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PROFESOR:

2009
JOEL LUCHO
ROSARIO JUAN
LICENCIATURA EN MERCADOTECNIA
28/11/2009 ANTONIO
TRIANA
CONTROL: ULTIMO
ELEMENTO DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

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INSTITUTO VERACRUZANO DE ESTUDIOS SUPERIORES
CONTROL: ULTIMO ELEMENTO DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO

TEMARIO DE EXPOSICION
JOEL LUCHO ROSARIO

5.6 ETAPAS DEL CONTROL


5.7 CARACTERISTICAS DEL
CONTROL
5.8 CONTROL POR AREAS
FUNCIONALES
5.9 TECNICAS DE CONTROL

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LO BASICO

Consideraciones para establecer un sistema de control

Tipos de medición: Los tipos de medición se basan en alguna forma de


normas o estándares establecidos, que pueden ser:

• Estándares históricos: Pueden basarse en registros e


información concernientes a las experiencias pasadas de una
organización.
• Estándares externos: Son los provenientes de otras
organizaciones u otras unidades de la misma organización.
• Estándares de ingeniería: Se refiere a la capacidad de las
máquinas, suelen venir especificadas por los fabricantes
• El número de mediciones: El número de mediciones puede
ser reducido, conforme se eleva la cantidad de controles que se
aplican a un trabajo el individuo pierde autonomía y la libertad
respecto a cómo y cuándo ejecutarlo.
• Autoridad para establecer medidas y estándares: Los
estándares del desempeño pueden fijarse con o sin la
participación de las personas cuyo desempeño va a ser
controlado. Cuando se establecen en forma unilateral por los
gerentes de alto nivel, existe el peligro de que los empleados
los juzguen idealistas.
• Flexibilidad de los estándares: Los gerentes necesitan
determinar si los estándares deberán ser uniformes en las
unidades similares de la organización, así como tomar una
decisión respecto al sistema de control cuantitativo frente al
cualitativo.
• Frecuencia de la medición: La frecuencia y tiempo de la
medición depende de la naturaleza de la tarea que va a ser
controlada. El empleo de control de calidad estadístico exige

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establecer el tamaño de la muestra y el intervalo que debe
haber entre las pruebas.
• Dirección de la retroalimentación: La finalidad del control
consiste en asegurar de que los planes actuales se lleven a
cabo y de que los planes futuros se realicen con más eficiencia.

ETAPAS DEL CONTROL

Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden
medirse los resultados, representan la expresión de las metas de
planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro
real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.
Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades
de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o
pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o
inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles
para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la
comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay
actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo
que se dificulta la medición.
Corrección
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y
procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de
control con la información obtenida causante del desvío.

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Factores que comprenden el control


Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso
de control.

a) Cantidad.
b) Tiempo.
c) Costo.
d) Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es


eminentemente cualitativo.

• El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es


importante.
• A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
• El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia
administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones
de ciertas actividades.
• La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto
producto o ciertas funciones de la empresa.

Controles utilizados con más frecuencia en los factores del


control
Cantidad Tiempo Costo Calidad
Presupuestos Estudios de Presupuestos Evaluación de la
tiempos actuación
Estimaciones Fechas límite Costo por metro Pruebas
cuadrado psicológicas
Productos Programas Costos estándar Inspecciones

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terminados visuales
Unidades Tiempo - Pronósticos Coeficientes
vendidas máquina
Unidades Medición del Contabilidad Rendimiento del
rechazadas trabajo personal
Inventarios de Procedimientos Productividad Informes
personal
Medición del Estándares Rendimiento Procedimientos
trabajo s/inversión
Pronósticos Estándares
Control de Calificación de
inventarios méritos

CARACTERISTICAS DE CONTROL
Se reconocen una serie de características generales que debe poseer el
control, tales como:
• Integral: Asume una perspectiva integral de la organización,
contempla a la empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los
aspectos de las actividades que se desarrollan en la misma.
• Periódico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.
• Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para
la función u objetivos de cada unidad.
• Creativo: Continúa búsqueda de índices significativos para conocer
mejor la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
• Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando
los recursos apropiados.
• Adecuado: El control debe ser acorde con la función controlada,
buscando las técnicas y criterios más idóneos.
• Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman
parte de ella.
• Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento
deseado mas que a coaccionar.
• Servir de Puente: Entre la estrategia y la acción, como medio de
despliegue de la estrategia en la empresa.
• Flexible: Fácilmente modificable con capacidad de cambio.
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CONTROL POR AREAS FUNCIONALES


Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de
resultados como:

Control de producción.
La función del control en esta área busca el incremento de la
eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la
calidad del producto, aplicando técnicas como estudios de tiempos y
movimientos, inspecciones, programación lineal, análisis estadísticos y
gráficas.

Control de calidad.
Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una
calidad específica tanto en materias primas como en los productos
terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto al color,
acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia, etc.

Control de inventarios.
Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los
almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas,
productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos
innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en el almacén.

Control de compras.
Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento
solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la
llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y re-orden.
e) Comprobación de precios.

Control de mercadotecnia.

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Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se
analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no; comprende
áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución,
publicidad y promoción.

Control de ventas.
Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el
establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para
medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas
pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.

Control de finanzas.
Proporciona información acerca de la situación financiera de la
empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos,
departamentos y actividades que la integran.

Control de recursos humanos.


Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y
ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del
cumplimiento de los objetivos de este departamento, aplicando la
evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo,
motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones.

TIPOS DE CONTROL
Control preliminar.
Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar
que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La

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consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida
por los esfuerzos del control.

Control concurrente.
Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los
planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación.
Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los
resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del
estándar aceptable.

TECNICAS DE CONTROL
. Técnicas para el control
Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las
siguientes:
✔ Contabilidad
✔ Auditoria
✔ Presupuestos
✔ Reportes, informes
✔ Formas
✔ Archivos (memorias de expedientes)
✔ Computarizados
✔ Mecanizados
✔ Gráficas y diagramas
✔ Proceso, procedimientos, Gannt, etc.
✔ Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
✔ Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.
✔ Métodos cuantitativos
✔ Redes
✔ Modelos matemáticos
✔ Investigación de operaciones
✔ Estadística
✔ Cálculos probabilísticas

A continuación describiremos algunas de ellas:

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Reportes e informes
Se clasifican en:
Informes de control que se utilizan para el control directo de las
operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que
la gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera:
Unidad del tema
✔ Concentración sobre las acepciones
✔ Claridad y concisión
✔ Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y
verbales
✔ Equilibrio entre la uniformada y la variedad
✔ Frecuencia de los reportes
✔ Evaluación de la información

Administración por objetivos: Ha de resaltar que no constituye


una técnica o sistema totalmente novedoso, sin embargo ha enfocado
realidades muy antiguas y trascendentales.
La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya
conocidos, como por ejemplo el control presupuestal.
• Principios generales de la administración por objetivos: La
administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o
filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores
discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos,
la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse.
Una de las características fundamentales de la administración por
objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en
mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban
establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos.
La administración por objetivos se aplica a los jefes o administradores de
todos los niveles. Consiste realmente en un medio para medir su
verdadera aportación.

• Descripción general del sistema:


1. El requisito básico es que exista un pleno apoyo de la dirección o
gerencia general.
2. Ordinariamente deben operar por años.
3. Se requiere como primer paso identificar las metas generales de la
empresa en los términos más exactos que sea posible. Es necesario
convertir los objetivos en estándares.
4. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes
generales, y sobre todo en la organización de la empresa.

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5. Debe pedirse a cada jefe interior, que fije sus propios estándares u
objetivos.
6. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o
metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo
están haciendo también sus subordinados.
7. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido
señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los
estándares, no habrá problemas. De lo contrario de deberá estudiar el
caso y tratar de ponerse de acuerdo y fijar cada uno mejor sus metas o
reorganizar las existentes.
8. Las decisiones adoptadas en estas juntas entre el jefe superior y
sus jefes subordinados inmediatos, pueden crear la necesidad de
modificar o ajustar los objetivos generales, lo que en realidad constituye
una línea de retroalimentación.
9. Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse
cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares
prefijados y lo que se ha logrado. Deben pedirse y analizarse las razones
por las que no se pudo obtener lo señalado.
10. Con los resultado de la revisión parcial antes mencionada, podrá
ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta
desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas.
11. Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares
para el siguiente período.
• Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de
controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo
que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar
entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman
su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra
horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en
meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y
terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas
con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre
otros, encargada de cada una de dichas actividades.
• Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y
más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se
encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son
métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos
bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método
de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades).
Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos,
tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros.

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• Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program


Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa
Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un
instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante
la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un
proyecto para una fecha determinada.
Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la
duración de proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo,
posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades,
para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo
mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema
PERT/costo.
• La técnica CPM: Simultáneamente con el estudio del método
PERT, aunque de forma independiente, las compañías Dupont de
Niemours, y Remington Rand, buscaban un procedimiento que les
permitiera resolver problemas típicos de programación. Llegaron al
resultado de redes de actividades, como en el caso del PERT, por lo que
la primera fase del CPM(Critical Path Method: Método de la Ruta Crítica)
es prácticamente igual al PERT, del cual difiere porque trabaja
solamente con un tiempo probable de ejecución, basado en experiencias
previamente registradas, pero a la vez introduce costos estimados de las
actividades implicadas en el proyecto, buscando acortar el proyecto al
condensar ciertos tiempos, para lograr un mínimo costo. Se podría
definir como la técnica que estima un tiempo probable y determina el
costo de cada actividad de una red, con el fin de fijar el tiempo más
conveniente de comportamiento en la duración de un proyecto, para
lograr el mínimo costo posible.
• La técnica RAMPS: Es el más reciente entre los métodos de
Ruta Crítica. Su nombre se forma también de las siglas Resource
Allocation and Multi Project Schedulling: Programa de Proyectos
Múltiples y Asignación de Recursos. Tiene por objeto programar la forma
en que ciertos recursos limitados, deben ser distribuidos entre varios
proyectos simultáneos, total o parcialmente, para obtener una máxima
eficiencia. Además de las ideas e instrumentos comunes a PERT y PCM,
introduce conceptos de competencia entre varias actividades, que
utilizan los mismos recursos a la vez, y que permiten programar dichos
recursos en conjunción al programa de actividades. Es posible comparar
los costos de diversas alternativas en proyectos, identificar los recursos
más efectivos, y es factible, a través del uso de una computadora
electrónica, hacer evaluaciones del progreso y perspectiva de trabajo en
un momento determinado según opinión de la oficina en México de la
firma inventora.

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Auditorias
El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias
tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y
justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica
para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorías: las externas
y las internas.
• Auditorías externas: Es un proceso de verificación que implica la
evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la
organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los
informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y
exactos. La auditoria es realizada por personal contable empleado por
un despacho externo de contadores o por contadores contratados al
efecto. Su labor consiste en verificar si la empresa, al preparar sus
estados financieros y evaluar sus activos y pasivos, se ha ajustado a los
principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado
debidamente. La auditoria externa se efectúa cuando el período de
operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros
están terminados.

• Auditorías internas: Son realizadas por miembros d la organización.


Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la
organización están debidamente protegidos y de que los registros
financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para
preparar los estados financieros. Además sirve a los directivos para
evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el
desempeño de los sistemas de control. El alcance de las auditorias
también puede variar, dependiendo del tamaño y las políticas de la
empresa.

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