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Administración Profesional de Proyectos LA GuíA

Yamal Chamoun

Presidente

ESCALA

MÉXICO' BOGOTÁ' BUENOS AIRES' CARACAS' GUATEMALA' LISBOA MADRID' NUEVA YORK' SAN JUAN' SANTIAGO AUCKLAND • LONDRES' MILÁN, MONTREAL • NUEVA DELHI SAN FRANCISCO' SINGAPUR· STo LOUIS • SIDNEY • TORONTO

Gerente de división: Leonardo Newball González Gerente de producto: Ricardo del Bosque Alay6n Supervisor de producción: Zeferino Garcia García

ADMINISTRACiÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS La Gula

_

_

McGraw-HiII

Interamericana

Derechos Reservados © 2002, por Juan Yamal Chamoun Nicolás

Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorizaci6n del titular del ~Copyrighr, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducci6n total o parcial de esta obra por cualquier método o procedimiento, comprendidos la reprografia y el tratamiento informático, y la distribuci6n de ejemplares de ella mediante alquiler o préstamo públicos

Maquilado por McGRAW-HILUINTERAMERICANA EDITORES. S.A. DE C,V,

A Subsidiary of The MeGraw·HiII Companies, /ne.

Cedro Núm. 512, Col. Atlampa Delegación Cuauhtémoc 06450 México. D.F. Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. Núm. 736

ISBN: 970-10-4833-4 ISBN anterior: 970·93408·0-8

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Disei'lo de portada Mauro Machuca

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La marca ~PMBOK"c(tI está registrada por el Project Management Institute. Inc., en los Estados Unidos de Norte América y/o otras naciones.

The trademark ~PMBOK«l is a registered mark of the Project Management Institute, Inc., in the United States andJor other nations.

Project Management Inslitute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK~uide) - 2000 Edition. Project Management lnstitute. Inc reserved.

2000. AI1 rights

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Impreso en México

09876532104

Printed in Mexico

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ni f'I mn df Okkmbrf df lOO~.

ni eri'","" l.Il p

,

,

S.A. df C.\.

P~i600 df Pino 577,

<:el A.-al 029110, MiI~ D.F".

ni eri'","" l.Il p , , S.A. df C.\. P~i600 df Pino 577, <:el A.-al 029110,
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Índice

Sección

Tema

_ Dedicaron-ª-y Ag~dedmientos

Acerca del Auto~

Prefacio

Introducción

_

_

Página

11

13

15

19

C

't

I

1

Introducción a la Administración Profesional

p"

apl

u

o

de Proyectos (APpMR)

aglna

1.2

-==~1~,'~==O~bJ~'et,"~V~O~S~9~e~nerales

_

¿Qué es un proyecto?

~

27

27

1.3

Definición del éxito enproyectos bajo el MétOdo Escala~

28

l.4!-

Particlpantes clave en ¡:l:royectos

'

29

1.5

_~Cinco2rocesos en el desarrollo de proyectos Nueve áreas por considerar en la Administración

-~_31

Profesional de ProY_~Q?JA-'p'p~R)

33

1.7

Fases en todo R.l:9yecto

_

36

1.8 Influencia en proyectos del tipo de organización de la

~rnpresa

Definición de la Administración Profesional de Proyectos

1.9

(AppHR)

--- 1.9.1 Conocimientos

el saber

1.9.2 Habilidades - el saber hacer - poder

----1.9.3 Técnicas y herramientas

apoyos, métodos,

_-,==.tecoologia
1.10

1.11

Mapas Mentales

~

Herramienta - Ma a Mental

~)7

_~_39

40

40

43

44

45

1.1:1

--

45

1.13

Capítulo 2

2.1:

2.2

2.3

2.4

2.5

Cue.uGna

Cómo iniciar el Proyecto

Introducción ¿[)ónde naceu!!

46

Página

51

51

51

52

0~bjetiVos generC<.:les~;;::;===::::=:.::===--

~

Qrq'iecto?

-- J

, Charter ~ Herramienta - O"Iarter

TID.~~du_c_d_6nal Caso

--_-==_=_ ~3

_

~_~

---T

54

-~ --

_

TID.~~du_c_d_6n al Caso --_-==_=_ ~3 _ ~_~ ---T 54 -~ -- _ _J.6 ~~~-- ---j-~f~~;~g~:~~c~oe~a~~ci-C~?-ª----9~-~- -

_J.6

~~~-- ---j-~f~~;~g~:~~c~oe~a~~ci-C~?-ª----9~-~--

2.10 1 Ma~ Mental d~~ectat¡va~ - Caso

--+~."~~~

1- ¿Cómo docume-n-iar-i.3-s-expectativas_de los invo"fucr¡dC:iiiLl-' SS "

-4- ~

~:2.9

2.11

'

Charter - Caso

:

60

i

Involucrados y expectativas - Caso

-------,

62

'

Práctica poco común - Charter

63

. El Olarter nos sirve para enfocar los esfuerzos del

eqUIpO

.

;;;-----

63

2.12

2.13

2.14

2.15 Beneficios del Ch~.~rt"

64

2.16 Restricciones y supuestos, ¿para qué nos sirven?

65

2.17 , ¿º~ién prepara y quién autoriza el Charter?

65

2.18 ¿~ 2.asa si las expectativas cambian?

66

2.19 Ideas finales sobre el Charter

66

2.20

Resumen

2.n

67

 

_

67

3.1 Objet¡"OsJl~e~ne~"'='e=', _ 3.2 Introducción --- ---- ---- ----- 3.3 :l Herramienta - Plan
3.1 Objet¡"OsJl~e~ne~"'='e=',
_
3.2 Introducción
---
---- ---- -----
3.3 :l Herramienta - Plan del Pro ecto

~::::;~3~.4~::tjAd~"~~~ del AIca~

 

~jetivos de la

Administración del ~lcance _

 

74

 

3.4.2

 

I Declaración del Alean,ce

 

75

_3.4.3

 

;l Herramienta

Oedaración del Alcance

 

76

 

3.4.4

   

Entre~b1esde la AP¡:>"l

 

--

1

 

7L

 

3.4.5

Mapa Mental de la DeclaBlción del Alcance

ca",

77

 

Ciclo de vida

 

77

 

3.4.7

-L 4 . 8

_

 

Entre~b1es ~Ol"fases

 

78

---'

Declaración del Alcance

 

I

78

 

-

---- --

 
 

3.4.9

   

Capaddad de ahorro lnaeniería de Valor WBS - WOl"k Breakdown Stru:ture

 

83

3.4.10

84

 

-

,

3.4.11

   

86

3.4.12

:l Herramienta WBS

 

87

 

3.4.13

   

W8S

c.",

88

---'

3.4.14

Relación entre Charter Declaración del Alcance '1 WBS

 

91

3.4.15

Práctica CI;lmún Dedaradón del Alcance v W8S

 

I

92

   

"

,

-

3.5.1

   

Qbtetivos de la Administradón de los Recursos Humanos

I

92

,

3.5.2

   

Perfil y rese2nsabilidades del Patrocinado!"'y del_Gerente

93

 

-

 

_3.5.3

;l Herra mienta

Diagrama Organlzaclonal

 

94

 

3.504

   

Diagrama D!!janizadonal

 

ca",

94

3.S.S

Matriz de Roles 't.- Funciones .:l Herramienta - Matriz de Roles y Funciones

 

I

95

I

 

t

95

j

 

3.5.7

   

Matriz de Roles y Funciones de la AppMR

ca",

96

 

3

M

   

3.6.1

   

Objetivos de la Administración de la Comunlcad6n

   

98

3.6.2

:l Herramienta - Matriz de Comunicadón

 

98

3.6.3

Matriz de Comunicación

Ca",

 

99

3.6.4

:l Herramienta

calendario de Eventos

 

100

 

3.6.5

   

Calendario de EverIos - caso

   

100

   

3.6.6

:l Herramienta Estatus Semanal

 

102

3.6.7

Estatus Semanal - Caso

 

103

 

3.6.8

   

:l Herramienta

Reporte Mensual

   

104

   

3.6.9

Renorte Mensual - Caso

 

105

3.7

 

TIOm

 

loe

 

1--

3.7.1

   

Objetivos deJ~ AdmiQistración_cJel Tle~Q9

   

106

   

3.7.2

Definiciones - Programa del Proyecto

106

,

,_1.,

3.7.4

~_J::!erra.mleO.!'!

frQ9,rama

Nivelación d~_recu!'Sos

del .p.!.2Y_e_~o

109

110

   

----

.

 

.

 

3.7.5

   

WB§ S~2.Y_CBS

   

J10

j

 

_l:7.~_ -

COQ.slderaciones Rara preparar el Programa del Proyecto

 

112

 

3.7.7

 

Programa del Proyecto

 

Ca",

 

114

 

,

I

1-

 

3.7.8

Fast Track - programa en el que se traslapan dlsePlo, concursos e IlTV'llementación

 

116

.

3.7.9

 

.Impllcadones del esquema Fast Track

 

-

 

117-=:J

índice

I

vii

Capítulo 3

Cómo desarrollar el Plan del Proyecto

f-~l

L

8

8.1

I

d6nMII

-ºbjetivos de la Administración del Costo

ces

Estructura de Costos

3.8.2 coordinado con el

WBS

catálogo de cuentas

Página

_-.!.t8_¡

118

 

.

3.8.3

:> Herramienta - Estimados de Costos

1-

3.8.4

Estimados de Costos - Caso

119

l--

3.8.5

Elaboración del Estimado de Costos

120

,

3.8.6

Análisis de Precio Unitario

120

3.S.7

Fuentes de información

ara estimar costos

121

3.S.S

Evaluación de costos relevantes_

121

_3.S.9

TIpos de Estimados <!e Costos

122

3.8.10 Imprevlstosy continge~~n=a=·a~s,::-:=::-;=

3.8.11 Estimado de Costos y Presupuesto Base

3.8.12 Diferencia entre Presupuesto y Estimado de Costos

3.8.13~

:> Hltl:ramienta

Presupuesto Base - (Baseline Budget)

122

123

123

124

f.--.c3--=S.14

Presupuesto I!ase~aseline Budqe-!J

=

Caso _

124

>------ 3.8.16

Programa de Erogaciones

126

.

3.S.17

Pro

ama de ErQQ.aciones - caso

127

SIl

d6

.CddMl

!----e3;';.9.~I_==-~O~'1J~e~t~;v~o~'~de~'a~A~d~m~;~n~;stT::"a<"ión~~d:e~la~Ca~,,,,",,,,ad~ _== t- 128

¡

3

9.~

3.9.3

3.9.4

3.9.5

Grado de Calidad

Responsabilidad sobre la calidad

la Administración Moderna de la Calidad V la Appl4R

.

~

128

I

3.9.6

3.9.7

F

~3~.9~.~8

3.9.9

3.9.10

128

129

130

130

131

131

132

133

Modelo de MadJrez de Calidad lQuiénes y con qué criterio determinan que el producto

(Benchmarking

es de calidad?

Alcance del Proyecto y Alcance del Producto

Establecer Precedentes

Herramienta - Diagrama Causa-Efecto con üsta de Verificación Diaorama Causa-::'-Efecto v Lista de Verificación - Caso

:

 

3.10

 

3.10.2

3.10.3

3.10.4

_

 

,

3

10.5

 

3.10.6

 

••

 
 

3.11.1

 

3.11.2

Factores

_

 

3. 11. 2. 1

 

Forma

_3.11.3

 

3.11.3.1

3.11.3.2

I

3.11.3.3

I ===

Admlnl_n del

Ob~tivosde la Administración del Riesgo =Herramienta Ma!=!a de ¡g~os Mapa de Riesgos Caso

134 134 - 134 135 ~ . _ 136 137 137 38 m-1 , 138
134
134
-
134
135
~
.
_
136
137
137
38
m-1
,
138
_
_139
1
_140
_
_
_
141
141
141
-
142

Posibles resp-ue~!i~ª~----ª-'ºs"_d~.gº-!i

=Herramienta - Matriz de }~dl!:li!ljs.tr:afIQD_de_Rlesgos

Matriz de Administración de Rl~os - Caso

de foJiü~ledI4lklntoa

Objetivos ctll:J.?! Ad!TIinistracJón de los Abastecimientos

por consideraralf1lanear los C1bastecimlentos

'N úmero- de ci;iii!rªiQi=~~~~""~.~=

Tipo qe contrato

de P---ª9'\0c-

Esquemas de C~Q.tra~qón

Proveedor General - Contrato a Predo Alzado Proveedor General - Contrato por Administración

Dlseño·rmplementación "U ave en Mano"- Precio Alzado

 

143

3.11.3.5 Relación contractual Agente y Vendedor 3.11.4 :> Herramienta - Matriz de Abastecimientos

144

3.11.5 Matriz de Abastecimientos

Caso Eg~o Externo - Caso

145

3.11.6

Matriz

de

Roles y Funciones

146

vIII

t

Índice

.;.•.3.1, Admlnift,ecl6n I • '-*"
.;.•.3.1,
Admlnift,ecl6n
I
• '-*"

3.12.1

Ob'etfvos de la Administración de la Integradón

3.12.2 Sistema de Control de cambios

3.12.3 ---t Práctica común - cambios

---

3.12.4 ! Diagrama de flujo deL~tema de C-º",trQ!.JIe cambi~os",-_-+_f.i:<--!

3.12.7_ 3.12~I Solicitud Relación de de Cambios cambiº---- - caso caso --======:-TIr

3.12.5

¡:;I Herramienta - Sistema de Control de Cambios_

~12.8_

:> Herramienta

Lecdones Aprendidas

3.12.9 lecciones Aprendidas

Caso

3.12.10 Resumen de pasos recomendados para desarrollar el Plan del Proyecto

. 3.12.10.1

- --'-3.12.10.2

~_

_

--tJ.12.10.3

Desarrollar un Plan del Proyecto prelimina",_-;-_

Revisar el Plan con los expertos e

InvQ.luscados princi~ales Presentar el Plan del Proyecto para a robadón

!

----r

, ¡ J -. '-'-H 3.ll "' ,~umen 3.14:¡-l.¡¡ULt)I.e.•ltonarlo Capítulo 4 Cómo ejecutar
,
¡
J
-.
'-'-H
3.ll
"' ,~umen
3.14:¡-l.¡¡ULt)I.e.•ltonarlo
Capítulo 4
Cómo ejecutar siguiendo el Plan del Proyecto
Págína
4.1
---ºº-í~tivosgenerales
159
4.2 Introducción
.
Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan la
,159
4.3 Ejecución
160
4.4 Herramientas adicionales
ara facilitar la F
ución
162
.62
4.5.1 j Responsabilidad del equipo durante la Ejecución
163
4.5.2 Herramientas para integrar equípos y mejorar la
_
.
.'
, 164
+1~ro;";!m~u~""'''''aclon
4.5.2.1
164
:4.5.2.2
164
F
4.5.2.3
164
- I - 4.5.2.4
Confinnar el grado de compromiso de cada
mIembro del equi
Establecer las reglas de juego del egU!~
Acordar la forma de dar y reCIbir
retroalimentación
Adoptar guías ytéCrllcas que ayuden al equipo
paLa resolver los problemas sin deSQ?lste
!
164
L1~6~5-
4.5.2.5
Establecergura~""p--ª!a el manejo de jüntas
4.5.2.6
Crear un listado de
ntos
or resolver
165

b4.

AMgurllmlento

4.6.1 Diferencia entre As

ded .

'66

uramiento

Control de Candad

166

4.7.~·

Admlnl

Ión·deConcursc.

na'

~4~.7~.~I_~~O~b"lj:etlvosal concursa-!

Y

f.otizar los trabajo_s

4.7.2

Práctica

comun al concursar

4.7.3

Proceso para conc:tJrsar los trabajos _

4.7.4

, PlIego de Requísitos

Paquete de Concurso

4.7.5

! Tipo de contra~unel tipo de servido

4.7.6

Contrato para Servidos Proresionales

4.7.8

Garantías y Fianzas

4.7.9

SeglSOS

166

167

168

I

=t= 170

171

171

173

173

4'7~7~~~c~on~"~ato~p~a~';a~Pro~~Veed~~"'~O~Co~""~a;ti~s~ta~G~en~e~":'-=~~~:=172

4.7.10 Matriz de Evaluación de Alternativas

174

4.7.11 :> Herramienta

Matriz de Evaluación ~de~AJ~t:e~m~ativ~·~a~s

174

índice

4 176
4
176

4.8.1

:> Herramienta - Estado de Cuenta de Contrato

176

I Ix

4.8.2

:> Herramienta - Re uisición de Pa

_-!Z8

4.8.3

As ectos a administrar en cada contrato

180

 

R

4.9

.

!IO

4.1

Ole 11'clnMto

Capítulo 5

Cómo controlar el Proyecto

5.1 Objetivos generales

5.2

In-troducd6n

Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan el

Página

185

185

5.3

187

S.4

Herramientas adicIonales

ara controlar el

o ecto

189

5.5 1

el

rama

S·~,.l- fr9.grama Base Autorizado

.-t-

189:

189

5.5.2.

Consideraciones Qa_r_a_~_c:tualizareLP!_Q9rama del ProY.!':~(L~_ 190

_5.5.3

~L9(Ld~Control del Prl?grama del Proyecto _,

: ~_~91

, 5.5.4 5.6.-i¡-- 5.6-,--~ 5.6.2 .7 5.7.1
,
5.5.4
5.6.-i¡--
5.6-,--~
5.6.2
.7
5.7.1

Control del PrQ9rama de E!29aciones - Flu o de Efectivo 192

QJnt;i9.1 ~uPU"~

":

:> Herramienta - Control Presupuestal

Control Presu

uestal - Caso

Valor

do Earned Yalu

Desempeño

del

proyecto

-'-

194

194

 

195

19'

196

i_

196

197

5.7.2 Desempeño del provecto res~ al costo

5.7.3 ~porte de Valor Ganad",º- ~

_5.7.4

_

~ Herramienta - Valor Ganado (Earned Value)

 

198

5.7.5

Valor Ganado

Earned Value

- Caso

200

5.8

Control_ c.nblc.--: Caso

202

5.8.1

Práctica comun - Control de cambios

 

203

5

Lecclon.~.e-o

 

203

5.10

"no E

s.m.nal- c

 

204

5.11

""::-'Ileporte

IUIII-

Ce

206

5.12

Control de Cel.'"

 

1

201

 

'

201

5.1

nH • ~utIonarlo

210

Capítulo 6

Cómo cerrar el Proyecto

Página

L

210 Capítulo 6 Cómo cerrar el Proyecto Página L 6.5.1 6.6·· 6.51"1':--· Admlnlltretlvo

6.5.1

6.6··

6.51"1':--·

Admlnlltretlvo ''t'L

21

Evaluación al cierre del

ro 000

218

"'umen

-

219

al cierre del ro 000 218 "'umen - .¡ 219 Capítulo 7 Conclusiones Página 7.1 7.2
al cierre del ro 000 218 "'umen - .¡ 219 Capítulo 7 Conclusiones Página 7.1 7.2

Capítulo 7

Conclusiones

Página

7.1

7.2 Tabla comparativa entre la Administradón Profesional de Pr~ecto!l'JaAdministración Tradicional ~~2c,23

Benefidos de la Administradón Profesional de Pro ectos

223

x

I índice

Anexos

Anexo ~l_~R~OCO~menda4;lon_ para Aplicar el Método Escala- _ Recomendadones para aplicar esta Guía en proyectos de diferentes grados de comp~idad_ Resumen de 23 pasos recomendados Tabla de aplicad6n del Método Escala"'" según la complejidad del proyecto

Página

229

229 230

:232 233
235

Anexo 2

Diagramas de Referenda Rál!!da

Anexo 3

   

Sistemas de Información ra la APP- Slites:

f-~=cc

~

Progt"amas diseMdos para trabajar en conJ

la

m~yoría ~á enfocada al Área de Integrad,"6~n ~ 235

S_oftware_para la Administradón del Alcance

Software para usos múltiples:

Estos programas son útiles para desarrollar muchas de

to con toda

información requerida para administrar el proyecto. La

236 -i

L

las Software herramlentas para la Administración de diferentes áreas d~1 Tiempo y ~~oce~;';O;'====~t~2~3~6~1 237

Software para

1ª---~mJ.Q!st!Aclp.!l_delCosto

238

Software para la Administración de los Recursos

 

_

2 3_9

.

Software para la

Administrad6n

de la Comunicación

240

Software para PDA (asistentes digitales QQrtátil~~

240

-_~Softwarepara

la Admlnlstrad6n del Rles9Q

Anexo 4

Acerca de Escala

241

243

Glosarlo de T~rmlnos

249

--~B~'~."'lIograflaUtilizada y Bibliografía Recomendada

259

indice Temático

263