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Manpower Professional Ltda.

NIT 800159100-4
MANEJO DE FONDO FIJO

REGLA GENERAL: El incumplimiento de las polticas y normas escritas a
continuacin se consideran graves, por lo tanto el incumplimiento acarrear el
proceso disciplinario respectivo.

MONTO FIJO:

1. El empleado al momento de la contratacin, firmar el acta de compromiso
para manejo de fondo fijo, o enviar un e-mail donde acepta y se
compromete a cumplir con este procedimiento.
2. El jefe inmediato solicitar la aprobacin a la gerencia del proyecto, el
desembolso inicial del monto fijo asignado.
3. La Gerencia del proyecto autoriza a Manpower para el desembolso del
monto fijo.
4. Manpower realiza el desembolso en dos das hbiles siguientes a la
solicitud.
5. El empleado custodiar el dinero asignado y se responsabiliza del uso
adecuado del dinero asignado.
6. Al finalizar la relacin laboral, el empleado debe presentar los soportes de
gasto, la consignacin donde realiza la devolucin del monto fijo, o
Manpower proceder a descontarlo de su liquidacin.

LEGALIZACIONES:

1. La legalizacin de gastos se deben realizar semanalmente por todos los
responsables de mantenimiento de campo.
2. El responsable del monto fijo deber diligenciar el formato de Legalizacin
y el detallado de acuerdo a cada gasto sin tachones ni enmendaduras de lo
contrario se devolver.
3. Las facturas de cada gasto generado deben venir en originales a nombre de
Manpower Professional Nit: 800.159.100-4.
4. Toda legalizacin debe tener el VB de cada Supervisor, el cual podr ser
por medio de un correo electrnico donde se adjunte el formato de excel.
Las legalizaciones que no cuenten con el aprobado del supervisor, no se
tendrn en cuenta.
5. En caso de que el VB sea por e-mail, el supervisor enviar el aprobado a
Caterin Guerrero e-mail caterin.patino@fsorlam.com.
7. nicos rubros que se contemplaran en las legalizaciones son:
a) Alojamientos
b) Alimentacin
c) Transporte





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d) Combustible
e) Peajes
f) Parqueaderos
g) Lavado de vehculos
h) Recargas de celular
i) Compra de papelera.
6. No se puede hacer por medio de legalizaciones la compra de:
a) Repuestos
b) Pagos a terceros
c) Alquiler de vehculos
d) Pago trasiegos
e) Compra de herramientas
Las compras que no estn autorizadas y por caso fortuito se requieren,
deben tener la autorizacin previa del Gerente de Operacin y
Mantenimiento (Edwin Luke Gmez).
7. Se reconocer los gastos de alimentacin por desplazamiento fuera de la
zona asignada, en caso de supere las 2 horas de desplazamiento o los 80
km.
8. El monto mximo autorizado para alimentacin diario es de $25.000.oo el
cual debe venir soportado por un solo recibo de caja a nombre de
Manpower firmado por el empleado. Esto incluye; desayuno, almuerzo y
cena para un da.
9. El monto autorizado para alojamiento est clasificado por niveles A =
$55.000 B - C= $25.000 D= $20.000 de acuerdo a las regiones indicas al
final de la tabla. Este valor se debe cobrar por cada noche que este en el
hotel.
10. En el caso que se cuente con un vehculo diferente al asignado, por motivos
de mantenimiento o reparacin, se debe especificar en la hoja del detallado
este cambio para identificar porque aparecen dos placas de un vehculo en
una misma legalizacin.


OBSERVACIONES

1. Todos los soportes o facturas deben llegar en original, totalmente
diligenciadas, sin tachones ni enmendaduras, de lo contrario no se podrn
tomar como legalizacin del gasto.
2. Al momento de pegar los soportes, facturas, cuentas de cobro no se deben
MEZCLAR, ejemplo alojamiento y combustible; todo debe venir por
separado pegado por RUBRO y FECHA. De lo contrario se devolvern para
que el empleado las arregle y vuelva a enviar.





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3. La hoja del detallado por Rubro debe venir diligenciado de la misma manera
en que se pegaron los soportes y los valores deben ser iguales al totalizar.
Soporte o recibo que no est relacionado en este detallado no se tendr en
cuenta.
4. Las Facturas con tachones y enmendaduras no se aceptaran.
5. Los gastos de combustible deben venir en Boucher digitales con la placa
legible del vehculo a cargo, no se aceptan recibos diligenciados a mano.
Indicar el kilometraje del vehculo en cada recibo.
6. Los gastos de parqueo, lavado, debe venir con la placa del vehculo legible.
7. El supervisor debe recalcar a cada empleado la buena presentacin de las
legalizaciones, donde los recibos, el detallado y formato deben venir en
ptimas condiciones para ser procesadas contablemente.
8. Las legalizaciones deben incluir nica y exclusivamente soportes con
fechas que coincidan con el rango de fechas relacionados en la caratula.

TABLA


HOSPEDAJE
TIPO A $55.000 TIPO B $25.000 TIPO C $25.000 TIPO D $20.000
Bogot Bucaramanga, Ccuta B/bermeja, Quimbaya, Cimitarra,
Pto. Wilches
Correras y otras
poblaciones
Santa Marta Ibagu, Neiva, Montera Sincelejo, Corozal, Tol, Duitama,
Pamplona
San Andrs y
Providencia
Valledupar, Popayn Girardot, Planeta Rica, Pto. Boyac,
Calarc
Cartagena Isla Gorgona Palmira, Turbo, Espinal, Pto. Berrio,
La Dorada
Barranquilla Armenia, Pereira, Manizales V/cencio; Pto. Gaitn, Pto. Lpez,
Rubiales, Acacias, Dpto. Casanare,
Yopal
Medelln Pasto, Ipiales Granada, Pitalito, C/gena del
Chaira, Morelia
Cali Florencia Acacias, Ocaa, Guamal, Restrepo,
Camaral
Guaviare y Arauca San Vicente del Cagun Aguachica, Honda, Cubarral,
Crdoba, Mapiripn, Castilla
Amazonas y
Guajira
Putumayo Magangue, Cinaga, Monpos, San
Gil
Vaups Choc, Apartado Caucasia, Guap, Tulu Yond, San
Alberto
Guaina Tumaco, B/ventura, Potos,
Vista Hermosa
Tunja, Chiquinquir, Muzo, Villa de
Leiva, Garzn H.
Vichada Cartago, Buga, Villeta,
ALIMENTACION





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Monto mximo por da $25.000= para todas las ciudades.


Estas polticas deben aplicarse a partir de la fecha a cada legalizacin que llegue
al departamento Administrativo de Ericsson.


Elabor: Caterin Patio Asistente Operacin Claro Mvil
Aprob: Edwin Luke Gomez - Field Operation Manager Claro Mvil
Fecha: 18-07-2014

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