1

TABLAS DE RETENCIN
DOCUMENTAL (TRD) Y SU
APLICACIN
2

Objetivos:
Qu son las TRD?
Cmo se elaboran?
Aplicacin de las TRD
Organizacin Permanente del Archivo de
Gestin
Regulacin de las Trasferencias
Documentales anuales.
MARCO JURDICO
3
Acuerdo 012 del 16 de octubre de 1991. Por el cual se
fija un plazo de seis meses para la presentacin de las
Tablas de Retencin Documental de los Organismos
Nacionales del orden central.

Decreto 1382 de 1995. "Por el cual se reglamenta la
Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la
documentacin histrica de los archivos de los
Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin
y se dictan otras disposiciones."

Acuerdo 09 de 1995. Reglamenta la presentacin de
las TRD.
4
Ley 594 de 2000
Obligatoriedad de las Tablas de
Retencin Documental. Ser
obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas Tablas
de Retencin Documental. (Artculo 24)
5
Circular 001 de 2000 del AGN. Calendario para
la presentacin de las TRD.

Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento
para la elaboracin y aplicacin de las TRD.

Circular Externa 002 de 2009 del AGN. El
AGN informa que no se ha cambiado la
metodologa para la elaboracin, evaluacin y
aprobacin de las TRD.


6
Circular 035 de 2009 de la Procuradura
General de la Nacin.

Se solicita a los Gobernadores, Alcaldes, Personeros y
Gerentes de Entidades Descentralizadas adelantar las
gestiones pertinentes para cumplir en el menor
tiempo lo preceptuado en la Ley 594 de 2000 y
circulares 004 de 2003 del Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en Materia de Control Interno y 012 de 2004
del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y
el Archivo General de la Nacin
7
Invocando las convenciones de las Naciones Unidas e
Interamericanas de lucha contra la corrupcin, la
unificacin de procesos y procedimientos
administrativos de las diferentes entidades estatales,
especialmente en temas relacionados con el control,
conservacin, organizacin y proteccin de los
documentos pblicos, por considerarlos memoria de la
conducta oficial, en razn de que en las instituciones
juega un papel de gran importancia, la correcta
administracin y organizacin de sus archivos como
base del patrimonio histrico y cultural de los
pueblos.


8
En virtud de lo anterior, la Procuradura da
plazo a las entidades pblicas hasta el
mes de diciembre de 2009 para
implementar y desarrollar los
procedimientos necesarios para dar
cumplimiento a las disposiciones antes
sealadas.

9
Conceptos Bsicos
Tabla de Retencin documental: Listado de
series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.

Transferencia documental: Remisin de
los documentos del archivo de gestin al
central, y de ste al histrico, de
conformidad con las tablas de retencin y
de valoracin documental vigentes.

10
11
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestin
Archivo Central
Archivo Histrico
Transferencias Primarias
Transferencias secundarias
Archivo Total: Concepto que hace referencia al
proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Fondo: Conjunto de documentos
producidos por una persona natural o
jurdica en desarrollo de sus funciones o
actividades.

Seccin: En la estructura archivstica,
unidad administrativa productora de
documentos.

13
Serie:Conjunto de unidades documentales de estructura
y contenido homogneos, emanadas de un mismo
rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre
otros.

Subserie:Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de sta por su contenido y sus caractersticas
especficas. Ejemplo: Informes,

Tipos documentales: Unidad documental simple
originada en una actividad administrativa, con
diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categora diplomtica.

14
Acuerdo 039 de 2002. Regula el
procedimiento para la elaboracin y aplicacin
de las TRD.


ETAPAS.
1. Investigacin preliminar sobre la institucin y
las fuentes documentales.
2. Anlisis e interpretacin de la informacin
recolectada.
3. Elaboracin y presentacin de la TRD para su
aprobacin.
4. Aplicacin.
5. Seguimiento y actualizacin de las TRD.

15
Etapa: Investigacin preliminar sobre la
institucin

1. Compilacin de la informacin institucional

- Disposiciones legales, actos administrativos y otras
normas relativas a la creacin y cambios estructurales
de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

- Estructura interna vigente de la entidad, manuales de
funciones y de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo
de creacin de grupos y asignacin de funciones.


16
2. Entrevista con los productores de los documentos de
la institucin. (Ver Formatos de entrevistas)

- Identificacin y definicin de unidades documentales.

- Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo
en cuenta los manuales de procedimientos de las
dependencias.

- Identificacin de valores primarios de la documentacin.
17
Etapa:Anlisis e interpretacin de la
informacin recolectada

-Conformacin de series y subseries con sus
respectivos tipos documentales, teniendo como base la
Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del
anlisis de los manuales de procedimientos.

- Valoracin y Seleccin Documental, basndose en la
Encuesta Estudio Unidad Documental.

18
Valoracin Documental.
El objetivo de la Valoracin es proteger el
Patrimonio Documental ya que permite el
establecimiento de los valores primarios y
secundarios y su permanencia en cada
una de las fases de archivo.
19
20
21
En la primera etapa del proceso de valoracin -
establecimiento de valores primarios- deben
intervenir tanto los productores de la
documentacin como los archivistas, apoyados
por expertos en las reas administrativa, legal y
contable. En la segunda etapa -establecimiento
de los valores secundarios- es necesaria la
participacin de productores, archivistas e
historiadores.
22
Etapa: Elaboracin y presentacin de las
Tablas de Retencin Documental

- Elaboracin de propuesta de Tabla de
Retencin Documental teniendo como punto de
partida las series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia. Las
TRD deben presentarse acompaadas de una
introduccin y de los anexos que sustenten el
proceso de elaboracin y aseguren su
comprensin y aplicacin.

23
24
REQUISITOS PRESENTACIN DE TRD

- Disposiciones creacin, cambios
estructurales de la entidad
-Legislacin y normas que inciden en las
funciones de la entidad y en la creacin y
conservacin de los documentos
-Manuales de Funciones por Dependencia
-Organigrama Vigente
-Acta de Comit de Archivo, avalando las
TRD
-Manuales de Procesos y Procedimientos


ANEXOS
- Presentacin de TRD en el
formato normalizado. Una para cada
dependencia
TABLAS DE
RETENCIN
-Resea Histrica Institucional
-Metolologa elaboracin
- Explicacin formato tabla
- Revisin y actualizacin TRD

INTRODUCCIN
Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de
Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la
Entidad.

Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador
de Documentos o a la instancia correspondiente, para
estudio y trmite, acompaadas de los anexos que
sustenten los procesos y criterios empleados en su
elaboracin.

Si la instancia competente hace observaciones a las
Tablas de Retencin Documental presentadas, la
entidad esta obligada a atenderlas y deber presentarlas
nuevamente, para su aprobacin.

25
Etapas: Aplicacin, Seguimiento y
actualizacin de las TRD
Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse
su difusin indicando:

- Fecha a partir de la cual son de obligatorio
cumplimiento.

- Instructivo para su aplicacin

- Normas para la organizacin de los archivos de gestin
en concordancia con la TRD de cada oficina.
26
Las instancias evaluadoras verificarn la
aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental y el Archivo General de la
Nacin, por su parte, ejercer funciones
de inspeccin y vigilancia en concordancia
con el artculo 32 de la Ley 594 de 2000.


27
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de Retencin
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
29
PERSONERIA
MUNICIPAL
ORGANIGRAMA MODELO
DESPACHO
ALCALDA
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
SECRETARA
HACIENDA
UMATA
INSPECCIN
DE POLICA
COMISARA
DE FAMILA
UNIDAD
DE SALUD
CONCEJO
MUNICIPAL
SECRETERIA
BIENESTAR
SOCIAL
TESORERA
UNIDAD DE
EDUCACIN
CASA DE
LA CULTURA
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
30
PERSONERIA
MUNICIPAL
3
CODIFICACIN ESTRUCTURA MUNICIPAL
DESPACHO
ALCALDA
2
SECRETARA
GENERAL Y
DE GOBIERNO
21
SECRETARA
HACIENDA
22
UMATA
23
INSPECCIN
DE POLICA
211
COMISARA
DE FAMILIA
212
UNIDAD
DE SALUD
243
CONCEJO
MUNICIPAL
1
SECRETARIA
DE BIENESTAR
SOCIAL
24
TESORERA
221
UNIDAD DE
EDUCACIN
241
CASA DE
LA CULTURA
242
OFICINA DE
PLANEACIN
Y OBRAS
PBLICAS
25
CODIGOS SECCION
10000 DIRECCION
10001 PLANEACION Y SISTEMAS
20000 GRUPO JURIDICO
30000 ASISTENCIA TECNICA
40000 GRUPO ADMINISTRATIVO
50000 GRUPO FINANCIERO
31
CODIFICACION DE SECCIONES
Signacin convencional para representar la
organizacin de los archivos.

FONDO: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Regional Choc
Resolucin 1616 del 12 de julio de 2006
ICBF


Elaborar los contratos y convenios que
suscriba el Director Regional e impulsar
sus etapas de perfeccionamiento y
legalizacin.
Grupo Jurdico



FUNCIN
Acto administrativo OFICINA
PRODUCTORA
Identificacin, conformacin
y denominacin de series

UNIDAD
DOCUMENTAL
TRMITE

Manuales de
procedimientos
Identificacin, conformacin
y denominacin de series
Resolucin No. 0374 - 21 FEB. 2006
Por la cual se adopta el Manual de Procesos y
Procedimientos para las Regionales Versin 2,0.

Recibir de las dependencias interesadas en la celebracin de
un contrato, la consulta al CISE, la justificacin, solicitud,
estudio econmico, pre trminos y trminos de referencia,
la certificacin de no personal en planta (para consultora o
prestacin de servicios) y el certificado de disponibilidad
presupuestal (CDP) y asignar por reparto cuando aplique al
Servidor Pblico que se encargar del tema.


Justificacin
Solicitud
Estudio Econmico
Pre- trminos de referencia
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Trminos de referencia

34
Cdigo
Dependencia
Cdigo serie Serie Tipos
documentales
20000 20000.30 CONTRATOS
ESTATALES
Tipos documentales del Contrato
Justificacin
Estudio Econmico
Certificado de disponibilidad presupuestal
Certificado de existencia de persona
Invitacin
Pretrminos de referencia
Listado de inscritos
Trminos de referencia

35
36
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
SELECCIN
DOCUMENTAL
MICROFILMACIN
Y/O
DIGITALIZACIN

CONSERVACION
TOTAL
FASE DE DISPOSICIN FINAL
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Tabla de Retencin del ICBF- Regional Choc


Entidad Productora: ICBF- Regional Choc

Oficina productora: Grupo Jurdico
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
20000.30
CONTRATOS ESTATALES
1 19 X
Se selecciona
una muestra
representativa del
10% por cada
cinco aos de
produccin
documental, se
recomienda
conservar en
medio tcnico
diferente al fsico.
X
Normas nacionales, departamentales y
municipales sobre ordenamiento
territorial y del medio ambiente.

Expedir las licencias de construccin, de uso del
espacio pblico y certificaciones de demarcacin,
nomenclatura y alinderamiento de predios de su
jurisdiccin.
NORMAS



FUNCIN
Secretara de Planeacin y OP OFICINA
PRODUCTORA
Presentacin de solicitud
Recibos de pago
Fotocopia de Escritura del Predio
Copia del Proyecto
Planos de demarcacin y obra
Permisos, Constancias, Certificaciones,
Conceptos, Quejas.
Licencia (Resolucin)


UNIDAD
DOCUMENTAL

TRMITE

Manuales de
procedimientos
El peticionario diligencia solicitud de
Licencia anexando documentos
requeridos para el tramite y radica en
SOP. SOP designa funcionario para
visita y emisin de concepto tcnico, si
hay lugar se notifica a los vecinos sobre
la ejecucin de la obra. Es posible que
SOP reciba quejas o impedimento. Se
inicia el tramite nuevamente.
40
CODIFICACION
FONDO SECCIN SUBSECCIN
2 - 25-
Alcalda
Municipal
Secretara
De Obras
Pblicas
41
CODIFICACIN DOCUMENTAL
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE
25-1 LICENCIAS 25-11 Licencias de
Construccin
25-12 Licencias Uso
Espacio Publico
25-13 Licencias
funcionamiento
locales

Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas

Formato de Tabla de Retencin
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
25-1 LICENCIAS
25-11 Licencias de Construccin
Solicitud
Proyecto y Planos
Escritura
Constancia y certificaciones
Conceptos tcnicos
Recibos de Pago
Licencia (resolucin)
2 25 X
25-12
Licencia Uso Espacio Pblico
Solicitud
Proyecto y Planos
1
X
Formato Tabla de Retencin Documental
Entidad productora: ICBF Regional Choc
Oficina productora: Grupo administrativo
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
40000.48
HISTORIAS LABORALES
1
99
Comunicacin de
nombramiento
Aceptacin de nombramiento
Resolucin de nombramiento
Afiliacin EPS
Afiliacin fondo de pensiones
Fotocopia Cdula de
Ciudadana
Cumplido el tiempo
de retencin en el
archivo central se
selecciona y
conserva en medio
tcnico diferente al
fsico, una muestra
representativa de la
Serie con especial
importancia para la
entidad o que hayan
efectuado aportes
especiales para la
sociedad en general
(Ley 190 de 1995).
X X
44
h
Grupo Administrativo
Talento Humano
HISTORIAS LABORALES

TIPOS DOCUMENTALES
-Comunicacin de nombramiento
-Aceptacin de nombramiento
-Resolucin de nombramiento
-Afiliacin EPS
-Afiliacin fondo de pensiones
-Cdula de ciudadana
-Certificaciones de estudio
-Certificados laborales
-Certificacin de antecedentes
disciplinarios
-Certificado de antecedentes
judiciales
-Declaraciones de bienes y rentas
-Formato nico de hoja de vida
-Certificado de procuradura
-Certificado de contralora
-Incapacidades
-Notificaciones
-Resoluciones
-Evaluacin de desempeo
-Certificacin inscripcin en
carrera Administrativa
-Permisos
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIMIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
CONVENCIONES
CT-Conservacin Total E- Eliminacin Firma Responsable:......................................
M- Microfilmacin S- Seleccin Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
Formato de Tabla de Retencin

Entidad Productora: ICBF Regional Choc
Oficina productora: Grupo de Asistencia Tcnica

30000.76
PROCESOS
DE ADOPCION
1 20 X X
Para el caso de los
expedientes de
adopcin, el tiempo
de retencin en el
archivo central es de
reserva, segn cdigo
del menor. Una vez
transcurrido el tiempo
en archivo central se
recomienda conservar
en soporte papel y en
cualquier medio
tcnico aprobado.
Informes

Solicitudes de
Asignacin en comit
de adopcin
institucin autorizada
Qu nombre darle a las series
documentales?
El nombre dado a las series documentales debe
guardar directa relacin con una o varias funciones
de la dependencia, lo mismo que con los tipos
documentales que se generan en relacin con un
asunto.

Ejemplo: Contratos Estatales, Historias Laborales,
Ordenes de pago, Proyectos de Inversin,
Resoluciones, Decretos, Licencias de
Funcionamiento, Conceptos Tcnicos, Constancias y
Certificaciones, Actas, Actas de Junta Directiva,
Actas de Comit de Archivo, Etc.
Lo que no se debe hacer....
Por ningn motivo pueden denominarse series
como por ejemplo: Oficios enviados, Oficios Recibidos,
Gobernacin, Presidencia, Contralora, Ministerio, Documentos
personales, Memorandos, Notas internas, Recibos de caja,
Salida de elementos, Pedidos, Cotizaciones, Bancos,
Solicitudes de la comunidad, Etc.
Aplicacin de las TRD
48
Paso 1.

Asegrese de tener en sus manos la Tabla
de Retencin Documental de su
Dependencia. Las TRD es el instrumento
necesario para la organizacin de los
archivos de gestin.
49


Entidad Productora: Municipio

Oficina productora: CONCEJO MUNICIPAL
Formato de Tabla de Retencin
A.G A.C C.T M S E CODIGO Serie y Tipos Documentales PROCEDIENTOS
RETENCIN Disposicin Final
100.01 ACUERDOS 2 20 X
100.02 ACTAS
100.02.01
ACTAS DE COMISIONES
2 20 X
Paso 2.

Proceda a conformar fsicamente las
respectivas series y subseries de acuerdo
a lo establecido en las TRD. Conforme
sus expedientes por carpetas, teniendo en
cuenta los tipos documentales que les
corresponde.
51
52
APERTURA DE EXPEDIENTES

20000.30 # 2
Contratos
20000.30 # 1
Contratos
Estatales
Subseries

SERIE: CONTRATOS ESTATALES: 30
Paso 3.

Ordene la documentacin de tal manera que
se pueda evidenciar el desarrollo de los
trmites. El documento con la fecha ms
antigua de produccin, ser el primer
documento que se encuentre al abrir la
carpeta. Rotule cada una de las carpetas.
53
54
Enero 22 1
Febrero 15 2
Junio 02 3
Octubre 25 4
Grupo Jurdico # 1
20000.30 CONTRATOS ESTATALES

Fechas: ________ a ___________
Inicial Final
Folios: __________
Bogot, enero22 de 20


Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE



Respetado Doctor


Atentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Noviembre 18 5
ORDENACIN DE EXPEDIENTES
Paso 4.


Clasifique los expedientes de las series y
subseries en los archivadores de la
oficina. Identifquelos.

55
56
02
Contrato 004 2008
Contrato 005 de 2008
01
Contrato 001 de 2008
Contrato 002 de 2008
Contrato 003 de 2008
Contratos
Estatales
Contratos
Estatales
Enumerar las
secuencias
Sealar los
contenidos
Mantener las
secuencias
Paso 5.

Realice al final del ao las Transferencias al
archivo central. Guese por el Instructivo
de Transferencias Documentales.
57
58
Transferencia de
archivos de gestin al
archivo central al final
del ao.
El Jefe de archivo
recibe junto con los
inventarios.
En el archivo central
se custodian los
documentos.
No se permitir el ingreso
de documentacin que
no est organizada
conforme a las TRD.
Recuerde.

Se deber identificar la documentacin con la Serie
Documental concerniente a cada oficina.

Los expedientes debern ser ingresados en cajas de
archivo, las cuales solo podrn contener expedientes u
otros documentos de la misma dependencia. Es decir,
no se podrn mezclar expedientes de diferentes
oficinas.

No se recibirn expedientes que no estn organizados
(Clasificados, ordenados, rotulados, foliados).

No se debe admitir documentacin fragmentada ni
suelta, ni tampoco documentacin depositada en
grandes contenedores (AZ, cajas grandes, paquetes,
bolsas plsticas o costales).

59

No se recibirn carpetas con documentos como: Correspondencia
Enviada, Correspondencia Recibida, etc. Tampoco se aceptarn
cajas o archivadores con la denominacin de VARIOS, DIVERSOS,
GENERAL O SIMILARES.

Las relaciones de transferencia de una misma serie documental se
regirn cronolgicamente, por meses y aos consecutivos.

Se deber diligenciar un formato de transferencia (Formato nico
de Inventario Documental) para cada serie documental que se
transfiera. En ningn caso se utilizara el mismo formulario para ms
de un ao. Tampoco se aceptarn cajas o archivadores con la
denominacin de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O SIMILARES.

60
61
62
INSTALACIN: Ubicacin de las unidades de
conservacin en las reas de depsito.
Archivo Centralizado.
Mtodo 1:Consiste en reconstruir el
cuadro de clasificacin en el
depsito, estableciendo espacios
reservados para las secciones,
subsecciones
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS CENTRALES
Mtodo 2: Sistema de
numeracin continua
63
DESCRIPCIN: Proceso de
anlisis de los documentos de
archivo, para facilitar su
localizacin y consulta
64
Funcionarios y ciudadanos particulares
Existen series con reserva.
65
ELIMINACION DE
DOCUMENTOS
SELECCIN
DOCUMENTAL
MICROFILMACIN
Y/O
DIGITALIZACIN

CONSERVACION
TOTAL
FASE DE DISPOSICIN FINAL
66
PLAN DE SEGUIMIENTO
Este plan deber contener unos
objetivos que identifiquen
una metodologa archivstica para
la implantacin y mejoramiento del
Programa de Gestin Documental
67
SERVICIOS DE ARCHIVO
Servicios para la bsqueda de documentos.
Rpida disposicin de los documentos.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
Para la administracin:
Facilitan el manejo de la informacin.
Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz
y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de
los tiempos de retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los
documentos que tienen carcter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las
diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.
Para la administracin:


IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia desde el punto de vista archivstico:

Permiten el manejo integral de los documentos.
Facilitan la organizacin de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.
Identifican y reflejan las funciones institucionales.
Integran los procesos archivsticos para el manejo racional
de los documentos.
Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo
a la gestin administrativa y que por su carcter pueden
eliminarse en el archivo de gestin
Importancia desde el punto de vista archivstico:
ESTUDIO Y AVAL DE LAS TRD POR
EL COMIT DE ARCHIVO DE LA ENTIDAD
Reglamento General De Archivos, Art. 19: Cada
entidad establecer un Comit de Archivo, legalizado
mediante el acto administrativo correspondiente, como
un grupo encargado de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los
procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
Muchas gracias
por su atencin!!!
73
Presentacin preparada por:
Sergio Andrs Utrera Santander
Historiador - UIS