LABORATION DUN MANUEL DE PROCEDURES DES ENTREPRISES

1. DEFINITION DU MANUEL DE PROCEDURES

Un manuel de procdures es un ou!ra"e dans le#uel son d$%n%es les procdures permean d&assurer le conr'le
%nerne d&une or"an%sa%on.
Le conr'le %nerne es l&ensem(le des scur%s conr%(uan ) la ma*r%se de l&enrepr%se. Il a pour (u d&un c'
d&assurer la proec%on+ la sau!e"arde du par%mo%ne e la #ual% de l&%n$orma%on+ de l&aure+ l&appl%ca%on des
%nsruc%ons de la d%rec%on e de $a!or%ser l&aml%ora%on des per$ormances.
Il se man%$ese par l&or"an%sa%on+ les m,odes e les procdures de c,acune des ac%!%s de l&enrepr%se pour
ma%nen%r la prenn% de celle-c%.
Les procdures d$%n%es do%!en permere d&assurer la spara%on des $onc%ons ma.%m%san a%ns% la scur% e
d%m%nuan oue poss%(%l% de mal!ersa%ons %nernes ou e.ernes.
/. L&O0LI1ATION DU CORPUS 2URIDI3UE DU S4SCO5ADA
L&a(l%ssemen d&un manuel de procdures es prsen comme une ncess% de "es%on pour les enrepr%ses e
les assoc%a%ons. Il es de!enu une o(l%"a%on depu%s le 1er 6an!%er 1778 a!ec l&enre en !%"ueur du
S4SCO5ADA.
En e$$e+ selon l&ar%cle 19 du r$ren%el 6ur%d%#ue du S4SCO5ADA : oue enrepr%se a(l% une documena%on
dcr%!an les procdures e l&or"an%sa%on compa(le. Cee documena%on es conser!e auss% lon"emps #u&es
e.%"e la prsena%on des as success%$s au.#uels elle se rappore ;.
a. C,amp d&appl%ca%on
L&ar%cle 19 du r$ren%el 6ur%d%#ue prc%se #u&%l s&a"% de oues les enrepr%ses rele!an du c,amp d&appl%ca%on
du S4SCO5ADA. En cons#uence oues les enrepr%ses rele!an du S4SCO5ADA son enues d&a(l%r le
manuel des procdures. Il s&a"% noammen <
Des soc%s commerc%ales+
Des coopra%!es+
Des assoc%a%ons+
Des enrepr%ses pu(l%#ues de =pe pr%!.
(. O(6e du manuel de procdures
Le manuel de procdures es un documen descr%p%$ #u% do% permere une me%lleure compr,ens%on des
s=s>mes d&%n$orma%ons e une aml%ora%on de la "es%on compa(le e adm%n%sra%!e.
La procdure do% rpondre au. #ues%ons su%!anes <
3uelle es l&or"an%sa%on "nrale de l&enrepr%se ?
Commen les %n$orma%ons de (ase son-elles sa%s%es ?
Commen son-elles ra%es ?
Commen passe--on des %n$orma%ons compa(les de (ase au. documens de s=n,>se e
rc%pro#uemen ?
Commen conser!e--on la race des %n$orma%ons de (ase ?
@. PRESENTATION DU MANUEL DES PROCEDURES
Nous anal=serons les %n$orma%ons conenues dans le manuel a!an de prsener ses caracr%s%#ues.
a. Conenu du manuel
Le r$ren%el 6ur%d%#ue du S4SCO5ADA+ ne donne aucune prc%s%on sur le conenu de la documena%on.
Ma%s pour Are un ou!ra"e de r$rence sur le plan pro$ess%onnel+ le manuel do% conen%r au mo%ns les
%n$orma%ons su%!anes <
1nral%s sur l&enrepr%se
In$orma%ons "nrales Bnom+ $orme+ s%>"e soc%al+ cap%al ec.CD+
L&or"an%"ramme "nral de l&enrepr%se+
Iner!enans e.r%eurs e r'le de c,acun.
Elmens "nrau. rela%$s ) la sa%s%e des %n$orma%ons
Or"an%"ramme da%ll de la $onc%on compa(le Brpar%%on des Fc,esD+
Plan de compes e l%ses des 6ournau. u%l%ss+
Procdures %nernes d&la(ora%on e de sa%s%e des %n$orma%ons de (ase+
Classemen des p%>ces compa(les e arc,%!a"e+
T=pe de classemen+
L%eu de classemen+
Modal%s de conr'les des procdures.
Elmens rela%$s au ra%emen des %n$orma%ons de (ase
S=s>mes e mo=ens compa(les <
T=pe de s=s>me < class%#ue cenral%saeur
Mo=ens u%l%ss < manuel+ %n$orma%#ue
In$orma%ons compa(les produ%es par l&enrepr%se <
Documens o(enus < 6ournau.+ (alances+ compes e aures as compa(les+
L%!res l"au. < 6ournau.+ %n!ena%re
Elmens rela%$s ) l&a(l%ssemen des compes annuels
Procdure d&%n!ena%re+
Procdures de passa"e des compes au. poses des as $%nanc%ers+
R>"les d&!alua%on e op%ons compa(les reenues+
Procdures d&la(ora%on de l&anne.e.
(. Caracr%s%#ues du manuel de procdures
Forme du manuel
Aucune prc%s%on n&es $ourn%e dans le r$ren%el 6ur%d%#ue S4SCO5ADA sur la $orme du documen. Nous
conse%llons une prsena%on sous $orme de $eu%lles mo(%les. En e$$e cee prsena%on perme des m%ses ) 6our
rap%des en $onc%on de l&!olu%on de l&or"an%sa%on %nerne.
Conser!a%on e m%se ) 6our
D&apr>s l&ar%cle 19 du r$ren%el 6ur%d%#ue S4SCO5ADA+ : le manuel de procdures es conser! auss%
lon"emps #u&es e.%"e la prsena%on des as success%$s au.#uels %l se rappore ;. En d&aures ermes+ l&ar%cle
/G du S4SCO5ADA s&appl%#ue en la ma%>re < : les l%!res compa(les ou les documens #u% %ennen l%eu+ a%ns%
#ue les p%>ces 6us%$%ca%!es son conser!es pendan 1H ans ;. Il es donc o(l%"ao%re de conser!er en arc,%!es les
d%$$renes !ers%ons du manuel.
En e$$e+ la rdac%on du manuel an une o(l%"a%on l"ale+ l&adm%n%sra%on es en dro% de rclamer la produc%on
de cee documena%on lors d&un !enuel conr'le. Par a%lleurs+ an un ou%l de "es%on+ ce manuel do% !oluer
au r=,me de l&!olu%on de l&enrepr%se.
G. TEC5NI3UES D&ELA0ORATION D&UN MANUEL DES PROCEDURES
La rdac%on du manuel de procdures peu Are e$$ecue par un dparemen %nerne soc% ou par un
pro$ess%onnel e.r%eur ) la soc%.
3uel#ue so% le =pe d&approc,e reenu+ une dmarc,e lo"%#ue do% Are su%!%e allan de la collece d&%n$orma%ons
rela%!es au. procdures 6us#u&) la rdac%on d$%n%%!e du documen.
a. Tec,n%#ues d&approc,es de rdac%on
Plus%eurs ec,n%#ues son u%l%ses <
Le l%(re enre%en
Les #ues%onna%res descr%p%$s
Les d%a"rammes de c%rcula%on
. Le l%(re enre%en
Cee ec,n%#ue cons%se ) se $a%re dcr%re les procdures en !%"ueur sans u%l%ser le mo%ndre suppor.
. Les #ues%onna%res descr%p%$s
Il s&a"% de #ues%onna%res ser!an ) dcr%re les procdures.
. Les d%a"rammes de c%rcula%on
Un d%a"ramme es une reprsena%on "rap,%#ue d&une su%e d&opra%ons dans la#uelle les d%$$rens poses de
ra!a%l+ de dc%s%ons+ de responsa(%l%s e d&opra%ons son reprsens par des s=m(oles run%s les uns au. aures
selon l&or"an%sa%on adm%n%sra%!e de l&enrepr%se.
. Inde.a%on "nrale des procdures
Pour $ac%l%er l&%den%$%ca%on des d%$$renes procdures+ on proc>de ) une cod%$%ca%on de =pe alp,anumr%#ue
#u% peu se prsener de la $aIon su%!ane <
E.emple de cod%$%ca%on des procdures d&ac,a <
AC5AH1 < procdure d&ac,as de $ourn%ures de (ureau
AC5AH/ < Procdure de rcep%on des commandes
AC5AH@ < Procdure de ra%emen des $acures $ourn%sseurs
AC5AHG < Procdure r>"lemen des $acures $ourn%sseurs
(. La collece des %n$orma%ons
1nral%s sur l&enrepr%se
Nom+ $orme+ cap%al+ s%>"e soc%al
Ac%!%+ les e$$ec%$s
Or"an%"ramme "nral de l&enrepr%se a!ec %nd%ca%on des ser!%ces e le nom de leur responsa(le
Iner!enans e.r%eurs Be.per compa(le+ comm%ssa%re au. compes+ consulanD.
. Elmens "nrau. rela%$s ) la sa%s%e des %n$orma%ons
Or"an%"ramme da%ll de la $onc%on compa(le J
Plan de compes de r$rence J
Procdures %nernes d&la(ora%on e de sa%s%e de l&%n$orma%on de (ase J
Descr%p%on des procdures par les d%a"rammes de c%rcula%on des documens Bpar les c=cles ou processus
d&e.plo%a%onD J
Classemen e arc,%!a"e Bcr%>res de classemen+ modal%s de classemen e l%eu de classemenD
. Elmens rela%$s au ra%emen des %n$orma%ons de (ase
Naure du s=s>me de ra%emen u%l%s+
Modal%s de conr'le+
L%se des documens produ%s+
L%!re 6ournau.+ (alances "nrales+ "rands l%!res ec.C
. Elmens rela%$s ) l&a(l%ssemen des compes annuels
La descr%p%on des procdures d&%n!ena%re J
La procdure de passa"e des compes au. poses du (%lan du compe de rsula e du a(leau $%nanc%er des
ressources e emplo%s BTAFIRED J
Les r>"les d&!alua%on e les op%ons compa(les reenues par l&enrepr%se J
La procdure d&la(ora%on de l&a anne..
. Descr%p%on des $onc%ons
Il s&a"% d&%den%$%er les d%$$renes $onc%ons de l&enrepr%se e de $a%re ressor%r les rela%ons e.%san enre elles.
On peu c%er par e.emple les $onc%ons su%!anes <
Ac,as+
Kenes
Immo(%l%sa%ons+
Trsorer%e+
SocLs+
Personnel+ ec.C.
A ces $onc%ons nous raac,ons leurs composanes pour la d$%n%%on de la procdure concerne.
Procdure dachat
Commande
Rcep%on
Enre"%sremen compa(le
Pa%emen des $acures
A!o%rs
Su%!% des compes $ourn%sseurs
Procdure des ventes
Pr%. de !enes
Commandes
E.pd%%on
Facura%on
Enre"%sremen compa(le
Enca%ssemen des $acures
A!o%rs
Su%!% des compes cl%ens
Procdure des !!o"#satons
Su%!% des mou!emens
In!ena%re p,=s%#ue
Enre"%sremen e su%!% compa(le
Proec%on
Procdure des stoc$s
Su%!% des mou!emens
In!ena%re p,=s%#ue
Kalor%sa%on
Proec%on
Procdure de trsorere
Dpenses
Recees
Enre"%sremen e su%!% compa(le
Proec%on des !aleurs
Procdure de %ae
1es%on du personnel
Prpara%on de la pa%e
Enre"%sremen e su%!% compa(le
Pa%emen du personnel
. D$%n%%on des o(6ec%$s
Il con!%en en oure de d$%n%r pour c,a#ue $onc%on un o(6ec%$ prc%s.
PROCEDURES PAR FONCTION
&onctons Servces O"'ect(s des %rocdures
Ac,as Ac,as Les ac,as de marc,and%ses e
ser!%ces do%!en Are $a%s en
$onc%on des (eso%ns de l&enrepr%se+
par les personnes auor%ses e dans
des cond%%ons op%males de pr%.+
#uan%+ #ual% e dla%s de
l%!ra%son.
Be.emple d&or"an%sa%on < e.%sence
de demandes d&appro!%s%onnemens+
de (ons d&auor%sa%on de
commandes+ de cr%>res de slec%on
des $ourn%sseurs+ de su%!% des
#uan%s commandes e l%!res+
ecCD
Rcep%ons Les rcep%ons do%!en correspondre
en #ual% e #uan% au.
commandes e$$ecues e son $a%es
dans les dla%s pr!usBe.emples
d&or"an%sa%on < e.%sence de (ons de
rcep%onM (ons de commande+ de
procdure de conr'le e de su%!% des
#uan%s commandes e l%!res+
ecCD
Compa(%l% $ourn%sseurs Enre"%sremen correc des $acures
au $ur e ) mesure de leur rcep%on.
Be.emples d&or"an%sa%on <
ransm%ss%on des dou(les des (ons
de commandes e de rcep%on ) la
compa(%l%+ enre"%sremen d%rec
des $acures au courr%er+ %nd%ca%on
de la r$rence de l&enre"%sremen
compa(le sur la $acure+ classemen+
ec.CD
Pa%emen des $acures Le pa%emen es auor%s+ e$$ecu )
(onne dae J les dou(les r>"lemens
son %mposs%(les. Be.emple
d&or"an%sa%on <rapproc,emen (ons
de commandeM (ons de rcep%onM
$acures+ pa%emen au !u d&un
or%"%nal de la $acure a!ec men%on
%mmd%ae du : pa=e ;+
enre"%sremen compa(le+ ec.CD
Kenes Commerc%al Les commandes do%!en Are
accepes dans les cond%%on de
!ene $%.es par l&enrepr%se.
Be.emple d&or"an%sa%on < e.%sence
de (ons de commande+ procdure
d&auor%sa%on+ anal=se de sol!a(%l%
e des r%s#ues cl%ens+ ec.CD
Compa(%l% cl%ens Le su%!% des r>"lemens e des
!enuels reards es opr
correcemen+ Be.emple
d&or"an%sa%on < e.%sence de
relances cl%ens+ auor%sa%on pr!ue
pour les proro"a%ons de dla%+
enre"%sremen %mmd%a des
r>"lemens+ ec.CD
Immo(%l%sa%ons Ac#u%s%%ons Les %n!es%ssemens do%!en
correspondre au. (eso%ns de
l&enrepr%se J %ls do%!en a!o%r
ac#u%s dans les me%lleures
cond%%ons. BE.emples
d&or"an%sa%on < auor%sa%on des
%n!es%ssemens+ su%!% par rappor
au. (ud"es+ procdures de
slec%on+ ec.CD
Proec%on Les %mmo(%l%sa%ons $on l&o(6e de
procdures de conser!a%on
p,=s%#ue+ e de ma%nenance
ec,n%#ue. Be.emples d&or"an%sa%on
su%!% d&une $%c,e d&enre%en+
%n!ena%res p,=s%#ues r"ul%ers+
procdures d&assurances conre les
r%s#ues+ su%!% du $%c,%er compa(le
des %mmo(%l%sa%ons+ ec.CD
Cess%on Les cess%ons d&%mmo(%l%sa%ons
do%!en Are opres dans des
cond%%ons op%males J les m%ses au
re(u do%!en l&o(6e d&un su%!%
par%cul%er. Be.emples
d&or"an%sa%on < udes des cess%ons+
consaa%on des m%ses au re(u par
proc>s-!er(al+ ec.CD
Trsorer%e Dca%ssemens Les dca%ssemens do%!en Are
6us%$%s e auor%ss. Be.emples
d&or"an%sa%on < spara%on des
$onc%ons+ auor%sa%on donne au !u
de p%>ces 6us%$%ca%!es+ men%on du
pa%emen sur celles-c%+
enre"%sremen compa(le correc+
ec.CD
Enca%ssemens Les r>"lemens son dNmen su%!%s e
enre"%srs. Be.emples
d&or"an%sa%on < ransm%ss%on rap%de
des r>"lemens du ser!%ce courr%er+
dp' rap%de en (an#ue+
enre"%sremen compa(le ) 6our+ ec.
CD
Conr'le e conser!a%on Conr'les d&e.%sence e proec%ons
conre !ol. Be.emple d&or"an%sa%on <
u%l%sa%on de co$$res+ su%!% des as
de rapproc,emen (anca%re+ su%!% des
rele!s de %res+ ec.CD
Compa(%l%sa%on Enre"%sremen correc des
opra%ons en compa(%l%. Be.emple
d&or"an%sa%on < spara%on des
$onc%ons+ enre"%sremen ) 6our+
ecCD
SocLs Mou!emens
BenresMsor%esD
Les mou!emens de socLs do%!en
Ares auor%ss e su%!%s. Be.emple
d&or"an%sa%on < spara%on des
$onc%ons+ e.%sence de (ons d&enre
e de sor%e+ conr'les p,=s%#ues+ ec.
CD
Conser!a%on La proec%on des socLs do% Are
assure conre les dr%ora%ons+
$raudes+ d"rada%ons p,=s%#ues+
"asp%lla"es+ ec. Be.emple
d&or"an%sa%on < e.%sence de
procdures de sur!e%llance e de
conr'le des acc>s+ assurances
su$$%sanes+ super$%c%e des locau.
adape au socLa"e+ ec.CD
Recensemen Une procdure de recensemen des
lmens en socLs do% e.%ser.
Be.emple d&or"an%sa%on < %n!ena%re
compa(le permanen ou
%nerm%en+ rapproc,emen
pr%od%#ue a!ec les #uan%s relles+
procdures de compa"e e
d&%n!ena%re+ ec.CD
Personnel Em(auc,e Le recruemen do% correspondre
au. (eso%ns de l&enrepr%se Ben
nom(re e en #ual%$%ca%onD.
Be.emples d&or"an%sa%on < e.%sence
de d$%n%%ons poses+ cra%on de
doss%ers du personnel+ rdac%on de
conras de ra!a%l+ ec.CD
Ea(l%ssemen de la pa%e Le personnel do% Are pa=
con$ormmen au. conras de
ra!a%l e ) la l"%sla%on en !%"ueur.
Be.emples d&or"an%sa%on < su%!% des
,eures+ conr'le des lmens de
(ase+ spara%on des $onc%ons+
appro(a%on des lmens+ ec.CD
Pa%emen des rmunra%ons Les pa%emens des sala%res e des
c,ar"es do%!en Are e.acs e
correspondre ) la ral%. Be.emples
d&or"an%sa%on < spara%on des
Fc,es+ !r%$%ca%on des pa%emens
a!ec le personnel prsen dans
l&enrepr%se+ po%na"e e
rapproc,emen des c,ar"es a!ec les
sala%res (rus+ ec.CD
Compa(%l%sa%on de la pa%e Su%!% correc des lmens pa=s e
dclars. Be.emple d&or"an%sa%on <
!r%$%ca%on des soldes+
enre"%sremen c,ronolo"%#ue+
spara%on des $onc%ons+ ec.CD
O. EPEMPLE D&UNE PROCEDURE DE CAISSE-DEPENSE
Enrepr%se 1ESTION DE LA CAISSE TRE.H1
OPERATIONS SE
RAPPORTANT A LA
CAISSE-DEPENSE
Rd%" le <
H7M1/MHG
R!%s le
O02ECTIFS
Les procdures de la "es%on de la ca%sse dpense !%sen ) %nsaurer une or"an%sa%on op%male de oues les
ransac%ons l%es au. sor%es d&esp>ces.
Elles permeron de s&assurer #ue oues les opra%ons de dca%ssemens en esp>ce son auor%ses par la
d%rec%on de l&enrepr%se e #u&elles son 6us%$%es.
R>"les de "es%on des dca%ssemens
Le seu%l ma.%mal de la ca%sse es de C
Toues les dpenses d&un monan supr%eur ) C do%!en o(l%"ao%remen Are r"les par c,>#ue ou !%remen
(anca%re.
DESCRIPTION
TRE H1 Les opra%ons se rapporan ) la ca%sse dpenses
Le dca%ssemen en esp>ce
L&appro!%s%onnemen de la ca%sse
ETAPES INTER)ENANTS DESCRIPTION DE
LA TAC*E
DOCUMENT ET
INTER&ACE
1
Sor%e de ca%sse
Responsa(le du ser!%ce
demandeur
1. Ea(l% un (on de ca%sse
mar%al%se par une $%c,e
de sor%e de ca%sse+ en
deu. B/D e.empla%res
0on de ca%sse
Responsa(le du ser!%ce
demandeur
/. Transme le documen
au responsa(le
,%rarc,%#ue pour
!al%da%on.
0on de ca%sse
C,e$ compa(le @. A la rcep%on du (on
de ca%sse apprc%e
lQopporun% de la dpense
con$ormmen au. r>"les
de "es%on en !%"ueur au
se%n de l&enrepr%se
0on de ca%sse
C,e$ compa(le G. En cas de re6e du (on
de ca%sse+ ransme les
e.empla%res du (on de
ca%sse au responsa(le du
ser!%ce demandeur en =
%nd%#uan les mo%$s du
re6e +
0on de ca%sse
C,e$ compa(le O. Dans le cas conra%re+
s%"ne les e.empla%res du
0on de ca%sse
(on de ca%sse e les
ransme au responsa(le de
la ca%sse pour le
dca%ssemen
Ass%sane 9. Kr%$%e la s%"naure du
(on de ca%sse+ proc>de au
dca%ssemen+ e rense%"ne
son 6ournal de ca%sse
2ournal de ca%sse
Ass%sane de d%rec%on ou
aure
R. Rappelle au (n$%c%a%re
#ue les 6us%$%ca%$s do%!en
Are $ourn%s dans les /G
,eures.
Ass%sane de d%rec%on ou
aure
8. Arc,%!e un e.empla%re
du (on de ca%sse.
0on de ca%sse
/
ArrA de ca%sse
C,e$ compa(le 1. Fa% la s%ua%on
6ournal%>re des enres e
des sor%es de ca%sse+ e =
6o%n ous les 6us%$%ca%$s
Da%l des enres e sor%es
de ca%sse
c,e$ compa(le
ou aure
/. Proc>den ) un conr'le
conrad%co%re du solde
p,=s%#ue e du solde
,or%#ue de ca%sse
F%c,e d&arrA de ca%sse
c,e$ compa(le
ou aure
@. Rense%"nen une $%c,e
dQarrA de ca%sse
F%c,e d&arrA de ca%sse
c,e$ compa(le
ou aure
G. En cas de concordance
enre les soldes ,or%#ue
e p,=s%#ue+ s%"nen
con6o%nemen la $%c,e
dQarrA de ca%sse
F%c,e d&arrA de ca%sse
c,e$ compa(le
ou aure
O. En cas de d%$$rence de
soldes+ rec,erc,en
ensem(le les causes de
l&car.
Le compa(le 9. Proc>de ) la
compa(%l%sa%on des
opra%ons passes sur la
ca%sse.
Le compa(le R. Arc,%!e ous les
documens o(enus.
@
Auor%sa%on
d&appro!%s%onnemen
Ass%sane de d%rec%on ou
aure

1. D>s #ue la ca%sse ae%n
un seu%l de OH HHH F CFA
a(l% un (on
d&appro!%s%onnemen de la
ca%sse.
Ass%sane de d%rec%on /. Transme l&a
dQappro!%s%onnemen+ la
$%c,e dQarrA de ca%sse au
Prs%denMd%receur de
l&enrepr%se.
C,e$ compa(le @. K%se le (on
d&appro!%s%onnemen+
prpare+ s%"ne le c,>#ue
0on d&appro!%s%onnemen
C,>#ue S cop%e
d&appro!%s%onnemen e
ransme la l%asse au
responsa(le de la ca%sse.
1ran Le "ran $a% le rera%
des $onds ) la (an#ue e
les re!erse dans la ca%sse
C,>#ue
Compa(le O. Proc>de ) la
compa(%l%sa%on de
l&opra%on e arc,%!e la
cop%e du c,>#ue.
E.emple d&une procdure de recruemen
O(6ec%$s
Cee procdure a pour o(6ec%$ de doer l&enrepr%se en personnel compen dans le respec des
r"lemena%ons en !%"ueur.
R>"les de "es%on
La procdure de recruemen du personnel es soum%se au. r>"les su%!anes <
Le recruemen du personnel do% correspondre ) un (eso%n n d&une !acance de pose ou d&un (eso%n en
personnel consa par le responsa(le ,a(%l%.
Les ess de recruemen son e$$ecus par un Com% d&Em(auc,e #u% comprend <
- Le 1ran J
- Le responsa(le du ser!%ce demandeur.
La slec%on d$%n%%!e es e$$ecue par le 1ran.
Les conras de ra!a%l son a(l%s par un conse%ller 6ur%d%#ue en deu. e.empla%res.
Les conras de ra!a%l son r"%s par les d%spos%%ons du Code du Tra!a%l e des Con!en%ons Collec%!es en
!%"ueur en C'e d&I!o%re.
TAPES INTER)ENANTS DESCRIPTION DE LA
TAC*E
DOCUMENT ET
INTER&ACE
Expression du besoin en
personnel
Responsa(le de ser!%ce 1. Adresse au 1ran un mmorandum
mo%! de demande de recruemen
comporan la d$%n%%on e le pro$%l du
pose.
Mmorandum
1ran 1. Anal=se le mmorandum e =
appore les mod%$%ca%ons #u&%l 6u"e
ncessa%re.
/. Kr%$%e dans le (ud"e #ue le
recruemen a pr!u.
@. S%"ne le mmorandum pour accord
e le ransme au Responsa(le
Compa(le.
G. En cas de re$us+ le 1ran rd%"era
un mmorandum mo%!.
Mmorandum
0ud"e
Responsa(le Compa(le 1. Sur la (ase du mmorandum !al%d
par le 1ran+ rd%"e un a!%s de
recruemen
A!%s de recruemen
/. Transme l&a!%s au 1ran pour
!al%da%on.
1ran 1 .Anal=se l&a!%s+ $a% procder au.
correc%ons !enuelles.
/. Transme l&a!%s au Responsa(le
Compa(le.
A!%s de recruemen
Responsa(le Compa(le 1. Fa% pu(l%er l&a!%s de recruemen
par les !o%es c,o%s%es.
A!%s de recruemen
/
Slection des candidats
Ass%sane de d%rec%on 1. ReIo% les doss%ers des cand%das e
a(l% une l%se des cand%das #u&elle
ransme au Com% d&Em(auc,e
accompa"n des doss%ers des
cand%das.
L%se pro!%so%re des
cand%das
Doss%ers de cand%daure
Com% d&Em(auc,e 1. Proc>de au r% des cand%das e
a(l% une l%se d$%n%%!e.
L%se pro!%so%re des
cand%das
Doss%ers de cand%daure
Ass%sane de d%rec%on 1. Con!o#ue les cand%das reenus pour
les enre%ens.
L%se d$%n%%!e des
cand%das
Com% d&Em(auc,e 1. E$$ecue les enre%ens a!ec les
cand%das slec%onns.
1. Dl%(>re e re%en le cand%da
correspondan au. cr%>res de slec%on
reenus.
1. Rd%"e un PK de dl%(ra%on. PK de dl%(ra%on.
@ tablissement du contrat de
travail
1ran 1.Ea(l% un pro6e de conra de ra!a%l. Pro6e de conra de ra!a%l
1. Op>re une re!ue du conra a!ec le
cand%da reenu e e$$ecue les
correc%ons ncessa%res.
1. Fa% a(l%r le conra de ra!a%l
d$%n%%$ en deu. e.empla%res par le
conse%l 6ur%d%#ue.
Conra de ra!a%l d$%n%%$
1. S%"ne+ a!ec le cand%da+ les deu.
e.empla%res du conra d$%n%%$ e
reme un e.empla%re du conra s%"n
au nou!eau salar%.
Conra de ra!a%l d$%n%%$
s%"n
1. O(%en la s%"naure du cand%da
reenu sur les deu. documens e lu%
reme un e.empla%re du conra de
ra!a%l.
1. Transme le conra de ra!a%l au
Responsa(le Compa(le a%ns% #ue le
doss%er de cand%daure du nou!eau
salar%.
Conra de ra!a%l s%"n
Responsa(le Compa(le 1. Classe le conra de ra!a%l e le
doss%er de cand%daure dans le doss%er
Conra de ra!a%l
%nd%!%duel du salar%.
E.emple d&une procdure de con"
O(6ec%$s
L&o(6ec%$ de cee procdure es de permere une or"an%sa%on ra%onnelle des dpars en !acances du
personnel de l&enrepr%se a$%n <
De "aran%r la con%nu% du ser!%ce au. cl%ens par une plan%$%ca%on.
R>"les de "es%on
Le dro% de 6ou%ssance au con" es ac#u%s pour ous les ra!a%lleurs apr>s douTe mo%s de ra!a%l e$$ec%$ BAr./+
Dcre nU 78-@7 du /8 6an!%er 1778 du Code du Tra!a%lD.
En d(u d&e.erc%ce+ un plann%n" des con"s do% Are a(l% a$%n de conc%l%er au m%eu. les pr%odes de !acances
c,o%s%es par le personnel de l&enrepr%se e la ncess% de con%nu% de ser!%ce.
Toue demande de con"s do% Are s%"ne par le Responsa(le du ser!%ce du salar% e par le 1ran.
S% la dae e$$ec%!e de repr%se de ser!%ce es posr%eure ) la dae o$$%c%elle alors les 6ours add%%onnels do%!en Are
6us%$%s. S&%ls ne le son pas+ %ls do%!en Are ra%s con$ormmen au r>"lemen %nr%eur de l&enrepr%se.
Il es dl%!r au ra!a%lleur une noe %nd%#uan les daes de d(u e de $%n du con".
Mo=ens
Doss%ers %nd%!%duels du personnel
Lo"%c%el de pa%e
TAPES INTER)ENANTS
DESCRIPTION DE
LA TAC*E
DOCUMENT ET
INTER&ACE
+ Planification des congs
des congs annuels

Tous les Responsa(le
de ser!%ce
ASM
1.En d(u d&e.erc%ce+ recense
aupr>s de c,a#ue a"en de son
ser!%ce les daes de dpar en
con"s sou,a%es.
/.Cenral%se ces pr!%s%ons e
proc>de ) un ar(%ra"e en
concera%on a!ec le personnel
@.Ea(l% le plann%n" des con"s
de la soc%.
G.Transme le plann%n" de
con"s au 1ran.
Plann%n" des con"s
1ran 1.ReIo% les plann%n"s des
con"s des ser!%ces.
/.Fa% porer sur les plann%n" les
correc%ons !enuelles.
@.Transme les plann%n"s
d$%n%%$s <
- A c,a#ue responsa(le
de ser!%ce+
- Au Conr'leur de
"es%on+
- Au Responsa(le
Plann%n" des con"s
Compa(le.
, Formulation de la
demande de congs

A"en 1. Rense%"ne une $%c,e de
demande de con"s
annuels.
/. Transme la $%c,e au
Responsa(le de son
ser!%ce.
F%c,e de demande de
con"s
@ Anal=se de la demande de
con"s
Responsa(le de ser!%ce 1. Kr%$%e sur le plann%n"
#ue les daes
demandes
corresponden au.
daes pr!ues.
F%c,e de demande de
con"s
Plann%n" des con"s
S% les daes concorden
1. Appose sa s%"naure
sur la demande de
con"s.
/. In$orme le salar% de
l&accepa%on de la
$%c,e de demande de
con"s.
@. Transme la demande
de con"s au 1ran.
S% les daes ne concorden
pas
1. Ind%#ue sur la $%c,e son
re$us e le mo%$.
/. In$orme le salar% du
re6e de la demande de
con"s.
@. Transme la $%c,e de
demande de con"s au
1ran.
1ran 1. Appose sa s%"naure
sur la demande de
con"s
/. Transme la demande
de con"s au
Responsa(le
Compa(le.
G Traitement de la demande
de congs
Responsa(le
Compa(le
La demande de con"s a
accepe
1. E$$ecue deu. cop%es
de la demande de
con"s.
/. Classe une cop%e de la
demande de con"s
dans le doss%er des
!ar%a(les de pa%e.
@. Transme une cop%e de
la demande de con"s
) l&a"en.
G. Classe l&or%"%nal de la
demande de con"s
dans le doss%er
personnel de l&a"en )
la ru(r%#ue
correspondane.
La demande de con"s a
re6ee
1. E$$ecue une cop%e de
la demande de con"s.
/. Transme une cop%e de
la demande de con"s
) l&a"en.
@. Classe l&or%"%nal de la
demande de con"s
dans le doss%er
personnel de l&a"en )
la ru(r%#ue
correspondane.
Demande de con"s
O Dpart du salari
Responsa(le
Compa(le
1. Ea(l% l&aesa%on de
con".
/. 2o%n ) l&aesa%on la
$%c,e de demande de
con"s dNmen s%"ne.
@. Transme l&aesa%on
au 1ran.
F%c,e de demande de
con"s
Aesa%on de con"s
1ran 1. Compare les deu.
documens.
/. Fa% corr%"er
l&aesa%on de con"s
s&%l = a l%eu.
@. Appose sa s%"naure
sur l&aesa%on de
con"s.
G. Transme les
documens au
Responsa(le
Compa(le.
Responsa(le
Compa(le
1. E$$ecue une cop%e de
l&aesa%on de con".
/. Transme l&or%"%nal de
Aesa%on de con"s
l&aesa%on ) l&a"en.
@. Recue%lle la s%"naure
de l&a"en sur la cop%e
de l&aesa%on.
G. Classe la cop%e de
l&aesa%on dans le
doss%er personnel de
l&a"en.
9 Reprise de service
Responsa(le de Ser!%ce 1. In$orme le
Responsa(le
Compa(le de la
repr%se de ser!%ce de
l&a"en.
Responsa(le
Compa(le
1. Pore l&%n$orma%on
dans l&a des
!ar%a(les de pa%e.
9. 1UIDE D&UTILISATION DU MANUEL DES PROCEDURES
A #uo% ser une procdure ?
Elle ser ) dcr%re ce #u% se $a% a$%n <
de conna*re ce #u% se $a% J
de $a%re conna*re ce #u% se $a% J
d&aml%orer ce #u% se $a%.
3uand do%-on u%l%ser une procdure ?
Lors#u&%l = a une a$$ec%on ) un nou!eau pose J
Lors#u&%l = a un remplacemen ) un pose J
Lors#ue l&on a ou(l% ce #u&%l $au $a%re J
Lors#ue l&on ne sa% pas ce #u&%l $au $a%re J
Lors#ue l&on do% r"ler un pro(l>me J
Lors#ue l&on n&es pas d&accord sur ce #u&%l = a ) $a%re.
Pour#uo% u%l%ser une procdure ?
Car+ elle o$$re un cadre de 6us%$%ca%on des dc%s%ons d&un a"en+ a!ec comme cons#uence la poss%(%l% <
de $a%re con$%ance au. %n$orma%ons reIues ou au. a"ens les a=an $ourn%es+ la procdure ser!an de "a"e J
de prendre des %n%%a%!es+ la procdure ser!an de 6us%$%ca%$ ) poser%or% J
de sanc%onner a!ec o(6ec%!% J
de rclamer a!ec o(6ec%!%.
3u% !r%$%e #ue le ra!a%l es e$$ecu selon les procdures ?
So%-mAme J
Le responsa(le ,%rarc,%#ue J
Occas%onnellemen les Aud%eurs e Conr'leurs %nernes ou e.ernes e m%ss%ons de super!%s%on des
(a%lleurs de $onds.
Commen s&e$$ecue cee !r%$%ca%on ?
En comparan <
ce #u% es $a% par rappor ) ce #u% es cr% J
ce #u% n&es pas $a% par rappor ce #u% es cr% J
ce #ue l&on aura% dN $a%re par rappor ) ce #u% es cr%.
3ue do%-on $a%re s% la procdure es d%$$rene de la pra%#ue ,a(%uelle ?
En d%scuer a!ec la coord%na%on+ %l se peu #ue <
la procdure cr%e do%!e Are r!%se pour prendre en compe ce #u% se passe sur le erra%n J
la coord%na%on ds%re #ue l&on proc>de d%$$remmen.
3ue $a% le responsa(le a!ec les procdures ?
Il s&en ser pour <
dcr%re les poses de ra!a%l J
conr'ler la #ual% des opra%ons J
spc%$%er les aml%ora%ons ) apporer J
!aluer la per$ormance des a"ens.
Es-%l poss%(le de mod%$%er une procdure ?
Une procdure comprend <
les d%rec%!es #u% son des r>"les m%ses par la D%rec%on. Ces r>"les ne peu!en Are c,an"es #ue par la
D%rec%on J
une $aIon d&e.cuer ces d%rec%!es. Il es poss%(le de proposer des aml%ora%ons sur cee $aIon de $a%re.
A #uelles #ues%ons un manuel de procdures do% nous permere de rpondre ?
OV se s%ue la procdure ?
OV rou!e--on ces procdures dans le pro6e ?
A #uelle ape de la procdure sommes nous ?
De #uel =pe de procdure s&a"%-%l ?
3uand la procdure a--elle rd%"e ?
3u% %ner!%en dans la procdure ?
A #uel "roupe de Fc,e es a$$ec un a"en ?
3ue do% concr>emen $a%re ce a"en ?
Commen do%-%l le $a%re ?
De #uels documens eMou lo"%c%els d%spose--%l ?
A #uelles aures procdures do%-%l se r$rer ?
So!!are dun !anue# de %rocdures ad!nstratves- co!%ta"#es
et (nanc.res
+.re Parte / Prsentaton 0nra#e

o Prsena%on de la soc%
o Srucure or"an%sa%onnelle
o Descr%p%$ des Fc,es
o
,.!e Parte / Prsentaton du !anue# des %rocdures
Pr%m>re cou!er par le manuel
Formal%sa%on des procdures
K%e du manuel
1u%de d&u%l%sa%on du manuel
1.!e Parte / Revue des %rocdures ad!nstratves- co!%ta"#es et (nanc.res
@.1 Processus D%rec%on e "es%on de l&enrepr%se
Processus D%rec%on 1nrale
Processus 1es%on des courr%ers e de la commun%ca%on %nerne
Processus 1es%on des !%s%eurs

EcC.
@./ Processus M%ers
Processus Ac,as e rela%ons a!ec les $ourn%sseurs
Processus Produc%on
Processus Kenes e rela%on a!ec les cl%ens
Processus suppors $onc%onnels
Processus In!es%ssemen
Processus Trsorer%e
Processus 1es%on des ressources ,uma%nes
Processus S=s>mes d&%n$orma%on e %n$orma%#ue
Processus Produc%on de l&%n$orma%on compa(le e $%nanc%>re
Descriptif des tches
Les $%c,es c%-apr>s concernen les poses de responsa(%l%+ a%ns% #ue les a"ens adm%n%sra%$s pr%nc%pau..
Elles ne cons%uen pas des $%c,es de $onc%on. Elles rcap%ulen+ pour c,a#ue a"en+ les d%$$renes Fc,es
%den%$%es dans la descr%p%on des procdures.
Les Fc,es seron re"roupes par doma%ne ud%.
Les poses dcr%s son les su%!ans <
1ran
Responsa(le commerc%al
Conr'leur de "es%on
Ass%sane de d%rec%on
Responsa(le Compa(les
Responsa(le In$orma%#ue
Responsa(le Lo"%s%#ue
Responsa(le Commerc%al
CONTR2LEUR DE 3ESTION
Servce < Conr'le de "es%on
Su%reur
hrarch4ue
< 1ran
Servces
d%endants
< Aucun
Do!ane 3eston des ressources hu!anes
Do!ane 3eston des courrers et de #a co!!uncaton nterne
Do!ane Accue# vsteurs
Do!ane I!%utatons co!%ta"#es// Kal%de les pro!%s%ons
Do!ane Arr5t des co!%tes
- D$%n% e $ormal%se les procdure d&%n!ena%re
- Ral%se les %n!ena%res
- Kalor%se le socL
Do!ane Contr6#es 0nrau7
Do!ane 3eston des stoc$s
- D$%n%%on e $ormal%sa%on des procdures d&%n!ena%re
Do!ane )ente
Do!ane 3eston des !!o"#satons
Do!ane 3eston des (ras 0nrau7
Do!ane 3eston de #a trsorere
Do!ane Bud0et et Re%ortn0
Primtre couvert par le manuel
Procdures adm%n%sra%!es
AC5 Doma%ne 1es%on des ac,as
AC5H1 Su%!% des proc,a%ns arr%!a"es
AC5H/ Rcep%on e dpoa"e des marc,and%ses
KEN Doma%ne !enes
KENH1 Kenes au. d%sr%(ueurs a"rs
KENH/ Kenes au. nou!eau. d%sr%(ueurs
DIS Doma%ne 1es%on des d%sr%(ueurs
DISH1 Forma%on des d%sr%(ueurs
DISH/ 1es%on des (onus
DISH@ 1es%on des rclama%ons
1R5 Doma%ne 1es%on des ressources ,uma%nes
1R5H1 Procdure de recruemen
1R5H/ Procdure de enue des doss%ers du personnel
1R5H@ Procdure d&a(l%ssemen de la pa%e
1R5HG Procdure de "es%on des a!ances e acompes
1R5HO Procdure de "es%on des prAs
1R5H9 Procdure de "es%on des con"s
1R5HR Procdure de "es%on des a(sences e perm%ss%ons
1R5H8 Procdure d&!alua%on
1R5H7 Procdure de "es%on de la $orma%on
COM Doma%ne 1es%on des courr%ers e de la commun%ca%on %nerne
COMH1 Procdure de "es%on des courr%ers arr%!s
COMH/ Procdure de "es%on des courr%ers dpars
COMH@ Procdure de "es%on de la commun%ca%on %nerne
KIS Doma%ne 1es%on des !%s%eurs
Procdures compa(les
IMP Doma%ne Impua%ons compa(les
IMPH1 Procdure d&enre"%sremen
IMPH/ Procdure de classemen des documens
IMPH@ Procdure d&anal=se des compes
ARR Doma%ne d&ArrA des compes
ARRH1
ARRH/
Procdures $%nanc%>res
CTR Doma%ne Conr'les 1nrau.
CTRH1
CTRH/
STO Doma%ne 1es%on des socLs
STOH1
STOH/
IMM Doma%ne 1es%on des %mmo(%l%sa%ons
IMMH1 Ac#u%s%%ons de (%ens d&#u%pemen
IMMH/
FR1 Doma%ne 1es%on des $ra%s "nrau.
FR1H1Ac,as de $ourn%ures socLa(les
FR1H/
TRE Doma%ne 1es%on de la rsorer%e
TREH1
TREH/
0UD Doma%ne 0ud"e e repor%n"
0UDH1
0UDH/
Formalisation des procdures
La concep%on du manuel sQappu%e sur le cadre or"an%#ue de la soc%. Pour c,a#ue procdure %den%$%e+ le
manuel prsenera <
L&%nroduc%on prc%san <
Les o(6ec%$s !%ss J
Les r>"les de "es%on #u% "ou!ernen la procdure dcr%eJ
La descr%p%on da%llan les apes de la procdure. Elle se prsene sous $orme de a(leau. C,a#ue ape sera
dcr%e en prc%san <
Le numro de l&ape J
Le nom de l&%ner!enan J
Les Fc,es e.cues par l&%ner!enan+ a%ns% #ue les conr'les e$$ecus
La l%se des documens u%l%ss comme suppor.
Vie du manuel des procdures
Ce manuel es (%en enendu des%n ) Are m%s ) 6our au $ur e ) mesure de l&!olu%on du cadre srucurel e des
c,an"emens %ner!enan dans le processus de ra%emen des opra%ons au se%n de la soc% .
La m%se ) 6our du manuel de procdures %ncom(e en prem%er l%eu ) la soc% #u% es le mo%n pr%!%l"%
de l&%mpac de l&!olu%on de l&en!%ronnemen sur ses m,odes de ra!a%l. Toue$o%s+ le concours de ou
%ner!enan ou de oue personne parena%re de la soc% es !%!emen encoura".
F%c,e de $onc%on
In%ul de la $onc%on
D%receur adm%n%sra%$ e $%nanc%er
M%ss%on <
Super!%se e coordonne le ra!a%l des ser!%ces don %l a la responsa(%l% .
S&assure de la produc%on des dclara%ons $%scales e soc%ales dans les dla%s e dans le respec de la
l"%sla%on en !%"ueur e des procdures "roupe.
F%c,e de $onc%on < or"an%"ramme
F%c,e de $onc%on < ac%!%s e responsa(%l%s
Ac%!%s pr%nc%pales
Or"an%se le ra!a%l des ser!%ces %den%$%s c%-dessus e me en place les m,odes e procdures ncessa%res
au (on $onc%onnemen de sa d%rec%on.
S&assure #ue la l"%sla%on compa(le + $%scale e soc%ale+ a%ns% #ue les procdures "roupe son (%en
respeces par les responsa(les de ser!%ces
Me en place + a!ec le ser!%ce %n$orma%#ue de "es%on + les lo"%c%els ncessa%res ) la produc%on des
compes Bparamra"e+ $orma%on des u%l%saeurs+ CD+ des (ulle%ns de pa%e e des dclara%ons soc%ales e
$%scales
Eud%e les pro(l>mes $%scau. par%cul%ers
Eud%e les resrucura%ons 6ur%d%#ues !enuelles
1>re les rela%ons a!ec la d%rec%on "nrale e a!ec le "roupe
F%c,e de $onc%on < ac%!%s e responsa(%l%s
Caracr%s%#ues par%cul%>res <
Mana"e une #u%pe de responsa(les compa(les + pa%e+ rsorer%e+ conr'le de "es%on e %n$orma%#ue de
"es%on
D%receur adm%n%sra%$
E $%nanc%er
Responsa(le du
Ser!%ce compa(%l%
Conr'leur de
1es%on cenral
Trsor%er du "roupe
Conr'leurs de "es%ons
Des soc%s $%l%ales
Responsa(le du ser!%ce
Pa%e
Responsa(le %n$orma%#ue
de "es%on
Rd%"e par <
D%receur adm.e
$%nanc%er
Approu! par <
D%receur "nral
F%c,e de $onc%on < ac%!%s e responsa(%l%s
Caracr%s%#ues par%cul%>resBsu%eD<
Recrue les responsa(les de ser!%ce
La l%se c%-dessus correspond au. pr%nc%pales ac%!%s du colla(oraeur. Elle ne peu en aucun cas Are e.,aus%!e
car cera%nes Fc,es poncuelles ou anne.es peu!en Are demandes en $onc%on des (eso%nsJ une cera%nes
pol=!alence ncessa%re #uel #ue so% la $onc%on e.erce.
F%c,e de $onc%on <Auor%s
Le d%receur adm%n%sra%$ e $%nanc%er a auor% pour or"an%ser sa d%rec%on en op%m%san les ressources
d%spon%(les e pour "rer le personnel pr!u par le (ud"e
Remplacemen en cas d&a(sence < d%receur "nral
F%c,e de $onc%on < compences
Forma%on <
Ecole supr%eure de commerce + op%on $%nance
D%pl'me d&e.per%se compa(le
Capac% ) "rer des #u%pes + or"an%sa%on+ r%"ueur + d%spon%(%l%
F%c,e de $onc%on < conr'le de la $onc%on
Respec des dla%s dans la produc%on des documens compa(les + $%scau. e soc%au. o(l%"ao%res
Conr'le des comm%ssa%res au. compes e des aud%eurs
Un (%lan annuel es ral%s lors de l&enrepr%se %nd%!%duel de $%n d&anne.