CARRERA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA FICHA #753857

COMIT PARA LA ORGANIZACIN DE EVENTOS
Funciones de los comits


PRESENTADO POR


BARROS ELENA
CAMPO JENNIFER
DEAVILA MIREYA
IRIARTE MARLEIDIS
MARTNEZ YERLIN
MENDOZA DAYANIS
MORALES TAMARA
PREZ IVN
SOLAR MARILIN
TORRES LILIANA


PROFESOR
BLAS THORRENS
Cuadro sinptico de las funciones de los comits que organizan un evento
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Esta coordinacin
est integrada por
personal especialista
en el tema. Esta,
elabora las
conclusiones
generales del evento,
como resultado del
anlisis de los
diferentes temas que
se trataron

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1. Proponer el tema general del evento y la temtica de las mesas de trabajo.
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento tcnico para la presentacin de ponencias.
3. Seleccionar, invitar, coordinar, programar y atender, la intervencin de los ponentes
magistrales y de mesas de trabajo.
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales tcnicos.
5. Proporcionar informacin tcnica a los participantes.
6. Coordinar e integrar la informacin y documentos tcnicos para su difusin.
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir, las ponencias por temas y mesas
de trabajo.
8. Organizar las mesas de trabajo.
9. Coordinar la elaboracin y recopilacin de las conclusiones de cada una de las mesas de
trabajo.




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se ocupa de los
aspectos referidos a
personal,
organizacin,
adquisiciones,
contratacin de
servicios
gastronmicos,
evaluacin, aspectos
jurdicos, etc.

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1. Determinar e implementar los procedimientos y sistemas necesarios
2. Coordinar la obtencin de los permisos y licencias
3. Elaborar el programa general de actividades
4. Elaborar el programa de actividades de acompaantes
5. Participar en la seleccin de la ciudad sede
6. Elaborar la convocatoria para elegir la sede
7. Coordinar la seleccin y contratacin del hotel sede y/o el centro de convenciones
8. Coordinar la seleccin y contratacin del personal necesario
9. Coordinar el sistema de hospedaje
10. Coordinar el sistema de registro
11. Coordinar la elaboracin de directorios
12. Coordinar las adquisiciones y contrataciones
13. Coordinar la seleccin y contratacin de los medios de transporte
14. Coordinar la seleccin de los salones o lugares donde se llevarn las actividades de
inauguracin, clausura, ponencias magistrales, mesas de trabajo y alimentacin
15. Coordinar el sistema de alimentacin
16. Coordinar la seleccin de mens
17. Coordinar la organizacin del coctel de bienvenida
18. Coordinar la realizacin de la cena baile de gala
19. Coordinar la seleccin y contratacin de espectculos, animadores, etc.
20. Coordinar la contratacin de los servicios de fotografa, video proyecciones, sonido,
iluminacin y filmacin
21. Contratar el servicio de agencias de viajes
22. Coordinar la elaboracin, llenado y entrega de reconocimientos
23. Coordinar la contratacin del servicio de tarjetas de crdito
24. Coordinar la seleccin y contratacin del servicio de seguros
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Tiene a su cargo la
elaboracin de las
estrategias de
mercadotecnia y
comunicacin general
del evento.


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1. Definir las estrategias de mercadotecnia y los programas de promocin, publicidad y difusin
para un evento
2. Coordinar la integracin de la fuerza de ventas
3. Definir la cuota de inscripcin al evento
4. Elaborar el folleto promocional
5. Definir los medios de comunicacin que se van a utilizar
6. Organizar y manejar las conferencias de prensa
7. Supervisar y coordinar la elaboracin de spots de radio, anuncios en medios grficos y
publicidades para TV
8. Programar las entrevistas en radio y televisin
9. Clasificar las notas, desplegados e inserciones en los diferentes peridicos y revistas

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Se encarga de la
puesta en escena
ejecutiva del evento.
Tiene a su cargo
aspectos tales como
contratacin de
elementos de
soportes,
escenografa
simulacros.

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1. Coordinar los recursos humanos y materiales necesarios para una operacin eficiente
2. Coordinar la seleccin y operacin de los medios de transporte
3. Coordinar la obtencin y funcionamiento del equipamiento
4. Coordinar la integracin de los materiales para las mesas de trabajo
5. Coordinar la seleccin, distribucin y colocacin de los materiales en general
6. Supervisar, coordinar y definir la ubicacin de los mdulos y la sealizacin
7. Planificar, integrar y controlar la instalacin de los mdulos de registro e informacin
8. Coordinar la rotulacin y distribucin de documentos en general
9. Concertar, proporcionar y controlar los servicios de carcter general, a las Coordinaciones del
Comit Organizador y a los clientes o participantes
10. Definir el tipo y cantidad de escenografa y sealizacin en los inmuebles sede de las
actividades
11. Disear, adquirir, instalar y controlar la escenografa necesaria para las diferentes actividades
12. Distribuir materiales de promocin, organizacin e informacin antes, durante y despus del
evento
13. Supervisar el montaje del auditorio y de los salones para las mesas de trabajo
14. Coordinar el montaje del servicio de guardera
15. Coordinar todo lo necesario para proporcionar servicio mdico a los participantes
16. Coordinar la seguridad
17. Coordinar la organizacin y realizacin de los simulacros que se vayan a realizar
18. Apoyar en la integracin, impresin, comercializacin y distribucin de la Memoria
19. Coordinar el Centro de Operaciones
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se encarga de los
aspectos referidos a
invitaciones,
elaboracin de los
sistemas de
comunicacin a
utilizar en el evento,
atencin a invitados
especiales, prensa,
etc.

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1. Coordinar la invitacin a los diferentes participantes
2. Atender a los invitados especiales en cada una de las actividades
3. Coordinar el sistema de informacin y la ubicacin de los mdulos
4. Elaborar los programas y los comentarios para los maestros de ceremonias
5. Atender a los ponentes magistrales y a los de las mesas de trabajo
6. Coordinar el servicio de edecanes
7. Capacitar al personal de informacin y edecanes
8. Coordinar la ubicacin fsica de los edecanes durante las diferentes actividades
9. Coordinar y realizar la invitacin a los diferentes medios de comunicacin
10. Coordinar la intervencin de los medios de comunicacin
11. Entregar a los medios de comunicacin informacin sobre el evento
12. Elaborar la Memoria del evento.

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est coordinacin
tiene por finalidad
conseguir y manejar
los recursos
financieros que se
generen durante el
evento

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1. Integrar, elaborar y ejercer el presupuesto general
2. Coordinar la contabilidad general, la tesorera y las finanzas
3. Elaborar el presupuesto para montar la exposicin
4. Autorizar, programar y realizar el pago a proveedores
5. Controlar los recursos financieros
6. Confeccionar el catlogo de cuentas para elaborar el presupuesto general
7. Presentar el Informe Financiero

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Su finalidad es la
soportar el trabajo de
la coordinacin
general en
determinadas tareas
claves durante el
desarrollo del evento.

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Est coordinacin prestar
asistencia tcnica general de
asesoramiento y control.
Tendr la funcin de ser la
mano derecha del
coordinador general durante
todo el proceso que lleve la
realizacin del evento.
1. Trabajo sobre variables de servicios y prestigio integral del
evento.
2. Lugar y sede.
3. Programa de trabajo.
4. Personal.
5. Presupuesto.
6. Caractersticas de los mdulos
7. Pabellones.
8. Inventaros.
9. Mobiliarios.
10. Software.
11. Polticas de trabajo.
12. Cierre del evento.