TRNG I HC QUNG NAM

Khoa : KINH T - K THUT

BI GING


QUN TR
HNH CHNH
VN PHNG
(45 tit - i hc, cao ng QTKD)







Bin son: - V Thin Chn




Qung Nam, thng 7 nm 2010
2
Chng I
NHNG VN CHUNG V VN PHNG

1- Khi nim
Theo vn bn quy phm php lut ca Chnh ph v cc vn bn qui nh
chc nng, nhim v, t chc b my vn phng ca nhiu c quan th khi nim
vn phng c hiu theo cc ni dung sau y:
- Ni dung th nht: Vn phng l b my gip vic cho th trng c quan
trong cng tc lnh o, ch o, iu hnh thc hin chc nng nhim v ca c
quan.
cc c quan nh Quc hi, Ch tch nc, Chnh ph, cc B, cc c quan
khc thuc Chnh ph, Vin kim st Nhn dn ti cao, To n Nhn dn ti cao,
c quan trung ng ca cc t chc chnh tr, t chc chnh tr - x hi, UBND cc
cp u lp Vn phng.
cc c quan khc nh: S, Ban, ngnh ca tnh, cng, nng trng, bnh
vin, trng hc, Vin nghin cu... lp phng Hnh chnh (hoc phng Hnh
chnh - Qun tr). C ni khng gi l phng Hnh chnh - Qun tr m gi l
phng T chc Hnh chnh - Qun tr.
- Ni dung th hai: Vn phng l tr s lm vic ca c quan. hng
ngy din ra cc hot ng i ni, i ngoi ca c quan, n v .
- Ni dung th ba: Vn phng l mt dng hot ng ca c quan. Trong
din ra vic thu nhn, bo qun, lu tr cc loi vn bn giy t, nhng cng vic
lin quan n cng tc vn th.
- T in Ting Vit (in nm 1992) th: Vn phng l b phn ph trch cng
vic giy t, hnh chnh trong mt c quan.
Tm li: Vn phng l b my lm vic tng hp v trc tip ca mt c
quan chc nng, phc v vic iu hnh ca lnh o; l ni thu thp, x l thng
tin h tr cho hot ng qun l; bo m cc iu kin v vt cht k thut cho
hot ng chung ca ton c quan.
2- Chc nng, nhim v, c cu t chc ca Vn phng
2.1. Chc nng:
Vn phng l b my gip vic ca c quan, c chc nng tham mu p
ng nhu cu t chc iu hnh cng vic lnh o ca th trng c quan v bo
m iu kin vt cht k thut cho c quan hot ng.
Chc nng ca vn phng c th hin hai loi cng tc:
- Cng tc tham mu cho lnh o: Thuc chc nng ny, vn phng nghin
cu xut kin nhng vn thuc v phng php t chc cng vic, iu
hnh b my, ch o thc hin chc nng, nhim v chung ca c quan.
- Cng tc hu cn: m bo iu kin vt cht k thut v phng tin cho
c quan hot ng: Thuc chc nng ny, Vn phng va l n v nghin cu,
xut kin vi lnh o, va l n v trc tip thc hin cng vic sau khi lnh
o cho kin ph duyt. Vn phng mua sm, qun l, t chc s dng ton b
c s vt cht, k thut ca c quan.
3
Hai loi cng tc nu trn lun c mi quan h cht ch vi nhau v u
nhm p ng nhu cu ca cng tc lnh o, ch o ca th trng c quan.
2.2. Nhim v:
mi loi c quan, do c im ring cho nn Vn phng ca c quan
c th c giao nhng nhim v c th khc nhau. Nhng nhn chung Vn phng
c nhng nhim v ch yu di y:
- Xy dng chng trnh, k hoch v bo co thc hin chng trnh, k
hoch cng tc di hn, mt nm, 6 thng, qu, thng ca c quan v ca Vn
phng; T chc hp giao ban v xp lch cng tc tun ca c quan.
- Thu nhp thng tin, x l v cung cp thng tin kp thi p ng nhu cu
qun l, ch o, iu hnh ca th trng c quan.
- Thm tra cc n, cc quyt nh qun l trc khi th trng c quan
ban hnh; Theo di tin thc hin chun b n; Kim tra v th tc chun b
n; Bo m cc vn bn ca c quan ban hnh hoc trnh cp trn ban hnh
c thng nht.
- Ch tr vic gi gn mi quan h cng tc ca lnh o c quan vi cc c
quan khc v vi cng dn; Gip th trng c quan iu ho, phi hp cc n v
trong c quan thc hin chng trnh cng tc ca c quan.
- Ch tr hoc phi hp cc n v chun b, t chc cc cuc hi ngh, hi
tho, cuc hp, cuc lm vic ca lnh o c quan; Ghi bin bn cc cuc hp,
cuc lm vic .
- Gip th trng c quan qun l, ch o cng tc vn th, cng tc lu tr
c quan v cc n v trc thuc; Trc tip thc hin cng tc vn th, lu tr
ca c quan.
- Qun l ti sn, kinh ph thuc ti khon Vn phng; Bo m c s vt
cht, trang thit b k thut v phng tin lm vic ca c quan.
- Qun l t chc, bin ch cn b, nhn vin thuc bin ch Vn phng.
2.3. C cu t chc:
+ Lnh o vn phng:
- Chnh vn phng: l ngi iu hnh chung, chu trch nhim v ton b
cng tc vn phng.
- Cc ph chnh vn phng: l nhng ngi gip vic trc tip cho chnh
vn phng theo s phn cng ca chnh vn phng.
+ Cc b phn trc thuc vn phng:
Do c im cng tc, tng c quan c th, cc n v trong Vn phng c
th c tn gi khc nhau nhng nhn chung trong Vn phng thng c cc n v
t chc di y:
- Phng (hoc t, b phn) Tng hp:
y l n v c nhim v gip Chnh vn phng thc hin cng tc thng
tin tng hp nh: Xy dng chng trnh cng tc v bo co cng tc thng k
ca c quan, ca Vn phng; Bin tp cc vn bn khc khi c giao.
- Phng (hoc t, b phn) Hnh chnh, vn th:
4
n v ny c nhim v gip Chnh vn phng thc hin cng tc vn th,
nh my, l tn, khch tit, tng i in thoi (nu c), thng trc khch ra vo
c quan.
- Phng (hoc t, b phn) Qun tr:
n v ny c nhim v gip Chnh vn phng thc hin cng tc bo m
c s vt cht, phng tin k thut cho c quan, hot ng (tr s, my mc, xe
t, cc loi trang thit b khc...)
Trng hp c quan khng lp phng Ti v ring th phng Qun tr cn c
nhim v qun l v t chc s dng kinh ph thuc ti khon Vn phng.
- Phng (hoc t, b phn) Lu tr:
n v ny c nhim v gip Chnh vn phng v th trng c quan qun
l, ch o cng tc lu tr cc n v thuc thm quyn ca th trng c quan.
Trc tip lm cng tc lu tr v qun l kho lu tr ca c quan.
i vi vn phng U ban Nhn dn Tnh, Thnh ph trc thuc Trung
ng, n v ny khng gi l Phng hoc T hoc B phn lu tr m gi l
Trung tm Lu tr.
3- Nguyn tc lm vic ca Vn phng
Vn phng lm vic theo cc nguyn tc sau y:
- Nguyn tc lm vic theo ch Th trng
Ni dung nguyn tc ny l: Chnh Vn phng l ngi ng u Vn
phng, l th trng ca Vn phng. Trong phm vi Vn phng, Chnh Vn phng
l ngi c thm quyn quyt nh tt c cc cng tc ca Vn phng.
- Nguyn tc lm vic kt hp: Nhng cng chc, vin chc thuc khi
nghin cu tng hp khi cn thit c lm vic trc tip vi lnh o c quan.
Sau bo co li vi Chnh vn phng Chnh vn phng t chc ch o theo
th tc hnh chnh.
Nhng cng chc, vin chc thuc khi hnh chnh, t chc, qun tr, ti v
lm vic theo ch th trng. Cc cng vic thuc khi ny do Trng phng
ch o v bo co vi Chnh Vn phng.
4- Mi quan h cng tc ca Vn phng
- Cng tc Vn phng c tt c cc c quan, n v t trung ng n a
phng. Nhng v mt t chc b my chung th Vn phng khng t chc h
thng ngnh dc t trung ng n a phng.
- Trong phm vi c quan:
Vn phng ca c quan no th lnh o c quan ch o trc tip
mi mt cng tc ca Vn phng.
i vi cc n v trong cng mt c quan, Vn phng khng phi l
n v cp trn hoc cp di ca cc n v khc. Mi quan h ca
Vn phng vi cc n v khc l quan h phi hp cng tc.
5- Cc phng php b tr vn phng
- Nhng yu cu chung:
Ph hp vi tnh cht v quy m hot ng ca c quan
Thun li cho phc v cng vic trong c quan
5
D dng lin h giao dch
Bo mt.
- Vn phng "m":
- Vn phng "ng":
6- V tr ca Vn phng
Vn phng l mt n v t chc ca c quan. Vn phng cng vi cc n
v t chc hon chnh ca c quan. C c quan l c Vn phng (hoc c n v
chuyn trch cng tc Vn phng).
Vn phng l b my gip vic ca Th trng c quan, l Tai mt ca
Th trng c quan.
Vn phng gip Th trng c quan xc nh chng trnh cng tc chung
ca c quan; Xc nh cc bin php th trng c quan t chc ch o, iu
hnh b my thuc quyn qun l ca mnh thc hin chng trnh cng tc
ra.
Vn phng bo m iu kin vt cht cho c quan hot ng.
Vn phng l ni c ngun thng tin quan trng nht, tin cy nht, thng
xuyn nht phc v nhu cu qun l, ch o, iu hnh ca th trng c quan.
Vn phng l ni giao tip u tin gia c quan vi cc c quan, t chc v
cng dn. Vi ngha Vn phng l tr s lm vic ca c quan th thng qua Vn
phng, c quan th hin c tnh cht trang nghim ca cng s.
Cng tc Vn phng c v tr quan trng trong qu trnh hot ng ca c
quan, lm tt cng tc vn phng s gp phn quan trng vo kt qu hot ng
chung ca c quan./.

CU HI N TP

Cu 1: Khi nim, chc nng, nhim v chung ca Vn phng cc c quan?
Cu 2: Phn bit chc nng nhim v ca Vn phng vi cc n v khc
trong cng mt c quan.
Cu 3: V tr ca Vn phng trong c quan.
Cu 4: C cu t chc, nguyn tc lm vic v mi quan h cng tc ca
Vn phng.











6
Chng II
CC LOI HNH VN PHNG NC TA HIN NAY

I- Vn phng cp u ng
ng Cng sn Vit Nam l ng cm quyn ng lnh o nhn dn tin
hnh s nghip cch mng.
H thng t chc ca ng c thnh lp tng ng vi h thng t chc
ca Nh nc.
Trung ng c Ban chp hnh Trung ng ng. Tnh c Ban chp
hnh ng b tnh (gi l tnh u). huyn c Ban chp hnh ng b huyn (gi
l huyn u)...
mi cp u ni trn u c cc n v gip vic. Trong s cc n v
c mt n v l Vn phng (Vn phng cp u ng).
Vn phng cp u l mt n v t chc trong h thng t chc ng Cng
sn Vit Nm trung ng c Vn phng Trung ng tnh, thnh ph trc
thuc trung ng c Vn phng Tnh u, Vn phng Thnh u. huyn c Vn
phng Huyn u. x c Vn phng ng u x.
1- Chc nng ca Vn phng cp u
Vn phng cp u ng c chc nng tham mu gip cp u (trc tip l
gip Ban thng v v thng trc) t chc iu hnh cng vic lnh o ca
ng. Ni dung cng tc tham mu ca Vn phng cp u bao gm:
- Vn phng cp u tham mu v mt t chc, iu hnh cng vic ca lnh
o, ch o ca cp u. T chc qu trnh lm vic ca cp y Vn phng cp u
khng i su tham mu vo cc lnh vc cng tc, vo ni dung ng li, chnh
sch; Khng i su vo vic chun b cc n hoc thm nh ni dung n
Cng vic thuc chc nng ca cc n v khc ca cp y
- Vn phng cp u cn c chc nng phc v trc tip cc hot ng hng
ngy ca Ban Chp hnh, Ban Thng v, cc cuc lm vic ca th trng cp u
vi cc ban ngnh, c s, cc hi ngh ca cp u, cc chuyn i cng tc ca cp
y. m bo iu kin, phng tin cho cp u hot ng.
Chc nng tham mu v phc v ca Vn phng cp u c quan h mt
thit vi nhau. Tham mu cng l phc v, trong phc v c tham mu.
2- Nhim v ca Vn phng cp u ng
Do c im v nhu cu cng tc ca mi cp u ng c nhng nt khc
nhau, v vy Vn phng mi cp u c th c giao nhim v c th khc nhau.
Nhn chung, Vn phng cc cp u c nhng nhim v ch yu di y:
- Gip cp u xy dng chng trng cng tc thng k.
Cp u thng c cc loi chng trnh cng tc ton kho, nm, qu, thng ca
Ban chp hnh. Lch cng tc tun ca Thng trc cp y. Chng trnh hot
ng chuyn .
- Lm cng tc thng tin tng hp phc v lnh o:
Ni dung ca cng tc thng tin tng hp phc v lnh o l thc
hin ch bo co cng tc trong c quan cp u;
7
Bo co cng tc ca c quan cp u ln cp trn;
Truyn t s lnh o ca cp u xung cp di;
m bo cung cp thng tin nhanh chng, chnh xc
- Gip cp u nng cao cht lng cc quyt nh, vn bn ho cc quyt
nh ca cp y. Ni dung c bn ca cng tc nng cao cht lng cc quyt nh
lnh o ca cp u l:
Theo di, kim tra n c n v c giao bin tp vn bn thc
hin tin theo k hoch;
Thm nh chnh l ln cui cc vn bn do cp u ban hnh;
Trnh cp u k, ban hnh;
Sau khi c ban hnh, Vn phng ch tr vic truyn t v vic thc
hin cc vn bn ca cp y.
- Gip cp u ban hnh cc quy ch v t chc thc hin quy ch thuc
phm vi cng tc Vn phng.
Cc quy ch c lin quan trc tip n chc nng nhim v Vn phng cn
xy dng l: Ch bo co, ch hi hp, ch cng tc vn th lu tr, quy
nh v xy dng v ban hnh vn bn, ni quy ra vo c quan, ni quy phng
chy cha chy...
- Gip cp u lm cng tc th t tip dn, nng cao hiu qu vic x l ti
ch nhng kin ngh v khiu ni ca cng dn. Ni dung cng tc ny gm c:
Tip nhn ng k n th ca cn b ng vin, nhn dn gi n
cp u;
T chc tip dn, cn b ng vin n tr s ng kin ngh,
khiu ni, t co;
Ghi nhn kin v hng dn ngi khiu t n c quan c thm
quyn gii quyt;
Chuyn n th n cc c quan c trch nhim gii quyt theo quy
nh ca Php lnh khiu ni t co v theo quy nh trong iu l
ng, quy nh ca cp u;
Theo di tin gii quyt n th gi n cp y.
- T chc qun l cng tc vn th, lu tr:
Chp hnh quy ch qun l vn kin, gi gn b mt ca ng v Nh
nc;
Trc tip qun l kho lu tr thuc quyn ca cp u;
Hng dn nghip v cng tc vn th, cng tc lu tr i vi cc
n v, c quan ng, on Thanh Nin Cng sn H Ch Minh cng
cp v cp di.
- Tng bc hin i ho phng tin lm vic ca cp u v ca c quan.
- Lm cng tc ti chnh qun tr ca Vn phng cp u ng:
cp u c thnh lp n v chuyn trch lm cng tc ti chnh qun
tr th Vn phng cung cp c trch nhim phi hp vi n v
m bo kinh ph, c s vt cht cho cp u v c quan hot ng.
8
cp u khng c n v lm cng tc ti chnh qun tr th Vn
phng gip cp u lm cng tc Ti chnh qun tr v ngn sch ng.
Ni dung ca cng tc ti chnh qun tr l qun l v t chc s dng
kinh ph, c s vt cht bo m cho cp u v c quan lm vic.
3. T chc ca Vn phng cp u
Ngoi Vn phng Trung ng ng v Vn phng ng u cp x, Vn
phng cp Tnh u, cp Huyn u, nhn chung Vn phng cp u ng c t
chc thnh cc phng hoc b phn cng tc. Cc phng hoc cc b phn cng
tc thuc Vn phng thng c:
- Phng (hoc b phn cng tc) Nghin cu Tng hp.
- Phng (hoc b phn cng tc) Vn th Lu tr
- Phng (hoc b phn cng tc) Ti chnh - Qun tr.
II- Vn phng c quan hnh chnh Nh nc c thm quyn chung
Cn c theo tnh cht thm quyn th cc c quan hnh chnh Nh nc
c phn chia thnh hai loi (nhm) di y:
- C quan hnh chnh Nh nc c thm quyn chung.
- C quan hnh chnh Nh nc c thm quyn ring.
C quan hnh chnh Nh nc c thm quyn chung l nhng c quan c
chc nng qun l Nh nc tt c cc ngnh, cc lnh vc, cc i tng trn
phm vi c nc hoc trn mt n v hnh chnh lnh th. Cc c quan gm:
Chnh ph, U ban nhn dn cc cp (tnh, huyn, x).
V t chc b my lm vic, mi cp ni trn u c Vn phng:
Chnh ph c Vn phng Chnh ph,
U ban nhn dn tnh c Vn phng U ban nhn dn tnh,
U ban nhn dn huyn c Vn phng U ban nhn dn huyn,
U ban nhn dn x c Vn phng U ban nhn dn x.
Ngoi Vn phng Chnh ph v Vn phng U ban nhn dn x, theo cc
vn bn hin hnh ca Nh nc th Vn phng U ban nhn dn cp tnh, huyn
c chc nng, nhim v, t chc v l li lm vic nh sau:
1- Chc nng
Vn phng U ban nhn dn l b my lm vic ca U ban nhn dn, c
chc nng phc v s qun l tp trung thng nht, s ch o iu hnh mi mt
ca U ban nhn dn.
2- Nhim v
- Vn phng U Ban nhn dn gip U ban nhn dn t chc cng tc thng
tin v s l thng tin. Bo m phn nh thng xuyn, kp thi, chnh xc tnh
hnh cc mt cng tc ca a phng. Phc v c lc s lnh o, ch o ca
U ban nhn dn.
- Xy dng chng trnh lm vic ca Hi ng nhn dn v U ban nhn
dn; Lp lch cng tc cho Thng trc U ban nhn dn; Gip U ban nhn dn
qun l vic thc hin chng trnh ; Qun l cc k sinh hot ca U ban nhn
dn v Hi ng nhn dn.
9
- Gip Thng trc U ban nhn dn trong vic phi hp cc ngnh chun
b cc vn U ban nhn dn hoc Hi ng nhn dn xem xt, quyt nh kp
thi, chnh xc v ng th ch ca Nh nc; Xem xt cc quyt nh v cc bin
php ca Hi ng nhn dn v U ban nhn dn cp di; Pht hin v ngh
U ban nhn dn un nn kp thi cc vn cha ph hp vi ch trng ca
ng, Nh nc, Ch th ca U ban.
- T chc truyn t cc quyt nh ca U ban nhn dn cho cc ngnh, cc
cp v theo di n c kim tra thc hin cc quyt nh .
- Gip U ban nhn dn bo m mi quan h cng tc gia U ban nhn
dn v cc on th nhn dn.
- m bo cc phng tin cho i biu Quc hi a phng, i biu
Hi ng nhn dn hot ng.
- T chc vic tip nhn n, th v gii quyt cc khiu ni, t co ca
nhn dn.
- Gip U ban nhn dn qun l cng tc vn th, lu tr, hnh chnh ca
U ban v hng dn nghip v cho cc ngnh trong a phng v cc cng tc
ni trn theo ng nguyn tc ch ca Nh nc.
- Qun l ti sn c U ban nhn dn giao; Bo m iu kin vt cht
cho b my ca U ban nhn dn hot ng.
- Qun l cn b cng nhn vin chc thuc bin ch Vn phng.
3- T chc b my
Ngoi tr Vn phng U ban nhn dn cp x, theo nguyn tc chung Vn
phng U ban nhn dn cc cp lm vic theo ch th trng. Vn phng U
ban nhn dn cc cp c Chnh Vn phng; c ph Vn phng gip vic lnh o.
Chnh Vn phng ph trch chung cng tc ca Vn phng, chu trch nhim c
nhn trc U ban nhn dn v ton b cng tc ca Vn phng U ban nhn dn.
Cc b phn cng tc trong Vn phng c:
3.1- B phn nghin cu tng hp.
B phn ny c nhim v gip U ban nhn dn theo di cc khi cng tc.
Tu theo khi lng cng tc, b phn ny c th c chia thnh cc t hoc
nhm cn b theo di cc mt cng tc sau:
+ Tnh hnh chung v cc vn tng hp nh thng k, k hoch, lm cng
tc thng tin bo co.
+ Cng tc an ninh, chnh tr v trt t tr an, qun s, t chc, php ch
thanh tra.
+ Cng tc lng thc, vt t, gi c, thng nghip, ti chnh, ngn hng.
+ Cc ngnh cng nghip v th cng nghip, xy dng c bn, nh t,
giao thng vn ti, bu in.
+ Cc ngnh nng nghip, thu li, lm nghip, thu sn, kh tng thu
vn, xy dng kinh t mi, nh canh nh c.
+ Cc ngnh vn ho thng tin, gio dc ph thng v chuyn nghip, khoa
hc k thut, th dc th thao, y t, bo v b m v tr em, thng binh v x hi.
3.2- Phng (hoc t) Hnh chnh - T chc:
10
Phng (hoc t) Hnh chnh - T chc c nhim v gip Chnh Vn phng
qun l v thc hin cc cng vic v:
+ Cng tc vn th;
+ Giao thng lin lc;
+ Tng i in thoi;
+ Bo v c quan (k c vic kim sot ngi ra vo c quan);
+ T chc nhn s;
3.3- Phng (hoc t) Qun tr - Ti v:
Phng (hoc t) Qun tr - Ti v c nhim v gip Chnh Vn phng qun
l v thc hin cc cng tc vic v:
+ Ti v, k ton;
+ Qun l ti sn ca c quan U ban;
+ Y t;
+ i xe;
+ Nh khch;
+ Dch v;
3.4- Trung tm lu tr (i vi tnh), cn b chuyn trch hoc kim nhim
cng tc lu tr (i vi huyn)
Trung tm hoc cn b lu tr c chc nng gip Chnh Vn phng v U
ban nhn dn qun l cng tc lu tr v ti liu lu tr ca a phng.
4- Mi quan h v l li lm vic ca vn phng
- Quan h gia chnh Vn phng vi cc cn b nghin cu tng hp.
Cn b nghin cu tng hp t di s iu khin chung ca Chnh Vn
phng nhng hng ngy lm vic trc tip vi Ch tch, ph Ch tch ph trch
tng khi cng tc sau bo co cho Chnh Vn phng nm c cng vic
chung.
- Quan h gia Vn phng U Ban Nhn Dn vi Vn phng cp U.
+ Vn phng U Ban Nhn Dn phi hp cht ch vi Vn phng cp U
cng cp trong vic xy dng chng trnh lm vic ca U Ban v cp U trong
tng thi gian.
+ Vn phng U Ban phi vi Vn phng cp U c s phn cng mi
bn trong vic nm tnh hnh cc mt a phng, chun b cho thng trc U
ban v thng trc cp U gii quyt cc cng vic ng trch nhim v thm
quyn ca mi bn, khc phc s chng cho v t chc cng nh qu trnh thc
hin nhim v.
- Quan h gia Vn phng U ban vi cc c quan chuyn mn v U ban
nhn dn cp di:
+ Vn phng U ban c quan h mt thit hng ngy vi cc c quan chuyn
mn v U ban nhn dn cp di gip U ban nm chc mi hot ng trong
a phng, n c cc c quan chuyn mn v U ban nhn dn cp di thc
hin cc quyt nh ca U ban v thc hin ch bo co theo quy nh.
+ Hng dn, gip Vn phng cc c quan chuyn mn v vn phng U
ban nhn dn cp di v cch lm vic m bo s ch o v phi hp cng
tc trn di kp thi, nhy bn, thng sut.
11
+ Hng nm hp vi cc Vn phng ca cc c quan chuyn mn v Vn
phng U ban nhn dn cp di trao i kinh nghim v nghip v cng tc
Vn phng.
III. Vn phng c quan hnh chnh Nh nc c thm quyn ring
C quan hnh chnh Nh nc c thm quyn ring l c quan c chc
nng qun l Nh nc trong phm vi ngnh hoc lnh vc. Cc c quan gm:
Cc B, c quan ngang B, c quan thuc Chnh ph, cc c quan chuyn mn
thuc U ban nhn dn cc cp.
V t chc b my, ngoi cc n v chc nng mi c quan ni trn u c
Vn phng. Theo vn bn hin hnh th Vn phng B, c quan ngang B, c quan
khc thuc Chnh ph (gi chung l B) c chc nng, nhim v v t chc b
my nh sau:
1 - Chc nng ca Vn phng B
Vn phng l b my lm vic ca B trng, Th trng c quan ngang
b, c quan thuc Chnh ph.
2 - Nhim v ca Vn phng B
- Thu thp, tng hp, x l thng tin phc v s lnh o, ch o, iu hnh
ca Th trng.
- Gip Th trng thm tra cc n, cc Quyt nh B trng ban
hnh hoc trnh cp trn ban hnh.
- Theo di, n c hoc t chc s phi hp vi cc v theo di vic
thc hin cc quyt nh ca B trng.
- Qun l v trc tip lm cng tc vn th, lu tr ca c quan.
- Qun l v trc tip thc hin cng tc hnh chnh, l tn.
- Qun l v trc tip thc hin cng tc qun tr ca c quan.
- Bo m iu kin vt cht cho mi hot ng ca c quan.
3- T chc ca Vn phng B
Theo vn bn hin hnh th tu theo tnh cht v khi lng cng vic c
th, B trng t chc Vn phng thnh cc phng hoc b phn chuyn trch.
Cc n v c th l:
+ Phng Tng hp;
+ Phng Hnh chnh;
+ Phng Qun tr;
+ Phng Lu tr;
S t chc ca Vn phng B
(Mi SV ln bng v s v ghi ch: Quan h ch o; Quan h phi hp)
cc c quan trc thuc B, c quan chuyn mn thuc U ban nhn dn
tnh v cc c quan khc khng c Vn phng, n v lm cng tc Vn phng
thng do mt n v m nhim. n v l: Phng Hnh chnh - Qun tr.
Do c im v nhu cu cng tc, cng c c quan lp hai n v m nhn
cng tc thuc chc nng nhim v ca Vn phng. Cc n v c th l:
- Phng Hnh chnh - Tng hp.
- Phng Qun tr - Ti v.
12
IV - Vn phng doanh nghip
C nhiu cch phn loi cc doanh nghip. Cn c c im quyn s hu
ti sn ca doanh nghip th nc ta hin nay c cc loi hnh doanh nghip di
y:
- Doanh nghip Nh nc;
- Doanh nghip Hp tc x;
- Cng ty trch nhim hu hn;
- Cng ty c phn;
- Cng ty hp doanh;
- Doanh nghip t nhn;
- Doanh nghip c vn u t nc ngoi.
1. V t chc b my ca doanh nghip
- D c thnh lp theo hnh thc no th mi doanh nghip l mt t chc
c lp trong h thng chnh tr nc ta. Theo cc vn bn hin hnh, v mt t
chc b my, ngoi ban lnh o (gm Gim c v cc ph Gim c) mi doanh
nghip c quy m va v nh thng c cc n v:
Vn phng doanh nghip;
Cc phng, ban chc nng ca doanh nghip;
- cc Tng cng ty; Tng Cng ty Nh nc; cc doanh nghip Nh nc,
c lp quy m ln, c v tr quan trng trong nn kinh t quc dn, b my ca
Doanh nghip c cc n v di y:
Hi ng Qun tr;
Ban kim sot;
Tng Gim c v cc Ph tng Gim c;
Vn phng doanh nghip;
Cc Phng, Ban chc nng ca doanh nghip.
2 - Vn phng doanh nghip
2.1. Chc nng ca Vn phng doanh nghip
- Gip vic qun l ca Hi ng Qun tr,
- Gip vic iu hnh ca Tng Gim c doanh nghip.
2.2. Nhim v ca Vn phng doanh nghip
Thc hin chc nng ca mnh, Vn phng doanh nghip c cc nhim v
ch yu di y:
- Xy dng chng trnh cng tc thng k ca doanh nghip; Theo di,
n c cc n v thuc doanh nghip thc hin chng trnh cng tc ; Sp
xp lch cng tc tun ca Hi ng Qun tr v Tng Gim c doanh nghip.
- Bin tp cc bo co thng k ca doanh nghip v cc vn bn khc
c Hi ng Qun tr, Tng Gim c giao.
- Truyn t cc Ngh quyt, Quyt nh ca Hi ng Qun tr, thng bo
cc Quyt nh, Kt lun ca Tng Gim c n cng nhn vin chc v ngi
lao ng ca doanh nghip.
- T chc thu thp, tng hp, cung cp thng tin kp thi, chnh xc phc v
vic qun l ca Hi ng Qun tr v vic iu hnh ca Tng Gim c.
13
- Bo m tnh php l ca cc vn bn do Hi ng Qun tr v lnh o
doanh nghip ban hnh.
- Xy dng cc quy ch thuc lnh vc cng tc Vn phng doanh nghip.
- T chc vic chun b ni dung, ti liu cho cc cuc hi hp, chuyn i
cng tc ca lnh o doanh nghip vi cp trn v vi cc c quan, on th, t
chc, c nhn trong, ngoi doanh nghip; Trc tip ghi bin bn cho cc cuc lm
vic .
- T chc v trc tip thc hin cng tc vn th, lu tr, l tn, khch tit,
thng trc bo v ti c quan doanh nghip.
- m bo c s vt cht cho Hi ng Qun tr, Tng Gim c v c quan
doanh nghip lm vic.
- Qun l ti sn v kinh ph thuc ti khon Vn phng doanh nghip; Thc
hin cng tc thng k, k ton ca c quan doanh nghip.
Ngoi cc nhim v ni trn, tu theo nhu cu cng tc v c im ca
doanh nghip, Vn phng c th c giao thm cc cng tc di y:
- Cng tc thi ua khen thng;
- Cng tc php ch vn bn;
- Cng tc tuyn truyn, gio dc truyn thng, bo tng ca doanh nghip.
2.3. T chc ca Vn phng doanh nghip
Tu theo quy m ca doanh nghip v khi lng cng vic ca Vn phng
m doanh nghip t chc Vn phng cho ph hp. cc doanh nghip va v nh,
t chc ca Vn phng gm c:
Chnh vn phng hoc trng phng Hnh chnh qun tr. Gip vic cho
Chnh vn phng hoc Trng phng Hnh chnh qun tr c ph vn phng hoc
Chuyn vin Hnh chnh qun tr./.

CU HI N TP

Cu 1: Chc nng nhim v, c cu t chc ca Vn phng cp u ng.
Cu 2: Chc nng nhim v, c cu t chc ca Vn phng c quan hnh chnh
nh nc c thm quyn chung.
Cu 3: Chc nng nhim v, c cu t chc ca Vn phng c quan hnh chnh
nh nc c thm quyn ring.
Cu 4: Chc nng nhim v, c cu t chc ca Vn phng doanh nghip.
Cu 5 : Cc loi hnh vn phng khc nhau th chc nng, nhim v khc nhau
ng hay sai? V sao?



14
Chng III
QUN TR VN PHNG

I. Khi nim Qun tr v Qun tr hnh chnh vn phng
1. Khi nim Qun tr
Hin nay c rt nhiu quan nim khc nhau v qun tr nhng y nht
l khi nim sau y:
Qun tr l qu trnh lm vic vi v thng qua nhng ngi khc thc
hin nhng mc tiu ca t chc vi ngun ti nguyn hn ch trong mt mi
trng lun bin ng.
Khi nim trn bao gm cc ni dung di y:
- Lm vic vi v thng qua ngi khc:
Trong mi c quan, t chc (nht l t chc kinh t) mi sn phm ra i
hoc mi cng vic c hon thnh ni chung u c s tham gia lao ng ca
nhiu ngi. Trong qu trnh , nh qun tr c vai tr quan trng l a ra quyt
nh. Cn cn b cng nhn vin l lc lng trc tip thc hin. Nu nh qun tr
khng giao nhim v c th, khng kim tra n c...th nh ca ngi lnh
o khng c bin thnh hin thc. Sn phm hoc cng vic khng c hon
thnh. Tp th ngi trong mt c quan, mt t chc l lc lng ch yu trc tip
thc hin chc nng, nhim v ca c quan, n v. Tp th c th to ra thun
li hoc ngc li l sc cn i vi s thnh cng ca nh qun tr. Nh vy,
qun tr l qu trnh lm vic vi v thng qua ngi khc.
- Mc tiu ca t chc:
Mc tiu l ci ch phn u t c. Mi c quan, t chc u c mt
mc tiu c th ph hp vi yu cu v nhim v c giao. Mc tiu ca c nhn
ch yu do c nhn n lc phn u c th t c. Cn mc tiu ca c quan,
ca t chc phi do tp th con ngi trong c quan, t chc phn u cng
thc hin. Trong , mi ngi phi phn u thc hin phn vic ca mnh. Mi
n v cu thnh trong c quan, t chc phi phn u thc hin phn vic c
giao. Tt c mi ngi, tt c cc n v u phn u th cng vic ca c quan,
ca t chc s t kt qu cao hn. Mc tiu c thc hin. S phn u ca mi
ngi, ca mi n v cu thnh s to thnh sc mnh tng hp khi c s qun l,
t chc mt cch khoa hc ca nh qun tr.
+ Kt qu l nhng sn phm c th. Trong qu trnh hot ng, c quan t
chc ra cc ch tiu c th. Ch tiu c th l ni dung cng tc phi hon
thnh. C th l s lng v cht lng sn phm ca tng n v, t chc hoc
ca c t chc trong tng khon thi gian. Ht thi gian k hoch, n v, c quan
thc hin xong cng vic ra, nh vy l c quan , t chc hot ng
t kt qu.
+ Hiu qu l gi tr ca kt qu c c so vi s u t t c mc
tiu m c quan, t chc t ra.
15

Nh vy, trong qu trnh t chc thc hin mc tiu, nh qun tr phi c
gii php t chc. Phi lun quan tm n tnh hiu qu ca hot ng. iu
thuc trch nhim ca nh qun tr.
- Cc ngun ti nguyn hn ch:
Mt t chc d l c quan hnh chnh s nghip hay n v sn xut kinh
doanh th cng lun lun phi hot ng trong iu kin c th. Ngun ti nguyn
y c hiu theo ngha rng v y nht, n bao gm c nhn lc, vt lc,
ti lc (con ngi, vt cht v tin bc).
Khng c mt c quan no m li cm thy tho mn ngun ti nguyn
trong qu trnh hot ng. Mt khc, do nhu cu cuc sng ca con ngi v theo
php lut ca Nh nc, cc c quan va c s dng ngun ti nguyn li va
c trch nhim cao trong vic bo v ngun ti nguyn. Trch nhim thuc v
tp th lao ng ca c quan, trong ngi chu trch nhim cao nht l nh qun
tr. Mi quyt nh ca nh qun tr u phi tnh n ngun ti nguyn ny.
- Mi trng lun thay i:
Mi c quan lun tn ti v hot ng trong mt mi trng c th. Mi
trng lun bin i. Theo mt nh tng lai hc th mt c quan, mt t chc,
mt doanh nghip thng chu tc ng ca 5 ngun bin ng, l: Vt cht, x
hi, thng tin, chnh tr, o c. Vit Nam cng c tc gi a ra 8 loi mi
trng, l: Kinh t, lut php, vn ho, x hi, cng ngh, chnh tr, sinh thi,
quc t.
V s lng nhm mi trng c th khc nhau hoc bin i theo tng ni,
tng lc, nhng r rng mt c quan, mt doanh nghip d c thnh lp ra
thi gian no, tr s t u th c quan , doanh nghip cng lun lun chu
s tc ng ca mi trng lun c s thay i.Vn quan trng l, nh qun tr
phi x l nh th no trc s tc ng ca mi trng a ra nhng quyt
nh ng n.
Ngoi khi nim trn, theo t in Ting Vit, t qun tr c gii ngha
nh sau:
- Qun tr l vic t chc, iu hnh cng vic ca mt c quan, t chc:
Ban qun tr, hp tc x; Hi ng qun tr.
- Qun tr l vic qun l v cp pht cc phng tin lm vic theo ch
: Phng Qun tr.
Qun tr cng c phm vi ca n, ta c th thy phm vi ca qun tr qua m
t sau y:
S cc cp qun tr

Qun tr
Cao cp Top Management


Qun tr trung gian Middle Management

Qun tr cp c s first line Management
16
2 - Qun tr hnh chnh Vn phng (Office management)

Qun tr hnh chnh Vn phng l lnh o Vn phng, qun l cng tc
Vn phng trong mt c quan.
Khi nim trn bao hm cc ni dung di y:
- Lnh o Vn phng:
Vn phng l mt n v t chc ca c quan. Vn phng c chc nng,
nhim v, quyn hn, t chc, bin ch ring. Ngi ng u Vn phng l
Chnh Vn phng. Cc thnh vin ca vn phng hot ng di s iu hnh,
kim tra ca Chnh Vn phng. Hot ng ca Chnh Vn phng l lnh o Vn
phng, l hot ng qun tr Vn phng.
- Qun l cng tc Vn phng:
Mt c quan c nhiu n v t chc. Mi n v t chc c chc nng,
nhim v, quyn hn tng i c lp vi nhau. Ngoi chc nng, nhim v
chnh ra, mi n v t chc cn phi lm nhng cng vic khc c lin quan trong
c cng vic Vn phng. Cng vic Vn phng c tt c cc n v trong c
quan. Cng vic phi c qun l, thc hin thng nht. Hot ng qun l,
ch o cng tc Vn phng trong mt c quan l hot ng qun tr Vn phng.
II. Th k vn phng v nh qun tr hnh chnh vn phng
1. Th k vn phng
1.1. Khi nim
Th k l ngi tr l ca cp qun tr, nm vng nghip v hnh chnh vn
phng, c kh nng nhn trch nhim, hnh ng c lp m khng cn c s kim
tra trc tip. C c phn on, sng kin v c th a ra quyt nh trong phm vi
quyn hn ca mnh.
Th k vn phng l nhng ngi c giao m nhn mt phn hoc ton
b cng vic c lin quan n lnh vc chuyn mn ca mt vn phng nh Qun
l vn bn, h s ti liu; m bo cc yu cu v thng tin, lin lc, giao tip v t
chc sp xp cng vic hng ngy nhm h tr, phc v cho hot ng ca c
quan.
1.2. Nhim v
- Thu thp, x l v cung cp thng tin v cc lnh vc m mnh c giao
ph trch phc v cho hot ng qun l ca c quan.
- Bin tp vn bn, t chc sp xp, qun l vn bn, h s ti liu.
- T chc sp xp cc hot ng hnh chnh ca c quan.
- Gii quyt cc th tc hnh chnh m bo kinh ph v c s vt cht
cho hot ng ca c quan.
1.3. Nhng phm cht cn thit ca th k
- Yu ngh v c thc vn ln trong ngh.
- C thc k lut (nghim chnh chp hnh...), t gic (ch ng trong cng
vic) v trit (rn luyn thm thc t gic, k lut) trong cng vic.
- Cn thn v chu o
17
- Qung giao (l ngi ci m, ha nh, vui v ch ng giao tip, m rng
cc mi quan h), ci m (gy thin cm li n tng tt p cho khch n c
quan) v bit t km ch khi cn thit.
- Kn o.
y l phm cht c bit quan trng ca th k vn phng vi ngi khc
trong vic lu gi cc ti liu, h s, sp xp h s ngn np, bit s dng h thng
bo mt trn my tnh.
- Nng ng v linh hot.
- Tng tr v on kt.
1.4. Cc yu cu v trnh , kh nng ca th k
- Son tho vn bn, qun l vn bn i - n.
- S dng thnh tho my tnh, thit b vn phng.
- Tip khch ngh thut.
- Ln lch cng tc khoa hc.
- Ni chuyn in thoi lch s, kho lo...
- C kin thc tng qut v mi mt...
- T chc cng vic mt cch khoa hc, lm cho cp trn thy c mi
cng vic trong tm kim sot.
2. Nh qun tr hnh chnh vn phng
1.1. Khi nim
Nh qun tr hnh chnh vn phng l nh qun tr, tc l phi hon thnh 4
chc nng: Hoch nh, t chc, qun tr ngun nhn lc (lnh o) v kim tra b
phn hnh chnh ca mnh.
1.2. Tiu chun ca nh qun tr hnh chnh vn phng
tr thnh mt nh qun tr hnh chnh (Office management hay
Admisnistrative manager) hay mt cp qun tr chuyn bit no nh tr l hnh
chnh (Administrative assistant), Trng phng x l vn bn (Word processing
supervisor/ manager), Trng phng h s hoc thng tin (Records or information
manager) th h phi l nhng ngi c hc vn cao hn nhng Th k chuyn
nghip.
Ngoi nhng tiu chun ti thiu ca ngi Th k chuyn nghip, nh qun
tr hnh chnh vn phng cn phi c thm nhng tiu chun sau y:
- L mt tri thc c o to tng qut v c o to chuyn v hot
ng qun tr hnh chnh vn phng.
- C kh nng gnh vc cng vic v c kh nng u thc trch nhim,
quyn hnh.
- C kh nng truyn t, ging dy nghip v hnh chnh vn phng trong
ton c quan.
- C quan im khoa hc tip nhn nhng phng php lm vic mi,
phi lun b sung trnh hc vn ca mnh bng cch lun hc hi v nghin cu
v qun tr hnh chnh vn phng, tham d hi tho n gin ho cng vic hnh
chnh vn phng.
18
- Phi c tnh gn gi, phi bit ho mnh, ho ng vi nhng tng v
nhng vn ca nhn vin. T mi c th to bu khng kh thn thin trong
ton c quan.
- Phi c c khi hi lm du i nhng tnh hung kh khn.
Tnh khi hi l mt trong nhng phm cht kinh doanh v gi. Nhng ni
a th nn ni khi tip xc trc tip. Trn giy t, s khi hi l nguy him bi v
bn khng th tin on ngi c s tip nhn nh th no.
- Phong cch phi lch s v ngoi giao. S thnh cng tu thuc vo vic
h c nhn c s ng h, tin tng, hp tc ca ngi khc hay khng.
- Phi bit cch kim sot cm xc. B phn hnh chnh vn phng l b
phn lm du trm h, do rt d b ch trch, ch bai...
- C c sng kin v tr tng tng.
- T tin, Nh qun tr phi lun t ra t tin trong mi tnh hung.
- C c phn on. Nh qun tr hnh chnh vn phng phi bit cch thu
thp nhng d kin cn thit, phn tch thng tin h tr cc b phn khc.
- Phi c kh nng ni thuyt phc cp trn, ng nghip v cp di
chp nhn nhng th tc mi, phng php hnh chnh vn phng mi.
Ngoi nhng tiu chun nu trn, nh qun tr hnh chnh vn phng phi l
ngi c phong cch lnh o tt v bn thn h l nh qun tr, l ngi lnh o
ngi khc.
III. Chc nng ca qun tr hnh chnh vn phng
L ngi lnh o Vn phng, chnh Vn phng l nh qun tr. Chnh v
vy, Chnh Vn phng cng thc hin 4 chc nng c bn ca qun tr ni chung
l: Hoch nh, T chc, Qun tr nhn lc, Kim tra.
Trong mt c quan, cng tc Vn phng l mt trong nhiu lnh vc cng
tc ca c quan. Cng tc Vn phng c ni dung, phng php, nghip v ring.
V vy, trn c s chc nng tng qut ca qun tr, chc nng qun tr Vn phng
cng c nhng ni dung ring, c th.
1. Chc nng hoch nh (Planning)
1.1. Khi nim
Hoch nh l qu trnh xc nh mc tiu ca t chc v bin php t
mc tiu y.
C hai loi hoch nh:
- Hoch nh chin lc l vic xc nh mc tiu ca t chc v cc bin
php t c mc tiu trong khong thi gian nht nh.
V mt thi gian, hoch nh chin lc thng bao gm cng vic trong
nhiu nm.
V phm vi, hoch nh chin lc thng bao qut ton b cc lnh vc
cng tc ca t chc.
- Hoch nh tc nghip l vic xc nh cc ch tiu, ni dung cng tc c
th m t chc phi thc hin trong qu trnh thc hin hoch nh chin lc.
19
Hoch nh tc nghip cn gi l hoch nh ngn hn, hoch nh chin
thut, hoch nh lnh vc. Ni mt cch khc, hoch nh tc nghip l qu trnh
a ra nhng quyt nh ngn hn, c th thc hin hoch nh chin lc.
1.2. Ni dung hoch nh trong qun tr Vn phng
Theo chc nng, nhim v c giao, ni dung hoch nh trong qun tr
Vn phng bao gm cc cng vic ch yu di y:
- Xy dng chng trnh cng tc thng k ca c quan.
- Xy dng chng trnh cng tc thng k ca Vn phng.
- Hoch nh cc cuc hi hp, hi tho, l hi ca c quan v ca lnh o
c quan.
- Hoch nh cc chuyn i cng tc ca lnh o c quan.
- Hoch nh c s vt cht, phng tin lm vic ca c quan.
- Hoch nh ti chnh, kinh ph m bo cho c quan hot ng v.v...
1.3. Tc dng ca hoch nh trong qun tr Vn phng
- Hoch nh l chc nng u tin gi vai tr m ng ca hot ng
qun tr Vn phng. C xc nh c mc ch chng trnh, k hoch mi c
cn c trin khai cng vic c th. Cc chc nng khc ca qun tr Vn phng
phi cn c vo kt qu ca hoch nh thc hin.
- Hoch nh c tc dng lm tng tnh ch ng, gim tnh b ng trong
cng tc ca Vn phng ni ring v ca c c quan ni chung.
- Hoch nh l cn c trin khai ng b v c trng tm, trng im
cng tc ca Vn phng trong thi gian nht nh, to s phi hp ca cc n v
v c nhn trong vic thc hin cng tc Vn phng.
1.4. Phng php thc hin chc nng hoch nh trong qun tr Vn phng
- V phng php chung, cng tc hoch nh c tin hnh theo trnh t:
Xc nh mc ch, yu cu;
Kho st nh gi tnh hnh hin ti;
Xc nh ni dung cng vic;
Xc nh iu kin thc hin;
T chc thc hin;
nh gi kt qu.
- Trong vic xy dng chng trnh, k hoch, n cng tc phi xc nh
r rng, c th cc ni dung: Lm vic g? Ti sao phi lm? Lm nh th no? Ai
lm? Lm u? Bao gi lm?
- hoch nh c kt qu tt, cn phi c cc cng c hoch nh, cn c
cc lnh vc hot ng khc nhau ta c cc cng c hoch nh khc nhau nhng
nhn chung hoch nh c cc cng c sau:
Lch lm vic hng ngy;
Lch cng tc tun;
Chng trnh cng tc hng thng...
2. Chc nng t chc
2.1. Khi nim
20
T chc l qu trnh nghin cu, thit lp mt c cu hp l, cc mi quan
h gia cc thnh vin trong mt t chc, thng qua cho php thc hin mc
tiu ca t chc.
2.2. Tin trnh t chc bao gm cc cng vic
- Xc nh chc nng ca t chc;
- Xc nh cc lnh vc hot ng ca t chc;
- Xc nh cc ni dung cng tc chnh tng lnh vc hot ng;
- Xc nh cc c cu ca t chc;
- Xc nh chc nng nhim v ca tng c cu;
- Xc nh mi quan h gia cc c cu;
2.3. Ni dung t chc trong qun tr Vn phng
- Thnh lp n v lm cng tc Vn phng:
Khi c quan c thnh lp, thng thng n v t chc lm cng tc Vn
phng c thnh lp. C c quan gi n v l Vn phng, cng c c quan
gi l phng Hnh chnh - Qun tr - T chc hoc phng Hnh chnh - T chc.
C nhiu c quan, do khi lng cng vic t, bin ch c hn, cng tc Vn
phng c giao cho mt ngi chuyn trch hoc kim nhim.
Chc nng ca cc nh qun tr l sau khi c Vn phng (hoc phng Hnh
chnh - Qun tr) ri th phi tip tc nghin cu xc nh xem trong Vn phng
(hoc phng Hnh chnh - Qun tr) c c cu t chc no na khng. Nu c th
gm nhng n v no? Tn gi ca cc n v l g? Chng hn: Trong Vn
phng c hoc khng c cc phng? Nu c th l cc phng no?. Trong phng
Hnh chnh - Qun tr c hoc khng c cc t? Nu c th l t no?.
- Xc nh chc nng, nhim v quyn hn v phm vi hot ng ca n v
lm cng tc Vn phng.
Sau khi thit k b my, nh qun tr c trch nhim nghin cu, xc nh
y , r rng chc nng nhim v, quyn hn v phm vi hot ng ca c n
v v ca tng c cu t chc trong n v lm cng tc Vn phng. Kt qu ca
vic nghin cu c bin tp v ban hnh vn bn lm c s thc hin trong
qu trnh qun tr.
- Xc nh nhn lc lm cng tc Vn phng.
Nhn lc lm cng tc Vn phng y bao gm tt c nhng ngi thuc
quyn qun l v iu hnh ca th trng Vn phng. Trn c s chc nng,
nhim v, quyn hn, phm vi hot ng ca Vn phng, nh qun tr nghin cu,
ngh cp c thm quyn quyt nh cc vn v: Tng s lao ng ca Vn
phng l bao nhiu ngi, trong xc nh c th, hp l cc ch s v lao ng
thuc bin ch Nh nc, lao ng hp ng, trnh vn ho, trnh chuyn
mn nghip v, gii tnh, tui.v.v...
- Phn b lao ng v cc t chc ca Vn phng.
Trn c s chc nng, nhim v ca Vn phng, cn c vo tng s bin
ch, trnh cn b v nhu cu cng tc, nh qun tr c trch nhim phn b
ngun lc c giao vo cc v tr cng tc cho ph hp.
Nh qun tr thc hin chc nng t chc trong qun tr Vn phng phi
m bo cc yu cu: T chc b my gn nh, xc nh chc nng, nhim v
21
phn cng, phn nhim r rng. Trnh chng cho hoc b st vic khng c n
v no, ngi no m nhn. Pht huy c kh nng ca mi thnh vin v to ra
sc mnh chung ca c Vn phng.
3. Chc nng qun tr nhn lc
3.1. Khi nim
Qun tr nhn lc trong qun tr Vn phng l hot ng ca nh qun tr i
vi lc lng lao ng thuc Vn phng c quan.
3.2. Ni dung qun tr nhn lc trong qun tr Vn phng
- Hoch nh ngun nhn lc: nh gi tnh hnh nhn lc hin ti, d bo
nhu cu nhn lc trong tng lai.
- Tuyn dng nhn s: Tm kim.thi, tuyn nhn lc vo cc v tr cng tc
cn thiu ngi m nhim. Thc hin cc bin php h tr trong khi cha tuyn
c ngi mi.
- S dng nhn lc: Nghin cu v phn cng nhim v, nh gi thnh tch,
i ng i vi con ngi thuc t chc.
- Pht trin ngun nhn lc: o to i ng cn b hin c nhm nng cao
kh nng lao ng, p ng yu cu, nhim v mi ca Vn phng.
Qun tr nhn lc l chc nng c tm quan trng c bit ca qun tr Vn
phng. Bi v tp th con ngi ca Vn phng l lc lng quyt nh nht s
thnh cng hay tht bi ca cng tc Vn phng. Lc lng lao ng trong Vn
phng mun pht huy c sc mnh nht thit phi thng qua vai tr ca nh
qun tr Vn phng.
Mt nh qun tr hc cho rng: iu quyt nh cho s tn ti v pht trin
ca cng tc l nhng con ngi m Cng ty ang c. phi l nhng con ngi
c hc vn cao, c o to tt, c o c, c vn ho v bit cch lm vic c
hiu qu.
4. Chc nng kim tra
4.1. Khi nim
Kim tra trong qun tr Vn phng l nhng hot ng c ni dung so snh,
i chiu gia hin trng Vn phng vi cc cn c kim tra nhm xc nh kt
qu v un nn nhng sai lch so vi mc tiu ra.
4.2. Ni dung kim tra trong qun tr Vn phng
- Ni dung th nht l kim tra hnh chnh. C ngha l kim tra vic ra
mc tiu, chng trnh k hoch, quy ch cng tc, quy trnh cng vic...Thc cht
ca vic kim tra ny l kim tra li chnh mnh, kim tra qun tr.
- Ni dung th hai l kim tra cng vic. Cn c vo chng trnh, k hoch,
ch tiu ra, cng tc kim tra xc nh kt qu t c tt c cc lnh vc
cng tc ca Vn phng.
- Ni dung t ba l kim tra nhn s: Ni dung ny nhm xem xt vic thc
hin cc quy ch lm vic trong Vn phng. nh gi kh nng chuyn mn ca
cn b cng nhn vin Vn phng.
4.3. Phng php kim tra
Cng tc kim tra mun t kt qu phi c Thc o lm chun mc.
Thc o chnh l cc ch tiu, cc quy trnh, quy phm, tiu chun, nh
22
mc, ca Nh nc ni chung, ca ngnh c lin quan v ca c quan, ca Vn
phng ra.
Trn c s quy nh , so snh hin trng cng vic ca Vn phng vi
chun mc.
nh gi kt qu t c tng cng vic, tng c nhn, n v v ca c
Vn phng.
4.4. Tc dng ca kim tra trong qun tr Vn phng
Kim tra l chc nng quan trng ca nh qun tr.
Chc nng kim tra gn lin vi cc chc nng khc ca qun tr nh:
Hoch nh, T chc, Qun tr ngun nhn lc.
Thng qua kim tra, nh gi tnh hnh ca Vn phng, un nn sai lch
tip tc nng cht lng cng tc Vn phng ln bc cao hn.
Nh vy kim tra l thc hin mc tiu, chng trnh k hoch. Kim tra
un nn. Kim tra pht trin.
IV. Cng tc vn th
1. T chc gii quyt v qun l vn bn n
1.1. Nguyn tc qun l vn bn n
- Cc vn bn n u qua vn th ca c quan ng k vo s thng
nht.
- Vn bn phi c chuyn qua th trng c quan, chnh vn phng hoc
trng phng hnh chnh trc khi phn phi cho cc i v, c nhn gii quyt.
- Khi nhn c vn bn phi k vo s chuyn giao vn bn ca nhn vin
vn th.
- Vn bn n phi x l nhanh chng, chnh xc v gi b mt theo quy nh
ca nh nc.
1.2. Quy trnh x l vn bn n
- Tip nhn ng k vn bn n (ng du n, ghi vo s ngy n...)
- Trnh, chuyn giao vn bn n (giao ng ngi, yu cu k nhn)
- Gii quyt v theo di n c vic gii quyt vn bn n.
2. T chc gii quyt v qun l vn bn i
1.1. Nguyn tc
- Mi vn bn i u phi qua vn th ng k, ng du v lm th tc
gi i.
- Tt c vn bn i phi c kim tra v ni dung v hnh thc trc khi
gi i.
1.2. Quy trnh pht hnh vn bn i
- Kim tra th thc, hnh thc v k thut; ghi s, k hiu v ngy thng ca
vn bn.
- ng du c quan v du mc khn, mt (mt, ti mt, tuyt mt); Vn
bn phi c ch k ca ngi c thm quyn mi c ng du. Khng ng du
vo giy trng, ng du phi r rng, ng quy nh.
- ng k vo s vn bn i chnh xc, r rng theo mu vn bn i.
- Lm th tc chuyn pht v theo di vn bn i.
23
- Lu vn bn i.
3. Qun l s dng con du
+ Con du ca c quan phi c giao cho nhn vin vn th gi v ng
du ti c quan. Nhn vin vn th c trch nhim:
- Khng giao con du cho ngi khc khi cha c php bng vn bn ca
ngi c thm quyn,
- Phi t tay ng du vo cc vn bn, giy t sau khi c ch k ca ngi
c thm quyn,
- Khng c ng du khng ch.
+ ng du:
- Du ng phi r rng, ngay ngn, ng chiu v ng mc du quy nh
- Khi ng du ln ch k phi ng trm ln 1/3 ch k v pha bn tri.
- Vic ng du ln ph lc km theo vn bn do ngi k vn bn quyt
nh, v du c ng ln du trang, trm ln mt phn tn c quan.
- Vic ng du gip lai, du ni ln vn bn, ti liu chuyn ngnh c
thc hin theo quy nh ca th trng c quan qun l ngnh.
V. Cng tc lu tr
1. Ti liu lu tr
- Cng tc lu tr l mt ngnh hot ng ca nh nc.
- Ti liu lu tr l bn gc, c gi tr c bo qun trong kho lu tr
khai thc, phc v cho mc ch chnh tr, kinh t, vn ha, lch s ca ton x hi.
- Ti liu lu tr c tnh chnh xc cao.
2. Phn loi ti liu lu tr
- Phn loi theo phng lu tr quc gia: Do trung ng thc hin phn chia
ti liu lu tr thnh h thng cc kho hoc trung tm, v d:
Kho lu tr ca cng an, qun i, ti chnh, ngn hng.
Kho t liu ca tnh, huyn,...
Kho lu tr phim nh, bng ghi m,...
- Phn loi trong cc kho: Ton b ti liu hnh thnh trong qu trnh hot
ng ca c quan nh nc, t chc chnh tr x hi, doanh nghip,...
3. Bo qun ti liu lu tr
- Bo qun ti liu lu tr l ton b nhng cng vic thc hin nhm gi
gn nguyn vn, lu bn v an ton phng lu tr.
- Ni dung cng tc bo qun ti liu:
To iu kin ti u ko di tui th.
Bo m gi gn ton vn trng thi l, ha ca ti liu.
Sp xp ti liu trong kho mt cch khoa hc, thc hin nghim tc
quy ch xut nhp ti liu.
Kim tra ti liu thng xuyn pht hin h hng.
C ba kp, t, gi ti liu v cc dng c chng chy, chng m
mc, cn trng.


24
CU HI N TP

Cu 1. Trnh by khi nim qun tr v qun tr hnh chnh vn phng.
Cu 2. V s m t chc nng, nhim v ca cc cp qun tr.
Cu 3. Trnh by cc tiu chun ca nh qun tr.
Cu 4. Trnh by cc chc nng ca qun tr hnh chnh vn phng.
Cu 5. Cng tc vn th
Cu 6. Cng tc lu tr
25
Chng IV
THU THP THNG TIN V XY DNG CHNG TRNH CNG TC
CA C QUAN

I. Thng tin
1. V tr tc dng ca cng tc thng tin
- Thng tin c vai tr quan trng trong cng tc lnh o, iu hnh v gii
quyt cng vic ca ngi lnh o.
- C y thng tin, cng vic c gii quyt hp tnh, hp l.
- Cung cp thng tin kp thi, cng vic c gii quyt nhanh chng.
- Thng tin chnh xc, khch quan, cng vic c gii quyt ng n.
- Ngc li thiu thng tin, thng tin sai lch lm nh hng ti kt qu gii
quyt cng vic. i khi cng vic c gii quyt phin din, khng p ng
c nhu cu cng tc.
2. Mc ch v yu cu thng tin cho lnh o
- Thng tin phc v vic ra ch trng cng tc.
y l loi thng tin c ngha chin lc. Mun c nhng thng tin ny,
Vn phng phi cn c vo:
Chc nng ca c quan.
Nhng nhim v thng xuyn m c quan phi lm.
Phm vi hot ng ca c quan.
Trn c s , cng tc thng tin phi c nh hng v phi tch lu dn.
Nhng thng tin thuc loi ny thng c ngun gc t cc vn kin ca ng,
cc ngh quyt, ch trng cng tc ca cp trn. T tnh hnh kinh t - x hi ca
t nc thi im ra ch trng. Cng c khi phi xut pht t tnh hnh
quc t c lin quan n lnh vc hot ng ca c quan.
- Thng tin phc v s ch o ca th trng c quan.
y l loi thng tin c ngha iu hnh. Sau khi ra ch trng, ban
hnh cc quyt nh, Vn phng cn theo di, kim tra vic thc hin. Trong qu
trnh cn nm c s nhn thc, d lun, phn ng ca x hi, cc i tng
lin quan, cng dn v cn b cng nhn vin chc. Thy c nhng kh khn,
thun li trong qu trnh thc hin. Pht hin nhng im tn ti v hn ch. hoc
nhng in hnh lm tt. Loi thng tin ny thng phi i c s, thng qua kim
tra mi c th thu thp c nhanh v chnh xc.
- Thng tin phc v nhu cu t chc lao ng, gii quyt cng vic hng
ngy ca lnh o c quan.
y l loi thng tin c s, thng tin ban u. Theo chng trnh cng tc
v lch cng tc tun, cn b cng nhn vin v cc n v ca c quan trin khai
thc hin nhim v c giao. Qu trnh ny s ny sinh rt nhiu vn . Trong
khi theo di, n c cc n v thc hin chng trnh cng tc, Vn phng cn
nhy bn, nm bt tnh hnh, chn lc tng hp thng tin v phn nh th
trng c quan ch o, un nn gii quyt kp thi.
3. Nguyn tc thng tin cho lnh o
26
- Thng tin phi c x l s b.
Hng ngy, hng tun, c quan c khi lng thng tin ln. Nhng thng tin
l cn c. Song khng phi bt c thng tin no cng chuyn c cho lnh o.
Trc khi chuyn tin, nh qun tr Vn phng phi t chc vic x l thng tin.
Vic x l thng tin nhm nng cao cht lng tin. Trnh qu ti, nhiu tin. Gim
thi gian chn lc tin cho lnh o. Ni dung c bn ca vic x l s b thng tin
l khi thu nhn c tin, Vn phng nghin cu, thm nh, trch sao, tm tt, tng
hp tin. Sau bo co th trng c quan phn phi tin. Trong thc t, cng
c nhng thng tin c chuyn ton vn cho th trng. Song nhng trng hp
y, thng tin c Vn phng xem xt chn lc.
- Thng tin phi c chuyn n ng i tng.
Chuyn tin ng i tng c ngha l tin c chuyn n ng ngi c
trch nhim gii quyt cng vic m thng tin ni ti. Thng tin c chuyn
n ng i tng v: Trong c quan, theo ch , l li lm vic, bao gi cng
c s phn cng, phn cp trch nhim gia cc ng ch lnh o. Chuyn thng
tin n ng i tng s to thun li cho lnh o gii quyt cng vic v pht
huy c tc dng ca tin. Mt khc m bo c tnh c mt trong cng tc. V
vy thng tin ng i tng c xem l nguyn tc.
- Phi m bo cht lng thng tin.
Mt thng tin c coi l m bo cht lng l thng tin c ni dung trung
thc, chnh xc, kp thi, y . Nhng thng tin nh vy mi thc s l cn c
lnh o c quan nghin cu, lm cn c gii quyt cng vic. Khi cung cp tin
phi ch r ngun tin, nm vng bn cht s vic, hin tng. Ni dung thng tin
phi phn nh ng n, khch quan. Thng tin khng y s lm cho ngi
lnh o thiu cn c ra quyt nh. To ra cch nhn nhn phin din. Trong thc
tin c nhiu cuc hp, do thiu thng tin nn phi dng li na chng, khng kt
lun c. Thng tin kp thi l thng tin n trc khi lnh o ra quyt nh.
Nu thng tin n khng kp thi s lm l vic. Khi s vic c kt lun,
thng tin mi c chuyn n, nh vy thng tin s khng pht huy c tc
dng.
4. Thu nhn v x l tin
4.1.Thu nhn tin
Trong thi i bng n thng tin, nu khng bit la chn thu nhn s
dn n lon tin. Cn c quan trng thu nhn tin l xut pht t chc nng,
nhim v, quyn hn, phm vi hot ng ca c quan. y l c s nh hng
trong vic xc nh ngun tin, loi tin, x l thng tin.
Thng thng thng tin c chuyn n c quan gm cc ngun: Thng
tin n t cp trn trc tip: l cc vn bn c ni dung lnh o, ch o, hi
kin. Ngoi ra cng c vn bn ca cp trn gi n thng tin, thng bo cho c
quan c bit.
Thng tin n t cp di: l cc vn bn bo co, xin kin, kin ngh,
ngh ca cp di vi cp trn v cng vic ca c quan n v mnh.
27
Thng tin n t cc c quan khc: l cc vn bn ca cc c quan ng,
Nh nc, on th cc cp. Loi vn bn ny thng c ni dung mang tnh cht
quan h, giao dch hoc phi hp cng vic.
Thng tin n l nhng d lun ca x hi; kin, n th ca nhn dn v
nhng vic thuc chc nng nhim v ca c quan, hoc v cn b cng nhn vin
ca c quan.
Thng tin n t bo ch trong v ngoi nc m ni dung c lin quan n
c quan.
Thng tin n t cc c quan nghin cu khoa hc, t cc kho lu tr, cc
bo tng, cc th vin...
Ngoi cc ngun tin ni trn, nh qun tr Vn phng cn t chc thu nhn
ngun thng tin t cc on i cng tc v nh i d hi ngh; hi tho; i iu tra
kho st tnh hnh; i kim tra; thanh tra hot ng c s...
c ngun tin n nh, nh qun tr Vn phng phi xc lp mi quan h
thng tin hai chiu. Trong quan h thng tin gia Vn phng c quan cp trn
vi Vn phng c quan cp di hp thnh knh thng tin dc. Quan h thng tin
gia Vn phng c quan vi cc Vn phng c quan xung quanh hp thnh knh
thng tin ngang. mi Vn phng, tu theo khi lng cng vic v tnh hnh
nhn s m nh qun tr Vn phng phn cng nhim v cho cn b m nhn
cng tc thng tin tng kt, nh gi kt qu hot ng. ng thi trao i kinh
nghim v nghip v thng tin, nht l v phng php thu thp, phn tch, bin
tp tin nhm nng cao cht lng cng tc thng tin.
4.2. X l thng tin
Cng tc x l thng tin bao gm cc ni dung:
Kim tra, xc nh tin cy ca thng tin thu nhn c. Khi c thng tin,
ta ng vi vng tin tng va thng tin . m bo tin cy, nh qun tr
Vn phng phi t chc vic kim tra, xc minh li thng tin. C ngha l phi t
chc nghin cu phn tch, so snh i chiu xc nh tnh trung thc, chnh
xc ca thng tin. Phi xc nh ngun gc ca thng tin. Trng hp cn thit
phi c ngi c trch nhim n tn ni pht ra ngun tin tm hiu, xc minh.
4.3. Phn tch tin
Phn tch tin l phng php hiu ng bn cht ca s vic, vn . Khi
phn tch tin, cn t ra v tr li cc cu hi: Thng tin ni v vic g? Thng tin
cp n ni dung g? Nhng cu hi nghi vn c th t ra l Ti sao? Nguyn
nhn? Din bin? Kt thc? v.v... Vic phn tch nhm nm chc ni dung v hiu
ng bn cht ca tin, bn cht ca tnh hnh, s vic. Trong thc tin, tm hiu
hoc nh gi mt ch trng, mt bin php, mt kinh nghim hoc mt kin
ngh cng cn p dng phng php phn tch thng tin.
4.4. Tng hp thng tin
Tng hp thng tin l phng php sp xp cc thng tin c kim tra,
xc minh, phn tch, chn lc theo mt ch nht nh. Ch c th l theo
thi gian, s vic, chuyn , lnh vc cng tc. Thng tin c th c sp xp
theo trt t no ph hp vi c im ca ch chn v nhu cu s dng
tin ca lnh o c quan.
28
4.5. Kin ngh gii quyt thng tin
Sau khi kim tra, xc minh, phn tch v tng hp thng tin, Vn phng
xut kin gii quyt nhng vn m thng tin t ra.
Ni dung v hnh thc xut kin gii quyt c hiu theo ngha rng.
Ni dung xut khng phi ch l vi thng tin th gii quyt vn nh th
no. C hai loi thng tin nn vic s dng thng tin cng phi ph hp vi ni
dung v tnh cht ca tng loi tin.
Loi tin phc v cho vic xy dng, ra ch trng, ng li hoc ban
hnh cc quyt nh qun l th cn c tch lu v s dng khi cn thit. kin
ngh gii quyt ca Vn phng i vi loi tin ny c th hin ngay trong bn
d tho cc vn bn v ch trng, ng li, bo co cng tc hoc cc quyt
nh qun l.
Loi thng tin v cc v vic c th ny sinh trong qu trnh iu hnh gii
quyt cng vic hng ngy i hi Vn phng phi xut kin c th v ni
dung, bin php, hnh thc gii quyt th trng c quan quyt nh.
4.6. Xc nh i tng v truyn tin
Sau khi thc hin xong cc ni dung ni trn, nh qun tr Vn phng xc
nh c th nhng thng tin no c gi n ai, bng hnh thc no v vo lc
no. Vic gi cho ai phi cn c vo nhim v, phm vi ch o, iu hnh ca
tng ng ch lnh o. Vic gi tin i bng hnh thc no cn cn c vo c
im lm vic ca ngi nhn tin; tnh ph thng hay tnh ring bit ca tin i vi
tng ng ch lnh o; mc b mt; di ngn ca thng tin. V thi gian
truyn tin: c thng tin c truyn n ng ch lnh o ng k, ng thi gian
quy nh hng thng, hng tun, hng ngy. Cng c loi tin cn phi bo co ngay
p ng kp thi nhu cu cng vic.
II- Xy dng chng trnh v t chc vic thc hin chng trnh
cng tc ca c quan
1. Khi nim, ngha v tc dng ca chng trnh cng tc
1.1. Khi nim
Chng trnh cng tc l k hoch nhim v ca c quan trong mt khong
thi gian nht nh, l cn c th trng c quan ch o, iu hnh cng vic
c ch ng, va qun xuyn ton din cc mt cng tc, va nm chc cc
cng vic trng tm nhm t nhng mc tiu ra.
1.2. ngha v tc dng
Lm vic c chng trnh l yu cu u tin ca cch lm vic khoa hc,
th hin phong cch lm vic khoa hc ca b my qun l ni chung v ca tng
c quan ni ring.
Chng trnh cng tc m bo cho th trng c quan iu hnh hot ng
c thng nht, trnh chng cho v mu thun trong vic lnh o, ch o, pht
huy c tr tu ca tp th lnh o c quan.
Lm vic theo chng trnh cng tc gip cho c quan ch ng cng vic,
bit lm vic g trc, vic g sau, khng b st cng vic.
29
iu hnh hot ng c chng trnh v theo chng trnh l bin php
quan trng nng cao hiu sut cng tc qun l. N gip cho lnh o c quan
phn b v s dng hp l qu thi gian, huy ng c cc n v gip vic; b
tr lc lng tp trung theo mt k hoch thng nht; phi hp ng b, nhp
nhng cc n v thc hin c hiu qu nhng nhim v ra.
C quan lm vic theo chng trnh cng tc s gip cho cc b phn trong
Vn phng nh Qun tr, Vn th, Hnh chnh v.v...m bo c s vt cht v
phng tin lm vic (kinh ph, xe t, a im...) c ch ng, thun li.
2. Yu cu v ni dung chng trnh cng tc
- Cc loi chng trnh cng tc:
Hin nay, cc c quan thng c cc loi chng trnh cng tc di y:
+ Chng trnh cng tc c nm;
+ Chng trnh cng tc mt qu;
+ Chng trnh cng tc mt thng;
+ Lch cng tc mt tun;
+ Lch lm vic hng ngy.
Ngoi cc loi chng trnh cng tc ni trn, do c im hot ng, nhu
cu cng tc, mt s c quan cn c loi chng trnh:
+ Chng trnh cng tc nhim k;
+ Chng trnh cng tc 6 thng u nm;
+ Chng trnh cng tc 6 thng cui nm.
- Ni dung chng trnh cng tc:
+ Cc loi chng trnh cng tc nhim k, 1 nm, 6 thng, qu, thng
thng gm c hai phn chnh di y:
Phn mt: Th hin tng qut cc nh hng cng tc, nhng trng
tm cng tc, cc mc tiu, cc nhim v chnh v cc bin php ch
yu thc hin.
Phn hai: Xc nh nhng vn cn chun b thnh n v lch hi
hp tho lun, thng qua v i n ban hnh quyt nh v vn
.
+ Yu cu ca chng trnh cng tc:
Xc nh ng nh hng cng tc, mc tiu, trng tm v cc cng
tc chnh trong tng thi gian. ng thi ch trin khai ng b tt
c cc lnh vc cng tc ca c quan.
Chn lc, sp xp theo th t u tin cc vic. Xc nh vn no
thuc tp th lnh o, bn bc trc khi quyt; Vn no phi xin
kin cp trn trc khi quyt nh.
Phi xc nh r c quan chu trch nhim chun b n. i vi
n lin quan nhiu n v chun b th ghi r c quan ch tr n v
thi gian hon thnh n.
Chng trnh phi ph hp vi kh nng v thi gian chun b n,
trnh ch quan duy ch.
30
Khng a qu nhiu vn vo chng trnh ri khng thc hin
c. Khi lp chng trnh cn c qu thi gian d tr, d phng
nhng vic t xut. Cn tnh ton, dnh thi gian i c s, kim tra,
ch o.
Phi m bo s n khp gia chng trnh ca cp u ng cng
cp vi chng trnh ca c quan. Bo m tnh h thng gia
chng trnh nm, 6 thng vi chng trnh thng, tun, thc hin
c kt qu mc tiu ra trong chng trnh c nm.
Chng trnh c nm v 6 thng, nu ln nhng vn ln, quan
trng.Phi bao qut ton din cc lnh vc cng tc ca c quan. Ch
thch ng n cc vn c bn c tnh cht chin lc. Xc nh
nhng n ln cn chun b trnh cp trn quyt nh.
Chng trnh qu v thng, da trn c s chng trnh nm, 6 thng
v nhng vn mi pht sinh trong qu trnh iu hnh xc nh
cc trng tm cng tc, cc nhim v c th trong qu, trong thng.
Lch cng tc hng tun: cn c chng trnh cng tc thng, kh
nng tin chun b cc n v nhng cng vic phi x l m
ra lch hp, hoc lch i c s cho ph hp.
- Cn c xy dng chng trnh cng tc.
+ Cn c vo chc nng, nhim v chung ca c quan. Cn c ny c tc
dng m bo cho nhng vic ra trong chng trnh l nhng vic thuc trch
nhim, thm quyn gii quyt ca c quan, m bo cho hot ng ca c quan
ng vi php lut.
+ Cn c vo ch trng chung ca cp trn: l cc ch trng, chnh
sch, Ngh quyt ca ng v Nh nc c lin quan n chc nng, nhim v ca
c quan trong tng thi k.
+ Cn c vo chng trnh cng tc v kin ch o ca th trng c
quan cp trn trc tip i vi nhim v ca c quan mnh.
+ Cn c vo ngh ca cc c quan, n v cp di.
+ Cn c vo c im tnh hnh chung ca c quan trn tt c cc lnh vc
cng tc. Trong ch ti cng tc tn ng t thi gian trc chuyn sang.
+ Cn c vo iu kin vt cht m bo thc hin c khi lng cng
vic s ra (kinh ph, phng tin lm vic...).
+ Cn c vo qu thi gian m chng trnh cp ti (1 nm, 1 qu, 1
thng v.v.).
+ Cn c vo nhn lc (s lng v trnh cn b) c trong khong thi
gian thc hin chng trnh.
3. Trnh t v thi gian xy dng chng trnh cng tc
- Trnh t xy dng chng trnh.
c mt chng trnh cng tc va m bo cht lng va ng tin
thi gian, vic bin son chng trnh cng tc ca c quan thng thng c
tin hnh theo trnh t:
31
+ Yu cu cc n v ng k nhng vic n v nhng thuc thm quyn
gii quyt ca th trng c quan. Nhng vic ny cn thit phi ua vo chng
trnh cng tc chung ca c quan.
+ Da vo cc cn c lp chng trnh, trn c s cc thng tin thu nhn
c, vn phng trc tip d tho chng trnh cng tc ca c quan.
+ Sau khi d tho xong, Vn phng gi bn d tho n cc n v ly
kin ng gp.
+ Sau khi c kin ng gp ca cc n v, Vn phng hon chnh bn d
tho ln cui v trnh th trng c quan ph duyt, ban hnh.
- Thi gian xy dng chng trnh cng tc.
+ Chng trnh cng tc nm sau chun b t thng 10 nm trc.
+ Chng trnh cng tc qu sau chun b t ngy 15 ca thng cui qu
trc.
+ Chng trnh cng tc thng sau chun b t ngy 25 ca thng trc.
4. B sung, thay th chng trnh cng tc
thi im xy dng chng trnh cng tc, c vic ang din ra, c vic
cha din ra. Sau khi xy dng xong chng trnh c th c nhiu vic s ny sinh
t xut. V vy trong qu trnh thc hin, vic b sung nhim v vo chung trnh
ra l tt yu. Trong trung hp phi b sung, sa i, cn ch :
n v no c vic b sung, thay i th n v phi ngh. Trng hp
cn thit, phi ngh bng vn bn ( n, t trnh). Trong vn bn, ni r mc
ch, ni dung cng vic. Th trng c quan l ngi quyt nh cho thay i
chng trnh cng tc ban hnh. Vn phng l n v hon tt vn bn th
trng c quan k ban hnh chng trnh cng tc thay i .
Vic thay th hon ton vn bn chng trnh cng tc ban hnh ch p
dng i vi chng trnh cng tc tun v ch xy ra khi th trng v ph th
trng c quan l nhng ngi ch tr cng vic ghi trong chng trnh nhng li
bn cng vic khc, khng th ch tr c cng vic ra.
5. T chc vic thc hin chng trnh cng tc
Khi chng trnh cng tc c ban hnh, th trng cc n v t chc
ca c quan c trch nhim v phi ch ng t chc thc hin nhim v thuc
n v mnh.
i vi nhng vic c lin quan n nhiu n v, n v ch tr c trch
nhim ch ng phi hp vi cc n v khc.
Trong phm vi c c quan, Vn phng c trch nhim qun l theo di, n
c tt c cc n v thc hin chng trnh cng tc ca c quan.
Vic qun l thc hin chng trnh cng tc l mt vic cc k quan trng
v kh khn i vi Vn phng. Hin tng thung xy ra l c nhng cng vic
khi thc hin khng tun th theo chng trnh, khng bm st chng trnh,
thay i chng trnh. Vic lm cho cc n v b ng. Nguyn nhn lm vic
khng theo chng trnh l do chng trnh khng st thc t, khng d kin ht
din bin tnh hnh v.v...
chng trnh cng tc ca c quan c thc hin t kt qu, Vn
phng c trch nhim.
32
- Bm st chng trnh, qu trnh t chc thc hin, nu c kh khn, vng
mc, Vn phng phi hp vi n v c vic bo co th trng c quan gii quyt
kp thi.
- Hng thng, hng qu, 6 thng, Vn phng tng hp tnh hnh v nh gi
vic thc hin chng trnh. Thng xuyn bo co vi th trng c quan tin
thc hin chng trnh. Kin ngh nhng vn cn kp thi b sung, iu chnh
chng trnh cho ph hp.
- Cui nm, cc n v bo co tnh hnh thc hin chng trnh ca n v
mnh, bo co phi nu r nhng vic lm, vic mi b sung. Bo co phi m
bo tnh tng hp, nh gi tnh hnh chung, song phi c nhng s liu c th
nhng cng tc trng tm, cng tc chnh.
- Trn c s bo co ca cc n v, kt hp vi qu trnh theo di, Vn
phng c trch nhim tng hp tnh hnh thc hin chng trnh cng tc chung
ca c c quan. Bin tp thnh bin bn trnh th trng c quan ban hnh.
c mt chng trnh cng tc ph hp vi yu cu nhim v v chng
trnh thc hin c kt qu trong ngnh, trong c quan, nh qun tr Vn phng
cn c y thng tin t nhiu chiu, st thc t, nm chc ch trng, c trnh
tng hp cao ch o nhn vin thuc quyn trong qu trnh xy dng v t
chc thc hin chng trnh cng tc.

CU HI N TP

Cu 1: Trnh by nhim v ca Vn phng trong vic m bo thng tin
phc v lnh o.
Cu 2: Trnh by ni dung xy dng chng trnh cng tc ca c quan.

















33
Chng V
HOCH NH V T CHC CC CUC HP, CC CHUYN I CNG
TC CA C QUAN V LNH O C QUAN

I- T chc cc cuc hi hp ca c quan
1. Phn loi cc cuc hi hp
Hi hp l bin php quan trng t chc thc hin chng trnh cng tc
ca c quan. Tu theo chc nng, nhim v v phm vi hot ng ca c quan m
c quan c nhng cuc hi hp khc nhau. C th phn chia cc cuc hi hp
thnh hai loi:
Loi th nht l cc Hi ngh: Thuc loi ny gm c:
- Hi ngh ca mt ngnh do c quan u ngnh triu tp.
- Hi ngh ca c quan do th trng c quan triu tp.
- Hi ngh chuyn do c quan lm ch n triu tp.
- Hi ngh khoa hc do c quan ch ti triu tp .v.v...
Cc hi ngh thng c quy m ln, ng ngi d, ni dung va nhiu v
khi lng va khi qut tng hp hoc chuyn su v ni dung, u t nhiu v
kinh ph, vic t chc c kh khn hn rt nhiu so vi cc cuc hi hp thng
thng khc.
Loi th hai l cc cuc hp. Thuc loi ny thng c:
- Cc cuc hp thng k ca cc ng ch lnh o c quan,
- Cc cuc hp ca cc lnh o c quan vi n v trong c quan,
- Cc cuc lm vic ca lnh o c quan vi khch ngoi c quan v.v...
c im chung ca cuc hp l: S lng ngi d khng nhiu, thi
gian hp khng di, quy m nh, thng mang tnh ni b c quan. V vy, vic
u t thi gian chun b v kinh ph khng ln. Ni dung cc cuc hp thng l
bn bin php cng tc hoc gii quyt cc v vic c th.
2. Nhim v ca Vn phng tham gia t chc hi ngh
2.1. Vn phng gip th trng c quan trong cng tc chun b hi ngh
Cc cuc hi ngh ni chung, c bit l hi ngh ln, c quy m ngnh, n
v ch tr hi ngh thng phi lp k hoch t chc hi ngh.
Cn c vo k hoch, Vn phng c trch nhim gip th trng c quan
theo di, n c cc n v chun b tt cc cng vic c phn cng, ng tin
thi gian.
Trong hi ngh thng c cc vn bn nh bo co, n, d tho vn bn
quy phm php lut, ti liu tham kho... nh qun tr Vn phng c trch nhim
xut vi lnh o c quan phn cng cho cc n v chun b cc vn bn .
34
Khi cc vn bn c cc n v d tho xong, Vn phng kim tra li
quy trnh bin son, m bo thm quyn ban hnh v th thc ca vn bn.
Sau khi kim tra, nu thy ng, Vn phng trnh th trng c quan xt
duyt.
Sau khi c duyt, Vn phng thc hin vic nh my, nhn bn, ghp b
ti liu.
Vn bn dng trong hi ngh phi m bo ng ni dung, ng th thc v
s lng so vi nhu cu.
cc i biu n , ng thnh phn v ch ng trong qu trnh d hi
ngh, Vn phng t chc vic chuyn n cc i biu nhng giy t, ti liu cn
thit nh:
- Cng vn triu tp hi ngh. Trong cng vn triu tp cn ghi r tn hi
ngh, thnh phn tham d, thi gian, a im v nhng ni dung cn thit khc
cc i biu chun b.
- Chng trnh hi ngh,
- Cc bo co chnh,
- Cc bo co tham lun, cc d tho vn bn khc (nu c).
Ngoi cc ni dung trn, nh qun tr Vn phng cn c trch nhim
ngh vi th trng c quan v chng trnh lm vic, d kin thnh phn i biu
mi d hi ngh.
Thuc trch nhim ca mnh, nh qun tr Vn phng chun b y , tt
nht c s vt cht m bo cho hi ngh. l kinh ph, phng tin i li, ni
n, ni ngh v c cn b nhn vin trc tip phc v ti hi ngh, cc phng tin
nghe nhn.
Vn phng cn phi sp xp ch ngi. Sau y l mt s m hnh sp xp
ch ngi trong cuc hp, Hi ngh:
35

Projector






















M hnh sp xp ch ngi cho cuc hp truyn ti thng tin
36




Projector





















M hnh sp xp ch ngi cho cuc hp thng tin









37



Projector



















M hnh sp xp ch ngi cho cuc hp thng tin hoc lm quyt nh











38
















M hnh sp xp ch ngi cho cuc hp lm quyt nh


2.2. Vn phng gip th trng c quan trong qu trnh hi ngh lm vic
39
Nh qun tr Vn phng c trch nhim ch tr v phi hp th trng n
v c ni dung hi ngh t chc vic n tip i biu. Ni dung vic n tip
gm: Ghi danh sch i biu, pht ti liu, hng dn i biu vo hi trng, t
chc lnh o c quan tip i biu cp cao n d hi ngh.v.v...
Vn phng cung cp kp thi tnh hnh i biu n d hi ngh phc v
cho vic khai mc, iu hnh, b mc v thng bo kt qu hi ngh.
Nh qun tr Vn phng ch tr theo di din bin ca hi ngh, n c,
nhc nh cc n v v cn b c quan phc v kp thi cc nhu cu hi ngh
din ra ng chng trnh nh.
Vn phng t chc vic thng trc ngoi hi trng gii quyt cc vic
t xut xy ra trong qu trnh hi ngh lm vic nh y t, trt t tr an, in, nc,
loa, i, thng tin c lin quan n ni dung hi ngh...
Cng vi n v ch tr, Vn phng c cn b ghi bin bn hi ngh. Tng
hp cc kin phc v cho tng kt hi ngh.
2.3. Vn phng gip th trng c quan gii quyt cc vic sau khi hi ngh
b mc
Sau khi hi ngh kt thc, nh qun tr Vn phng xut vi th trng c
quan ni dung v hnh thc thng bo kt qu ca hi ngh; bo co vi cp trn v
kt qu hi ngh.
Tu theo ni dung, nu cng vic ca hi ngh thuc chc nng ca Vn
phng th Vn phng c trch nhim thu thp ti liu v lp h s hi ngh. Nu
cng vic thuc n v khc th Vn phng n c, nhc nh n v hon
chnh h s hi ngh theo quy nh.
Cn c vo kt qu hi ngh, nh qun tr Vn phng t chc vic b sung
nhng vic m hi ngh ra vo chng trnh cng tc ca c quan.
Thuc chc nng ca mnh, nh qun tr Vn phng t chc vic quyt ton
kinh ph hi ngh.
II. T chc cc chuyn i cng tc ca lnh o c quan
i cng tc l mt hot ng cn thit thc hin chc nng nhim v ca
c quan.
Cc chuyn i cng tc ca lnh o c quan ni chung l a dng, nh i
d hi ngh, hi tho, kim tra, hng dn c s, i cng tc nc ngoi...C th
ni, t trung ng n c s, khng c c quan no m cc nh lnh o li khng
i cng tc ngoi c quan. Mi chuyn i cng tc ca lnh o c tc dng trn
nhiu phng din. V vy cc chuyn i cn c t chc chu o.
Hot ng ca Vn phng t chc cc chuyn i cng tc ca lnh o c
quan bao gm cc cng vic chnh dui y:
1. Lp k hoch i cng tc
ch ng cc chuyn i cng tc cng cn c nh qun tr Vn phng
hoch nh, cn i, a vo chng trnh k hoch c nm v c c th ho
40
trong chng trnh cng tc hng qu, thng. Vn phng c trch nhim theo di
v ch ng t chc vic thc hin cc chuyn i cng tc .
Trc mi chuyn i, n v ch tr phi lp k hoch c th ca chuyn i.
Phi xc nh r rng mc ch, ni dung cng vic, a im n, thi gian, thnh
phn, phng tin v kinh ph. Nh qun tr Vn phng c trch nhim xut
kin vo k hoch ni trn trc khi lnh o ph duyt.
Khi k hoch c duyt, nh qun tr Vn phng n c, theo di cc n
v chun b m bo tin thi gian.
2. Chun b trc chuyn i
Sau khi k hoch c th ca chuyn i c duyt, nu c th trng
c quan giao, Vn phng bo kp thi cho c quan, n v on s n cng tc.
Ni dung thit yu nht gm c:
- Tn on cng tc, trng on v cc thnh vin;
- Ni dung v lch lm vic;
- Thi gian on i t c quan;
- Nhng ngh c quan, n v chun b hoc gip on;
3. Chun b ni dung cng tc
Ni dung l phn quan trng nht chuyn i. Cn c mc ch, ni dung
chuyn i, lnh o c quan s phn cngcho cc n v chun b. Trch nhim
ca nh qun tr Vn phng trong vic ny l:
Bit s phn cng ca lnh o.
n c cc n v c phn cng thc hin cng vic chun b
m bo yu cu v ni dung v v tin thi gian.
T chc vic nh my, nhn bn cc vn bn thuc chuyn i cng
tc.
4. Chun b phng tin giao thng, kinh ph
Vic chun b phng tin giao thng cho chuyn i cng tc l cn thit.
Vic s dng phng tin giao thng ca c quan cho mi chuyn i cn xut pht
t nhiu yu t. Trong c nhu cu cp bch, khn trng ca chuyn i, nhu cu
vn chuyn v m bo an ton vn bn, kinh ph, s lng ngi cng i.v.v...
V kinh ph. Ni chung cc chuyn i cng tc u phi dng kinh ph. Vic
chun b kinh ph phi xut pht t ch ca Nh nc, p ng nhu cu cng tc
v tit kim. Vic d tr kinh ph cn tnh n cc nhu cu chi v:
- Phng tin i li (mua xng, du, v cu ph, sa cha xe trn ng).
- n, ngh trn ng i v ni n cng tc theo ch .
- Bi dng theo ch cho i biu tham gia hi ngh, hi tho theo ng
quy nh ca Nh nc.
- Kinh ph d phng.
5. Chun b nhng ni dung khc c lin quan
41
Nu th trng c quan i cng tc di ngy, nh qun tr Vn phng cn
ch ng t chc tt cc cng vic di y:
- Trc ngy th trng i cng tc, Vn phng n c, nhc nh cc n
v chun b hon tt v trnh cc d tho vn bn thuc thm quyn k ca th
trng c quan.
- Nu th trng thy cn thit, Vn phng t chc cuc hi lnh o c
quan th trng c kin ch o cng vic trong thi gian th trng i cng
tc.
- Nu th trng thy cn thit, Vn phng t chc vic thng bo bng vn
bn cc n v bit thi gian v s phn cng trong lnh o c quan trong thi
gian th trng i cng tc.
- Sau khi th trng i cng tc v, Vn phng c trch nhim bo co tm
tt cng tc ca c quan trong thi gian th trng i cng tc.
- Trn c s kt qu chuyn i cng tc, Vn phng t chc vic b sung kp
thi nhng vic mi ny sinh vo chng trnh cng tc ca c quan./.



CU HI N TP
Cu 1: Trnh by nhim v Vn phng trong vic t chc cc cuc hp ca
c quan.
Cu 2: Trnh by nhim v Vn phng trong vic t chc cc chuyn i
cng tc cho lnh o c quan.














42
Chng VI
L TN V NGHI THC NH NC

I. Nhng vn chung v l tn
1. Giao tip
1.1. Khi nim, vai tr, phng tin, k nng giao tip
a) Khi nim:
Giao tip theo ngha hp l truyn i mt thng ip.
Giao tip theo ngha rng l hot ng xc lp, vn hnh cc mi quan h
gia con ngi vi con ngi nhm tha mn nhng nhu cu nht nh.
b) Vai tr:
Giao tip ng vai tr rt quan trng trong vic quyt nh s thnh bi ca
bui l hoc quan h cng vic. Giao tip ng mc s gip cho ngi khch c
cm tnh v tn trng mnh, t mi quan h gia c quan v khch s tt p
hn.
c) Phng tin:
Ngn ng (pht m chun, khng ni nhanh hoc chm,).
nh mt, n ci, nt mt,
n bn, trang im, trang sc.
T th ng, ngi.
Kiu bn gh...
d) K nng:
- Lng nghe:
Thu thp c nhiu thng tin,
Tho mn nhu cu ngi ni,
Hn ch c nhng sai lm v gii quyt c nhiu vn .
- t cu hi: C nhiu loi cu hi c dng tu tnh hung, c th:
Dng cu hi thu thp thng tin,
Dng cu hi to khng kh tip xc,
Dng cu hi a ra mt ngh,
Dng cu hi kt thc vn .
- Thuyt phc: L a ra tnh tit, s kin, phn tch, gii thch lm cho
ngi khc thy ng, tin theo v lm theo. Cn ch mt s im:
To khng kh bnh ng,
L l phi r rng, c c s,
Li ni ngn gn, c trng tm, n tn, lch s,
43
Tha nhn nhng im c l trong kin ca ca ngi i thoi.
- Thuyt trnh:
n mc lch s, nghim tc
Phong cch t tin, bao qut tt c nhng ngi c mt.
Ni to, r rng, cn thay i nhp v tc ni.
1.2. Nhng iu cn lu khi giao tip
a) Gy thin cm:
Mun tip xc vi khch gy thin cm, chng ta nn:
- C cu m li gy thin cm thu ht s ch ca khch.
- Hy ni v mt ch c dp cao h.
- Ni v cc ti c lin quan n nhng vn trc mt ca khch.
b) To n tng:
Nhng nguyn tc c bn to n tng ban u vi khch:
- n mc trang nghim.
- n ng gi (th hin tnh nghim tc v c t chc ca bn).
- Bt tay sit nh ri bung ra, mt nhn thng vo mt khch.
- N n ci, ging ni tht nng nhit.
- Khng t ngi trc khi ch nhn cho php.
c) Thi :
- T tin, nng ng v tht s vui v.
- Thnh tht ci m, chn thnh, t nhin nhng khng xu xo, tu tin
khch coi thng mnh hay khch ngh mnh coi thng h.
d) Khim tn;
- Khng nn khoe khoan bn thn, gia nh hay n v.
- Cn thn khi ni chuyn, khng ph phn, ch trch ai (d mnh khng
thch cu chuyn, phong tc, tp qun,... ca h).
) Gi gic:
- Lm vic ng gi, gi ch tn, gi li ha.
- Nu v mt l do c bit no m khng th gi c li ha th phi
xin li v phi bo trc cho ngi khc bit.
e) Giao tip:
- Khi giao tip vi ai cn bit h tn, chc v, n v cng tc, ngnh ngh
ca ngi tin xng h v tr chuyn cng nh trao i cng vic.
- Cng cn lu rng khi gp ph n u tin, khng nn vi vng hi thm
gia cnh, tui tc ca h v nh th rt d dn n nhng tn thng v tnh cm
(nu gia nh, tui tc ca ngi ph n c vn trc trc).
44
g) Php lch s:
- Khi hi ai iu g th cn phi hi lch s.
- Khi tr li cng phi tr li lch s, c th tr li tt c nhng cu hi m
khch cp k c khi mnh cha quen bit h.
- Khi nh ai lm gip mt vic g ta nn ni li cm n, khi lm pht mt
ngi th phi xin li.
- Khi mi khch n tic, phi ch n khu v ca khch, nn chn nhng
mn n m khch thch.
- Khi nhn th, bu thip phi phc p ngay.
Cch trao, nhn danh thip:
Cch trao danh thip Cch nhn danh thip
- danh thip ni d ly nht (ti
o trn).
- Ly danh thip khi gp khch hng.
- Phi trao trc mt, pha tay phi
ca khch.
- Nn dng hai tay trao danh thip.
- Khng nn m thm ln mt bn.
- Va trao, va ni .........
- Nhn bng hai tay.
- Ci u cho v hng danh thip.
- danh thip trn bn, ngay trc mt.
- Nu khng c bn, sau khi nhn bn
nn b danh thip vo ti o hoc s tay.
- Khng nn cho danh thip vo ti qun
hoc va cm, va mn m hoc xem i,
xem li nhiu ln.
h) Nhng iu cn trnh trong bui l:
- Mang knh mt;
- Ht thuc;
- S dng vit khi k hoc ghi chp vo vn bn;
- Than phin v mt khch hng khc v cng vic ca mnh;
- Ch trch i th cnh tranh;
- cp n nhng vn nhy cm nh: Tn gio, sc tc, a phng;
- S dng ngn ng qu bnh dn;
- Dng nhng t qu thn mt;
- Chi u, da mng tay, mc tai, ngoy l mi...
- Nhai ko cao su...
2. Cch cho hi, bt tay
- Khi cho hi v gii thiu bao gi cng gii thiu:
+ Ngi c chc v thp vi ngi c chc v cao;
+ Ngi t tui vi ngi ln tui;
+ Gii thiu n ng vi ph n.
45
Sau khi c gii thiu hoc t gii thiu, c hai bt tay cho nhau (ngi
c chc v cao ch ng bt tay ngi c chc v thp) v ni: Rt hn hnh
c quen bit ng (b, anh, ch).
- Khi bt tay, ngi hi nghing v pha trc, nhn vo mt khch, n n
ci, sit nh tay ri bung ra, va bt tay va cho hi lm cho khch cm thy
c s m p v lng chn thnh ca mnh.
Nhng iu nn trnh khi bt tay:
+ Nm qu lu, c bit l khi bt tay n gii.
+ Sit mnh.
+ Lc qua, lc li.
+ H hng, mt nhn ch khc hoc ni chuyn vi ngi khc.
+ Knh kiu, ra v ta y ...
- Khi n nhiu ngi hoc nhiu ngi n mnh, nn bt tay tng ngi,
khng b st ngi no, nn nh khng bt cho hai tay ngi khch mt lt.
- Theo phong tc chu u, ngi ph n thng a tay ra trc, ngi
nam nng ly tay h ri hn nh (khng bt tay). Thng th ngi ph n khi gp
ngi nam mi quen th gt u cho, cn thn tnh hay ngi c chc v cao a
tay bt trc th bt tay li p l.
- Nu l n ch nhn n khch th ng ch ng bt tay khch (ngi n
c th eo gng tay nhng ngi nam th bt buc phi tho gng tay ra, tr khi
mc qun phc.)
- ni cng cng, ngi n c th ngi yn trn gh bt tay, ch ng
dy khi bt tay nhng ngi c chc v cao.
3. Th mi
3.1. c tnh chung
Th mi l hnh thc mi trang trng theo nghi thc v cn c tr li vi
hnh thc trang trng tng ng qua in thoi hoc bng th hi m.
Khi hi m cn lu :
- Nu l th mi d l, hi ngh, d hp... nn nhc li gi, a im
trnh nhm ln ng tic c th xy ra.
- Nu l thip chc mng, tng qu th ghi: Rt cm ng nhn c th/
qu ca ng (b, anh, ch); Xin chn thnh cm n, xin knh chc ...
- Nu khng tham d c nn gii thch ngn gn l do v by t s hi
tic v khng th tham d.
3.2. Nhng biu l tnh cm
a) Chc mng hi ngh:
Nu khng n c th nn gi lng hoa n chc mng.
b) L tt m lch:
46
Nn n tn nh chc mng.
c) Tt dng lch, ging sinh:
Gi hoa v thip chc mng vi t cch c nhn hoc c quan, nht l khch
nc ngoi.
d) Chc mng s thng chc ca bn b, ngi thn:
Nn t li chc mng trc tip, ng qun mang theo chai ru, cng c th
in thoi hoc vit thip chc mng.
) Sinh nht:
Nn gi mt b hoa, mt mn qu nh m ngi bn a thch, nu xa, nn
gi thip chc mng km tng phm (Qu v thip phi n trc ngy sinh nht),
cng c th gi in hoa chc mng.
e) Trng hp chia bun:
- Nn trc tip n thm ving, chia bun, nn mc o trng, tht c vt mu
en, i giy (tr mt s ni c phong tc tp qun khc).
- Nu xa c th gi in chia bun.
4. Khi d cc cuc chiu i
4.1. c tnh chung
- n mc chnh t, ng n, ph hp.
- n trc gi khai mc chng 05 pht (khng nn n mun hoc sm).
- Nu thip mi ch danh th khng nn a ngi khc i th. Nu c s
thay i ngi th nn bo cho ngi mi bit v ngh gi thip mi khc.
- Khi nhn c giy mi, nu thy dng ch xin vui lng tr li th nn hi
m cng sm cng tt.
- Trong lc ch nhn pht biu, nn lng nghe khng nn ni chuyn n o
hoc n ung gy mt cm tnh.
- Trnh gy s ch qua vic lm ri mung, na, chn, a...
- Khi nng ly, ngi c chc v thp nng ly thp hn ngi c chc v cao.
- Khng nn va nhai thc n va tr li vi khch.
- Nn lm quen, tr chuyn vi ngi ngi bn cnh to khng kh vui
v, m m.
- Lc ra v nn ch ngi c chc v cao ra trc, nh n cho ch nhn
v t li cm n v bui tic. Nu ch nhn t chc ti nh v trc tip ng ra
nu nng th nn chn mt mn ngon nht khen h.
* Nu tham d tic ng th cn ch :
- Trong cng nh sau khi n nn tm ch ng tr chuyn vi ngi cng
cp v cng v vi mnh.
- Nn nhng dao, mung, na, chn, thc n... cho ngi c chc v, ngi
cao tui, ngi ph n, khch nc ngoi trc.
47
- Ly thc n va lng a, ht th ly thm.
- Khi ly thc n xong nn li xa bn nhng ch cho ngi khc.
* Nu tham d tic ngi cn ch :
- Khng nn n tr.
- Ti phng khch, nu ch nhn c s bn tic th nn xem trc v
tr ngi ca mnh trnh i li ln xn.
- Nu khng c s hoc giy ghi tn bn tic th nn tm bn c
ngi quen, ngi cng cp ngi.
Khi ti gi, nu thiu vi ngi th ch nhn c th bt u bui tic (khng
nn nhng ngi c mt ch qu lu).
4.2. Cc loi tic chiu i.
a) n sng:
Hnh thc ny thng c dng trong nhng trng hp thn mt. Mn n
thng dng l bnh m, ph mt, b, trng, c ph, tr...
b) Ung c ph:
Sng nn ung lc 6 gi, chiu nn ung khon 3 hoc 4 gi, c th dng
vi mn n nh, dng t ru nh.
c) Tic tr:
Thng dng chung vi bnh ngt, ko, hoa qu..., n mc bnh thng. i
vi khch chu u th khng nn t chc tic ny, tic tr thng mang tnh gia
nh, mang m bn sc chu.
d) Tic ru:
- Thng t 05 gi chiu tr i v khng ko di qu 2 ting ng h.
- Mc ch ca tic ny l lm quen, gii thiu ln nhau.
- Tic ch yu l ung ru (ng hoc ngi), c ngi phc v tn ni,
mn n nh, qun o d tic bnh thng nhng chnh t.
) Tic ngui:
Thng t chc t 7 gi ti, loi tic ny thng c t chc trong nhng
dp l long trng nh: Quc khnh, l tng kt cui nm.
Thng tic ny thng c nhiu ngi tham d, thc n c by sn trn
bn, c th c din vn ca ch tic, chiu phim, khiu v...
4.3. Cch dng ba tic u:
- Khi ngi xung bn tic, bn cm khn tri ln i.
- Khng nn sn tay o ln, ngi ngay ngn, khng chng khuu tay ln bn
hay nm ly a.
- Khi ly thc n nn ly cho ngi ngi cnh mnh trc.
- Nn ly va thc n, khng nn ly mn khng thch ri b.
48
- Cc mn sp thng do ngi phc v ly gip nhng khi n khng nn
thi cho ngui.
- Khi phc v mang thc n ra, nn n sang mt bn.
- Nu n bnh m th n ming no b ming ny.
- Nu n tht th n ti u ct ti .
- Nu l n phi t cay, nn xin mt l nc m gii cay, khng nn ht,
h, phun hoc o ti ch.
- Cc mn n cn na, dao ct cn cn thn khng nn thc n vng ra
ngoi.
- Cc mn tm cua, s, c c th cm tay n.
- ang n tip tc th gt na v dao ln mp a; n xong th mung, na
cho nhau.
4.4. Cch sp xp ch ngi trn bn tic:
a) Sp xp loi bn hnh ch nht:

K6 C4 K2 C1 K3 C5 K7




C7 K5 C3 K1 C2 K4 C6


CA VO

b) Sp xp loi bn vung:
CA VO
K1



K2 K3



C4


49
Lu :
- Thng thng v lch s ngi ta hay xp khch ngi bn trong v ch
ngi bn ngoi hoc hai bn u bn.
- S lng ch v khch khng nn qu chnh lch.
- Sau khi nh ch ngi bn c th ghi tn khch vo thip trn mt bn
ch khch ngi hoc v s bn tic t phng khch khch xem trc khi
bc vo phng tic, b phn tip tn c th hng dn khch ngi ng v tr ca
mnh.
c) Sp xp bn tic hnh ch U

K C K C



C K C K


K C K C


C K C K
d) Sp xp loi bn trn:

K1 C1

C2 K2

K3 C3

C4 K4
K5 C5



CA VO

50

Ch thch:
C: Ch
K: Khch
Lu :
t chc mt bui tic t c nhng yu cu t ra, ngi ch nhn cn
ch phong tc tp qun ca tng quc gia, tng vng, tng khu vc, tng a
phng.
II. Nghi thc Nh nc
1. Quc huy
1.1. Khi nim
Quc huy l huy hiu ca mt nc hoc l hnh tng trng cho mt nc.
Quc huy nc Cng ho X hi Ch ngha Vit Nam hnh trn, nn ,
gia c ngi sao vng nm cnh, chung quanh c bng la, di c na bnh xe
rng ca v dng ch: Cng ho x hi ch ngha Vit Nam (iu 142, Hin
php 1992)
1.2. Treo Quc huy
Quc huy c treo nhng a im sau y:
+ Nh hp ca Chnh ph;
+ Nh hp ca Quc hi khi hp;
+ Tr s U ban Nhn dn tnh, huyn, x, thnh ph v th x;
+ B ngoi giao, cc i s qun, lnh s qun Vit Nam ti nc ngoi.
+ Quc huy c th treo l i cc ngy l ln: 01 - 5; 02 - 9 do Chnh ph
hoc cc cp chnh quyn a phng t chc.
1.3. In quc huy
Quc huy c in trong cc vn bn, giy t sau y:
- Hun chng, Bng khen ca Ch tch nc, Th tng Chnh ph.
- Cc vn bn ngoi giao nh: Quc th, u nhim th, Th gii thiu ca
Ch tch nc, Th tng Chnh ph, B trng b ngoi giao.
- H chiu.
- Cng hm, thip mi, phong b ca Ch tch nc, Th tng Chnh ph,
B ngoi giao.
- Cc th t, thip mi, phong b ca Ch tch Quc hi trong vic giao
thip vi cc c quan nc ngoi.
- Cng vn, thip mi, phong b ca cc i s qun v lnh s qun nc
ngoi.
2. Quc k
51
2.1. Khi nim
- Quc k (c T quc) l c tng trng cho mt quc gia, l biu trng
mt cch r rng quyn lc ca nhn dn ta, ch quyn ca mnh v lnh th...
- Quc k nc ta c hnh ch nht, chiu rng bng hai phn ba chiu di,
nn thm, gia c ngi sao vng nm cnh mu vng ti vi cc cnh sao lm
theo ng thng. Trung tm ca sao t ng trung tm ca c, t trung tm sao
n u mt cnh sao bng 1/5 chiu di, mt cnh sao quay thng ln trn.
2.2. Cc nguyn tc treo Quc k
- Quc k c treo trong cc phng hp ca cc cp chnh quyn v cc
on th khi hp nhng bui long trng; Treo bn ngoi nhng ngy l ln nh:
Tt dng lch v m lch, ngy bu c, ngy Quc t lao ng, sinh nht Bc,
ngy Cch mng thng 8 v Quc khnh 2/9; Quc k c th c treo hoc mang
i nhng ni c t chc mt tinh, ng vin qun chng lm cc cng trnh tp
th nh p , thi ua sn xut...
- Cc c quan nh nc, cc trng hc, cc n v v trang, ca khu bin
gii, Hi cng quc t phi c ct c v treo Quc k trc cng s hoc ni trang
trng trc c quan.
- Tr s Ph ch tch, Tr s Quc hi, Lng Ch tch H Ch Minh, To n
nhn dn ti cao, Vin kim st nhn dn ti cao, B ngoi giao, i s qun Vit
Nam ti cc nc, ct c H ni, Tr s U ban Nhn dn cc cp (tr U ban
nhn dn phng thnh ph, th x), cc ca khu v cng quc t treo Quc k
24/24 gi hng ngy.
- Tr s cc B, c quan ngang B, cc n v lc lng v trang, nh
trng treo c t 6 gi n 18 gi hng ngy.
- Cc n v v trang, cc trng ph thng, trng dy ngh, trng trung
hc chuyn nghip, cc hc vin, cc trng i hc t chc cho c, ht Quc ca
mt cch nghim trang vo sng th hai hng tun, trc bui hc u tin (Khng
dng v ghi m v h thng loa phng thanh thay cho vic ht Quc ca).
- Quc k ca ta treo vi Quc k ca cc nc khc trong nhng trng
hp sau y:
+ K nim quc khnh ca nc bn hoc mt nc khc th treo Quc k
ca ta v Quc k ca nc bn ti phng l.
+ Khi n tip on i biu ca mt nc khc th treo Quc k ca ta v
nc ti ni n (Sn bay, nh ga, bn tu...) v ni on . n cc on th
nhn dn nc ngoi th khng cn treo Quc k.
- Khi treo Quc k khng c ngc ngi sao.
- Khi treo Quc k ca ta vi Quc k ca nc khc th c ca ta treo bn
tay phi, c nc ngoi treo bn tay tri; cc c phi lm ng kiu mu bng nhau
(theo kch thc ca c ch nh) v treo u nhau.
52
- Khi treo nh ca Ch tch H Ch Minh cng vi Quc k th nh thp
hn Quc k hoc trn nn Quc k nhng di ngi sao.
- Cn lu :
+ Ct c cng phi cng chiu cao v trn nh c trang tr ging ht
nhau. Mi ct c hay que cm c ch treo mt l c, tuyt i khng treo l trn l
di. Khi treo nhiu c cn phi xc nh c v tr ca l c u tin. Nu cm
hai l c, nhn t trc vo, v tr th nht bn phi, v tr th hai bn tri.
+ Khi c ba l c, v tr th nht gia, th hai v th ba ln lt bn phi
v bn tri.
+ Khi c t bn l c tr ln, c th cm c theo quy nh th t: V tr th
nht u cng bn tri v ln lt n cc v tr tip theo. Ta cng c th xp
theo nguyn tc: Chn tri, l phi. C cng c th c xp theo vng trn, hnh
vung, hnh bn nguyt, song song, hnh ch V hoc cn c cho nhau.
+ Vic xc nh v tr ca l c th nht c tin hnh da trn nhng
nguyn tc sau:
o Quc k treo trn lnh th ca mnh bao gi cng v tr quan trng
nht.
o Khng treo c nc ngoi khi khng treo c ca mnh (Tr cc i s
qun v lnh s qun).
o Sp xp c theo trt t ch ci ca nc ch nh hoc theo tho
thun.
+ C ca Lin hp quc (c chp thun ngy 21 thng 10 nm 1947 bng
mt Ngh quyt ca i hi ng) c cng kch c vi cc l c khc c treo,
cc ct c c cng chiu cao, c treo bn phi hoc bn tri mt l c khc. Nu
cc c c b tr theo hnh trn th c ca Lin hp quc t chnh gia hoc
ngay cnh; nu t thnh hng th c Lin hp quc t ring hoc gia hoc hai
c hai bn u.
+ Quc k ca mt nc m c c ca Lin hp quc c treo ln
cng cc c khc s c v tr theo vn ch ci ca nc . Nu nc mun
phn bit c ca mnh th s t hai u vi mt khong cch tng ng 1/5
hoc hn na tng chiu di hng c.
V d: Hng c di 15 mt, khong cch s l 3 mt.
+ Khi treo c khng cn th c c th c treo thng ng hoc hng ngang
trn tng. C c treo ngang phi c b tr sao cho nh ang bay php phi
trn ct. Treo theo chiu thng ng, nu c khng mang biu tng th bn treo
vo ct s pha trn; Nu c c biu tng, cn b tr c sao cho biu tng
hng v tri.
- Khi c quc tang th nh vo pha trn quc k mt di vi en, bng
chiu di Quc k, rng bng 1/10 chiu rng ca Quc k. Quc k dng ph
linh cu nhng ngi t trn c Chnh ph quyt nh lm l quc tang.
53
+ Khi c tang l, c c r. Thi hn treo c r c th ko di t ngy
t trn n ngy n ngy l tang, hoc c gii hn n ngy an tng tu theo
quyt nh chnh thc v quyt nh v vic t chc quc tang phi c thng bo
rng ri trn cc phng tin thng tin i chng.
+ Khi mt Chnh ph hoc mt thnh ph quyt nh treo c r, th cc l c
khc bn cnh cng r. Vic treo c r c tin hnh nh sau: Trc tin ko
c ln nh bnh thng, ri sau ko xung sao cho phn di ca c ngang vi
na ct.
+ Khi t c bn linh cu, c c t ch gn nht linh cu v pha
u. Nu t ln trn, c phi ph n trn vai ngi khut.
+ Trc khi h huyt, phi ly c ra, gp li v trao cho ngi thn nht ca
ngi qu c.
- Hnh nn sao vng trong Quc k cn c in trn cc Hun chng,
Bng khen, Giy khen ca cc cp chnh quyn.
- Quc k c cm vo xe t ca cc i s v lnh s qun Vit Nam ti
nc ngoi. Khi n, a cc i biu chnh ph nc ngoi th cm Quc k ca
ta v quc k ca nc vo xe t dng n tip i biu sao cho nhn t
trc vo, c ca ta bn tay phi, c ca nc bn bn tay tri.
Ngoi nhng trng hp ni trn, cc xe c quan v xe t nhn khng c
cm Quc k; Khi a n cc on th nhn dn nc ngoi cng khng cm
Quc k vo xe t.
3. Quc ca
3.1. Ht Quc ca
Quc ca c th c ht bng li hoc c bng nhc trong cc trng hp
sau:
- Lm l cho c,
- Khai mc v b mc nhng bui hp long trng do chnh quyn hoc on
th t chc,
- Hng ngy, khi bt u bui pht thanh th nht v kt thc bui pht
thanh cui cng ca i ting ni Vit Nam.
3.2. Yu cu khi ht quc ca.
- Khi c Quc ca, mi ngi phi b nn, m, ng nghim. trong phng
hp, nu treo Quc k, pha sau on Ch tch th khi cho c, Ch tch on
khng cn quay mt vo Quc k m c th nhn thng v pha trc mnh. Tt c
nhng ngi cn li phi nhn vo Quc k v ht Quc ca.
- Khi c Quc ca ca nc ta vi nc khc th c Quc ca ca nc bn
trc, c Quc ca ca ta sau nhm th hin s tn trng ca ta i vi bn.
- Khng dng bng ghi m v h thng loa phng thanh thay cho vic ht
Quc ca khi cho c c t chc vo sng th hai hng tun, trc bui hc u
tin ti cc n v v trang, cc trng ph thng, trng dy ngh v trung hc
54
chuyn nghip, cc hc vin, cc trng i hc. L cho c ti cc bui l ln ca
Nh nc hoc cc bui on tip mang nghi thc nh nc, nhng bui l k
nim ca ngnh, a phng th c th s dng bng ghi m hoc qun nhc thay
cho ht Quc ca.
3.3. Nhc Quc ca.
Bi Quc ca ca nc ta: Tin qun ca ca nhc s Vn Cao.
Nhc Quc ca ca ta c hai on: on u thng ht lc khai mc, on
sau c ht khi b mc.

on 1
on qun Vit Nam i
Chung lng cu nc
Bc chn dn vang trn ng ghp ghnh xa
C in mu chin thng mang hn nc
Sng ngoi xa chen khc qun hnh ca
ng vinh quang xy xc qun th
Thng gian lao cng nhau lp chin khu
V nhn dn chin u khng ngng
Tin mau ra sa trng
Tin ln! Cng tin ln!
Nc non Vit Nam ta vng bn.

on 2.
on qun Vit nam i
Sao vng php phi
Dt ging ni qu hng qua bao lm than
Cng chung sc phn u xy i mi
ng u ln gng xch ta p tan
T bao lu ta nut cm hn
Quyt hy sinh, i ta ti thm hn
V nhn dn chin u khng ngng
Tin mau ra sa trng
Tin ln! Cng tin ln
Nc non Vit Nam ta vng bn.
/
.


55
CU HI N TP
Cu s 1: Trnh by nhng c tnh chung ca l tn.
Cu s 2: Trnh by cc loi tic chiu i v phong cch d tic.
Cu s 3: Trnh by phng php b tr ch ngi ca mt s loi bn tic nh: Bn
ch nht, Bn trn, Bn Vung, bn ch U
Cu s 4: Trnh by cc quy nh v l tn nh nc.

THO LUN
1. Cc biu tng quc gia c ngha
nh th no?
2. Ti sao phi tun th cc quy nh ca
php lut v cc biu tng quc gia?








56
Chng VII
K THUT SON THO MT S VN BN HNH CHNH THNG
DNG V HIN I HO VN PHNG

I. K thut son tho mt s vn bn hnh chnh thng dng
1. Vn bn v th thc vn bn
1.1. Vn bn
Vn bn l phng tin ghi li v truyn t thng tin bng mt ngn ng
nht nh. cc ti liu, giy t c hnh thnh trong qu trnh hot ng ca c
quan, doanh nghip.
1.2. Th thc vn bn
Th thc vn bn l tp hp cc thnh phn cu thnh vn bn, gm:
- Quc hiu: c trnh by u trang giy, c gi tr xc nhn tnh php l
ca vn bn.
VD: Cng ha
- Tn c quan ban hnh: t gc tri u vn bn.
- S v k hiu vn bn: c ghi di tn c quan ban hnh nhm gip cho
vic vo s, tm kim vn bn c d dng.
K hiu l ch vit tt (in hoa) tn loi vn bn v tn c quan ban hnh vn
bn, gia chng c du gch ni.
VD: + S 25/2010/Q-UB (vn bn c tn loi),
+ S 234/SXD-VP (vn bn khng c tn loi).
- a danh, ngy, thng, nm:
a danh l a im t tr s ca c quan ban hnh vn bn.
VD:
Ngy thng nm c ghi nh sau: Ngy di 10, thng di 3 phi
ghi s 0 pha trc.
VD: + Tam K, ngy 05 thng 9 nm 2010
+ Qung Nam, ngy 27 thng 02 nm 2010
+ TP H Ch Minh, ngy 07 thng 01 nm 2010
- Tn loi vn bn v trch yu ni dung:
Tn loi vn bn: Tr cng vn, tt c vn bn u c tn loi v c
trnh by gia trang giy, bn di yu t a danh, ngy thng.
Trch yu ni dung: l cu ngn gn khi qut ni dung vn bn.



57
VD:
+ i vi vn bn c tn loi th trnh by di tn loi vn bn.


Y BAN NHN DN CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM
TNH QUNG NAM c lp t do hnh phc

S: 25/ Q-UBND Tam K, ngy 15 thng 3 nm 2010

QUYT NH
V/V thnh lp Ban ch o phng chng lt bo tnh Qung Nam



+ i vi vn bn khng c tn loi th trnh by di s v k hiu vn bn.
VN PHNG CHNH PH CNG HA X HI CH NGHA VIT NAM
c lp t do hnh phc
S: 2552/ VPCP
V/V qun l th trng xng du H Ni, ngy 15 thng 9 nm 2010

Knh gi:
B Cng thng
B Ti chnh
- Ni dung vn bn: l thnh phn ch yu ca mt vn bn v phi m bo
nhng yu cu sau:
Ph hp vi hnh thc vn bn c s dng
Ph hp vi ng li, ch trng ca ng, php lut ca nh nc
S dng ngn ng vit n gin, d hiu
Dng t ng ph thng, khng dng t a phng v t ng nc
ngoi nu khng cn thit.
Khng vit tt. i vi nhng t, cm t c s dng nhiu ln
trong vn bn th c th vit tt nhng cc ch vit tt ln u phi t
trong du () ngay sau t, cm t .
Vit hoa c thc hin theo quy tt chnh t ting Vit.
B cc vn bn ty theo th loi v ni dung c th c phn cn c
php l ban hnh.
- Chc v, h tn v ch k ngi c thm quyn:
58
Chc v ghi trn vn bn l chc danh lnh o chnh thc ca ngi
k vn bn trong c quan. Ch ghi chc danh khng ghi li tn c quan
(tr vn bn lin tch).
Lu cc trng hp sau:
+ Trng hp k thay mt tp th th phi ghi ch vit tt l
TM (thay mt) vo trc tn tp th lnh o.
+ Trng hp k thay mt ngi ng u c quan th phi ghi
ch KT (k thay) vo trc chc v ngi ng u.
+ Trng hp k tha lnh th phi ghi ch vit tt l TL
(tha lnh) vo trc chc v ca ngi ng u.
+ Trng hp k tha y quyn th phi ghi ch vit tt l
TUQ (tha y quyn) vo trc chc v ca ngi ng u.
H tn: Phi ghi y h, tn m (nu c), v tn ca ngi k vn
bn.
VD: TM. UBND KT. B TRNG
CH TCH TH TRNG

(Ch k, ng du UBND) (Ch k, ng du B)

Trn Vn A L Hng

- Du c quan, t chc: Du ca c quan ban hnh vn bn phi c ng
ngay ngn, r rng trm ln 1/3 bn tri ch k. Du ng bng mu ti ca
Quc k. Khng c ng du khng ch.
- Ni nhn: Phi c xc nh c th trong vn bn, ghi ngang phn ch k
gc tri vn bn. Ni dung bao gm:
bo co (cp gim st c quan ban hnh vn bn);
thi hnh (i tng qun l trc tip ca c quan ban hnh vn
bn);
phi hp (cng cp);
lu (b phn lu tr ca c quan ban hnh vn bn).
2. K thut son tho mt s vn bn hnh chnh thng dng
2.1. Quyt nh
+ Quyt nh l loi vn bn c tn loi c nhiu c quan, t chc ban
hnh. C th: Quyt nh quy phm php lut, b nhim, tuyn dng, nng lng,
iu ng cng tc,
+ B cc ca quyt nh:
- Phn m u:
59
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu tn loi, a danh ngy
thng nm, trch yu ni dung.
Cc cn c ban hnh quyt nh
- Phn trin khai:
Ni dung quyt nh: thng vit theo dng cc khon, cc iu v
trnh by c ng, logic.
iu khon thi hnh.
- Phn kt:
Thm quyn k.
Du ca c quan ban hnh, ni nhn.
2.2. Cng vn
+ Cng vn l vn bn khng c tn loi c dng thng tin trong hot
ng giao dch, trao i cng tc gia cc ch th c thm quyn hoc vn bn ni
b.
+ B cc ca cng vn:
- Phn m u:
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu, a danh ngy thng,
trch yu ni dung, ni gi.
- Phn ni dung bao gm:
t vn : Nu r l do, c s ban hnh.
Gii quyt vn : Trnh by yu cu gii quyt, c th, r rng, i
thng vo trng tm vn . Cch hnh vn ph hp tng loi cng
vn, bo m tnh thuyt phc to iu kin thun li cho nghin cu
gii quyt.
Kt lun vn : Vit ngn gn, khng nh ni dung nu, yu cu
thc hin, nhn mnh trch nhim gii quyt vn bn khi cn thit.
- Phn kt: Thm quyn k, du ca c quan, ni nhn.
+ Mt s loi cng vn: Cng vn hng dn, gii thch, ch o, n c
nhc nh, ngh yu cu, phc p, hi kin, giao dch,
2.3. Thng bo
+ Thng bo l vn bn thng tin v hot ng ca c quan nh nc, t
chc x hi.
+ B cc ca thng bo:
- Phn m u:
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu, a danh ngy thng,
trch yu ni dung, tn loi vn bn: Thng bo.
- Phn ni dung ca thng bo bao gm:
60
t vn : Khng trnh by l do m gii thiu trc tip vo nhng
vn cn thng bo.
Ni dung: Phi vit ngn gn, c th, d hiu, lng thng tin cn
thit.
Kt thc thng bo: Nhc li ni dung chnh trng tm.
- Phn kt: Thm quyn k, du ca c quan, ni nhn.
2.4. Bo co
+ Bo co l vn bn trnh by kt qu v hot ng ca c quan nh nc,
t chc x hi nhm gip cho vic nh gi tnh hnh cp trn ra quyt nh
qun l ph hp.
Bo co c th l thng k, tun, thng, qu, s kt 6 thng, tng kt, bo
co t xut, bo co chuyn .
+ B cc ca bo co:
- Phn m u:
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu, a danh ngy thng,
trch yu ni dung, tn loi vn bn: bo co.
- Phn ni dung ca thng bo bao gm:
t vn : Nu nhng im chnh v ch trng cng tc, nhim v
c giao v hon cnh thc hin.
Ni dung: Trung thc, chnh xc, mch lc, ngn gn, r rng, y ,
kp thi.
Kt thc bo co: Kin ngh nhng phng hng, gii php khc
phc.
- Phn kt: Thm quyn k, du ca c quan, ni nhn.
2.5. T trnh
+ T trnh l vn bn xut vi cp trn xin cp trn ph duyt mt vn
mi (phng n cng tc, ch , chnh sch, xy dng thm c s vt cht,).
+ B cc ca t trnh:
- Phn m u:
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu, a danh ngy thng,
trch yu ni dung, ni gi, tn loi vn bn: T trnh.
- Phn ni dung ca t trnh bao gm:
t vn : Nu l do a ra nhng ni dung trnh duyt. Phn tch
nhng cn c thc t lm ni bt nhng nhu cu bc thit ca vn
cn trnh duyt.
Ni dung: Tm tt ni dung ca ngh mi, cc phng n kh thi
mt cch c th r rng, ti liu c thng tin trung thc, nhng li
nhun, kh khn khi thc hin; ngha, tc dng ca ngh mi.
61
Kt thc t trnh: Nu nhng kin ngh cp trn xem xt chp
thun xut mi nu sm trin khai thc hin.
- Phn kt: Thm quyn k, hnh thc k, du ca c quan, ni nhn. T trnh
c th km theo cc vn bn ph minh ha cho phng n c xut trong t
trnh.
2.6. Bin bn
+ Bin bn l vn bn dng ghi chp li nhng s vic xy ra hoc
ang xy ra trong cc hot ng do nhng ngi chng kin thc hin.
Bin bn c nhiu loi khc nhau nh: Bin bn hi ngh, hp, s vic xy
ra, x l,bn giao, nghim thu,
+ B cc ca thng bo:
- Phn m u:
Quc hiu, tn c quan ban hnh, s v k hiu, a danh ngy thng,
trch yu ni dung, tn loi vn bn: bin bn.
- Phn ni dung ca thng bo bao gm:
t vn : Ghi r thi gian lp bin bn, a im, thnh phn tham
gia.
Ni dung: Ghi din bin s kin: khch quan, chnh xc, c th, trung
thc, y , khng suy on ch quan.
Kt thc bin bn: Ghi thi gian kt thc.
- Phn kt: Thm quyn k: Ti thiu phi hai ngi, con du ca c quan
ng ln ch k ca ch ta i vi hi ngh hay hp, ni nhn.
II. Hin i ha cng tc vn phng
1. Mc tiu
- T chc li b my gn nh, khoa hc, ng chc nng.
- Tng bc cng ngh ha cng tc vn phng.
- To tin pht trin cho mi c quan, t chc.
- Gim thi gian lng ph v nhng ch tc trong tip nhn, x l, chuyn ti
thng tin phc v cho hot ng ca c quan, t chc.
- Nng cao nng sut lao ng ca c quan, t chc, gip nh qun l thot
khi nhng cng vic hnh chnh mang tnh s v, to iu kin pht huy tnh
sng to ca mi ngi trong vn phng.
- Thc hin tit kim chi ph cho cng tc vn phng.
2. Ni dung
2.1. V trang thit b k thut.
- Trang thit b k thut trong Vn phng l thnh phn cch mng nht v
d a vo Vn phng nht v ngy cng c ci tin, sng ch vi nhiu chng
loi ht sc a dng, phong ph v gi thnh r.
62
Cc phng tin k thut lm vn bn nh my nh ch nhanh chng
chuyn t my nh ch c kh ln my nh ch in, my nh ch in t. Cc
th h my tnh in t i i lin tc hng nm vi s cnh tranh gay gt ca
nhiu hng sn xut trn th gii. My tnh in t c ng dng ngy cng rng
ri trong cng tc Vn phng to ra nhng kh nng, nhng thun li rt to ln
trong cc khu son tho vn bn, lu t, h thng ho v tra tm cc d liu, lm
cho hot ng x l thng tin ca Vn phng t hiu qu ngy cng cao.
- Cc phng tin thit b truyn tin, truyn vn bn nh telex, fax v cao
hn na l Internet...cng cc thit b vin thng c x dng rng ri gip cho
vic ni mng thng tin cc b, ton quc v ton cu c d dng, thun li.
- Cc vt dng thng thng trong Vn phng t bt vit, ba cp, ghim kp
n cc gi k h s...ngy cng tin dng v c by bn y p trong cc ca
hng thit b Vn phng vi hnh thc mu m p, gi c thch hp.
- Cc ngnh khoa hc - cng ngh m mi nhn l tin hc, k thut my
tnh, k thut vin thng gip cho Vn phng thc hin cc hot ng x l
thng tin, lu tr v truyn thng tin trong phm vi mt c quan, mt a phng,
mt ngnh, c nc v gia cc quc gia vi nhau mt cch nhanh chng, thun
li, chnh xc.
- Ci tin bn lm vic hnh ch nht thnh bn hnh ch L hoc ch U cng
vi gh xoay, mt nhn vin Vn phng c th ngi mt ch vn thao tc thun li
khi lm cc cng vic x l giy t, s dng cc thit b Vn phng son tho
vn bn, nh my vn bn, truyn vn bn, cc thit b vin thng...Mi trng
Vn phng c thit k vi nhit , nh sng, n, mu tng...thch hp.
- Mt bng Vn phng c ci tin t nhng cn phng khp kn vi rt
nhiu nhc im sang m hnh Vn phng mt bng m (open plan office) vi
din tch khong 60 - 80 m2, ch cho khong 20 v tr lm vic. Vn phng mt
bng m c nhiu u im nh:
To iu kin cho dy chuyn cng vic, s lin kt thng tin gia cc
khu trong x l thng tin ca Vn phng c lin tc;
Ngi lnh o Vn phng kim sot cng vic Vn phng c d
dng;
Gim kinh ph u t xy dng mt bng v trang thit b cho Vn
phng;
D b tr li cc v tr lm vic trong Vn phng khi ngi lnh o
Vn phng c nhng sng kin mi v.v...
2.2. Con ngi lm Vn phng.
Con ngi lm vic trong Vn phng l nhn vt trung tm, l ch th ca
Vn phng.
Trong Vn phng hin i, nhn t con ngi c coi trng hn bao gi
ht. Lao ng trong Vn phng c coi l lao ng thng tin vi tnh sng to v
tr tu ngy cng tng. Do , ngi lao ng Vn phng c o to t n
63
trnh cao, theo hng a nng, ton din v nghip v, k thut, k nng giao
tip - ng x.
Theo hng o to , ngi lao ng bit lm nhiu vic v thc hin
thnh tho nhim v cng tc c giao, to iu kin cho h d dng thch ng
khi phi chuyn i cng tc, d dng o to li p ng nhng yu cu cao
hn, ph hp vi nhng i hi ngy cng cao v ang bin ng hng ngy ca
th trng sc lao ng.
Nhm ngnh khoa hc giao tip - ng x vi cc ngnh khoa hc nh tm l
hc, x hi hc, dn tc hc, m hc v.v...gip ngi lao ng c kh nng khng
nh v tr ca mnh trong cng ng, trong kp lm vic t to ra ng c,
ch vn ln v xy dng hoi bo ngh nghip. Cc ngnh khoa hc ny cng
gip ngi lao ng bit cch phng trnh cc tnh hung cng thng trong qu
trnh lm vic (stress), bit trang im lm tng v p, tnh hp dn ca con ngi
v b mt Vn phng, bit giao tip vn minh, lch s, to c tin cy i vi
khch hng v.v...
2.3. Cc nghip v hnh chnh Vn phng.
Cc nghip v hnh chnh vn phng ngy nay c xy dng y , hon
chnh c s h tr ca trang thit b hin i gip cho cng vic hnh chnh Vn
phng c vn hnh tri chy, thng sut theo nhng quy tc, quy trnh thng
nht, hp l. C trang thit b hin i, c con ngi lm vic trong Vn phng
c o to t trnh cao cng s l lng ph khi cc Vn phng khng c c
nhng quy tc, quy trnh nghip v chun mc v mang tnh khoa hc cao.
Mi cng vic trong Vn phng nh xy dng chng trnh cng tc, xy
dng v ban hnh vn bn, t chc mt cuc hi ngh, mt chuyn i cng tc,
phn loi sp xp mt khi h s ti liu, tu b ti liu lu tr v.v... u phi a ra
nhng quy nh nghip v ng n, nhng quy trnh t chc thc hin hp l.
Cc nghip v hnh chnh Vn phng c vai tr kt ni cc thit b k thut
vi con ngi lm Vn phng lm cho cu trc ba mt c bn ca Vn phng tr
nn hi ho, bin cc tim nng Vn phng thnh hiu qu thit thc, c th.


CU HI N TP
Cu 1: Trnh by v s ra i ca Vn phng hin i?
Cu 2: Cu trc ba mt c bn ca Vn phng hin i?
Cu 3: Vn hin i ho Vn phng nc ta hin nay?