http://www.european-accreditation.org

Categoria 1 EA MLA Document Procedur

Data aprobrii: 18 Ianuarie 2009

Data implementrii: Imediat

Traducerea din limba englez:
ing. Elena-Lcrmioara Dogaru i ing. Daniela Ionescu

Declaraia RENAR

RENAR are permisiunea EA pentru traducerea n limba romn i publicarea pe
pagina WEB a prezentului document.

RENAR recunoate i respect drepturile de autor ale EA i solicit utilizatorilor
acestui document s nu-l foloseasc n alt mod sau n alte scopuri dect este
stipulat la cap. Drepturi de autor.

n situaia n care, ntre prile interesate, apar divergene de interpretare a
prevederilor prezentului document, datorate traducerii, definitorie este varianta n
limba englez a documentului. Documentul este publicat pe pagina WEB a
RENAR, www.renar.ro, mpreun cu varianta original n limba englez.



CUPRINS

1 INTRODUCERE 4

1.1 Domeniu 4
1.2 Definiii 4

2 EA MLA 5

2.1 Structura EA MLA 5
2.2 Includerea a noi Activiti de Acreditare/ standarde n MLA 7
2.3 Includerea unei scheme sectoriale specifice noi n lista schemelor
acceptate de EA 7

3 OBIECTIVE 7

4 CRITERII 7

4.1 Standarde 7
4.2 Cerine suplimentare pentru solicitarea/ meninerea statutului de
semnatar 8
4.3 ncercri de Competen i alte Comparri pentru Laboratoare 8
4.4 Subcontractare 9

5 PROCESUL DE EVALUARE 9

ANEXA 1 FORMULAR DE CERERE 15
ANEXA 2 VERIFICAREA ADMINISTRATIV 18
ANEXA 3 EVALUATORI EA 19
ANEXA 4 ANALIZA DOCUMENTELOR I PRE-EVALUARE 23
ANEXA 5 PLANIFICAREA UNEI EVALURI 24
ANEXA 6 RAPORTAREA EVALURII 29
ANEXA 7 EA-MAC TFG 32
ANEXA 8 LUAREA DECIZIEI 36
ANEXA 9 MONITORIZARE I REEVALUARE 38


1 INTRODUCERE
1.1 Domeniu

Acest document descrie procedurile pe care le-a adoptat EA pentru evaluarea i
reevaluarea Organismelor de Acreditare (OA) recunoscute la nivel naional,
operarea sistemelor lor de acreditare i organizaiile lor acreditate atunci cnd
aceste OA sunt sau i doresc s fie semnatare ale Acordului Multilateral EA sau
i doresc s intre ntr-un sistem de recunoatere reciproc prin intermediul
Acordului Multilateral EA ca OA individual.
Aceast procedur se bazeaz n ntregime pe documentul comun ILAC/IAF
pentru evaluarea individual a OA. Documentul va fi utilizat de ctre semnatari
(poteniali), de ctre evaluatori, de ctre membrii TFG
1
i de ctre membrii MAC.
Documentele i fromularele relevante pentru evaluare sunt disponibile pe site-ul
EA ntr-o locaie special.

1.2 Definiii

Urmtoarele definiii sunt aplicabile numai pentru acest document.

- OA (Organism de Acreditare): o organizaie care desfoar un sistem de
acreditare pentru unul sau mai multe tipuri de organisme de evaluare a
conformitii, inclusiv organisme de certificare, organisme de inspecie i
laboratoare.
- Acord (MLA): Acordul Multilateral EA
- Schema de Acreditare: acreditarea asociat elementelor specifice crora li
se aplic aceleai cerine specificate, reguli i proceduri specifice
- Sistem de Acreditare: reguli, proceduri i management pentru desfurarea
acreditrii
- Standard EN/ISO/CEI: Un standard, ghid sau raport tehnic EN sau ISO/CEI
asociat acreditrii i evalurii conformitii.
- Ghiduri EA/ILAC/IAF: Documente de ndrumare care au ca scop o abordare
armonizat n procesele de evaluare i acreditare.
- Evaluare: proces structurat de evaluare paritar a unui OA.
- Conductorul Echipei de Evaluare (TL): un evaluator responsabil de
conducerea unei echipe de evaluare paritar MLA.
- Adjunctul Conductorului Echipei de Eval uare (Deputy TL): un TL sau un
TM (cu experien) care preia sarcinile atribuite de ctre TL n pregtirea i
gestionarea evalurii, l poate nlocui de asemenea pe TL n caz de
mbolnvire sau circumstane similare.
- Membrul Echipei de Evaluare (TM): un evaluator care face parte din echipa
de evaluare paritar MLA.
- Observare: activitate n care o echip de evaluare privete OA aflat n
evaluare asistat a OEC care i desfoar activitile sale de evaluare a
conformitii (de exemplu efectueaz o ncercare sau o inspecie sau

1
TFG = Grup de lucru int

auditeaz un sistem de calitate). Not: Valoarea adugat a observrii este
diferit pentru diverse activiti de evaluare a conformitii.
- Activitatea de ncercri de Competen: n scopul acestui document, toate
acele activiti uitilizate de ctre OEC pentru a-i monitoriza propria prestaie
inclusiv ncercrile de competen (cu referire la Ghidul ISO/CEI 43, ncercri
de competen prin comparri interlaboratoare), comparrile
interlaboratoare, ncercri pentru un singur obiect i audituri de msurare
conduse de Cooperri, OA, organizaii comerciale, sau ali furnizori.
- Domeniu: Activitatea de Acreditare, evaluat prin intermediul procesului de
evaluare paritar n care OA a demonstrat competena de a desfura
acreditarea pentru un domeniu specific.
- Semnatar: Un OA, fiind membru plin al EA sau un OA, care are un contract
de cooperare cu EA, care a semnat EA MLA sau Acordul Bilateral.
- Asistare: activitate n care o echip de evaluare privete cum personalul OA
pregtete o evaluare, cum OA evalueaz locaiile OEC, sistemul de
management i nregistrrile i modul n care sunt tratate rapoartele de
evaluare. Not: Asistarea este o parte esenial a evalurii i observarea
poate fi parte integrant a asistrii.
- KPI: Indicator Cheie de Performan sunt un instrument pentru evaluarea
prestaiei unui OA cu privire la subiectele selectate pentru a fi utilizate de
ctre OA i echipele de evaluare.

2. EA MLA
2.1 Structura EA MLA
Exist cinci nivele n structura EA MLA:

1. Nivelul superior este reprezentat de ISO/CEI 17011 cu care toate Organismele
de Acreditare trebuie s se conformeze.

2. Al doilea nivel este Activitatea de Acreditare (sau Domeniu) n care OA i-a
demonstrat competena de a efectua acreditare aa cum este specificat de
standardele armonizate listate n nivelul 3.

3. Al treilea nivel este reprezentat de standardele armonizate (sau documente
normative) utilizate de ctre OA pentru a evalua competena tehnic a OEC
pentru fiecare Activitate de Acreditare (cum sunt ISO/CEI 17025, ISO/CEI 17020
etc.);

NOT:
n mod curent exist 6 activiti de acreditare (domenii) acceptate n cadrul MLA.
n cadrul fiecrei activiti de acreditare sunt listate standardele armonizate
(nivelul 3) acceptate n prezent.


1. Laboratoare de ncercri
ISO/CEI 17025
ISO 15189

2. Laboratoare de Etalonare
ISO /CEI 17025

3. Organisme de Certificare Sisteme de Management
ISO/CEI 17021

4. Organisme de Certificare Produse
EN 45011
Ghidul ISO 65

5. Organisme de Certificare Persoane
ISO/CEI 17024

6. Organisme de Inspecie
ISO/CEI 17020

Cnd un OA solicit statutul de semnatar va trebui s specifice ntotdeauna
activitatea de acreditare i standardul armonizat (ambele nivele 2 i 3).

4. Al patrulea nivel este cel al standardelor sectoriale specifice (sau documente
normative) cum sunt ISO/TS 22003, Ghidul ISO 43, ISO/CEI 27006 sau scheme
ca BRC sau WADA) utilizate n combinaie cu unul din standardele armonizate
listate la nivelul 3.
Atunci cnd este relevant OEC este evaluat fa de cerinele sectoriale specifice
suplimentar fa de standardul armonizat.

5. Nivelul cinci este reprezentat de standarde sau documente normative utilizate
de ctre OEC acreditat pentru a desfura o Evaluare a Conformitii Acreditat,
cum sunt standardele sau alte documente care definesc metode de ncercare n
laborator, standarde ale Sistemelor de Management (ISO 9001 sau ISO 14001),
specificaii sau standarde de produs, scheme naionale sau internaionale sau
documente normative emise de ctre organisme de reglementare.

Schemele sectoriale specifice aprobate (nivelul 4) vor fi listate n Anexa la EA-
2/11 Politica EA pentru Schemele Evalurii de Conformitate i pe site-ul EA.

2.2 Includerea unei Activiti/ unui standard nou n MLA


Oricnd un standard sau un document normativ nou utilizat pentru acreditare
apare pe pia, EA GA
2
, la recomandarea EA MAC, va decide dac ar trebui s
aprobe includerea acestuia n MLA i prin ce mecanism. EA GA va decide dac
noul standard sau document normativ trebuie inclus ca o nou Activitate de
Acreditare (AA), sau ca un nou Document Normativ n cadrul uneia dintre
activitile de acreditare aprobate (de exemplu: s l includ n nivelul doi sau
trei). Toate standardele (de exemplu ISO/CEI 17043 sau Ghidul ISO 34) trebuie
s fie aprobate de ctre EA GA nainte de a fi incluse n MLA.

2.3 Includerea unei scheme sectoriale specifice n lista schemelor EA
acceptate
Toate documentele de evaluare sectoriale specifice trebuie aprobate de ctre EA
GA nainte de a fi acoperite de MLA.
Criteriile i procesul de acceptare a unei noi scheme sectoriale specifice n lista
schemelor sectoriale specifice aprobate de EA sunt prezentate n EA-2/11
Politica EA pentru Schemele de Evaluare a Conformitii.

3. OBIECTIVE

Obiectivele unei evaluri trebuie s confere ncredere c:
- OA i desfoar evalurile i acreditrile n conformitate cu i ndeplinete
toate cerinele criteriilor din ISO/CEI 17011.
- organizaiile acreditate de ctre organismul evaluat ndeplinete n ntregime
cerinele pentru acreditare aa cum sunt prevzute n documentele ISO/CEI
adecvate sau n standardul european din seria EN 45000 privind evaluarea
conformitii i n documentele obligatorii EA, ILAC i IAF adecvate i aa
cum este specificat de ctre organism.
Aceste standarde sunt urmtoarele:
- Laboratoare de etalonri i ncercri: ISO/CEI 17025
- Laboratoare medicale: ISO 15189
- Organisme de certificare, Produse: Ghid ISO 65 (EN 45011)
- Organisme de certificare, Sisteme de management: ISO/CEI 17021
- Organisme de certificare, Persoane: ISO/CEI 17024
- Organisme de inspecie: ISO/CEI 17020.

4 CRITERII
4.1 Standarde

Acest document se refer la seria de standarde ISO/CEI 17000 i la alte ghiduri
ISO/CEI. Utiliznd standardele ISO ar trebui evitat orice barier n stabilirea
acordurilor ntre membrii EA i alte ri.
EA/ILAC/IAF au dezvoltat ndrumri pentru un numr de clauze din aceste
standarde i au publicat aceste ndrumri n documentele de aplicare. EA a

2
EA GA = Adunarea General EA

mprit aceste documente pe categorii pentru a clarifica care dintre acestea sunt
obligatorii pentru EA MLA.
OA solicitante i semnatarii trebuie s aduc aceste documente n atenia
organizaiilor acreditate pentru a fi utilizate ca i criterii pentru susinerea
cerinelor n standardele de acreditare.

4.2 Cerine suplimentare pentru solicitarea/ meninerea statutului de
semnatar

OA trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine suplimentare:
- trebuie s fie operaionale n ntregime;
- trebuie s aib suficient experien n evaluarea organizaiilor acreditate de
acestea i s fi desfurat cel puin o acreditare n fiecare dintre programele
de certificare i inspecie acreditate pentru care aplic, pentru acreditarea
laboratorului n domeniul ncercri cel puin patru acreditri i pentru
acreditarea laboratorului n domeniul etalonri cel puin patru acreditri;
- trebuie s implementeze sau s ndeplineasc alte cerine EA aa cum sunt
descrise n documentele listate n EA-01/01 n conformitate cu categoriile de
documente descrise n EA-2/12.

OA recunoscute la nivel naional care nu sunt membre EA trebuie s intre ntr-un
contract de cooperare direct cu EA nainte ca evaluarea s fie efectuat. n mod
normal, EA se va baza pe MLA-urile ILAC i IAF.

4.3 ncercri de Competen i alte Comparri Interlaboratoare

ncercrile de Competen (PT) i alte Comparri Interlaboratoare sunt
importante pentru ca laboratoarele acreditate s i demonstreze competena.
OA trebuie s aib o prezentare general a prestaiei laboratoarelor sale
acreditate la PT-uri i la alte Comparri Laboratoare.

Un Organism de Acreditare trebuie s demonstreze c are o politic eficace n
vigoare n conformitate cu ISO/CEI 17011 i cu documentele obligatorii ILAC/EA
care s asigure participarea adecvat a organismelor sale acreditate la PT i la
alte activiti de Comparri Laboratoare. OA trebuie s asigure c organismele
acreditate implementeaz aciuni corective adecvate atunci cnd este necesar.

Fiecare Organsim de Acreditare solicitant sau semnatar al MLA n domeniile
etalonare sau ncercare trebuie s asigure c laboratoarele sale particip la PT-
uri i alte Comparri Laboratoare la nivel regional sau naional, acolo unde
acestea sunt disponibile i adecvate. OA trebuie s asigure c rezultatele
activitilor regionale sunt analizate i c sunt efectuate aciuni corective
adecvate acolo unde este necesar.

Not: OA ar trebui de asemenea s fie contient de cooperarea Furnizorilor de
PT-uri specifici cu EA, care furnizeaz oportunitatea pentru laboratoare de a

participa la runde de PT utilizate de ctre EA pentru a monitoriza eficacitatea
MLA.

4.4 Subcontractare

Un Organism de Acreditare (OA) poate subcontracta activiti de evaluare numai
OA care au semnat MLA pentru respectiva activitate (IAF/ILAC sau un MLA dintr-
o regiune recunoscut).

5. PROCESUL DE EVALUARE
Detalii privind procesul de evaluare inclusiv despre solicitare sunt furnizate n
urmtoarea diagram cu anexe.

Not:
n anumite pri ale diagramei este utilizat o sageat dubl ( )pentru a
indica un proces interactiv.


Solicitare pentru a deveni semnatar al MLA sau al unui Acord Bilateral
Solicitare scris (cu domeniul
solicitat) ctre Secretariatul EA
(Secr.) n conformitate cu regulile
descrise n Anexa 1
Secr. EA verific dac OA este
Membru plin sau Semnatar al unui
Contract de Cooperare
OA este informat
asupra motivelor i
pailor de urmat
Secr, EA confirm primirea
solicitrii de la OA i l informeaz
despre procedura i despre toate
documentele ce trebuie depuse la
Secr.EA-MAC
Secr. EA trimite solicitarea, inclusiv
documentaia deja primit, ctre Secr.
EA -MAC
Secr. EA -MAC verific solicitarea i,
dac este necesar, documente
suplimentare sunt solicitate
Solicitare complet?
Secr. EA-MAC recomand Grupului
de Management (MG) s accepte
solicitarea
EA-MAC MG accept
solicitarea?
Secr. EA-MAC
informeaz OA i
regleaz aciunile
viitoare
Da
Nu
Nu
Da
Vezi
Anexa 1
Condiii:
1. Solicitarea trebuie admis i tratat ntr-o
manier rapid i nediscriminatorie.
2. OA (acceptat ca Membru Plin al EA sau ca
semnatar al unui Contract de Cooperare),
dup studierea procedurilor/ criteriilor de
evaluare documentate, trebuie s indice
familiaritatea sa cu cerinele i procedurile
MLA.
3. OA trebuie s demonstreze implementarea
cerinelor EA.
4. OA este de acord s plteasc hotelul,
mesele i cheltuielile de transport ale
echipei de evaluare (n cadrul Europei la
Clasa Economic, n afara Europei la Clasa
Business).
5. OA sau EA-MAC trebuie s furnizeze
traductori suficieni pentru a asista echipa
n timpul procesului de evaluare.
Vezi
Anexa 2


EA-MAC-MG desemneaz
Evaluatorul ef
Secr. EA-MAC informeaz toate
prile implicate *) despre
numirea TL
OA
obiecteaz?
Pe baza unei analize a
documentaiei +posibile
rapoarte de evaluare din evaluri
anterioare, TL face o propunere
ctre EA-MAC MG
Este util
continuarea?
OA este informat
cu argumentarea
Este pre-evaluarea
recomandat de EA-MAC
MG?
Evaluare Complet
Pre-evaluare
Vezi
Anexa 4
Vezi
Anexa 3
OA poate obiecta cu privire la
numirea TL.
*) OA evaluat
+TL i angajatorul su
+Membrii EA MAC
OA poate obiecta cu privire la numirea TM
*) OA evaluat
+TL/TM i angajatorii lor
+Membrii EA MAC
EA-MAC-MG mpreun
cu TL numesc un
Membru al echipei
Secr. EA-MAC informeaz
toate prile implicate *) cu
privire la numirea echipei
OA
obiecteaz?
TL solicit OA s furnizeze Echipei
documentaie suplimentar
actualizat
n consultare cu TM i cu
Solicitantul, TL decide asupra unei
perioade pentru pre-evaluare
Perioada este
acceptat?
OA
furnizeaz
documente
Vezi
Anexa 3
Numai dup ce neconformitatea(ile)
identificat(e) n timpul analizei de
documente este/sunt corectate.
Team Leader-ului i Membrului de Echip
trebuie s li se furnizeze copii ale
documentaiei necesare cel puin cu trei
luni nainte de vizit, sau aa cum s-a
convenit cu TL.
Cu cel puin o lun naintea vizitei va fi
convenit o dat provizorie pentru pre-
evaluare.
Da
Nu
Nu
Da
Da
Nu
Da
Da
Nu
Nu





Documentele sunt
satisfacatoare?
TL pregateste un program detaliat
pentru vizita consultndu-se cu
TM si cu OA
Echipele efectueaza evaluarea
la fata locului
Echipa prezinta n sedinta finala
cel putin o lista semnata cu
constatarile
OA corecteaza orice
nentelegeri sau erori
si elaboreaza
actiunile corective
Contactati MAC MG
pentru urmatoarele etape
Nu
TL furnizeaza OA o schita de
raport, completat prin consultarea
TM, n cel mai scurt timp posibil
TL, consultndu-se cu TM,
reactioneaza la actiunile corective
ale OA si la limitele de timp, timp de
o luna.
OA
raporteaza
catre TL
Presedintele MAC desemneaza TFG si
informeaza OA, echipa si membrii MAC
Actiunile corective
si datele limita
propuse
sunt acceptabile?
**)
TL desfasoara
discutii suplimentare
cu OA *)
TL furnizeaza secretariatului EA-
MAC raportul final, actiunile
corective urmate de comentariile
Echipei si de recomandarea
motivata
Nu
Da
Urmeaza procedura Grupului de
lucru tinta EA-MAC pentru
studierea rapoartelor de evaluare
Da
Vezi
Anexa 5
TL trebuie sa ofere OA o
oportunitate de a comenta asupra si
de a discuta constatarile echipei si
de a clarifica orice nentelegere
aparuta.
Nu este necesara o recomandare la
acest moment.
Vezi
Anexa 6
Limitele de timp pentru raportare si actiuni
corective:
O luna ntre schita raportului + actiunile
corective propuse. O luna pentru reactia
echipei. O luna pentru finalizarea raportului +
recomandare
TFG este constituit din 3 membrii MAC si un
membru MAC-MG. Compozitia nu trebuie sa
compromita independenta TFG. OA, echipa si
membrii MAC sunt informati ca TFG ar trebui
sa fie deja implicat n discutii despre
neconformitati controversate si ngrijorari sau
lipsa de informatii.
*) Posibilitatea de a corecta neconformitatile si
ngrijorarile poate avea loc de doua ori pentru a
asigura ca evaluarea nu continua prea mult.
**) Echipa a primit si verificat documentatia
privind implementarea curenta?
Raportul final trebuie sa contina o justificare
pentru recomandare. Recomandarea ar putea
include o vizita n plus pentru verificarea
actiunilor corective. Daca OA si TFG convin
asupra unei astfel de vizite, planificarea si
desfasurarea poate ncepe deja, nainte ca
raportul sa fie discutat n sedinta MAC. Totusi,
MAC-MG trebuie sa aprobe astfel de actiuni.
Vezi
Anexa 7


EA-MAC ia o decizie pe baza
recomandarii EA-MAC-TFG
(asa cum a fost desemnat de EA-MAC-MG)
- daca sunt necesare etape suplimentare
- daca sa se semneze sau sa se mentina MLA
- daca sa se semneze sau sa se
mentina Bilateralul
-cnd ar trebui sa se desfasoare
urmatoarele activitati de evaluare
Secr. EA-MAC informeaza OA despre
decizia si planificarea n timp a vizitei
urmatoare si solicita OA sa completeze
Chestionarul privind prestatia Echipei
Secr. EA-MAC informeaza EA-GA n
scris despre decizie
Secr. EA-MAC se ocupa de
implementarea deciziilor MAC si de
urmatoarele etape
Secr. EA-MAC se ocupa de
reevaluare, pe baza ultimei decizii
Reevaluare
Evaluare Completa
Vezi
Anexa 8
Vezi
EA-MAC/01-S12
Deciziile pot fi nsotite de conditii.
Vezi
Anexa 9
Reevalaurea va fi planificata cu 12-18
luni nainte de data pentru decizia
urmatoare.

ANEXA 1 FORMULAR DE CERERE
(pentru un OA care este membru plin al EA sau care deine un Contract de
Cooperare cu EA) pentru a deveni Semnatar al EA MLA sau EA Bilateral

1. V rugam s bifai domeniile pentru care solicitai statutul de semnatar:
Acreditarea laboratoarelor de etalonare (cal)
Acreditarea labratoarelor de ncercri (test)
Acreditarea Certificrii de Produse (Prod)
Acreditarea Certificrii Sistemelor de Management (ISO/CEI 17021)
Acreditarea Certificrii de Persoane (Pers)
Acreditarea organismelor de inspecie (insp)
2. Numele OA (Solicitant):
3. Adres
3a. Adresa Sediului Central:

3b. Adresa Potal a Sediului Central:
3c. Adresa de web (dac exist):

4. Avei alte sedii n afara Sediului Central? (dac da ataai o list cu detalii)
5. Dac solicitantul conduce acreditarea n mai multe ri, furnizai o list cu activiti i
ri.
6. Numele persoanei de contact a Solicitantului:
7. Funcia persoanei de contact:
8. Telefon i fax (inclusiv accesul internaional):
9. Adres de email:
10. Declaraia privind statutul legal al Solicitantului:
11. Istoricul Solicitantului (data nfiinrii, perioada de funcionare, istoricul pertinent).
12. Relaia solicitantului cu guvernul (inclusiv implicarea n sectorul obligatoriu):
13. Pentru Deintorii unui Contract de Cooperare: indicai statutul de semnatar al altor
MLA-uri regionale:
14. V rugm s furnizai perioada de experien n acreditare i numrul acreditrilor
acordate, pentru fiecare domeniu solicitat.


15. V rugm listai orice alt(e) domenii de acreditare funcionale.
16. V rugm s includei trei copii pe hrtie (sau furnizai o copie electronic) a fiecrui
dintre documentele urmtoare n limba englez:
- manualul calitii solicitantului n care sunt clar desemnate politicile i procedurile
solicitantului i responsabilitatea pentru implementarea sistemului calitii.
Trebuie furnizate de asemenea detalii complete despre personalul solicitantului
inclusiv numere i funcii ale personalului executiv, studiile acestora i durata
experienei n evaluare i acreditare a organismelor de certificare/ nregistrare,
dac nu sunt coninute n manualul calitii. Ar trebui incluse de asemenea i
principalele proceduri care susin manualul calitii pentru a permite echipei de
evaluare s efectueze o analiz a documentelor adecvat i s se pregteasc
pentru vizita la faa locului;
- toate criteriile de acreditare i criteriile asociate general aplicabile pe care
solicitantul le public, inclusiv politica OA privind acreditarea trasfrontalier;
- toate criteriile publicate, inclusiv regulile oficiale sau reglementrile care se aplic
funcionrii solicitantului i responsabilitile i obligaiile organismelor de
acreditare;
- lista de verificare completat conform criteriilor ISO (a se vedea EA-MAC/01-
S17);
- informaii statistice (EA-MAC/01-S16);
- raport al auto-evalurii n conformitate cu KPI-urile i rezultatele analizei de
management recente (inclusiv referinele la documentele EN/ISO/CEI i
EA/ILAC/IAF aplicabile);
- (pentru cal i test) un raport privind participarea laboratoarelor acreditate la
activiti de ncercri de competen organizate la nivel internaional, care
include o privire general a nivelului de performan;
- implementarea Policitii trasnfrontaliere EA;
- participarea la comitetele/ grupurile de lucru/ grupuri de lucru int EA (ILAC/IAF);
- politica pentru implementarea mrcii ILAC/IAF;
- politica pentru implementarea EA-2/11 Politica EA privind Schemele de Evaluare
a Conformitii.

17. Alte informaii privind integritatea activitii de acreditare (de exemplu: alte activiti
ale solicitantului, acorduri de recunoatere reciproc, relaii cu alte organisme,
subcontractare).

18. Informaii despre programe de asisten tehnic (la nivel internaional sau la nivel de
ar) prin care a fost primit sprijin pentru nfiinatea organismului de acreditare,
inclusiv numele OA care furnizeaz sprijinul efectiv.

V rugm s completai Declaraia de pe pagina urmtoare i s trimitei cererea
dumneavostr completat, semnat i datat mpreun cu toate documentele solicitate
de Secretariatul EA.

Nota 1: EA MAC confirm necesitatea de a furniza documente semnificative pentru
evaluare i transmiterea acestora la timp. Dac echipa nu este mulumit de coninutul
documentelor sau de reacia OA, este ridicat o ngrijorare. Dac atitudinea OA nu se
mbuntete la urmtoarea evaluare, se va ridica o neconformitate.

Nota 2: Versiunile electronice ale tuturor documentelor, inclusiv ale KPI-urilor i ale
Listei de verificare, sunt disponibile pe site-ul EA:
http://www.european-accreditation.org
Documentele relevante pentru evaluare sunt disponibile la o locaie special pe site-ul
EA.

Declaraie

Solicitantul, ca OA ce este Membru plin al EA sau ca OA ce deine un Contract de
Cooperare cu EA, reprezentat de ctre subsemnatul:

Accept Procedurile EA de evaluare pentru OA;

Accept cerinele i este de acord cu termenii MLA-ului

Confirm c activitile Solicitantului sunt n conformitate cu standardele
i ghidurile EN/ISO/CEI relevante precum i cu documentele de
ndrumare relevante aa cum este menionat n seciunea 3 a acestui
document;

Depun Cererea completat;

Aplic pentru a participa la edinele Comitetului EA MLA (EA MAC)
(numai pentru Membrii Plini ai EA). Un OA care deine un Contract de
Cooperare i/sau un Acord Bilateral poate participa la edine numai n
calitate de observator.

Numele Persoanelor de Contact

Data Semntura


ANEXA 2 VERIFICARE ADMINISTRATIV
A CERERII DE NSCRIERE N MLA

1. Numele OA solicitant

2. Data cererii:

3. Data acestui raport:

4. Numele persoanei care pregtete acest raport:

5. Observaii generale:

Completitudinea informaiilor furnizate n formularul de cerere:

6. Au fost furnizate urmtoarele documente n limba englez:

Manualul Calitii
Lista de documente suport pentru Manualul Calitii
Declaraia privind grupul regional de care aparine solicitantul, dac exist
Detalii complete despre personal
Criterii specificate, care includ reguli oficiale sau reglementri care se
aplic n funcionarea solicitantului i responsabilitile i obligaiile
organismelor sale acreditate
Lista de verificare (EA-MAC/01-S17)
Informaii statistice (EA-MAC/01-S16)
Rezultate ale auto-evalurii pe baza KPI-urilor i a analizei de
management
(pentru cal i test) raport privind PT-urile inclusiv o privire general a
nivelului de performan
Implementarea Politicii Transfrontaliere EA
Participarea n comitetele EA etc.
Politica pentru implementarea mrcii ILAC/IAF
Politica pentru implementarea EA 2/11
Declaraia a fost semnat la timp?

7. Altele, dac exist:

Recomandarea (de completat de ctre Secretariatul EA-MAC):

- Solicitantul este n conformitate cu toate criteriile din cerere: Da/ Nu
- Aceptarea cererii: Da/ Nu
- Dac "Nu", motivul pentru respingerea cererii.

Semntur:


ANEXA 3 EVALUATORI EA
Desemnare, cerine pentru alctuire i calificare

1. Nominalizarea evaluatorilor i evaluarea performanei acestora

Membrii EA MAC trebuie s nominalizeze evaluatori n scris, incluznd o descriere a
experienei i competenei la Secretariatul EA MAC. Un formular standard de CV trebuie
utilizat n acest scop i trebuie semnat de conductorul OA asigurndu-se corectitudinea
datelor i adecvarea candidatului. Pe baza CV-ului, EA MAC MG nominalizeaz
evaluatorii; evaluarea de ctre traineri a unei sesiuni de instruire EA MAC poate fi luat
n considerare de asemenea. Oricnd este necesar, evaluatorilor trebuie s li se solicite
actualizarea CV-urilor. Aceasta ar putea aprea n special privind domenii specifice, n
raport cu o mbuntire general a procesului de evaluare i/ sau o posibil
implementare a unor standarde i scheme sectoriale specifice noi.

Prestaia TL-ilor i a membrilor echipei este evaluat o dat pe an ntr-o edint EA
MAC MG, pe baza feedback-ului furnizat de ctre OA evaluat (Chestionar EA-MAC/01-
S12) i pe baza Analizei prestaiei reciproce a TL i a TM (EA-MAC/01-S15 Partea I i
Partea II). Dac este necesar, sunt ntreprinse aciuni corective. EA MAC MG raporteaz
anual ctre EA MAC privind concluziile generale.

2. Desemnarea echipei de evaluare

2.1 Pentru o vizit de evaluare eficace, evaluatorii care vor fi alei sunt cei care
furnizeaz un set de aptitudini care acoper ntregul domeniu de evaluare.
2.2 Echipa aleas trebuie s fie compus din reprezentani ai OA membru cu drepturi
depline al EA sau al altor regiuni dac este relevant. Echipa poate include un
observator ca i cursant sau pentru alte motive acceptate de EA MAC-MG.

NOTA 1 Numai un evaluator per organism de acreditare ar trebui s ia parte ntr-o
echip.

NOTA 2 Evaluatorii ar trebui s aib, suplimentar cunotinelor de limba englez, de
preferat cunotine ale limbii locale a rii n care are loc evaluarea. Dac este
considerat util de ctre Secretariatul EA MAC va putea fi adugat echipei un
traductor independent.

NOTA 3 Observatorul/cursantul trebuie s asiste pe propria sa cheltuial.

2.3 Evaluatorii sunt alei dintr-o list de evaluatori (list de TL i list de TM) pregtit i
meninut la zi de ctre Secretariatul EA-MAC. Aceste liste nregistreaz competena
i experiena lor. Cel puin 50% ditnre membrii de echip ntr-o echip de evaluare
trebuie s fi participat deja la o evaluare cu feedback pozitiv. Pentru acreditarea
laboratoarelor, un membru al echipei ar trebui s fie familiar cu ncercrile de
competen.

2.4 Niciun membru al echipei nu ar trebui s fie asociat cu un OA care a furnizat servicii
de consulta organismului de acreditare evaluat pentru cel puin 5 ani nainte de
evaluare.


NOTA 4 O Declaraie de Conflict de Interese (EA-MAC/01-S14) trebuie semnat de
fiecare membru al echipei nainte de vizita de evaluare.

2.5 n desemnarea TL-ilor i a membrilor echipei pentru o evaluare specific, Grupul de
Management EA-MAC ar trebui:
- s evite numirea TL-ilor i a membrilor echipei care pot conduce la evaluare
reciproc a organizaiilor printe pe o perioad de 3 ani; i
- s nu desemneze acelai TL pentru dou evaluri succesive a aceluiai OA.

NOTA 5 Un TL ar trebui n mod normal s fie nsoit de cel puin un membru al
echipei la pre-evaluare pentru a asigura c mai mult de o persoan este implicat n
stabilirea gradului de pregtire al OA pentru o evaluare complet.

2.6 Evaluatorii alei vor primi de la Secretariatul EA MAC o not scris privind
desemnarea incluznd o descriere a sarcinii acestora.

3. Cerine i ateptri despre echipa de evaluare

Atribute generale

Evaluatorii ar trebui:

- s fie receptivi i maturi,
- s dein o judecat temeinic, aptitudini analitice i tenacitate,
- s aib abilitatea de a percepe situaiile ntr-o manier realist pentru a nelege
operaii complexe dintr-o perspectiv larg,
- s aib abiliti interpersonale
- s poat comunica clar n englez

Aceste atribute sunt indispensabile pentru a:
- obine i a evalua corect dovezi obiective,
- rmne fidel scopului evalurii fr teama sau favoritism,
- trata personalul ngrijorat ntr-o manier n care obiectivele evalurii s poat fi
atinse cel mai bine,
- reaciona cu sensibilitate la convenii locale ale zonei
- acorda atenie complet i a susine procesul de evaluare,
- efectua evaluarea fr a abateri datorit distragerilor,
- ajunge la concluzii acceptabile n mod general pe baza observaiilor evalurii.

3.1 TL
3.1.1 Obligaii

a. are responbasilitatea final pentru toate fazele evalurii i este autoritatea
delegat de EA MAC pentru a lua deciziile finale privind conducerea evalurii,
b. pregtete i gestioneaz evaluarea i are responsabilitatea raportului de
evaluare,
c. conduce echipa de evaluare eficient i eficace, incluznd distribuia sarcinilor
ntre Adjunctul TL i TM,
d. ndrum cursantul repartizat echipei, alocndu-i acestuia/ acesteia sarcini pe care
s le poat efectua i i supravegheaz activitatea,

e. decide pe baza documentaiei depuse caracteristicile care necesit studiu
special n timpul evalurii,
f. raporteaz clar i succint constatrile tutuor TM i ajunge la un consens
privind ncadrarea,
g. evalueaz dac este posibil ca aciunile corective decise de OA s fie eficace i
evalueaz aciunile corective ntreprinse,
h. evalueaz dac OEC-urile sunt conforme cu cerinele stadardului(elor) relevante
i alte cerine dac este posibil din punct de vedere al timpului.

3.1.2 Precondiii

i. are cel puin 3 ani experien n funcionarea unui OA i are studii tehnice i
experien n evaluare adecvate,
j. a participat cu succes la cel puin dou evaluri ale OA ca TM,
k. are cunotine solide despre aplicarea standardului EN/ISO/ CEI adecvat pentru
OA i a cerinelor de MLA relevante,
l. are suficient experien de lucru ntr-un OA pentru a putea nelege cerinele
oricror standarde relevante care sunt aplicabile OEC-urilor,
m. este membru al personalului permanent al unui OA,
n. are experien n prezidarea edinelor i n ajungerea la consens privind puncte
delicate.

3.2 Adjunctul TL

3.2.1 Obligaii

a. preia sarcinile repartizate de ctre TL n pregtirea i gestionarea evalurii,
b. nlocuiete TL cand acesta nu este disponibil (de exemplu: n caz de boal sau
alte circumstane care l mpiedic pe TL s i efectueze sarcinile).

3.2.2 Precondiii

c. este un TL sau este un TM cu experien capabil s acioneze ca TL
d. este membru al personalului permanent al unui OA
e. rolul Adjunctului TL poate fi utilizat ca instruire pentru un viitor TL
f. Adjunctul TL trebuie s aib competene diferite de ale TL pentru a acoperi ct
mai mult posibil din activitile de acreditare ale OA evaluat

A se vedea precondiiile suplimentare de la 3.3.2.

3.3 TM
3.3.1 Obligaii

a. evalueaz dac OA este conform cu cerinele standardului EN/ISO/CEI adecvat
i c OEC-urile sale sunt conforme cu cerinele standardului(elor) adecvate i cu
alte cerine,
b. raporteaz clar i succint constatrile,
c. determin n mod adecvat ncadrarea neconformitilor.


3.3.2 Precondiii

d. are cel puin 3 ani de experien n funcionarea unui OA i are cunotine
tehnice i experien n evaluare corespunztoare,
e. a terminat cu succes curs(uri) relevant(e) de instruire i ar trebui s aib
experien ca i cursant n evaluarea paritar a OA,
f. are experien n cel puin un standard aplicabil acreditrii unui OEC,
g. are experien n cel puin un domeniu tehnic n care OEC funcioneaz,
h. a participat, de preferat, la un grup de lucru/ comitet EA/ILAC/IAF,
i. de preferat este membru al personalului OA.

4 Instruire

4.1 OA care nominalizeaz un evaluator este responsabil pentru asigurarea c cel
nominalizat este calificat.

4.2 EA va furniza instruirile care acoper urmtoarele teme:
- armonizarea interpretrii cerinelor aplicabile OA,
- evaluarea procedurilor (EA 2/02),
- documentele de evaluare EA (liste de verificare , KPI-uri),
- armonizarea n evaluarea constatrilor critice,
- evaluarea competenelor OA cu privire la directivele EU.

4.3 EA MAC trebuie s organizeze cursuri de instruire periodice pentru TL i TM pentru
a mbunti i armoniza rezultatele evalurilor.

4.4 EA MAC trebuie s aprobe TL i TM pentru o perioad de trei ani.


ANEXA 4 ANALIZA DOCUMENTELOR I PRE-EVALUARE

1. Analiza documentelor

TL va conduce n mod normal analiza de documente (TL poate delega o parte a analizei
membrului(ilor) echipei) nainte de fiecare vizit de evaluare. Nu exist un format
recomandat pentru analiza documentelor. n circumstane normale, analiza
documentelor este utilizat de ctre echip i de ctre OA. Numai cnd analiza
documentelor indic faptul c nu este util demararea evalurii la faa locului, trebuie
elaborat un raport scris pentru MAC-MG n care sunt prezentate motivele.

2. Pregtirea i planificarea pre-evalurii

TM a studiat documentele i raportul analizei de documente al TL nainte ca pre-
evaluarea s aib loc.
Zile Aciuni Evaluatori
pregtirea echipei
edina de deschidere
discutarea documentelor prezentate i
analiza aciunilor corective din evalurile
anterioare
formarea unei imagini prin prisma
nregistrrilor selectate

asistarea unei evaluri (complet sau
parial)
Ziua 1 i 2
edina de nchidere/ raportare
TL +1 TM

Este suficient dac raportul furnizeaz o privire general asupra statutului legal al OA i
imparialitii acestuia, domeniul i activitatea de acreditare a OA i alte informaii
generale inclusiv activitatea de acreditare transfrontalier.
n plus fa de neconformiti, ar trebui menionate ngrijorri i comentarii.
Trebuie inclus o recomandare pentru EA-MAC-MG privind cnd i cum s se
procedeze.
(La o etap mai trzie cteva dintre aceste aspecte pot fi utilizate de asemenea n
raportul vizitei iniiale complete).

NOT: nu exist un format recomandat pentru vizita de pre-evaluare sau pentru raportul
asociat. Scopul pre-evalurii este de a determina dac OA este pregtit pentru
evaluarea iniial.


ANEXA 5 PROGRAMUL UNEI EVALURI

1. Principii ale prestaiei unui OA
Este o sarcin a echipei s colecteze asemenea informaii bazate pe dovezi obiective a
cror ncredere poate fi obinut n funcionarea OA ntr-o asemenea msur nct
semnatarii de MLA pot promova acceptarea rezultatelor de la OEC-urile acreditate de
OA. TL trebuie s ntreprind toate aciunile pentru a atinge acest scop.
TL ar putea adapta ndrumrile din aceast anex n acord cu OA sau posibil cu MAC
MG dac circumstanele solicit acest lucru.

n mod normal vizita de evaluare la faa locului inclusiv asistarea este efectuat n
decursul unei sptmni.
Totui, n cteva cazuri este de preferat sau necesar s se efectueze o evaluare la faa
locului ealonat. Dac echipa convine asupra unei evaluri ealonate la faa locului
timpul dintre nceputul i sfritul evalurii la faa locului nu ar trebui s depeasc 6
luni. Cel puin o vizit de asistare trebuie efectuat n legtur cu evaluarea sistemului
de management, procedurilor i ndosarierilor.

Msuri corespunztoare pentru colectarea informaiilor sunt:
- studiul atent al documentelor trimise anticipat de OA incluznd informaii despre
domeniul de acreditare, activitile de acreditare i activiti de acreditare transfrontalier
ale OA
- interviuri cu managementul OA, personal, experi, evaluatori, clieni sau autoriti
- audituri verticale ale dosarelor
- analiza proceselor verbale ale comitetelor OA, a procedurilor operaionale standard, a
procedurilor de acreditare etc.
- asistare i observare

Pentru a atinge scopul evalurii TL i membrii echipei trebuie s acioneze aa cum este
prevzut n termenii de referin i n conformitate cu cerinele enunate mai sus.

n mod special ei trebuie
- s dezvolte un program
- s aib un grad ridicat de interactivitate cu OA i ntre ei nii
- s comunice cu preedintele MAC dac aparent sunt necesare abateri
- s stabileasc cerinele pentru a-i ndeplini obligaiile ct mai curnd posibil.

2. Tipuri de evaluare
- Pre-evaluare
- Evaluare complet
Cursul evenimentelor pentru o evaluare complet este dat n tabelele de mai jos
- Evaluri extraordinare
Durata i sarcinile evalurilor extraordinare sunt determinate n mod esenial de
cerinele MAC.
- Re-evaluare
Dat fiind intervalul mare de timp (aproximativ 4 ani) dintre evaluri, durata unei re-
evaluri este comparabil cu cea a unei evaluri iniiale.


3. Pregtirea vizitei
Vizita de evaluare trebuie s fie pregtit cu grij n interaciune strns ntre TL, TM i
OA. TL conduce echipa i are obligaia s asigure c toate documentele sunt furnizate
lui i/ sau echipei la timp sau aa cum este specificat n reguli.
Coninutul i categoriile documentelor trebuie s fie ntr-o astfel de condiie nct
evaluarea s poat fi pregtit i desfurat bine i cu succes, i astfel, timpul de la
sediu s poat fi utilizat pentru verificare i asistare. n cazul n care categoriile sau
coninutul documentelor nu sunt suficiente, trebuie cerute documente suplimentare prin
interaciune cu OA. Vizita de evaluare va fi amnat dac documentele nu sunt
satifctoare.

OA trebuie s trimit toate documentele necesare traduse cu cel puin 3 luni naintea
unei vizite pentru a permite pregtirea i solicitarea de informaii suplimentare. Membrii
echipei trebuie s nceap analiza documentelor imediat dup primire. n fond TL ar
trebui s poat pregti o parte substanial a raportului nainte de evaluarea la faa
locului. Aceast parte a pregtirii este aceeai pentru toate tipurile de evaluri. Timpul
total implicat n studiul documentaiei poate fi n medie de la 3 la 5 zile pentru TL i de la
2 la 4 zile pentru membrii echipei.

Secretariatul MAC va informa TL despre abilitatea OA de a desfura obligaiile sale
legate de MLA. Aceasta include dac OA susine sistemul MLA cu un numr suficient de
evaluatori adecvai i abilitatea i voina OA de a prelua sarcinile date de MAC MG
pentru evaluarea altor semnatari.

Asistare i observare
n prezent exist ase domenii ale MLA:
- Laboratoare de Etalonare
- Laboratoare de ncercri
- Organisme de Certificare Produse
- Organisme de Certificare Sisteme de Management
- Organisme de Certificare Persoane
- Organisme de Inspecie
n mod normal trebuie s existe o asistare a unei acreditri iniiale sau a unei reacreditri
a unui OEC pentru fiecare domeniu, sau dou supravegheri. TL face o selecie a
acestora. Dac asistrile nu sunt satisfctoare, sau n cazul unor evenimente
neprevzute, numrul acestora ar putea fi mrit. n niciun caz numrul lor nu ar trebui s
fie mai mic de dou (pentru un OA cu un singur domeniu).

Forma raportului de asistare conine elemente ce urmeaz a fi observate n timpul
asistrii. Seara, echipa trebuie s discute dac observaiile efectuate n timpul asistrii
sunt consecvente i care ntrebri trebuie adresate la sediul OA.

Not: Discuiile nc continu despre valoarea observrii n special n domeniul cerificrii
sistemelor de management cnd evaluatorul observ evaluatorii OA care asist auditorii
OEC la clienii si.

Pn cnd se finalizeaz discuiile, echipa de evaluare este cea care judec valoarea
observrii ntr-o anumit evaluare. Dac se ateapt ca timpul investit n observare s
furnizeze ct de puin valoare adugat, echipa poate considera efectuarea unei
asistri suplimentare a unei evaluri a OA la locaia OEC.

4. Durata evalurii
Mai jos sunt date exemple tipice pentru durata evalurii a unui ntreg domeniu al OA:
Zi Aciune Numr de
evaluatori
Duminic Pregtire: aspecte cheie i planul de evaluare TL i 4 TM
Luni Sediu (ntreaga echip) i

pregtirea pentru asistare i observare
TL i

4 TM
Mari (zi complet
de asistare)
Sediu i asistare/ observare

de preferat audituri verticale mpreun cu
personalul OA i experii tehnici,

separare flexibil ntre TL i TM
TL i

4 TM
Miercuri (zi
complet de
asistare)
Sediu i asistare/ observare


separare flexibil ntre TL i TM
TL i

4 TM
J oi Sediu i asistare/ observare


separare flexibil ntre TL i TM i pregtirea
raportului de evaluare final.
TL i

4 TM
Vineri sediu pentru finalizarea raportului i
prezentare ctre OA
TL i
4 TM

Nota 1: De comun acord cu OA, echipa ar putea petrece o zi ntreag fr s
inteacioneze cu OA pentru a temina raportul, convenit de ntreaga echip a fi prezentat
n cadrul edinei de nchidere.

Nota 2: O interaciune continu cu managementul OA este necesar pentru a evita pe
ct posibil nenelegerile sau surprizele la sfritul vizitei de evaluare.

Nota 3: Durata evalurii trebuie s fie adaptat n conformitate cu circumstanele
descrise n paragraful 6 i urmtoarele remarci.


Pentru un OA cu un singur domeniu

Zi Aciune Evaluator
Ziua 1 Pregtire: aspecte cheie i plan de evaluare la
sediu, edin de deschidere, nregistrri etc.
TL +1 TM
Ziua 2 Sediu i asistare/ observare (separarea
echipei)
TL +1 TM
Ziua 3 sediu i asistare/ observare + pregtirea
Raportului final + edina de nchidere
TL +1 TM
Ziua 4
diminea
Discutarea aciunilor viitoare pentru TM +
plecare
TL +1 TM

Tabelul de mai jos furnizeaz o indicaie despre timpul de petrecut la OA fr a detalia
zilele. Cursul aciunilor ar trebui urmat aa cum este propus mai sus.

Evaluare iniial Extinderea ulterioar
a domeniului dup
evaluarea iniial
Numrul de
domenii
1 2 complet 1 2
Minimul de
zile-om la
faa locului
8

1TL, 1 TM
4 zile

sediu
dou asistri
+ observaii
urmrire i
pregtirea
raportului final
de evaluare
prezentare
10-12

1TL, 1 TM
5 zile
(opiunea preferat)

sau

1 TL, 2 TM
4 zile
25 6

1 TL,
1 TM
3 zile
9

1 TL,
2 TM
3 zile

Not: Vineri este o zi complet de lucru. Plecarea ar putea fi smbta.


5. Elemente ale extenderii duratei evalurii
- Cltorie lung i circumstane legate de cltorie
- Necesitatea traducerii
- sediile OA multi-site
- posibilitile pentru asistare/observare
- diferene culturale
- cerine de la organisme de reglementare
- cerine de la scheme speciale (Bluetooth, etc.)
Timpul suplimentar ar trebui s fie convenit ntre toi i ar trebui s fie ndrumat de bunul
sim.

Remarci:
- De comun acord cu OA, echipa ar putea petrece o zi ntreag fr s inteacioneze cu
OA pentru a temina raportul, convenit de ntreaga echip a fi prezentat n cadrul
edinei de nchidere.
- Echipa ar trebui s fie pregtit pentru zile de lucru lungi (12-14 ore).
- Mrimea OA (nu domeniul) ar trebui s nu aib influne asupra duratei.
- Puterea economic a rii ar trebui s nu influeneze durata dar ar putea fi necesar
considerare aranjamentelor speciale pentru asistare/observare.

6. Raportare
Raportul ar trebui s urmeze forma dat n Anexa 6.

Not: Aspecte generale ale raportului trebuie s fie pregtite de ctre OA nainte
de vizit. Aceast pregtire permite echipei s termine raportul de evaluare la
faa locului.


ANEXA 6 RAPORTAREA EVALURII

1. Descrieri

1.1 Raportul de evaluare
Raportul de evaluare const n urmtoarele elemente:

1. Informaii generale
0 Rezumat
1.1 Detalii ale evalurii (solicitate de.pentru)
1.2 Echipa EA (numele i organizaiile membrilor echipei i ale TL, semnturile i
domeniile pe care sunt desemnai s le acopere)
1.3 Program, locaie i domeniu pentru evaluare
1.4 Numele i datele de contact pentru OA
1.5 Statut legal i descrierea structurii
1.6 Domenii de activitate
1.7 Scurt istorie
1.8 Informaii suplimentare dac sunt necesare (de exemplu activitatea
trasnfrontalier)
1.9 Aciuni pentru constatrile din evaluarea anterioar (specificai pentru fiecare
neconformitate i ngrijorare dac aciunile corective dau rezultate suficiente i
sunt eficace pentru o nchidere durabil)

2. Conformitatea cu cerinele (raportul KPI se concentreaz pe dovezi despre cum OA
gestioneaz aspectele cheie adresate [format disponibil] )

3. Asistarea (o list de asistri/observaii cu rapoartele rezumatelor individuale (tipul
OEC, domeniu n termeni generali, tipul de evaluare) (format disponibil)

4. List de constatri (list complet a constatrilor elaborate inclusiv raportul despre
maniera n care au fost nchise constatrile i recomandarea echipei de evaluare)

5. Anex
5.1 Schema organizatoric cu personalul cheie
5.2 Raportul privind participarea n PT/ ILC-uri internaionale inclusiv o privire
general asupra nivelului de performan
5.3 Informaii Statistice (format disponibil, EA-MAC/01-S16)
5.4 Declaraia de Confidenialitate, semnat de ctre membrii individuali ai echipei
(format disponibil, EA-MAC/01-S5)
5.5 Plan de evaluare
5.6 Originalul listei cu constatri semnat

NOT: Declaraia de conformitate cu standardele EN/ISO/CEI relevante i cu obligaiile
MLA (lista de verificare) nu mai este parte a raportului dar TL l va trimite, dup vizita de
evaluare, ctre Secretariatul EA MAC pentru verificarea i pregtirea urmtoarei vizite
de evaluare.


1.2 Raportul final de evaluare

Raportul final de evaluare este identic cu raportul de evaluare (a se vedea 1.1) dar lista
constatrilor (elementul 5 al raportului de evaluare) conine acum aciunile corective
propuse inclusiv programul aa cum a fost convenit ntre echip i OA i va fi susinut pe
ct posibil de documente care prezint dovezi ale implementrii acestora. Lista poate
conine elemente asupra crora nu s-a ajuns la un acord i/sau aspecte de discutat de
ctre MAC.
Lista se va sfri cu o recomandare a echipei ctre MAC.

1.3 Clasificarea constatrilor

Constatare: Pentru a fi utilizat ca termen general.

Neconformitate (NC): Constatare cnd OA nu respect cerinele standardului(elor)
CEN/ISO/CEI aplicabile, ale propriului su sistem de management sau reguli ale MLA
(obligaii) ntr-o manier care discrediteaz competena sa sau prejudiciaz calitatea
activitii sale. Este de ateptat ca OA evaluat s rspund la o NC prin ntreprinderea
de aciuni corective imediate i furniznd echipei dovezi ale implementrii.

ngrijorare (CN): Constatare cnd practica OA se poate dezvolta ntr-o NC sau
cnd echipa nu este deplin mulumit. Este de ateptat ca OA evaluat s rspund unei
CN prin furnizarea ctre echip a unui plan de aciuni adecvat i a programului.

Comentariu (Cm): Constatare despre documentele sau practicile OA cu un
potenial de mbuntire; dar care nc ndeplinesc cerinele. OA evaluat nu este
solicitat s rspund la un Cm dar o poate face dac dorete.

2. Etape n raportarea evalurii unui OA

2.1 Prezentarea raportului de evaluare a OA

ntr-un caz ideal, echipa pregtete raportul de evaluare complet n timpul petrecut la
OA, poate la nelegere cu OA utiliza o zi suplimentar. Dac acest lucru nu este
posibil, echipa va prezenta cel puin lista complet de constatri n conformitate cu
formatul dat n edina de nchidere. Constatrile trebuie explicate OA i nelese de
ctre OA (nelegerea nu nseamn n mod necesar acord). Dac raportul de evaluare
nu este complet, TL trebuie s l finalizeze n cooperare cu echipa sa n decursul unei
luni i s l transmit ctre OA (raportul poate s nu conin constatri suplimentare).

OA poate corecta orice nenelegeri i trebuie s furnizeze aciunile corective, dovezile
suport i programul n decursul unei luni la care echipa reacioneaz (de asemenea n
decurs de o lun) prin transmiterea raportului final incluznd comentariile privind
aciunile corective propuse i recomandarea final.

2.2 Rspunsul OA la constatri
n mod ideal, rspunsul OA poate s fie numai inserat n text sub fiecare constatare n
conformitate cu formularul, cu ataarea dovezilor de aciuni corective adcvate. Reacia
echipei la fiecare rspuns este transmis OA pentru a fi luat n considerare. Dac OA

nu este de acord cu reacia echipei, TL i OA pot ncerca s ajung la un consens
posibil cu implicarea TFG. Dac acest lucru nu este posibil ntr-un interval de timp mai
scurt n raport vor trebui identificate aspectele deschise. n toate cazurile raportul final
trebuie s fie transmis ctre secretariatul MAC n decursul a dou luni dup ce OA a
transmis primul set de aciuni corective.

2.3 Studierea raportului final
Raportul final va fi studiat n conformitate cu Anexa 7.

2.4 Confidenialitate
2.4.1 Toate informaiile orale i scrise primite primite legate de pre-evaluri sau de
evalurile iniiale, reevaluri i evaluri extraordinare, apeluri i reclamaii (cu
excepia informaiilor care sunt deja accesibile public) trebuie tratate cu
confidenialitate de toate prile i persoanele implicate. Aceastea includ
informaii legate de solicitani i/sau membrii ai EA MAC. Toi membrii i
observatorii echipelor de evaluare, toi membrii, observatorii i personalul
secretariatului Grupului de Management EA MAC i Grupul int pentru apeluri,
alte persoane avnd acces la informaii confideniale i toi solicitanii i membrii
EA MAC care solicit acces la orice raport de pre-evaluare, evaluare iniial i re-
evaluare sau ali solicitani i membrii trebuie s fi semnat o declaraie de
confidenialitate nainte de a li se acorda accesul.

2.4.2 Rapoarte privind pre-evaluri i evaluri iniiale, reevaluri i evaluri
extraordinare pot fi copiate pentru reprezentanii membrilor care joac un rol n
luarea deciziei. Oricare asemenea reprezentai trebuie s fi semnat o declaraie
de confidenialitate nainte de a li se acorda accesul la rapoarte.

2.4.3 OA evaluat trebuie s sftuiasc membrii echipei despre cum s trateze
documentele pe care le-a furnizat. Acest atenioanre poate solicita membrilor
echipei
s returneze toate documentele la OA dup utilizare
s distrug documentaia, atunci cnd se stabilete c meninerea
documentelor nu mai este necesar.


ANEXA 7 EA-MAC TFG
Grupul de Lucru int pentru Studiul Rapoartelor de Evaluare

Un Grup de Lucru int (TFG) cu patru membrii, toii membrii MAC, este desemnat
pentru studierea raportului de evaluare. Unul dintre membrii este de asemenea membru
al Grupului de Management MAC (MAC-MG). Membrul MG trebuie s se asigure c au
fost purtate suficiente discuiii, atunci cnd este relevant, ntre OA, echipa de evaluare
EA i TFG. El/ ea nu ia parte activ la recomandarea TFG.
Sarcina TFG este s evalueze raportul privind completitudinea sau buna nelegere a
acestuia, s studieze raportul de evaluare i s fac o recomandare pe baza deciziei
EA-MAC(-MG).
TFG este solicitat s comenteze asupra impresiei generale a prestaiei echipei de
evaluare, raportarea i clasificarea constatrilor. Este de ateptat ca TFG s comunice
cu echipa de evaluare i, n cazuri excepionale, cu OA evaluat atunci cnd exist n
raport aspecte deschise, lips sau neclare, pentru a rezolva i clarifica situaia. Membrii
MAC sunt informai despre alctuirea TFG(urilor), cu mult naintea edinelor, pentru a
anticipa o situaie specific ntr-un OA.

Detalii privind procesul de studiere al rapoartelor de evaluare de ctre Grupul de Lucru
int (TFG) sunt furnizate n diagrama din aceast anex.
Mai jos este un model pentru raportul de analiz. Sub fiecare subtitlu (font ngroat) este
o scurt explicaie dat ntre paranteze. Raportul analiz trebuie s fie furnizat
Secretariatului EA-MAC n decursul a 3 sptmni dup primirea raportului de evaluare.

OA evaluat:
(Numele OA i locaia)

Domeniul evalurii:
(fiind evaluate tipul evalurii i domeniile de acreditare (ncercare, certificare
produs, sisteme de management de mediu, etc.))

Echipa de evaluare:
(repetai numele membrilor echipei)

Componena TFG:
(membrii TFG care analizeaz raportul, numele membrului care elaboreaz
raportul de analiz, raportorul)

Identificarea raportului analizat:
(inclusiv documentele cu comentarii de la OA, dac exist)

Concluziile TFG:
Declaraii despre constatrile observate de ctre echipa de evaluare:
(Este important n mod special pentru a identifica clar constatrile, asupra crora
TFG, OA i echipa nu convin. Este benefic dac se furnizeaz un tabel cu
urmtorul cap de tabel: constatare, punctul de vedere al echipei, punctul de
vedere al OA i punctul de vedere al TFG.)


Recomandare cu justificare:
(TFG poate avea acceai recomandare cu echipa, n acest caz nefiind necesar
o justificare suplimentar.
TFG poate propune, cu motive bine ntemeiate, c OA trebuie s rezolve nti
anumite aspecte i s furnizeze de exemplu dovezi n scris sau printr-o vizit
suplimentar etc.
TFG poate s fie n dezacord cu recomandarea echipei. Acest lucru ar trebui
evident s se reflecte n declaraiile menionate mai sus.)



Secretariatul EA-MAC primeste de la TL
raportul fi nal , care include actiunile
corective si recomandarea
Secretariatul EA-MAC
transmite raportul final
catre TFG*)
Raportul este ok?
TFG studiaza raportul
Este TFG de acord
cu recomandarea
echipei?
Echipa/OA este
contactat(a) pentru
informatii suplimentare
TFG, echipa, OA
continua sa aiba viziuni
diferite?
EA-MAC-MG este informat cu
justificare
EA-MAC-MG va contacta TL si OA
pentru a discuta problemele si a
solicita raportul mbunatatit.
Un membru al TFG, nefiind membru
al EA-MAC-MG, elaboreaza un
raport.
A
B
*) OA, echipa de
evaluare si membrii
MAC sunt de asemenea
informati despre
componenta TFG.
Raportul furnizeaza
informatii n conformitate
cu cerintele si este
suficient din punct de
vedere al calitatii?
ntregul TFG trebuie sa
fie de acord ca raportul
este (in)suficient.
Formatul raportului de
analiza este descris n
Anexa 7
Membrul MG trebui e
sa asi gure ca au fost
purtate sufi ciente
di scutii ntre OA,
echipa EA si TFG. El /
ea nu partici pa activ la
recomandarea TFG.
Documentele finale ale
evaluarii constau n
raportul final al TL si
recomandarea TFG.
Nu
Da
Da
Nu
Nu
Da


Este solicitata prezenta OA sau a TL/TM (n
functie de cauza dezacordului) n sedinta
EA-MAC si trebuie sa se ia decizia ntr-o
sedinta EA-MAC.
Sedinta EA-MAC n
decursul a trei luni?
Documentele finale ale
evaluarii vor fi incluse n
documentele din agenda
pentru a fi discutate n
urmatoarea sedinta EA-
MAC.
Secr. EA-MAC transmite
documentele finale de
evaluare catre memebrii
EA-MAC, solicitnd
decizia individuala prin
vot postal trimis catre
Secr. EA-MAC*)
Aprobare
100%?
Membrii EA-MAC iau o
decizie **) n cadrul ntlnirii,
pe baza documentelor finale
ale evaluarii.
Decizia este
luata si OA
este informat
*) Aceasta ruta este posibila numai
pentru evaluari noi sau extinderi si
ar trebui urmata numai daca
rezultatul asteptat al votului este
pozitiv pentru OA.
**) n timpul luarii deciziei, Secr.EA-
MAC trebuie sa asigure ca membrii
EA-MAC care au participat la evaluare
ca TL/TM sunt exclusi din partea de
luare a deciziei. De asemenea, sunt
exclusi membrii ai acelor OA care au
furnizat asistenta la nfiintarea OA.
A
B
Nu
Da
Nu
Da

ANEXA 8 LUAREA DECIZIEI

1. Luarea Deciziei Privind Evalurile

1.1. Raportul de evaluare, aciunile corective i recomandrile TL i ale Grupului de
Lucru int EA-MAC (TFG) (a se vedea Anexa 7) trebuie s fie transmise ca raport
final membrilor EA-MAC listai.

1.2. EA-MAC trebuie s decid:
- n cazul unei evaluri iniiale, dac Organismul Solicitant poate sau nu s semneze
Acordul;
- n cazul unei reevaluri, dac Organismul Solicitant va rmne sau nu, cu sau fr
condiion[ri, Semantar al Acordului, dac este sau nu necesar aplicarea de
sanciuni.

2. Decizii pentru solicitani
Exist n esen trei tipuri de decizii pentru aderarea la MLA:
- Aprobarea cu stabilirea perioadei pentru prima reevaluare. n mod normal este utilizat
o perioad de 2 ani pentru evalurile iniiale dup aderarea la MLA. Aceast procedur
nu se aplic extinderi(lor) de domeniu.
- Amnarea aprobrii n ateptarea transmiterii de dovezi solicitate ale aciunilor
corective ntreprinse pentru neconformitile i ngrijorrile i/sau a unei vizite
suplimentare efectuat de ctre unul sau mai muli membrii ai echipei.
- Neaprobarea cu solicitarea unei noi evaluri.

3. Decizii pentru semnatari
Pentru semnatari se pot lua urmtoarele decizii:
- Continuare fr condiionri (reevaluare n 4 ani)
- Continuare cu condiionri (de exemplu: evaluri extraordinare, scurtarea intervalului
de reevaluare). O evaluare extraordinar asupra creia TFG i OA pot deja s fi
convenit i poate n acest caz s nceap la aprobarea MAC-MG. Dac nu s-a ajuns la
niciun acord, MAC trebuie s decid (Nota 1).
- Suspendarea OA.
- Acreditrile acordate n timpul perioadei de suspendare nu sunt acoperite de MLA i nu
sunt recunoscute la nivel internaional. Astfel, OA trebuie s informeze (cu o copie
ctre MAC) toate OEC solicitante ale acreditrii c rapoartele/ certificatele nu vor fi
acceptate sub MLA i nu trebuie s fac referire la MLA. Nu exist consecine asupra
OEC-urilor acreditate nainte de suspendare. O suspendare poate dura maximum 6
luni. n acest timp trebuie desfurat o vizit extraordinar cu rezultat pozitiv altfel
suspendarea se va trasforma n retragere (nota 2).
- Retragere imediat a statutului de semnatar al unui anumit MLA (Nota 3).
Un semnatar retras trebuie s informeze (cu o copie ctre MAC) toate OEC-urile
solicitante i acreditate c rapoartele/certificatele lor nu mai sunt acceptate sub MLA i
nu trebuie s fac referire la MLA.

Nota 1: MAC trebuie s decid asupra:
- aciunii aplicabile pentru confirmarea implementrii aciunilor corective (a se vedea
paragraful 4).
- duratei maxime pentru urmtoarea decizie a MAC.


Nota 2: EA-MAC va informa Conducerea OA i responsabilului Ministerului responsabil
pentru acreditare sau comer exterior despre suspendare i posibilitatea grav a
retragerii statutului de semnatar al MLA. n caz de suspendare va fi publicat o not pe
site-ul EA i vor fi informate comitetele ILAC i IAF MLA.

Nota 3: Retragerea nseamn eliminarea din lista membrilor semnatari, publicarea
retragerii pe site-ul EA, informarea comitetelor ILAC i IAF MLA i a Comisiei Europene.
Cnd semnatarii retrai solicit din nou statutul de semnatar, vor trebui s urmeze
procedura pentru solicitanii noi.

4. Decizii privind evalurile extraordinare
n ultimii ani, experiena a artat c vizitele suplimentare de evaluare sunt uneori
necesare. O decizie de a desfura asemenea evaluri extraordinare se va baza printre
altele pe urmtoarele criterii:

- OA ntrzie vizitele de reevaluare fr o aprobare anterioar.
- OA nu ofer echipei de evaluare o alegere acceptabil a activitilor de asistare.
- OA nu reuete s rspund n perioada stabilit pentru neconformiti i ngrijorri
- Natura aciunilor corective este astfel nct eficacitatea poate fi dovedit numai prin
intermediul unei vizite suplimentare de evaluare.
- Vizita de evaluare demonstreaz lipsa implementrii aciunilor corective.
- Exist schimbri majore n structura sau procesele OA, care ar putea afecta aspecte
cum ar fi competena, imparialitatea i abilitatea operaional.
- Reclamaii ctre EA ale OEC-urilor, OA sau organelor de reglementare.

MAC-MG trebuie s decid suplimentar cine trebuie s plteasc costurile pentru o
vizit extraordinar i ce ar trebui inclus n acele costuri.

5. Practici n caz de lips grav a confidenialitii n timpul evalurilor
Cnd o echip de evaluare detecteaz o situaie la un OA care are ca rezultat o lips
total a confidenialitii n funcionarea OA i n acreditrile emise, echipa va trebui s
devieze de la procedura normal de raportare aa cum este descris n diagrama EA-
MAC.
n acest caz ei vor trimite imediat raportul evalurii ctre MAC-MG fr a atepta
aciunile corective ale OA.
n timpul evalurii, managementul OA trebuie s fie informat c sunt detectate probleme
grave. Cu alte cuvinte rezultatul raportat la edina de nchidere nu poate fi neateptat.

MAC-MG va decide asupra etapelor imediate ce trebuie ntreprinse i va decide dac
este necesar o edin MAC suplimentar.

6. Feedback ctre evaluatori i Grupul de lucru MLA-Instruire i Proceduri
Feedback-ul este dat evaluatorilor i, acolo unde este relevant, Preedintelui Grupului
de Lucru Instruire despre aspecte relevante care sunt identificate n timpul analizei pe
care Grupul de Lucru int o face rapoartelor de evaluare paritar, evalurii de ctre OA
a prestaiei echipelor de evaluare (chestionar EA-MAC/01-S12), Analiza Prestaiei
reciproc a TL i a TM (EA-MAC/01-S15 Partea I i Partea II) i/sau a acelor aspecte
identificate de edinele EA MAC (-MG).


ANEXA 9 MONITORIZAREA I REEVALUAREA

Este necesar monitorizarea periodic i reevaluarea semnatarilor de MLA.

1. Toi semnatarii de MLA trebuie s fie reevaluai oficial la intervale de maximum
patru ani (3 la +6 luni).

2. Evaluarea, fie ea parial sau total, poate fi desfurat mai devreme aa cum
dispune Grupul de Management EA-MAC, dac ar exista cauze cum ar fi
anunarea de schimbri semnificative n administraie, practici operaionale sau o
extindere a domeniului de acreditare.

3. Monitorizarea schimbrilor anunate de ctre semnatarul de MLA trebuie
examinate corespunztor.

Not: a se vedea de asemenea Anexa 8 paragraful 4.

Ea 2 02 2008ro

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Ea 2 02 2008ro

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

EA-2/02 Politica i procedurile EA pentru Acordul Multilateral

Noiembrie 2008 rev05

Вам также может понравиться