Investigaciones Internas

Diez cosas para mejorar su prxima investigacin interna Los investigadores comparten experiencias 1
Diez cosas para mejorar su

prxima investigacin interna
Los investigadores comparten
experiencias
Deloitte Forensic Center

Diez cosas para mejorar su
prxima investigacin interna

1. Un poco de preparacin

2. Conozca a su equipo

3. Una respuesta rpida y prudente

4. Las investigaciones son diferentes de las auditoras
internas

5. Diligente pero eficiente

6. Suelte los labios...

7. Navegue en las diferencias globales

8. Anticpese a lo inesperado

9. No es solo lo que dice sino cmo lo dice

10. Cree ms valor


Resolver las preocupaciones acerca de la
actividad inapropiada es una
responsabilidad crtica de quienes tienen a
cargo el gobierno; en particular, los
miembros de la junta, el consejero general
y los directores de auditora interna. Se
espera que los cambios regulatorios escalen
esta responsabilidad a nuevas alturas.

La creciente actividad regulatoria, as como la
actividad del gobierno en hacer forzoso el
cumplimiento, se han convertido en un hecho de vida
a nivel global y en los Estados Unidos en particular. El
ajuste en todo el mundo puede ser rastreado hacia las
races econmica y poltica. La Dodd-Frank Wall
Street Reform and Consumer Protection Act (Dodd-
Frank)

[Ley Dodd-Frank de reforma a Wall Street y de
proteccin al consumidor], que le dio instrucciones a
la U.S. Securities and Exchange Commission (SEC) y
a la U.S. Commodity Futures Trading Commission
(CFTC) para pagar recompensas monetarias por
denuncias annimas correspondientes a informacin
que conduzca a accin exitosa de cumplimiento
forzoso de la ley de valores, rpidamente ha tenido
impacto.

En febrero de 2011, Tom Sporkin, jefe de la Office of
Market Intelligence, de la SEC, habl de una
embestida furiosa de avisos desde que fue
promulgada la Dodd-Frank. Dijo que el volumen de
avisos de alto valor se haba incrementado desde
cerca de dos docenas cada ao a una o dos cada da,
a menudo presentadas por abogados que
presentaban denuncias annimas y documentacin
de respaldo, permitindole a la SEC hacerles
seguimiento rpidamente.
1

Las reglas de implementacin propuestas por la SEC
le permiten a quien hace una denuncia annima
elaborar un reporte para la compaa en cuestin,

1
The SEC Speaks in 2011, PLI, February 4, 2011.
registrar el reporte en la SEC durante los siguientes
90 das, y todava ser elegible para recompensa
monetaria. Si bien la regla final que se espera para
abril de 2011 puede proporcionar ms tiempo, esto
les da a las compaas un perodo limitado para
investigar y reportarle a quien presenta la denuncia
annima hacindolo a tiempo para evitar reportarle a
la SEC y para evitar la investigacin de la SEC si se
puede mostrar que el alegato carece de mritos. Esto,
combinado con la posibilidad de que otros
denunciantes annimos le reporten directamente al
gobierno, puede colocar presin incrementada para
que las compaas realicen ms investigaciones y lo
hagan ms rpidamente que en el pasado.

Adems, la naturaleza crecientemente global de las
operaciones corporativas y las recompensas
relativamente altas que podran surgir por las
denuncias annimas, particularmente de las
violaciones a la U.S. Foreign Corrupt Practices Act
(FCPA), puede incrementar las investigaciones en
partes remotas del mundo. Esto genera desafos
adicionales en relacin con las diferencias en
lenguaje, cultura, y sistemas legales.

Todos esos factores resaltan la necesidad de realizar
investigaciones rpidas y eficientes.

Mejoramiento de la velocidad y la
eficiencia de la investigacin

Este documento explora 10 maneras que las
compaas pueden emplear para mejorar la velocidad
y la eficiencia de sus procesos de investigacin.

La meta de este documento es ofrecerle ideas
prcticas para ayudarle a responder rpida y
eficientemente a los problemas, lo cual puede ayudar
a mitigar los riesgos financiero y reputacional
potencialmente grandes que su compaa puede
ahora enfrentar.

Agradecimientos

Queremos agradecerle a Juniper Networks, Inc., su
vicepresidente ejecutivo, consejero general y
secretario, Mitchell Gaynor y a su vicepresidente,
auditora interna, Joseph Cooney, por proporcionar
observaciones y luces valiosas a partir de sus muchos
aos de experiencia.


La administracin principal de la subsidiaria europea
de una multinacional recibi un aviso alegando que el
director de compras de la operacin estaba recibiendo
sobornos de ciertos proveedores. La compaa no
tena personal identificado o protocolos para realizar
las investigaciones.

La administracin de la subsidiaria contrat a un
investigador local para que estudiara el estilo de vida
del empleado del cual se sospechaba. El investigador
obtuvo copias de los extractos bancarios personales
del empleado, los cuales mostraron varios depsitos
que se estaban incrementando. El empleado fue
despedido, pero subsiguientemente present una
demanda por terminacin injustificada. La obtencin
de los extractos bancarios sin su consentimiento viol
las leyes locales de privacidad. La evidencia que
respaldaba el despido no poda presentarse en la
corte sin tener que admitir que haba sido adquirida
ilegalmente. De manera que la compaa tuvo que
liquidar el pleito con el empleado y pagarle una
sancin muy importante.

Es importante que quien sea
seleccionado para realizar la investigacin
tenga un proceso, sea capaz de explicar el
proceso, conozca los pasos siguientes, y le
ofrezca a la administracin un fuerte
sentido de confianza. De otra manera, los
ejecutivos pueden sentir la necesidad de
realizar acciones por su propia cuenta que
en ltimas pueden ser contraproducentes y
de manera no intencional socaven la
investigacin.

- Mitchell Gaynor
EVP, General Counsel and Secretary
Juniper Networks, Inc.

Tales incidentes resaltan la importancia de desarrollar
un proceso de respuesta al alegato, a fin de evitar
pasos equivocados potencialmente costosos.

Las medidas que su compaa puede tomar incluyen
establecer roles y responsabilidades clave con
relacin a las investigaciones potenciales
especficamente, cmo las funciones legal, de
cumplimiento, seguridad, recursos humanos y
auditora interna se coordinarn para responder al
fraude alegado o sospechado, as como al otro
comportamiento equivocado que surja. Desarrollar por
adelantado protocolos de investigacin puede ayudar
a mantener a los equipos de operacin operando
dentro de los lmites apropiados, reduciendo el riesgo
de dao financiero y reputacional.

Los protocolos de investigacin pueden cubrir asuntos
tales como el criterio para invocar el privilegio
abogado-cliente; mtodos para recaudar y preservar
copias fsicas y registros electrnicos de manera que
puedan ser admisibles en la corte; protocolos de
comunicacin; y retencin de los especialistas que se
necesiten para ayudar en aspectos de la investigacin
tales como abogados, contadores forenses, forenses
en computacin y especialistas en analticas de datos.

Otras consideraciones clave incluyen establecer un
sistema de administracin de casos para facilitar el
seguimiento a los reportes del comportamiento
equivocado recibidos de cualquier fuente, as como
tambin procedimientos para evaluar los alegatos,
asignacin a ellos de las partes apropiadas para la
investigacin, y seguimiento a su solucin.

1. Un poco de preparacin

El tamao del equipo de investigacin y los conjuntos
de habilidades que se necesitan variarn
ampliamente con base en la naturaleza de la materia,
su impacto potencial y las partes posiblemente
implicadas. Una malversacin pequea realizada por
un empleado junior puede ser manejada por alguien
de auditora interna entrenado en tcnicas de
investigacin. Le puede reportar al consejero legal
corporativo, al liderazgo de recursos humanos, o a
otro miembro de la administracin.

En asuntos que tengan un impacto potencial
importante, involucren a alguien de la administracin
principal, o en relacin con la presentacin de
reportes financieros o regulatorios, probablemente
quienes estn a cargo del gobierno, los fiscales o los
reguladores esperarn un equipo de investigacin
ms sofisticado.

Los miembros de un equipo sofisticado pueden incluir:

Abogados de investigaciones internas el
consejero corporativo o el consejero externo
regular pueden ser apropiados para manejar
investigaciones menores. Pero cuando los
alegatos implican fraude importante o a
ejecutivos principales, debido a las
complejidades implicadas tpicamente se
prefieren abogados con capacidades para
realizar investigaciones internas.

A menudo usted no puede usar sus
recursos usuales para las
investigaciones internas, dado que
usted tiene muy poco tiempo para
iniciar el proceso. Es bueno tener listo
un equipo de respaldo uno que le
pueda ayudar a usted a ir directo al
vertedor.
- Mitchell Gaynor

Contadores forenses Cuando usted est
intentando encontrar el humo del disparo en los
registros financieros, los contadores con
experiencia en detectar el rastro de las cifras que
revelan manipulacin financiera y encubrimiento
pueden ayudarle a encontrar ms rpido los
hechos.

Especialistas en computacin forense En el
presente, es ms probable que los documentos
que incriminan y las huellas de los autores se
encuentren en registros electrnicos. Recuperar
archivos borrados, ocultos y protegidos con
contrasea, as como otra evidencia electrnica,
normalmente requiere accin rpida y adherencia
a procesos tcnicos altamente disciplinados. Los
especialistas en computacin forense son ahora
parte clave de la mayora de equipos de
investigacin.

Especialistas en la industria Personas con
conocimiento profundo de la industria pueden
ayudar a desarrollar el plan de investigacin,
evaluar los registros tcnicos, e identificar las
declaraciones equivocadas realizadas por los
entrevistados.

Especialistas en analticas de datos - Como el
volumen de los registros electrnicos ha
proliferado, las analticas de datos pueden ser
vitales para controlar el costo mediante la
investigacin de grandes volmenes de datos y
generando un sub-conjunto de recursos que
merecen escrutinio humano. Las capacidades
sofisticadas para la analtica de datos juegan un
rol crecientemente importante en las
investigaciones ms grandes y ms complejas.

Entrevistadores capacitados. Mentir es parte
inherente del fraude, de manera que los autores
probablemente les mentirn a los investigadores
de la misma manera como lo han hecho con
otros. Un investigador capacitado en el arte fino
de persuadir a las personas para admitir su
comportamiento equivocado puede ser
invaluable para entrevistar a quienes estn
denunciados por o se sospecha cometan fraude.
A menudo esas capacidades sern aportadas al
equipo por los abogados o por los contadores
forenses, pero en ocasiones las personas con
capacidades especializadas en esta rea pueden
ser requeridos para entrevistas particularmente
desafiantes.

2. Conozca a su equipo

Una carta con una denuncia annima es enviada al
departamento de recursos humanos detallando
mltiples alegatos acerca de un ejecutivo principal.
Recursos humanos cuestion la motivacin de quien
la escribi y no le prest atencin. Los incidentes
ocurridos luego de varios meses causaron que
recursos humanos considerara que la carta annima
era posiblemente vlida. En ltimas, la compaa
realiz una investigacin que respald casi todos los
alegatos y revel tambin otras conductas
equivocadas.

Las compaas pueden no responder de manera
consistente a los reportes de denuncias annimas. Su
renuencia a investigar parece que se incrementa
cuando el aviso es annimo. Un experimento
acadmico que implic a 83 miembros
experimentados de comit de auditora encontr que
a los reportes de denuncias annimas recibidos
mediante un canal annimo se les dio menos
credibilidad y se les asign menos recursos de
investigacin que a los provenientes de una fuente
identificada.
2

Las investigaciones pueden llevar meses.
La reaccin inmediata de la mayora de
las personas es la incredulidad. Cuando se
trata una denuncia annima y dentro de
su propia compaa es muy importante
que su respuesta sea oportuna y que usted
establezca expectativas para qu tanto
tiempo llevar.

- Mitchell Gaynor

2
Hunton, J.E. and Rose, J.M. (2011), Effects of Anonymous
Whistle-Blowing and Perceived Reputation Threats on
Investigations of Whistle-Blowing Allegations by Audit Committee
Members, Journal of Management Studies, 48: 75-98.
De acuerdo con un reporte reciente de comparacin,
la mitad de quienes presentaron denuncias annimas
eran annimos.
3
Segn la investigacin la mitad de
los alegatos podra llevar a que directores, ejecutivos
principales, y sus compaas, estn expuestos a
consecuencias legales, regulatorias y financieras.

Las recompensas que por las denuncias annimas da
la Ley Dodd-Frank hacen an ms importante que
nunca evaluar con diligencia los avisos, incluyendo
los annimos. Los empleados que consideren que no
se acta de manera apropiada a partir de los reportes
de denuncias annimas pueden estar motivados a
reportar directamente a los reguladores o a quienes
hacen forzoso el cumplimiento de la ley,
potencialmente incrementando el costo y la
distraccin de la administracin que surge de una
investigacin.

Es importante tener una cultura que fomente que las
personas reporten internamente el potencial
comportamiento equivocado, dndole a la compaa
la oportunidad de investigar rpidamente la materia y
con el menor impacto. Se pueden mejorar muchos
sistemas de denuncias annimas, a fin de fomentar
que los empleados y otros hablen y proporcionen ms
avisos.

A los avisos que se presenten se les debe responder
rpida y seriamente, as como documentarlos
cuidadosamente. Quienes presentan denuncias
annimas necesitan sentir que su preocupacin est
siendo abordada, de manera que pueda ser til para
transmitirle a quien presenta la denuncia annima el
mensaje de que en pocos das el reporte est siendo
registrado usando los acuerdos que sean apropiados
para mantener el anonimato. A quienes presenten
denuncias annimas se les debe informar que la
investigacin podra llevar algn tiempo. Y, se puede
fomentar que permanezcan en contacto de modo que
puedan proporcionar ayuda adicional al equipo de
investigacin si se necesita.

3
2010 Corporate Governance and Compliance Hotline
Benchmarking Report, The Network, Inc., and BDO Consulting.
3. Una respuesta rpida
y prudente

Las auditoras internas son importantes para evaluar
los controles internos y para mejorar la eficiencia
operacional. Las investigaciones tienen un propsito
diferente, usan una metodologa distinta, y presentan
riesgos significativamente diferentes, todos ellos
factores que resaltan la necesidad de investigadores
experimentados. Esos investigadores pueden ser
auditores internos especialmente entrenados, ex-
detectives de hacer forzoso el cumplimiento de la ley
en la funcin de seguridad de la compaa, o
especialistas externos.

La importancia de una investigacin centrada,
diligente, puede verse en el ejemplo de una compaa
que recibi el alegato de que su administrador de
abastecimiento estaba recibiendo sobornos del
proveedor a cambio por contratos. La compaa
consider que para investigar la materia sera
suficiente una auditora estndar del abastecimiento
interno. Los auditores internos tomaron una muestra
de las ofertas competitivas, las probaron por el
cumplimiento con las polticas y los procedimientos
establecidos, pero no encontraron nada inusual.

Un ao despus resurgieron los alegatos y la
compaa retuvo a los investigadores. En lugar de
tomar una muestra de las ofertas, realizaron anlisis
de datos a todas las ofertas y encontraron que
sugieren que se poda haber dado preferencia a un
grupo pequeo de proveedores. El anlisis de los
correos electrnicos del administrador de
abastecimiento y el anlisis forense de los emitidos a

Entre ms cerca de la cima de la
empresa est una investigacin, el
ejecutivo de auditora interna necesita
pensar ms acerca de manejarla cerca del
comit de auditora para asegurar la
objetividad.

- Joseph Cooney
Vicepresidente, auditora interna
Juniper Networks, Inc.

travs del computador de la compaa mostraron
evidencia de que tena relacin social con esos
proveedores. Los correos electrnicos tambin
mostraron que estaba viviendo ms all de sus
ingresos por el empleo. Los documentos encontrados
en su PC mostraron que haba estado creando
documentos de cotizacin falsos de proveedores que,
cuando fueron entrevistados, reclamaron que nunca
haban sido invitados a presentar cotizaciones. Esos
hallazgos llevaron a procedimientos adicionales de
investigacin, que resultaron en que el administrador
de compras admiti el esquema de mordidas (el cual
haba crecido en el ao desde que se realizaron las
primeras pruebas).

Este ejemplo ilustra que los procedimientos de
investigacin tpicamente son realizados sobre un
conjunto completo de datos, o uno ms extensivo que
en una auditora interna tpica. Las investigaciones
pueden usar ms ampliamente la tecnologa para
identificar patrones de datos sospechosos. Las
investigaciones tienden a usar tcnicas tales como
imgenes forenses y anlisis de los computadores,
los cuales es poco probable que sean costo-efectivas
para las auditoras internas. Tambin, las
investigaciones tienden a dar mayor nfasis a las
entrevistas internas y externas, as como al estudio de
registros pblicos. Dado que son impredecibles y
pueden necesitar enfrentar el escrutinio legal, las
investigaciones pueden ser ms largas que las
auditoras internas.

Generalmente, los objetivos y los resultados de la
investigacin no son compartidos ampliamente en la
compaa. La informacin y la evidencia acumuladas
tpicamente son conservadas de manera privilegiada
y confidencial hasta que los abogados determinan
qu revelar, a quin, y cundo. De manera que las
comunicaciones generalmente son controladas de
manera ms estrecha en una investigacin.

Las investigaciones pueden conducir a entrevistas
que busquen que los sospechosos admitan los
alegatos. Los investigadores generalmente realizan
su trabajo con la expectativa de que la materia en
ltimas puede ser litigada o revelada a partes
externas. A causa de esto, hay mayor nfasis en la
documentacin y preservacin del material que
constituye evidencia, dado que la manera como se
obtiene y retiene la evidencia puede afectar que
pueda ser admitida en la corte.

4. Las investigaciones
son diferentes de las
auditoras internas

Las investigaciones requieren balancear velocidad
con calidad, minuciosidad, y completitud. Acercarse a
una investigacin mediante fases y permanecer
centrado en problemas o alegatos especficos puede
ayudar a administrar los costos. Ayuda comenzar con
un conjunto de pasos investigativos preliminares para
identificar la evidencia de respaldo que le ayudara a
la compaa a determinar la necesidad de pruebas
adicionales.

En un caso, los investigadores estuvieron ayudndole
a una compaa mediante mirar en los alegatos de la
colusin del empleado con un tercero en la oficina
regional europea de la compaa. Usando una
herramienta de valoracin temprana del caso, los
investigadores fueron capaces de centrarse en las
personas clave, el perodo de tiempo, y los problemas
identificados en los alegatos. Como resultado, fueron
capaces de localizar rpidamente los correos
electrnicos clave. Esos correos electrnicos le
proporcionaron a la compaa suficiente evidencia de
conducta equivocada para realizar accin inmediata
para tratar a los malhechores e investigar
rpidamente la materia.

Otra consideracin importante es distinguir entre los
datos y los documentos que se necesitan recaudar y
preservar, y los que tambin necesitan ser revisados.
Dependiendo de los alegatos, puede ser sabio
asegurar los datos electrnicos sobre una base ms
amplia, limitando por lo tanto la oportunidad para que
los individuos borren o destruyan correos electrnicos
o archivos. Usted puede no necesitar revisar todos los
datos recaudados, pero si despus usted decide que
se necesita ese anlisis y no los ha asegurado antes,
usted puede haber perdido su oportunidad para
obtener esos datos, o para estar seguro de que no
han sido alterados.

Intente recordar qu es lo que usted est
investigando entienda, defina y
mantenga centrado el alcance.

- Mitchell Gaynor

Es importante proceder con urgencia, pero no tan
rpido que pueda comprometer el alcance y la calidad
de la investigacin. Ejemplos de esto incluyen
confrontar prematuramente los temas o correr en la
investigacin para completarla a fin de satisfacer
fechas lmites internas o externas. En un caso, los
investigadores estuvieron realizando una indagacin
sobre alegatos de malversacin por parte de varios
empleados. La compaa, sintiendo presin para
resolver rpidamente los alegatos, corri a confrontar
a los sospechosos antes que se hubiera realizado un
anlisis diligente de los documentos de contabilidad y
electrnicos. Como resultado, los investigadores
fueron incapaces de obtener informacin valiosa dado
que los empleados fueron despedidos despus de las
entrevistas. Si bien con buena intencin, esta carrera
para confrontar a los sospechosos probablemente
increment los costos de investigacin para la
compaa.

Realizar las actividades investigativas en un cierto
orden puede ayudar a controlar los costos. Por
ejemplo, si usted comienza la revisin de los
documentos electrnicos y simultneamente
comienza las entrevistas, se puede necesitar una
segunda ronda de entrevistas. Y, si usted confronta al
sospechoso sin tener evidencia fuerte, puede no
obtenerse informacin valiosa.

Es importante centrarse en los alegatos, ms que en
los problemas perifricos. Cuando se descubra otra
potencial conducta equivocada, usted puede
determinar la prioridad en la cual debe ser abordada
al tiempo que mantiene el foco en los alegatos y
problemas originales.

5. Diligente pero eficiente

La confidencialidad comprometida puede tener
consecuencias importantes que incluyen la prdida de
privilegios legales, revelacin prematura y selectiva, o
moral del empleado deteriorada. En un caso, a los
investigadores se les solicit ayudarle al consejero
legal a estudiar los correos electrnicos de la
compaa en busca de evidencia de que los
administradores regionales principales iniciaron o
saban acerca de prcticas de contabilidad
inadecuadas en una subsidiaria bajo su control. Fue
identificada alguna evidencia y fue emitido un reporte
inicial privilegiado de abogado-cliente, el cual condujo
a investigacin plena de las prcticas en las sedes
regionales.

Cuando el equipo investigativo continu su
investigacin en las sedes regionales, no saba que el
reporte privilegiado haba sido circulado y obtenido
por los sospechosos clave. Como resultado, se perdi
el privilegio abogado-cliente y la investigacin fue
comprometida. Prevenidos, los administradores de la
subsidiaria supieron lo que los investigadores haban
encontrado, qu estuvieron mirando, y la naturaleza
de la evidencia obtenida para la fecha del reporte.
Tuvieron la oportunidad de destruir o alterar la
evidencia, influir en otros para que se mantuvieran
callados, y disear explicaciones consistentes.

Para evitar tales problemas ayuda determinar por
adelantado quin debe recibir la informacin sobre la
investigacin y reevaluar ello en la medida en que la
investigacin produzca resultados. Limitar la
informacin a las partes clave puede ayudar a
prevenir:

Deteriorar la relacin con el sospechoso puede
dejar a los alegatos sin soporte. Los investigadores
que miran el soborno alegado de oficiales del
gobierno por la sede regional en el Asia de una
compaa multinacional encontraron que los
alegatos no tenan soporte. Habiendo la compaa

Conseguir que las personas no hablen acerca de
una investigacin es difcil porque est contra una
cantidad de culturas corporativas hablarle a
alguien de lo que no pueden hablar,
especialmente con su administrador, o que se
pueden comunicar solamente dentro de la
estructura del privilegio abogado-cliente.

no controlado el crculo de conocimiento de la
investigacin, la reputacin del administrador puede
haber sido daada irreparablemente, exponiendo a
la compaa a litigio potencial y a la prdida de un
empleado altamente valioso.

Afectar de manera negativa la moral del empleado
en la oficina o regin. Una compaa estuvo
investigando alegatos de que empleados haban
participado en acuerdos paralelos con clientes de
una oficina regional. Mediante varios canales los
empleados de la oficina se hicieron conscientes de
la investigacin. Las filtraciones afectaron
profundamente la moral de la oficina dado que los
empleados tuvieron miedo por sus trabajos y por el
destino de sus jefes que estaban en el centro de los
alegatos.

Alertar de manera inadvertida a los autores para
que destruyan evidencia, potencialmente
incrementando el escrutinio regulatorio y la
exposicin legal al tiempo que posiblemente
desacelera el progreso de la investigacin y
potencialmente incrementa los costos de
investigacin. Los investigadores estuvieron
mirando alegatos de que la administracin de
manera intencional haba engaado a los
stakeholders clave acerca de la condicin financiera
de la compaa. Un ejecutivo principal conoci
acerca de la investigacin mediante informacin
filtrada. El anlisis forense del computador asignado
por la compaa al ejecutivo mostr que
aparentemente haban sido borrados correos
electrnicos relevantes. An as, los investigadores
encontraron correos electrnicos que contenan
evidencia de conducta equivocada por parte del
ejecutivo, quien posteriormente fue retirado.

Revelar prematuramente la investigacin a partes
externas. Los investigadores estuvieron obteniendo
informacin en una compaa cuando un
entrevistado revel que sin permiso ya haba
discutido la investigacin con un stakeholder
externo. La compaa determin rpidamente que
los protocolos de comunicacin podran ayudar a
prevenir la revelacin prematura de informacin
interna.

Hacer que los empleados o terceros sean renuentes
a reportar la futura conducta equivocada por miedo
a revelacin debido a carencia de confidencialidad.
Con la promulgacin de la Ley Dood-Act, los
empleados pueden decidir reportar la actividad
sospechosa a los reguladores, ms que
internamente, si consideran que es dbil la
confidencialidad de la presentacin de reportes
internos.
6. Suelte los labios
- Mitchell Gaynor

Realizar investigaciones internacionalmente presenta
peligros adicionales. Seguir las leyes y costumbres
locales es primordial de manera que el investigador
no se convierta en el investigado! Posiblemente usted
no querr realizar investigaciones o despedir
empleados, por ejemplo, sin entender y adherirse a
las leyes de privacidad y empleo de la jurisdiccin.

Generalmente es verdadero que los empleados no se
atreven a hablar negativamente acerca de sus
superiores; sin embargo, en algunas culturas la
renuencia es particularmente intensa. Los
investigadores que realizaban una investigacin en
Asia encontraron que los empleados tenan fuerte
lealtad para con sus jefes que estaban en el centro de
los alegatos. An despus de mostrrseles evidencia
del comportamiento equivocado, estaban renuentes a
proporcionar informacin ms all de la que el equipo
de investigacin ya conoca.

Las entrevistas realizadas durante el proceso
demostraron la importancia de usar las leyes o frases
locales. Por ejemplo cartas paralelas no fue como
los empleados locales pensaron acerca de los
acuerdos realizados fuera del contrato primario. Para
los empleados esos acuerdos eran contratos
legtimos entre la compaa y el tercero.

Luego que la investigacin haya revelado
qu ocurri y antes que usted piense que
hacer con los empleados, usted necesita
entender las reglas aplicables para tomar
las decisiones disciplinarias o usted puede
limitar sus opciones.
- Mitchell Gaynor

En ltimas, ganarse la confianza de los testigos
requerir diferentes enfoques en las distintas culturas.
El uso de investigadores de la regin puede ayudarle
a usted a navegar en la cultura y en las costumbres.
Tambin, tener investigadores que hablen el lenguaje
local es una ventaja distintiva. Contratar traductores
es una segunda mejor opcin, dado que mucho se
puede perder en la traduccin y se podra revelar
informacin sensible a terceros. Hacer que el
entrevistado hable en su segundo lenguaje, para
conveniencia del investigador, puede reducir el valor
de la informacin suministrada dado que el uso de un
vocabulario ms limitado puede cambiar los
significados.

Las leyes de privacidad de los datos varan de pas a
pas. El entendimiento de dnde su compaa
almacena la informacin electrnica es crtico dado
que puede afectar su capacidad para eliminar datos
legalmente. Por ejemplo, los investigadores
estuvieron realizando una investigacin sobre un
esquema alegado de aceleracin de ingresos
ordinarios en una subsidiaria europea de una
compaa de los Estados Unidos. A causa de las
leyes de privacidad de la Unin Europea, los
investigadores no podan recaudar los datos y
llevarlos a Estados Unidos para anlisis.
Convenientemente, durante la investigacin el
empleado sospechoso viaj a los Estados Unidos por
asuntos de negocios, momento en el cual la
compaa pudo obtener imgenes forenses de su
porttil suministrado por la compaa.

Desafortunadamente, navegar en las leyes de
privacidad no siempre es simple. Si sus datos son
almacenados en una localizacin ubicada a cierta
distancia, sera til establecer protocolos para obtener
los datos legalmente. Una vez que usted sabe dnde
se almacenan sus datos, sus abogados pueden
recomendar cambiar a una instalacin en una
jurisdiccin que facilitar las investigaciones futuras y
el cumplimiento con los requerimientos legales y
regulatorios.

7. Navegue en las
diferencias globales

De cierta manera la realizacin de las investigaciones
puede ayudar a reducir el riesgo de eventos adversos.
Por ejemplo, fomentar que la administracin no
despida a un empleado hasta que se haya obtenido
evidencia slida de conducta equivocada puede
ayudar a reducir los alegatos del despido injustificado
los cargos a menudo colocan a la administracin a
la defensiva y obtienen una liquidacin costosa. Evitar
hacer declaraciones pblicas adversas acerca de las
personas sometidas a investigacin puede ayudar a
prevenir los cargos de difamacin. Incluso seleccionar
de manera cuidadosa la acomodacin de los sitios
para la entrevista puede ayudar a evitar acusaciones
de detencin ilegal.

Pueden anticiparse algunos eventos. Otros pueden
sorprender e interrumpir una investigacin. Los
empleados relevantes pueden renunciar durante la
investigacin. Los testigos pueden solicitar
representacin legal durante las entrevistas. Puede
surgir evidencia de otra conducta equivocada,
potencialmente implicando a personas de nivel ms
alto. En la extensin que sea posible, los
investigadores pueden considerar qu podra salir mal
durante la investigacin y, cuando sea posible, poner
en funcionamiento procedimientos de mitigacin.

Su investigacin necesita estar integrada
a su plan corporativo de respuesta ante los
incidentes y estar coordinada por el
consejero legal junto con la persona
responsable por las comunicaciones
externas. Usted puede necesitar responder
rpidamente a algo, y usted puede querer
estar seguro de que el equipo va a elaborar
la respuesta de acuerdo con la velocidad
de los hechos.

- Joseph Cooney

Una compaa realiz una investigacin sobre los
alegatos de un equipo corrupto de la administracin
principal en Europa del Este. En un esfuerzo para
hacer descarrilar la investigacin, el alto ejecutivo
llam a la polica y falsamente acus al administrador
principal de la investigacin de a ltima hora entrar
en la oficina del contador jefe y eliminar documentos
de la compaa. La polica detuvo al administrador y
lo interrog durante la noche. Sabiamente, el equipo
investigador previamente haba llamado a un abogado
local, quien inmediatamente se puso al frente del
caso. El abogado se mantuvo al lado del
administrador durante el interrogatorio y pudo obtener
su liberacin en la maana siguiente.

Al comienzo de una investigacin de manipulacin
alegada de la propiedad de las acciones de una
compaa, el director de operaciones jefe le dio con
gusto la bienvenida al equipo de investigacin, le
ofreci darle cualquier informacin que necesitara, e
incluso le recomend restaurantes locales. No se
pensaba que estaba involucrado en el
comportamiento equivocado alegado, pero cuando
termin la investigacin estaba claro que tena
conocimiento pleno de ello. Su amabilidad fue solo un
intento para conocer qu estaban mirando los
investigadores y qu haban encontrado. Ellos
haban anticipado que l posiblemente estara
involucrado y tuvieron cuidado de no revelarle nada
cuando obtuvieron los documentos o en las
conversaciones, incluso durante la comida (cuando
una noche encontraron al ejecutivo sentado cerca
para poder escucharlos)!

En otra compaa, los sospechosos de conducta
financiera equivocada fueron entrevistados con
representacin legal y luego despedidos. Ms tarde,
la compaa encontr que necesitaba cierta
informacin financiera. Si hubiera anticipado esa
necesidad, antes podra haber contratado contadores
forenses e involucrarlos en las entrevistas para
obtener esa informacin. Una vez que los empleados
han sido despedidos, puede consumir tiempo y ser
ms costoso obtener la informacin por otras vas.

8. Anticpese a lo
inesperado

Algunas personas nunca deben jugar pker porque su
lenguaje corporal comunica la fortaleza de su mano.
De manera similar, los especialistas en entrevistas
consideran las seales no verbales y su oportunidad
durante la entrevista, las cuales pueden ser tan
reveladoras como las verbales. Tal y como ocurre con
los patrones del hablar, el problema no es tanto el
movimiento particular o la fraseologa, sino cmo
difiere de las acciones del sujeto de la entrevista
cuando no est bajo presin.

Si bien las seales no verbales no tienen utilidad
como evidencia y no seran presentadas como tal en
la corte, pueden ayudarles a los investigadores a
identificar situaciones en las cuales el entrevistado
parece que est actuando anormalmente. Esto puede
alertar al entrevistador para que explore ciertas reas
ms profundamente y para que ajuste el flujo de las
preguntas de la entrevista.

En un caso, los investigadores realizaron en Rusia
una valoracin del riesgo FCPA. Cuando a una
persona se le pregunt si haba hecho algo que
pudiera hacer que sus compaeros de trabajo se
sintieran incmodos, dijo que no y mostr seales
verbales y no verbales para sugerir decepcin
potencial. Pero cuando se le pregunt si era
consciente de conducta de los compaeros de trabajo
que le pudieran hacer sentir incmodo, demostr
seales de potencial decepcin mediante inquietud y
no respondiendo la pregunta. Con base en esas
seales, los investigadores continuaron su
interrogatorio y descubrieron que el testigo
sospechaba de potencial conducta equivocada de sus
compaeros de trabajo.

Para m, la cosa ms importante es
conseguir la verdad y un entendimiento de
lo que ocurri en su compaa.

- Mitchell Gaynor

Los investigadores de seales rojas a menudo buscan
evaluar la veracidad de los entrevistados que rehsan
responder una pregunta, y frecuentemente repiten la
pregunta (lo cual puede ser una tctica de detenerse
para ganar ms tiempo y pensar una respuesta
plausible), o respondiendo a la pregunta con otra
pregunta. Otros incluyen proporcionar respuestas
calificadas tales como, Yo no me rob ningn dinero
el jueves (fue el viernes), el uso inusualmente
frecuente o enftico de juramentos, cortando la
pregunta del entrevistado o tomando pausas largas
no naturales.

En un caso, los investigadores les preguntaron a una
contralora acerca de algunos asientos diarios que
afectaron la rentabilidad reportada de un perodo de
contabilidad versus el siguiente. Ella respondi cada
pregunta sin vacilacin. Pero cuando se le pregunt
quin determin la cantidad final de un asiento
particular, su respuesta fue, Buena pregunta. Ella
tom luego una pausa larga, se ech a rer y
proporcion una respuesta que gir alrededor del
problema sin mencionar persona alguna. Los
investigadores hicieron preguntas de seguimiento
durante las cuales la contralora identific a las otras
partes implicadas.

9. No es solo lo que dice
sino cmo lo dice

Algunas compaas con estrategias sofisticadas
antifraude dan un valor alto al aprendizaje que
obtienen de cada investigacin, aplicndolo para
mejorar los procesos de negocio en sus unidades de
operacin en todo el mundo. Mediante hacer esto,
ayudan a prevenir que en otras localizaciones se
cometan fraudes similares y continuamente mejoran
sus procesos de negocio. Esto incrementa el valor
creado por las investigaciones, ayudando a
compensar los costos incurridos.

Cada investigacin es una oportunidad para identificar
y remediar las vulnerabilidades en sus procesos de
negocio y las debilidades en sus controles internos
que un autor de fraude puede haber explotado. Es
una oportunidad para aprender acerca de nuevos
esquemas. Los indicadores clave observados durante
la investigacin que en ltimas condujo al
descubrimiento de comportamiento equivocado
pueden ser comunicados a los empleados,
construyendo su conciencia y respaldando el
desarrollo de procedimientos detectivos proactivos.

El consejero general puede aportar valor
simplemente mediante ayudar a que las
personas se calmen, dndoles confianza
de que el proceso avanza de manera
apropiada, y asegurando que los recursos
correctos asignados a la investigacin
sern completados tan efectiva y
rpidamente como sea posible.

- Mitchell Gaynor

Por ejemplo, los investigadores descubrieron un
esquema ficticio grande de facturacin de
proveedores que implicaba el abastecimiento de
piezas de repuesto para una compaa de
manufactura. Los investigadores identificaron los
elementos comprados al vendedor del cual se
sospechaba. Luego compararon el volumen de
compra de cada elemento con el uso relacionado y la
cantidad final registrada en el sistema de partes de la
compaa.

Los investigadores descubrieron que haban sido
comprados cientos de elementos que tenan uso cero
y que la cantidad restante era ilgicamente baja. Por
ejemplo, durante el ao se compraron 100 unidades
de una pieza particular, sin registrar durante el ao el
uso de esas piezas y en el anaquel solamente se
encontraron tres elementos. Este anlisis se convirti
en un procedimiento estndar para las futuras
auditoras internas.

Las decisiones acerca de la efectividad, en trminos
de costo, de las opciones de remediacin son
responsabilidad de la administracin, vigiladas por
quienes tienen a cargo el gobierno. Un equipo
diligente de investigacin a menudo puede requerir un
rango de opciones, algunas de las cuales pueden
tener poco o ningn costo. Los procesos de negocio
cambiantes para reducir las oportunidades de fraude
pueden ser ms costo-efectivos que poner ms
niveles de controles internos.

Finalmente, es valioso considerar lo que la
investigacin dice acerca de la cultura tica de su
compaa y sobre los pasos que pueden ser
prudentes dar para un desempeo mediblemente ms
alto. Este es un tema que puede ser de inters tanto
para la administracin como para quienes tienen a
cargo el gobierno.

10. Cree ms valor

El siguiente material est disponible en el sitio web
del Deloitte Forensic Center en
www.deloitte.com/forensiccenter o en
dfc@deloitte.com.

Libro del Deloitte Forensic Center:

Corporate Resilliency: Managing the Growing
Risk of Fraud and Corruption
- Captulo 1 disponible para descarga

ForThoughts revistas y videos:

Sustainability Reporting: Managing Risks and
Opportunities
The Inside Story: The Changing Role of Internal
Audit in Dealing with Financial Fraud
Major Embezzlements: How Can they Get So
Big?
Whistleblowing and the New Race to Report: The
Impact of the Dodd-Frank Act and 2010s
Changes to the U.S. Federal Sentencing
Guidelines
Technology Fraud: The Lure of Private
Companies
E-discovery: Mitigating Risk Through Better
Communication
White-Collar Crime: Preparing for Enhanced
Enforcement
The Cost of Fraud: Strategies for Managing a
Growing Expense
Compliance and Integrity Risk: Getting M&A
Pricing Right
Procurement Fraud and Corruption: Sourcing
from Asia
Ten Things about Financial Statement Fraud
Third edition
The Expanded False Claims Act: FERA Creates
New Risks
Avoiding Fraud: Its Not Always Easy Being
Green
Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Due
Dilligence in M&A
The Fraud Enforcement and Recovery Act
FERA
Ten Things About Bankruptcy and Fraud
Applying Six Degrees of Separation to Preventing
Fraud
India and the FCPA
Helping to Prevent University Fraud
Avoiding FCPA Risk While Doing Business in
China

The Shifting Landscape of Health Care Fraud
and Regulatory Compliance
Some of the Leading Practices in FCPA
Compliance
Monitoring Hospital Physician Contractual
Arrangements to Comply with Changing
Regulations
Managing Fraud Risk: Being Prepared
Ten Things about Fraud Control

Material notable contenido en otras
publicaciones

Where Theres Smoke, Theres Fraud, CFO
magazine, March 2011
Will New Regulations Deter Corporate Fraud?
Financial Executive, January 2011
The Countdown to a Whistleblower Bounty
Begins, Compliance Week, November 9, 2010
Deploying Countermeasures to the SECs Dodd-
Frank Whistleblower Awards, Business Crimes
Bulletin, October 2010
Temptation to Defraud, Internal Auditor, October
2010
Shop Talk: Compliance Risks in New Data
Technologies, Compliance Week, July 2010
Many Companies Ill-Equipped to Handle Social
Media e-discovery, BoardMember.com, June
2010
Many Companies Expect to Face Difficulties in
Assessing Financial Statement Fraud Risks, BNA
Corporate Accountability Report, May 2010
Whos Allegedly Cooking the Books and
Where?, Business Crimes Bulletin, January 2010
Being Ready for the Worst, Fraud Magazine,
November/December 2009
Mapping Your Fraud Risks, Harvard Business
Review, October 2009
Listen to your Whistleblowers, Corporate Board
Member, Third Quarter, 2009
Use heat Maps to Expose Rare but Dangerous
Frauds, HBR NOW, June 2009


Este artculo es publicado como parte de ForThoughts, la serie de boletines del Deloitte Forensic Center, que es editada por Toby Bishop,
director del Deloitte Forensic Center. ForThoughts resalta las tendencias y los problemas en fraude, corrupcin y otros problemas
complejos de los negocios. Para suscribirse a ForThoughts, visite www.deloitte.com/forenssiccenter o enve un correo electrnico a
dfc@deloitte.com.

Autores

Jim Lombardo es director en la prctica de Forensic & Dispute Services de Deloitte Financial Advisory Services LLP. El seor Lombardo
puede ser contactado en jimlombardo@deloitte.com.

Colleen Gately es gerente en la prctica de Forensic & Dispute Services de Deloitte Financial Advisory Services LLP. La seora Gately
puede ser contactada en cgately@deloitte.com.

Comentaristas

Mitchell Gaynor es vicepresidente ejecutivo, consejero general y secretario de Juniper Networks, Inc.

Joseph Cooney es vicepresidente, auditora interna, para Juniper Networks, Inc.

Esta es una traduccin al espaol de la versin oficial en ingls de Ten things to improve your next
internal investigation. Investigators share experiences, publicado por Deloitte Development 2011
Traduccin realizada por Samuel A. Mantilla, asesor de investigacin contable de Deloitte &Touche Ltda.,
Colombia, con la revisin tcnica de Csar Cheng, Socio Director General de Deloitte & Touche Ltda.,
Colombia.

Deloitte hace referencia, individual o conjuntamente, a Deloitte Touche Tohmatsu Limited, sociedad del Reino Unido
no cotizada limitada mediante garanta y a su red de firmas miembro, cada una de las cuales es una entidad con
personalidad jurdica propia e independiente. Consulte la pgina www.deloitte.com/about si desea obtener una
descripcin detallada de la estructura legal de Deloitte Touche Tohmatsu Limited y sus firmas miembro.
Deloitte presta servicios de auditora, tributacin, consultora y asesoramiento financiero a clientes pblicos y
privados en un amplio espectro de sectores. Con una red de firmas miembro interconectadas a escala global
extendida por 150 pases, Deloitte aporta las mejores capacidades y unos amplios conocimientos expertos a escala
local que ayudan a sus clientes a tener xito all donde operan. Los 170.000 profesionales de Deloitte estn
comprometidos para convertirse en modelo de excelencia.
Esta publicacin contiene exclusivamente informacin de carcter general, y ni Deloitte Touche Tohmatsu Limited, ni
sus firmas miembro o entidades asociadas (conjuntamente, la Red Deloitte), pretenden, por medio de esta
publicacin, prestar servivios o asesoramiento profesionales. Antes de tomar cualquier decisin o adptar cualquier
medida que pueda afectar a su situacin financiera o a su negocio, debe consultar a un asesor profesional
cualificado. Ninguna entidad de la Red Deloitte se hace responsable de las prdidas sufridas por cualquier personal
que acte basndose en esta publicacin.
2011 Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

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