Planificacin y Gestin de Proyectos

con MS Project
Ing. Robert Ojeda
La Administracin de
Proyectos
Proceso de Planear, Organizar y
Administrar Tareas y Recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente
con delimitaciones de Tiempo, Recursos o
Costo.
La administracin de proyectos sirve para
aprovechar de mejor manera recursos
crticos cuando estn limitados en cantidad
y/o tiempo de disponibilidad.
Los proyectos se usan a menudo como un
medio para lograr el plan estratgico de la
Organizacin.




TRIANGULO DEL PROYECTO
El Triangulo Del Proyecto es un conjunto de actividades
planificadas, ejecutadas y supervisadas que con recursos finitos
tiene como objeto crear un producto o servicio. En el tringulo
del proyecto intervienen tres factores fundamentales, los cuales
interactan entre s, y de acuerdo al desempeo de cada factor
influir en el desempeo del resto. Tenemos:
El tiempo
El costo
El mbito

TRIANGULO DEL PROYECTO
El Tiempo
El proyecto est sujeto al tiempo, a una duracin. La
mayora de los proyectos tienen una fecha lmite en donde
el proyecto deber estar concluido.
Adems, el proyecto posiblemente disponga de una serie
de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por
cumplir en cuanto a fechas.


El mbito
Es el conjunto de caractersticas, funciones,
especificaciones y calidad final que tiene el producto una
vez terminado.
El mbito viene definido por las tareas a realizar, las tareas
a su vez se dividen en fases.
Las tareas se definen en jerarquas. Unas tareas deben
comenzar al terminar otras, otras pueden iniciarse al
mismo tiempo.


El Coste
Son todos los recursos para llevar a cabo un proyecto tales
como las personas, el equipamiento materiales o cualquier
insumo que requiera recursos financieros.
El Coste puede ser humano (un pintor), de equipamiento
(un computador), de material (hojas, tinta), de
instalaciones (alquiler de un ambiente). Estos costos se
traducen en presupuesto econmico.


Anlisis del tringulo del proyecto
1. Si la duracin del proyecto disminuye, podra ser
necesario aumentar el presupuesto ya que sern
necesarios mas recursos para realizar el mismo trabajo en
menor tiempo. Si no se puede incrementar el
presupuesto, podra ser necesario reducir el alcance de un
proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto
en menor tiempo.


Anlisis del tringulo del proyecto
2. Si el presupuesto del proyecto se reduce, puede que sea
necesario disponer de mas tiempo ya que no se puede
contar con tantos recursos como es preciso. Si no se
puede aumentar el tiempo, puede que sea forzoso reducir
el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se
puede cumplir con todo el trabajo previsto en el tiempo
dispuesto.


Anlisis del tringulo del proyecto
3. Si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario
ms tiempo y/o ms recursos para realizar el trabajo
adicional. La variacin del alcance puede resultar
perjudicial si el administrador de proyectos no reconoce y
planifica los nuevos requerimientos.


PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Fijar objetivos generales y asignar
recursos
Planificacin
Especificar actividades,
estimar su duracin,
asignar recursos a cada una,
determinar relaciones de precedencia.
Programacin
Supervisin, seguimiento
Control
Todos somos Administradores de Proyectos, pero no
todos saben como planear y administrar un proyecto
Proyectos varan en tamao y alcance:
o Lanzamiento transbordador NASA
o Construir un bote
o Construir un hospital
o Remodelacin de un edificio
o Planear una fiesta o boda
o Organizar olimpiadas
o Desarrollar un nuevo software
o Obtener un titulo en Acuicultura

Qu es un proyecto?
Tiene un Objetivo bien identificado.
Serie tareas o actividades dependientes.
Cada actividad tiene periodo de duracin.
Se puede identificar actividades que son prerrequisitos
para iniciar otras actividades.
Utiliza varios recursos.
Tiene un inicio y un final.
Tiene un cliente.
Involucra cierto grado de incertidumbre (riesgo).
Qu NO es un proyecto?
Operaciones en curso:
o No tienen un fin.
o Producen productos similares o idnticos.
Ejemplos:
o Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al da.
o Un cajero atiende a 100 clientes por da.
o Planta de automviles produce miles de vehculos, del
mismo modelo y con opciones limitadas.

Qu es Microsoft Project?
Es una herramienta que permite planear
sistemticamente las fases y tareas de un proyecto
Microsoft Project le permitir:
o Organizar la lista de actividades en una estructura
jerrquica.
o Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
o Obtener la grfica de red del proyecto.
o Imprimir una gran variedad de informes.
Definir el proyecto
Herramienta de Planificacin, gestin
y seguimiento de proyectos

Definicin tareas, recursos
Asignacin de recursos a tareas
Definicin de costos
Resolucin de sobreasignaciones
Seguimiento de proyectos
Comunicacin entre el equipo e informes
En que nos ayuda MS Project?
Es la forma de simplificar las dificultades
durante la planificacin, diseo, administracin
y evaluacin de proyectos es el MS Project.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
La primera actividad consiste en determinar las fechas
de inicio y fin del proyecto as como especificar opciones
del calendario, como das y horas laborales, etc.
La parte ms importante de determinar son las tareas,
las cuales se obtienen a travs de un diagrama de
planeacin y un WBS (EDT en espaol), tambin se
deben considerar los hitos y los recursos.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
Los hitos son puntos clave en la lnea del tiempo del
proyecto que sirven de puntos de control. Un hito es una
actividad sin tiempo.
Lo ms difcil de manejar en esta herramienta son las
estimaciones de tareas, hitos y recursos ya que estas
dependen de la problemtica del proyecto as como de la
experiencia del administrador del proyecto.
Recomendaciones al usar Microsoft Project
Los recursos pueden ser distintas ndoles:
o Grupos de Personas
o Equipamiento
o Instalaciones
o Costos
De las tareas la parte ms importante es la
vinculacin de las tareas.
La frmula mgica de la gestin de proyectos es:
o Trabajo = Duracin * Unidades.
DIAGRAMA DE
GANTT
Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt permite identificar la actividad en
que se estar utilizando cada uno de los recursos y la
duracin de esa utilizacin, de tal modo que puedan
evitarse periodos ociosos innecesarios y se d tambin al
administrador una visin completa de la utilizacin de
los recursos que se encuentran bajo su supervisin.
Su objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto
para diferentes tareas o actividades a lo largo de un
tiempo total determinado.
Diagrama de Gantt
Creador Henry L. Gantt
Es una ayuda grfica creada para poder organizar
las actividades de un proyecto en un horizonte de
tiempo
o representa el tiempo, el eje vertical las tareas, y cada
tarea se representa mediante un bloque rectangular cuya
longitud indica su duracin. La posicin del bloque en el
diagrama indica el comienzo y fin de la tarea.

Diagrama de Gantt
En unos ejes de coordenadas se representan las
actividades de un proyecto en forma de barras con la
extensin de su duracin.
En las ordenadas se representan las actividades.
Teniendo en cuenta precedencias.
En las abscisas el tiempo.
Sirve para calcular la duracin del proyecto y para el
control del mismo.

Diagrama de Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo
1
2
3 4 5 6 7 8
Diagrama de Gantt
Diagrama de Gantt
Qu es una actividad?
Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en
que se puede dividir el proyecto.
Las actividades deben ser:
o Especficas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin
irnos al demasiado detalle
Desglose de tareas:
o Cualquier proyecto ha de analizarse y dividirse en tareas manejables
antes de proceder a su planificacin y puesta en marcha.
o Una representacin de estas tareas consiste en un diagrama de
estructura de descomposicin del trabajo (EDT)
Actividades
Duracin de las tareas:
o se puede fijar en meses, semanas, das, horas o
minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
Que es el EDT?
Representacin estructurada de las tareas
Las actividades que no aparecen en el EDT estn fuera del alcance del
proyecto
A cada una de las tareas del proyecto se le suele asignar un cdigo nico,
que sirve para poder nombrar a esa tarea de una forma ms cmoda
Diagrama de Gantt
A
B
C
D
E
F
G
H
I
Tiempo
1
2
3 4 5 6 7 8
Actividades

En la quinta semana
controlamos cmo
va el proyecto,
vemos que hay
actividades
retrasadas y otras
adelantadas sobre lo
previsto
terminado
Cmo programa Microsoft Project?
Programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en
cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre
tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como das
festivos y vacaciones.
Lo ms importante cada TAREA se programa as:
-->Duracin = Trabajo / Esfuerzo del recurso
Duracin: Es la cantidad de tiempo que transcurre antes de
que la tarea est realizada.
Trabajo: Es el refuerzo necesario durante un perodo de
tiempo para realizar una tarea.
Esfuerzo de Recurso: Es la cantidad de esfuerzo de los
recursos asignados a la tarea y su asignacin.
Dependencias entre tareas
Fin a Comienzo
Fin a Fin
Comienzo a Comienzo
Comienzo a Fin
Tareas Secuenciales
Tareas que comienzan al mismo tiempo
Tareas que finalizan al mismo tiempo
Finalizar tarea sucesora debe comenzar
previamente la predecesora
EL
CALENDARIO
CALENDARIO
domingo lunes martes mircoles jueves viernes sbado
30 31 01 02 03 04 05
06 07 08 09 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26
Planeamiento de proyecto, 2 das Anlisis de requerimientos, 2 das
Determinacin del objetivo, 3 das
Informe de avance, 2 das
Determinacin del objetivo, 3 das
Anlisis de requerimiento, 2 das
Informe de avance, 2 das Revisin y elaboracin del informe, 2 das
Determinacin de Requerimientos, 1 da
Ajuste de proyecto, 5 das
Informe de avance, 3 das
CALENDARIO
DIAGRAMA DE
PERT
Diagrama de PERT
La Tcnica del P.E.R.T. (Program Evaluation and Review
Technique) es un instrumento diseado especialmente para la
direccin, permitindole planificar, programar y controlar los
recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados
deseados.
RED P.E.R.T.: Una red PERT es la representacin grfica y
simblica de las tareas a desarrollar para llevar a buen termino un
fin propuesto.
Visualizacin de la red del proyecto
(DIAGRAMA DE RED)

Muestra las tareas y las dependencias entre tareas en formato de red o
de flujo. Cada tarea se representa con un cuadro (tambin denominado
nodo) y la lnea que une dos cuadros representa la dependencia entre
las dos tareas.
Puede aplicar cualquiera de los filtros de tareas al Diagrama de red
para mostrar nicamente las tareas que desee ver.
Para adecuar una vista Diagrama de red a sus necesidades, puede
personalizar su aspecto o crear nuevas versiones personalizadas.
Cuando se guarda el proyecto, la vista personalizada tambin se guarda
con el proyecto.
DIAGRAMA DE RED (PERT)
USO DE TAREAS
USO DE TAREAS
Id Nombre de tarea Trabajo
1 Planeamiento de proyecto 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
2 Anlisis de requerimientos 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
3 Determinacin del objetivo 24 horas
TERESA ABARCA SILVA 24 horas
4 Formacin de grupo de trabajo 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
5 Anlisis de requerimiento 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
6 Informe de avance 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
7 Determinacin de Requerimientos8 horas
TERESA ABARCA SILVA 8 horas
8 Revisin y elaboracin del informe 16 horas
TERESA ABARCA SILVA 16 horas
9 Ajuste de proyecto 40 horas
TERESA ABARCA SILVA 40 horas
10 Informe de avance 24 horas
TERESA ABARCA SILVA 24 horas
11 Recopilacin de informacin detallado 72 horas
Detalles
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
Trab.
J V S D L M M
19 mar ' 00
8h 8h
8h 8h
USO DE TAREAS
CREACIN DE
INFORMES
CREACIN DE INFORMES
Todos los informes en Project tienen caractersticas en
comn.
Usted puede imprimir un informe o puede visualizarlo en
pantalla.

Conclusiones
PROJECT nos permite organizar nuestros proyectos,
introduciendo en l lo que antes anotbamos,
esquematizbamos y calculbamos a mano. Nos
aporta una serie de tablas, grficas y paneles desde
los que podremos introducir todas esas
informaciones recopiladas y tener una visin global
de, por un lado las tareas, por otro lado los recursos
y por otro los costos de los recursos.
nos resultar fcil alterar cualquiera de los
elementos que intervienen en el proyecto siendo
recalculado de forma automtica el proyecto
completo
Conclusiones
Las fechas se actualizan tambin de forma
automtica solo con modificar una
duracin, establecer una delimitacin o bien
una demora. De los tiempos y plazos
podemos hacer sencillos seguimientos.
En suma, este programa, que adems
mantiene la filosofa de trabajo del resto de
las aplicaciones Microsoft que quizs
conozcamos (Word, Excel, Access,
Powerpoint, Internet Explorer, Visio, etc.)
Gracias por su
atencin
Ing. Robert Ojeda