Classificao e Tipos de Eventos

Os eventos podem ser classificados em diversos grupos e tipos, de acordo com algumas
caractersticas principais. Alguns eventos como congressos, simpsios, seminrios,
quando so realizados, deve-se seguir algumas regras especficas. J outros eventos
menos formais como festas danantes, bailes, coquetis, no h uma regra rgida a se
seguir, basta usar a sua criatividade para torn-lo divertido e diferente.

Abaixo seguem algumas das classificaes de eventos que existem:

Festas e Cerimoniais

Compreendem eventos como: bailes de debutante, casamentos, aniversrios, festas
religiosas, coquetis, bailes comemorativos, recepes, encontros, chs, festa de Natal,
Rveillon, banquete ou jantar de gala.

Abaixo segue a descrio de alguns dos eventos citados:

Coquetel: o coquetel uma recepo gastronmica de durao curta e tambm se
caracteriza por serem simples, seus servios so mais informais, h maior liberdade na
organizao e os vesturios dos participantes so descontrados.

Geralmente so realizados para promover ou comemorar datas significativas e
importantes, como: recepo de clientes, inaugurao de lojas ou empresas, abertura ou
encerramento de eventos, homenagens, lanamento de novo produto no mercado,
concluso de cursos e outros.

Nos eventos, os coquetis geralmente so restritos para um determinado nmero de
participantes, como os convidados especiais, palestrantes, atores e homenageados do
evento, pois desta forma pode-se oferecer melhor qualidade nos alimentos e bebidas
oferecidas. Na maioria das vezes o coquetel realizado em espaos pequenos, nas
empresas e junto ao espao do evento.



Banquete ou jantar de gala: o banquete ou jantar de gala tambm um evento
gastronmico como o coquetel, porm ele tem uma durao maior e o nmero de
participantes bem mais expressivo. O que difere tambm a qualidade do cardpio, as
roupas dos participantes so elegantes, os profissionais como garons e cozinheiros so
qualificados, servios especializados, o lugar e a decorao so requintados.


Os banquetes e jantares de gala so realizados para celebrar algum acontecimento relevante,
de carter poltico, familiar, social, cultural ou profissional.



Baile de debutante: os bailes de debutantes so realizados com as adolescentes quando fazem
15 anos de idade e a expresso debutante vem do Francs, que significa comeo.

Nesses eventos, elas so apresentadas para a sociedade e este um evento social de alta
importncia, interesse e tradio, sendo promovido pelos clubes das cidades apenas uma vez
ao ano.

Alm do baile, as debutantes participam de outras atividades como coquetis, reunies,
jantares, cursos e passeios. O traje do baile de gala; os homens convidados vestem smoking e
as mulheres vestido longo; j as debutantes vestido branco ou de alguma outra cor clara.



Abaixo segue a descrio de alguns dos eventos citados:

Palestra: uma palestra uma apresentao de um tema ou vrios temas para um
determinado pblico. As palestras podem ser proferidas na escola por um professor,
diretor ou palestrante convidado e tambm pode ser proferida numa empresa ou
estabelecimento comercial.

Geralmente, a palestra realizada para um grande nmero de pessoas, o palestrante
domina o assunto, tem carter informal, no precisa de decorao, apenas os
equipamentos de som, udio e vdeo.



Competio ou concurso: um concurso ou competio pode ser de carter esportivo,
cultural, cientfico, e podem ser organizados por escolas, universidades, empresas,
rgos pblicos e outros.

O que mais importante num concurso ou competio o regulamento, pois ele quem
determinar todos os detalhes, como: data, hora, participantes, jris, critrios de
avaliao, as premiaes, entre outros.



Debate: O debate assemelha-se a uma palestra, mas para que ele exista, necessrio
que haja ao menos dois especialistas no assunto.

Geralmente os debatedores devem ter opinies contrrias sobre o mesmo tema para
estimular a discusso. necessria ainda, a presena de um mediador/coordenador para
direcionar o debate, simular situaes de discusso do tema e prender a ateno dos
participantes.


Ao seu final, o pblico pode fazer perguntas aos debatedores por escrito ou oral. Os
debates so muitos ricos em informaes e o assunto escolhido geralmente polmico,
algo que est veiculando na mdia e que interessa a todas as pessoas.



Eventos Empresariais

Compreendem eventos como: reunio, apresentaes, palestra, congresso, seminrio,
simpsio, painel, conveno, treinamentos, frum, mesa-redonda, workshop.


Abaixo segue a descrio de alguns dos eventos citados:

Congresso: o congresso considerado um evento de grande porte, um evento solene, com um
grande nmero de participantes, de empresas e entidades apoiadoras, com um custo bem
elevado, podendo ser realizado a nvel regional, nacional ou internacional.

Num congresso teremos vrios palestrantes falando sobre temas diferentes que fazem parte
de uma mesma rea; mdica ou jurdica, por exemplo, e o objetivo principal de um congresso
apresentar e debater temas atuais e de interesse especfico destas reas.

Os congressos, por se tratarem de eventos de grande porte, so realizados em hotis ou
centros de convenes e costumam durar de trs a cinco dias. No decorrer de um congresso
so realizadas outras atividades paralelas como painis, exposies, reunies, workshops,
entre outras.



Reunio: as reunies so realizadas, geralmente, por empresas, escolas ou entidades e tem
como objetivo discutir uma pauta de assuntos pr-estabelecidos, visando solucionar
problemas, fazer o planejamento de alguma atividade ou trabalho, analisar situaes, divulgar
resultados e tantas outras possibilidades que dependem da necessidade do momento.

Organizador de eventos
O Organizador de eventos, tambm conhecido por Coordenador de Eventos, Promotor
de Eventos ou simplesmente promoter, a pessoa responsvel pelo planejamento,
estruturao, organizao e sucesso do evento.

Todo evento, seja ele grande ou pequeno, deve ter uma pessoa ou uma comisso
organizadora responsvel pelo evento. O organizador do evento aquela pessoa que vai
tomar as decises a respeito de como o evento deve ser realizado e vai delegar as
atividades para todas as demais pessoas envolvidas no projeto.

Geralmente, o organizador do evento acompanha bem de perto todos os passos do
evento e entre as suas principais atividades, podemos destacar:

- Desenvolvimento e planejamento do evento;

- Contratao do espao;

- Solicitar e requerer a documentao necessria para a sua realizao como licenas
dos bombeiros e demais entidades;

- Escolha da decorao;

- Contratao dos fornecedores;
- Reserva dos locais e dos equipamentos necessrios;

- Confeco dos convites;

- Compra e administrao dos materiais;

- Organizar a montagem do evento;

- Supervisionar os servios de terceiros como iluminao, som, segurana, montagem
das acomodaes, dos buffets, entre outros;

- Organizar e supervisionar a montagem dos servios auxiliares como postos mdicos,
policiais e do corpo de bombeiros, assim como de banheiros qumicos, se necessrio;

- Promover e divulgar o marketing do evento;

- Supervisionar a distribuio de convites e venda de ingressos;

- Acompanhar o fechamento do evento, ou seja, as atividades que devem ser feitas no
dia aps o evento, como devoluo dos materiais e equipamentos, limpeza do espao,
pagamento dos fornecedores e outros.

Pelo que se pode perceber uma funo que exige muita responsabilidade e ateno em
tempo integral. Ser organizador de eventos , acima de tudo, estar preparado para
assumir as responsabilidades inerentes da profisso.


Como vimos, uma de suas inmeras funes contratar fornecedores. Da mesma forma,
atua em parceria com muitas pessoas trabalhando com uma srie de profissionais e
organizaes. Apenas para ter uma ideia do que estamos querendo apresentar,
destacamos alguns contatos em que o organizador de eventos dever estabelecer
relacionamento:

- Fornecedores de refeio;

- Fornecedores de equipamentos e transporte para eventos;

- Empregados de redes hoteleiras;

- Agentes de artistas, msicos e conferencistas;

- Representantes de empresas, comunidades e organizaes de eventos;

- Advogados e contadores;

- Voluntrios e assistentes;

- Imprensa;

- Patrocinadores.

Tipos de Trajes e Eventos
Ao realizar ou participar de um evento, necessrio saber qual o tipo de traje
adequado para aquela ocasio. Cada tipo de evento requer um tipo de vestimenta, de
acordo com a cerimnia que ser realizada e com o pblico-alvo.

Geralmente apresentado no convite qual o tipo de traje indicado para aquela ocasio,
mas se por ventura no tiver, voc precisar descobrir por conta prpria. E um
organizador de eventos precisa estar atento a isso, para evitar constrangimentos entre os
convidados. Portanto, antes de fazer o convite do evento, identifique qual o traje mais
adequado e informe no convite.

Os tipos de traje que existem so:

Esporte:

Traje esporte uma vestimenta descontrada e confortvel, sendo o mais simples e
informal dos trajes. aquela roupa que voc usaria em casa para receber um convidado,
para um jantar, por exemplo. No necessariamente uma cala de abrigo, um moletom e
um tnis. simples, mas requer alguns cuidados.

O que vestir:

Pode vestir jeans e camiseta. Para os homens so indicados camisas xadrezes ou polos e
calas bege ou cqui. J para as mulheres, podem vestir calas e camisas ou blusas, ou
tambm um vestido bsico. No inverno podem vestir um suter ou cardig.


Em quais eventos:

Batizados, churrascos, almoos, exposies e aniversrios.

Esporte fino ou Esporte completo:

O traje esportivo quando usado com um pouco mais de formalidade, chamado de
esporte fino. Consiste num traje simples, com um pouco de requinte, que permite tanto
visita a um shopping como a um escritrio.

O que vestir:

Para os homens o ideal vestir terno e gravata, calas esportivas acompanhadas de
blazer, terno claro com gravata, cala e blazer escuro, com ou sem gravata. As mulheres
dispem de mais opes: pantalonas e tnicas, vestidos de linho, malha ou algodo,
porm sem brilho, um pretinho bsico, com sapato de salto e uma bolsa pequena.
Tambm pode usar bolsa esportiva.

Em quais eventos:

Conferncias, festas de trabalho, caf da manh, casamentos menos sofisticados,
cerimnias, almoos mais descontrados, palestras e cursos.

Fashion:

O traje fashion um tipo de traje mais moderno. Pode usar tudo que estiver na moda,
nas passarelas, ltimas tendncias, cores, tecidos diferentes, de vrios estilos: brech,
street fashion, rippie chic, entre outros.

O que vestir:

Todo o tipo de roupa permitido. Pode abusar de cores, decotes, recortes, transparncias e
tudo que tiver de mais moderno.

Em quais eventos:

o traje ideal para eventos da moda, desfiles e festas animadas.

Passeio ou Tenue de Ville

O traje passeio ou traje da cidade, conforme chamam os franceses um traje mais formal.
indicado para eventos de final de tarde e que acabam cedo, por volta das 21:00 hs.
Principalmente quando a pessoa vai direto do trabalho, sem ter tempo de passar em casa
antes.

O que vestir:

Os homens podem vestir terno, de preferncia de cor escura e o uso da gravata opcional.
Para as mulheres indicado vestir terninhos, tailleurs, saias, sapato de salto mdio e bolsas
pequenas.

Em quais eventos:

Estreias teatrais, coquetis, inauguraes, vernissages e sesso de autgrafos.
Recepo:

O traje recepo muito parecido com o tennue de ville, porm deve ser acrescentado
chapu em casamentos matinais e luvas de pelica. um traje um pouco mais formal e
delicado.

O que vestir:

Os homens podem usar terno escuro com uma gravata discreta, de preferncia de seda.
Com sapatos e meias pretas. Mulheres podem usar vestido ou vestido com saia, com
tecidos mais nobres, como crepes, tafet, renda e jrseis. Conjunto de crepe, tailleurs de
seda, decotes discretos e vestidos de ala. Alm de bolsas pequenas, sapatos e sandlias
de salto.

Em quais eventos:

Coquetis, jantares, formaturas, peras, festas noite e grandes comemoraes.

Black-tie:

O traje Black-tie o mais sofisticado de todos os trajes. uma vestimenta
extremamente formal, usado em ocasies muito importantes.

O que vestir:

Para os homens a nica opo o smoking. As mulheres devem usar somente vestidos
longos e sofisticados, calas e camisas de tecidos finos como a seda e o cetim so
aceitos tambm. Sapato de salto alto, roupas com brilhos, joias, maquiagem e cabelos
muito bem arrumados.

Em quais eventos:

Entregas de prmios, grandes festas, bailes de formatura e debutantes, casamentos
sofisticados, festas em embaixadas e outras cerimnias importantes.

A funo do planejamento
O planejamento do evento tem a funo de garantir a boa realizao do evento e quando
um evento bem planejado, dificilmente as coisas daro errado.

Para fazer o planejamento preciso pensar numa srie de atividades que vo acontecer
mais adiante, no decorrer do evento e montar um plano para que estas atividades sejam
executadas de forma adequada, dentro do prazo do evento, dos custos e da segurana
necessria.

O planejamento permite que consigamos controlar o evento, prestar servios de
qualidade, resolver antecipadamente alguns problemas e at prever que eles aconteam
e propiciar que tomemos decises corretas.

Processo de planejamento do evento
O planejamento de um evento se divide em vrias partes. Temos que pensar uma coisa
de cada vez, planejar cada etapa e ir colocando tudo no papel, porm no esquea que
tudo estar interligado e voltado para o objetivo principal do evento, que a sua
realizao.

Planejar com Eficincia

A pessoa que organiza o evento nem sempre o realizador do evento. Por exemplo,
uma empresa quer realizar um evento e no sabe como fazer, ento ela contratar uma
pessoa ou uma empresa para organiz-lo para ela. O realizador quem financia e
promove o evento.

Sendo assim, para o organizador conseguir planejar o evento com eficincia, ele precisa
saber o que a pessoa ou empresa que realizar o evento, pretende com o evento, quanto
ela pode gastar e qual o tipo do evento que quer fazer. Depois que isso estiver alinhado,
o organizador comea a montar o planejamento.

Alguns eventos, por sua complexidade, tamanho e importncia, exigem especializao
tcnica, experincia em promoo de eventos e principalmente, especializao no tipo
de evento que est sendo realizado. A organizao de um evento deste porte requer um
sistema de planejamento eficiente.

Conhea alguns aspectos de um planejamento:

- Definio dos objetivos do evento e do tamanho que o evento ter;


Tema do evento
O tema do evento nada mais do que a mensagem que se pretende transmitir atravs da
realizao deste evento.

Para definir o tema preciso ter em mente qual o perfil das pessoas ou grupo de pessoas
que participaro do evento, que podem ser: estudantes, crianas, advogados, idosos,
eleitores, pessoas de classe mdia, mulheres, homens, solteiros, noivas, gestantes, entre
outras.

Depois de identificarmos o tema do evento, precisamos escolher um ttulo para este
evento que deve motivar as pessoas a participarem. Quando a pessoa l ou v o ttulo do
evento, ela deve sentir vontade de participar e isso funcionar como uma tima forma
de divulgao. Portanto preciso ter cuidado com as palavras escolhidas para no imitar
outros eventos ou ainda passar uma mensagem inadequada.

Abaixo conhea alguns temas de eventos realizados em diversos locais e pocas do ano:

EVENTOS COMERCIAIS

- Circuito de malhas
- Lanamento de produtos
- Bazar natalino
- Conveno de lojistas
- Feira de produtos naturais
EVENTOS RELIGIOSOS

- Festas de padroeiros locais
- Excurso para igrejas ou locais religiosos
- Festa dos Orixs
- Festa de Nossa Senhora Aparecida

EVENTOS CULTURAIS

- Feira do livro
- Feira de antiguidades
- Leilo de obras de arte
- Festival de teatro popular
- Exposio de arte
- Festival de bandas
- Coral
- Show artstico
- Danas folclricas

EVENTOS ESPORTIVOS

- Gincana
- Festival de voo livre
- Campeonato de canoagem
- Olimpadas
- Copa do Mundo de futebol masculino
- Corrida pela vida
- Feira esportiva Mizuno
EVENTOS GASTRONMICOS

- Festa da uva e do vinho
- Festa do pinho
- Festa do chope
- Feira da alimentao
- Jantar danante
- Oktoberfest
- Festiqueijo

EVENTOS TURSITICOS

- Semana verde
- Congresso de agentes de viagem
- Seminrio de ecologia
- Feira da pesca e lazer

EVENTOS SOCIAIS

- Kerbs
- Salo da mulher
- Semana italiana
- Rveillon
- Carnaval de inverno
- Festa da primavera
- Bodas de ouro

EVENTOS TCNICOS E CIENTFICOS

- Seminrio de tecnologia da informao
- Ciclo de estudos jurdicos
- Encontro nacional de jornalistas
- Jornada mdica
- Congresso internacional de sociologia
Pblico-Alvo do evento
Quando se planeja um evento necessrio definir qual o seu pblico-alvo, ou seja,
quais so as pessoas que queremos que participem e se interessem pelo evento. Ao
definir o objetivo, o tipo e o tema do evento ns j estamos pr-definindo qual ser o
pblico-alvo.

O pblico pode ser constitudo de pessoas, de empresas, instituies de ensino,
polticos, autoridades e geralmente estas pessoas atuam tambm como consumidores,
decidindo sobre produtos e servios e reas diferentes. Ou seja, so clientes em
potencial, empresrios, fornecedores, estudantes e pblico em geral.

O pblico so os nossos clientes, logo, eles so as pessoas mais importantes num
evento, pois sem eles o evento no teria razo em acontecer. Por isso importante
conhecer bem o pblico escolhido para poder planejar o evento de acordo com as
expectativas deste tipo de pblico.

Data, Local e Durao do Evento

A definio da data, local e durao do evento um aspecto muito importante que pode
muitas vezes resultar no fracasso ou no sucesso do evento. Por exemplo, se voc realizar
um evento para pessoas da classe mdia, que so assalariados e fizer o evento no dia 30,
s pessoas provavelmente estaro sem dinheiro para ir ao evento. Ou ainda, se fizer um
evento para idosos e o evento acontecer a noite, provavelmente eles no participaro
porque costumam dormir cedo. Ento necessrio avaliar bem o pblico-alvo do evento
para definir o melhor dia, melhor local e durao Adequada.

Para escolher o local do evento preciso saber, primeiramente, qual o nmero de
participantes, de pessoas que voc espera receber e escolher um local que comporte este
nmero de pessoas.


Os eventos podem ser realizados em diversos locais, como salas, clubes, auditrios,
instituies religiosas, hotis e tambm ao ar livre.

Mas antes de definir um espao precisamos conhecer a estrutura do local e ver quais
caractersticas especficas e funcionalidades que nele estaro disponveis como:

- Auditrios modulares;

- Capacidade para montagem de diversos cenrios, sonorizao, iluminao, instalaes de
equipamentos e outros instrumentos;

- Instalaes com diversos espaos onde se possam realizar diversas atividades, como jantares,
reunies, coquetis e eventos paralelos;

- Espaos amplos, modulares, altos e que permitam a instalao de equipamentos diferentes;

- Meios de comunicao;

- Estacionamento seguro para os veculos;

- Flexibilidade para mudar as instalaes e espaos;

- Espaos para armazenagem de equipamentos e produtos;

- Disponibilidade de pessoas qualificadas para trabalhar no evento;
fundamental realizar uma visita ao local antes de definir, para ver todos os detalhes
das instalaes e dos ambientes. Assim poder assegurar o conforto dos participantes e
melhores condies de atender as exigncias do pblico-alvo.

A durao do evento tambm importante para o planejamento do evento. Quando o
evento muito longo necessrio realizar alguns intervalos para as pessoas no
cansarem tanto, no se desmotivarem, se alimentarem e irem aos banheiros.

O tipo de evento que ditar qual o tempo de realizao. Para eventos mais longos o
ideal ter a durao mnima de trs dias e mximo de cinco dias, podendo finalizar na
sexta-feira que incentivar os participantes a permanecerem na cidade, conhecerem os
seus pontos tursticos e gerar renda para a economia da cidade.

No caso de palestras ou reunies o ideal fazer um intervalo a cada 1 hora ou 1 hora e
30 minutos e o intervalo tambm no pode durar muito, no mximo 20 minutos, para
no correr o risco das pessoas se dispersarem e irem embora.

Programao do Evento
A programao do evento o roteiro do evento, das atraes do evento desde o incio
at o seu encerramento. Esta programao deve ser definida por quem est realizando o
evento, juntamente com o organizador e depois de pronta, deve ser divulgada
juntamente com o evento e inclusive no dia do evento, entregue de forma impressa aos
participantes.

A programao dever ser planejada de acordo com o tipo do evento e a sua durao.
Nela devem constar todas as atraes e momentos do evento como: nomes dos artistas
(palestrantes, autoridades), tema da palestra, minicurrculos das pessoas, datas, horrios
de abertura, encerramento, intervalos, pois um material que servira de guia para os
participantes.

O que comum acontecer em eventos mal planejados e que desmotiva os participantes,
no seguirem a programao, causando atrasos, falta de artistas ou palestrantes,
intervalos muito longos, entre outros. Por isso os detalhes so to importantes.

Acompanhe o modelo resumido de programao que segue:

PROGRAMAO

Dia ____/____/_____ (______-feira)

_________ horas
Cerimnia de lanamento do Instituto ou empresa

_________ horas
Coquetel para convidados, palestrantes e imprensa

Dia ____/___/_____ (________-feira)

_________ horas
Credenciamento dos participantes e inscries

_________ horas
Mesa de abertura com autoridades

Composio da mesa:

______________ (nome e cargo)
______________ (nome e cargo)
______________ (nome e cargo)

_________ horas
Conferncia de abertura com pronunciamento do presidente do instituto
ou diretor da empresa

_________ horas
Painel 1

_________ horas
Coffe break

_________ horas
Painel 2

_________ horas
Cerimnia de encerramento com pronunciamento do presidente do
instituto ou diretor da empresa

_________ horas
Jantar com palestrantes e autoridades
Observe que a programao apresentada acima dever conter as datas e horrios de cada
atividade do evento, tambm deve conter o nome completo de cada palestrante,
autoridade ou componente da mesa de abertura. Os nomes devem ser revisados para no
conter erros e deve-se seguir a ordem de precedncia, que ser abordada no captulo
sobre cerimonial e protocolo.

Outra informao que deve constar na programao do evento so os dados da empresa
promotora do evento e as logomarcas das empresas apoiadoras ou patrocinadoras. Este
ser o guia do participante durante a realizao do evento e deve conter o mnimo de
erros possveis.

O que acontece muito nos eventos a programao ser concluda muito em cima da
data de sua realizao, pois os palestrantes muitas vezes desistem ou trocam de horrio
das suas palestras. Como eles geralmente so pessoas muito ocupadas e importantes tem
sua agenda de viagens e compromissos bem agitada. Ento, se isso acontecer no seu
evento, no se preocupe, pois uma prtica normal na organizao de eventos.

Roteiro bsico para eventos
Depois de todas as partes do planejamento do evento, citadas acima, terem sido
definidas, dever ser elaborado um roteiro detalhado das atividades a serem
desenvolvidas. Isso vai facilitar muito o trabalho da equipe.

O roteiro ser diferente para cada tipo de evento, porm pode-se seguir o modelo que
ser apresentado a seguir, adaptando o que for necessrio para o seu evento.

Ao elaborar este roteiro, dever conversar com todas as pessoas envolvidas na
organizao para que no fique faltando nenhuma atividade e depois de pronto, cada
pessoa dever receber uma cpia.

1. Caractersticas do evento programado

1.1 Ttulo

1.2 Objetivo ou tema
Evento gastronmico
Jantar
Congresso
Baile de debutantes
Feira
Confraternizao
Palestra
Desfile
Debate

Roteiro bsico para eventos
Depois de todas as partes do planejamento do evento, citadas acima, terem sido
definidas, dever ser elaborado um roteiro detalhado das atividades a serem
desenvolvidas. Isso vai facilitar muito o trabalho da equipe.

O roteiro ser diferente para cada tipo de evento, porm pode-se seguir o modelo que
ser apresentado a seguir, adaptando o que for necessrio para o seu evento.

Ao elaborar este roteiro, dever conversar com todas as pessoas envolvidas na
organizao para que no fique faltando nenhuma atividade e depois de pronto, cada
pessoa dever receber uma cpia.

1. Caractersticas do evento programado

1.1 Ttulo

1.2 Objetivo ou tema
Evento gastronmico
Jantar
Congresso
Baile de debutantes
Feira
Confraternizao
Palestra
Desfile
Debate


1.3 Promotora do evento
Empresa/entidade/pessoa fsica
Nome/razo social
Telefone/fax
e-mail
Responsvel/contato
Endereo

1.4 Caractersticas gerais dos participantes do evento
Crianas
Adultos
Idosos
Homens
Casados
Mdicos
Estudantes

1.5 Dados pessoais dos participantes do evento
Nome completo
Cargo ou funo
Profisso
Escolaridade
Faixa etria (adultos e crianas)
Endereo residencial
Total estimado de participantes

1.6 Participantes especiais e convidados
Diretores
Homenageados
Autoridades
Convidados VIP
Palestrantes
Mediadores
Coordenadores de mesa
Patrocinadores

1.7 Servios de suporte
Traslados (aeroporto/hotel/rodoviria)
Passeios e tours
Transporte de passageiros
Transporte de materiais e produtos
Transporte de decorao e equipamentos
Recreao infantil

1.8 Locais de ocupao e servios
Apartamentos
Salas de reunies
Auditrio
Restaurante
Estacionamento
Sala VIP
Salas de apoio
1.9 Hospedagem

2.0 Alimentao e bebidas
Tipos de servios ( La carte, buffet ou coquetel)
Cardpios
Coquetel de abertura/encerramento
Coffee break
Ch da tarde

2.1 Pessoal especializado
Fotgrafo
Garom
Operador de som e luz
Mestre de cerimnias
Recepcionista
Tradutor/intrprete
Auxiliar de limpeza

2.2 Equipamentos e utenslios
Microfone
Projetor
Computador
Telo de projeo
Aparelho de som

2.3 Mveis e instalaes
Estantes
Palco
Divisrias
Expositores e painis
Cartazes e faixas
Mesas e cadeiras

2.4 Material de apoio
Folhas de ofcio
Caneta, lpis
Pincel atmico
Fita adesiva

2.5 Contratos de servios
Hotis
Agncias de viagens
Servios terceirizados

2.6 Segurana do evento
Entrada e sada de pessoas dos locais do evento
Entrada e sada de veculos
Veculos de transporte de materiais e equipamentos
Veculos particulares
2.7 Manuteno e limpeza dos locais do evento
Limpeza diria dos locais do evento
Manuteno de plantas
Reviso de decorao paisagstica dos jardins

Seguindo este roteiro voc conseguir ter uma viso geral de todas as atividades que
envolvem o evento o que de responsabilidade de cada um.

O roteiro poder ser revisado a cada semana para acompanhar a realizao das
atividades.

Se for alterar algum item, acrescentando ou excluindo atividades, lembre de imprimir
novamente uma cpia para cada pessoa envolvida no evento.

Etapas de um evento
Independente do tamanho do evento ele dividido em trs etapas: pr-evento,
transevento e ps-evento. O organizador precisa estar presente em todas estas etapas,
com a mesma responsabilidade e dedicao.

Para cada uma destas etapas indicado elaborar um roteiro de atividades, uma lista
onde conste tudo que precisa ser feito e indicar quem far cada atividade.

Desta forma fica mais fcil de trabalhar no evento, pois voc pode olhar de tempos em
tempos esta lista para ver se no se esqueceu de fazer algo ou de algum detalhe
importante.

Pr-evento

A etapa pr-evento a mais trabalhosa de todas, pois nela que voc praticamente
planeja e organiza todo o evento, prepara tudo desde as aes preliminares at o
momento do incio do evento no dia, hora e local definidos.

So muitas as atividades que precisamos fazer antes de um evento e elas vo variar de
acordo com cada tipo de evento, por isso preciso fazer um bom planejamento. Quanto
antes voc comear a organiz-las melhor, pois se surgir algum imprevisto, ter tempo
de corrigir.

Abaixo seguem algumas das atividades da etapa pr-evento:

- Definir o objetivo, tipo, tema, pblico alvo, data e durao do evento;

- Alugar o espao do evento;
Etapas de um evento
Independente do tamanho do evento ele dividido em trs etapas: pr-evento,
transevento e ps-evento. O organizador precisa estar presente em todas estas etapas,
com a mesma responsabilidade e dedicao.

Para cada uma destas etapas indicado elaborar um roteiro de atividades, uma lista
onde conste tudo que precisa ser feito e indicar quem far cada atividade.

Desta forma fica mais fcil de trabalhar no evento, pois voc pode olhar de tempos em
tempos esta lista para ver se no se esqueceu de fazer algo ou de algum detalhe
importante.

Pr-evento

A etapa pr-evento a mais trabalhosa de todas, pois nela que voc praticamente
planeja e organiza todo o evento, prepara tudo desde as aes preliminares at o
momento do incio do evento no dia, hora e local definidos.

So muitas as atividades que precisamos fazer antes de um evento e elas vo variar de
acordo com cada tipo de evento, por isso preciso fazer um bom planejamento. Quanto
antes voc comear a organiz-las melhor, pois se surgir algum imprevisto, ter tempo
de corrigir.

Abaixo seguem algumas das atividades da etapa pr-evento:

- Definir o objetivo, tipo, tema, pblico alvo, data e durao do evento;

- Alugar o espao do evento;

- Alugar os equipamentos de som, udio e vdeo, como microfones, telo, projetor,
DVD e outros;

- Alugar cadeiras, mesas, mveis e outros utenslios;

- Contratar fotgrafo e filmagem;

- Convidar os palestrantes ou artistas;

- Convidar os participantes especiais como autoridades e homenageados;

- Providenciar passagem e hospedagem para os palestrantes ou artistas;

- Fazer a divulgao do evento;

- Preparar os convites impressos e em forma digital;

- Providenciar crachs, certificados, cartazes, banners, pastas, canetas e outros materiais
que sero entregues aos participantes, que serviro para decorar o local do evento ou
que sero usados na divulgao do evento;

- Preparar a programao;

- Providenciar os alimentos e bebidas que sero servidos nos coffee breaks e intervalos;

- Contratar recepcionistas, mestre de cerimnia e outras pessoas;

- Providenciar a decorao do local;

- Planejar como ser a manuteno e limpeza do local;

- Planejar a segurana do local e dos participantes;

- Receber as inscries dos participantes;

- Controlar os pontos de vendas de convites ou ingressos;

- Captar patrocinadores e apoiadores.

Transevento

J a etapa transevento compreende tudo que acontece durante a realizao do evento,
desde a hora em que ele comea at o dia e hora em que dever terminar. Este um
momento que requer muita ateno, superviso e gerenciamento.

Algumas das atividades desta etapa so:

- Superviso de servios de terceiros como: recepcionistas, mestre de cerimnia,
fotgrafo, operadores de som, seguranas e outros;

- Controle do material distribudo aos participantes;

- Controle da temperatura na sala do evento;

- Controle dos alimentos e bebidas para saber se suficiente;

- Aplicao do questionrio de avaliao do evento.

Ps-evento

Muitas pessoas esquecem que aps o trmino de um evento tem mais uma srie de
atividades que precisam ser realizadas e estas tambm contam para o sucesso do evento.
Todo evento precisa ter incio, meio e fim e a etapa ps-evento marca o final do evento.

Nesta parte podemos relaxar um pouco e curtir o sucesso do evento e os elogios
decorrentes dele, mas tambm no podemos levar muitos dias para fazer estas
atividades para parecer esquecimento.

Abaixo seguem algumas:

- importante promover uma reunio com todos que ajudaram na organizao para
fazer uma avaliao geral do evento, identificando os erros e sugestes de melhoria;

- Fazer um levantamento do nmero de participantes, inscritos e convidados;

- Acompanhar a desmontagem geral das instalaes, mveis, estandes, etc...;

- Fazer um relatrio financeiro dos custos e receitas do evento;

- Fazer o pagamento dos fornecedores;

- Enviar carta de agradecimento aos participantes;

- Encaminhar os certificados, caso no tenham sido entregues ao trmino do evento;

- Montar uma pasta com todas as informaes e documentos do evento e arquivar.

Como vimos at o momento organizao de um evento dividida em vrias partes, cada
uma com sua importncia e todas elas requerendo muita ateno.

Outra parte fundamental do planejamento de um evento se refere aos custos. aqui onde
ser avaliado quanto de verba dispomos e quanto ser necessrio para organizar o evento que
queremos.

Em muitos eventos, sejam eles organizados por empresas, pessoas fsicas ou por rgos
pblicos, os organizadores precisam captar recursos para compor a verba necessria para
organizar o evento. Dispe-se de um valor x para gastar e o restante preciso ser captado.

Custos

Os custos so todas as despesas que teremos com a realizao de um evento e eles so
classificados em fixos e variveis.

Os custos fixos so aqueles que praticamente no vo variar no decorrer da organizao do
evento, como: locao do espao, decorao, som, iluminao, divulgao, manuteno e
independe do nmero de participantes.

J os custos variveis so aqueles referentes alimentao, bebida, material grfico entregue
aos participantes, brindes, pois estes esto diretamente ligados a quantidade de pessoas que
participaro do evento.

Abaixo veremos como montar o oramento de um evento, os oramentos com prestadores de
servios e mtodos de controle dos custos.

Oramento do evento

Para montar o oramento do evento preciso ter em mente o tipo de evento que ser
realizado e a quantidade de pblico que se espera receber. Com estas informaes vamos
orar os valores das seguintes despesas:

- locao do espao;
- alimentao;
- bebidas;
- despesas para confeco de convites, materiais grficos e de divulgao;
- decorao;
- hospedagem e transporte dos palestrantes ou artistas;
- locao de equipamentos de som, iluminao e udio;
- brindes para os convidados especiais e outros.

Para poder decidir melhor sobre o oramento do evento sempre bom apresentar mais de
uma alternativa para cada item citado acima. Por exemplo, se algum alimento for muito caro,
temos que ter tambm uma ou duas opes de alimento mais barato.

Oramentos

Depois do oramento geral do evento estar pronto, parte-se para fazer os oramentos
individuais, com cada tipo de fornecedor.

sempre bom fazer no mnimo trs oramentos para cada item, pois os preos no mercado
variam muito e desta forma podemos barganhar o preo com os fornecedores.

Alm do valor dos produtos importante saber as condies de pagamento e o prazo de
entrega, pois se o preo for bom e o fornecedor no entregar o produto at o dia do evento,
certamente estar com grandes problemas para resolver. Por isso todos os oramentos devem
ser guardados e para a contratao de alguns servios bom fazer um Contrato de Prestao
de Servios, devidamente assinado.
Controle e mtodos de controle
Ao passo que o oramento principal vai sendo definido e os oramentos com os
fornecedores realizados, preciso manter estas informaes todas organizadas e
concentradas num arquivo.

fundamental ter o controle do quanto est sendo gasto com cada item do evento para
no faltar dinheiro no final, pois muitas vezes acontecem imprevistos de ltima hora e
bom ter uma verba sobrando para estes casos.

Para melhor controlar os custos do evento indicado montar duas planilhas financeiras
e ter uma pasta fsica para ir colocando os documentos. Numa planilha deve ser
colocado cada item do evento e ao lado a verba disponvel para este item (ex.:
alimentao R$ 2.000,00), para termos uma viso geral dos custos e na outra planilha
devemos colocar as despesas gastas com cada fornecedor, o nome da empresa
contratada e os contatos (ex.: alimentao Distribuidora de Alimentos Silva R$
1.600,00 fone: 3321.5908 Paula Silva).

Na pasta fsica do evento devemos ir arquivando todos os oramentos recebidos,
recibos, notas fiscais, comprovantes de pagamento, contratos de prestao de servios e
outros, para depois do evento podermos fazer um relatrio do custo total do evento e
prestarmos conta aos realizadores.

Patrocnio

A utilizao de patrocnios uma prtica muito comum nos eventos, pois eles geram
benefcios tanto para os realizadores do evento que aumentam a receita para bancar
todas as despesas quanto para os prprios patrocinadores que divulgam suas marcas e
produtos. O organizador tambm costuma ser responsvel por administrar este setor.

As empresas costumam patrocinar eventos sociais, esportivos, culturais, recreativos,
mas os preferidos por elas so aqueles eventos que tem maior expresso popular como
os shows, rodeios, feiras tradicionais nas cidades, pois acabam dando a estas empresas
maior visibilidade da sua marca, do seu nome.